Förvaltningsberättelse

Transkript

1 Styrelsen Sida 1 (10) Förvaltningsberättelse för Krogtäppans samfällighetsförening avseende verksamhetsåret. Styrelse Hus Verksamhetsområde Staffan Sillén 56 Ordförande samt Hemsidan och Uh-plan Birgitta Larsson 116 Sekreterare Ewa Törner 200 Kassör Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Göran Hilmgård 204 Mark Sören Spetz 132 Mark Jonas Lind 45 VVS Lena Odenholm 191 Byggnader (undercentraler)/garagelängor/trafik Revisorer Ordinarie Niclas Lindberg 11 Per-Ivar Wiklund 135 Suppleanter Stefan Strömberg 246 Matti Holopainen 106 Valberedning Ingela Sandgren 218 Bo Samuelsson 158 Bernt Hagberg 100 (sammankallande) Göte Persson 96 Föreningsfrågor Ordinarie föreningsstämma hölls onsdagen den 26 mars i Kvarnbäcksskolans matsal. Deltagande fastigheter uppgick till 73 st. Totalt antal deltagande personer på mötet var 93 st. Styrelsen har hållit 11 protokollförda sammanträden. Styrelsen har utöver styrelsemötena haft ett flertal arbetsmöten. Vi har arbetat vidare med att förstå hur vi skall bearbeta de olika alternativ som finns för att effektivisera vår fjärrvärmeanvändning inom föreningen. Olika personer i styrelsen har haft möten med framförallt kommunen och våra olika entreprenörer.

2 Styrelsen Sida 2 (10) Arbetet att få ett klarläggande av Haninge kommuns 2 fastigheter som återfinns i lagfartsförteckningen har med hjälp av advokat fortsatt under hela året. Ärendet är fortfarande inte avgjort i domstol. Ärendet avgjordes till vår fördel gällande att de inte kan ta sig ur föreningen via ensidig förrättning. Nuläget är att kommunen har överklagat vår debitering av samfällighetsavgiften på kommunen. Delar av styrelsen har även haft möte med revisorerna. Ordförandeträffarna med de fyra samfälligheterna Krogtäppan, Gräskobben, Segelkobben och Tallkobben har fortsatt och visat på vikten av att hjälpa och stödja varandra med information och hur vi alla kan förbättra arbetet i våra samfälligheter. Staffan (ordf) följer det arbete som Tallkobbens samfällighet gör för att ev bygga nytt fjärrvärmenät. De har många läckor som är kostnadskrävande för föreningen. Styrelsen kan konstatera att många försäljningar sker inom samfälligheten och att värdet på våra villor/radhus är på väg upp. Det är många barnfamiljer som flyttar in i föreningen och det ställer krav på att vi särskilt beaktar underhållet av våra lekplatser. Ordföranden har under fortsatt arbetet med att informera alla nyinflyttade om vad det innebär att bo i en samfällighet. VVS-ansvarig har arbetat vidare med information om hur respektive fastighets värmeväxlare mår och fungerar. Detta för att stötta de fastighetsägare som behöver förstå att de måste åtgärda sin värmeväxlare vad gäller framförallt flödesförbrukningen. Utdelning av dokumentet har gjorts samt att föreningen kallat de som ej har fungerande värmeväxlare ca 25 st till ett specialmöte. Detta har gett önskad effekt och många har åtgärdat eller bytt värmeväxlare. Arbetet med underhållsåtgärderna blir viktigare och viktigare. Det tillkommer nya regler och lagar som gör att underhållsplanen måste revideras rejält varje år. Vi har under året gjort klart panelbytet för garage-samfälligheten. Panelbyte och byte av dörrar har skett för UC1. Vår dialog med Comhem har fortsatt och vi redovisade vid informationsmötet i nov hur Gruppavtal 50 kan komma att se ut för föreningen. Det blev positiv respons på det av mötets deltagare. Styrelsen kommer att lägga fram en proposition om detta till stämman Styrelsen redovisar på kvartalsräkningen, som föreningens medlemmar erhåller vad som är preliminär värme & vattendebitering och vad som är samfällighetsavgiften. Allt för att tydliggöra vad man betalar för. För : 66 % utgör värme & vattenkostnad, 34 % är samfällighetsavgift. Avser stora samfälligheten.

