Nytt attestreglemente ror Södertälje kommun Dm KS08/

Transkript

1 Södertälje kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Nytt attestreglemente ror Södertälje kommun Dm KS08/ Sammanfattning av ärendet Ett förslag till nytt attestreglemente har utarbetats av kommunstyrelsens kontor. Förslaget består av själva reglementet som antas av kommunfullmäktige och tillämpningsanvisningar som antas av kommunstyrelsen. Det nya attestreglementet innebär inga större förändringar av reglerna och de kontroller som ska göras vid attestförfarandet, eftersom det bygger på samma grundpelare som det gamla. Den största praktiska förändringen blir att nämnderna ska utse beslutsattestanter, tidigare har det ansvaret legat på kommunstyrelsen. Nämnderna har det ekonomiska ansvaret för sin verksamhet och det är därför naturligt att de då också beslutar om vem som ges rätten att förfoga över anslagna medel. Nytt är också kravet på att besluten förnyas varje år. Det nya attestreglementet har byggts ut vad gäller jäv och ansvar och framförallt tillämpningsanvisningarna har blivit mer informativa. Ett större ansvar läggs på rollen som beslutsattestant. eslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse den 19 september 2008 Förslag till attestreglemente Förslag till regler och tillämpningsanvisningar Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Det nya attestreglementet godkänns och det gamla attestreglementet upphävs. Kommunstyrelsens beslut för egen del l. Tillämpningsanvisningar till attestreglementet godkänns. 2. Nämnderna rekommenderas att till kontorscheferna delegera beslutanderätten att utse beslutsattestanter. Justerandes signum Anslagsdatum Utdragsbestyrkande

2 r....-"l ; Södertälje kommun. i Sa:fumanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens kontor ges i uppdrag att revidera representationspolicyn och ändra andra dokument som innehåller text om attester. eslutet expedieras till: Samtliga nämnder Kommumevisionen KsklRedovisning & Ekonomisupport Akten Justerandes signum Anslagsdatum Utdragsbestyrkande

3 SODERTÄLJE KOMMUN " Kommunstyrelsens kontor Tjänsteskrivelse Maud Eriksson Redovisningschef Kommunstyrelsen Nytt attestreglemente för Södertälje kommun Dm KS08/ Sammanfattning av ärendet Ett förslag till nytt attestreglemente har utarbetats av Kommunstyrelsens kontor. Förslaget består av själva reglementet som antas av kommunfullmäktige och tillämpningsanvisningar som antas av kommunstyrelsen. Det nya attestreglementet innebär inga större förändringar av reglerna och de kontroller som ska göras vid attestförfarandet, eftersom det bygger på samma grundpelare som det gamla. Den största praktiska förändringen blir att nämnderna ska utse beslutsattestanter, tidigare har det ansvaret legat på kommunstyrelsen. Nämnderna har det ekonomiska ansvaret för sin verksamhet och det är därför naturligt att de då också beslutar om vem som ges rätten att förfoga över anslagna medel. Nytt är också kravet på att besluten förnyas vaije år. Det nya attestreglementet har byggts ut vad gäller j äv och ansvar och framförallt tillämpningsanvisningarna har blivit mer informativa. Ett större ansvar läggs på rollen som beslutsattestant. eslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse Attestreglemente, bilaga A Tillämpningsanvisningar, bilaga Ärendet Det gamla attestreglementet är från 1989 och det finns ett allmänt moderniseringsbehov bl a till följd av ny teknik och nya rutiner för attestförfarandet. Det nya attestreglementet bygger på samma grundpelare som det gamla och den praxis som utvecklats under åren och innebär därför ingen större praktisk förändring av reglerna. Reglementet har byggts ut och framför allt tillämpningsanvisningarna har blivit mer informativa. Jävsregler har skrivits in i reglementet och ansvaret har förtydligast. Det betonas att beslutsattestanten har ett särkilt ansvar för att hela kontrollkedjan fungerar. Det nya reglementet är striktare när det gäll- Postadress Telefon Telefax Postgiro ankgiro Org.nummer Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

4 2 er attest av egna kostnader, vilket bl a påverkar skrivningarna i kommunens representationspolicy. Representationspolicyn behöver därför ändras. Andra dokument som innehåller skrivningar om attester ska i fortsättningen endast hänvisa till gällande attestreglemente. Den största praktiska förändringen blir att nämnderna ska utse beslutsattestanter. För närvarande har det ansvaret legat på kommunstyrelsen - en tolkning som skedde av reglementet när kommunens organisation ändrades och en gemensam kommunförvaltning infördes. Kommunstyrelsen blev då anställningsmyndighet och man kopplade ihop detta med rätten att utse beslutsattestanter. Denna rätt bör dock istället kopplas till det ekonomiska ansvaret. Nämnderna har det ekonomiska ansvaret och ska dänned och fatta beslutet om vilka som ska ges rätten att förfoga över anslagna medel och förbrukningen av dessa, dvs vilka som ska :ta befogenhet att vara beslutsattestanter. Liksom tidigare rekommenderas att nämnderna delegerar rätten att utse beslutsattestanter till sin kontorschef för att underlätta beslutsprocessen. Nytt är kravet på att besluten ska förnyas varje år. I det gamla attestreglementet har attestförfarandet varit uppdelat i givna attestroller - beslutsattest, mottagningsattest, granskningsattest, behörighetsattest, avstämningsattest. I det nya attestreglementet anges istället vilka kontroller som ska utföras. På vilket sätt och i vilka kombinationer detta ska ske, för olika typer av verifikationer och rutiner, fastställs i tillämpningsanvisningarna. Hur man sedan fördelar dessa kontroller på olika personer bestäms i lokala rutinbeskrivningar där kontrollmomenten sammanförs till attestroller. På detta sätt uppnås en flexibilitet i granskningsarbetet och hänsyn kan tas till olika tekniska lösningar och lokala förutsättningar. Samtidigt ger kravet på att lokala rutinbeskrivningar ska upprättas en ökad säkerhet och tydlighet i arbetet eftersom varje chef i förväg måste tänka igenom och säkra rutinerna. Till attestreglementet finns förslag på mallar för sådana rutinbeskrivningar och cheferna kommer att :ta hjälp av Kommunstyrelsens kontoriredovisning & Ekonomisupport att upprätta sådana. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Det nya attestreglementet medför inga ekonomiska konsekvenser som kräver särskild finansiering. Samtliga attestanter behöver givetvis :ta utbildning och infonnation om det nya reglementet, men denna typ av utbildningsinsatser ingår i det ordinarie uppdrag som Redovisning & Ekonomisupport har. Kommunledningskontorets förslag Kommunstyrelsens rörslag till kommunfullmäktige 1. Det nya attestreglementet godkännes och det gamla upphäves Kommunstyrelsens beslut rör egen del 1. Tillämpningsanvisningar till attestreglementet godkännes

