Riktlinjer för kvalitet vid underhållsarbeten

Transkript

1 SvK4005, v3.4, ENHET, VERKSAMHETSOMRÅDE VÅR BETECKNING AU, AF TR DATUM SAMRÅD AD, DC, DP, DS, DN, FI, HM, IK, KI, MS, NK TEKNISK RIKTLINJE UTGÅVA FASTSTÄLLD Riktlinjer för kvalitet vid underhållsarbeten 1/20

2 Utgåva Ändringsnot Datum A Ursprungligt utförande B Omarbetad i samband med DoU Datumsatta utgåvor har funnits tidigare, Omarbetad i samband med Underhållsupphandlingen hösten /20

3 Innehållsförteckning 1 Definitioner Syfte Omfattning Kvalitetsmål och handlingsplaner Kvalitetsplan Organisation Roller Allmänt Beställare Entreprenören Krav på systematisk kvalitetsstyrning vid uppdrag åt Svenska kraftnät Utbildning Kommunikation Mötesforum Allmänt Styrgruppsmöten Projektledarmöten Dokumentstyrning /20

4 11 Planering Riskhantering av kvalitetsområden Planering av personalresurser Genomförande Genomförande av uppdrag Inköp av varor och tjänster Spårbarhet av material Kvalitetsavvikelser Mätningar och utvärderingar Kalibreringar Mätningar och utvärderingar av verksamheten Entreprenörens egna interna kvalitetsrevisioner Revisioner och kontroller utförda av Beställaren Ständiga förbättringar Förbättringsarbete Ledningens ansvar Överlämnande och slutleverans Referenser till TR /20

5 1 Definitioner HMSK Avvikelse/Incident EBR Kontrollprogram Kontrollplan/checklista Leverantör Kvalitetsplan Miljöplan Arbetsmiljö, elsäkerhet, miljö och kvalitet. Icke uppfyllande av specificerat krav samt inträffade olyckor, tillbud och riskobservationer. ElByggnadsRationalisering, branschstandard för utbildning inom elnätsbranschen En sammanställning över de kontroller som ska utföras i uppdraget. I kontrollprogram ska typ av aktivitet/arbetsmoment, typ av kontroll, ansvarig för kontrollen och redovisande dokumentation t.ex. arbetsberedning eller checklista. Det ska även finnas hänvisning till tillhörande kontrollplan. En handling som anger hur, när och i vilken omfattning kontroller ska genomföras för specifika arbetsmoment i AO, Arbetsordern Av kontrollplanen ska framgå vilket arbetsmoment det gäller, krav på kontrollen, kontrollmetod, omfattning, acceptanskriterier, tid/varaktighet, ansvarig och dokumentation. Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer som kraven riktar sig till och som anlitas av beställaren. Leverantören benämns organisation i ISO-standarderna. Källa: LOU/LUF 2 kap 11, LOV 2 kap 3. Handling som specificerar de kvalitetspåverkande processer, rutiner, aktiviteter och resurser som krävs och för att säkerställa det kontraktsenliga utförandet. Handling som bl.a. anger organisation och ansvar avseende miljökrav, risker och åtgärder vid val av arbetsmetodik, byggmaterial, materialhantering, källsortering och omhändertagande av avfall med mera. Arbetsmiljöplan Projektplan Redovisande dokument Revision Revisionsprogram Riskhantering Skriftligen Specificerande dokument Rutin Underentreprenör Uppdrag Tekniska Riktlinjer Handling som bl.a. anger arbetsmiljöorganisation, risker och åtgärder i det aktuella projektet för att säkerställa gällande arbetsmiljökrav. Planen ska som minst innehålla de krav som anges i arbetsmiljölagstiftningen. Projektplanen är en integrerad plan som anger vad som är nödvändigt för att uppfylla projektkrav avseende miljö och kvalitet. Det innebär att miljö- och kvalitetsarbetet redovisas i en handling tillsammans med rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Projektplanen utgör kvalitetsplan/miljöplan enligt 2 kap 2 i AB04/ABT 06 respektive kvalitetsplan enligt 2 kap 3 i ABK 09. Skriftlig handling om uppnådda resultat eller bevis på utförda aktiviteter. En systematisk, oberoende och dokumenterad process för att skaffa information om ifall kontraktskrav är uppfyllda. En intern revision genomförs av leverantören själv. En extern revision genomförs av utomstående part. En handling som innehåller en sammanställning av revisioner som ska utföras av leverantören under uppdraget. Ett systematiskt arbetssätt som omfattar riskidentifiering, riskvärdering och uppföljning (beslut genomförande, uppföljning och utvärdering).. Information som kan läsas och lagras. Exempel på överföringssätt av sådan information är post, fax och e-post. Skriftlig handling om vad som ska göras, hur eller när. Dokument som ska säkerställa att uppdraget genomförs och styrs på ett verkningsfullt sätt. I begreppet ingår såväl styrande som vägledande dokument. Exempel på specificerande dokument är rutiner, riktlinjer, arbetsberedningar och checklistor. Angivet sätt att utföra en aktivitet eller en process. Vem gör vad, när och hur? En entreprenör som anlitas av huvudentreprenören Uppgift som någon tilldelats för utförande under viss tidsrymd. Uppgift utförs av entreprenörer på uppdrag av Svenska kraftnät. I begreppet innefattas såväl projekt som objekt. I tekniska riktlinjer definieras Svenska kraftnäts krav som berör entreprenörer eller leverantörer. 5/20

