AGM. Bruksanvisning. Datum: 22/03/2017 Version: 1.2 Programvarans versionsnummer: V1.38.3

Transkript

1 AGM Bruksanvisning Datum: 22/03/2017 Version: 1.2 Programvarans versionsnummer: V1.38.3

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Definition Ansvarsfriskrivning Att använda EU Login-autentisering Användarroller i AGM Kontaktperson Att bli kontaktperson Sammanställa och skicka deltagarlistan Ändra deltagarlistan Deltagare Logga in som deltagare Ange betalningsuppgifter Ändra bankuppgifter Koppla ett bankkonto Fylla i och skicka in ansökan om kostnadsersättning Ändra ansökan om ersättning Meddelanden Meddelanden som skickats till en kontaktperson Meddelanden som skickats till en deltagare

3 1. INLEDNING 1.1. Definition Webbplatsen AGM (A new Gateway to EU Meetings) gör det lättare att organisera expertmöten med kommissionen och begära kostnadsersättning. Webbplatsen testas för närvarande med ett begränsat antal expertgrupper och kommittéer. Om den visar sig fungera kommer vi att använda AGM för alla expertgrupper. Med AGM kan experter ta emot kallelser till möten (inklusive dagordningen och annan information) bekräfta sin medverkan ange bankuppgifter skapa och skicka ansökan om ersättning elektroniskt Ansvarsfriskrivning Informationen i den här bruksanvisningen är endast vägledande och är en beskrivning av hur AGMapplikationen ska användas. Det lämnas inga garantier för beskrivningarnas korrekthet eftersom systemet hela tiden utvecklas. Informationen ska inte på något sätt betraktas som ersättning för EUlagstiftning eller ses som kommissionens rättsliga tolkning Att använda EU Login-autentisering I AGM används EU Login som unik autentiseringsmetod. Läs frågor och svar i FAQ på AGM-portalen för att se hur du skapar ett EU Login-konto och hur du återställer ditt lösenord för EU Login. 3

4 2. ANVÄNDARROLLER I AGM 2.1. Kontaktperson Som kontaktperson är du kontaktpunkten för medlemmarna i kommittén eller i expertgruppen som har kallats till ett möte. Du använder AGM-webbplatsen för att meddela kommissionen namnen på deltagarna som ingår i din delegation (de personer från din organisation som ska delta i mötet). Du behöver inte skapa deltagarlistan för mötet i AGM. Du kan lägga in den i systemet när den är klar. Du får ett mejl med kallelsen, dagordningen och annan information om mötet från mötesarrangören. I mejlet finns också en länk till AGM som ger dig tillgång till webbplatsen som delegationens kontaktperson. Var försiktig med vem du delar ut länken till eftersom den kan ge vem som helst tillgång till webbplatsen som kontaktperson. I AGM ska du lägga in uppgifter om varje deltagare. När listan är klar ska den skickas till mötesarrangören Att bli kontaktperson Som nämnts ovan får du ett mejl med kallelsen och annan information om mötet samt en länk till AGM. Nedan visas ett exempel på en kallelse som skickats till en kontaktperson. Mejlet har två viktiga delar: 1) kallelsen med bilagor 2) instruktioner om hur du blir kontaktperson samt andra länkar med mer information. Du får kallelsen som en bilaga och du kan också läsa kallelsen i mejlets brödtext. 4

5 Genom att klicka på den här länken blir du kontaktperson för mötet. Du använder ditt EU Login-konto för att logga in i AGM och för att se mötesinformationen. Sedan kan du gå till deltagarlistan. 5

6 Alla länkar i ansvarsfriskrivningen går till AGM-webbplatsen. Där finns mer information om AGM (FAQ, supportkontakt etc.). Klicka på länken i mejlet för att bli kontaktperson för mötet och för att skapa deltagarlistan i AGM Sammanställa och skicka deltagarlistan Som kontaktperson för ett möte ska du skicka deltagarlistan för din delegation till mötesarrangören. När du har klickat på länken för att bli kontaktperson visas följande skärmbild: Här kan du återigen se kallelsen och du får tillgång till tillhörande dokument. Använd navigeringsmenyn för att gå till olika menyer i AGM. Klicka på Participants (deltagare) i navigeringsmenyn. Här visas ditt namn som kontaktperson. Om du ser mer än ett namn innebär detta att kallelsen har skickats (eller vidarebefordrats) till andra mottagare som har godkänt rollen som kontaktperson. Observera: Endast den kontaktperson som svarar först kan skicka deltagarlistan. 6

