Arbetsmiljörapport 2011

Transkript

1 Arbetsmiljörapport 2011 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Lotta Brodde Fritidsförvaltningen HR

2 Innehållsförteckning Arbetsmiljörapport Inledning... 3 Fritidsförvaltningens arbetsmiljöarbete... 3 SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete... 3 Undersökning... 3 Förebyggande... 3 Främjande... 3 Policy... 3 Uppgiftsfördelning... 4 Samverkan... 4 Fokusområde Skyddsrond vid fritidsförvaltningen... 4 Psykosocialt perspektiv... 4 Sammanfattning skyddsrond Malmö stads medarbetarenkät... 6 Strukturförändringen... 6 Omorganisering... 6 Rökfri arbetstid... 7 Arbetsmiljökartläggning... 7 Sjukfrånvaro... 7 Friskvård... 9 Arbetsmiljöutbildning Incidentrapportering Adato Samverkan Arbetsmiljö Arbetsmiljörapport 2011

3 Inledning Alla arbetsplatser ska ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. För Malmö stad är det angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsmiljö handlar också om att skapa ramar och trygghet i arbetet. Det ska uppnås genom tydlighet i organisation, uppdrag och mål på alla arbetsplatser. ur Malmö stads personalpolicy Fritidsförvaltningen strävar efter att uppnå en god arbetsmiljö enligt personalpolicyn och arbetsmiljölagen genom att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Fritidsförvaltningens arbetsmiljöarbete SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Undersökning Att arbeta systematiskt med arbetsmiljöarbete innebär att man planerar, leder och kontrollerar verksamheten på ett systematiskt sätt så att man kan bevara och utveckla en god arbetsmiljö. Det systematiska arbetsmiljöarbetet grundar sig på de fortlöpande undersökningar; såsom till exempel de årliga skyddsronder, den löpande incidentrapporteringen samt Malmö stads övergripande medarbetarenkät vart annat år. Förebyggande Det förebyggande arbetet är en hörnsten i arbetsmiljöarbetet. Genom bland annat riskbedömningar, rehabiliteringskedjan och handlingsplaner för skyddsronder tar man gemensamt genom dialog fram och identifierar brister och risker i arbetsmiljön. Vidare fördelas ansvar och åtgärder tas fram för de identifierade riskerna. Därefter genomförs åtgärderna och följs upp. Främjande På fritidsförvaltningen arbetar man också för att främja hälsa genom att bland annat erbjuda friskvårdbidrag samt olika typer av hälsofrämjande aktiviteter. Policy Till grund för arbetsmiljöarbetet på fritidsförvaltningen ligger förutom Malmö stads övergripande dokument, förvaltningens interna planarbete; handlingsplan mot kränkande särbehandling, jämställdhetsplan och drogpolicy. 3 Arbetsmiljörapport 2011

