Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Ingela Tuvegran Inledning en för ReKo Sjuhärad ska ses som ett komplement till övriga styrdokument för att säkerställa en enhetlig hantering av administrativa handlingar oberoende av vilken som leder arbetet i vårdsamverkansgruppen. en består av tre delar; en alfabetisk översiktsplan över respektive handlingsslag/-typ, handläggningsinformation för respektive handlingsslag/-typ samt en arkivförteckning. Den första delen ger en översiktlig bild över hanteringen av dokument utifrån typ av handling, den andra visar handläggningen av ett ärende utifrån den aktuella handlingstypen och slutligen en arkivförteckning som anger hos vilken och i vilket diarie hos denne ReKo Sjuhärads handlingar registreras och arkiveras under respektive verksamhetsår. Det som i planen avses ansvarig innebär inte detsamma som att den angivna funktionen även utför den faktiska handläggningen. Fördelningen av arbetsuppgifter mellan de olika funktionerna i chef- respektive beredningsgruppen beslutas internt inom den aktuella ledningsgruppen. I de fall planen anger att handlingar ska skickas avses i huvudsak elektronisk kommunikation bifogade filer om inget annat anges. Förklaring till dokumenthanteringsplanens rubriker: Handläggningsansvar Innehållsansvar revideringsansvar revideringsintervall Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/brännas) Publiceras på webb Anger vilken typ av dokument som avses. Avser funktion ansvar för själva handläggningen. Detta behöver inte innebära att denna funktion även utför den faktiska handläggningen. Funktion ansvar för innehållet i handlingen. Behöver inte vara samma person som upprättat handlingen. Funktion som ansvarar för att handlingen hålls aktuell. Rekommenderad lägsta intervall för översyn. Aktualisering bör dock ske så snart behov framkommer. Diarieföring rekommenderas för flertalet dokument för att säkerställa framtida spårbarhet. I de fall handlingen inte diarieförs, men ändå ska arkiveras, får intern rutin tas fram hos den som innehar ordförandeskapet. Arkivets faktiska placering anges i separat arkivförteckning. Beskriver hur länge handlingen ska innan eventuell gallring. Bevaras innebär att gallring ej är aktuell. Beskriver hur länge ett tidsbegränsat material bör innan gallring sker. Avser sättet på vilken en utgallrad handling kasseras. Makulering innebär att pappersförstörare bör användas. Nej avser de fall då handlingen räknas som internt material eller inte bedöms vara av allmänt intresse. Beskriver på ett övergripande sätt handläggningen av ett ärende utifrån den aktuella dokumenttypen. ()

2 Ingela Tuvegran Anteckningar - Beredningsgruppen Handläggningsansvar Sekreterare Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras () Förvaring (Ange arkiv) - - Nej Hos sekreterare Arkivförteckning Sekreterare Sekreterare Sekreterare Vid byte av ordförandeskap Attesträtt Avtal/Överenskommelser -mellan samv-parterna Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen Bokslut Budget Budgetprognos Ekonomiska förutsättningar - vid uppdrag Ordf chefgruppen + + prest fullgjord sekreterare Sekreterare - - Vid byte av ordförandeskap Ordf chefgruppen Projektledare eller ärendeansvarig i dialog ordf beredningsgruppen Bevakningsansvarig/ kontaktperson Årlig översyn, se handläggningsinformation Ja Ja Ja Diarie hos Diarie hos Diarie hos - - Ja Diarie hos Sekreterare gång/år Ja Diarie hos gång/år Ja Diarie hos 3 gånger/år Nej Vid behov/ minst gång/år Ja Diarie hos - - Ja Diarie hos Bevaras (hur länge?) Pågående beredning Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall - Makuleras Nej Information Pågående beredning Vid inaktualitet Makuleras Nej Information

3 Ingela Tuvegran E-post - inkommande E-post - utgående Förordnande - Tidsbegränsat vid uppdrag splan Informationsmaterial (externt) Kallelser Nyhetsbrev Presentationsmaterial (internt) Handläggningsansvar Utsedda mottagare Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Bevaras (hur länge?) Innehåll avgör - - Innehåll avgör Innehåll avgör Innehåll avgör Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb Nej revideringsintervall Information Se rubrik Skrivelser - Utgående Information (sekreterare tar fram utkast) (sekreterare tar fram utkast) Ärendeansvarig/ projektledare i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson - - Ja Diarie hos Ärendeansvarig/ projektledare Vid behov Nej Hos Ärendeansvarig Ärendeansvarig Vid behov Nej Hos - - Nej Hos - - Nej Hos Ärendeansvarig - - Nej Ärendeansvarig Slutversion för resp delmål Arkivexemplar Arkivexemplar Arkivexemplar Pågående beredning Bevaras - Nej Information Bevaras - Ja Information Bevaras - Nej Information Bevaras - Ja Information Vid inaktualitet - Nej Information Projektrapport Se rubrik Beslutsunderlag inför beslut i chefgruppen Information Protokoll - Chefgruppen Sekreterare Ordf chefgruppen - - Nej Arkiv hos 3 ()