6 2 Syfte Syftet med kraven i TR är att öka medvetenheten kring Svenska kraftnäts kvalitetsarbete och säkerställa att Svenska kraftnäts kvalitetskrav i tekniska riktlinjer och avtal uppfylls i underhållsentreprenaden. 3 Omfattning Kvalitetskraven i TR fokuserar på de områden där Svenska kraftnäts underhållsverksamhet har störst kvalitetspåverkan. Förutom kvalitetskraven i denna tekniska riktlinje finns också andra tekniska riktlinjer samt ett antal författningskrav som ska följas av Entreprenören. Elanläggningar och underhåll av elanläggningar ska följa svenska och internationella standarder och normer. De entreprenörer som Svenska kraftnät tecknat avtal med ansvarar för att säkerställa att underentreprenörer i alla led följer kraven i TR Alla inom entreprenaden ska arbeta utifrån ett systematiskt kvalitetsarbete som följer kraven i gällande ISO 9001 (ISO 9001:2008 alternativt ISO 9001:2015) eller motsvarande ledningssystem. 4 Kvalitetsmål och handlingsplaner Under hela entreprenaden ska Entreprenören säkerställa och ha fokus på att: personalens kompetens uppfyller ställda krav i tekniska riktlinjer kapaciteten och beredskapsförmågan upprätthålls enligt krav i tekniska riktlinjer alla planerade arbetsorder genomförs enligt fastställd kalenderplan i rätt tid och till rätt kvalitet enligt krav i tekniska riktlinjer inköp av varor och tjänster uppfyller krav i tekniska riktlinjer och specifikationer samma krav enligt ovan uppfylls av underentreprenörer I kvalitetsplanen ska det tydliggöras hur entreprenören bryter ner ovanstående mål i handlingsplaner. Dessa skall vara kopplade mot den egna verksamheten. 6/20

