9 Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll RS160204

Transkript

1 Ärende 9 RS Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll RS Ärendet Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetet med intern kontroll bedrivs ändamålsenligt. Revisorernas bedömning är att arbetet inte är helt ändamålsenligt och man ger i rapporten rekommendationer hur arbetet kan utvecklas. Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och detta innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning. En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet. Regionkontorets bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionkontoret att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till tjänstemannaorganisationen. Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att översända svar på revisionsrapporten till revisorerna Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) Skrivelse från regionstyrelsen Revisionsrapport

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(7) Regionkontoret Styrning och stöd Staffan Johansson kanslichef Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Svar på revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att översända svar på revisionsrapporten till revisorerna Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetet med intern kontroll bedrivs ändamålsenligt. Revisorernas bedömning är att arbetet inte är helt ändamålsenligt och man ger i rapporten rekommendationer hur arbetet kan utvecklas. Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och detta innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning. En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet. Regionkontorets bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller

3 2(7) tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionkontoret att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till tjänstemannaorganisationen. Revisorernas bedömningar mot kontrollmålen Revisorerna har ställt upp ett antal kontrollmål och som ligger till grund för svaret på revisionsfrågan. Nedan redovisas kontrollmålen och regionstyrelsens kommentarer till respektive kontrollmål Kontrollmål Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk Revisionens kommentar Delvis uppfyllt. Regionstyrelsen har säkerställt att alla nämnder antagit en internkontrollplan för 2015 samt att nämnderna avrapporterar resultaten i samband med årsredovisningen. Däremot har regionstyrelse, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll Delvis uppfyllt Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade riskanalyser för år För övriga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av kontrollområden. Endast risknivån för Regionkontorets kommentar Nämnderna gör en återrapportering i samband med årsbokslutet. Därefter görs en sammanställning som redovisas till regionstyrelsen. Under 2016 sker detta vid styrelsens juni sammanträde. Nämndernas inrapportering används som underlag för utarbetande av kontrollområden och kontrollmoment. Regionstyrelsens uppdrag inom uppsiktsplikten kommenteras längre fram. Regiondirektören har fattat beslut om att samtliga förvaltningar ska genomföra sina riskanalyser och göra sina internkontroller inom ett verksamhetssystem. Under 2015 (inför 2016 års internkontrollplan) implementerades detta i samtliga förvaltningar utom två. De förvaltningar som återstår är närsjukvården och psykatrin och dessa kommer att inordnas i

4 3(7) Är kontrollaktiviteter na enligt internkontrollplan erna genomförda och rapporterade till nämnderna? Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? granskningsområdena framgår av internkontrollplanen. Enligt uppgift har kontrollmålen tagits fram genom resonemang och dialog. Delvis uppfyllt Samtliga nämnder har genomfört internkontrollplanerna och behandlat uppföljning av internkontrollplan Resultatet av genomförda kontrollaktiviteter har rapporterats till regionstyrelsen. Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen. Delvis uppfyllt Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och förbättringsområden som identifierats. samma system under De flesta nämnder samt styrelsen gör därför i dagsläget en samordnad riskanalys som resulterar i en intern kontrollplan. Se svar kontrollmål 1. Detta område behöver utvecklas ytterligare. Genom verksamhetssystemet finns standardiserade mallar utarbetade som gör uppföljning men också redovisar planerade aktiviteter inom påtalade förbättringsområden. Denna del av verksamhetssystemet kommer att implementeras i anslutning till återrapportering av nämndernas intern kontrollplaner. I dagsläget sker enbart rapporteringen för regionstyrelsen enligt utarbetad mall.

5 4(7) Revisionens rekommendationer samt regionkontorets kommentarer Revisorerna har också sammanställt ett antal rekommendationer som redovisas nedan. Regionkontoret har kommenterat varje rekommendation med förslag till åtgärder om bedömning görs att behov av förändring finns. Rekommendation Genomför bildandet av en referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete I nämndernas planer för intern kontroll anges hur kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte omfattningen och mer precist vad som ska kontrollera Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som tillämpningsanvisningarna. Någon översyn har inte skett sedan Regionstyrelsen bör ta ställning till vilken information och återrapportering de anser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt Kommentar Ett nätverk på tjänstemannanivå är under bildande. Det första mötet sker i juni månad och ska då gå igenom nämndernas återrapportering, gå igenom kontrollområden samt föreslå om det finns behov av gemensamma kontrollmoment med anledning av nämndernas återrapporteringar. Denna genomgång blir därmed en regiongemensam komplettering till regionstyrelsens tidigare arbete med kontrollområden och kontrollmoment. Denna möjlighet finns i verksamhetssystemet och ska implementeras. Bedömningen är att en viss revidering av reglementet bör ske, men att de till största delen av redaktionell art. Däremot finns ett behov av att utarbeta nya tillämpningsanvisningar lämpligtvis i form av ett direktiv från normerande direktör som i sin tur resulterar i rutiner för respektive förvaltning. Enligt kommunallagens paragrafer och regionens reglemente för intern kontroll så ligger det övergripande ansvaret att det finns en god intern kontroll på regionstyrelsen. I detta ligger också att ge sådana riktlinjer så att en god organisation för intern kontroll kan finnas.

