Användarhandbok. Systemadministration MediusFlow TM 10.0

Transkript

1 Användarhandbok Systemadministration MediusFlow TM 10.0

2 Innehåll 1 Inledning Logga in i MediusFlow Inkorgar INKOMMANDE MEDDELANDEN Mina ärenden Alla ärenden UTAN INKÖPSORDER BEVAKNING KREDITFAKTUROR ATTESTERADE FELAKTIGA FEL VID BOKNING Grunddata FÖRETAG Virtuella företag Prioriteringsregler Fältbeskrivning KONTOPLAN Fältbeskrivning SUPPLIER Fältbeskrivning ARTIKLAR Fältbeskrivning VALUTA Fältbeskrivning Hantera användare SKAPA ANVÄNDARE Skapa en användare Fältbeskrivning Lägga till attestregler till en användare Lägga till roller för en användare Lägga till attestgrupper till en användare Händelser...27 Medius 1

3 5.1.7 Användarens egna inställningar Attestregler ATTESTGRÄNSER ÖVERORDNAD ATTESTANT ATTESTBEHÖRIGHET Attestgrupper Kombinera attestregler och grupper ADMINISTRATION AV ATTESTGRUPPER FÄLTBESKRIVNING Dimensionsvärdet tillämpas som standard Hantera roller Hantera flaggor FÄLTBESKRIVNING Hantera distributionslista FÄLTBESKRIVNING Hantera konteringsmallar FÄLTBESKRIVNING Hantera referensobjekt FÄLTBESKRIVNING Hantera mallar för inköpsanmodan FÄLTBESKRIVNING Hantera undantagstyper och undantagsregler UNDANTAGSTYPER Fältbeskrivning UNDANTAGSREGLER Fältbeskrivning Faktura enligt artikellista Hantera beloppsgränser ALGORITM FÖR BERÄKNING AV DIFFERENSERNA FÄLTBESKRIVNING Hantera avtalskategorier FÄLTBESKRIVNING Hantera behörighetsgrupper FÄLTBESKRIVNING Hantera slutkontroll FÄLTBESKRIVNING Hantera fyra-ögon-principen FÄLTBESKRIVNING FYRA-ÖGON-PRINCIP PÅ KONTERINGSRADSNIVÅ Hantera autentiseringsgrupper SKAPA NY AUTENTISERINGSGRUPP Medius 2

4 22.2 SYNKRONISERA ANVÄNDARE FÄLTBESKRIVNING ANVÄNDARINFORMATION SOM IMPORTERAS FRÅN AD Granskningsrapporter GRANSKNINGSRAPPORT ANVÄNDARE/ROLLER/ATTESTGRUPPER GRANSKNINGSRAPPORT ROLLER/ANVÄNDARE GRANSKNINGSRAPPORT ATTESTGRUPPER/ANVÄNDARE HISTORIKRAPPORT Licenshantering Konfigurationshantering Bilaga A: Roll i MediusFlow MENY STATUS ÄRENDEN Medius 3

5 1 Inledning Syftet med den här handboken är att beskriva standardfunktionerna i MediusFlow. Obs! Beroende på hur programmet är konfigurerat kanske inte alla funktioner som beskrivs här är aktiverade. 2 Logga in i MediusFlow Ett e-postmeddelande indikerar att det finns ett ärende i MediusFlow. Användaren kan öppna systemet med hjälp av den länk som är bifogad i e-postmeddelandet. 3 Inkorgar MediusFlow har flera inkorgar där olika typer av ärenden hamnar beroende på vilken status respektive ärende har. 3.1 Inkommande meddelanden När man loggar in i MediusFlow visas fönstret för huvudinkorgen Inkommande meddelanden. Där finns de ärenden som den inloggade användaren är ansvarig för. Navigeringsmenyn används för att gå till andra delar av programmet. Den menyn öppnas genom att klicka på symbolen i sidhuvudet. Två flikar kan visas i huvudinkorgen, beroende på vilken behörighet den inloggade användaren har. På fliken Mina ärenden visas de ärenden som den inloggade användaren är ansvarig för. Fliken Alla ärenden visar alla ärenden som för närvarande finns i flödet (dvs. ärenden som inte är arkiverade eller makulerade). Fliken är tillgänglig enbart för användare som har behörighet att visa alla ärenden Mina ärenden Flera ärenden kan hanteras batchvis när man arbetar i huvudinkorgen. Det går att kategorisera ärendena genom att märka dem med en färgad flagga. Användaren kan även filtrera och sortera ärendena. De inkommande meddelandena stödjer sidhantering vilket innebär att användaren kan bestämma hur många ärenden som ska visas i inkorgen samtidigt. Medius 4

6 Det går att konfigurera vilken information som ska visas i inkorgarna. Som standard visas följande information: ärendenummer, verifikationsnummer, fakturanummer, belopp, valutakod, leverantörsnamn, förfallodatum, status, åtgärd, senaste användare, antal bilagor och antal kommentarer. Hantera flera ärenden i en batch Genom att markera flera ärenden i inkorgen kan dessa hanteras i en batch. 1. Välj de ärenden som ska hanteras genom att markera kryssrutan till vänster om ärendenumret. Om alla ärenden ska väljas markerar du kryssrutan på rubrikraden. 2. Klicka på Utför åtgärd. Alla markerade ärenden visas i följd. Symbolerna i det övre högra hörnet kan användas för att gå till föregående eller nästa ärende. När alla ärenden har hanterats kommer användaren tillbaka till inkorgen. Det går även att stoppa hanteringen genom att klicka på symbolen längst upp till höger. När ett ärende väljs, spärras den för andra användare tills den har bearbetats. Spärren innebär att inga andra användare kan utföra några åtgärder med ärendet förrän spärren har släppts. En spärr låses upp när: Ärendet skickas vidare i flödet Användaren klickar på stopp-symbolen. Användaren klickar på den vanliga tillbaka-/avbrytknappen Användaren klickar på utloggningsknappen En användarsession tar slut (vanligtvis efter 20 minuters inaktivitet) Medius 5

7 Filtrera 1. Lägg till filterkriterier i textrutan till vänster om knappen Filtrera. 2. Klicka på Filtrera. Om du vill visa alla ärenden klickar du på Visa alla. Sortera Ärendena sorteras i stigande eller fallande ordning genom att klicka på någon av rubrikerna. Lägga till färgflagga Genom att markera kryssrutan till vänster om ärendet kan en flagga i valfri färg läggas till ärendet. Det går även att lägga till en flagga när ärendet har öppnats genom att välja önskad flagga i listrutan i det övre högra hörnet av ärendet. Sidhantering I listrutan i det nedre vänstra hörnet av inkorgen kan det antal ärenden som ska visas på en sida väljas. Det går även att bläddra mellan sidorna härifrån. Medius 6

8 3.1.2 Alla ärenden Fliken Alla ärenden visar alla ärenden som för närvarande finns i flödet (dvs. inte är arkiverade eller makulerade). Fliken är tillgänglig enbart för användare som har behörighet att visa alla ärenden. Makulera fakturor batchvis På fliken All errands kan man makulera en batch bestående av flera fakturor 1. Välj fakturorna som ska makuleras genom att markera kryssrutan till vänster om ärendenumret. Om alla fakturor ska väljas markerar du kryssrutan på rubrikraden. 2. Klicka på Makulera. 3. Ett popup-fönster visas där du ombeds bekräfta åtgärden. 4. Alla markerade fakturor makuleras och information om detta skickas till ekonomisystemet om integrationsmodulen hanterar makulering. Fakturor som har reserverats av en annan användare kan inte makuleras. Obs! Det är endast fakturor som kan makuleras via denna funktion. 3.2 Utan inköpsorder I denna inkorg visas orderbaserade fakturor som MediusFlow inte kan hitta motsvarande inköpsorder för. Medius 7

9 Flera fakturor kan hanteras batchvis när man arbetar i inkorgen Utan inköpsorder. Det går även att filtrera och sortera fakturorna. 3.3 Bevakning Debetfakturor och inköpsordrar skapade i MediusFlow som väntar på inleverans visas i den här inkorgen om de lagts på bevakning. Fakturorna i den här inkorgen kan kopplas till en kreditfaktura. I bevakningsinkorgen finns det inget stöd för notifieringar eller vidarebefordran av meddelanden. Det går att filtrera och sortera fakturorna. 3.4 Kreditfakturor I denna inkorg visas kreditfakturor som ännu inte kopplats till en motsvarande debetfaktura som lagts på bevakning. Fakturan kan kopplas automatiskt eller manuellt till en faktura klassificeras om till en omkostnadsfaktura. under bevakning, eller Flera fakturor kan hanteras batchvis när man arbetar i inkorgen för kreditfakturor. Det går även att filtrera och sortera fakturorna. 3.5 Attesterade I denna inkorg visas fakturor som är klara för slutkontroll. Flera fakturor kan hanteras i en batch när du arbetar i Attesterade-inkorgen. Det går även att filtrera och sortera fakturorna. 3.6 Felaktiga Om fakturor av någon anledning inte kan läsas in i MediusFlow hamnar de i Felaktigainkorgen. Anledningen kan vara att den leverantör som har angetts på fakturan inte finns i MediusFlow, att fakturan redan finns i MediusFlow eller att vissa obligatoriska värden saknas. Om en faktura hamnar i Felaktiga-inkorgen går det att skapa om den på nytt eller manuellt koppla fakturan till rätt leverantör. Om fakturan är en dubblett kan den tas bort. Koppla faktura till rätt leverantör Meddelande som visas: Leverantör med id <id> hittades ej eller Bolag med id <id> hittades ej 1. Meny: Meddelanden Felaktiga 2. Klicka på symbolen. 3. Ange leverantören på fakturan genom att markera kryssrutan framför leverantören. Medius 8

10 4. Klicka på Koppla. Ta bort faktura Meddelande som visas: Faktura <fakturanummer> från leverantören <leverantör> har redan lästs in 1. Meny: Meddelanden Felaktiga 2. Klicka på symbolen. 3. Bekräfta borttagningen genom att klicka på OK i det fönster som visas. Externa filer Om en EDI-faktura inte gick att importera visas filen här. 1. Klicka på OK för att returnera filen och försöka på nytt. Filen importeras inte omedelbart igen utan först efter ett förinställt tidsintervall. 3.7 Fel vid bokning Fakturor som av någon anledning inte kan läsas in/bokföras i affärssystemet visas under Fel vid bokning. Om felet beror på felaktig information i samband med slutbokningen kan fakturan returneras till flödet (till slutkontroll) och uppdateras. Obs! Det är inte alla integrationer mellan MediusFlow och affärssystemet som stöder denna funktion. Returnera fakturan till slutkontroll 1. Meny: Meddelanden Fel vid bokning 2. Klicka på fakturanumret för den faktura som ska returneras 3. Uppgifter om fakturan visas 4. Klicka på knappen Avbryt bokning. 5. Fakturan försvinner från Fel vid bokning och hamnar i slutkontroll. Personen eller rollen som senast hanterade fakturan i slutkontrollsteget får den. Om fakturan aldrig stoppade i slutkontrollen (under det normala flödet) skickas fakturan till den person som angetts som slutnjukontrollansvarig på företagsnivå. Det kan finnas tillfällen då fakturan bokförts på rätt sätt i affärssystemet men ändå finns kvar i Fel vid bokning -inkorgen. Dessa fakturor kan tas bort och skickas direkt till MediusFlow-arkivet med statusen Arkiverad eller Makulerad. Arkivera fakturan och ange statusen Arkiverad 1. Meny: Meddelanden Fel vid bokning 2. Klicka på fakturanumret för den faktura som ska returneras 3. Uppgifter om fakturan visas 4. Klicka på knappen Sätt till arkiverad. 5. Fakturan försvinner från Fel vid bokning Medius 9

