2. INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ

Transkript

1 Valeos etiska kod

2 Innehåll 1. INTRODUKTION TILL KODEN 1.1 En kultur med integritet 1.2 Till alla som koden gäller INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ 2.1 Säkerställa säkerhet på arbetsplatsen 2.2 Respektera mänskliga rättigheter 2.3 Utveckla medarbetarna värdesätta mångfald 2.4 Förebygga diskriminering och trakasserier 2.5 Respektera miljön INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER 3.1 Hantera kunder rättvist och ärligt 3.2 Värna om principer om rättvis konkurrens 3.3 Förhindra bestickning och korruption 3.4 Garantera integriteten vid upphandling och leverantörsval 3.5 Fastställa etiska ramar för samarbete med ombud och mellanhänder INTEGRITET OCH SKYDD FÖR VALEOS EGENDOM OCH TILLGÅNGAR 4.1 Skydda Valeos information och immateriella egendom 4.2 Skydda sekretessen för medarbetarnas personuppgifter

3 4.3 Respektera immateriell egendom och sekretess för tredje part 4.4 Undvika intressekonflikter vara lojal mot Valeo 4.5 Förbinda sig till professionalism och kvalitet 4.6 Ärlig och noggrann bokföring och redovisning 4.7 Bekämpa penningtvätt ETISK KOMMUNIKATION 5.1 Kommunicera med försiktighet 5.2 Försiktig användning av sociala medier 5.3 Insiderhandel köpa och sälja Valeo-aktier UTBILDNING ÖKA VÅR MEDVETENHET SÄGA IFRÅN OCH SLÅ LARM 38 03

4 Introduktion av Jacques Aschenbroich, CEO Bästa Valeo-medarbetare! Det har gått över 90 år sedan vi började tillverka bildelar och utrustning. Idag har Valeo etablerat sig som ett innovativt teknikföretag, och vi samarbetar med biltillverkare över hela världen för att utveckla effektiva och intuitiva drivtekniker som ska föra oss in i framtiden. Vår framgång och tillväxt bygger på ett antal djupa värderingar: Etik, Transparens, Självbestämmande, Professionalism och Teamarbete, samt på en grupp passionerade medarbetare som är hängivna företaget, kollegorna och kunderna. Oavsett var i världen vi är verksamma, vilken aktivitet vi utför eller vilket ansvar vi har, så handlar vi med integritet och respekt för varandra, för våra intressenter, aktieägare och för vår miljö. Allteftersom vi växer och utvecklas i världen, vill vi fortsätta att upprätthålla de högsta integritetskraven och dela våra värderingar med våra medarbetare och affärspartners, med Valeos framtid i centrum. Denna kod speglar vår mycket starka affärsetik. Den gäller för vår dagliga verksamhet på Valeo och täcker situationer eller dilemman vi kan ställas inför. Den hjälper dig att hitta svar eller vägledning. Men bortom regler och principer så handlar det om integritet och viljan att göra saker på rätt sätt. Det handlar om våra medarbetare och det är därför vi, enskilt och kollektivt, är förespråkare för och väktare av våra etiska värderingar och principer och vår framtid. Läs igenom denna kod noggrant och hänvisa till den ofta. Du kommer att säkerställa våra framtida framgångar genom att dela denna kod och dess principer med dina kollegor. Ställ gärna frågor och be om råd när du har behov av det. Vänliga hälsningar, Jacques Aschenbroich, CEO

