ANSÖKNINGSGUIDE. Skolmjölksstöd och stöd till frukt i skolan Läsåret I kraft fr.o.m

Transkript

1 ANSÖKNINGSGUIDE Skolmjölksstöd och stöd till frukt i skolan Läsåret I kraft fr.o.m

2 Innehåll 2 1 INLEDNING STÖDBERÄTTIGADE BARN OCH PRODUKTER SOM BERÄTTIGAR TILL STÖD Produkter som berättigar till skolmjölksstöd Produkter som berättigar till stöd till frukt i skolan Maximal mängd som berättigar till stöd REGISTRERING I STÖDPROGRAMMET Kunder som måste registrera sig Registreringsansökan Åtagande att följa stödvillkoren Ändringar av registreringsuppgifterna Omregistrering och tillfällig registrering ANSÖKAN OM STÖD Leverantören ansöker om stödet Leverantörsfullmakt Läsårsanmälan Stödansökan Uppföljning av produktkvantiteterna Osubventionerade inköp Kommunen, en privat organisation eller samkommun ansöker om stödet Stödansökan Sammanställning av produktmängder Läsårsuppgifter Icke stödberättigade matgäster Personer som regelbundet deltar i måltider i skolan eller daghemmet Matgäster utanför distributionsstället Användning av produkter i matlagningen Ansökan om stöd då bespisningen drivs av ett cateringföretag eller någon annan utomstående aktör Ändringar som gäller sökanden av stöd Leverantörssökanden byts... 19

3 4.6.2 Kommunsökande eller självständig sökande övergår till leverantörsansökan eller vice versa Tidsfrister för att ansöka om stöd Att fylla i och korrigera stödansökan Kontroll av styrkande handlingar som hör samman med ansökan Stödbeslut KOMPLETTERANDE ÅTGÄRDER Affisch om systemet med utdelning i skolan HUR STÖDET AVSPEGLAS Förmedling av stödet till förmånstagaren KONTROLL Uppgifter och dokument som kontrolleras Underrättelse om kontroll Förvaring av handlingar Påföljder av kontrollresultaten ORDLISTA Författningar och rättsakter KONTAKTUPPGIFTER ANSÖKNINGSGUIDE # Publicerad av: Landsbygdsverket, PB 405 (Alvar Aallon katu 5), Seinäjoki Tfn , Marknadsavdelningen Skogs- och marknadsenheten 01/2017 De anvisningar som ges i denna guide är inte en uttömmande utredning över lagstiftningen för sektorn och de är inte juridiskt bindande. Lagstiftningen i EU och Finland ändras, och trots uppdateringarna av denna publikation är inte uppgifterna alltid aktuella. Alla rättsliga krav ska framföras utifrån förordningarna. Den som söker stöd kan om den så önskar åberopa lagligheten av myndighetsåtgärderna. I sista hand avgör EU-domstolen frågor som gäller avvikande lagtolkningar. 3

4 1 INLEDNING Denna ansökningsguide redogör för hur Europeiska unionens program för utdelning i skolan verkställs i Finland. Avsikten med systemet med utdelning i skolan är att gynna hälsosamma matvanor. Stödet finansieras i sin helhet av Europeiska Unionens medel. Systemet med utdelning i skolan är uppdelat i skolmjölksstöd och stöd till frukt i skolan. Ansökan om stöden är till många delar överensstämmande, och därför behandlas skolmjölksstödet och stödet till frukt i skolan parallellt i denna guide. Skillnaderna mellan stöden beskrivs så tydligt som möjligt. I Finland ansvarar jord- och skogsbruksministeriets marknadsenhet för stödpolitiken i samband med systemet med utdelning i skolan medan Landsbygdsverkets marknadsavdelning ansvarar för verkställigheten. På Landsbygdsverkets webbplats publiceras årligen de stöd som betalas till juridiska personer. Stöden till utdelning i skolan ingår i de övriga stöd som betalas ur EU:s garantifond för jordbruket och för vilkas del stödtagarens namn, beskattningskommun samt det sammanlagda stödbeloppet som betalats under kalender- eller räkenskapsåret ( ) offentliggörs. Dessutom används uppgifter om stöden för övervakningsändamål. Övervakning utförs av såväl EU:s som Finlands kontrollmyndigheter och syftet med övervakningen är att säkerställa att stöden har betalts på rätta grunder. 4

5 2 STÖDBERÄTTIGADE BARN OCH PRO- DUKTER SOM BERÄTTIGAR TILL STÖD Rätt till skolmjölksstöd och stöd till frukt i skolan har barn eller elever som är inskrivna i följande typer av dagvård eller utbildning vid terminsstarten: SKOLMJÖLKSSTÖD Dagvård Daghem eller gruppfamiljedaghem med antingen en stadigvarande eller en ambulerande barnträdgårdslärare. STÖD TILL SKOLFRUKT Utbildning på grundnivå Klasserna 1 10 i grundskolan och förskoleundervisning inom ramen för den grundläggande undervisningen, om barnen äter i samma lokaliteter. Utbildning på förskolenivå Förskoleundervisning i skola, daghem eller gruppfamiljedaghem. Utbildning på grundnivå Klasserna 1 10 i grundskolan. Utbildning på andra stadiet Gymnasium och yrkesutbildning som leder till yrkesinriktad grundexamen. Daghem, gruppfamiljedaghem och skolor kan upprätthållas av antingen kommunen, staten eller en privat aktör. Dagvården och utbildningen ska vara arrangerad eller godkänd av den behöriga myndighet som har ansvaret för dem. Skolor kan upprätthållas av antingen kommunen, staten eller en privat aktör. Utbildningen ska vara arrangerad eller godkänd av den behöriga myndighet som har ansvaret för dem. Rätt till stöd till utdelning i skolan har inte bland annat: skolans/daghemmets personal andra än stödberättigade barn som äter i samma lokaliteter morgon- och eftermiddagsklubbar för skolbarn utbildning på högskolenivå vuxenutbildning flerformsstudier arbetskraftsutbildning fortbildning och kompletterande utbildning 5

6 klubbverksamhet. Stöd till utdelning i skolan får sökas bara för stödberättigande mjölkprodukter och stödberättigande vegetabilier, frukter och bär. Alla subventionerade produkter ska uppfylla kvalitetskriterierna för mjölk och mjölkprodukter samt grönsaker, frukt och bär, inklusive kraven för identifieringsmärke, i både förordningarna som gäller programmet för utdelning i skolan och i övrig EU-lagstiftning samt i nationella bestämmelser. Socker får inte tillsättas i produkterna och de får inte användas i matlagningen. Vegetabilier, frukt och bär får ändå behandlas före serveringen, till exempel tvättas, skäras i bitar eller rivas. 2.1 Produkter som berättigar till skolmjölksstöd Produktnummer produkt Stödnivå /l 1001 Fettfri mjölk 1002 Fettfri surmjölk 1003 Ekologisk fettfri mjölk 1004 Ekologisk fettfri surmjölk 0,13 0,31 Stöd betalas inte för mjölkprodukter som använts i matlagningen. 2.2 Produkter som berättigar till stöd till frukt i skolan Produktnummer Produkt Stödnivå %/inköpspriset utan mervärdesskatt 2001 Ärt 2002 Gurka 2003 Kålrot 2004 Morot 65 % 2005 Tomat 2006 Vinbär 2007 Jordgubbar 6

7 2008 Blåbär 2009 Lingon 2010 Äpple 3001 Ekologisk ärt 3002 Ekologisk gurka 3003 Ekologisk kålrot 3004 Ekologisk morot 3005 Ekologisk tomat 3006 Ekologiska vinbär 75 % 3007 Ekologiska jordgubbar 3008 Ekologiska blåbär 3009 Ekologiska lingon 3010 Ekologiska äpplen Stöd betalas inte för frukt, grönsaker och bär som använts i matlagningen. 2.3 Maximal mängd som berättigar till stöd Skolmjölksstöd kan betalas för 0,25 deciliter per elev och skol- eller verksamhetsdag. Stöd till frukt i skolan kan betalas för högst 0,15 kilogram per elev och skoldag. Den som köper produkter eller ansöker om stöd behöver inte själv räkna ut det maximala antalet liter eller det maximala antalet kilogram eller se till att det inte överskrids, eftersom Landsbygdsverkets datasystem med ett stödbeslut drar av den överskridande delen från de produktkvantiteter som beviljas stöd. 7

