Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå. Enligt närvaro- och tjänstgöringslista. Ordförande... Åsa Sjödén (S) Justerare... Johan Andersson (C)

Transkript

1 1 (19) Datum Tid Kl Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande Anna Forsberg, sekreterare, Anna-Sofia Kulluvaara Lars-Olov Wengelin, HR-chef 73 Underskrifter Sekreterare... Anna Forsberg Ordförande... Åsa Sjödén (S) Justerare... Johan Andersson (C) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Allmänna utskott Anslaget sätts upp tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /

2 2 (19) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar Varo Ers. Ledamöter Åsa Sjödén (S) X Ordförande Tommy Svensson (S) X John Åberg (S) X Mattias Ahlenhed (ViSKB) X Johan Andersson (C) X Justerare Ersättare Cathrine Näsmark (S) - Torbjörn Persson (S) X Ulf Breitholtz (V) X Birgitta Häggkvist (ViSKB) X Kerstin Franzén (M) X Val av justerare Johan Andersson (C) utses till justerare. Justering av dagordningen Ärenden Deltagande i Akademi Norrs EU-projekt Karriärlyftet samt Behovsframställan - bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder läggs till på dagordningen.

3 3 (19) Ärendelista Informationer Dnr KS 288/ Svar på revisionsrapport - Verkställighet av beslut Dnr KS 329/ Ansökan om stöd för fortsatt utveckling av QL i Sollefteås verksamhet Dnr KS 264/ Svar på revisionsrapport - Kompetensförsörjning och arbetsmiljö Dnr KS 383/ Svar på medborgarförslag - Ändringar i stadstrafiken i Sollefteå Deltagande i Akademi Norrs EU-projekt Karriärlyftet Dnr KS / Behovsframställan - bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder

4 4 (19) 73 Informationer Beslut Allmänna utskottet beslutar Tackar för informationen Ärendebeskrivning Centrumutveckling i Sollefteå kommun, Kristina Heneryd Arbetat i ett projekt som drivs tillsammans med handeln för att utveckla centrum i Sollefteå kommun. En strategi och vision för utveckling av stadskärnan finns framtagen. Presenterar de samverkansparter som krävs för att nå längre i utvecklingen. Diskussion förs kring hur kommunen och politiken kan påverka utvecklingen i stadskärnan genom strategiska beslut. Avgörande för utvecklingen är Tillgänglighet, Tillväxt och Trivsel. Taxeändring inom kosten Jonny Ohlsson Informerar om tänkta förändringar på taxor inom kosten för äldreomsorgen. Diskussion förs kring kostnader, konkurrens med andra aktörer och den kostnadsutveckling som skett inom området. Möjligheten att särskilja taxa för momspliktiga måltider från icke momspliktiga måltider diskuterades. Pensionärsrådet kommer att vidtalas. Prissättning på personalmåltider kontra förmånsvärdesbeskattning diskuteras, förslag till förändring kommer att lyftas framöver. HR, Lars-Olov Wengelin, HR-chef Informerar om rutiner för hantering av ansökningar via Offentliga jobb och återkoppling till de som söker tjänster.

5 5 (19) 74 Dnr KS 288/2018 Svar på revisionsrapport - Verkställighet av beslut Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Ge förvaltningen i uppdrag att se över process och rutiner för uppföljning av verkställda beslut. Återrapportering mars att tillsammans med presidium skapa en rutin/process för systematisk återrapportering av tex projektresultat. att utveckla mallen för förvaltningsyttranden så den förtydligar att uppföljning ska tas med i yttranden. Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna. Information Anna-Sofia Kulluvaara och Anna Forsberg informerar om ärendet och förvaltningens svar. Ärendebeskrivning/Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollefteå kommun har PwC granskat verkställigheten av politiskt fattade beslut. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens verkställighet av beslut i begränsad utsträckning sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen bedöms vara bristande. Revisionsen har lämnat följande rekommendationer Att processbeskrivning för ärendehanteringsprocessen utvecklas och även omfattar rutiner kring verkställighet, exempelvis vilken dokumentation och återrapportering som ska ske i samband med att beslut har verkställts. Kommunstyrelsen säkerställer att beslut verkställs så snart som möjligt, t.ex. genom tydliga uppdrag och direktiv om omfattning och tidsramar. Kommunstyrelsen upprättar rutiner för att systematiskt få återrapportering av verkställda beslut. Återrapporteringen bör ha fokus på uppnådda resultat och effekter.

