Kallelse Sammanträdesdatum

Transkript

1 000 Föredragningslista Föredragningslista : Föredragningslista kommunstyrelsen Kallelse Sammanträdesdatum Plats Sessionssalen, Stadshuset Tid Onsdagen den 9 maj, kl. 09:00-17:00 Ledamöter Miguel Odhner (S) Ordförande Erik Martinsson (MP) Anders Holmensköld (M) 2:e vice ordförande Linda Åshamre (S) Johan Holmberg (S) Assar Wixe (S) Mona Haugland (S) Morgan Persson (UP) 1:e vice ordförande Martin Högstedt (UP) Jan Tollesson (L) Knut Nordin (V) Gun-Marie Daun (KD) Ove Wiktorsson (C) Anna Vedin (M) Morgan Carlsson (SD) Ersättare Kerstin Petersson (L) Pernilla Wiklund (UP) Mats Frisell (S) Susanne Jönsson (S) Maria Sparringsjö (S) Charlotta Windeman (M) Robert Syrén (M) Monica Haraldsson (M) Miguel Odhner (S) Ordförande Fredrik Skreberg Sekreterare KOMMUNSTYRELSEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 000 Föredragningslista Föredragningslista : Föredragningslista kommunstyrelsen Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare 3 Tillkommande och utgående ärenden Ärenden som stannar i kommunstyrelsen 4 KS2017/ Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen VAtaxa samt inkopplingsavgift 2018 Bilaga Föredragande: Sten-Ove Dahlöf kl. 09:05-09:20 5 Nulägesrapport ORKLA Föredragande: Haleh Lindqvist kl. 09:20-09:35 6 Nulägesrapport utbildningslokaler Föredragande: Haleh Lindqvist kl. 09:35-10:05 Enligt förvaltningen (Sektor samhälle och utveckling) Omedelbar justering Antecknas Antecknas Paus kl. 10:05-10:15 7 Nulägesrapport bostäder nyanlända Föredragande: Haleh Lindqvist kl. 10:15-10:35 8 Information om ledning & styrning tjänstemannaorganisation Föredragande: Haleh Lindqvist kl. 10:35-10:55 9 Information om intern kontroll och internkontrollplan Föredragande: Haleh Lindqvist och Ulrica Enderberg kl. 10:55-11:15 Antecknas Antecknas Antecknas KOMMUNSTYRELSEN

3 000 Föredragningslista Föredragningslista : Föredragningslista kommunstyrelsen Kallelse Sammanträdesdatum Information om närvårdssamverkan Simba Föredragande: Lena Arnfelt kl. 11:15-12:00 Antecknas Lunch kl. 12:00-13:00 11 Uppföljning av polisens medborgarlöften Bilaga Föredragande: Robert Andersson och Daniel Hjärpe kl. 13:00-13:15 12 Information kring avstämningsmöten med SOLTAK Information från kommunstyrelsens presidium 13 KS2017/2137 Struktur och tidplan för uppföljningsprocessen 2018 Efter återremiss Bilaga 14 KS2018/0563 Beslut om upphävande av positiva planbesked Bilaga Antecknas Antecknas Beslut / Förslag till kommunfullmäktige Enligt SU Omedelbar justering 15 KS2018/0760 Granskningsrapport - Granskning av ekonomistyrning och kontroll Bilaga 16 KS2018/0761 Granskningsrapport Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Bilaga 17 KS2018/0758 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB Bilaga 18 Utskottsrapporter - Årsmöte ett enat Bohuslän Remitteras Remitteras Remitteras Antecknas KOMMUNSTYRELSEN

4 prövning enligt kommunallagen - VA-taxa - KS2017/ Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa : Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Stefan Bohlin Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa Dnr KS2017/ Sammanfattning Klaganden har överklagat definitionen av tomtyta i VA-taxa för Kungälvs Kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggningar. Klaganden anför i huvudsak att beslutet strider mot likställighetsprincipen. Förslag till yttrande har upprättats där det framgår att VA-taxan följer de lagar och regler som gäller för kommuner och inte strider mot likställighetsprincipen. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade (KS2017/1705) att revidera VA-taxan för små lägenhetsavgifter från 25 m 2 till 35 m 2. Taxan började gälla den 1 april Klaganden anför i huvudsak att beslutet strider mot likställighetsprincipen eftersom tomtyta inte är detsamma som fastighetsareal när det kommer till lantbruksfastigheter. Yttrandet ska inges till domstolen senast (anstånd har beviljats). Förslag till yttrande har upprättats av verksamheten där det framgår att överklagan bör avslås eftersom taxan inte strider mot likställighetsprincipen, bilaga 2. Verksamhetens bedömning Kommunen har rätt att ta ut differentierade tomtyteavgifter för varje fastighet och den skillnad som uppkommer mellan olika kommunmedlemmar innebär inte ett brott mot likställighetsprincipen. För att kommunen inte ska kunna ta ut avgift för väldigt stora arealer på fastigheter finns i taxan en begränsningsregel, pkt 6.3. Denna regel gör att avgiften för tomtyta begränsas till ett belopp som motsvarar summan av övriga anläggningsavgifter, vilka är 6.1 a) Servisavgift, b) Förbindelsepunktsavgift och d) KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

5 prövning enligt kommunallagen - VA-taxa - KS2017/ Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa : Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa 2 Lägenhetsavgift. Verksamheten bedömer att kommunfullmäktiges beslut inte strider mot Vattentjänstlagen. Verksamheten föreslår därför att kommunstyrelsen yttrar sig till förvaltningsrätten i enlighet med upprättat förslag Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Förslaget till yttrande angår inte kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn berörs inte av ärendet. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Förslaget bedöms inte beröra jämlikhetsperspektivet. Teknisk bedömning Detta påverkar inte Förvaltningens arbete i nuläget. Juridisk bedömning Kommunfullmäktiges beslut bedöms vara i enlighet Vattentjänstlagens bestämmelser och annan tillämplig lagstiftning. Ekonomisk bedömning Förslaget bedöms inte medföra några ekonomiska konsekvenser. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen yttrar sig till förvaltningsrätten i mål nr enligt upprättat förslag daterat Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Anders Holm Verksamhetschef Expedieras till: Förvaltningsrätten i Göteborg

6 4 Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa - KS2017/ Yttrande till förvaltningsrätten avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen - VA-taxa : Yttrande - Mål 2799_18.docx 1 ( 1 ) Upprättat förslag till yttrande godkänns och översänds till Förvaltningsrätten Gällande mål Avd 2. Fastighetsägaren till Flögen 1:17 har överklagat definitionen tomtyta i Kungälvs kommuns gällande taxa i samband med beslut tagna KS2017/1705, Tomtyteavgiften har funnits i taxan länge och är en parameter som finns med i de flesta va-taxorna i Sverige för att ge alla anslutande fastigheter en rättvis och skälig anslutningsavgift. ADRESS Postadress: Kungälv Besöksadress: Ytterbyvägen 2 TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

7 11 Uppföljning av polisens medborgarlöften Medborgarlöften Kungälv : Meborgalöften Kungälv Trygg i Kungälv Genom Trygg i Kungälv samverkar polisen, kommunen och du som invånare för att öka tryggheten. Med utgångspunkt i vad du och andra Kungälvsbor upplever som Målet är att göra kommunen tryggare, minska brottsligheten och att öka förtroendet för samhället. Välkommen att höra av dig med synpunkter tips och idéer till din lokala polis eller till Kungälvs kommun. Anna Åberg Kommunpolis Kungälv anna-a.aberg@polisen.se Medborgarlöfte i Kungälv Särskilt fokus på trafikproblem och narkotika samt tillgängligare polis. Robert Andersson Samordnare Trygg i Kungälv Robert.Andersson@kungalv.se Trygg i Kungälv

8 11 Uppföljning av polisens medborgarlöften Medborgarlöften Kungälv : Meborgalöften Kungälv Medborgarlöfte i Kungälv juni 2017 juni 2018 Vårt löfte till dig Fortkörning, störande mopedåkning och epatraktorkörning samt narkotika. Det är de vanligaste svaren när vi frågat Kungälvsbor om vilka problem som skapar otrygghet. Många invånare uttrycker också en önskan om att kunna besöka sin lokala polisstation. tika samt tillgängligare polis under kommande år. Det är vårt medborgarlöfte till dig som bor i Kungälv. Medborgarlöftet är ett åtagande som polisen och kommunen gör till dig som bor och verkar i Kungälv. Löftet innebär konkreta aktiviteter som genomförs i syfte att minska problem som kommer att ha ett särskilt fokus i det trygghetsskapande samverkansarbetet. Medborgarlöftet är en del av den pågående satsningen Trygg i Kungälv en långsiktig satsning där polisen, kommunförvaltningen och invånarna samverkar för att öka tryggheten i kommunen utifrån en gemensam lokal lägesbild. Det här lovar vi störande mopedåkning och epatraktorkörning vid platser och tider som invånarna föreslår. Polis Utskick av brev om laglig och säker mopedåkning till föräldrar med ungdomar som fyller 15 år. Kommun Minst åtta narkotikainsatser med inriktning mot ungdomar i högstadie- och gymnasieåldern. Polis Utskick av brev om narkotikaproblematik till föräldrar till ungdomar mellan 12 och 18 år. Informationen omfattar även hur man kan få stöd av kommunen. Kommun Att föräldrar till ungdomar i skolår 8 bjuds in till möte på respektive skola i syfte att få information om narkotikasituationen i kommunen och hur man kan motverka att ungdomarna använder narkotika. Kommun Att polisstationen i Kungälv ska öppnas och vara tillgänglig för invånarna fem dagar i veckan. Polis

9 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : KS Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen _17_0.docx Tjänsteskrivelse 1(4) Handläggarens namn Ulrica Enderberg Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 (Dnr KS2017/2137-1) Sammanfattning Med anledning av de beslut kommunstyrelsen fattade överenskom kommunens politiska majoritet och förvaltningsledningen att förvaltningen skulle återkomma till kommunstyrelsen med förslag på struktur och innehåll i Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen föreslås godkänna förslag om Uppföljning 2018, enligt årshjulet i bilaga samt uppdra förvaltningen att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport. Kommunfullmäktige föreslås anteckna informationen till protokollet. Juridisk bedömning Kommunallagen (2017:725) anger att uppföljning ska ske dels i årsredovisningen, dels i minst en delårsrapport. Föreliggande förslag uppfyller kommunallagens krav. Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att: Tertialrapport 1 utgår och ersätts av en månatlig fördjupad ekonomisk uppföljning utifrån avvikelser, upparbetade volymer och definierade nyckeltal i kronor. Kommunstyrelsen följer löpande upp ekonomin för Soltak Ab, detta fram tills ny finansieringsprincip är fastställd för bolaget. Kommunstyrelsen följer löpande upp samlade kostnader samt övergripande projekt inom Kungälvs Kommuns egen organisation kopplat till Soltak. Särskild uppföljning av etableringen av nyanlända samt projekt Framsteget under Med anledning av ovanstående beslut överenskom kommunens politiska majoritet och förvaltningen att förvaltningen skulle återkomma med förslag på struktur och innehåll i Uppföljningsprocessen 2018 till kommunstyrelsen. Verksamhetens bedömning Kommunstyrelsen ska tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Uppföljning av verksamheten sker kontinuerligt på flera nivåer. Till exempel planeras kontinuerlig uppföljning enligt förslag nedan, en medveten och systematisk intern kontroll möjliggör också uppföljning utifrån de risker som förvaltningen bedömt som sannolika och väsentliga. Under vår och sommar 2018 ämnar förvaltningen ta fram en Nulägesanalys med utblick 4+4 år som stöd i arbetet med att etablera inriktning för aktuella portföljer. Ett arbete som politiken kommer göras delaktiga, i enlighet med beslut Årsplan, i vilken framgår att det ska STABEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

10 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : KS Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen _17_0.docx 2(4) ske två analystillfällen under året. Resultatet planeras redovisas i Kommunstyrelsen i september. Nya tidsperioder Tertialrapport 1 utgår, enligt kommunstyrelsens beslut , detta innebär att rapporterna inte längre följer en logisk tidsperiod. De tre rapporter som kommer att utgöra kommunstyrelsens huvudsakliga uppföljning kommer fortsättningsvis att benämnas Uppföljningsrapport 1-3. Uppföljningsrapport 1 innehåller uppföljning av ekonomi t o m mars samt utvalda personalnyckeltal. Uppföljningsrapport 2 innehåller måluppföljning och analys av de politiskt uppsatta målen, inkl. ekonomi t o m augusti samt utvalda personalnyckeltal. Uppföljningsrapport 3 (Årsbokslut) måluppföljning inkl. ekonomi t o m december samt utvalda personalnyckeltal. Löpande uppföljning av kostnader Soltak AB samt Framsteget Konsultkostnader, Kungälvs Kommuns egen organisation kostnader kopplat till Soltak AB, liksom nyckel- och volymtal för Framsteget redovisas mars, maj, september, november. Kommunstyrelsens beslut avseende fortlöpande uppföljning för Soltak Ab förutsätter rapportering från VD/styrelse. Månadsvis uppföljning av avvikelser, upparbetade volymer och nyckeltal samt etablering nyanlända Aktuella avvikelseområden som politiskt pekats ut i dagsläget är två: Hemtjänst och Äldreomsorg. Dessa föreslås följas upp enligt tidigare beslutat direktiv. Nedanstående nyckeltal bedömer förvaltningen som både möjliga och intressanta att följa upp månadsvis. Nyckel- och volymtal - Åtgärdslista i Förvaltningsplan. - Låneskuld. - Sammanställd redovisning, prognos och utfall per sektor och portfölj. Drift och investering. - Antal mottagna nyanlända - varav kvotflyktingar/ensamkommande (antal, kön och ålder)/familjer. - Bostadssituationen/tillfälligt boende (fördelat antal familjer och antal ensamkommande). - Totalt antal personer i etablering 2 år. - Aktiviteter (ex studier). - Kostnadsutveckling nyanlända (redovisas i Uppföljningsrapport 2 och 3). - Antal ärenden med försörjningsstöd (nyanlända och övriga). Kostnader, utfall och prognos för försörjningsstöd. - Antal årsarbetare, redovisas totalt samt nedbrutet på yrkeskategorier. - Antal arbetade timmar i förhållande till folkmängd per Omsättning redovisas totalt samt nedbrutet på yrkeskategorier. - Befolkningsutveckling - Sysselsättning - Konsultkostnader (redovisas i mars, maj, sept och nov). Framsteget (redovisas i mars, maj, sept och nov). - Totalt antal individer som finns hos de aktörer som samverkar i projektet (arbetsförmedlingen, AME, gymnasieskolan, vuxenutbildningen, socialtjänsten och försäkringskassan).