5 3 2. Nämnderna rekommenderas att till kontorscheferna delegera beslutanderätten att utse beslutsattestanter. 3. Kommunstyrelsens kontor ges i uppdrag att revidera representationspolicyn och ändra dokument som innehåller text om attester. U0< -/.~t~fz~;-{~{;j Ulla-Marie llenberg Kommund ektör Christina Rapp Lundahl Ekonomidirektör eslutet expedieras till: Samtliga nämnder Kommunrevisionen Kommunstyrelsens kontor, Redovisning & Ekonomisupport Akten

6 SÖDERTALJE KOMMUN " KOMMUNSTYRELSENS KONTOR il A Attestreglemente för Södertälje kommun Antaget av Kommunfullmäktige 2008-xx-xx 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsfårvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. 2 Målsättning Målsättningen med reglerna får kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokfårs är korrekta avseende: Prestation Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen. okföringsunderlag Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed samt kommunala redovisningslagen. Villkor Rätt villkor tillämpas, t ex betalningsvillkor. okföringstidpunkt okfåring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Kontering Transaktionen är rätt konterad. eslut Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. 3 Definitioner Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokfårs i kommunens redovisningssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Med attest menas intyg att kontroll utfårts utan anmärkning. 4 Ansvar Kommunstyrelsen ansvarar får utfårdandet av får kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också får övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och får att vid behov ta initiativ till fårändring av dessa regler. Kommunens nämnder ansvarar får att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente fåljs. VaIje nämnd kan vid behov utfårda ytterligare tillämpningsanvisningar får sitt verksamhetsområde. Förvaltnings-/Kontorscheferna ansvarar inom nämndens verksamhetsområde får att kontro11ansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltnings C:\Documents and Settings\crapplun\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK64\Attestreglemente för Södertälje kommun.doc

7 /kontorschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Dessa skall fastställas av nämnden. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer ansvarar för att de löpande attestrutinerna fungerar väl och i enlighet med attestreglementet i den egna verksamheten. Kontrollansvarigs uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef eller enligt annan fastställd rutin. Med kontrollansvarig avses den attestant som har ansvar for att utföra en specifik kontroll. 5 Kontroller Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras: Prestation Vara eller tjänst har mottagits eller levererats. Kvalitet Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet. Pris Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. eställning Inköp i enlighet med inköpspolicy och ramavtal Villkor Kontraktsvillkor är korrekta och överensstämmer med uppgörelsen vid köpets ingående. eslut ehöriga beslut finns. ehörighet Nödvändiga attester har skett av behöriga personer. Kontering Konteringen är korrekt. Formalia Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. Vilka kontroller som ska utföras, på vilket sätt och i vilka kombinationer för olika typer av verifikationer och rutiner fastställs i tillämpningsanvisningar, där också de olika kontrollmomenten sammanförs till olika attestroller. 6 Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från börj an till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll aven annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Den som utfor kontrollen rar ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och foreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. 2

8 Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten aven tidigare kontrollåtgärd inte förtas aven senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. '"'o i i Kontroll får ske med hjälp av IT-stöd. Om kontroll ska utföras med hjälp av IT-stöd ska det finnas en fastställd rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. 7 Kontrollansvariga Respektive nämnd utser beslutsattestanter samt ersättare för dessa. eslutsattest knyts till person och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar. VaIje nämnd svarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda beslutsattestanter. I tillämpningsanvisningarna definieras obligatoriska attestroller för förekommande typer av ekonomiska transaktioner. 8 Genomförda kontroller Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras genom attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Maskinellt utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik. Om kontrollansvarig ej kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som givit upphov till transaktionen underrättas, om inte annat framgår av tillämpningsanvisningarna. Kan inte rättelse uppnås ska underrättelse ske enligt fastställd rutin. 3