4 Uppgiftsfördelning För att skapa en säker arbetsmiljö tas beslut i nära anslutning till verksamheterna. Ansvar för arbetsmiljöuppgifterna delas ut i organisationen enligt delegationsordningen, under förutsättning att ansvarstagaren får disponera de resurser som behövs och har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där kompetens, befogenheter eller resurser inte räcker till, ska ansvaret tydligt hänskjutas till närmsta överordnade. För att säkerställa kompetens som är nödvändig för att vara bärare utav arbetsmiljöansvaret ser fritidsförvaltningen till att samtliga chefer som innehar det ansvaret får genomgå utbildning rörande arbetsmiljöområdet. Samverkan Fritidsförvaltningen strävar också efter att arbetstagaren genom samverkan, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och olika nätverk ska ha möjlighet att vara delaktig i skapandet av sin egen arbetssituation och i förändrings- och utvecklingsfrågor som rör verksamheten och arbetstagarens eget arbete. Fokusområde 2011 Skyddsrond vid fritidsförvaltningen Vid en skyddsrond på fritidsförvaltningen granskas verksamheten på arbetsplatserna för att se om förvaltningen uppfyller kraven på en god arbetsmiljö. Syftet är att eventuella brister som kan innebära risker för den anställde ska upptäckas och åtgärdas. I arbetet med skyddsronden arbetas sedan en handlingsplan fram med förslag till åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön, vem som är ansvarig för att åtgärda bristen samt när den ska vara åtgärdad. Samtliga arbetsplatser på fritidsförvaltningen har genomfört skyddsronder under Återkommande brister Några utav de brister som uppmärksammades var: Att viss handikappanpassning behöver göras på några anläggningar. Personal saknar utbildning i första hjälpen (HLR). Några arbetsplatser kan inte ta planerade raster på grund av verksamhetens utformning. Vissa arbetsplatser saknar regelbundna övningar i exempelvis utrymning vid brand. Psykosocialt perspektiv Tidigare har skyddsronden på fritidsförvaltningen bestått utav undersökning av främst den fysiska arbetsmiljön. Inför skyddsronderna 2011 introducerades ett verktyg på hur undersökning kan ske utav den psykosociala arbetsmiljön med fokus på det salutogena perspektivet, det som främjar hälsa. Vissa arbetsplatser hade också stöd ifrån HR enheten i genomförandet. 4 Arbetsmiljörapport 2011

5 Sammanfattning skyddsrond 2011 Utifrån att ha gått igenom samtliga inkomna skyddsrondsprotokoll och handlingsplaner kan konstateras att det generellt sett finns färre brister i verksamheterna nu, jämfört med tidigare år. De risker eller brister som framkom från flera arbetsplatser i 2010 års skyddsrondsarbete var att: Det saknas beredskap för första hjälpen, då delar av förbandsutrustning saknas eller måste uppdateras. Under samma fråga kommenteras att personalen saknar utbildning i första hjälpen (HLRutbildning). Vissa arbetsplatser måste vara bemannade med två eller fler personer kvällstid och att de anställda ska vara utrustade med personlarm, då annars arbetsplatsen upplevs som otrygg. Brandskyddsutrustningen inte är tillräcklig, att brandsläckare bör kontrolleras och att det saknas SBA-pärmar på flera anläggningar. På Aq-va-kul påtalades många brister och behov för åtgärder inom flera områden. De flesta av dem berörde fastigheten som därför tilldelades kommunteknik eller stadsfastigheter. Utifrån ovanstående kan därmed konstateras att många av de brister eller risker som fanns under 2010 nu har åtgärdats. Dock finns fortfarande många i personalen som ej är utbildade i HLR. Under 2011 har ett antal medarbetare utbildats till utbildare just för att kunna utbilda resterande medarbetare, men det är ett arbete som först kommer att ge resultat under När det gäller otrygg arbetsmiljö om kvällar och helger är det ingenting som lyfts fram i 2011 års skyddsronder. Schema har setts över och personallarm inhandlats, vilket resulterat i en tryggare arbetsmiljö för berörda medarbetare. Ingen arbetsplats har ej heller längre bekymmer med brandskyddsutrustning eller att SBA-pärmar saknas. Det är något som kan ha föreskridits utav att mer resurser har tillkommit på området i förvaltningen, i form av att två nya lokalsamordnare har tillsatts, varav en är en förstärkning jämfört mot tidigare. De resurserna kommer också att se över och åtgärda risken, att det på ett flertal arbetsplatser saknas regelbundna övningar i exempelvis brand. De många bristerna på Aq-va-kul kvarstår dock i ungefär samma utsträckning. Under 2012 kommer däremot en statusbesiktning av badet att genomföras och presenteras. Under 2012 kommer arbetet med att se över vilka möjligheter det finns för olika typer av schema påbörjas, vilket i sin tur kan leda till förbättringar för de verksamheter där medarbetarna har svårt att ta planerade raster, som framkom som en risk under 2011 års skyddsrond. Att även undersöka den psykosociala arbetsmiljön vid en skyddsrond upplevdes som ett bra komplement. I vilken form och med vilket verktyg får utvärderas och ses över inför nästa skyddsrond. 5 Arbetsmiljörapport 2011

