Sammanträde med styrelsen för Västarvet den 3 februari 2017

Transkript

1 1 (3) Kallelse Sammanträde med styrelsen för Västarvet den 3 februari 2017 Plats: Lödöse museum, museivägen 1, Lödöse Tid 3 februari: Kl Kaffe och smörgås, enhetschef Christian Mühlenbock presenterar sig Besluts- och informationsärenden enligt föredragningslista Lunch Information om projektet Jämlik kultur, Marie Jonasson Schmidt, pedagog och Pernilla Schedin, områdeschef publik Besluts- och informationsärenden enligt föredragningslista Kallade Ordinarie ledamöter Perallan Orrbeck (L), ordförande Gunilla Josefsson (S), vice ordförande Reidar Eriksson (S) Birgitta Swenson (S) Anders G Högmark (M) Johan Ahlsell (M) Stig Marklund (MP) Ersättare Allaedin Hedayati (S) Eva-Karin Torhem Arnell (C) Stefan Svensson (KD) Personalföreträdare Eva Melander Edsler, SACO Leif Pettersson, Vision Övriga Marianne Dahlquist, förvaltningschef Gunilla Eliasson, administrativ chef Katarina Jannesson, chefssekreterare Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

2 Föredragningslista för styrelsen för Västarvet, (3) Föredragningslista Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Uppföljning verksamhetsplan 2016 Diarienummer VA Årsredovisning 2016 Diarienummer VA Säkerhetsredovisning 2016 Diarienummer VA Miljöredovisning 2016 Diarienummer VA Delegeringsordning 2017 Diarienummer VA Drift av kaféverksamheten på Göteborgs Naturhistoriska museum Diarienummer VA Arkivbeskrivning för Västarvet Diarienummer VA Rapport om plan för intern kontroll Diarienummer VA Utvecklingsplan 2017 LAB 190 Diarienummer VA Länsmuseernas Samarbetsråds årsmöte samt Sveriges museers vårmöte 2017 Diarienummer VA Delegeringsärenden Diarienummer VA Anmälningsärenden Diarienummer VA

3 Föredragningslista för styrelsen för Västarvet, (3) Information A. Rapport från förvaltningschefen B. Samverkansplattform koncernavdelning kultur, Kultur i Väst och Västarvet C. Presidiets information Perallan Orrbeck Ordförande Anmäl frånvaro till er gruppledare samt till Katarina Jannesson snarast, telefonnummer: , e-post katarina.jannesson@vgregion.se Meddela specialkost. Tänk på miljön. Res gärna kollektivt (

4 Ärende 1

5 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Gunilla Eliasson Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Uppföljning av verksamhetsplan 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Godkänna upprättad rapport uppföljning av verksamhetsplan Sammanfattning av ärendet Styrelsen för Västarvet fastställde verksamhetsplan 2016 på sammanträde En uppföljning av verksamhetsplanen har upprättats. Återrapporteringen av året är skrivet i kursiverad stil. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Gunilla Eliasson Administrativ chef Besluten skickas till Intranätet Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

6 Uppföljning av verksamhetsplan 2016 Västarvets verksamhetsplan av 32

7 UPPFÖLJNING AV VÄSTARVETS VERKSAMHETSPLAN 2016 Inledning Västarvets verksamhetsidé är att göra historien synlig och berika vår livsmiljö för människors framtid och en hållbar samhällsutveckling. Vår uppgift är att tillgängliggöra, levandegöra och förvalta, det rika natur- och kulturarvet i regionen. Västarvets verksamhet ska bidra till förverkligandet av visionen om Det goda livet. Västarvets verksamhetsplan 2016 bygger på Västra Götalandsregionens styrande dokument, främst Kulturstrategi - En mötesplats i världen, Västra Götaland 2020 Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland och Överenskommelse mellan den sociala ekonomin och Västra Götalandsregionen. Verksamhetsplanen tar sin utgångspunkt i Kulturnämndens uppdrag för perioden och i Västra Götalands regionala kulturplan De fokusområden som finns angivna i planen anger riktningen för vårt samlade arbete och vad vi som organisation ska prioritera det kommande året. Under varje uppdrag anges hur uppföljningen ska ske. All verksamhet i Västarvet ska utgå ifrån ett rättighetsbaserat arbetssätt och förvaltningens plan för Mänskliga rättigheter liksom från Kulturnämndens riktlinjer för strategiområdet Vidgat deltagande rätten att delta i kulturlivet. Utöver denna gemensamma verksamhetsplan finns aktivitetsplaner för de olika enheterna inom förvaltningen. Dessa har arbetats fram i samråd med alla anställda och innehåller planerade aktiviteter för det kommande året. Beslut om dessa planer fattas av förvaltningschefen. Västarvets verksamhet Västarvet finns på nio orter i Västra Götaland: Forsvik, Skara, Skövde, Borås, Nääs, Lödöse, Vänersborg, Tanum och Göteborg. Från dessa platser utgår vårt arbete i landskapet. Här finns kontaktpunkterna mellan de lokala/kommunala, regionala och statliga nivåerna och intressena kring natur- och kulturarv i territoriet Västra Götaland. Regionalt arbete Västarvet är Västra Götalandsregionens natur- och kulturarvsförvaltning. Vår viktigaste uppgift är att göra vårt gemensamma natur- och kulturarv till en levande tillgång för invånarna. Västarvet ingår som en del i det nationella systemet för natur- och kulturmiljöarbete och samhällsplanering. Arbetsfältet styrs framför allt av Kulturmiljölagen, Plan- och bygglagen, Naturresurslagen och Miljöbalken. Riksantikvarieämbetet och Länsstyrelsen är de statliga aktörerna, Västarvet den regionala och kommunerna de lokala. Detta kräver närvaro i alla Västarvets verksamhetsplan av 32

8 regiondelar för att tillhandahålla antikvarisk kompetens, rådgivning i natur- och kulturarvsfrågor och för att samverka med kommuner och länsstyrelse i samhällsplaneringen. Som regional kunskaps- och kompetensresurs är vi en tillgång för andra aktörer inom naturoch kulturarvsområdet på kommunal nivå, för föreningslivet, näringsidkare och enskilda. Samverkan, samordning och regional överblick inom natur- och kulturarvsområdet är utmärkande för vårt arbetssätt. Det innebär att tillsammans med andra aktörer i samhället definiera, genomföra och utveckla arbetet utifrån ett brukarperspektiv och på ett långsiktigt hållbart sätt. Västarvets främsta resurs är kunskapen om natur- och kulturarvet och dess avvändning. Genom vår verksamhet bistår vi med kunskap om samhällsutveckling, kultur- och miljöfrågor ur ett historiskt perspektiv, kopplar det till den nutida samhällsplaneringen och dagens behov. I bred samverkan med andra arbetar vi med utveckling av natur- och kulturarvet för en mer attraktiv region. Natur- och kulturarvet har stor betydelse för människors livskvalitet, identitet och förståelse av samtiden. Men är också avgörande för turism- och platsutveckling av intressanta miljöer att bo i och att besöka. Västarvet är remiss- och rådgivande instans till kommunerna när det gäller bygglov, planärenden och miljökonsekvensbeskrivningar, fornlämningar, konservering och till Länsstyrelsen i olika former av bidragsärenden. Vidare bidrar Västarvet med rådgivning och expertkunskap till myndigheter, näringslivet, civilsamhället och till enskilda. Västarvet främjar bevarandet och utvecklingen av slöjd som kultur och näringsgren och ingår i det nationella samarbetet som drivs av den statliga Nämnden för hemslöjdsfrågor. Västarvets regionala pedagogik är en pedagogisk resurs för våra regionala tjänsteområden. De turnerande utställningarna är en plattform för att arbeta med regional pedagogik i samverkan med bibliotek, konsthallar och lokala museer i Västra Götalands kommuner. Västarvets regionala tjänster omfattar arkeologi, byggnadsvård, kulturmiljö, naturmiljö, slöjd, konservering, utveckling och processtöd samt pedagogik och utställningar. Vissa tjänster erbjuds inom ramen för våra offentliga anslag, där vi agerar konsulenter eller rådgivare. Andra tjänster erbjuds som konsultuppdrag där vi konkurrerar med andra leverantörer på marknaden, t ex inom arkeologi, konservering och byggnadsvård. Publik verksamhet Västarvet driver besöksmålen Forsviks Bruk, Göteborgs Naturhistoriska museum, Lödöse museum, Slöjd & Byggnadsvård, Vitlycke museum i Världsarv Tanum och Vänersborgs museum. I vår publika verksamhet inriktar vi oss på att skapa värdefulla upplevelser och göra naturoch kulturhistorien tillgänglig, lärorik och inspirerande på våra museer och besöksmål. Vi är övertygade om att ett kvalitativt innehåll och berikande besöksmål skapar attraktiva platser för både turister och för lokala besökare. I de flesta fall utvecklas verksamheten i nära samverkan med respektive värdkommun. Västarvets verksamhetsplan av 32