11 6. Fakturan har nu arkiverats och det går att söka efter den från uppföljningsfrågan. Obs! Det skickas inget integrationsmeddelande till affärssystemet när man använder den här funktionen. Arkivera fakturan och ange statusen Makulerad 1. Meny: Meddelanden Fel vid bokning 2. Klicka på fakturanumret för den faktura som ska returneras 3. Uppgifter om fakturan visas 4. Klicka på knappen Sätt till makulerad. 5. Fakturan försvinner från Fel vid bokning 6. Fakturan har nu makulerats och det går att söka efter den från uppföljningsfrågan. Obs! Det skickas inget integrationsmeddelande till affärssystemet när man använder den här funktionen. 4 Grunddata MediusFlow innehåller följande grunddata som behövs för att arbeta med ärenden: 4.1 Företag Företagen importeras normalt från affärssystemet. Obs! Mer information om vad som hämtas från affärssystemet finns i dokumentationen för den specifika integrationen. Varje företag kan ha sitt eget integrerade affärssystem, vilket innebär att det går att integrera flera system i samma installation av MediusFlow Virtuella företag Det går att lägga upp virtuella företag i MediusFlow, vilket gör det möjligt att skapa datamängder som är gemensamma för flera verkliga företag. Det är en användbar funktion som gör att leverantörer och kontoplaner kan delas och användas i hela systemet. Grunddata ärvs alltid från det virtuella företaget ned till underliggande företag. I exemplen nedan visas olika användarinställningar som hänför sig till virtuella företag. Medius 10

12 Exempel 1 Användaren tilldelas endast företag C1. Det är endast informationen som tillhör företag C1 som användaren kan se och arbeta med. Grunddata hämtas dock även från VC, även om användaren tilldelats endast C1. Exempel 2 Användaren tilldelas endast företag VC Det är endast företagen inom den virtuella gruppen ( C1, C2 and C3 ) som användaren kan se och arbeta med informationen för. Exempel 3 Användaren tilldelas endast företag VC och C1. Det är endast företagen inom den virtuella gruppen ( C1, C2 and C3 ) som användaren kan se och arbeta med informationen för. Tilldelningen till företag C1 är inte nödvändig eftersom det virtuella företaget redan tilldelats användaren Prioriteringsregler Det går att ange prioriteringsregler för vart och ett av företagen. Med dessa regler kan man fastställa vem som ska läggas till som ansvarig användare för en konteringsrad. (Se kapitlet Faktura enligt artikellista ) Lägga till prioriteringsregler 1. Klicka på Prioritetsregeler för kontoansvarig. 2. Då visas ett nytt formulär där reglerna har lagts till. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Uppdatera den information som behövs. 5. Klicka på Spara. Giltiga värden som kan läggas till i prioriteringsreglerna är: Tomt fält Parametern används inte 1..n Prioriteringsordningen (1 har högsta prioritet) Medius 11

13 I exemplet ovan hämtas användaren från dimensionen Cost bearer. Om det inte finns någon användare för den dimensionen hämtas användaren från Account osv. Ansvarig användare hämtas från följande fält: Konto och dimensioner Ansvarig Leverantör Leverantörsansvarig Företag Omkostnadsfakturor utan attestant attesteras av Fältbeskrivning Företag Namn Organisationsnummer Aktiverad Varufakturor utan referens hanteras av Omkostnadsfakturor utan referens konteras av Omkostnadsfakturor utan attestant attesteras av Företagets namn. Företagets organisationsnummer. Endast för information. Markeras om är företaget är aktivt och kan användas i MediusFlow. Används inte i en standardinstallation. Namnet på den person som ska hantera fakturan om referens saknas. Namnet på den person som ska attestera fakturan om attestant saknas. Namnet på den person som ska attestera konteringsrader om Fyra-ögon-principen för konteringsrader är aktiverad. Attestera egna kostnader utan attestant attesteras av Företagsgrupp Namnet på den person som ska attestera fakturan om användaren inte får attestera egna kostnader. Markeras om företaget är ett virtuellt företag, vilket betyder att i kan skapas för Medius 12

14 Företag detta företag. Företagsgrupper Ansvarig för slutkontroll Lista över virtuella företag som företaget har tilldelats. Den användare som läggs till som standard när man skapar en ny slutkontrollsregel. Användaren är också ansvarig för fakturor som stoppas för slutkontroll på grund av valideringsfel. 4.2 Kontoplan Kontoplanerna importeras normalt från affärssystemet. Obs! Mer information om vad som hämtas från affärssystemet finns i dokumentationen för den specifika integrationen. Det går att lägga till MediusFlow-specifik information till leverantören. Uppdatera kontoplan 1. Meny: Grunddata Kontering 2. Sök efter det dimensionsvärde som ska ändras genom att välja lämpligt värde i listrutan Kontotyper tillsammans med sökkriterierna. 3. Klicka på Sök. 4. Visa detaljerad information genom att klicka på koddelsvärdet. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Uppdatera den information som behövs. 7. Klicka på Spara. Validering av dimensionsvärden Det finns dimensionsvalidering i MediusFlow och den importeras normalt sett från affärssystemet. MediusFlow stöder två typer av validering: dimensionsvalidering och matrisvalidering. Om dimensionsvalidering används anges regler i kontot som säger om kontot måste, kan eller inte kan kombineras med något annat dimensionsvärde. Matrisvalidering innebär att alla giltiga kombinationer av konton och dimensionsvärden specificeras. Medius 13

15 4.2.1 Fältbeskrivning Konteringsinformation Koddel Benämning Beskrivning Dimension..n Krävs Dimension..n Får ej anges Ansvarig Godkännare (för-godkännande vid 4EP) Ansvarig distributionslista Kommentar Dimensionens namn. Konto brukar vara en av konteringstyperna. Kontots eller dimensionens värde. Beskrivningen av kontot eller dimensionen. Anger om dimensionen krävs för det valda kontot. Importeras normalt sett från affärssystemet. Anger om dimensionen är otillåten för det valda kontot. Importeras normalt sett från affärssystemet. Den person som är ansvarig för det valda kontot eller dimensionsvärdet. Ärenden som konterats med detta värde kan skickas till den här personen för attest. Den person som godkänner det valda kontot eller dimensionsvärdet när fyraögon-principen på konteringsradsnivå är aktiverad. Lista över de personer som är ansvariga för det valda kontot eller dimensionsvärdet. Arenden som konterats med detta värde kan skickas till dessa personer för attest. Endast för information. 4.3 Supplier Leverantörerna importeras normalt från affärssystemet. Obs! Mer information om vad som hämtas från affärssystemet finns i dokumentationen för den specifika integrationen. Det går att lägga till MediusFlow-specifik information till leverantören. Uppdatera leverantör 1. Meny: Grunddata Leverantör Medius 14

16 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Sök efter den leverantör som ska ändras genom att ange ett värde i textrutan till höger om knappen Filtrera. 4. Klicka på Filtrera. 5. Klicka på leverantörsnamnet för att visa detaljerad information om leverantören. 6. Klicka på Uppdatera. 7. Uppdatera den information som behövs. 8. Klicka på Spara Fältbeskrivning Leverantör Leverantör Leverantörens namn. Importeras från affärssystemet. Leverantörsnummer Leverantörens ID. Importeras från affärssystemet. Om leverantörsreskontran och huvudboken ligger i olika affärssystem hämtas leverantörens ID i det här fältet från inköpssystemet. Leverantörsnummer, ekonomisystem Leverantörens ID. Importeras från affärssystemet. Om leverantörsreskontran och huvudboken ligger i olika affärssystem hämtas leverantörens ID i det här fältet från ekonomisystemet. EAN-nummer Leverantörens EAN-nummer. Importeras från affärssystemet. Organisationsnummer Leverantörens organisationsnummer. Importeras från affärssystemet. Momsregistreringsnummer Momsregistreringsnumret. Importeras från affärssystemet. Fraktgräns, redovisningsvaluta Leverantörens fraktgräns (beställningar över denna gräns ska levereras fraktfritt) Betalningsvillkor Betalningsvillkor som importeras från affärssystemet. Leveransvillkor Leveransvillkor som importeras från affärssystemet. Valuta Valutakod som importeras från Medius 15

17 Leverantör affärssystemet. Moms Momskod som importeras från affärssystemet. Betalsätt Ange manuellt Tillämpar vilande moms Generell fakturarabatt (%) Kassarabatt (%) Betalningsvillkor, kassarabatt Konto, reskontra Konto, moms Konto, kostnad Konto, frakt Konto, miljöavgift EU-leverantör Leverantör utanför EU Tillämpa ej attestreglemente Generell konteringsmall Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Det huvudbokskonto som används vid kontering av leverantörsskulden. Det huvudbokskonto som används vid kontering av momsen. Det huvudbokskonto som används vid kontering av kostnaden. Det huvudbokskonto som används vid kontering av extra fraktkostnader som har angetts i fakturahuvudet. Det huvudbokskonto som används vid kontering av extra miljöavgifter som har angetts i fakturahuvudet. Anger om leverantören finns i ett land inom EU. Anger om leverantören finns i ett land utanför EU. Används inte i en standardinstallation. Den konteringsmall som ska användas när omkostnadsfakturan konteras automatiskt. De konteringsmallar som är giltiga är de Medius 16

18 Leverantör som angetts för den aktuella leverantören. Leverantörsansvarig Den person som är ansvarig för leverantören. Den person som attesterar när fyra-ögonprincipen på konteringsradsnivå är aktiverad. Godkännare (för-godkännande vid 4EP) Fakturaleverantör Kommentar Den person som godkänner när fyraögon-principen på konteringsradsnivå är aktiverad. Namnet på den leverantör som fakturan kan skickas från. Detta används när ordern skickas till en leverantör och fakturan kommer från en annan. Endast för information. Matchningsregler fakturahuvud Totalt fakturabelopp, netto Förfallodatum Anger om fakturans totala nettobelopp ska matchas mot summan för alla kopplade leveransrader. Anger om det angivna förfallodatumet på fakturan ska matchas mot det beräknade förfallodatumet genom att använda betalningsvillkoret som har angetts för leverantören. Matchningsregler fakturarad Radbelopp, netto Nettopris/st Ankommet antal Anger om nettobeloppet per fakturarad ska matchas mot nettobeloppet på de kopplade leveransraderna. Anger om styckpriset på fakturaraden ska matchas mot styckpriset på de kopplade inleveransraderna. Anger om kvantiteten på fakturaraden ska matchas mot kvantiteten på den kopplade Medius 17

19 Leverantör leveransraden. Information om undantagsregler finns i kapitlet Hantera undantagstyper och undantagsregler. Information om beloppsgränser finns i kapitlet Hantera beloppsgränser. Information om uppdatering av artiklar finns i kapitlet Artiklar 4.4 Artiklar Det går att lägga till nya artiklar i artikelregistret i MediusFlow, antingen manuellt, eller genom importera dem från affärssystemet eller från en Excel-fil. Normalt sett går det inte att uppdatera eller radera artiklar som importerats från affärssystemet. Obs! Mer information om vad som hämtas från affärssystemet finns i dokumentationen för den specifika integrationen. Lägga till artiklar manuellt 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Klicka på Uppdatera artiklar. 3. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 4. Lägg till information om artikeln i lämpliga fält. 5. Klicka på Lägg till för att lägga till artikeln i artikelregistret. Artikeln är nu tillgänglig när inköpsanmodanden registreras. Uppdatera artiklar manuellt 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Klicka på Uppdatera artiklar. 3. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 4. I sektionen Uppdatera söker du efter den artikel som ska uppdateras. 5. Klicka på symbolen. 6. Den markerade raden kan nu redigeras. 7. Uppdatera den information som behövs. 8. Klicka på för att spara ändringarna. Radera en artikel manuellt 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Klicka på Uppdatera artiklar. 3. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 4. Klicka på symbolen till vänster om artikeln som ska raderas. Medius 18

