Arbetsordning för husstyrelsen för Clinical Research Centre

Transkript

1 CRC-styrelsen Arbetsordning för husstyrelsen för Clinical Research Centre Inledning Den 19 april 2017 fattade styrelsen för Medicinska fakulteten (MFS) ett beslut om en ny arbetsordning för Medicinska fakulteten (Dnr. STYR 2017/586). Ingående i den nya arbetsordningen är bestämmelser för ledning och ledningsorgan för gemensamma infrastrukturresurser inklusive husstyrelser ( 5.4). Beslut om sammansättning av husstyrelsen för CRC (härefter HS-CRC) för mandatperioden 1/ / anges i dokument Dnr STYR 2015/475 Föreliggande dokument fastställer HS-CRC:s arbetsformer samt arbetsuppgifter och mandat till styrelsens arbetsutskott och CRC:s föreståndare i linje med den arbetsordningen. Styrelsens sammansättning HS-CRC består av 11 ledamöter: Ordförande (utsedd av MFS; f.n. Jan Nilsson; Dnr. STYR 2015/475; för mandatperioden 1/ /6-2018) prefekt, Inst för translationell medicin, Malmö prefekt, Inst för kliniska vetenskaper, Malmö en representant för grundutbildningslokaler (f.n. Holger Luthman; Dnr. M 2012/2151; för mandatperioden 1/ och tillsvidare) en representant för Region Skåne (utsedd av regiondirektör Region Skåne; f.n. Hannie Lundgren) en representant för SUS (utses av sjukhuschefen; f.n. Ingemar Petersson) en representant för Medicinsk service inom Region Skåne (utsedd av Medicinsk service förvaltningschef; f.n. Bodil Ivarsson) en forskarrepresentant (utses av institutionsprefekterna; f.n. Anna Blom) en representant för primärvårdsförvaltningen inom Region Skåne (utsedd av primärvårdens förvaltningschef; f.n. Jan Sundquist) en studeranderepresentant för Medicinska doktorandrådet ( f.n. Vakant) en studeranderepresentant för Studentkårerna (f.n. Julia Frostå) Ledamöterna utses av styrelsen för Medicinska fakulteten med undantag av studeranderepresentanterna som utses av respektive studentkårer. Vid HS-CRC sammanträden äger följande befattningshavare rätt att närvara och yttra sig.

2 vicedekan med särskilt ansvar för ALF-frågor; Prof. Anders Bjartell vicedekan med särskilt ansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå samt internationalisering; Prof. Cecilia Lundberg kanslichefen, Medicinska fakulteten föreståndare, CRC driftledare, CRC Serviceadministratör, CRC utbildningschefen, Medicinska fakulteten chefen för bibliotek och IKT, Medicinska fakulteten chefen för biomedicinsk service, Medicinska fakulteten företrädare för SUS i HC-CRC:s arbetsutskott (Camilla Andersson) berörda huvudskyddsombud representant för fastighetsägaren (utsedd RegionFastigheter; Rikard Swedenborg) representant för LU byggnad (utsedd av LU byggnadschef; Malin Gülich) 2 Därutöver kan husstyrelsen besluta om närvaro och yttranderätt för annan tjänsteman. Styrelsens uppdrag Husstyrelsen beslutar om intern upplåtelse av lokaler (Dnr.BY 2010/28) inom centrat och dimensionering och inriktning av gemensam infrastruktur samt om bemanning av gemensamma personalfunktioner och gemensam driftorganisation. Husstyrelsen ska på uppgiftsfördelning av centrats brukare organisera och utföra arbetsuppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), egenkontrollen för yttre miljön (EK) samt det systematiska brandskyddsarbetet (SBA). Husstyrelsen utgör i fakultetens ekonomimodell en ekonomisk enhet med resultatansvar under fakultetsstyrelsen. Styrelsens befogenheter Husstyrelsen fattar beslut inom ramen för sitt uppdrag, efter gällande principer och ekonomiska resurser. Husstyrelsen får ingå avtal om nyttjanderätt till lokaler och utrustning för extern part. Styrelsen har mandat att fatta beslut om återinvesteringar i gemensam utrustning, samt lokalanpassningar i enlighet med separat beslut av dekanus, dnr M2011/1452 Husstyrelsens ansvarsområde omfattar samtliga forskningslokaler som är upplåtna till LU vid SUS, Malmö Styrelsens mandatperiod Husstyrelsens mandatperiod är tre år. Innevarande mandatperiod omfattar perioden till om med (Dnr STYR 2015/475) Handläggning av ärenden Husstyrelsen är beslutför när fler än hälften av ledamöterna, inklusive ordföranden, är närvarande (Högskoleförordning (1993:100), 2 kap 4 ) Uppgiftsfördelning Husstyrelsen får uppdra uppgifter till en eller flera arbetstagare om inte annat är särskilt föreskrivet.