9 Västarvet arrangerar tillsammans med andra aktörer olika aktiviteter och evenemang runt om i regionen, på egna besöksmål och på andra platser. I Världsarv Tanum, Västra Götalands enda världsarv, ligger Vitlycke museum. Här pågår ett intensivt platsutvecklingsarbete för Världsarv Tanum, i samverkan med bland annat Länsstyrelsen och Tanums kommun. Vitlycke museum och Världsarv Tanum marknadsförs på den internationella marknaden genom Turistrådet Västsverige. Ungefär 50 % av besökarna kommer från andra länder än Sverige. Göteborgs Naturhistoriska museum är det enda regionala naturhistoriska museet i Sverige och har samlingar av riksintresse. Museet håller årligen drygt 1000 program för skolklasser, vilket är i särklass flest av samtliga museer i Göteborg och i regionen. Lödöse museum är känt både nationellt och internationellt för sina arkeologiska samlingar från medeltidsstaden Lödöse och är ett uppskattat besöksmål i Götaälvdalen. Förbi denna historiska plats passerar den s.k. Pilgrimsleden, en vandringsled i regionen som under kommande år ska utvecklas med museet i rollen som informationscentrum. Forsviks Bruk är en välbevarad äldre industrimiljö i Karlsborgs kommun. Västarvet driver verksamhet på platsen och har i uppdrag att både utveckla och bevara den historiska miljön till ett attraktivt besöksmål i bred samverkan med föreningsliv och kommunen. Slöjd & Byggnadsvård på Nääs i Lerums kommun är Västarvets resurscentrum för byggnadsvård och slöjd. I lokalerna finns butik, bibliotek och utställning. En omfattande kursverksamhet erbjuds årligen liksom rådgivning inom framför allt byggnadsvård. Vänersborgs museum arbetar genom programverksamhet och utställningar med att tydliggöra sin vetenskapshistoriska profil i ett internationellt och nationellt perspektiv. I det senare fallet sker det arbetet sedan 2014 till delar inom ramen för ett vetenskapshistoriskt museinätverk. Den digitala infrastrukturen är en väsentlig del för att nå ut och bli tillgänglig. Under de senaste åren har vi utvecklat vår digitala närvaro för att kunna möta en ny generation besökare på deras villkor och erbjuda kunskap, delaktighet och medskapande. Samlingar Västra Götalandsregionen har genom Västarvet ansvar för stora samlingar av naturalier, kulturhistoriska föremål, och foton. Sammanlagt ca 11 miljoner föremål, fotografier och arkivalier. Det pågår ett kontinuerligt arbete med att vårda, bevara och berika kunskapen om dessa och att göra dem tillgängliga digitalt. I förvaltandet av samlingarna utgår vi från gällande lagstiftning och internationellt fastställda principer. Enligt ICOM:s etiska regler och som medlem i ICOM, International Council of Museums, förbinder vi oss att förvalta samlingar till förmån för samhället och dess utveckling. Samlingarna är en del av Västra Götalands natur och kulturarv och utgör stommen i våra museer. För att fortsatt vara intressanta och värdefulla kräver de ständig tillsyn och vård. I ansvaret för samlingarna ingår också att gallra ta bort material som inte bidrar med kunskap om historien. Samlingarna efterfrågas och används av forskare runt om i världen. Till våra arkiv och referensbibliotek kommer studenter, forskare och andra intresserade för att söka kunskap om Västarvets verksamhetsplan av 32

10 ämnen inom Västarvets kompetensområden. Västarvet tillgängliggör samlingarna digitalt genom K-samsök och GBIF, Global Biodiversity Information Facility, för att ge såväl nationell som internationell sökmöjlighet. För att tillgängliggöra samlingar utanför våra egna museer produceras turnerande utställningar, alternativt lånas föremål ut till annans utställningsverksamhet. Även depositioner förekommer. Även på samlingssidan har Västarvet en samordnande och främjande roll. Den tar vi genom att samverka med hembygdsföreningarna, som har stora mängder föremål, foton och kulturhistoriskt intressanta byggnader. Och genom att samordna det kommunala museinätverket, där bland annat förvaltning, insamling och gallring är frågor som står på agendan. Västarvets verksamhetsplan av 32

11 MEDBORGARPERSPEKTIV KULTURNÄMNDENS UPPDRAG 1 Västarvet är en efterfrågad kunskapsorganisation av staten, kommuner, civilsamhälle, näringsliv, folkbildning och universitet Styrande dokument Utvecklingsarbetet inom Västarvets regionala arbete sker utifrån profileringsplattformen för regionala tjänster, Västarvets långsiktiga handlingsplan för regionala tjänster samt resultaten från kännedomsundersökning. Samverkan med skolan utvecklas utifrån långsiktig handlingsplan för pedagogik. För att fortsatt vara en efterfrågad kunskapsorganisation följer vi dels Västarvets kompetensförsörjningsplan, dels långsiktig plan för kunskapsuppbyggnad. Den förstnämnda slår fast vilken kompetens Västarvet ska ha, genom utveckling av befintlig personal eller genom rekrytering. Den senare pekar ut metoder för vägval i verksamheten för att stödja det organisatoriska lärandet inom natur och kulturarvsområdet. Prioriteringar Utvecklade och etablerade samarbetsformer med skolan Utvecklat samarbete med universitet och högskolor Utveckla samarbetet med civilsamhället i allmänhet och hembygdsrörelsen och den organiserade folkbildningen i synnerhet. Utveckla digitala arenor som inspirerar och stimulerar kreativitet och gynnar interaktivitet VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER Utvecklade och etablerade samarbetsformer med skolan Västarvets pedagogiska arbete ska vidareutvecklas utifrån långsiktig utvecklingsplan för pedagogik. Enligt plan har Nätverket för Västarvets pedagoger bildats. Gruppen har haft fem träffar under 2016, där pedagogiska strukturer och strategier diskuterats, liksom enskilda projekt och gemensam fortbildningsverksamhet för pedagoger. Under hösten 2016 har pedagoggruppen arbetat med uppföljning av utvecklingsplanen. Uppföljningen visar att flera av planens målsättningar är på god väg att nås. Bland annat i arbetet med ett vidgat deltagande. Västarvets verksamhetsplan av 32

12 Under 2016 ska minst barn och unga ha deltagit i Västarvets pedagogiska verksamhet för skolan. Utfall 2016: barn och unga deltog i Västarvets pedagogledda aktiviteter i skolan, från förskola till högskola.( Utfall 2015: exkl. Bohusläns museum). Västarvet har i uppdrag att verka i regionens 49 kommuner. Majoriteten av de skolbarn som tar del av den pedagogiska verksamheten vid våra museer och besöksmål kommer från respektive hemkommun. Under 2016 ska vi vidareutveckla den regionala pedagogiken för att nå fler utanför egna besöksmål, bland annat utifrån resultaten av pilotprojektet Forska där du står. I Forska där du står har Västarvet i samverkan med skolor i Partille och Gullspång tagit fram innehållet till i en ny temalåda för åk 4-9. Vidare har en digital lärplattform till lådan utvecklats och finns idag tillgänglig på Västarvets webb. Tillsammans med Västra Götalandsregionens transportservice har projektet upprättat ett transportsystem ut till Västra Götalands kommunbibliotek. I samverkan med biblioteken lånas lådan därefter ut till kommunens skolor. Lådan har turnerat i regionen under hösten 2016 och är fullbokad under återstående projektperiod, våren 2017 Utveckla relationerna med skolan. Pedagoger medverkar i Arenadagarna med fokus på att för dialog med skolledare i den aktuella kommunen. Pedagoger från Naturhistoriska museet och Lödöse museum har under 2016 medverkat i planering och genomförande av Arenadagarna. Ökat fokus på att utveckla koncept för Skapande Skola på kulturarvstema, t ex inom projektet Betula Totum. Med avstamp i utställningen Ur Björk skapar och sprider vi ett koncept och handledningsmaterial för Skapande Skola där eleverna får möta björken. Konceptet testas i samband med att Ur Björk-utställningen kommer till Borås i maj Projektet har ett tvärvetenskapligt förhållningssätt där skolorna arbetar med björken i ett helhetsperspektiv. I slöjdupplevelsen blir hållbarhetsfrågan levande liksom frågan om ett gemensamt natur- och kulturarv. Ett större antal olika typer av workshops med temat björken har genomförts under våren på Borås museum i samband med att Ur Björk-utställningen visats där. Sammanlagt har ca 400 elever i åldrarna 3-16 deltagit. Projektet fortsätter under Utveckla pedagogiken och användbarheten för skolan av Prisma, webbportalen för Industrimuseum Västra Götaland. Under året har vi testat pedagogiskt upplägg för Prisma med mellanstadieskola i Grundsund. Praktikanter i årskurs 8 har också testat verktyget. Workshop har hållits för Västarvets pedagoggrupp. 2. Utvecklat samarbete med universitet och högskolor Västarvet fortsätter som aktiv part i Kulturarvsakademin vid Göteborgs universitet. Västarvet är en aktiv part i Kulturarvsakademin, vars organisation och arbetssätt har utretts och förändrats under året. Den nya organisationen och arbetssättet är sjösatt och en avsiktsförklaring om samverkan inom ramen för kulturarvsakademin har tecknats för perioden Förändringen innebär bland annat att de fyra forskningsfälten inom Centrum för kritiska kulturarvsstudier tar en aktivare roll i samarbetet. Kulturarvsakademins styrgrupp består av representanter från Göteborgs Västarvets verksamhetsplan av 32