7 Uppföljning: Kvalitetsmålen med tillhörande handlingsplaner ska regelbundet följas upp inom entreprenaden och redovisas till Beställaren vid styrgruppsmöten, minst en gång per år. 5 Kvalitetsplan Genom kvalitetsplaner ska entreprenören säkerställa hur kraven i TR uppfylls. Kvalitetsplanerna består av två delar; en generell del och en objektspecifik del. Mallar för kvalitetsplaner finns i bilaga A. Kvalitetsplanen kan med fördel ingå i en gemensam plan för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och elsäkerhet. Kvalitetsplanerna ska vara lättillgängliga för och kända av personalen och introduceras för ny personal inkl. underentreprenörer. Kvalitetsplaner för avtalsområdet Underhåll av stationer och HVDC anläggningar : Den generella delen av kvalitetsplanen avseende underhåll av stationer och HVDC kommer till stor del att vara enhetlig inom entreprenaden och bara skilja sig avseende geografiskt område. Den objektspecifika delen av kvalitetsplanen kommer att se olika ut mellan olika stations- och HVDC-anläggningar beroende på vilken typ av station som kvalitetsplanen ska beskriva, vilken typ av utrustning som ska kontrolleras/besiktigas, resultat från riskbedömningar för varje anläggning etc. En kvalitetsplan ska förvaras i Beställarens underhållssystem och en kopia ska finnas på anslagstavlan på varje station nära ingången. Den generella delen av kvalitetsplanen ska lämnas 14 dagar efter att kontraktet tecknats. Den objektsspecifika delen av kvalitetsplanen ska upprättas av Entreprenören och lämnas till Beställaren senast 2 månader innan entreprenaden påbörjas. Uppföljning: Ansvarig underhållsingenjör ska godkänna den generella delen av kvalitetsplanen och granska den objektsspecifika delen av kvalitetsplanen. Enheten HM på Svenska kraftnät kan vara behjälplig vid granskning av den generella delen av planen. Planerna är levande dokument som ska uppdateras årligen eller vid väsentliga förändringar i verksamheten. Kvalitetsplaner för avtalsområdena Ledningar, Ledningsgator/Skogligt underhåll och Säkerhetsrondering : En generell kvalitetsplan ska upprättas per avtalsområde och per geografiskt område. Kvalitetsplaner ska lämnas i till Beställaren senast 2 månader innan entreprenaden 7/20

8 påbörjas. Kvalitetsplaner ska förvaras i Beställarens underhållssystem och de ska också förvaras på respektive kontor där underhållsentreprenaden utgår från. Uppföljning: Ansvarig underhållsingenjör ska godkänna den generella kvalitetsplanen. Enheten HM på Svenska kraftnät kan vara behjälplig vid granskning. Planerna är levande dokument som ska uppdateras årligen eller vid väsentliga förändringar i verksamheten. 6 Organisation Entreprenören ska beskriva sin organisation för respektive avtalsområde och geografiskt område. Entreprenören ska redogöra för vilka roller som finns i organisationen. Entreprenören ska beskriva de olika rollernas ansvar och befogenheter samt vilken funktion de rapporterar till. Organisationen ska beskrivas för personer som kommer att vara berörda av entreprenaden. Ansvar och befogenheter ska beskrivas i den generella delen av kvalitetsplanen. En delegationsordning ska bifogas kvalitetsplanen. I kvalitetsplanen ska entreprenören redovisa vem som är huvudman och samordningsansvarig för anläggningen. Entreprenören ska se till att information om samordningsansvar anslås på anläggningen. Entreprenören ska dessutom utse en kvalitetsansvarig person per avtalsområde och per geografiskt område. Uppföljning: Organisationsplanen ska uppdateras och redovisas till Beställaren minst en gång varje år vid styrgruppsmöten eller vid förfrågan, se mall kvalitetsplan. 6.1 Roller Allmänt Entreprenören kan samordna olika roller inom entreprenaden Beställare Underhållsingenjör Underhållsingenjören sköter de löpande operativa kontakterna med och styrningen av entreprenören samt uppföljning av HMS frågor på de anläggningar som denne ansvarar för. Teknikstöd 8/20

9 Teknikstödet står för sakkunskap i tekniska frågor såsom materialval och arbetsmetoder. Verksamhetsutvecklare och underhållskoordinator Verksamhetsutvecklare och underhållskoordinator ansvarar för och initierar förbättringsaktiviteter utifrån kartlagda brister. De sköter löpande uppföljning av entreprenaden, tar fram rapporter samt utvecklar ny uppföljning. Avtalsförvaltare Avtalsförvaltaren förvaltar i avtalet ingående dokument och instruktioner samt förändrar vid behov. Ansvarar för övergripande avtalstillägg och avdrag som inte är reglerade. Avtalsägare Avtalsägaren ansvarar för verksamheten såväl internt som externt, driver styrgruppsmöten och ansvarar för frågor eskalerade från projektledarmöten. Avtalsägaren är normalt chef för verksamheten. HMSK-koordinator HMSK-koordinator ansvarar för koordinering av frågor som berör arbetsmiljö (hälsa, säkerhet och elsäkerhet), miljö samt kvalitetsfrågor Entreprenören Ombud Entreprenörens ombud representerar entreprenören i avtalsfrågor samt i styrgruppsmöten. Nationell operativ koordinator Den nationella operativa koordinatorn samordnar frågor gentemot entreprenörens utförandeorganisation och utgör beställarens kontaktperson för samtliga operativa frågor i syfte att hela entreprenörens organisation ska ha samma information och arbeta på ett likartat sätt. Koordinatorn samordnar entreprenörens deltagande i samordningsforum. Det ska finnas en nationell operativ koordinator per avtalsområde och det kan vara samma person som ombudet. 9/20