4 Ingela Tuvegran Rapporter/Överenskommelser - HSK - HSN - VGR - Kommunförbund - Socialdepartementet - Socialstyrelsen etc. Rapporter/motsv - externt material Rapporter/motsv - internt material Skrivelser - Inkommande Skrivelser - Utgående Uppdrag - Inkommande från extern uppdragsgivare Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo Sjuhärad Handläggningsansvar Ordf chefgrupp/ (den som undertecknar skrivelse) Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Nej. Original finns hos respektive Förvaring (Ange arkiv) Nej Hos Sekreterare Nej Hos Ja Diarie hos /ordf chefgruppen (den som undertecknar skrivelse) Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos gång/år Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall Nej Information Under pågående beredning Arkivexemplar Vid inaktualitet Nej - - Se handläggningsinfo! Information Information 4 ()

5 Ingela Tuvegran Uppdragsredovisning Verksamhetsberättelse (Integreras bokslut) Verksamhetsberättelse - förbättringsteam i drift/motsvarande Verksamhetsplan (Integreras budget) Verksamhetsplan - Grafisk bild Vårdprogram - lokala Vårdprogram - regionala Årssammanfattning - Förbättringsteam i drift/motsvarande Handläggningsansvar Innehållsansvar Revideringsansvar Se rubrik Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen (sekreterare tar fram utkast) Sammankallande i förbättringsteam (sekreterare tar fram utkast) via regionrepr Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Sammankallande i förbättringsteam - - Nej Hos driftansvar Ordf chefgruppen - gång/år Ja Diarie hos Ordf chefgruppen Förbättringsteam/ beredningsgruppen gång/år Nej Hos huvud man Vid behov, minst gång/år högst 3 års mellanrum Ja Diarie hos driftansvar Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall Arkivexemplar - - Ja Information Nej Ja, via länk, se information Se rubrik Verksamhetsberättelse Förbättringsteam i drift/motsvarande Information 5 ()

6 - Anteckningar - Beredningsgruppen Arkivförteckning Attesträtt Avtal/Överenskommelser - mellan samverkansparterna Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen Bokslut (Integreras Verksamhetsberättelse) Budget (Integreras Verksamhetsplan) Sekreteraren skriver mötesanteckningar enligt fastställd föredragningslista. Anteckningarna ska tydligt ange vad som beslutats enligt uppdrag från chefgruppen samt vem som ansvarar för vidare handläggning av ett ärende. Anteckningarna betecknas som ett internt arbetsmaterial under pågående beredning. Sekreteraren bevakar och följer upp att ärenden avrapporteras enligt överenskommelse. Se även Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad, under rubrik Organisation respektive Arbetssätt. I samband byte av ordförandeskap uppdateras arkivförteckningen av sekreteraren. Av förteckningen ska framgå i vilket arkiv originalhandlingar finns diarieförda och arkiverade samt telefonnummer till kontaktperson. Arkivförteckningen diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad under aktuell period. Aktuell arkivförteckning skickas i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Ordförande i chefgruppen samt ordförande i beredningsgruppen på delegation av chefgruppens ordförande. Enligt beslut hos den som innehar ordförandeskapet kan även sekreteraren ges attesträtt. Revidering sker i samband byte av ordförandeskap i ReKo Sjuhärad, d.v.s. gång/ år. Inför beslutsärende i chefgruppen ska ett beslutsunderlag upprättas av beredningsgruppens ordförande/ärendeansvarig. I beslutsunderlaget ska tydligt framgå vad som avtalats, hur länge avtalet är giltigt (gäller t.v. om inget annat angetts) och/eller tidpunkt för nytt ställningstagande. Beslut om avtal/överenskommelser mellan parterna kan endast fastställas av ReKo Sjuhärads chefgrupp. I protokollet ska tydligt framgå vad beslutet innebär. Beslutsunderlag diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Avtalet biläggs aktuellt protokoll från chefgruppens möte. En översyn av ingångna avtal/överenskommelser bör ske gång/år. Ett exempel på denna typ av avtal/överenskommelse är Dödsfall - Åtgärder inom hälso- och sjukvård. Inför beslut i chefgruppen upprättar beredningsgruppens ordförande i samverkan projektledare/ärendeansvarig i beredningsgruppen ett beslutsunderlag. Detta ska vara sammanfattat på högst en A4-sida och innehålla huvuddragen i rapportredovisningen samt aktuella ställningstaganden formulerade som att-satser. Beredningsgruppens ordförande ansvarar för handläggningen. Projektledare eller ärendeansvarig föredrar själv ärendet i beredningsgruppen respektive chefgruppen om inget annats överenskommits. Exempel på beslutsärenden är t.ex. ärenden kopplade till mål och/eller delmål i aktuell verksamhetsplan. Beslutsunderlaget diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad samt biläggs chefgruppens protokoll från aktuellt möte. Beslutsunderlag samt eventuell rapportredovisning kan diarieföras olika nummer men hänvisning till varandra. Om rapportredovisning ej diarieförs ska ett utskrivet arkivexemplar förvaras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Lokalt vårdprogram Projektledare tar fram en rapportredovisning efter genomfört uppdrag (t.ex. upprättande av ett lokalt vårdprogram) i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson. Beredningsgruppen tar ställning till om rapporten överensstämmer uppdraget. När uppdraget avser ett lokalt vårdprogram ska det i kapitel i vårdprogrammet anges en beskrivning över vårdstandard. Inför övergång till driftfas förbättringsteam ska dessutom upprättas en plan för implementering och kriterier för uppföljning. Beredningsgruppens representanter informerar sina chefer på hemmaplan så att dessa blir väl insatta i ärendet och där är beslutsmässiga vid chefgruppens möte. Rapporten bifogas beredningsgruppens anteckningar från aktuellt möte som bilaga. Beslutsunderlag diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Utskrivet original av vårdprogram samt bilagor diarieförs och arkiveras hos den som kommer att ha driftansvarar för etablerat förbättringsteam. Se även rubrik Vårdprogram - lokala samt styrdokumentet Riktlinjer för samverkansprojekt Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad. Efter varje verksamhetsår sammanställer ekonomihandläggare hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad ett bokslut. Detta ska integreras verksamhetsberättelsen och inkludera kostnadsredovisning för enskilda projekt. Eventuella avvikelser ska anges i bokslutet. Ett eventuellt över- eller underskott i budgeten handläggs enligt beslut i chefgruppen. För övrig handläggning, se rubrik Verksamhetsberättelse samt VårdsamverkanReKo Sjuhärad. En årsbudget utgör en integrerad del i arbetet ReKo Sjuhärads verksamhetsplan. För varje beslutat projekt och/eller mål i verksamhetsplanen avsätts en fastställd budget. Se även rubrik Verksamhetsplan, - Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad samt Riktlinjer för samverkansprojekt - Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad. 6 ()

7 - Budgetprognos Ekonomiska förutsättningar - vid uppdrag E-post - inkommande E-post - utgående Förordnande - Tidsbegränsat vid uppdrag splan Informationsmaterial, (externt) Kallelser hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad gör en budgetavstämning gång/tertial (3 gånger/år) och informerar beredningsgruppens ordförande om aktuellt budgetläge. Denne informerar i sin tur chefgruppens ordförande om budgetläget. Varannan månad (febr, april, juni, aug, okt, dec) faktureras ReKo Sjuhärad lönekostnader för tidsbegränsade förordnanden (uppdrag) av den samverkanspart där uppdragstagaren har sin grundanställning. Eventuella avvikelser i lönefaktureringen ska anges i budgetprognosen. Sekreteraren uppdaterar fastställd dokumenthanteringsplan vid behov eller minst gång/år. Aktuell handling diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Fastställd handling (utan underskrift) skickas i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Se rubrik Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo Sjuhärad samt Budget respektive Budgetprognos. ReKo Sjuhärad har en gemensam E-postadress knuten till en s.k. distributionsbrevlåda för tillgänglighet via webbplatsen. Mottagare av E-post utses av