13 Universitet/CCHS, Centre for Critical Heritage Studies och från flera kultur- och minnesinstitutioner som är verksamma i regionen, bl a Västarvet. En av Västarvets utvecklare medverkar i koordineringen av arbetet i akademien. I oktober genomfördes Kulturarvsakademins dag med ett stort antal deltagare från både praktiken och akademin. Faro-konventionen stod i centrum och workshops genomfördes för att dra upp riktlinjer för det fortsatta arbetet. I flera projekt, bl.a. LAB190 och IMVG, är målsättningen att stärka samverkan med universitet och högskolor. I båda projekten har kontakt med universitet och högskolor etablerats. Samtal har förts med Mistra Urban Futures kring IMVG och LAB190 som forskningsmiljöer. I anknytning till IMVG har studenter på Guideutbildning vid Göteborgs Universitet använt plattformen PrismaVG för att presentera besöksmålsinformation för Götaälvdalen. Under 2016 vill vi vidareutveckla relationerna och etablera samverkan med Högskolan i Skövde. I samband med högskolans insparksaktiviteter genomförde Skaraborgs Hemslöjdsförening och Västarvet workshops med studenter i olika slöjdteman. Samarbetsavtalet med Göteborgs universitet kring verksamheten vid Världsarv Tanum/Vitlycke museum ska förlängas. En ny avsiktsförklaring om samverkan med GU/Svenskt Hällristnings Forsknings Arkiv har undertecknats för perioden Fortsatt vara en efterfrågad kompetens för universiteten och erbjuda praktikplatser. Flera verksamhetsområden har ett väl etablerat samarbete med universitet och forskning, som ska fortsätta och vidareutvecklas. Bland annat har Göteborgs naturhistoriska museum kontakt med forskare runt om i världen, som efterfrågar tillgång till samlingarna. Under året har två studenter från institutionen för Historiska studier praktiserat hos arkeologerna på Kulturmiljöenheten under fem månader. Två studenter från institutionen för Kulturvård har praktiserat under februari-mars hos byggnadsantikvarierna och på Slöjd&Byggnadsvård. Projektet Bondeherrgårdar ihop med institutionen för Historiska studier har startat och i samverkan med Göteborgs stift och institutionen för Kulturvård genomför vi ett större inventeringsprojekt kring målade kyrktak från 16- och 1700-talen. Projektet skall resultera i en bok. Hemslöjdskonsulenterna har under året haft två PILA-studentmedarbetare från institutionen för Kulturvård och en student praktiserade hos konsulenterna i Skövde augusti-september. SVK har haft en praktikant från Fachhochschole Potsdam inom Trä- och möbelkonservering under våren och sommaren. Likaså har SVK hållit en del undervisning på Göteborgs universitet. I samarbete med Göteborgs universitet bedriver Naturhistoriska Museet ett tvärvetenskapligt forskningsprojekt inom skoglig naturvård och faunavård. Samarbetet innefattar även utbildning. Likaså pågår samarbete med Brasilianska ormforskare, knutna till Botaniska institutionen vid Göteborgs universitet. Naturhistoriska Museet har under året tillsammans med andra svenska vetenskapsinstitutioner bildat ett svenskt konsortium för att bli medlemmar i The European distributed system of scientific collections, (DiSSCo). Västarvets verksamhetsplan av 32

14 Västarvet utvecklar och driver kurser i natur- och kulturmiljövård samt kunskapsförmedling och kommunikation. Dessutom anlitas personal ofta som föreläsare inom många olika ämnesområden. 3. Utveckla samarbetet med civilsamhället i allmänhet och hembygdsrörelsen och den organiserade folkbildningen i synnerhet Genomföra ARENA-dagar i två kommuner, Dals Ed och Svenljunga. Arrangeras i nära samverkan med värdkommunen, föreningsliv och andra lokala aktörer. Västarvets pedagoger ska medverka för att etablera kontakter med skolledare i respektive kommun. Arena Dals-Ed och Arena Svenljunga-Tranemo genomfördes under hösten. I Dals-Ed integrerades arenaveckan med kommunens traditionella kulturvecka. Det gemensamma temat för de 10-tal aktiviteter med Västarvet som medarrangör var trä och hållbarhet. Önskemål om fortsatt samverkan under kulturveckan framfördes från kommunens sida i den gemensamma utvärderingen. Möte med Melleruds kommun inför 2017 har hållits. Kultur och folkbildning. Samarbetet i det nätverk mellan folkhögskolor och kultur- och kulturarvsverksamheter som byggts upp under fortsätter. Nätverket utvecklas genom att fler folkhögskolor ansluter. Västarvets deltagande i nätverket Folkbildning och kultur i samverkan har fortsatt aktivt under året. Inom ramen av samverkan har Västarvet bl.a. erbjudit programmet Upptäck dina kvarter för folkhögskoleelever. Programmet har letts av Västarvets bebyggelseantikvarier och omfattat workshops och tematiskt arbete med platser och byggnader som representerar industrisamhällets kulturarv från perioden 1850 fram till idag men också utställningsproduktion kring valda platser. Stöd till kommunerna med natur- och kulturhistorisk kompetens i deras plan- och bygglovsarbete. Arbetet fortsätter med remisser och rådgivning kring bygglov och planer med avseende på arkeologi och byggnadsvård. Västarvet genomför för närvarande större utredningsarbeten kring kulturhistoriskt värdefull bebyggelse för Marks och Hjo kommuner. Inom ramen för arbetet i Mark har vi också färdigställt en skrift om kommunens skolor och inventerat fritidslivets miljöer. Ett uppdrag för Gullspångs kommun med en kulturhistorisk inventering av Otterbäcken har genomförts. Alingsås har i år antagit det kulturmiljöprogram Västarvet arbetat fram i samverkan med kommunen. Fortsatt samverkan med den organiserade folkbildningen, t ex via Västra Götalands Bildningsförbund. Västarvet har under året medverkat i en arbetsgrupp om samverkan med folkbildningen inom samverkansplattformen. Gruppen har avlämnat en rapport med förslag på insatser för ökad samverkan. Fortsatt samverkan med de fyra hembygdsförbunden och de tre hemslöjdsförbunden i Västra Götaland, genom regelbundna möten, stöd och aktiviteter: - Västarvet verkar för att kunna rekrytera minst en kulturarvskonsulent som kan stödja hembygdsförbunden i Västergötland, Dalsland och Göteborg. Västarvets verksamhetsplan av 32

15 - Ökad samverkan med HembygdVäst och gemensamt utbyte med Region Skåne kring ELC och samtidsdokumentation. - Genomföra fortbildning i landskapskonventionen för ideella organisationer i samverkan med HembygdVäst. - Tillsammans med HembygdVäst vidareutveckla samverkan kring byggnadsvård samt genomföra gemensamma programaktiviteter 2016 då Sveriges Hembygdsförbund firar 100 år. - Stödja och samverka med ett stort antal föreningar och initiativ inom slöjdens område, t ex Dräktråd, Väv i Väst, Sticknätverket och Ta i hand. Samverkan med hemslöjds- och hembygdsrörelsen pågår kontinuerligt. Under året har bland annat två planerade regionmöten med de tre länshemslöjdsföreningarna hållits. Ett upplägg för mer strukturerade möten med Hembygd Väst är under planering. Där kommer frågor kring ELC, PrismaVG och satsningen på bidrag till hembygdsgårdar inom Landsbygdsprogrammet att kunna hanteras på ett samlat sätt. Studieresa till Skåne har genomförts tillsammans med Hembygd Väst. ELC utbildning för 25 hembygdsföreningar är planerad och skall genomföras under Västarvet deltog på Hembygd Väst mässa på Tånga Hed september. Genomföra Slöjdklubbens slöjdhandledarutbildning och bedriva fortbildning för lärarpersonal. Två slöjdhandledarutbildningar har genomförts med nio träffar vardera i Skövde (12 deltagare) och i Uddevalla (17 deltagare). Kursverksamheten på Slöjd&Byggnadsvård i samverkan med Studieförbundet Vuxenskolan fortsätter, ca 100 kurser inom slöjd, hantverk och byggnadsvård erbjuds Kursverksamheten på Nääs har genomförts enligt kursprogrammet. Även i år visar utvärderingarna på att deltagarna är mycket nöjda med såväl innehåll som upplägg. Av byggnadsvårdskurserna blev 46 genomförda med totalt 346 deltagare, varar 164 kvinnor. Länk till kurskalendariet: Västarvet har också medverkat i byggnadsvårdsläger på Florö i Bohuslän och Årås i Västergötland tillsammans med Svenska byggnadsvårdsföreningen. Lägret på Årås var för ensamkommande flyktingungdomar. En stor del av programverksamheten på besöksmålen görs i samarrangemang med studieförbund och föreningar. Under året har en stor del av programverksamheterna på besöksmålen skett i samverkan med civilsamhället och främst med studieförbund och föreningar i respektive delområden inom Västra Götaland. 4. Utveckla digitala arenor som inspirerar och stimulerar kreativitet och gynnar interaktivitet Västarvets ska vidareutveckla sin digitala närvaro genom effektivare användning av digitala kanaler i enlighet Långsiktig utvecklingsplan för kommunikation i digitala medier. Fokusområden är tillgänglighet, delaktighet och medskapande som bygger på ett aktuellt och kunskapsrelaterat innehåll med olika perspektiv på natur- och kulturarvet. Västarvets verksamhetsplan av 32

16 2016 ska Västarvet ha besökare på sina hemsidor, en ökning med 25 % jfr Under 2016 följer vi även upp ett antal mätpunkter som belyser andra aspekter, t ex avvisningsfrekvens, räckvidd och antal följare och omnämnanden i sociala mediekanaler. Verktyget för webbstatistik och uppföljning av antal besökare på hemsidor har bytts ut av VGR. Detta har medfört en förändring i statistiken fr o m 11 maj. Tidigare har mätpunkten antal sidvisningar redovisats som antal besökare på hemsidorna. Det nya verktyget möjliggör en mätning av det faktiska antalet besökare. Den nya statistiken redovisas därför på följande sätt: Antal sidvisningar (tidigare benämnt besökare) utfall 2016: (Detta skall jämföras med målsättning antal besökare och tidigare utfall 2015: ). Antal besökare på hemsidor utfall 2016: (Detta skall inte jämföras med målsättning eller tidigare utfall men är ett mer noggrant sätt att mäta antalet besökare). Vi kan ändå konstatera att vår målsättning har överträffats. Det senaste året har Västarvets kommunikation i sociala medier ökat dramatiskt och har visat sig vara en effektiv kanal för att sprida information om vår verksamhet. Det innebär att vi dagligen når tusentals människor och på ett tilltalande sätt kan dela med oss av kunskap, upplevelser och utveckling om natur- och kulturarvet i Västra Götaland. Tillgängliga via Västarvets hemsidor finns föremål i Digitalt Museum, foton i Digitalt Museum samt naturhistoriska föremål från Naturhistoriska Museet. Påbörja planering för en omvandling av den fasta utställningen på Lödöse museum till en mer digital interaktiv form. Arbetet med en omvandling av den fasta utställningen på Lödöse museum är påbörjad utifrån tankar kring med digitalt interaktiv form, tillgänglighet samt innehåll. Planeringen påbörjades hösten 2016 och arbetet kommer att fortsätta under Lansera Prisma, den digitala plattformen för Industrimuseum Västra Götaland. Plattformen ska vara ett interaktivt verktyg för berättelser om Västra Götaland, då nu och i framtiden. Prismavg.se publicerades i en betaversion i maj och har sedan utvecklats ytterligare. En webbredaktion ansvarar för innehållet. Prismavg innehåller drygt 50 berättelser, 80 arbetslivsmuseer och ett hundratal industrihistoriska platser. Under året har 8 workshops genomförts med syfte att lära ut redskapet och få fler att publicera material. Västarvet medverkar i arbetsgruppen för Digikult - ett nordiskt seminarium om kulturarv och digitalisering genomförs i samverkan med bl.a. Länsstyrelsen, Göteborgs stadsmuseum och Wikimedia. Seminariet genomfördes 6-7 april. Det blev en stor framgång och var utsålt för tredje året i rad. Utvärderingen visar att de allra flesta varit nöjda med programmet och upplägget. Västarvet har uppdraget att vara projektledare för Digikult 2017 och framåt. En arbetsgrupp med deltagare från Västarvet, Kultur i väst, Riksarkivet, Göteborg Kultur och Länsstyrelsen i Västra Götaland arbetar vidare med Digikult. En styrgrupp med deltagare från respektive organisationerna samt koncernavdelning kultur har också skapats års konferens kommer att äga rum i mars Västarvets verksamhetsplan av 32