3 Styrelsen Sida 3 (10) Verksamhet Under året har följande större underhållsarbeten, reparationer och kompletteringar utförts samt informationshantering. Fortsatt utveckling av vårt avläsningssystem och debiteringssystem för värme och vatten så att VVS-ansvarig kan använda informationen för analys och spridning till de boende. Skogsvårdsåtgärder har genomförts bakom undercentral 2 samt på de ställen som Markansvariga ansett behöver åtgärdas. Utdelning av information till de boende om värmeförbrukningen. Underhåll enligt samfällighetens underhållsplan av resterande garagepanel. Vi är nu helt klara med samtliga garage. Garagesamfälligheten har slutbetalat det lån som togs när vi bytte garageportar. Takrengöring och taktvätt av samtliga garage. Föreningen har medverkat till ett erbjudande om taktvätt för respektive fastighet. Asfaltsarbete vid parkeringsytan vid hus 69. Inkoppling av nytt elskåp gjordes under året för att ta i bruk den pump vi har för att leda bort vatten efter dräneringsskadan vid hus 260. Grusfotbollsplanen har behandlats med ogräsättika samt borttagning av ogräs. Städning av styrelselokalen samt arkivering av handlingar. Hemsidan har kontinuerligt uppdaterats med nytt mtrl. Möte med Comhem gällande nytt avtal och den tekniska utvecklingen. Detta gjorde att vi kunde teckna om befintligt avtal till lägre kostnad. Inkomna mail via hemsidan har behandlats och besvarats där så behövts. Styrelsen (el-ansvarig) har följt elprisets utveckling. Vi har valt att ha rörligt pris under verksamhetsåret. Underhåll av samtliga gräsklippare har skett. Styrelsen (trafik-ansvarig) har under året bevakat ärenden med långtidsparkerade fordon. Rondning/kontroll och byte av trasiga lampor på vår gatu & parkeringsbelysning. Samarbete med HSB avseende underlag till vår underhållsplan har under året genomförts. Fortfarande gäller att arbetet med ny underhållsplan parallellt med gammal plan pågår för att på sikt helt kunna jobba i den digitala planen. Möte med längombud inför vår- respektive höststädningen har genomförts. Grovsopning av gator och gångvägar inom vårt område. Vårstädning och höststädningen har genomförts med gott resultat. Föreningen har deltagit i grannsamverkan och grannstöd. Vi har även haft oärliga personer som tagit post ur brevlådor och beställt varor i husägarnas namn. Polisanmälan och kontakt med Haningepolisen om detta har ordföranden haft. Ordförande har deltagit i ordförandemöten med våra grannsamfälligheter. Informationsmöte i nov om samfällighetsfrågor gällande vår förening. Då informerades om fastighetsägarnas ansvar för ventilationsutrustningen på vinden. Styrelsen informerade även att Vattenfall kommer att införa en ny prismodell för fjärrvärmen Hur den påverkar vår prismodell kommer styrelsen att arbeta med under 2015 och presentera ett förslag till medlemmarna vid informationsmötet i nov. Redovisning av förslaget till arbetet med prioriterade lekplatser gjordes. Ordföranden har utbildats i den nya plan och bygglagen. Staffan ingår i styrelsen för Villaägarna Haninge-Tyresökretsen och har gett vår styrelse kontinuerlig information om detta arbete. Krogtäppans interna telefonlista har reviderats och delats ut.

4 Styrelsen Sida 4 (10) Styrelsen har haft möten med Anders Svanäng för att utbilda sig i hur Vattenfalls fjärrvärmeleveranser samverkar med vårt nät. Detta för att styrelsen skall förstå vilka åtgärder vi bör göra för att sänka våra värmekostnader. Under året har vi bytt 40 st belysningsarmaturer till LED-belysning längs våra gångvägar. Vi gjorde först 4 st provmonteringar som utvärderades innan bytet gjordes. Vi kan redan nu konstatera bättre belysning och lägre elkostnad för föreningen. Sedvanlig träff med Haninge kommuns Mark & Park och rundvandring i samfälligheten har genomförts. Vi har då diskuterat och förankrat de åtgärder vi vill göra eller få gjort av kommunen på ytor som gränsar till kommunal mark. Under året så har äntligen blomlådor vid varje infart utplacerats med mycket gott resultat. Vi kommer fortsätta med detta varje år. Det är en trivselhöjande faktor för oss boende. Inköp av ytterligare portabla gupp har gjorts. Behovet verkar stort eftersom hastighetsreglerna inte följs. Ett trasigt relä har bytts på UC1. Det var getingar som byggt bo i relät men Anticimec hjälpte oss med problemet samt insatser av vår El-ansvarige (Peter). 9 fastigheter har bytt ägare under året. Underhållskostnader för samfälligheten Enligt en lagändring 1990 är samfällighetsföreningar skyldiga att ha en underhållsfond. Avsättningen till fonden bestäms med hjälp av en underhållsplan. Avsikten med lagförändringen var att de som bor i samfälligheten och nyttjar anläggningarna (t.ex. värmecentraler, ledningar, vägar, lekplatser etc.) skall vara med och betala det kommande underhållet. Kostnadsberäkningen i underhållsplanen omfattar en 20 års period. Varje ansvarsområde (byggnader/garage i länga/trafik, mark, vvs, el/tele/internet) gör årligen bedömningar av underhållsbehovet inom sitt ansvarsområde. Därefter bedömer styrelsen tillsammans årets avsättningsbehov till fonden samt hur kostnaderna skall finansieras enligt följande alternativ. - Alternativ 1 = hela åtgärden finansieras ur underhållsfonden - Alternativ 2 = åtgärden finansieras dels från underhållsfonden dels genom banklån - Alternativ 3 = hela åtgärden finansieras genom banklån Styrelsen lägger via budgeten förslag till hur underhållskostnaderna skall finansieras. Stämman fattar därefter beslut om budgeten där underhållskostnaderna ingår. Redovisning av underhållsfonden för stora samfälligheten Ingående balans 782,250 kr Utfall underhållskostnad *) -673,503 kr Avsättning 877,544 kr Utgående balans ,291 kr

