VÅRTERMINSMÖTE 2018 SENA HANDLINGAR

Transkript

1 VÅRTERMINSMÖTE 218 SENA HANDLINGAR

2 INNEHÅLL Resultatrapport Bokslut Balansrapport Revisionsberättelse

3 Result 217 Resultat 217 Budgeterad resultat Resultat 216 Resultat The A-guild Board 1 Sektionsstyrelsen The Recreation Committee 2 Aktivitetsutskottet The corporate Relations Committee 3 Näringslivsutskottet The Ceremony Committee 4 Ceremoniutskottet The Public Relations Committee 5 Informationsutskottet The Phøs 6 Phøset The Festivities Committee 7 Sexmästeriet The Student Council for Architecture 8 Studierådet för A The Student Council for Industrial Design 9 Studierådet för ID The World Masters 1 Världsmästeriet The Nomination Committee 11 Valberedningen The Equality Group 12 Jämlikhetsgruppen Totalt

4 Annual financial report 217 Bokslut The A-guild Board 1 Sektionsstyrelsen 2 The Recreation Committee 2 Aktivitetsutskottet 3 The corporate Relations Committee 3 Näringslivsutskottet 4 The Ceremony Committee 4 Ceremoniutskottet 5 The Public Relations Committee 5 Informationsutskottet 6 The Phøs 6 Phøset 7 The Festivities Committee 7 Sexmästeriet 8 The Student Council for Architecture 8 Studierådet för A 9 The Student Council for Industrial Design 9 Studierådet för ID 1 The World Masters 1 Världsmästeriet 11 The Nomination Committee 11 Valberedningen 12 The Equality Group 12 Jämlikhetsgruppen Totalt

5 Intäkter/Revenue Utgifter/Expenditure Budget

6 Resultat/Result Skillnad/Difference

7 1 The A-guild board 1 Sektionsstyrelsen Revenue Intäkter Budgeterad Faktisk Member fees from TLTH Medlemsavgift från TLTH Rental of sound system Uthyrning av ljudssystem Rental of scene elements Uthyrning av scenelement 1 Totalt Expenditure Utgifter Budgeterad Faktisk Administration Administration Reserve Reserv 4 5 Purchases Inköp Representation Representation 2 64 Bank fees Bankavgifter Card fees izettle Kortavgifter izettle Transport Transport Clothes Kläder Guild Assembly Terminsmöte Volunteer "Thanks" Funktionärstack Premises Lokaler Sound system Ljudsystem Funds Fondering 3 5 "Happiness" Glädje "Thanks" Tack Miscellaneous Övrigt Totalt Resultat

8 2 The Recreation Committee 2 Aktivitetsutskottet Revenue Intäkter Budgeterad Arrangements Arrangemang 4 Tandem Tandem 9 Totalt 13 Expenditure Utgifter Budgeterad TLTH Song Contest Sångarstriden 4 Events Arrangemang 4 Uncasual Uncasual 9 Tandem Tandem 9 "Happiness" Glädje 1 "Thanks" Tack 2 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 21 4 Resultat -8 4

9 Faktisk Faktisk

10 3 The Corporate Relations Committee 3 Näringslivsutskottet Revenue Intäkter Budgeterad Ads Annons 2 Arkipelago Arkiepalgo 155 Lunch Lectures Lunchföredrag 5 Totalt 162 Expenditure Utgifter Budgeterad Arkipelago Arkipelago 37 Travels Resor 6 Lunch Lectures Lunchföredrag 5 5 Mentorship Programme Mentorskap 5 Study Visits Studiebesök 6 Administration Administration 1 Alumni Talks Alumni Talks 3 5 "Happiness" Glädje 3 "Thanks" Tack 4 5 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 72 Resultat 9

11 Faktisk Faktisk

12 4 The Ceremony Committee 4 Ceremoniutskottet Revenue Intäkter Budgeterad Song Books Sångböcker 7 Coleurs Ordensband 1 Patches Märken 6 Event Event 3 Other sales Övrig försäljning 1 Totalt 26 1 Expenditure Utgifter Budgeterad Back patches Ryggmärken 3 Patches Tygmärken 5 5 Song Books Sångböcker 1 Diplomas Diplom 1 Events Event 3 Other sales Övrig försäljning 9 "Happiness" Glädje 1 4 "Thanks" Tack 2 6 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 35 1 Resultat -9