8 3 REGISTRERING I STÖDPROGRAMMET De sökande, dvs. kommuner, företag, föreningar, samkommuner och stiftelser samt alla skolor och daghem samt distributionsställen som är förmånstagare ska vara registrerade och godkända till Landsbygdsverkets program för utdelning i skolan innan den verksamhet som omfattas av stödet inleds. Registreringen ska i första hand göras i e-tjänsten Nekka. Det finns också pappersblanketter som man kan använda. Inloggningen i e-tjänsten Nekka görs med Katso-koder som upprätthålls av Skatteförvaltningen och Katso-huvudanvändaren kan registrera sig som stödsökande för organisationen. Efter det att organisationen är godkänd som stödsökande kan skolorna och daghemmen registreras som verksamhetsställen. Registreringen av verksamhetsställen kan också göras av innehavaren av en Katso-underkod. 3.1 Kunder som måste registrera sig En leverantörssökande ska registrera sig som kund innan den kan förmedla produkter till subventionerat pris till skolor, daghem och distributionsställen som gett fullmakt. Kommun- och organisationskunder som söker stöd via leverantören registrerar sig själv som kund och söker registrering av verksamhetsställe för verksamhetsställen i sin ägo i Nekka med egna Katso-koder och informerar leverantörsökanden om registreringarna. En kommunsökande, det vill säga en kommun som söker stödet för en eller flera kommunala skolor, daghem, centralkök och/eller distributionsställen inom kommunen, ska registrera sig som kund i Nekka. Som kommunsökande kan också godkännas ett affärsverk som ägs av en enskild kommun, om det har samma FO-nummer som kommunen. Självständiga sökande, dvs. samkommunernas, företagens, stiftelsernas och föreningarnas ägare och av dem ägda skolor och daghem som kommer att använda subventionerade produkter ska registrera sig, oavsett om de får stödet via leverantören eller om de själva ansöker om stödet. Verksamhetsställets ägare registreras med ansökan om kundregistrering, varefter man ansöker om registrering av verksamhetsställe för de skolor och daghem som organisationen äger. Alla skolor/daghem som registreras måste vara berättigade till stöd. Registreringen lägger grunden till hur stödansökan är uppbyggd. Med hjälp av uppbyggnaden och de tillhörande kontrollerna, såsom uträknandet av maximalt antal liter och maximalt antal kilogram, säkerställs att stödvillkoren uppfylls så heltäckande som möjligt innan stödet betalas ut. Med registreringsnumrets hjälp säkerställs dessutom bland annat att samma verksamhetsställe inte betalas stöd mer än en gång per ansökningsperiod. 3.2 Registreringsansökan Registrering som kund och verksamhetsställe söks i fösta hand i e-tjänsten Nekka eller genom att man lämnar in ansökan om kundregistrering och/eller ansökan om registrering av verksamhetsställe till Landsbygdsverket. Nekka vägleder sin användare genom ansökningsprocessen och skickar ett responsmeddelande till e-posten när beslutet har fattats och går att läsa i e-tjänsten. När pappersansökningar fylls i undertecknas alla blanketter. Den som undertecknar ansökan ska ha rätt att teckna organisationens namn. 8

9 Registrering som kund kan sökas tidigast från och med den 1:a dagen i den månad då registreringsansökan skickades via e-tjänsten Nekka eller inkom till Landsbygdsverket på annat sätt. Efter registreringen uträttar kunden sina ärenden på basis av FO-numret och det ska användas vid ansökan om stöd och i anmälningar som ligger till grund för ansökan om stöd. Registreringen är i kraft tills vidare. Registreringar av verksamhetsställen kan också sökas retroaktivt och de är likaså i kraft tillsvidare. Ägaren av verksamhetsstället kan själv avsluta verksamhetsställets giltighet i Nekka-tjänsten. Den som söker på papper meddelar om att verksamhetsstället upphör per e-post till Landsbygdsverket. Kunden är skyldig att upprätthålla uppgifterna om kundrelationen och att alltid anmäla ändringarna också till den befullmäktigade leverantörsökanden. Att uppgifterna om leverantörsökande är rätt och att stödansökningen lyckas hör direkt samman med att uppgifterna om leverantörsökandenas kunder är rätt i Nekka och att kunderna har skickat uppgifterna om registrering och fullmakter till leverantörssökanden i tid. 3.3 Åtagande att följa stödvillkoren I samband med registreringen som kund eller registreringen av verksamhetsställe ingår den som ansöker om registrering ett skriftligt åtagande enligt kommissionens förordningar (EU) 2017/39 och (EU) 2017/40 och den nationella lagstiftningen om att: Produkter som får stöd till utdelning i skolan används endast av elever vid verksamhetsställen som är godkända för stödet till utdelning i skolan (skola/daghem). Stöd som betalts utan grund återbetalas i fråga om dessa belopp, om det konstateras att produkter som får stöd till utdelning i skolan har överlåtits till andra än förmånstagare som är berättigade till stöd till utdelning i skolan, om stöd har betalats för en kvantitet som överstiger det maximala antalet liter eller det maximala antalet kilogram eller om stöd i övrigt har sökts på oriktiga grunder. Verifikat läggs fram på begäran av den behöriga myndigheten. Sökanden samtycker till alla kontroller som den behöriga myndigheten har bestämt, särskilt kontroller av bokföringen och fysiska kontroller på plats medräknade. Godkännandet av stödvillkoren innebär dessutom att kunden/verksamhetsstället intygar att produkter som berättigar till stöd till utdelning i skolan inte används vid tillredningen av vanliga skolmåltider (inbegripet daghem). Leverantörssökandena åtar sig att utöver att följa de ovan nämnda villkoren också föra journal varav framgår namnen och adresserna på skolor, daghem och distributionsställen samt vid behov de ansvariga myndigheternas namn och adresser, antalet elever/barn, antalet matgäster som inte berättigar till stöd, antalet skol-/verksamhetsdagar per månad samt centralkökens sammansättning mängderna produkter som sålts eller överlåtits till dessa skolor/daghem samt priserna. Leverantörssökanden ska använda sig av ett datasystem med vilket ärenden som rör utdelning i skolan behandlas och i vilket dessa uppgifter går att verifiera. 9

10 3.4 Ändringar av registreringsuppgifterna Ändringar av registreringsuppgifterna görs främst på egen hand i Nekka men de kan också meddelas med e-post till Landsbygdsverket. Ett undantag är ändring av kontouppgifterna som bara en Katsohuvudanvändare kan ändra i e-tjänsten Nekka. Ändring av kontouppgifterna kan också anmälas med en fritt formulerad undertecknad handling. Om kundens adress ändras skickas en uppgift om detta direkt till Nekka via FODS-tjänsten, förutsatt att uppgiften har anmälts till FODS-tjänsten. Detta fråntar dock inte kunden skyldigheten att informera de befullmäktigade leverantörerna om saken. Följande ändringar av registreringsuppgifterna anmäls i Nekka eller direkt till Landsbygdsverket. Ändringar i kontaktuppgifterna och uppgifterna om verksamhetsställe meddelas alltid till den befullmäktigade leverantörssökanden. Byte av verksamhetsställets namn medan verksamheten kvarstår oförändrad. Ändring av verksamhetsställets adress. Ändring av kontaktperson och/eller kontaktuppgifter. Ändring av kontonummer. Eleverna/barnen flyttar till ett eller flera andra verksamhetsställen vid terminsbytet till exempel på grund av påbörjad eller avslutad renovering. Två eller flera registrerade verksamhetsställen slås samman under pågående läsår, varvid en tillfällig registrering av verksamhetsstället görs hos Landsbygdsverket. Verksamheten vid verksamhetsstället upphör. Kunden kan själv avsluta ett verksamhetsställe i Nekka genom att ange den sista giltighetsdagen för verksamhetsstället. Mer information om registrering i olika situationer kan begäras av Landsbygdsverket. 3.5 Omregistrering och tillfällig registrering Om verksamhetsställena övergår till en ny ägare till exempel till följd av företagsköp, avslutar den gamla ägaren sitt kundförhållande genom att meddela om det med e-post till Landsbygdsverket. Verksamhetsställenas giltighet kan kunden själv avsluta i Nekka. Även om verksamhetsställenas giltighet avslutas hindrar det inte kunden från att söka stöd för den gångna perioden, om kundförhållandet fortfarande är i kraft. Skolornas/daghemmens nya ägare ansöker om kundregistrering i Nekka och efter det om registrering för verksamhetsställena. Pappersansökningar om registrering som kund och registrering av verksamhetsställe kan skickas in till Landsbygdsverket på en och samma gång. När det gäller kundregistreringar är det viktigt att komma ihåg att de träder i kraft från ingången av den månad då registrering söktes. Med tanke på kontinuiteten för ansökan om stöd är det viktigt att ansöka om registrering i tid. Om kommunens namn ändras till exempel efter en kommunsammanslagning, ska detta anmälas till Landsbygdsverket så att den sammanslagna kommunens verksamhetsställen kan överföras som moderkommunens verksamhetsställen vid Landsbygdsverket. 10 Om två eller flera registrerade verksamhetsställen slås samman i början av läsåret, får det nya sammanslagna verksamhetsstället ett nytt namn samt ett registernummer som ett av de verksamhetsställen som går samman hade och de andra verksamhetsställena avslutas.

