LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse. Upprop och val av justerare (majoriteten) Förslag till beslut - till justerare välja xx (x)

Transkript

1 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 1 Upprop och val av justerare (majoriteten) Förslag till beslut - till justerare välja xx (x)

2 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 2 Pärmredovisning (delegationsbeslut, domar, kännedomsärenden) Förslag till beslut - godkänna redovisningen Bakgrund Anmälda beslut har fattats i enlighet med Lärande- och arbetsnämndens delegationsordning 1. Anmälan av delegationsbeslut - Beviljade och ej beviljade ansökningar om bistånd april Beslut tagna av ordföranden Placeringsbeslut enligt 11 kap LVU Fullmakt beslut om placering enligt 4 kap 1 SoL beslut om placering enligt 4 kap 1 SoL Dataskyddsombud 3. Särskilt utskott Anmälan av domar - Mål nr Ärenden för kännedom - Yttrande till barn och elevombudet. - Frågan om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen och övriga nämnder - Avsägelse politiskt uppdrag som ersättare i lärande- och arbetsnämnden. 6. Ej verkställda beslut -

3 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 3 Muntlig information 2018 LAN 2018/12 Förslag till beslut - godkänna informationen Bakgrund 1. Verksamhetsinformation 2. Personal och organisation 3. Klagomål och synpunkter 4. Ekonomi 5. Övrigt

4 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 4 Ekonomisk uppföljning 2018 LAN 2018/16 Förslag till beslut - godkänna informationen Bakgrund Förvaltningen har genomfört en ekonomisk uppföljning per 30 april. Helårsprognosen visar fortsatt på ett överskridande inom nämndens ansvarsområde med tkr, vilket är en försämring med tkr från föregående uppföljning. Försämringen av prognosen härrör från IFO; institutionsplaceringar och konsultbemanning för vakanser inom myndighetsutövningen för barn och unga. I nuvarande prognos bedöms en konsult kvarstå t.o.m. augusti och en konsult året ut, i enlighet med aktuellt beslutsärende på nämndens sammanträde i maj. Överkostnad är beräknad till tkr. Tidigare prognos byggde på bemanning till april och augusti med en överkostnad om tkr. Placeringskostnader som inte ersatts med det nya ersättningssystemet vid Migrationsverket (914 tkr) samt ökade kostnader för försörjningsstöd (893 tkr) föreslås täckas av balanserade medel för flyktingmottagande. Förvaltningen och vuxenutbildningen ligger inom ram. Inom verksamheten för ensamkommande barn pågår förhandling gällande arbetsbrist med tre tjänster, för att fortsätta anpassningen mot antalet ungdomar i verksamheten och nya ersättningsnivåer. AME har en minuspost för Fritidsbanken, då budgetmedel inte kunnat tillföras verksamheten. Översyn av verksamhetens kostnader sker kontinuerligt. Arbete med tidigare beslutade åtgärder pågår. Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, Fyrfältaren per 30 april

5 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 5 Riktlinjer Våld i nära relationer LAN 2018/54 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden fastställer riktlinjen "Våld i nära relation" Bakgrund Våld i nära relation är ett stort samhällsproblem. Socialtjänstens ansvar för våldsutsatta, brottsoffer och våldsutövare regleras i sociallagstiftningen. Vidare ställs krav på samverkan mellan myndigheter i arbetet med ovanstående grupper. Socialtjänsten ska ta ställning till barnets bästa, etiska överväganden och att arbeta utifrån bästa tillgängliga kunskap. Det socialrättsliga våldsbegreppet är brett och omfattar både fysiskt, psykiskt och sexuellt våld samt försummelse. Som särskilt allvarligt ses det våld som utövas mot kvinnor, funktionshindrade, äldre samt hedersrelaterat våld. För att säkerställa ett rättssäkert arbete med god kvalitet har en riktlinje för arbete med våld i nära relationer tagits fram under året. Riktlinjen omfattar Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om våld i nära relationer (SOSFS 2014:4) och övriga relevanta författningar och styrdokument. Arbetet med riktlinjen föregicks av en kartläggning av befintliga arbetssätt, omvärldsbevakning och behovsanalys, vilket genomfördes under Riktlinjen beskriver vilka metoder som socialtjänsten i Forshaga kommun kommer att använda, samt vilken kompetens som personal ska inneha. Riktlinjen hänvisar till andra handböcker och källor. Upprättad riktlinje skall fastställas av ansvarig nämnd i enlighet med 6 kap st. kommunallagen (SFS 2017:725) Beslutsunderlag Kvalitetssamordnare Pär Skog och förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Riktlinje "Våld- i nära relation"

6 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 6 Revision inom missbruksvården LAN 2017/116 Förslag till beslut - godkänner upprättat svar till kommunens revisorer, samt ger förvaltningen i uppdrag att verkställa de förbättringsförslag som förvaltningen identifierat. Bakgrund Revisorerna inom landstinget och samtliga värmländska kommuner har genomfört en gemensam granskning av samverkan kring missbruksvård. Granskningen har utförts av PwC. Syftet med granskningen var att klarlägga om landstinget i Värmland och kommunerna utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Inom nämnden för Lärande och arbete sker idag ett uppföljningsarbete på individnivå. För 2019 kommer mål och mått tas fram för att förbättra nämndens styrning och uppföljning inom området. Inom verksamhetens kvalitetsarbete kommer mätning ske av antalet upprättade samordnade individuella planer samt en sammanställning av avvikelser och rapporter i samband med bokslutsarbete. När det gäller arbete med samordnad individuell plan(sip) har Forshaga en genomarbetad rutin för detta arbete. Samverkansdagar och kommungemensam utbildning finns också i verksamheterna. Användande av standardiserade bedömningsinstrument i verksamheten behöver förbättras, vilket det finns en upprättad plan för. Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Förvaltningschef Monica Hammars tjänstemannayttrande Skrivelse från kommunens revisorer, Forshaga kommun Revisionsrapport PwC

7 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 7 Komplettering av Attestantförteckning 2018 LAN 2018/13 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden antar tillägg till attestantförteckning 2018, gällande projekt Värmland tillsammans. Bakgrund Forshaga kommun driver tillsammans med tio värmländska kommuner ett treårigt ESFprojekt, "Värmland tillsammans". Projektet riktar sig till utrikesfödda personer som står särskilt långt från arbetsmarknaden. Projektet är organisatoriskt placerat inom Arbetsmarknadsenheten, ansvar 5211, verksamhet 6106 projekt Ansvarig chef för projektet är enhetschef för Integration och nyanlända; Annika Noleryd. Attestantförteckningen inom nämnden måste därför kompletteras med behörighet till ansvarig chef. Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Tillägg till attestantförteckning Lärande och arbete

8 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 8 Dokumenthanteringsplanen LAN 2018/55 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden antar upprättad dokumenthanteringsplan för nämndens ansvarsområde Bakgrund Arkivarie AnnKatrien Jansson har tillsammans med förvaltningens verksamheter upprättat en dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden. Syftet med den upprättade planen är att säkerställa god ordning och överblick över de allmänna handlingar som förekommer inom nämndens ansvarsområde. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka olika former av handlingar som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna är förvarade. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden i Forshaga kommun

9 LÄRANDE OCH ARBETSNÄMNDEN Kallelse 9 Köp av konsulttjänst - IFO LAN 2017/114 Förslag till beslut - godkänna fortsatt köp av konsulttjänst inom IFO:s myndighetsutövning för barn och unga under hösten 2018, under förutsättning att nuvarande situation kvarstår. Bakgrund Inom Individ- och familjeomsorgens myndighetsutövning riktad till barn och unga finns fem socialsekreterartjänster i grundbemanning. För denna del av myndighetsutövningen finns lagstadgade bemanningskrav (SOSFS 2014:7) som innebär att socialsekreterarna måste ha en avlagd socionomexamen, för att vara behöriga att utföra myndighetsutövning inom området. På enhetens barn- och ungdomsgrupp finns idag två vakanser, en föräldraledighet och en vakant tjänst. Två konsulter täcker idag vakanserna, i enlighet med tidigare nämndbeslut. Ingen socionom med erforderlig erfarenhet har kunnat anställas, trots kontinuerlig rekrytering under våren. Arbetsmängden är hög inom enheten och utgör risk för ohälsa bland personalen, vilket framgår av tjänstemannayttrande från IFO-chef Henrica Liljenzin. För att säkerställa en rättssäker handläggning och rimlig arbetssituation inom myndighetsutövningen för barn och unga behöver man använda fortsatt stöd via konsulter under hösten, till dess att personal kan rekryteras till de vakanta tjänsterna. Användande av konsultstöd innebär en överkostnad inom verksamheten, även då en vakans finns i personalstaten. Förlängning av konsult, en t.o.m. augusti och en resterande del av året innebär en beräknad överkostnad om tkr, en kostnad som kan bli högre om två konsulter fortsatt behövs under hösten. Detta gör att enheten fortsatt har som uppdrag att finna personal med erforderlig kompetens för att täcka bemanningen. Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse IFO-chef Henrica Liljenzins tjänstemannayttrande

10 Tjänsteskrivelse Muntlig information 2018 LAN 2018/12 Förslag till beslut - godkänna informationen Bakgrund 1. Verksamhetsinformation 2. Personal och organisation 3. Klagomål och synpunkter 4. Ekonomi 5. Övrigt Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se

11 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5001 Förvaltningschef Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer Verksamhet 1060 Nämnden Lärande och Arbete Något låg budget för verksamhetskostnader Kommunalt aktivitetsansvar Enligt plan 5090 Förvaltningschef LoA Förvaltningen kommer vara återhållsam med utvecklingsmedel under året IT-gem. nämd förd. kostn Faktureras 2 gånger per år Lärcenter Enligt plan, släpande bidrag varav projekt Cafeterian Enligt plan, släpande bidrag och intäkter Totalt för ansvar Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: Budget kommer att hållas under året. Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: Vad händer på din enhet närmaste månaden : Övrig information:

12 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5101 Rektor vuxenutbildningen Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer Verksamhet 4701 Grundvux , Enligt plan 4720 Statsbidrag vuxenutbildning , Riktat statsbidrag, som ej utnyttjas, ska återbetalas Gemensam administration , Enligt plan 4722 Undervisning , Enligt plan 4723 Vård- och omsorgsutb , Enligt plan 4741 Särvux , Yrkeshögskolan , Enligt plan 4761 Svenska för invandrare , Enligt plan 4782 Uppdragsutbildning , Enligt plan Totalt för ansvar Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: Inga åtgärder planeras utifrån dagens situation. Utfall överenstämmer med budgeten. Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: Vad händer på din enhet närmaste månaden : Övrig information: Vuxenutbildningen breddas med nya kurser och yrkesinriktningar, vårdbiträde och barnskötare, med start hösten Status studiestartsstöd informeras muntligt.

13 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5201 Enhetschef IFO Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer Verksamhet 5510 Familjegruppen , ,28 mkr konsultkostnader 5511 Försörjningsgruppen , Institutionsvård vuxna , Institutionsv barn ungdom , Placeringskostnader på 139 tkr från 2017 som vi inte får från MIV belastar resultatet Kompensation för ej erhållen ersättning från MIV Ej beslutat men rimligt att det tas av balanserade medel 5561 Familjehemsvård vuxna , Familjehemsv barn ungdom , Placeringskostnader på 775 tkr 2017 som vi inte fick från MIV vilket belastar Kompensation för ej erhållen ersättning från MIV Ej beslutat men rimligt att det tas av balanserade medel 5572 Kval fam.hemsvård B&U , Egen öppenvård vuxna , Kontaktpersoner vuxna , Övr öppna insatser vuxna , Stödboende vuxna , Behovspröv.öppenvård b/u , Övr.öppna insatser b/u , Kontaktperson/familj barn , Skyddat boende vuxna , Försörjningsstöd , Underskott, rimligt att det tas av balanserade medel Försörjningsstöd som tas av balanserade medel Ej beslutat men rimligt att det tas av balanserade medel 5851 Familjerätt , Omfördelning av budget (Kinship) Totalt för enheten Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: 0 Genomgång av samtliga placeringar med handläggare. Arbeta aktivt för vårdnadsöverflyttningar och begäran om överflytt till annan kommun. Projektsamordnare arbetar aktivt för att utveckla öppenvårdenoch hemmaplanslösningar för att på sätt verka för att förhindra placeringar och göra placeringar kortare tid med tidigare hemgång. Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: 0 Har varit en nedgång av placeringar i ett tidsperspektiv från 2013 parallellt med utökning av öppenvården. Detta måste fortsätta. Ärenden har ökat markant på barn och familj, ex. starka konflikter mellan föräldrar. Ärenden har inte ökat på vuxensidan men ärendena har blivit mer komplicerade med utanförskap och samsjuklighet. Många "långkörare". IFO jobbar fram förslag och rutiner på hur arbeta mer riktat med den gruppen, även ur ett förebyggarperspektiv. Vad händer på din enhet närmaste månaden : 0 Rekrytering av socialsekreterare på barn och familj för att kunna ersätta konsulter Övrig information:

14 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5202 Enhetschef integration Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer Verksamhet 6001 Flyktingmottagande Enligt plan 6002 Ensamkommande barn Kostnadsbudget enligt plan. Något osäkert på intäktssidan avseende medel från migrationsverket. varav finansiering av tidigare års schablonbidrag Budgeterade medel från tidigare år. Totalt för ansvar Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: Fortsatt anpassning av EKB verksamhet för att minska ner verksamheten Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: Vad händer på din enhet närmaste månaden : Övirg information: Intäkterna från Migrationsverket släpar vilket gör att det är svårt att se om vi får de intäkter som vi budgeterat.

15 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5211 Enhetschef AME Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer Verksamhet 2502 Grönyteskötsel , Sommarsäsong 3405 Friluftsbad 4 701, Sommarsäsong ÄO Serviceenheten , Enligt plan Utvecklad arbetsmarknad , varav Återbruket , Extratjänster är ej längre möjliga vid Återbruket enligt uppgift från arbetsförmedlingen Arbetsmarknadsenheten , Skogslaget , Enligt plan Konferensverks Slottet , Enligt plan KLASAM , Klarälvdalens samordningsförbund faktureras i efterhand Projekt Rebus , Klarälvdalens samordningsförbund faktureras i efterhand Poolbilar , Enligt plan Central bilpool , Enligt plan Feriearbeten, Sommarsäsong 0 Något höga personalkostnader pga tillfällig dubbelbemanning (sjukfrånvaro) under januari och februari. Släpande intäkter avseende bidrag för anställning samt ESF-projektmedel Fritidsbanken , Saknas budgetmedel för verksamheten samt lokalkostnad som belastar Återbruket i dagsläget. Totalt för ansvar Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: Översyn av serviceenheten och utvecklad arbetsmarknad pågår. Nytt avtal avseende källsortering är tecknat inom serviceenheten. Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: Pågående översyn syftar till att anpassa verksamheternas kostnad till budgetram. Kan innebära begränsningar av verksamheternas totala omfattning. Vad händer på din enhet närmaste månaden : Övrig information: Fritidsbanken saknar fortfarande budgetmedel/finansiering för verksamheten.

16 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget, dina verksamheter markerade gult: (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) 5301 Migrationscentrum Verksamhet Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Kommentarer 6102 Migrationscentrum Ingen verksamhet startad. Omfördelning av budgetmedel kommer ske. Summa Vilka åtgärder (konkreta) kommer du att vidta för att hålla budget: Vad behöver nämnden/politiken veta för att förstå hur åtgärderna påverkar verksamheten: Vad händer på din enhet närmaste månaden : Övrig information:

17 Månadsrapport Lärande och arbete Pilarna kan du kopiera och lägga in i kolumnen för Trend Kommentera avvikelserna mot budget: trenden är positiv, nettokostnaderna förväntas bli lägre oförändrad trend (förklara avvikelserna och vad de beror på, jämför utfall/skillnad mot förra månaden, är trenden positiv/negativ framöver-fyll också in trendpilerna) trenden är negativ, nettokostnaderna förväntas bli högre Förvaltningen Lärande och Arbete Redovisat t.o.m. april Avvikelse mot budget t.o.m. april Årsbudget Årsprognos Prognosavvikelse mot årsbudget Trend Ansvar 5001 Förvaltningschef Rektor vuxenutbildningen Enhetschef försörjning Integration Enhetschef AME Migrationscentrum Totalt för Förvaltningen Kommentarer Omfördelat till IFO

18 Tjänsteskrivelse Ekonomisk uppföljning 2018 LAN 2018/16 Förslag till beslut - godkänna informationen Bakgrund Förvaltningen har genomfört en ekonomisk uppföljning per 30 april. Helårsprognosen visar fortsatt på ett överskridande inom nämndens ansvarsområde med tkr, vilket är en försämring med tkr från föregående uppföljning. Försämringen av prognosen härrör från IFO; institutionsplaceringar och konsultbemanning för vakanser inom myndighetsutövningen för barn och unga. I nuvarande prognos bedöms en konsult kvarstå t.o.m. augusti och en konsult året ut, i enlighet med aktuellt beslutsärende på nämndens sammanträde i maj. Överkostnad är beräknad till tkr. Tidigare prognos byggde på bemanning till april och augusti med en överkostnad om tkr. Placeringskostnader som inte ersatts med det nya ersättningssystemet vid Migrationsverket ( 914 tkr) samt ökade kostnader för försörjningsstöd (893 tkr) föreslås täckas av balanserade medel för flyktingmottagande. Förvaltningen och vuxenutbildningen ligger inom ram. Inom verksamheten för ensamkommande barn pågår förhandling gällande arbetsbrist med tre tjänster, för att fortsätta anpassningen mot antalet ungdomar i verksamheten och nya ersättningsnivåer. AME har en minuspost för Fritidsbanken, då budgetmedel inte kunnat tillföras verksamheten. Översyn av verksamhetens kostnader sker kontinuerligt. Arbete med tidigare beslutade åtgärder pågår. Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, Fyrfältaren per 30 april Beslut skickas för kännedom till Ekonomikontoret

19

20 Innehåll Allmänna förutsättningar... 3 Handläggning... 4 Sekretess... 5 Samverkan... 5 Insatser... 6 Fastställt av: Lärande- och arbetsnämnden Fastställt datum: 2018-XX-XX Dokumentet gäller till och med: Tills vidare Dokumentet gäller för: Individ och familjeomsorgen Dokumentansvarig: Individ och familjeomsorgen Diarienummer: Lan 2018/xx Vision och budget med strategisk plan Vision: Forshaga barnkommun. I våra barn finns framtiden och vi bygger ett samhälle för nuvarande och kommande generationer. Genom hållbara, långsiktiga och ansvarstagande lösningar får vi en attraktiv och trygg kommun även i framtiden. Kommunfullmäktiges budget med strategisk plan är kommunens viktigaste övergripande styrdokument. I budgeten återfinns också vår vision, det önskvärda framtida tillståndet för kommunen och kvalitets- och styrmodellen som övergripande beskriver hur den kommunala verksamheten ska styras, följas upp och utvärderas. Strategisk plan innehåller kommunens övergripande mål, värdegrund och tre hållbarhetsstrategier. Plan anger inriktning och konkreta mål i en fråga av större vikt. Den är vägledande för beslut och styrning. Planen tar inte ställning till utförande eller metod. Har en begränsad giltighetstid och ska följas upp. Exempel på plan kan vara Bostadsförsörjningsplan. Beslutas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller nämnd. Policy är ett kortfattat dokument på en övergripande nivå om specifika, strategiskt viktiga områden. Den är vägledande för beslut och styrning. Policy tar inte ställning till utförande eller metod. En policy är vanligtvis långvarig, och gäller tills vidare. En policy bör konkretiseras i andra styrdokument, oftast i riktlinjer. Exempel på policy kan vara Upphandlingspolicy och Kommunikationspolicy. Beslutas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller nämnd. Handlingsplan är en sammanställning av aktiviteter som tillsammans ska leda till att uppnå mål. Den visar konkret vad som ska göras inom ett visst område, vem/vilka som ansvarar för uppgiften, ekonomiska konsekvenser samt när det ska vara klart alternativt när det ska följas upp. Omsätter ofta inriktningen i planen till konkreta åtgärder. Exempel på handlingsplan kan vara Handlingsplan för nybyggnation av flerfamiljshus på Åsmyren. Beslutas av kommunchef, förvaltningschef eller ledningsgruppen. Riktlinjer är den mest konkreta formen av styrdokument. Ett dokument som innehåller en anvisning eller rekommendation för hur exempelvis en policy ska uppnås. Riktlinjer avser främst frågor rörande ren verkställighet. Riktlinjer kan betraktas som en slags handbok som ska ange ramarna för vårt handlingsutrymme i en viss fråga. Gäller tillsvidare vilket innebär att gamla riktlinjer måste upphävas när de blir inaktuella. Exempel på riktlinjer kan vara Riktlinjer för användande av sociala medier. Beslutas av kommunchef, förvaltningschef eller ledningsgruppen.

21 Förkortningar FB Föräldrabalken (1949:381), omtryckt i SFS 1995:974 LVU Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) SoL Socialtjänstlag (2001:453) SOSFS Socialstyrelsens författningssamling Allmänna förutsättningar Socialtjänstens ansvar för brottsoffer, vuxna och barn som utsätts för våld i nära relationer regleras i 5 kap. 11 SoL. Riktlinjen är en tillämpning av ovanstående lagrum samt SOSFS 2014:4. Socialtjänsten i Forshaga kommun utgår från socialstyrelsens definitioner av våld, närstående och våld i nära relationer om inget annat anges i riktlinjen och tillämpar socialstyrelsens handböcker och utbildningsmaterial. Andra myndigheters ansvar för våld i nära relationer beskrivs övergripande i Våld i nära relationer - handbok för regional samverkan i Värmland som ges ut av länsstyrelsen i Värmland. Information till allmänheten Uppdaterad information om socialtjänstens ansvar och verksamhet samt vart allmänheten ska vända sig ska finnas tillgänglig på kommunens websida. Socialtjänstens kompetens kring våld Samtliga handläggare och personer som utför insatser inom socialtjänsten i Forshaga kommun har grundläggande kunskap om våld och andra övergrepp av eller emot närstående. Det finns också handläggare med särskild kompetens bland annat att samtala med barn om våld. Socialtjänstens personal samverkar med andra myndigheter och professioner (se avsnittet samverkan) Handläggare och personal som utför insatser känner till och tillämpar följande handböcker och utbildningsmaterial. Handböcker Socialstyrelsen Våld - Handbok om socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens arbete med våld i nära relationer och Länsstyrelsen i Värmland Våld i nära relationer - handbok för regional samverkan i Värmland. Utbildningsmaterial på socialstyrelsens hemsida Sällan sedda utbildningsmaterial om våld mot kvinnor med funktionsnedsättning, Skylla sig själv? Utbildningsmaterial om våld mot kvinnor med missbruks- eller beroendeproblem, Blånader och silverhår utbildningsmaterial om våld mot äldre kvinnor, Ensam och utsatt utbildningsmaterial om våld mot kvinnor med utländsk bakgrund samt Vänd dem inte ryggen utbildningsmaterial om hedersrelaterat våld och förtryck Socialnämndens ansvar för god kvalitet oavsett utförare När socialtjänsten i Forshaga överlämnar utförandet till annan part säkerställer socialtjänsten kvalitet och följer upp på olika sätt. Tidpunkter för uppföljning regleras i avtal eller i uppdrag. 2

22 - Familjehem, kontaktpersoner och kontaktfamiljer utreds av familjerätten, avtal skrivs inför placering och socialtjänsten har pågående handledning som kan initieras av båda parter vid behov. - Överlämnad verksamhet regleras genom samverkansavtal. Arbetet följs upp av socialtjänstens representant i styrgrupp. Socialtjänstens handläggare följer individens stödbehov under placeringen eller insatsen. Utöver det har enskilda verksamheter eget ansvar för verksamhet som utför socialtjänst. Handläggning Om en förälder har avlidit till följd av våld Om det inkommer en anmälan eller information på annat sätt gällande barn som har en förälder som avlidit till följd av våld förhandsbedöms uppgifterna. Dessutom lämnas information om vilket stöd som socialtjänsten och övriga aktörer kan erbjuda. Fråga om våld Socialstyrelsen rekommenderar myndigheter som kommer i kontakt med riskgrupper att fråga om våld rutinmässigt för att identifiera våldsutsatta och de barn som lever i dessa familjer. Personal på IFO i Forshaga kommun frågar om och informerar om våld rutinmässigt vid kontakt med klienter och använder standardiserade bedömningsinstrument (FREDA). Utredning barn När socialnämnden får kännedom om att ett barn utsatts för våld eller annat övergrepp av en närstående eller bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot en närstående inleds alltid en utredning. En utredning ska klarlägga barnets behov av stöd och hjälp akut, inklusive vård eller boende i ett annat hem än det egna, våldets karaktär och omfattning, våldets påverkan på barnet och dess relation till föräldrarna, barnets egen uppfattning om våldet, vardera förälderns uppfattning om våldets konsekvenser för barnet, och barnets behov av stöd och hjälp på både kort och lång sikt. Utredning av våldsutsatta vuxna och barn i vissa situationer En utredning ska klarlägga behovet av stöd och hjälp akut, våldets karaktär och omfattning, våldets konsekvenser för den våldsutsatta, hur den våldsutsatta hanterar sin situation, hur den våldsutsattas nätverk ser ut, om den våldsutsatta behöver stöd i sitt föräldraskap, och behovet av stöd och hjälp på både kort och lång sikt. Barn i vissa situationer är en vid definition och omfattar bland annat hedersvåld eller att barnet utsätts av våld av sin partner. Vid utredning av våld används FREDA-beskrivning. Riskbedömning I utredningar gällande våld bedöms risken för ytterligare våld. FREDA-farlighetsbedömning används som grund i bedömningen av behovet av insatser både kort- och långsiktigt när det gäller vuxna och barn i vissa situationer. Riskbedömningen kan med samtycke delges polismyndigheten om det inte finns hinder i OSL. Säkerhetsplanering Säkerhetsplanering sker tillsammans med den enskilde och bör vid behov även ske i samverkan med polisen. En säkerhetsplanering innefattar val av mötesplats, hantering av dokument och akter i enlighet med 4 kap 3 SOSFS 2014:5, samt att bedöma den enskildes möjligheter att själv hinna reagera, larma eller fly. 3