20 Lägga till förkontering på en rad 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Klicka på Uppdatera artiklar. 3. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 4. Klicka på knappen till vänster om raden med artikeln. 5. Ett nytt konteringsfönster visas. 6. Ange konteringsinformationen i lämpligt fält. 7. Klicka på Spara när du har angett konteringsinformationen Förkontering på artikel kan användas för att förkontera omkostnadsfakturor med tillagd fakturarad. (Se kapitlet Faktura enligt artikellista ) Importera artiklar från Excel 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Klicka på Uppdatera artiklar. 3. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 4. Klicka på Lägg till eller uppdatera artiklar från Excel fil. 5. Välj den Excel-fil som ska användas genom att klicka på Bläddra. 6. Klicka på Lägg till eller uppdatera artiklar. Söka efter artiklar 1. Meny: Grunddata Artikel 2. Ange sökkriterierna. 3. Klicka på Sök. 4. Resultatet av sökningen visas. Vilken information som visas i sökresultatet kan specificeras för varje sökning. Det görs genom att använda delen Resultatkolumner i uppföljningen Fältbeskrivning Artiklar Artikelnummer Leverantörens artikelnummer Beskrivning Leverantör Varugrupp1 Varugrupp2 Företag Eget artikelnummer. Leverantörens artikelnummer. Beskrivning av artikeln. Namnet på leverantören som har artikeln. Kan användas för att kategorisera artikeln. Kan användas för att kategorisera artikeln. Det företag artikeln tillhör Medius 19

21 Inkludera härledda data Sök även bland artiklar som tillhör virtuella företag Resultatkolumner Artikelnummer Leverantörens artikelnummer Artikelbeskrivning Varugrupp 1 Varugrupp 2 Leverantör Pris Valutakod Markeras om artikelnumret ska visas i sökresultatet. Markeras om leverantörens artikelnummer ska visas i sökresultatet. Markeras om artikelbeskrivningen ska visas i sökresultatet. Markeras om varugrupp 1 ska visas i sökresultatet. Markeras om varugrupp 2 ska visas i sökresultatet. Markeras om leverantörens namn ska visas i sökresultatet. Markeras om artikelns styckpris ska visas i sökresultatet. Priset visas i den valuta som används för artikeln. Markeras om artikelns valutakod ska visas i sökresultatet. 4.5 Valuta Meny: Grunddata Valuta Valutorna importeras normalt från affärssystemet. Obs! Mer information om vad som hämtas från affärssystemet finns i dokumentationen för den specifika integrationen. Det går endast att visa valutorna i MediusFlow Fältbeskrivning Valutor Valutakod Valutakoden. Medius 20

22 Beskrivning Valutakurs Beskrivning av valutan. Valutakursen. Medius 21

23 5 Hantera användare Systemadministratören behöver ange följande för att ange vilka ärenden som ska skickas till vilka användare och vilka behörigheter de olika användarna ska ha: Roller Attestregler Attestgrupper Mer information finns i respektive kapitel. Attestreglerna kan visas för befintliga användare genom att klicka på Uppdatera eller direkt när en ny användare skapas. Samma gäller för attestgrupper. 5.1 Skapa användare Användare kan skapas i MediusFlow eller importeras från Active Directory Skapa en användare Den information som läggs till när du skapar en användare kan delas in i följande delar: Allmän användarinformation Attestregler Roller Attestgrupper Händelser Hämta användare från Active Directory Beroende på hur konfigurationen ser ut för attestgrupper kan användare hämtas på följande sätt från Active Directory: Automatiskt vid första inloggningen Automatiskt av MediusFlow Agent Manuellt med hjälp av kommandot Synkronisera användare under Autentiseringsgrupper Information om hur du skapar, konfigurerar och synkroniserar användare gentemot attestgrupper finns i kapitlet Hantera attestgrupper. Lägga till användare manuellt 1. Meny: System Användare 2. Klicka på Lägg till. 3. Lägg till allmän information om användaren. Obligatoriska fält är: förnamn, efternamn, användar-id, lösenord och företag. 4. Lägg till attestregler för användaren genom att klicka på Attestregler. 5. Lägg till roller för användaren genom att klicka på Roller. 6. Lägg till attestgrupper för användaren genom att klicka på Attestgrupper. Medius 22

24 7. Lägg till information om händelser som användaren ska informeras om via e-post. 8. När all information har angetts klickar du på Spara för att spara användaren. När användaren har sparats kan informationen ändras. Ändra lösenord 1. Meny: System Användare 2. Klicka på användarens namn. 3. Klicka på Ändra lösenord. 4. Ange ett nytt lösenord. 5. Bekräfta det nya lösenordet 6. Klicka på Spara Fältbeskrivning Allmän användarinformation Förnamn Efternamn Signatur Telefon Mobil E-post Avdelning Språk Anställningsnummer Användar-id Lösenord Användarens förnamn (obligatoriskt fält). Användarens efternamn (obligatoriskt fält). Användarens signatur. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Användarens telefonnummer. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Användarens mobiltelefonnummer. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Användarens e-postadress. Måste anges om användaren ska ta emot påminnelser via e-post. Användarens avdelningsnummer. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Användarens språk. Änvändargränssnittet kommer att visas på detta språk. De datum- och valutaformat som visas i installationen baseras på detta språk. Användarens anställningsnummer. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Det användar-id som används vid inloggning till MediusFlow. Det lösenord som används vid inloggning Medius 23

25 Allmän användarinformation till MediusFlow. Bekräfta lösenord Fax Aktiverad Bekräftelse av det lösenord som används vid inloggning till MediusFlow. Användarens faxnummer. Ingen logik är kopplad till det här fältet. Markeras om användaren är aktiv i MediusFlow. Inaktiva användare kan inte logga in och ärenden kan inte skickas till inaktiva användare. Skeretess (arkiv och uppföljning) Visa alla ärenden: Markeras om användaren har behörighet att söka efter alla ärenden i uppföljningsfrågor och rapporter. Visa endast mina ärenden: Markeras om användaren endast har behörighet att söka efter ärenden som han/hon har varit involverad i eller har uppföljningsbehörighet till. Tillgängliga ärenden Listning av konton Presentationsmall Referensanvändare Företag Alla: Markeras om alla ärenden ska vara tillgängliga i användarens inkorg, oavsett användarens behörighet eller rollinställningar. Ställs normalt in för systemadministratören. Enligt rollbeskrivningen: Markeras om bara ärenden som tillhör den inloggade användaren ska visas i inkorgen. Rollinställningarna för användaren styr vilka ärenden som visas. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. De företag som användaren har behörighet att arbeta i markeras. Medius 24

26 Allmän användarinformation Butiker Autentiseringsgrupper Leverantörsbunden Används inte i en standardinstallation. Single Sign On: Om användaren ingår i en SSO-grupp markeras denna. Manuella: Om användaren ingår i en manuell attestgrupp markeras denna. Används inte i en standardinstallation Lägga till attestregler till en användare För en ny användare finns inga attestregler angivna. För attestregler innebär det tomma beloppsfältet i kombination med omarkerad Obegränsat belopp -kryssruta att användaren har attestgräns motsvarande 0. Attestregler kan läggas till användaren. Detaljerad information om attestregler finns i kapitel 6. Lägga till attestregler för omkostnadsfakturor 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Omkostnadsfaktura lägger du till den allmänna attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Om användaren har ett obegränsat belopp markerar du Obegränsat belopp i stället för att ange ett belopp. 4. Ange den person som fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids, i fältet Skicka omkostnadsfakturor med belopp över attestgränsen till:. 5. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Lägga till attestregler för orderbaserade fakturor 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Debet lägger du till den allmänna attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Om användaren har ett obegränsat belopp markerar du Obegränsat belopp i stället för att ange ett belopp. 4. Ange den person som fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids, i fältet Skicka varufakturor med belopp över attestgränsen till:. 5. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Lägga till attestregler för avtalsfakturor 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Abonnemangsfatura lägger du till den allmänna attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Om användaren har ett obegränsat belopp markerar du Obegränsat belopp i stället för att ange ett belopp. Medius 25

27 4. Ange den person som fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids, i fältet Skicka avtalsfakturor med belopp över attestgränsen till:. 5. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Lägga till attestregler för inköpsanmodanden 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Inköpsanmodan lägger du till den allmänna attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Om användaren har ett obegränsat belopp markerar du Obegränsat belopp i stället för att ange ett belopp. 4. Ange den person som fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids, i fältet Skicka inköpsanmodan med belopp över attestgränsen till:. 5. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Lägga till attestregler för inköpsmallar 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Inköpsanmodan väljer du lämpligt värde under Inköpstyp. 4. Ange attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. 5. Ange den person som fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids, i fältet Attesterare. 6. Klicka på Lägg till för att lägga till attestregeln. 7. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Obs! Attestregler för inköpstyper är inte tillgängliga om den allmänna attestgränsen för inköpsanmodan är obegränsad. Lägga till attestregler baserade på leverantörer 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Leverantör anger du det lämpliga värdet under Leverantör. 4. Ange attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Klicka på Lägg till för att lägga till attestregeln. 5. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Obs! Om beloppsgränsen överskrids skickas fakturan till den person som har lagts upp under allmänna regler för den aktuella fakturatypen. Lägga till attestregler baserade på konton och dimensionsvärden 1. Klicka på Attestregler. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. På fliken Dimension väljer du lämpligt värde under Dimension. 4. Sök efter lämpligt värde genom att använda fälten Sökvärde eller Söktext. Klicka på Visa. 5. Ange attestgränsen för användaren. Gränsen anges i basvalutan. Medius 26

28 6. Klicka på OK för att spara och återgå till användaren. Obs! Om beloppsgränsen överskrids skickas fakturan till den person som har lagts upp under allmänna regler för den aktuella fakturatypen Lägga till roller för en användare En eller flera roller kan kopplas till en användare. Rollen anger vilka behörigheter användaren har. En användare kan tillhöra olika roller i olika företag. Detaljerad information om roller finns i kapitlet Hantera roller. 1. Klicka på Roller. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. En lista över alla roller visas. 4. Markera kryssrutan bredvid den eller de roller som du vill koppla till användaren. 5. Klicka på Spara för att spara och återgå till användaren. Roller kan ändras genom att klicka på symbolen Lägga till attestgrupper till en användare En eller flera attestgrupper kan kopplas till en användare. Attestgrupperna innehåller information om vilka konton och dimensionsvärden som användaren har rätt att kontera, attestera och följa upp. Detaljerad information om attestgrupper finns i kapitel Klicka på Attestgrupper. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. En lista över alla attestgrupper visas. 4. Markera kryssrutan bredvid den eller de attestgrupper som du vill koppla användaren till. 5. Klicka på Spara för att spara och återgå till användaren. Attestgrupper kan ändras genom att klicka på symbolen Händelser För varje användare går det att ange vilken händelse som användaren ska få information om via e-post. Användaren kan informeras via ett e-postmeddelande när ett nytt ärende ska hanteras. Följande kan anges per användare: Lägga till händelser för orderbaserade fakturor Ange lämplig information i sektionen Händelser - varufakturor. Lägga till händelser för omkostnadsfakturor Ange lämplig information i sektionen Händelser - omkostnadsfakturor. Medius 27

29 Lägga till händelser för inköpsanmodanden Ange lämplig information i avsnittet Händelser - inköpsanmodan. Lägg till Tillfällig ärendehantering Det är även möjligt att sätta upp ersättare för en användar under dennes frånvaro. Ange lämlig information i avsnittet Händelser tillfällig ärendehantering Användarens egna inställningar Det finns ett antal olika inställningar som användaren kan sköta själv. Dessa är: förnamn, efternamn, telefon, mobiltelefon, e-postadress, språk, anställningsnummer, kontobeskrivning och händelser. Ändra inställningar 1. Meny: System Användarprofil 2. Utför de nödvändiga ändringarna. 3. Klicka på Spara. Obs! Om användarens språk ändras måste användaren logga ut/logga in för att ändringarna ska börja gälla. Ändra lösenord 1. Meny: System Byt lösenord 2. Ange det aktuella lösenordet. 3. Ange det nya lösenordet. 4. Bekräfta det nya lösenordet. Om användaren har glömt lösenordet kan systemadministratören skapa ett nytt. Se kapitel Attestregler Attestreglerna anger hur stort belopp som användaren har rätt att attestera fakturor och inköpsanmodan för. Medius 28

30 Obs! Det tomma beloppsfältet i kombination med omarkerad Obegränsat belopp -kryssruta betyder att användaren har attestregler motsvarande 0. Medius 29