10 Projektledare Ansvarar för entreprenörens verksamhet under ett avtal i ett specifikt geografiskt område. Deltar som representant för sitt område i samordningsmöten. Ansvarar för rapportering till beställaren. Projektledaren ansvarar även för rapportering från underentreprenören till Beställare. Kvalitetsansvarig Samordnar kvalitetsrelaterade frågor i avtalet mellan Beställare och Entreprenör. Den kvalitetsansvarige i samarbete med ledningen ansvarar för att de generella kvalitetsfrågorna lyfts under hela entreprenaden. Den kvalitetsansvarige ska ansvara för att uppföljningar blir genomförda enligt denna handling och enligt kraven i övriga tekniska riktlinjer inom underhållsentreprenaden. Syftet är att arbetet ska utföras kvalitetseffektivt. Den kvalitetsansvarige ska kontinuerligt delta vid interna möten, samt möten med Beställaren enligt mötesforum och informera om det systematiska kvalitetsarbetet, enligt krav i tekniska riktlinjer. Den kvalitetsansvarige kan med fördel ansvara för andra HMSK-områden inom entreprenaden. Elsäkerhetsledare Person som fått arbetsuppgiften att direkt ansvara för elsäkerheten under ett arbetes utförande på en arbetsplats. Elsamordningsledare Person som tilldelats uppdraget att samordna elsäkerhetsfrågor då de finns flera elsäkerhetsledare i ett arbetsområde. Kopplingsledare Person som på uppdrag av eldriftledare leder kopplingar inom angivet område. Kopplingsbiträde Person som på order utför kopplingar. Behörig elinstallatör Person som av elsäkerhetsverket meddelats auktorisation att utföra elinstallationsarbete i angiven omfattning. 10/20

11 7 Krav på systematisk kvalitetsstyrning vid uppdrag åt Svenska kraftnät Svenska kraftnät bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete enligt principen planera genomföra mäta och utvärdera agera och förbättra. Arbetsmetoden är en förutsättning för att uppnå ett effektivt arbetssätt där entreprenören uppnår Svenska kraftnäts krav. Arbetssätt för en effektiv och systematisk kvalitetsstyrning enligt TR Utbildning En utbildningsplan inkl. utbildningsbehov ska upprättas hos Entreprenören enligt utbildningsplaner i EBR, andra utbildningskrav enligt tekniska riktlinjer inklusive eventuellt övriga relevanta författningskrav. I planen ska det redovisas när olika utbildningar planeras. När utbildningar är genomförda ska det synliggöras genom att utbildningsplanen uppdateras med genomförda utbildningar. I vissa fall utfärdas utbildningsbevis som entreprenören ska kunna uppvisa till Beställaren vid förfrågan. Utbildningsplaner ska även upprättas för underentreprenörer som arbetar i entrepre- 11/20