23 En säkerhetsplanering mynnar ut i en säkerhetsplan som beskriver den enskildes egna resurser och socialtjänstens arbetssätt för att tillgodose behovet av stöd och trygghet särskilt i riskfyllda situationer. Utredningsplan/vårdplan/genomförandeplan kan användas som dokument. Handläggare på barn och familj har utbildning i Signs of Safety som är särskilt utformat för barn. Familjerätten Familjerätten behöver ta ställning till förekomst av våld när det gäller utredningar om vårdnad boende och umgänge. Sökanden från annan kommun När någon ansöker om stöd och är bosatt i en annan kommun och behöver flytta till Forshaga till följd av våld och har pågående insatser i bosättningskommunen, ska en ansökan behandlas som om den enskilde var bosatt i Forshaga. Ingen hänsyn tas då om den sökandes behov är tillgodosedda i bosättningskommunen. Den rättigheten regleras i 2 a kap. 8 och 9 SoL. Sekretess I ärenden där det förekommer våld behövs särskild sekretess övervägas. Det gäller främst sekretessbrytande bestämmelser i OSL, samt att sekretessbelägga uppgifter i förhållande till vårdnadshavaren. I vissa fall behöver den enskilde skyddade uppgifter. Brott som berör barn och ungdomar under 18 år Sekretesslagstiftningen är inte ett hinder för nämnden att lämna misstanke om brott till åklagareller polismyndighet i de fall det misstänkta brottet riktar sig mot någon som är under 18 år. Detta gäller dock inte alla brott utan endast de brott som räknas upp i 3, 4, och 6 kap brottsbalken det vill säga misshandelsbrott, sexualbrott, olaga frihetsberövande, olaga tvång och människohandel eller brott som avses i lagen med förbud mot könsstympning av kvinnor(10 kap. 21 OSL). Polisanmälan gällande brott mot görs på blankett SoSB Anmälan om misstanke om brott riktat mot barn. Skyddade uppgifter Skatteverket handlägger skyddade personuppgifter. Det finns tre olika typer av skyddade personuppgifter: sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Mer information om skyddade personuppgifter finns på skatteverkets hemsida. Skyddade uppgifter innebär ingen absolut sekretess. Samverkan Enligt Socialstyrelsens termbank definieras samverkan som övergripande gemensamt handlande på organisatoriskt plan för ett visst syfte. Samverkan kring våldsutsatta individer är viktig och en nyckelfaktor för att individen får den hjälp och stöd som den behöver. All berörd Personal inom IFO har ett ansvar att samverka kring individer. Chefer och arbetsledning ansvarar för att identifiera behovet av, samt upprätta och förvalta stödjande strukturer för samverkan. Skyldigheten att samverka gäller endast för sådana uppgifter för vilka det inte föreligger sekretess eller tystnadsplikt. Extern samverkan Länsstyrelsen i Värmlands handbok beskriver olika myndigheters, såsom socialtjänsten, hälso- och sjukvården, polisen med fleras arbete med våld i nära relationer, samt ger en vägledning för samverkan mellan myndigheterna. Det innefattar exempelvis andra aktörers anmälningsskyldighet enligt 14 kap. 1 SoL och om samrådsmöjligheten med Barnahus. Det kan även behövas andra former av samverkan mellan myndigheterna än de som beskrivs i handboken. När någon utsätts för våld i någon av socialtjänstens verksamheter ska både individens situation och verksamheten utredas. Individens situation enligt 11 kap. 1 SoL och verksamheten enligt 14 kap 6 SoL. 4

24 Skolan samt övriga aktörer som kommer i kontakt med familjer, barn och unga är samverkansparter. De är oftast anmälningsskyldiga och bidrar med kompetens och upplysningar. När barn placeras samverkar socialtjänsten med skolan enligt regional samverkansrutin för placerade barn. Samordnad individuell plan När den enskilde har behov av insatser både från socialtjänsten och från hälso- och sjukvården ska kommunen tillsammans med landstinget upprätta en individuell plan. En SIP kan vara aktuell när det gäller att samordna/samplanera insatser. Det behöver tas särskild hänsyn och särskilda kontakter när det gäller en våldsutsatt beroende på individens situation. Det finns särskild mall när det gäller våld i nära relation. Kommunövergripande socialtjänstsamverkan Forshaga kommuns ansvar över socialtjänsten är fördelat över flera nämnder och förvaltningar. Lärande och arbetsnämnden ansvarar för individ och familjeomsorgen. Vård och omsorgsnämnden ansvarar för äldre- och funktionshinderomsorgen. Våld kan förekomma i alla nära relationer oavsett ålder, därför behöver förvaltningarna samverka och samordna insatser. Samverkan inom IFO Inom individ- och familjeomsorgen är ansvaret för olika uppgifter fördelade på olika funktioner. Det innebär att olika funktioner behöver samverka i vissa avseenden. Samverkan kan innebära samlade bedömningar, utredningar och en samordning av insatser. Det gäller även samverkan inom ramen för 6 kap FB socialnämndens utredning/information som kan vara av betydelse för rättens avgörande av vårdnad, boende och umgänge. Insatser Insatser ska stärka individers, familjers och nätverkets egna resurser, ge kortsiktigt och långsiktigt stöd, samt vara effektiva. Information och råd Information och råd ges av samtlig personal till de individer som kommer i kontakt med vår verksamhet, exempelvis som en del i ett utredande samtal. Vi informerar även på vår hemsida (se information till allmänheten). Information och råd ges även till verksamhet/uppdragstagare som verkställer socialtjänstens beslut. Stödjande samtal Stödsamtal innebär ett motiverande samtal som hjälper individen att förändra sin livssituation. Ett motiverande samtal kan vara en del i ett utredande samtal. Utifrån individens långsiktiga behov bör det ges som en insats enligt SoL. Hjälp att ordna stadigvarande boende Den våldsutsatta kan behöva stöd att ordna nytt stadigvarande boende beroende på situationen. Det kan även gälla våldsutövaren. Det kan vara boende i hemkommunen eller i en annan kommun, beroende på hur den individuella situationen ser ut. Därför är det värdefullt att socialnämnden har upparbetade kontakter och samverkar med både kommunala och privata hyresvärdar, såväl i den egna kommunen som i andra. Det kan också handla om att verka för att våldsutövaren erbjuds en ny bostad så att den våldsutsatta kan bo kvar i sitt hem. En våldsutsatt person kan behöva få information om möjligheten att ansöka om insatser i en annan kommun om hon eller han behöver flytta på grund av våldet. Tillfälligt boende och skyddat boende En utredning kan mynna ut i att socialnämnden behöver erbjuda den som söker skydd ett tillfälligt boende som motsvarar personens och eventuella medföljande barns behov. Det kan röra sig om en tillfällig lägenhet med hög grad av självständighet, eller personal på plats dygnet runt för trygghet och bearbetning av situationen i så kallat skyddat boende. 5

25 Om den våldsutsatta behöver stöd och hjälp i ett skyddat boende, bör boendet ha tillräcklig bemanning och tillräckliga skyddsanordningar för att kunna erbjuda skydd mot hot, våld och andra övergrepp. De flesta skyddade boenden kan idag inte ta emot personer som vill ta med sig husdjur. Det finns ideella föreningar som kan förmedla en jourplats åt djuret under tiden personen har behov av skyddat boende. Skydd för våldsutsatt kan även vara att våldsutövaren byter bostad. Placeringar av barn Barn kan utifrån sitt stöd- och skyddsbehov behöva placeras enligt SoL eller LVU. LVU-Begränsningar av umgängesrätt, samt hemlighållande av vistelseort övervägs av socialsekreterare och fattas av nämndens politiker. Om barnets vårdnadshavare har skyddsbehov och placeras behöver inte barnet placeras utan barnet ses som medföljande (se tillfälligt boende). Stöd i föräldraskap Har sin utgångspunkt i familjepedagogik och inriktas på att öka förståelsen för vad våld får för konsekvens för barnet. Ges som bistånd. Förmedling av/hjälp vid kontakt med frivilligorganisationer och andra aktörer, och hjälp vid kontakt med hälso- och sjukvården och andra myndigheter, t.ex. Polisen och Skatteverket. Under utredningstiden kan det bli aktuellt att ansöka om skyddade personuppgifter, göra ändringar avseende folkbokföring och civilstånd, göra en skriftlig polisanmälan, lämna en skriftlig anmälan till enheten för barn och familj samt skriva remiss till andra instanser, exempelvis hälso- och sjukvården. Detta görs av socialsekreterare under handläggning eller av öppenvård inom ramen för pågående insats. Ekonomiskt bistånd Socialnämnden bör ha beredskap att kunna handlägga ett ärende om ekonomiskt bistånd som gäller en våldsutsatt och är akut. Av SOSFS 2013:1 framgår det när våld eller andra övergrepp av eller mot närstående särskilt bör beaktas i bedömningen av den enskildes rätt till ekonomiskt bistånd. Eftersom ekonomiärenden oftast handläggs i samma akt för enskilda som delar hushållsgemenskap, bör även delade akter upprättas. Socialstyrelsens Ekonomiskt bistånd Handbok för socialtjänsten ger ytterligare vägledning. Våldsutövare Våldsutövare kan ges föräldrastöd inom ramen för sin föräldraroll och den skilde våldsutövaren som inte har andra beröringspunkter med socialtjänsten ska informeras om andra stödinsatser och det stöd andra huvudmän tillgodoser och motiveras att söka hjälp. 6

26 Tjänsteskrivelse Riktlinjer Våld i nära relationer LAN 2018/54 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden fastställer riktlinjen Våld i nära relation Bakgrund Våld i nära relation är ett stort samhällsproblem. Socialtjänstens ansvar för våldsutsatta, brottsoffer och våldsutövare regleras i sociallagstiftningen. Vidare ställs krav på samverkan mellan myndigheter i arbetet med ovanstående grupper. Socialtjänsten ska ta ställning till barnets bästa, etiska överväganden och att arbeta utifrån bästa tillgängliga kunskap. Det socialrättsliga våldsbegreppet är brett och omfattar både fysiskt, psykiskt och sexuellt våld samt försummelse. Som särskilt allvarligt ses det våld som utövas mot kvinnor, funktionshindrade, äldre samt hedersrelaterat våld. För att säkerställa ett rättssäkert arbete med god kvalitet har en riktlinje för arbete med våld i nära relationer tagits fram under året. Riktlinjen omfattar Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om våld i nära relationer (SOSFS 2014:4) och övriga relevanta författningar och styrdokument. Arbetet med riktlinjen föregicks av en kartläggning av befintliga arbetssätt, omvärldsbevakning och behovsanalys, vilket genomfördes under Riktlinjen beskriver vilka metoder som socialtjänsten i Forshaga kommun kommer att använda, samt vilken kompetens som personal ska inneha. Riktlinjen hänvisar till andra handböcker och källor. Upprättad riktlinje skall fastställas av ansvarig nämnd i enlighet med 6 kap st. kommunallagen (SFS 2017:725) Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag -kvalitetssamordnare Pär Skog och förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse - riktlinje Våld- i nära relation Beslut skickas för verkställighet till

27 Kvalitetssamordnare Pär Skog IFO-chef Henrica Lijenzin

28 Revisionsrapport Projektledare Karin Magnusson Granskning av samverkan kring missbruksvård Landstinget i Värmland och värmländska kommuner Lars Näsström Lena Brönnert Linnéa Grönvold Januari 2018

29 Granskning av samverkan kring missbruksvård Innehåll Sammanfattning Inledning... 5 Bakgrund... 5 Syfte och revisionsfråga... 5 Revisionskriterier... 6 Avgränsning... 7 Metod Iakttagelser och bedömningar... 9 Avtal och överenskommelser... 9 Styrdokument utfärdat till verksamheterna Efterlevnad av styrdokument Uppföljning Har behov av vård tillgodosetts Tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll Vad har hänt sedan föregående granskning? Övriga noteringar Sammanfattande slutsatser Bilagor Sammanfattning av webbenkäten Landstinget Kommunerna Sammanställning av workshop Januari av 34 PwC

30 Granskning av samverkan kring missbruksvård Sammanfattning Situationen och utmaningarna för en person med missbruksproblematik är ofta komplex. Ofta ställs det krav på olika samhälleliga insatser över tid. Med hänsyn till enskilda individer samt samhällets resurser så bör insatser kring individen samordnas på ett sådant sätt att behandling får högsta möjliga effekt. Revisorerna i Landstinget i Värmland har tillsammans med revisorerna i 15 av länets kommuner utifrån genomförd riskanalys beslutat att granska samverkan i missbruksvården. Det övergripandet syftet med granskningen är att besvara om Landstinget i Värmland och kommunerna - utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. För att besvara detta har granskningen fokuserat på ett antal olika områden och den sammanfattande bedömningen utifrån dessa är att landstinget och kommunerna till viss del säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vår bedömning grundar vi på följande: Det finns en organisering och struktur för ledning och styrning av missbruks- och beroendevård i länet. Justeringar i organisering och samordning har skett under 2016 och nya former har implementerats under Samverkansformer och samlokalisering av verksamheter finns reglerade i samverkansöverenskommelser, länsöverenskommelsen för missbruks- och beroendevården och i lokala överenskommelser för 5 olika områden i länet. Gällande överenskommelser är aktuella och upprättade för att säkerställa att de nationella riktlinjerna efterlevs. Det har tillsatts en politisk styrgrupp och en central ledningsgrupp för länets missbruksoch beroendevård. Den politiska styrgruppen har givit länets centrala ledningsgrupp för missbruks och beroendevården i Värmland i uppdrag att årligen redovisa resultatet av utvecklingen i länet. Ännu har sådan uppföljning och rapportering inte skett, men vi bedömer att förutsättningarna för länsgemensam styrning och uppföljning har förbättrats i och med den nya organiseringen och strukturen. Efterlevnaden av överenskommelsen är dock bristfällig och dess faktiska innebörd har inte alltid diskuterats mellan olika huvudmän på lokal nivå. Det saknas på flera håll strukturerade samverkansforum för att föra sådana diskussioner mellan tjänstemän ute i organisationerna. Delar som inte efterlevs enligt vad som uttrycks i överenskommelserna är bland annat upprättande av samordnade individuella planer (SIP). De intervjuade uppfattar att användandet av SIP successivt har ökat, men granskningen av akter visar på stora variationer i länet. De intervjuade uppfattar att SIP är ett bra verktyg som bidrar till samverkan. I de Januari av 34 PwC

31 Granskning av samverkan kring missbruksvård fall SIP har upprättats finns det enligt de intervjuade ofta skäl att förbättra uppföljning och säkerställa efterlevnaden av det som upprättats i SIP. Förekomsten av standardiserade bedömningsinstrument varierar också inom länet och används i mindre omfattning än vad som är avsett. Vad det gäller flödet och samverkan kring de individer som är i behov av landstingets och kommunens insatser avseende missbruks- och beroendevård så är det tydligt att de olika huvudmännens kompetenser och insatser inte alltid samordnas på ett optimalt sätt. Granskningen har påvisat brister i ärenden som rör LVM (Lag om särskild vård av missbrukare) där huvudmännens bristande kunskaper om ansvar och roller har inneburit brister i omhändertagandet. Granskningen påvisar också särskilda utmaningar i de ärenden där socialtjänsten bedömer att klienten är i behov av akut vård med abstinensbehandling. Akut omhändertagande kan inte ordnas av landstingets och kommunens samordnande verksamhet, Beroendecentrum, där medicinsk kompetens finns tillgänglig. De individer som uppfattas vara i behov av omedelbar placering placeras i stället på externa HVB (Hem för vård och boende) där den medicinska vården inte alltid är lika tillgänglig som på Beroendecentrum. Det finns förhoppningar om att Landstingets beslut om att inrätta fyra platser för akutvård till substansberoende ska förbättra situationen. Dessa platser är dock ännu inte i drift. Vi ser också att det kan finnas skillnader i kommunens och landstingets syn på behovet av akuta insatser och vad som orsakar den akuta situationen. För att öka upplevelsen av gemensamt ansvarstagande och optimalt samordnande av roller och ansvar så bör åtgärder vidtas i syfte att öka samsynen. Placering på Beroendecentrum kan inte ordnas via läkare utan är beroende av beslut från socialsekreterare. Det innebär att patienter med behov av abstinensbehandling inte per automatik kan skrivas in från en slutenvårdsavdelning till Beroendecentrum utan vården behöver planeras av en socialsekreterare. En medicinskt färdigbehandlad individ kan därmed skrivas ut från sjukvården innan det funnits möjlighet att bereda plats på Beroendecentrum vilket kan innebära brott i vårdkedjan. Det förekommer enligt intervjuer att patienter återremitteras eller nekas utredning och/eller behandling vid psykiatrin då de inte uppvisat drogfrihet i tre månader. Enligt de intervjuade är dock en del av orsaken till missbruksproblematiken en samsjuklighet där individen skulle behöva en utredning för att kunna erbjuda den vård och behandling som kan bidra till framtida drogfrihet. Det råder oenighet huruvida dessa individer på en korrekt grund nekas utredning. Ett vanligt skäl till att överenskommelsen inte efterlevs är enligt de intervjuade att det saknas personal och resurser. Bristen på tillgängliga resurser inom exempelvis psykiatrin är skälet till att individer avvisas eller att väntetiderna är flera år. Konsekvensen blir att ansvaret faller över på andra aktörer i vårdkedjan och de uppstår undanträngningseffekter då dessa aktörer inte kan prioritera det som ligger inom ramen för deras egentliga åtagande. Enligt granskningen saknas ett systematiskt och samordnat sätt att arbeta med avvikelser som rör samverkan och som rapporteras i de ärenden där samverkansöverenskommelserna inte efterlevs. Trots att missbruksvården och samsjuklighet lyfts fram som en utmaning i delårsrapporter och årsredovisningar i flera kommuner så är det relativt sällsynt att styrelse eller Januari av 34 PwC

32 Granskning av samverkan kring missbruksvård nämnd tydliggjort med mål eller annan styrning vad de förväntar sig av missbruksvården. Såväl landstinget som granskade kommuner lyfter på ett eller annat sätt fram samverkan som en framgångsfaktor och som något nödvändigt för att klara framtida uppdrag rörande målgruppen. Det finns i varierad omfattning rutiner för handläggning, och uppföljningen av missbruksoch beroendevården är bristfällig och begränsas av att det sällan finns mål och kvalitativa och kvantitativa mätetal. Rekommendationer Vi rekommenderar att landstingsstyrelsen och berörda nämnder i kommunerna säkerställer att: Organiseringen som implementerats under 2017 vad gäller samordning av länets missbruks- och beroendevård leder till önskade effekter. Vi ser att framgångsfaktorn för detta är att ha en fortsatt kontinuitet i den politiska styrgruppen och den centrala ledningsgruppens arbete och att roller, ansvar och uppdrag för grupperingarna förankras. Överenskommelsen implementeras bland tjänstemän på lokalnivå. Enligt granskningen saknas strukturerade forum för de diskussioner som behövs mellan respektive kommun och berörda tjänstemän inom landstingets verksamheter. Att åtgärder vidtas för att förbättra efterlevnaden av överenskommelserna bland annat vad det gäller upprättande av SIP, användandet av standardiserade bedömningsinstrument och ansvarsfördelning vid vård har personer med behov av insatser från kommunen och landstinget. Att det som ett led i en sammanhållen styrning av länets samverkan i missbruksoch beroendefrågor säkerställs att en samlad redovisning av resultatet av utvecklingen av missbruksvården rapporteras från den centrala ledningsgruppen till den politiska styrgruppen så som planerat. Att det inom respektive verksamhet formuleras mål och mätetal för att följa utvecklingen avseende missbrukare och insatser till individer med samsjuklighet. På vissa håll behöver även riktlinjer upprättas och/eller revideras. Januari av 34 PwC

33 Granskning av samverkan kring missbruksvård 1. Inledning Bakgrund Situationen och utmaningarna för en person med missbruksproblematik är ofta komplex. Ofta ställs det krav på olika samhälleliga insatser över tid. Med hänsyn till enskilda individer samt samhällets resurser så bör insatser kring individen samordnas på ett sådant sätt att behandling får högsta möjliga effekt. Brister i tillgången till rätt kombination av insatser över tid kan äventyra vårdens effekt såväl på individ- som systemnivå. Landstinget i Värmland och de värmländska kommunerna har sedan 2010 en länsöverenskommelse om missbruks- och beroendevården i Värmland, senast reviderad Syftet med Länsöverenskommelsen är att utifrån ett brukarperspektiv beskriva hur ansvarsfördelningen ser ut mellan socialtjänsten och hälso- och sjukvården och hur samverkan mellan dessa huvudmän ska utformas. Den gemensamma länsöverenskommelsen ska utgöra ett underlag för lokala överenskommelser mellan huvudmännen. Erfarenhet säger att gemensamma styrdokument kan ge kommuner och landsting en bra övergripande vägledning för ansvarsfördelning, men att dessa ofta ställer krav på att verksamheterna sinsemellan närmare överenskommer om ansvarsfördelning. I annat fall kan felaktiga förväntningar uppstå mellan olika verksamheter vilket kan leda till brister i vårdkedjan. En viktig grund i samordningen av missbruksvården är att arbetet med upprättande av en samordnad individuell plan, SIP, fungerar ömsesidigt samt att det ses som ett gemensamt ansvar att initiera och genomföra dessa. Uppföljning är väsentligt både för att följa hur väl den enskilde individen tillgodogör sig behandling och insatser, men även för att på aggregerad nivå följa resultatet av olika insatser. Tidigare granskningar visar att verksamheterna inte minst brister i uppföljningen på aggregerad nivå samt i att ta vara på erfarenheter för utveckling av verksamheten. Fokus i granskningen ligger på brukarcentrerad samverkan. Samverkan diskuteras utifrån tre olika områden: samstruktur, samsyn och samarbete. Inom de två förstnämnda områdena skapas förutsättningar för samarbetet där fokus är på en eller flera brukare. Vi ser ofta att samverkan fungerar bra, men då ofta utifrån ett personellt perspektiv, dvs. att personer i organisationerna hittat varandra och samverkar utifrån en gemensam värdegrund. En sådan personberoende samverkan är dock bräcklig och det måste finnas styrsystem och strukturer som är personoberoende. Syfte och revisionsfråga Det övergripandet syftet med granskningen är att besvara om Landstinget i Värmland och kommunerna - utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Januari av 34 PwC

34 Granskning av samverkan kring missbruksvård Den övergripande revisionsfrågan har brutits ned i följande revisionsfrågor: 1. Vilka avtal och överenskommelser finns mellan Landstinget i Värmland och berörda kommuner? 2. Vilka styrdokument har landstinget respektive kommunerna utfärdat till sina respektive verksamheter? 3. Vilka instanser har beslutat om styrdokumenten? 4. Hur bedrivs arbetet i verksamheterna och överensstämmer det med vad som avtalats och vad som framgår av beslutade styrdokument? 5. Har ansvariga styrelser och nämnder följt upp om avtal och andra styrdokument efterlevs? 6. Bedöms patienternas behov av vård, omsorg och stöd ha tillgodosetts utifrån den journalgranskning som genomförs i granskningen? 7. Bedöms styrelsernas och nämndernas styrning, uppföljning och interna kontroll vara tillräcklig för att säkerställa ändamålsenliga arbets- och samverkansformer mellan huvudmännen samt mellan huvudmännens olika enheter? Om granskningen visar att det finns brister, ska förslag ges på vilka förbättringsåtgärder som behöver vidtas. Revisionskriterier Revisionskriterier i denna granskning är Socialtjänstlagen (5 kap. 9 a SoL) Hälso- och sjukvårdslagen (8 b HSL). Socialstyrelsen nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende 1 Länsöverenskommelse - vård- och stöd vid missbruk och beroende i Värmland. 2 Kommuner och landsting har en allmän lagstadgad skyldighet att både samverka och lämna god service enligt Förvaltningslagen och Hälso- och sjukvårdslagen samt andra lagar som styr huvudmännens verksamhet. Sedan 1 juli 2013 förstärktes lagstiftningen med ett nytt tillägg i Socialtjänstlagen (5 kap. 9 a SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (8 b HSL). Detta innebär att landstinget och kommunen skall ha gemensamma överenskommelser ifråga om personer som missbrukar alkohol, narkotika, andra beroendeframkallande medel, läkemedel och dopningsmedel. Överenskommelser skall finnas som tydliggör roller och ansvarsfördelning mellan huvudmännen. Sedan 2007 finns nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende. Riktlinjerna innehåller centrala rekommendationer vilka Socialstyrelsen bedömer är särskilt viktiga för hälso- och sjukvårdens samt socialtjänstens insatser vid avgiftning skedde en revidering av riktlinjerna vilket bland annat innebar förtydliganden i val av behandling. 1 Socialstyrelsen (2015) : Nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende. Stöd för styrning och ledning. 2 Landstinget Värmland, Värmlands läns vårdförbund: Länsöverenskommelse Vård och stöd vid missbruk och beroende i Värmland. Samt länsöverenskommelse vid dopningsmissbruk. Giltig Reviderad , Januari av 34 PwC