6 5(7) Nämnderna har å andra sidan det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Gränsdragningen mellan uppsiktsplikt och ansvar kan här bli svårdefinierad. Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till samordnare och andra nyckelpersoner i internkontrollarbetet Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll samordnas. Goda exempel på planering, genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna utnyttjas mer effektivt. Uppföljning och återrapportering av den interna kontrollens tillämpning behöver förbättras. Regionkontoret anser att den organisation som tillämpas i dag, om än inte fullt ut implementerad, ger underlag för att uppsiktsplikten uppfylls. Nämnderna gör en återrapportering genom att de skickar in sin rapport över intern kontroll. Dessa rapporter tillsammans med regionstyrelsens egna rapport bildar sedan underlag för revidering av kontrollområden och eventuellt behov av gemensamma kontrollmoment i kommande riskanalyser. Genom denna organisation bibehålls nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen samtidigt som regionstyrelsen, via styrning av kontrollområden och kontrollmoment utövar sin uppsiktsplikt utan att gränsen för ansvar flyttas. Rekommendationen är relevant, inte minst vad gäller utbildning för samordnare och andra nyckelpersoner. I ett första skede bör dock informationsinsatser vara prioriterat för de förtroendevalda. Detta kommer att ske via det nätverk som etablerats. Återrapportering ska ske i enligt med uppföljningsanvisningarna och detta sker i dagsläget. Däremot kommer implementeringen i ett gemensamt verksamhetssystem att

7 6(7) Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas interna kontroll löpande under året. Regionstyrelsen, har vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna. Regiongemensamma kontrollmoment bör övervägas. Regionens styrelse- och nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker. underlätta återapporteringen. Den nämnd som upptäcker avvikelser i den interna kontrollen ska omedelbart rapportera detta till styrelsen och detta system finns ingen anledning att förändra. Däremot kan det vara tveksamt att systematiskt följa upp nämndernas interna kontroll löpande under verksamhetsåret eftersom detta skulle innebära att uppsiktsplikten riskerar att ta över nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen. Rekommendationen om så pass frekventa uppföljningar ligger inte heller i linje med nuvarande reglemente och tillämpningsanvisningar där styrelsens skyldighet är att utvärdera det samlade systemet för intern kontroll och föranstalta förbättringar. Styrelsen ska också besluta om förbättring av gemensamma rutiner. Regiongemensamma kontrollområden har införts i riskanalysen och styrelsen har via arbetsutskottet pekat ut att i riskanalysen inför 2017 års riskanalys ska det inom kontrollområdet hot och våld utarbetas regiongemensamma kontrollmoment. För regionstyrelsens del så har en väl fungerande rutin utarbetats vilket innebär att arbetsutskottet i samband med utarbetandet av förslag till den årliga internkontrollplanen även ger direktiv till regionkontoret över vilka kontrollområden och eventuella kontrollmoment man anser ska ingå i den kommande riskanalysen. Regionkontoret genomför sedan en riskanalys som i sin helhet redovisas till arbetsutskottet som pekar ut vilka kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollen. Detta arbete har de senaste åren skett vid två sammanträden och prioriteringen har helt skett utifrån de

8 7(7) förtroendevaldas prioriteringar. Regionkontoret har utifrån dessa prioriteringar sedan utarbetat förslag till en intern kontrollplan som antagits av regionstyrelsen. De förtroendevalda har därför vid flera tillfällen mycket goda möjligheter att påverka både kontrollområden och kontrollmoment i riskanalysen såväl som i den färdiga interna kontrollplanen. Den modell som tillämpas för regionstyrelsen är därför rekommenderad att användas även i nämndernas arbete med intern kontroll. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Det finns inga ekonomiska konsekvenser med anledning av beslutet Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Nina Mårtensson Administrativ direktör Bilaga: Revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Förslag till svar till revisorerna Styrelsens/nämndens beslut delges Revisorerna Nämnderna för kännedom