13 Faktisk Faktisk

14 5 Public Relations Committee 5 Informationsutskottet Revenue Intäkter Budgeterad Totalt Expenditure Utgifter Budgeterad Marketing Marknadsföring 2 Website Hemsida 4 "Happiness" Glädje 1 5 "Thanks" Tack 4 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 8 4 Resultat -8 4

15 Faktisk Faktisk

16 6 The Phøs 6 Phøset Revenue Intäkter Budgeterad Faktisk Corporate sponsoring Företagsspons Lunch Lectures Lunchföredrag Food week Mat vecka noll 3 Sposoring SVL Sponsring SVL Study groups Studiecirklar 1 Introduction Patches Nollningsmärken Mentor Kick-off Phadderkickoff Tickets TLTH Events Biljetter TLTH-evenemang Totalt Expenditure Utgifter Budgeterad Faktisk Lunch Lectures Lunchföredrag Introduction Patches Nollningsmärken Introduction Guide Nolleguiden T-shirts T-shirts 5 12 Phøs tickets Phøsbiljetter 1 Tickets TLTH Events Biljetter TLTH-evenemang Food week Mat vecka noll 1 5 Arrangements Arrangemang Wind Surfing Vindsurfing Transport Transport Clothes Kläder Lunch day 1 Lunch dag ett Reserve Reserv Mentor Kick-off TLTH Phadderkickoff TLTH Mentor Kick-off Phadderkickoff "Happiness" Glädje "Thanks" Tack 5 Unexpected Expenditures Oväntade utgifter Miscellaneous Övrigt Totalt Resultat

17

18 7 The Festivities Committee 7 Sexmästeriet Revenue Intäkter Budgeterad Bar Bar 55 Arkipelago Arkipelago 19 Spring Gasque Vårfårfiolsqasque 3 Introduction Nollning 5 Introduction Gasque Nollegasque 3 Totalt 184 Expenditure Utgifter Budgeterad Bar Bar 38 Arkipelago Arkipelago 14 Vårfårfiolsgasque Vårfårfiol 15 Introduction Nollning 45 Introduction Gasque Nolleqasque 2 Transport Transport 1 5 Purchases Inköp 8 Clothes Kläder 3 "Happiness" Glädje 3 "Thanks" Tack 4 5 Miscellaneous Övrigt 1 Totalt 153 Resultat 31

19 Faktisk Faktisk

20 8 Student Council for Architecture 8 Studierådet för A Revenue Intäkter Budgeterad CEQ CEQ 4 Totalt 4 Expenditure Utgifter Budgeterad Arrangements Arrangemang 3 Administration Administration 5 "Happiness" Glädje 1 5 "Thanks" Tack 1 4 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 6 9 Resultat -2 9

21 Faktisk 6 6 Faktisk

22 9 Student Council for Industrial Design 9 Studierådet för ID Revenue Intäkter Budgeterad CEQ CEQ 4 Totalt 4 Expenditure Utgifter Budgeterad Workshops and Events Workshop och event 6 Public Relations Public Relations 2 "Happiness" Glädje 1 "Thanks" Tack 2 Miscellaneous Övrigt 5 Totalt 11 5 Resultat -7 5

23 Faktisk 4 4 Faktisk

24 1 The World Masters 1 Världsmästeriet Revenue Intäkter Budgeterad Faktisk Totalt Expenditure Utgifter Budgeterad Faktisk Arrangements Arrangemang "Happiness" Glädje "Thanks" Tack Totalt Resultat

25 11 The Nomination Committee 11 Valberedningen Revenue Intäkter Budgeterad Totalt Expenditures Utgifter Budgeterad Interview Intervju 5 "Happiness" Glädje 3 "Thanks" Tack 6 Totalt 1 4 Resultat -1 4