5 MIN DUBBLA BESATTHET FÖR VALEO: TILLVÄXT OCH LÖNSAMHET med integritet Jacques Aschenbroich, CEO 05

6 Introduktion till koden

7 INTRODUKTION TILL KODEN En kultur med integritet 1 Introduktion till koden 1.1 En kultur med integritet Det har alltid varit Valeos policy att följa lagstiftningen i de länder där vi är verksamma. Vi främjar och följer Valeos värderingar Transparens, Självbestämmande, Professionalism och Teamarbete något som är väsentligt för vår kultur av hög kompetens och integritet. I överensstämmelse med våra värderingar har vi också förbundit oss att upprätthålla de globala principerna om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, respekt för miljön och korruptionsbekämpning genom vårt medlemskap i FN:s Global Compact. Vi på Valeo anser att etik och efterlevnad är avgörande för förtroendet och tillfredsställelsen hos alla våra intressenter och medarbetare. Framför allt tror vi på en kultur av personlig och yrkesmässig integritet som, i kombination med tydliga regler och förväntningar, fastställer ett lämpligt ramverk för en hållbar och lönsam tillväxt. Mot bakgrund av vår globala närvaro och snabba expansion vill vi upprepa vårt engagemang för etik och efterlevnad genom en reviderad kod, som speglar koncernens kultur av hög kompetens och integritet. Baserat på de allra högsta affärsnormer fastställer Valeo-koden de policyer, etiska principer och regler vi måste följa. Det är ett dokument som ska vägleda vårt arbete varje dag i praktiken och som speglar vårt företags åtaganden gentemot sina anställda, affärspartners och kunder, liksom till det omgivande samhället och miljön. Utöver lokal lagstiftning gäller koden tillsammans med våra övriga policyer, regler och förordningar, som ger ytterligare information om specifika ämnen. Dessa ytterligare policyer inkluderar, men är inte begränsade till, koncernens juridiska policyer, marknadspolicyer, säljpolicyer, den administrativa och ekonomiska handboken (Manuel administratif et Financier eller MAF) samt uppförandekoden, som omfattar värdepapperstransaktioner och efterlevnad av franska regler om insiderhandel. Koden återspeglas även i vart och ett av våra 5 Personalengagemang, Total kvalitet, Ständig innovation, Leverantörsintegrering och Valeos produktionssystem. Koden är avgörande för vår hållbara och lönsamma tillväxt. Vi förväntar oss att Valeos alla medarbetare ska känna till den och följa den strikt. Tack för att du stödjer vår affärsetik och våra värderingar. Catherine Delhaye Chief Ethics and Compliance Officer 07

8 1 INTRODUKTION TILL KODEN Till alla som koden gäller 1.2 Till alla som koden gäller är ett vägledande dokument som gäller i lika mån för alla Valeos medarbetare, oavsett befattning. Företagets chefer har trots detta ett ytterligare ansvar de måste föregå med gott exempel genom att fatta beslut som främjar och följer vår etiska kod och tillhörande policyer. Deras vägledning är viktig för en etisk och positiv arbetsmiljö. Koden är obligatorisk för alla Valeos medarbetare, chefer, högre chefer, dotterföretag, joint ventures och liknande enheter som förvaltas eller kontrolleras av Valeo. Varje chef, tjänsteman och anställd i Valeo-koncernen har en skyldighet att följa denna kod och får inte ingå avtal, kontrakt, eller andra åtgärder som bryter mot denna kod eller mot lagen. En särskild kod har utarbetats för leverantörer och andra affärspartners för att kommunicera Valeos värderingar och förväntningar. Koden för affärspartners ger mer specifika riktlinjer för vårt arbete med personer utanför Valeo. Den koden finns på Etik- och efterlevnadsportalen. Vi har nolltolerans mot överträdelser mot koden. Misskötsel eller bristande efterlevnad av den etiska koden tas på stort allvar och kan leda till disciplinära åtgärder samt uppsägning. 08