7 Under rubriken Delegation Participants (delegationsdeltagare) kan du skicka en tom lista eller lägga till deltagare. När du har lagt till deltagare visas de här. Kontaktpersonen kan lägga till sig själv som deltagare genom att klicka på Add as participant (lägg till som deltagare) och fylla i den obligatoriska informationen. Avsluta genom att klicka på uppdatera. Lägg till fler deltagare genom att markera as a new participant of this member (som ny deltagare för den här medlemmen) för att bjuda in en deltagare som inte tidigare deltagit i ett möte via AGM. Du kan också du söka efter deltagarens namn genom att markera from the last X meetings (från de x senaste mötena). Följande skärmbild visas. Ange deltagaruppgifterna. 7

8 Fyll i samtliga fält. Observera: Alternativet Entitled to claim expenses (har rätt till kostnadsersättning) gäller endast vissa deltagare. Kontrollera reglerna i kallelsen för att se hur många deltagare som kan ansöka om kostnadsersättning. Klicka sedan på Add (lägg till). Deltagaren visas i avsnittet Delegation Participants (delegationsdeltagare). Nu kan du lägga till fler deltagare om du vill. 8

9 När du har lagt till en deltagare ser du markeringen New (ny) bredvid deltagarens namn, vilket betyder att den här deltagaren är ny på listan. I kolumnen Attendance (deltagande) ser du ett frågetecken (?) (En kontaktperson som lägger till sig själv kan bekräfta deltagandet direkt). Även om du som kontaktperson kanske redan har den informationen ska deltagaren bekräfta sitt deltagande i AGM. För att ändra en deltagares uppgifter eller för att ta bort dem från listan klickar du på knappen Action (åtgärd) bredvid deltagaren. Klicka på knappen Send participants (skicka deltagare) när deltagarlistan är klar för att skicka listan till mötesarrangören. Följande meddelande visas. Klicka på Accept (godkänn) för att skicka listan. När du har skickat listan kan den inte längre ändras på den här skärmen. Du får ett bekräftelsemejl som talar om att deltagarlistan har skickats till mötesarrangören. Samma meddelande visas i meddelandemenyn i AGM. Samtidigt får varje deltagare på listan ett mejl som talar om att de har namngetts som mötesdeltagare. 9

10 Ändra deltagarlistan Deltagarlistan har skickats till mötesarrangören för godkännande. Nu måste du avvakta information från mötesarrangören. Mötesarrangören kan välja att godkänna listan utan anmärkningar eller be dig att göra ändringar. Du kommer oavsett att få ett mejl och ett separat meddelande i AGM. Om mötesarrangören ber dig att ändra deltagarlistan får du följande mejl: Gå till AGM för att ändra deltagarlistan och öppna mötet. Öppna menyn Participants (deltagare) så att skärmen visas i skrivbart läge. Välj den deltagare som du vill ta bort och klicka på knappen Actions (åtgärd) bredvid deltagaren. 10

11 Markera Remove (ta bort) för att radera deltagaren från listan. Om du upptäcker att uppgifterna för en deltagare är felaktiga kan du ändra dem genom att klicka på knappen Actions (åtgärder) bredvid deltagarens namn. Markera sedan Edit (ändra). 11

12 Klicka på Update (uppdatera) för att spara ändringarna. När du har gjort de ändringar som krävs skickar du deltagarlistan till mötesarrangören för godkännande. Du får en ny bekräftelse via mejl och en separat bekräftelse i AGM som talar om att listan har skickats till mötesassistenten för godkännande. Samtidigt får den deltagare som tagit bort ett mejl som talar om att han eller hon har tagits bort från listan Deltagare En mötesdeltagare är en expert som deltar i ett möte. En deltagare kan ingå i en delegation (normalt utsedd av en kontaktperson) eller delta på individuell basis (inbjuden direkt av mötesarrangören). Deltagaren får ett mejl om att han eller hon kallas till ett möte med en länk till AGM. Som deltagare kan du öppna kallelsen på AGM-webbplatsen och läsa annan information om mötet. Först får du ett mejl om att du kallas till ett möte. Mejlet innehåller en länk för att aktivera din användarprofil för mötet. Använd länken i mejlet för att tacka ja eller nej till inbjudan och skicka dina personuppgifter för att få ett e-pass för att komma in i byggnaden. 12