9 I KOMMUNSTYRELSENS KONTOR SODERTÄLJE KOMMUN U Redovisning & Ekonomisupport il Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Innehåll 1 Omfattning Målsättning 2 3 Definitioner 2 4 Ansvar 2 5 Kontroller 4 6 Kontrollernas utformning och utförande 6 7 Kontrollansvariga 10 8 Genomförda kontroller. 12 ilagor 12 Attestreglementet antaget av Kommunfullmäktige 2008-xx-xx. Text med kursiv stil. Tillämpningsanvisningar antagna av Kommunstyrelsen 2008-xx-xx. 1 Omfattning Detta reglemente gällerför kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig attförvalta. Tillämpningsanvisningar Reglementet gäller alla slag av ekonomiska transaktioner, såväl utgifter som inkomster och interna transaktioner. Exempel på utgiftstransaktioner är: leverantörsfakturor och andra externa utbetalningar kreditfakturor löner och andra ersättningar till personal hyror och avgifter bidragsutbetalningar kommunens lån och medelsförvaltning Exempel på inkomstrelaterade transaktioner är: kundfakturor/debitering kreditering/makulering av kundfakturor kassatransaktioner kundreskontratransaktioner Exempel på interna transaktioner är: internfakturor C:\Documents and Settings\crapplun\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK64\Attestreglemente med tillärnpningsanvisningar.doc

10 intern kostnadsfördelning bokfåringsorder avskrivningar och internränta Interna transaktioner som baserar sig på avtal eller beställning där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg kan undantas från kravet på attest från köparens sida. Attesten kan här anses ha blivit gjord i samband med tecknandet av det interna avtalet alternativt beställningen. Ansvaret för attesterna får sådana transaktioner ligger helt på den säljande parten. Reglementet omfattar inte de arbetsmoment som avser utbetalningsbemyndigande och dragningsrätten på kommunens likvida tillgångar. Dessa moment regleras i särskilda beslut av kommunstyrelsen (eller av kommunstyrelsen utsedd delegat) enligt vilka vissa namngivna personer på ekonomiavdelningen vid Kommunstyrelsens kontor erhållit bemyndigande att teckna kommunens post- och bankgiro samt bankkonton. För placering av kommunens likvida medel samt flyttning av likvida medel mellan kreditinstitut gäller särskilda bestämmelser. estyrkande av dessa transaktioner sker i attestreglementets anda, men tillämpningen finns angiven i separata bestämmelser p g a de särskilda fårhållanden som råder får dessa transaktioner. Attestforfarandet omfattar även löner och andra personalkostnader, kundfakturor från forsystern samt utbetalning av ekonomiskt bistånd. estyrkande av dessa transaktioner sker i attestreglementets anda, men tillämpningen finns i separata anvisningar p g a de särskilda fårhållanden som råder for dessa transaktioner. 2 Målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen. okjöringsunderlag Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed samt kommunala redovisningslagen. Villkor Rätt villkor tillämpas, t ex betalningsvillkor. okjöringstidpunkt okföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Kontering Transaktionen är rätt konterad. eslut Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. 3 Definitioner Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bojiförs i kommunens redovisningssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Med attest menas intyg att kontroll utförts utan anmärkning. 4 Ansvar Kommunstyrelsen ansvararför utfiirdandet avför kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppfölj 2

11 ~ ; (~('; -:~ ning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ tillförändring av dessa regler. Kommunens nämnder ansvararför att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje nämnd kan vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningarför sitt verksamhetsområde. Förvaltnings-/Kontorscheferna ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltnings /kontorschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Dessa skallfastställas av nämnden. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer ansvarar för att de löpande attestrutinerna fungerar väl och i enlighet med attestreglementet i den egna verksamheten. Kontrollansvarigs uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chefeller enligt annan fastställd rutin. Med kontrollansvarig avses den attestant som har ansvarför att utföra en specifik kontroll. Tillämpningsanvisningar Ekonomiavdelningen vid Kommunstyrelsens kontor ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna förslag till förändringar av reglementets tillämpningsanvisningar. Ekonomiavdelningen ansvarar också för att löpande följa upp tillämpningen av reglementet och anvisningarna. Detta görs årligen i samband med uppföljningen av internkontrollplanerna. Redovisningschefen, i egenskap av systemägare för ekonomisystemet, har ett övergripande ansvar för tillämpningen av attestreglerna i TT-systemet och för utformningen av de kommungemensamma rutinerna. Redovisningschefen har därmed rätt att utfärda ytterligare anvisningar om tillämpningen av attestreglerna och ansvarar för tolkningen av reglerna. Varje nämnd ska årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente. Kontrollerna blir en del av nämndens interna kontrollarbete och skall inordnas i internkontrollplanerna och uppföljningen av dessa. Ansvaret för kontrollen kan inte överlåtas på någon annan, t ex kommunens revisorer. De kan däremot ha synpunkter på hur arbetet utformas och ge råd och stöd till nämnden och kontoren i dessa frågor. Förvaltningschef/kontorschef ansvarar för att organisera verksamheten på sådant sätt att oegentligheter förebyggs och att utsedda beslutsattestanter inom nämndens verksamhetsområde är informerade om reglernas och anvisningarnas innebörd. Förvaltningschef/kontorschef ansvarar för att attestliggaren uppdateras vid förändringar. Förvaltningschef/kontorschef kan uppdra till någon/några andra inom organisationen att utföra arbetsuppgifterna. Verksamhetsansvarig chef ansvarar för att all berörd underställd personal är informerade om reglernas och anvisningarnas innebörd. Verksamhetsansvarig chefansvarar för att de löpande rutinerna med attester fungerar väl och i enlighet med attestreglementet i den egna verksamheten. 3