11 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : KS Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen _17_0.docx 3(4) - Antal personer med samordnade insatser som grupphandledning, motivationssamtal, stöd till utbildning/praktik, arbetsförmågebedömning etc. Fördelat på aktuella i gymnasiet och eftergymnasieåldern. Varav antalet nyanlända, ensamkommande flyktingbarn. - Antal personer som lämnat Framsteget, i arbete, utbildning eller annat. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Uppföljningen berör samtliga strategiska mål. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn och unga bedöms indirekt beröras av ärendet. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Bedöms inte relevant i ärendet. Teknisk bedömning/genomförandeplan Uppföljningen genomförs enligt plan, se bilaga. Ekonomisk bedömning Uppföljning 2018 genomförs inom befintlig ram. Förslaget innebär att målbedömningen i tertial 1 upphör, vilket innebär att förvaltningen väntas kunna effektivisera och därmed få minskade kostnader. Förslag till beslut i Kommunstyrelsen 1) Uppföljning 2018, enligt bilaga, godkänns. 2) Förvaltningen får i uppdrag att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport Förslag till beslut i Kommunfullmäktige Informationen antecknas till protokollet. Maria Andersson Tf Kommunchef Ulrica Enderberg Förvaltningscontroller

12 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : KS Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen _17_0.docx 4(4) Expedieras till: Förvaltningsledningen Stabens chefer För kännedom till: Clara Helgesson

13 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : Protokollsutdrag Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 42/2018 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 Dnr KS2017/2137) Med anledning av de beslut kommunstyrelsen fattade överenskom kommunens politiska majoritet och förvaltningsledningen att förvaltningen skulle återkomma till kommunstyrelsen med förslag på struktur och innehåll i Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen föreslås godkänna förslag om Uppföljning 2018, enligt årshjulet i bilaga samt uppdra förvaltningen att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport. Kommunfullmäktige föreslås anteckna informationen till protokollet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Bilaga Årshjul KS 2018.pptx Beslut 1. Uppföljning 2018, enligt bilaga, godkänns. 2. Förvaltningen får i uppdrag att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport Förslag till Kommunfullmäktige Informationen antecknas till protokollet. Expedieras till: Förvaltningsledningen, Stabens chefer För kännedom till: Clara Helgesson KOMMUNSTYRELSEN Justeras sign

14 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : Årshjul KS 2018.pptx MARS Uppföljningsrapport 3 Årsbokslut 2017 KS 12 APRIL Rambudget + aktualisering Uppföljningsrapport 1 Ekonomi och personalnyckeltal JULI Inget möte 20 JUNI 5 JUNI KS-Info 23 MAJ Mål i fokus: Minskad miljö- och klimatpåverkan -fördjupning etablering av miljöledningssystem. 9 MAJ KS-Info

15 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 : Protokollsutdrag - Kommunfullmäktige - 8 mars 2018 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 42/2018 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 (Dnr KS2017/2137) Struktur och tidplan för uppföljningsprocessen 2018 i kommunstyrelsen översänds till kommunfullmäktige för kännedom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Bilaga Protokollsutdrag Bilaga Årshjul KS 2018.pptx Protokollsutdrag - Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen Yrkande Gun-Marie Daun (KD): Ärendet återemitteras till kommunstyrelsen med uppdraget att tillsammans med ekonomiberedningen förtydliga återkopplingen till fullmäktige. Kommunfullmäktige ajournerar sig kl. 17:32-17:47. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att kommunfullmäktige beslutar att anta yrkandet. Omröstning begärs inte. Beslut Ärendet återemitteras till kommunstyrelsen med uppdraget att tillsammans med ekonomiberedningen förtydliga återkopplingen till fullmäktige. I ärendet yttrar sig: Hans Torwald (C), Miguel Odhner (S), Anna Vedin (M), Gun-Marie Daun (KD) Expedieras till: Förvaltningsledningen, Stabens chefer För kännedom till: Clara Helgesson KOMMUNFULLMÄKTIGE Justeras sign

16 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Protokollsutdrag - Kommunfullmäktige - 8 mars 2018 : Protokollsutdrag - Kommunfullmäktige - 8 mars 2018 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 42/2018 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 (Dnr KS2017/2137) Struktur och tidplan för uppföljningsprocessen 2018 i kommunstyrelsen översänds till kommunfullmäktige för kännedom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Bilaga Protokollsutdrag Bilaga Årshjul KS 2018.pptx Protokollsutdrag - Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen Yrkande Gun-Marie Daun (KD): Ärendet återemitteras till kommunstyrelsen med uppdraget att tillsammans med ekonomiberedningen förtydliga återkopplingen till fullmäktige. Kommunfullmäktige ajournerar sig kl. 17:32-17:47. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att kommunfullmäktige beslutar att anta yrkandet. Omröstning begärs inte. Beslut Ärendet återemitteras till kommunstyrelsen med uppdraget att tillsammans med ekonomiberedningen förtydliga återkopplingen till fullmäktige. I ärendet yttrar sig: Hans Torwald (C), Miguel Odhner (S), Anna Vedin (M), Gun-Marie Daun (KD) Expedieras till: Förvaltningsledningen, Stabens chefer För kännedom till: Clara Helgesson KOMMUNFULLMÄKTIGE Justeras sign

17 13 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen KS2017/ Protokollsutdrag - Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen : Protokollsutdrag Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 42/2018 Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen 2018 Dnr KS2017/2137) Med anledning av de beslut kommunstyrelsen fattade överenskom kommunens politiska majoritet och förvaltningsledningen att förvaltningen skulle återkomma till kommunstyrelsen med förslag på struktur och innehåll i Uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen föreslås godkänna förslag om Uppföljning 2018, enligt årshjulet i bilaga samt uppdra förvaltningen att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport. Kommunfullmäktige föreslås anteckna informationen till protokollet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Struktur och tidplan för Uppföljningsprocessen Bilaga Årshjul KS 2018.pptx Beslut 1. Uppföljning 2018, enligt bilaga, godkänns. 2. Förvaltningen får i uppdrag att revidera styrdokument som innehåller begreppet tertialrapport Förslag till Kommunfullmäktige Informationen antecknas till protokollet. Expedieras till: Förvaltningsledningen, Stabens chefer För kännedom till: Clara Helgesson KOMMUNSTYRELSEN Justeras sign

18 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Beslut om upphävande av positiva planbesked Tjänsteskrivelse 1(4) Handläggarens namn Eva Hell Beslut om upphävande av positiva planbesked (Dnr KS2018/0563-1) Sammanfattning Inför revidering av årsplanearbetet fick förvaltningen i uppdrag (KS2017/0867) att ta fram en handlingsplan med syfte att prioritera och hantera tidigare beslutade planbesked som ännu inte är påbörjade. Vid arbete med prioritering av Portfölj Tillväxt identifierades ett antal planuppdrag som hamnar utanför de prioriteringar som förvaltningen har att följa. Förvaltningen föreslår att dessa planuppdrag upphävs eftersom arbete med dessa i dagsläget inte kan planeras in. Juridisk bedömning Kommunen ska enligt 5 kap 2 Plan- och bygglagen (PBL) redovisa sin avsikt i fråga om att inleda eller inte inleda ett detaljplanearbete i ett planbesked. Av regeringens proposition 2009/10:170 En enklare plan- och bygglag sid 354, framgår att planbeskedet inte bör vara bindande för myndigheter och enskilda. Ett planbesked är inte heller möjligt att överklaga enligt PBL. Beslutet är inte heller ett slutligt ställningstagande från kommunens sida. Det finns därför inget hinder till att avskriva ärenden som tidigare fått ett besked om att inleda detaljplanearbete. Ett upphävande av planbesked ger inte möjlighet till skadestånd om något avtal inte ingåtts. Avgiften är densamma för positiva och negativa planbesked. För att avgiften ska kunna återbetalas krävs att taxan ändras. Bakgrund I samband med aktualisering av årsplan har förvaltningen fått följande direktiv: De skattefinansierade medel som finns tillgängliga inom perioden skall tillgodose de behov som kärnverksamheten har för att möta befolkningstillväxten. Den geografiska prioriteringen ligger fast, dock ska projekt kring Ytterby som redan påbörjats avstanna i väntan på att den fördjupade översiktsplanen för Ytterby färdigställs. Förskola och boende för LSS prioriteras. Till årsplanen ligger investeringsprogrammet som bilaga. Investeringsprogrammet har beslutat om följande prioriteringsgrunder: Kommunal service för lagstadgad kommunal service eller politiskt prioriterad Övergripande strategiskt viktig infrastruktur Betydande ekonomisk avkastning av kommunal mark PLAN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

19 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Beslut om upphävande av positiva planbesked 2(4) Bostäder och verksamheter: Strategiskt betydelsefull bostads- eller näringslivsetablering Belägna i Kungälv, Ytterby, Marstrand Med liten påverkan på brukningsvärd jordbruksmark Förtätning i kollektivtrafiknära lägen Baserat på årsplan och investeringsprogram upprättas en portföljplan där planerade projekt redovisas. För närvarande pågår arbete med 27 detaljplaner, varav tio är linjeuppdrag och tre är byggherredrivna planer. Nio detaljplaner behandlar verksamheter. Förutom nu pågående planarbeten är ytterligare 28 detaljplaner inplanerade i portföljplanen. Ett antal planuppdrag som inte uppfyller beslutade prioriteringar ryms inte i gällande portföljplan. Exempel på sådana är planuppdrag på platser där kommunalt VA saknas. Förvaltningen har fått i uppdrag att säkerställa att planläggning och utbyggnad av VA ska gå i takt. Innan VA byggs ut till nya verksamhetsområden krävs omfattande arbete i samband med att söka tillstånd, projektera och vid byggnation av ledningarna. För att förvaltningens personella resurser ska räcka till och för att hålla beslutade investeringsramar är det viktigt att följa beslutad utbyggnadsplan. Såväl näringsliv som medborgare i kommunen har behov av att på olika sätt tillskapa mindre detaljplaner och/eller förändra befintliga detaljplaner. Dessa planuppdrag hanteras som linjeuppdrag vid sidan om portföljplanen i en egen kvot. Det är planuppdrag av enklare karaktär, som inte kräver kommunal investering, inte bedöms medföra betydande miljöpåverkan och som inte kräver större insatser från övriga enheter utöver Plan. Målsättningen är att tre detaljplaner ska färdigställas per år i denna kategori. Verksamhetens bedömning Förvaltningen har i möjligaste mån samordnat uppdrag, omprioriterat i tillväxtportföljen och tittat på olika möjligheter för att ta hand om planuppdrag som inte är prioriterade i portföljplanen. Detta arbete har lett till följande resonemang: Enklare planuppdrag som inte kräver samordning av förvaltningens resurser, inte bedöms kräva kommunala investeringar och som kan genomföras på ett enkelt sätt läggs till lista med planuppdrag som prioriteras av enhetschef Plan oberoende av portföljplanen. Påbörjade projekt bör inte avslutas eftersom de ekonomiska konsekvenserna kan bli stora. Dessutom skulle det innebära att kommunen bryter mot sina avtal med fastighetsägare/exploatörer. Ärenden som påbörjats bör därför pausas och senareläggas i portföljplanen. Ingen planläggning där det inte finns VA. Vissa beslutade planuppdrag kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen och föreslås därför upphävas. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov: Genom portföljplanen samordnas resurser som krävs för ett hållbart samhällsbyggande. Ärenden prioriteras enligt Kommunstyrelsens beredningsskrivelse (KS2017/0867). Attraktivt boende: Planuppdrag som prioriteras säkerställer kommunala behov och gynnar ett hållbart samhällsbyggande. Minskad miljö och klimatpåverkan: Genom att planlägga bostäder i kollektivnära lägen minskas behov av privata resor.

20 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Beslut om upphävande av positiva planbesked 3(4) Bedömning utifrån ett barnperspektiv Indirekt berörs barn positivt genom att kommunen tar ansvar för sin ekonomi och planerar strategiskt inför framtiden. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv De vars ärenden kommer att avskrivas kommer att beröras. Effekten för dessa kan komma att bli olika stor. Det är därför viktigt att förbereda kommunicering av detta beslut noga. Teknisk bedömning/genomförandeplan En direkt följd av att beslutade planuppdrag inte längre prioriteras är att resurser måste avsättas för information och dialog med berörda markägare, byggherrar och investerare. Kommuniceringen måste anpassas till respektive målgrupp. Då detta är en känslig fråga är det viktigt att denna kommunicering planeras noga och att kommunicering sker omgående efter Kommunstyrelsens beslut. Ekonomisk bedömning Det krävs en ändring av taxan om politiken ger förvaltningen i uppdrag att återbetala kostnaden för planbeskedet till sökanden i de fall kommunen väljer att inte genomföra/påbörja detaljplanearbetet. Förslag till beslut 1. Följande planuppdrag upphävs: Frölich 19 (KS2011/2760) Komarken 1:1 m.fl. (KS2016/566) Grokareby 3:31 (KS2016/531) Lysmasken 1 och 2 (KS2016/1065) Tveten 1:1, del av (KS2016/877) Munkegärde 1:1 del av (KS2012/768) Kastellegården 1:52 (KS2007/750) Nordmannatorget, Domherren 1 (KS2013/168) Bredsten 1:14 och 1:15 (KS2010/2348) Romelanda 1:1 (KS2011/1626) Tyfter 1:19 del av (KS2010/2516) Gestaltning Kungsplan (KS2002/466) Tjuvkil Allas vårt Tjuvkil (KS2010/2756) Vävra 1:21 (KS2015/744) Vävra 2:36 m.fl. (KS2015/1053) Vävra 1:8 (KS2015/2323) Gullbringa 1:4 (KS2012/1442) Instön 1:18 t.o.m. 1:25 (KS2014/2413) Kärna 67:1 (KS2011/477) Torsby 1:4 (KS2016/354) Ulvesund (KS2016/1446) Kovikshamn inkl Sjöhåla 2:6, 2:8 (KS2011/1672)

21 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Beslut om upphävande av positiva planbesked 4(4) 2. Följande planuppdrag prövas i portföljuppdateringen: a. Lärken 1, 2, 4 (KS2013/170) b. Koggen 2 och 3 (KS2015/1746) 3. Sadelmakaren 10 (KS2013/169) Samordnas med Nytorgsstadens planprogram 4. Tunge 2:72 (KS2014/1548) arbetet avbryts och återupptas Marstrand 6:7 Galgholmen (KS2010/1783) avvaktar utredning om entré Marstrand. 6. Klåverön 3:45 (KS2013/457) Påbörjas enligt planuppdrag som inleds med att undersöka möjlig förtätning och utökning av befintliga byggrätter. Hanteras som linjeuppdrag. Anna Silfverberg Poulsen Verksamhetschef Martina Hermans Enhetschef Plan Expedieras till: För kännedom till: Anna Silfverberg Poulsen, Myndighet och Planering Martina Hermans, Plan Cecilia Örtendahl, Projekt och programledning Miriam Márkus Johansson, Projekt och programledning Ytterligare personer enligt sändlista Eva Hell, Plan

22 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Uppdraget Inför revidering av årsplanearbetet fick förvaltningen i uppdrag att ta fram en handlingsplan med syfte att prioritera och hantera tidigare beslutade planbesked som ännu inte är påbörjade. I beredningsskrivelse från KS (KS2017/0867) framgår de prioriteringar som förvaltningen har att följa. Den här presentationen visar förvaltningens förslag till hantering av de planuppdrag som inte fått plats i portfölj Tillväxts tidplan de närmaste åren. Rev

23 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planbesked Planbesked 5 kap 2 PBL Kommunen ska redovisa sin avsikt i fråga om att inleda eller inte inleda ett detaljplanearbete i ett planbesked. Planbesked ska ges inom fyra månader efter inkommen komplett ansökan. Planbeskedet är inte bindande, inte heller möjligt att överklaga enligt PBL. Beslutet är inte heller ett slutligt ställningstagande från kommunens sida.

24 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Pågående detaljplaner Programort Uppdrag Programort Kungälv Västra Gatan bakgårdar, Krukmakargränd m fl Kungälv Diseröd 1:20, 1:21 m fl Kungälv Krabbetornet 23 (Trappan) Kungälv Tyfter 1:19 - bostäder Kungälv Klocktornet 1, 34, 37 Kode Guntorp 2:14, 1:9 (Solhaga) Kungälv Klocktornet 36, Gärdet 1:2, 1:3 Kode Halltorp 2:4 Kungälv Gärdet 1:3 (Västra delen) Kärna Glöskär 1:42 Kungälv Kongahällla, kv 14 Kärna Lycke Tofta 1:9 Kungälv Kastellegården 1:22 m.fl.(multiarenan) Kärna Sjöhåla 2:40 Kungälv Fridhems förskola, Tveten 1:1 Kärna Kärna 67:1, del av Kungälv Lycke-Ryr 2:6 m.fl. Marstrand Gullbringa 1:4 - bostäder Kungälv Tomaten 2 Marstrand Marstrand 73:3 Oscars Kungälv Rollsbo 6:12 m.fl. (Vegestorp) Marstrand Marstrand 75:2 Kungälv Rishammar 1:1, 2:1 (Kareby) Marstrand Marstrand 6:7 Eriksberg verksamhetsområde Kungälv Ytterby-Tunge 1:11 (Entré Ytterby) Marstrand Marstrand 5:39 m.fl. Båtellet Kungälv Kastellegården 1:52, del av Nordtag Ytterligare planarbete som pågår Planprogram för Nytorgsstaden Fördjupad översiktsplan för Ytterby

25 Planerade detaljplaner 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev

26 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planerade detaljplaner i portföljplanen Programort Uppdrag Påbörjas enl port. Anteckning Ansökan om detaljplan - Balder, Jan Aronsson Kungälv Rhodin Prioriteras inom ramen för Centrumprojektet. Planläggning av Bostäder och handel vid busstorget. Planprogram Kungälv Tveten 1:1, del av busstorget påbörjat, klart 2018? Kungälv Garvaren 2, 5, 6 o Tveten 1:1 Mimersstaden Omvandling från verksamhet till bostäder. Kommanditbolag Garvaren, Kungälvs Trävaru AB och Kungälvs kommun Kungälv Åseberget Ansökan om detaljplan BOKAB Kungälv Hölen 2:1, Ytterby-Tunge 1:7 Ansökan om detaljplan för bostäder Bertil Pehrsson. Avvaktar FÖP Kommunen har förvärvat stora delar av Hölen 2:1 Bostäder, flerbostadshus (Ikano köpt fastighet av kommunen). Kungälv Kastellegården 1:267, del av 1: Avvaktar FÖP Större affärsyta och bättre trafiktillgänglighet samt parkering. Kungälv Komarken 1:1 (nya Willys) Axfood Sverige AB Kungälv Skäggriskan Exploatering av 6 bostäder. Åke Andersson m.fl. Ytterby-Tunge 2:72 Kungälv (tidigare: "del av 2:2") Planläggning för uppförande av bostäder. Trivebo AB Kode Guntorp 1:4 m.fl. skola Förskola, grundskola o idrottshall/allaktivitetshall Aröd Samordna med VA Omvandling samt nyexploatering bostäder Uppdrag planprogram finns (Flögen 1:21 ingår) Kode + 6 efterföljande detaljplaner