13 Logga in som deltagare Klicka på länken med namnet på möteskallelsen och logga in med ditt EU Login-konto. Första gången du öppnar ett möte behöver du koppla mötet till din användarprofil. Detta behöver du göra en gång för varje mötesgrupp. Klicka på Activate my profile (aktivera min profil) så att möteskallelsen visas. Här kan du läsa kallelsen, se eventuella bilagor och bekräfta ditt deltagande. Under möteskallelsen ser du meddelandet You have not confirmed the attendance to this meeting yet (du har ännu inte bekräftat deltagandet på mötet). 13

14 Här ska du klicka på Yes (ja) för att bekräfta. Om det är ett möte som pågår under flera dagar är alla dagar markerade som standard. Du kan avmarkera de dagar då du inte kommer att delta i mötet. Om alla dagar avmarkeras ändras deltagandet till No (nej). Klicka på rullgardinsmenyn vid ditt profilnamn för att ange dina personuppgifter. 14

15 På den här sidan finns information om din EU Login. Vid behov kan du ändra informationen genom att klicka på knappen Change (ändra) bredvid varje rubrik. Du måste ange dina profiluppgifter och lägga in id-handlingar. Mötesanordnarna behöver den informationen för att kunna förbereda och beställa ditt e-pass till mötestillfället. När informationen har lagts in är den giltig och kommer att sparas i din profil. Detta innebär att du måste ange uppgifterna en enda gång och uppdatera dem vid behov. Fyll i avsnittet Profile details (profiluppgifter) och klicka på Save (spara). Fyll i avsnittet Identity documents (id-handlingar): Klicka på Add new document (lägg till nytt dokument) för att lägga in uppgifterna för din idhandling: 15

16 Ange typ av dokument Ange nummer, sista giltighetsdag och land där den utfärdats. Klicka sedan på Update (uppdatera) för att spara informationen. Kom ihåg att uppdatera avsnittet när giltighetstiden för dokumentet har löpt ut. I varje möteskallelse kommer du att uppmanas att ange dina profiluppgifter. De ligger kvar i AGM när du en gång har angett dem. Vi rekommenderar dig att alltid kontrollera att uppgifterna fortfarande är giltiga. Med hjälp av knappen Edit (ändra) bredvid dokumentuppgifterna kan du uppdatera eller ta bort det aktuella dokumentet. Sidan kan även nås via länken i kallelsen Ange betalningsuppgifter När deltagarlistan har godkänts av mötesarrangören (direktinbjudna delegationer godkänns så snart kallelsen till mötet har skickats) får alla deltagare, inklusive kontaktpersonen, ett mejl och ett separat meddelande i AGM. Om du inte har rätt till kostnadsersättningbehöver du inte göra någonting och det står ingenting i mejlet om hur du får ersättning. 16

17 Om du har rätt till reseersättning får du samma meddelande med en uppmaning om att lägga in dina bankuppgifter i AGM. Logga in i AGM med ditt EU Login-konto för att se möteslistan: 17

18 I listan Meetings (möten) visas alla kommande eller tidigare möten som deltagaren har varit kallad till. Informationen i kolumnen Expenses Claim (kostnadsersättning) visas för de möten som du har rätt till kostnadsersättning för. I exemplet ovan är ansökan i läget Draft (utkast) och bankuppgifterna har ännu inte lagts in. Klicka på länken Go to expenses claim (gå till kostnadsersättning) för att komma till formuläret. (För mer information om formuläret för kostnadsersättning se fyll i och skicka in ansökan om kostnadsersättning. I det här avsnittet förklaras endast hur du lägger in dina bankuppgifter.) 18