6 Malmö stads medarbetarenkät Under februari och mars 2011 var det dags för Malmö stads medarbetarenkät som genomförs vartannat år. Fritidsförvaltningen svarsfrekvens var 88 procent jämfört med 2008 då det var 84 procent vilket förvaltningen bedömer som positivt. Malmö stad som helhet hade en svarsfrekvens på 83 procent. För att möjliggöra ett så högt svarsdeltagande så möjligt erbjöd bland annat förvaltningen hjälp och stöd kring ifyllandet, då allt skulle fyllas i digitalt. Efter att resultatet hade presenterats för ledningsgruppen skulle det också återkopplas till samtliga arbetsgrupper. För att få en så objektiv presentation så möjligt höll HR enheten i presentationen av resultatet vid de flesta arbetsplatserna. Även en handlingsplan skulle tas fram för att belysa de åtgärder som behövdes för att förbättra de delar som fick sämre resultat, vilket också flertalet arbetsplatser gjorde. Två områden var obligatoriska från förvaltningsledningens sida att ta med och resonera kring i handlingsplanen då de hade fått dåligt resultat, vilka var, hur vi ska utveckla medarbetarsamtalen och hantera mobbning. När det gäller utvecklingen av medarbetarsamtalen har en grupp satts ihop med både chefer och medarbetare som arbetat hårt för att en ny mall och tillvägagångssätt skall kunna användas under våren 2012 då det är dags för medarbetarsamtal igen. I övrigt hade fritidsförvaltningen ett högre Motiverad Medarbetarindex än Malmö Stad som helhet. Strukturförändringen Efter flera års planering och arbete med att se över organisationen och arbetssättet på driftavdelningen sjösattes den nya organisationen den förste september Innan dess hade bland annat ett omfattande arbete kring vilka anläggningar och vilken personal som skulle tillhöra respektive område, ägt rum. I stort sett samtliga medarbetare som behövde flytta gjorde det på frivillig basis, därav uteblev nästan samtliga av de negativa konsekvenserna i den psykosociala arbetsmiljön som man tidigare befarat. Kommunikation och information var de verktyg som användes för att hantera den oro som alltid finns i en organisation vid en sådan förändring. En stor chefsrekrytering genomfördes också under våren vilket resulterade i fem stycken nya chefer. För organisationen som helhet skulle det också komma att förbättra arbetsmiljön då det blev färre medarbetare på respektive sektion, vilket både genererar fördelar för medarbetare och chefer. Ytterligare en chefsnivå fördes in i organisationen, vilket förbättrar arbetsbelastningen likväl på sektionschefs- som på avdelningschefsnivå. Omorganisering Även på Henrik Smithsgatan har förändringar i organisationen ägt rum. Från och med den förste januari 2011 bildades en ny administrativ avdelning. Inför omorganiseringen gjordes en riskbedömning där samtliga medarbetare från plan fem deltog. Riskbedömningen följdes upp ett år senare och det visade sig att många av de risker som man antagit skulle inträffa, ej inträffade. Det diskuterades också huruvida åtgärderna var åtgärdade och om det fanns några kvarstående eller nya risker. 6 Arbetsmiljörapport 2011

