Förvaltningsberättelse

Transkript

1 Styrelsen Sida 1 (11) Förvaltningsberättelse för Krogtäppans samfällighetsförening avseende verksamhetsåret. Styrelse Hus Verksamhetsområde Staffan Sillén 56 Ordförande samt Hemsidan och Uh-plan Birgitta Larsson 116 Sekreterare Ewa Törner 200 Kassör (jan-mars) Lena Odenholm 191 Kassör (april-dec) Byggnader (undercentraler)/garagelängor/trafik (jan-mars), Katarzyna Prymusiewicz 78 Byggnader (undercentraler)/garagelängor/trafik (april-dec) Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Göran Hilmgård 204 VVS (april-aug) Mark (jan-mars),(sept-dec) Sören Spetz 132 Mark Jonas Lind 45 VVS (jan-mars) Andreas Ugriczicz 210 VVS (april-dec) Revisorer Ordinarie Niclas Lindberg 11 Per-Ivar Wiklund 135 Suppleanter Stefan Strömberg 246 Matti Holopainen 106 avflyttad under 2014 från föreningen Thomas Larsson 220 (april-dec) Valberedning Ingela Sandgren 218 (jan-mars) Bo Samuelsson 158 (jan-mars) Bernt Hagberg 100 Göte Persson 96 (sammankallande) Jonas Lind 45 (april-dec) Ewa Nilsson Törner 200 (april-dec) Föreningsfrågor Ordinarie föreningsstämma hölls onsdagen den 18 mars i Kvarnbäcksskolans matsal. Deltagande fastigheter uppgick till 74 st. Totalt antal deltagande personer på mötet var 93 st.

2 Styrelsen Sida 2 (11) Styrelsen har hållit 16 protokollförda sammanträden. Styrelsen har utöver styrelsemötena haft ett flertal arbetsmöten. Även detta år så har styrelsen arbetat vidare med värmefrågan och vad som kan göras för att förbättra leverans och förbrukningsnivån på framförallt flödet. Styrelsen har under stor del av året arbetat med att analysera och förstå Vattenfalls nya prismodell för fjärrvärmen. På informationsmötet i nov så redovisade styrelsen hur prismodellen blir för föreningens medlemmar. Olika personer i styrelsen har haft möten med framförallt kommunen och våra olika entreprenörer. Arbetet med att rätta till konsekvenserna av domstolens utslag av Haninge kommuns 2 fastigheter i lagfartsförteckningen har med hjälp av advokat/jurist fortsatt under hela året. Styrelsen har gjort ett stort arbete med att rätta i olika dokument som stämman 2016 kommer att få ta ställning till. Stora delar av styrelsen har varit på samfällighetskurs genomförd av Villaägarna. Behovet av kunskap i samfällighetsfrågor är viktigt för de nya i styrelsen. Delar av styrelsen har även haft möte med revisorerna. Ordförandeträffarna med de fyra samfälligheterna Krogtäppan, Gräskobben, Segelkobben och Tallkobben har inte varit lika många under året. Styrelsen kan konstatera att försäljningarna inom samfälligheten aldrig varit så många som under. Vi har också satt nya rekord i försäljningspris. Det är många barnfamiljer som flyttar in i föreningen och det ställer krav på att vi särskilt beaktar underhållet av våra lekplatser. Ordföranden har under fortsatt arbetet med att informera alla nyinflyttade om vad det innebär att bo i en samfällighet. VVS-ansvarig har arbetat vidare med information om hur respektive fastighets värmeväxlare mår och fungerar. Detta för att stötta de fastighetsägare som behöver förstå att de måste åtgärda sin värmeväxlare vad gäller framförallt flödesförbrukningen. Utdelning av förbrukningsdokumentet har gjorts. Detta har gett önskad effekt och många har åtgärdat eller bytt värmeväxlare. Arbetet med underhållsåtgärderna blir viktigare och viktigare. Det tillkommer nya regler och lagar som gör att underhållsplanen måste revideras rejält varje år. Vi kan konstatera att vi går in i en tung underhållsperiod för åren som ställer stora krav på våra intäkter och kostnader. Styrelsen redovisar på kvartalsräkningen, som föreningens medlemmar erhåller vad som är preliminär värme & vattendebitering och vad som är samfällighetsavgift. Allt för att tydliggöra vad man betalar för. För : 63 % utgör värme & vattenkostnad, 37 % är samfällighetsavgift. Avser stora samfälligheten.