9 1(7) Datum Diarienummer RS Region Hallands revisorer Svar på revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Regionstyrelsen har behandlat revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll vid sitt sammanträde den 1 juni 2016 och vill avge följande svar. Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och det innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning. En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet. Regionstyrelsen bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionstyrelsen att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till tjänstemannaorganisationen. Regionstyrelsens kommentarer till revisionsens kontrollmål Revisorerna har ställt upp ett antal kontrollmål och som ligger till grund för svaret på revisionsfrågan. Nedan redovisas kontrollmålen och regionstyrelsens kommentarer till respektive kontrollmål. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

10 2(7) Kontrollmål Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk Revisionens kommentar Delvis uppfyllt. Regionstyrelsen har säkerställt att alla nämnder antagit en internkontrollplan för 2015 samt att nämnderna avrapporterar resultaten i samband med årsredovisningen. Däremot har regionstyrelse, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll Delvis uppfyllt Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade riskanalyser för år För övriga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av kontrollområden. Endast risknivån för granskningsområdena framgår av internkontrollplanen. Enligt uppgift har kontrollmålen tagits fram genom resonemang och dialog. Regionstyrelsens kommentar Nämnderna gör en återrapportering i samband med årsbokslutet. Därefter görs en sammanställning som redovisas till regionstyrelsen. Under 2016 sker detta vid styrelsens juni sammanträde. Nämndernas inrapportering används som underlag för utarbetande av kontrollområden och kontrollmoment. Regionstyrelsens uppdrag inom uppsiktsplikten kommenteras längre fram. Regiondirektören har fattat beslut om att samtliga förvaltningar ska genomföra sina riskanalyser och göra sina internkontroller inom ett verksamhetssystem. Under 2015 (inför 2016 års internkontrollplan) implementerades detta i samtliga förvaltningar utom två. De förvaltningar som återstår är närsjukvården och psykatrin och dessa kommer att inordnas i samma system under De flesta nämnder samt styrelsen gör därför i dagsläget en samordnad riskanalys som resulterar i en intern kontrollplan. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

11 3(7) Är kontrollaktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnderna? Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Delvis uppfyllt Samtliga nämnder har genomfört internkontrollplanerna och behandlat uppföljning av internkontrollplan Resultatet av genomförda kontrollaktiviteter har rapporterats till regionstyrelsen. Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen. Delvis uppfyllt Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och förbättringsområden som identifierats. Se svar kontrollmål 1. Detta område behöver utvecklas ytterligare. Genom verksamhetssystemet finns standardiserade mallar utarbetade som gör uppföljning men också redovisar planerade aktiviteter inom påtalade förbättringsområden. Denna del av verksamhetssystemet kommer att implementeras i anslutning till återrapportering av nämndernas intern kontrollplaner. I dagsläget sker enbart rapporteringen för regionstyrelsen enligt utarbetad mall. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

12 4(7) Regionstyrelsens kommentarer på revisionens rekommendationer Revisorerna har sammanställt ett antal rekommendationer som redovisas nedan. Regionstyrelsen har kommenterat varje rekommendation med förslag till åtgärder om bedömning görs att behov av förändring finns. Rekommendation Genomför bildandet av en referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete I nämndernas planer för intern kontroll anges hur kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte omfattningen och mer precist vad som ska kontrollera Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som tillämpningsanvisningarna. Någon översyn har inte skett sedan Regionstyrelsen bör ta ställning till vilken information och återrapportering de anser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt Kommentar Ett nätverk på tjänstemannanivå är under bildande. Det första mötet sker i juni månad och ska då gå igenom nämndernas återrapportering, gå igenom kontrollområden samt föreslå om det finns behov av gemensamma kontrollmoment med anledning av nämndernas återrapporteringar. Denna genomgång blir därmed en regiongemensam komplettering till regionstyrelsens tidigare arbete med kontrollområden och kontrollmoment. Denna möjlighet finns i verksamhetssystemet och ska implementeras. Bedömningen är att en viss revidering av reglementet bör ske, men att de till största delen av redaktionell art. Däremot finns ett behov av att utarbeta nya tillämpningsanvisningar lämpligtvis i form av ett direktiv från normerande direktör som i sin tur resulterar i rutiner för respektive förvaltning. Enligt kommunallagens paragrafer och regionens reglemente för intern kontroll så ligger det övergripande ansvaret att det finns en god intern kontroll på regionstyrelsen. I detta ligger också att ge sådana riktlinjer så att en god organisation för intern kontroll kan finnas. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