7 Rökfri arbetstid 1 januari 2011 införde fritidsförvaltningen rökfri arbetstid. En policy som föregicks av att två resurser från stödgruppen informerade och diskuterade policyn på samtliga arbetsplatsträffar under Något stort underlag för att uttrycka hur policyn efterlevts, finns inte, dock kan man efter en okulär undersökning konstatera att det på ett fåtal arbetsplatser efterföljs men på flertalet dessvärre inte. Därav kommer det under 2012 belysas genom att bland annat en broschyr med riktlinjer tas fram och delas ut till samtliga medarbetare. I samband med att fritidsförvaltningen införde rökfri arbetstid erbjöds också deltagande i en rökavvänjningskurs. Kursen genomfördes av vår företagshälsovård. Arbetsmiljökartläggning På två arbetsplatser på driftavdelningen samt på plan fem, har en djupare analys gjorts utav arbetsmiljön med fokus på det psykosociala. Arbetsplatserna på driftavdelning har i sina arbetsmiljökartläggningar tagit hjälp utav externa konsulter via vår företagshälsovård. Plan fem har arbetat och belyst arbetsmiljöfrågorna/problematiken internt. Efter analys och fortsatt arbete i de tre verksamheterna har åtgärder vidtagits i form av allt ifrån chefsbyte till att anordna regelbundna trivselaktiviteter. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Fritidsförvaltningen ,30% 4,20% 4,17% 4,10% 4,00% 3,90% 3,80% 3,70% 3,73% 3,83% 3,74% 3,60% 3,50% Med ovanstående diagram ser man hur förvaltningens sjukfrånvaro är lägre än både 2009 och 2010 års redovisning. Vidare kan man utläsa en stadigt minskad sjukfrånvaro i förvaltningen. Värt att nämna är också att Malmö Stads sjukfrånvaro totalt sett ökar, jämfört med fritidsförvaltningens som minskar. 7 Arbetsmiljörapport 2011

8 Sjukfrånvaro - Fritidsförvaltningen ,00% 5,00% 5,13% 4,48% 4,00% 3,00% 2,00% 1,60% 1,73% 1,00% 0,00% Bad Plan 5 Driftenheter Rekreationsområden + övriga verksamheter För att tydliggöra hur fördelningen är inom förvaltningen gällande sjukfrånvaron har ovanstående diagram tagits fram. Diagrammet visar att skillnaderna inom förvaltningen är förhållandevis stor, där plan 5 har lägst sjukfrånvaro och baden högst. Sjukfrånvaro Malmö Stad-Fritidsförvaltningen 6,00% 5,00% 4,00% 4,90% 4,48% 3,76% 3,74% 3,74% 3,00% 3,05% Malmö stad Fritidsförvaltningen 2,00% 1,00% 0,00% Kvinnor Män Totalt Fritidsförvaltningens sjukfrånvaro under 2011 var 3,74 % vilket är lägre än det medeltal som tagits fram för Malmö stad som helhet (4,48 %). Gällande kvinnor är fritidsförvaltningens sjukfrånvarosnitt betydligt lägre än Malmö stads totala snitt, medan männens sjukfrånvarosnitt är något över medelsnittet i kommunen. 8 Arbetsmiljörapport 2011

9 Friskvård För att uppmuntra till friskvårdsaktiviteter erbjuder fritidsförvaltningen sina medarbetare en friskvårdssubvention på upp till 1500 kronor/år för kostnader i samband med motion av enklare slag. Av den totala summan som finns avsatt för ändamålet utnyttjas 38%. Detta är en skillnad på 13 procentenheter från föregående år då endast 25 % av den totalt avsatta summan utnyttjades. Nedanstående diagram visar verksamhetsspecifik statistik på nyttjandet av friskvårdsbidraget. Nyttjat friskvårdsbidrag Procentuell fördelning nyttjat bidrag 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 62% 63% 46% 30% 21% 18% Avdelning Driften Verksamheten Plan bestämdes det att den administrativa avdelningen skulle arbeta för att uppmuntra och påminna om friskvårdsbidraget och nyttan av detta. Siffran för antalet medarbetare som i någon utsträckning utnyttjade bidraget 2010 var 31% använde 45% av medarbetarna friskvårdsbidraget vilket förvaltningen tror är en direkt följd av det exponeringsarbete som genomförts av den administrativa avdelningen under Hälsoprofiler Under november till och med januari 2010/2011 genomfördes hälsoprofiler till samtliga medarbetare som önskade. 149 stycken av förvaltningens medarbetare deltog. Undersökningen innehöll blodsockermätning, blodtryckskontroll, vikt, bukhöjd samt en livsstilsenkät med frågor om bland annat motion, sömn och stress. Nedan presenteras vad hälsoprofilerna resulterade i: Upplevelse av negativ stress ca 40% Avvikande vikt och/eller bukhöjd ca 36% Bristande motion ca 36% Nikotinbrukare ca 30% Bristande sömn ca 25% Bristande kosthållning och/eller kunskap ca 23% Avvikande blodtryck vid mättillfället ca 20% Avvikande blodsocker vid tillfället ca 4% 9 Arbetsmiljörapport 2011