27 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planerade detaljplaner i portföljplanen forts. Programort Uppdrag Påbörjas enl port. Anteckning Ödsmålsmosse detaljplan inkl Ödsmål 3:23, 3: Avvaktar VA Kode Kode Rörtången Avvaktar VA Marstrand Instön 1: Ansökan om detaljplan - Henry Duhs. Avvaktar VA Marstrand Instön 1: Ansökan om detaljplan - Göran o Leif Steen Avvaktar VA Marstrand Instön 1:184, jfr VA planering Ansökan om detaljplan - Instölid Ideell Förening. A Ingår i programområdet. Avvaktar VA Marstrand Instön 1:227 m fl Källviken Ansökan om ändring av detaljplan - Tjällvikens ekonomiska stug- och VA förening. Avvaktar VA Marstrand Marstrand 6:7 - Eriksberg vht södra Delat från KS2011/2246. Avvaktar VA Marstrand Tjuvkil 2:35 m fl Ansökan om förnyad detaljplan för Stenstavägen - Åsa Hoff, Göran Arvidsson Tjuvkil 2:35 Marstrand Tjuvkil 2:2 Omvandling Tjuvkil 1 Ytterligare 4 detaljplaner i fastställd prioriteringsordning Ansökan om detaljplan. Planläggning i samband med planläggning för omvandling i omgivande planområde - Maria Kjellberg Marstrand Marstrand 74:4 Hedvigsholmen Planläggning bostäder. Planprogrammet antaget av KF Avvaktar VA och parkering. Marstrand Marstrand 6:7 - förskola på Koön Planprogram sedan detaljplan Marstrand Tjuvkil väg Avvaktar vägplan för väg 168 i Tjuvkil

28 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planerade detaljplaner i Program Kungälv stad

29 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planerade detaljplaner i Program Marstrand

30 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Planerade detaljplaner i Program Kode och Program Kärna

31 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Linjeuppdrag - går vid sidan om portföljplanen Kriterier för linjeuppdrag Enklare planuppdrag Inga kommunala investeringar Ofta privata intressen Kräver inga större insatser för övriga enheter utöver Plan

32 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Linjeuppdrag för Plan Uppdrag Anteckning Förslag Marstrand 75:2 Byggrätt av befintlig byggnad Påbörjad 2018 Tomaten 2 Delning av fastighet Påbörjad 2018 Klåverön 3:45 Påbörjas enligt planuppdrag som utökas med att utreda möjlighet till förtätning/omvandling inom planlagda områden inom tätortsavgränsning. Påbörjas 2018 Arntorp 1:4 4 bostadshus Påbörjas 2019 Ödsmål 2:50 Delning av fastighet Påbörjas 2019 Marstrand 82:22 Bageri Påbörjas 2019 Torsby-Tofta 2:90 m.fl. Utökad byggrätt Påbörjas 2020 Brunskär 1:1 Bostad i skolhus Påbörjas 2020 Hermansby 56 Södra Instön Omvandling och avstyckning av 3 nya fastigheter Påbörjas 2020

33 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Förvaltningens förslag kring ej tidsatta detaljplaner

34 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Förvaltningens resonemang Förvaltningen har i möjligaste mån samordnat uppdrag, omprioriterat i tillväxtportföljen och tittat på olika möjligheter för att ta hand om planuppdrag som inte är prioriterade i portföljplanen. Detta arbete har lett till följande resonemang. Enklare planuppdrag som inte kräver samordning av förvaltningens resurser, inte bedöms kräva kommunala investeringar och som kan genomföras på ett enkelt sätt läggs till lista med planuppdrag som prioriteras av enhetschef plan oberoende av portföljplanen. Påbörjade projekt bör inte avslutas eftersom de ekonomiska konsekvenserna för exploatörerna kan bli stora. Dessutom skulle det innebära att kommunen bryter mot sina avtal skrivna med fastighetsägare/exploatörer. Ärenden som påbörjats bör därför pausas och senareläggas i portföljplanen. Vissa beslutade planuppdrag kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen och föreslås därför avslutas. Ingen planläggning där det inte finns VA. Det krävs en ändring av taxan om politiken ger förvaltningen i uppdrag att återbetala kostnaden för planbeskedet till sökanden i de fall kommunen väljer att inte genomföra/påbörja detaljplanearbetet. En direkt följd av att beslutade planuppdrag inte längre prioriteras är att resurser måste avsättas för information och dialog med berörda markägare, byggherrar och investerare.

35 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - stadskärnan Uppdrag Anteckning Motivering Plankostn. debiterad Förslag Frölich 19 Infill-projekt Kommunal mark. Avvakta till senare tillfälle. Nej Avskrivs Lärken 1, 2, 4 Sadelmakaren 10 Komarken 1:1 m.fl. Koggen 2 och 3 Förtätning Kungälvsbostäder Förtätning Kungälvsbostäder Bostäder vid resecentrum Ändring till hotell/vandrarhem BLC Koggen AB Kungälvsbostäder behöver kunna leverera bostäder. Dessa ligger i plan för framtida leverans. Samordnas med upprustning av Fontin. Samordnas med Nytorgstadens planprogram. Förväntas klart årsskiftet 2018/ kr Prövas i portföljuppdateringen kr Avvakta Kommunal mark. Kan vänta. Nej Avskrivs Avvaktar utredning inom programmet kr Prövas i portföljuppdateringen

36 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - utanför stadskärnan Uppdrag Anteckning Motivering Plankostn. debiterad Uppdrag Grokareby Anteckning 3:31 Bostäder Tveten Motivering 1:1, del av bostäder Förslag Planläggning av tomter enl ÖP. Marcus Ingemarsson Flerbostadshus. Kommunal mark. Jålab. Har fått nej till direktanvisning. Munkegärde 1:1, del av Ansökan om plan-besked (Netto-butik). Per Persson Lysmasken 1 o 2 Bostäder Kastellegården 1:52 (1:573) evenemangsparkering Tunge 2:72 (tidigare: "del av 2:2") Nordmannatorget Domherren 1 Bredsten 1:14 och 1:15 Från småindustriändamål till bostadsändamål. Radhus C-J Lidman o N. Tönnberg Ans om planändring för parkering Kongahälla ridsällskap Planläggning för uppförande av bostäder och trygghetsboende. DP påbörjad. Trivebo AB Planläggning av byggrätter. DP avbrutet Stiftelsen Kungälvsbostäder. KS : Ärendet återremitt til FOU för fördjupad analys av FÖP därefter åter till KS med yttrande. Christer och Hans Sillberg Förslag Utveckling av Kareby är inte prioriterat kr Avskrivs Kommunal angelägenhet. Påverkar skola/förskola. Inte lämpligt från handelsstrategiskt perspektiv. Bostäder för nära verksamhet. Tveksamt om planen är genomförbar. Beroende av ridskolans framtida placering Ej längre aktuell Föreslås avbrytas och återupptas 2023 enl portföljplan Planarbetet avbrutet enl Kungälvsbostäders önskemål Samordnas med program Kungälv Flyttas till lista med önskade strategiska dokument. Nej Avskrivs kr Avskrivs kr Avskrivs Nej Avskrivs kr Enligt portfölj kr Avskrivs Nej Avskrivs. Ingår i kommande ÖP

37 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - utanför stadskärnan Uppdrag Anteckning Motivering Plankostn. debiterad Romelanda 1:1 Tyfter 1:19 del av Planansökan för bostäder. Göteborgs stift Planansökan för bostäder Romelanda snickeri Förslag Klarar inte skola och VA i Diseröd kr Avskrivs Klarar inte skola och VA i Diseröd Nej Avskrivs

38 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Marstrand Uppdrag Anteckning Motivering Plankostn. Förslag Marstrand 6:7 Galgholmen Marstrand Gestaltning Kungsplan Tjuvkil Allas vårt Tjuvkil Trafiksituationen Vävra 1:21 Vävra 2:36 m.fl. Vävra 1:8 Gullbringa 1:4 Ändring från vht till kurs- o konferenslokal inom strandskydd Marstrands sjötransporter Avvakta utredning om entré Marstrand. Klart under våren Nej Avvakta Tillägg till bevarandeplanen Frågan hanteras av programmet Nej Avskrivs TrV höll informationsmöte med allmänheten i januari GBS Entreprenad AB Omvandling samt ytterligare 9 tomter C. Bjärestig, J. Winkler Planläggning av ca 58 bostäder Thermobyggen Gränna AB Bostäder nybyggnation av 13 bostäder. G. Andersson och Kungälvs markutveckling Bostäder för enbostadshus Lennart Krüger Instön 1:18 t.o.m. 1:25 Ca 11 tomter, 40 kedje-/radhus, 12 lägenheter. Bokab Hanteras i ärende KS2014/782 Nej Avskrivs Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA. Kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA. Kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA. Kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA. Kommer att hamna längre fram än år i portföljplanen Inte lämplig att exploatera enl. planprogram kr Avskrivs kr Avskrivs kr Avskrivs Nej Avskrivs kr Avskrivs

39 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kärna Uppdrag Anteckning Motivering Plankostn. debiterad Förslag Kärna 67:1 Torsby 1:4 Ulvesund Kovikshamn inkl Sjöhåla 2:6, 2:8 Kvarstår att utreda flytt av ÅVC för att bygga bostäder Bostäder HSB Trivebo Omvandling bostäder Ulvesunds samfällighetsförening Omvandling Nils Liljeström Kommunal mark. Hanteras i strategisk utredning Program Nej Avskrivs Kärna är inte prioriterat Avsluta Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA Riktlinje: Vi planlägger inte där det inte finns VA Nej Nej Avsluta Avsluta

40 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - Stadskärnan

41 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - utanför stadskärnan

42 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kungälv stad - utanför stadskärnan

43 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Marstrand

44 14 Beslut om upphävande av positiva planbesked - KS2018/ Beslut om upphävande av positiva planbesked : Ej tidsatta detaljplaner förslag rev Ej tidsatta planuppdrag i Program Kärna

45 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Filen hittades inte. Den är antingen borttagen eller utcheckad

46 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2018 Kungälvs kommun Förstudie avseende SOLTAK

47 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Metod Styrning, uppföljning och kontroll av SOLTAK SOLTAK AB Styrning av bolaget Organisation och beslutsprocesser Uppföljning och kontroll Identifierade risker IT-säkerhet Migreringsplan Avtal Informationssäkerhet Identifierade risker Lönehantering Avtal Kontroll av löneutbetalningar Identifierade risker Svar på förstudiens frågor och slutsats Svar utifrån revisionsfrågorna Slutsats...15 Bilagor: Bilaga 1: Bakgrund till förstudien Bilaga 2: Vidareutveckling av revisionsfrågorna Bilaga 3: Källförteckning 1

48 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun har EY genomfört en förstudie avseende SOLTAK AB (SOLTAK). Förstudien syftar till att översiktligt kartlägga kommunens styrning och uppföljning avseende SOLTAK. Inom ramen för förstudien har det inte genomförts intervjuer med representanter för SOLTAK. Detta innebär att förstudien inte avser SOLTAK AB:s interna arbetssätt, processer med mera. Kommunfullmäktige fastställde i december 2017 den nuvarande bolagsordningen, ägardirektivet och aktieägaravtalet för SOLTAK. Bolagsordningen beskriver utöver föremålet för bolaget bland annat ändamålet med bolagets verksamhet. Ägardirektivet syfte är att möjliggöra en aktiv styrning samt underlätta för ägarna att följa och kontrollera verksamheten i bolaget. Aktieägaravtalet beskriver bland annat avsikten med bolaget. Förstudien visar att det saknas avtal och överenskommelser som beskriver vilken kompetensnivå SOLTAK ska upprätthålla. Det avtal som finns mellan kommunen och SOLTAK är på en övergripande nivå och tydliggör inte kompetensnivåer. Av förstudien framgår att kommunen genomfört en riskanalys och utarbetat ett förslag på internkontrollplan som innehåller kontroller kopplat till SOLTAK. Vidare beslutade kommunstyrelsen i december att erhålla månadsvis uppföljning av ekonomi avseende SOLTAK. För att SOLTAK ska kunna starta ett nytt tjänsteområde ska enligt ägardirektivet minst två ägarkommuner besluta att ge bolaget uppdraget att etablera den nya tjänsten. Därtill visar förstudien att det i aktieägaravtalet framgår att beslut av principiell beskaffenhet ska föregås av ställningstagande i respektive ägarkommuns kommunfullmäktigeförsamling. Utifrån förstudien framgår att de avtal som tecknats mellan kommunen och SOLTAK inte reglerar krav på IT-säkerhet samt inte innehåller de IT-säkerhetsaspekter som enligt praxis bör inkluderas i avtal med en extern leverantör av IT-miljö. Av förstudien framgår vidare att det finns förbättringsmöjligheter kopplat till kommunens processer och kontroller avseende SOLTAK:s lönehantering. Kommunen och SOLTAK har i samråd kartlagt processer och utarbetat tjänstebeskrivningar för lönehantering i syfte att tydliggöra ansvarsförhållanden. Förstudien visar dock att det saknas servicenivåavtal för andra HR-relaterade aktiviteter såsom handläggning av anställningsavtal. Merparten av de risker som identifierats i förstudien avser IT-säkerhet. Enligt vår mening återfinns dessa risker framförallt på grund av att det saknas avtal och överenskommelser inom dessa områden. I avsnitt 5.2 framgår de risker som identifierats i förstudien. 2

49 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 1. Inledning 1.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har beslutat att avropa en förstudie avseende SOLTAK AB. Bakgrunden till förstudien beskrivs närmare i bilaga ett Syfte och revisionsfrågor Förstudien syftar till att översiktligt kartlägga kommunens styrning och uppföljning avseende SOLTAK AB. Syftet har konkretiserats av kommunrevisionen i nedanstående revisionsfrågor som därefter har vidareutvecklats enligt bilaga två: Kompetensnivå: Upprätthåller SOLTAK gällande kompetens utifrån ingånget avtal? (Hur upprätthåller man adekvat kompetensnivå) Vilka risker och konsekvenser har, och kan tänkas, uppkommit för kommunen när man arbetar med SOLTAK. Såväl ekonomiska som tidsmässiga ska analyseras utifrån befintliga upparbetade processer? (Hur påverkar processerna situationen) Hur ser beslutprocesserna ut genom SOLTAK och kommunen från idé till fattat beslut och hur effektiva är dessa? IT-säkerhet. (Vem ansvarar för IT-säkerheten). Vilka processer finns idag för att upprätthålla adekvat IT-säkerhet och hur väl är säkerheten anpassad utifrån gällande lagstiftning? Lönehantering. Hur hanteras den och finns det förbättringsmöjligheter? 1.3. Avgränsning Förstudien är inriktad på att ge en översiktlig bild av området och syftar i första hand till att utgöra ett kunskapsunderlag för revisorerna i det fortsatta granskningsarbetet. Förstudien avgränsas till att avse kommunens styrning, uppföljning och kontroll av SOLTAK AB. Vi har inom ramen för förstudien inte intervjuat representanter från SOLTAK AB. Detta innebär att förstudien inte avser SOLTAK AB:s interna arbetssätt, processer med mera Metod Förstudien har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Källförteckning framgår i bilaga tre. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3

50 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 2. Styrning, uppföljning och kontroll av SOLTAK 2.1. SOLTAK AB Kommunfullmäktige beslutade i september 2012 att godkänna bolagsordning och ägardirektiv för SOLTAK AB (nedan kallat SOLTAK). Av beslutet från 2012 framgår att bolaget ska utföra stöd- och servicetjänster åt ägarkommunerna Kungälv, Stenungsund, Lilla Edet, Tjörn, Ale och Orust 1. Bolaget bildades formellt i januari I december 2017 antogs en ny bolagsordning (se avsnitt 2.2.2). Av nuvarande bolagsordning framgår att föremålet för bolagets verksamhet är att tillhandahålla ägarkommunerna stöd- och servicetjänster inom verksamhetsområdena löneadministration, ekonomiadministration, IT-drift och support. Bolaget kan också tillhandahålla tjänster inom växeltelefoni, gemensam upphandling, fordonsförsörjning, juridik mm, samt specialistfunktioner inom samhällsplanering och teknik. Utöver bolagsordningen har kommunfullmäktige antagit ett aktieägaravtal och ägardirektiv för SOLTAK. Därtill finns ett avtal mellan SOLTAK och Kungälvs kommun undertecknat i april 2016 av tidigare kommunchef samt VD för bolaget (se avsnitt 2.2.3). Enligt avtalet arbetade bolaget under 2015 med att skapa förutsättningar för att kunna gå i drift med av kommunerna överförd personal och verksamhet. Under året upphandlades bland annat nya ekonomi-, HRoch personalsystem. Per den 1 januari 2016 överfördes cirka 80 medarbetare från kommunerna Kungälv, Stenungsund, Lilla Edet och Tjörn till bolaget. Under 2013 genomförde ett externt konsultföretag en förstudie. Syftet med förstudien var att utarbeta beslutsunderlag som skulle ligga till grund för respektive kommuns ställningstagande om vilken eller vilka verksamheter som skulle lämnas över och skötas av SOLTAK. Av förstudien framgår bland annat en nulägeskartläggning, omvärldsanalys, genomförandeplan, styrande principer samt en beskrivning av möjligheter och risker kopplat till bolaget (se avsnitt 2.2.3) Styrning av bolaget Till grund för kommunens styrning av SOLTAK finns en aktivitet i kommunens årsplan, bolagsordning, ägardirektiv, aktieägaravtal samt ett avtal mellan Kungälvs kommun och bolaget. Dessa dokument beskrivs nedan Mål och aktiviteter kopplat till SOLTAK Av kommunstyrelsens årsplan framgår en aktivitet avseende SOLTAK: Utreda ytterligare samarbetsområden med SOLTAK Av beskrivningen till aktiviteten framgår att bolaget är inne i en expansiv fas. Ytterligare samarbetsområden ska enligt beskrivningen värderas i syfte att nå en ökad kommunal hushållning, ökad kvalitet och minskad chefsbelastning. Denna aktivitet återfinns även i förvaltningsplanen för Orust kommun anmälde hösten 2012 intresse om att få medverka i bolaget. 4