13 5(7) Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till samordnare och andra nyckelpersoner i internkontrollarbetet Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll samordnas. Goda exempel på planering, genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna utnyttjas mer effektivt. Uppföljning och återrapportering av den interna kontrollens tillämpning behöver förbättras. Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas interna kontroll löpande under Nämnderna har å andra sidan det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Gränsdragningen mellan uppsiktsplikt och ansvar kan här bli svårdefinierad. Regionkontoret anser att den organisation som tillämpas i dag, om än inte fullt ut implementerad, ger underlag för att uppsiktsplikten uppfylls. Nämnderna gör en återrapportering genom att de skickar in sin rapport över intern kontroll. Dessa rapporter tillsammans med regionstyrelsens egna rapport bildar sedan underlag för revidering av kontrollområden och eventuellt behov av gemensamma kontrollmoment i kommande riskanalyser. Genom denna organisation bibehålls nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen samtidigt som regionstyrelsen, via styrning av kontrollområden och kontrollmoment, utövar sin uppsiktsplikt utan att gränsen för ansvar flyttas. Rekommendationen är relevant, inte minst vad gäller utbildning för samordnare och andra nyckelpersoner. I ett första skede bör dock informationsinsatser vara prioriterat för de förtroendevalda. Detta kommer att ske via det nätverk som etablerats. Återrapportering ska ske i enligt med uppföljningsanvisningarna och detta sker i dagsläget. Däremot kommer implementeringen i ett gemensamt verksamhetssystem att underlätta återapporteringen. Den nämnd som Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

14 6(7) året. Regionstyrelsen, har vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna. Regiongemensamma kontrollmoment bör övervägas. Regionens styrelse- och nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker. upptäcker avvikelser i den interna kontrollen ska omedelbart rapportera detta till styrelsen och detta system finns ingen anledning att förändra. Däremot kan det vara tveksamt att systematiskt följa upp nämndernas interna kontroll löpande under verksamhetsåret eftersom detta skulle innebära att uppsiktsplikten riskerar att ta över nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen. Rekommendationen om så pass frekventa uppföljningar ligger inte heller i linje med nuvarande reglemente och tillämpningsanvisningar där styrelsens skyldighet är att utvärdera det samlade systemet för intern kontroll och föranstalta förbättringar. Styrelsen ska också besluta om förbättring av gemensamma rutiner. Regiongemensamma kontrollområden har införts i riskanalysen och styrelsen har via arbetsutskottet pekat ut att i riskanalysen inför 2017 års riskanalys ska det inom kontrollområdet hot och våld utarbetas regiongemensamma kontrollmoment. För regionstyrelsens del så har en väl fungerande rutin utarbetats vilket innebär att arbetsutskottet i samband med utarbetandet av förslag till den årliga internkontrollplanen även ger direktiv till regionkontoret över vilka kontrollområden och eventuella kontrollmoment man anser ska ingå i den kommande riskanalysen. Regionkontoret genomför sedan en riskanalys som i sin helhet redovisas till arbetsutskottet som pekar ut vilka kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollen. Detta arbete har de senaste åren skett vid två sammanträden och Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

15 7(7) prioriteringen har helt skett utifrån de förtroendevaldas prioriteringar. Regionkontoret har utifrån dessa prioriteringar sedan utarbetat förslag till en intern kontrollplan som antagits av regionstyrelsen. De förtroendevalda har därför vid flera tillfällen mycket goda möjligheter att påverka både kontrollområden och kontrollmoment i riskanalysen såväl som i den färdiga interna kontrollplanen. Den modell som tillämpas för regionstyrelsen är därför rekommenderad att användas även i nämndernas arbete med intern kontroll. Regionstyrelsen Mats Eriksson Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

16

17

18 Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Kerstin Sikander Cert kommunal revisor Region Halland Mars 2016

19 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Innehåll 1. Sammanfattning och bedömning Bedömningar mot kontrollmål Revisionell bedömning Rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? Övergripande styrdokument Nämndernas styrdokument Organisation Stödsystem Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna för 2015 genomförda och rapporterade till nämnderna? Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