12 :'~ t'-'" /~ L':' Verksamhetsansvarig chef initierar vid behov att beslut om att utse beslutsattestanter fattas. Den kontrollansvarige ska rapportera om brister upptäcks. Se vidare tillämpningsanvisningarna till 8. eslutsattestanten har ett särskilt ansvar för att hela kontrollkedjan fungerar. Det är beslutsattestanten som utser övriga attestanter. 5 Kontroller Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras: Prestation Vara eller tjänst har mottagits eller levererats. Kvalitet Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet. Pris Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. eställning Inköp i enlighet med inköpspolicy och ramavtal Villkor Kontraktsvillkor är korrekta och överensstämmer med uppgörelsen vid köpets ingående. eslut ehöriga beslutfinns. ehörighet Nödvändiga attester har skett av behöriga personer. Kontering Konteringen är korrekt. Formalia Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. Vilka kontroller som ska utföras, på vilket sätt och i vilka kombinationerför olika typer av verifikationer och rutiner fastställs i tillämpningsanvisningar, där också de olika kontrollmomenten sammanförs till olika attestroller. Tillämpningsanvisningar Med kontroll av prestation menas... Att varan eller tjänsten mottagits och kommit kommunen till del och överensstämmer med vad som avtalats, eller for inkomsttransaktioner att varan/tjänsten levererats. Kontroll görs mot beställning och följesedel. Vid kundfakturering kan kontroll göras mot beställning/orderbekräftelse och eventuell leveransrapport. Med kontroll av kvalitet menas... Att varan eller tjänsten som mottagits/levererats håller den kvalitet som avtalats. Kontroll görs mot beställning/avtal. Med kontroll av pris menas... Att fakturerat pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Priskontroll ska ske av såväl utgifts- som inkomsttransaktioner. Kontroll kan ske mot ramavtal, specifikt avtal, överenskommelse vid beställning, taxebeslut, etc. Vid utbetalning av bidrag ska kontroll ske mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt bidragsregler. Med kontroll av beställning menas... Att inköp sker i enlighet med kommunens inköpspolicy och ramavtal. Kontrollen ska ske vid inköpstillfället, inte i efterhand. 4

13 Med kontroll av villkor menas... Att fakturans kontraktsvillkor i övrigt är korrekta. Kontroller görs av betalningsvillkor, såsom betalningsdatum och räntevillkor, fraktavgifter, faktureringsavgifter och andra typer av tilläggsavgifter, samt moms. Med kontroll av beslut menas... Att transaktionen grundar sig på behöriga beslut och överensstämmer med tilldelad budget och andra av fullmäktige, kommunstyrelse och nämnd fattade beslut rörande normer och riktlinjer. Kontroll mot internbudget och arbets-/verksamhetsplan ska alltid ske. Kontroll kan dock också behöva ske mot avtal, överenskommelser och formella beslut t ex taxebeslut, investeringsbeslut, policybeslut m.m. Med kontroll av behörighet menas... Att attester har skett av behöriga personer i enlighet med fastställda regler. Kontroll sker mot attestförteckningar och fastställda attestrutiner för respektive kontor. Kontroll ska ske av signatur, koder, beloppsgränser och dyligt. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella kontrollen. Med kontroll av kontering menas... Att konteringen är korrekt för samtliga koddelar och att redovisningsreglerna följs vad gäller klassificering av drift och investeringar samt att transaktionen periodiseras rätt, dvs hänförs till rätt bokföringsperiod. Med kontroll av formalia menas... Att verifikationen innehåller de uppgifter som krävs enligt lagstiftningen. Formella krav på verifikationer ställs dels i Kommunala redovisningslagen, dels i Mervärdeskattelagen. land annat ställs krav på vad en faktura ska innehålla, t ex korrekta uppgifter om köpare och säljare. Särskilda krav gäller för verifikationer avseende kurser, konferenser, resor och representation. Till verifikatet ska bifogas program, deltagare och syfte. Förenklad faktura eller annat betalningsunderlag, t ex kontokortsfaktura eller handkasseredovisning, ska alltid styrkas med kvitton och specifikationer. Mer detaljerade uppgifter om formkrav på verifikationer och beskrivning av åtgärder som bör vidtas om reglerna inte uppfylls utfärdas av Redovisning & Ekonomisupport vid Kommunstyrelsens kontor. Olika sätt att utföra kontroll och attestroller Kontroller kan utföras på olika sätt; genom fullständig kontroll för vaije transaktion, fullständig kontroll endast för vissa transaktioner överstigande ett visst belopp eller genom stickprov. Kontrollerna kan ske antingen före bokforing eller i efterhand. Vissa kontroller kan ske maskinellt. På vilket sätt kontrollen ska utföras och vilka kontroller som är obligatoriska kan variera för olika typer av ekonomiska transaktioner. Vem som utför de olika kontrollrnomenten fastställs i olika attestroller. Innehållet i attestrollerna kan variera för olika typer av transaktioner och mellan olika kontor/enheter. I bilaga 1 anges minimikraven för vilka kontroller som ska 5