beredningsgruppen. Den/de utsedda mottagarna svarar för vidare handläggning av inkommande E-post och bedömer om diarieföring är aktuell utifrån innehåll. I de fall detta bedöms aktuellt sker diarieföring och arkivering hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. I samband semester och/eller annan längre frånvaro görs en överenskommelse inom beredningsgruppen om tillfällig överföring av funktionen som E-postmottagare till annan person. Utgående officiell E-post hanteras enligt beskrivning under rubrik Skrivelser Utgående. Intern E-postkommunikation mellan ReKo Sjuhärads representanter betraktas i flertalet fall som arbetsmaterial (innehåll avgör). Se Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo Sjuhärad. Beredningsgruppen kan upprätta en handlingsplan för vart och ett av målen enligt ReKo Sjuhärads fastställda verksamhetsplan liksom för specifika uppdrag från chefgruppen. Ansvarig för delmål i verksamhetsplan upprättar separat handlingsplan för delmålet. En projektledare tidsbegränsat förordnande kan, i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson, upprätta handlingsplan enligt samma principer utifrån det specifika uppdraget. Bevakningsansvarig/kontaktperson gör kontinuerligt en avstämning av projektens handlingsplaner vid beredningsgruppens möten. Vid avvikelser i handlingsplanen ska en konsekvensbeskrivning anges i denna liksom orsak till inträffad avvikelse. Upprättade handlingsplaner utgör ett viktigt stöd när ReKo Sjuhärads verksamhetsberättelse skrivs. Slutversionen av respektive handlingsplan, som också ligger till grund för verksamhetsberättelsen, som ett arkivexemplar men behöver inte diarieföras. Arkivering sker tillsammans aktuell verksamhetsberättelse hos den som innehar ordförandeskapet aktuellt verksamhetsår. Avser informationsmaterial som riktas mot verksamheterna eller allmänheten. Materialet upprättas av ärendeansvarig eller en av ReKo Sjuhärad utsedd handläggare och publiceras på ReKo Sjuhärads webbplats. Ett utskrivet exemplar sparas som arkivexemplar hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad vid upprättandet. Chefgruppens möten Sekreteraren tar fram ett utkast till kallelse i samråd beredningsgruppens ordförande. Denne kommunicerar föredragningslistan chefgruppens ordförande innan utskick inför möte. Till kallelse bifogas eventuella handlingar (t.ex. beslutsunderlag) utifrån fastställd föredragningslista. Kallelse bilagor skickas till både chefgruppens och beredningsgruppens representanter via E-postgrupp. 7 ()

8 - Nyhetsbrev Presentationsmaterial (internt) Projektrapport Protokoll - Chefgruppen Rapporter/Överenskommelser - Hälso- och sjukvårdskansli (HSK) - Hälso- och sjukvårdsnämnd (HSN) - Västra Götalandsregionen (VGR) - Kommunförbund - Socialstyrelsen - Socialdepartementet etc. Rapporter/motsvarande - externt material Rapporter/motsvarande - internt material Beredningsgruppens möten Sekreteraren upprättar i samverkan beredningsgruppens ordförande kallelse föredragningslista inför möten. Representanter som önskar ta upp särskilt ärende delar detta till sekreteraren i god tid. Till kallelse bifogas eventuella handlingar utifrån fastställd föredragningslista. Kallelse bilagor skickas enbart till beredningsgruppens representanter via intern E-postgrupp. Eventuella gäster till både chefgruppens och beredningsgruppens möten bjuds in i god tid och överenskommelse görs om tidpunkt samt tid till förfogande för presentation liksom avstämning om förhandsutskick av material och/eller behov av eventuella hjälpel för presentationen (whiteboard, OH, datorprojektor, Internetuppkoppling etc). Sekreteraren tar fram ett utkast i samråd beredningsgruppens ordförande. Nyhetsbrevet till verksamheterna skrivs efter chefgruppens möten och ska innehålla information om pågående arbete och beslut från chefgruppens möten (protokoll ska vara undertecknat och justerat innan nyhetsbrevet publiceras!). Till innehållet ska även övriga representanter i ReKo Sjuhärad bidra information från de egna verksamheterna som kan vara av betydelse utifrån ett samverkansperspektiv. Nyhetsbrevet utan underskrift i word-version sänds till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats varefter sekreteraren skickar information till verksamheterna för kännedom via intern sändlista i form av en E-postgrupp. I delandet bifogas en länk till det publicerade nyhetsbrevet. Ett