6 6 (19) Förvaltningens bedömning Att processbeskrivning för ärendehanteringsprocessen utvecklas och även omfattar rutiner kring verkställighet, exempelvis vilken dokumentation och återrapportering som ska ske i samband med att beslut har verkställts. Processen för ärendehantering som omnämns i rapporten är framtagen av sekretariatet för att stärka rutiner och handhavanden för ett ärendes flöde från initierat till beslutat av politiken och överlämnat till verksamheten för verkställande. Man bör komma ihåg att ärendehanteringssystemet Platina inte är ett verksamhetssystem som stödjer uppföljning och dokumentering av händelseförlopp. Platina avser att stödja hantering av handlingar kopplat framförallt till nämnds processen. Inom kommunstyrelsen förvaltningen finns i dag ett sekretariatet som servar samtliga verksamheter. Insyn för registrator och sekreterare i verksamheterna har minskat då avståndet har ökat. Möjligheten till uppföljning via platina/sekretariatet är därför begränsad. Inom den sociala sidan har rutin tagits fram för att följa beslutade ärenden. Erfarenheter från detta bör dras och implementeras i fler verksamheter. Genomgång av process och översyn av rutiner för uppföljning av verkställda beslut bör ske. Förvaltningen anser att kommunstyrelsen bör ge förvaltningen i uppdrag att se över process och rutiner för uppföljning av verkställda beslut. Återrapportering mars Kommunstyrelsen säkerställer att beslut verkställs så snart som möjligt, t.ex. genom tydliga uppdrag och direktiv om omfattning och tidsramar. Återrapportering av tex. projekt har skett efter förfrågningar av Kommunstyrelsen. Det har inte funnits en tydlig systematik i när/vad/hur återraportering ska ske. Förvaltningen bedömer att kommunstyrelsen bör ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med ordförande i Kommunstyrelsen skapa en rutin/process för systematisk återrapportering av tex projektresultat. Kommunstyrelsen upprättar rutiner för att systematiskt få återrapportering av verkställda beslut. Återrapporteringen bör ha fokus på uppnådda resultat och effekter. Mallen för förvaltningsyttranden saknar idag rubrik för uppföljning, mallen bör stödja handläggaren så att skrivningar om uppföljning tas med i yttranden. Förvaltningen bedömer att kommunstyrelsen bör ge förvaltningen i uppdrag att utveckla mallen för förvaltningsyttranden så den förtydligar att uppföljning ska tas med i yttranden. Beslutsunderlag/Lagrum Förvaltningsyttrande, Anna Forsberg , KS 288/ Revisionsrapport - verkställighet av beslut KS 288/2018-3

7 7 (19) Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Ge förvaltningen i uppdrag att se över process och rutiner för uppföljning av verkställda beslut. Återrapportering mars att tillsammans med ordförande i Kommunstyrelsen skapa en rutin/process för systematisk återrapportering av tex projektresultat. att utveckla mallen för förvaltningsyttranden så den förtydligar att uppföljning ska tas med i yttranden. Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna. Förslag till beslut på mötet John Åberg (S) föreslår att presidium ska delta i utformningen av rutiner/processer. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) ställer frågan om utskottet beslutar enligt John Åberg (S) förslag till ändring. Finner så.

8 8 (19) 75 Dnr KS 329/2018 Ansökan om stöd för fortsatt utveckling av QL i Sollefteås verksamhet Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att bevilja ansökan om verksamhetsstöd med kr. Finansieras ur KS medel för särskilda satsningar, ID Ärendebeskrivning/Sammanfattning QL i Sollefteå söker stöd för fortsatt verksamhetsutveckling under 2019 med Skr. QL har sedan 2003 arbetat aktivt för att skapa attraktion i Sollefteå genom olika arrangemang. Arrangemang som bidrar till ökat antal gästnätter och bidrar till den turistekonomiska effekten hos kommunens företag. Nipyran med Laxfestivalen lockar en stor mängd besökare. Laxfestivalen 2018 hade ca 5000 besökare. Det lokala näringslivet tycker också att arrangemanget är viktigt och bidrar genom olika insatser och sponsring med ca Skr. För att QL i Sollefteå ska kunna fortsätta vara en arrangenmangsmotor och även ha möjlighet att fortsätta utvecklas med ambitionen att bli en kreativ eventorganisation för hela kommunen söker de ett verksamhetsstöd för 2019 om Skr. Förvaltningens bedömning Arrangemang är de facto viktiga för kommunens föreningar, företag och kommunens platsvarumärke. Kommunen behöver en verksamhet som arbetar aktivt för att inspirera till, stötta och locka fler arrangemang till hela kommunen. QL har under många år haft ett ansvar att driva ett av de största arrangemangen i Sollefteå kommun, Nipyran. Nipyran är av tradition en festvecka med en tydlig familjeprofil. Det innebär att det under merparten av dagar i Nipyreveckan är svårt att skapa ekonomisk avkastning. Arrangemanget är viktigt för kommunen eftersom det lockar många besökare, skapar en stolthet hos medborgarna, bidrar väsentligt till den turistekonomiska omsättningen och stärker kommunens platsvarumärke.