3 Styrelsen Sida 3 (11) Verksamhet Under året har följande större underhållsarbeten, reparationer och kompletteringar utförts samt informationshantering. Fortsatt utveckling av vårt avläsningssystem och debiteringssystem för värme och vatten så att VVS-ansvarig kan använda informationen för analys och spridning till de boende. Skogsvårdsåtgärder har genomförts bakom undercentral 1 samt på de ställen som Markansvariga ansett behöver åtgärdas. Utdelning av information till de boende om värmeförbrukningen. Underhåll enligt samfällighetens underhållsplan av garagepanel på varje sida av garageportarna samt plåtskiva längst ner. Asfaltsarbeten vid 2 infartsvägar. Grusfotbollsplanen har behandlats med ogräsättika samt borttagning av ogräs. Nytt nätstängsel på grusfotbollsplanen samt skapandet av skyddsdel utanpå staketet för att minimera ogräs. Sandficka skapad vid fotbollsplanen för att kunna återanvända sopsand. Städning av styrelselokalen samt arkivering av handlingar. Hemsidan har kontinuerligt uppdaterats med nytt mtrl. Inkomna mail via hemsidan har behandlats och besvarats där så behövts. Styrelsen (el-ansvarig) har följt elprisets utveckling. Vi har valt att ha rörligt pris under verksamhetsåret. Underhåll av samtliga gräsklippare har skett. Styrelsen (trafik-ansvarig) har under året bevakat ärenden med långtidsparkerade fordon. Byte till nya armaturer med led på resterande gatubelysning. Samarbete med HSB avseende underlag till vår underhållsplan har under året genomförts. Fortfarande gäller att arbetet med ny underhållsplan parallellt med gammal plan pågår för att på sikt helt kunna jobba i den digitala planen. Autogiro har införts på vissa räkningar som kommer till föreningen. Gruppavtal 50 (Comhem) infört för föreningen from juli. Helt nytt plank vid parkeringen G1. Arbete med installation av föreningens nya datorer har påbörjats. Nrskyltar på varje garage i länga är påbörjat. Ordf. och kassör har haft möte med vår bank Nordea. Vi har under året infört påminnelseavgift på samfällighetsräkningen. Utbyte av kallvattenventiler i varje hus har gjorts. Nyinvigning av lekplats L17 gjordes med korvgrillning och många besökande. Möte med längombud inför vår- respektive höststädningen har genomförts. Grovsopning av gator och gångvägar inom vårt område. Vårstädning och höststädningen har genomförts med gott resultat. Föreningen har deltagit i grannsamverkan och grannstöd. Ordförande har deltagit i ordförandemöten med våra grannsamfälligheter. Informationsmöte i nov om samfällighetsfrågor gällande vår förening. Styrelsen informerade om Vattenfalls nya prismodell för fjärrvärmen 2016 och hur den påverkar vår prismodell. Styrelsen har haft fortsatta möten med Anders Svanäng Driftec för att utbilda sig i hur Vattenfalls fjärrvärmeleveranser samverkar med vårt nät. Detta för att styrelsen skall förstå vilka åtgärder vi bör göra för att sänka våra värmekostnader.