20 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll 1. Sammanfattning och bedömning PwC har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Revisionsfrågan för denna granskning är: Är regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll ändamålsenligt Bedömningar mot kontrollmål Följande bedömning av kontrollmålen ligger till grund för svaret på revisionsfrågan: Kontrollmål Utöver regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnderna? Kommentar Delvis uppfyllt Regionstyrelsen har säkerställt att samtliga nämnder har antagit en internkontroll plan för 2015 samt att nämnderna avrapporterar resultatet i samband med årsredovisningen. Däremot har Regionstyrelsen, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015 Delvis uppfyllt Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade riskanalyser för år För övriga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av kontrollområden. Endast risknivån för granskningsområdena framgår av internkontrollplanen. Enligt uppgift har kontrollmålen tagits fram genom resonemang och dialog. Delvis uppfyllt Samtliga nämnder har genomfört internkontrollplanerna och behandlat uppföljning av internkontrollplan Resultatet av genomförda kontrollaktiviteter har rapporterats till Regionstyrelsen. Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen. 2

21 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Delvis uppfyllt Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och förbättringsområden som identifierats Revisionell bedömning Vår samlade bedömning är att regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll inte är helt ändamålsenligt. Utifrån granskningens iakttagelser är det vår bedömning att arbetet med hur den interna kontrollen ska organiseras, planeras och genomföras behöver fortsatt utveckling. Vi kan konstatera att regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll i viss mån har utvecklats efter granskningen som PwC genomförde år Numera tar samtliga driftnämnder fram en årlig internkontrollplan och resultatet rapporteras tre gånger per år. Internkontrollplaner som vi har tagit del av är utformade på lite olika sätt. I våra intervjuer har det framkommit att nämnderna kommit olika långt med att arbeta med intern kontroll på ett systematiskt sätt. Granskningen har exempelvis visat att det inte finns någon gemensam samlad bild av hur processen fram till fastställande av internkontrollplan ska bedrivas och dokumenteras. Ett område med stor förbättringspotential är, enligt vår bedömning, arbetet med att identifiera och värdera verksamheternas risker. Det är i risk- och väsentlighetsanalyser det kommer fram vilka förutsättningar det finns för en god intern kontroll och hur kontrollsystemet är uppbyggt för att hantera olika risker. Den slutliga internkontrollplanen ska omfatta kontroller av kvarstående risker. I dag är flera kontrollmoment som ingår i internkontrollplanerna löpande avstämningsrutiner. Det förkommer också kontrollmoment inom områden med bedömd låg risk Rekommendationer Vi bedömer några områden som särskilt viktiga för regionstyrelsens och driftnämndernas fortsatta arbete med intern kontroll. Genomför bildandet av en referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete med den interna kontrollen i ett koncernperspektiv. I nämndernas planer för intern kontroll anges hur kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte omfattningen och mer precist vad som ska kontrolleras. Vi föreslår att nämnderna utvecklar internkontrollplanerna genom att konkretisera metod för och omfattning av kontrollerna. Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som tillämpningsanvisningarna för intern kontroll. Någon översyn har inte skett sedan Regionstyrelsen bör ta ställning till vilken information och återrapportering de anser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt. 3

22 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till samordnare och andra nyckelpersoner i internkontrollarbetet. Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll samordnas. Goda exempel på planering, genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna nyttjas mer effektivt. Uppföljning och återrapportering av den interna kontrollens tillämpning behöver förbättras. Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas interna kontroll löpande under året. Regionstyrelsen har, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande ansvarig för den interna kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna. Regiongemensamma kontrollmoment bör övervägas. Regionens styrelse- och nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker. 4

23 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Det innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. Det innebär också att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig samt att de regler och riktlinjer som finns för verksamheten följs. Regionstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar och ska utarbeta styrande och stödjande dokument i form riktlinjer för intern kontroll. Revisorerna ska varje år uttala sig om ansvarsfrågan i revisionsberättelsen. En viktig del i ansvarsutövandet är att bedöma regionstyrelsens och nämndernas sätt att utöva kontroll Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskning är att översiktligt bedöma hur dessa politiska organ arbetar med kontroll och uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet. Revisionsfrågan som ska besvaras är: Är regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll ändamålsenligt? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för granskningen hämtas ur: Reglementet för intern kontroll Tillämpningsanvisningar Kommunallagen 2.4. Kontrollmål Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnderna? Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? 2.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta regionstyrelsens övergripande arbete med intern kontroll samt driftnämnders arbete med intern kontroll inom respektive verksamhetsområde Metod Genomgång av styrande dokument samt planer och uppföljning för intern kontroll. Arbetsutskotten för Regionstyrelsen och driftnämnderna har svarat på, i förväg utskickade frågor, i samband med revisorernas träffar. Intervjuer har genomförts med förvaltningarnas tjänstemän som rapporterar till nämnderna om intern kontroll. 5