9 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ

10 2 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ Säkerställa säkerhet på arbetsplatsen Integritet gentemot våra medarbetare och vår miljö Alla anställda har rätt att arbeta i en positiv miljö, fri från trakasserier och diskriminering. Genom vårt medlemskap i FN:s Global Compact 2004 förbinder sig Valeo att varhelst vi arbetar i världen respektera och främja de grundläggande mänskliga rättigheterna, så som de definieras i den Allmänna förklaringen om de mänskliga rättigheterna. Detta innebär att vi anammar och skyddar varje individs verkliga värde genom att följade riktlinjer gällande löner och förmåner, ålderskrav, lika rättigheter för män och kvinnor samt genom att respektera de anställdas privatliv. Säkerhet och välbefinnande på arbetsplatsen är viktiga aspekter i Valeos bredare engagemang för en hållbar utveckling. Våra medarbetare är navet i vår verksamhet, och vi vill främja respektfulla och inkluderande arbetsplatser som bygger på våra värderingar om etik och transparens. 2.1 Säkerställa säkerhet på arbetsplatsen Vi är fast beslutna att upprätthålla säkra arbetsplatser, som följer alla gällande lagar på arbetsmiljöområdet, samt våra egna policyer. Säkerhetsnormer har sammanställts för att skydda våra medarbetare och för att göra vår verksamhet så säker som möjligt. Dessa normer måste följas noggrant. Det är viktigt att alla medarbetare förstår de specifika hälso -, säkerhets- och skyddsnormer som gäller för sin tjänst. Alla risker och problem ska rapporteras omgående för att undvika olyckor eller skador. Se RIE-portalen valeo-risks-insurance-environment-portal/group-policydirectives/risk-management-manual och följ strikt instruktionerna I linje med vårt engagemang för säkerhet har vi drog- och alkoholfria arbetsplatser. Vi förbjuder distribution, försäljning, köp, utbyte, innehav och användning av illegala droger på arbetsplatsen. Samma restriktioner gäller för alkohol med få undantag: rimlig användning vid firmafest kan vara acceptabelt när detta är tillåtet enligt lokal lagstiftning och detta uttryckligen godkänts av den lokala ledningen. Rökning är tillåten endast på anvisade platser. 10

11 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ Respekt för mänskliga rättigheter Respektera mänskliga rättigheter Vi bekämpar tvångsarbete och barnarbete. Vi anställer inte barn under 16 år och följer ILO:s konventioner gällande anställning av barn mellan 15 och 18 år. Vi förväntar oss att alla våra affärspartners också följer dessa grundläggande rättigheter. Alla våra verksamheter är fria från tvångsarbete. Arbetstagare behandlas rättvist och jämlikt och betalas enligt gällande lönelagar (inklusive minimilön, övertid och obligatoriska förmåner). Våra anställda har rätt att uttrycka sig och att gå med i eller bilda fackföreningar i enlighet med lokala lagar. En förtroendefull och aktiv social dialog värderas och främjas också tydligt på Valeo. Mänskliga rättigheter och säkerheten för våra anställda och affärspartners är av yttersta vikt för Valeo; därför måste alla som misstänker brott mot de mänskliga rättigheterna slå larm i vetskap om att Valeo skyddar mot eventuella vedergällningshandlingar. Se Avsnitt 7: Säga ifrån och slå larm om hur du gör en anmälan. Valeo Affärsetisk uppförandekod 11

12 2 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ Utveckla medarbetarna värdesätta mångfald 2.3 Utveckla medarbetarna värdesätta mångfald Att engagera våra medarbetare ingår i Valeos 5 Axes och är en metodik som hjälper oss att bygga en kultur av hög kompetens. Valeo investerar regelbundet i utbildning och specialisering för våra medarbetare. Nya kunskaper och tillgångar leder till bättre resultat och självständighet och ger potential till ett ökat ansvar. Vi har många karriärsmöjligheter och vi erbjuder en rättvis lön. En känsla av välbefinnande i arbetet är viktigt; det är därför som vi lyssnar noga på våra medarbetare genom enkäter och opinionsundersökningar. I många länder har vi utarbetat framgångsrika program för välbefinnande på arbetsplatsen. Som resultat, ses vi som en god arbetsgivare i många länder. Vår globala arbetskraft är mångfaldig och vi välkomnar ytterligare mångfald som en våra största tillgångar. Flera program har inrättats för att främja mångfald med särskilt fokus på kvinnor, äldre och funktionshindrade. Vi välkomnar även yngre generationer med praktikplatser och lärlingsplatser. För mer information om Valeos mångfaldsprogram, se Valeos årsredovisning. 12