4 Styrelsen Sida 4 (11) Sedvanlig träff med Haninge kommuns Mark & Park och rundvandring i samfälligheten har genomförts. Vi har då diskuterat och förankrat de åtgärder vi vill göra eller få gjort av kommunen på ytor som gränsar till kommunal mark. Under året så har vi fortsatt med blomlådor vid varje infart. Vi kommer fortsätta med detta varje år. Det är en trivselhöjande faktor för oss boende. Vi har haft diskussion i styrelsen om vilken typ av portabla gupp vi skall ha i området. Beslutet blev att vi fortsättningsvis skall ha mjuka gupp. 13 fastigheter har bytt ägare under året. Underhållskostnader för samfälligheten Enligt en lagändring 1990 är samfällighetsföreningar skyldiga att ha en underhållsfond. Avsättningen till fonden bestäms med hjälp av en underhållsplan. Avsikten med lagförändringen var att de som bor i samfälligheten och nyttjar anläggningarna (t.ex. värmecentraler, ledningar, vägar, lekplatser etc.) skall vara med och betala det kommande underhållet. Kostnadsberäkningen i underhållsplanen omfattar en 20 års period. Varje ansvarsområde (byggnader/garage i länga/trafik, mark, vvs, el/tele/internet) gör årligen bedömningar av underhållsbehovet inom sitt ansvarsområde. Därefter bedömer styrelsen tillsammans årets avsättningsbehov till fonden samt hur kostnaderna skall finansieras enligt följande alternativ. - Alternativ 1 = hela åtgärden finansieras ur underhållsfonden - Alternativ 2 = åtgärden finansieras dels från underhållsfonden dels genom banklån - Alternativ 3 = hela åtgärden finansieras genom banklån Styrelsen lägger via budgeten förslag till hur underhållskostnaderna skall finansieras. Stämman fattar därefter beslut om budgeten där underhållskostnaderna ingår. Redovisning av underhållsfonden för stora samfälligheten Ingående balans 986,291 kr Utfall underhållskostnad *) Uttag ur underhållsfonden -302,142 kr Avsättning 10,000 kr Utgående balans ,149 kr *) Mark 1 116,276 kr (skogsvård, lekytor, asfalt, gräsytor), Vvs 120,248 kr (värmeanläggning, styrsystem), Byggnader utvändigt 60,000 kr (nytt plank vid G1), El 376,540 kr (armaturer) Redovisning av underhållsfonden för garagesamfälligheten Ingående balans 148,996 kr Utfall underhållskostnad **) - 80,000 kr Avsättning 200,700 kr

5 Styrelsen Sida 5 (11) Utgående balans ,696 kr **) Byte av garagepanel på varje sida av garageportarna samt skyddsdel i plåt längst ner 80,000 kr Ekonomi Styrelsen konstaterar att behovet av underhåll, reparationer och förnyelse kommer att öka på grund av att den tekniska livslängden för många av föreningens anläggningar ex grönområden, lekplatser nu har passerat 30 år. Styrelsen följer noggrant denna utveckling för att säkerställa att pengar finns för kommande åtgärder. Kostnadsbehovet är ca 5 mkr för föreningen för åren Föreningen har en mycket kostsam period för underhållet dessa år och måste ansöka om ett lån för att klara kostnaderna annars blir det kraftfulla höjningar av avgiften, samfällighetsräkningen. Nuvarande uhplan omfattar åren Det är första gången som vi när den perioden är klar kan planera för mer normalt underhåll och kostnader. Föreningens ekonomiska ställning framgår av nedanstående resultat- och balansräkningar. Den individuella slutregleringen av värme och vatten för kommer att ske i samband med utdebiteringen i maj 2016 på sedvanligt sätt. Noteringar till ekonomiska redovisningen Föreningen har reglerat kundförluster Haninge kommun med 16,180 kr Orsaken är att domen i ärendet Haninge kommuns 2 fastigheter i vår lagfartsförteckning ej tillåter att vi kan driva in de samfällighetsavgifter som vi påfört kommunen. När vi nu rättar upp våra debiteringsdokument mm from stämman 2016 så kan vi fakturera kommunen igen. Föreningen har rensat i den ekonomiska redovisningen och tagit en kundförlust på de avgifter som tillhör kabel-tv samfälligheten med 28,410 kr Det finns ett gammalt beslut på att denna avgift som tillhörde de som hade pluggade uttag för kabel-tv skulle utgå när föreningen installerade 3hål i väggen. Vid årets bokslut upptäcktes att detta ej var gjort.

