BEGRAVNINGSBYRÅBESTÄLLNINGAR WEBAVENY BOKNING

Transkript

1 BEGRAVNINGSBYRÅBESTÄLLNINGAR WEBAVENY BOKNING

2 Krokslätts torg 4 Mäster Samuelsgatan 60, 8 tr MÖLNDAL STOCKHOLM

3 Innehåll 1. Vad är WebAveny Bokningsbeställning? Kalendern Resurser Spara ett standardurval Navigera i kalendern Färgkodning i kalendern Beställ begravning Formuläret Fälten för uppgifter om avliden Fälten för uppgifter om den anhörige Fälten för uppgifter om begravningsbyrån Noteringsrutan Aktivitet Bifoga dokument Avbeställ begravning Beställ gravsättning Formuläret Fälten för uppgifter om avliden Fälten för uppgifter om anhörig/kontaktperson Fälten för uppgifter om gravsättning Begravningsbyrå/Beställare Bifoga dokument Avbeställ gravsättning Efter bokningsbeställningen Vid tvist

4 1. Vad är WebAveny Bokningsbeställning? Stockholms kyrkogårdsförvaltning arbetar med bokningssystemet Aveny Bokning. I Aveny Bokning planeras och schemaläggs bland annat begravningstider och gravsättningstider. För att enkelt kunna skaffa sig överblick gällande hur situationen ser ut för lediga begravningstider och/eller gravsättningstider inom Stockholms kyrkogårdsförvaltning erbjuds ett webbaserat verktyg kopplat till Aveny Bokning kallat WebAveny Bokningsbeställning. Verktyget möjliggör att, via valfri webbläsare, se och boka tillgängliga begravningstider/gravsättningstider förvaltningen valt att publicera. WebAveny Bokningsbeställning tillåter således en digital och effektiv direktkontakt med kyrkogårdsförvaltningen samt en inblick i hur tillgängligheten ser ut när ett begravnings- eller gravsättningstillfälle skall bokas. För att kunna använda WebAveny Bokningsbeställning måste er begravningsbyrå finnas som användare och varje kontaktperson vara upplagd (med mailadress) i bokningssystemet Aveny Bokning. Kontakta kyrkogårdsförvaltningen om ni får en ny anställd som skall kunna göra beställningar eller om någon slutar. Följande vy är vad som presenteras direkt efter inloggning. Till vänster syns menyn. Menyn kan variera beroende på licens och behörighet. 4

5 2. Kalendern För att kunna göra en beställning samt titta på tidigare gjorda beställningar, klicka på Bokningsbeställning (Bokn. beställning) till vänster i fönstret. Användaren kommer då till kalendern från vilken alla beställningar görs 2.1 Resurser Varje kyrka, kapell eller kyrkogård (resurs) har sin egen kalender i vilken det kan finnas en eller flera begravnings- eller gravsättningstider under en dag. För att titta på en eller flera resursers kalender behöver du klicka på knappen Du erbjuds nu att välja vilken eller vilka resursers kalender du vill titta på. Bocka för dessa och klicka på 5

6 2.2 Spara ett standardurval Om det finns ett visst antal resurser du alltid kommer vilja titta på när du öppnar kalendern finns det möjlighet att göra ett standardurval. Klicka på och välj i rullistan högst upp Nytt urval. Klicka därefter för de resurser du vill alltid skall synas när du öppnar kalendern och spara genom att klicka på diskett-ikonen. Döp urvalet till något lämpligt och talande, exempelvis Alla kyrkogårdar. Urvalet kan du spara privat eller allmänt. Sparar du det privat kommer endast du själv åt det, väljer du istället att spara ett allmänt urval innebär det även att kollegor kan använda detta. Klicka på Spara. När du har sparat ditt urval återfinns det i rullistan högst upp i fönstret. Välj det nyskapade urvalet i rullistan och klicka för kryssrutan Ange som standard. Det innebär att varje gång du öppnar kalendern i WebAveny visas de resurser du sparade i urvalet. 2.3 Navigera i kalendern Finns det lediga tider att boka är datumen i den lilla kalendervyn till höger i fönstret gulmarkerade. Även boxarna i den större kalendervyn är gula om de är bokningsbara. Är det någon dag som är markerad med fet stil är det för att begravningsbyrån har en klar och godkänd bokning eller att begravningsbyrån har en pågående beställning. Navigera i kalendern genom att klicka på önskat datum i den lilla kalendevyn för att se samtliga beställningar eller lediga tider den valda dagen. För att byta månad klicka på de gröna pilarna till höger respektive vänster. Alternativt kan önskat datum manuellt skrivas i rutan Gå till: under den lilla kalendern och sedan klicka på OK. För att återkomma till dagens datum i kalendern går det att trycka på Gå till idag. 6