12 naden. Utbildningar för respektive roll ska följa kraven enligt EBR. Entreprenören kan med fördel använda den så kallade utbildnings- och kursmatrisen, ett excel-ark som ligger som bilaga till branschstandarden EBR IN 036. Utbildningar/kurser ska företrädesvis genomföras enligt kraven i EBR alternativt av Beställaren föreslagna och godkända utbildningar. Uppföljning: Utbildningsplanen ska redovisas översiktligt i kvalitetsplanen. Förändringar i utbildningsplanen ska uppdateras kontinuerligt. Utbildningsplanen ska redovisas till Beställaren minst en gång varje år vid styrgruppsmöten eller vid förfrågan, se mall kvalitetsplan. 9 Kommunikation 9.1 Mötesforum Mötesforum Deltagare Intervall Styrgruppsmöten Beställare: Avtalsägare Inköpare (vid behov) Avtalsförvaltare HMSK-koordinator Verksamhetsutvecklare alt. underhållskoordinator 2 ggr/år. Entreprenör: Ombud samt nationell operativ koordinator och kvalitetsansvarig (vid behov) 12/20

13 Projektledarmöten Beställare: Underhållsingenjör Teknikstöd Entreprenör: Projektledare Teknikstöd 10 ggr/år, varav 4 heldagsmöten inkl. resor och maximalt 6 st. telefon/ videomöten. Antalet möten kan bli färre om Beställaren bedömer att vissa möten ska utgå. Driftsplaneringsmöten Beställare: Underhållsingenjör Avbrottsplanerare Entreprenör: 3 ggr/år Två projektledare 9.2 Allmänt Kommunikation genomförs dagligen via samtal och digitalt via Beställarens underhållssystem, enligt TR Dessutom sker kommunikation via olika mötesforum. Vid möten förväntas Entreprenören delta med personal med rätt ansvar och kompetens. Samtliga formella möten (se mötesforum 9.1) ska protokollföras. Protokoll från styrgruppsmöten och projektledarmöten ansvarar Beställaren för. All muntlig och skriftlig kommunikation med Beställaren ska vara på svenska. Uppföljning: Protokoll från möten, enligt ovan, förvaras hos Beställarens på anvisad plats. Protokoll från styrgruppsmöten ska signeras av båda parter. 9.3 Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten syftar till att förvalta avtalet och avtalsrelationen på en överordnad nivå. Mötets fokus ligger på ekonomi och leverans, samt hanterar avtalsfrågor som inte kunnat lösas eller tolkas i samordningsmötet och som eskalerats därifrån. I detta forum hanteras även frågor på en övergripande nivå som berör arbetsmiljö, elsäkerhet, miljö, samt kvalitetsfrågor. 9.4 Projektledarmöten Projektledarmöten syftar till att lösa operativa frågor, styra daglig verksamhet samt att aktivt arbeta med förbättringsaktiviteter utifrån gjord uppföljning. 13/20

14 10 Dokumentstyrning Dokumentstyrningen i underhållsentreprenaden styrs huvudsakligen via underhållssystemet, se TR Entreprenören ska upprätta rutiner för att styra alla relevanta dokument i entreprenaden inkl. versions- och granskningshantering av dokument och ritningar. Innan dokumenten börjar användas ska de granskas och godkännas av utsedd personal inom entreprenaden, dels hos Entreprenören och dels hos Beställaren. Förutom styrande dokument som rutiner, instruktioner och policys ska Entreprenören beskriva var redovisande dokument i form av mötesprotokoll, kontrollprogram, kontrollplaner/checklistor, uppföljningar etc. förvaras. Rutinerna ska redovisas för Beställaren i kvalitetsplanen. Uppföljning: Rutinerna för dokumentstyrning ska redovisas i kvalitetsplanen. Uppdatering av rutinerna sker om väsentliga förändringar genomförs. 11 Planering 11.1 Riskhantering av kvalitetsområden Riskhantering genomförs för att identifiera vilka kvalitetsområden som är väsentliga och därför behöver styras hos Entreprenören. Innan entreprenaden påbörjas ska en generell riskanalys genomföras inkl. riskidentifiering av arbetsmoment som är aktuella i entreprenaden. Riskanalysen redovisas i den generella delen av kvalitetsplanen. Därefter görs en riskbedömning där aktiviteter som identifierats värderas. Moment som är mest kvalitetskritiska i entreprenaden får högst riskvärde, se värderingsmodell/riskkriterier i kvalitetsplanen. Dessa kvalitetskritiska moment ska omhändertas i det systematiska kvalitetsarbetet. Entreprenören ska visa på åtgärder för att minska 14/20