3 Husstyrelsens arbetsutskott Husstyrelsen utser ett arbetsutskott med uppgift att bereda ärenden inför styrelsen. I arbetsutskottets uppgift ingår att bereda frågor avseende: Intern upplåtelse av lokaler om- och tillbyggnader uppsägningar av lokaler ändrad användning av lokalerna intern upplåtelse av lokaler till annan verksamhet inköp och avyttring av inredning och utrustning för gemensamt bruk gentemot LU byggnad bereda remissyttrande rörande lokalfrågor information och marknadsföring av CRC i samråd med Medicinska fakulteten lämna förslag till styrelsen för hantering och beslut övrigta ärenden 3 Beredning av ärenden skall ske i dialog med berörda forskargruppschefer/motsvarande samt berörda prefekter/verksamhetschefer. I beredning av ärenden ingår att analysera och bedöma ekonomiska, verksamhets- personal- och miljökonsekvenser med anledning av förslagna åtgärder. Förslag som lämnas till styrelsen och som berör prefekternas/verksamhetschefernas ansvarsområde skall tillstyrkas av dessa. Arbetsutskottets sammansättning HS-CRC ordförande HS-CRC vice ordförande en företrädare för SUS (förslag av sjukhuschefen; Camilla Andersson) Föreståndare, CRC En representant för Wallenberglaboratoriet En representant för PAM (Kristian Riesbeck) Ordförande i arbetsutskottet är HS-CRC:s ordförande. Husstyrelsens arbetsutskott har rätt att adjungera personer med särskilt kompetens för att utreda och bereda ärenden. Vid arbetsutskotts sammanträden äger följande befattningshavare rätt att närvara och yttra sig. CRC driftledare CRC serviceadministratör Föredragning av ärenden sker av CRC:s föreståndare. Arbetsutskottets har samma mandatperiod som styrelsen. Innevarande mandatperiod omfattar perioden till och med Ordförande i HS-CRC (Dnr STYR 2015/475) Ordföranden ansvarar, under husstyrelsen, för husets gemensamma driftsorganisation och dess personal. Ordföranden är närmast överordnad driftchef (el. motsv.) för centrat. Ordföranden fattar löpande beslut i ärenden som rör den dagliga verksamheten inom givna ekonomiska ramar, principer och ansvarsområde.

4 4 Ordföranden beslutar om lön vid lönerevision för samtliga anställda i driftorganisationen. HS-CRC ordförande har ytterligare arbetsuppgifter enligt särskild delegation från dekanus (Dnr. 2016/1045) Ordförandens uppgifter inom arbetsmiljö och brandskydd För husets gemensamma driftorganisation kan dekanus fördela ansvar för uppgifter inom det systematiska arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet till ordföranden i husstyrelsen, och som i sin tur kan fördela ansvar för uppgifter vidare till chefer direkt underställda ordföranden. Vidarefördelning av ansvar för uppgifter i ytterligare led ska godkännas av ordföranden. Därutöver kan ordföranden fördela specifika operativa uppgifter vidare till specialistfunktion (motsv) inom fakulteten för hantering. Ordföranden ska fortlöpande bevaka att fördelade arbetsuppgifter fungerar i praktiken, samt vid behov göra ändringar i fördelningen. Fördelningen av ansvar för uppgifter ska göras i enlighet med fastställda föreskrifter och rutiner vid universitetet. Uppdrag från HS-CRC till styrelseordförande Till HS-CRC:s ordförande delegeras att besluta i enklare ärenden såsom: fördela av enstaka rum och ombyggnader/verksamhetsanpassningar av lokaler samt inköp av gemensam inredning och utrustning som medför kostnad upp till maximalt 4 prisbasbelopp per tillfälle och till ett totalt årsbelopp av 12 prisbasbelopp. Beslut som har fattats enligt ovan skall anmälas vid nästa styrelsesammanträde. Gemensam driftorganisation CRC Service är en gemensam resurs för alla verksamheter inom CRC. CRC Service är organisatoriskt placerat under CRC-styrelsen. Ordförande vid HS-CRC har det övergripande ansvaret för CRC Service. CRC serviceorganisation består av: Föreståndare, CRC en driftchef två serviceadministratörer två receptionister fem servicetekniker Arbetsuppgifter för varje befattning definieras via särskilda befattningsbeskrivningar. CRC Kansli är serviceorganisationens ledningsfunktion och består av föreståndare, driftschef och serviceadministratör. CRC Kansli svarar för daglig ledning och administrativ hantering inom serviceorganisationen. CRC kanslis uppgifter är att: ombesörja gemensamma funktioner såsom reception, vaktmästeri, posthantering, lokalvård m.m. utöva tillsyn av gemensamma lokaler och gemensam inredning och utrustning inköp av gemensam inredning och utrustning samt servicetjänster

