Gallrings- och bevarandestrategier i Finland. Informationsförvaltning 2017 Stockholm Veli-Matti Pussinen Riksarkivet, Finland

Transkript

1 Gallrings- och bevarandestrategier i Finland Informationsförvaltning 2017 Stockholm Veli-Matti Pussinen Riksarkivet, Finland

2 Arkivlagstiftning Arkivlagen 1994 med förändringar 2016 Lag om Riksarkivet 2016 Omfattande informationsförvaltningslagreform på gång ny lagstiftning 2018 Ersätter sannolikt bl a hela arkivlagen och delar av offentlighetslagen 2

3 Gallring - arbetsfördelning Arkivlagen 831/1994, 8: Arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan (=informationsstyrningsplan) över dem. När förvaringstiderna för handlingarna bestäms skall beaktas vad som särskilt stadgas och bestäms om dem. Arkivverket (=Riksarkivet) bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. 11 Framställningen av handlingar och lagringen av information som skall förvaras varaktigt skall ske med användning av material och metoder för långtidsförvaring så som arkivverket särskilt bestämmer. 14 Handlingar som ska förvaras varaktigt ska överföras till riksarkivet... Den överlåtande myndigheten svarar för förvaringen av handlingarna före överföringen, för att handlingarna ställs i sådant skick att de kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen 3

4 Gallringsstrategin 2012 Gallringsverksamheten utgår från att alla betydande handlingar och betydelsefull information inom den offentliga förvaltningen förvaras varaktigt i elektronisk form En allt större del av den offentliga förvaltningens handlingar/information kan förvaras varaktigt (från 10 mot 100%) Dokumentinformation (asiakirjatieto) kan förvaras varaktigt enbart i digital form från och med nu framåt, och år tillbaka retroaktivt Handlingar från tidigare årtionden som finns endast i analog form, kan inte bevaras i lika stor utsträckning om de inte överförs till digital form (digitaliseras) 4

5 Lag om Riksarkivet (1145/2016) En organisationslag, trädde i kraft Av arkivverket d v s Riksarkivet och 7 landsarkiv skapades en riksomfattande myndighet à Riksarkivet Riksarkivet ansvarar för det som i annan lagstiftning har stiftats om arkivverket och landssarkiven 5

6 Om Riksarkivets uppgifter Säkerställa att myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och uppgifterna i dem bevaras Vara expertmyndighet i frågor som gäller varaktig förvaring av myndighetshandlingar och av uppgifter i dem samt i frågor som rör arkivfunktionen Främja tillgängligheten till och användningen av varaktigt förvarade handlingar och uppgifter i dem samt att främja användningen av dem i forskningssyfte Dessutom uppgifter rörande privatarkiv, registrering, personregister, heraldiska uppgifter m.m. 6

7 ArkivL förändring (1146/2016) 14 a Riksarkivet bestämmer om förstöring av originalexemplaren av handlingar som Riksarkivet har bestämt att ska bevaras varaktigt och som överförts till elektronisk form. Originalexemplaret av en handling får förstöras om detta kan ske utan att bevarandet av, integriteten för eller konstaterandet av autenticiteten av handlingen eller av uppgifterna i den äventyras och utan att handlingens kulturhistoriska värde eller juridiska bevisvärde minskar. 7

8 ArkivL förändring regeringens proposition RP 191/2016 För att det ursprungliga analoga materialet ska få förstöras förutsätts det alltså att det finns digitaliseringsmetoder och ett system för varaktig förvaring som garanterar att handlingen bevaras och behåller sin integritet och gör det möjligt att använda den Att det fysiska exemplaret av en handling ersätts av ett digitalt exemplar påverkar inte handlingens juridiska ställning eller innebörd Riksarkivet får emellertid inte bestämma om förstöring av sådana handlingar i fråga om vilka existensen av originalexemplaret kan ha rättslig betydelse i internationella sammanhang eller av något annat, särskilt skäl 8

9 ArkivL förändring regeringens proposition RP 191/2016 Eftersom bevarande i enbart digitalt format inte får leda till att materialets kulturhistoriska värde minskar bör bildmaterial (originalblad, negativ, diabilder, kartor, teckningar m.m.) endast i undantagsfall få förstöras. Bestämmelsen ger Riksarkivet rätt att under de förutsättningar som anges i bestämmelsen bestämma på vilka villkor originalexemplar av handlingar får förstöras 9

10 Riksarkivets strategi 2020 (1) Fastställdes i början av 2016 vissa förberedelser startade under 2016 och har fortsatt 2017 Fokusområde och mål 2: Säkerställer att det analoga material som fastslagits för varaktig förvaring förvaras på ett kostnadseffektivt och ur logistisk synvinkel ändamålsenligt sätt och gör materialet bättre tillgängligt genom att främja digitalisering av material inom ramen för överföringsprocessen Metoder för genomförande av strategin 3: Tydliga kriterier och processer föreligger för gallring av analogt och elektroniskt material och för förstöring och förvaring av digitaliserat analogt material så att behov av ytterligare arkivutrymme inte uppstår (jmf. Centralarkivet 2018-) 10

