Välkomna till Leverantörsdagen för Varor och tjänster

Transkript

1 Välkomna till Leverantörsdagen för Varor och tjänster

2 Leverantörsdag inom Varor och tjänster Välkomna till Leverantörsdagen Inledning av Gabriella Sydorw Arbetsrättsliga villkor Lena Mårdh från Upphandlingsmyndigheten Aktuellt om nya e-fakturalagen Anderz Petersson från Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) Ny mall för enklare hantering av e-handelskataloger SFTI Kerstin Wiss Holmdahl från Sveriges kommuner och landsting (SKL)

3 Leverantörsdag inom Varor och tjänster Kaffe Förstudier och upphandlingar Therese Klaar och Elin Olsson från SIC Information från förvaltningsenheten Zofia Sola och Gabriella Sydorw från SIC Frågestund Gemensam lunch

4 Upphandlingsmyndigheten Lena Mårdh

5 Arbetsrättsliga villkor - hur fungerar det? Leverantörsdagen, Lena Mårdh 16 november 2018

6 Vad jag ska prata om Syftet och innebörden Arbetsrättsliga villkor enligt svensk rätt Vilka villkor ska ställas och hur ni kan uppfylla dem ILO:s kärnkonventioner

7 Nationella upphandlingsstrategin 7 inriktningsmål

8 Nationella upphandlingsstrategin utifrån perspektivet socialt ansvar Offentlig upphandling ska vara effektiv, rättssäker. och främja innovativa lösningar, miljöhänsyn och sociala hänsyn. Säkerställa att idéburna organisationer ges möjlighet att delta i upphandling. Aktivt arbeta för att motverka social dumpning i samband med upphandling. Verka för att ställa sysselsättningsfrämjande krav i upphandlingar.

9 Syftet med lagstiftningen Säkerställa att de anställda som utför arbete för det offentliga ska ha vissa villkor i nivå med kollektivavtal. Offentliga medel ska inte bidra till arbete i andra länder som inte är förenligt med ILO:s kärnkonventioner. Uppnå en sund konkurrens på lika villkor.

10 När gäller reglerna? Avser varor, tjänster, byggentreprenader och koncessioner De obligatoriska reglerna gäller vid upphandlingar som minst uppgår till aktuellt tröskelvärde enligt LOU, LUF eller LUK, inte avser sociala tjänster eller andra särskilda tjänster har påbörjats den 1 juni 2017 eller senare, det är behövligt och det går att fastställa arbetsrättsliga villkor.

11 Vad innebär det i korthet Obligatoriskt Villkor ska bestämmas enligt de lägsta nivåer som följer av ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen. Villkor ska gälla lön, semester och arbetstid. Eller enligt ILO:s kärnkonventioner Även för underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av kontraktet. Ange som särskilda kontraktsvillkor

12 Var hittar ni lagarna Reglerna finns i kapitel för fullgörande av kontrakt lagen om offentlig upphandling LOU i 17 kap. 2-5 lagen om upphandling inom försörjningssektorerna LUF i 16 kap. 2-5 lagen om upphandling av koncessioner LUK i 14 kap 2-5 Motsvarande regler finns inte i LOV eller LUFS

13 Arbetsrättsliga villkor - enligt svensk rätt/kollektivavtal

14 0 Strategisk inköpsplanering - och möjligheter att verka för sunda och hållbara offentliga affärer

15 Planera Upphandlingens värde Över eller under tröskelvärdet Egna organisatoriska/politiska mål Strategiska betydelse Medialt intresse

16 Kartlägga Vilka arbetsuppgifter Vilka är arbetsmarknadens parter Genomföra behövlighetsbedömning

17 3 Behövlighetsbedömning att bedöma risken för oskäliga arbetsvillkor i samband med en upphandling Vad omfattas av kontraktsföremålet? Vilket arbete kommer utföras i kontraktet? Kommer arbete utföras i Sverige eller utanför Sverige eller både och? Hur ser leverantörsmarknaden ut? Vilka egna eller andras erfarenheter finns, exempelvis förekomst av onormalt låga anbud? Några indikationer på att det finns risk för oskäliga arbetsrättsvillkor?