17 Västarvet ansvarar för 365 Slöjd, en nationell digital satsning med ca besök om dagen. Vi medverkar också i en rad olika slöjdrelaterade digitala arenor. En utredning av de nationella slöjdrelaterade arenorna och dess driftsformer pågår med Föreningen Sveriges Hemslöjdskonsulenter och med stöd av Nämnden för Hemslöjdsfrågor. Uppföljning uppdrag 1 Antal elever som deltagit i pedagogisk verksamhet Antal besök på hemsidorna Antal föremål och fotografier tillgängliga via webben Uppföljning av indikatorer kopplade till kulturnämndens uppdrag. Västarvets verksamhetsplan av 32

18 KULTURNÄMNDENS UPPDRAG 2 Västarvet är en resurs som är angelägen för invånarna i utvecklingen av naturoch kulturarvet Prioriteringar En utvecklad dialog om och i landskapet i samverkan med andra aktörer inom Västra Götaland Att i samverkan med andra aktörer skapa mötesplatser och utveckla samtal om den goda livsmiljön Ett implementerat rättighetsbaserat arbetssätt VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER En utvecklad dialog om och i landskapet i samverkan med andra aktörer inom Västra Götaland Västarvet anordnar i samverkan med Länsstyrelsen, kommunerna och Göteborgs stadsmuseum två möten för byggnadsantikvarier under året inom Ämnesgrupp Byggnadsvård, i syfte att stärka relationer och erfarenhetsutbyte. Ämnesgruppen genomförde i februari en kurs kring tillgänglighet i kulturbyggnader. Till kursen inbjöds förutom museernas antikvarier också kommunerna. En ämnesgrupp genomfördes under sen höst samt en utbildningsdag kring vårt klimatprojekt med samma målgrupp. Vår mångåriga satsning på att bygga upp och sprida kunskap om det moderna samhällets kulturarv avrundades under 2016 med boken Moderna monument. I skriften presenteras ett hundratal objekt som bara är ett smakprov på den kulturskatt som det moderna kulturarvet utgör. Västarvet samverkar med de kommunala museerna i Museinätverk Väst i syfte att skapa en högre grad av utbyte mellan det kommunala och det regionala natur- och kulturarvsarbetet. Minst ett gemensamt seminarium ska hållas under året. Samlingar och pedagogik är områden som nätverket prioriterar. Västarvets insats i närverket förstärks 2016 genom medel som frigörs när avtalen med Falköping och Lidköping upphör. Arbetet pågår enligt projektplanen. De kommunala museerna går tillsammans med Västarvet igenom sina respektive förutsättningar för vård och bevarande inom Samlingsförvaltning och arbetar sedan vidare utifrån den arbetsplan som framkommit med stöd av verktyget SAK. Arbetet fortsätter under Västarvet ska fortsätta bidra till att utveckla tillämpningen av Europeiska landskapskonventionen som ett verktyg för att integrera natur och kultur i den regionala utvecklingen och öka medborgarnas inflytande över landskapet. Exempelvis görs detta i projektet Lab190 där Västarvet även fortsatt är en drivande part i samverkan med berörda kommuner. Planering av insatser för att stärka området har pågått under året i samverkansgruppen. En politisk styrgrupp för LAB190 är aktiv sedan våren Västarvets verksamhetsplan av 32

19 Genomföra gatuutställningen 40 år senare, en fotoutställning om hur bebyggelsen har förändrats i Vänersborgs stadskärna på 40 år. Vad har hänt med husen och gaturummen från början av 1970-talet till idag? Hur vill du att staden ska vara? Vad blir resultatet av många små förändringar? En motsvarande utställning gjordes 2015 i Ulricehamn. Förutom utställningen vid Slöjd & Byggnadsvård på Nääs under sommaren genomfördes också gatuutställningen i Vänersborg i september. Kopplad till utställningen i Vänersborg var också en stadsvandring och ett föredrag. 2. I samverkan med andra aktörer skapa mötesplatser och utveckla samtal om den goda livsmiljön Målet är att Västarvets turnerande utställningar ska kunna ses på minst 25 platser/kommuner under Utfall 2016: 19 kommuner Under arenaveckorna i kommunerna genomförs ett antal publika aktiviteter, föredrag, seminarier, diskussioner och visningar. Svenljunga och Tranemo genomförde gemensam Arenavecka tillsammans med Västarvet. Programmet var omfattande och Västarvet medverkade i bl.a. kyrkogårdsvandring, spåntaksläggning och prova på makramé. Västarvets biologer var på plats i Svenljunga hembygdspark och utställningen Hembygd någonstans i Sverige visades i båda kommunerna. Arrangera en REKO-festival på Slöjd & Byggnadsvård. Festivalen kretsar kring hållbar utveckling, sunda material, ekobygg, byggnadsvård, slöjd och återbruk. Under festivalen arrangeras workshops, föredrag och kurser. REKO-festivalen genomfördes i maj i samverkan med Kniv i Västs slöjdmarknad, August Abrahamssons stiftelse och Nääs konsthantverk. Ett par tusen besökare kunde prova på slöjd och hållbart byggande i dagarna två. Under året ska samarbetet med Närhälsan fortsätta. Syftet är att ge Närhälsans patienter/besökare upplevelser av vårt gemensamma natur- och kulturarv i väntrummen. Genom särskilda koncept visualiseras regionens rika historia för att skapa samtal om kulturarv och livsmiljöer. Bildspelen och allt kommunikationsmaterial levererades till Närhälsan i juni och visas på 25 av Närhälsans mottagningar. En stomme till ett barnkoncept är utarbetat och kommer att utvecklas under Västarvet medverkar på Göteborgs kulturkalas med ett stort antal aktiviteter från olika delar av verksamheten med tonvikt på barn och unga. Västarvet planerar också att medverka i andra festivaler och evenemang t ex hbtqfestivalen i Göteborg. Flertalet av Västarvets verksamheter deltog i Göteborg och Barnens kulturkalas den augusti. Vi höll till på Slöjdklubben i Trädgårdsföreningen som är kulturkalasets samlingsplats för slöjd, konsthantverk och arkitektur. Västarvet ställde upp en mängd aktiviteter för barn, vilket var ett mycket välbesökt bidrag till Göteborg och Barnens kulturkalas. Västarvets verksamhetsplan av 32

20 Arkeologidagen. Under den årliga arkeologidagen, sista söndagen i augusti, arrangeras en rad publika aktiviteter om förhistoria och arkeologins spännande upptäckter, på besöksmålen och ute i landskapet. Under året genomförs ett par mindre grävningar tillsammans med publik. Årets arkeologidag den 28 augusti blev för andra året också starten på Västarvets publika grävning. I år gjorde vi en arkeologisk utgrävning för att söka efter den medeltida gården Borrarp i Dalstorp, Tranmo kommun. Grävningen genomfördes i samverkan med hembygdsföreningen och på måndagen deltog skolbarn från Dalstorp i grävningen. Pedagoger från Lödöse medverkade och erbjöd möjligheten att prova på medeltida hantverk. Kulturarvsdagen arrangeras årligen i september. Västarvet samordnar marknadsföringen av alla kulturarvsaktörers arrangemang i Västra Götaland. Bland annat har vi skapat en gemensam webbsida som presenterar utbudet i regionen, för att ge en god överblick för besökarna. Västarvet driver sedan 2014 Kulturarvsdagen i väst" som en särskild kampanj för att lyfta fram och marknadsföra alla spännande aktiviteter som arrangeras på kulturarvsdagen i Västsverige. Liksom tidigare år genomfördes en samlad marknadskommunikativ insats i en mängd olika kanaler i samband med Kulturarvsdagen. Kulturarvdagen 2016 ägde rum 9-11 september. Hemsidan Kulturarvsdagenivast.se, som drivs av Västarvet, presenterar en möjlighet för alla kulturarvsaktörer i att publicera sina publika aktiviteter som äger rum i Västra Götaland under kulturarvsdagen. Museerna erbjuder genom programverksamheten en arena för studieförbund, ideella föreningar eller enskilda att diskutera och samtala kring samhällsfrågor. En stor del av programverksamheten riktas till barn och unga. Antal programpunkter 2016: aktiviteter med deltagare varav barn och unga. (Utfall 2015: aktiviteter med deltagare varav barn och unga exkl. Bohusläns museum.) 3. Ett implementerat rättighetsbaserat arbetssätt Västarvets arbete för att implementera ett rättighetsbaserat arbetssätt bedrivs enligt fastställd plan, som omfattar samtliga diskrimineringsgrunder. All verksamhet vi bedriver, d v s i samtliga delar av vår verksamhet, ska utgå från ett rättighetsbaserat arbetssätt. Här beskrivs några av de särskilda aktiviteter vi planerar för Inom Västarvet finns en grupp MR-ambassadörer, som har uppdraget att stödja chefer och medarbetare med att arbeta med och utveckla kompetens för ett rättighetsbaserat arbetssätt. I gruppen ingår även Västarvets barnrättsombud. I samråd med gruppen ska aktiviteter genomföras under året, t ex en genomgång av någon eller några fasta utställningar. MR-gruppen har under året upprättat en Plan för MR-gruppens arbete med mänskliga rättigheter , samt en webbsida om mänskliga rättigheter på Västarvets intranät. MR-gruppen har träffats en gång i månaden under det gångna året. Tre av dessa möten har innefattat utbildning från MR-strateg Anna Jakobsson, Västra Götalandsregionens avdelning mänskliga rättigheter. Västarvets barnrättsombud har slutfört en utbildning till Ombud för barnets mänskliga rättigheter. MR-gruppen har Västarvets verksamhetsplan av 32