7 I fältet nedanför månadskalendern ser du vilka resurser du tittar på just nu. Om resursens namn (ex. Allhelgonakyrkan) är svart betyder det att du kan göra bokningsbeställningar för den här resursen i WebAveny. För att ändra resurs/-er klicka på och se till att önskad resurs/-er är ibockade. Klicka på OK. För att resurserna (kapell och kyrkor) skall visas i en kolumn var för sig skall kryssrutan vara ikryssad. Det är möjligt att anpassa kalendervyn ytterligare om så önskas genom att använda knapparna. Knappen innebär en dagsvy, vilket är exemplet till höger. Knappen innebär en veckovy. 7

8 I dagsvyn,, är det möjligt att se information över vad förvaltningen erbjuder vad gäller begravningstider (ex. präster, musiker och vaktmästare). För att erhålla komplett information för begravningstiden, håll musen över rubriken och en hint presenteras med samtlig information. Samma möjlighet erbjuds även i veckovyn. 8

9 2.4 Färgkodning i kalendern För att det skall vara lätt att urskilja status på begravnings- och gravsättningstiderna i kalendern färgkodas boxarna. Nedan beskrivs innebörden av färgkodningen. Begravningstid är ledig. Mer eller mindre information kan vara synlig beroende på om alla resurser (ex. präst, musiker osv.) är tillsatta eller inte. (Gul bakgrund) Av begravningsbyrån beställd bokning. Väntar på att bekräftas och mottas av samfälligheten. (Blå bakgrund) Gjord beställning är mottagen av förvaltningen. Efter att beställningen är mottagen kan byrån inte längre ändra uppgifterna i formuläret. (Vit bakgrund) Begravningstid som inte längre är möjlig att beställa p.g.a. att det är för kort tid kvar till genomförande. (Grå bakgrund) Tidigare av förvaltningen publicerad tid som är beställd eller bokad av annan byrå. Det går att se om en kremering eller jordbegravning är bokad men inte för vilken avliden bokningen avser. (Vit bakgrund utan möjlighet att klicka på bokningen) När byrån (ni eller någon annan) fått en beställning bekräftad kan en av två symboler, utöver färgen vit, dyka upp i boxen. - symbolen innebär att en kremering är beställd. 9

10 - symbolen innebär att en jordbegravning är beställd. 3. Beställ begravning För att göra en begravningsbeställning, leta fram önskad ledig tid i kalendern (gulmarkerad) och klicka på den blå länken i boxen. Begravningsbyrån låser då den aktuella begravningstiden under 30 minuter. Det innebär att under den här tiden kan ingen annan byrå beställa samma begravning och förvaltningen kan själva heller inte boka, ändra eller ta bort tiden manuellt via Aveny Bokning. 3.1 Formuläret Följande formulär dyker upp och skall fyllas i av begravningsbyrån. Fälten för uppgifter om avliden Personnummer: måste anges fullständigt. Personnumret formateras automatiskt och kan således skrivas in med eller utan ÅÅ och med eller utan bindestreck. Dödsdatum: datumet hämtas automatiskt via Navet. Förnamn: hämtas via Navet Efternamn: hämtas via Navet 10