51 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Utifrån intervjuer, årsplanen samt förvaltningsplanen framgår att det inte återfinns av kommunen ytterligare beslutade aktiviteter eller mål som avser SOLTAK Bolagsordning, ägardirektiv och aktieägaravtal Den nuvarande bolagsordningen antogs av kommunfullmäktige i december Bolagsordningen beskriver utöver föremålet för bolaget bland annat ändamålet med bolagets verksamhet som är att främja ägarkommunernas behov av administrativa stödresurser på ett kostnadseffektivt sätt. Därtill framgår till exempel styrelsesammansättning, allmänhetens rätt att ta del av bolagets handlingar, genomförande av årsstämman samt bolagstämmans kompetens. Ägardirektivet antogs av kommunfullmäktige i december Ägardirektivets syfte är att möjliggöra en aktiv styrning samt underlätta för ägarna att följa och kontrollera verksamheten i bolaget. Vidare framgår att ägarkommunerna löpande ska utvärdera verksamheten och verksamhetsformerna samt bolagets strategier och mål och hur dessa överensstämmer med ägarkommunernas övriga verksamheter. Därtill ska ägarkommunerna enligt ägardirektivet bedöma hur verksamheten i bolaget sköts av styrelse och ledning. I ägardirektivet beskrivs även att respektive kommunstyrelse inom ramen för uppsiktsplikten har ett ansvar att ha en överblick och kontroll över bolagets verksamhet. Aktieägaravtalet antogs av kommunfullmäktige i december Av aktieägaravtalet framgår att avsikten med bolaget är att åstadkomma en legal form för samverkan mellan ägarkommunerna. Samverkan syftar till att ägarkommunerna ska kunna utföra stöd- och servicetjänster mer kostnadseffektivt än om varje ägarkommun gör det för sig och därmed ge medborgarna större nytta för skattepengarna samt tillföra ägarkommunernas kärnverksamheter mer pengar. I aktieägaravtalet framgår även att respektive ägarkommun ska utse två personer som representerar respektive kommunstyrelse att ingå i ett ägarråd. Ägarrådet ska enligt avtalet vara ett forum där politiker och tjänstemän diskuterar långsiktiga ägarfrågor. Till ägarrådet ska även respektive kommunchef kallas Avtal mellan SOLTAK och Kungälvs kommun I april 2016 undertecknade tidigare kommunchef samt VD för SOLTAK Avtal mellan SOLTAK AB och Kungälvs kommun. Av avtalet framgår att bolaget ska förvalta kommunernas befintliga IT-miljöer och erbjuda kommunernas verksamheter samma servicenivå som innan verksamhetsövergången till bolaget. Vidare framgår att SOLTAK efter relevanta upphandlingar ska överta ägarkommunernas ekonomi-, HR- och löneadministration. Enligt tillförordnad kommunchef och förvaltningscontroller är avtalet övergripande och bidrar till exempel inte till att tydliggöra hur bolaget ska utföra de tjänster som överlämnats till SOL- TAK. Vidare framgår att det inte finns avtal som fastställer vilken kompetensnivå bolaget ska upprätthålla för att utföra överlämnade tjänsteområden. Enligt ekonomichefen säkerställs att bolaget har rätt kompetens avseende ekonomifrågor genom att det är tidigare medarbetare från kommunen som utför arbetet i bolaget. Vidare framgår att dialogen mellan teamledaren för ekonomi i bolaget och ekonomichefen fungerar 5

52 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK på ett bra sätt. Enligt ekonomichefen diskuterar teamledaren och ekonomichefen vid behov frågor som avser till exempel kompetens. Av den förstudie som genomfördes inför uppstarten av SOLTAK (se avsnitt 2.1) framgår att bolaget kommer leverera ett antal fördefinierade tjänster till kommunerna samt support kring dessa enligt överenskommelser som tecknas mellan SOLTAK AB och den enskilda kommunen. Enligt förstudien är överenskommelserna en ofrånkomlig komponent i skapandet av en beställar-utförarrelation. Vidare framgår att överenskommelserna är beställarens viktigaste instrument för att säkerställa leverans av rätt kvalitet. Överenskommelserna ska enligt förstudien bland annat tydliggöra ansvarsfördelning i berörda processer, servicenivåer, kundsupport, kvalitetsmått och prismodell. Utifrån intervjuer framgår att det inte finns överenskommelser mellan kommunen och SOLTAK. Vid intervju med tillförordnad kommunchef och förvaltningscontroller framgår att detta inte utarbetats. Avsaknaden av mer detaljerade avtal och överenskommelser har enligt tillförordnad kommunchef och förvaltningscontroller bidragit till att samverkan mellan kommunen och bolaget försvårats Organisation och beslutsprocesser Utöver ägarrådet som enligt aktieägaravtalet ska vara ett brett forum där politiker och tjänstemän diskuterar långsiktiga ägarfrågor finns totalt fyra kundråd enligt nedan: Kundråd lön Kundråd ekonomi Kundråd IT Kundråd kommunchefer Kundråden är forum där representanter från SOLTAK träffar ägarkommunernas representanter. I kundråd ekonomi ingår respektive ekonomichef, i kundråd HR respektive HR- eller personalchef, i kundråd IT respektive IT-chef samt i kundråd kommunchef respektive kommunchef. Enligt den förstudie som utarbetades inför bildandet av bolaget ska det i kundråden diskuteras strategiska frågor som är gemensamma för alla kommuner. Detta kan till exempel avse förslag till nya tjänster, leverans- och serviceuppföljning samt behov av gemensamma investeringar. Vid intervjuer med tidigare kommunchef och förvaltningscontroller framgår att det inte finns närmare anvisningar för kundråden. Enligt tidigare kommunchef, HR-chef och IT-chef är det till exempel inte tydligt vilket mandat kundråden har. Detta har bidragit till att kundrådens roll och funktion upplevs som otydliga. Vidare framgår under intervjuer att information om till exempel utmaningar eller verksamhetsområden som inte fungerar tillfredställande ska eskaleras till kundrådet för kommunchefer. Enligt tidigare kommunchef fungerar inte detta på ett tillfredställande vis då denna information sällan eskaleras till kundrådet för kommunchefer. Utifrån intervjuar framgår att otydligheter i kundrådens roll, funktion och mandat har bidragit till att försvåra styrningen och uppföljningen av bolaget. Enligt ekonomichefen fungerar arbetet i kundråd ekonomi på ett bra sätt. Vid intervju framgår att ekonomicheferna i rådet sedan starten haft en gemensam målbild och vilja om att arbetet i 6

53 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK kundrådet ska fungera. Detta har enligt ekonomichefen bidragit till att arbetet i kundrådet fungerar på ett tillfredställande vis. SOLTAK tillhandahåller stöd- och servicetjänster inom tjänsteområdena löneadministration, ekonomiadministration samt IT-drift och support. Enligt ägardirektivet för SOLTAK förutsätter ett nytt tjänsteområde att minst två av ägarkommunerna beslutar att ge bolaget uppdraget att etablera den nya tjänsten. Vidare framgår att beslut avseende bolaget som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska föregås av ställningstagande av respektive ägarkommuns kommunfullmäktige. Av ägardirektivet framgår att kommunfullmäktiges ställningstagande till exempel ska inhämtas vid strategiska investeringar som innebär en ny inriktning för bolaget eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde Uppföljning och kontroll I förstudien som utarbetades inför uppstarten av bolaget genomfördes en riskanalys för att identifiera möjligheter och risker med SOLTAK. Totalt identifierades femton möjligheter och elva risker indelat i områdena ekonomi, kvalitet, styrning och effektivitet samt medarbetarutveckling. I tabellen nedan framgår exempel på de möjligheter och risker som identifierades i förstudien: Identifierade möjligheter Identifierade risker Lägre kostnad för stödfunktion Start- och omställningskostnader Högre kvalitet genom standardisering och förbättrade rutiner Ökad produktivitet genom stordriftsfördelar Internt motstånd mot förändringar Ställer krav på beställarkompetens inför överenskommelser mellan parterna Tydliga roller och ansvarsområden Ger mindre närhet till kärnverksamheten Mer kundfokus genom ett processynsätt som ger högre kvalitet Ställer krav på aktiv styrning och uppföljning från beställaren Förbättrad tillgänglighet, alltid tillgång till kvalificerade personer Ställer krav på anpassning till gemensamt arbetssätt Tabell: Exempel på identifierade risker och utmaningar utifrån genomförd förstudie. Utifrån intervjuer framgår att det inte genomförts någon uppföljning av förstudien samt de möjligheter och risker som identifierades i rapporten. Vid intervjuer framgår vidare att kommunen utöver förstudien inte genomfört en samlad riskanalys specifik för SOLTAK. Däremot framgår i kommunstyrelsens riskanalys inför 2018 tre identifierade risker kopplat till bolaget: Avsaknad av tjänstekataloger och SLA 2 skapar otydligheter och är mycket kostnadsdrivande. Kommunen har tillhandahållit en prioriteringslista IT till Soltak AB som stöd för arbetet. Mycket långsam progress. Om felaktig lön betalas ut kan kommunen som arbetsgivare lida ekonomisk skada då det i vissa fall kan bli svårt att återkräva för mycket utbetald lön. Arbetsgivarvarumärket skadas. 2 Servicenivåavtal (SLA). 7

54 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Brister kan få stora kostnadsdrivande konsekvenser gentemot skolas leverantör av leasade klienter. Utifrån den första av ovanstående risker har kommunstyrelsens i internkontrollplan 2018 fastställt nedanstående aktivitet kopplat till risken: Fortlöpande dialog med leverantör på alla nivåer, eskalera olösta problem i linjen till styrelsen. Systematisk dokumentation av de brister som kontinuerligt identifieras. Månatlig uppföljning. Utöver ovanstående aktivitet i internkontrollplanen har förvaltningen utarbetat en förteckning bestående av cirka 50 ärenden med tillhörande förslag på åtgärder inom IT-området. Förteckningen syftar till att påvisa och tydliggöra de ärenden där kommunen upplever att arbetet inom IT-området inte fungerar i SOLTAK. I förteckningen är respektive ärende värderat utifrån en skala om 1-3 för att påvisa konsekvensen för verksamheten. Enligt tillförordnad kommunchef och förvaltningscontroller är förteckningen överlämnad till SOLTAK. Kommunstyrelsen beslutade i december 2017 att löpande följa upp ekonomin för SOLTAK samt att löpande följa upp samlade kostnader samt övergripande projekt inom kommunens egen organisation kopplat till SOLTAK. Vid intervju med förvaltningscontroller framgår att kommunstyrelsen från och med cirka mars 2018 kommer erhålla uppföljning månadsvis enligt beslutet Identifierade risker Att inte upprätta detaljerade avtal med en extern leverantör av tjänster som beskriver ansvarsförhållanden och gränsdragning mellan beställare och leverantör medför en risk för att beställaren inte erhåller de tjänster som förutsätts samt att beställaren inte erhåller de tjänster och det stöd beställaren faktiskt betalar för. Vidare medför detta även en risk för att de tjänster beställaren erhåller inte är optimalt anpassade efter verksamhetens behov, då beställaren inte utvecklat och fastställt en kravställning med utgångspunkt i verksamhetens förutsättningar. Vidare innebär en avsaknad av detaljerade avtal och tjänstebeskrivningar att kommunen i egenskap av beställare inte har någon konkret överenskommelse att ställa eventuella avvikelser och problem med leverantörens tjänster emot. Detta innebär en risk för att beställaren inte kan ställa krav gentemot tjänsteleverantören SOLTAK på önskat sätt. Detta mot bakgrund av att det inte överenskommits eller reglerats vilken nivå av tjänst leverantören ska tillhandahålla. 8

55 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 3. IT-säkerhet 3.1. Migreringsplan Vid uppstarten av SOLTAK var syftet att låta bolaget överta och förvalta kommunens befintliga IT-miljö och erbjuda kommunens verksamheter samma servicenivåer som tidigare. Parallellt med detta skulle SOLTAK arbeta för att utveckla och bygga upp en kommungemensam ITmiljö med gemensamt datanät, datacenter samt IT-support för samtliga ägarkommuner. Den kommungemensamma IT-miljön planerades att vara klar för start under Den kommungemensamma IT-miljön skulle även stödja de nya personal- och ekonomisystem som upphandlats och driftas av SOLTAK. Därefter skulle arbetet med att successivt migrera över delar av de deltagande kommunernas befintliga IT-miljöer påbörjas. Detta migreringsarbete skulle enligt det avtal som tecknats planeras och ledas i nära samverkan mellan SOLTAK och de tre deltagande ägarkommunerna. I den förstudie som genomfördes inför starten av SOLTAK beskrivs det som en nyckelfaktor att migreringen sker i nära samverkan med ägarkommunerna. Under intervjuer framgår att den plan som utarbetades för den kommungemensamma IT-miljön var för optimistisk. Detta resulterade i att tidsplanen för migreringen justerades. Vidare framgår under intervjuer att kommunen inte erhållit information från SOLTAK avseende när migreringen av kommunens IT-verksamhet till den gemensamma miljön ska påbörjas. Enligt uppgift från IT- och digitaliseringschefen har kommunen efterfrågat detta men inte erhållit någon återkoppling från SOLTAK. Därtill framgår att kommunen inte har insyn eller erhåller information om hur arbetet med den kommungemensamma IT-miljön fortskrider eller vad en eventuell migreringsplan omfattar Avtal Som tidigare nämnts (se avsnitt 2.2.3) är de avtal som initialt upprättats mellan SOLTAK och kommunen på en övergripande nivå och inga detaljerade avtal, tjänstebeskrivningar och servicenivåavtal har upprättats. Enligt förvaltningscontroller har kommunen till bolaget under 2017 påtalat behovet av en tjänstekatalog och servicenivåavtal. Efter att SOLTAK övertog förvaltningen av kommunens befintliga IT-miljö framgår av intervjuer att det uppstått problem med tjänsteleveransen inom flertalet områden. Dessa problem och utmaningar har enligt uppgift lyfts till kundråd IT men har inte föranlett konkreta åtgärder. Enligt de intervjuade är det svårt att ställa krav gentemot SOLTAK då det inte finns överenskommelse eller några tjänstebeskrivningar att utgå ifrån. Det finns inget servicenivåavtal upprättade mellan SOLTAK och kommunen vad gäller ITsupport Informationssäkerhet All information som lagras och hanteras av SOLTAK på uppdrag av kommunen ägs av kommunen. Beslut om att utlokalisera IT-miljön på en extern leverantör innebär således att verksamhetens information görs tillgänglig för och behandlas av en extern part vilken inte omfattas av verksamhetens interna styrdokument och regelverk. Detta innebär att säkerheten för kom- 9

56 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK munens informationstillgångar måste regleras i avtal. Som tidigare konstaterats är de nuvarande avtalen mellan kommunen och SOLTAK upprättade på en övergripande nivå. Avtalen reglerar inte IT-säkerhet. Ett sekretessavtal har träffats mellan kommunen och SOLTAK, men detta syftar enbart till att säkerställa korrekt hantering av sekretessbelagd information enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessavtalet syftar inte till att reglera informationssäkerhet i stort Identifierade risker Att inte utarbeta och fastställa en migreringsplan för överföring av IT-verksamhet till gemensam IT-miljö i samråd med alla inblandade aktörer skapar en risk för att kommunens nuvarande ITstöd inte utvecklas och underhålls på en nivå som är rimlig i förhållande till när den kommer att ersättas. Då verksamheter som planerar att använda lösningarna inte deltar i planeringsarbetet föreligger även en risk för att de lösningar som utvecklas inom ramen för den kommungemensamma IT-miljön inte är tillräckligt anpassade efter de olika verksamheternas behov. Detta medför även en risk för att leverantören inte kan stötta beställaren på ett optimalt sätt. En viktig beståndsdel i avtal med en extern leverantör av IT-miljö är supporttjänster och den nivå på tillgänglighet och stöd i relation till dessa som beslutas. Beställaren och leverantören bör gemensamt definiera rutiner och processer för ärendehantering för att säkerställa optimalt stöd för verksamheten. Avtalade servicenivåer bör baseras på analys av verksamhetens behov för att på så sätt kunna utformas så att verksamheten får det stöd den behöver i tillräckligt god tid innan den riskerar att lida skada. Att inte upprätta servicenivåavtal för de tjänster som ska utföras av en leverantör skapar en risk för att den nivå av support beställaren erhåller från leverantör inte är tillräckligt hög och att verksamheten således inte får det stöd som behövs inom den tidsram som är nödvändig. Att inte ha avtalade inställelsetider och tillåtna tidsramar för olika typer av ärenden och incidenter kan resultera i att verksamheten lider allvarlig skada då beställaren inte får den support eller service beställaren behöver för att kunna bedriva verksamheten på ett avbrottsfritt och tillfredsställande sätt. Avtal med en extern leverantör av IT-miljö bör enligt praxis inom informationssäkerhetsområdet minst omfatta krav på IT-säkerhetsrutiner såsom säkerhet i produktionsmiljö, informationssäkerhetspolicy, krav på fysisk säkerhet, backuphantering och redundans. Därtill bör det omfatta krav på incidenthantering, kommunikation och tillgänglighet, krav på konfidentialitet, behörighetskrav, kontinuitetsplanering och tillhörande tester, åtkomst till processbeskrivningar samt revisionsrättigheter. Att inte upprätta sekretessavtal med minst den omfattning som beskrivs ovan medför en risk för att kommunens informationstillgångar inte har tillräckligt skydd och att verksamheten kan äventyras då de krav som bör ställas på IT-processen inte har reglerats eller definierats. Att inte inkludera kritiska informationssäkerhetsaspekter i avtalet med SOLTAK innebär vidare en risk för att kommunens information inte erhåller skydd anpassat till dess betydelse för verksamheten och dess behov. Då verksamheten är beroende av informationen och dess tillgänglighet, riktighet och sekretess ligger ansvaret för att säkerställa att informationen är tillräckligt skyddad med avseende på dessa tre aspekter ytterst på kommunen. Det är därför 10