14 genomföras för de olika transaktionerna samt vilken attestroll som, i normalfallet, ska utföra respektive kontroll. Vmje verksamhetsansvarig chef ska, utifrån minimikraven i bilaga 1, upprätta egna rutinbeskrivningar över vilka personerlbefattningar attestrollerna är fördelade på och hur kontrollkedjan ser ut för respektive transaktionstyp. Kontrollåtgärderna ska vara anpassade till transaktionens art och kontrollkostnaden ska stå i proportion till riskerna. Det är extra viktigt med dokumentation av kontrollkedjan när försystem används och integrationer till ekonomisystemet sker. Exempel på rutinbeskrivning finns i bilaga 2. Mottagningsattestant ska alltid utföra prestationskontroll och beslutsattestant ska alltid utföra beslutskontroll. Redovisning & Ekonomisupport ansvarar för att upprätta rutinbeskrivningar för kontroll av regelverken för periodiska fakturor. En rutinbeskrivning per abonnemangstyp ska upprättas. Om avsteg görs från de kontrollmoment som är obligatoriska och från de sätt de ska utföras på ska samråd ske med redovisningschefen. Avstämningsattest och beordrande av utbetalning För pappersbaserade utbetalningstransaktioner med manuell registrering ska en extra attest ske som benämns avstämningsattest. Avstämningsattesten innebär en extra kontroll av att alla utbetalningar som registrerats och beordrats för betalning är korrekt verifierade. Kontrollen hänger samman med lokal registrering av fakturor och betalningsuppdrag och innebär att all utbetalningskontrolliäggs på de lokala kontoren genom s.k. dubbel avstämning. Redovisning & Ekonomisupport verkställer alla utbetalningar via postgiro och banker, förutom löneutbetalningar som sköts av personalavdelningen. Då görs endast en likvidmässig kontroll. Avstämningsattest används också för inbetalningstransaktioner och innebär en avstämning av att likvidhändelsernas belopp överensstämmer med redovisade belopp. Löneutbetalningar Särskilda rutiner för hur löneutbetalningar ska kontrolleras och attesteras upprättas av personalavdelningen. Kontant utbetalning av ekonomiskt bistånd eslut om ekonomiskt bistånd och andra kontanta understöd fattas ofta av socialsekreterare/handläggare med stöd av delegation. Särskilda rutiner för attest och kontroll för sådana transaktioner ska fastställas av berörd kontorschef. 6 Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. 6

15 Integritet Den som utför kontroll aven annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten aven tidigare kon trollåtgärd inte förtas aven senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan där för besluta om avstegfrån ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avstegfår ske. Kontroll får ske med hjälp av IT-stöd. Om kontroll ska utföras med hjälp av IT-stöd ska det finnas en fastställd rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. Tillämpningsanvisningar Riskanalys Kraven på kontrollkostnaderna ska anpassas till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Det innebär att kontrollernas omfattning och utförande ska anpassas till väsentlighet och risk. Med väsentlighet avses en värdering av de konsekvenser som kan uppstå vid fel. Risken uttrycker sannolikheten för att fel uppstår. Vid en sådan riskanalys ska samma metod och modell användas som finns angiven i tillämpningsanvisningarna till internkontrollreglementet. Kontroller och organisation ska vara utformade så att de förhindrar att kommunen drabbas av förluster till följd av fel eller brott och andra oegentligheter. Med förluster menas inte enbart förmögenhetsmässiga förluster, utan även skador på kommunens rykte och trovärdighet. Kontrollerna syftar också till att skydda personal mot oberättigade misstankar om oegentligheter. AnsvarsfOrdelning eslutsattestanten har ansvar för hela kontrollkedjan och ansvarar därmed för att kontrollmomenten har fördelats till rätt personer och att kontrollerna utfors. Det är också beslutsattestanten som utser övriga attestanter. Kontroll av prestation och beslut måste utföras av olika personer. Det innebär att mottagningsattest och beslutsattest måste ske av olika personer. Kontroll av behörighet och beslut ska ske av olika personer, vilket innebär att behörighetsattest inte :tar utföras av den som också har beslutsattesterat transaktionen. 7

16 r~,"""; 0.f.- rj En ekonomisk transaktion måste som minimum attesteras av minst två olika personer. Avvikelser från kravet att olika och flera personer ska utföra kontroller får endast göras om den är befogad av: Transaktionens art Transaktioner med låg inneboende risk, t ex felrättningar, interna transaktioner etc. Transaktionens storlek Omkostnaden för kontroll blir för hög i förhållande till det kontrollerade beloppet. De praktiska förutsättningarna Om det inte finns mer än en person på en arbetsplats som har tillräcklig insikt för att kunna göra en meningsfull kontroll. Detta undantag ska tillämpas restriktivt. Maskinella kontroller När manuella kontroller kan ersättas med inbyggda maskinella kontroller i det IT-stöd som används. Om avsteg från kontroll av flera personer görs ska kompletterande kontroller göras i efterhand, t ex genom stickprov. I bilaga 1 anges de avvikelser som har beslutats av kommunstyrelsen. Kompetens Respektive förvaltningscheflkontorschef ansvarar för att VaIj e beslutsattestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Verksamhetsansvarig chef har ansvar för att övriga attestanter har erforderlig insikt och kunskap. Redovisning & Ekonomisupport ska vid behov ge stöd med detta. I saillband med att beslutsattestanterna meddelas sitt uppdrag ska de också erhålla attestreglementet och tillämpningsanvisningar samt andra upprättade dokument som reglerar attestarbetet, samt erbjudas utbildning. De ska också erhålla uppgift om var ytterligare information och uppdateringar av regelverket kan hämtas. Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Underordnad personal ska inte beslutsattestera sådant som överordnad har gransknings- eller mottagningsattesterat. Regeln utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagningseller granskningsattest. Huvudregeln innebär att överordnad personal alltid ska beslutsattestera. Undantag får göras i de fall där det är uppenbart att kontroll av beslut av annan person är mest effektivt och att kontrollmiljön i övrigt är god. Exempel på detta är att nämndsekreterare kan beslutsattestera nämndens sammanträdeskostnader. Om kontrollansvarig bedömer att man inte bör utföra kontrollen ska man vända sig till kontorschef eller kommunens redovisningschef i nämnd ordning. Jäv Det är inte tillåtet att beslutsattestera och behärighetsattestera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Det kan gälla t ex utbetalningar av lön, reseräkningar, ersättningar för utlägg eller andra ersättningar, men gäller även attest av inbetalningstransaktioner såsom kundfakturering. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor och andra utbetalningar till företag och föreningar där den kontrollansvarige själv eller en närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. 8