26 Faktisk Faktisk

27 12 The Equality Group 12 Jämlikhetsgruppen Revenue Intäkter Budgeterad Faktisk Project Grants Projektbidrag 3 Totalt 3 Expenditure Utgifter Budgeterad Faktisk Projects Projekt Internal Education Internutbildning 2 "Happiness" Glädje "Thanks" Tack Totalt Resultat

28 Balance Sheet 217 Balansrapport 217 ASSETS TILLGÅNGAR Ingående Period Utgående INVENTORIES OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Receivables Kundfordringar Cash Kassa Company account Företagskonto Sum Summa EQUITY, PROVISIONS AND LIABILITIES EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Ingående Period Utgående EQUITY EGET KAPITAL Jubilee fund Jubileumsfond Arrangement fund Arrangemangsfond Repair fund Reparationsfond Investment fund Investeringsfond CURRENT LIABILITIES KORTFRISTIGA SKULDER Payables Leverantörsskulder Sum Summa Result Resultat

29 REVISORSBERÄTTELSE A-sektionen verksamhetsåret 217 Sektionen för Arkitektur och Industridesign inom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola Revisorsberättelse för verksamhetsåret 217 I revisorsberättelsen redovisar revisorerna hur sektionens verksamhet och bokslut granskats, kommenterar dessa samt lämnar förslag på hur vårterminsmötet bör agera i fråga om balansräkningens fastställande och styrelsens ansvarsfrihet. EKONOMI A-sektionen har 217 gått med ,62 kr i resultat. Varav 5 kr lagts på fonder, 2 mer än förväntat. Detta innebär ,62 kr i vinst. Flera utskott avviker från budget vilket kan ha inneburit till ett större resultat än väntat. Det är viktigt att som ideell förening att gå +- så mycket som möjligt eller öronmärka pengar för framtiden. Vid deklaration ser det inte bra ut att gå för mycket i vinst. Detta är ett återkommande problem och inte unikt för 217, men bra att styrelsen valde att investera i medlemmarna genom att lägga pengar på nya högtalare. Sexmästeriets resultat är positivt, och de har överstigit budget med ca 2 kr. Framförallt under nollningen med 5 kr mer i inkomst, vilket vägt upp för övriga barer och tillställningar, och 3 kr mer i utgifter. Vilket ger ett resultat på 2 kr för nollningen enbart. Sexmästeriet har också visat stora framsteg i budgetering, kostnadsanalys och prissättning vilket syns i resulterat. Däremot borde sexmästeriet använda sin glädje och tack. NärU har kr på posten övrigt vilket skiljer sig från markant från de budgeterade 5 kr. Detta beror på att gamla fakturor, från framförallt 216 års NärU, kommit in och därför hamnat på fel års budget. Sektionen och utskotten borde bli bättre på att hålla koll på uteblivna fakturor för att detta ska undvikas. Phøset har inte använt sig av studiecirklar. Däremot har de fått in 15 kr mer i lunchföredrag och 2 mer i spons vilket täcker upp för de poster där de inte uppnår budget. Väldigt bra gjort med totalt 3 kr mer i intäkter. De pengarna har sedan använts för utgifter, som gör att phøset även där överstiger budget. Eftersom phøset är budgeterat att gå +- så är det bra att pengarna har spenderats. Det är viktigt att alla stora översteg alltid kopplas tillbaka till styrelsen och det gäller alla utskott som inte går som budgeterat. STYRELSEN OCH SEKTIONEN Styrelsen år 217 har gjort ett bra arbete. Att det var svårt att inledningsvis hitta sökande till presidieposterna till HTM17 tror vi visar på en större trend inom studentlivet i Lund än att det skulle vara något isolerat problem på A-sektionen. Den här gången löste det sig via kandidaturer på mötet men det är ett problem när styrelsens arbete överskuggas av att försöka hitta lämpliga kandidater.