13 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ Förebygga diskriminering och trakasserier Förebygga diskriminering och trakasserier Vi tillåter inte diskriminering och följer de lagar som förebygger detta. Våra anställningsbeslut inklusive men inte begränsat till, anställning, utbildning, ersättning, förmåner samt arbetsuppgifter, befordringar baseras objektivt på meriter, befattning, erfarenhet och prestation. Valeo beaktar inte födelseort, härstamning, kön, sexuell läggning, ålder, familjeförhållanden, genetiska egenskaper, nationalitet, ras, politiska åsikter, facklig verksamhet, utseende, hälsa, funktionshinder, graviditet eller någon annan skyddad status när sådana beslut ska fattas. Vi bekämpar trakasserier för att bygga en säker arbetsplats, som präglas av respekt. Sexuella eller psykiska trakasserier, mobbning, eller andra beteenden som skapar en fientlig eller hotfull arbetsmiljö är inte tillåtna. De anställda som anser att de har blivit trakasserade, eller menar att trakasserier pågår, bör omedelbart rapportera detta till antingen den närmaste chefen, Group Vice President för Human Resources, Group General Counsel eller Chief Ethics and Compliance Officer. Alla anmälningar om diskriminering, trakasserier eller mobbning behandlas skyndsamt och konfidentiellt och utan hot om repressalier. Mer information om Valeos nolltolerans mot trakasserier och diskriminering återfinns i Policy för rapportering av trakasserier. 13

14 2 INTEGRITET GENTEMOT VÅRA MEDARBETARE OCH VÅR MILJÖ Respektera miljön 2.5 Respektera miljön Att värna om miljön är en stor del av vår identitet. Vi menar att hållbarhet och vårt mål att utveckla innovativ teknik utgör våra unika bidrag till samhällets välbefinnande i allmänhet, och naturens i synnerhet. Genom att följa lokala miljölagar och upprätthålla egna höga normer, handlar vi med integritet, skapar förtroende och säkerställer Valeos långsiktiga tillväxt. Vi har ett ett ambitiöst program för hållbar utveckling, som positivt påverkar vår omgivande miljö och samhället. Vi har infört ett miljöledningssystem (EMS) i syfte att skydda miljön genom att optimera naturresurser och minska utsläppen av avfall i samband med skapandet och användningen av alla våra produkter. Dessutom förbjuder vi tillverkning och försäljning av produkter som medför en oacceptabel risk för individers hälsa och för miljön. Detaljerade rutiner för införande och utvärdering av våra framgångar finns i koncernens miljöpolicyer. Avtalet om företagets sociala ansvar som vi undertecknade med det europeiska företagsrådet 2012, beskriver de sociala, företags-och miljömässiga normer och åtaganden vi följer för att främja en hållbar utveckling. Avtalet omfattar även utomeuropeiska länder och tillämpas av den lokala ledningen. 14

15 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER

16 3 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Hantera kunder hederligt och ärligt Integritet på marknaden: göra hederliga affärer Vi på Valeo vet att etiska affärsmetoder säkerställer våra nuvarande och framtida framgångar. Det är därför som vi strikt följer de policyer och lagar som främjar hederlig konkurrens på marknaden och som skyddar mot konkurrensbegränsande metoder, bestickning och korruption. Konsekvenserna för överträdelser inom dessa områden är allvarliga för Valeo och de individer som berörs. 3.1 Hantera kunder rättvist och ärligt Vi värdesätter våra kunders förtroende och vi vet att det måste förtjänas varje dag. Vi vet att nöjda kunder kommer genom innovation, hög kvalitet och etiska krav i alla avseenden. Vi försöker i allt vi gör att skapa mervärde för våra kunder; vi är fast beslutna att fullfölja våra åtaganden och leverera det som överenskommits. Vi respekterar våra kunders immateriella egendom och konfidentiella information. Vi vägrar att använda oss av oetiska medel för att få tillgång till sådan information. Ytterst tror vi att oförvitlighet, ömsesidig respekt och integritet bland affärspartners, kunder, leverantörer och andra intressenter utgör grunden till långsiktiga kvalitativa och ömsesidigt fördelaktiga relationer. 16