57 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK av stor vikt att kommunen upprättar detaljerade avtal med tjänsteleverantören som reglerar informationssäkerhet definierat ur ett verksamhetsperspektiv. 11

58 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 4. Lönehantering 4.1. Avtal SOLTAK har på uppdrag av kommunen övertagit verksamhetsområde löneadministration. SOLTAK utför alla uppgifter relaterade till löneutbetalningsprocessen samt ett antal administrativa tjänster inom HR såsom handläggning av anställningsavtal. Lönegrundande uppgifter och underlag skapas och attesteras fortfarande i kommunens verksamheter. I samband med att SOLTAK 2016 övertog kommunens lönehantering driftsattes även en ny personaladministrativ systemlösning för de fyra deltagande kommunerna, Personec. Kommunen använde även innan en tidigare version av Personec och behövde således inte byta system helt utan uppgraderades till en senare version. SOLTAK ansvarade för att upphandla, utveckla och driftsätta Personec i sin egenutvecklade IT-miljö och agerar således även systemägare och förvaltare för systemet. Löneavdelningen hos SOLTAK skapades genom att en del av kommunens egen personal överfördes till bolaget vilka således var bekanta med kommunens verksamhet. I likhet med för IT-verksamheten bidrog detta till att kommunen upplevde SOLTAK som en förlängning av den egna verksamheten. Av intervjuer framgår att kommunen inte behandlade SOLTAK som en extern tjänsteleverantör vilket innebar att kommunen inte ansåg att det fanns ett omedelbart behov av att upprätta detaljerade avtalsvillkor innan avtalet tecknades. Detta skulle istället arbetas fram gemensamt. Under intervjuer framgår att kommunen i efterhand insett svårigheterna med att förlägga löneadministrationen på en extern leverantör. Detta då det innebär att en viktig del av verksamhetens HR-stöd förlorar sin verksamhetsnära koppling. Det skapar en begränsning av möjligheten att förstå och anpassa rutiner inom löneadministrationen till olika lokala aspekter inom kommunens verksamheter såsom individuella avtalsvillkor. Vid intervjuer framgår att kommunen kommit relativt långt i detta arbete. Kommunen har tillsammans med SOLTAK kartlagt processer och subprocesser relaterat till löneadministrationen och utarbetat detaljerade tjänstekataloger för de olika processtegen. Detta för att tydliggöra ansvar och beskriva de tjänster SOLTAK utför och lämnar support inom. SOLTAK utför enligt avtal merparten av de aktiviteter som avser löneadministration och löneutbetalningar. Inom ramen för detta avtal utför SOLTAK även ett antal aktiviteter som inte direkt avser månadsvis utbetalning av lön, till exempel handläggning och registrering av anställningsavtal. För denna typ av aktiviteter framgår under intervjuer att kommunen ännu inte upprättat servicenivåavtal som exempelvis beskriver maximal handläggningstid. Vidare framgår att detta har medfört vissa utmaningar, till exempel att kommunen anser att SOLTAK har för långa handläggningstider och inte klarar av att leverera den tjänst kommunen behöver inom den tidsram som krävs. Kommunen och SOLTAK har vidare inte kommit överens om lämpliga servicenivåer. Detta leder till att kommunen i nuläget inte har någon möjlighet att ställa krav gentemot SOLTAK avseende handläggningstider. 12

59 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 4.2. Kontroll av löneutbetalningar Likt tidigare nämnts har kommunen upplevt problem i och med förflyttningen av löneadministrativa uppgifter från kärnverksamheten till SOLTAK. Detta då det inneburit att löneansvariga distanserats från verksamheten och att kommunen således förlorat en del av den verksamhetsnära kompetensen såsom kunskap om unika avtal på detaljnivå. Antalet felaktiga löneutbetalningar har enligt uppgift från HR-chefen ökat sedan SOLTAK övertog ansvaret för löneadministrationen. Vidare framgår att det finns en uppfattning om att förflyttningen från kärnverksamheten varit en starkt bidragande faktor till det ökande antalet felaktiga löneutbetalningar. I nuläget finns enligt HR-chefen ingen återkommande återrapportering från SOLTAK avseende hur bolaget arbetar med intern kontroll inom löneadministrationen. Utifrån intervjuer framgår att detta innebär att kommunen saknar kunskap om det utförs kontroller inom ramen för löneadministrationen samt vilka rutiner som finns inom området. Den enda formen av lönekontrollerande åtgärd som utförs av kommunen är den attest av lönegrundande underlag som skickas från verksamheten till SOLTAK. Utöver detta kan kommunens chefer aktivt välja att gå in i Personec och utföra en kostnadskontroll för att granska månadens löneutbetalningar för sina medarbetare. Under intervjuer framgår dock att denna kontroll upplevs som tidskrävande och generera relativt liten nytta. Detta på grund av att en chef kan ha personalansvar för ett stort antal anställda och således inte på ett snabbt och effektivt sätt kan avgöra om individuella löneutbetalningar är korrekta. För att utveckla kontrollen kring SOLTAK och löneadministrationen har kommunen påbörjat ett arbete med att utveckla kommunens riskinventeringsplan. Riskinventeringsplanen ligger till grund för kommunens internkontrollplan. Inom ramen för internkontrollplanen framgår att samarbetet med SOLTAK är ett riskområde med hög prioritet. För löneadministrationen framgår kontrollaktiviteter kopplat till schemahantering, felaktiga löneutbetalningar, hantering av anställningsavtal, handläggningstider, bristande dialog och ärendehantering som områden där man bör införa riskreducerande åtgärder. Vidare framgår behovet av att säkerställa att SOLTAK tillämpar egenkontroll av korrekt utbetald lön Identifierade risker Att inte upprätta servicenivåavtal för de tjänster som ska utföras av leverantör medför en risk för att den nivå av support beställare erhåller inte är tillräckligt hög och att verksamheten således inte får det stöd som behövs inom den tidsram som är nödvändig. Avsaknad av servicenivåer vad gäller till exempel maximal handläggningstid för anställningsavtal medför en risk för att kommunens övriga HR-verksamhet inte kan fortlöpa störningsfritt. Detta då kommunen inte inom rimlig tid får tillgång till nödvändiga underlag. Detta kan resultera i att andra HR-aktiviteter relaterade till anställningsprocessen såsom skapande av användarkonton och behörigheter fördröjs och påverkar den anställdes förmåga att utföra sitt arbete. Att inte säkerställa och följa upp att SOLTAK har och tillämpar kontroller i löneutbetalningsprocessen innebär en risk för felaktiga och/eller uteblivna löneutbetalningar. Felaktiga och uteblivna löneutbetalningar till anställda medför därtill en risk för att kommunens anseende som arbetsgivare kan skadas då anställda inte erhåller korrekt ersättning. Vidare medför bristande kontroll i löneutbetalningsprocessen även ekonomiska risker då felaktiga löneutbetalningar, avsiktliga såväl som oavsiktliga, inte upptäcks och korrigeras. Vid en felaktig löneutbetalning kan det därtill finnas svårigheter med att återkräva för hög utbetald lön. 13

60 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK 5. Svar på förstudiens frågor och slutsats 5.1. Svar utifrån revisionsfrågorna Frågor Svar på förstudiens frågor Kompetensnivå: Upprätthåller Soltak gällande kompetens utifrån ingånget avtal? (Hur upprätthåller man adekvat kompetensnivå) Av förstudien framgår att det saknas avtal och överenskommelser som beskriver vilken kompetensnivå SOLTAK ska upprätthålla. Det avtal som finns mellan kommunen och SOLTAK är på en övergripande nivå och tydliggör inte kompetensnivåer. Utifrån intervjuer framgår att kommunen inom det ekonomiadministrativa området säkerställer rätt kompetensnivå genom att det är kommunens tidigare medarbetare som utför arbetet i bolaget. Vilka risker och konsekvenser har, och kan tänkas, uppkommit för kommunen när man arbetar med Soltak. Såväl ekonomiska som tidsmässiga ska analyseras utifrån befintliga upparbetade processer? (Hur påverkar processerna situationen) Förstudien visar att kommunen genomfört en riskanalys och utarbetat ett förslag på internkontrollplan som innehåller kontroller kopplat till SOLTAK. Därtill beslutade kommunstyrelsen i december att erhålla månadsvis uppföljning av ekonomi avseende SOLTAK. Utifrån förstudien identifieras ett flertal risker som avser kommunens styrning, uppföljning och kontroll avseende SOLTAK. Merparten av riskerna återfinns på grund av att det saknas olika former av avtal och överenskommelser som framförallt tydliggör ansvarsförhållandet mellan kommunen och SOLTAK. De identifierade riskerna framgår i avsnitt 4.2. Hur ser beslutprocesserna ut genom Soltak och kommunen från idé till fattat beslut och hur effektiva är dessa? Ett nytt tjänsteområde inom SOLTAK förutsätter enligt ägardirektivet att minst två ägarkommuner beslutar att ge bolaget uppdraget att etablera den nya tjänsten. Vidare framgår i aktieägaravtalet att beslut av principiell beskaffenhet ska föregås av ställningstagande i respektive ägarkommuns kommunfullmäktigeförsamling. Förstudien visar att kundrådens mandat, roll och funktion uppfattas som otydlig. Det saknas till exempel anvisningar som beskriver vilka frågor som ska hanteras i kundråden och vilket mandat kundråden har. IT-säkerhet. (Vem ansvarar för IT-säkerheten). Vilka processer De avtal som tecknats mellan kommunen och SOLTAK reglerar inte krav på IT-säkerhet samt innehåller inte de 14

61 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK finns idag för att upprätthålla adekvat IT-säkerhet och hur väl är säkerheten anpassad utifrån gällande lagstiftning? IT-säkerhetsaspekter som enligt praxis bör inkluderas i avtal med en extern leverantör av IT-miljö. Förstudien visar att det finns flertalet risker kopplat till hur kommunen säkerställer att det finns en adekvat ITsäkerhet utifrån rådande praxis inom ITsäkerhetsområdet. Lönehantering. Hur hanteras den och finns det förbättringsmöjligheter? Av förstudien framgår att det finns förbättringsmöjligheter kopplat till kommunens processer och kontroller avseende SOLTAK:s lönehantering. Kommunen och SOLTAK har i samråd kartlagt processer och utarbetat tjänstebeskrivningar för lönehantering i syfte att tydliggöra ansvarsförhållanden. Förstudien visar dock att det saknas servicenivåavtal för andra HR-relaterade aktiviteter såsom handläggning av anställningsavtal. Därtill visar förstudien att det saknas rutiner för uppföljning av SOLTAK:s interna kontroll inom lönehanteringen Slutsats Syftet med förstudien har varit att översiktligt kartlägga kommunens styrning och uppföljning avseende SOLTAK. Av förstudien framgår att det inom flera områden saknas olika former av avtal och överenskommelser som framförallt tydliggör ansvarsförhållandet inom de verksamhetsområden kommunen överlämnat till SOLTAK. Avsaknaden av olika former av avtal och överenskommelser skapar enligt vår mening risker kopplat till kommunens styrning, uppföljning och kontroll. Vi noterar att det i den förstudie som genomfördes inför uppstarten av SOLTAK framgår att överenskommelser är en ofrånkomlig komponent i skapandet av en beställarutförarrelation. Vi delar denna bedömning och konstaterar utifrån förstudien att detta är ett område där det enligt vår mening finns betydande utvecklingsområden. Merparten av de risker som identifierats i förstudien avser IT-säkerhet. Enligt vår mening återfinns dessa risker framförallt på grund av att det saknas avtal och överenskommelser inom delar av nedanstående områden. En fördjupad granskning inom området IT-säkerhet skulle enligt vår mening skapa förutsättningar för en djupare analys av området. Utifrån förstudien har sammanfattningsvis följande risker uppmärksammats: Risk för bristande styrning och uppföljning avseende SOLTAK på grund av att det saknas överenskommelser och avtal som till exempel tydliggör ansvarsfördelning och kvalitetsmått. Risk för otydliga beslutsprocesser mot bakgrund av att kundrådens mandat, roll och funktion uppfattas som otydlig. 15

62 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Risk för bristande uppföljning då det saknas mätbara mål som möjliggör en tillfredställande uppföljning av SOLTAK. Risk för att kommunens nuvarande IT-stöd inte utvecklas och underhålls på en rimlig nivå till den ersätts mot bakgrund av att det saknas en fastställd migreringsplan. Risk för att de IT-lösningar som utvecklas inom ramen för den kommungemensamma ITmiljön inte är tillräckligt anpassade efter de olika verksamheternas behov. Risk för att kommunen inte erhåller de IT-tjänster som förväntas och som kommunen betalar för mot bakgrund av att det saknas detaljerade avtal som beskriver ansvarsförhållanden och gränsdragning mellan beställare och leverantör. Risk för bristande möjlighet att ställa krav på SOLTAK på grund av att det inte överenskommits eller reglerats vilken nivå av tjänst SOLTAK ska tillhandahålla. Risk för bristande IT-support då det saknas servicenivåavtal som definierar nivå på till exempel tillgänglighet och omfattning på stöd till beställaren. Risk för att kommunens informationstillgångar inte har tillräckligt skydd på grund av att det saknas detaljerade avtal som reglerar hur informationstillgångar ska hanteras. Risk för felaktiga och/eller uteblivna löneutbetalningar mot bakgrund av att kommunen inte säkerställer att SOLTAK utför kontroller i löneutbetalningsprocessen. Risk för att felaktiga löneutbetalningar, avsiktliga såväl som oavsiktliga, inte upptäcks på grund av att kommunen inte säkerställer att SOLTAK utför kontroller i löneutbetalningsprocessen. Göteborg den 23 mars 2018 Rebecka Arén Konsult Ernst & Young AB Ludwig Reismer Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 16

63 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Bilaga 1: Bakgrund till förstudien Kungälvs kommun avser avropa en förstudie med eventuell fördjupad granskning av de processer som kommunen valt att lägga ut på entreprenad till SOLTAK AB. SOLTAK är ett samarbete mellan flera kommuner. SOLTAK:s syfte uttrycks på följande sätt; samverkan syftar till att ägarkommunerna ska kunna utföra stöd- och servicetjänster mer kostnadseffektivt än om varje ägarkommun gör det för sig och därmed ge medborgarna större nytta för skattepengarna samt att tillföra ägarkommunernas kärnverksamhet mer pengar. Förstudien handlar enligt avropsförfrågan b.la. om löneprocesser/lönehantering och IT-säkerhet. SOLTAK ägs av kommunerna Ale, Kungälv, Lilla Edet, Orust, Stenungsund, Tjörns och Öckerö kommuner. Bolagsordningen anger ramarna för bolagets verksamhet. Enligt bolagsordningen är föremålet för bolagets verksamhet att tillhandahålla ägarkommunerna stöd- och servicetjänster som exempelvis löneadministration, växeltelefoni, upphandling, fordonsförsörjning och serviceverksamhet inom juridik, ekonomi och IT. Bolaget har till ändamål att främja ägarkommunernas behov av administrativa stödresurser på ett kostnadseffektivt sätt. Av de sju ägarkommunerna är det Lilla Edet, Kungälv, Stenungsund och Tjörn som valt att förflytta verksamhet till SOLTAK och därmed nyttja bolagets tjänster. Ale, Orust och Öckerö kommun har valt att kvarstå som passiva ägare. 17