30 Det har varit många nya spännande utvecklingar inom sektionen. Kontakten med andra A-sektioner är positiv och kan ge utbyten både vad gäller studentlivet men också, och viktigast, studiemiljöer. Två viktiga ändringar har även gjorts vad gäller hemsida och mail. Den nya hemsidan känns mer i tiden och att mailadresserna nu är kopplade till vår domän är ett steg som borde tagits för länge sen. 217 års styrelse har också jobbat att underlätta kontakt med alumnet och att göra information tillgänglig på engelska vilket är bra då sektionen borde värna om både sina gamla och internationella medlemmar. UTSKOTTEN SRA tog tag i situationen för ateljéerna under hösten och hjälpte studenter att framföra sina klagomål till institutionen på ett bra sätt. Att se till att studiemiljön håller standard är bland sektionens viktigaste funktioner och att SRA fortsätter ha svårt att få medlemmar är därför ett stort problem. Men att lösa det med klassrepresentanter var en god idé som också kommer förankra SRAs arbete med studiemiljö och utbildningen. Det är något som SRID också gör och de har inte haft problem att värva nya medlemmar. Utskottet har fortsatt att jobba på bra och verkar ha haft koll på situationen i verkstäderna. Phøset fick in mer pengar i spons än förväntat och utskottet verkar ha investerat den vinsten väl, bland annat för att kunna bjuda på mat på flera event. Internationella medlemmars deltagande under nollningen fortsätter vara ett problem. Men eftersom A-sektionen har en av de största internationella grupperna på hela LTH och vi är en relativt liten sektion är det ett arbete i uppförsbacke. Men det är viktigt att det fortsätter ske försök att göra sektionen mer välkomnande för internationella. Att Världsmästeriet också går in och hjälper till under nollningen är viktigt. Utskottet fortsätter att ha lätt att få nya medlemmar och gör ett gott arbete. Det är roligt att CeremU har blivit ett populärt utskott efter att ha knappt funnits till för tre år sedan. Utskottet har jobbat på bra, dock är det viktigt att CeremU möter sin försäljningsbudget och inte överskrider budgeten för tack. InfU däremot bör använda sin glädje eftersom detta är pengar som går till medlemmar för sitt arbete. Utskottet har gått över budget med hemsida och marknadsföring men det är pengar som gått till viktiga kanaler för A-sektionen. Både AktU och JämlikA har haft låg aktivitet och inte spenderat sin budget. Det är tydligt att vissa grupper och utskott har haft svårare att rekrytera medlemmar än andra. NärU anordnade ännu ett lyckat Arkipelago, med rekordmånga utställare. Utskottets samarbetade också med Världsmästeriet och Sexmästeriet kring utlandsstudier och utlandspraktik, och det något som alla utskott borde komma ihåg: att man kan ta hjälp av varandra! Mentorskapsprogrammet lades ner, vilket är synd eftersom det fyllde en viktigt funktion, men det är också viktigt att utskottets medlemmar får jobba med sånt de tycker är kul. Sexmästeriet har gjort väl ifrån sig. Entledigandet av dåvarande Sexmästaren är självklart tråkigt men en ny Sexmästare tillsattes snabbt och jobbet inför nollningen fortsatte. Att utskottets medlemmar hade en påfrestande nollning är inte bra och hur utskottet ska rekrytera folk till att vilja jobba sittningar och fester kanske behöver ses över. En ände att börja i är att se till att tack och glädje faktiskt används.

31 SAMMANFATTNING Att sektionen har gått med vinst är inte bara positivt och det är viktigt att tänka på att hålla budget. Det är tydligt att sektionen har vissa utmaningar inför framtiden men Styrelsen 217 jobbade på bra och har styrt sektionen i rätt riktning, även när det varit motvind. Vissa utskott har svårare än andra att skaffa nya medlemmar och det är ett problem, därför är det viktigt att sektionen ger tillbaka till sina medlemmar. SUMMARY The A-guild has had a good year financially but it is not necessarily a positive thing for a nonprofit organization. The guild have challenges to face in the future but the board of 217 did a great jobb and steered the guild in the right direction. Some committees have had a difficult time recruiting new members and that is a big problem, therefore it is even more important that the guild makes sure to give back to its members. Med anledning av ovanstående föreslår vi mötet att fastställa A-sektionens balansräkning för 217 att bevilja ansvarsfrihet för 217 års sektionsstyrelse I sektionens tjänst, Emma Arnberg Nellie Salgård Revisor 217 Revisor 217