17 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Värna principer om rättvis konkurrens Värna om principer om rättvis konkurrens Vi respekterar integriteten på marknaden och vägrar vidta olagliga åtgärder, som är avsedda att ohederligt driva konkurrenter i konkurs eller tvinga affärspartners att acceptera orättvisa affärsvillkor. Vi förbjuder strikt konkurrensbegränsande åtgärder. Specifikt ingår vi inte i hemliga samarbeten med konkurrenter i karteller, vi medverkar inte i uppgjorda priser, uppdelning av marknader eller samarbeten vid budgivning. Vi bör också undvika skenet av konkurrensbegränsande beteenden. På liknande sätt är vi noga med att följa antitrustlagar, vi utbyter inte känslig affärsinformation med konkurrenter. Se vårt dokument Antitrustrekommendationer. Många frågor du kan tänkas ha, besvaras här: Svar på antitrustfrågor. Vi bör vara försiktiga med att gå med i branschorganisationer eller arbetsgrupper, eftersom dessa medför att vi samverkar med konkurrenter. Deltagande i branschorganisationer regleras i Valeos policy för medlemskap i affärssammanslutningar och arbetsgrupper och ska godkännas på förhand. Listan över godkända sammanslutningar och arbetsgrupper finns på Etik- och efterlevnadsportalen. Valeos policy för att delta i sammanslutningar, arbetsgruppsmöten och evenemang ger ytterligare vägledning. Våra samarbetsavtal med bilindustrins intressenter måste vara laglig, öppen och noggrant hanterad. Vårt dokument Hantera efterlevnaden i gemensamma projekt som involverar tredje part ger vägledning om dessa avtal. Dessa processer är införlivade i vår projektutvecklingsmetodik, liksom i våra FoU-förfaranden. Vi förväntar oss att Valeos tredje parter förstår Valeos policy och förväntningar och att man tillgodoser våra krav på integritet avseende antitrustfrågor. Handboken om riskmedvetenhet i antitrustfrågor för tredje part och e-utbildningsprogram har fastställts för mer detaljerad utbildning och vägledning. Vi följer noggrant Valeos policy för känsliga affärsuppgifter och informationsdelning som ger vägledning när man ska kommunicera med konkurrenter. Det är viktigt att vi noggrant dokumenterar diskussioner och möten som omfattar konkurrenter. Vi får inte inlåta oss i diskussioner som involverar konkurrenter, som verkar riskabla eller problematiska och vi måste rapportera eventuella farhågor så snart som möjligt till Valeos General Counsel och/eller Chief Ethics and Compliance Officer. Ett brott mot Valeos antitrustpolicyer kan leda till disciplinära åtgärder, t.ex. dryga böter för företaget och de inblandade personerna, förlust av framtida affärer och skadat anseende. När du är osäker ska du rådgöra med den juridiska avdelningen eller Chief Ethics and Compliance Officer. 17