11 Vid Landsbygdsverket görs en tillfällig registrering (TR) av verksamhetsstället, om eleverna/barnen flyttar till ett eller flera andra verksamhetsställen under pågående läsår till exempel på grund av påbörjad eller avslutad renovering eller om det sker betydande ändringar i antalet elever mitt under läsåret. Man kan inte själv göra en tillfällig registrering i Nekka, utan den begärs hos Landsbygdsverket. 11

12 4 ANSÖKAN OM STÖD En skola eller ett daghem kan få skolmjölksstöd eller stöd till frukt i skolan för stödberättigade elever/barn: via en leverantör, dvs. ett företag i mejeribranschen eller inom handeln (leverantörsökande) via kommunen, om skolan/daghemmet drivs kommunalt (kommunsökande) självständigt, om skolan/daghemmet ägs av en privat organisation eller en samkommun (självständig sökande). Om skolan/daghemmet eller den kommun som ansvarar för dem får stöd via en leverantör, gör leverantören upp stödansökan. Om skolan/daghemmet får stöd via den ansvariga kommunen eller privata organisationen, görs stödansökan upp centraliserat i den aktuella organisationen. 4.1 Leverantören ansöker om stödet Ett företag i mejeribranschen eller inom handeln kan söka stöd till utdelning i skolan för skolans/daghemmets räkning. I detta fall får skolan/daghemmet skolmjölksstöd eller stöd till frukt i skolan direkt i samband med köp av stödberättigade produkter, antingen i form av lägre inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Ansökningsperioden för skolmjölksstöd är en månad för leverantören. Ansökningsperioden för stöd till frukt i skolan är och ansökningsperioden är den samma för alla stödsökande. Under perioden kan produkter levereras under 10 skoldagar i följd. Information om en eventuell ansökningsperiod våren 2018 ges senare. En skola/ett daghem kan få stöd bara för produkter som köpts via en enda leverantörssökande per ansökningsperiod. En leverantör kan ansöka om stöd till utdelning i skolan även i de fall där bespisningen upprätthålls av någon annan än den som äger skolan/daghemmet. Sådana fall är bland annat då matleveranser (catering) till kommunala eller privata skolor/daghem köps av ett privat företag eller av en samkommuns affärsverk Leverantörsfullmakt En kund som önskar befullmäktiga en leverantör att för sin räkning söka skolmjölksstödet eller stödet till frukt i skolan åt en skola/ett daghem som kunden äger ska ge en leverantörsfullmakt till den berörda leverantören. Fullmakten kan löpa på obestämd tid eller på bestämd tid. Fullmakten kan ges antingen i Nekka, i samband med ansökan om registrering av verksamhetsställe eller med en fullmaktsblankett. Om fullmakten uppgörs på papper ska den skickas både till den befullmäktigade leverantören och till Landsbygdsverket. När leverantören byts eller fullmakten upphör att gälla måste man innan en ny fullmakt träder i kraft komma ihåg att underrätta den leverantör vars fullmakt upphör att gälla om saken. 12

13 4.1.2 Läsårsanmälan Ägarna till verksamhetsställen som medverkar i leverantörsansökan kan i Nekka anmäla läsårsuppgifterna om sina verksamhetsställen. Från Nekka går uppgifterna vidare till de befullmäktigade leverantörerna och Landsbygdsverket så att inga pappersanmälningar längre behöver skickas. På den elektroniska läsårsanmälan lämnas följande uppgifter: verksamhetsställena inklusive eventuella sammansättningar av centralkök och distributionsställen, antalet elever/barn vid terminsstarten, antalet icke stödberättigade matgäster vid terminsstarten, antalet skoldagar/verksamhetsdagar per månad under läsåret. Samma läsårsuppgifter gäller vid ansökan om såväl skolmjölksstöd som stöd till frukt i skolan. Uppgifterna i läsårsanmälan används för att räkna ut de icke stödberättigade matgästernas andel och det maximala antalet liter. När det gäller stödet till frukt i skolan anmäls dock bara grundskolornas läsårsuppgifter. Skoleleverna och daghemsbarnen, de icke stödberättigade matgästerna samt skol- och verksamhetsdagarna antecknas alltid invid den berörda skolan eller daghemmet i läsårsanmälan. En sammansättning av centralkök eller distributionsställen består av köket och dess underlydande verksamhetsställen, dvs. skolor och daghem som har rätt till stöd. Som antalet icke stödberättigade matgäster för ett distributionsställe antecknas det antal personer som räknats ut i enlighet med antalet portioner i enheter som inte berättigar till stöd (bland annat servicecentraler, ålderdomshem, hälsocentraler, gruppfamiljedagvård, eftermiddagsvård och catering). För distributionsstället antecknas inga elever eller verksamhetsdagar. På skoldagarna inom den grundläggande utbildningen, inklusive förskolor som registrerats som skola, tilllämpar Landsbygdsverket det maximala antalet skoldagar, 190 stycken, som föreskrivs i lagen om grundläggande utbildning (628/1998). Samma maximala antal tillämpas på gymnasier. De faktiska skoldagarna ska ändå uppges i läsårsanmälan. Eftersom antalet personer alltid uppges i läsårsanmälan i överensstämmelse med terminens första skol- eller verksamhetsdag behöver ändringar i antalet under terminen inte beaktas. Indragningar, sammanslagningar och andra ändringar av verksamhetsställen ska däremot alltid meddelas till leverantören och Landsbygdsverket. Ändringar i sammansättningen som sker under läsåret ska omedelbart anmälas till leverantören och de kan beaktas redan under nästa månad. Kunden är skyldig att upprätthålla och uppdatera sina uppgifter och i Nekkas förteckning över verksamhetsställen kan man ändra sammansättningarna och verksamhetsställenas roll som dock inte eliminerar kundens anmälningsskyldighet i förhållande till leverantören. En leverantörssökande kan ändra verksamhetsställenas roller bara på ansökan. Med läsårsanmälan kan man lämna uppgifter om högst ett läsår ( ) åt gången. Vi ber er registrera läsårsanmälningarna i Nekka och skicka in dem årligen senast Daghemmens verksamhetsdagar på sommaren ska uppges genast när de är fastställda. Det här kan göras med ett separat e-postmeddelande. Leverantören kan inte sälja produkter till subventionerat pris utan de läsårsuppgifter som skolan/daghemmet har lämnat. Om produkter ändå har sålts utan att skolan/daghemmet lämnat uppgifter 13