17 (..\ '""of r.:.l./ Med närstående till attestanten avses make, sambo, syskon, släktingar i rakt upp- eller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson och "sambosvärson". Till denna grupp kan också räknas fd. hustru/make, fd. svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till beslutsattestantens opartiskhet i ärendet. Som exempel kan nämnas att en handläggare är vän eller ovän med den som berörs, att ett beroendeförhållande föreligger p.g.a. att handläggaren har lånat pengar av den som berörs av ärendet etc. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera utgifter av personlig karaktär. Med personlig karaktär menas utgifter för varor och tjänster som beslutsattestanten personligen åtnjutit i tjänsten, t ex kurs- och konferensavgifter, representationskostnader, resor, hotell, mobiltelefon m.m. Attestordning vidjävssituationer Transaktioner av ovan beskriven art - in- och utbetalningar till sig själv eller närstående samt utgifter av personlig karaktär - ska alltid beslutsattesteras av närmast överordnad chef Kommun/koncemdirektören beslutsattesterar transaktioner som gäller kontorscheferna. Transaktioner gällande kommun/koncerndirektören beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande. Transaktioner gällande nämndsordförande ska beslutsattesteras av kontorschefen. Om denne tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommun/koncemdirektören beslutsattestera. Transaktioner gällande kommunstyrelsens ordförande ska beslutsattesteras av kommun/koncemdirektören. Om denne tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommunfullmäktiges ordförande beslutsattestera. Transaktioner gällande kommunfullmäktiges ordförande ska beslutsattesteras av kommunfullmäktiges l:e eller 2:e vice ordförande. Undantag från ovanstående attestordning tar göras för enklare förtäring såsom kaffe och bulle vid personalsammankomster eller externa besök. Dokumentation IT-baserade rutiner Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska i normalfallet registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav, ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest i IT-baserade system registreras av annan än den som utfört kontrollen ska registreringsunderlaget undertecknas av kontrollanten och förvaras på ett överskådligt sätt. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller t.ex. behörighetsattest i system för elektronisk fakturahantering, ska framgå av systemdokumentation. Av denna dokumentation ska också framgå hur eventuella fel hanteras. 9

18 Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren fdr att utforma och dokumentera rutiner fdr tilldelning av behörigheter, införande av systemfdrändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). Pappersbaserade rutiner För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationens konteringsblankett. Minimikravet är att beslutsattest alltid ska skrivas på verifikationens konteringsblankett medan övriga attester, om det är praktiskt lämpligt, kan dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation, t ex fdljesedel eller mottagningsattesterat köpkvitto vid kortköp, ska på ett varaktigt sätt fåstas på verifikaten eller sparas på ett överskådligt sätt. Kompletterande kontroller i efterhand ska på ett liknande sätt också dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfdrt kontrollen. Kontrollordning [T-baserade rutiner I IT-baserade system t.ex. fdr elektronisk handel är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. eslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. Smärre avvikelser på belopp som underskrider 25 kronor får godkännas utan förnyad manuell kontroll. I de fall kommunen tar emot periodiska fakturor finns möjlighet att maskinellt göra kontroll och betalning av fakturorna utan manuell attest genom att regelverk i form av avtalsvillkor och gränsvärden sätts i systemet. Om reglerna fdr fakturan uppfylls sätts attest och kontering automatiskt och fakturan passerar systemet fdr betalning. Är villkoren enligt regelverket inte uppfyllda skickas fakturan till attestantens brevlåda fdr handläggning enligt ordinarie rutiner. Sådana regelverk för maskinell kontroll ska dokumenteras för vaije typ av avtal/abonnemang (ex. el-abonnemang) och vaije enskilt avtal/abonnemang ska beslutsattesteras. Regelverken fdr periodiska fakturor ska kontrolleras och attesteras minst en gång per år. Om det i de IT-baserade systemen finns funktioner fdr kontroll av attesträtt ersätter denna den manuella behörighetsattesten. Pappersbaserade rutiner I pappersbaserade rutiner ska mottagningsattest samt granskningsattest utfdras fdre beslutsattest. ehörighetsattest sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får inte ske innan behörighetsattest har utförts. Pappersbaserade utbetalningsrutiner måste dessutom kompletteras med en särskild avstämningsattest innan utbetalningen kan verkställas. 7 Kontrollansvariga Respektive nämnd utser beslutsattestanter samt ersättare för dessa. eslutsattest knyts till person och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar. Varje nämnd svararför att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda beslutsatttestanter. 10