19 Dina bankuppgifter sparas i den andra fliken i formuläret. Klicka på fliken Bank account (bankkonto) eller på knappen Enter bank account (ange bankkonto) i avsnittet Status. Skärmbilden Bank Account (bankkonto) visas. 19

20 På den här skärmen visas de bankkonton som du har använt tidigare för olika ansökningar om kostnadsersättning. I exemplet ovan finns det inga tidigare bankkonton eftersom detta är det första mötet för den här deltagaren Lägga till ett bankkonto för myndighetsexperter Klicka på Add new bank account (lägg till ett bankkonto) för att ange bankuppgifterna: Den juridiska enheten hämtas automatiskt från kommissionens system för periodiserad redovisning (Abac). Den här informationen rör det land som delegationen kommer från (i detta fall var delegationen från Storbritannien). Ange land under kontouppgifterna. Detta alternativ är tillgängligt eftersom kontot kan finnas i ett annat land än delegationens ursprungsland. När du har valt land ska IBAN/kontonummer och kontoinnehavarens namn fyllas i eftersom det är obligatorisk information. Det finns tre undantag: 20

21 Konton hos Irish Treasury Franska ministerier (konton hos Service de contrôle Budgétaire et Comtable Ministériel MINEFI) Italienska konton hos Tesoreria Centrale Dello Stato En expert som representerar ett land kan använda dessa konton (om IBAN och kontonumret inte är tillgängliga och de endast har det statliga kontots referensnummer) genom att klicka på länken Treasury account (statskassa) och sedan som kontonummer ange den särskilda kod som tillhandahålls av Europeiska kommissionen. Kontakta för att få koden och ange mejladress, ministerium och land samt vilket konto som du vill använda (bifoga eventuella tidigare formulär för kostnadsersättning). I fältet IBAN går det bara att lägga in rätt antal bokstäver och siffror för varje land. Klicka på knappen Verify (kontrollera) när du har fyllt i alla obligatoriska fält för kontouppgifterna. Om bankkontot finns i Abac (efter att bekräftat varningsmeddelandet om du vill använda det konto som nyligen lagts till) kan bankkontot läggas in. Om bankkontot är nytt i Abac öppnas ett nytt fönster med obligatorisk information som experten ska fylla i, samt uppgifter om kontoinnehavare och bankfilial. Om du har intygat att du är kontoinnehavaren måste du även bifoga ett aktuellt kontoutdrag. 21

22 Om du har markerat att du inte är kontoinnehavaren ska du efter att ha sparat informationen och godkänt bankkontot skriva ut formuläret för bankuppgifter och be kontoinnehavaren att underteckna det för att sedan ladda upp den skannade versionen. I detta fall krävs inget kontoutdrag men om det inte bifogas ska formuläret för bankuppgifter vara stämplat och undertecknat av en representant för banken. Ladda upp det undertecknade formuläret och spara det. När uppdateringen har bekräftats finns det undertecknade formuläret i kontouppgifterna och du kan då välja bankkontot och skicka in det för godkännande. 22

23 När bankkontot har skickats för godkännande kommer experten att få information via mejl om det krävs en rättelse av bankuppgifterna eller om ett annat bankkonto måste läggas till. 23

24 Lägga till ett bankkonto för experter från privat sektor Klicka på Add new bank account (lägg till ett bankkonto) för att ange dina bankuppgifter. I fältet IBAN går det bara att lägga in rätt antal bokstäver och siffror för varje land. Om du anger fel IBAN eller fel kontonummer kommer Europeiska kommissionens ekonomiavdelning att meddela detta efter verifieringen. Samtliga fält måste fyllas i med undantag för VAT number (momsregistreringsnummer). Klicka på knappen Verify (kontrollera) när du har fyllt i alla obligatoriska fält. 24

25 På nästa skärmbild får du frågan om du vill använda detta bankkonto för din ansökan om kostnadsersättning. Klicka på Ok och på nästa skärmbild bekräftar du att detta bankkonto ska användas för kostnadsersättningen. 25