14 före utsatt datum, kan leverantören återkräva ett redan utbetalt skolmjölksstöd eller stöd till frukt i skolan. Leverantören kan återuppta leveransen av subventionerade produkter först när uppgifterna har inkommit från skolan/daghemmet. Om ägaren fortsättningsvis vill skicka in läsårsuppgifterna på papper finns blanketterna på Landsbygdsverkets webbplats. De undertecknade läsårsanmälningarna på papper skickas som tidigare till leverantörssökanden som i sin tur skickar kopior på dem till Landsbygdsverket. Uppgifterna som lämnats i läsårsanmälan ska i samband med eventuell kontroll kunna verifieras med en separat utredning eller en hjälpblankett som fylls i frivilligt och som har daterats och undertecknats av skolans/daghemmets föreståndare eller en annan person som ansvarar för uppgifterna. Mer information om hur antalen antecknas ingår i ifyllningsanvisningarna till blanketterna. För leverantören räcker de uppgifter som sparats i Nekka som verifierade uppgifter Stödansökan En leverantörssökande söker stödet varje månad i efterskott i e-tjänsten Nekka, antingen genom att ladda ner en xml-stödansökningsfil eller mata in ansökningsuppgifterna manuellt eller genom att göra upp ansökan på pappersblanketter med bilagor. Ytterligare teknisk information om laddningen av xml-filen finns på Landsbygdsverkets webbplats. I ansökan om skolmjölksstöd uppges produktkvantiteterna i liter. I ansökan om stöd till frukt i skolan uppges produktkvantiteterna i kilogram, och dessutom det mervärdesskattefria inköpspriset. Om samma produkt har flera olika inköpspris, uppges det lägsta inköpspriset i ansökan Uppföljning av produktkvantiteterna Betalningen av stödet bygger på mängden stödberättigade produkter som levererats till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen. En leverantörssökande betalas stöd för de mängder som denne i stödansökan har uppgett att har sålts till lägre, det vill säga subventionerat pris. På basis av läsårsuppgifterna räknar Landsbygdsverket ut och beviljar stödet direkt för andelen stödberättigande matgäster och beaktar en eventuell överskridning av det maximala antalet liter eller maximala antalet kilogram. En leverantörssökande behöver alltså inte själv räkna ut procentandelen icke stödberättigande matgäster eller dra av denna andel från produktkvantiteterna i samband med ansökan om stöd, utan produktkvantiteterna matas in som bruttokvantiteter i produktuppgifterna. Ett kök som deltar i leverantörsansökan eller den myndighet som ansvarar för köket måste se till att de produktkvantiteter som leverantören har uppgett som sålda i sin stödansökan går att verifiera i samband med övervakning med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar eller andra verifikat, om fakturorna inte innehåller all den information som behövs. De verifierande handlingarna ska arkiveras på så sätt att kontrollen kan utföras inom skälig tid. 14 Som hjälp för uppföljning och arkivering rekommenderas att man använder en sammelblankett som fylls i med uppgifter om de mängder stödberättigade produkter som köpts under en kalendermånad samt med identifikationsuppgifter för motsvarande fakturor/fraktsedlar. I vissa fall kan motsvarande sammandrag också fås som en färdig rapport av leverantören.

15 De leverantörssökande gör per läsår upp en förteckning över sådana produkter som berättigar till skolmjölksstöd och som kan köpas via dem. Före vårterminens början är det möjligt att på begäran göra tillägg i produktförteckningen. Landsbygdsverket godkänner produktförteckningen på leverantörens begäran före den aktuella läsårsstarten Osubventionerade inköp Om stödberättigade produkter köps också av andra än leverantörssökanden kan stöd inte sökas för dem, eftersom det bara går att få stöd via en leverantörssökande i månaden. Det lönar sig ändå att arkivera verifikaten över dessa externa inköp med tanke på eventuell kontroll, eftersom man med hjälp av dem kan bevisa tillfälliga, icke stödberättigade gruppers konsumtion av mjölkprodukter. Tack vare separat bokföring behövs antalet externa, icke stödberättigade matgäster därmed inte beaktas då man räknar ut de icke stödberättigade matgästernas andel för stödansökan. 4.2 Kommunen, en privat organisation eller samkommun ansöker om stödet Stödansökan Skolor/daghem som finns med i en kommuns, privat organisations eller samkommuns (nedan självständig sökandes) ansökan köper stödberättigade produkter till osubventionerat pris och kommunsökanden och den självständiga sökanden ansöker om skolmjölksstöd för dessa skolors/daghems räkning i efterskott per termin. Ansökningsperioderna för skolmjölksstöd är för kommunsökande och självständiga sökande augusti-december ( ) och januari-juli ( ). Ansökningsperioden för stöd till frukt i skolan är och under den tiden kan produkter levereras under 10 skoldagar i följd. Ansökningsperioden som uppgetts i stödansökan kan för skolmjölksstödets del också vara kortare, om till exempel verksamheten vid alla skolor/daghem upphör tidigare eller om alla skolor/daghem övergår till leverantörsansökan under pågående termin. En kommunsökande och självständig sökande kan ändå lägga fram bara en stödansökan per termin eller ansökningsperiod för stöd till frukt i skolan. I ansökan om skolmjölksstöd uppges produktkvantiteterna i liter. I ansökan om stöd till frukt i skolan uppges produktkvantiteterna i kilogram, och dessutom det mervärdesskattefria inköpspriset. Om samma produkt har flera olika inköpspris, uppges det lägsta inköpspriset i ansökan. En kommunsökande eller självständig sökande kan ansöka om stöd till utdelning i skolan via e-tjänsten Nekka. Mer information om den elektroniska tjänsten finns på Landsbygdsverkets webbplats. Alternativt kan stöd till utdelning i skolan sökas också med pappersblanketter till vilken fogas bilagor för skolor och centralkök. Stödansökan på papper kan skickas som skannad pdf-fil som e-postbilaga Sammanställning av produktmängder Ansökan om stöd bygger på mängderna stödberättigade produkter som levererats till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen under den aktuella ansökningsperioden. Kommunsökanden eller den självständiga sökanden uppger dessa mängder i stödansökan. 15

16 Den stödsökande ska se till att de produktmängder som uppgetts som skaffade i stödansökan går att verifiera med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar eller andra verifikat i samband med övervakningen, om fakturorna inte innehåller all information som behövs. De styrkande handlingarna ska arkiveras så att kontrollen går att utföra inom en skälig tid. Om catering köps av ett utomstående företag måste också de intyg, kopior av fakturor och andra handlingar som dessa företag utfärdar för ansökan om stöd sparas och arkiveras vederbörligt. För att sammanställa produktmängderna till stödansökan samt som hjälpmedel för uppföljning och arkivering rekommenderas att man använder sammelblanketten. På den skriver varje enskilt verksamhetsställe/centralkök/distributionsställe upp mängderna stödberättigade produkter som köpts under ansökningsperioden samt identifikationsuppgifterna om motsvarande fakturor/fraktsedlar. Motsvarande sammandrag kan i vissa fall fås också som färdiga rapporter av den som säljer produkterna. Kommunsökande och självständiga sökande kan köpa produkterna av vilken leverantör som helst, oavsett om detta är en av Landsbygdsverket godkänd leverantörssökande eller inte. Om stöd söks för surmjölk, ska den sökande ha en skriftlig utredning av att produkten uppfyller förutsättningarna för skolmjölksstöd. En sådan utredning är till exempel leverantörens lista över produkter med rätt till skolmjölksstöd eller tillverkarens skriftliga meddelande om produktens sammansättning Läsårsuppgifter Utöver produktmängderna lämnar en stödsökande följande uppgifter i ansökningsuppgifterna i Nekka eller i bilagorna till stödansökan: antalet elever/barn vid terminsstarten, antalet matgäster som inte berättigar till stöd vid terminsstarten, antalet skol-/verksamhetsdagar under ansökningsperioden. På basis av läsårsuppgifterna räknar Landsbygdsverket ut och beviljar stödet direkt för de stödberättigade matgästernas andel och beaktar en eventuell överskridning av det maximala antalet liter eller det maximala antalet kilogram. En kommunsökande eller självständig sökande behöver således inte själv räkna ut procentandelen icke stödberättigade matgäster eller dra av denna andel från produktkvantiteterna i samband med ansökan om stöd. Som antalet elever/barn samt icke stödberättigade matgäster används antalet personer som är inskrivna i skolan/daghemmet på läsårets första dag. Antalet personer ska gå att verifiera i samband med eventuell kontroll med en separat utredning eller en hjälpblankett som fylls i frivilligt och som är daterad och undertecknad av skolans/daghemmets föreståndare eller någon annan person som ansvarar för uppgifterna. Som antalet skol-/verksamhetsdagar används de faktiska dagarna under terminen. På skoldagarna inom den grundläggande utbildningen tillämpar Landsbygdsverket det maximala antalet skoldagar, 190 stycken, som föreskrivs i lagen om grundläggande utbildning (628/1998). Samma information tillämpas på gymnasiets maximala antal skoldagar. De faktiska skoldagarna ska ändå uppges i stödansökan. Om kommunens skolor/daghem övergår från kommunansökan till leverantörsansökan ska ägaren skicka en läsårsanmälan till leverantörssökanden innan köpet av subventionerade produkter inleds. 16