64 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Bilaga 2: Vidareutveckling av revisionsfrågor Revisionsfrågor Kompetensnivå: Upprätthåller SOLTAK gällande kompetens utifrån ingånget avtal? (Hur upprätthåller man adekvat kompetensnivå) Hur ser beslutprocesserna ut genom SOLTAK och kommunen från idé till fattat beslut och hur effektiva är dessa? Vidareutveckling av revisionsfrågorna Vilka krav finns i avtalet kring kompetens? Hur följer kommunen upp dessa krav? Vad har uppföljningen visat och vilka eventuella åtgärder har vidtagits? Vilka rutiner och arbetssätt finns för beslutsprocesser? Vilken uppföljning genomförs av beslutsprocesserna? Vilka risker och konsekvenser har, och kan tänkas, uppkommit för kommunen när man arbetar med SOLTAK. Såväl ekonomiska som tidsmässiga ska analyseras utifrån befintliga upparbetade processer? (Hur påverkar processerna situationen) Har en riskanalys genomförts och vad visade denna? Genomför kommunen någon uppföljning/kontroll med anledning av riskanalysen? Har eventuella åtgärder vidtagits med anledning av genomförd uppföljning/kontroll? IT-säkerhet. (Vem ansvarar för ITsäkerheten). Vilka processer finns idag för att upprätthålla adekvat IT-säkerhet och hur väl är säkerheten anpassad utifrån gällande lagstiftning? Lönehantering. Hur hanteras den och finns det förbättringsmöjligheter? Är kravställningen avseende IT-säkerhet för SOLTAK i enlighet med gällande riktlinjer och krav? Har kommunen säkerställt ändamålsenlig uppföljning av IT-säkerheten hos SOLTAK? Har en kartläggning och förståelse av processen från registrering till utbetalning genomförts? Vad har denna visat och vilka åtgärder har vidtagits? 18

65 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Förstudie avseende SOLTAK Bilaga 3: Källförteckning Intervjuade funktioner IT-chef, HR-chef, Ekonomichef, Gruppintervju med tillförordnad kommunchef och förvaltningscontroller, Dokument Aktieägaravtal. Ansvarsförbindelse för hantering av likvida medel. Avtal mellan SOLTAK AB och Kungälvs kommun. Beslutsunderlag förstudie Ekonomiadministration, Löneadministration och Upphandling. Bolagsordning. Förvaltningsplan Intern kontrollplan Lista över ännu ej åtgärdade ärenden inom IT, Soltaksärenden. Outsourcingavtal datacenter. Personuppgiftsbiträdesavtal. Processkartläggning verkställa lön. Protokoll från kommunstyrelsen, Samlad riskbild Sekretessavtal. Tjänstekatalog administrativa HR-tjänster. Ägardirektiv. 19

66 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Missiv Kommunrevisionen

67 15 Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB - KS2018/ Granskningsrapport - Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av SOLTAK AB : Missiv Kommunrevisionen

68 Filen hittades inte. Den är antingen borttagen eller utcheckad 16 Granskningsrapport - Granskning av ekonomistyrning och kontroll - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av ekonomistyrning och kontroll :

69 16 Granskningsrapport - Granskning av ekonomistyrning och kontroll - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av ekonomistyrning och kontroll : Missiv kommunrevisionen

70 17 Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Filen hittades inte. Den är antingen borttagen eller utcheckad

71 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2018 Kungälvs kommun Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden

72 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Revisionskriterier Metod Styrning och uppföljning Organisation Målstyrning Stöd och riktlinjer i beslutsfattande Uppföljning Bedömning Stickprov Urval och bedömningskriterier Resultat av stickprov Bedömning Samlad bedömning Slutsats Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...18 Bilaga 1: Bakgrund...20 Bilaga 2: Källförteckning

73 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun genomfört en granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma om miljö- och byggnadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet och rättssäkerhet. Miljö- och byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt plan- och bygglagen samt miljöbalken. Nämnden ska till kommunstyrelsen lämna förslag till verksamhetsinriktning. Kommunstyrelsen leder arbetet med och samordnar utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten. Enligt styrmodellen ska varje sektor utarbeta en verksamhetsplan. Verksamhetsplaner ska även finnas på enhetsnivå. Medarbetarna ska ha personliga mål kopplade till enheternas mål i verksamhetsplanerna. Granskningen visar att enheterna inom verksamhetsområde planering och myndighet inte har tagit fram verksamhetsplaner samt att medarbetarnas mål inte är kopplade till enhetens mål. Därtill har nämnden inte lämnat förslag till verksamhetsinriktning enligt reglementet. I granskningen bedöms kommunstyrelsen i begränsad utsträckning tillsett att styrmodellen är förankrad hos verksamheterna. Uppföljning sker i årsredovisning och två tertialrapporter som rapporteras till kommunstyrelsen. Miljö och byggnadsnämnden genomför stickprov på delegationsbeslut och tar del av indikatorer angående överklagade beslut, handläggningstid samt nöjd-kund-index. Granskningen visar att nämndens stickprov över delegationsbeslut kan ske med ökad systematik, då det vid flera nämndsammanträden inte sker någon uppföljning av delegationsbesluten. I övrigt följer återrapporteringen bestämmelserna i nämndens delegationsordning. I granskningen bedöms miljö- och byggnadsnämnden i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppföljning och återrapportering av nämndens verksamhet. Inom sektorn planering och myndighet samt bygglov- och miljöenheten finns flera former av stöd i beslut och bedömningar. Granskningen visar att det finns ett visst behov av revideringar inom miljöenheten. En plan för arbetet har tagits fram. I granskningen bedöms miljö- och byggnadsnämnden ha vidtagit åtgärder i syfte att stärka och utveckla rättssäkerheten vid myndighetsutövning. Inom ramen för granskningen har ett stickprov genomförts på ett antal beslut inom miljö- och byggnadsnämnden. Stickprovet visar att besluten inom bygglov och miljö i huvudsak innehåller information i enlighet med kriterierna. Det finns dock utvecklingsområden. Inom bygglov finns det ett par beslut där motiveringen av de grunder som beslutet fattas på hade kunnat utvecklas. Därtill finns ett par beslut avseende bygglov och miljö vari det framgår en hänvisning till nämndens delegationsordning men inte till den punkt i delegationsordningen som beslutanderätten grundar sig i. I granskningen bedöms ovanstående kunna åtgärdas för att stärka förståelsen för bedömningen i besluten samt öka tillgängligheten till innehållet i besluten Den samlade bedömningen utifrån syftet och revisionsfrågorna är att miljö- och byggnadsnämnden i huvudsak har säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet och rättssäkerhet. Dock visar granskningen att kommunstyrelsen inte tillsett 2

74 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden att styrmodellen är tillräckligt förankrad hos verksamheterna. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och lämnat rekommendationer, vilka framgår nedan. Vi rekommenderar miljö- och byggnadsnämnden att: Lämna förslag till verksamhetsinriktning i enlighet med nämndens reglemente Tillse att nämndens stickprovskontroller av delegationsbeslut genomförs systematiskt Tillse att strukturen i bygglovenhetens och miljöenhetens delegationsbeslut utvecklas i enlighet med SKL:s exempelsamling Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Tillse att enheterna inom verksamhetsområde planering och myndighet utarbetar verksamhetsplaner i enlighet med beslutad styrmodell 3

75 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 2. Inledning 2.1. Bakgrund EY har av kommunrevisorerna i Kungälv kommun fått i uppdrag att granska miljö- och byggnadsnämnden. Kommuner ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Nämnderna ska inom sitt område säkerställa att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Miljö- och byggnadsnämnden har till uppgift att besluta om frågor rörande plan- och byggväsendet samt ärenden rörande miljö- och hälsa. Detta innebär myndighetsutövning mot både medborgare och lokala företag. En effektiv verksamhetsstyrning och uppföljning är en förutsättning för att verksamheten ska fatta rättssäkra beslut och bedriva ett i övrigt effektivt arbete. I God revisionssed i kommunal verksamhet framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelse och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken för bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter, samt risken för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Se bilaga 1 för fullständig beskrivning av bakgrunden Syfte och revisionsfrågor Granskningen syfte är att bedöma om miljö- och byggnadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet och rättssäkerhet. Granskningen inriktar sig på följande revisionsfrågor: Har miljö- och byggnadsnämnden fastställt mål och uppdrag för sin verksamhet? Hur tillser miljö- och byggnadsnämnden att styrmodellen är förankrad hos verksamheterna? Finns det en tillfredsställande uppföljning och återrapportering av nämndens verksamhet? Har miljö- och byggnadsnämnden vidtagit åtgärder i syfte att stärka och utveckla rättssäkerheten vid myndighetsutövning? Hur beaktas översiktsplanen vid beslut där den är aktuellt? Finns det tydliga och dokumenterade motiveringar vid beslut? Hur beaktas lagkrav på saklighet och opartiskhet vid beslutsfattande? Sker det en uppföljning av beslut i utbildningssyfte? Vilka riktlinjer och rutiner finns för delegationsbeslut? 2.3. Avgränsningar Granskningen avser miljö- och byggnadsnämnden. Därtill avgränsas granskningen till att omfatta verksamhetsområde planering och myndighet samt enheterna bygglov och miljö inom sektorn samhälle och utveckling. 4

76 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (2017:725) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Förvaltningslag (1986:223) Enligt förvaltningslagens 20 framgår att ett beslut där en myndighet avgör ett ärende ska innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Enligt förvaltningslagens 21 skall parten, om beslutet går honom emot och kan överklagas, underrättas om hur han kan överklaga beslutet. Plan- och bygglagen (2010:900) Av plan- och bygglagens 9 kap 27 framkommer att byggnadsnämndens beslut om lov eller förhandsbesked ska meddelas inom tio veckor från det att den fullständiga ansökan inkommit till nämnden. Om det är nödvändigt får tiden förlängas med högst tio veckor. Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden Enligt miljö- och byggnadsnämndens reglemente ansvarar nämnden för uppgifter inom planoch bygglagen samt miljöbalken. Miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning I miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning framkommer den beslutanderätt som nämnden delegerat Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier samt stickprov på beslut. Urvalet av stickprov beskrivs i avsnitt 4. En källförteckning framgår av bilaga 2. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 5

77 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 3. Styrning och uppföljning 3.1. Organisation I Kungälvs kommun är det miljö- och byggnadsnämnden (nämnden) som fullgör kommunens uppgifter enligt plan- och bygglagen samt miljöbalken 1. Enligt nämndens reglemente ska nämnden lämna förslag till verksamhetsinriktning till kommunstyrelsen. I övrigt ska nämnden fullgöra de uppdrag som fullmäktige eller kommunstyrelsen överlämnat till nämnden. Enligt kommunstyrelsens reglemente ingår det i kommunstyrelsens styrfunktion att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten. Detta innefattar att utarbeta resultatmål för kommunens verksamheter. Kommunens förvaltningsorganisation består av tre sektorer med tillhörande verksamhetsområden. Inom varje verksamhetsområde finns underliggande enheter. Samtliga sektorer är organiserade under kommunstyrelsen. Detta innebär att det är kommunstyrelsen som har budget- och personalansvar för all verksamhet. Inom sektor samhälle och utveckling finns fem verksamhetsområden. Ett av dessa är verksamhetsområdet planering och myndighet. Verksamhetsområdet leds av en verksamhetsområdeschef. Under verksamhetsområdet finns fem enheter 2. I figuren nedan illustreras förvaltningsorganisationen: Sektor Samhälle och utveckling Verkamhetsområde Verksamhetsområde planering och myndighet Enheter Bygglov Kart och mät Mark och exploatering Miljö Plan Figur 1 Översiktlig organisationsskiss över förvaltningsorganisationen inom sektor samhälle och utveckling samt verksamhetsområde planering och myndighet Enheterna bygglov och miljö inom verksamhetsområdet planering och myndighet verkställer nämndens uppgifter enligt plan- och bygglagen samt miljöbalken. Inom bygglovsenheten finns utöver enhetschefen byggnadsinspektörer och handläggare samt administrativ personal. Inom miljöenheten finns enhetschef, miljö- och hälsoskyddsinspektörer, livsmedelsinspektörer samt administrativ personal. 1 Nämnden är undantagen ansvaret för de uppgifter inom planprocessen som avser översiktsplanering, detaljplanering och områdesbestämmelser. 2 Bygglov, Kart och mät, Mark och exploatering, Miljö samt Plan. 6

78 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Under 2017 implementerades en ny förvaltningsorganisation i kommunen efter beslut i kommunfullmäktige. Detta resulterade i att de tidigare sju sektorerna istället blev tre. För sektor samhälle och utveckling innebar detta att det tillkom nya ansvarsområden. Enligt verksamhetschef för verksamhetsområde planering och myndighet befinner sig verksamhetsområdet i en fortsatt utvecklingsprocess avseende styrning och uppföljning. Detta med anledning av omorganisationen Målstyrning Styrmodellen i Kungälvs kommun beskrivs i policydokumentet Modell för styrningen i Kungälvs kommun från demokrati till effekt och tillbaka. Det är kommunfullmäktiges vision som är utgångspunkten i styrsystemet. Utifrån sin vision fastställer kommunfullmäktige tre till fem strategiska mål. Vid framtagandet av strategiska mål ska kommunfullmäktige beakta tre strategiska förutsättningar; ekonomi, medarbetare och processer. Enligt styrmodellen utgör dessa tre både begränsning och inriktning för att nå de strategiska målen. Kommunstyrelsen tar utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål fram resultatmål. Av styrmodellen framgår att respektive sektor i en verksamhetsplan ska planera för vad som ska göras, när det ska göras och av vem det ska göras. I verksamhetsplanen formuleras tolkningar, indikatorer och aktiviteter. Detta ska göras i dialog med de enheter som finns inom sektorn. På enhetsnivå ska verksamheterna på liknande vis som på sektorsnivå ytterligare precisera hur enheten avser arbeta i linje med överordnade mål och uppdrag (åtaganden och enhetsspecifika mål). Detta ska beskrivas i en verksamhetsplan/handlingsplan. Medarbetare inom enheten ska vara delaktiga i arbetet. Slutligen ska varje medarbetare inneha åtminstone ett personligt mål som är kopplat till enhetens mål. I tabellen nedan illustreras styrkedjan från fullmäktige till den enskilda medarbetaren: Kommunfullmäktige Vision Strategiska mål Kommunstyrelsen Resultatmål Sektorer Tolkning Indikatorer Aktiviteter Beskrivning av åtaganden Enheter Medarbetare Personligt mål Enhetsspecifika mål Figur 2 Illustration över styrkedjan i Kungälvs kommun 7

79 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Utöver de mål som ska tas fram enligt styrmodellen (som beskrivits ovan) finns även så kallade portföljmål. Portföljmålen rör mer strategiska och tvärsektoriella frågor så som tillväxt och social hållbarhet. De uppges utgöra en god styrning av sektorernas långsiktiga arbete inom respektive område. Vid intervjuer framkommer att arbetet med att bryta ned kommunstyrelsens mål initieras i sektorn för samhälle och utvecklings ledningsgrupp. I ledningsgruppen ingår sektorschefen samt verksamhetsområdeschefer. Därefter sker ytterligare nedbrytning i verksamhetsområdet planering och myndighets ledningsgrupp, som består av verksamhetsområdeschefen samt enhetscheferna. Enhetscheferna uppges bland annat delta i arbetet med att utarbeta aktiviteterna i sektorns verksamhetsplan. Till stöd för arbetet med att bryta ned mål finns ett kvalitetsledningssystem. Enhetscheferna inom bygg och miljö uppger att de arbetar utifrån övergripande mål och uppdrag i enlighet med sektorns verksamhetsplan. Därutöver har miljöenheten i sin tillsynsplan brutit ned vissa resultatmål kopplade till kommunfullmäktiges övergripande miljö- och klimatmål. Mål och uppdrag förankras bland medarbetarna via årliga planeringsdagar, interna verksamhetsmöten och arbetsplatsträffar. Granskningen visar att det saknas verksamhetsplaner för samtliga enheter inom verksamhetsområdet. Detta innebär att enheternas målarbete nästintill uteslutande utgår från den tolkning samt de indikatorer och aktiviteter som återfinns i sektorsplanen. Orsaken till detta uppges vara att de organisationsförändringar som genomförts tagit tid och resurser i anspråk. Enligt verksamhetsområdeschefen är nästa steg i utvecklingen av styrmodellen att ta fram verksamhetsplaner. Det framkommer också att medarbetarnas personliga mål snarare utgår från behovet av kompetensutveckling än från målen i styrkedjan. Granskningen visar att enheterna bygg och miljö till stor de utgår från den nationella och lagstadgade styrningen i sitt arbete. Vid intervju med enhetschef för bygglovsenheten framförs att enhetens arbete är beroende av inkommande ärenden, vilket gör att enhetens fokus skiftar från målstyrning till uppföljning av inkomna ärenden. Även miljö- och byggnadsnämndens presidie delar denna uppfattning. Verksamhetsområdeschefen framför dock att det inom miljöenheten finns ett mer omfattande strategiskt och planerande fokus. I sektor samhälle och utvecklings verksamhetsplan för åren framgår att ledningsgruppen ska lägga fram en plan för hur antalet medarbetare ska minska. Minskningen ska enligt verksamhetsplanen omfatta planering, miljö, bygglov, kart och mät, trafik, gata och park. Under 2018 ska besparingen uppgå till en miljon kronor och under 2019 fem miljoner. Vid intervju med verksamhetsområdeschefen framkommer att det inte finns några planer på att göra neddragningar av tjänster under Diskussionen kring besparingarna uppges inte vara slutförda. Enhetschefer för bygg och miljö uppger att de ännu inte är direkt berörda av beslutet Stöd och riktlinjer i beslutsfattande Inom sektorn samt bygglov- och miljöenheten finns flera former av stöd i beslut och bedömningar. 8