21 också varit delaktig i remissförfarandet kring För varje människa handlingsplan för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter i Västra Götalandsregionen MR-gruppen har sedan mars 2016 en stående punkt för rapportering om MR på Västarvets chefsgruppsmöten. Vidare har det planerats och genomfört två delar av en trestegs-utbildning i mänskliga rättigheter för Västarvets personal. Del ett var en förberedande diskussion under verksamheternas APT, del två var Västra Götalandsregionens MR-strateg Emma Brobergs föredrag under personaldagen den 1 december I så kallade MR-Forum har projekt och verksamheter haft möjlighet att möta MR-gruppen för samtal om implementerandet av mänskliga rättigheter. Två utställningar har utvärderats utifrån MR-perspektiv och har med utgångspunkt i detta utformat ett förslag till stöd människorättsbaserad projektplanering Människorättsbaserad arbetsplan för utställningsproduktion. Spektrum. Västarvet har skapat konceptet Spektrum mötesplats för kultur, demokrati och mänskliga rättigheter i Västra Götaland. Spektrum fungerar som en plattform för dialog av och med invånarna kring mänskliga rättigheter i relation till våra nationella minoriteter. Under 2016 skapas en turnerande upplevelse utifrån aktiviteter som ägde rum 2014 och 2015, där unga och konstnärer samverkade. Turnén genomförs med den arbetsmodell som utarbetats och som bygger på samverkan med kommuner och civilsamhälle. Vi ska också ta fram ett utbildningskoncept som ska erbjudas kommunala tjänstemän och politiker om mänskliga rättigheter och nationella minoriteter. Utställningsproduktion, skapandet av konstverk, utbildning av föreläsare och samordning med sverigefinnar är klar och erbjudandet om utställningen har gått ut till våra kommuner. Turnén invigdes i Tibro 5 september och kommer att fortsätta till ytterligare 6 kommuner under Under våren erbjöd vi, genom Borås kommun, utställningen Romer i Sjuhärad, till kommunerna i Sjuhärad och Boråsregionen. Den visades i Svenljunga, Tranemo, Mark, Ulricehamn, Vårgårda och Bollebygd. Open Sloyd Initiative - ett samarbete har inletts med hemslöjdskonsulenterna i Region Skåne och Stockholm med syfte att samordna, tillvarata- och sprida erfarenheter och metoder om integrationsarbete, vidgat deltagande och kulturell mångfald. Målet är att öka det institutionella lärandet, sprida god praxis och stärka förnyelse- och utvecklingsarbetet inom hemslöjdsområdet. Konferenser och workshops, Slöjdcultures, för hemslöjdskonsulenterna i de tre storstadslänen och Nämnden för Hemslöjdsfrågors medarbetare har genomförts i Kungälv maj och i Landskrona oktober. Utvecklingsarbetet fortsätter Jämlik kultur ett projekt som ska göra det möjligt för barn och unga med neuropsykiatriska funktionshinder att delta i Västarvets verksamhet, främst på museerna. Detta ställer krav såväl på pedagogiken som på den fysiska miljöns utformning. Projektet genomförs i samarbete med museer i London och Warszawa. Eftersom projektet fick avslag på ansökan om finansiella medel från Allmänna arvsfonden så har projektupplägget förändrats och koncentrerats både i tid och omfattning. Fokus för arbetet har under 2016 varit på Lödöse museum där en metodutveckling av pedagogik och det fysiska rummets utformning har sker utifrån bland annat exempel från museer i London och Warszawa. Arbetet sker i dialog med brukargrupper. Arbetet fortsätter under Västarvets verksamhetsplan av 32

22 Tillgänglighetsanpassning av Vänersborgs museum, en hissbyggnad uppförs och beräknas vara klar hösten Hissen ökar tillgängligheten för personer med nedsatt rörelseförmåga och är dessutom en tillgång ur arbetsmiljösynpunkt, eftersom den kan användas för att transportera material mellan våningsplanen. Tillbyggnad innehållande hiss och handikapptoalett påbörjades i april och slutbesiktigades i november. Invigning ägde rum Skyltning på besöksmålen. Swedish Welcome har i sina granskningar lyft upp behovet av tydlig skyltning. Under 2016 ska skyltningen förbättras. Skyltar ska utformas enligt Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet. Under 2016 har en översyn och analys av befintligt skyltsystem skett på besöksmålen. Merparten av besöksmålen är genomgångna och efter att de sista besöksmålen är klara tidigt 2017 så kommer det gemensamma skyltprogrammet att vara klart. Uppföljning uppdrag 2 Antal kommuner som besökts av turnerande utställningar Antal deltagare till publika programaktiviteter Uppföljning av MR-planen Uppföljning av indikatorer kopplade till kulturnämndens uppdrag. Västarvets verksamhetsplan av 32

23 KULTURNÄMNDENS UPPDRAG 3 Västarvet är en central och väl nyttjad resurs för hållbar plats- och samhällsutveckling Utvecklingsarbetet för besöksmålen sker utifrån profileringsplattform för respektive plats, Västarvet långsiktiga plan för publikt arbete, samt resultaten från publik- och kvalitetsundersökningar. Prioriteringar Ökad attraktivitet till egna besöksmål Ökad attraktivitet för Västra Götaland genom platsutveckling i samverkan Ökad måluppfyllelse när avtalen beträffande Falbygdens museum, Vänermuseet, August Abrahamssons stiftelse, samt Borås kulturhistoriska museer upphör eller omförhandlats Främja hantverk och näringsverksamheter inom slöjd, byggnadsvård och traditionella hantverk Främja arbetet med plats- och samhällsutveckling i samverkan med Kultur i Väst VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER Ökad attraktivitet till egna besöksmål 2016 ska Västarvet ha besökare på sina besöksmål. Måltalet för 2016 är justerat med hänsyn tagen till att Bohusläns museum lämnar Västarvet. Utfall 2016: besök. (Utfall 2015: besök exkl. Bohusläns museum). Fortsatt utveckling av besöksmålen utifrån respektive profileringsplattform finns profileringsplattformar för vart och ett av besöksmålen, där den långsiktiga inriktningen för utvecklingsarbetet läggs fast. Översyn ska göras av plattformarna för Vänersborgs respektive Vitlycke museer, de första som togs fram. Under året har en översyn av Vitlycke museums och Vänersborgs museums profileringsplattformar genomförts. Publikundersökningar genomförs löpande på besöksmålen via touch-skärmar. Resultatet används som underlag för såväl uppföljning som utveckling av verksamheterna. Frivilliga digitala publikundersökningar har genomförts löpande på samtliga Västarvets besöksmål. Årets publikundersökningar har resulterat i närmare svar från våra besökare. Överlag får alla besöksmål höga och mycket höga betyg vad gäller bemötande och kundnöjdhet års undersökningar visar att: 90 % av besökarna var nöjda med sitt besök 55 % av besökarna kommer att rekommendera ett besök hos oss för en vän eller kollega 49 % av besökarna var förstagångsbesökare 84 % av besökarna var bosatta i Sverige, medan 16 % var utländska besökare Västarvets verksamhetsplan av 32

24 45 % av besökarna är kvinnor och 45 % är män. (10 % anger en annan könsidentitet alt. vill inte svara) 43 % av besökarna som svarat var under 15 år, 10 % år, 24 % år, 13 % år och 11 % 66 år eller äldre Vi arbetar med kvalitetsutveckling utifrån resultaten av Swedish Welcomes rapporter. Två gemensamma förbättringsområden har identifierats som ska prioriteras de kommande åren. Ett är skyltning där skyltprogram ska tas fram. Ett annat är att vi bättre bör synliggöra vårt miljöarbete. Vi ska undersöka möjlig form för miljödiplomering. En översyn och analys av befintligt skyltsystem på Lödöse museum, Vitlycke museum, Vänersborgs museum och Forsviks bruk har genomförts under Arbetet färdigställs Regionens framtagna mallar för miljödiplomering har setts över och en plan för miljöarbetet har tagits fram. Inom tätort är elcykel ett alternativ, möjligheten att köpa in cyklar genom klimatväxlingsprogrammet undersöktes men beviljades inte. Fortsatt arbete kommer att ske 2017 utifrån de områden, bland annat transporter, som påverkar klimat och miljö. Uppdateringar av miljöarbetet med plan, miljöombud och inplanerade åtgärder har skett. Miljöarbetet har synliggjorts på webben externt, och uppdateringar har gjorts på intranätet. 2. Ökad attraktivitet för Västra Götaland genom platsutveckling i samverkan Vandringsleder/Pilgrimsleder. Västarvet har kulturnämndens uppdrag som samordningsaktör och etablerar under 2016 sin samordningsroll för pilgrimsverksamheten i Västra Götaland. Den förstudie som Västarvet genomfört är avrapporterad till kulturnämnden. Under våren och sommaren 2016 har ett nära samarbete med Turistrådet Västsverige inletts. Västarvet och Turistrådet Västsverige har fått en ansökan om medel för produktutveckling beviljad av Tillväxtverket. Västarvet är projektägare och är tillsammans med Turistrådet medfinansiär. Projektet som kommer att löpa fram till och med 2019 ska resultera i skapande av turistiska produkter för ett urval av leder i Västra Götaland. En av dessa leder är Pilgrimsleden. Under året har också en inventering av Pilgrimsleden påbörjats i syfte att få en helhetsbild över ledens skick. Inventeringen blir ett viktigt underlagsmaterial för fortsatt dialog med berörda parter om bl.a. drift och underhåll. Ett antal olika arbetsgrupper för fortsatt utveckling av leden har också startats, exempelvis för kvalitetsstandard och kartmaterial. Västarvet kommer med början 2017 att medverka som partner i ett Interreg Europe projekt CultRing med fokus på vandringsturism. Samverkan för att stärka besöksmål tillsammans med andra: Inom Industrimuseum Västra Götaland, samverkar Västarvet med bl.a. hembygdsrörelsen och arbetslivsmuseerna, NAV, för att stärka besöksmål med industrihistorisk inriktning. Arbetet med besöksmålsutveckling har fått ökad kraft genom att interregprojektet CHRISTA påbörjades i april. Inom ramen för detta skall VGR/Västarvet tillsammans med åtta andra regioner i Europa stärka den hållbara kulturturismen. Vi ansvarar för turism kopplat till industrisamhällets kulturarv. Pågår till 2020 i samverkan med Turistrådet. Särskilt fokus på ett dussin besöksmål samt koppling till de leder Turistrådet redan arbetar med. Västarvets verksamhetsplan av 32