31 6.1 Attestgränser Attestgränser kan definieras på olika nivåer: Allmän nivå (omkostnadsfakturor, orderbaserade fakturor, avtalsfakturor och inköpsanmodanden) Leverantörsnivå Konto- och dimensionsnivå (värdet med det lägsta beloppet styr) Inköpstypnivå (en användare kan ha olika regler för olika nivåer). Tanken är att mer specificerade regler är överordnade mindre specificerade regler. Det innebär att regler för dimensionsvärden beaktas innan den allmänna regeln tillämpas. Prioriteringsordningen för regler är följande: 1. Dimensionsgräns. Beloppsgräns som anges för ett konto- eller dimensionsvärde som används i konteringssträngen. Obs! Endast tillämpligt för omkostnadsfakturor och inköpsanmodan. 2. Leverantörsgräns. Om ingen gräns har angetts på dimensionsnivå för den använda konteringssträngen används den gräns som har angetts för leverantören. Obs! Endast tillämpligt för omkostnadsfakturor och inköpsanmodan. 3. Inköpstypgräns. Om ingen gräns har angetts på dimensionsnivå eller leverantörsnivå används den gräns som har angetts för inköpstypen. Obs! Endast tillämpligt för inköpsanmodan. 4. Allmän gräns. Om ingen gräns har angetts på dimensionsnivå, leverantörsnivå eller inköpstypnivå används den allmänna gränsen. Obs! Separata allmänna gränser används för omkostnadsfakturor, orderbaserade fakturor, avtalsfakturor och inköpsanmodanden. Exempel Person A attestgränser Allmänt: SEK Leverantör DHL: SEK Konto 1210: SEK Kostnadsställe 12: SEK Faktura Leverantör: Office Partner Nettobelopp: SEK Konto: 5010 Leverantör: Office Partner Nettobelopp: SEK Konto: 1210 Attestbehörighet Nej. Allmän attestgräns är SEK. Ja. Konto 1210 har attestgränsen SEK. Medius 30

32 Leverantör: DHL Nettobelopp: SEK Konto: 5010 Leverantör: DHL Nettobelopp: SEK Konto: 1210 Leverantör: Office Partner Nettobelopp: SEK Konto: 1210 Kostnadsställe: 12 Nej. Leverantören DHL har attestgränsen SEK. Ja. Konto 1210 har attestgränsen SEK. Nej. Kostnadsställe 12 har attestgränsen SEK. Om dimensionsvärden har olika attestgränser blir det lägsta värdet attestgränsen. Exempel: Person A Allmän attestgräns: SEK Attestgräns för leverantören IKEA : SEK Attestgräns för kontot 5010 : SEK Attestgräns för kostnadsstället 15 : SEK Faktura Leverantör: IKEA Konto: 5010 Kostnadsställe: 15 Attestgräns Attestgränsen är eftersom kontot 5010 och kostnadsstället 15 används (1 000 är det lägsta värdet) Leverantör: IKEA Konto: 5010 Kostnadsställe: 10 Leverantör: IKEA Konto: 6071 Kostnadsställe: 15 Leverantör: IKEA Konto: 6071 Attestgränsen är eftersom konto 5010 används och ett annat kostnadsställe än 15 används Attestgränsen är eftersom kostnadsställe 15 och ett annat konto än 5010 används. Attestgränsen är eftersom leverantören är IKEA, kontot är ett annat än 5010 och kostnadsstället är ett annat än 15. Medius 31

33 Leverantör: Shell Konto: 6071 Attestgränsen är eftersom leverantören är en annan än IKEA, kontot är ett annat än 5010 och kostnadsstället är ett annat än Överordnad attestant Attestreglerna anger även vem fakturan eller inköpsanmodan skickas till om användarens attestgräns överskrids. Det kan definieras på följande sätt: Överordnad attestant Konto- och dimensionsansvarig Manuellt Samtidigt som attestgränsen på den allmänna nivån definieras anges även vem som är överordnad attestant. Fakturan eller inköpsanmodan skickas till den överordnade attestanten om attestgränsen (allmän gräns, leverantörsgräns, inköpstypgräns eller dimensionsvärdegräns) överskrids. I de fall då det finns flera användare som är ansvariga för attest av ärendet (beroende vilken konteringssträng som används) kan systemet skicka ärendet till de användare som är ansvariga för det konto- eller dimensionsvärdet som har angetts på fakturan. Lägga till konto- eller dimensionsansvarig 1. Meny: Grunddata Kontering 2. Sök efter det konto- eller dimensionsvärde som ansvarig användare ska anges för. 3. Klicka på koddelsvärdet. 4. Ett nytt fönster visas med detaljerad information om konto- eller dimensionsvärdet. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Välj den person som är ansvarig för konto- eller dimensionsvärdet under Ansvarig. En lista över personer kan också läggas till som ansvariga med hjälp av Ansvarig distributionslista. Alla aktiva distributionslistor visas. 7. Klicka på Spara. Om ingen överordnad attestant eller ansvarig användare anges måste atetstanten anges manuellt. Ärendet kommer i det fallet att få en status där särskilt utsedda användare manuellt utser en attestant. Medius 32

34 Exempel Person A Allmän attestgräns: SEK Överordnad attestant: Överordnad A Person B Allmän attestgräns: SEK Överordnad användare: Ingen Ansvarig för kostnadsställe 15: Ansvarig A Skicka till ansvarig om attestgränsen överskrids. Faktura Person A Nettobelopp: SEK Kostnadsställe: 10 Person A Nettobelopp: SEK Kostnadsställe: 15 Person B Nettobelopp: SEK Kostnadsställe: 10 Person B Nettobelopp: SEK Kostnadsställe: 15 Överordnad attestant Överordnad A Ansvarig A och överordnad A Skapa distributionslista Ansvarig A Person B Nettobelopp: SEK Kostnadsställe: 15 Ingen (person B har tillräcklig attestgräns) 6.3 Attestbehörighet Attestregler definierar även vilken behörighet som användaren har när det gäller kontering, attest och/eller uppföljning. För varje konto- och dimensionsvärde går det att definiera vilka konto- och dimensionsvärden som användaren får använda vid kontering och/eller attest. Det går också att definiera vilka konto- och dimensionsvärden som användaren får söka efter i uppföljningsfrågor och rapporter. Medius 33

35 Lägga till behörighet till ett dimensionsvärde 1. Meny: System Användare 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på namnet på den användare som attestbehörigheten ska läggas till för. 4. Klicka på Uppdatera. 5. Klicka på Attestregler. 6. Sök efter det konto- eller dimensionsvärde som behörig användare ska anges för. 7. Markera lämpliga kryssrutor. Klicka på OK för att spara inställningarna. Nedan följer fältbeskrivningar för attestregler. Attestregler omkostnadsfaktura Attestgräns Obegränsat belopp Använd även för kreditfakturor Skicka omkostnadsfakturor med belopp över attestgränsen till Användarens allmänna attestgräns för omkostnadsfakturor. Gränsen anges i basvalutan. Markeras om användaren har obegränsad attestgräns. Markeras om attestgränsen aven ska tillämpas vid attest av kreditfakturor Namnet på den person som omkostnadsfakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids. Attestregler debet Attestgräns Obegränsat belopp Skicka varufakturor med belopp över attestgränsen till Användarens allmänna attestgräns för orderbaserade fakturor. Gränsen anges i basvalutan. Markeras om användaren har obegränsad attestgräns. Namnet på den person som den orderbaserade fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids. Attestregler abonnemangsfaktura Attestgräns Användarens allmänna attestgräns för avtalsbaserade fakturor. Gränsen anges i Medius 34

36 basvalutan. Obegränsat belopp Skicka avtalsfakturor med belopp över attestgränsen till Markeras om användaren har obegränsad attestgräns. Namnet på den person som den avtalsbaserade fakturan ska skickas till om attestgränsen överskrids. Attestregler inköpsanmodan Attestgräns Obegränsat belopp Skicka inköpsanmodan med belopp över attestgränsen till Inköpstyp Attestgräns Attesterare Användarens allmänna attestgräns för inköpsanmodan. Gränsen anges i basvalutan. Markeras om användaren har obegränsad attestgräns. Namnet på den person som inköpsanmodan ska skickas till om attestgränsen överskrids. Den inköpstyp som en attestgräns ska anges för. Användarens attestgräns för den angivna inköpstypen. Gränsen anges i basvalutan. Namnet på den person som inköpsanmodan ska skickas till om den inköpstypspecifika attestgränsen överskrids. Attestregler leverantör Leverantör Attestgräns Namnet på den leverantör som en attestgräns ska anges för. Användarens attestgräns för den angivna leverantören. Gränsen anges i basvalutan. Attestregler dimension Dimension Standardvärde Den dimensionstyp som ska användas. Standarddimensionsvärdet för användaren. Det här värdet används när man arbetar med konteringsmallar. Medius 35

37 Träffar per sida Sökvärde - startvärde Sökvärde - slutvärde Söktext Konteringsrätt Markera alla Attesträtt Markera alla Uppföljningsrätt Markera alla Attestgräns Namn Attesträtt Konteringsrätt Attestbehörighet Uppföljningsrätt Antal konto- eller dimensionsvärden som ska visas per sida. Sökkriterier Sökkriterier Sökkriterier Anger om alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet ska ges konteringsbehörighet. Anger om alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet ska ges attestbehörighet. Anger om alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet ska ges uppföljningsbehörighet. Den attestgräns som ska anges för alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet. Klicka på Ändra för att ange gränsen. Konto-/dimensionsvärdet och dess beskrivning. Attestgränsen för det specifika konto- eller dimensionsvärdet. Det här värdet åsidosätter värdena på den allmänna nivån. Anger den användare som har konteringsbehörighet för det specifika konto- eller dimensionsvärdet. Anger den användare som har attestbehörighet för det specifika kontoeller dimensionsvärdet. Anger den användare som har uppföljningsbehörighet för det specifika konto- eller dimensionsvärdet (på uppföljnings- och rapportsidor). Medius 36

38 7 Attestgrupper Attestgrupperna anger vilka konto- och dimensionsvärden som användaren har rätt att använda vid kontering. De anger också vilka konto- och dimensionsvärden som användaren har rätt att attestera. Beloppsgränser kan också anges för attestgruppen. Det går att skapa och uppdatera attestgrupper. Attestgrupperna är tillgängliga från alla användare. 1. Meny: System Användare. 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Välj valfri användare genom att klicka på användarnamnet. 4. Klicka på Uppdatera. 5. Klicka på Attestgrupper. Skapa attestgrupp 1. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 2. Ange namnet på attestgruppen i fältet Namn. 3. Klicka på Lägg till. 4. Klicka på symbolen till höger om den attestgrupp som nyss skapats. 5. Sök efter värden som ska läggas till i attestgruppen. Medius 37

39 6. Markera lämpliga kryssrutor. 7. Klicka på Spara. Ändra attestgrupp 1. Klicka på symbolen till höger om den attestgrupp som nyss skapats. 2. Sök efter värden som ska läggas till i attestgruppen. 3. Markera lämpliga kryssrutor. 4. Klicka på Spara Kombinera attestregler och grupper Om du vill använda attestregler och grupper tillsammans så effektivt som möjligt är det viktigt att känna till hur reglerna kan påverka varandra. Det viktigaste att känna till är att det är kombinationen av den behörighet som har getts varje användare via dess grupp samt de egna enskilda reglerna som kommer att användas. Den allmänna nivån kan konfigureras på två sätt: attestregel och attestgrupp. Om det finns en gräns för både regeln och gruppen blir det högsta beloppet attestgräns. Exempel: Om användaren är kopplad till en attestgrupp med attestgränsen SEK och en attestregel med attestgränsen SEK, blir användarens attestgräns SEK. Om användaren är kopplad till en attestgrupp med attestgränsen SEK och en attestregel med attestgränsen SEK, blir användarens attestgräns SEK. 7.2 Administration av attestgrupper Kontoplanen importeras normalt från affärssystemet. Det går att ange regler som specificerar vilken attestgrupp ett visst konto eller dimensionsvärde ska vara kopplat till under importen. Genom att kombinera olika uttryck kan regler skapas. Nedan finns ett exempel på hur d kan göras. I exemplet ovan ska alla värden i dimensionen Account som inte börjar med 11 vara inkluderade i gruppen. Alla värden i dimensionen Project ska också inkluderas. Det måste dessutom finnas en konterings- och attestbehörighet angiven. Medius 38