11 Adress, Postnummer, Ort: hämtas via Navet Församling: hämtas automatiskt. Tillhörig Svenska kyrkan: kryssas i när den avlidne är medlem i Svenska kyrkan. Fälten för uppgifter om den anhörige Genom att fylla i ett personnummer hämtas resterande information automatiskt via Navet. Uppgifter om telefonnummer och e-post behöver dock fyllas i manuellt. Fälten för uppgifter om gravsättningsinformation Gravplats: här anges information om gravplats, om informationen vid tillfället för beställning. Begravningstyp: här anges ordningen för begravningen, d.v.s. om det är i Svenska kyrkans, borgerlig, annan kristen eller annan religiös ordning. Gravsättningstyp: måste anges. Följande val som kan vara möjliga är kistgravsättning eller urngravsättning. Akt med urna: rutan kryssas i om begravningsakten skall ske med urna. Medgivande AL/ML: Ett datumfält att fylla i när medgivande mottagits för gravsättning i Askgravlund eller Minneslund. Fälten med uppgifter om kremeringsinformation Krematorium: Om information om på vilket krematorium eventuell kremering skall ske kan detta väljas här. Annat krematorium: Sker kremering på ett annat krematorium än de förvaltningen ansvarar för går det att med fritext fylla i namnet på ett annat krematorium. Urnmaterial: om informationen kring detta finns, går det att välja urnmaterial här. Kremering före ceremonin: kryssa för rutan om kremering före ceremonin är aktuell. Anhörig deltar vid kremering: kryssa för rutan om anhöriga kommer närvara vid kremeringen. Fälten för uppgifter om begravningsbyrån Begravningsbyråns namn och kontaktpersonens uppgifter är ifyllt per automatik. Om begravningsbyrån skall närvara vid begravningen kan detta valet markeras i beställningen. Fältet för aktnummer används av begravningsbyrån för internt bruk. Noteringsrutan Noteringsrutan är tänkt att användas av begravningsbyrån för att skriva in eventuella önskemål om ändringar i den erbjudna bokningen. I anslutning till noteringsrutan går det också att markera om minnesstund och/eller bårtäcke önskas. Om uppgifter om att en tvist av något slag föreligger rörande den avlidne kan begravningsbyrån redan i sin beställning markera detta, meddela också gärna i noteringsrutan vad tvisten gäller. 11

12 Det är endast möjligt att göra en begravningsbokning per avliden (personnummer). Aktivitet Till höger i fönstret syns all tillgänglig information om begravningstiden som är på väg att beställas. Mängden information kan variera, exempelvis beroende på att alla resurser ännu inte är tillsatta. När du har fyllt i all information behöver du klicka på beställ för att beställningen skall gå igenom. Beställningen är preliminär till dess att förvaltningen godkänt och mottagit den. Alla preliminära beställningar har en blå bakgrund. Beställningen får en vit bakgrund när den är mottagen av förvaltningen. 3.2 Bifoga dokument Skall ett dokument bifogas till begravningsbeställningen går detta att göra via knappen Ladda upp en eller flera filer och döp dem innan du klickar på OK. Filerna hamnar längst till höger i bokningen. 12

13 3.3 Avbeställ begravning Det går att avbeställa en begravning om den ännu inte blivit mottagen av förvaltningen. Leta fram den begravningsbeställning du önskar avbeställa och öppna den. Längst ner till höger i beställningen finns knappen Avbeställ. Om beställningen redan är mottagen av förvaltningen behöver en direkt kontakt med dem ske för möjligheten att ta bort eller ångra en gjord beställning. 4. Beställ gravsättning För att ta reda på om den avlidne eller den anhörige har en eller flera gravrätter kan ett personnummer fyllas i högst upp i kalendern. Om en eller fler gravrätter hittas laddas kalendern med den eller de kyrkogårdar gravrätterna finns på och visar också ett litet meddelande intill personnumret vart gravrätter hittades. Möjlighet finns nu att leta efter lediga gravsättningstider på rätt kyrkogård. För att göra en gravsättningsbeställning, leta fram önskad ledig tid i kalendern (gulmarkerad) och klicka på den blå länken i boxen. Begravningsbyrån låser då den aktuella gravsättningstiden under 30 minuter. Det innebär att under den här tiden kan ingen annan byrå beställa samma gravsättning och förvaltningen kan själva heller inte boka, ändra eller ta bort tiden manuellt via Aveny Bokning. 13

14 4.1 Formuläret Ett formulär visas, som skall fyllas i av begravningsbyrån. Fälten för uppgifter om avliden Personnummer: måste anges fullständigt. Personnumret formateras automatiskt och kan således skrivas in med eller utan ÅÅ och med eller utan bindestreck. Fylls ett personnummer i som systemet kan finna gravrätter för visas de gravplatser som går att välja mellan (om det finns fler än en). Om det endast finns en gravrätt på den valda kyrkogården fylls fälten för gravsättningsinformation i direkt. Hittas ingen gravrätt behöver information om gravplats fyllas i manuellt längre ner i formuläret. Dödsdatum: datumet hämtas, om det registrerats, automatiskt via Navet. Hittas inget dödsdatum men tillgång till det finns på annat sätt går det själv att fylla i ett. Det går dock inte att ändra på ett datum som lästs in automatiskt. Förnamn, mellannamn, efternamn, adress, postnummer och ort: samtliga uppgifter hämtas automatiskt via Navet om ett korrekt personnummer skrivits in. Församling och LKF-kod: hämtas automatiskt baserat på adressen. 14