18 Analysera Är det behövligt Finns tillgängligt kollektivavtal Finns väsentliga villkor med Eller är det sifferlöst

19 Upphandla Fastställa villkoren Samråd Få samsyn från parterna Uppföljningsplan När ska villkoren följa upp Hur ska brister hanteras

20 6 Utgångspunkter för att fastställa villkor och nivåer för lön, semester och arbetstid Samtliga tre villkor ska ställas som huvudregel Samtliga villkor från samma kollektivavtal Alltid minst motsvara nivåer som följer av lag Identifiera villkor möjliga att fastställa (?) Sifferlösa avtal Begränsad möjlighet att ta del av avtal Oklar lydelse i avtal Villkoren ska framgå av upphandlingsdokumenten

21 Förvalta Egenrapportering Formulär för er att fylla i Revision Arbetstidsschema Lönespecifikationer Anställningsavtal

22 8 Mallar för praktiskt användande 1. Leverantörens åtagande 2. Justering av villkor under kontraktstiden 3. Hur villkoren följs upp 4. Uppföljning 5. Hantering av brister Ni hittar mallarna här: ocialt- ansvarsfull-upphandling/arbetsrattsligavillkor/mallar-for- arbetsrattsliga-villkor/

23 Arbetsrättsliga villkor - ILO:s kärnkonventioner

24 Innehåll stödpaketet Kontraktsvillkor för arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner/hållbara leveranskedjor Leverantörens åtagande Policys och rutiner Uppföljning Hantering av brister Tillämpningsstöd

25 1 Vilka är ILO:s kärnkonventioner avskaffande av barnarbete särskilt de värsta formerna av barnarbete -ILO 138 och 182 avskaffande av alla former av tvångsarbete - ILO 138 och 182 avskaffande av diskriminering i arbetslivet - ILO 100 och 111 föreningsfrihet, organisationsrätt och erkännande av rätten till kollektiva förhandlingar - ILO 87 och 98.

26 2 Avancerat stöd FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s barnkonvention, artikel 32, ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö, den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och FN:s konvention mot korruption.

27 Tack för mig! Lena Mårdh, Upphandlingsmyndigheten

28 För frågor eller Ställ en fråga i Frågeportalen

29 Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) Anderz Petersson

30

31 Snabbfakta Invigning 3 september 2018 Huvudkontor i Sundsvall 45 medarbetare just nu

32 Kontakta oss Tfn:

33 Ny lag: Elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

34

35 EU 2014:55 SFS 2018:1277

36 Fakturor=e-fakturor Inga PDF eller pappersfakturor i offentlig sektor

37 Kort om lagen Träder i kraft 1 april 2019 Gäller all offentlig upphandling, oavsett belopp Upphandlingar inom LOU, LUF, LUFS och LUK Krav att offentlig sektor tar emot elektronisk faktura enligt ny europeisk standard, andra format efter överenskommelse Krav att leverantörer enbart skickar e-faktura för upphandlingar som påbörjas efter att lagen träder i kraft Sekretess/känslig verksamhet kan undantas Föreskrifter och viten hanteras av DIGG

38 Vad avses med elektronisk faktura? Definition enligt direktivet: en faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt PDF-fakturor och skannade fakturor är inte att betrakta som en elektronisk faktura i detta sammanhang OBS! Leverantörens bild av fakturan (som PDF eller annat filformat) ska inte biläggas den elektroniska fakturan

39 Den nya europeiska standarden En semantisk datamodell för basinnehållet Två syntaxbindningar (UBL 2.1 och Cross Industry Invoice) Alla offentliga köpare måste enligt direktivet kunna ta emot båda formaten (syntaxbindningarna) I Sverige kommer vi att styra användning mot de format som tas fram av OpenPEPPOL (UBL)