5 administrera hyresfrågor och fördelning av lokalerna inom CRC hantera ekonomisk redovisning och upprätta underlag för ekonomisk planering samt uppföljning avseende gemensam inredning och utrustning samt gemensamma funktioner sköta kontakter med fastighetsägarens driftpersonal utföra arbetsuppgifter via särskild delegation inom arbetsmiljö, miljö och säkerhet förse styrelsen och styrelsens arbetsutskott med administrativ service Föreståndare, CRC Föreståndare för CRC service är närmast underställd till ordföranden i HS-CRC, och är ansvarig för ledning och fördelning av arbetet på CRC Service. CRC:s föreståndare ansvarar via särskild delegation och uppdrag från HS-CRC ordförande. CRC föreståndare fattar löpande beslut i ärenden som rör den dagliga verksamheten inom givna ekonomiska ramar, principer, och tilldelat uppdrag. Beträffande planering av verksamhetens utveckling skall detta göras i nära samråd med HS-CRC Föreståndaren ansvarar för beredning och är föredragande inför styrelsen i ärenden avseende: bemanning av CRC:s gemensamma personalfunktioner ekonomisk planering och uppföljning avseende gemensam inredning och utrustning samt gemensamma funktioner attesterings- och redovisningsansvarig för kostnadsställe I föreståndarens ansvar ingår även att: driva och samordna strategisk planerings- och utvecklingsarbeten vara CRC:s representant i sammanhang som rör centrat, dess drift och serviceorganisation lämna förslag till styrelsen för hantering och beslut verkställa styrelsens beslut löpande hålla CRC-styrelsens ordförande informerad om de beslut och åtgärder som föreståndaren förtagit enligt uppgiftsfördelning från styrelsen Uppgiftsfördelning till CRC:s föreståndare Till föreståndaren uppdras att fatta beslut avseende: inköp av gemensam inredning och utrustning inom ramen för fastställda ekonomiska ramar teckna serviceavtal avseende gemensam utrustning inom ramen för fastställda ekonomiska ramar tillsättning av service- och administrativ personal inom ramen för fastställda ekonomiska ramar och fastställd organisation genomförande av utvecklingssamtal för service- och administrativ personal beslutar om lön vid lönerevision eller lönesättande samtal för samtliga anställda i CRC service organisation enligt delegation och inom fastställda ekonomiska ramar åtgärder rörande den fysiska arbetsmiljön inom CRC enligt delegation och inom fastställda ekonomiska ramar. 5

6 Delegation och överenskommelse avseende uppgiftsfördelning inom arbetsmiljö-, miljö-, säkerhets- och skyddsarbetet Delegationsmottagare: Hugh Connell Avser delegation från: Husstyrelsen Clinical Research Centre Delegationen avser objekt: Clinical Research Centre Delegationen gäller under tiden: till och med Uppgifter: Utses som samordnare för arbetsmiljöarbetet vid CRC. Utses att utföra arbetsuppgifter såsom angivna i bilaga 1 Överförda arbetsuppgifter, med sådan omfattning som anges. Ansvar: Ansvar att tillse att överförda arbetsuppgifter utförs. Samordningsansvar för gemensamt arbetsställe såsom angivet i Arbetsmiljölagen. Ansvar kan tillkomma för arbetsuppgift där särskild lagstiftning reglerar ansvarsförhållanden. Befogenhet: Förtydligande beskrivning av nedan angivna befogenheter finns i bilaga 2 Befogenhet. Vidararedelegera överförd uppgift samt för uppgiften nödvändiga mandat. Utfärda tvingande gemensamma föreskrifter för överförda uppgifter. Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