40 Om inga regler har definierats kommer inga konton eller dimensionsvärden att läggas till automatiskt i attestgruppen. Om två regler har konfigurerats att använda samma dimensionsvärden och en regel har ställts in på att inkludera och den andra att utesluta, har den som inkluderar företräde. I händelse av olika attestgränser har den högsta företräde. Om en attestregel är tom klassas den som obegränsad. Det går att skapa, uppdatera och ta bort reglerna. Skapa administrationsregel 1. Klicka på Attestgrupper under Användare. 2. Klicka på symbolen till höger om den attestgrupp som ska konfigureras. 3. Klicka på Administration. 4. Ange de regler som behövs, däribland attestgräns, konteringsbehörighet och vid behov attestbehörighet. 5. Klicka på Lägg till till höger om den nya informationen. Ändra administrationsregel 1. Klicka på Attestgrupper under Användare. 2. Klicka på symbolen till höger om den attestgrupp som ska konfigureras. 3. Klicka på Administration. 4. Klicka på Edit till vänster om regeln. 5. Ändra den information som krävs. 6. Klicka på Update. 7. Klicka på OK. Ta bort administationsregel 1. Klicka på Attestgrupper under Användare. 2. Klicka på symbolen till höger om den attestgrupp som ska konfigureras. 3. Klicka på Administration. 4. Klicka på Delete till höger om regelns namn. 7.3 Fältbeskrivning Nedan följer fältbeskrivningar för attestgrupper. Attestgrupp Attestgräns för omkostnadsfaktura Obegränsat belopp Allmän attestgräns för omkostnadsfakturor. Gränsen anges i basvalutan. Markeras om gruppen har obegränsad attestgräns. Medius 39

41 Attestgrupp Attestgräns för inköpsanmodan Obegränsat belopp Dimension Visa inaktiverade Träffar per sida Sökvärde startvärde Sökvärde slutvärde Söktext Konteringsrätt Markera alla Attesträtt Markera alla Attestgräns Konto Beskrivning Attestgräns Konteringsrätt Allmän attestgräns för inköpsanmodanden. Gränsen anges i basvalutan. Markeras om gruppen har obegränsad attestgräns. Lista över alla dimensionstyper i programmet. Markeras för att visa inaktiva konto- och dimensionsvärden. Antal konto- eller dimensionsvärden som ska visas per resultatsida. Sökkriterier Sökkriterier Sökkriterier Anger om alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet ska ges konteringsbehörighet. Anger om alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet ska ges attestbehörighet. Den attestgräns som ska anges för alla konto- och dimensionsvärden i sökresultatet. Klicka på Ändra för att ange gränsen. Konto-/dimensionsvärdet. Beskrivning av konto/dimension. Attestgränsen för det specifika konto- eller dimensionsvärdet. Det här värdet åsidosätter värdena på den allmänna nivån. Anger den grupp som har konteringsbehörighet för det specifika konto- eller dimensionsvärdet. Medius 40

42 Attestgrupp Attesträtt Anger den grupp som har attestbehörighet för det specifika konto- eller dimensionsvärdet. 8 Dimensionsvärdet tillämpas som standard Under konteringen av en omkostnadsfaktura kan endast dimensionsvärden som är tillgängliga för användaren användas. Om en dimension är obligatorisk enligt reglerna i dimensionsvalideringen och om användaren endast har tillgång till ett enda dimensionsvärde för denna dimension kan detta värde fyllas i automatiskt av systemet. Exempel Konto 5010 kan kombineras med kostnadsställe 100 eller 200. Användare A har endast tillåtelse att kontera på kostnadsställe 200. När användare A lägger till konto 5010 visas kostnadsställe 200 automatiskt. 9 Hantera roller Rollerna innehåller information om behörigheter i MediusFlow. Rollerna kopplas till användarna och styr följande: Vilka menyalternativ som är tillgängliga. Vilka statuskoder på ärenden som kan hanteras. Vilka funktioner/åtgärder som är tillgängliga. En användare kan kopplas till en eller flera roller. En användare kan tillhöra olika roller i olika företag. Skapa en roll 1. Meny: System Roller 2. Klicka på Lägg till. 3. Ange rollens namn. 4. Markera lämpliga kryssrutor. 5. Klicka på Spara. De kryssrutor som ska markeras när du konfigurerar roller kan delas in i tre sektioner: Meny, Status och Ärenden. I sektionen Meny anges vilka menyalternativ en användare som är kopplad till rollen kan använda. Kryssrutorna är indelade i underrutor på samma sätt som i menystrukturen. Observera att detta endast visar vilka sidor en användare kan navigera till och ger ingen Medius 41

43 information om vilka funktioner som användaren kan använda. Det anges i stället i sektionen Ärenden. I sektionen Status definieras om en användare som är kopplad till rollen har åtkomst till ett ärende med en viss status. I sektionen Ärenden definieras de behörigheter som rollen måste ha för att använda olika funktioner för olika typer av ärenden. Ändra en roll 1. Meny: System Roller 2. Klicka på det rollnamn som ska ändras. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Markera eller avmarkera lämplig kryssruta. 5. Klicka på Spara. Kopiera en roll 1. Meny: System Roller 2. Klicka på det rollnamn som ska kopieras. 3. Klicka på Kopiera. 4. Ange rollens nya namn. 5. Klicka på Kopiera. Koppla en användare till en roll Du kan koppla en användare till en befintlig roll via användarens sida. 1. Meny: System Användare 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Om du vill lägga till en roll till en användare klickar du på användarens namn. 4. Klicka på Uppdatera. 5. Klicka på Roller. 6. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 7. Markera kryssrutan Aktiv för den roll som användaren ska kopplas till. 8. Klicka på Spara. Vi rekommenderar att du konfigurerar rollerna på ett sådant sätt att en roll speglar en samling allmänna funktioner, till exempel den person som attesterar eller beställer. Om en användare ska ha åtkomst till flera olika typer av funktioner är det bättre att ge användaren åtkomst till flera olika roller i stället för att skapa en stor roll med massor av behörigheter. Det gör att många användare på ett enkelt sätt kan kopplas till flera funktioner. Medius 42

44 Rollinställningarna kan delas in i tre delar: Meny Kryssrutorna under rubriken Meny anger vilka menyalternativ som användaren ska kunna se på MediusFlow-menyn. Status Kryssrutorna under rubriken Status anger vilken status ärendena ska ha för att visas i användarens inkorg. Ärenden Kryssrutorna under rubriken Ärenden anger vilka åtgärder användaren får utföra för ett ärende. Mer information om rollinställningar finns i Bilaga A. 10 Hantera flaggor Flaggor i olika färg används för att kategorisera ärenden. Det kan till exempel gälla fakturor som ska makuleras eller läggas på bevakning. Det går att skapa, uppdatera och ta bort dessa flaggor. Skapa flagga 1. Meny: System Flaggor 2. Ange en beskrivning av flaggan i fältet Beskrivning. 3. Välj färg på flaggan i listrutan Färgkod. 4. Klicka på Lägg till. Ändra färgflagga 1. Meny: System Flaggor 2. Klicka på Redigera till vänster om den flagga som du ska ändra. 3. Uppdatera beskrivningen av flaggan i fältet Beskrivning. 4. Klicka på Uppdatera till vänster om flaggan för att spara ändringarna. Ta bort färgflagga 1. Meny: System Flaggor 2. Klicka på Ta bort till höger om flaggan för att ta bort flaggan. Medius 43

45 10.1 Fältbeskrivning Färgflagga Beskrivning Färgkod Beskrivning av flaggan. Färgen på flaggan. Visas på ärendet och i inkorgarna. 11 Hantera distributionslista En distributionslista innehåller information om de användare som ingår i konterings- och attestprocessen. De användare som finns med på en distributionslista kan vara sekventiellt eller parallellt ordnade, eller både och. Parallella listor kan definieras på två sätt: alla parallella användare måste hantera fakturan eller så räcker det med att en av de parallella användarna hanterar fakturan. Den sista användaren på distributionslistan måste ha attesträtt. Det går att skapa, uppdatera och ta bort distributionslistor. Skapa sekventiell distributionslista 1. Meny: System Attestlistor 2. Klicka på Lägg till. 3. Ange namnet på distributionslistan. 4. Lägg till den eller de användare som ska inkluderas i distributionslistan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att man väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den pil som pekar åt höger. 5. Klicka på Spara. Skapa parallell distributionslista där alla användare måste hantera fakturan 1. Meny: System Attestlistor 2. Klicka på Lägg till. 3. Ange namnet på distributionslistan. 4. Lägg till de användare som ska inkluderas i distributionslistan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att man väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den pil som pekar åt höger. 5. Markera de användare i det högra fönstret som ska vara parallella genom att hålla Ctrlknappen nedtryckt och klicka på de aktuella användarna. 6. Klicka på Gruppera med OCH. 7. Klicka på Spara. Medius 44

46 Skapa parallell distributionslista där en av de parallella användarna måste hantera fakturan 1. Meny: System Attestlistor 2. Klicka på Lägg till. 3. Ange namnet på distributionslistan. 4. Lägg till de användare som ska inkluderas i distributionslistan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att man väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den pil som pekar åt höger. 5. Markera de användare i det högra fönstret som ska vara parallella genom att hålla Ctrlknappen nedtryckt och klicka på de aktuella användarna. 6. Klicka på Gruppera med ELLER. 7. Klicka på Spara. Ändra distributionslista 1. Meny: System Attestlistor 2. Klicka på distributionslistans namn. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Ändra distributionslistan genom att markera användarna och klicka på lämpliga pilar för att lägga till eller ta bort användare till/från distributionslistan. 5. Klicka på Spara. Ta bort distributionslista 1. Meny: System Attestlistor 2. Klicka på distributionslistans namn. 3. Klicka på Ta bort. 4. Ett popup-fönster visas. Bekräfta raderingen Fältbeskrivning Distributionslista Position Ordningen på användarna i distributionslistan. Användare med samma position kan hantera fakturan parallellt. Namn Namnet på distributionslistan. 12 Hantera konteringsmallar Syftet med konteringsmallar är att underlätta och effektivisera konteringen av vanligt förekommande omkostnadsfakturor och inköpsanmodand. Grundtanken är att koppla en konteringsmall till en eller flera leverantörer. En del av konteringsinformationen kan hämtas automatiskt från den inloggade användaren. Mallen kan användas för att kontera fakturan automatiskt eller manuellt. Medius 45

47 En konteringsmall kan kopplas till en leverantör, en inköpsanmodan, ett avtal, ett referensobjekt eller en faktureringsplan. Det går att skapa, uppdatera och ta bort konteringsmallar. Skapa konteringsmall 1. Meny: System Konteringsmallar 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på Lägg till. 4. Ange konteringsmallens namn. 5. Ange en beskrivning av konteringsmallen. 6. Markera kryssrutan Aktiv för att det ska gå att använda mallen. 7. Ange vilken eller vilka leverantörer som mallen ska användas för genom att markera kryssrutan framför leverantörsnamnet. För att snabbt hitta rätt leverantör använder du filtreringsfunktionen där du anger hela eller en del av leverantörens namn. Du kan även markera kryssrutan i rubrikraden så att alla leverantörer markeras. 8. Klicka på Spara. 9. Ange det antal rader som konteringsmallen ska innehålla och tryck därefter på knappen Ny rad. 10. Ange den konteringssträng som ska användas. 11. Ange den procentuella nedbrytningen för konteringen i debet- och kreditfälten.. Poster på över 100 % får registreras. Det viktiga är att en post balanserar. När du lägger till en konteringssträng till konteringsmallen kan värdet <From user> anges. Det innebär att konto- eller dimensionsvärdet hämtas från fältet Standardvärde i användarens attestregler. När konteringsmallen tillämpas läggs den inloggade användarens standardvärde till i konteringsträngen. Ändra konteringsmall 1. Meny: System Konteringsmallar 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på namnet på den konteringsmall som ska ändras. 4. Uppdatera den information som behövs. 5. Klicka på Spara. Ta bort konteringsmall 1. Meny: System Konteringsmallar 2. Klicka på namnet på den konteringsmall som ska tas bort. 3. Klicka på Ta bort. 4. Bekräfta åtgärden Medius 46