10 Medarbetare som vid undersökningstillfället hade avvikelser gällande blodtryck och/eller blodsocker, uppmanades att ta kontakt med sin vårdcentral eller läkare för fortsatt kontroll och eventuell behandling. För att följa upp resultatet kommer en ny hälsoprofil genomföras hösten Stegtävling Som en uppföljning på hälsoprofilerna erbjöd förvaltningen alla medarbetare möjlighet till att vara med i en gemensam stegtävling. 92 medarbetare anmälde sig till stegtävlingen som pågick under fyra veckor i mars/april och anordnades utav Korpen. Förvaltningen sponsrade utöver, med utlottning av presentkort på Stadium varje vecka samt priser till det vinnande laget. Fritidsklubben Enskilda insatser löser oftast inte sjukfrånvaroproblematiken, eftersom sjukfrånvaron beror på en mängd olika orsaker. Det är arbetsplatsens och förvaltningens sammanlagda insatser som har betydelse tillsammans med medarbetarens ansvar. På fritidsförvaltningen finns en personalklubb som heter Fritidsklubben och som anordnar olika typer av sociala aktiviteter som också kan ses som insatser för friskare arbetsplatser, med medel från förvaltningen. Under 2011 har bland annat erbjudits en större gemensam aktivitet på Bulltofta motion, med olika samarbetsövningar och lekar samt mat och underhållning. Vidare har också en tävling i gokart samt blomsterbindning i samband med jul anordnats. En aktivitet som löpte under hela våren i Henrik Smithsgatans lokaler var lunchyoga som var en kombinerad social och fysisk aktivitet. Arbetsmiljöutbildning Då fritidsförvaltningen är en förhållandevis liten förvaltning har behovet av arbetsmiljöutbildning under 2011 hanterats genom extern utbildning. Tre chefer har genomgått Prevents grundutbildning i arbetsmiljö. Incidentrapportering Någon månad in på 2011 anmälde fritidsförvaltningen intresse för att testa att använda ett kommungemensamt ITstöd för incidentrapportering. I samarbete med avdelningen för trygghet och säkerhet (ATOS) utformades systemet för att bli användarvänligt i fritidsförvaltningens verksamheter. Det beslutades att endast några få handläggare på förvaltningen skulle lägga in incidentrapporterna och testa av systemet, innan det implementerades i hela förvaltningen. Då blanketten för incidentrapportering som fanns i förvaltningen inte överensstämde med valen i ITsystemet samt att cheferna inte hade kunskap om och tillgång till systemet gav det inte önskad effekt. För att få något bättre rutin för incidentrapporteringen beslutades att alla incidentrapporter skulle skickas till och registreras i diariet. Ovanstående medförde tyvärr att statistiken för 2011 blev något bristfällig rörande incidentrapporterna. Det som kan konstateras är att det har inkommit cirka ett femtiotal incidentrapporter rörande personal jämfört med 22 incidentrapporter Drift- och verksamhetsavdelningen har inkommit med 10 Arbetsmiljörapport 2011