35 Granskning av samverkan kring missbruksvård Avgränsning Granskningen avgränsas till att gälla Landstinget i Värmland och Hammarö, Storfors, Karlstad, Kil, Filipstad, Kristinehamn, Arvika, Munkfors, Hagfors, Torsby, Forshaga, Säffle, Sunne, Eda, och Årjängs kommuner. Granskningen omfattar huvudmännens samverkan avseende den vård för missbruk som riktas till vuxna, dvs. till enskilda från 18 år och uppåt. De verksamheter som bedrivs inom respektive kommun och de kommuninterna gränssnitten ingår inte i granskningen, liksom det stöd som erbjuds inom kommunal verksamhet i form av s.k. stödinsatser (serviceinsatser). När det gäller intervjuer och journalgranskningar inom landstinget har dessa planerats med deltagande från fem vårdcentraler. Dessa har varit Verkstaden i Arvika, Säffle, Gripen i Karlstad, Storfors, Hagfors. Metod Fakta- och informationsinsamling har skett genom dokumentgranskning, enkät, journal/aktgranskning och intervjuer. Rapporten har skickats ut till berörda verksamheter för sakgranskning samt kvalitetssäkrats internt med stöd av Maria Jäger, certifierad kommunal yrkesrevisor. De aktuella dokumenten som bildat underlag för granskningen har dels bestått i länsövergripande samverkansdokument och den lokala överenskommelsen gällande samverkan. Övriga dokument har varit kommunernas och landstingets mål och riktlinjer för beroende- och missbruksvård. Vi har tagit del av följande dokument: - Länsöverenskommelsen avseende vård och stöd vid missbruk och beroende i Värmland - De lokala överenskommelserna för vård och stöd vid missbruk och beroende av alkohol, narkotika, andra beroendeframkallande medel, läkemedel och dopningsmedel för personer 18 år och äldre - Vårdprogram avseende missbruk och beroende, division psykiatri - Vårdrutin avseende ansvars- och arbetsfördelning mellan psykiatri och allmänmedicin vid vård av vuxna patienter med psykiatriska tillstånd - Förteckning över lokala styrgrupper - Landstingsplan Minnesanteckningar under 2017 avseende sammanträden i centrala ledningsgruppen för missbruks- och beroendevården i Värmland Intervjuer har i deltagande kommuner genomförts med: ansvariga chefer, dvs socialchef/avdelningschef eller motsvarande, ansvariga handläggare andra nyckelpersoner har efter samråd med respektive kommun också medverkat, ex vis drogterapeut eller chef för socialpsykiatrin. Januari av 34 PwC

36 Granskning av samverkan kring missbruksvård Inom landstinget har intervjuer genomförts med: chef för den öppna psykiatriska verksamheten, ordförande i primärvård- och psykiatriutskottet samt ordförande i sjukhusutskottet. cheferna vid fem av länets vårdcentraler. Vid två av dessa har även samordnande sjuksköterska deltagit. Vid Värmlands läns Vårdförbund har intervjuer genomförts med: förbundschef, utvecklingsledare landstinget/värmlands läns vårdförbund avdelningschef för Beroendecentrum. En del i granskningen har varit granskning av 10 akter per kommun inom den kommunala missbruksvården (sammanlagt 150 akter), och 30 journaler från landstinget fördelat jämt mellan de fem vårdcentraler som granskningen avgränsats till. Fokus i akt/journalgranskningen var på faktorer som rör samverkan mellan den kommunala missbruksvården och landstingets beroendevård. Denna del genomfördes med stöd av ett standardiserat granskningsprogram. Trots ett flertal påminnelser och kontakter så har det funnits svårigheter att få fram de journaler som önskats från landstinget. Det har inneburit att granskningsarbetet dragit ut något på tiden. De journaler som vi slutligen fått fram har från två av vårdcentralerna inte riktigt motsvarat det vi efterfrågat. Den enkät som ingått i granskningen har till sin frågeformulering varit likalydande med den som genomfördes 2013, detta för att i viss mån kunna göra jämförelser mellan svaren. Enkäten har gått ut till chefer och handläggare inom kommunerna samt chefer och samtliga vårdcentralchefer inom landstingets primärvård. Svarsfrekvensen efter utskick samt två påminnelser har varit 78 procent i kommunerna och 39 procent i landstinget. Syftet med enkäten var att skapa en ökad kunskap inför intervjuerna. Enkäten har inte haft till syfte att utgöra något statistiskt och generaliserbart underlag för rapporten. En workshop har genomförts för att diskutera iakttagelser från granskningen. Inbjudan skickades ut till samtliga som deltagit vid intervjuerna. Syftet med workshopen har varit att ge tillfälle till att förankra revisionsresultaten samt utgöra möjlighet till kompletterande faktagranskning. Det deltog 36 personer på workshopen. Januari av 34 PwC

37 Granskning av samverkan kring missbruksvård 2. Iakttagelser och bedömningar Avtal och överenskommelser Samtliga kommuner i Värmlands län är medlemmar i Värmlands läns vårdförbund. Värmlands läns vårdförbund har uppdraget att driva utvecklingsfrågor inom missbruksoch beroendeområdet vilket omfattar samverkan, metodutveckling och brukarmedverkan. Verksamheten regleras genom förbundsordningen. Sedan 2007 har Värmlands läns vårdförbund i samarbete med Landstinget i Värmland drivit ett HVB-hem med psykiatrisk öppenvård hela dygnet, Beroendecentrum Värmland (BC). Verksamhetens inriktning är medicinsk abstinensbehandling samt psykiatriska och psykosociala bedömningar. Beroendecentrum tar emot klienter via biståndsbeslut från socialtjänsten. Verksamheten har 12 vårdplatser och respektive huvudman ansvarar för att det finns den bemanning som krävs för att utföra sitt uppdrag. I dag finns det inom verksamheten knappt ca åtta tjänster som finansieras av landstinget och ca 12 tjänster som finansieras via Värmlands läns vårdförbund. All kostnad som i övrigt rör sjukvården finansieras av landstinget och övriga kostnader delas mellan landstinget och Värmlands läns vårdförbund. Fördelning av kostnader mellan kommunerna regleras genom förbundsordningen och är kopplad till antalet nyttjade vårddygn. Beroendecentrum har sedan starten haft en styrgrupp, bestående av tjänstemän och politiker från landsting och kommuner. Styrgruppen hade att hantera både de operativa frågor som specifikt rörde beroendecentrum, men också övriga utvecklingsfrågor som rörde hela länet. Under 2016 utarbetades ett förslag om ny organisering vilket innebar att det bildades en renodlad politisk styrgrupp. Därtill bildades en central ledningsgrupp för utvecklingsfrågorna i länet. Styrgruppen för Beroendecentrum kan därmed specifikt fokusera på det frågor som rör Beroendecentrum. Minnesanteckningar och protokoll för de olika styrgrupperna går att finna på Värmlands läns vårdförbunds hemsida. Den rådande organisationen för samverkan i länet ser ut enligt följande: Januari av 34 PwC

38 Granskning av samverkan kring missbruksvård Enligt Länsöverenskommelsen om missbruks- och beroendevården i Värmland 3 ska landstinget och kommunerna i länet i samverkan erbjuda vård och behandlingsinsatser för personer med missbruks- och beroendeproblematik. Överenskommelsen är träffad mellan landstinget och Värmlands läns vårdförbund. Samverkan ska ske både på länsövergripande nivå och på lokal nivå. Syftet med samverkan är att genom klargörande av ansvar, uppgifter och omfattning av och innehåll i den verksamhet som parterna bedriver, säkerställa att enskilda inte ska hamna mellan olika ansvarsområden. Länsöverenskommelsen gäller för personer från 18 års ålder. Överenskommelsen ska utgå från de nationella riktlinjerna som bland annat säger att de insatser som erbjuds ska bygger på bästa tillgängliga kunskap. Länsöverenskommelsen ska bidra till att det på länsnivå finns en partsgemensam organisation för styrning och ledning, samordning av resurser, politisk medvetenhet, tydlig rollfördelning. Den ska också utgöra en grund för upprättandet av lokala överenskommelser. De lokala överenskommelserna ska förtydliga samverkan och roller mellan framförallt socialtjänst och hälso- och sjukvård. Lokala styrgruppen har ett tydligt uppdrag och ansvar i förhållande till styrdokumentet. I överenskommelserna regleras vårdcentralernas och psykiatrins roll och ansvar för målgruppen. Vid behandling av personer med komplexa vårdbehov/samsjuklighet på grund 3 Landstinget Värmland, Värmlands läns vårdförbund: Länsöverenskommelse Vård och stöd vid missbruk och beroende i Värmland. Samt länsöverenskommelse vid dopningsmissbruk. Giltig Reviderad , Januari av 34 PwC

39 Granskning av samverkan kring missbruksvård av psykisk störning och missbruk ska vård och insatser ske samtidigt och integrerat i samverkan mellan beroendevården och socialtjänsten. För personer som har behov av insatser från flera aktörer ska det finns former och rutiner för ett samlat ansvarstagande. En skriftlig samordnad individuell plan (SIP) ska upprättas. En förutsättning för samarbete och kommunikation mellan huvudmännen på ett professionellt sätt är enligt överenskommelsen, att samma terminologi, definitioner och bedömningsinstrument används. Att använda evidensbaserade bedömningsinstrument ses som en förutsättning för att välja åtgärder på rätt nivå och för att följa utfall av insatserna. I lokala överenskommelser redogörs vilka dessa är. Den centrala ledningsgrupp som har bildats har ansvaret för implementering av den länsövergripande samverkansöverenskommelsen. För att omsätta den övergripande överenskommelsen utifrån lokala förutsättningar och tydliggöra ansvarsfördelningen på lokalnivå så finns det fem lokala ledningsgrupper i länet med geografisk klustring av ett antal kommuner tillsammans med landstinget. Fem lokala överenskommelser har därmed slutits på olika håll i länet mellan socialtjänst, vårdcentraler, öppenvårdspsykiatri, länsgemensam psykiatri och gemensamma verksamheter. Vårdförbundet har uppdraget att sammankalla de lokala ledningsgrupperna. Gemensamt för de lokala överenskommelserna är att de klargör att vård och behandling för personer med missbruks- och beroendeproblem är ett gemensamt ansvar och att former och rutiner för ett samlat ansvarstagande ska finnas för de personer som behöver insatser från flera aktörer. I varje samverkansärende ska en SIP upprättas som visar ansvar för olika insatser. De beskriver ansvar som finns hos vårdcentraler, hos psykiatri och hos socialtjänsten. Vid behandling av personer med samsjuklighet på grund av psykisk störning och missbruk ska detta, vid behov, ske samtidigt och integrerat i samverkan mellan psykiatri, beroendevård och socialtjänst. Där nämns även att neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och missbruk ställer krav på integrerade insatser. Överenskommelsen visar i övrigt kontaktuppgifter och verksamheternas ansvar och metodik för olika former av insatser, bedömningar, vård och behandling. Hänvisningar görs till Länsöverenskommelsen som utvecklar detta, exempelvis vägledning för användning av bedömningsinstrument och medicinska tester eller typ av behandling och stöd vid olika former av missbruk. Bedömning Styrningen av samarbetet mellan kommunerna i missbruks- och beroendefrågor är organiserat och reglerat genom Värmlands läns vårdförbund och dess förbundsordning. Samarbete mellan Värmlands läns vårdförbund och Landstinget i Värmland finns vad det gäller samordning av missbruksvården i länet och samlokalisering av verksamhet och är reglerat genom ett samarbetsavtal. Det finns en gemensam organisering och struktur för att leda och styra utvecklingen av missbruksvården i länet. Det var något som saknades vid föregående granskning. En aktuell länsgemensam överenskommelse avseende missbruks- och beroendevården i Värmland finns. Till den finns även lokala överenskommelser och revidering av både länsövergripande och lokala överenskommelser har gjorts för att säkerställa att dessa är aktuella och i enlighet med Nationella riktlinjer. Januari av 34 PwC

40 Granskning av samverkan kring missbruksvård Styrdokument utfärdat till verksamheterna Inom landstinget I landstingsplanen 2017, fastställd av landstingsfullmäktige, uttrycks att Landstingets vision är en livskvalitet i världsklass. En sådan välfärd för alla i Värmland skapas i samverkan med andra aktörer. Enligt planen så handlar effektmålens förverkligande i stor grad om strategisk samverkan med andra aktörer. Planen ger uttryck för att Landstinget i Värmland har en central roll som samhällsaktör men med ständigt behov av att prioritera och förtydliga sin roll i samverkan bland annat med de värmländska kommunerna. För att nå målet om Bäst vårdkvalitet så krävs ett arbete med att skapa sammanhållna vårdkedjor. I landstingsplanen framgår bland annat att det målet ska uppnås genom samverkan med kommunerna. Något annat som lyft under samma mål är ökad följsamhet till Nationella riktlinjer. I landstingsplanen finns ett antal utvecklingsuppdrag med syfte att förbättra hälso- och sjukvården och tandvården. Ett flertal av dessa fokuserar på samverkan mellan olika aktörer inom landstinget samt med externa parter. Det finns ett vårdprogram avseende Missbruk och beroende vilket är upprättat för tidigare division psykiatri. I vårdprogrammet finns det länkar till styrdokument som bland annat ska klargöra avgränsning i ansvar gentemot kommun och övrig hälso- och sjukvård samt vilka utredning och behandlingsmetoder som ska användas. Vissa av de styrdokument som är länkade är dock inaktuella. I kommunerna I nio av de 15 granskade kommunerna har ansvarig nämnd fattat beslut om mål gällande missbruksvården. I några fall berör dessa mål också samverkan. I exempelvis Arvika styr målen mot att behandling mot missbruk ska tillgodoses genom samverkan och att kostnader för institutionsvård för vuxna ska minska. I Säffle har kommunfullmäktige beslutat om mål för upprättandet av SIP och om en utökad samverkan med landstingspsykiatrin. I flera fall noterar vi att givna mål inte följs av mätetal eller mått vilket innebär svårigheter vid bedömning av måluppfyllelse. I några fall riktas inte målen specifikt mot missbruksvården men på tjänstemannanivå har ofta aktiviteter specifika för missbruksvården fastställts. De flesta ansvariga nämnderna i kommunerna får trots detta en löpande rapportering av missbruksvårdens utveckling genom givna nyckeltal och statistik, exempelvis antal placeringar, kostnader för placeringar och kostnader för öppenvården. I några kommuner har placering upp till en viss dygnskostnad delegerats till tjänstemannanivå, men i flera kommuner är det nämnden som fattar beslut om eventuella placeringar. I åtta kommuner har ansvarig nämnd fattat beslut om riktlinjer för handläggningen. Bedömning Landstingsplanen uttrycker inget specifikt avseende missbruk, men ett mycket tydligt fokus finns på samverkan. Målgruppen med psykisk ohälsa är prioriterad i planen. Ett vårdprogram avseende missbruk och beroende finns upprättat och fastställts av dåvarande divisionschef för division psykiatri. I flera av kommunerna har ansvariga nämnder inte fattat beslut om mål eller annan styrning som specifikt berör missbruksvården. Januari av 34 PwC

41 Granskning av samverkan kring missbruksvård Vi bedömer att det såväl inom landsting som kommun finns ett behov av att tydligare ange mål och mätetal i nämndens styrning. Detta för att förtydliga styrningen men även för att göra en uppföljning möjligt. Vi rekommenderar även att ansvariga nämnder ser över att aktuell styrning är uppdaterad. Detta såväl vad gäller riktlinjer som annat material som nås via länkar i styrdokumenten. Efterlevnad av styrdokument Såväl länsöverenskommelsen som de lokala överenskommelserna är kända hos berörda inom kommunerna samt inom landstinget. Dessa uppfattas av huvudmännen ge ett stöd till arbetet rörande missbruksvården och bidrar till att tydliggöra ansvarsområdena för respektive huvudman. Personalomsättning och introduktion av ny personal har för vissa kommuner inneburit att implementeringen av överenskommelsen dragit ut på tiden. Både landstinget och kommunerna uttrycker en tydlig vilja till samverkan, vilket också överenskommelserna ger stöd till. Ett flertal intervjuade uppger dock att de upplever brister i följsamheten till överenskommelserna. Bland annat ger representanter för kommunerna uttryck för att landstinget brister i sitt ansvarstagande när det gäller utfärdande av läkarintyg i samband med ansökan om LVM. Kritiken gäller att handläggare hänvisats till olika verksamheter inom landstinget för att få detta läkarintyg samt synpunkter på läkarintyg som inte når upp till kraven på ett underlag. Kring de lokala samverkansstrukturerna ges en splittrad bild. Mellan en del av kommunerna och vårdcentraler finns en upparbetad struktur för överläggningar kring enskilda ärenden, mellan andra kommuner och landstingets öppenvårdspsykiatri har det utarbetats lokala samverkansforum. För de som har lokala möten har samverkan stärkts tämligen direkt. I många kommuner finns rutiner för konsultation i enskilda ärenden vilket blir ett stort stöd i kommunernas klientarbete. Några synpunkter är återkommande avser användningen av SIP. Här pekas på att användningen har ökat men att det fortfarande är alltför sällan som det blir verklighet. Från kommunernas sida menar många att det, i de fall som det sker, oftast blir på kommunens initiativ. Att SIP inte prioriteras eller de som kommer till mötet inte har tillräckliga mandat eller kunskap kring aktuellt ärende är återkommande kritik. De kommuner som riktar kritik påpekar dock att användandet av SIP skulle kunna öka om de själva var mer aktiv i att ta initiativ och skapade egna tydliga rutiner för att erbjuda och bjuda in till SIP. En återkommande synpunkt från kommunerna är att det är alltför långa väntetider för missbrukare att få till stånd de utredningar som kan behövas, dels avseende medicinering men framförallt avseende psykiatriska utredningar. En vanlig uppfattning i kommunerna är att enskilda personer måste uppvisa tre månaders drogfrihet för att vara aktuell för utredning. Detta anses vara ett stort hinder för en adekvat missbruksvård. Även vårdcentralerna ser detta som en utmaning då patienter återremitteras då de inte varit drogfria tillräckligt länge. En väg till drogfriheten anses vara ett klargörande av eventuell diagnos och adekvat stöd utifrån detta. Detta rör då personer med misstänkt samsjuklighet och där överenskommelsen är tydlig avseende det gemensamma ansvarstagandet, men där praktiken inte fungerar på önskvärt sätt. Flera kommuner uppger också att man ser brister kring landstingets ansvarstagande när det gäller nertrappning av legalt förskriven medicin, här är ansvaret tydligt i överenskommelserna och hur ansvarstagandet genomförs bör utredas vidare. Januari av 34 PwC

42 Granskning av samverkan kring missbruksvård Det finns rutiner för hantering av avvikelser från överenskommelserna. Från huvudmännen konstateras att ytterst få avvikelser hanterats och att det brister i efterlevnaden gällande rapportering. Samverkan med Beroendecentrum uppfattas av flertalet som bra. För de som är inskrivna finns en god samverkan och uppskattning ges till Beroendecentrums rådgivande funktion. Däremot uppfattas det som ett problem med alltför lång väntan för att enskilda ska få tillgång till abstinensvård på Beroendecentrum och att privata aktörer kan vara mer flexibla vid inskrivning av patienter. Det ger i sin tur att Beroendecentrum inte alltid blir första valet vid behov av abstinensvård. Från landstingsrepresentanter pekas på att läkares tillgång till inskrivning på Beroendecentrums abstinensvård skulle underlätta i beslutsprocessen och dessutom kännas adekvat eftersom behovet av medicinsk abstinensvård kan bedömas av läkare. Bedömning Överenskommelserna är till största delen kända i verksamheterna och dessa uppfattas ge ett bra stöd i frågor kring insatser och ansvar rörande missbruksvården. Det kan dock konstateras att överenskommelserna inte tillämpas full ut. Även om det finns en ömsesidig vilja att samverka har de flesta kommunerna och landstinget ännu inte kommit till tals kring att mer konkret forma hur samverkan ska gå till, varken på ett lokalt övergripande plan eller kring konkreta ärenden. Uppfattningen att det krävs tre månaders drogfrihet innan behandling eller utredning från landstingets sida behöver utredas och tydliggöras då detta är ett hinder för adekvata insatser för den enskilde. Ansvaret för initiativ till SIP måste tydliggöras och användningen säkerställas. Detta är grundläggande för att säkerställa en adekvat vårdkedja för enskilda patienter/klienter. Mot bakgrund av de brister som anges från flera kommuner kring landstingets ansvarstagande när det gäller nertrappning av legalt förskriven medicin bör detta utredas vidare. Eftersom arbetet med avvikelser från överenskommelserna är av stor betydelse för att kunna arbeta systematiskt med uppföljning och utveckling behöver följsamheten säkerställas. Hur rutinerna vid inskrivning till Beroendecentrum kan förenklas för att bättre motsvara behovet behöver utredas vidare, inklusive läkares möjlighet till inskrivning. Uppföljning Uppföljning överenskommelser Den länsövergripande styrgruppen för Beroendecentrum har huvudansvaret för uppföljning av Länsöverenskommelsen. Uppföljningar ska göras vartannat år i samarbete med kommunernas socialtjänst samt berörda verksamheter inom Landstinget i Värmland. Revidering av länsöverenskommelsen genomfördes under I protokoll och handlingar framgår att revideringen av länsöverenskommelsen har hanterats av den politiska organisationen hos respektive huvudman. Enligt intervjuer med representanter från Värmlands läns vårdförbund har det också skett en rundringning till lokala ledningsgrupper om hur samarbetet fungerat och vilka områden som finns för utvecklings- och stödbehov. Enligt anteckningar från Värmlands läns Januari av 34 PwC

43 Granskning av samverkan kring missbruksvård centrala ledningsgrupp för missbruks- och beroendefrågor så framkom följande vid rundringningen: - Personer med missbruk och beroende prioriteras inte alltid som de borde och personer med komplexa behov drabbas hårdast av avbrott i vårdkedjan. - Samarbetet fungera bra, bättre än tidigare och kan bli ännu bättre. Alla vill. Dock upplevs resursbrist inom psykiatrin man räcker inte till för de behov som efterfrågas och personal upplever etiska dilemman utifrån prioriteringar av personer med psykiska symtom inkl. missbruk. Finns förbättringsutrymme när det gäller att använda sig av de arenor för samverkan och samarbete som finns att rätt funktion/person deltar kontinuerligt. - En integrerad beroendeenhet skulle betyda mycket för målgruppen - och underlätta samarbetet - SIP används mer idag än tidigare. - Behövs fler som behärskar kognitiv beteendeterapi, ta hem utbildning till länet! - CLGMBV 4 borde: - Ha tydligare förväntningar och kommunicera de lokala ledningsgruppernas uppdrag. - Stödja det lokala arbetet genom att komplettera Värmlands läns vårdförbund utbildningsinsatser med återkommande workshops med fortbildning för brukar/patientnära personal. - Följa upp följsamhet till länsöverenskommelserna. Vid genomförda intervjuer framkommer att revidering av de lokala överenskommelserna har skett till följd av revideringen av länsöverenskommelsen. Sammankallande för arbetet med överenskommelserna är utvecklingsledaren för landstinget/värmlands läns vårdförbund och i länet finns har de fem olika styrgrupper samlas för att utvärdera och revidera befintliga överenskommelser. Till mötet kallades enhetschefer för vårdcentralerna i de olika kommunerna, avdelningschefer för psykiatrin i Karlstad och enhetschefer från kommunernas socialtjänster. Enligt genomförda intervjuer kan delaktigheten och utvecklingsarbetet som sker i de 5 lokala ledningsgrupperna grupperna och i respektive kommun fortfarande utvecklas. De intervjuade uppfattar att det har blivit bättre när psykiatri och vårdcentraler lyder under samma ledning samt att det är enhetschefer istället för verksamhetschefer i primärvården som deltar. Det som på lokal nivå kan förbättras är tillgången till mötesform inom respektive kommun där de som arbetar med klienter/patienterna i vardagen får möjlighet att diskutera samverkan i praktiken. Idag har de olika huvudmännen främst kontakt för att diskutera enskilda ärenden. Uppföljning av Beroendecentrum och länets utvecklingsarbete inom missbruks- och beroendevården (Värmlands läns vårdförbund) Värmlands läns vårdförbund har direktionsmöte två ggr/år och där ges rapport av Beroendecentrums verksamhet vad gäller exempelvis beläggningsgrad, antalet placeringar som avbryts samt antalet placeringar som inte påbörjats som planerat. Vid direktionens möten finns en relativt god representation från medlemskommunerna. Vi kan dock konstatera 4 Centrala ledningsgruppen för länet utvecklingsarbete inom missbruk- och beroendevården Januari av 34 PwC

44 Granskning av samverkan kring missbruksvård att det är någon enstaka kommun som inte haft någon representant på plats vid något av de två möten som varit under Vid direktionens möten ges även information om länets utvecklingsarbete inom missbruks- och beroendevården. Den politiska styrgruppen har haft tre möten under Styrgruppen har i sitt uppdrag bland annat definierat ansvaret för att säkerställa att verksamheten når sina mål enligt länsöverenskommelsen. Den politiska styrgruppen har under året uppdragit till den centrala ledningsgruppen att överlämna en årlig redovisning av resultatet av utvecklingsarbetet. Den centrala ledningsgruppen har under året haft 4 möten. Den centrala ledningsgruppen har samlat in information om hur samverkan i länet fungerar, vilka utmaningar som finns och tagit del av nationella rapporter. När denna granskning genomförts har det ännu inte överlämnats någon årlig redovisning av resultatet av utvecklingsarbetet till den politiska styrgruppen. Beroendecentrums ledningsgrupp ska under året enligt planeringen ha haft fyra möten men det går endast att finna anteckningar från två av mötena på förbundets hemsida. Återkoppling om vad som hanterats vid beroendecentrums ledningsgruppsmöten återkopplas till förbundets medlemmar via socialchefs- och IFO-chefsgruppen. Vid mötena följs bland annat flödesstatistik. Avdelningschef för Beroendecentrum är årligen ute och träffar representanter i kommunerna för att samla in synpunkter på verksamheten. Återkoppling av resultatet från kommunrundan har lämnats vid ledningsgruppens möte. Utifrån 2016 års noteringar avseende antal patienter/klienter som avslutar sin behandling eller inte påbörjar planerad behandling, drop-outs så har åtgärder vidtagits. Utvecklingen av antalet drop-outs följs systematiskt. Statistik från Beroendecentrum visar på följande vad det gäller andelen individer från respektive kommun som nyttjat Beroendecentrums verksamhet: Januari av 34 PwC