7 Sida 2 av 8 Begära information från verksamhet med beröring mot överförda uppgifter. Begära att verksamhet korrigerar identifierad brist rörande överförda uppgifter. Utse föreståndare för brandfarlig vara. Genomföra korrigerande åtgärd avseende brandfarlig vara Vid allvarlig olycka eller tillbud genomföra omedelbar myndighetsanmälan. Ansöka om övergripande anläggningstillstånd Återkallelse och hävning Denna delegation kan återkallas av delegationsutställaren alternativt hävas av delegationsmottagaren. Detta ska ske skriftligen. Brist Delegationsmottagaren ska snarast meddela sådan brist i kompetens, befogenhet, resurser eller motsvarande som medför att överförda uppgifter inte kan utföras. Ändring Vid ändring av denna delegationens omfattning under pågående delegationsperiod ska samtliga berörda delegationsutställare vara överens innan ändring sker. Jan Nilsson Styrelseordförande Ort och datum Undertecknad har tagit del av ovanstående delegation och är införstådd med innebörden av den. Hugh Connell Föreståndare Ort och datum Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

8 Sida 3 av 8 Bilaga 1 - Överförda arbetsuppgifter Arbetsmiljöarbete Uppgift Omfattning och utförande Begränsning Upprätta gemensamma föreskrifter inom arbetsmiljö Upprätta och revidera gemensamma föreskrifter för: Kemikalieförvaring Cellodlingsverksamhet Laboratorieverksamhet Tillståndshantering Register över gemensamma arbetsmiljöförhållanden Upprätta och underhålla register över: Gemensamma riskmiljöer och verksamhetsrisker Lagstadgade verksamhetstillstånd Riskbedömning Upprätta och revider riskbedömningar över: Gemensamma riskmiljöer Gemensamma verksamhetsrisker Verksamhet upprättar egna riskbedömningar specifika för egen verksamhet samt riskbedömning över försök Första hjälpen-utrustning Uppsättning och påfyllning av första hjälpen-tavlor och väskor enligt behovsbedömning. Uppsättning och underhåll av hjärtstartare enligt behovsbedömning. Lagstadgad kontroll av tryckkärl Tillse att lagstadgade kontroller av tryckkärl utförs på tryckkärl som är byggnadsgemensam eller ingår i basutrustning Verksamhet utför besiktning av egna lösa tryckkärl samt sådana som ingår i verksamhetens utrustning Lagstadgade kontroll av utrustning Tillse att lagstadgade kontroller av utrustning enligt tillämpliga direktiv utförs för utrustning som är byggnadsgemensam eller ingår i basutrustning Verksamheten utför lagstadgade kontroller på egen utrustning Kontroll av nödduschar Funktionskontroll, inklusive dokumentation, en gång per 6 månader Kontroll av ögonduschar Spolning en gång per månad Funktionskontroll, inklusive dokumentation, en gång per 6 månader Kontroll av dragskåp/dragbänk Funktionskontroll inklusive dokumentation en gång årligen Kontroll av LAF-bänk Funktionskontroll inklusive dokumentation en gång årligen HMS-rond Planera för och kalla till HMS-rond en gång årligen. Angiven rond omfattar inte psyko- Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