15 risken för kvalitetsbrister inom organisationen. En mall med förslag på hur riskhanteringen kan genomföras ingår i kvalitetsplanen. Uppföljning ska göras som visar att riskhantering är genomförd och att kvalitetsrisker åtgärdas helt eller att de minimeras. Beställarens ansvarige underhållsingenjör ska få möjlighet att delta vid genomförande av riskbedömningen för att delge Entreprenören kända arbetsmoment som kan vara kvalitetskritiska. Entreprenören ska visa att åtgärder vidtas för kvalitetskritiska moment under hela entreprenaden. Entreprenörens generella riskhantering redovisas i kvalitetsplanen, se risklista. Riskhantering för arbetsmiljörelaterade uppdrag ska utföras i enlighet med EBRs anvisning HMS-U 22:15. Det är Entreprenörens ansvar att bedöma risker vid varje nytt/osäkert arbetsmoment, särskilt när ny personal startar. Entreprenören ska vidta lämpliga åtgärder. Riskbedömning för Stationer och HVDC-anläggningar Inom avtalsområdet Stationer och HVDC-anläggningar ska en generell riskbedömning genomföras som är gemensam inom hela Entreprenaden. Dessutom ska objektsspecifika riskbedömningar genomföras för samtliga stations/hvdc-anläggningar inom entreprenaden. De objektsspecifika riskbedömningarna inklusive åtgärder ska redovisas i den objektspecifika delen av kvalitetsplanen senast 2 månader innan entreprenaden påbörjas. Uppföljning: Genomförd riskhantering och uppföljning av åtgärder ska redovisas till Beställaren vid styrgruppsmöten minst en gång per år. Genomförda riskbedömningar för enskilda arbetsmoment förvaras i Beställarens underhållssystem Planering av personalresurser Entreprenören ska redovisa vilka personalresurser som entreprenören planerar att tillsätta i uppdraget inklusive erfarenheter och planerade utbildningar. När Entreprenören skrivit kontrakt och senast 2 månader innan entreprenaden påbörjas ska en utbildningsmall fyllas i inklusive utbildning, erfarenheter och kurser. Kompetensen ska överensstämma med kraven i tekniska riktlinjer. Ny personal eller underentreprenörer som byts under entreprenadens gång ska godkännas av Beställarens underhållsingenjör om inte kompetensen överensstämmer med uppsatta krav. Entreprenören ska redovisa rutiner för personalplanering. Beställaren ser positivt på lärlingar i entreprenaderna. Entreprenören beskriver i rutiner hur lärlingsprocessen fungerar för företaget. Rutin för personalplanering samt lärlingsprocessen ska redovisas i kvalitetsplanen. 15/20

16 Uppföljning: Uppföljning av personalresurser ska redovisas vid styrgruppsmöten minst en gång per år. 12 Genomförande 12.1 Genomförande av uppdrag I tekniska riktlinjer finns krav på underhåll av ledningar, stationer och HVDC, skogligt underhåll och säkerhetsronderingar. Genomförande av uppdrag påbörjas först när riskhantering är genomförd och åtgärdsplaner upprättats. I enkla rutiner, instruktioner eller arbetsbeskrivningar ska entreprenören redovisa hur de praktiskt genomför arbetet enligt de tekniska riktlinjerna. Åtgärder från riskhanteringen skall vara underlag till Entreprenörens rutiner, instruktioner eller arbetsbeskrivningar. Rutiner m.m. ska redovisas i varje entreprenörs eget kvalitetsledningssystem. Efter avslutad arbetsorder ska kontrollplaner/checklistor fyllas i. Dessa hämtas ut via Beställarens underhållssystem i samband med att arbetsordern produceras, se TR originalfabrikat Via kontrollplaner/checklistor så säkerställer Entreprenören att arbetet bedrivits i enlighet med gällande tekniska riktlinjer Inköp av varor och tjänster Entreprenören ska i kvalitetsplanen redovisa en rutin för hur inköp av varor och/eller tjänster ska genomföras. Entreprenören ska styra sina inköp så att kraven i respektive teknisk riktlinje uppfylls. Om avvikelser sker från specifikationer i tekniska riktlinjer eller om tekniska riktlinjer saknas för varan eller tjänsten ska Beställarens ansvarige underhållsingenjör kontaktas. Enligt Allmänna bestämmelser i TR ska Entreprenören använda denna eller likvärdig kvalitet. Verifikat/produktinformation/garantisedlar m.m. som tillhör inköp av kvalitetskritisk utrusning ska förvaras i Beställarens underhållssystem. Entreprenören ska konkurrensutsätta inköpen om möjligt. Beställaren har möjlighet att begära ut handlingar för hur inköpen har genomförts. Inköp av elektriska komponenter ska följa Förordning (1993:1068) om elektriskt material. Uppföljning: Entreprenören ska redovisa att inköpen följer tekniska riktlinjer. Entreprenören ska vid förfrågan kunna redovisa kontrollplaner/checklistor för relevanta inköp vid underhållsingenjörsmöten. 16/20