45 Granskning av samverkan kring missbruksvård Uppföljning hos respektive huvudman Vid genomförda intervjuer framkommer att det ute i kommunerna kontinuerligt sker en uppföljning av verksamheten som helhet, men det är inte alla kommuner som har mål eller uppföljning avseende utveckling av missbruksvården eller samverkan kring denna. Detta trots att flera rapporter visar på att kostnaderna för vuxna med missbruksproblem är en utmaning för förvaltningarna. Gjorda granskningar av protokoll och delårs- och årsrapporter bekräftar den bilden. I ett antal kommuner går det att se att nämnden kontinuerligt följer utvecklingen inom missbruksvården exempelvis antal placerade enligt LVM och antalet pågående utredningar. Få kommuner har någon uppföljning i förhållande till några kvalitativa mål. Inom Landstinget sker inte någon specifik uppföljning av den beroendevård som sker inom landstingets regi (bortsett ifrån det som sker vid Beroendecentrum). Målgruppen är dock en del i annan statistik som följs upp av verksamheten exempelvis frekvens av återinläggningar. Systematisk utveckling utifrån avvikelserapportering Vad det gäller uppföljning och utveckling utifrån gjorda avvikelser så ska det ske på lokal nivå. I Karlstads kommun finns det ett systematiskt arbete med att följa upp avvikelser tillsammans med landstinget, men i övriga kommuner uppges det i stora delar saknas forum för att systematiskt följa upp avvikelser i förhållande till överenskommelsen och att vidta åtgärder utifrån dessa. Det tillfälle då det varit naturligt att diskutera avvikelser ifrån överenskommelserna har varit i samband med revidering av överenskommelserna, men de intervjuade uppger att det inte har skett på något strukturerat sätt med sammanställning av samtliga rapporterade avvikelser. De intervjuade ger uttryck för att det skulle vara önskvärt att även hitta forum på central nivå där lämnade avvikelserapporter diskuteras för att systematiskt arbeta med förbättring av efterlevnaden av gällande överenskommelser. En väsentlig del i att arbeta med avvikelserna är att säkerställa att en ansvarigs underlåtelse att följa gällande överenskommelser inte innebär att andra aktörer successivt övertar ansvaret. Ansvaret att tillgodose ett behov ska inte mer än i undantagsfall kunna skjutas över från en ansvarig till en annan. Bedömning Såväl den centrala som den lokala överenskommelsen har reviderats. I samband med revidering har diskussioner förts avseende funktionalitet och utmaningar med de överenskommelser som varit rådande. Revidering av länsöverenskommelsen har hanterats av respektive huvudman. Uppföljning av Beroendecentrums verksamhet sker fortlöpande och systematiskt och rapporteras till direktionen. På tjänstemannanivå når återkoppling om beroendecentrums utveckling kommunerna genom socialchefs- och IFO-chefsnätverk. Representanter från Beroendecentrum besöker kontinuerligt kommunerna för att ta in uppgifter om hur kommunerna uppfattar samarbetet. Den nybildade politiska styrgruppen har uppdragit till den centrala ledningsgruppen att framöver årligen överlämna en rapportering av utvecklingsarbetet i länet. Under förutsättning att så kommer att ske så finns även uppföljning av resultat av utvecklingsarbetet som leds av Värmlands läns vårdförbund i samarbete med landstinget. Januari av 34 PwC

46 Granskning av samverkan kring missbruksvård Uppföljning av missbruks- och beroendevårdens utveckling hos respektive huvudman varierar och brister i flera avseenden vad gäller uppföljning i förhållande till mål och kvalitetsmått. Det finns brister i det systematiska arbetet med avvikelser i förhållande till gjorda överenskommelser. Det bör säkerställas att det finns forum för gemensam diskussion avseende utmaningar och lösningar för de avvikelser som uppstår i förhållande till gällande överenskommelser. Har behov av vård tillgodosetts Enligt Länsöverenskommelsen om missbruks- och beroendevården i Värmland är det viktigt att personal inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården som arbetar med missbruks- och beroendevård kan kommunicera och samarbeta på ett professionellt sätt. En förutsättning är enligt länsöverenskommelsen att verksamheterna använder samma terminologi, definitioner och skattning- och bedömningsinstrument. För att upptäcka och bedöma graden av alkohol- och narkotikamissbruk behövs olika evidensbaserade bedömningsinstrument, som exempelvis biologiska och psykosociala test. Enligt överenskommelsen ska de delar inom socialtjänsten och inom hälso- och sjukvården (specialistnivå) som möter personer med missbruks- och beroendeproblematik kunna använda nedanstående psykosociala bedömningsinstrument: AUDIT, screening av alkoholvanor och identifiering av skadlig konsumtion DUDIT, screening av narkotikabruk och identifiering av narkotikakonsumtion Alcohol-E, problembedömning och förändringsbenägenhet DUDIT-E, problembedömning och förändringsbenägenhet ASI (Addiction Severity Index), bedömning av problemtyngd och hjälpbehov av missbruk- och beroendeproblem samt problemtyngd och hjälpbehov inom andra livsområden samt uppföljning av insatser för vuxna MINI eller SCID I, diagnosinstrument missbruk- och beroende samt samsjuklighet Utifrån kommunernas och landstinget skyldighet att upprätta SIP för alla personer som behöver det för att kunna få sina behov tillgodosedda, anger länsöverenskommelsen att alla som får vård och behandling av båda huvudmännen ska erbjudas SIP. Planen ska vara skriftlig och beskriva det gemensamma uppdraget. Planen ska upprättas med utgångspunkt från den enskildes behov av insatser och även andra parter än socialtjänsten och landstinget kan delta. Vid genomförda aktgranskningar i kommunerna framkommer att användningen av bedömningsinstrument vid utredning varierar. I flera av kommunerna används bedömningsinstrument i en mycket begränsad omfattning. Den kommun där de granskade akterna visar på högst frekvens av användandet av bedömningsinstrument så har det använts i sju av tio granskade ärenden. I två kommuner har inte bedömningsinstrument används i någon av de granskade akterna. En orsak som förs fram är att det inte alltid anses nödvändigt att använda bedömningsinstrument i de fall där handläggarna har god kännedom om klienten. Det framkommer även att handläggarna i de mindre kommunerna inte har utbildning i användandet av bedömningsinstrument och därför inte använder dem vid utredningar. I de fall där bedömningsinstrument är en del av utredningen, används i de flesta fall ASI och därefter AUDIT. Januari av 34 PwC

47 Granskning av samverkan kring missbruksvård Aktgranskningarna visar att det i flertalet av de granskade akter finns en problematik som rör såväl missbruk/beroende som psykiskt och/eller fysisk ohälsa. Det innebär att klienten har kontakter med både landstinget och kommunen, men av akterna framgår inte att SIP eller andra samverkansformer för att samordna vården använts särskilt ofta. I merparten av de granskade akterna i kommunerna har SIP inte upprättats alls eller endast vid ett fåtal ärenden. Endast i två kommuner har SIP upprättats i alla de ärenden där psykisk ohälsa påvisats. Den information som kan hämtas från genomgången av utvalda journaler från landstinget visar även den att övervägande delen av patienterna även har psykisk ohälsa. Någon tydlig samverkan med kommunen påvisas inte annat än i något ärende, däremot finns en redovisning av pågående kommunala insatser i ett flertal fall. I många fall arbetar man med polikliniska abstinensbehandlingar och andra medicinska åtgärder. Användning av bedömningsinstrument framgick inte i någon av de genomgångna journalerna. Bedömning Vid genomförd aktgranskning går det inte att se att vården fullt ut samordnas på så sätt som länsöverenskommelsen ger uttryck för. Aktgranskningarna visar inte att båda huvudmännens kompetens kommit den enskilde till del vid bedömning av vårdbehov eller vid beslut och utformning av insatserna i de fall där en psykisk ohälsa påvisats eller skulle kunna finnas. Bedömningsinstrument används i begränsad omfattning vilket innebär en risk för att psykisk ohälsa eller annan problematik inte synliggörs. SIP upprättas inte heller i tillräcklig utsträckning för att säkerställa att den enskilde får sina behov tillgodosedda. Tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll Intervjuerna påvisar att Länsöverenskommelsen, vid sidan av de lokala överenskommelserna och de Nationella riktlinjerna förmedlar en grund för samsyn. Till övervägande del finns också en kännedom om dessa och en positiv inställning till innehållet. Om överenskommelserna följs utnyttjas de samlade insatserna effektivt ur ett helhetsperspektiv. Däremot har det inte mellan samtliga kommuner och landstingets företrädare förts diskussioner på lokal nivå avseende detaljerna i överenskommelsen. Det betyder i sin tur att lokala samverkansstrukturer saknas i flera kommuner och därigenom minskad möjlighet på ett lokalt plan systematiskt arbeta med innehållet i överenskommelserna och att följa upp efterlevnaden till dessa. Det framkommer i några kommuner att överenskommelserna inte implementerats i den operativa verksamheten. Generellt sett har kommunerna utarbetat interna riktlinjer för arbetet inom missbruksoch beroendevården. Dessa speglar i vissa fall den politiska ambitionen för missbruksvården men visar framförallt regler för handläggningen. De motsvarar oftast den styrning som förmedlar i de lokala överenskommelserna. Även inom landstinget finns upprättat vårdprogram för missbruk och beroende. Däremot finns för de flesta ett utvecklingsområde avseende upprättande av mål och aktiviteter som styr arbetet kring målgruppen samt rör missbruksvårdens utveckling. Detta innebär att den politiska uppföljningen av verksamheten inte kan säkerställas fullt ut. Januari av 34 PwC

48 Granskning av samverkan kring missbruksvård I granskningen påvisas brister i den styrning som berör arbetsformer, samverkansformer och rutiner för informationsöverföring. Vi har tidigare i dokumentet påvisat att SIP inte upprättas och att bedömningsinstrument inte används i tillräcklig omfattning samt att lokala forum för informationsöverföring och diskussion om gemensamma ärenden hos huvudmännen saknas. Det föreligger inte något systematiskt arbete med att samla in de avvikelser som upprättas i individärenden där vården inte ges i enlighet med det som framkommer av den lokala överenskommelsen. Detta medför att det inte finns någon samlad bild kring hur arbetet utförs i förhållande till beslutad ansvarsfördelning. Vårdförbundets direktionen har möten två ggr/år där de får återrapporterat vad som sker inom utvecklingsarbetet och hur det ser ut på BC. Bedömning Länsöverenskommelsen, de lokala överenskommelserna, de ofta förekommande riktlinjerna och i vissa fall mål för missbruksvården som också berör ansvarsgränser och samverkan bedöms i många fall vara en tillräcklig styrning för att säkerställa att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vi konstaterar dock att då styrningen i många fall saknar mätetal och bedömer att uppföljning och intern kontroll inte är tillräcklig. Granskningen påvisar även brister gällande inrättandet av ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. I granskningen noteras också brister gällande uppföljning av att de mellan huvudmännen upprättade överenskommelserna är kända och efterlevs. Detta såväl i den gemensamma organisationen som finns för samverkan som hos de enskilda huvudmännen. Vad har hänt sedan föregående granskning? Sedan den granskning inom området som genomfördes 2013 kan vi konstatera att situationen till en del utvecklats medan den dock på många sätt är lika. Den revidering av överenskommelserna som gjorts har medfört ytterligare förtydliganden kring ansvar och med den nya organisation som skapats bedöms förutsättningarna för en bra samordning och en bättre styrning vara förbättrade. De enkäter som vid denna och föregående granskning skickats ut har många likheter men också några skillnader. Den låga svarsfrekvensen från landstingets sida i aktuell enkätundersökning minskar jämförbarheten så jämförelserna får också ses i skenet av detta. Det är tämligen likartade svar mellan enkäterna när det gäller tydligheten i målen för missbruks- och beroendevården och att det finns ett forum på övergripande nivå för samverkan och informationsutbyte. Avseende samverkan kring den enskilde har svaren att det finns i hög omfattning totalt sett fortfarande inte ökat, ca hälften av de svarande anser det. Svarsandelen att gemensamma insatser i hög omfattning bedrivs för personer med missbruk eller beroende har i båda enkäterna legat under hälften av de svarande. Från kommundelen i enkätsvaren har denna andel minskat. När det gäller tillgången till abstinensvård som ett led i planerad behandling har framförallt de svarande från landstinget angett att denna är i tillräcklig omfattning minskat. Januari av 34 PwC

49 Granskning av samverkan kring missbruksvård Vid jämförelse mellan enkäterna kan också noteras att andelen som menar att det görs en tillräcklig uppföljning inom den egna verksamheten avseende personer med missbruksoch beroendeproblem ligger tämligen lika, runt hälften eller strax under av de svarande. Även när det gäller svaren om det upprättas en gemensam vårdplan i de fall där ansvar finns hos både landsting och kommun ligger kvar på en låg nivå. Det bedrivs mycket kvalificerade insatser hos respektive huvudman och specialitet, men den kraft som finns i en tidig och samordnad verksamhet genom en systematisk samverkan kan vi inte se. På detta sätt har inte någon reell förändring skett sedan tidigare granskning. Det är främst några huvudområden vi kan peka på. De lokala överenskommelserna har fortfarande inte hanterats lokalt för att omsättas till ett praktiskt arbetssätt. Befintlig samverkan är personberoende. Användningen av bedömningsinstrument har inte implementerats i organisationerna. Användningen av SIP är inte säkerställd. Samverkan med vuxenpsykiatrin behöver säkerställas. Former för utvärdering av resultat saknas. Arbetet med avvikelser behöver säkerställas. De områden som kvarstår sedan tidigare är samtidigt de som är de mest väsentliga för att samverkan ska vara bra och framförallt för att enskilda ska få det stöd som är tillgängligt. Övriga noteringar Under granskningen har vi gjort några särskilda noteringar som inte tydligt faller in under tidigare rubriker. Vi väljer därför att redovisa dessa under egen rubrik. Äldre med missbruksproblem tenderar att öka i hela landet och så också i Värmland. Vissa kommuner har upprättat specifika rutiner för äldre med missbruksproblematik och involverat bland hemtjänsten i arbetet. Vi ser att detta område med sannolikhet är något som kommer att kräva fortsatta åtgärder vad det gäller samverkan, rutiner och utbildning till olika personalgrupper som berörs. Det finns en länsöverenskommelse och fem lokala överenskommelser i länet, men det är inte säkerställt att de privata aktörerna inom hälso- och sjukvården är involverade i arbetet. Granskningen har fokuserat på samverkan kring de individer som har en etablerad kontakt inom kommunens socialtjänst och därmed ett känt missbruksproblem. Vi kan dock konstatera att det är väsentligt att även fokusera på befolkningens förutsättningar att få en första kontakt och ett första stöd att ta sig ur en missbruksproblematik. Ett projekt har bedrivits genom Region Värmland och i samverkan med kommuner, landstinget och polismyndigheten. Projektet avsåg omhändertagandet av berusade personer i behov av akutplatser för substansberoende. Landstingets hälsooch sjukvårdsledning har tagit beslut om att inrätta en enhet med fyra så kallade ASP-platser (Akutplatser för substansberoende). Det finns en plan för hur lokaler, bemanning och vårdkedja ska fungera. Det politiska ansvaret har övertagits av den politiska styrgruppen den centrala ledningsgruppen tar över visst ansvar framförallt för samverkansavtal och finansieringslösning, från och med nästa år. Det första året är finansierat genom statliga projektmedel. Platserna är något som kommer att inrättats och har därför inte omfattats av granskningen, men finansiering och styrning av dessa platser är av framtida intresse. Januari av 34 PwC

50 Granskning av samverkan kring missbruksvård Från och med första januari 2018 gäller nya regler avseende betalningsansvar vid utskrivningsklar patient. Granskade kommuner och landstinget har med anledning av detta arbetat med att ta fram en överenskommelse som ska gälla och rutiner för utskrivningsklara patienter är under framtagande. Det behöver säkerställas så att gällande rutiner och överenskommelser avseende samverkan kring missbruks och beroendevård överensstämmer med dessa. Bland annat vad det gäller primärvårdens ansvar för att inom en viss tid ha sammankallat för SIP och vad det gäller kommunens ansvar att inom ett antal dagar ta över ansvaret för en individ som är i behov av fortsatt vård. Nuvarande granskning har inte omfattat detta då det nya regelverket och den nya överenskommelsen för utskrivningsklara patienter gäller från och med Januari av 34 PwC

51 Granskning av samverkan kring missbruksvård 3. Sammanfattande slutsatser En hel del har hänt sedan området tidigare granskades. Organisation och struktur för det samordnade arbetet i länet har tydliggjorts och överenskommelser har reviderats. Vi kan dock se att det kvarstår en del aktiviteter för att säkerställa implementering och efterlevnad av överenskommelserna. För att besvara revisionsfrågan har granskningen fokuserat på ett antal olika områden och den sammanfattande bedömningen utifrån dessa är att landstinget och kommunerna till viss del säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt. Bedömningen görs utifrån de iakttagelser som gjort inom respektive kontrollmål. Här redovisar en sammanfattning av kontrollmål och iakttagelser. Kontrollmål Kontrollmål 1 Vilka avtal och överenskommelser finns mellan Landstinget i Värmland och berörda kommuner? Kontrollmål 2 och kontrollmål 3 Vilka styrdokument har landstinget respektive kommunerna utfärdat till sina respektive verksamheter? Vilka instanser har beslutat om styrdokumenten? Kontrollmål 4 Hur bedrivs arbetet i verksamheterna och överensstämmer det med vad som avtalats och vad som framgår av beslutade styrdokument? Kommentar Samtliga kommuner i Värmland är medlemmar i Värmlands läns vårdförbund. Vårdförbundet har i sin tur samverkansavtal med Landstinget om gemensam verksamhet för missbruk- och beroendevård. En länsöverenskommelse för missbruk- och beroendevård finns upprättad för hela länet och 5 lokala överenskommelser tydliggör huvudmännens ansvars- och rollfördelning i olika delar av länet. Landstingsplanen uttrycker inget specifikt avseende missbruk, men ett mycket tydligt fokus finns på samverkan. Målgruppen med psykisk ohälsa är prioriterad i planen. Ett vårdprogram avseende missbruk och beroende finns upprättat och fastställts av dåvarande divisionschef för division psykiatri. I flera av kommunerna har ansvariga nämnder inte fattat beslut om mål eller annan styrning som specifikt berör missbruksvården. I ca hälften av de 15 granskade kommuner finns riktlinjer och rutiner fastställda av nämnd. Både landstinget och ett flertal kommuner saknar tydliga mål och mätetal specifikt för missbruks- beroendevården. Den länsövergripande och de lokala överenskommelserna är kända i verksamheten och samverkan mellan kommunerna och landstinget anses har utvecklats i en positiv riktning. Inom ett antal områden sker inte vården i enlighet med gällande riktlinjer. Det gäller ex. Brister i upprättande och uppföljning av SIP Januari av 34 PwC

52 Granskning av samverkan kring missbruksvård Ej full följsamhet till användande av standardiserade bedömningsinstrument Brister i tillgång till utredning och/eller behandling vid samsjuklighet. Brister i samordning vid LVM 5 Kontrollmål 5 Har ansvariga styrelser och nämnder följt upp om avtal och andra styrdokument efterlevs? Uppföljning av missbruks- och beroendevårdens utveckling hos respektive huvudman varierar och brister i flera avseenden vad gäller uppföljning i förhållande till mål och kvalitetsmått. I de flesta granskade kommunerna ges dock löpande information till nämnden i form av produktions tal och ekonomiska redovisningar. Den centrala styrgruppen för missbruks och beroendevård i länet har från den politiska styrgruppen fått i uppdrag att redovisa resultatet av länets samlade insatser för missbruks- och beroendevård. Den politiska och centrala styrgruppen tillsattes under 2017 och någon samlad rapportering har inte gjorts under året. Kontrollmål 6 Bedöms patienternas behov av vård, omsorg och stöd ha tillgodosetts utifrån den journalgranskning som genomförs i granskningen? Kontrollmål 7 Bedöms styrelsernas och nämndernas styrning, uppföljning och interna kontroll vara tillräcklig för att säkerställa ändamålsenliga arbets- och samverkansformer mellan huvudmännen samt mellan huvudmännens olika enheter? Uppföljning av Beroendecentrums verksamhet sker fortlöpande och systematiskt och rapporteras till direktionen. Kontakter mellan huvudmännen och insatser från flera håll är relativt vanligt i de akter som granskats. Olika insatser finns i att tillgå. Vår bedömning är att brister i efterlevnaden av gällande styrdokument även leder till brister i tillhandahållandet av vård, omsorg och stöd. Ett flertal granskade ärenden vittnar om att kommunens och landstingets samlade insatser inte har planerats och samordnats på ett önskvärt sätt. Det finns en organisation, struktur och dokument för att styra samverkan i missbruks- och beroendevården. Det saknas dock tydliga mätetal och mått för uppföljning. Den interna kontrollen brister vad det gäller säkerställandet av att överenskommelser har implementerats och efterlevs. 5 Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Januari av 34 PwC

53 Granskning av samverkan kring missbruksvård 4. Bilagor Sammanfattning av webbenkäten För att få en grund för granskningen men också för att få en bred förankring av pågående granskningsarbete genomfördes en webbenkät till ledande tjänstemän inom deltagande kommuner samt inom landstinget. Landstinget Av 33 tillfrågade inom landstinget har 13 besvarat enkäten vilket är en svarsfrekvens på ungefär 39 procent. De som har svarat har befattningarna verksamhetschef och enhetschef. De flesta är enhetschefer, dvs. vårdcentralchefer. 38 procent av respondenterna anser att det i hög grad finns tydliga mål för missbruks- och beroendevården inom landstinget, 62 anser att det i ganska hög grad finns tydliga mål. På frågan om man anser att kommunernas ansvarsområden för missbruks- och beroendevården är tydliga anser 38 procent att så är fallet i mycket hög grad medan 38 procent anser att så är fallet i ganska hög grad. 8 procent anser varken eller och 15 procent har valt alternativet vet ej. 38 procent tycker att landstingets ansvarsområden i mycket hög grad är tydliga, 46 procent anser att så är fallet i ganska hög grad och 15 procent anser varken eller. 100 procent uppmärksammar att det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte mellan kommun och landsting på övergripande nivå. Några kommentarer kring detta är: Ja när samverkansavtalen upprättades och uppdaterades, inte systematiskt. Som sagt, vi ser över nationella styrdokument. 38 procent av respondenterna har svarat att syftet med forumen är tydliga i mycket hög grad, 38 procent anser att syftet i ganska hög grad tydliga. 15 procent har svarat varken eller och 8 procent vet ej. Några kommentarer kring detta är: Kommunens närvaro på dessa möten har varit obefintlig. Implementering pågår och samverkansforum bildas. När det gäller forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda patienter/brukare pekar 54 procent på att det finns medan 15 procent inte tycker att det finns och 31 procent vet ej. Några kommentarer kring detta är: Vi kan samverka och tydliggöra insatser genom SIP. Det finns på personnivå, ej i forum om det menas gemensamma möten med fler än två individer. Tveksamt om vi har tydliga forum Kan hända att just jag inte vet 65 procent av respondenterna anser att det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda patienter/brukare. 86 procent av respondenterna som svarat att det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda patienter/brukare anser också att syftet med forumen i ganska stor grad är tydligt, 14 procent anser att de i mycket hög grad är tydliga. 43 procent av respondenterna anser också att forumen fungerar enligt syftet, 43 procent har svarat varken eller och 14 procent vet ej. En kommentar som lämnats kring frågan är: Januari av 34 PwC

54 Granskning av samverkan kring missbruksvård Vi borde kanske oftare använda oss av SIP. Vi saknar uppföljningssystem för att utvärdera de gemensamma insatserna. När det gäller gemensamma insatser för personer med missbruk eller beroende anser 46 procent av respondenterna att det i ganska hög grad finns gemensamma insatser från kommunerna och landstinget. 31 procent av respondenterna anser att det varken eller finns, 8 procent anser att det i låg grad finns och 15 vet ej. 46 procent av respondenterna anser att det i ganska hög grad finns gemensamma insatser från kommunerna och landstinget för personer med samsjuklighet, ex. missbruk eller beroende och psykisk sjukdom eller störning. 15 procent anser att det varken eller finns, 15 procent att det finns i ganska låg grad och 23 procent vet ej. Några kommentarer som lämnats kring frågan är: Personer med samsjuklighet hanteras oftast av psykiatrin. Jag vet inte hur samverkan mellan kommunen och landstingets öppenvårdspsykiatri upplevs Nej jag upplever inte att det fungerar riktigt bra än. Avseende om det finns tillräcklig tillgång till abstinensvård som ett led i planerad behandling tycker 31 procent att det finns i ganska låg utsträckning, 23 procent varken eller och endast 8 procent att det finns i ganska hög grad. 38 procent av respondenterna har svarat vet ej. 46 procent av respondenterna anser att det i ganska hög grad görs en tillräcklig uppföljning avseende personer med missbruks- och beroendeproblem inom den egna verksamheten medan 38 procent anser att det i ganska låg grad görs och 15 anser att det varken eller görs. 53 procent av respondenterna menar att det upprättas en gemensam vårdplan i de fall där ansvar finns hos både landsting och kommun medan 23 procent anser att det i låg grad görs. 8 procent har svarat vet ej och 15 procent varken eller. På frågan om det, gemensamt mellan kommunen och landstinget, utförs övergripande uppföljningar av insatser avseende personer med missbruks- och beroendeproblem menar 8 procent att det i mycket hög grad görs, 8 procent att det i ganska hög grad görs, medan 54 procent har svarat varken eller. 23 procent av respondenterna har svarat att det i ganska låg grad görs och 8 procent anger vet ej. Några av kommentarer från de svarande: Det kan behövas ett större behov av akuta vårdplatser vid kraftiga abstinensbesvär. Den abstinensvård som kan bedrivas på vårdcentralen fungerar väl. I nuläget aktualiseras länsöverenskommelsen och den är tydlig. Forum för samverkansdiskussioner håller på att bildas så förbättring av resultatet förväntas. En avslutande fråga i enkäten var vilken förändring som den tillfrågade anser är viktigast att genomföra för att effektivisera missbruks- och beroendevården. I sammanfattningen lämnades bl.a följande svar: En större samverkan och fler resurser som enbart ägnar sig åt detta. Januari av 34 PwC