26 Ändra bankuppgifter Under valideringsprocessen för bankkontot kan du bli ombedd av ekonomiavdelningen att ändra dina bankuppgifter eller ange ett nytt bankkonto. I sådana fall får du ett mejl och ett meddelande på webbplatsen. I exemplet nedan ber ekonomiavdelningen en deltagare att uppdatera namnet på kontoinnehavaren från en person till ett företag. Här kan du se att experten av misstag skrev sitt eget namn istället för företagets namn när hon angav bankuppgifterna. Klicka på länken i mejlet för att logga in i AGM med dina EU Login-uppgifter. Du kommer till skärmbilden för dina bankuppgifter. 26

27 Klicka på ikonen Edit (ändra) så att följande bild visas: Skärmen visas i skrivbart läge. De uppgifter som du har lagt in finns fortfarande kvar. Gör de ändringar som behövs och klicka sedan på Verify (kontrollera) Koppla ett bankkonto Ett bankkonto som har godkänts och använts för ett möte i en mötesgrupp kan användas för kostnadsersättning för ett annat möte i samma grupp utan att godkännas på nytt. Om du vill använda bankkontot för ett möte som tillhör en annan mötesgrupp måste du koppla det till den nya mötesgruppen. I exemplet ovan måste deltagaren skicka in sina bankuppgifter för att få ersättning för meddelandet för mötet som tillhör mötesgruppen New wave. Under Available bank accounts (tillgängliga bankkonton) kan du se det bankkonto som används i mötesgruppen BUDG AGM Acceptance. Klicka för att välja detta bankkonto. På följande skärm klickar du på Submit bank details (skicka in bankuppgifter) för att koppla kontot till den nya mötesgruppen. 27

28 Fylla i och skicka in ansökan om kostnadsersättning Om du har rätt till kostnadsersättning kan du lämna in din ansökan först efter avslutat mötet och när mötesarrangören har bekräftat att du har deltagit. Du får ett mejl och ett meddelande med information om att mötesarrangören har bekräftat att du har deltagit i mötet. Klicka på länken i mejlet för att komma till AGM och logga in med ditt EU Login-konto. Gå till möteslistan och klicka på Go to expenses claim (gå till ansökan om kostnadsersättning). Detta sker i läget Draft (utkast) bredvid det mötet där ditt deltagande har bekräftats. Om du inte har lagt in dina bankuppgifter ännu visas meddelandet please enter bank account details (ange bankuppgifter) bredvid ansökan om ersättning. Här kan du se hur du ändrar dina bankuppgifter. 28

29 Ansökan om kostnadsersättning är uppdelad i tre delar: Reseuppgifter Kostnader Status Längst upp till höger visas genomförda möten som bekräftats av mötesarrangören. 29

30 I Travel Details (reseuppgifter) klickar du på ändra (längst ned) för att lägga in information om din resa genom att fylla i följande fält: Arbetsplats Land Information om avresa Information om ankomst Expertkommentarer (här kan du lägga till förklarande kommentarer). Klicka på Save (spara) för att spara informationen. Under Expenses (kostnader) kan du lägga till typer av kostnader genom att klicka i rullgardinsmenyn Select expense type (välj typ av kostnad). Klicka sedan på Add expense (lägg till kostnad). Kostnadstyperna kan skilja sig från listan ovan beroende på reglerna för din mötesgrupp. Nu kan du lägga till de olika kostnadstyperna. Logikostnader: Ange antal nätter. Ladda upp styrkande handlingar t.ex. hotellräkningen (endast icke skrivbara bilagor är tillåtna: PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF, BMP och GIF. Du ska bifoga minst en styrkande handling för varje ansökan om kostnadsersättning). 30

31 När du har lagt till typ av logikostnader visas de i listan över kostnader Traktamente: Ange antal nätter och ladda upp styrkande handlingar. Klicka på Update (uppdatera) för att spara. Kostnader för flygresa: Ange pris och valuta. Om du köpte en business class-biljett ska du ladda upp dokument som motiverar varför. Ladda upp dina styrkande handlingar och klicka på Update (uppdatera) för att spara. 31