17 Sammansättningen av centralkök eller distributionsställen består av köket och dess underlydande verksamhetsställen, det vill säga stödberättigade skolor och daghem. Sammansättningarna av centralkök/distributionsställen samt läsårsuppgifterna om de underställda skolorna/daghemmen uppges i ansökningsuppgifterna i Nekka eller i bilagan centralkök/distributionsställe i stödansökan. Som antalet icke stödberättigade matgäster för ett distributionsställe antecknas det antal personer som räknats ut i enlighet med antalet portioner i enheter som inte berättigar till stöd (bland annat servicecentraler, ålderdomshem, hälsocentraler, gruppfamiljedagvård, eftermiddagsvård och catering). För distributionsstället antecknas inga elever eller verksamhetsdagar. Om mjölkprodukterna till distributionsställets icke-stödberättigade matgäster levereras med ett separat faktureringsnummer och skolornas/daghemmens mjölkprodukter levereras med egna fakturor, behöver man inte anmäla icke-stödberättigade matgäster för distributionsstället. 4.3 Icke stödberättigade matgäster Det som konsumeras av skolans och daghemmets personal eller överhuvudtaget av andra än stödberättigade barn eller elever har inte rätt till stöd till utdelning i skolan. För att stödet kalkylerat ska kunna hänföras bara till de mängder som konsumeras av stödberättigade elever/barn måste antalet icke stödberättigade personer som deltar i måltiderna uppges i ansökningsuppgifterna/bilagan till stödansökan eller läsårsanmälan. Till antalet matgäster som inte berättigar till stöd räknas de icke stödberättigade personer som man vid läsårets början vet att regelbundet deltar i skol- eller daghemsmåltiderna. Detta antal tillämpas under hela läsåret och utgående från det räknas de icke stödberättigade matgästernas andel i procent automatiskt ut i datasystemet. Avdraget görs från de sammanlagda stödberättigade kvantiteter som levererats till ett enskilt verksamhetsställe/centralkök/distributionsställe. Om det till exempel i fråga om någon enskild grupp är särskilt svårt att bestämma antalet icke stödberättigade matgäster kan de produktmängder som konsumeras av gruppen särskiljas från de stödberättigade produktmängderna med hjälp av separat bokföring. I så fall antecknas dessa produktmängder inte alls i stödansökan utan de köps in separat till osubventionerat pris. På detta sätt lönar det sig att gå till väga till exempel med en eftermiddagsklubb som är verksam i skolan Personer som regelbundet deltar i måltider i skolan eller daghemmet Skol- och daghemspersonal omfattas inte av skolmjölksstödet. Antalet sådana personer måste räknas in i antalet matgäster som inte berättigar till stöd, om de deltar i måltiderna Matgäster utanför distributionsstället Från distributionsstället levereras mjölk och surmjölk också annanstans än till stödberättigade skolor/daghem, exempelvis hälsocentraler eller ålderdomshem. Om de här produktmängderna är med i ansökan ska matgästerna utanför distributionsstället räknas in i antalet matgäster som inte berättigar till stöd. Exempel: I köket vid ett ålderdomshem (=distributionsställe) lagas skollunch till en skola med 360 elever och 25 anställda som deltar i måltiderna. Dessutom lagar köket frukost, lunch, middag och kvällsfika åt 30 boende på ålderdomshemmet. Därtill distribueras mellanmål åt 15 barn på skolans eftermiddagsklubb 17

18 samt lunch åt 10 hemmaboende åldringar. Från ämbetshuset bredvid kommer 5 personer regelbundet till lunchen. Matservering på skolan: 360 stödberättigade matgäster och 25 icke stödberättigade matgäster. Matservering på ålderdomshemmet: 30 frukostportioner med mjölk/surmjölk, 30 lunchportioner, 30 middagsportioner och 30 kvällsfikaportioner med mjölk/surmjölk. Sammanlagt 30 x x x x 1 = 120 icke stödberättigade matgäster. Matservering på eftermiddagsklubben: 15 mellanmål med mjölk och ost = 15 icke stödberättigade matgäster. Catering: 10 lunchportioner = 10 icke stödberättigade matgäster. Matgäster från ämbetshuset: 5 lunchportioner = 5 icke stödberättigade matgäster. I läsårsanmälan (leverantörsansökan) eller i stödansökan (kommunsökande och självständig sökande) bokförs 360 som skolans elevantal, 25 som skolans antal icke stödberättigade matgäster samt 150 ( ) som distributionsställets antal icke stödberättigade matgäster. 4.4 Användning av produkter i matlagningen Produkter som berättigar till stöd till utdelning i skolan får inte användas i matlagningen. Det här innebär till exempel att man inte får laga gröt av mjölk för vilken ansöks om skolmjölksstöd. Av vegetabilier, frukt och bär får man till exempel inte laga rotfrukter i ugn, sallad eller bärkvarg. Om salladen serveras för sig i form av så kallade komponenter, har produkterna rätt till stöd till frukt i skolan. Också vegetabilier, bär och frukter som serveras till exempel separat som mellanmål har rätt till stöd. Fett, salt eller socker får inte tillsättas i produkter som har rätt till stöd till utdelning i skolan. 4.5 Ansökan om stöd då bespisningen drivs av ett cateringföretag eller någon annan utomstående aktör Verksamhetsställets ägare har rätt till stöd även om bespisningen upprätthålls av någon annan aktör än den som äger skolan eller daghemmet. Detsamma gäller i de fall då mjölk köps till skolan/daghemmet av den som driver bespisningen och som har ett annat ägarunderlag än skolan/daghemmet. Sådana fall är bland annat skolbespisning som sköts av ett privat företag, catering som privata daghem köper från kommunens centralkök eller catering som en kommunal skola köper av ett affärsverk i en samkommun. Det första alternativet för ansökan om stöd är självständig ansökan eller kommunansökan. Eftersom stöd får sökas bara på basis av skriftliga dokument måste den som driver bespisningen foga till måltidsfakturorna ett intyg över hur mycket stödberättigade produkter som ingår i fakturan. Om bespisningen tillreder mat endast för den skola eller det daghem där köket är beläget, rekommenderas att bespisningen i stället för intyg fogar kopior av fakturorna för de stödberättigade varor som köpts under perioden till fakturorna för den som driver bespisningen. Stödansökan kan undertecknas bara av en företrädare för skolan/daghemmet (självständig ansökan) eller kommunen (kommunansökan). Ett annat alternativ att ansöka om stöd är leverantörsansökan. Den som driver bespisningen får då stödet direkt i form av sänkta inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Stöd för skolmjölk kan dock er- 18