55 Granskning av samverkan kring missbruksvård Fortsatt samverkan med kommunen, tydlighet i förskrivningsmönster från våra läkare och erbjuda mer möjligheter till avgiftning. Önskar en speciell fokuserad mottagning på VC i samverkan med kommunen och psykiatrimottagningen. Att skapa förutsättningar för missbruksvård i glesbygd och inte bara centralt. Kompetensutveckling av personal. Uppdragen är tydliga men på många håll saknas utbildad behandlingspersonal... Alkohol och drogtest på en enhet. Utveckla samarbete mellan primärvård och psykiatri skulle ge bättre resultat i både behandling/uppföljning vid missbruk och den somatiska vården/samsjuklighet vid missbruk. Kommunerna Av de 77 som fick enkäten har 60 svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 78 procent. De flesta, 42 procent, är handläggare, 18 procent är IFO-chef eller motsvarande, 17 procent socialchef, 17 procent enhetschef/arbetsledare och 7 procent annan befattning. Alla deltagande kommuner är representerade bland svaren. 23 procent av respondenterna anser att det i mycket hög grad finns tydliga mål för missbruks- och beroendevården, 33 procent anser att det i ganska hög grad finns, 7 anger varken eller medan 25 procent anser att det i ganska låg omfattning finns. 3 procent anser att det i mycket låg grad finns tydliga mål och 8 procent anger alternativet vet ej. På frågan om man anser att kommunernas ansvarsområden för missbruks- och beroendevården är tydliga anser 23 procent att så är fallet i hög grad och 40 procent i ganska hög grad. 20 procent anger varken eller och 12 procent anser att ansvarsområdena är tydliga i ganska låg grad. 5 procent har svarat vet ej. 8 procent tycker att landstingets ansvarsområden i mycket hög grad är tydliga, 27 procent anser att de i ganska hög grad är tydliga. 28 procent anser att de i ganska låg grad och 8 procent anser att de i mycket låg grad ör tydliga. 7 procent anger vet ej. Några av kommentarer från de svarande: Behovet av nya uppdrag är enligt min bedömning stort. Nationella riktlinjer upplever jag som tämligen okända. Otydligt i praktiken gällande abstinensvård vem som har ansvar för vad mellan kommun och landsting. Finns riktlinjer gällande ansvarsområde för kommun och landsting. Upplever dock att landsting ej tar sitt ansvar fullt ut. De nationella riktlinjerna är omfattande och kan vara svåra att tillämpa för mindre kommuner som inte har möjlighet att specialisera sig på detta sätt. Jag uppfattar att det inte alltid fungerar, t ex psykiatrins ansvar för personer med narkotikaproblem, vad görs? Och VC när det gäller alkohol. Ansvarsområdena är tydliga i nationella riktlinjer och i våra lokala överenskommelser. Dock följs de inte alltid i praktiken. När det kommer till ansvarsområden kommun och eller landsting uppstår allt som oftast situationer där klienten riskerar att hamna mellan stolarna. Det finns områden där varje enskild huvudman kan göra mer för att säkerställa att ansvaret för uppdraget tas. Januari av 34 PwC

56 Granskning av samverkan kring missbruksvård Otydligheten ligger delvis i att det finns ett "kommunalt" beroendecentrum, där avgiftning sker och som bör vara landstingsverksamhet. Till det knyts nu en tillnyktringsenhet i landstingsregi som kanske borde var kommunal... Jag upplever att det är svårt för personer med missbruksproblem (narkotika) att få hjälp för sitt psykiska mående hos psykiatrin. Verkar inte alltid tydligt att man inom landstinget är överens om vad den ena och andra ska göra? På frågan om det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte mellan kommun och landsting på övergripande nivå avseende missbruks- och beroendevården, anser 60 procent av respondenterna att det finns, 17 procent anser att det inte finns och 23 har svarat vet ej. Några kommentarer kring detta är: I Karlstad regelbundna innehållsrika chefsmöten mellan cheferna i kommunens missbruksvård och cheferna inom landstingets missbruksvård.... där det är viktigast att dialogen finns och fungerar är på IFO-chefs- och Vårdcentralchefsnivå. Det finns men fungerar inte, möten blir sällan och är otydliga i sitt uppdrag. Vet att det funnits tidigare, men ej hur det ser ut nu. En rätt så ny grupp som heter Centrala ledningsgruppen för missbruksfrågor i länet. Har nyligen skapats ett samverkans- och informationsforum på enhetschefsnivå mellan ifo, allmänmedicin och öppenvårdspsykiatrin i Hagfors. Det finns olika forum för samverkan. Tyvärr upplever jag att det är en sak att upprätta samverkansdokument men helt annat när det kommer till skarpt läge och varje instans skall göra sin del. Samverkansplaner finns. Arenor för informationsutbyte kunde vara bättre. Inom ramen för nya perspektiv finns både samverkan och informationsutbyte i form av gemensamma träffar socialchefer och områdeschefer och en arbetsgrupp med deltagare från båda verksamheterna. Av de respondenter som svarat att det finns ett forum anser 22 procent att syftet med dem i mycket hög grad är tydliga, 30 procent anser att de i ganska hög grad är tydliga, 19 procent anser att de i ganska låg grad är tydliga. 14 procent anger varken eller och 16 procent vet ej. 14 procent anger också att forumen också fungerar enligt syftet, 32 procent att de i ganska hög grad fungerar enligt syftet, 11 procent att de i låg grad fungerar enligt syftet och 2 procent att de i mycket låg grad fungerar enligt syftet. 16 procent anger vet ej och 24 procent varken eller. Några kommentarer som lämnades: Här finns bl a Beredningsgruppen i länet där både LIV och kommunerna är representerade. Socialtjänsten är inte alltid nöjd med stödet från landstinget. Finns ingen huvudansvarig som drar i att sammankalla osv. vilket gör att det blir alltför långt mellan möten. Jag tror att det finns mycket att göra för att klienten skall få den vård/stöd som behovet kräver. Januari av 34 PwC

57 Granskning av samverkan kring missbruksvård När det gäller forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda patienter/brukare pekar 43 procent på att det finns och 37 procent på att det inte finns, 20 procent anger vet ej. Några kommentarer kring detta är: Socialtjänsten i Filipstad har nära samverkan med två läkare på vårdcentralen i Filipstad. Vi är samlokaliserade vilket underlättar samverkan i enskilda ärenden. Tror inte det, vet att avvikelser tas upp på ledningssamverkansmöten kommun/landsting. Det finns ju möjlighet att kalla till SIP. Samverkansteam finns där IFO, AME, arbetsförmedlingen, försäkringskassan samt landstinget samverkan. Jag tror att landstingets medverkan inte fungerar så bra. Ja på det teoretiska planet men inte i samma utsträckning när det gäller att agera praktiskt. Ja, SIP men det förutsätter att det prioriteras från Landstinget vilket inte görs i den utsträckning som behövs trots att det är lagstadgat. Detta är dock personbundet i vilken utsträckning samverkan sker. 71 procent av de som svarat att det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda patienter/brukare menar att syftet med dessa i mycket hög grad/ ganska hög grad är tydliga. 3 procent tycker inte att syftet med dem är tydliga, 11 procent anger varken eller och 19 procent vet ej. Av de som inte tycker att det finns ett forum för samverkan och informationsutbyte kring enskilda svarade, lämnades ett antal kommentarer: Det enda forumet som egentligen finns är SIP och då är klienten med. Andra forum är inte relevanta vid diskussion om enskilda ärenden. Avidentifierat kan enskilda ärenden diskuteras på vår lokala arbets- och styrgrupp i Östra. Finns inget regelbundet forum för samverkan. Resursbrist inom vården är ett problem, tex brist på läkare/psykologer som gör att det är svårt att få till en kontinuitet i plan för individen. Endast 14 procent av respondenterna menar att det i mycket hög grad/ i ganska hög grad finns gemensamma insatser från kommunerna och landstinget för personer med missbruk eller beroende. 55 procent anser att det endast finns i liten omfattning, 20 procent anger vet ej och 12 procent varken eller. När det gäller gemensamma insatser för personer med samsjuklighet, ex missbruk eller beroende och psykisk sjukdom eller störning anger 15 procent att det i mycket hög grad/ i ganska hög grad finns medan 52 procent anger att det i ganska låg grad/ i mycket låg grad finns. Kommentarer som gavs från de svarande: Förutom beroendecentrum finns inga övriga gemensamma insatser. Dock är det vanligt att kommunen ser den psykiska sjukdomen som orsak och att det inte alltid är regelrätt missbruksbehandling som krävs. Vi arbetar med SIP och tillsammans med patienten/klienten utifrån vad som beslutas och vad den enskilde vill. Sen genomförs insatserna av respektive instans men följs upp gemensamt. Men vi samverkar med landstinget. Tar kontakt vid behov. Följer med klienter vid behov. Vi planerar vem som gör vad och när i SIP-möten. Januari av 34 PwC

58 Granskning av samverkan kring missbruksvård De båda huvudmännen planerar tillsammans att starta ett RACT team under våren Målgruppen för RACT teamet är personer med samsjuklighet. Upplever att öppenvårdspsykiatrin ej är samarbetsvillig vad gäller gemensamma insatser. Har förekommit ett par gånger på några år." När det gäller om det finns tillräcklig tillgång till abstinensvård som ett led i planerad behandling anser 12 procent av respondenterna att det finns i mycket hög omfattning, 22 procent att det i ganska hög omfattning finns medan 32 procent tycker att det finns i ganska låg omfattning och 15 procent att det finns i mycket låg omfattning. 62 procent av respondenterna svarar att det i mycket hög grad/ganska hög grad görs en tillräcklig uppföljning avseende personer med missbruks- och beroendeproblem inom den egna verksamheten. Däremot anser 24 procent att det i ganska låg/mycket låg grad görs en tillräcklig uppföljning. 28 procent anger att det i mycket hög grad/ ganska hög grad upprättas en gemensam vårdplan i fall där ansvar finns hos både landsting och kommun, medan 30 procent menar att det i ganska låg grad/mycket låg grad görs. 25 procent anger vet ej och 17 procent varken eller. På frågan om det, gemensam mellan kommunen och landstinget, utförs övergripande uppföljningar av insatser avseende personer med missbruks- och beroendeproblem anger 11 procent att det i mycket hög grad/ ganska hög grad görs. 50 procent anger att det i ganska låg/mycket låg grad görs. 17 procent anger varken eller och 22 procent vet ej. Här finns ett par kommentarer från de svarande: Det brister i ansvaret hos landstinget. Inom ramen för Beroendecentrum så fungerar vården och uppföljningarna. Uppföljningar av missbruksvården görs dock inte systematiskt på verksamhetsnivå. SIP är ett bra sätt att göra en gemensam plan och att följa upp. Enda abstinensbehandlingen är BC och om lång kö t ex eller om bråttom så använder vi Bergslagens beh hem. Beroendecentrum har oftast kö. TNE saknas. SIP bra instrument som tydliggör ansvarsfördelning SoL/HSL. En avslutande fråga i enkäten var vilken förändring som den tillfrågade anser är viktigast att genomföra för att effektivisera missbruks- och beroendevården. I sammanfattningen lämnades följande svar: Minska ärendemängden hos handläggare för att lättare kunna fokusera på förändringsarbete och personlig klientkontakt. Integrerade lättillgängliga beroendemottagningar, för klientens bästa, där fokus är på tvärprofessionella kompetenser istället för på organisationer. Större och tydligare ansvar på landstinget. I dag har vi svårt att få en läkarbedömning för en LVM-utredning. Vi har så olika uppdrag och ansvar. Landstinget har inget ansvar, de ger vård utifrån de resurser de har, inte de behov som finns. Januari av 34 PwC

59 Granskning av samverkan kring missbruksvård Rutiner för regelbunden samverkan på lokal nivå och att det prioriteras av samtliga parter. Samsyn, samarbete och respekt för varandras olika uppdrag måste till och då ända ut i organisationerna. Att lyfta frågan om samverkan till ett ännu mera konkret och praktiskt plan som inbegriper arbetsformer och verksamheter där samverkan möjliggörs i det dagliga arbetet... Att Landstinget tar mer ansvar för exempelvis abstinensvård. Ett ökat samarbete mellan kommun och landsting, i dag känns det som att vi står långt ifrån varandra och har olika synsätt. Integrerade mottagningar separata för ungdomar och vuxna. Bättre och smidigare möjligheter till samverkan mellan kommun och landsting. Samt att alla tar sitt ansvar, både gällande insatser och ekonomiskt, finns en benägenhet att lägga över ansvaret på socialtjänsten som tillhör kommunen. Det behövs även tydligare samverkan på ledningsnivå mellan olika avdelningar inom kommunen, ifo, äldreomsorg och bostadsföretaget t.ex. Vore bra om småkommunerna kan samarbeta mer i öppenvården för att kunna ge mer behovsinriktade insatser till personer med missbruk. Att huvudmannaskapet för abstinensvård blir landstingets och inte via HVB hem idag. Vem säger att den behöver effektiviseras :-) Kommuner och landsting är i ofas med tex väntetider för behandling vilket missgynnar den enskilde och personal. Tydliggöra varje instans ansvarsområden. Förbättra samverkansformerna i det dagliga arbetet. Att beroendecentrum (BC) kan slussa patienten vidare inom landstinget, medan de är intagna på BC. Sammanställning av workshop Den 9 januari genomfördes en workshop kring granskningen. Inbjudna var de som intervjuats under arbetet fick en inbjudan. Det kom 36 personer till workshopen som genomfördes i landstingshuset. Samtliga deltagande kommuner och landstinget samt Beroendecentrum var representerade. Under workshopen presenterades de preliminära resultaten från granskningen och deltagarna arbetade med att själva kommentera dessa samt gavs utrymme att i grupp ta fram de förbättringsåtgärder deltagarna såg som viktigaste för att förbättra samverkan mellan de olika aktörerna inom området. Den första frågan var att själva reflektera över vad som upplevdes som positivt respektive negativt i de frågor som granskningen tar upp. Grupperna tog upp följande: Januari av 34 PwC

60 Granskning av samverkan kring missbruksvård Reflektioner över: + - Styrning MBV behöver tydligare Implementering, tid o ledning i detta behövs Det finns länsöverenskommelser Nya centrala och lokala ledningsgrupper Finns en överenskommelse Lagar, nationella o lokala riktlinjer Mål - under uppbyggnad Saknas tydliga mål o system för uppföljning av dessa Avvikelser och hantering av dessa Avsaknad av lokala rutiner, tydliga mål, uppföljningsbara mål Samsyn hur? Uppföljning Alla kanske inte vet om riktlinjerna Saknas lokala riktlinjer o mål Saknas internkontroll Arbetsformer SIP, Asi, Audit/Dudit Uppföljning Asi görs inte, krångligt system Bra dokument Bra standardiserade bedömningsinstrument Beroendecentrum, positiv utveckling Lokala fungerande samarbeten Problem vid akuta situationer Får få erbjudna Sip Svårt att få till samverkansmöten på vissa ställen Integrerade team saknas på övriga nivåer Genom återkoppling o efterfrågan blir arbetsformerna bättre Det finns inte en tydlig struktur Ansvarsfördelning Finns länsöverenskommelse Ledningsgruppen Sip Lokal överenskommelse Myndighetsutövning Kunskap o kompetens hos ledare av att förmedla budskap o krav är viktigt Följs inte i praktiken Sip, tydliggör syfte och innehåll Behov av en väg in Komplexa ärenden Svår gränsdragning Januari av 34 PwC

61 Granskning av samverkan kring missbruksvård Oklar ansvarsfördelning, ibland kunskapsbrist Samverkansformer Beroendemottagning Sip, konsultation Tjänstemannaträffar Det ekonomiska ansvaret för utredningar, kommun - LiV Olika synsätt och kompetenser Problem att få till och uppfölja läkarbedömningar Saknar andra insatser än mediciner Kontinuerliga träffar Tar ngn part sitt ansvar Sip Saknas ett tydligt barn o familjeperspektiv Saknas forum för samverkan utöver ledningsgruppen Den andra uppgiften som grupperna hade att arbeta med var vilka förbättringsområden som behöver prioriteras för att få en bättre samverkan mellan de olika aktörerna. Nedanstående prioriteringar med ansvarsfördelning togs fram: Prio 1 Ansvar Tydliga roller/mötas Integrerade beroendemottagningar Förankra överenskommelsen Ledarskap/medarbetarskap Politiker o chefer Resp närmaste chef Mer kunskap/fakta om varandras ansvarsområden Samverkansteam kommun - LiV Kommunikation, centrala ledningsgr för missbruksfrågor i länet ut i organisationerna och till lokala samverkansgrupperna Prio 2 Nya regionkommunen Både lokala o centrala ledningsgrupper Ansvar Att centrala ledningsgruppen efterfrågar resultat Styrsystem för utvärdering och avvikelser Avvikelsehantering centralt Januari av 34 PwC

62 Granskning av samverkan kring missbruksvård Tydligare struktur av avvikelsehanteringen, gällande återkoppling etc Centrala ledningsgruppen Tydlig struktur o efterfrågan styrning/ledning Prio 3 Vårdförbundet/LiV MBV gemensamt Ansvar Tydligare kontinuitet i landstingets professionsutbud LiV Sip ska implementeras, förtydligas, genomföras genom Cosmic Resp närmaste chef Avvikelserapporter till lokala samverkansgruppen Januari av 34 PwC

63 Revisionsrapport Projektledare Karin Magnusson Projektmedarbetare Lars Näsström Januari 2018 Granskning av samverkan kring missbruksvård Landstinget i Värmland och värmländska kommuner Forshaga kommun

64 Samverkan kring missbruk Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Avtal och överenskommelser Styrdokument kommunen utfärdat till sina verksamheter Arbetet i verksamheterna Uppföljning Har behov av vård tillgodosetts Tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll December av 14 Forshaga kommun PwC

65 Samverkan kring missbruk Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat att Lärande- och arbetsnämnden i Forshaga kommun säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Forshaga kommun är medlem i Värmlands läns vårdförbund vilket inne bär att de därigenom har ett samarbete med länets övriga kommuner i samordningen och utvecklingen av missbruksvården. Därigenom bedrivs också gemensam verksamhet med landstinget avseende abstinensbehandling. En länsöverenskommelse är beslutat av Landstinget Värmland och Värmlands läns vårdförbund 2010 och har senast reviderats I enlighet med denna på tjänstemannanivå beslutats om en lokal överenskommelse mellan de lokalt verksamma enheterna hos huvudmännen. Socialnämnden har inte antagit mål eller beslutat om andra prioriteringar som rör missbruksvården, däremot konstateras i budget 2017 att det finns en risk för att missbruksvård och behovet av försörjningsstöd kommer att öka om det förebyggande arbetet inte intensifieras. Vår bedömning är utifrån detta att nämnden bör se över mål och styrning av missbruksvårdens utveckling. Samverkan mellan landstinget och kommunen bedöms ha förstärkts vad det gäller missbruksvården och överenskommelserna utgör ett stöd för detta. Det finns dock brister i efterlevnaden av gällande överenskommelse och det gäller bland annat individers förutsättningar att få tillgång till psykiatrisk vård och behandling. Köer inom landstingets verksamhet uppges innebära konsekvenser för individen och för kommunens socialtjänst. Det händer att kommunen finansierar psykiatriska utredningar under placering då individen inte klarar att hantera detta i den landstingsdrivna öppenvården. Det finns också svårigheter att finna önskvärda lösningar för de individer som bedöms vara i behov av akut placering med abstinensbehandling. Orsaken uppges vara Beroendecentrums begränsning i att inte ta emot akuta placeringar. Kommunen löser detta genom externa placeringar. Det bör säkerställas att överenskommelsen efterlevs så att huvudmännens samlade resurser nyttjas på önskvärt sätt för att bidra till en god missbruks- och beroendevård. Någon systematisk uppföljning av lämnade avvikelser gällande överenskommelsen finns inte. Avsaknaden av nämndspecifika mål för området innebär att det inte ser någon systematisk uppföljning i nämnden vad gäller missbruksvården. Det har dock inför år 2017 antagits en internkontrollplan som föranlett ett arbete med att se över och förbättra riktlinjer. Enligt internkontrollplanen ska kontroll avseende riktlinjer ske och resultatet ska rapporteras till nämnden i samband med bokslut. Det bör säkerställas att så sker. Utifrån den journalgranskning som genomförts framgår att det finns behov av att ytterligare utveckla samverkan, framförallt utifrån att merparten av aktuella personer redan har etablerade kontakter hos båda huvudmännen med anledning av missbruk samt psykisk December av 14 Forshaga kommun PwC

66 Samverkan kring missbruk ohälsa. Det kan övervägas att utveckla arbetet med konsultationer så att dessa kan genomföras med en systematik. För att säkerställa att den enskilde får sina behov av adekvata insatser tillgodosedda behöver arbetet med upprättande av SIP prioriteras. Slutligen konstateras att socialnämndens styrning, uppföljning och interna kontroll inte bedöms vara tillräcklig för att säkerställa ändamålsenliga arbets- och samverkansformer mellan huvudmännen. Vi ger följande rekommendationer Förbättra nämndens styrning och uppföljning av missbruksvården. Säkerställ att det finns ett systematiskt arbete med avvikelser för att förbättra samverkan och säkerställa efterlevnad av överenskommelsen. Säkerställ att bedömningsinstrument används vid utredning för att synliggöra psykisk ohälsa eller annan problematik. Säkerställ att SIP initieras och upprättas i de fall där behov föreligger. December av 14 Forshaga kommun PwC

67 Samverkan kring missbruk 1. Inledning 1.1. Bakgrund Situationen och utmaningarna för en person med missbruksproblematik är ofta komplex. Ofta ställs det krav på olika samhälleliga insatser över tid. Med hänsyn till enskilda individer samt samhällets resurser så bör insatser kring individen samordnas på ett sådant sätt att behandling får högsta möjliga effekt. Brister i tillgången till rätt kombination av insatser över tid kan äventyra vårdens effekt så väl på individ- som systemnivå. Landstinget i Värmland och de värmländska kommunerna har sedan 2010 en länsöverenskommelse om missbruks- och beroendevården i Värmland, reviderad senaste Syftet med Länsöverenskommelsen är att utifrån ett brukarperspektiv beskriva hur ansvarsfördelningen ser ut mellan socialtjänsten och hälso- och sjukvården och hur samverkan mellan dessa huvudmän ska utformas. Den gemensamma Länsöverenskommelsen ska utgöra ett underlag för lokala överenskommelser mellan huvudmännen. Erfarenhet säger att gemensamma styrdokument kan ge kommuner och landsting en bra övergripande vägledning för ansvarsfördelning, men att dessa ofta ställer krav på att verksamheterna sinsemellan närmare överenskommer om ansvarsfördelning. I annat fall kan felaktiga förväntningar uppstå mellan olika verksamheter vilket kan leda till brister i vårdkedjan. En viktig grund i samordningen av missbruksvården är att arbetet med upprättande av en samordnad individuell plan, SIP, fungerar ömsesidigt samt att det ses som ett gemensamt ansvar att initiera och genomföra dessa. Uppföljning är väsentligt både för att följa hur väl den enskilde individen tillgodogör sig behandling och insatser, men även för att på aggregerad nivå följa resultatet av olika insatser. Tidigare granskningar visar att verksamheterna inte minst brister i uppföljningen på aggregerad nivå samt i att ta vara på erfarenheter för utveckling av verksamheten. Fokus i granskningen ligger på brukarcentrerad samverkan. Samverkan diskuteras utifrån tre olika områden: samstruktur, samsyn och samarbete. Inom de två förstnämnda områdena skapar man förutsättningar för samarbetet där fokus är på en eller flera brukare. Vi ser ofta att samverkan fungerar bra, men då ofta utifrån ett personellt perspektiv, dvs att personer i organisationerna hittat varandra och samverkar utifrån en gemensam värdegrund. En sådan personberoende samverkan är dock bräcklig och det måste finnas styrsystem och strukturer som är personoberoende Syfte och revisionsfråga Det övergripandet syftet med granskningen är att besvara om Forshaga kommun säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. December av 14 Forshaga kommun PwC

68 Samverkan kring missbruk Den övergripande revisionsfrågan har brutits ned i följande revisionsfrågor: 1. Vilka avtal och överenskommelser finns mellan Landstinget i Värmland och berörda kommuner? 2. Vilka styrdokument har landstinget respektive kommunerna utfärdat till sina respektive verksamheter? 3. Vilka instanser har beslutat om styrdokumenten? 4. Hur bedrivs arbetet i verksamheterna och överensstämmer det med vad som avtalats och vad som framgår av beslutade styrdokument? 5. Har ansvariga styrelser och nämnder följt upp om avtal och andra styrdokument efterlevs? 6. Bedöms patienternas behov av vård, omsorg och stöd ha tillgodosetts utifrån den journalgranskning som genomförs i granskningen? 7. Bedöms styrelsernas och nämndernas styrning, uppföljning och interna kontroll vara tillräcklig för att säkerställa ändamålsenliga arbets- och samverkansformer mellan huvudmännen samt mellan huvudmännens olika enheter? Om granskningen visar att det finns brister, ska förslag ges på vilka förbättringsåtgärder som behöver vidtas Revisionskriterier Revisionskriterier i denna granskning är Kommunallagen Socialtjänstlagen Socialstyrelsen nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende 1 Övergripande och lokala riktlinjer fastställda av kommunfullmäktige som är relevanta för den kommunala missbruksvården och för samverkan mellan kommun och landsting. Kommuner och landsting har en allmän lagstadgad skyldighet att både samverka och lämna god service enligt Förvaltningslagen och Hälso- och sjukvårdslagen samt andra lagar som styr huvudmännens verksamhet. Sedan 1 juli 2013 förstärktes lagstiftningen med ett nytt tillägg i Socialtjänstlagen (5 kap. 9 a SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (8 b HSL). Detta innebär att landstinget och kommunen skall ha gemensamma överenskommelser ifråga om personer som missbrukar alkohol, narkotika, andra beroendeframkallande medel, läkemedel och dopningsmedel. Överenskommelser skall finnas som tydliggör roller och ansvarsfördelning mellan huvudmännen. Sedan 2007 finns nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende. Riktlinjerna innehåller centrala rekommendationer vilka Socialstyrelsen bedömer är särskilt viktiga för hälso- och sjukvårdens samt socialtjänstens insatser vid avgiftning skedde en revidering av riktlinjerna vilket bland annat innebar förtydliganden i val av behandling. 1 Socialstyrelsen (2015) : Nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende. Stöd för styrning och ledning. December av 14 Forshaga kommun PwC