48 Användardefinierad konteringsmall En konteringsmall kan vara global eller användardefinierad. En global konteringsmall är tillgänglig för alla användare. En användardefinierad konteringsmall är tillgänglig endast för den valda användaren. 1. Ange vilken eller vilka användare som mallen ska gälla för genom att markera kryssrutan framför användarnamnet. För att snabbt hitta rätt användare använder du filtreringsfunktionen där du anger hela eller en del av användarens namn. Du kan även markera kryssrutan i rutfältet så att alla leverantörer markeras. Om en mall inte är kopplad till en användare betraktas den som global. Standardmall per leverantör Du definierar en konteringsmall som standard för en leverantör på leverantörens sida för basdata. Välj sida från menyn. 1. Meny: Grunddata Leverantör 2. Klicka på det leverantörsnamn som du vill koppla mallen till. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Välj lämplig standardkonteringsmall. 5. Klicka på Spara. Obs! Endast globala mallar kan läggas till som standardmall för en leverantör. Obs! Standardkonteringsmallen tillämpas bara på fakturan om det inte finns någon tidigare kontering på fakturan Fältbeskrivning Mall Namn Beskrivning Aktiv Namnet på konteringsmallen. Beskrivningen av konteringsmallen. Anger om konteringsmallen är aktiv eller inte. Endast aktiva konteringsmallar kan användas i MediusFlow. Kontering Konto Dimension..n Det kontovärde som används för kontering. Det dimensionsvärde som används för Medius 47

49 kontering. Debet Kredit Den procentuella andelen av nettobeloppet som ska konteras med den angivna konteringssträngen. Den procentuella andelen av nettobeloppet som ska konteras med den angivna konteringssträngen. Leverantörer Checkbox Leverantör Leverantörsnummer Org. nummer Bankgironummer Markeras för att konteringsmallen ska gälla för den aktuella leverantören. Leverantörens namn. Leverantörens ID. Leverantörens organisationsnummer. Leverantörens bankkontonummer. Användare Checkbox Förnamn Efternamn Användarnamn Markeras för att konteringsmallen ska gälla för användaren. Om ingen användare väljs betraktas mallen som global. Användarens förnamn Användarens efternamn Användarens användarnamn 13 Hantera referensobjekt Med hjälp av referensen på en faktura kan MediusFlow hitta lämplig distributionslista samt information om hur fakturan ska konteras. En del av konteringsinformationen kan också hämtas automatiskt från den inloggade användaren. Det går att skapa, uppdatera och ta bort referensobjekt. Medius 48

50 Skapa referensobjekt 1. Meny: System Referensobjekt 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på Lägg till. 4. Ange namnet på referensobjektet. 5. Koppla vid behov en distributionslista till referensobjektet. Den distributionslista som du väljer från skapas under System Attestlistor. (Se kapitel 11.) 6. Koppla vid behov en konteringsmall till referensobjektet. De konteringsmallar som du väljer från skapas under System Konteringsmallar. (Se kapitel 12.) 7. Klicka på Spara. Referensobjektet har nu skapats. För att kunna använda det måste det kompletteras med ytterligare information. 8. Klicka på Uppdatera. 9. Lägg till den referens som måste läggas till på fakturan för att kunna använda referensobjektet. Jokertecken (*) kan användas. 10. Om en särskild distributionslista ska användas för den angivna fakturareferensen lägger du till den distributionslistan. Om ingen distributionslista läggs till används den som har lagts till på huvudnivån för referensobjektet. 11. Klicka på Lägg till till höger om den nya informationen. Ändra referensobjekt 1. Meny: System Referensobjekt 2. Klicka på referensobjektets namn. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Ändra den information som krävs. 5. Klicka på Spara. Ta bort referensobjekt 1. Meny: System Referensobjekt 2. Klicka på referensobjektets namn. 3. Klicka på Uppdatera. Ange referensobjektets namn. 4. Klicka på Ta bort. 5. Bekräfta borttagningen av referensobjektet Fältbeskrivning Referensobjekt Namn Distributionslista Konteringsmall Fakturareferens Referensobjektets namn. Den allmänna distributionslista som ska läggas till på fakturan. Den konteringsmall som ska användas för att kontera fakturan automatiskt. Fakturan måste ha denna referens angiven Medius 49

51 Referensobjekt för att kunna kopplas till referensobjektet. Distributionslista Den distributionslista som ska läggas till på fakturan. Om ingen distributionslista läggs till används den allmänna distributionslistan. 14 Hantera mallar för inköpsanmodan Inköpsmallar används för att skapa en återkommande inköpsanmodan med ett enda musklick. Om du vill ändra eller ta bort inköpsmallar gör du följande: 1. Meny: System Inköpsmallar 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på namnet på den inköpsanmodansmall som ska ändras eller tas bort. 4. Fönstret Redigera inköpsmall visas. 5. Om du vill uppdatera mallen ändrar du informationen i mallen. 6. Klicka på Spara för att spara och återgå till mallen. 7. Klicka på Ta bort för att ta bort mallen. Inköpsmallen kan också göras inaktiv, vilket betyder att den inte kan användas när man skapar inköpsanmodan. Om du vill inaktivera mallen avmarkerar du kryssrutan Aktiv i mallen. Inköpsmallar skapas vid registrering av en inköpsanmodan. Mer information om inköpsanmodanden finns i Användarhandbok Inköpsanmodan Fältbeskrivning Inköpsmall Namn Beskrivning Aktiv Namnet på inköpsmallen. Beskrivning av mallen. Anger om mallen är aktiv eller inte. Endast aktiva mallar kan användas i installationen. Medius 50

52 15 Hantera undantagstyper och undantagsregler Undantagstyper används i samband med matchningen av leverantörsfakturor. Fakturan kan innehålla merkostnader som inte har någon motsvarande inleveransrad, t.ex. frakt- eller emballagekostnader. Sådana kostnader kan konteras automatiskt på ett visst konto med hjälp av undantagstyper. Toleranser kan också användas för undantagstyper och anges i fasta belopp. Undantagstyper anges på företagsnivå medan undantagsregler anges på leverantörsnivå. Om undantagsregler anges för en leverantör har de reglerna företräde framför de regler som anges på företagsnivå Undantagstyper Lägga till undantagstyper 1. Meny: System Undantagstyper 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på Lägg till. 4. Ange undantagstypens namn. 5. Ange de konteringssträngvärden som ska användas när en fakturarad matchas mot undantagstypen. 6. Ange den beloppsgräns som ska användas som toleransvärde när en fakturarad matchas mot undantagstypen. 7. Klicka på Spara. Ändra undantagstyper 1. Meny: System Undantagstyper 2. Klicka på undantagstypens namn. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Utför de ändringar som behövs. 5. Klicka på Spara. Ta bort undantagstyper 1. Meny: System Undantagstyper 2. Klicka på undantagstypens namn. 3. Klicka på Ta bort. 4. Ett popup-fönster visas. Bekräfta raderingen Fältbeskrivning Undantagstyp Namn Konto Undantagstypens namn. Det huvudbokskonto som används vid Medius 51

53 Undantagstyp kontering av undantaget. Dimension..n Beloppsgräns De dimensionsvärden som används vid kontering av undantaget. Högsta belopp för undantaget. Belopp över den angivna gränsen skickas för analys Undantagsregler Undantagsregler måste anges på leverantörsnivå. Undantagsreglerna anger vad undantaget på fakturan kallas för, för respektive leverantör. Leverantör A kan till exempel kalla fraktkostnaden för transport medan leverantör B kallar det för spedition. Undantagsregler finns under leverantören: 1. Meny: Grunddata Leverantör 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på det leverantörsnamn som du vill lägga till undantagsregler för. 4. Klicka på Undantag vid matchning. Lägga till undantagsregler 1. Klicka på Lägg till. 2. Ange en beskrivning av undantagsregeln. 3. Ange den typ av undantag som du vill lägga till. Listan med typer hämtas från de upplagda undantagstyperna (System Undantagstyper). 4. Ange artikelnumret. Jokertecken (*) kan användas. Det här värdet matchas mot artikelnumret på fakturan. 5. Ange en artikelbeskrivning. Jokertecken (*) kan användas. Det här värdet matchas mot artikelbeskrivningen på fakturan. 6. Ange de konteringssträngvärden som ska användas när en fakturarad matchas mot det här undantaget. Om kryssrutan Använd undantagstypens kontering är markerad hämtas konteringssträngen från den undantagstyp som har lagts till på företagsnivå, och konteringssträngen kan då inte ändras för undantagsregeln. 7. Ange den beloppsgräns som ska användas som toleransvärde när en fakturarad matchas mot det här undantaget. Om kryssrutan Använd undantagstypens beloppsgräns är markerad hämtas beloppsgränsen från den undantagstyp som har lagts till på företagsnivå, och beloppsgränsen kan då inte ändras för undantagsregeln. 8. Klicka på Spara. Medius 52

54 Ändra undantagsregler 1. Klicka på beskrivningen för den undantagsregel som ska ändras. 2. Klicka på Uppdatera. 3. Utför de ändringar som behövs. 4. Klicka på Spara. Ta bort undantagstyper 1. Klicka på beskrivningen för den undantagsregel som ska ändras. 2. Klicka på Ta bort. 3. Bekräfta raderingen. Hur du använder undantagstyper beskrivs utförligare i Användarhandbok Leverantörsfaktura Fältbeskrivning Undantagsregler Beskrivning Typ Artikelnummer Artikelbeskrivning Konto Dimension..n Beloppsgräns Använd undantagstypens kontering Använd undantagstypens beloppsgräns Beskrivning av undantagsregeln. Typen av undantag. Det artikelnummer som har angetts på fakturor för undantaget. Jokertecken (*) kan användas. Den artikelbeskrivning som har angetts på fakturor för undantaget. Jokertecken (*) kan användas. Det huvudbokskonto som används vid kontering av undantaget. De dimensionsvärden som ska användas vid kontering av undantaget. Högsta belopp för undantaget. Belopp över den angivna gränsen stoppas för analys. Anger om förkonteringen ska hämtas från undantagstypen eller inte. Anger om beloppsgränsen ska hämtas från undantagstypen eller inte. Medius 53

55 16 Faktura enligt artikellista Det går att kontera omkostnadsfakturor automatiskt genom att använda artikelregistret som underlag. Detta förutsätter att omkostnadsfakturan har registrerats med fakturarader och att en artikel med samma artikelnummer som på fakturaraden kan hittas i artikelregistret i MediusFlow. Om ovanstående villkor är uppfyllda, läggs den upplagda förkonteringen för artikeln till på omkostnadsfakturan. Genom att ställa in Prioritetsregler för kontoansvarig på företag kan man också, baserat på konteringen, lägga till den ansvariga användaren för den specifika konteringsraden. 17 Hantera beloppsgränser Med hjälp av toleranser går det att ange hur stora differenser som kan accepteras mellan en faktura och motsvarande inleverans. Toleranserna kan anges som fasta belopp eller i procent. Toleranserna kan anges på företagsnivå eller på leverantörsnivå. Om beloppsgränser anges för en leverantör har de reglerna företräde framför de beloppsgränser som anges på företagsnivå. Ange allmänna beloppsgränser 1. Meny: Grunddata Beloppsgräns 2. Klicka på Uppdatera. 3. Utför de ändringar som behövs. 4. Klicka på Spara. Ange leverantörsspecifika beloppsgränser. 1. Meny: Grunddata Leverantör 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på namnet på den leverantör som beloppsgränser ska läggas till för. 4. Klicka på Beloppsgränser. 5. Utför de ändringar som behövs. Om kryssrutan Använd inställningarna från valda bolag är markerad hämtas beloppsgränserna från den gräns som har lagts till på företagsnivå och informationen kan då inte ändras på leverantörsnivå. 6. Klicka på Spara Algoritm för beräkning av differenserna Alla differenser i MediusFlow är absoluta differenser vilket innebär att det absoluta värdet för differensen används. Värdet på differensen beräknas som skillnaden mellan fakturan och den inkommande leveransen. Detta värde anges också i procent med hjälp av mönstret nedan, och detta betyder att den inkommande leveransen är x % högre än fakturan. Medius 54