9 Sida 4 av 8 Upprätta protokoll, inklusive planerade åtgärder. sociala aspekter av arbetsmiljön. Introduktion av nyanställda Introduktion till CRC som arbetsplats, inklusive information om service, gemensamma risker och gemensamma föreskrifter Utbildning anpassas mot den anställdes förväntade arbetsuppgifter Verksamheter utför själv introduktion av personal till den egna arbetsplatsen och arbetsuppgift Kemikalietillsyn Kontrollera förvaring och hantering av kemikalier 2 gånger årligen. Dokumentera och utfärda samt distribuera instruktioner för att åtgärda identifierade brister. HMS-information, inklusive arbetsmiljöanslag Upprätta och distribuera information om den gemensamma arbetsmiljön. Utarbeta och anslå sådana anslag som anges i lagstiftning Systematiskt arbetsmiljöarbete Upprätta ett systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive organisation och dokumentation, i sådan omfattning som krävs för ordnande av samordningen samt angivna uppgifter. Angivet systematiska arbete omfattar inte psykosociala aspekter av arbetsmiljön. Miljöarbete Årligen genomföra revision av ovan angivet systematiskt arbete och dokumentation. Årligen genomföra uppföljning av genomfört arbete. Årligen upprätta underlag över genomfört arbetet för vidarerapportering. Verksamhet utför själv skyltning av arbetsmiljörisker som uppkommer specifikt av den egna verksamheten Verksamheten ska bedriva eget systematiskt arbetsmiljöarbete i den omfattning som verksamheten behöver med hänsyn till kvarliggande uppgifter samt verksamhetens art och omfattning. Uppgift Omfattning och utförande Begränsningar Upprätta gemensamma föreskrifter inom miljö Upprätta och revidera gemensamma föreskrifter för: Avfallshantering Utsläpp till miljön Hantering av farligt gods Tillståndshantering Tillstånd för miljöfarlig verksamhet Ansöka om nödvändiga miljötillstånd för verksamheten inom anläggningen Kontroll av utsläpp till yttre miljön utsläppta substanser Kartlägga utsläpp till yttre miljön två gånger årligen. Utarbeta åtgärder för att minimera utsläpp Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

10 Sida 5 av 8 Systematiskt miljöarbete Upprätta ett systematiskt miljöarbete, inklusive organisation och dokumentation, i sådan omfattning som krävs för ordnande av samordningen samt angivna uppgifter. Årligen genomföra revision av ovan angivet systematiskt arbete och dokumentation. Årligen genomföra uppföljning av genomfört arbete. Årligen upprätta underlag över genomfört arbetet för vidarerapportering. Verksamheten ska bedriva eget systematiskt miljöarbete i den omfattning som verksamheten behöver med hänsyn till kvarliggande uppgifter samt verksamhetens art och omfattning. Säkerhets- och skyddsarbete Uppgift Omfattning och utförande Begränsningar Upprätta gemensamma föreskrifter inom skydd och säkerhet Upprätta och revidera gemensamma föreskrifter för: Hantering av det fysiska skydds- och säkerhetsarbetet Hantering av brandsäkerhetsarbetet Hantering och förvaring av brandfarlig vara Behörighetshantering Hantering av informationssäkerhet för gemensam information Hantering av händelser och tillbud Risk- och sårbarhetsanalyser Genomför och dokumentera risk- och sårbarhetsanalys för: Gemensamma riskmiljöer Gemensamma verksamhetsrisker Brandlarmsorganisation Tillhandahåll larmorganisation för att utföra nödvändiga åtgärder vid brand- och utrymningslarm Brandskyddsutbildning Ordna brandskyddsutbildningar anpassade mot verksamheternas behov. Genomföra praktisk utrymningsövning en gång årligen. Föra dokumentation över genomförd brandskyddsutbildning och utrymningsövning. Brandskyddsrond Kontrollera såväl fysiskt som organisatoriskt brandskydd 4 gånger årligen. Dokumentera och utfärda samt distribuera instruktioner för att åtgärda identifierade brister. Tekniskt och organisatoriskt brandskydd Utföra sådana kontroller och åtgärder som krävs för att upprätthålla brandskyddsnivån. Upprätthålla dokumentation över tekniskt och organisatoriskt brandskydd. Upprätta och distribuera insatsplaner för räddningstjänst. Verksamheten ska inom den egna verksamheten utföra sådana åtgärder som krävs för att upprätthålla brandskyddet, i vilket ingår att följa utfärdade Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

