ABC för evenemangsproducenter

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "ABC för evenemangsproducenter"

Ingeborg Lundberg
för 6 år sedan
Visningar:

1 ABC för evenemangsproducenter Elina Nieminen 1

2 Efter den här workshoppen Gör du en förbannat bra projektplan Stämmer din budget alltid Kan du locka sponsorer Sköter du kommunikationen med glans Leder du alla slags team och delegerar skickligt Ordnar du evenemang som det talas om åratal senare 2

3 Hur uppstår evenemanget? Idé? Behov? Tradition? 3

4 Väl planerat är... Planering är jätteviktigt Gör detaljerade planer för alla evenemang Gör en årsklocka för föreningens evenemang Excel! <3 (Eller annat projekthanteringsverktyg.) 4

5 Vad ska du tänka på när du ordnar ett evenemang? Sits Krogfest eller pubrunda Motionsevenemang Årsfest Alina-party eller motsvarande Gulisfest 5

6 Evenemangsplats Deltagarantal Samarbete med andra föreningar? Du behöver inte ordna allt ensam! Evenemangets karaktär: behövs kök, bar teknik (ljus + ljud) Lokalens tillgänglighet Bekanta dig med lokalerna t.ex. Venuu.fi Konkurrensutsätt och skriv avtal! 6

7 Tidpunkt Känn din målgrupp och kontrollera överlappningar med andra evenemang som eventuellt intresserar dem! Är det värt att t.ex. ordna en sits dagen efter fastlagstisdagen? 7

8 Ansvarsfördelning Sätt ihop ditt team i tid och ge dem tydliga ansvarsområden Se till att informationsgången fungerar Regelbundna träffar i teamet I större projekt är det bra med en ledare som har helhetsansvaret (och helhetsbilden!) för projektet. Entusiasm, motivation, engagemang 8

9 Budget Hur långt räcker pengarna? Hur dyr kan inträdesbiljetten vara? Förhållande till budgeten Vad kostar pengar och vad drar in pengar? Gör upp en budget och följ upp utfallet Sponsorer? Biljettförsäljning (särskilt vid stora evenemang) genom en extern tjänst? T.ex. Holvi, Bailataan.fi 9

10 Sponsorer Vem sysselsätter er eller vill dra nytta av er? Produkter är mycket lättare att få än pengar Vilket mervärde ger det företaget att synas på ert evenemang, eller hur stöder ert evenemang företagets varumärke? Vad är det lilla extra du kan erbjuda? Synlighet i form av loggor är inte särskilt intressant 10

11 Sponsorer Om det är fråga om ett större samarbete (t.ex. värt över 500 euro) ska ni upprätta ett skriftligt avtal Utforma paket där du definierar vad en viss typ av synlighet kostar t.ex. tre nivåer av partnerskap: huvudsamarbetspartner, partner och understödjare 11

12 Praktiska frågor Tillstånd (se t.ex. apahtumajarjestajat/tapahtumajarjestajanohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet på finska) Släckningsutrustning och första hjälpen Elsäkerhet Ordningsvakter Har ni tillräckligt med toaletter? Måste ni beställa bajamajor? Skräp (och organisering av städningen) 12

13 Program/innehåll Målgrupp: vad vill deltagaren ha? Vad lämpar sig för evenemangets karaktär? Hurdana resurser har ni: pengar, tid, arbetskraft osv. Traditioner Fråga tidigare evenemangsansvariga? Förnya frimodigt 13

14 Servering Kom ihåg specialkost, allergier och alkoholfria drycker! Planera menyerna och dryckerna redan när du gör upp budgeten 14

15 Dekorering Vackert är alltid trevligare! Dekorationerna bidrar till stämningen, folk märker när ni satsat Sök idéer t.ex. på Pinterest 15

16 WOW-element 16

17 Kommunikation Gör upp en detaljerad kommunikationsplan (när, vilket innehåll, vilken kanal, vem producerar) Vem vill du nå? Vilka kanaler lönar det sig att använda? Visuellt: ta hjälp av t.ex. CC0-bildbanker (pexels, unsplash osv.) och Börja i tid, informera mycket Don t be boring Låt din entusiasm synas i kommunikationen 17

18 Kommunikation Hela teamet (och allas mammor) ska gilla alla inlägg Kan du betala för marknadsföring? Några euro räcker långt. Kom ihåg 18

19 Trycksaker Affischer, programblad, halarmärken osv. Printar ni själva? Reservera tillräckligt med tid för produktionen Har ni någon i teamet som kan ombrytning? 19

20 Arbetskraft Behövs särskilt på evenemangsdagen (men bra att beakta i tid) Vem kan vi locka med och med vilka morötter? Kan vi använda extern hjälp? / 20

21 Schemaläggning Planeringsfasen (projektstart, resursfördelning, idéarbete och praktisk organisering) = 80 % av arbetstiden Själva evenemanget = 10 % av arbetstiden Efterarbetet = 10 % av arbetstiden Se till att alla teammedlemmar vet vad de gör och när de gör det 21

22 Schemaläggning Skriv ett manus för evenemanget, dvs. en minuttidtabell över när och var saker händer och vem som är ansvarig Om allt inte går enligt planen kan du improvisera Exempel: manuset för årsfesten HUS148: 22

23 Efterarbete Fakturor osv. Tack: deltagare, artister, sponsorer, arrangörsteamet Insamling och analys av respons? Svar på eventuella frågor (t.ex. hittegods) 23

24 Behöver du stöd eller hjälp? HUS styrelsemedlem med ansvar för evenemang Julius Uusinarkaus HUS styrelsemedlem med ansvar för föreningar Jane Kärnä HUS producent Arttu Lehtinen 24

25 TACK! 25

Relevanta dokument

Vägledning om insamling

VERKTYGSLÅDA OM Vägledning om insamling Insamling är en viktig strategi att förena människor i samhället och tillgodose lokala behov på ett effektivt sätt. Det finns många sätt att genomföra insamlingar,