56 Om beloppsgränserna har konfigurerats i programmet jämförs de beräknade värdena med dessa, både i procent och i fasta belopp. Om minst ett av toleransvärdena är lägre än differensen skickas all information till analys. Ytterligare ett värde (Avvikelse från tolerans) visas för att underlätta analysen. Denna beräknas som skillnaden mellan avvikelsen och toleransen Fältbeskrivning Beloppsgränser Nettopris, totalt % Max Nettopris, rad % Max Nettopris, per styck % Max Tillåtna differenser i procent mellan nettobeloppet på fakturan och nettobeloppet för alla inleveransrader som är kopplade till fakturan. Tillåtna differenser i basvaluta mellan nettobeloppet på fakturan och nettobeloppet för alla inleveransrader som är kopplade till fakturan. Tillåtna differenser i procent mellan nettobeloppet på fakturaraden och nettobeloppet för alla inleveransrader som är kopplade till fakturaraden. Tillåtna differenser i basvaluta mellan nettobeloppet på fakturaraden och nettobeloppet för alla inleveransrader som är kopplade till fakturaraden. Tillåtna differenser i procent mellan styckpriset på fakturan och det genomsnittliga styckpriset för alla leveransrader som är kopplade till fakturaraden. Tillåtna differenser i basvaluta mellan styckpriset på fakturan och det genomsnittliga styckpriset för alla leveransrader som är kopplade till Medius 55

57 Beloppsgränser fakturaraden. Tillåten förfallodatumdiff Tillåten diff mellan kredit/debet vid attest (Debet) Tillåten diff mellan kredit/debet vid attest (Omkostnad) Minsta gräns för att använda slutattest (Inköp) Tillåtna differenser mellan det beräknade förfallodatumet och det förfallodatum som har angetts på fakturan. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. 18 Hantera avtalskategorier Det går att skapa, uppdatera och ta bort avtalskategorier. Skapa avtalskategori 1. Meny: System Avtalskategorier 2. Lägg till beskrivningen av avtalskategorin i fältet Beskrivning. 3. Välj typen av avtal i listrutan Avtalstyp. 4. Klicka på Lägg till. Ändra avtalskategori 1. Meny: System Avtalskategorier 2. Klicka på Redigera till vänster om den kategori som du ska ändra. 3. Uppdatera beskrivningen och/eller avtalskategorin. 4. Klicka på Uppdatera till vänster om kategorin för att spara ändringarna. Ta bort avtalskategori 1. Meny: System Avtalskategorier 2. Klicka på Radera till vänster om den kategori som du ska ta bort. Medius 56

58 18.1 Fältbeskrivning Avtalskategorier Beskrivning Avtalstyp Beskrivning av avtalskategorin. Typen av avtal. Används för att klassificera avtal. 19 Hantera behörighetsgrupper Behörighetsgrupper används för att ge enskilda personer eller en grupp åtkomst till olika avtal. En behörighetsgrupp är kopplad till avtalet. Endast de personer som har lagts till i behörighetsgruppen har åtkomst till avtalet. Mer information om avtal finns i Användarhandbok Avtal. Det går att skapa och uppdatera behörighetsgrupper. Skapa åtkomstkontrollgrupp 1. Meny: System Behörighetsgrupper 2. Tryck på Lägg till 3. Lägg till namnet på gruppen i fältet Gruppnamn. 4. Välj om gruppen är av typen Publik, Rollbehörighet eller Användarbehörighet. a. Publik alla aktiva användare inom företaget inkluderas i denna grupp. b. Rollbehörighet alla personer som är kopplade till särskilda roller inkluderas i denna grupp. c. Användarbehörighet endast specifika användare inkluderas i denna grupp. 5. Klicka på Spara. 6. Nu måste uppgifter läggas till om gruppen. Klicka på Uppdatera. 7. Om gruppen är Publik kan endast företag läggas till eller tas bort från gruppen. Det sker på fliken Företag. 8. Om gruppen har Rollbehörighet kan roller läggas till eller tas bort från gruppen. Det sker på fliken Medlemmar. 9. Om gruppen har Användarbehörighet kan användare läggas till eller tas bort från gruppen. Det sker på fliken Medlemmar. Medius 57

59 19.1 Fältbeskrivning Behörighetsgrupper Gruppnamn Typ av grupp Namnet på behörighetsgruppen. Typen av grupp. Flik Företag Företag De företag som ingår i gruppen. Flik Medlemmar Medlemmar De medlemmar som ingår i gruppen. Om grupptypen är Rollbehörighet är medlemmarna roller i MediusFlow. Om grupptypen är Användarbehörighet är medlemmarna användare i MediusFlow. 20 Hantera slutkontroll Syftet med efterslutkontroll är att göra efterbearbetning av fakturor flexibel. Grundidén är att ange regler för vilka fakturor som ska kontrolleras manuellt innan de skickas till slutbokning i affärssystemet. Man specificerar varje slutkontrollsregel genom kombinera olika uttryck samt använda parametrar, operatorer och värden. Parametrarna som avgör om fakturan ska stanna kvar i slutkontroll är följande: Konto Dimension..n Konteringsinformation ändrad Det finns kommentarer Detr finns avvikelser Fakturatyp Periodisering har utförts Leverantör Totalt belopp Användarnamn Genom att kombinera olika uttryck kan regler skapas. Nedan finns ett exempel på hur konfigurationen av slutkontrollen kan göras. Medius 58

60 I exemplet ovan stoppas alla fakturor från leverantören DHL Express AB(Sweden) med ett totalbelopp på över ,00 för slutkontroll. Vid konfigurationen av slutkontroll beaktas endast OCH-uttryck mellan parametrarna. Det är inte nödvändigt att använda ELLER inom samma regel. För att använda ett ELLER-uttryck måste två regler skapas. För varje regel har också en ansvarig person eller roll kopplats, som hanterar fakturan i slutkontrollsteget. När en ny regel skapas föreslås en roll automatiskt. En standardroll hämtas från fältet Ansvarig för slutkontroll på företagsnivå. Eftersom flera regler kan vara involverade i att stoppa en faktura, kommer alla kopplade slutkontrollansvariga att vara involverade i slutkontrollaktiviteten. Detta betyder att en sekventiell distributionslista läggs till i fakturan i slutkontrollsteget. Varje regel har kryssrutan Stanna alla fakturor. Denna kryssruta används när alla fakturor ska stoppas för slutkontroll. Anledningen till detta är att underlätta skapandet av en regel som tvingar alla fakturor att stoppa i slutkontroll. Även om ingen regel stoppar en faktura, kan den ändå stoppas i slutkontrollen (t.ex. om fakturan inte är i balans). Obs! Om systemet inte kan hämta den användare som är ansvarig för fakturor med valideringsfel från en slutkontrollregel ska den användare som angetts på företagsnivå (fältet Ansvarig för slutkontroll ) användas. Det innebär att detta fält alltid måste vara ifyllt. Se kapitel Det går att skapa, uppdatera och ta bort slutkontrollsregler. Skapa slutkontrollsregel 1. Meny: System Slutkontroll 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Ange namnet på regeln i fältet Namn. 4. Klicka på Lägg till. 5. För att ange uppgifter för slutkontrollsregeln klickar du på Detaljer till höger om regelns namn. Medius 59

61 6. Klicka på Uppdatera. 7. Ange de uppgifter och villkor som behövs. 8. Klicka på Spara. Ändra slutkontrollsregel 1. Meny: System Slutkontroll 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på Detaljer till höger om regelns namn. 4. Klicka på Uppdatera. 5. Ändra den information som krävs. 6. Klicka på Spara. Radera slutkontrollsregel 1. Meny: System Slutkontroll 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Klicka på Radera till höger om regelns namn Fältbeskrivning Slutkontroll Namn Ansvarig handläggare Namn på slutkontrollsregeln Namnet på den användare som är ansvarig för att hantera fakturor som stoppades i slutkontrollen på grund av regeln. Ansvarig roll Rollen som ansvarar för att hantera fakturor som stoppades i slutkontrollen på grund av regeln. En standardroll hämtas från fältet Ansvarig för slutkontroll på företagsnivå. Stanna alla fakturor Anger om alla fakturor ska stoppas i slutkontrollen. Parameter Villkoret som avgör om fakturan ska stanna kvar i slutkontrollen. Medius 60

62 Slutkontroll Operator Värde Operatorn som används i villkoret. Värdet som parametern måste ha för att inkluderas i slutkontrollsregeln. 21 Hantera fyra-ögon-principen Det går att lägga upp en regel som säger att alla omkostnadsfakturor måste hanteras av minst två användare, oavsett attestgräns. Genom att skapa en regel för fyra-ögon-principen går det att ange att användare som är kopplade till vissa roller ska vara involverade i fyra-ögon-principkontrollen när en faktura attesteras. I exemplet ovan måste rollerna Approver och Authorizer vara involverade i attesten Exempel Användare Användare A Användare B Användare C Role Godkännare (Approver) Attestant (Authorizer) Ekonomi (AP) Om en faktura har attesteras av Användare A och Användare B sker attestprocessen i enlighet med fyra-ögon-principregeln Om en faktura har attesteras av Användare A och Användare C misslyckas attestprocessen i enlighet med fyra-ögon-principregeln Medius 61

63 Om en person är kopplad till flera roller räcker det att en av dessa roller är inkluderade i fyra-ögon-principregeln. Obs! Fyra-ögon-principen används på fakturans huvudnivå vilket betyder att fakturan måste attesteras av minst två personer och inte varje enskild rad. För att applicera Fyraögon-principen på varje enskild rad måste Fyra-ögon-princip på konteringsrad användas. (See kapitel Fyra-ögon-principen för konteringsrad.) Det går att lägga till och radera roller till/från fyra-ögon-principregeln. Lägga till roller i fyra-ögon-principregeln 1. Meny: System Fyraögonprincipen 2. Se till att rätt företag visas i listrutan Företag. 3. Välj rollen som ska läggas till i listrutan Roller 4. Klicka på Lägg till. Ta bort roller från fyra-ögon-principregeln 1. Meny: System Fyraögonprincipen 2. Klicka på till höger om rollnamnet som ska tas bort. 3. Bekräfta raderingen Fältbeskrivning Anpassa fyraögonprincipen Företag Roller Företaget som regeln gäller för Rollerna som ingår i regeln Fyra-ögon-princip på konteringsradsnivå Denna funktion gör det möjligt att sätta upp regler som innebär att alla konteringsrader (på omkostnadsfakturor) måste hanterar a minst två personer oberoende av attestgräns. De personer som skall bara inblandade i denna process kan sättas upp på företags-, levernatörs- och/eller dimensionsnivå. Den första personen (godkännaren) att hantera en konteringsrad hämtas från fältet Ansvarig på företags-, leverantörs- eller dimensionsnivå. Den andra personen (attestanten) hämtas från fältet Godkännare (för-godkännande vid 4EP) på företags-, leverantörs- eller dimensionsnivå. Prioritetsinställningar på företaget används för att bestämma i vilken ordning personerna skall hämtas (se kapitel Prioriteringsregle r). Om inga personer kan hittas läggs den överordnade personen på ( Skicka omkostnadsfakturor med belopp över attestgränsen till: i attestregler) Medius 62

64 22 Hantera autentiseringsgrupper MediusFlow stödjer olika typer av autentisering som kan definieras via: en verifieringskälla o Active Directory o MediusFlow en verifieringsmetod o Single Sign On (SSO) o Manuellt I MediusFlow går det att skapa flera autentiseringsgrupper i samma installation. Varje gång en användare loggar in görs en verifiering mot alla befintliga grupper tills någon matchar. Först görs verifieringen mot grupper med SSO-metoden och därefter mot grupper med den manuella metoden Skapa ny autentiseringsgrupp 1. Meny: System Autentiseringsgrupper 2. Klicka på knappen Lägg till. 3. Ange namnet på autentiseringsgruppen. 4. Välj källa. a. Om den valda källan är Active Directory i. Ange sökvägen till AD. ii. Ange användarnamn och lösenord om användning av separata inloggningsuppgifter behövs (om dessa inte anges används uppgifter om den aktuella användaren för att ansluta till AD). iii. Lämna Standardvärde för Bindningstyp om du ej vet att servern kräver en annan metod. Medius 63