11 Sida 6 av 8 föreskrifter. Fysiskt och organisatoriskt säkerhetsskydd inklusive passagekontroll-, inbrottslarmsoch verksamhetslarmsanläggning Upprätta och underhålla skyddsplan för anläggningen. Utföra sådana kontroller och åtgärder som krävs för att upprätthålla det fysiska, elektroniska och organisatoriska säkerhetsskyddet. Upprätthålla dokumentation över fysiskt, elektroniskt och organisatoriskt säkerhetsskydd. Verksamheten ska inom den egna verksamheten utföra sådana åtgärder som krävs för att upprätthålla säkerhetsskyddet, i vilket ingår att följa utfärdade föreskrifter. Tillstånd för förvaring och hantering av brandfarlig vara Ansöka om tillstånd för hantering och förvaring av brandfarlig vara inom anläggningen. Tillhandahålla föreståndare samt utföra dennas uppgifter enligt lagstiftning Verksamheten ska utse en lokal föreståndare för att övervaka den dagliga hanteringen och förvaringen av brandfarlig vara. Verksamheten ska i övrigt inom den egna verksamheten utföra sådana åtgärder som krävs för att på säkert sätt hantera brandfarlig vara med hänsyn till egen försöksverksamhet. Utredning av händelser och tillbud Motta och klassificera anmälan om händelser och tillbud inom anläggning. Utföra omedelbar anmälan till myndighet när klassificering visar att sådant krav finns. Upprätta underlag för intern eller extern anmälan, samt följa att anmälan utförs. Utföra utredning av sådana händelser och tillbud som bedöms vara av gemensamt intresse. Kontinuitetshantering Upprätta och genomföra krisplan med inriktning mot att återställa anläggningens gemensamma funktioner. Verksamheten ska själv upprätta och genomföra egen krisplan avseende egen utrustning och personal. Systematiskt brandskyddsarbete Upprätta ett systematiskt brandskyddsarbete, inklusive organisation och dokumentation, i sådan omfattning som krävs för ordnande av gemensamt brandskydd. Verksamheten ska bedriva eget systematiskt brandskyddsarbete i den Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

12 Sida 7 av 8 Årligen genomföra revision av ovan angivet systematiskt arbete och dokumentation. Årligen genomföra uppföljning av genomfört arbete. Årligen upprätta underlag över genomfört arbetet för vidarerapportering. omfattning som verksamheten behöver med hänsyn till kvarliggande uppgifter samt verksamhetens art och omfattning. Systematiskt säkerhetsarbete Upprätta ett systematiskt säkerhetsarbete, inklusive organisation och dokumentation, i sådan omfattning som krävs för ordnande av gemensamt säkerhetsskydd. Årligen genomföra revision av ovan angivet systematiskt arbete och dokumentation. Årligen genomföra uppföljning av genomfört arbete. Årligen upprätta underlag över genomfört arbetet för vidarerapportering. Verksamheten ska bedriva eget systematiskt säkerhetsarbete i den omfattning som verksamheten behöver med hänsyn till kvarliggande uppgifter samt verksamhetens art och omfattning. Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

13 Sida 8 av 8 Bilaga 2 - Befogenhet Mandat Vidaredelegera uppgift samt mandat Beskrivning Inom egen eller till annan organisation vidaredelegera viss arbetsuppgift, inklusive för uppgiften nödvändiga mandat Utse föreståndare för brandfarlig vara Utse person att utgöra föreståndare för brandfarlig vara enligt tillämplig lagstiftning, inklusive för denna uppgift nödvändiga mandat Begäran om information Hos verksamhet begära information för att kunna klargöra brist eller utreda anmäld händelse Utfärda tvingande föreskrifter Utfärda föreskrifter rörande ämnesområde enligt uppgiftsfördelning Begära rättning av brist Hos verksamhet meddela förekomst av brist vid kontroll enligt uppgiftsfördelning, samt lämna instruktioner för bristens avhjälpande Genomföra meddelade rättning av brist rörande brandfarlig vara Avseende brandfarlig vara på egen hand avhjälpa brister om berörd verksamhet inom acceptabel tid inte själv gjort detta Lämna in omedelbar anmälan rörande inträffad händelse För verksamhetens räkning utföra anmälan till berörd myndighet vid inkommen händelserapport där det enligt lagstiftning förekommer krav på omedelbar anmälan Ansöka om anläggningsövergripande tillstånd För verksamheternas räkning ansökan om anläggningsövergripande tillstånd enligt uppgiftsfördelningen Sign Post- och besöksadress Jan Waldenströms gata 35, Malmö Telefon , växel Telefax