11 samtliga rapporter. Den typ av händelse som är mest förekommande är olycksfall men även förolämpningar, hot och mobbning förekommer. 14 stycken arbetsskadeanmälningar är gjorda samt ett allvarligt tillbud är anmält hos arbetsmiljöverket. Att antalet incidentrapporter rörande personal har ökat under 2011 har sin största förklaring i att vikten av att skriva rapporter har tydliggjorts bland chefer och medarbetare. Det är tydligt att de inrapporterade incidenterna 2010 var lägre än det faktiska antalet incidenter. Ambitionen att förbättra rapporteringen under 2011 har bara uppfyllts till valda delar. Implementering av det digitala rapportsystemet kommer att ske i förvaltningen under 2012, så att framtida mätningar ska kunna redovisa mer säkerställda siffror. Adato Kommunstyrelsen beslutade 2005 om "Friskare arbetsplatser - strategier för minskad sjukfrånvaro". I strategierna framgår att det är viktigt med en väl fungerande rehabiliteringsprocess, för att minska sjukfrånvarons omfattning och längd samt medverka till att den sjukskrivne så snart som möjligt kan komma tillbaka i arbete. För att rehabiliteringsprocessen skall lyckas måste åtgärderna vidtas på ett tidigt stadium. Rehabilitering är en viktig del av arbetsgivarens arbetsmiljöarbete och en del av chefens uppdrag. Under hösten höll förvaltningens HR enhet utbildning för samtliga chefer i rehabiliteringsprocessen samt IT-stödet Adato, som är ett dokumentationssystem som syftar till att kvalitetssäkra dokumentationen inom rehabilitering. Genom Adato får till exempel alla chefer en påminnelse på sin e- post när en medarbetare har haft upprepad korttidssjukfrånvaro samt vid längre sjukfrånvaro då det är tid att sätta igång en rehabiliteringsprocess. Målet är att genom minskad sjukfrånvaro uppnå kontinuitet i verksamheterna och därmed förbättrad service till Malmöborna. Samverkan Samtliga samverkansgrupper är fortsatt i gång och utvecklas hela tiden. När det gäller arbetsplatsträffarna sker där också ständiga förbättringar. Efter att många nya chefer börjat i förvaltningen samt att det blev tydligt att även chefer som arbetat länge i förvaltningen utformade sina arbetsplatsträffar på olika sätt, genomfördes två möten i ämnet för samtliga chefer. Under det första mötet presenterades tanke och historik bakom samverkansavtalet samt dialog fördes om hur vi har det och vill ha det när det gäller APT mötenas utformning. På det andra mötet togs beslut kring vilka riktlinjer som ska gälla för APT oavsett vilken arbetsplats eller vilken verksamhet man är verksam i. Riktlinjerna innefattade bland annat med vilken regelbundenhet och omfattning APT mötena skulle ha samt att vissa fasta punkter, med koppling till årshjulet, skulle finnas inför varje månad. Arbetsmiljö 2012 Under 2012 kommer vi att implementera incidentrapporteringssystemet, till vilket i första hand alla chefer kommer att få tillgång och så småningom även samtliga medarbetare. Systemet möjliggör bättre hantering av incidenter genom att mer utförliga beskrivningar kan göras av händelsen direkt i datorn samt att 11 Arbetsmiljörapport 2011

12 systemet ger påminnelser om bland annat utvärderingar och uppföljningar av incidenten. Malmö stads HR organisation arbetar med att utveckla gemensamma arbetssätt för hela staden där övergripande arbetsområden har en processbeskrivning, där det framgår hur man skall agera och vilka styrande dokument som finns. En medarbetare från fritidsförvaltningen ingår i arbetsgruppen för arbetsmiljöprocessen. En process som kommer att beslutas under våren, vilket kommer att påverka förvaltningens arbetsätt inom arbetsmiljöområdet under nästkommande år. Under 2012 kommer förvaltningen att göra ett pilotförsök på en av driftsektionerna med alkoskåp, vilket är ett elektroniskt nyckelhanteringssystem med låsta nyckelfästen och integrerad alkolåsmodul. Det har bildats en grupp under ledning av en av enhetscheferna som kommer att göra studiebesök i verksamheter som använder sig av alkoskåp för att lättare välja vilken typ som passar verksamheten bäst, samt för att ta fram bra rutiner för användandet av alkoskåp. I dagsläget finns endast alkolås på tjänstebilarna men i driften används många andra olika typer av fordon och större verktyg. Att då införskaffa alkoskåp inger en större säkerhet på arbetsplatserna genom att det hindrar onyktra personer att använda dessa fordon/större verktyg. 12 Arbetsmiljörapport 2011