25 Fortsatt utveckling av arbetet i Världsarv Tanum genom samverkan i förvaltningsrådet, där Tanums kommun, Länsstyrelsen och Västra Götalandsregionen samarbetar. Förvaltningsrådet arbete har under året fokuserat på utveckling av destination Världsarv Tanum, informationsplats Skräddö, tillskapandet av en Sitemanager och framtida förvaltning av natur- och kulturlandskapet. Olika förbättringar av närmiljön runt Vitlycke museum är under planering t.ex. förslag till en ny parkeringsplats och reparationer av husen i Bronsåldersgården. Inom området natur etablera samarbete med till exempel Hållbar utveckling väst och Ekocenter. Programverksamheten vid Göteborgs naturhistoriska museum har tagits fram med olika samarbetspartners som havsnätverket väst, naturskyddsföreningen, folkuniversitet m.fl. Eventuellt genomföra en konferens om platsutveckling i samarbete med kommunalförbunden och Kultur i Väst. Under 2016 har Västarvet tillsammans med KiV och kommunalförbunden planerat fyra platsutvecklingskonferenser som genomförs i januari-februari Målgruppen är beslutsfattare i de 49 kommunerna. Medverka i arbetet kring Kreativa Kraftfält i Fyrbodal och GR. Västarvet har deltagit i båda referensgrupperna och har levererat underlag till sammanställningen. Vi har även deltagit i slutseminarierna och kommer engagerat oss i det fortsatta arbetet efter kartläggningen. Medverka som processtöd i Kustzonsplanering Blå ÖP. Västarvet ingår med två utvecklare, en i vardera av två arbetsgrupper sammansatta av GR. Tikitut/UVUC genomföra utbildningsinsatser kring lokal turismutveckling i Utveckling Nordost, Göteborg. Löpt enligt plan Västarvet arbetar tillsammans med Kultur i Väst i att stödja kommuner i deras arbete med plats- och samhällsutveckling. Arbetet samordnas inom förvaltningarnas gemensamma kommungrupp. Gruppen har haft fyra möten under året. 3. Ökad måluppfyllelse när avtalen beträffande Falbygdens museum, Vänermuseet, August Abrahamssons stiftelse samt Borås museer upphör eller omförhandlats Avtalet med Borås tecknades om hösten 2015 och har nu en tydligare styrning av hur medlen ska användas. Tyngdpunkten ligger på att Borås museer aktivt ska bidra i Industrimuseum Västra Götaland och arbeta med barn och unga i hela Sjuhärad. Avtalet har löpt under året. De medel som är disponibla för Västarvet 2016 sedan avtalen med Falköping och Lidköping har sagts upp, omdisponeras för utvecklingsarbetet i det kommunala museinätverket. Samlingar och pedagogik är de områden som nätverket vill prioritera. Västarvets verksamhetsplan av 32

26 Under 2016 lägger Västarvet in resurser i samarbetet kring samlingarna, bl a genom att erbjuda konsultation från Västarvets konservatorer. Samordningsfunktionen stärks också. Nätverket och Västarvets arbete med SAK, Samlingar Ansvar Kvalitet, är en möjlighet att skapa en helhetssyn kring samlingar. Arbetet pågår enligt plan. Med stöd av resultatet från verktyget SAK presenterades en sammanställning på Museinätverk Västs Höstmöte. Det finns nu en plan för det fortsatta arbetet under 2017 för att genomföra ett seminarium kring Katastrofberedskap och en workshop i Samlingsvård. 4. Främja hantverk och näringsverksamhet inom slöjd, byggnadsvård och traditionella hantverk Fortsatt utveckling av hantverksregistret en databas med kontaktuppgifter till byggnadsvårdare, slöjdare, ekobyggare och producenter i främst Västra Götaland. Här finns produkter/ varor och hantverkare/konsulter som kan gamla och nya hus och traditionella material och tekniker. Västarvet gör en viss kvalitetsgranskning av de företag som önskar delta. Slöjdarregistret är nu offentligt och under hösten har fler slöjdföretagare rekryterats till registret. Det går att söka i registret via Slojdochbyggnadsvard.se Nätverket Hållbara Hem - ett nätverk för hantverksföretag, materialleverantörer och konsulter inom byggnadsvård och ekologiskt bygge i Västsverige. Västarvet samordnar och initierar aktiviteter i nätverket. Västarvet har tillsammans med nätverket drivit fram frågan om att starta en ideell förening som kan arbeta mer samlat med att stötta företag inom byggnadsvårdsbranschen. Den 21 april genomfördes ett möte på Nääs då föreningen Hållbara Hem bildades. Styrelsen har sedan kommit igång med sitt arbete och från Västarvets sida stöttar vi verksamheten. Internationella ullstyrkan. Västarvet stöttar initiativ för att ta hand om den svenska ullen. Idag finns ingen struktur för att ta till vara ullen i Sverige. Stora delar av produktionen kastas bort. Under 2016 har Ullstyrkan medverkat på Fårfesten i Kil, Syfestivalerna i Stockholm, Malmö och Göteborg. Under hösten anordnade Ullstyrkan, i samarbete med Nämnden för Hemslöjdsfrågor, en branschträff om ull. Ullstyrkan arbetar också med att ta fram en vandringsutställning om ull ur ett överlevnadsperspektiv. För att stärka slöjdföretagarna och deras möjligheter att försörja sig på kulturella och kreativa näringar stödjer Västarvet bildandet av en branschorganisation genom rådgivning och samarbete. En arbetsgrupp med slöjdföretagare har bildats i syfte att, tillsammans med Slöjd i Väst, ta fram lämpliga fortbildningsaktiviteter. Främja näringsverksamhet inom hantverk och byggnadsvård, bl a genom kompetenshöjande insatser i samverkan med Dacapo Mariestad och Stenebyskolan. Västarvet har nu tagit plats i Hantverkslaboratoriets styrgrupp. Vi har genomfört kurs i puts- och mur i samverkan. Västarvet är också med och stöttar framtagandet av en ny YHutbildning inom traditionellt måleri i Mariestad. Planeringen av Byggnadsvårdens Västarvets verksamhetsplan av 32

27 konvent 2017 har också påbörjats under hösten i samverkan med HVL, RAÄ och Svenska byggandsvårdsföreningen. Fortbilda och stödja utveckling av företag inom slöjd, byggnadsvård och traditionella hantverk genom samverkan med andra aktörer i Västra Götaland. Folk och Form affär projektet fick inte finansiering genom projektbidrag, istället kommer pop up-butiker inom slöjd att stödjas genom andra konsulentinsatser. Västarvet samverkar vidare med Bohusläns museum genom att bjuda in slöjdare och konsthantverkare och arrangera den årliga försäljningsutställningen Midvinterfest. Samverkan sker även med Kronhusgårdens Företagarförening och Higab genom att vara medarrangör i en Slöjd- och Konsthantverksmarknad i Kronhuset första helgen i september. Utbildning för kyrkans personal i vård av byggnader och föremål. Västarvet har genomfört en kurs kring kyrkogården kulturvärden och skötsel i Trollhättan i samarbete med Skara och Göteborgs stift, samt kurs kring stenmurar. Vi har också haft föredrag/avstämningar med Floby pastorat där inventering av kyrkogårdarnas kulturvärden pågår. Inom vårt stora projekt kring Klimat och kulturarv i kyrkorna i Göteborgs stift har ytterligare 60 kyrkor inventerats och fått en plan för lämpliga åtgärder. 5. Främja arbetet med plats- och samhällsutveckling i samverkan med Kultur i Väst Fortsatt arbete tillsammans med Kultur i Väst i att stödja kommuner i deras arbete med plats- och samhällsutveckling. Arbetet samordnas inom förvaltningarnas gemensamma kommungrupp. Gruppen har haft fyra möten under året. Samverkansavtal kring utvecklingsfrågor med 2-3 kommuner per år. Inga nya samverkansavtal med kommuner har slutits under Västarvet tar en samordnande roll för utveckling av det industriella kulturarvet Industrimuseum Västra Götaland. Västarvet leder och samordnar arbetet inom projektet Industrimuseum Västra Götaland. Kärnaktörerna är i nuläget Västarvet, Innovatum, Göteborgs Stadsmuseum och Borås Textilmuseum, Hembygd Väst inkl. NAV. Projektet beräknas pågå t o m 2016, för att därefter övergå i ordinarie verksamhet. Under 2016 ökar vi de publika aktiviteterna och vi lanserar Prisma en digital plattform där kommuner, föreningar och privatpersoner tillsammans kan berätta om omvandlingen av Västra Götaland de senaste 150 åren. Under 2016 har samverkan fördjupats och konkretiserats betydligt. Maritimt i Väst har tillkommit som kärnaktör. IMVGs arbetsgrupper har bemannats med representanter för parterna och hittat sina arbetsformer. Prismavg.se har publicerats, utvecklats och fyllts med berättelser om industrisamhället. Inom projektet har vi genomfört flera seminarier och workshops med ideella och offentliga aktörer som deltagare. Det treåriga utvecklingsprojektet IMVG avslutades vid årsskiftet då parterna skrev på en Västarvets verksamhetsplan av 32