69 Samverkan kring missbruk 1.4. Avgränsning Granskningen avgränsas till att gälla den vård för missbruk som riktas till vuxna, dvs till enskilda från 18 år och uppåt. De verksamheter som bedrivs inom respektive kommun och de kommuninterna gränssnitten ingår inte i granskningen, liksom det stöd som erbjuds inom kommunal verksamhet i form av s.k. stödinsatser (serviceinsatser) Metod Fakta- och informationsinsamling har skett genom dokumentgranskning, enkät, aktgranskning och intervjuer. Inom Forshaga kommun har intervjuer genomförts med Socialchef IFO-chef två handläggande socialsekreterare inom missbruksvården De aktuella dokumenten har bestått i länsövergripande samverkansdokument och den lokala överenskommelsen gällande samverkan. En granskning har genomförts av totalt tio akter inom den kommunala missbruksvården. Den har genomförts med stöd av ett standardiserat granskningsprogram med fokus på faktorer som rör samverkan mellan den kommunala missbruksvården och landstingets beroendevård. Den enkät som ingått i granskningen har till sin frågeformulering varit likalydande med den som genomfördes 2013, detta för att i viss mån kunna göra jämförelser mellan svaren. Enkäten har gått ut till chefer och handläggare inom kommunerna samt chefer och vårdcentralchefer inom landstingets primärvård. Enkäten presenteras i huvudrapporten och inte i respektive kommunrapport. En workshop har genomförts för att diskutera iakttagelser från granskningen. Inbjudan ut till samtliga som deltagit vid intervjuerna. Syftet med har varit att ge tillfälle till att förankra revisionsresultaten samt utgöra möjlighet till kompletterande faktagranskning. Det deltog 36 personer på workshopen December av 14 Forshaga kommun PwC

70 Samverkan kring missbruk 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Avtal och överenskommelser Enligt Länsöverenskommelsen om missbruks- och beroendevården i Värmland 2 ska landstinget och kommunerna i länet i samverkan erbjuda vård och behandlingsinsatser för personer med missbruks- och beroendeproblematik. Överenskommelsen är träffad mellan landstinget och vårdförbundet, där Forshaga kommun är en part. Samverkan ska ske både på länsövergripande nivå och på lokal nivå. Syftet med samverkan är att genom klargörande av ansvar, uppgifter och omfattning av och innehåll i den verksamhet som parterna bedriver, säkerställa att enskilda inte ska hamna mellan olika ansvarsområden. Länsöverenskommelsen gäller för personer från 18 års ålder. Överenskommelsen ska utgå från de nationella riktlinjerna som bland annat säger att de insatser som erbjuds ska bygger på bästa tillgängliga kunskap. Länsöverenskommelse ska bidra till att det på länsnivå finns en partsgemensam organisation för styrning och ledning, samordning av resurser, politisk medvetenhet, tydlig rollfördelning. Den ska också utgöra en grund för upprättandet av lokala överenskommelser. De lokala överenskommelserna ska förtydliga samverkan och roller mellan framförallt socialtjänst och hälso- och sjukvård. Lokala styrgruppen har ett tydligt uppdrag och ansvar i förhållande till styrdokumentet. I överenskommelserna regleras vårdcentralernas och psykiatrins roll och ansvar för målgruppen. Vid behandling av personer med komplexa vårdbehov/samsjuklighet på grund av psykisk störning och missbruk ska detta ske samtidigt och integrerat i samverkan med beroendevården och socialtjänsten. För personer som har behov av insatser från flera aktörer ska det finns former och rutiner för ett samlat ansvarstagande. En skriftlig samordnad individuell plan (SIP) ska upprättas. Kommunens socialtjänst ska aktivt se till att personer med missbruk får den hjälp och vård som de behöver för att komma ifrån missbruket samt främja den enskildes rätt till arbete, bostad och utbildning. Rådgivning, utredning/bedömning samt biståndsbedömda insatser i form av psykosocialt stöd och psykosociala behandlingsinsatser ska erbjudas. En förutsättning för samarbete och kommunikation mellan huvudmännen på ett professionellt sätt är enligt överenskommelsen, att samma terminologi, definitioner och bedömningsinstrument används. Att använda evidensbaserade bedömningsinstrument ses som en förutsättning för att välja åtgärder på rätt nivå och för att följa utfall av insatserna. I lokala överenskommelser visas vilka dessa är. En lokal överenskommelse har slutits mellan socialtjänst, vårdcentraler, öppenvårdspsykiatri, länsgemensam psykiatri och gemensamma verksamheter. De lokala överenskommelserna har framarbetats i lokala ledningsgrupper i länet och Forshaga kommun ingår i 2 Landstinget Värmland, Värmlands läns vårdförbund: Länsöverenskommelse Vård och stöd vid missbruk och beroende i Värmland. Samt länsöverenskommelse vid dopningsmissbruk. Giltig Reviderad , December av 14 Forshaga kommun PwC

71 Samverkan kring missbruk en lokal ledningsgrupp med Karlstad, Kil och Hammarö kommun 3. I den lokala överenskommelsen konstateras att vård och behandling för personer med missbruks- och beroendeproblem är ett gemensamt ansvar och att former och rutiner för ett samlat ansvarstagande ska finnas för de personer som behöver insatser från flera aktörer. I varje samverkansärende ska en SIP upprättas som visar ansvar för olika insatser. Här beskrivs ansvar som finns hos vårdcentraler, hos psykiatri och hos socialtjänsten. Vi behandling av personer med samsjuklighet på grund av psykisk störning och missbruk ska detta, vid behov, ske samtidigt och integrerat i samverkan mellan psykiatri, beroendevård och socialtjänst. Här nämns även att neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och missbruk ställer krav på integrerade insatser. Överenskommelsen visar i övrigt kontaktuppgifter och verksamheternas ansvar och metodik för olika former av insatser, bedömningar, vård och behandling. Hänvisningar görs till Länsöverenskommelsen som utvecklar detta, exempelvis vägledning för användning av bedömningsinstrument och medicinska tester eller typ av behandling och stöd vid olika former av missbruk. Samtliga kommuner i Värmlands län är medlemmar i Värmlands läns vårdförbund. Värmlands läns vårdförbund har uppdraget att driva utvecklingsfrågor inom missbruks och beroendeområdet vilket omfattar samverkan, metodutveckling och brukarmedverkan. Värmlands läns vårdförbund har också uppdraget att vara huvudman för vissa hem för vård eller boende och därvid, på uppdrag av hemkommunen, ombesörja vården enligt de bestämmelser som anges i bland annat Socialtjänstlagen (SOL) och Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). Ett HVB-hem med psykiatrisk öppenvård hela dygnet som drivs av Värmlands läns vårdförbund är Beroendecentrum Värmland. Verksamhetens inriktning är medicinsk abstinensbehandling samt psykiatriska och psykosociala bedömningar. Beroendecentrum tar emot klienter via biståndsbeslut från socialtjänsten. Förbundets verksamhet regleras i upprättad förbundsordning. Beslut om reviderad förbundsordning har hanterats av socialnämnden och kommunstyrelsen och beslutats av fullmäktige i juni Bedömning Mellan Landstinget Värmland och berörda kommuner finns en länsgemensam överenskommelse avseende missbruksvården. Till den finns även en lokal överenskommelse upprättad där representanter från Forshaga kommun nyligen varit involverad vid revideringen av denna. Samverkan finns också formaliserad genom medlemskap i Värmlands läns vårdförbund. Kommunstyrelsen och fullmäktige har antagit förslag om förändring av organiseringen frö det länsgemensamma utvecklingsarbetet som bedrivs av Värmlandsläns vårdförbund. 3 Lokal ledningsgrupp 1:e linjens chefer inom socialtjänst, vårdcentraler och öppenvårdspsykiatri: Lokal överenskommelse Karlstad, Forshaga, Kil och Hammarö kommun: Vård och stöd vid missbruk och beroende av alkohol, narkotika, andra beroendeframkallande medel, läkemedel och dopningsmedel för personer 18 år och äldre. Giltighetstid Reviderad Kommunstyrelsens protokoll , Kommunfullmäktiges protokoll December av 14 Forshaga kommun PwC

72 Samverkan kring missbruk Det finns enligt vad som framkommit i granskningen inte något avtal eller överenskommelse som klargör eventuell kostnadsfördelning eller samordnat ansvar då individer med samsjuklighet inte kan beredas vård inom öppenvården Styrdokument kommunen utfärdat till sina verksamheter I budget 2017 ges det uttryck för att det finns en risk för att missbruksvård och behovet av försörjningsstöd kommer att öka om det förebyggande arbetet inte intensifieras. Några särskilda mål för området har inte fastställts av nämnden. Nämnden för Lärande och Arbete (LAN) har genomfört en riskanalys med syfte att identifiera vilka områden som bör omfattas av Intern kontroll. I riskbedömningen för 2017 har området avsaknad av rutiner och riktlinjer bedömts som ett område med ett relativt högt riskvärde och har därför identifierats som ett område för kontroll. För att arbeta med riktlinjer avseende missbruksvården har en arbetsgrupp träffats vid ett par tillfällen under året. Kvalitetssamordnaren har ett ansvar för att sammankalla gruppen. Rapportering från gjorda kontroller enligt internkontrollplanen redovisas i samband med årsbokslutet och fanns därmed inte att tillgå i samband med granskningen. Det finns en rutin för SIP som rör personal inom skola, socialtjänst och hälso- och sjukvård i Forshaga kommun. Det är inte ett politiskt antaget dokument utan en tjänstemannaprodukt vilken tydliggör för de olika aktörernas roll och ansvar vad gäller upprättande av SIP. Bedömning Nämnden har inte antagit några specifika mål eller riktlinjer för området, men det finns ett generellt fokus på efterlevnaden av gällande riktlinjer i den internkontrollplan som upprättats för Där inkluderas missbruksvårdens efterlevnad av gällande riktlinjer. Det har under året inneburit ett särskilt fokus på att revidera dessa och att säkerställa dess funktionalitet Arbetet i verksamheterna Vid intervjuerna framkommer att det har varit ett ökat behov av insatser kring personer med missbruksproblematik och särskilt för personer med differentierad problembild. Antalet placeringar och kostnaderna för insatser till vuxna har ökat. För att komma till rätta med detta har det vidtagits åtgärder som ska leda till en bättre samordning av kommunens resurser och därmed ge förutsättningar för insatser på hemmaplan. Länsöverenskommelsen och den lokala överenskommelsen uppfattas utgöra ett stöd för samverkan med landstinget i frågor som rör vård till missbrukare. De intervjuade upplever att samverkan har förbättrats, men när det kommer till samverkan i individärenden så är det till stor omfattning avhängigt att socialtjänsten tar initiativ till samverkan. De intervjuade kan exempelvis inte redogöra för mer än ett tillfälle då öppenvårdspsykiatrin initierat SIP. Det är också relativt vanligt att individer som har en kontakt med psykiatrin och som har en missbruksproblematik trots detta inte får någon kontakt med socialtjäns- December av 14 Forshaga kommun PwC

73 Samverkan kring missbruk ten. De intervjuades uppfattning är att en bättre samverkan och ett större fokus på att samordna resurserna skulle leda till att fler fick samordnat stöd från kommunen och landstinget. En anledning till att samverkan har förbättrats är arbetet med lokala överenskommelser, men i än större del att det positiva resultatet av SIP börjar märkas. En annan utmaning i samverkan är psykiatrin inte alltid är villiga att arbeta med individer som har en missbruksproblematik. De intervjuade ger uttryck för att det händer att kommunen gör placeringar som inkluderar dyra psykiatriska utredningar då det inte är möjligt att få dessa genomförda genom landstinget öppenvård. Finansieringen av dessa placeringar sker helt av kommunen. Generellt är tillgången till tider på psykiatrin en utmaning och väntetider innebär att enskilda individer finansierar exempelvis KBT behandling hos privata aktörer. Vad det gäller samverkan kring personer som skrivs in på Beroendecentrum så ser de intervjuade att det finns ett glapp i kedjan då landstinget uppfattas ha backat i sitt ansvar för individer med missbruksproblematik och behov av inläggning i slutenvård. Det är enbart kommunerna som kan bevilja placering på Beroendecentrum och det finns en oklar gräns och ansvarsfördelning mellan kommunen och landstinget vad gäller individer i behov av avgiftning och abstinensbehandling. Om det inte finns plats på beroendecentrum och en individ är i så dåligt skick att socialtjänsten bedömer att den behöver en akut placering så faller det på kommunen att ordna detta. Från aktgranskningarna framkommer att abstinensbehandling vid Beroendecentrum endast använts vid något tillfälle medan andra, externa behandlingshem använts vid ett flertal tillfällen. De intervjuade uppger att SIP används i större omfattning, men inte i den omfattning riktlinjerna ger uttryck för. Det är däremot inte känt huruvida SIP kan ordnas under den tid en individ är på Beroendecentrum för abstinensbehandling. Det sker alltid en avstämning och ett möte med Beroendecentrum där utskrivning och eftervården diskuteras, men SIP upprättas inte vid det tillfället. Bedömning De gemensamma överenskommelserna på länsövergripande och lokal nivå ger stöd för ansvarsfördelning men har också medfört en vilja att samverka och en ökad tillit till den andra parten. Även ett ökat användande av SIP och de positiva effekter som det inneburit uppfattas ha ökat intresset för att i allt högre grad samverka. Det finns dock oklarheter avseende den slutna vårdens ansvarstagande för individer som är i behov av akut vård för avgiftning eller abstinensbehandling. Uppfattningen är att kommunerna själva får hantera denna fråga, men det finns en förhoppning om en förbättring framåt då landstinget ska säkerställa att det finns ett antal akuta vårdplatser för substansberoende. Förhoppningen är att detta ska förbättra kvaliteten i vårdflödet. December av 14 Forshaga kommun PwC

74 Samverkan kring missbruk 2.4. Uppföljning Den länsövergripande styrgruppen 5 för Beroendecentrum har huvudansvaret för uppföljning av Länsöverenskommelsen. Uppföljningar ska göras vart annat år i samarbete med kommunernas socialtjänst samt berörda verksamheter inom Landstinget i Värmland. Enligt intervjuer med Representanter ifrån Värmlands läns Vårdförbund har det också skett en rundringning till lokala ledningsgrupper om hur samarbetet fungerat och vilka områden som finns för utvecklings- och stödbehov. Enligt anteckningar från Värmlands läns centrala ledningsgrupp för missbruks- och beroendefrågor så framkom följande vid rundringningen: Personer med missbruk och beroende prioriteras inte alltid som de borde och personer med komplexa behov drabbas hårdast av avbrott i vårdkedjan. Samarbetet fungera bra, bättre än tidigare och kan bli ännu bättre. Alla vill. Dock upplevs resursbrist inom psykiatrin man räcker inte till för de behov som efterfrågas och personal upplever etiska dilemman utifrån prioriteringar av personer med psykiska symtom inkl. missbruk. Finns förbättringsutrymme när det gäller att använda sig av de arenor för samverkan och samarbete som finns att rätt funktion/person deltar kontinuerligt. En integrerad beroendeenhet skulle betyda mycket för målgruppen - och underlätta samarbetet SIP används mer idag än tidigare. Behövs fler som behärskar kognitiv beteendeterapi, ta hem utbildning till länet! CLGMBV borde: Ha tydligare förväntningar och kommunicera de lokala ledningsgruppernas uppdrag. Stödja det lokala arbetet genom att komplettera Värmlands läns vårdförbund utbildningsinsatser med återkommande workshops med fortbildning för brukar/patientnära personal. Följa upp följsamhet till länsöverenskommelserna. Vid genomförda intervjuer framkommer att revidering av den lokala överenskommelsen nyligen har genomförts. Sammankallande för arbetet är utvecklingsledaren för landstinget/värmlands läns vårdförbund och i länet finns fem styrgrupper som initialt samlas för att utvärdera och revidera befintlig överenskommelse. Forshaga ingår i den centrala styrgruppen vilken inkluderar verksamheter i Karlstad, Hammarö, Forshaga och Kils kommuner. Till mötet kallades enhetschefer för vårdcentralerna i de olika kommunerna, avdelningschefer för psykiatrin i Karlstad och enhetschefer ifrån kommunernas socialtjänster. Efter mötet har de intervjuade i Forshaga särskilt tittat på de områden i överenskommelsen som rör deras verksamhet och säkerställt att eventuella uppdateringar och justeringar skett. I protokoll och handlingar från kommunstyrelsen framgår att revideringen av länsöverenskommelsen hanterats av styrelsen 6 och senare av fullmäktige 7. Styrelsen och fullmäk- 5 I styrgruppen ingår politiska representanter från Värmlands läns vårdförbund och från Landstinget i Värmland, chefstjänstemän från Värmlands läns Vårdförbund, Beroendecentrum, psykiatri och vårdcentralerna i Hälsoval Värmland samt utvecklingsledare. 6 Kommunstyrelsens protokoll Kommunfullmäktiges protokoll December av 14 Forshaga kommun PwC

75 Samverkan kring missbruk tige har vid samma tillfälle hanterat frågan om godkännande av förslag till ny organisation och styrgrupp för Beroendecentrum Värmland och en ny organisation för ledning styrning och utveckling av länets missbruks- och beroendevård. Utöver detta går det inte av protokoll och handlingar finna att styrelsen eller nämnd hanterat uppföljning av missbruksvården. De intervjuade uppger att det i samband med revideringen av överenskommelsen har diskuterats vad som har fungerat och inte, men att det inte finns något forum för att löpande diskutera de ärende där överenskommelsen inte efterlevs. Bedömning Såväl den centrala som den lokala överenskommelsen har reviderats. I samband med revidering har diskussioner förts avseende funktionalitet och utmaningar med de överenskommelser som varit rådande. Revidering av länsöverenskommelsen har hanterats av kommunstyrelsen och överlämnats till fullmäktige. Det finns dock inte något systematiskt arbetssätt som innebär att det mellan huvudmännen förs gemensamma resonemang avseende de tillfällen då överenskommelsen inte efterlevs. Vi kan inte finna att nämnden utöver detta tar del av någon uppföljning av missbruksvården. I budgeten för 2017 finns dock noterat att det finns en risk för att behovet av missbruksvård kommer att öka Har behov av vård tillgodosetts Aktgranskningen visar att det i fyra av de tio granskade akterna används bedömningsinstrument, ADDIS, Asi samt Dudit 8. Dessa har fungerat som en del i bedömningsunderlaget. Det ger stöd för att upptäcka och bedöma graden av alkohol- och narkotikamissbruk och för att välja åtgärder på rätt nivå liksom för att bedöma om åtgärderna har hjälpt den enskilde att minska eller bryta sitt missbruk eller beroende. I flera av de granskade akterna beskrivs också en psykisk ohälsa och många av de aktuella klienterna har en etablerad kontakt inom landstinget pga detta. I fem av akterna framgår att båda huvudmännens kompetens använts vid bedömning av insatsbehov, oftast i form av konsultationer. En samordnad individuell plan (SIP) har upprättats vid tre tillfällen, kring en av klienterna vid ett flertal tillfällen. Ansvarsgränser vid bedömning och beslut om vård har kommenterats i fyra av akterna. Det går inte ur akterna att utläsa någon tydligt samband mellan hur klienternas psykiatriska problem beskrivs och förekomsten av samverkan mellan huvudmännen i form av SIP eller konsultationer. Det går heller inte att utläsa att det inte skulle vara ett stöd vid bedömningar att inte använda något bedömningsinstrument. Bedömning 8 Drug use disorders identification test December av 14 Forshaga kommun PwC

76 Samverkan kring missbruk Aktgranskningen visar att det i merparten av ärendena finns en problematik som rör såväl missbruk/beroende som psykiskt och/eller fysisk ohälsa. Möjligheten till samordnad planering har diskuterats i ungefär hälften av ärendena och enligt journal har SIP upprättats vid tre tillfällen. I vissa delar har vården samordnats och samplaneras på så sätt som styrande dokument ger uttryck för, men det gäller inte för samtliga klienter där det föreligger behov av insatser från kommunen och landstinget. Strukturerade bedömningsinstrument används i fyra av 10 ärenden. Det finns ett behov av att ytterligare utveckla samverkan, framförallt utifrån att merparten av aktuella personer redan har etablerade kontakter hos båda huvudmännen med anledning av missbruk samt psykisk ohälsa. Det kan övervägas att utveckla arbetet med konsultationer så att dessa kan genomföras med en systematik. För att säkerställa att den enskilde får sina behov av adekvata insatser tillgodosedda behöver arbetet med upprättande av SIP prioriteras Tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll Intervjuerna påvisar att överenskommelser och de nationella riktlinjerna förmedlar en grund för samsyn. Detta sägs prägla möten mellan företrädare hos huvudmännen. Om överenskommelserna följs utnyttjas de samlade insatserna effektivt ur ett helhetsperspektiv enligt ledningen. Intervju med handläggarna visar att det finns en kännedom om Länsöverenskommelsen och den lokala överenskommelsen, men att det inte har förts diskussioner på lokal nivå mellan samverkansparterna avseende detaljerna i överenskommelsen. I praktiken faller företrädarna in i gamla roller vilket, menar man, innebär att kommunen övertar ett ansvar som borde finnas inom hälso- och sjukvården. Exempelvis så faller ansvaret över till kommunen när landstinget inte kan erbjuda den vård som är tänkt. Det kan exempelvis leda till att kommunen gör placeringar för att få vissa utredningar utförda då utredningar inte går att ordna i landstingets regi. Någon samfinansiering av sådana placeringar råder inte. Det innebär också att landstinget inte finns med i planering, uppföljning och som en given part i samband med utskrivning. Mål och uppföljning av insatser rörande missbruk är begränsad i nämnden, men ett arbete har satts igång utifrån identifierad risk om att riktlinjer inte efterlevs. Kontroll och rapportering av efterlevnad av risklinjer ska göras i samband med årsbokslutet. Bedömning Överenskommelser på läns- och lokal nivå innebär en tydlig styrning inom missbruks- och beroendevården. I granskningen har det framkommit att det inte finns en tillräcklig uppföljning och intern kontroll av att överenskommelserna efterlevs. Det finns inte heller några nämndspecifika mål på området. Detta sammantaget innebär en otillräcklighet för att säkerställa ändamålsenliga styrning, uppföljning och intern kontroll av arbets- och samverkansformer mellan huvudmännen och mellan huvudmännens olika enheter. December av 14 Forshaga kommun PwC

77 Samverkan kring missbruk År-månad-dag Uppdragsledare Projektledare December av 14 Forshaga kommun PwC

78

79

80

81 Tjänsteskrivelse Revision inom missbruksvården LAN 2017/116 Förslag till beslut - godkänner upprättat svar till kommunens revisorer, samt ger förvaltningen i uppdrag att verkställa de förbättringsförslag som förvaltningen identifierat. Bakgrund Revisorerna inom landstinget och samtliga värmländska kommuner har genomfört en gemensam granskning av samverkan kring missbruksvård. Granskningen har utförts av PwC. Syftet med granskningen var att klarlägga om landstinget i Värmland och kommunerna utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Inom nämnden för Lärande och arbete sker idag ett uppföljningsarbete på individnivå. För 2019 kommer mål och mått tas fram för att förbättra nämndens styrning och uppföljning inom området. Inom verksamhetens kvalitetsarbete kommer mätning ske av antalet upprättade samordnade individuella planer samt en sammanställning av avvikelser och rapporter i samband med bokslutsarbete. När det gäller arbete med samordnad individuell plan(sip) har Forshaga en genomarbetad rutin för detta arbete. Samverkansdagar och kommungemensam utbildning finns också i verksamheterna. Användande av standardiserade bedömningsinstrument i verksamheten behöver förbättras, vilket det finns en upprättad plan för. Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Förvaltningschef Monica Hammars tjänstemannayttrande Skrivelse från kommunens revisorer, Forshaga kommun Revisionsrapport PwC

82 Beslut skickas för verkställighet till Kommunrevisionen, Forshaga kommun Beslut skickas för kännedom till IFO-chef Henrica Liljenzin

83 Tjänstemannayttrande Granskning av samverkan kring missbruksvård LAN 2017/116 Bakgrund Bakgrund Revisorerna inom landstinget och samtliga värmländska kommuner har genomfört en gemensam granskning av samverkan kring missbruksvård. Granskningen har utförts av PwC. Syftet med granskningen var att klarlägga om landstinget i Värmland och kommunerna utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Revisionsrapporten visar att det finns en organisering och struktur för ledning och styrning av missbruks- och beroendevården i länet. Samverkansformer och samlokalisering av verksamheter finns reglerade i samverkansöverenskommelser, länsöverenskommelse för missbruks- och beroendevården och i lokala överenskommelser för fem olika områden i länet. De överenskommelser som finns i länet är aktuella och upprättade för att säkerställa att de nationella riktlinjerna efterlevs. På regional nivå finns en politisk styrgrupp och en central ledningsgrupp med representanter från landstinget och de värmländska kommunerna. I den centrala ledningsgruppen ingår förvaltningschefen för Lärande och arbete i Forshaga kommun som en av två kommunala representanter, förutom representation från Värmlands läns vårdförbund. Planerade åtgärder mot bakgrund av genomförd revision Nämndens ledning och uppföljning av missbruksvården Inom nämnden för Lärande och arbete sker idag ett uppföljningsarbete på individnivå (se avsnitt internkontroll). För 2019 kommer mål och mått tas fram för att förbättra nämndens styrning och uppföljning inom området. En sammanställning av avvikelser och rapporter inom missbruksområdet kommer också att genomföras vid bokslut, som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Nämnden har genom att inrätta en tjänst som kvalitetssamordnare inom Individ- och familjeomsorgen (IFO) stärkt verksamhetens kapacitet att arbeta systematiskt med avvikelser och uppföljningar. När det gäller ett länsgemensamt avvikelsearbete kommer denna fråga att initieras till den centrala ledningsgruppen. Intern kontroll av verksamhetens missbruksarbete Den interna kontrollen av handläggning inom missbruksområdet tillgodoses genom handläggarmöten där man diskuterar frågorna samt regelmässig uppföljning av ärenden som 1:e socialsekreterare gör med enskilda handläggare. I syfte att skapa en stark förebyggar- och öppenvård inom kommunen, har nämnden initierat projektet IFO 2.0. Projektet startade i november Inom Lärande och arbete Forshaga kommun, Box 93, Forshaga, Besöksadress: Storgatan 52 E-post: kommun@forshaga.se, Hemsida: Telefon: , Fax:

84 ramen för projektet kommer uppföljning, ledning och styrning av öppenvård för personer med missbruksproblem att belysas. Behov av strukturerade forum för diskussion mellan kommunens och landstingets tjänstemän Verksamheten delar revisionens bedömning att det finns ett behov av ett strukturerat forum för diskussioner mellan kommunen och landstinget. Den lokala ledningsgruppen bör kunna utgöra ett sådant forum. Individ- och familjeomsorgen kommer att initiera en diskussion om en sådan utveckling. Förbättring av efterlevnad av överenskommelserna bl.a. gällande SIP (samordnad individuell plan) och användande av standardiserade bedömningsinstrument När det gäller SIP (samordnad individuell plan) har Forshaga en genomarbetad rutin för detta arbete. Mallen för genomförandeplaner kommer att kompletteras med en rubrik för uppföljning av samverkan/sip. Samverkansdagar och kommungemensam utbildning för SIP finns redan idag i verksamheterna. I oktober planeras en temadag kring psykisk ohälsa, vilket även berör personal inom BUN och VON. Användande av standardiserade bedömningsinstrument inom missbrukarvården, såsom exempelvis ASI, är ett arbete som behöver förbättras. Samtliga handläggare inom missbruksområdet har utbildning i ASI. I ärendegenomgångar kommer vikten av användning av bedömningsinstrument att betonas. I utredningsmallen kommer därför en rubrik att tillföras där man redogör för om bedömningsinstrument/asi använts i utredningen. Inom verksamhetens kvalitetsarbete kommer mätning ske av antalet upprättade samordnade individuella planer. När det gäller psykisk ohälsa kommer IFO-chefen tillsammans med kvalitetssamordnaren undersöka vilka evidensbaserade bedömningsinstrument som är tillgängliga för socialtjänst, då detta inte används i verksamheten idag. Forshaga Monica Hammar Förvaltningschef Lärande och Arbete Lärande och arbete Forshaga kommun, Box 93, Forshaga, Besöksadress: Storgatan 52 E-post: kommun@forshaga.se, Hemsida: Telefon: , Fax:

85 Tillägg Attestantförteckning 2018: Besluts- och behörighetsattestanter Lärande och arbete Beslut i Lärande- och arbetsnämnden

86 Ansvarskod Verksamhetskod Ansvar: Enhetschef AME Projekt: 2322 Attestantförteckning LAN 2018: besluts- och behörighetsattestanter Verksamhet Beslutsattestant Ersättare Behörighetsattestant Ersättare Arbetsmarknadsenheten Projekt: Värmland tillsammans Enhetschef integration Enhetschef AME/ Verksamhetsutvecklare Administrativ assistent/ Praktiksamordnare Förvaltningsekonom 2(2)

87 Tjänsteskrivelse Attestantförteckning 2018 LAN 2018/13 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden antar tillägg till attestantförteckning 2018, gällande projekt Värmland tillsammans. Bakgrund Forshaga kommun driver tillsammans med tio värmländska kommuner ett treårigt ESF-projekt, Värmland tillsammans. Projektet riktar sig till utrikesfödda personer som står särskilt långt från arbetsmarknaden. Projektet är organisatoriskt placerat inom Arbetsmarknadsenheten, ansvar 5211, verksamhet 6106 projekt Ansvarig chef för projektet är enhetschef för Integration och nyanlända; Annika Noleryd. Attestantförteckningen inom nämnden måste därför kompletteras med behörighet till ansvarig chef. Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Tillägg till attestantförteckning Lärande och arbete Beslut skickas för verkställighet till Ekonom Niclas Haag Enhetschef Annika Noleryd

88 Dokumenthanteringsplan för lärande- och arbetsnämnden Antagen i lärande- och arbetsnämnden 2018-xx-xx, xx 1

89 Innehållsförteckning 1. Inledning Handlingsoffentlighet...4 Handling...4 Allmän handling...4 Registrering...4 Sekretess Arkivhantering några begrepp...5 Akt...5 Aktomslag...5 Aktrensning...5 Arkiv...6 Arkivansvarig...6 Arkivbeskrivning...6 Arkivbildare...6 Arkivförteckning...6 Arkivredogörare...6 Arkivsamordnare...6 Arkivserie...6 Bevaras...6 Gallring och gallringsfrister...7 Papperskvalitet...7 Volym (arkivvolym)...7 Ärende- och dokumenthanteringssystem Kommunarkivets riktlinjer för arkivhantering i Forshaga kommun...8 Material och framställningsmetod...8 Förvaring...8 Elektroniskt lagrad information...8 Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar...8 Leverans till kommunarkivet...8 Återlämning Lagar och bestämmelser Förkortningar Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrist...11 Dokumenthanteringsplan...12 Förvaltningen...12 Allmän administrativ verksamhet

90 PuL-administration...18 Sammanträdeshandlingar från arbetsutskott och nämnd...19 Nyanlända och integration...20 Individ- och familjeomsorg...23 Allmänna ärenden...23 Boutredningar och dödsboanmälan...25 Familjerätt (faderskap och adoption)...27 Hem för vård och boende...28 Rådgivningsverksamhet...29 Arbetsmarknadsenheten...30 Arbetsmarknadsåtgärder/Arbetslivsinriktad rehabilitering...30 Vuxenutbildning...33 Administrativ verksamhet...33 Pedagogisk personal...39 Interkommunal ersättning...40 Studiestöd...40 Studerande...40 Undervisning...41 Elever och elevregistrering...42 Studie- och yrkesvägledning...43 Bilagor...44 Bilaga Socialtjänstens personakter...44 Bilaga Nyanlända och integration LIF-akter...50 Bilaga Nyanlända och integration LMA-akter

91 1. Inledning Denna dokumenthanteringsplan gäller för lärande- och arbetsnämnden och träder i kraft Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel för förvaltningen (bl a för återsökning av handlingar) hjälpmedel för förvaltningen vid gallring/rensning styrmedel för förvaltningen och kommunarkivet kontroll och hjälpmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) Planen ska uppdateras varje år. 2. Handlingsoffentlighet Tryckfrihetsförordningen (TF) ger, enligt offentlighetsprincipen, medborgarna rätt till att ta del av kommunens handlingar. Handling Handlingen kan vara ett vanligt pappersdokument, men lika gärna en framställning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt med ett tekniskt hjälpmedel. Förutom papper kan en handling vara en ritning, ett fotografi, en videofilm, ett ljudband, digitala filer i datorn, diskett, CD eller ett e-postmeddelande eller röstbrevlådemeddelande. Lagringsmediet har alltså ingen betydelse utan det är innehållet som är det viktiga. Allmän handling Detsamma som i 2 kap tryckfrihetsförordningen, det vill säga handling som är inkommen till eller upprättad hos myndighet och förvaras hos myndighet. Det regelverk som styr myndigheternas dokumenthantering gäller allmänna handlingar och reglerna är teknikneutrala, det gör till exempel ingen skillnad om ett brev kommer in som traditionell papperspost, fax eller e-post. Registrering Allmänna handlingar ska enligt lag registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål i diarium eller annat register. Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, t ex kursinbjudningar och cirkulär undantas från dessa bestämmelser. Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänst och handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver inte registreras. 4

92 Sekretess Allmänna handlingar kan vara offentliga eller belagda med sekretess. En handling kan endast beläggas med sekretess om ett utlämnande skulle leda till skada eller men och beslutet måste baseras på en paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen. De delar i dokument som är sekretessbelagda uppgifter mörkas, i vissa fall beläggs hela dokumentet med sekretess. Dokumenthanteringsplanen tar upp vissa handlingar som ofta är sekretessbelagda med hänvisning till paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen. Det betyder inte att dessa handlingar alltid är belagda med sekretess eller att det alltid är den paragraf som angivits som ska tillämpas. Det innebär inte heller att alla andra handlingar är offentliga. Sekretessen ska bedömas vid varje enskilt fall. Exempel på handlingar där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma är upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, rehabiliteringsärenden, elevsociala och elevmedicinska verksamheter m.fl. 3. Arkivhantering några begrepp Akt En akt är ett begrepp som används för att benämna den samlade dokumentationen i ärende, projekt, för ett visst objekt eller en person. I ett ärende, där akten ska bevaras, ska akten innehålla alla handlingar som har betydelse för ärendets utgång. En projektakt ska innehålla de handlingar som behövs för uppföljning, erfarenhetsåtervinning och eventuell revision. Ofta används ordet ärendeakt. Vissa typer av ärenden har sina specifika akter, t ex personalakter, elevhälsovårdsakter. Aktomslag Ett aktomslag är ett pappersomslag som man lägger runt innehållet i en akt för att hålla samman materialet. Aktrensning Aktrensning innebär att handlingar som endast är av ringa betydelse och som inte behövs för förståelsen av ett ärende eller projekt tas bort. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte rensas ut. (Begreppet rensning kan endast användas om handlingar som inte är allmänna. Om det finns allmänna handlingar som inte längre har någon betydelse i en akt, så behövs ett gallringsbeslut som gäller denna handlingstyp.) I samband med aktrensning ska även gem, gummisnoddar, plastfickor, tape mm tas bort. Plast, gummi och metall orsakar skador på sikt. Aktrensning bör göras direkt när ett ärende eller ett projekt avslutats. Handläggaren är den som bäst kan avgöra vad som är viktigt för förståelsen av ett ärende. Därför är det enklast, och ger också bäst resultat, om handläggaren själv utför aktrensningen. 5

93 Arkiv Ordet arkiv kan innebära en lokal för förvaring av handlingar, en institution som förvarar och vårdar handlingar eller ett bestånd av handlingar. I det sistnämnda fallet brukar man tala om att ett arkiv är det bestånd av handlingar som vuxit fram hos en arkivbildare genom dess verksamhet. Arkivansvarig Används som begrepp för den som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid t ex en förvaltning eller ett bolag. Arkivbeskrivning En arkivbeskrivning är en kortfattad beskrivning av ett arkiv, och ska ge en överblick av vilka viktiga handlingsslag arkivet innehåller och hur de är relaterade till arkivbildarens verksamhet. En arkivbeskrivning bör innehålla uppgifter om arkivbildarens organisation och arbetsuppgifter, viktigaste ärende- och handlingstyper, gallringsbeslut som tillämpas, sekretess för viss information mm. Arkivbeskrivningen är framför allt ett hjälpmedel för allmänheten och för forskare. Arkivbildare En arkivbildare är den myndighet, förening, person eller det företag i vars verksamhet ett arkiv växer fram. Arkivförteckning En arkivförteckning är en detaljerad, oftast systematiskt uppställd, förteckning över vad som är arkiverat för en viss arkivbildare. Arkivredogörare Används som begrepp för en person hos en arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten. Arkivsamordnare Används som begrepp för en person som samordnar arkivverksamheten inom t ex en förvaltning eller ett bolag. Kan också kallas arkivhandläggare. Arkivserie Benämning på samlade arkiverade handlingar av samma typ. Bevaras Begreppet bevaras används som en gallringsfrist i dokumenthanteringsplaner, och betyder att handlingstypen aldrig ska gallras utan bevaras för all framtid för forskning eller kulturell verksamhet. 6

94 Gallring och gallringsfrister Gallring innebär att handlingar förstörs eller att uppgifter tas bort. Olika handlingstyper gallras efter olika långa tid. Den tid som ska förflyta innan gallringen får ske kallas gallringsfrist. Om gallringsfristen är två år innebär det att två år ska förflyta efter utgången av det år då handlingen tillkom innan handlingen får gallras (t ex tillkomst av handling 2005 får inte gallras förrän tidigast januari 2008). För journaler eller motsvarande gäller att gallringsfristen räknas från tiden när sista anteckningen gjordes. För handlingar som förlorar sitt informationsvärde efter kort tid, eller där det av annat skäl inte är lämpligt med år som gallringsfrist, används ofta begreppet vid inaktualitet. I de fall det inte är självklart när detta inträffar ska en anmärkning göras om när en handling kan anses vara inaktuell, t ex när en sammanställning har upprättats. Papperskvalitet Det finns olika typer av papper som man kan använda vid utskrift eller kopiering. Ur arkivsynpunkt är det viktigaste med papperet att det kan motstå ålder och slitage. Till de allra flesta utskrifter är det fullt tillräckligt om man använder så kallat åldringsbeständigt papper. Protokoll skrivs ut på Svenskt arkiv 80 papper. Volym (arkivvolym) Ett antal samlade handlingar som förvaras i arkivkartong eller är inbundna till böcker. Det är arkivkartongen eller den inbundna boken som utgör arkivvolymen. Inte detsamma som flyttkartong Ärende- och dokumenthanteringssystem Lista över de verksamhetsspecifika IT-system som används inom lärande- och arbetsnämnden: AMEA: Praktiksamordning Fri4 Idavall Data AB: Bokning av bilar och resurser Lifecare Education: Elevregister Novaschem: Schemaläggning - skola Sitevision: Hemsida och intranät Stratsys: Mål- och ledningssystem SUS Uppföljningssystem: Uppföljning mot Försäkringskassan Timecare: Schemaläggning personal vård och omsorg 7

95 Treserva: Verksamhetssystem W3D3: Ärendehanteringssystem YH-antagning: Antagning på YH Office-paketet med Word, Excel och PowerPoint: 4. Kommunarkivets riktlinjer för arkivhantering i Forshaga kommun Material och framställningsmetod De pappershandlingar som bevaras framställs på åldringsbeständigt papper. Protokoll ska upprättas på svenskt Arkiv 80 papper. Pennor som används ska vara arkivbeständiga (märkta med svenskt arkiv SP-SBF nummer). Skrivare och kopiatorer ska vara godkända av SP (Sveriges Provnings- och forskningsinstitut). Förvaring Arkivhandlingarna ska förvaras så att de skyddas. Det innebär att de måste förvaras i lämpliga lokaler eller förvaringsskåp. Handlingarna ska skyddas mot brand-, vatten-, och andra miljörelaterade skador samt stöld och manipulering. Sekretesshandlingar skall förvaras inlåsta så att inte obehöriga kan få tillgång till dem. Elektroniskt lagrad information Forshaga kommun har för närvarande inga tekniska lösningar eller riktlinjer för långtidsarkivering av elektroniskt lagrad information. Under tiden är det viktigt att säkerhetsrutiner iakttas och att inte information ändras eller raderas utan att nödvändiga beslut finns. Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar När en verksamhet upphör och inte tas över av någon annan organisation inom kommunen ska arkivhandlingarna överlämnas till kommunarkivet för fortsatt vård och bevarande. Därutöver kan aktiva förvaltningar och bolag även överlämna arkivhandlingar när de inte längre behövs i den aktuella verksamheten. I båda fallen är utgångspunkten att arkivhandlingarna ska vara förtecknade, rensade och gallrade innan överföringen. Leverans till kommunarkivet Efter att en överenskommelse om överföring av arkivhandlingar träffats ska handlingarna göras i ordning för leverans. Aktrensning ska göras innan ärendeakter eller andra akter levereras till kommunarkivet. Handlingarna ska placeras ordentligt fyllda arkivkartonger. Handlingar från flera år kan läggas i samma kartong. Fyll dock inte kartongen med för många handlingar, låt det bli lite luft i den. Eventuella register som behövs för att söka fram handlingar ska göras tillgängliga för kommunarkivet i samband med leveransen. Handlingarna ska hållas ihop genom att lägga dem i aktomslag. 8

96 Aktomslagen ska märkas med: - Forshaga kommun - Nämnd (med verksamhetsår) - Förvaltning (när det finns flera under samma nämnd) - Typ av akt - Innehåll(diarienummer, fastighetsbeteckning eller annan identitet) På personalakter och personakter inom skola, vård och omsorg ska efternamn, förnamn och personnummer antecknas. På arkivkartongens rygg ska följande information finnas (skrivs med blyerts): - Nämnd (med verksamhetsår) - Förvaltning (när det finns flera under samma nämnd) - Innehåll (typ av akter eller handlingar) - Första och sista år för handlingarna i kartongen Ett leveranskvitto ska följa med leveransen. Det fungerar som kontroll- och hjälpmedel vid övertagandet. Återlämning Vissa inkomna handlingar kan begäras åter till avsändaren. När handlingarna inkommer till någon av kommunens verksamheter blir de del av kommunens handlingar och för att återlämna allmänna handlingar krävs beslut i fullmäktige enligt 15 arkivlagen (1990:782). 5. Lagar och bestämmelser En ordnad dokumenthantering är en förutsättning för den offentliga verksamheten. För myndigheter gäller speciell lagstiftning på området. Lagarna gäller myndighetens allmänna handlingar. Även i verksamheter där inte dokumenthanteringen specifikt styrs av lag förvaras viktiga handlingar på ett strukturerat sätt för viss tid, och vissa utvalda handlingar bevaras för all framtid. Bestämmelser om allmänna handlingar finns bl a i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Arkivlagen (1990:782) och Personuppgiftslagen (1988:204). Personuppgiftslagen ersätts den 25 maj 2018 med Dataskyddsförordningen. Specifika lagar är bl a Kommunallag (2017:725), Socialtjänstlagen (2001:453), Socialtjänstförordningen (2001:937), Ärvdabalken (1958:637), Föräldrabalken (1949:381), Lag (1992:1068) om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar, Skollagen (2010:800), Förordning (2011:1108) om vuxenutbildning samt Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan. Arkivlagen stadgar bl a att varje myndighet (varje nämnd eller styrelse i en kommun) ska svara för vården av sitt arkiv. Att vårda arkivet innebär att: - organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas - beskriva arkivet genom en övergripande arkivbeskrivning och en mer detaljerad arkivförteckning - att skydda arkivet mot brand och obehörig åtkomst m m 9

97 - ta ställning till vad som ska arkiveras när ett ärende eller ett projekt är slutfört - utföra föreskriven gallring När man framställer handlingar ska man använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Man ska också ta hänsyn till den fortsatta arkivhanteringen vid registrering av handlingar. Arkivhanteringen i Forshaga kommun regleras dessutom av fullmäktige beslutade riktlinjer för hantering av arkiv i Forshaga kommun. Tänk på att lagar förändras. För att ta del av gällande lagar se 6. Förkortningar AMEA Programvara för arbetsmarknadsenheter APL Arbetsplatsförlagt lärande GDPR Dataskyddsförordningen IFO Individ- och familjeomsorg LIA Lärande i arbete LIF Lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar LMA Lagen om mottagande av asylsökande m.fl. LVM Lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga MIA Myndigheten för internationella adoptionsfrågor OSL Offentlighets- och sekretesslagen PuL Personuppgiftslagen SCB Statistiska centralbyrån SFI Svenska för invandrare SoL Socialtjänstlagen SYV Studie- och yrkesvägledning VFU Verksamhetsförlagd utbildning W3D3 Diarie- och ärendehanteringssystem YH Yrkeshögskolan 10

98 7. Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrist Dokumenthanteringsplanen tar upp både handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras. Den innehåller uppgifter om gallringsfrister för varje handlingstyp och eventuella anmärkningar. Vid fastställande av gallringsfristerna har hänsyn tagits till gällande lagar och till förvaltningens och forskningens behov. Hantering av handlingar rörande ekonomi och upphandling samt personalfrågor behandlas på ekonomikontorets respektive personalkontorets avsnitt i kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Budgetrådgivning och skuldsanering administreras i Karlstads kommun. Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat anges. Handlingarna är uppställda i alfabetisk ordning utifrån användningsområde. 11

99 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper (svenskt arkiv 80 gram) och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Vid inaktualitet= När handlingen inte längre har någon betydelse för verksamheten Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Personakter, social SoL-akter/utredningar LVM-akter LVU-akter Papper Papper Papper Papper Akt Akt Akt Akt Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Kommentar 5, 15, 25 samt faderskap, adoption, hem för vård eller boende bevaras. Bilaga socialtjänstens personakter. Följer gällande lagstiftning Akten bevaras i minst 5 år efter sista anteckningen. Vidare se bilaga socialtjänstens personakter. OSL 26 kap. 5, 15 0ch 25. Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap. Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap. Allmän administrativ verksamhet Affischer Papper Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse Annonsunderlag Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse 12

100 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Ansökan fondmedel och stiftelser - ansökan - förslag till beviljade fondmedel - beslut Avtal av strategisk betydelse, t.ex. Papper Papper Papper Pärm Pärm Pärm Närarkiv Närarkiv Närarkiv Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Gallras/ bevaras 2 år Bevaras samarbetsavtal Behörighetsregistrering Datafil Mapp Server Vid inakt. för förvaltningssystem Delegeringsbeslut Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Kommentar Bevaras Besluten bevaras i anslutning till protokollsbeslut Bevaras Delegeringsordning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Dokumenthanteringsplan Enkäter - egna - andras Papper Diariet Närarkiv Bevaras Revideras årligen Papper Papper Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Bevaras Vid inakt. 13

101 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Enkäter, sammanställning av resultat Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras/ bevaras Bevaras Kommentar Enkätsvar Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Förutsatt att sammanställning gjorts Fotografier från verksamheten Föredragningslistor - andras - egna Föreskrifter och råd - andras - egna Förfrågningar och svar, allmänna Information för kännedom från myndigheter Papper Papper Papper Papper Pärm Pärm Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Vid inakt. Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse Vid inakt. Vid inakt. Under förutsättning att protokoll finns Vid inakt. Bevaras Papper Pärm Tjänsterum 6 mån Under förutsättning att det är av ringa betydelse för verksamheten Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. 14

102 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Informationsmaterial - egenproducerad till externa målgrupper - inkommet för kännedom - internt Kallelser, inbjudningar - andras - egna Korrespondens - av vikt för verksamheten (inte diarieförd) - av ringa eller tillfällig betydelse Policy, styrdokument - andras Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Datafil Papper Papper Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Mapp Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Server Tjänsterum Tjänsterum Gallras/ bevaras Bevaras Vid inakt. 10 år Kommentar Vid inakt. Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse Bevaras Vid inakt. Vid inakt. Bevaras - egna Pressmeddelanden Papper Pärm Tjänsterum 3 mån Bevaras vid särskilt intresse 15

103 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Projektdokumentation, interna - projektuppdrag/ direktiv syfte - beslut i nämnd - beslut om ändrad inriktning - aktivitetsplan - projektplan - ev. tilläggsdirektiv - projektorganisation - projektkontrakt - utredningar av betydelse för projektet - avtal - slutrapport Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum När slutrapport är klar Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Kommentar Definition av projekt: ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten När handlingar som ska ingå i projektdokumentationen normalt arkiveras i original på annat sätt läggs en kopia projektakten, t.ex. avtal 16

104 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Projektdokumentation, externa Se innehåll på interna. Därtill tillkommer i externa - protokoll från styrgruppen - tilläggsbeställningar - ekonomisk slutredovisning Projektdokumentation, övrigt t.ex. anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor m.m. Remisser - andras - egna Papper Papper Papper Pärm Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum När slutrapport och ekonomisk redovisning är klar Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Papper Papper Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Vid inakt. Bevaras Kommentar Sparas endast av den remissinstans som äger remissen Remissvar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Bevaras både av den som äger remissen och den som svarar Statistik, Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Förutsatt att sammanställning finns egenproducerad bevarad i annat dokument Statsbidragsansökningar Papper Pärm Närarkiv 10 år 17

105 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Synpunkter/klagomål Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Årssammanställning inför nämnd och sammanställning Systemdokumentation Papper Pärm Närarkiv Bevaras Inklusive fortlöpande förändringar Utredningar - förvaltningens - övriga Papper Papper Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Bevaras Vid inakt. OBS! inte klient/person relaterade PuL-administration Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Information från Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal Personuppgiftsbiträde, instruktion för Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Datafil Mapp Server Vid inakt. Datafil Mapp Server Vid inakt. Datafil/ Mapp/ Server/ Vid inakt. papper pärm Tjänsterum Papper Diariet Närarkiv Bevaras Papper Diariet Närarkiv Bevaras 18

106 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Registerförteckning Datafil Mapp Server Bevaras Kommentar Sammanträdeshandlingar från arbetsutskott och nämnd Adresslistor Papper Pärm Tjänsterum 2 år Delegeringslistor Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Handlingar tillhörande sammanträden Justeringsanslag Papper Datafil Närvarolistor, sammanträdesrapporter, förlorad arbetsinkomst Protokoll och bilagor - original - kopior Papper Pärm Närarkiv 3 år Bevaras Pärm Mapp Närarkiv Server Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Papper Pärm Ärendeakt Tjänsterum Närarkiv Bevaras Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras Se anm. Original bevaras tillsammans med protokoll. Kopior i ärendeakt 19

107 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Nyanlända och integration Akter enligt LMA Papper Personakt Närarkiv Efter avslut Bevaras Se bilaga om aktinnehåll Akter enligt LIF Papper Personakt Närarkiv Efter Bevaras Se bilaga om aktinnehåll avslut Ansökningar om Papper Pärm Tjänsterum 10 år schablonersättningar Avtal mellan Migrationsverket Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras och kommunen om mottagande av nyanlända Avtal mellan kommunen Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras och frivilligorganisationer rörande drift av grupphem Besiktningsprotokoll Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla Beställningar av Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ingen utbildningar utstående fordran finns Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Varje år Bevaras 20

108 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Dokumentation över 6:e juniceremonin för nya Papper Foton Gallras/ bevaras Pärm Närarkiv 10 år Bevaras medborgare Dokumentation över Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras kurser, utbildningar och seminarier i egen regi Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av bostäder Inkvarteringsstatistik Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras Kommentar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter kontraktstidens utgång, under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår Inventarieförteckning Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. för uthyrda bostäder Protokoll från möten Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i mottagandet av nyanlända Register över boendet i Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Revideras fortlöpande genomgångsbostäder Register över nyanlända Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras 21

109 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Förvaltningen Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Statsbidragsansökningar Papper Pärm Tjänsterum 10 år Gallras/ bevaras Kommentar Underlag till statsbidragsansökningar Uppsägningar av bostadskontrakt Utbetalningslistor över statsbidrag Utvärdering av verksamhet för nyanlända Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis Årlig statistik över kommuninvånare med utländsk härkomst Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Pärm Tjänsterum 10 år Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter ärendet avslutats Papper Pärm/ arkivbox Närarkiv 5 år Bevaras 22