9 9 (19) Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Finansieras ur KS medel för särskilda satsningar, ID Beslutsunderlag/Lagrum Ansökan om kommunalt stöd 2019, KS 329/ Förvaltningsyttrande Thomas Östlund, KS 329/ Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att bevilja ansökan om verksamhetsstöd med Skr.

10 10 (19) 76 Dnr KS 264/2018 Svar på revisionsrapport - Kompetensförsörjning och arbetsmiljö Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att anta förvaltningens förslag till yttrande angående revisorernas rekommendationer för att utveckla verksamheten enligt nedanstående punkter. Ärendebeskrivning/sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollefteå kommun har PwC genomfört en granskning avseende kompetensförsörjning och arbetsmiljöfrågor. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt att arbetet med kompetensförsörjning och arbetsmiljö bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräckligt intern kontroll. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen till övervägande del säkerställt att arbetet sker på ett ändamålsenligt sätt och med tillräckligt intern kontroll. I syfte att utveckla verksamheterna lämnar revisorerna nedanstående rekommendationer: Kommunstyrelsen bör överväga om en kommunövergripande kompetensförsörjningsplan ett strukturerat arbetssätt tillför ett värde till organisationens kompetensförsörjningsarbete och de antagna målen för området. Ett arbete med att upprätta en strategisk kompetensförsörjningsplan för Sollefteå kommun är påbörjat i samverkan med verksamheterna. En kommunövergripande chefsintroduktion av checklisteformat bör tas fram i syfte att säkra introduktion av koncernövergripande områden som chefer ska ha kännedom och kunskap om. Den ska även tydliggöra chefers uppdrag och ställda krav i förhållande till tillgängliga resurser. Kommunen har sedan ett år tillbaka infört en introduktion av nya chefer, som ska utvecklas i skriftligt format. Kommunstyrelsen bör säkerställa att aktiviteter sker för att identifierade förbättringsutrymmen inom det systematiska arbetsmiljöområdet åtgärdas. Verksamheterna åläggs att till Kommunstyrelsen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av identifierade förbättringsområden i samband med den årliga uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete.

11 11 (19) Kommunstyrelseförvaltningen bör arbeta för att medarbetare bidrar till ett än bättre systematiskt arbetsmiljöarbete i organisationen. Detta genom att tillämpa gällande riktlinjer och rutiner för tillbud- och avvikelserapportering fullt ut. Kommunen har införskaffat IT-systemet kallat Lisa för rapportering av arbetsskador och tillbud under sommaren Utbildning i systemet har skett genom arbetsgivardialoger under september månad. Kommunstyrelsen bör arbeta för att säkerställa att förtroendevalda politiker har tillräcklig kunskap om deras ansvar för arbetsmiljöområdet och vad detta innebär. SKL har ett utbildningspaket för att förtydliga förtroendevaldas arbetsmiljöansvar och presentera det regelverk som gäller för arbetsmiljöarbetet. Förvaltningens bedömning Samstämmighet finns från förvaltningens sida om att det behövs ett mer strukturerat sätt att arbeta med strategisk kompetensförsörjning ur ett hållbart perspektiv. Kommunen måste hitta sätt att utveckla alternativa specialist/ karriärvägar i den egna organisationen. Förvaltningens förslag till åtgärder för att utveckla verksamheten i enhet med revisorernas förslag är att Upprätta en kompetensförsörjningsplan med tillhörande strukturerad metod. Detta för att bidra till måluppfyllnad vad gäller de antagna målen för strategisk långsiktig kompetensförsörjning. Bygga ut den befintliga chefsintroduktionen med fler block, samt skapa en checklista för att säkra förståelse för chefsrollen, utrymme för uppdraget samt ställda krav. Verksamheterna redovisar för Kommunstyrelsen de åtgärder de vidtagit med anledning av förbättringsområden som upptäckts vid den årliga utvärderingen av systematiskt arbetsmiljöarbete. Säkerställa att arbetet med att använda det nya IT-systemet för arbetsskador och tillbud implementeras i hela organisationen. Förvaltningen ska tillsammans med förtroendevalda planera arbetsmiljöutbildning för förtroendevalda baserat på SKL:s utbildningspaket. Utbildningen genomförs under våren 2019.