arkivexemplar av nyhetsbrevet skrivs ut och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Presentationsmaterial som upprättas av ärendeansvarig för presentation internt inom ReKo Sjuhärad sparas under pågående beredning. Materialet kan kasseras vid inaktualitet efter avslutat ärende. Se Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen. Sekreteraren upprättar protokoll utifrån fastställd föredragningslista. Protokollets struktur ska bestå av besluts- respektive informationsärenden för att tydligt ange vad som beslutats. Efter justering och underskrift arkiveras originalhandling hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Protokoll i word-version utan underskrifter men diarienummer sänds, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Se även rubriker Avtal/överenskommelser - mellan samverkansparterna samt Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen. Vid överenskommelse om hälso- och sjukvård mellan Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) och/eller Hälso- och sjukvårdskansliet (HSK) och SÄS respektive Primärvården Södra Älvsborg upprättas beställningar i form av överenskommelser. Regionens representanter i ReKo Sjuhärad informerar beredningsgruppens ordförande om de delar av överenskommelsens som berör arbetet i vårdsamverkan. Detta används sedan som underlag i arbetet ReKo Sjuhärads verksamhetsplan. Även andra rapporter och/eller överenskommelser från Västra Götalandsregionen (VGR), kommunförbund, Socialdepartementet, socialstyrelsen etc. kan vara aktuella att beakta i arbetet verksamhetsplanen. Originalhandlingar förvaras hos respektive. ReKo Sjuhärads representanter från respektive svarar kontinuerligt för att beredningsgruppens ordförande informeras om rapporter/överenskommelser som berör eller kan bli aktuella ur ett samverkansperspektiv. Beredningsgruppens ordförande kommunicerar innehållet i aktuella rapporter/överenskommelser chefgruppens ordförande och svarar för att integrering av aktuella frågor sker i ReKo Sjuhärads arbete. Vid beredning av ett ärende kan det bli aktuellt att ta del av rapporter och/eller annat externt material som enbart är tillgängligt i pappersform. Detta material kan kasseras vid inaktualitet efter avslutat ärende. Avser rapporter/motsvarande framtagna i projekt eller annat arbete på uppdrag av ReKo Sjuhärad. Publicering ska ske på ReKo Sjuhärads webbplats om rapporterna bedöms vara av ett allmänt intresse för verksamheterna. I dessa fall sänds rapport i word-version utan underskrift, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för 8 ()

9 - Skrivelser - Inkommande Skrivelser - Utgående Uppdrag - Inkommande från extern uppdragsgivare Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo Sjuhärad Uppdragsredovisning Verksamhetsberättelse (Integreras bokslut) publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Övriga rapporter betraktas enbart som internt material för ReKo Sjuhärad. Ett arkivexemplar av rapporten arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Sekreteraren ser till att originalhandling diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Kopia överlämnas till beredningsgruppens ordförande som ansvarar för ärendets vidare handläggning i dialog chefgruppens ordförande. Originalhandling sänds till mottagaren. En kopia diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Beredningsgruppens och/eller chefgruppens ordförande (avgörs av ärendets dignitet och vem som undertecknar skrivelsen) svarar för skrivelsens handläggning och innehåll samt ställningstagande till vidare åtgärder. Beredningsgruppens ordförande går tillsammans sekreteraren igenom styrdokumentet gång/år för eventuell uppdatering/revidering. Större förändringar kräver förnyat beslut i chefgruppen efter information i beredningsgruppen. Undertecknat original diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Word-version utan underskrift men diarienummer sänds, tillsammans bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Extern uppdragsgivare som Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), Hälso- och sjukvårdskansliet (HSK), kommunförbund, vårdsamverkansgruppen KOLA etc. kan överlämna uppdrag till ReKo Sjuhärad. Uppdraget diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Beredningsgruppens ordförande svarar för vidare handläggning i samråd chefgruppens ordförande. Beslut om specifikt