19 hållas för bara en leverantörs (den stödsökandes) produkter, även om den som driver bespisningen skulle köpa stödberättigade produkter även av andra leverantörer. Innan leverantörsansökan tas i bruk ska verksamhetsställets ägare utfärda en fullmakt för leverantören och en läsårsanmälan. En utomstående aktör som driver en bespisning och en ägare till ett verksamhetsställe ska ingå ett sådant inbördes avtal att stödet för skolmjölk i samband med faktureringen förmedlas till eller gottgörs den slutliga förmånstagaren till fullt belopp. I samband med eventuella kontroller ska den som driver bespisningen ge inspektörerna tillgång till fakturor/fraktsedlar (eller kopior av dessa) med vilka mängderna stödberättigade produkter kan verifieras. Avtalen mellan förmånstagaren, leverantörsökanden och cateringföretaget rörande skolmjölksprodukter ska också kontrolleras. 4.6 Ändringar som gäller sökanden av stöd När sökanden av stödet byts under pågående termin måste man beakta följande: För en och samma kalendermånad kan det finnas endast en sökande av stöd. Om sökanden av stöd ändras under pågående kalendermånad kan stöd till utdelning i skolan beviljas endast till en sökande/via en sökande. Stöd till frukt i skolan kan beviljas till bara en sökande per ansökningsperiod. Den nya sökanden ska använda samma antal elever/barn som uppgetts vid terminsstarten Leverantörssökanden byts Vid byte av leverantörssökande under pågående kalendermånad är det möjligt att få skolmjölksstöd bara för produkter som en av leverantörerna har levererat. Det kan således finnas bara en enda gällande fullmakt per kalendermånad, det vill säga per leverantörens stödansökningsperiod. Kunden måste avsluta den tidigare fullmakten innan den nya leverantörens fullmakt träder i kraft. Vid byte av leverantör under pågående läsår skickar kunden samma läsårsanmälan till den nya leverantören och gör behövliga ändringar av sammansättningar eller uppgifter om verksamhetsställen i Nekka, eller meddelar om dem till Landsbygdsverket Kommunsökande eller självständig sökande övergår till leverantörsansökan eller vice versa Då den som ansöker om stödet ändras till en leverantör ska en leverantörsfullmakt utfärdas i Nekka eller på en pappersblankett till Landsbygdsverket. Om en kommun eller en privat organisation blir stödsökande sätts ändringen i kraft på ovan nämnt sätt. När sökanden av stödet ändras måste den föregående sökandens fullmakt avslutas i Nekka eller med en fullmaktsblankett till Landsbygdsverket. Den föregående sökanden har rätt att ansöka om stöd ända tills denne blivit skriftligen underrättad. 19

20 På fullmaktsblanketten antecknas namn och underlydande verksamhetsställen samt registreringsnummer för de distributionsställen, skolor och daghem för vars räkning stödansökan inleds. Sökandens anmälan om ändring av fullmakten ska skickas till Landsbygdsverket innan den träder i kraft. En kommun och en privat organisation kan beviljas stöd endast för en oavbruten period per termin. Till exempel, om kommunen själv ansöker om skolmjölksstöd för augusti och september och därefter leverantören för oktober och november, kan kommunen inte längre själv ansöka om stöd för december. I detta fall kan stöd beviljas bara för augusti, september, oktober och november. Stöd för frukt i skolan får sökas bara via en enda stödsökande för hela ansökningsperioden. 4.7 Tidsfrister för att ansöka om stöd Stödansökan ska vara Landsbygdsverket tillhanda senast den sista dagen i den tredje månaden som följer på den i stödansökan nämnda ansökningsperioden. Om tidsfristen överskrids med högst 1 30 kalenderdagar minskas stödet med 5 % och om tidsfristen överskrids med högst kalenderdagar minskas stödet med 10 %. Efter det minskas det återstående stödet med ytterligare en procent för varje dag som ansökan blir försenad. Som den dag då ansökan inkommit betraktas den dag då ansökan inkommer till Landsbygdsverket. Landsbygdsverket ber vid behov sökanden korrigera och komplettera en bristfällig ansökan och ger råd om ifyllandet av stödansökan. Till exempel, om ansökningsperioden löper ut den 5 juni och stödansökan inkommer till Landsbygdsverket senast den 30 september stödet betalas till fullt belopp, under oktober stödet minskas med 5 %, under november stödet minskas med 10 %, den 1 december eller senare stödet minskas med 1 % för varje ytterligare dag. Om sökanden byts under pågående termin, till exempel från kommunsökande eller självständig sökande till leverantörsansökan, måste man beakta att också kommunsökandens och den självständiga sökandens ansökningsperiod i så fall upphör tidigare. Tiden för att ansöka om stöd räknas således från ansökningsperiodens utgång som kan infalla under pågående termin. Om till exempel kommunen övergår till leverantörsansökan från ingången av mars, måste kommunen ansöka om stödet inom tre månader från utgången av februari för att få stöd till fullt belopp. Det går inte längre att fylla i stödansökan i e-tjänsten om minskningen till följd av försening har uppnått 100 %. Stödansökan ska skickas till Landsbygdsverket antingen via e-tjänsten Nekka, som skannad e-postbilaga eller per post. När leverantören ansöker om stöd för en skolas/ett daghems räkning är det leverantören som har hand om ansökan om stödet. 20

21 4.8 Att fylla i och korrigera stödansökan Stöd kan betalas endast på ansökan som en registrerad stödsökande har gjort via e-tjänsten Nekka eller skriftligen. Med en skriftlig ansökan avses Landsbygdsverkets officiella stödansökningsblankett med bilagor. Av stödansökan eller dess bilagor ska minst följande framgå: sökandens namn och FO-nummer, den ansökningsperiod för vilken stöd söks, mängderna stödberättigade produkter som levererats/köpts till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen under ansökningsperioden, läsårsuppgifterna om enskilda och underställda verksamhetsställen, dvs. uppgifter om antalet elever, icke stödberättigade matgäster samt skol- och verksamhetsdagar, distributionsställets icke stödberättigade matgäster, datum och underskrift. I e-tjänsten Nekka kan man fylla i och skicka in stödansökan. En ofullständig stödansökan kan också sparas som utkast innan den skickas in. Innan ansökan skickas in kan kunden kontrollera ansökan via knappen Kontrollera, varvid kontrollrapporten går att studera och skriva ut. Om det finns något att korrigera föreslår rapporten också vilka korrigeringsåtgärder som bör vidtas. När de fel som hindrar sändandet har rättats till kan ansökan skickas till Landsbygdsverket. Om Landsbygdsverket ändå upptäcker ytterligare brister i stödansökan skickas den med ett följemeddelande tillbaka till e-tjänsten för komplettering. Efter att stödansökan korrigerats skickas den på nytt till Landsbygdsverket. Alla pappersblanketter som hör samman med stödet till utdelning i skolan, inklusive hjälpblanketterna, finns på Landsbygdsverkets webbplats och de kan fyllas i elektroniskt innan de skrivs ut. I annat fall måste blanketterna fyllas i med kulspetspenna eller på något annat beständigt sätt. Om man är tvungen att korrigera pappersblanketter i efterhand måste korrigeringarna göras genom att dra ett streck över det som ska korrigeras så att de gamla uppgifterna fortfarande syns. Sedan skrivs de nya uppgifterna in på ett tydligt sätt ovanför den korrigerade punkten. Om det är många punkter som ska korrigeras kan man fylla i en helt ny blankett. Korrigeringar på en viss rad ska göras på samma rad, eller också ska man ange tydligt med en stjärna eller pil vilken punkt korrigeringen gäller. Ett korrigerat dokument ska förses med datum som anger när dokumentet korrigerats samt med initialer för den person som utfört korrigeringen Kontroll av styrkande handlingar som hör samman med ansökan I och med sammanslagningen av systemet med skolmjölk och systemet med frukt i skolan föreskrevs om en ny kontrollskyldighet (kommissionens förordning (EU) 2017/39, artikel 9). Enligt förordningen ska Landsbygdsverket kontrollera ett representativt urval av de styrkande handlingar som lämnas in tillsammans med stödansökan. I praktiken kommer Landsbygdsverket att be ett litet antal stödsökande visa upp verifikat som hör samman med stödansökan (fakturor, fraktsedlar eller motsvarande). För ett verksamhetsställes eller en sammansättnings del kommer verifikat att begäras från en begränsad tidsperiod. Landsbygdsverket framför 21

22 begäran efter det att stödansökan har inkommit. Den stödsökande lämnar in de begärda handlingarna till Landsbygdsverket och efter kontrollen av verifikaten kan stödet betalas ut. Om verifikaten inte stöder stödansökan ber Landsbygdsverket om ytterligare uppgifter och inleder vid behov en administrativ undersökning Stödbeslut Landsbygdsverket fattar alltid ett stödbeslut om stödansökan, oavsett om stöd betalas enligt ansökan eller inte. Stödbeslutet fattas inom tre månader från det att den vederbörligt ifyllda stödansökan har inkommit till Landsbygdsverket. Om en begäran om utredning har sänts till kunden, eller om en undersökning om rätten till stöd pågår, får tidsfristen överskridas. Tidsfristen får överskridas också på grund av force majeure. Stöd till utdelning i skolan kan inte betalas till en privat restaurang-/bespisningsföreståndares konto. 22