24 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll 3. Iakttagelser 3.1. Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner. Kontrollen ska förebygga, upptäcka och åtgärda Övergripande styrdokument I samband med ny mandatperiod uppdaterades reglemente för Regionstyrelsen samt reglementen för driftnämnderna (Regionfullmäktige den 5 nov 2014, 108). I reglementena framgår att driftnämnderna ska svara för att verksamheten utförs på ett rationellt och ekonomiskt sätt, att räkenskaperna är rättvisande och att den interna kontrollen är tillräcklig. Regionstyrelsen ska följa upp att nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Regionens reglemente för intern kontroll med tillhörande tillämpningsanvisningar uppdaterades senast år 2006 (Landstingsfullmäktige 13 nov 2006). Nämnderna ska enligt reglementet för intern kontroll se till att en organisation upprättas och att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Varje nämnd ska som grund för sin styrning av det interna kontrollsystemet genomföra riskanalyser för sin verksamhet. I reglementets tillämpningsanvisningar tydliggörs att en risk- och sårbarhetsanalys ska ligga till grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av internkontrollarbetet. Vidare ska nämnderna anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska löpande rapporteras till nämnden. Nämnden ska senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen till styrelsen. I Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2015 anges att internkontrollplanen ska följas upp i samband med uppföljningsrapport 1 och 2 samt årsredovisning. Årets resultat från uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras till Regionstyrelsen. Inrapporteringen ska ske via stödsystemet Stratsys. Rapporten ska innehålla information om vilka kontrollområden som styrelsen/nämnden har valt för 2015, sammanfattat resultat av denna uppföljning och eventuellt vidtagna åtgärder. I de fall det finns förslag på åtgärder för förbättringar av regiongemensamma rutiner så ska dessa redovisas. Återrapportering ska ske senast den 27 januari I reglementet för intern kontroll framgår att regionstyrelsen har ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom regionen. Som ett led i detta arbete har Regionkontoret kontrollerat att samtliga nämnder har antagit interna kontrollplaner för Ärendet har behandlats av Regionstyrelsen Regionstyrelsens egen återrapportering samt nämndernas resultat från uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen. Regionstyrelsen har därmed inte heller gjort någon samlad bedömning av nämndernas interna kontroll för år

25 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Nämndernas styrdokument Driftnämnd Hallands sjukhus samt Driftnämnd ADH har fastställt nämndspecifika regler och anvisningar för den interna kontrollen. (DN Hallands sjukhus , DN ADH ). Nämndernas styrdokument för uppföljning av olika ledningssystem är också en del an det samlade kontrollsystemet. Det är oklart hur nämndernas planer för internkontroll ska förhålla sig till annan form av styrning och uppföljning som nämnderna bedriver Organisation Regionens organisation för arbetet med intern kontroll har under 2015 blivit mer tydligt än tidigare. Varje förvaltning har en utsedd person med ansvar för att samordna planering, genomförande och rapportering. I dagsläget finns inte något uttalat nätverk för erfarenhetsutbyte Stödsystem Regionen har infört stödsystemet Stratsys som ett verktyg i arbetet med intern kontroll. Med Stratsys kan arbetet ske i samma system för alla nämnder. Det är enkelt att följa alla steg i processen på övergripande nivå. I systemet finns i viss mån beskrivningar av arbetsmoment och mallar för dokumentation. Samtliga nämnder utom Närsjukvården, Psykiatrin och Regionservice har kommit igång i Stratsys Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? En riskbedömning syftar till att identifiera var verksamhetens risker finns. Analysen bör ta hänsyn till både externa och interna risker. Ny lagstiftning eller organisations- och personalförändringar kan exempelvis medföra att verksamhetens risker förändras från ett år till ett annat. Riskanalysen är framåtblickande och är en del av det förebyggande arbetet. I reglementets tillämpningsanvisningar förtydligas att en risk och sårbarhetsanalys ska ligga till grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av internkontrollarbetet. Nämnderna har kommit olika långt i detta arbete. Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har en dokumenterad riskanalys för år I prioriteringen har kontrollmomentet, att säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan, bedömts ha risknivå 1. Kontrollmomentet ingår inte i internkontrollplanen 2015 med motiveringen låg risk. Övriga nämnder har inga dokumenterade riskanalyser för år 2015 som visar vad som ligger till grund för urvalet av kontroller. Endast risknivån för granskningsområdena framgår av internkontrollplanen. I arbetet med framtagande av internkontrollplan har det skett ett resonemang inom förvaltningarna om vilka kontrollområden och kontrollmoment som ska väljas ut. Revisorerna har i tidigare granskningar konstaterat att nämnderna inte varit involverade i processen att identifiera och värdera risker. Inför 2015 har enstaka nämnder (arbetsutskott) varit delaktiga på något sätt men i de flesta fall är riskbe- 7