uppdrag (avser samverkansprojekt) tas av ReKo Sjuhärads chefgrupp. För uppdrag där projektledare arbetar del- eller heltid i uppdraget upprättas ) Uppdragsbeskrivning - Samverkansprojekt, ) Tidsbegränsat förordnande vid samverkansprojekt, 3) Ekonomiska förutsättningar - Tidsbegränsat förordnande vid samverkansprojekt. Uppdrag samt Tidsbegränsat förordnande undertecknas av beredningsgruppens ordförande, uppdragstagare samt eventuell extern finansiär. Tidsbegränsat förordnande undertecknas dessutom av uppdragstagarens arbetsledare i ordinarie befattning. Undertecknade originalhandlingar diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Kopior av undertecknade och diarieförda handlingar överlämnas till uppdragstagaren samt till ansvarig lönehandläggare där uppdragstagaren har sin grundanställning. För uppdrag utses en av beredningsgruppens representanter som projektledarens bevakningsansvarig/ kontaktperson att fungera som kommunikationspartner avseende uppdrag och upprättad handlingsplan. Se även rubrik splan samt styrdokument Riktlinjer för samverkansprojekt Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad. Vid uppdrag där uppdragstagaren utför uppdraget inom ordinarie tjänst, upprättas endast Uppdragsbeskrivning - Samverkansprojekt. Handläggning enligt ovan. Se Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen. Sekreteraren tar fram utkast till verksamhetsberättelse och överlämnar detta till beredningsgruppens ordförande i god tid före chefgruppens första möte under kommande verksamhetsår. En viktig informationskälla i detta arbete är de handlingsplaner som upprättades i början av aktuellt verksamhetsår utifrån varje mål/delmål och aktiviteter för att verkställa uppdrag inkl konsekvensbeskrivning vid utebliven måluppfyllelse, d.v.s. måluppfyllelse enligt verksamhetsplan. Bokslut sammanställt av ekonomihandläggaren ska integreras verksamhetsberättelsen. Förslag till verksamhetsberättelse inkl bokslut stäms av beredningsgruppen. Beredningsgruppens ordförande kommunicerar förslag till verksamhetsberättelse chefgruppens ordförande inför presentation i chefgruppen. ReKo Sjuhärads chefgrupp fastställer verksamhetsberättelse och bokslut vid följande års första möte. Beslut och eventuella kommentarer ska protokollföras. Undertecknad och justerad verksamhetsberättelse inkl bokslut diarieförs och arkiveras hos den som innehaft ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad under aktuellt verksamhetsår. Verksamhetsberättelse och bokslut ska registreras separat i diariet och publiceras som separata dokument 9 ()

10 - Verksamhetsberättelse - Förbättringsteam i driftfas/motsvarande Verksamhetsplan (Integreras budget) Verksamhetsplan - Grafisk bild Vårdprogram - lokala på ReKo Sjuhärads webbplats, men även biläggas chefgruppens protokoll från aktuellt möte. Word-versioner av dokumenten utan underskrifter men diarienummer sänds, tillsammans bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Se även rubrik Bokslut samt Verksamhetsberättelse - Förbättringsteam i driftfas/motsvarande. När ett fastställt vårdprogram övergår i drift uppdras åt den störst intresse/behov/lämplighet för fortsatt drift och utveckling av vårdprogrammet att ansvara för ett förbättringsteam. Teamets sammansättning består av två representanter från varje, d.v.s. kommuner, Primärvården Södra Älvsborg samt Södra Älvsborgs Sjukhus, varav ansvarig utser en av sina representanter till sammankallande i teamet. Teamet tar fram en strategisk handlingsplan över planerade aktiviteter under verksamhetsåret. Teamet ska lämna en årlig verksamhetsberättelse (årssammanfattning) till ReKo Sjuhärads beredningsgrupp över genomfört utvecklingsarbete samt information om utförda arbetsinsatser, resultat av uppföljning avseende följsamhet till fastställt vårdprogram samt eventuella åtgärder vid brister. Ett arkivexemplar av verksamhetsberättelsen arkiveras hos driftansvar. Även andra projekt-/samverkansgrupper som arbetar på uppdrag av ReKo Sjuhärad (t.ex. samverkansråd) ska årligen lämna en redogörelse över genomförda aktiviteter samt kommande års planering enligt samma principer. Verksamhetsberättelse och eventuella bilagor sänds i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Se även rubrik splan, Verksamhetsberättelse samt styrdokument Riktlinjer för Samverkansprojekt Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad. Inför