23 5 KOMPLETTERANDE ÅTGÄRDER I det nya systemet med utdelning i skolan är det obligatoriskt att genomföra kompletterande utbildningsåtgärder. I praktiken sker upphandlingen av kompletterande åtgärder vid Landsbygdsverket och den aktör som vunnit konkurrensutsättningen genomför de kompletterande åtgärderna. Kompletterande åtgärder kan vara till exempel material om hälsosamma matvanor, spel, webbsida eller exempelvis smakskolor. Skolor och daghem bör delta i genomförandet av de kompletterande utbildningsåtgärderna, dvs. till exempel använda det framtagna materialet inom undervisningen eller vägleda barnen/eleverna och familjerna att studera materialet hemma. Mer information om kompletterande åtgärder kan begäras av Landsbygdsverket. Separat information om kompletterande åtgärder ges alltid när en kampanj startar. 5.1 Affisch om systemet med utdelning i skolan En affisch om systemet med utdelning i skolan ska hänga framme i skolor och daghem som använder subventionerade mjölkprodukter och/eller vegetabilier, frukter och bär. Syftet med affischen är att informera om att skolan/daghemmet bjuder på mjölkprodukter och/eller vegetabilier som subventioneras i enlighet med Europeiska unionens system med utdelning i skolan. Den nya affischen om systemet med utdelning i skolan ersätter den tidigare affischen om skolmjölksstöd. Den nya affischen blir klar att användas under läsåret , och Landsbygdsverket informerar särskilt om detta. Under övergångsperioden får skolorna/daghemmen ha kvar den gamla affischen om skolmjölksstöd om de vill. Den färdiga affischen kan skrivas ut på Landsbygdsverkets webbplats i A3-format. Affischen ska varaktigt hänga på en synlig plats, till exempel vid huvudentrén. Om skolan/daghemmet så vill kan affischen också utarbetas på egen hand i enlighet med Landsbygdsverkets anvisningar. Affischen måste godkännas av Landsbygdsverket innan den hängs upp. 23

24 6 HUR STÖDET AVSPEGLAS 6.1 Förmedling av stödet till förmånstagaren Enligt lagstiftningen om utdelning i skolan ska stödet på lämpligt sätt avspeglas i det pris som förmånstagaren betalar. Eftersom den egentliga förmånstagaren, dvs. det barn/den elev som har rätt till stöd, inte betalar för skolmaten i Finland avser förmånstagare i detta sammanhang den aktör som i sista hand ansvarar för kostnaderna för skol- eller daghemsbespisningen. I praktiken är detta vanligen en kommun, en samkommun eller någon annan organisation som äger skolan/daghemmet. Leverantörssökanden ska med det erhållna stödet till fullt belopp gottgöra de ägare till verksamhetsställena, för vars räkning leverantörssökanden har ansökt om stöd. Stödet kan förmedlas antingen direkt i form av sänkta inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Det pris som leverantören tar ut för sina produkter och det sammanlagda stödbeloppet får inte överstiga det pris som leverantören begär av kunder av motsvarande typ. Om en leverantörssökande säljer produkter till subventionerat pris till en utomstående bespisningsföreståndare som i sin tur fakturerar förmånstagaren för portionerna måste bespisningsföreståndaren och förmånstagaren ingå ett sådant inbördes avtal att skolmjölksstödet vid faktureringen förmedlas till eller gottgörs förmånstagaren till fullt belopp. Dessutom ska det av den utomstående bespisningsföreståndarens och förmånstagarens inbördes fakturering gå att verifiera att stöd har förmedlats till förmånstagaren i samma omfattning som leverantörssökanden har förmedlat stöd till bespisningsföreståndaren i samband med att produkterna köptes. Avtalen mellan förmånstagaren, leverantörsökanden och cateringföretaget rörande stödberättigade produkter ska kontrolleras i samband med eventuell kontroll. Eftersom underlåtelse att uppfylla stödvillkoren kan leda till påföljder såsom återkrav, är det också skäl för parterna att avtala om ansvaret på förhand. En kommunsökande och självständig sökande ska gottgöra skolorna/daghemmen det erhållna stödet till fullt belopp om skolan/daghemmet som söker stöd har en egen fast bespisningsbudget. I annat fall behöver skolan/daghemmet inte gottgöras stödet, utan det bör styras till det kostnadsställe från vilket de kommande inköpen bekostas antingen direkt eller indirekt. Om ett privat cateringföretag förestår bespisningen är det ändamålsenligast att det stöd som en förmånstagare får styrs till det konto från vilket bespisningsföreståndarens måltidsfakturor betalas, varvid det tydligt påvisas att stödet avspeglas på riktigt sätt. 24

25 7 KONTROLL Skogs- och marknadsenheten vid Landsbygdsverkets marknadsavdelning ansvarar för de årliga kontrollerna på plats av stödet till utdelning i skolan enligt artikel 10 i kommissionens förordning (EU) nr 2017/39. Föremålen för kontrollen väljs ut på basis av urval på så sätt att kontrollerna omfattar minst 5 procent av alla sökande samt det totala stödbelopp som betalts i Finland under en viss tidsperiod. Kontrollen av kommunsökande, självständiga sökande och leverantörssökande riktas också mot skolor/daghem/cateringföretag som är slutliga förmånstagare. Syftet med övervakningen är att säkerställa att förutsättningarna för beviljande av stöd uppfylls. 7.1 Uppgifter och dokument som kontrolleras Sökanden samt en kommun eller en organisation som fått stöd via en leverantör har ansvaret för att handlingarna som rör skolmjölksstöd arkiveras så att de är lätta att få tag på i samband med eventuell kontroll och så att kontrollen kan utföras inom skälig tid. Med handlingarnas hjälp ska man kunna verifiera att uppgifterna i stödansökan är korrekta och försäkra sig om att stöd inte har betalts till ett för stort belopp. Riktigheten av registeruppgifterna kontrolleras genom att den faktiska situationen jämförs med det som uppgetts i stödansökan. För att verifiera mängderna stödberättigade produkter ska man visa upp fakturor och vid behov fraktsedlar med följande uppgifter: leveranskundens namn och adress faktureringskundens namn leveransdatum den stödberättigade produktens namn den köpta mängden det pris som betalts ett omnämnande av om skolmjölksstöd ingår i priset. De stödberättigade produkterna ska vara tydligt angivna så att deras rätt till stöd går att verifiera till exempel namnet mjölk eller surmjölk kan inte anses vara tillräckligt som sådant. Om alla uppgifter inte går att verifiera med fakturornas hjälp ska också fraktsedlar eller andra förtydligande handlingar sparas och visas fram i samband med övervakningen. Dessutom ska man visa fram ett bevis (kvitto eller kontoutdrag) på att fakturan är betald. För att verifiera läsårsuppgifterna ska verksamhetsställets ägare visa fram skolans/daghemmets egna skriftliga utredningar av de elever/barn som var inskrivna vid terminsstarten, de icke stödberättigade matgästerna samt skol-/verksamhetsdagarna. Med detta avses till exempel skolans/daghemmets egen utredning från läsårets början om antalet barn/elever/icke stödberättigade matgäster och antalet skol- /verksamhetsdagar eller alternativt en hjälpblankett som fylls i frivilligt. Skolans/daghemmets föreståndare eller den person som administrerar dessa uppgifter ska bekräfta utredningarna med sin underskrift, namnförtydligande och datum. Personantalen går inte att verifiera utifrån dokument som gjorts upp för Utbild- 25