26 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll dömningen en tjänstemannaprodukt. Inför framtagandet av kontrollområden 2016 har nämndernas medverkan blivit mer aktiv. Vi har tagit del av dokumenterade riskanalyser för 2016 som dokumenterats i Stratsys. Där ingår inte Närsjukvården, Psykiatrin samt Regionservice Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna för 2015 genomförda och rapporterade till nämnderna? Ett sätt att motverka och minimera de risker som identifierats i riskbedömningen är att utforma kontrollaktiviteterna. Kontrollaktiviteterna sammanställs i en internkontrollplan. Genomförandet av kontrollaktiviteterna innebär en granskning av den verksamhet som har bedrivits eller bedrivs. Nämnd Datum för rapportering i nämnd Regionstyrelsen Enligt uppgift på ett kommande sammanträde. Driftnämnd Hallandssjukhus Driftnämnd ADH Driftnämnd Närsjukvård Driftnämnd Psykiatri Driftnämnd Regionservice Driftnämnd Kultur och skola Nämndernas redogörelse i UR 1, UR 2 och årsredovisning har följt med riktlinjerna för Region Hallands uppföljning Återrapportering till Regionstyrelsen senast 27 januari 2016 har inte uppfyllts av samtliga nämnder. Regionstyrelsen har inte uttalat någon sammantagen slutsats och bedömning av hur regionens system för intern kontroll fungerar på en övergripande nivå. Enligt uppgift kommer Regionstyrelsen att behandla driftnämndernas rapporter om uppföljning av intern kontrollplan 2015 på ett kommande sammanträde. I samband med årsbokslutet rapporterar förvaltningarna resultatet av genomförda kontrollaktiviteter till respektive nämnd. Driftnämnderna Hallands Sjukhus samt ADH gör en samlad bedömning av den interna kontrollen i sin rapportering till regionstyrelsen. För övriga driftnämnder saknas en samlad bedömning i rapporteringen Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Regionstyrelsen Internkontrollplanen omfattar 6 kontrollområden med totalt 11 kontrollmoment. Som tidigare nämnts har uppföljning av Regionstyrelsens internkontrollplan inte behandlats av styrelsen. 8

27 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Redovisningsenheten har upprättat en internkontrollplan som omfattar fyra rutiner/system för den regiongemensamma ek0nomiska redovisningen. I rapporteringen är kontrollmoment, urval, resultat och förslag på åtgärder presenterade. Åtgärder med anledning av resultatet är: GAS har arbetet fram en rutin som ska säkerställa korrekt kontering av moms på konto 7070 Representation samt att det ska finnas nödvändig information om syfte och deltagare. Översyn av att attestordning och registrerade attestanter i Agresso samstämmer. Gjort förtydliganden i process och rutinbeskrivning vid kontering av utbildning. Infört återkommande kontroller av stora periodiseringsposter. Redovisningsenhetens internkontrollplan har inte varit ett ärende som behandlats av styrelsen. DN Hallands sjukhus Internkontrollplanen omfattar 8 kontrollområden vara 7 kontrollområden återrapporteras. Kontrollmomentet Säkerställa att organisation finns för kontroll av medicinteknisk säkerhet har inte återrapporterats. I återrapporteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller. Angivna kontrollmoment är i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verksamheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt. Genomförda kontroller ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräckligt väl eller inte. Några förbättringsområden har identifierats: Behov av att utveckla utdatarapporter för att säkra uppföljningen av kvalitet, som del i den månatliga uppföljningen av verksamheten. Samarbetet mellan Medicinsk Teknik Halland, Logistikservice och Regionupphandling behöver utvecklas och stärkas för att säkra följsamhet till gällande upphandlingsavtal och uppdateringen av Mediq web shop. Av nämndbeslutet framgår att de förbättringsområden som har identifierats i uppföljningen behöver fortsatta att utvecklas och förbättras. Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment. DN ADH Internkontrollplanen omfattar sju kontrollområden. Samtliga kontrollområden, kontrollmoment och kontrollmetoder är gemensamma med DN Hallands sjukhus. I återrapporteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller. I likhet med Hallands sjukhus är angivna kontrollmoment i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verksamheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt. 9