17 12.3 Spårbarhet av material Inköpt material och utrustning som är kvalitetskritiskt ska kunna spåras. Garantisedlar och produktinformation ska förvaras i Beställarens underhållssystem. Entreprenören ska redovisa en beskrivning av vilka material som ingår i inköpta delar av anläggningar. Beskrivning ska sparas för framtida bruk när anläggningen ska tas ur drift och rivas. En rutin för spårbarhet av material ska redovisas i kvalitetsplanen. Uppföljning: Entreprenören ska kunna redovisa material som köpts in och var redovisande dokumentation förvaras. Uppföljning sker vid underhållsingenjörsmöten Kvalitetsavvikelser Alla felanmälningar ska rapporteras i Beställarens underhållssystem. Kvalitetsavvikelser dvs avvikelser från specificerade kvalitetskrav enligt tekniska riktlinjer ska kommuniceras med ansvarig underhållsingenjör, för att gemensamt bedöma avvikelsens karaktär och om den ska dokumenteras i Beställarens system ENIA. Avvikelser ska hanteras via korrigerande och förebyggande åtgärder dels i entreprenörens avvikelsesystem och via Svenska kraftnäts system ENIA. Entreprenören är skyldig att genomföra utredningar för allvarliga kvalitetsavvikelser. Grundorsaker ska analyseras och en åtgärdsplan ska tas fram med ansvariga, tidplan och åtgärder angivet för att undvika att kvalitetsavvikelsen återupprepas, i enlighet med kap 7. Entreprenören ska redovisa i kvalitetsplanen hur kvalitetsavvikelser behandlas, dels i Beställarens och dels i Entreprenörens avvikelsesystem. 13 Mätningar och utvärderingar 13.1 Kalibreringar Instrument och verktyg med inställbara prestanda skall kalibreras enligt leverantörernas instruktioner och kvalitetssäkras. Mätosäkerheten ska vara känd och dokumenterad. Vid vidtagna åtgärder ska noteringar göras om komponentens tillstånd och om vilka delar som bytts ut eller justerats och anledningen till detta. Kalibreringsstatus ska dokumenteras i protokoll och utrustningen ska kalibreringsmärkas. Uppföljning: I kvalitetsplanen ska det redovisas vart kalibreringsprotokoll ska förvaras. Resultat av kalibreringar ska tas upp vid styrgruppsmöten en gång per år alternativt efter begäran från Beställaren. 17/20