12 12 (19) Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att anta förvaltningens förslag till yttrande angående revisorernas rekommendationer för att utveckla verksamheten enligt nedanstående punkter.

13 13 (19) 77 Dnr KS 383/2018 Svar på medborgarförslag - Ändringar i stadstrafiken i Sollefteå Beslut Allmänna utskott föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta att bifalla del av medborgarförslaget vilket innebär en turlistförändring som måndag fredag medger påstigning vid sk Gerdins ca kl 0724 för vidare färd via Aquarena och byten ger ankomst Nipan Trängschaktet kl Ärendebeskrivning/Sammanfattning Medborgarförslaget vill ha förändringar i stadstrafiken till och från Övergård. Förvaltningens bedömning Förvaltningen förstår de problem som enskilda föräldrar i Övergårds byalag upplever. Medborgarförslaget handlar i huvudsak om skolskjutsarna och riktlinjer för dessa och hur riktlinjerna kan påverka enskilda elevers väg till skolan. I andra hand handlar medborgarförslaget om hur dessa problem skulle lösas med en utökad allmän kollektivtrafik i tätorten Det finns i nuläget 14 elever i klasserna F-klass till och med åk 9 samt 6 barn i förskola i berört område. Av de 14 eleverna har; 4 elever ej rätt till skolskjuts pga eget val av annan skola än anvisad. 4 elever i åk 1-2 rätt till skolbuss beviljad enligt riktlinjer Återstår 6 elever från aktuellt område Efter medborgarförslagets inlämnande har nya reviderade riktlinjer beslutats. Kommunstyrelsen beslutade fastställa enligt 123 Dnr. Ks 184/2018 om Nya Riktlinjer för skolskjuts/dagliga resor De nu föreslagna riktlinjerna för skolskjuts/dagliga resor har i huvudsak redaktionella ändringar för att på ett enkelt sätt tydliggöra vad som ligger till grund för rätten till skolskjuts och hur vårdnadshavare går till väga om man vill ansöka om skolskjuts utöver gällande riktlinjer.

14 14 (19) Möjlighet till komplett/förstärkt skolskjuts Förvaltningen konstaterar att de nya riktlinjerna inte ger möjlighet till kompletterande/ förstärkt skolskjuts för elever från området Övergård utan att undantag beslutas. Kompletterande /förstärkt skolskjuts för dagens elever skulle öppna för ytterligare krav inom kommunens geografiska område. Möjlighet till inrättande av ny/nya bussturer i den tätortsnära kollektivtrafiken. Befintlig busstrafik inom tätorten körs i enlighet med upphandling. Kommun ska varje år lämna en Behovsframställan - bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder till Kollektivtrafikmyndigheten inom ramen för dess planeringsprocess. Det innebär att varje medlem i år ska inkomma med en behovsframställan med bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder mellan vilka utgör grunden för Långtidsplanen Den treåriga Långtidsplanen ska konkretisera trafikförsörjningsprogrammet. Trafikbeställningen utgår från befintlig trafik och innehåller önskemål om förändringar. En årlig återkommande trafikbeställning kan vara att föreslagna förändringar ryms inom befintliga trafikavtal, samt att trafiken kan bedrivas med stöd av befintlig infrastruktur. Trafikbeställningen kan också uttrycka stora förändringar vilka ska bedömas vad gäller kostnad, genomförbarhet och konsekvens. Det är inte möjligt att genomföra större förändringar utan att det påverkar hela trafikupplägget. Möjlighet till förbättringar i nuvarande trafikupplägg via smärre turlisteförändring. Det är möjligt enligt Kollektivtrafikmyndigheten och berört bussbolag att göra en smärre turlisteförändring som innebär att Linje 62 på morgonturen måndag till fredag förlängs. Förlängningen innebär att påstigning möjliggörs vid sk Gerdins ca 0724 för att ansluta till befintlig rutt och Aguarena för vidare färd och byten och ger ankomst Nipan Trängschaktet Denna turlisteförändring kan genomföras vid införandet av ny turlista och start måndag 10 december. Förlängningen innebär en smärre kostnadsökning för den tätortsnära kollektivtrafiken. Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige

15 15 (19) att bifalla del av medborgarförslaget vilket innebär en turlistförändring som måndag fredag medger påstigning vid sk Gerdins ca kl 0724 för vidare färd via Aquarena och byten ger ankomst Nipan Trängschaktet kl 0809.