14 1/4 Dnr STYR 2016/1045 CRC Dnr. OÄ 2017/176 Rektor Mall: Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö- och brandskyddsarbete från dekan 1 (motsv.) till prefekt (motsv.) och vidare, bilaga 2 Undertecknad chef/befattning fördelar uppgifter enligt Föreskrifter om fördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskydd vid Lunds universitet, STYR 2016/1045 för: CRC administration och service till nedan angiven mottagare under tiden till och med Syfte Uppgiftsfördelning ska tydliggöra fördelningen av det operativa ansvaret för uppgifter i arbetet för en tillfredställande arbetsmiljö och för att förebygga olyckor och skador. Uppgiftsfördelningen ska även säkerställa att universitetet uppfyller lagkrav för arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet. Rektor har i samband med beslut om föreskrifter för uppgiftsfördelning även beslutat att det ska finnas anvisningar för genomförande av uppgiftsfördelning (se bilaga 3 till Föreskrifter om fördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskydd vid Lunds universitet STYR 2016/1045). Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och uppgifter inom det förebyggande brandskyddet Undertecknade har idag kommit överens om vilka uppgifter fördelningen omfattar samt gemensamt försäkrat oss om att mottagaren har de förutsättningar som krävs för att utföra dessa uppgifter på ett tillfredsställande sätt. Jag som fördelar uppgifter har ett särskilt ansvar för att fortlöpande utöva tillsyn över att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken samt vid behov göra ändringar i fördelningen. 1 Vid uppgiftsfördelning till prefekter vid institutioner (motsv.) som är gemensamma för flera fakulteter krävs samråd mellan berörda dekaner (motsv.) kring vilka uppgifter som fördelas och hur tillsyn ska ske. Uppgiftsfördelningen ska bekräftas av samtliga berörda.

15 2/4 Jag som mottagare av uppgifter är medveten om att jag i och med att jag mottagit uppgiftsfördelningen ska bedriva arbetet enligt reglerna i arbetsmiljölagstiftningen och övriga regelverk av betydelse för arbetsmiljön och det systematiska brandskyddsarbetet. Jag ska även verka för att mål och inriktning utifrån universitetets arbetsmiljöpolicy uppnås. Returnering av uppgifter Jag som mottagare av uppgifter är medveten om att jag, då jag saknar förutsättningar för att utföra en uppgift, ska underrätta uppgiftsfördelaren. Finns det behov av att returnera uppgiften ska detta ske skriftligt. Uppgiftsfördelande chef Datum Jan Nilsson Mottagare av uppgifter Datum Hugh Connell Ordförande, CRC husstyrelse Befattning/enhet Föreståndare, CRC Admin & Service Befattning/enhet Instruktion Uppgifter kan variera beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Inom t ex renodlade administrativa verksamheter förekommer sannolikt inga kemiska hälsorisker eller strålkällor, vilket innebär att uppgifter som berör som rör dessa områden inte behöver beaktas i samband med uppgiftsfördelning. För uppgifter som inte specificerats nedan används anteckningsfälten längst ner i mallen. Här anges även eventuella förtydliganden som behöver göras. Markera med X de arbetsmiljöarbetsuppgifter som vidare fördelas, OBS! (färgmarkerade fält innebär att uppgiften inte kan fördelas vidare till nivåer underställda prefekt (motsvarande) Uppgiftsfördelningen gäller följande uppgifter: Övergripande planering och uppföljning 1. Se till att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt Lunds universitets arbetsmiljöpolicy. 2. Vid behov vidarefördela uppgifter inom arbetsmiljö och förebyggande brandskydd. Ansvara för att mottagare av uppgifter har tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser för att kunna utföra de arbetsuppgifter som de har tilldelats. 3. Fortlöpande utöva tillsyn över att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken och vid behov göra ändringar i fördelningen. 4. I samverkan med skyddsombud och/eller studerandeskyddsombud planera arbetsplatsens aktiviteter för att nå övergripande mål 5. Utfärda lokala föreskrifter och/eller rutiner för arbetsmiljöarbetet 6. Säkerställa att de ekonomiska förutsättningar som behövs för att genomföra handlingsplaner behandlas i budget- och VP-sammanhang