18 3 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Förhindra bestickning och corruption 3.3 Förhindra bestickning och korruption Våra principer är mycket tydliga: Bestickning och korruption är förbjudna inom Valeo. Vi följer alla tillämpliga lagar i respektive land (inklusive Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act osv.). Vi är medvetna om och försöker undvika åtgärder, som kan tolkas som försök att otillbörligt påverka kunder, myndigheter eller administrativa beslut i frågor som rör Valeo. Vi undviker alla situationer där Valeo kan uppfattas som utsatt för aktiv eller passiv bestickning. Ta emot gåvor och bli bjuden på otillbörlig representation Valeos policy förbjuder mottagande av någon gåva eller gratifikation, såsom pengar, varor, tjänster, representation, resor, favörer eller liknande förutom i de fall då gåvan eller gratifikationen är av minimalt värde. Om olämpliga gåvor eller gratifikationer redan har tagits emot måste de återlämnas till givaren, såvitt det inte vore ohövligt att vägra ta emot eller att återlämna gåvan. I de fall det vore alltför oförskämt att vägra gåvan, måste den anställde informera Group Vice President för Human Resources, Chief Ethics and Compliance Officer eller juridiska avdelningen. Vi bör också informera givaren om vår strikta gåvopolicy för att undvika eventuella framtida problemsituationer. Begränsning av gåvor, inbjudningar och representation till affärspartners Valeos anställda och tredje parter är förbjudna att utlova eller ge någon gåva, inbjudan eller representation för att erhålla en otillbörlig affärsfördel. Detta inkluderar gåvor och representation, som tillhandahålls direkt eller indirekt till kunder, leverantörer eller andra tredje parter. Valeos anställda får endast ge gåvor eller representation som är rimliga, sällan förekommande och följer Valeos policy för gåvor, representation och gästfrihet. Denna policy innehåller allmänna regler och gränser för gåvor, inbjudningar och representation. Tillhörande Lokala tillägg fastställer lokala riktlinjer i tillämpliga fall. Det finns verktyg tillgängliga för att hjälpa våra medarbetare att fatta rätt beslut eller be om hjälp. Vi måste också respektera andra policyer för gåvor och representation på de företag vi arbetar tillsammans med. Även om bestickning vanligen avser pengar, kan det också innefatta icke-monetära föremål, eller något annat av värde, såsom gåvor, förmåner, representation, donationer och gästfrihet. Läs Valeos Frågor och svar om bestickning och rådgör med din chef eller Chief Ethics and Compliance Officer för mer information. 18

19 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Förhindra bestickning och korruption 3 Bestickning kan ges i flera former. Det är viktigt att vara vaksam. Vi förväntas rådgöra med den juridiska avdelningen eller Compliance-avdelningen i tveksamma fall och att omedelbart meddela ledningen om vi misstänker korruption. Förbjuda betalningar till statstjänstemän och personal inom den offentlig sektorn Valeos strikta policyer mot bestickning och korruption omfattar även kontakter med tjänstemän inom den offentliga sektorn, statliga verk och personal. statstjänstemän, departementschefer, politiska företrädare och kandidater, tulltjänstemän och andra liknande valda eller utnämnda statsanställda, inklusive regering, kommuner och statsägda företag och deras anställda. Eftersom det kan vara svårt att identifiera statstjänstemän inom den offentliga sektorn, måste vi ställa frågor om situationen inte är klarlagd. Vi är strängt förbjudna att ge eller lova att ge, erbjuda, betala eller lova att ge eller betala på något sätt, direkt eller indirekt, något av värde till någon myndighet eller offentlig tjänsteman i utbyte mot en otillåten gynnsam åtgärd eller otillbörlig affärsfördel. Affärspartners och tredje parter som agerar för Valeos räkning, och som interagerar med offentliga tjänstemän omfattas också av vår policy om bestickning och korruption som finns på Etik- och efterlevnadsportalen. Ett bra sätt att undvika bestickning och utpressning är att planera i god tid när man arbetar med myndigheter, så att vi inte behöver be om favörer, särbehandling eller hamnar i en svår situation. Improvisera aldrig, kom aldrig för sent och ta alltid med i projektplaneringen den tid som krävs för att få lämpliga godkännanden. Läs Valeos policy för bekämpning av korruption samt förhindrande och bekämpning av utpressning och genomgå tillhörande utbildning, eftersom dessa ger mer detaljerad information. 19

20 3 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Förhindra bestickning och korruption Underlättande betalningar Vi måste inse skillnaden mellan en legitim begäran om betalning och en begäran om underlättande betalning. En underlättande betalning är en betalning för att snabba på annars rutinartade statliga arbetsuppgifter. Valeo betraktar i de flesta fall underlättande betalningar som bestickning. Det kan finnas tillfällen då vi står inför verkliga hot om våld och livshotande situationer där det är tillåtet att göra en betalning. Lagen medger ett snävt undantag i våra policyer mot underlättande betalningar när man ställs inför livshotande situationer. Om du står inför en sådan situation, kan du göra en betalning för att skydda din säkerhet, och så snart som möjligt efteråt rapportera betalningen. Förbud mot bidrag till politiska och välgörande ändamål Valeos medarbetare är välkomna att stödja politiska kandidater och agendor på sin fritid med sina egna resurser. Valeos tid och resurser får inte användas för att ge stöd till politiska partier, förtroendevalda eller kandidaturer. Samma begränsningar gäller för fackliga och religiösa agendor. Bidrag till välgörande ändamål med vår tid och resurser som görs på Valeos vägnar ska godkännas i förväg av Group Chief Executive Officer. 20