28 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Genomförda kontroller ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräckligt väl eller inte. Brister har framkommit angående dokumentation vid upphandling. Förvaltningen avvaktar regiongemensamma riktlinjer. Av nämndsbeslutet framgår att bristerna behöver bli åtgärdade. Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment. DN Närsjukvård Internkontrollplanen omfattar 19 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrapporteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning I återrapporteringen beskrivs kontrollsystem för respektive kontrollområde, genomförda aktiviteter, uppföljningar enligt certifieringskrav samt resultatet av genomförda kontroller i de fall kontroller genomförts. Flera kontrollmoment har karaktären av aktiviteter/rutiner som är delar i den löpande verksamheten. Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen: Rapporteringen till nämnden gällande delegerade beslut. Inga åtgärder redovisade. Följsamhet till upphandlings- och samavtal. Nya kontrollmoment kommer att ingå i internkontrollplanen för 2016 Rutiner för bisysslor. Återkoppling ha skett till närmaste chef. Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen. DN Psykiatri Internkontrollplanen omfattar 14 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrapporteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning I återrapporteringen beskrivs resultatet av genomförda kontroller eller kommentar till uppföljningen. En del kontroller som har utförts inom ramen för intern revision av ledningssystem ingår i rapporteringen. Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen: Inköp av hyrläkartjänster följer inte fastställda rutiner. Avvikelsen beror delvis på att upphandlade leverantörer inte kunnat leverera verksamhetens behov. Kontrollområdet kommer att kvarstå även Vid systemkontroll av årshjulet med aktiviteter för det systematiska arbetsmiljöarbetet har uppmärksammats aktiviteter som inte fullgjorts. Inga åtgärder redovisade. Loggkontroller fungerar inte tillfredsställande. Åtgärder har vidtagits med att utse loggkontrollanter samt genomförd utbildning i loggkontroll VAS. Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen. 10

29 Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll DN Regionservice Internkontrollplanen omfattar 11 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrapporteras. I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts samt resultatet av genomförda kontroller. Brister att åtgärda: 3 av 12 serviceområden visar negativa resultat Inga åtgärdsplaner är upprättade. Bristande avtalstrohet inom områdena frukt och grönt, kolonial samt kaffe. Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen. DN Kultur och skola Internkontrollplanen omfattar 3 kontrollområden avseende Kultur i Halland samt 3 kontrollområden avseende skolförvaltningens verksamhet. Samtliga kontrollområden återrapporteras. Därutöver redovisas ett kontrollområde i internkontrollplanen Kontrollerna har genomförts av medarbetare från regionservice och regionkontoret. I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts, resultatet av genomförda kontroller samt förslag till åtgärder med anledning av resultatet. Flera kontrollmoment har genomfört med intervjuer. Av resultatet inom skolverksamheten framgår att köptroheten har förbättrats sedan 2013 men är på fortfarande på låg nivå samt att det finns brister i rutinerna för inventarieförteckning. Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen. Förslag till åtgärder för att öka avtalstroheten och som redovisas i rapporteringen: Använda, så långt som möjligt, de befintliga avtal som idag är upphandlade av Region Halland. Förbättra inköpsrutinerna inom förvaltningen. Starta med att utbilda samtliga beställare inom förvaltningen i inköp, regionens policys och riktlinjer samt att hitta i avtalskatalogen. Gå igenom möjliga varor/tjänster att upphandla utifrån internrevisorns sammanställning. Förslag till åtgärder att förbättra rutiner för inventarieförteckning: Blankett tas fram som ska fyllas i av inventarieansvarig i respektive verksamhet när inventarier införskaffas som inte når upp till villkoren för investering. Blanketten lämnas tillbaka till administrationen för registrering i sidoordnat register i Agresso. Stöldmärkning är att rekommendera för stöldbegärlig egendom, såsom t.ex. musikinstrument. Kriterier för vad som ska stöldmärkas och upptas i inventarieförteckning beslutas inom förvaltningen. Förslaget är att ovan rutiner gäller för nya inventarier från den 1 januari Befintliga inventarier behöver inventeras och bör innan 2016 års utgång ha kompletterats i det sidoordnade registret. 11