40 Gemensamma standarder för olika affärsdokument exempelvis e-faktura En infrastruktur för att koppla samman köpare och säljare DIGG är Sveriges PEPPOL-myndighet Från den 1 nov 2018 finns alla myndigheter i PEPPOL

41 PEPPOL BIS Billing 3 Fakturaformatet PEPPOL BIS Billing 3 möter upp mot den nya europeiska standaren

42 Föreskrift under arbete DIGG avser ta fram en föreskrift som innebär att offentlig sektor som helhet ska finnas registrerade som mottagare i PEPPOL samt kunna erbjuda en fakturaportal

43 Vad behöver ni göra härnäst? - Kartlägg era fakturaflöden, var finns pappersfakturorna? - Vilka övriga fakturalösningar har ni? Hur många olika vill ni ha? - En offentlig köpare i staten ska tillhandahålla en fakturaportal / leverantörsportal om ni inte kan skicka en e-faktura prata med er kund! - Håll dialog om e-faktura med er systemleverantör av ekonomi / faktureringstjänster. Vad kan ni få hjälp med?

44 Stöd till er Info om lagen Standarder och format

45 Sveriges kommuner och landsting (SKL) Kerstin Wiss Holmdahl

46 Svekatalog, mall i cellstrukturerat format Kerstin Wiss Holmdahl, SKL 16 November 2018

47 Svekatalog och mall i cellstrukturerat format Många leverantörer skickar inte pris-och artikelinformation i formaten Pricat (Edifact format) och Svekatalog (XML-format) E-handelslösningarna erbjuder stöd i form av excelmallar Dessa ser dock olika ut och en enhetlig mall bedöms vara en fördel för leverantörerna SFTI initierade därför ett arbete med ett verktyg/mall i cellstrukturerat format

48 Svekatalog och mall för cellstrukturerat format Mallen ska innehålla kataloginformation och med inbyggda valideringsfunktioner Mallen ska generera kataloger i formatet Svekatalog 2.0 Avgränsning görs till ny-och ersättningsprislista

49 Svekatalog och mall i cellstrukturerat format En arbetsgrupp har utifrån användarperspektiv sett på innehåll och utformning av mallen Utgångspunkten har varit en norsk mall som redan finns på plats ( baserad på PEPPOL BIS katalogen, därav likheten med den svenska Svekatalogen)

50 Svekatalog som mall i cellstrukturerat format Förslaget som finns framtaget innefattar dels obligatorisk information dels valbar sådan Syftet är att det ska finans en mini-variant och en med möjlighet till många valbara fält Mallen/verktyget kan därför kundanpassas, dvs upphandlande myndighet kan välja/avaktivera kolumner som inte ska användas Just nu testas detta verktyg/mall, innan den publiceras på

51 Huvud

52 Rader De 12 första kolumnerna ingår i minimallen

53 Övriga flikar I denna undermeny kan man dölja kolumner i fliken med rader En flik innehåller alla koder som man kan välja En flik innehåller artikelattribut som kunden kanspecificera

54 Välkomna med frågor och synpunkter! Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges Kommuner och Landsting , SFTI tekniska kansli, Webbplats: SFTI-Samverkan DIGG, SKL och Upphandlingsmyndigheten 54

55 Nu är det fikapaus!

56 Pågående och planerade projekt på VTU

57 Säkerhetsteknik Niklas Björns Konferenser och möten 2018 Kjell Kimström Rekryteringstjänster Fredrik Aglo Drivmedel Fredrik Björnström Företagshälsovård Lisa Sundberg Facility management Goran Alilovic

58 Taxitjänster Fredrik Björnström Glasögon Matilda Sjögren Bevakningstjänster Mattias Ek Kaffe- och vattenautomater Jeanette Bergh Ljuskällor Kjell Kimström Brevförmedling Jeanette Hemmingsson

