Manual för uppsatsadministratörer granska och godkänn publicering av uppsatser/examensarbeten i DiVA Uppdaterad

Transkript

1 Innehåll Publicera uppsatser... 2 Att ändra en redan publicerad uppsats Om det är fel fil

2 Publicera uppsatser En uppsatsadministratör som registrerar en uppsats kan direktpublicera den genom att fylla i dagens datum på sista sidan i formuläret. Då blir den automatiskt publicerad utan att man behöver gå in i publicera- spåret för att granska den. m en student har registrerat en uppsats hamnar den i Publicera- spåret och måste därefter granskas för att bli publicerad, dvs. synlig och sökbar på webben. Logga in i DiVA portal.org/dream/login.jsf med ditt CAS- konto och välj Publicera. 2

3 Nu visas en lista med uppsatser som ska granskas och publiceras. Saknar du någon uppsats som du vet ska vara registrerad, kontrollera att uppsatsen inte redan är publicerad: portal.org/smash/search.jsf. Kontakta annars e- publiceringsteamet Studenten kan ha missat att ange institutionstillhörighet. Listan går bl. a. att sortera på registreringsdatum, författare, titel och år. Klicka på uppsatsen som du vill publicera. Radera en uppsats genom att klicka på X. Du kan klicka på Avbryt/Spara ändringar och välja Spara för att spara ändringar utan att publicera uppsatsen. Uppsatsen ligger då kvar i Publicera- spåret. Ändra uppgift Kontrollera att uppgifterna stämmer i formuläret. Fält med asterisk är obligatoriska i systemet för studenterna. Vilka som i övrigt är obligatoriska kan variera beroende på utbildningsprogram/kurs. Detta kan institutionen själv bestämma, t.ex. om man vill att en särskild serie ska anges. 3

4 Användarnamn och e- post är endast synligt internt i systemet och är inte obligatoriska. Är uppsatsen gjord i samarbete med en extern partner, t.ex. ett företag eller organisation, bocka för rutan Externt samarbete och fyll i företagets/organisationens namn i rutan som visas. Externt samarbete definieras som arbeten som initieras av en extern part utanför akademin och där resursperson skall finnas tillgänglig. 4

5 Om det finns en alternativ titel kan den anges här. Det kan t.ex. vara titeln på ett annat språk. Se till att uppsatsnivå stämmer och att rätt antal poäng är valt. Kontrollera att rätt utbildningsprogram och ev. ämne/kurs är valt. Om det inte finns med i listan lämnas fälten tomma. Saknar du något program eller ämne/kurs kontakta e- publiceringsteamet: diva@ub.umu.se så lägger vi till det. 5

6 Antal sidor anges som den sista numrerade sidan i uppsatsen. Om uppsatsen är utgiven i en serie ska seriens namn anges tillsammans med numret i serien. Går att lägga till, kontakta i så fall e- publiceringsteamet: diva@ub.umu.se Lokalt ID och Arkivnummer syns inte för studenten. 6

7 Nyckelord underlättar för andra att hitta uppsatsen. För att uppsatsen ska gå att hitta i Uppsök och uppsatser.se måste ämneskategori vara angivet här. Du kan göra text- fönstret större genom att dra i hörnet. Här kan handledare och examinator anges men det är inte obligatoriskt 7

8 Presentation=uppsatsseminarium (inte obligatoriskt). Längst ner i formuläret finns några fält som endast är synliga för administratörer, inte för studenter. Administratörer har möjlighet att ange vilken termin uppsatsen är skriven. SVEP- kategori har ersatts av Nationell ämneskategori (längre upp i formuläret) och behöver inte fyllas i. 8

9 Hantera filen granska den bifogade filen Klicka på fulltextfilen för att öppna och kontrollera att det är rätt version. Ta bort/redigera: Klicka på X för att ta bort fulltexten. För att ändra klicka här. Då kommer denna ruta upp. För de flesta filer gäller Gör fritt tillgänglig nu. Om uppsatsfilen av någon anledning (t.ex. krav från uppdragsgivaren) inte får vara tillgänglig i DiVA förrän efter en viss tid väljer du att filen ska göras fritt tillgänglig senare. Ange i redigeringsrutan som öppnas vilket datum filen får bli tillgänglig. Om uppsatsen inte ska publiceras i fulltext välj Endast arkivering. I enstaka fall är uppsatsen sekretessbelagd. Välj då sekretess och skriv in diarienummer. 9

10 Granska/Publicera - De uppgifter som är ifyllda visas så att du kan kontrollera att det blev rätt. Om uppgifterna stämmer, klicka på Publicera för att publicera uppsatsen. Använd länken Ändra uppgifter för att komma tillbaka till formuläret och göra ändringar. Om uppsatsen är underkänd kan man ange det här. Man kan också markera att uppgifterna ej ska visas externt. 10

11 Att ändra en redan publicerad uppsats Det är möjligt att ändra i en redan publicerad uppsats, att avpublicera en uppsats (skicka tillbaka till Publicera- listan) samt att radera en uppsats. Du kan ändra i de uppsatser som du har administratörsrättigheter till. Logga in i DiVA portal.org/login med ditt CAS- konto och välj Ändra/Radera post. Sök fram uppsatsen du vill ändra. Du kan använda valfria sökord, som ord från titeln, författarens namn eller uppsatsens urn:nbn (t.ex. urn:nbn:se:umu:diva- 9427). 11

12 Du får upp en lista med uppsatser som du har behörighet att ändra, avpublicera eller radera. En grön symbol till höger om uppsatsen betyder att det finns en fulltextfil bifogad. Klicka på uppsatsen för att ändra eller avpublicera. Radera en uppsats! Ändra: Klicka på uppsatsen för att öppna webbformuläret och genomför ändringarna. Fortsätt till steget Granska/Publicera och klicka på Godkänn. Avpublicera (skicka tillbaka till Publicera- spåret): Klicka på uppsatsen för att öppna webbformuläret och fortsätt till steget Granska/Publicera. Klicka på länken Avpublicera längst ner bredvid Tillgänglig från och sedan på Godkänn. Uppsatsen skickas därmed tillbaka till Publicera- listan och måste publiceras på nytt för att bli synlig i DiVA. Radera: Klicka på det röda krysset X till höger om uppsatsen och bekräfta att du vill radera den. OBS! Uppsatsen tas därmed bort helt. 12

13 Om det är fel fil Ta bort den felaktiga filen genom att klicka på det röda krysset X bredvid filen. Ladda sedan upp den rätta pdf- filen från din dator. 1. Ta bort den felaktiga filen genom att klicka på X 2. Välj om och när filen ska göras tillgänglig. 3. Bläddra fram den nya filen i din dator och ladda upp den. 13

14 Vid frågor kontakta: 14