28 överenskommelse om samverkan i ytterligare tre år under namnet Prisma Västra Götaland samverkansplattform för industrisamhällets kulturarv. Uppföljning Uppdrag 3 Uppföljning av indikatorer kopplade till kulturnämndens uppdrag. Västarvets verksamhetsplan av 32

29 KULTURNÄMNDENS UPPDRAG 4 Västarvet är en efterfrågad resurs för internationalisering av kulturarvet Prioriteringar Främja utvecklingsarbetet med utgångspunkt från CHARTS-projektet Utveckla det internationella arbetet med Landskapskonventionen genom ökad samverkan med så kallade NGO:s, exempelvis Civilscape Ökad samverkan inom ramen för Nordsjökommissionen VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER Främja utvecklingsarbetet med utgångspunkt från CHARTS-projektet Kvalitetsutveckling Västarvet har under 2015 utvecklat en stödfunktion som en resurs för andra i upplevelsebaserat kvalitetsarbete. Ett utbildningskoncept för upplevelsebaserad kvalitetsutveckling (CHARTS) har tagits fram på uppdrag av Kulturnämnden. Konceptet används för spridning av kvalitetsarbete till aktörer i Västra Götaland. Under året har utbildningskonceptet utvecklats och formats till en webbaserad utbildning/handbok. Under hösten har ett par kortare filmer producerats som komplement till handboken. Västarvet kommer under 2017att pröva utbildningskonceptet för kvalitativa undersökningar i form av känslokartor på egna museer. Samordna Klimat och kulturarv i Västsverige ett samarbete med länsstyrelserna i Västra Götaland och Halland m.fl., kring metoder och verktyg för att analysera klimatförändringarnas inverkan på natur- och kulturarvet i projektet Klimat och kulturarv (projektet har sitt ursprung i CHARTS). Under 2016 färdigställs ett planeringsunderlag för att förebygga eller minska klimatförändringarnas negativa påverkan på kulturarvet. Underlaget blir bl a en del av Länsstyrelsernas klimatanpassningsplaner. Under 2016 har en utredning färdigställts för att förebygga eller minska klimatförändringarnas negativa påverkan på kulturarvet. Projektet Klimat och kulturarv har avslutats under hösten och arbetet övergår i löpande verksamhet. Planering för fortsatt arbete med frågan inleds under våren i dialog mellan Länsstyrelsen och Västarvet. Planeringsunderlaget blir bl.a. en del av Länsstyrelsernas klimatanpassningsplaner. Västarvet medverkar i planering och genomförande av Riksantikvarieämbetets Forum för klimat och kulturarv i Göteborg i maj Klimat och kulturarv i Västsverige ingår, om ansökan beviljas, som en fallstudie i Uppsala universitets projekt inom forskningsprogrammet Horizon 2020 under delområdet Disaster Resilience & Climate Change topic 3: Mitigating the impacts of climate change and natural hazards on cultural heritage sites, structures and artefacts. Uppsala universitets projektansökan har avslagits. Västarvets verksamhetsplan av 32

30 CHRISTA. Under förutsättning att ansökan till Interreg Europe beviljas, medverkar Västarvet som partner i projektet Culture and Heritage for Responsible, Innovative and Sustainable Tourism Actions, CHRISTA. Västarvet deltar i samarbetet med Industrimuseum Västra Götaland. Projektet har beviljats av Interreg Europé och startade 1 april. Ett kick-offmöte hölls i slutet av maj. Västarvet ansvarar för en workshop om det industriella kulturarvet i mars Kulturnämnden har utsett Lars Nordström till ledamot i projektets styrgrupp. 2. Utveckla det internationella samarbetet med Landskapskonventionen genom ökad samverkan med så kallade NGO:s, exempelvis Civilscape Västarvet stödjer uppbyggnaden av ett landskapsobservatorium i Västra Götaland. Vi vill främja hembygdsrörelsens engagemang genom samverkan inom den Europeiska Landskapskonventionen. Inga aktiviteter har genomförts under perioden. 3. Ökad samverkan inom ramen för Nordsjökommissionen Inga planerade aktiviteter. 4. Övrigt internationellt samarbete Jämlik kultur samverkan med Museum of London, Museum of childhood (London), The welcome collection (London) och Wilanón museum, Warzawa. Syftet är att utveckla metoder och program för att skapa förutsättningar för barn och unga med neuropsykiatriska funktionshinder att besöka kulturinstitutioner. Resultatet tillgängliggörs genom pedagogiskt material och konferens. Genom avslag på ansökan om medel från Allmänna arvsfonden kommer det internationella samarbetet inom Jämlik kultur inte att kunna genomföras enligt plan. Tidigare kontakter och nätverk finns dock kvar, till exempel i hur metodutvecklingen sker kring barn och unga med neuropsykiatriska funktionshinder och deras möjlighet att besöka kulturinstitutioner. Västarvet/Slöjd&Byggnadsvård fortsätter utbytet i projektet Development of the methods of lifelong education for the preservation of Europe cultural heritage ERASMUS + med Kulgia i Lettland. Ingen aktivitet under Planering inför pågår. Inom ramen för kulturnämndens överenskommelse med Vilniusregionen i Litauen planerar vi ett erfarenhetsutbyte kring slöjd, hantverk och stadsutveckling. Minst två utbytestillfällen planeras. Utbytet med Vilniusregionen har inte ägt rum i önskad utsträckning bl.a. då slöjdare haft svårt att få stöd i Vilnius. Vi planerar vidare för att vidareutveckla ett utbytesprojekt med slöjdare från Västra Götaland och Vilnius, samt söker samarbetsparter och finansiering till detta. Västarvets verksamhetsplan av 32

31 Västarvet/Vitlycke museum deltar i det nordiska och i det europeiska nätverket för världsarv. Sedan 2015 är Vitlycke museum medlem i EXARC, ett europeiskt nätverk för experimentell arkeologi och arkeologiska friluftsmuseer. Som medlemmar i EXARC deltog museet under våren i en konferens om experimentell arkeologi i Leiden, Holland. DINA ett samlingshanteringssystem för naturhistoriska samlingar som utvecklas tillsammans med svenska och internationella institutioner, där samlingarna blir tillgängliga digitalt på en gemensam webbplats. Arbetet med att lägga in Västarvets naturhistoriska databaser pågår och arbetet löper enligt plan. Västarvet deltar genom Göteborgs Naturhistoriska museum i CETAF, Consortium of European Taxonomic Facilities, ett europeiskt nätverk för naturhistoriska och naturvetenskapliga institutioner. Våra medarbetare är efterfrågade på vetenskapliga seminarier runt om i världen. Pågår kontinuerligt. Västarvet är medlem i ICOM, International Council of Museums, och deltar i relevanta seminarier som arrangeras runt om i världen. Västarvet är också aktivt i olika nätverk inom ramen för ICOM och anlitas som utbildare i ICOMs etiska regler. En översättning av Disposal toolkit från Museum association pågår där Västarvet deltar. Bakgrunden är att det behövs mer etisk vägledning vid gallring på svenska museer. Arbetet pågår på uppdrag av och i nära samarbete med Riksförbundet Sveriges museer. Resultatet kommer att presenteras i början 2017 och ska då vara helt anpassat till svenska förhållanden. Västarvet/Vänersborgs museum är medlem i ICOM Namibias samarbetsgrupp Africa Accessioned. Gruppen är en sammanslutning av afrikanska och europeiska museer med afrikanska samlingar. Följande länder är representerade: Namibia, Botswana, Zambia, Zimbabwe, Sverige, Storbritannien, Finland och Tyskland. Gruppen samarbetar främst via internet. Pågår kontinuerligt. Vitlycke museum planerar för fortsatt internationell samverkan med flera europeiska länder i bland annat projektet Empire of the Sun. Planering pågår. Under året har ansökan om medel från Creative Europé avslagits. Biodiversity virtual e-laboratory - ett pilotprojekt med LifeWatch, Göteborgs Universitet och Västarvet/Naturhistoriska museet. Data från Jägersköldsexpeditionen samkörs med data från marin miljöövervakning och från Svenska artprojektets marina inventering. Det virtuella e-laboratoriet ska bli ett verktyg för undersökningar av långsiktiga förändringar i bl. a. artsammansättning av marin bottenfauna. En artikel i vetenskaplig press beräknas publiceras under 2016, vilket kan generera ytterligare forskning på materialet. Arbetet pågår. Taurusgrodan Rana holtzi Västarvet och Nordens Ark samverkar med turkiska forskare om ett räddningsprogram för den utrotningshotade grodarten presenteras slutrapporten. Arbetet pågår. Västarvets verksamhetsplan av 32

32 Uppföljning Uppdrag 4 Uppföljning av indikatorer kopplade till kulturnämndens uppdrag. Västarvets verksamhetsplan av 32