21 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Garantera integriteten vid upphandling och leverantörsval Garantera integriteten vid upphandling och leverantörsval I enlighet med Leverantörsintegrering, ett av 5 Axes i vår verksamhetsmodell, har vi utvecklat samarbeten med ett omfattande nätverk av leverantörer och affärspartners, och vi vill att våra samarbeten ska vara lagliga, etiska och ömsesidigt givande. Vi väljer affärspartners baserat på kvalitet, behov, prestanda och kostnad. Vi förväntar oss att våra partners ska vara lika engagerade som vi i mänskliga rättigheter, hederliga försäljningsoch marknadsföringsmetoder, konfidentiell information och immateriella rättigheter, vara emot bestickning och korruption, samt uppfylla våra höga etiska normer. Det åligger alla Valeos medarbetare och chefer att välja samarbetspartners baserat på meriter, utan någon favorisering eller diskriminering, och att därefter genomföra en noggrann urvalsprocess. Att investera i en affärspartner eller låna ut pengar till affärspartners är inte tillåtet. Vi får inte direkt eller indirekt ta emot någon olaglig provision eller muta. Vi har en separat Uppförandekod för affärspartners som beskriver de särskilda riktlinjer och normer som gäller för våra leverantörer och affärspartners. Uppförandekod för affärspartners finns på Etik- och efterlevnadsportalen. Om du någon gång har frågor när det handlar om en av Valeos affärspartners, tveka inte att kontakta Chief Ethics and Compliance Officer. 21

22 3 INTEGRITET PÅ MARKNADEN: GÖRA HEDERLIGA AFFÄRER Fastställa etiska ramar för samarbeten med ombud och mellanhänder 3.5 Fastställa etiska ramar för samarbete med ombud och mellanhänder Tredje parts handlingar har en direkt inverkan på Valeo. Det är viktigt att alla personer och enheter som bedriver verksamhet på uppdrag av Valeo, särskilt med kunder och tjänstemän i offentlig sektor, stöder våra nolltoleranskrav avseende antitrust-, korruption och bestickning. Tredjepartsmellanhänder och ombud väljs på basis av Valeos policy för fullständigt och anpassat urval och bibehållande av tredjepartsmellanhand för att säkerställa att våra partners delar vår höga standard för integritet och affärsetik. Vi kan endast göra affärer med tredje parter som godkänts enligt ovanstående policy. Vi kräver att våra tredje parter ansluter sig till Valeos policy för villkor för tredjepartsmellanhand som förbjuder bestickning och korruption, och kräver att denna kod följs och korrekt uppger tjänstekostnaderna. Det finns många verktyg för att utbilda tredje parter i våra höga etiska normer, däribland vår Uppförandekod för affärspartners. Valeos handbok för riskmedvetenhet om bestickning gentemot affärspartners och Valeos e-utbildning om medvetenhet om bestickning gentemot affärspartners ger ytterligare vägledning om hur man kan undvika och upptäcka bestickning och korruption. Bristande efterlevnad av vår kod och våra policyer tas på största allvar. Överträdelser kan leda till disciplinära åtgärder, samt till uppsägning av avtalen med affärspartners. 22