11 Riksarkivets strategi 2020 (2) Förstörings- och förvaringskriterierna för digitaliserat material och det kulturella värdet hos analogt material blir föremål för en internationell utredning Inget analogt material förstörs innan utredningen och avvägningarna på basis av den är klara Målet är att procent av det nya material som är avsett att överföras ska kunna förstöras efter att det digitaliserats i samband med leveransen 11

12 Statsrådets principbeslut Myndigheternas analoga handlingar digitaliseras fram till år 2030 Målsättningen med elektronisk arkivering och digitalisering av handlingar är att betydligt förbättra tillgängligheten till dem och användbarheten av dem och en effektivisering av myndigheternas verksamhet Målsättningen är att avsevärt påskynda statsförvaltningens och landskapens (2020-) övergång till enbart digital arkivering 12

13 Massdigitalisering planeringsprojekt 2017 Massdigitaliseringen siktar till att offentliga förvaltningens pappershandlingar överförs till digital form och förvaras enbart digitalt Målsättningen fram till 2030 är att digitalisera alla statsförvaltningens handlingar och alla handlingar som överförs från kommunerna till landskapen I projektet uppgörs planerna och kostnadskalkylerna för denna verksamhet Projektet finansieras delvis av Europeiska regionala utvecklingsfonden 13

14 Projektets målsättningar Gör en plan för genomförandet av digitaliseringsprocessen Digitaliseringens olika arbetsskeden samt metoder och teknologier Skapa en sk. Roadmap (tiekartta) som plan för digitaliseringen av den offentliga förvaltningens pappersmaterial En beskrivning av den ordning i vilken digitaliseringen genomförs Kostnadsanalys En uppskattning om massdigitaliseringens kostnader och fördelarna med den digitala förvaringen i jämförelse med arkivering i pappersform 14

15 Projektbeskrivning TP1. En sk. Roadmap produceras TP 2. Planering av digitaliseringsprocessen TP 3. Kostnadsanalysen uppgörs TP 4. Planering av digitaliseringslogistiken TP 5. Internationell utredning av massdigitalisering Projektets tidsram är 6-12/2017 Riksarkivet huvudansvarig, yrkeshögskolan XAMK (Sydöstra Finland) ansvarar för logistikdelen 15

16 Några utgångspunkter Materialets kvalitet, skick och ordning varierar Materialets stora mängd leder till höga krav för skanningsapparaturen och teknologin Höga krav ställs på digitaliseringsprocessen och det digitala materialet som skapas, eftersom pappershandlingarna i slutskedet av processen förstörs ( irreversibel process ). Materialets metadata skapas i huvudsak med maskinläsning och automatisk innehållsanalys 16

17 Statsförvaltningen - ca 380 hkm Hallinnonala Aineiston kokonaismäärä (hm) Pysyvästi säilytettävät (hm) Määräajan säilytettävät (hm) Analoginen aineisto, jonka tietosisältö on olemassa myös digitaalisessa muodossa (hm) Liikenne ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Ulkoasiainministeriö Yhteensä 17

18 Kostnadsanalys Jämföra det digitala arkiveringsalternativet med den rådande situationen (att fortsätta med arkivering i pappersform) Digital arkivering - inbesparingar: Arbete i/med pappersarkiven Arkivutrymmen i statsförvaltningen som frigörs (mindre hyreskostnader) Uteblivna investeringar i Riksarkivets nybyggen Digital arkivering - kostnader: Förberedelser för transport och transport av material för digitalisering Materialets förberedande för digitalisering Digitaliseringen av materialet och digitala materialets validering Förstörandet (utgallring) Digitala förvarings- och metadatasystemens (SAPA, KDK-PAS, AHAA) investerings- och driftskostnader beaktas inte 18

19 Utgångspunkter för analysen Två olika scenarier jämförs med varandra Analog process: statsförvaltningens varaktigt förvarade analoga handlingar levereras till Riksarkivet enligt nuvarande cykler (äldre än 40 år, vart 10. år) och myndigheterna arkiverar övriga handlingar tills förvaringstiden löpt ut Digital process: Statsförvaltningens analoga handlingar levereras till Riksarkivet enbart i digital form. Alla handlingar digitaliseras fram till år 2030 Jämförelsen utsträcks till år

20 Hypoteser för analysen Metadata produceras automatiskt med maskinläsning och innehållsanalys minimierar behovet av manuellt metadata-arbete Största delen av materialet är från talen, förberedningen och digitaliseringen mindre krävande än för äldre material Digitaliseringsprocessen kan kontinuerligt effektiveras, t.ex. genom att automatisera mera 20

21 Digitaliseringsprocessen (10/2017) Materialets förberedning före transporten till digitalisering - kriterier (siirtovalmis) Förflyttningen till digitaliseringsplatsen (logistinen siirto) Materialets placering på digitaliseringsplatsen (välivarastointi) Materialets fysiska förberedning för skanning - kriterier (digitointivalmis) Digitaliseringsprocessen (skanning + maskinläsning) a. Skanningsprocessen och infrastrukturen b. Skannade materialets kvalitetskontroll c. Maskinläsning av det skannade materialet process och infrastruktur d. Filformater som skapas i digitaliseringsprocessen (siirtopaketti) 6. Datamassor infrastruktur för överföring med beaktande av informationssäkerhet 7. Förstörandet/placeringen av analoga originalhandlingar 21

22 Information Gallring: Projektchef: Utveckling av digitalisering: 22