16 3/4 7. Årligen, i samverkan med skyddsombud och/eller studerandeskyddsombud, följa upp, sammanställa och till dekan/motsvarande redovisa det systematiska arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet inom institutionen/motsvarande. 8. Följa upp statistik över sjukfrånvaro, olyckor, tillbud och åtgärder inom verksamheten och låta den ingå som underlag för det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Anställdas och studenters medverkan i arbetsmiljöarbetet 9. Främja anställdas och studenters medverkan i arbetet för en god arbetsmiljö, t ex genom mötesformer som medger utrymme att behandla aktuella arbetsmiljö- och verksamhetsfrågor. 10. Se till att relevanta bestämmelser i arbetsmiljölagstiftningen samt andra författningar, föreskrifter och bestämmelser är kända och följs. Förebyggande brandskyddsarbete 11. Övervaka så att övergripande mål inom det systematiska brandskyddsarbetet uppnås. 12. Planera arbetsplatsens aktiviteter för att uppnå fastställda mål 13. Planera och genomföra årliga utrymningsövningar enl. universitetets riktlinjer. Undersöka och riskbedöma 14. Kartlägga, analysera och dokumentera arbetsmiljön och riskerna i denna kontinuerligt ur såväl fysiskt som organisatoriskt och socialt perspektiv. Bevaka arbetsklimatet så att tidiga tecken på kränkande särbehandling, konflikter eller alkohol- eller drogmissbruk upptäcks. 15. Genomföra regelbundna skyddsronder tillsammans med skyddsombud och studerandeskyddsombud. 16. Genomföra regelbundna brandskyddsronder. 17. Regelbundet undersöka och bedöma risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Åtgärda 18. Åtgärda risker och brister inom området omedelbart eller planera åtgärder i en handlingsplan för de brister som inte kan avhjälpas direkt. Genomföra uppföljning av åtgärderna och bedöm om dessa är tillräckliga. 19. Se till att material och kemikalier hanteras på ett sådant sätt att risk för ohälsa eller olycksfall förebyggs. 20. Säkerställa att universitetets strålskyddsregler följs. 21. Utarbeta skriftliga arbetsinstruktioner om arbetet innebär allvarlig risk. 22. Säkerställa besiktning av maskiner, verktyg och annan utrustning. 23. Upprätta rutiner för hantverkares/entreprenörers arbete i lokalerna. 24. Ansvara för att lagstadgade medicinska kontroller genomförs för anställda och studenter. 25. Anmäla/söka tillstånd för de verksamheter som kräver detta. 26. Ta kontakt med sjukskriven anställd och fortlöpande upprätthålla kontakten. Noga följa sjukfrånvaro samt se till att rehabiliteringsutredningar och rehabiliteringsinsatser samt åtgärder för arbetsanpassning genomförs. 27. Säkerställa att olyckor, arbetssjukdomar och tillbud rapporteras, att utredningar genomförs, att åtgärder vidtas och att dessa följs upp. 28. Säkerställa att allvarliga olyckor och tillbud rapporteras direkt till Arbetsmiljöverket eller Räddningstjänsten (i relevanta fall). Aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och repressalier 29. Undersöka risker, analysera orsaker, vidta förebyggande och främjande åtgärder samt följa upp och utvärdera arbetet mot diskriminering. Information/utbildning 30. Svara för att medarbetare, studenter och skyddsombud fortlöpande får den information/utbildning

17 4/4 som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall 31. Introducera nyanställd personal och studenter om arbetsförhållanden på arbetsplatsen och om vilka säkerhets- och arbetsmiljöregler som gäller. 32. Informera om rutiner vid kränkande särbehandling, trakasserier och hot- och våld, samt hur kris- och katastrofarbetet är organiserat. 33. Informera personal och studenter om rutiner för anmälan av tillbud och arbetsskador. 34. Samordna utbildning i allmänt brandskydd för all personal. Samordningsansvar 35. Ansvara för samordning av arbetsmiljöfrågor och brandskyddsfrågor vid gemensamt arbetsställe. Dokumentation avseende brandskydd 36. Tillse att erforderlig dokumentation avseende brandskydd finns tillgänglig för att kunna utföra brandskyddskontroller 37. Anteckningar/ tillkommande uppgifter ====================================== Efter ifyllandet kopieras dokumentet och parterna behåller var sitt exemplar till grund för en årlig uppföljning av uppgiftsfördelningen. Ärendet ska diarieföras i enlighet med universitetets dokumenthanteringsplan (se bilaga 3 Anvisningar för vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete). Kopia till: Dekan/prefekt (uppgiftsfördelarens överordnade chef) Berörd AMS-kommitté Berörda skyddsombud Berörda studerandeskyddsombud Berörd Arbetsmiljösamordnare Berörd Brandskyddssamordnare