23 INTEGRITET OCH SKYDD FÖR VALEOS EGENDOM OCH TILLGÅNGAR

24 4 INTEGRITET OCH SKYDD FÖR VALEOS EGENDOM OCH TILLGÅNGAR Introduktion Integritet och skydd av Valeos egendom och tillgångar Som teknikföretag investerar Valeo avsevärt i forskning och innovation. Våra ambitiösa och framgångsrika forskningsprogram gör oss till en ledare inom vårt område och vi är stolta över de många patent vi registrerar varje år. Vårt FoU-arbete med tillhörande projekt och investeringar måste förbli konfidentiella. Våra framgångar är beroende av vår förmåga att identifiera de rätta kommersiella och geografiska strategierna och göra rätt investeringar. För att säkerställa att vi kan växa och bedriva en effektiv verksamhet måste våra tillgångar och vår konfidentiella information skyddas och säkras. Vi är alla ansvariga för korrekt användning av Valeos egendom och tillgångar, inklusive, men inte begränsat till, följande: Immateriell egendom Konfidentiell information Tekniska data Maskinvara och programvara Medier för datalagring Fastigheter Utrustning, maskiner och verktyg Råvaror Likvida medel Det krävs disciplin och uppmärksamhet för att skydda Valeos tillgångar och säkerställa sekretess. Detta är ett kontinuerligt arbete som inte upphör när vi lämnar kontoret. Mer information om hur du håller vår information säker och skyddad finns i Valeos policy om sekretess och bilder. 24

25 INTEGRITET OCH SKYDD FÖR VALEOS EGENDOM OCH TILLGÅNGAR Skydda Valeos information och immateriella egendom Skydda Valeos information och immateriella egendom Att upprätthålla sekretess kring Valeos information och dokumentation är avgörande för vår konkurrenssituation. Konfidentiell information som måste skyddas noggrant innefattar uppgifter om Valeos: Kommersiella projekt och avtal Ekonomiska uppgifter, priser och kostnader Kommersiella strategier, investerings- och expansionsstrategier Kunder och leverantörer Immateriell egendom, upphovsrätter och ritningar Personuppgifter om våra anställda och kunder Teknisk information och annan känslig information, till exempel information om produktionsenheternas resultat, FoU-projekt, patent Allt annat icke-offentligt material Medan vi arbetar för Valeo-koncernen, och när vi lämnat företaget, får vi inte använda eller röja någon konfidentiell information om Valeo. Korrekt användning av konfidentiell information innebär att vi håller lösenord och koder hemliga. Vi får använda företagets teknik, material och utrymme enbart i tjänsten, och vidta försiktighetsåtgärder för att förhindra obehörig användning av företagets tillgångar enligt Valeos IT-policy. Vi respekterar också våra affärspartners immateriella rättigheter, affärshemligheter och upphovsrätter inklusive programvara, bilder och publikationer. Överträdelser av våra policyer för sekretess och immateriell egendom kan leda till disciplinära åtgärder och eventuellt åtal. 25

26 4 INTEGRITET OCH SKYDD FÖR VALEOS EGENDOM OCH TILLGÅNGAR Skydda sekretessen för medarbetarnas personuppgifter Respektera immateriell egendom och sekretess för tredje part 4.2 Skydda sekretessen för medarbetarnas personuppgifter Vi vidtar åtgärder för att skydda våra medarbetares personuppgifter. Personuppgifter kan vara följande: Statligt utfärdade ID-nummer Kontaktuppgifter och födelsedatum Ekonomisk, medicinsk och ersättningsrelaterad information Utvärderingar, befordran och andra anställningsrelaterade uppgifter Tillgång till denna typ av information är begränsad till behöriga personer. Vi använder, hanterar och kasserar sådan information i enlighet med tillämpliga lagar. Varje medarbetare måste skydda sina egna personuppgifter. Vi är förbjudna att söka efter sådana uppgifter om andra anställda om inte medarbetaren har tillstånd att göra detta i tjänsten. Utöver behöriga personer får anställda endast tillgång till information om sig själva. Valeos anställda förstår att de inte kan räkna med något integritetsskydd när man använder företagets system, utom i de länder där integritetsskydd ges enligt lag. Mer information om Valeos åtaganden rörande integritetsskydd finns i Valeos IT-policy. 4.3 Respektera immateriell egendom och sekretess för tredje part Vi respekterar andras immateriella egendom och konfidentiella information. Vi vägrar att använda oetiska eller olagliga medel för att få tillgång till konfidentiell information eller personlig information tillhörande andra. Även efter det att medarbetaren har lämnat Valeo, måste denne skydda Valeos konfidentiella information och inte dela den med andra. 26