59 Paketförmedling Jeanette Hemmingsson Revisions- och granskningstjänster Matilda Sjögren Kontorsmaterial Birgitta Engström Möbler och inredning Mattias Ek Flygresor inrikes (kompletterande linjer) Lisa Sundberg Förmedling av annonser Matilda Sjögren

60 Bemanningstjänster Ev. e-böcker Flygresor utrikes Flygresor inrikes Fordonsförhyrning Resebyråtjänster Språk och översättning Städtjänster Litteratur Ev. prenumerationstjänster Tjänstefordon Tryckeritjänster

61

62 Hur gör vi förstudier och upphandlingar?

63 Vad ska vi prata om nu? 1. Övergripande process 2. Förstudier metodik och dialog med potentiella leverantörer 3. Upphandling metodik och dialog med potentiella leverantörer 4. Vanliga fallgropar som anbudsgivare - och några extra tips

64 Vår process LOU! Förstudie Förvaltning Upphandling Ev. överprövning

65 Förstudier metodik Direktiv Uppstart Analys av befintligt ramavtal Behovsanalys (ibland beslut om att stänga förstudie tidigare) Marknadsanalys Hållbarhetsaspekter undersöks Förstudierapport publiceras på avropa.se Förvaltning Förstudie Överprövn ing Upphandling

66 Förstudier dialog med potentiella leverantörer Förstudie Möte med potentiella leverantörer Förvaltning Upphandling Leverantörsenkät Överprövn ing

67 Förstudier dialog med potentiella leverantörer

68 Förstudier dialog med potentiella leverantörer

69 Upphandling -metodik Förstudie Direktiv Förvaltning Upphandling Upphandlingsplan Överprövn ing Bygga upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag) Annonseringsperiod (Frågor och svar) Utvärdering och kvalificering Tilldelning och avtalsspärr Tecknande av ramavtal (förhoppningsvis)

70 Upphandling dialog med potentiella leverantörer Förstudie Förvaltning Upphandling Extern remiss Överprövn ing Frågor och svar Ev. dialog efter tilldelningsbeslut

71 Vanliga fallgropar som anbudsgivare - och några extra tips

72 Innan annonsering Besvara externa remisser Aktuell e-postadress i Tendsign

73 Under annonsering/anbudsinlämning Frågor och svar Sekretessblanketten ESPD (leverantörskvalificering) Sena anbud och teknisk support Bifoga filer (begränsad möjlighet att ta in kompletteringar) Produktblad (vad ska framgå, hänvisa ej till hemsida) Beskrivningar i anbud (!!)

74 Under anbudsutvärdering Kompletterande dokument var beredd att skicka in Förbered era eventuella referenser

75 Efter tilldelning 1 2

76 Frågor?

77 Leverantörsdag Information från förvaltningsenheten Zofia Sola och Gabriella Sydorw

78 Disposition Information om förvaltningsenheten Förvaltningsenhetens uppgifter och ansvar Senaste nytt Viktigt att tänka på som ramavtalsleverantör

79 Fakta Statens inköpscentral förvaltar ca ramavtal med ca 750 leverantörer inom 43 ramavtalsområden 20 medarbetare på enheten för ramavtalsförvaltning. Under år 2017 omsatte ramavtalen ca 13,6 miljarder (Offentlig upphandling omsätter totalt ca 680 miljarder kronor per år).

80 Organisation Avdelningschef Anna Clara Törnvall Wittgren Stabsfunktion Enheten för upphandlingsoch avtalsjuridik Avd. chef Anna Ekberg Enheten för IT-upphandling Enheten för upphandling av varor och tjänster Enheten för ramavtalsförvaltning Hans Sundström Therese Klaar Zofia Sola

81 Förordning om statlig inköpssamordning 3 En myndighet ska använda de avtal som avses i 2 (de ramavtal som SIC upphandlar) om myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. 4 Kammarkollegiet ska verka för att avtal som avses i 2 träffas. När en myndighet avser att upphandla utan att använda de avtal som avses i 2, ska Kammarkollegiet underrättas om skälen till detta.