80 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Inom både bygglovsenheten som miljöenheten finns så kallade samsynsmöten. Samsynsmötena är mötesfora där medarbetarna inom respektive profession bland annat kan diskutera bedömningar och beslut. Enhetschef för bygglovsenheten deltar enligt uppgift vid samtliga samsynsmöten medan miljöenhetens chef deltar vid behov. Utöver dessa möten på enhetsnivå genomförs också sektorsövergripande möten i samma syfte som samsynsmötena. Dessa möten kallas sektorsamsyn. Vid sektorsamsynen kan respektive profession lyfta ärenden eller frågor där inspel behövs från övriga sektorer. Det kan exempelvis röra sig om frågor kring gator eller oklarheter i detaljplaner. Sektorsamsyn genomförs en gång i månaden. Kompetensutvecklingen uppges vara viktig för medarbetarnas möjlighet att göra rättssäkra och korrekta bedömningar. Verksamhetsområdeschefen uppger att det för kompetensutvecklingen årligen avsätts tid och resurser för varje medarbetare att delta i relevanta utbildningar. Granskningen visar att enheterna i olika utsträckning har kartlagt behovet av kompetensutveckling. Bygglovsenheten har tagit fram en lista över den kompetensutveckling som är relevant för respektive profession inom enheten. Exempelvis fastställs att det för bygglovshandläggarnas del finns behov av kompetensutveckling avseende tillsyn, ingripande och sanktioner. Behovet av kompetensutveckling uppges också diskuteras kontinuerligt vid samsynsmöten och medarbetarsamtal. I 2018 års medarbetarundersökning framgår att medarbetarnas medelbetyg på frågan om de upplever att de får den kompetensutveckling som krävs för att utföra arbetet på ett bra sätt uppgår till 4,3 på en 5-gradig betygsskala. Miljöenheten har under 2017 utarbetat så kallade kompetensrosor 3 för medarbetarna inom hälsoskydd, miljöskydd och livsmedel. Enheterna har också tillgång till en rättsdatabas 4 som ska utgöra juridiskt stöd i myndighetsutövningen. I kommunen finns också en kommunjurist som kan bistå med juridisk kompetens vid behov. Vid intervjuer framkommer att enheterna i stor utsträckning tar del av vägledande material och stöd från nationella myndigheter, exempelvis Boverket och Livsmedelsverket. Samverkan sker även med andra aktörer så som Länsstyrelsen. Inom ramen för samverkan med Länsstyrelsen deltar både bygglovs- och miljöenheten i bygglovssamverkan respektive miljösamverkan. Nämnda samverkansformer syftar till att öka rättssäkerheten i bygglovsärenden genom högre kvalitet och likartade bedömningar samt effektivare miljö- och hälsoskyddsarbete. Enheterna har också utarbetat ett antal rutiner och standardiserade mallar för sitt handläggningsarbete. Exempelvis finns standardiserade laghänvisningar inom bygglovsenheten samt en kartläggning över handläggningsprocessen med tillhörande rutiner. Inom miljö bland annat checklistor för olika former av tillsyn. Vid intervju framkommer att rutinerna och mallarna är implementerade i verksamheten. Det uppges finnas ett visst behov av revideringar inom miljöenheten som tagit fram en plan för arbetet. 3 Kompetensrosorna är en metod för att identifiera vilka teoretiska kunskaper samt praktiska erfarenheter respektive medarbetare har inom ett visst område. Detta mäts på en skala från 1-4 och baseras på medarbetarens självskattning genom samtal. 4 Infosoc. 9

81 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 3.4. Uppföljning Enligt styrmodellen i Kungälvs kommun sker uppföljning i årsredovisning samt två tertialrapporter (april och augusti). Respektive sektor redovisar en verksamhetsrapport vid dessa tillfällen. Nämnden tar del av tertialuppföljning av miljöenhetens tillsynsplan. Nämnden får också återkommande information från miljöenheten och bygglovsenheten samt följer upp vissa indikatorer, exempelvis kring överklagade beslut, handläggningstider och NKI 5 (se avsnitt nedan). Vid genomgång av nämndens protokoll noterar vi att nämnden under 2017 inte tagit del av tertialrapporterna som omfattas av kraven i styrmodellen. Inom ramen för granskningen framkommer att nämnden har lämnat en omfattande delegation till tjänstemännen. Tjänstemännen uppger att delegationsordningen upplevs vara tydlig och enkel att tillämpa. Vid intervju med nämndens presidie uppges att nämnden, vid behov, inte skulle tveka att återkalla lämnad delegation. I nämndens delegationsordning framgår formerna för återrapportering av delegationsbeslut. Nämnden får vid varje sammanträde en redovisning över den senaste månadens delegationsbeslut. Detta redovisas i en lista vid nämndens sammanträde. Nämnden uppges vid varje sammanträde göra ett urval av fyra delegationsbeslut (två bygglovsärenden och två miljöärenden) som föredras för nämnden. Stickprovet omfattar både beslut som går berörd part emot och gynnande beslut. Av 2017 års protokoll framkommer att nämnden vid flera sammanträden har följt upp delegationsbeslut. Frekvensen för uppföljningen och antalet beslut varierar dock från ett sammanträde till ett annat. Ibland har nämnden följt upp två beslut och i andra fall fyra. Vid 11 av 13 sammanträden under 2017 fanns en redovisning av delegationsbeslut. Vid 7 av dessa 11 sammanträden har nämnden följt upp delegationsbeslut. I kommunen finns en översiktsplan som antogs Kommunfullmäktige beslutade under 2016 att översiktsplanen i stora drag fortfarande är aktuell. Översiktsplanen inverkar på flera kommunala verksamheter, bland annat bygglov och miljö. Nämnden gör ingen särskild uppföljning över huruvida översiktsplanens bestämmelser beaktas i beslut då det är aktuellt. Vid intervjuer med tjänstemännen framkommer att det finns arbetsformer för att beakta översiktsplanen, främst inom bygglovsenheten. Detta uppges främst vara aktuellt vid handläggningen av förhandsbesked. Miljöenheten lämnar relevanta remissyttranden utifrån översiktsplanen om det berör enhetens verksamhetsområde. Arbetet uppges fungera väl Uppföljning av överklagade beslut, handläggningstid och nöjd-kund-index Som en del av uppföljningen tar nämnden del av indikatorer angående överklagade beslut, handläggningstid och nöjd-kund-index. 5 Nöjd-kund-index. 10

82 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Inom målet attraktiv kommun som växer genom en aktiv och hållbar samhällsutveckling finns indikatorer om överklagade beslut som står sig i överprövande instanser 6 och handläggningstider för bygglovsärenden. Målet för överklagade beslut som står sig i överprövande instanser är 70 %. För 2017 redovisar miljöenheten ett resultat på 60 %. Av uppföljningen framkommer att det beror på att det överklagades 12 miljöbeslut under 2017 men att endast fem avgjorts av högre instans. Tre avgöranden var gynnande för miljöenheten medan två gick enheten emot. Av bygglovsenhetens uppföljning framkommer att antalet överklagade bygglovsbeslut som stod sig i högre instans under 2017 uppgick till 80 %. Målet för handläggningstiden för bygglovsärenden är att handläggningen ska ske inom maximalt 10 veckor. För närvarande tar bygglovsenheten manuellt fram siffrorna men avser framöver utnyttja ett ärendehanteringssystem i samma syfte. I tabellen nedan redovisas handläggningstiderna för 2016 och 2017: År Handläggningstid, genomsnittlig veckor veckor veckor Tabell 1 Redovisning av den genomsnittliga handläggningstiden för bygglovsärenden under Tabellen visar att den genomsnittliga handläggningstiden har minskat under Granskningen av 2017 års ärenden visar att handläggningstiden i 6 av 833 ärenden översteg lagstiftningens bestämmelser om maximalt 20 veckors handläggningstid. Vid intervju med enhetschef för bygglovsenheten uppges enheten vara i fas i handläggningsarbetet. Vid intervjuer framför nämndens presidie att det finns en mängd äldre ärenden där handläggningstiden överstigit lagstiftningens bestämmelser. Det uppges finnas en eftersläpning av ärenden som behöver hanteras. Presidiet uppger också att handläggningen i enklare ärenden skulle kunna effektiviseras. Nöjd-kund-index är ett index som mäter nöjdheten bland de privatpersoner och företagare som har varit föremål för kommunens myndighetsutövning 9. Mätningen utförs årligen och är kopplad till sex olika myndighetsområden, bland annat bygglov samt miljö- och hälsoskydd. I Kungälvs kommun är målet att uppnå index 70. I tabellen nedan redovisas utfallet för bygglov respektive miljö- och hälsoskydd mellan : 6 Avser både miljö och bygg. 7 Tertialrapport 3. 8 Från tertialrapport 3 till Mätning sker mellan Desto högre siffran är desto mer nöjda är de som varit föremål för kommunens myndighetsutövande verksamheter. 11

83 NKI g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden År Bygglov Miljö Figur 3 Diagram över utfallet av nöjd-kund-index i Kungälvs kommun för bygglov respektive miljö- och hälsoskydd, Av diagrammet framgår att bygglovlovsenheten förbättrat resultatet jämfört med 2014 men sedan legat på en relativt jämn nivå I jämförelse uppnådde kommunerna inom Göteborgsregionen 10 under 2017 ett genomsnittligt resultat på 54. Miljö- och hälsoskydd har efter en nedgång återigen kommit upp till samma nivå på resultatet som Kommunerna inom Göteborgsregionen uppnådde under 2017 ett genomsnittligt resultat på Bedömning Enligt kommunallagens (2017:725) 6 kap 6 ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för hela den kommunala verksamheten. Styrelsen har budgetoch personalansvar för miljö- och byggnadsnämndens förvaltning samt fastställer mål för hela kommunens verksamhet. Detta har styrelsen gjort genom att fastställa resultatmål. Enligt miljöoch byggnadsnämndens reglemente ska nämnden lämna förslag till verksamhetsinriktning. Granskningen visar att ett sådant förslag saknas. Utifrån dokumentet, modell för styrningen i Kungälvs kommun, anges att verksamhetsplan ska tas fram på både sektors- och enhetsnivå. Förslaget är även att varje medarbetare har åtminstone ett personligt mål som är kopplat till enhetens gemensamma mål. Granskningen visar att enheterna inom verksamhetsområde planering och myndighet inte har tagit fram verksamhetsplaner samt att medarbetarnas mål inte är kopplade till enhetens mål. Vi bedömer att 10 Göteborgsregionen omfattar kommunerna Ale, Alingsås, Göteborg, Härryda, Kungsbacka, Lerum, Lilla Edet, Mölndal, Partille, Stenungsund, Tjörn och Öckerö. 12

84 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden kommunstyrelsen i begränsad utsträckning tillsett att styrmodellen är förankrad hos verksamheterna. Utifrån kraven i styrmodellen bedömer vi att kommunstyrelsen behöver tillse att styrmodellen efterlevs. Enligt styrmodellen ska uppföljning ske i årsredovisning samt två tertialrapporter. Dessa rapporter ska gå till kommunstyrelsen. Miljö- och byggnadsnämnden får återkommande information från bland annat enheterna bygglov och miljö för att kunna följa verksamheten. Denna återrapportering innefattar delegationsbeslut. Granskningen visar att nämndens stickprov över delegationsbeslut kan ske med ökad systematik, då det vid flera nämndsammanträden inte sker någon uppföljning av delegationsbesluten. I övrigt följer återrapporteringen bestämmelserna i nämndens delegationsordning. Vi bedömer att nämnden i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppföljning och återrapportering av nämndens verksamhet. Av plan- och bygglagens (2010:900) 9 kap 27 framkommer att byggnadsnämndens beslut om lov eller förhandsbesked ska meddelas inom tio veckor från det att den fullständiga ansökan inkommit till nämnden. Om det är nödvändigt får tiden förlängas med högst tio veckor. Det finns flera former av stöd för handläggarnas myndighetsutövning. Nämnden följer därtill upp överklagade beslut. Bygglovsenheten har nått upp till målsättningen avseende överklagade beslut som enheten får rätt i vid prövning i högre instans. Miljöenheten redovisar ett resultat under målet vilket uppges bero på att ett fåtal avgöranden skett i högre instans. Bygglovsenhetens handläggningstider har minskat under Ett litet antal ärenden har överstigit lagstiftningens maximalt tillåtna handläggningstid. Vi bedömer att miljö- och byggnadsnämnden vidtagit åtgärder i syfte att stärka och utveckla rättssäkerheten vid myndighetsutövning. 13

85 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 4. Stickprov 4.1. Urval och bedömningskriterier Inom ramen för granskningen har vi genomfört ett stickprov på ett antal beslut inom miljö- och byggnadsnämnden. Syftet med stickprovsgranskningen är att granska respektive beslut utifrån lagkrav och nämndens interna styrdokument. Vi har gjort ett strategiskt urval av beslut. Sammanlagt omfattar stickprovet 10 beslut 11. Vi har valt både gynnande beslut samt beslut som gått sökanden emot. De kriterier vi valt ut för att avgränsa stickprovet utgår från förvaltningslagens bestämmelser kring motivering av beslut och överklagan (1 och 3), nämndens delegationsordning (5), kommunens översiktsplan (4) samt SKLs exempelsamling för lov och förhandsbesked 12 (2, 5). Kriterierna vi valt ut är följande: 1. Finns det hänvisning till relevant lagstiftning? 2. Finns det en tydlig motivering av de grunder som beslutet fattats på? 3. Framgår det av beslutet hur beslutet kan överklagas? 4. Har översiktsplanen beaktats? 5. Är delegationsbeslut fattade i enlighet med delegationsordningen och hänvisas det i beslutet till relevant punkt i delegationsordningen? 4.2. Resultat av stickprov För att illustrera huruvida besluten uppfyller stickprovets kriterier har vi i tabellen nedan angivit tre grader av uppfyllelse: Ja beslutet uppfyller kriteriet (grönt) Kan förtydligas beslutet uppfyller delvis kriteriet men hade kunnat förtydligas (gult) Nej beslutet uppfyller inte kriteriet (rött) I vissa beslut är inte samtliga kriterier aktuella. Detta markeras med en vit ruta. I tabellen nedan redovisas resultatet av stickprovet: 11 Sju beslut rörande bygglovsrelaterade ärenden (fem nämndbeslut och två delegationsbeslut). Tre beslut rörande miljörelaterade ärenden (ett nämndbeslut och två delegationsbeslut). 12 Trots att exempelsamlingen inte omfattar miljöärenden har vi valt att omfatta även miljöenhetens beslut i det femte kriteriet rörande hänvisning till relevant punkt i delegationsordningen. Detta då två av dessa ärenden är fattade med delegation från miljö- och byggnadsnämnden, vilket bör innefatta samma krav på tydlighet som för övriga delegationsbeslut. 14

86 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Figur 4 Resultat av stickprov på beslut fattade av miljö- och byggnadsnämnden samt på delegation Stickprovet visar att besluten inom bygglov och miljö i huvudsak innehåller information i enlighet med kriterierna. Vad avser bygglov finns det ett par beslut där motiveringen av de grunder som beslutet fattas på hade kunnat utvecklas (två av sju). Besluten ifråga innehåller en stor mängd text som inte strukturerats. Därtill finns ett par beslut vari det framgår en hänvisning till nämndens delegationsordning men inte till den punkt i delegationsordningen som beslutanderätten grundar sig i (två av sju). Vad avser miljö finns också ett par beslut vari det framgår en hänvisning till nämndens delegationsordning men inte en specifik punkt i delegationsordningen (två av tre). För ett antal beslut har vissa kriterier varit inaktuella. Detta beror på att vi har granskat olika typer av beslut. Inaktualiteten hänförs främst till att beslutet inte är ett delegationsbeslut eller att det inom ramen för beslutet inte varit nödvändigt att beakta översiktsplanen Bedömning Enligt förvaltningslagens (1986:223) 20 framgår att ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Enligt förvaltningslagens 21 skall parten, om beslutet går honom emot och kan överklagas, underrättas om hur han kan överklaga beslutet. I miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning har nämnden fastställt vilken delegering av beslutanderätten som nämnden lämnat till tjänstemännen. Av SKL:s exempelsamling för lov och förhandsbesked framgår vilken information som kan vara relevant för besluten att innehålla. Majoriteten av besluten inom bygglov och miljö uppfyller stickprovets kriterier. Resultatet visar dock på utvecklingsområden. Vad avser bygglov bör motiveringen av de grunder som beslutet fattats på i vissa fall struktureras tydligare i enlighet med SKL:s exempelsamling. Exempelvis finns inget tydligt avsnitt som redovisar motiveringen av besluten, vilket skulle underlätta berörd parts förståelse för utfallet. 15