16 16 (19) 78 Deltagande i Akademi Norrs EU-projekt Karriärlyftet Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta - att Sollefteå kommun deltar i projektet Karriärlyftet. - att Kommunstyrelsen finansierar deltagande i projektet motsvarande engångsbelopp a kronor, därefter kr per år under åren (ID 82360) - återrapportering ska ske till Kommunstyrelsen i april Information Anna-Sofia Kulluvaara, Kommunchef informerar om ärendet. Utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Ärendebeskrivning/sammanfattning Tillgång till rätt kompetens är en förutsättning för att vår kommun ska fortsätta att utvecklas. Utbildning, det livslånga lärandet och en väl fungerande arbetsmarknad är avgörande för kommunens konkurrenskraft. Tanken med projektet är att bygga upp en modell som underlättar framtida kompetensförsörjningen i kommunen: - Att leda i förändring för ökad innovationskraft, effektivisering och digitalisering. - Att leda i samverkan inom och mellan kommunerna samt med externa aktörer. - Att leda och verka i en mer hållbar, mångkulturell och inkluderande arbetsmiljö. Kommunen behöver öka sin förmåga till innovationskraft och ta tillvara möjligheterna med ett hållbart arbetsliv på alla nivåer för att på så sätt förbättra vår service och underlätta våra uppdrag. Ekonomiskt åtagande Sollefteå kommuns åtagande i projektet är kronor. Projektet kommer att kosta kr per år under de tre åren projektet pågår. Arbetsgivaren äskar medel från Kommunstyrelsen angående denna kostnad. Förvaltningens bedömning Samstämmighet finns från förvaltningens sida om att delta i Akademi Norrs projekt Karriärlyftet vilket kan stärka våra nuvarande och kommande chefer och ledares kunskaper inom områdena kompetensförsörjning, förändringsledning och ett hållbart arbetsliv.

17 17 (19) Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att besluta: - att Sollefteå kommun deltar i projektet Karriärlyftet. - att Kommunstyrelsen finansierar deltagande i projektet motsvarande engångsbelopp a kronor, därefter kr per år under åren Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) föreslår att projektet bifalls. Åsa Sjödén (S) föreslår att Kommunstyrelsen beslutar att återrapportering ska ske i april Beslutsgång Ordförande ställer frågan om utskottet föreslår kommunstyrelsen bifalla projektansökan och att det ska återrapporteras i april Finner så.

18 18 (19) 79 Dnr KS /2018 Behovsframställan - bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder Beslut Allmänna utskottet beslutar att sända förvaltningens förslag till Behovsframställan till Kommunförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län. Information Ulla Ullstein, Kollektivtrafikhandläggare, informerar om ärendet och bakgrund. Tidigare behovsframställan och resultatet av detta. Diskussion förs kring kollektivtrafiken, utformningen av kollektivtrafikmyndigheten och skolskjutsar kopplat till sommarskola. Ärendebeskrivning Från och med 2017 har Kollektivtrafikmyndigheten, för att förverkliga trafikförsörjningsprogrammets målsättningar, infört en aktivitet som benämns Behovsframställan. Varje medlem ska inkomma med en behovsframställan med bedömda behov av kollektivtrafikåtgärder under kommande treårsperiod vilka utgör grunden för Långtidsplanen. Den treåriga Långtidsplanen ska konkretisera trafikförsörjningsprogrammet. Förvaltningens bedömning Den Behovsframställan som beslutades och skickades 2017 till Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län 2017 har i mycket låg grad inneburit dialog, förslag och vägledning i frågor av stor vikt för en framtida kollektivtrafik i Sollefteå kommun. Frågorna har i många fall redovisats för vidare hantering under perioden vilket kan innebära att behov ej kvarstår när frågan behandlas. Kommunen anser att det finns ett behov av att planeringsprocessens koppling till åtgärder kraftfullt förstärks liksom kontakten med den enskilda kommunen för gemensamma resultat. Förvaltningen föreslår därför att Behovsframställan 2017 med synpunkter ånyo sänds till myndigheten.

19 19 (19) Beslutsunderlag/Lagrum -Regionalt Trafikförsörjningsprogram 2030 från Långtidsplan 2017 för Trafikbokslut Lag (2010:1065) om kollektivtrafik Förvaltningsyttrande Ulla Ullstein Skicka till Kollektivtrafikmyndigheten, senast 31 oktober. Handläggare Ulla Ullstein.