110 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Allmänna ärenden Ansökan om att bli hem för tillfällig placering/jourhem, utredningar om hem för tillfällig placering/jourhem Familjehem, kontaktperson - avtal - utbetalning, extra Förteckning över barn i respektive hem för tillfällig placering/jourhem Förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckning över hem för tillfällig placering/jourhem Papper Pärm Tjänsterum 5 år Efter inaktualitet Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats Papper Pärm Närarkiv Bevaras Kan ingå i verksamhets- /årsberättelse 23

111 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Förteckning över kontaktpersoner/ Gallras/ bevaras -familjer Handlingar rörande Papper Pärm Tjänsterum 2 år enskilda feriebarn Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Lex Sarah Papper Pärm Närarkiv Bevaras OSL 26 kap. Kommentar Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats Papper Pärm Närarkiv 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Protokoll och minnesanteckningar från samarbetsgrupper mellan socialtjänst, skola, polis eller dylikt Papper Pärm Tjänsterum När placering upphör Papper Pärm Närarkiv Bevaras Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandet gallras 5 år efter sista notering 24

112 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Rapporter och anmälningar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register Gallras/ bevaras Kommentar Papper Pärm Tjänsterum 2 år T.ex. polisrapporter, meddelanden om avhysning. Observera att dessa handlingar måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagens regler. Boutredningar och dödsboanmälan m.m. (om personen varit aktuell, kan handlingarna läggas i personens akt) Ekonomisk redovisning Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Fullmakter Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Handlingar som visar hur utredningar Papper Pärm Närarkiv Bevaras Gäller även om kommunen anlitar extern utredare genomförs Internt återkrav av Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats ekonomiskt bistånd Journalanteckningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Kopior på beslut om Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats ekonomiskt bistånd Kopior på fakturor Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats 25

113 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Korrespondens Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Mottagnings-/ utlämningskvitto på ev. omhändertagna kontanter, bankmedel Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats och värdesaker Protokoll över Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats hembesök Släktutredningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Statistik Papper Pärm Tjänsterum Bevaras 26

114 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Familjerätt (faderskap och adoptioner) Underrättelse från Skattemyndigheten om nyfött barn, som inte tillhör faderskapsärende Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underrättelser i faderskapsärenden bevaras, se avsnitt Personakter 27

115 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Hem för vård eller boende Anmälningar om in- och utskrivningar Ansökningar om plats som inte bifallits Förteckning över inskrivna Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Journaler Papper Personakt Närarkiv 5 år efter sista anteckning Tjänstgöringsschema Papper Pärm Tjänsterum 2 år Undantag: journaler över placerade underåriga bör bevaras, liksom personer födda 5, 15 och 25 Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten Årsberättelser, verksamhetsberättelser Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut 28

116 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Individ- och familjeomsorg Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Rådgivningsverksamhet Minnesanteckningar kring klienter Statistik som visar hur mycket de olika typerna av rådgivning har utnyttjats Årsberättelser, verksamhetsberättelser Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut 29

117 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Arbetsmarknadsenheten Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Gallras/ bevaras Kommentar Arbetsmarknadsåtgärder/Arbetslivsinriktad rehabilitering Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Anställningslistor, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd praktik Ansvarsförsäkring, Papper Personakt Närarkiv Bevaras deltagare Ansökningar, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd feriepraktik Anvisning, remiss från Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd arbetsförmedling, socialtjänst m.m. Arbetsförmågebedömning, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd deltagare Arbetsintyg, skriftliga Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för omdömen arkivläggning Arbetsskadeanmälan Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för arkivläggning Beslut från arbetsförmedling, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd socialtjänst Deltagarlistor, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd deltagare Diagnosutredningar Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd 30

118 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Arbetsmarknadsenheten Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Förstadagsintyg Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Handlingsplan Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Läkarintyg, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Placeringsmeddelande, Papper Personakt Närarkiv Vid inakt. Lämnas till berört företag efter deltagare avslutad åtgärd Praktikavtal, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Projekthandlingar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Slutrapport Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Statsbidrag för olika åtgärdsformer, underlag, ansökningar, utbetalning, avstängning etc. Papper Pärm Tjänsterum 10 år Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år 31

119 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Arbetsmarknadsenheten Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Gallras/ bevaras Tidrapporter, deltagare Papper Personakt Närarkiv Vid inakt. Kommentar Uppföljning Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Utredningar, Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd kartläggning Verksamhetsplaner och Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i budget och bokslut verksamhetsberättelser Verksamhetsuppföljningar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Årsstatistik som Papper Pärm Tjänsterum Bevaras redovisar åtgärder, antal deltagare etc. Ärendeblad/journalblad Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Överenskommelse med deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd 32

120 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Gallras/ bevaras Kommentar Administrativ verksamhet Anhörigregister Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Anmälningar polis Papper Diariet Närarkiv Bevaras Anmälningar till Papper Diariet Närarkiv Bevaras socialtjänsten Antagningsbeslut - Datafil Mapp Server Vid inakt. kopia Arbetstidsschema Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Avtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Beslut om anpassad skolgång Beslut om mottagande i vuxensärundervisning Beställning från elever om utdrag ur betygskatalog/studieintyg/diplom/slutbetyg Papper Diariet Närarkiv Bevaras Kopia i elevakt Papper Diariet Närarkiv Bevaras Tjänsten köps Datafil Mapp Server Vid inakt. När det efterfrågade dokumentet har skickats till eleven Betygskatalog Papper Pärm Närarkiv Bevaras Betygskatalog samt sammanställning av betyg för varje elev 33

121 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Gallras/ bevaras Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Betygskomplement, Papper Pärm Närarkiv Bevaras prövning Betygssammanställningar Datafil Mapp Server 2 år Brev till föräldrar Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Kommentar Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Disciplinära åtgärder, Papper Pärm Tjänsterum Bevaras handlingar rörande Egenproducerat Närarkiv Bevaras 1 arkivex material Elevantal statistik - egen Papper Pärm Tjänsterum Bevaras - SCB Datafil Mapp Server 2 år Förteckning/register Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Ett fullständigt exemplar per läsår över ungdomar under 18 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram Grupplistor Datafil Mapp Server Vid inakt. Gruppscheman Papper Pärm Tjänsterum Bevaras 34

122 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Handlingar rörande samtycke enligt PuL/GDPR Handlingsplan krisberedskap Handlingsplan för kränkande behandling Individuella handlingsplaner Gallras/ bevaras Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper Pärm Närarkiv bevaras Kommentar Papper Elevakt Närarkiv Vid inakt. Sekretess. Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (eller motsvarande) som bevaras Information Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Uppdateras varje halvår. Annonsunderlag, hemsida, litteraturlista, kurskallelse, kurskatalog, schema, studerandeinformation. Inventarieförteckningar, Datafil Mapp Server 10 år Original skickas till kopior ekonomikontoret. Kalendarium Datafil Mapp Server Vid inakt. Efter kursens slut Klass-/studerandelistor Papper Pärm Närarkiv Bevaras 35

123 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Kopior av utfärdat slutbetyg och avgångsbetyg Korrespondens - av ringa eller rutinmässig karaktär Gallras/ bevaras Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper/ Datafil Papper Pärm/ Mapp Pärm Tjänsterum/ Server Tjänsterum 5 år Vid inakt. Kommentar Gäller all korrespondens oavsett medium. - av vikt för verksamheten Bevaras Kursmaterial personal Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Tillhör kursdeltagaren Kursplaner Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Kvalitetsredovisning Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Ingår i bokslut Kvalitetssäkring, Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när redovisning är gjort underlag Ledighetsansökan elev Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Efter avslutade studier Lista särskoleplaceringar Datafil Mapp Server Se anm. Efter avslutade studier 36

124 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Lärarstatistik - egen Gallras/ bevaras Papper Pärm Tjänsterum Bevaras - SCB Datafil Mapp Server Vid inakt. Medarbetarsamtal, Papper Personalakt Närarkiv 2 år Sekretess anteckningar Måldokument Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Revideras årligen Kommentar Nyheter i lärplattform Datafil Mapp Server Vid inakt. Närvarolistor eller Datafil Mapp Server Vid inakt. Vid kursens slut motsvarande Policys - kopia Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny gäller Protokoll - original - kopia för kännedom Redovisning till Skolverket Rutiner för samordningsmöten Sammanställningar nationella prov Svar på nationella prov - svenska, sfi - övriga ämnen Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras Papper Pärm Tjänsterum 2 år Papper Diariet Närarkiv Bevaras Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Papper Pärm Närarkiv Bevaras Papper Papper Pärm Pärm Närarkiv Närarkiv Bevaras 5 år 37

125 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Scheman elev, Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. personal, sal, mat m.m. Tillbudsrapporter - elev Papper Diariet Närarkiv Bevaras - personal Papper Diariet Närarkiv Bevaras Tjänstefördelning Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Kommentar Verksamhetsberättelse Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut VFU-planering Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. VFU sammanställning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Åtgärdsprogram Papper Elevakt Närarkiv Bevaras Sekretess 38

126 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Pedagogisk personal Dokumentation Lärarsamtal/elevsamtal Datafil Mapp Server Efter avslutade studier Dokumentation från Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras studieresor Lektionsunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt. Skriftliga bedömningar Datafil Mapp Server Vid inakt. Tentamensunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt. Underlag teman Datafil Mapp Server Vid inakt. Valideringsinstrument Datafil Mapp Server Vid inakt. Önskemål LIA/APL Datafil Mapp Server Vid inakt. Kommentar 39

127 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Interkommunal ersättning Avtal rörande interkommunal ersättning Papper Diariet Närarkiv Bevaras Studiestöd Ansökan och beslut om inackorderingstillägg Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Studerande Planeringssamtal i svenska för invandrare Datafil Mapp Server Se anm. Gallras efter avslutad kurs (sfi), ev. dokumentation Ändring av studieplan Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras efter avslutad kurs 40

128 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Kommentar Undervisning Anmälan om anpassad studiegång Ansökan om att få gå om kurs Egenproducerade läromedel Elevers svar på skriftliga prov Förteckning över elevers placeringar under arbetsplatsförlagt lärande (APL)/Lärande i arbete (LIA) Handlingar ang. APL/LIA, information om elever, arbetsplatser m.m. Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång Bevaras I den mån kompendier, foton eller Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Papper Papper Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Efter avslutad skolgång Bevaras filmer produceras på skolan och används i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Vid inakt. Under förutsättning att anteckning om elevers APL görs på elevkort samt att förteckningen bevaras 41

129 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Invandrarundervisning: Lokala handlingsprogram och riktlinjer upprättade av kommunen Studiekort Litteraturlista för olika ämnen Papper Papper Pärm Pärm Tjänsterum Tjänsterum Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Kommentar Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Under förutsättning att en originalförteckning över läromedel bevaras centralt Läromedelsbeställningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underlag för kontroll och olika Redovisning av undervisning typer av statsbidragsansökningar med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kurser Elever och elevregistrering Anmälan till särskild prövning eller fyllnadsprövning med bilagda handlingar Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras när ny prövning för eleven inte kan bli aktuell Aviseringslistor Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning 42

130 MYNDIGHET Lärande- och arbetsnämnden VERKSAMHET Vuxenutbildning Dokumenthanteringsplan FASTSTÄLLELSEDATUM 2018-xx-xx, LAN xx Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommunarkiv Gallras/ bevaras Studie- och yrkesvägledning Nivåtest Datafil Mapp Server Efter avslutad kurs SYV-anteckningar Datafil Mapp Server Efter avslutad skolgång Kommentar 43

131 Bilaga Socialtjänstens personakter Bevarande av akter inom SoL socialtjänstlagen Alla akter sparas i minst 5 år efter att sista anteckningen gjorts. Alla akter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid. När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om kunden tas bort ur dataregistret. Detta sker i en gallringsmodul och görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet. Rensning i akterna När ett ärende avslutas ska akten rensas. Alla uppgifter som endast är av tillfällig betydelse bör då avlägsnas. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte tas bort, eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Det är särskilt viktigt att de akter som ska bevaras rensas. Aktrensning bör i första hand avse: - Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse. - Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att utredningen är färdigskriven. - Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar. - Avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten. - Trycksaker som inte har haft någon betydelse. Handlingar som bevaras i akten Alla dokument som skrivits i datasystemet ska tas ut på papper och lämnas med akten till kommunarkivet. Domar, tillsynsärende samt yttranden i dessa ärenden ska bevaras. Observera att alla dokument som den enskilde skrivit under skall bevaras, t.ex. ansökan om särskilt boende och vårdplaner. 44

132 Bilaga Socialtjänstens personakter Gallringsplanen gäller handlingar för personer födda dag 5, 15 och 25 i varje månad som ska bevaras Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Anmälningar som tillhör ärenden eller ger Bevaras upphov till ärende Ansvarsförbindelser för kostnader Bevaras Ansökningar från enskild om bistånd eller Bevaras Försörjningsstöd, hemtjänst, service, med ev bilagor handikappomsorg, plats i särskilda boendeformer m.m. Ansökningar om vård enligt lag om vård av Bevaras missbrukare i vissa fall (LVM) Ansökningar till institutioner om vård Bevaras Arbetskort, behandlingskort, servicekort Bevaras Arbetsplaner, behandlingsplaner, Bevaras serviceplaner, vårdplaner i enskilt ärende Avräkningshandlingar Bevaras Avtal med t.ex. kontaktpersoner Bevaras Begäran om handräckning Bevaras Beslut i enskilt ärende Bevaras Beslut/domar i förvaltningsdomslut Bevaras Efterlysningar Bevaras Genomförandeplan Bevaras Handlingar i namnärenden Bevaras Handlingar i underhållsbidragsärenden Bevaras Avtal, dom, ekonomisk utredning, omprövning m.m. Handlingar rörande underställning till Bevaras förvaltningsrätt (LVM) Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Utredningar i enskilt ärende Bevaras Vårdplan Bevaras Yttranden i körkortsärenden Bevaras 45

133 Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Yttranden till åklagare och allmän domstol Bevaras Ärendeblad, journalblad Bevaras Överenskommelse Bevaras Handlingar som kommit in eller upprättats samband med utredning om faderskap Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Anmälningar om faderskap Bevaras Domar Bevaras Faderskapserkännande/-bekräftelse Bevaras Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska Bevaras undersökningar Handlingar om underhållsbidrag (avtal, dom, Bevaras ekonomisk utredning etc) som upprättats eller kommit in i samband med utredning om faderskap Handlingar om vårdnaden om barn Bevaras Handlingar rörande nedläggning av Bevaras faderskapsutredning Identitetsstyrkande handling Bevaras Intyg Bevaras Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Protokoll Bevaras Underrättelser från Skattemyndigheten om Bevaras nyfött barn till ogift mor Ärendeblad, journalblad Bevaras 46

134 Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Ansökningar om medgivande, med bilagor Bevaras Beslut Bevaras Handlingar i överklagningsärenden Bevaras Handlingar rörande barnets ursprung Bevaras Korrespondens av betydelse för ärendet Bevaras Referenser Bevaras Samtycken med bilagor Bevaras Uppföljningsrapporter Bevaras Anteckningar från hembesök etc Utredningar i enskilt ärende Bevaras Yttrande från nämnd Bevaras Yttranden från Myndigheten för Bevaras internationella adoptionsfrågor (MIA) Ärendeblad, journalblad Bevaras Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en minderårig har placerats eller mottagits i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan vårdnadshavare Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Anmälningar från polis, skola etc. Bevaras Anmälningar om behov av vård (till Bevaras institutioner) Ansvarsförbindelser Bevaras Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) Bevaras medbilagor Avtal med föräldrar Bevaras Behandlingsplaner, arbetsplaner Bevaras Beslut och beslutsunderlag Bevaras Domar Bevaras 47

135 Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning Eftergift av avgift för vård i familjehem Bevaras Handlingar i namnärende Bevaras Handlingar rörande underställning till Bevaras förvaltningsrätt Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Meddelande från institution om utskrivning Bevaras Placeringsmeddelanden från Statens Bevaras institutionsstyrelse Utredningar i enskilt ärende Bevaras Utredningar om familjehem Bevaras Vårdplaner Bevaras Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Bevaras Ärendeblad, journalblad Bevaras Avtal om vårdnad, boende och umgänge (enligt 6 kap föräldrabalken) Avtal enligt 6 kap 6, 14a andra stycket eller 15a andra stycket föräldrabalken som godkänts av nämnden får gallras 5 år efter upphörande men dock inte förrän barnet fyllt 18 år (12 kap 4 andra stycket socialtjänstlagen) Till personakternas förs åtskilliga handlingar som är av endast tillfällig betydelse och som kan gallras vid inaktualitet (2 år). Denna gallring kan göras även i de personakter som delvis eller i sin helhet ska bevaras. Exempel på handlingar och typer av handlingar som ska bevaras Handlingar som bör förvaras i personakt och som ska gallras vid inaktualitet: - Underlag till ansökan om försörjningsstöd (kopior av kvitton, kostnadsförslag för tandvård, glasögon m.m., kopior av hyresavier, avbetalningskontrakt etc) under förutsättning att journalanteckning är gjord - Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse eller rutinmässig karaktär - Kopior av räkningar från läkare, lab, institutioner m.m. - Kallelser (till rättegång, möte med socialsekreterare m.m.) - Kopior på hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc) 48

136 - Meddelanden från hyresvärd (hyresskuld, uppsägning etc) - Underrättelser från kronofogdemyndigheten om avhysning) - Polisrapporter om brott eller misstanke om brott - Fullmakter - Registerkort över betalda avgifter - Meddelanden om förundersökning - Handlingar rörande rättshjälp - Domar Se dock även Handlingar som ska bevaras - Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande - Remisser (till arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare) - Registerkontroller - Friskintyg 49

137 Bilaga Nyanlända och integration Gallringsplan för LIF-akter Handlingstyp Bevara/gallra vid inaktualitet Avslag Bevaras Beslut från Migrationsverket Gallras Beslut i enskilt ärende Bevaras Beslut om hemutrustningslån från Centrala Gallras studiestödsnämnden Ekonomiska beräkningar Bevaras Förbindelser att följa reglerna för Bevaras introduktionsersättning Kopior på hyreskontrakt Gallras Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Gallras och/eller rutinmässig karaktär Praktikplatsformulär Bevaras Utredningar i enskilt ärende Bevaras Yttrande till åklagare och allmän domstol Bevaras Ärendeblad/journalblad Bevaras Överklagande med bilagor Bevaras Anmärkning För personakter som upprättats då bistånd beviljats enligt socialtjänstlagen gäller bestämmelserna för bevarande och gallring av socialtjänstens personakter. 50

138 Bilaga Nyanlända och integration Gallringsplan för LMA-akter Handlingstyp Bevara/gallra vid inaktualitet Beslut i enskilda fall Bevaras Beslut från Migrationsverket Gallras Förordnande om offentligt biträde Gallras Handlingar som styrker ansökan om Gallras uppehållstillstånd Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Gallras och/eller rutinmässig karaktär Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras Underlag till ansökan om dagbidrag/dagersättning Upprättade handlingar av betydelse i Bevaras ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse Gallras och/eller rutinmässig karaktär Ärendeblad/journalblad Bevaras Överenskommelser Bevaras Anmärkning Gallras T.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtande från läkare m.m. 51

139 Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplanen LAN 2018/55 Förslag till beslut - Lärande och arbetsnämnden antar upprättad dokumenthanteringsplan för nämndens ansvarsområde Bakgrund Arkivarie AnnKatrien Jansson har tillsammans med förvaltningens verksamheter upprättat en dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden. Syftet med den upprättade planen är att säkerställa god ordning och överblick över de allmänna handlingar som förekommer inom nämndens ansvarsområde. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka olika former av handlingar som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna är förvarade. Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden i Forshaga kommun Beslut skickas för verkställighet till Förvaltningschef Monica Hammar IFO-chef Henrica Liljenzin Enhetschef Marie Anttonen-Ekelund Enhetschef Annika Noleryd Rektor Gunilla Andersson-Gärds

140 Tjänstemannayttrande Behov av förlängt konsultuppdrag Bakgrund/ rekrytering Enheten för barn och familj har en längre tid haft en mycket ansträngd arbetsbelastning vilket påverkat det psykiska måendet för handläggare och rättssäkerheten för den enskilde. Det gjorde att beslut fattades i december 2017 att hyra in två konsulter för att täcka två vakanser och på så vis bryta ohälsa och stress hos personalen samt verka för att enheten följer rådande lagstiftning. Parallellt pågick rekrytering av vakanserna under jul och nyår 17/18 IFO chef och förste socialsekreterare har sammanlagt haft 10 intervjuer. 5 personer har blivit erbjuden tjänst men tackat nej. Anledning som beskrevs var: intresserade av annat jobb: EKB eller helt annan inriktning. En krävde för hög lön. En fick inte bostad och tackade därför nej. Några var helt otänkbara utifrån kännedom, matchning. Under våren har fortsatta kontakter tagits med intresserade utöver rekryteringsprocessen. -En erfaren socionom har blivit erbjuden tjänst. Fortfarande intresserad men vill helst jobba med placerade barn. -En socionom erbjuden och vill men vet inte om hon kan tacka ja utifrån kommande operation och sjukskrivning. Den personen ska ge IFO chef en återkoppling efter möte med läkare 24/5. Mestadelen sökanden var icke färdiga socionomer utan erfarenhet. Som läget såg ut med arbetsbelastning fann vi att en bra introduktion och mentorskap inte var möjligt. Aktuell situation Att arbeta som socialsekreterare inom barnavården kräver svåra samtal, mycket stöd och många parallellt pågående processer. Det är många svåra beslut och avvägningar. En lagstiftning att ta hänsyn till och använda de metodstöd som krävs. Enheten beskriver att de nu börjar kunna arbeta mer på ett sätt som de ska. Det innebär också att man kan börja se fler processer och öka sin kostnadseffektivitet. Att ordentligt kunna utreda barns behov och se till olika alternativ för insats. En risk enheten diskuterar, om än inte utredd, är att man upplever en oro över att placeringskostnaderna har varit/är för höga då man inte kunnat utreda fullt ut samt att öppenvården inte kunnat ta ärenden. Socialsekreterarna som nu arbetat 1-2 år har fortfarande en osäkerhet i sitt uppdrag och är inte självgående på ett sätt som behövs. Det är en process som ständigt utvecklas. Förste socialsekreterare arbetar genomtänkt med att ärendehandleda och prioritera. Av den anledningen bedömde vi att inte tillsätta oerfarna socionomstudenter. Enheten har två vakanser fyllda av inhyrd personal. En föräldraledig beräknas komma tillbaka Lärande och arbete Forshaga kommun, Box 93, Forshaga, Besöksadress: Storgatan 52 E-post: kommun@forshaga.se, Hemsida: Telefon: , Fax:

141 Annons är på väg ut och ligger nu hos personalkontoret. Intervjuer kommer att prioriteras så fort det kommer in en ansökan. Att bemanna med konsulter är inte ett önskvärt läge i ett långsiktigt perspektiv. Enheten vill ha en stabil bemanning med egen personal. Befintliga konsulter har uppdrag tom juni respektive tom augusti. IFO har upphandlat tre företag med en betydligt billigare kostnad än nuvarande företag. Det skiljer 200 kr/ timme samt att resekostnader ingår i timpriset vilket det inte gör i befintligt företag. Det gör att befintlig konsult som har uppdrag tom juni kan ersättas av en konsult från det nya företaget. Det rör sig om en månads uppsägningstid. Bedömning Förhoppning är att rekrytering denna gång går bättre. Risk är fortfarande att många oerfarna söker men vi arbetar fram handlingsplan för att kunna möta det. Vi väntar in besked från de vi erbjudit. Det behövs en förlängning av konsult även under hösten Om det inte går att finna en socionom, ev socialpedagog med erfarenhet står vi inför att fylla två vakanser under hösten. Forshaga Henrica Liljenzin IFO chef Lärande och arbete Forshaga kommun, Box 93, Forshaga, Besöksadress: Storgatan 52 E-post: kommun@forshaga.se, Hemsida: Telefon: , Fax:

142 Tjänsteskrivelse Köp av konsulttjänst - IFO LAN 2017/114 Förslag till beslut - godkänna fortsatt köp av konsulttjänst inom IFO:s myndighetsutövning för barn och unga under hösten 2018, under förutsättning att nuvarande situation kvarstår. Bakgrund Inom Individ- och familjeomsorgens myndighetsutövning riktad till barn och unga finns fem socialsekreterartjänster i grundbemanning. För denna del av myndighetsutövningen finns lagstadgade bemanningskrav (SOSFS 2014:7) som innebär att socialsekreterarna måste ha en avlagd socionomexamen, för att vara behöriga att utföra myndighetsutövning inom området. På enhetens barn- och ungdomsgrupp finns idag två vakanser, en föräldraledighet och en vakant tjänst. Två konsulter täcker idag vakanserna, i enlighet med tidigare nämndbeslut. Ingen socionom med erforderlig erfarenhet har kunnat anställas, trots kontinuerlig rekrytering under våren. Arbetsmängden är hög inom enheten och utgör risk för ohälsa bland personalen, vilket framgår av tjänstemannayttrande från IFO-chef Henrica Liljenzin. För att säkerställa en rättssäker handläggning och rimlig arbetssituation inom myndighetsutövningen för barn och unga behöver man använda fortsatt stöd via konsulter under hösten, till dess att personal kan rekryteras till de vakanta tjänsterna. Användande av konsultstöd innebär en överkostnad inom verksamheten, även då en vakans finns i personalstaten. Förlängning av konsult, en t.o.m. augusti och en resterande del av året innebär en beräknad överkostnad om tkr, en kostnad som kan bli högre om två konsulter fortsatt behövs under hösten. Detta gör att enheten fortsatt har som uppdrag att finna personal med erforderlig kompetens för att täcka bemanningen. Monica Hammar Förvaltningschef monica.hammar@forshaga.se Beslutsunderlag - förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse - IFO-chef Henrica Liljenzins tjänstemannayttrande

143 Beslut skickas för verkställighet till - IFO-chef Henrica Liljenzin Beslut skickas för kännedom till Förvaltningschef Monica Hammar Ekonomikontoret