6 Styrelsen Sida 6 (11) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING INTÄKTER Värme Vatten El Kabel-TV (GA8) Övrig Samfällighetsavgift Samfällighetsavgift Haninge Kommun Slutregl värme och vatten Öresutjämning SUMMA INTÄKTER DRIFTSKOSTNADER Värme Vatten El Haninge kommun Kabel-TV drift (GA8) Vår- och höststädning Markförbättringar Snöröjning Containerhyra Gräsklippning Trivselåtgärder Styrelsekostnader Årsstämma Administrativa kostnader Datorkostnad Kopiering Underhållspärm Medl.skap Villaägarna El (förbrukningsmateriel) Internet och tele Värmeanläggning drift Ledningar Fastigheter (vvs) Byggnader(hus) Trafikkostnader Övriga kostnader Styrelsearvode Ersättningar utöver styrelsearvoden

7 Styrelsen Sida 7 (11) UH-gruppen Revisionsarvode Sociala kostnader SUMMA DRIFTSKOSTNADER KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING UNDERHÅLLSKOSTNADER Gräs, plantering och markkompl Skogsvård Asfalt Lekytor Byggnader Ledningar mark 0 0 Värmeanläggning Styrsystem Belysning SUMMA UNDERHÅLLSKOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning nya värmemätare Resultat efter avskrivningar FINANSIELLA INTÄKTER OCH KOSTNADER Ränteintäkter Räntekostnader Räntekostnader Skatteverket Bankkostnader Resultat före bokslutsdispositioner Avsättning underhållsfond Uttag ur underhållsfonden Extra avsättning underhållsfond 0 0 Resultat Krogtäppans samfällighet

8 Styrelsen Sida 8 (11) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Bank Specialinlån Nordea Fordringar andelsägare Kabel-TV (GA8) Interimsfordringar Skattekonto 0-43 Summa omsättningstillgångar Anläggningstillgångar Nya värmemätare/nya ventiler Summa anläggningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Skuld till andelsägare, slutavräkning Skuld garagesamfälligheten Upplupna sociala kostnader Övriga interimsskulder Källskatter Låneskulder Summa kortfristiga skulder Eget kapital Förutbetalda intäkter/upplupna kostnader 0 0 Insatskapital Uhfond GA Balanserat resultat Årets resultat Summa eget kapital SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Till samfällighetens disposition Balanserat resultat Årets resultat Summa

9 Styrelsen Sida 9 (11) Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning KROGTÄPPANS GARAGESAMFÄLLIGHET (GA7) RESULTATRÄKNING INTÄKTER Avgifter El SUMMA INTÄKTER KOSTNADER El Elraparationer Byggnadsreparationer Garage, utvändigt SUMMA KOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning garageportar Resultat efter avskrivningar Räntekostnader Res. före bokslutsdisp Avsättning UH-fond Utnyttjad UH-fond Extra avsättning underhållsfond 0 0 Resultat garagesamf. 0 0 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Fordran Krogtäppans samf.för Garageportar Avskrivningar Summa tillgångar SKULDER OCH EGET KAPITAL Lån Nordea 0 0 Underhållsfond GA Balanserat resultat Årets resultat 0 0 Summa skulder

10 Styrelsen Sida 10 (11) Till garagesamfällighetens disposition Balanserat resultat Årets resultat 0 0 Summa Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning.

11 Styrelsen Sida 11 (11) Haninge som ovan Staffan Sillén Peter Eriksson Göran Hilmgård Katarzyna Prymusiewicz Sören Spetz Lena Odenholm Birgitta Larsson Andreas Ugriczicz