65 iv. Markera Använd specifik grupp om användarna ska verifieras mot en särskild grupp (du måste klicka på Save före det här steget). v. Välj grupp eller organisationsenhet från trädobjektet. 5. Välj metod. 6. Markera Synkronisera användardata (loggning och MediusFlow Agent) om användarinformationen ska synkroniseras automatiskt (antingen vid den första inloggningen eller via MediusFlow Agent under arbetsdagen). a. Lägg till det/de företag som den synkroniserade användaren automatiskt ska läggas till i. b. Lägg till standardroller. c. Lägg till standardattestgrupper (valfritt). 7. När en ny autentiseringsgrupp har skapats måste den aktiveras genom att klicka på Aktivera i fönstret med alla autentiseringsgrupper. Medius 64

66 22.2 Synkronisera användare Synkronisera användare manuellt: 1. Meny: System Autentiseringsgrupper 2. Klicka på Synkronisera användare för den grupp som du vill synkronisera användare för Fältbeskrivning Autentiseringsgrupper Namn Källa Active Directory Namnet på autentiseringsgruppen. Verifiering görs mot Active Directory. Källa Novell Source MediusFlow Metod Single Sign On Metod Manual login Verifiering görs mot Novell edirectory Verifiering görs mot MediusFlowdatabasen. Användarens inloggningsuppgifter hämtas automatiskt från Windows. Användaren ombeds ange sina inloggningsuppgifter på inloggningssidan Användarinformation som importeras från AD Vid synkronisering importeras eller uppdateras följande användarinformation: Förnamn Efternamn E-postadress Mobiltelefonnummer Telefonnummer Active 23 Granskningsrapporter 23.1 Granskningsrapport användare/roller/attestgrupper Den här rapporten visar vilka användare som finns i systemet samt vilka roller och attestgrupper som de är kopplade till. 1. Meny: System Rapporter Användare/Roller/Attestgrupper 2. Resultatet av sökningen visas. Medius 65

67 Resultatet kan skrivas ut genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select format filed och klicka på Export Granskningsrapport roller/användare Den här rapporten visar vilka användare som finns i systemet samt vilka roller som de är kopplade till. 1. Meny: System Reports Revisionsrapport Roller/Användare 2. Ange filterkriterier i listrutan Roll. 3. Klicka på Visa rapport. 4. Resultatet av sökningen visas. Resultatet kan skrivas ut genom att klicka på knappen Skriv up. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select format filed och klicka på Export Granskningsrapport attestgrupper/användare Den här rapporten visar vilka användare som finns i systemet samt vilka attestgrupper som de är kopplade till. 1. Meny: System Reports Revisionsrapport Attestgrupper/Användare 2. Ange filterkriterier i listrutan Attestgrupp. 3. Klicka på Visa rapport. 4. Resultatet av sökningen visas. Resultatet kan skrivas ut genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select format filed och klicka på Export Historikrapport Den här rapporten kan användas för att visa ändringar som gjorts av regelinställningarna i programmet. 1. Meny: Follow up Historikrapport 2. Ange filterkriterierna. 3. Klicka på Visa rapport. 4. Resultatet av sökningen visas. Medius 66

68 Följande ändringar har hittats och kan ses i den här rapporten: Användare o Aktivering och inaktivering o Företagsinställningar o Rollinställningar o Attestregler o Attestgrupp Roller o Ändringar i konfiguration o Lägga till roll Attestgrupp o Ändringar i konfiguration o Lägga till grupp Leverantör o Regelinställningar för undantag o Inställningar för beloppsgränser Undantagsregel o Ändringar av inställningar Beloppsgräns o Ändringar av inställningar Avtal o Ändringar av inställningar för giltighet I den här rapporten visas information om användaren som gjort ändringarna, vilken typ av ändringar det handlade om och när de gjordes. Eftersom en enskild ändring kan resultera i fler än en ändring grupperar rapporten ändringarna i rader med en grå linje som avgränsare. Nedan finns ett exempel på en historikrapport. Medius 67

69 I exemplet ovan har beloppsgränsen ändrats från 50 % till 5 % för leverantören 3Nine AB. Godkännandegränsen för användaren Camilla Karlgren har också ändrats. 24 Licenshantering Licenshanteringsfunktionen kontrollerar licensen för MediusFlow-installationen. Om licensen håller på att gå ut visas en varning i MediusFlow. Om licensen blir ogiltig kan inte användarna utföra några uppgifter. Det går att begära en ny licens eller importera en ny licensfil. Begära ny licensfil 1. Meny: System Licenshanteraren 2. Klicka på Anmodan. 3. Klicka på Spara för att spara licensbegäransfilen. 4. Skicka den begäran som skapats till Medius Support Center via e-post. Importera ny licensfil 1. Meny: System Licenshanteraren 2. Klicka på Ladda upp. 3. Bläddra till den nya licensfilen. 4. Klicka på Ladda upp och verkställ. 25 Konfigurationshantering Verktyget för konfigurationshantering kan hjälpa till att konfigurera databasen. Det är vanligtvis konsulter med goda kunskaper om databasen och programmet och inte MediusFlows slutanvändare och administratörer som använder det här verktyget. Konfigurationshanteringen ger möjlighet till: Databasparametrar som är relevanta för MediusFlow Konfigurationsskript för att aktivera eller inaktivera specifika funktioner i MediusFlow Åtkomst till SQL-servergränssnittet Åtkomst till integrationsmeddelanden Det krävs en åtkomstkod för att få tillgång till konfigurationshanteringsverktyget. Koden genereras av Medius och ändras varje vecka. Konfigurationshanteringsverktyget nås från menyn via menyalternativet Administration. Medius 68

70 26 Bilaga A: Roll i MediusFlow Roll är ett centralt begrepp i MediusFlow och används i omfattande utsträckning för åtkomstkontroll i programmet. Nedan finns en beskrivning av de olika kryssrutorna för en roll. Beskrivningen är indelad i tre delar: Meny, status och ärende: Meny Kryssrutorna under rubriken Meny styr vad en användare som är kopplad till rollen kan se på menyn i MediusFlow. Status Kryssrutorna under rubriken Status styr vilka fakturor i flödet som en användare som är associerad med rollen har rätt att se. Eftersom MediusFlow i grund och botten är en allmän arbetsflödesmotor beror statusen för varje ärende (faktura) på var i flödet ärendet befinner sig. Kryssrutorna styr därmed särskilda steg i flödet för olika roller. Ärende Kryssrutorna under rubriken Ärende beskriver mer ingående vad en användare som är kopplad till rollen kan göra och inte göra med en faktura, exempelvis rätt att kontera eller attestera en faktura Meny Meddelanden Kryssrutorna styr vilka mappar som är tillgängliga för en användare som är kopplad till den specifika rollen. Utan inköpsorder Mapp som består av inlästa fakturor som inte har kopplats till en inköpsorder för mottagna varor av det inlästa ordernumret på fakturan. Inkommande Mapp med de ärenden som ska hanteras. Meny->System->Användare styrs per användare om användaren ska ha tillgång till samtliga pågående ärenden eller ärenden utifrån rollen användaren är knuten till. Inställningen ska vara Enligt rollbeskrivningen för alla användare utom möjligtvis supportpersonal/systemadministratörer. Medius 69

71 Attesterade Om man använder funktionen för batchvis attest hamnar fakturor som lämnats kvar för slutkontroll i den här mappen. I den här mappen kan du markera alla ärenden eller bara de ärenden du vill slutboka och sedan utföra åtgärden med ett enda knapptryck i stället för att hantera en faktura åt gången. Bevakning Inköpsorder och fakturor som lagts på bevakning hamnar i den här mappen. Kreditfakturor Inkommande kreditfakturor återfinns i den här mappen. I väntan på bokning Om MediusFlow inte har någon bokföringsintegration med affärssystemet används denna inkorg. Användaren måste i sådana fall hantera bokföringen i affärssystemet manuellt. När en faktura visas i I väntan på bokning utför användaren den relevanta aktiviteten i affärssystemet. Genom att markera en kryssruta bredvid fakturan i I väntan på bokning flyttar användaren sedan fakturan till flödet eller till arkivet. Justeringsbegäran I den här mappen återfinns begäranden om leverantörsjustering. Tillgänglig när modulen Justeringsbegäran används i MediusFlow. Felaktiga En faktura visas i den här mappen exempelvis när systemet inte kan koppla fakturan till en leverantör. Om den här kryssrutan har markerats innebär detta att användaren som är associerad med rollen kan se innehållet i mappen. Kryssrutorna för Koppla leverantör och Ta bort måste också vara markerade. Koppla leverantör Medius 70

72 Kopplar en inläst faktura till rätt leverantör manuellt om systemet inte lyckas göra detta automatiskt. Ta bort Tar bort en inläst faktura som inte har kopplats till en leverantör automatiskt. Kom ihåg att fakturan ännu inte har registrerats i det här steget. Om fakturan tas bort från Felaktiga existerar den inte längre i MediusFlow. Läsa in på nytt Läser in en inläst faktura på nytt från Felaktiga Fel vid bokning Detta är en lagringsmapp för alla fakturor som ska preliminärregistreras, makuleras eller slutbokföras i affärssystemet. Vanligtvis körs ett schemalagt databasjobb som skickar transaktionerna till affärssystemet. Om fakturorna finns kvar i den här mappen efter att den schemalagda tiden förflutit betyder detta att transaktionen/bokföringen gentemot affärssystemet har misslyckats. Felsökningsprocessen ser olika ut beroende på vilket affärsprogram och integrering man använder. Det vanligaste är att man kollar upp fakturan i affärssystemet och ser vad som har gått snett. Ändra status på en faktura som väntar på svar från ERP-systemet En behörighet som gör att en person kan ändra statusen till Makulerad eller Arkiverad för en faktura som väntar på svar från affärssystemet. Den här funktionen informerar inte om några ändringar i ärendestatus till ett affärssystem. Tanken är att funktionen endast ska användas efter att statusarna har lösts manuellt på affärsprogramsidan för att enkelt synkronisera dem och flytta fakturan från inkorgen Fel vid bokning. Skapa ärenden Inköp För registrering av en inköpsanmodan. Tillgänglig när inköpsmodulen används i MediusFlow. Registrera avtal För registrering av ett avtal. Tillgänglig när avtalsmodulen Medius 71

73 används i MediusFlow. Registrera fakturor Möjlighet att skapa en faktura direkt från MediusFlow i syfte att testa fakturor (utan inskanning). Denna funktion används normalt sett inte i en produktionsmiljö. Justeringsbegäran utifrån existerande avvikelser Möjlighet att skapa en justeringsbegäran baserat på fakturor med underkända differenser i systemet. Från det här formuläret kan användaren välja en eller flera fakturor och skapa justeringsbegäran för var och en dem. Om den inloggade användaren har behörighet för justeringsbegäran (behörighet att visa alla ärenden) kan användaren se fakturor för vilka andra användare har underkänt differenser. Tillgänglig när justeringsbegäranmodulen används i MediusFlow. Uppföljning Fakturastatus I användarinställningarna kan man styra vilka ärenden som ska vara sökbara för en användare. Visa alla ärenden = alla ärenden i systemet. Visa endast mina ärenden = de ärenden där användaren varit involverad i arbetsflödet. Medius 72

74 Inköpsstatus Används för att söka efter inköpsanmodanden och order om inköpsmodulen används i MediusFlow. Sök avtal Används för att söka efter avtal om avtalsmodulen används i MediusFlow. Fakturaöversiktsrapport Översikt över väntande fakturor per användare/roll. Det finns också möjlighet att gå in i detalj och granska varje faktura och dess kontering. Konteringsanalysrapport Möjlighet att få en översikt över belopp som konterats på konto/kostnadsställe för en leverantör. Det går också att gå in i detalj och visa en lista över fakturor och granska varje faktura. Flaskhalsanalys Tidsdiagram som per användare visar hur lång tid en användare i genomsnitt tar på sig för att hantera fakturor. Medius 73