19 I tillämpningsanvisningarna definieras obligatoriska attestroller för förekommande typer av ekonomiska transaktioner. Tillämpningsanvisningar eslut att utse attestanter Nämnd får delegera rätten att utse beslutsattestant samt rätten att besluta om eventuella kom pletterande kontroller till kommunikoncerndirektör och kontorschefer. Fördelningen av övriga kontroller bör vara en naturlig följd av den ansvars- och arbetsfördel ning som råder. eslutsattestanten utser personer för dessa attestmoment. eslutsattestanten är ansvarig för hela kontrollkedjan, dvs det är denne som har ansvar för att kontrollrnomenten har fördelats till rätt personer och att kontrollerna utförs. eslutsattest knyts i normalfallet till ansvarskod som kodintervall. Endast en person får vara beslutsattestant för ett specifikt ansvar. Därtill kan ersättare utses. Om flera ersättare utses ska en rangordning finnas där det anges vilken av ersättarna som går in först. Ersättaren övertar attesträtten när den ordinarie beslutsattestanten inte är i tjänst eller befinner sig på annan ort i tjänsten och därmed inte kan utföra sitt uppdrag. Vem kan utses till beslutsattestant? För samtliga attestanter gäller att de ska vara anställda av Södertälje kommun eller vara förtroendevald i Södertälje kommun. Om särskilda skäl föreligger kan nämnden besluta om att annan än anställd/förtroendevald kan attestera. Rapportering och meddelande av beslut Uppdrag som beslutsattestant och ersättare ska meddelas attestanterna. esluten över utsedda beslutsattestanter ska fortlöpande meddelas Redovisning & Ekonomisupport genom att protokollsutdrag översändes. Elektroniska attester I IT-baserade system kan olika roller, t ex besluts-, mottagnings- och beställningsberättigade, läggas upp i systemen. Därav följer att kontoren måste ange dessa och vilka rättigheter de ska ha. Om elektronisk attest sker i IT-baserade rutiner ansvarar systemägaren för att administrera tilldelningen av behörigheter och att kontrollerna fungerar korrekt. Dokumentation av attesträtter - attestförteckningar Förteckningen över beslutsattester ska innehålla uppgift om samtliga beslutsattestanter inom nämndens verksamhetsområde. Av förteckningen ska framgå förutsättningar för attesträtten, t.ex. kodintervall, beloppsgränser m.m. När elektronisk attest används ska användaridentitet för den elektroniska attesten framgå i förteckningen och i de fall manuell attest genomförs bör namnteckningsgprov finnas. I direkt anknytning till attestförteckningen ska nämndens tilllämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattats om beslutsattesträtt, av nämnden eller på delegation, finnas förvarade på ett överskådligt sätt. Vid varje årsskifte upprättas en ny attestförteckning som ersätter den gamla. Däremellan kan kompletterande beslut om nya attestanter fattas. Återkallande av beslut sker när nytt beslut fattas för det nya året och under året genom kompletterande beslut. 11

20 eslutsattestfårteckning upprättas av Redovisning & Ekonomisupport på uppdrag av kontorscheferna. eslutsattestfårteckning inklusive kompletterande beslut ska alltid finnas tillgänglig på Redovisning & Ekonomisupport, tillsammans med eventuella tilläggsanvisningar från nämnden. 8 Genomförda kontroller Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras genom attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Maskinellt utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik. Om kontrollansvarig ej kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som givit upphov till transaktionen underrättas, om inte annatframgår av tillämpningsanvisningarna. Kan inte rättelse uppnås ska underrättelse ske enligtfastställd rutin. Tillämpningsanvisningar Godkända kontroller Godkända kontroller behandlas i enlighet med tillämpningsanvisningarna till 6. Kontroller där brister upptäcks Den kontrollansvarige ska rapportera om brister upptäcks. I första hand ska den kon trollansvarige vända sig till den som givit upphov till transaktionen och försöka erhålla rätt ning. Om rättning inte sker ska närmast överordnad chef underrättas. I de fall det inte är lämp ligt att rapportera till närmast överordnad chef kan rapportering istället ske enligt den rutin som fastställts i tillämpningsanvisningarna till internkontrollreglementet. Vem man har rap porterat till, vad man har rapporterat samt tidpunkten för detta ska dokumenteras. Vid fel på leverantörsfakturor som föranleder en kreditfaktura ska en anteckning om felets art, vem man har pratat med och när detta har skett göras i det därför avsedda fåltet. Den som blir informerad om brister har ansvar och skyldighet att vidta lämpliga åtgärder i enlighet med rutin i tillämpningsanvisningarna till internkontrollreglementet. ilagor ilaga 1 ilaga 2 Minimikrav för kontroller och attestroller Exempel på rutinbeskrivning 12

21 ilaga 1 - Minimikrav för kontroller och attestroller Kontrollmoment utförs av: Obli!!atoriska attestroller Transaktionstvoer Prestation Kvalitet Pris/belopp eslailning Villkor eslut ehöri!!het Kontering Formalia Mottagning eslut ehörighet Granskning eslallnina Avslamnina, Anm. Inkomster Skalleinbetalnina e X X Försalininaskassor- kontantförsal"n. M M s G X X X ÖVriga inbetalnin!!ar A m A A X X Likvid- och kassaposter A m A A X X Kundfakturor- vanliga m underlag e X X Kundfakturor- från försystem s s s s s s G X X :sarskild rutinbeskrivning ska finnas Makulerina av kundfaktura M M e m X X X Kundreskontraoaster m m X :sarskild rutinbeskrivning ska finnas Rantefakturerino M m m m m m X X Ovri!!a rsnteinlakter M M M e M M X X X Utgifter Leverantörsfakuror- inskannade M M m X X Leverantörsfakuror- orderlös fast m s m m m m m m Leverantörsfakuror- orderlös förbrukn. s s s m m m m m Objektsregister- fast m X Ob ektsreaister- förbrukn. m X Elektronisk handel-leverantörsfaktura M M m m m m m m X X Elektronisk handel-bestallnino b m b X X estallninaar - enkel order b m X X Priskataloa U m X Rantekostnader M M M e M M X X X Handkasseredovisningar M M M e G X X X X X Utanordnina - övrioa utbetalninoar.) M M e X X X X Löner e X X :Sarskild rutinbeskrivning ska finn'ls' ) Utbetalning ekonomiskt bistånd e m M X X X :Sarskild rutinbeskrivning ska finna:;;.j okföri nasorder okförinasorder- periodisering/varderin s X okförinasorder- ralletser s X okföringsorder- kostnadsförd (utförs avsaljare) s X Interna poster Internfakturor fakturering-saljare s X Internfakturor- fakturering-köpare M M e X X X Internfakturor- kostnadsfördelning s X Internfakturor makulering - saljare M M e m X X X Ovri!!t Kapitalkostnader X udget X X= Allest ska ske = eslusallestanten ska utföra kontrollen M= Mollagningsallestanten ska utföra kontrollen e= ehörighelsallestanten ska utföra kontrollen G= Granskningsallestanten ska utföra kontrollen m= Kontrollen görs maskinellt s= stickprovskonlroll ska göras b= esslallningsallestanlen ska utföra kontrollen U=Upphandling A= Avslamningsallest 13