32 Lista över kostnader: Alla typer av kostnader som du har angett visas här. Du kan använda knappen Edit (ändra) bredvid varje kostnadstyp om du behöver göra några ändringar. Det finns en separat kolumn för varje kostnadstyp. Eventuella kommentarer som angetts av mötesarrangören under valideringsprocessen visas i kolumnen Request for Modifications (begäran om ändringar). Status I detta avsnitt visas en översikt av de steg som du behöver slutföra innan du skickar in din ansökan om ersättning. De steg som ska slutföras visas i rött. De steg som har slutförts visas i grönt. I exemplet nedan har bara det första och det sista steget slutförts. Detta innebär att bankkontot är giltigt och att deltagandet har bekräftats av mötesarrangören. Men tre steg visas fortfarande i rött reseuppgifter, kostnader och styrkande handlingar. Ansökan visas i läget Draft (utkast) tills alla steg har fyllts i. 32

33 När alla steg är ifyllda visas de med grön text och status ändras till Ready to Submit (klar att skickas in). Knappen Submit claim (skicka ansökan) visas. Klicka på Submit claim (skicka ansökan) för att lämna in ansökan om kostnadsersättning för godkännande. Följande skärmbild visas med en Declaration (försäkran). Markera rutan för att godkänna försäkran och klicka sedan på Submit reimbursement (skicka in ansökan). Ett grönt meddelande visas längst upp på skärmen för att bekräfta att din ansökan har lämnats in och att statusen kommer att ändras till submitted (inskickad). 33

34 Även i möteslistan visas ansökan som submitted (inskickad) Ändra ansökan om ersättning Ansökan om ersättning ska genomgå en valideringsprocess. Om det finns problem med din ansökan kommer mötesarrangören att be dig att ändra den. Du får då ett mejl med en länk till ansökan om kostnadsersättning. 34

35 I exemplet ovan ber mötesarrangören deltagaren att ändra en ansökan om kostnadsersättning för mötet All United. Anledningen är markerad med gul överstrykning. Klicka på länken i mejlet för att komma till ansökan. Ansökan visas i läget Ready to submit (klar att skicka in). Klicka på Go to expenses claim (gå till ansökan om ersättning) och bläddra nedåt till avsnittet Expenses (kostnader). I kolumnen Request for modification (begäran om ändring) ser du anledningen till ändringen. Klicka på knappen Edit (ändra) för att göra ändringarna. Klicka på Select files (markera filer) för att ladda upp en fil. Klicka på Update (uppdatera) för att spara. Skicka in ansökan på nytt för godkännande. 35

36 När mötesarrangören har godkänt din ansökan om ersättning ändras statusen i kolumnen Expenses Claim (ansökan om kostnadsersättning) till VALIDATED (godkänd) Meddelanden Som kontaktperson eller deltagare får du olika automatiska meddelanden på AGM-webbplatsen. Meddelanden skickas till enskilda personer (faktiska AGM-användare). Tillsammans med varje meddelande får du även ett mejl till adressen som du använde för att skapa ditt EU Login-konto. Meddelandena visas under meddelandefliken när vissa åtgärder genomförs. Lista över meddelanden som skickats till en kontaktperson Lista över meddelanden som skickats till en deltagare (expert) Meddelanden som skickats till en kontaktperson Gå till AGM-webbplatsen och välj fliken Notifications (meddelanden) på startskärmen. 36

37 Här kan du se alla meddelanden som skickats till dig som kontaktperson, t.ex. bekräftelse på att du har skickat deltagarlistan till mötesarrangören, påminnelse om att du ska skicka deltagarlistan även om den är tom, information om att mötesarrangören har bett dig att ändra deltagarlistan, information om att mötesarrangören har godkänt deltagarlistan Meddelanden som skickats till en deltagare Gå till AGM-webbplatsen och välj fliken Notifications (meddelanden) på startskärmen. 37

38 Här kan du se alla meddelanden som skickats till dig som expert, t.ex. information om att ditt namn har vidarebefordrats för att du ska delta i ett möte, information om att ditt deltagande har godkänts, påminnelse om att det är dags att skicka in en ansökan om kostnadsersättning (om du har rätt till ersättning). Du får påminnelsen när mötesarrangören har bekräftat att du deltagit i mötet efter att mötet har ägt rum, en uppmaning att ändra din ansökan om kostnadsersättning. Du får detta meddelande om det finns problem med din ansökan, för att bekräfta att din banköverföring har genomförts via Swift. 38