5 Styrelsen Sida 5 (10) *) Mark 270,997 kr (skogsvård, lekytor, asfalt, gräsytor), Vvs 156,481 kr (värmeanläggning,styrsystem), Byggnader utvändigt 88,545 kr (panel, dörrar UC1), El 157,480 (armaturer) Redovisning av underhållsfonden för garagesamfälligheten Ingående balans 246,319 kr Utfall underhållskostnad **) -281,273 kr Avsättning 183,950 kr Utgående balans ,996 kr **) Byte av garagepanel, knutar, vindskivor, plåt 281,273 kr Ekonomi Styrelsen konstaterar att behovet av underhåll, reparationer och förnyelse kommer att öka på grund av att den tekniska livslängden för många av föreningens anläggningar ex grönområden, lekplatser nu har passerat 30 år. Styrelsen följer noggrant denna utveckling för att säkerställa att pengar finns för kommande åtgärder. Kostnadsbehovet är ca 500 tusen kr upp till 1 mkr per år för stora samfälligheten. Föreningens ekonomiska ställning framgår av nedanstående resultat- och balansräkningar. Den individuella slutregleringen av värme och vatten för kommer att ske i samband med utdebiteringen i maj 2015 på sedvanligt sätt.

6 Styrelsen Sida 6 (10) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING INTÄKTER Värme Vatten El Kabel-TV Övrig Samfällighetsavgift Samfällighetsavgift Haninge kommun Slutregl värme och vatten Öresutjämning SUMMA INTÄKTER DRIFTSKOSTNADER Värme Vatten El Kabel-TV drift Vår- och höststädning Markförbättringar Snöröjning Containerhyra Gräsklippning Trivselåtgärder Styrelsekostnader Årsstämma Administrativa kostnader Datorkostnad Kopiering Underhållspärm Medl.skap Villaägarna El (förbrukningsmateriel) Internet och tele Värmeanläggning drift Ledningar Fastigheter (vvs) 0 0 Byggnader(hus) Trafikkostnader Styrelsearvode Ersättning utöver

7 Styrelsen Sida 7 (10) styrelsearvode UH-gruppen Revisionsarvode Sociala kostnader SUMMA DRIFTSKOSTNADER KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING UNDERHÅLLSKOSTNADER Gräs, plantering och markkomp Skogsvård Asfalt Lekytor Byggnader Ledningar mark Värmeanläggning Styrsystem Belysning SUMMA UNDERHÅLLSKOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning nya värmemätare Resultat efter avskrivningar FINANSIELLA INTÄKTER OCH KOSTNADER Ränteintäkter Räntekostnader Bankkostnader Resultat före bokslutsdispositioner Avsättning underhållsfond Uttag ur underhållsfonden Extra avsättning underhållsfond 0 0 Resultat Krogtäppans samfällighet

8 Styrelsen Sida 8 (10) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Bank Specialinlån Nordea Fordringar andelsägare Kabel-TV Interimsfordringar Skattekonto Summa omsättningstillgångar Anläggningstillgångar Nya värmemätare Nya ventiler Avskrivning Summa anläggningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Skuld till andelsägare, slutavräkning Skuld garagesamfälligheten Upplupna sociala kostnader Övriga interimsskulder Källskatter Låneskulder Summa kortfristiga skulder Eget kapital Insatskapital Rep.fond gemensamt Balanserat resultat Årets resultat Summa eget kapital SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Till samfällighetens disposition Balanserat resultat

9 Styrelsen Sida 9 (10) Årets resultat Summa Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning KROGTÄPPANS GARAGESAMFÄLLIGHET RESULTATRÄKNING INTÄKTER Avgifter El SUMMA INTÄKTER KOSTNADER El Byggnadsreparationer Garage, utvändigt SUMMA KOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning garageportar Resultat efter avskrivningar Räntekostnader Res. före bokslutsdisp Avsättning UH-fond Utnyttjad UH-fond Extra avsättning underhållsfond 0 0 Resultat garagesamf BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Fordran Krogtäppans samf.för Garageportar Avskrivningar Summa tillgångar SKULDER OCH EGET KAPITAL Lån Nordea Underhållsfond Balanserat resultat Årets resultat Summa skulder Till garagesamfällighetens disposition Balanserat resultat Årets resultat

10 Styrelsen Sida 10 (10) Summa Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning. Haninge som ovan Staffan Sillén Peter Eriksson Göran Hilmgård Jonas Lind Sören Spetz Lena Odenholm Birgitta Larsson Ewa Törner