22 (~,... )i, '. ilaga 2 EXEMPEL PÅ RUTINESKRIVNING ÖVER ATTESTROLLER OCH FÖRDELNING AV KONTROLLER Enhet: Upprättad av: Utsedd beslutsattestant: Ersättare i t:r~~n\1 DF'-: l 4 Kontrollerna utförs på följande sätt Minimikrav för kontroller och obligatoriska attestroller för olika typer av transaktioner finns i attestreglementet. Nedanstående beskrivning har gjorts utifrån attestreglementets bilaga 1. Förklarm2ar: = eslutsattestanten ska utföra kontrollen M = Mottagningsattestanten ska utföra kontrollen G = Granskningsattestanten ska utföra kontrollen e = ehörighetsattestanten ska utföra kontrollen b = eställningsattestanten ska utföra kontrollen m= kontrollen görs maskinellt s = stickprovskontroll ska göras A = avstämningsattest sker alltid av Redovisning & Ekonomisupport Intäktstransaktioner I Försäljningskassor/kontantfOrsäljning -=-:-.,.., ,---,:--~-::--- u!:atons a attestro er: Mottaonino I eslut I ehöriohet I Gransknino I eställnino IAvstämnino I X I X I I X I I I Prestation M M = Ansvarig för kassan Prislbelopp M M = Ansvarig för kassan eslut Kontering Görs av M M = Ansvarig för kassan Formalia G G = Redovisning & Ekonomisupport ehörighet stickprov Utförs av Redovisning & Ekonomisupport I_T_ra_n_s_a_k_t_io_n_s--,ty,-,p:-: ObI"19atons. k a attestro11er: 1 Kundfakturor med manuellt underlag Mottaonino I eslut I ehöriohet I Gransknino I esulllnino I Avstämnino I I X I X I I I I Prestation - NN eller befattning X Kvalitet Prislbelopp Villkor eslut 14

23 Kontering Formalia ehörighet e e 0= Redovisning & Ekonomisupport I Transaktionstyp: I Kundfakturor från försystem -::-::------,---=------=--"--~-- ObI" 19a t OrIS. k a a tt est ro Iler: MottaQninQ I eslut I ehöriqhet I Granskning I eställning \ Avstämning I I X I I X I I I Prestation s S 0= Stickprovskontroll Fakturereingsfiler från ProCautförs av NN vid varje pita O. faktureringskörning Särskild rutinbeskrivning finns. Kvalitet s Prislbelopp s Villkor s eslut Kontering s Formalia G G 0= Redovisning & Ekonomisupport ehörighet s e 0= Redovisning & Ekonomisupport igatons a attestro er: MottaQninQ I eslut l ehörighet I Granskning I eställning IAvstämning I X I X I X I I I X I Prestation M Mottagningsattest utförs av den som upprättar makuleringsordern Kvalitet M Prislbelopp eslut Kontering m ehörighet e e 0= Redovisning & Ekonomisupport Utgiftstransaktioner Transaktionstyp: Leverantörsfakturor - inskannade eller elektroniska utan elektronisk handel ObI"19at OrIS. ka attest roiler: Mottagning I eslut I ehörighet IGranskning I eställning IAvstämnina I X I X I I I I I Prestation M M 0= Utses av vid varje tillfälle utifrån vem av medarbetarna som har Kvalitet Prislbelopp Villkor eslut Kontering M bäst kännedom om leveransen. 15

24 Formalia ehörighet m e = Redovisning & Ekonornisupport Transaktionstyp: ObI"19atons. ka a ttes t ro IIer: Leverantörsfakturor - EDI -faktura vid elektronisk handel Mottagning I eslut I ehörighet I Granskning I eställnina l Avstämning I X I I I I I I Prestation M Mottagningsattest sker vid inleverans av den som mottar varorna. Kvalitet M Prislbelopp m Villkor m eslut m eslutsattest har skett vid beställningen Kontering m Formalia m ehörighet m igatons a at estro er: Mottagnina I eslut I ehöriahet I Granskning I eställning I Avstämning I I I I I I I Minimikrav kontroller Ev. avvikelser Utförs av Anrn Prestation m Avser hyror från Te1ge Fastigheter A Kvalitet s Prislbelopp m Villkor m eslut m Kontering m Formalia m ehörighet m I_T_r_a_n_s_a_k_t_io_n_s_ty~p---::,, Leverantörsfakturor - orderlös/periodisk förbrukning ObI" 19a t ons. k a a tt es t ro IIer: Mottagning I eslut I ehörighet I Gransknina Ieställnina IAvstämning I I I I I I I Minimikrav kontroller Ev. avvikelser Utförs av Anrn Prestation s Avser elräkningar från Telge Energi A Kvalitet s Prislbelopp s Villkor m eslut m Kontering m Formalia m ehörighet m 16