87 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Därtill bör en hänvisning till nämndens delegationsordning även omfatta en hänvisning till den punkt i delegationsordningen som beslutanderätten grundar sig på. Detta omfattar de delegationsbeslut som granskats inom både bygg- och miljöenheten. Trots att detta inte är krav enligt SKL:s exempelsamling bedömer vi att ovanstående åtgärder hade stärkt förståelsen för bedömningen i besluten samt ökat tillgängligheten till innehållet. 16

88 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden 5. Samlad bedömning 5.1. Slutsats Syftet med granskningen har varit att bedöma om miljö- och byggnadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet och rättssäkerhet, det vill säga i enlighet med lagar, regler och fullmäktiges beslut. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor, uppställda revisionskriterier och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att miljö- och byggnadsnämnden i huvudsak har säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet och rättssäkerhet. Dock visar granskningen att kommunstyrelsen inte tillsett att styrmodellen är tillräckligt förankrad hos verksamheterna. De utvecklingsområden som identifierats framgår av granskningens rekommendationer Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Har miljö- och byggnadsnämnden fastställt mål och uppdrag för sin verksamhet? Hur tillser miljö- och byggnadsnämnden att styrmodellen är förankrad hos verksamheterna? Finns det en tillfredsställande uppföljning och återrapportering av nämndens verksamhet? Bedömning Enligt kommunens styrmodell ska kommunstyrelsen fastställa mål för hela verksamheten. Detta har styrelsen gjort genom att fastställa resultatmål. Nämnden ska lämna förslag till verksamhetsinriktning. Detta har nämnden inte gjort. Enligt styrmodellen ska verksamhetsplaner finnas på både sektors- och enhetsnivå. Varje medarbetare ska ha ett personligt mål. Enheterna har inte tagit fram verksamhetsplaner eller formulerat egna mål. Medarbetarna har inte heller personliga mål kopplade till enhetens mål. Arbetet med styrmodellen är under utveckling efter en större omorganisation. Vi bedömer att kommunstyrelsen i begränsad utsträckning tillsett att styrmodellen är förankrad hos verksamheterna. Uppföljning sker i tertialrapporter och årsbokslut som redovisas till kommunstyrelsen. Nämnden tar löpande del av information om och redovisning av indikatorer samt volymtal. Detta omfattar redovisning av delegationsbeslut. Vi bedömer att nämnden i huvudsak tillsett att det finns en tillfredsställande uppföljning och återrapportering av nämndens verksamhet. 17

89 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Har miljö- och byggnadsnämnden vidtagit åtgärder i syfte att stärka och utveckla rättssäkerheten vid myndighetsutövning? Hur beaktas lagkrav på saklighet och opartiskhet vid beslutsfattande? Hur beaktas översiktsplanen vid beslut där den är aktuellt? Finns det tydliga och dokumenterade motiveringar vid beslut? Sker det en uppföljning av beslut i utbildningssyfte? Vilka riktlinjer och rutiner finns för delegationsbeslut? Inom enheterna finns former för att utveckla och stärka rättssäkerheten. Bedömningar och beslut diskuteras kontinuerligt på både enhetsspecifika som sektorsövergripande samsyns- och samrådsmöten. Det finns juridiskt stöd i form av rättsdatabaser och kommunjurist. Samverkan sker i olika nätverk. Nämnden tar även del av överklagade beslut i utbildningssyfte. Därtill gör nämnden stickprov på delegationsbeslut. Stickproven omfattar både beslut som gått berörd part emot som gynnande beslut. Stickprovet sker inte med någon systematik. Vi bedömer att nämnden har vidtagit åtgärder i syfte att stärka och utveckla rättssäkerheten vid myndighetsutövning. Inom enheterna finns det arbetsformer för att beakta översiktsplanen. Stickprovet visar att översiktsplanen beaktats i samtliga fall där det varit aktuellt. Stickprovet visar att besluten inom både bygglov och miljö i huvudsak innehåller tydliga och dokumenterade motiveringar. Det finns dock utvecklingsområden kopplade till hur motiveringen av de grunder som beslutet fattats på struktureras i delegationsbeslut och vad hänvisningen till nämnden delegationsordning innehåller. Nämnden följer upp överklagade beslut. Vissa föredras också vid nämnden sammanträden. Nämnden har tagit fram en delegationsordning. Delegationsordningen fastställer vilken beslutsrätt som delegerats samt hur återrapportering ska ske. Inom enheterna finns implementerade rutiner och mallar för handläggningen Identifierade förbättringsområden/rekommendationer I granskningen har ett antal utvecklingsområden identifierats Vi rekommenderar miljö- och byggnadsnämnden att: Lämna förslag till verksamhetsinriktning i enlighet med nämndens reglemente Tillse att nämndens stickprovskontroller av delegationsbeslut genomförs systematiskt Tillse att strukturen i bygglovenhetens och miljöenhetens delegationsbeslut utvecklas i enlighet med SKL:s exempelsamling 18

90 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Tillse att enheterna inom verksamhetsområde planering och myndighet utarbetar verksamhetsplaner i enlighet med beslutad styrmodell Göteborg den 23 mars 2018 Edvin Bahtanovic Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Erik Söderberg Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 19

91 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Bilaga 1: Bakgrund Kommunrevisorerna i Kungälv kommun har beslutat att avropa en granskning av miljö- och byggnadsnämnden. Kommuner och landsting ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Nämnderna ska inom sitt område säkerställa att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Detta innebär att verksamheten ska bedrivas i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten samt att uppdraget genomförs inom ramen för tillgängliga resurser. Miljö- och byggnadsnämnden har till uppgift att besluta om frågor rörande plan- och byggväsendet samt ärenden rörande miljö- och hälsa. Nämnden har också ansvaret för kommunens arbete utifrån lagen om skydd mot olyckor. Enligt reglementet är nämnden undantagen uppgifter inom planprocessen som avser översiktsplaner, detaljplaner och områdesbestämmelser. Detta innebär att myndighetsutövning utövas mot både medborgare och lokala företag vilket ställer krav på ett effektivt och rättssäkert arbetssätt. En effektiv verksamhetsstyrning och uppföljning är en förutsättning för att verksamheten ska fatta rättssäkra beslut och bedriva ett i övrigt effektivt arbete. I nämndens reglemente framgår att den till fullmäktige ska redovisa hur den fullgjort uppdrag från kommunfullmäktige och genomfört sin verksamhet inom ramen för de riktlinjer eller andra generella beslut om verksamheten som fullmäktige har fastställt. För detta arbete behöver det finnas strukturerade former för återrapportering. Verksamhetsområde Planering under kommunstyrelsen ansvarar för att fullgöra nämndens uppgifter i enlighet med reglementet. För beslut inom vissa ärenden har nämnden delegerat beslutsfattandet till tjänstemännen inom verksamhetsområdet. Delegationsbesluten ska återrapporteras till nämnden. Det är av vikt att beslutsunderlag och motiveringar i nämndens och tjänstemännens beslut är tydligt redovisade. Riskerna med bristande underlag eller motiveringar kan vara att beslut fattas på felaktig grund, att likabehandlingsprincipen inte tillämpas och att transparensen inskränks. En sådan tydlighet är inte minst viktig för de som omfattas av myndighetsutövningen. EYs erfarenheter från granskningar av verksamhetsstyrning och rättssäkerhet visar att det är viktigt att nämnden skapar tydlighet i hur tjänstemännen ska bryta ned kommunfullmäktiges mål. Styrningen behöver genomsyra hela organisationen och inte stanna på övergripande nivå. Granskningar har också visat att det är viktigt med tydliga och strukturerade rutiner för handläggning av ärenden som innebär myndighetsutövning. Därtill är det av vikt att tillräcklig kompetensutveckling erbjuds de tjänstemän som delegerats beslutanderätten i ärenden som innebär myndighetsutövning. EY har omfattande erfarenhet av att genomföra granskningar av myndighetsnämnder som organiserats på liknande vis som i Kungälvs kommun. I God revisionssed i kommunal verksamhet framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelse och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken för bristande ledning, styrning, uppföljning och kontroll. 20

92 g av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden Bilaga 2: Källförteckning Genomförda intervjuer: Chef för verksamhetsområde planering och myndighet tillsammans med controller och nämndsekreterare Enhetschef för bygglov tillsammans med handläggare Enhetschef för miljö tillsammans med handläggare Miljö- och byggnadsnämndens presidium Verksamhetsutvecklare Dokumentation: Övergripande Förteckning över samtliga delegationsbeslut bygglov och miljö Förteckning över samtliga nämndbeslut 2017 miljö- och byggnadsnämnden Kommunstyrelsens reglemente Miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning Miljö- och byggnadsnämndens reglemente Organisationsskiss Resultat av nöjd-kund-index bygglov och miljö Styrmodell för Kungälvs kommun Verksamhetsberättelse 2016 Verksamhetsplan för sektor samhälle och utveckling Verksamhetsrapport tertial 2 sektor samhälle och utveckling Bygglov Miljö Handläggningstider Kompetensutvecklingsbehov bygglov Mallar och blanketter bygglov Processkartläggning för bygglovsenheten Behovsutredning och tillsynsplan Individuella tertialredovisningar miljö Kompetensrosor miljö Miljöenhetens tertialredovisning 2 Minnesanteckningar från livsmedelsmöte Minnesanteckningar från samsynsmöte miljö Minnesanteckningar från veckomöte miljöskydd Processkartläggning miljö Överklagade ärenden miljö 21

93 17 Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden - KS2018/ Granskningsrapport - Granskning av verksamhetsstyrning inom miljö- och byggnadsnämnden : Missiv kommunrevisionen

94 Denna behandling '18 Utskottsrapporter' har inget tjänsteutlåtande. 18 Utskottsrapporter - :

95 18 Utskottsrapporter Ett enat Bohuslän - årsmöte : Mötesanteckningar årsmöte Ett enat Bohuslän Årsmötet Ett enat Bohuslän, 1 (4) Bohusgården Hotell & Konferens, Uddevalla Dnr: nr Mötesanteckningar Miguel Odhner, ordförande inleder. Uddevalla hälsar välkommen Ingemar Samuelsson, Uddevalla kommun hälsade välkomna och berättade kort om besöksnäringen i Uddevalla kommun. Majsan Ågren, Bohusgården Hotell & Konferens informerade om sin verksamhet. Janne Bark, Musselbaren ser en kraft i samarbetet i Bohuslän och poängterar att set är svårt hitta arbetskraft och få till finansiering. Anders Brunberg, Uddevalla kommun presenterade besöksnäringsarbetet i Uddevalla och informerade kort om kommunens Maritima Strategi och de delar som kopplas till besöksnäringen. Företagen Lars-Eric Fält, Storhotellgruppen berättade om samarbetet i storhotellgruppen och kampanjen Vår bästa tid är nu. I kampanjen har det ingått hela 27 boendeanläggningar. I höst inleder Tjörn en satsning på öppethållande i september under namnet Remember september (där alla som är med har öppet HELA september). Pelle Olausson, Lagunen, berättade om Camping Bohuslän, där campingar i Bohuslän under året har startat upp ett bra samarbete likt det som flera boendeanläggningar i Bohuslän redan har gjort. Lokala turistorganisationerna Åsa Massleberg presenterade det gemensamma arbetet som gjorts under Hon informerade också om hur de organiserat samarbetet i Bohuslän kopplat till Ett enat Bohuslän. Turistrådet Västsverige Fredrik Lindén, Turistrådet Västsverige, berättade vad som är gjort under året i form av marknadsföring och utveckling av Bohuslän. Han informerade om ATTA World Summit 16-19/9 2019, en världskongress inom naturturism med ca 800 delegater. Visit Sweden är projektägare och Västsverige är platsen för kongressen. Kommunledningskontoret Tillväxtavdelningen Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Tillväxtavdelningen Östergatan 18 a fax E-post Kommunledningskontoret@uddevalla.se

96 18 Utskottsrapporter Ett enat Bohuslän - årsmöte : Mötesanteckningar årsmöte Ett enat Bohuslän (4) Victor Johansson, Turistrådet Västsverige, presenterade resultatet av besökarundersökningar som gjorts på ett antal platser i Bohuslän. Kommunerna Besöksnäringsperspektivet i översiktsplaner Anders Brunberg och Ronny Svensson informerade kort om Kustzonsprojektets arbete. Samtliga kommuner i Bohuslän arbetar med turism inom sin översiktsplanering. Bedömningen är att kommunerna ju nu ligger olika i sina översyner av ÖP mm. Punkten rekommenderas att ha lägre framtoning 2018/19 till förmån för andra av fokusområdena. Tillståndsgivning Ronny Svensson, Orust berättade att nästan alla kommuner i Bohuslän nu har infört forum eller Lotsfunktioner. Inga möten under Under 2018 planeras ett möte för erfarenhetsutbyte inom tillståndsgivning. Varumärket Bohuslän Alexander Kassay, Stenungsund berättade att alla kommuner nu använder sig av en del Bohuslän på sina hemsidor och kommunicerar vårt gemensamma varumärke i olika sammanhang. Kollektivtrafik Anders Brunberg informerade om att 2017 behandlades skrivelsen angående trafikförsörjningsprogrammet från Ett enat Bohuslän i Regionala Utvecklingsnämnden. Metoden att via Ett enat Bohuslän mer formaliserat jobba med remissyttranden och påverkan har konstaterats som en bra arbetsform framöver. Åsa Karlsson, Munkedal, som sitter i Västtrafiks styrelse, föreslog att Ett enat Bohuslän gör en gemensam skrivelse till Västtrafik om behovet av förbättrad kollektivtrafik. Hon informerade samtidigt om att Västtrafik redan idag ser över behovet av tätare turer till/från besöksmålen. Myndighetsuppvaktning Peter Dafteryd, Strömstad, informerade om Styrgruppens möten med Länsstyrelsen bl a avseende tillstånd för evenemang på väg. Länsstyrelsen vill ha fortsatt dialog med Ett enat Bohuslän. Målet är att även få till ett möte med Trafikverket under 2018.

97 18 Utskottsrapporter Ett enat Bohuslän - årsmöte : Mötesanteckningar årsmöte Ett enat Bohuslän (4) Vandringsleder Helena Henriksson, Uddevalla, informerade om vad som skett under 2017 och att man inom Ett enat Bohuslän haft ett första gemensamt möte gällande vandringsleder. En skrivelse via KSO i Ett enat Bohuslän skickades till Regionala utvecklingsnämnden i Västra Götaland i slutet av 2017 och framförde att man önskar ett samarbete kring de större lederna. Fredrik Lindén berättade om ett förslag till pilotprojekt för Bohusleden och Kuststigen. Förslaget innebär att Västra Götalandsregionen uppdrar åt Västkuststiftelsen att ta på sig ett samordningsuppdrag för lederna. Vidare förutsätts kommunerna fullfölja sitt ansvar gällande drift och underhåll av lederna. Fredrik informerade också om övriga roller och ansvar i projektet. Fredrik presenterade Västkuststiftelsen nya VD Linus Kron som tillträdde i januari i år. Linus är positiv till Västkuststiftelsens roll i pilotprojektet. Årsmötet ställde sig positiv till förslaget. Även de närvarande regionutvecklarna från VGR, Berit Mattsson och Thomas Forslin, var positiva till pilotprojektet. Cykel Marie Linde berättade att en inventering av cykelvägarna i Västsverige har genomförts. Den skickas nu till kommunerna för kännedom. Inventeringen innehåller ett förslag till cykelväg genom hela Bohuslän. Årsmötet ställde sig bakom fortsatt arbete med cykelväg genom Bohuslän. Gemensamt remissvar på Besöksnäringsutredningen SOU 2017:95 Ett land att besöka-en samlad politik för hållbar turism och växande besöksnäring / Ett enat Bohuslän kommer att, senast 20 april, skicka in ett gemensamt remissvar. Ansvarig för detta är Elenor Olofsson, Tanum. Turistrådet Västsverige och VGR svarar var för sig på remissen.

98 18 Utskottsrapporter Ett enat Bohuslän - årsmöte : Mötesanteckningar årsmöte Ett enat Bohuslän (4) Årsmötet godkände förslaget om prioriteringar 2018 och utsåg ansvariga kommuner; Vandringsleder Uddevalla Cykelleder Munkedal Kollektivtrafik Uddevalla Myndighetsuppvaktning Strömstad Gemensamt remissvar Tanum Tillstånd Orust Tjänsteskrivelse/prioriteringar Årsmötet gav i uppdrag till Uddevalla att ta fram ett förslag på tjänsteskrivelse över ovan prioriteringar för I tjänsteskrivelsen tydliggörs också att de som arbetar med de prioriterade fokusområdena måste få den egna kommunens mandat att göra så. Förslaget stäms av med kommunernas kontaktpersoner. Tjänsteskrivelsen skickas till samtliga kommuner för beslut. Årsmöte 2019 Lysekil tar på sig värdskapet för årsmötet Datum för nästa årsmöte: fredag 8 mars 2019 Vid pennan: Helena Henriksson, tel Justerat av: Anders Brunberg, tel och Turistrådet Västsverige