15 Fälten för uppgifter om anhörig/kontaktperson Personnummer: Personnumret formateras automatiskt och kan således skrivas in med eller utan ÅÅ och med eller utan bindestreck. Relation: relationen anges manuellt. Förnamn, mellannamn, efternamn, adress, postnummer och ort: hämtas automatiskt via Navet om ett korrekt personnummer fyllts i. Telefon: fyll i telefonnummer till anhörig eller kontaktperson. Mobil: fyll i mobiltelefonnummer till anhörig eller kontaktperson. E-post: fyll i e-postadress till anhörig eller kontaktperson. Fälten för uppgifter om gravsättning Kyrkogård: är alltid definierad eftersom man valt en ledig gravsättningstid på denna kyrkogård. Om gravsättning på en annan kyrkogård önskas behöver pågående beställning avbrytas för att istället välja en ledig gravsättningstid på en annan kyrkogård i kalendern. Kvarter: kvarter kan fyllas i automatiskt om den avlidne eller anhörige har en gravrätt på kyrkogården. Gravplats: gravplats kan fyllas i automatiskt om den avlidne eller anhörige har en gravrätt på kyrkogården. Om inga gravrätter hittas går det att själv fylla i gravplats i fältet. Skriv kvarter (ex. 01) [mellanslag] gravnummer (ex. 0001). När man tabbar ur fältet hamnar kvarterbeteckningen i textfältet Kvarter. Finns fler gravrätter för ett personnummer går det att klicka på trepunktersknappen för att få en sammanställning över gravplatserna. ML: står för Minneslund. Klicka på knappen om den avlidne skall gravsättas i minneslunden på vald kyrkogård. NY: står för ny gravplats. Klicka på knappen om den avlidne skall gravsättas på en ny gravplats på vald kyrkogård. Gravsättningstyp: måste fyllas i. Välj mellan kistgravsättning eller urngravsättning. Intyg gravsättning: fyll i det datum intyg för gravsättning har inkommit. Intyg minneslund: fyll i det datum intyg för gravsättning i minneslund inkommit. Detta fält kan endast fyllas i om man klickat på knappen ML (minneslund). Anhörig närvarar, möter vid: om anhöriga kommer närvara vid gravsättningen kan detta markeras i bokningen. Det går också att notera vart de anhöriga vill mötas upp inför gravsättningen. 15

16 Begravningsbyrå/Beställare Uppgifterna om vilken begravningsbyrå och uppgifter till kontaktpersonen på begravningsbyrån som gjort beställningen laddas in automatiskt. Begravningsbyrån närvarar: om begravningsbyrån skall närvara vid gravsättning kan detta markeras i beställningen. Aktnummer: används internt av begravningsbyrån. Notering: används för att meddela förvaltningen särskilda önskemål eller information. Använd också detta fält för att göra notering i samband med att en tvist föreligger. 4.2 Bifoga dokument Intyg kopplade till gravsättningsbeställningen kan bifogas som dokument via knappen Ladda upp en eller flera filer och döp dem innan du klickar på OK. Filerna hamnar längst till höger i bokningen. 4.3 Avbeställ gravsättning En gravsättning går att avbeställa om den ännu inte blivit mottagen av förvaltningen, beställningen skall vara blå för att den skall kunna redigeras eller avbeställas. Leta upp beställningen i kalendern och öppna den. Klicka på knappen Avbeställ längst ner till höger i beställningen. 5. Efter bokningsbeställningen Efter en begravningsbeställning behöver byrån invänta bekräftelse från den församling som publicerat begravningstiden. Delvis syns det om begravningsbeställningen är mottagen genom att en box ändrar färg från blå till vit, men också genom att en bokningsbekräftelse kan mailas ut till berörd kontaktperson på byrån. 16

17 6. Vid tvist Om det vid en beställning av gravsättning föreligger en tvist på det personnummer som skall gravsättas kommer en varning visas. Varningen finns för att påminna om att beställningen behöver hanteras av förvaltningen direkt. 7. Inställningar Under Inställningar som finns högst upp till höger i fönstret finns vissa möjligheter till individuell anpassning. Det går bland annat att göra anpassningar av skärmstorlek, från och med när kalendervyn ska visa klockslag och byta lösenord. Om du klickar på under Inställningar visas följande vy. Skriv in nuvarande lösenord samt repetera ditt nyvalda lösenord och klicka på verkställa ändringen. igen för att 17