82 Fokusområden 1. Hållbarhet - miljö, sociala och arbetsrättsliga krav 2. E-handel 3. Informationssäkerhet 4. Innovation 5. Tillgänglighet

83 Arbete med hållbarhet Vår målsättning är att inom ramen för verksamhetens uppdrag beakta miljö och sociala hänsyn vid upphandling och förvaltning av de statliga ramavtalen. De statliga ramavtalen ska bidra till att offentlig sektor kan möta de mål som satts i den nationella upphandlingsstrategin, Agenda 2030 och de nationella miljömålen. Hållbarhetssamordnare Riskklassning av samtliga ramavtal gällande sociala krav Riskklassning av samtliga ramavtal gällande miljö

84 E-handel Målsättning för arbetet med e-handel är att de leverantörer som tecknar statliga ramavtal med oss ska medverka till att avropande myndigheter kan tillämpa e-handel.

85 Informationssäkerhet Målsättning för arbetet med informationssäkerhet är ändamålsenlig kravställning i samtliga ramavtalsupphandlingar. Statens inköpscentral har tagit fram en mall för personuppgiftsbiträdesavtal (finns publierad på avropa.se)

86 Avropa.se Information om samtliga ramavtal finns publiceras på avropa.se. Kontaktuppgifter till både ramavtalsleverantörer och ramavtalsansvariga finns på varje avtalssida. Det finns även allmän information för leverantörer på förstasidan.

87 Processer Förstudie Förvaltning Upphandling

88 Ramavtalsförvaltning Ramavtal med upphandlingsunderlag Förvaltning Erfarenhets/ förvaltningsrapport Förstudie Hantering av upphandlade ramavtal Hjälp och stöd till myndigheter Uppföljning och revision av befintliga ramavtal Insamling av erfarenheter under ramavtalsperioden Ansvar för kontakt med ramavtalsleverantören

89 Förvaltningsenhetens roll och ansvar Stöd till avropande myndigheter och leverantörer. Seminarier, vägledningar, avropsmallar och avropsexempel, konferenser med olika inriktningar m.m. Uppföljning av leverantörer och deras kontraktuella åtaganden. Både extern revision och interna uppföljningar. Erfarenhetsinsamling och omvärldsbevakning Synpunkter både från användare (myndigheter) och leverantörer sammanställs i en förvaltningsrapport som överlämnas till förstudieprojektet.

90 Senaste nytt Revisioner pågår inom flera ramavtalsområden. Främst fokus på tre aspekter: ekonomi, hållbarhet och informationssäkerhet. Utveckling av avropstjänst för tolkar. Förstudie avropsportal för samtliga ramavtal. Kundnöjdhetsmätning /Leverantörsnöjdhetsmätning (november).

91 Senaste nytt Förbättringar som gjorts på Avropa.se: Sökfunktionen Dokumentstrukturen Frågor och svar Utgångna ramavtal har gjorts mer synliga på startsidan Förstudier och Upphandlingar har fått en tydligare layout Uppdatering av Leverantörsinformationssidan Nationella upphandlingsstrategin vilka mål som uppfylls visas

92 Avtalssidan på Avropa.se

93 Att tänka på Byte av kontaktperson ska meddelas den andra parten. Marknadsföring av ramavtalet ska ske i samråd med Statens inköpscentral. Informationsplikt: Parterna är skyldiga att hålla sig informerade om ramavtalet. Parterna ska kontinuerligt informera varandra om händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka Ramavtalet (exempelvis partsbyte, fusioner, uppköp, konkurser, rekonstruktion m.m.)

94 Frågor?

95 Frågestund

96 Lunch Lunch