chefgruppens första höstmöte tar beredningsgruppen årligen (t.ex. i samband utvecklingsdagar) fram en verksamhetsplan för kommande år utifrån identifierade behov i vårdsamverkan, omvärldsbehov t.ex. från HSN (hälso- och sjukvårdsnämnden)/hsk (hälso- och sjukvårdskansliet)/kommunförbund och/eller från ReKo Sjuhärads verksamhetsplan/verksamhetsberättelse från föregående verksamhetsår. I arbetet verksamhetsplanen är budgeten en integrerad process. Beredningsgruppen presenterar förslag till verksamhetsplan för ReKo Sjuhärads chefgrupp vid första höstmötet. Därefter förankras förslaget inom respektive s organisation genom information och återkoppling via chefgruppens representanter till linjechefer/motsvarande för att ReKo Sjuhärads strategiska verksamhetsplan ska kunna integreras i verksamhetsplaner inom respektive egen organisation. Verksamhetsplan inkl samverkansbudget fastställs av chefgruppen vid kommande möte (senast i november). I protokoll ska huvuddragen (mål/delmål/aktiviteter/uppföljning/ansvar) tydligt framgå. Verksamhetsplanen ska biläggas chefgruppens protokoll från aktuellt möte men diarieförs och arkiveras separat hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad aktuellt verksamhetsår. Efter beslut i chefgruppen upprättar beredningsgruppen handlingsplaner för respektive mål och eventuella delmål i verksamhetsplanen samt utser ärendeansvariga. Verksamhetsplanen i word-version utan underskrift men diarienummer sänds, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Se även rubrik Budget. Beredningsgruppens ordförande svarar för att uppdatering/revidering av den grafiska bilden över aktuell verksamhet sker gång/år utifrån fastställd verksamhetsplan. Aktuell version sänds till webbansvarig för publicering på ReKo Sjuhärads webbplats. Ett arkivexemplar arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo Sjuhärad. Efter bedömning av behovet av ett lokalt vårdprogram tar chefgruppen beslut om upprättande samt ger beredningsgruppen i uppdrag att handlägga ärendet. Om behov finns av projektledare utses person adekvat kompetens i ämnet, se styrdokumentet Riktlinjer för samverkansprojekt - Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad. Utsedd projektledare upprättar handlingsplan utifrån det specifika uppdraget i dialog utsedd bevakningsansvarig/kontaktperson. 0 ()

11 - Vårdprogram - regionala Vårdprogrammet upprättas och utformas enligt fastställd manual. Arbetsgruppen svarar för klinisk förankring och dialog verksamheterna under arbetets gång. Projektledaren samordnar arbetet, bevakar att strukturen följs samt håller fortlöpande kontakt utsedd bevakningsansvarig/kontaktperson. Färdigställt utkast till lokalt vårdprogram inkl bilagor handläggs av beredningsgruppen. I detta ingår att granska det lokala vårdprogrammets följsamhet till fastställd struktur och innehåll utifrån manual samt handlägga remissutskick till verksamheterna samt förvaltningschefer/motsvarande för ställningstagande inför beslut. Inför beslut i ReKo Sjuhärads chefgrupp tas ett beslutsunderlag fram, se rubrik Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen. Efter fastställande i chefgruppen publiceras det lokala vårdprogrammet på ReKo Sjuhärads webbplats. Original av vårdprogram samt bilagor diarieförs och arkiveras hos den som utses till driftansvarig för förbättringsteamet. Se även styrdokument Riktlinjer för samverkansprojekt Vårdsamverkan ReKo Sjuhärad samt Riktlinjer vid upprättande av lokala vårdprogram, d.v.s. lokal anvisning Vårdprogram Manual för upprättande av lokalt vårdprogram. Regionala vårdprogram upprättas, dels via Västra Götalandsregionens icinska sektorsråd (olika grupperingar som tillför icinsk sakkunskap till den politiska och administrativa ledningen) och vårdprogramsområden, dels via Onkologiskt Centrum. Via Regionkansliets Hälso- och sjukvårdsavdelning görs remissutskick till samtliga förvaltningschefer för sjukhus och primärvård inom Västra Götalandsregionen. Regionens representanter i ReKo Sjuhärad bevakar de vårdprogram som kommer för eventuell aktualisering i beredningsgruppen och lokalt ställningstagande enligt fastställd strategi för omhändertagande av regionala vårdprogram ( 55 chefgruppens protokoll ). Se även rubrik Vårdprogram - lokala. Sammanställning: Karin Åhlin hjälp av Inga Ericson, sekreterare/koordinator i ReKo Sjuhärad under verksamhetsåren ()