26 ningsstyrelsen på officiella statistikdagar. De elektroniska läsårsanmälningarna som skickats till leverantörssökanden ska motsvara de skriftliga utredningar som granskas hos ägaren. När ett mejeri är leverantörssökande kontrolleras produktuppgifterna om separat utvalda stödberättigande produkter som mejeriet tillverkar, analysresultaten och förfarandet för egenkontroll. Att affischen om EU:s system med utdelning i skolan finns och är synligt uppsatt kontrolleras i skolan/daghemmet. Att stödet avspeglas i det pris som förmånstagaren, det vill säga i praktiken kommunen/organisationen, betalat verifieras antingen med hjälp av fakturor och vid behov med fraktsedlar eller från fall till fall med avtal som ingåtts med ett utomstående cateringföretag och med hjälp av måltidspriser. 7.2 Underrättelse om kontroll Meddelande om kontroller av skolmjölksstöd ges vanligen på förhand, så att den person som har hand om skolmjölksfrågor eller dennes vikarie kan delta i kontrollen. I samband med underrättelsen om kontroll berättar inspektören närmare om vilka handlingar som behövs i samband med kontrollen. Efter att ha fått underrättelsen om kontroll ska företrädaren för kontrollobjektet säkerställa att de handlingar som ska kontrolleras finns att tillgå och går att granska inom en skälig tid. Kontroller kan utföras också utan förhandsmeddelande. Över kontrollen upprättas alltid en inspektionsberättelse. En kopia av inspektionsberättelsen skickas till sökanden i efterskott, varefter denna har 14 dagar på sig att kommentera berättelsen. 7.3 Förvaring av handlingar Handlingarna ska utöver innevarande år sparas minst fyra hela kalenderår för eventuella kontroller. Det rekommenderas att handlingarna sparas längre än så. I vissa fall kan man vara tvungen att överväga återkrav av stöd också för en längre tid än fyra år, om stödvillkoren inte har uppfyllts. I ett möjligt tvistefall kan kunden således också senare påvisa att stödvillkoren uppfylls. I bokföringslagen (1620/2015) föreskrivs dessutom om arkiveringstiden för bokföringsmaterial, sålunda att bokslut, verksamhetsberättelser, bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång ordnade så att sambandet mellan affärshändelser, verifikationer och noteringar dels via eventuella delbokföringar och huvudbokföringen och dels vidare till bokslutet utan svårighet kan konstateras i båda riktningarna. Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form. Räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns ovan ska bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört. 26

27 7.4 Påföljder av kontrollresultaten Stöd som sökts och betalts på oriktiga grunder återkrävs med Landsbygdsverkets beslut om återkrav. Landsbygdsverket får också helt avstå från återkravet om summan är obetydlig och inte beror på avsevärda oegentligheter. Innan beslutet om återkrav fattas bereds den sökande i enlighet med förvaltningslagen tillfälle att bli hörd, det vill säga ge ett bemötande i fråga om återkravet. Det egentliga stödbeslutet får överklagas i enlighet med anvisningar om begäran om omprövning som skickas som bilaga till beslutet. Om det i samband med övervakningen upptäcks allvarliga förseelser eller konstateras att den sökande inte längre uppfyller villkoren för skolmjölksstödprogrammet kan Landsbygdsverket antingen avbryta sökandens godkännande för viss tid eller återkalla det helt och hållet. I praktiken innebär avbrytandet att registreringen av verksamhetsstället upphör att gälla och återkallelsen att registreringen som kund avslutas. 27

28 8 ORDLISTA Centralkök är ett tillredningskök dit stödberättigade produkter köps och varifrån de tillsammans med maten skickas vidare till minst två stödberättigade skolor/daghem, dvs. underlydande verksamhetsställen. Centralköket levererar inte stödberättigade produkter annanstans än till stödberättigade skolor/daghem och därför använder det sig av den anslutande skolans/det anslutande daghemmets registreringsnummer. Om andra stödberättigade produkter än sådana som behövs vid matlagningen levereras separat till varje underlydande verksamhetsställe och verksamhetsställena faktureras separat, utgör de underlydande verksamhetsställena enskilda verksamhetsställen, eftersom stöd inte betalas för den andel som används i matlagningen. Om centralköket i dessa fall likväl faktureras som ett enda verksamhetsställe måste man beträffande förvaringen av dokument avtala om att de går att kontrollera i samband med eventuell övervakning. Distributionsställe är ett tillredningskök dit stödberättigade produkter levereras och varifrån de tillsammans med maten skickas vidare till minst en stödberättigad skola/daghem, dvs. underlydande verksamhetsställe. Dessutom levererar eller serverar distributionsstället samma produkter också till andra, såsom ett ålderdomshem eller en hälsocentral. Distributionsstället måste registreras separat för att de icke stödberättigade matgäster som inte hör till skolorna/daghemmen ska kunna antecknas på det. Enskilt verksamhetsställe är en skola/ett daghem dit de stödberättigade produkterna köps, men varifrån de inte längre levereras någon annanstans. Ett enskilt verksamhetsställe kan få maten från centralköket/distributionsstället eller laga den själv, förutsatt att de stödberättigade produkterna levereras direkt till skolan/daghemmet. FO-nummer är en individualiserande kod som myndigheterna beviljar ett företag eller ett samfund. Koden innehåller sju siffror, ett bindestreck och ett kontrolltecken, dvs. den har formen Icke stödberättigade matgäster (ISM) avser personer som regelbundet eller tillfälligt deltar i måltider i skolan eller daghemmet och som inte är berättigade till stöd. Katso-kod är en av Skatteförvaltningen beviljad autentisering till e-tjänster. Kommunsökande avser en kommun som söker stöd för en eller flera kommunala skolor eller daghem i den egna kommunen. Kund är en stödsökande (kommunsökande, självständig sökande eller leverantörssökande) som är registrerad i e-tjänsten för utdelning i skolan. Leverantörssökande är ett mejeri eller ett företag inom handeln som söker stöd till utdelning i skolan för skolors eller daghems räkning. Läsårsuppgifter avser antalet elever/barn, icke stödberättigade matgäster samt skol-/verksamhetsdagar i en skola/ett daghem. Läsårsuppgifterna uppges antingen elektroniskt via Nekka eller på en läsårsanmälan på papper till leverantörssökanden. Kommunsökande och självständiga sökande anmäler läsårsuppgifterna på stödansökan. 28

29 Privat skola/ privat daghem är andra än kommunala skolor/daghem. Till exempel skolor och daghem som ägs av aktiebolag, registrerade föreningar, stiftelser eller samkommuner samt ersättande skolor (till exempel kristliga skolor och daghem, Rudolf Steiner-skolor) kategoriseras inom stödprogrammet för utdelning i skolan som privata skolor/daghem. Registreringsnummer avser en åttasiffrig kod som Landsbygdsverket ger verksamhetsställena, dvs. skolor/daghem. På en sammelblankett antecknas de stödberättigade produkter som har köpts eller levererats till skolan, daghemmet, centralköket eller distributionsstället under ansökningsperioden. Det rekommenderas att göra anteckningar på blanketten, för till exempel kommunsökande och självständiga sökande kan använda den för att samla in uppgifter från fakturor och vid behov fraktsedlar till stödansökan. Sammelblanketten kan ersättas med en motsvarande rapport av den som säljer varan. Självständig sökande är en samkommun, ett företag, en stiftelse eller en förening som ansöker om stöd till utdelning i skolan åt skolor och/eller daghem i sin ägo. En självständig sökande köper produkterna till osubventionerat pris och söker stödet i efterskott. Skoldagar avser skolans fastställda arbetsdagar. Sökande av stöd kan vara en leverantör, kommun, samkommun eller privat organisation. Sökanden gör upp och skickar in ansökan om stöd tillutdelning i skolan till Landsbygdsverket och stödet betalas till sökandens konto. Tillfällig registrering (TR) görs om det under pågående läsår sker betydande ändringar i elevantalet eller antalet icke stödberättigande matgäster eller om det under pågående ansökningsperiod sker ändringar i centralkökssammansättningarna. Underlydande verksamhetsställe är en skola eller ett daghem dit centralköket/distributionsstället levererar maten och förmedlar stödberättigade mjölkprodukter. Verksamhetsdagar avser ett daghems fastställda öppethållningsdagar under ett verksamhetsår. Ägare avser en kund som äger och driver verksamhetsställen för vilka den ansöker om stöd till utdelning i skolan. 29

30 9 Författningar och rättsakter Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) nr 1308/2013, (EU) nr 1306/2013 och (EU) nr 1370/2013 Europeiska kommissionens förordningar (EU) 2017/39 och (EU) 2017/40 Lag om en marknadsordning för jordbruksprodukter (999/2012) och författningar som utfärdats med stöd av den 30

31 10 KONTAKTUPPGIFTER Postadress: Landsbygdsverket Marknadsavdelningen PB Seinäjoki Besöksadress: Telefon: E-postadress: Webbadress: Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki (växel) OBS! Blanketterna för alla som ansöker om stöd till utdelning i skolan finns på samma webbsida. 31

32 32