18 13.2 Mätningar och utvärderingar av verksamheten Entreprenören ska redovisa uppfyllande av mål enligt kap 4 i denna tekniska riktlinje d.v.s. kompetenskrav, kapacitet och beredskapsförmåga, planering och utförande av arbetsorder, planering av inköp av varor och tjänster, samt uppfyllande av krav på underentreprenörer. Mätningar ska också redovisas för kundtillfredsställelse och andra mätningar som ska genomföras enligt denna tekniska riktlinje. Mätningar som ska genomföras, för att uppfylla kraven i tekniska riktlinjer, ska redovisas i kvalitetsplanen. Uppföljning: Entreprenören ska följa upp mätningar och utvärderingar som genomförts. Resultatet från Entreprenörens mätningar och utvärderingar ska tas upp på styrgruppsmöten minst en gång per år Entreprenörens egna interna kvalitetsrevisioner Entreprenören ska genomföra egna interna revisioner för att kontrollera att kvalitetskraven enligt TR uppfylls under entreprenaden för såväl den egna verksamheten som för underentreprenörer. En revisionsplan ska tas fram årligen och redovisas i kvalitetsplanen. Revisionerna ska genomföras för varje Entreprenörs verksamhet som har påverkan på Beställaren. Under avtalets period ska revisionerna fördelas geografiskt och omfatta de kvalitetsområden som beskrivs i TR Beställarens ansvarige underhållsingenjör ska erbjudas att delta vid entreprenörens interna revisioner. Uppföljning: En sammanfattning från revisioner inklusive revisionsplan och åtgärdsplan ska redovisas av Entreprenören minst en gång per år vid styrgruppsmöten. Entreprenören ansvarar för att Underentreprenörer genomför uppföljningar av revisioner Revisioner och kontroller utförda av Beställaren Beställaren har rätt att hos Entreprenören genomföra revisioner, ronder, arbetsplatskontroller samt granskning av dokumentation. Entreprenören ska också förbehålla beställaren motsvarande rätt till revision hos sina underentreprenörer. I de fall som Entreprenören har hänvisat till ett för företaget centralt ledningssystem så ska även de delarna ingå i revisionen. Omfattningen kan både vara anmälda revisioner och/eller anmälda/oanmälda kontroller/revisioner. Entreprenören ska tillhandahålla tillräcklig dokumentation för att revisionen ska kunna genomföras. Revisioner och kontroller medför inte någon inskränkning i entreprenörens kontraktsenliga ansvar. Parterna svarar för sina egna kostnader i samband med revisioner och andra kontroller inom uppdraget. 18/20

19 14 Ständiga förbättringar 14.1 Förbättringsarbete Entreprenören ska bedriva förbättringsarbete på ett systematiskt sätt, se kap 7. Ett sätt är att redovisa och analysera grundorsaken till avvikelser och incidenter för att förhindra att kvalitetsbrister uppkommer igen. Erfarenhetsåterföring ska genomföras för varje avtalsområde och geografiskt område. Uppföljning: Minst en gång per år ska Beställaren och entreprenören träffas för att gå igenom de mest kvalitetskritiska områdena, se kap 11.1, och vilka förbättringar som genomförts. På mötet ska också nya fokusområden diskuteras. Det kan ske via workshops, styrgruppsmöten eller dylikt Ledningens ansvar Entreprenören ska visa att det systematiska kvalitetsarbetet, se kap 7, leder till ökad kvalitetsmedvetenhet och ökad kvalitetseffektivitet. Entreprenörens ledning ska vara medveten om resultatet från genomförda riskanalyser, prioriterade kvalitetsområden, mål och handlingsplaner som gäller för underhållsentreprenaden. Ledningen ska delta vid respektive erfarenhetsåterföring alternativt ta del av resultatet vid erfarenhetsåterföring för entreprenaden Överlämnande och slutleverans I samband med överlämnande av ett avtalsområde så ska all dokumentation som berör drift- och underhållsarbeten enligt tekniska riktlinjer överlämnas till Beställaren. 15 Referenser till TR TR12-01 Allmänna bestämmelser för underhåll av stationer, luftledningar och ledningsgator TR12-02 Allmänna bestämmelser för säkerhetsrondering TR12-03 Riktlinjer för säkerhetsskydd och beredskap TR12-04 Riktlinjer för säkerhetsrondering TR12-05 Riktlinjer för underhållsinformation 19/20

20 TR12-06 Svenska kraftnäts riktlinjer för ekonomi och administration i underhållsavtalen TR12-08 Riktlinjer för drift vid underhållsarbeten TR12-09 Riktlinjer för underhåll av stationer och HVDC anläggningar TR12-12 Riktlinjer för underhåll av luftledningar TR12-13 Riktlinjer för underhåll av ledningsgator och stationsytor TR Kompletteringar, förtydliganden och speciella tillämpningar av ESA14 20/20