33 PROCESS/MEDARBETARPERSPEKTIV MÅL: Västarvet är en attraktiv arbetsplats VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER 2016 Analysera resultat samt utarbeta och genomföra aktivitetsplaner utifrån resultatet av Västra Götalandsregionens medarbetarenkät Samtliga enheter har upprättat handlingsplaner och de är under genomförande. Genomföra kompetensutveckling/kompetensväxling enligt kompetensförsörjningsplanen. Kompetensen i Västarvet behöver också stärkas genom att utöka bemanningen, främst genom en utvecklare med särskilt ansvar för turism, bl a vandrings- och pilgrimsleder, samt minst en kulturarvskonsulent med uppdrag att samverka med och främja hembygdsrörelsen i Västra Götaland. En utvecklare med inriktning kulturturism har anställts under året. En kulturarvskonsulent med digital inriktning ska rekryteras i början av Ohälsotalen ska analyseras och följas upp minst tre gånger under året. Vid behov ska särskilda insatser göras för att minska sjukskrivningarna. Ohälsotalen har följts upp under året. De har hållit sig på en normal nivå utan stora förändringar mot tidigare år. En gemensam utbildning om stress och stresshantering på tre halvdagar har genomförts för samtliga medarbetare. Två personaldagar för samtliga medarbetare ska genomföras med syfte att ge inspiration i arbetet och öka gemenskapen mellan medarbetarna på olika enheter och orter inom Västarvet. En personaldag genomfördes i januari, med fokus på de långsiktiga handlingsplaner som finns för Västarvet. I december hölls den årliga personaldagen var temat hållbar utveckling. Utbilda handläggare i dokument- och ärendehantering, med anledning av ny dokumenthanteringsplan och införande av ärendehanteringssystemet Public 360. Systemet införs i Västarvet 1 januari Systemet är infört enligt plan. Under året har flera utbildningar genomförts, både för registratorer, handläggare och nämndsekreterare. De flesta har utbildats, men ett fåtal återstår och ska utbildas i början av En uppföljning av tidigare genomförd utbildning i facilitering planeras. Uppföjningsutbildningen har inte genomförts under 2016, på grund av tidsbrist. Minst två gemensamma utbildningssatsningar ska genomföras för alla chefer för att stärka ledarskapet. Två utbildningar har genomförts för samtliga chefer, en om samlingar och berättande, en om organisatorisk och social arbetsmiljö. För att stödja den digitala utvecklingen i organisationen ska en kompetensutvecklingssatsning genomföras genom utbildningsprogrammet Steget mot en digital organisation tillsammans med intresseföreningen IdeK och Dhyaan Design (England) med fokus på digitala verktyg och storytelling i sociala medier. Västarvets verksamhetsplan av 32

34 Utbildningen har inte kunnat genomföras under Den kräver samverkan mellan flera organisationer. Istället genomförs den 2017, då i samverkan med museer inom Göteborgs kulturförvaltning. Genomföra individuella utvecklingsinsatser som överenskommits i samband med utvecklingssamtalen. Utvecklingsinsatser genomförs kontinuerligt utifrån de individuella utvecklingsplanerna. Ytterligare en medarbetare följer under året utbildningen European Diploma in Cultural Project Management, ett paneuropeiskt utbildningsprogram som ger övning och lärande i att främja kulturell mångfald och interregionalt utbyte. Utbildningens mål är att ge deltagaren kapacitet och verktyg som behövs för kultursamverkan i Europa och övriga världen. Utbildningen pågår och slutförs under Fortsatt utbildning i frågor kring mänskliga rättigheter och rättighetsbaserat arbetssätt för olika grupper i personalen. MR-gruppens arbete är i gång och verkar på olika platser i Västarvet, t ex med MRutvärdering av utställningar tillsammans med personal på de olika enheterna. Utbildning genomförs kontinuerligt. Mänskliga rättigheter, MR, var ett av temana på personaldagen i december. MR är sedan mars 2016 en stående punkt på chefsgruppens agenda, liksom på alla arbetsplatsträffar. MR-gruppen gör olika insatser i verksamheten och för dialog med personalen. Under 2016 ska utbildning genomföras för Västarvets inköpare och beställare. Syftet är att avtalstroheten ska öka, liksom efterlevnaden av lagar och regler kring inköp och upphandling. Ny inköpscontroller och e-handelskoordinator har utsetts under året. Fortbildning sker ständigt i dialogen om upphandlingar och inköp och genom informationsspridning kring VGR:s policys och regler. Ett organiserat utbildningstillfälle har arrangerats för personal i Västarvets butiker. Vi har också sett över beställarbehörigheterna i VGR:s e-handelsplats. Syftet är att ha fåtal beställare som är väl insatta i inköpsreglerna och som kan säkerställa att inköpen går till på rätt sätt. Utarbeta nytt introduktionsprogram för nyanställda. Arbetet har påbörjats. Ett utkast finns men en del arbete återstår att göra. Målet är att ha ett väl genomarbetat material på Intranätet. Västarvets verksamhetsplan av 32

35 MÅL: Västarvets organisation stödjer ett regionalt arbetssätt VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER 2016 Ärendehantering införande av Public 360 den 1 januari Kompetensutveckling och stöd till handläggarna pågår kontinuerligt, både i systemet och i den nya dokumenthanteringsplanen. Systemet är infört. De flesta har genomgått utbildning. PRIMUS arkeologimodul färdigställa arkeologimodulen i samverkan med andra kulturarvsaktörer. Utvecklingsarbetet pågår, men är inte slutfört. Planeras vara klart våren Genomföra 2016 års plan för miljöarbetet. Planen är genomförd. Arbetet med miljödiplomering av verksamheten har inletts. Planen är att Studio Västsvensk Konservering blir den första enheten att bli miljödiplomerad under Inventera arkivsäkerheten i Västarvet. Arkivsäkerheten är inventerad. De största bristerna har identifierats på Naturhistoriska museet. En prioritering av handlingar har gjorts och det högst prioriterade materialet har flyttats till en arkivsäker lokal. Arkivmaterial har också flyttats från Slöjd&Byggnadsvård, eftersom det inte finns arkivsäkra lokaler där. Genomföra arkivinventering inför upprättande av arkivförteckning. Arkivmaterial från Forsvik och Slöjd&Byggnadsvård har ordnats upp och förtecknats under året. Utredning om arkivmaterial som förvaras på Vitlycke har inletts för att klargöra vilka delar som tillhör Västarvet. Uppordning av arkiv på Kulturlagret och Regionarkivet pågår, men har inte kunnat göras i den takt som planerat på grund av en vakans. En arkivassistent har rekryterats och tillträder i mars Vi har under 2016 avvaktat att Bohusläns museum ska få en arkivmyndighet och komma med en begäran om överlämnande av handlingar från Västarvet till stiftelsen Bohusläns museum. Detta har inte skett än. Tills vidare finns därför delar av Västarvets arkivmaterial kvar på Bohusläns museum. Uppföljning Process/Medarbetarperspektiv Regionfullmäktiges uppföljning inom personalområdet Kompetensförsörjningsplanen Plan för Mänskliga Rättigheter internt perspektiv Miljöplanen. Miljöarbetet följs även upp i särskild miljöredovisning till Regionfullmäktige Avvikelser inom säkerhet och arbetsmiljö. Säkerhetsarbetet följs även upp i särskild säkerhetsredovisning till Regionstyrelsen Västarvets verksamhetsplan av 32

36 EKONOMIPERSPEKTIVET Västarvet har en ekonomi med utrymme som möjliggör både trygghet och flexibilitet till stöd för verksamheten VÄSTARVETS HUVUDAKTIVITETER 2016 Vi ska fortsätta att utveckla verktygen för att underlätta chefers och medarbetares ekonomiska uppföljning och kontroll. Förbättrad sökmöjlighet på hemansvar har skapats i Raindance projektmodul. Förenklad blankett för start av projekt har lagts ut på intranätet. Lathund för hantering av Arvoden, A-skatt, F-skatt och moms har lagts ut på intranätet. Intern konferens/utbildning med tema Försäljning-Kassa-Lager-redovisning har genomförts med deltagare från samtliga enheter som har butiksförsäljning. Ekonomisk redovisning och kommentarer, se Årsredovisning Uppföljning Ekonomiperspektivet Ekonomisk redovisning Västarvets verksamhetsplan av 32

37 Prestationer Mål 2016* Utfall 2016 Utfall 2015**** Antal besök till egna besöksmål Antal besök till hemsidor ** Antal deltagare i programaktiviteter Andel av programverksamhet riktad 21 %*** 41 % till barn och unga Antal elever i pedagogisk verksamhet Antal arbetsdagar i fält, konsulent och konsult Antal besökta kommuner i Västra Götaland konsulent, konsult, utställning etc. Antal handläggningsärenden för stat och kommun 100 % (49 kommuner) 98 % (48 k:n) 370 ärenden (131 kommun, 239 stat) 100 % (49 k:n) 702 ärenden (324 kommun, 378 stat) *Samtliga måltal 2016 har minskats med hänsyn till att Bohusläns museum drivs i annan regi fr.o.m ** Här redovisas antal sidvisningar som antal besökare på hemsidorna. Detta skall jämföras med målsättning antal besökare och tidigare utfall. (Det nya verktyget möjliggör en mätning av det faktiska antalet besökare med utfall 2016: Detta skall inte jämföras med målsättning eller tidigare utfall men är ett mer noggrant sätt att mäta antalet besökare). *** Här redovisas andel av programverksamhet riktad till barn och unga. Andelen barn av totalt antal deltagare i all programverksamhet är dock 42 %. **** Utfall helår 2015 är rensat från Bohusläns museums siffror med undantag av Antal handläggningsärenden för stat och kommun. Västarvets verksamhetsplan av 32

38 Ärende 2

39 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Marianne Dahlquist Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Årsredovisning 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Fastställa upprättad årsredovisning för Sammanfattning av ärendet Årsredovisning för Västarvet 2016 har upprättats. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Besluten skickas till Regionstyrelsen, Intranätet Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post:

40 Sida 1(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Årsredovisning Sammanfattning av verksamhetsåret 2016 Västarvets verksamhetsidé är att göra historien synlig och berika vår livsmiljö för människors framtid och en hållbar samhällsutveckling. Vår uppgift är att tillgängliggöra, levandegöra och förvalta, det rika natur- och kulturarvet i regionen. Västarvets verksamhet har fortsatt att utvecklas och varit framgångsrik under Antalet besökare till våra besöksmål är i paritet med föregående år, nästan Antalet elever i pedagogisk verksamhet har ökat med 14% till Fortsatt stor efterfrågan på våra kompetenser inom uppdrags- och projektverksamhet En tydlig tendens är att efterfrågan på våra konsulenttjänster och på vår pedagogiska verksamhet ökar. Västarvets verksamhet och kompetens blir allt mer känd hos invånare, kommuner och andra samverkansparter inom civilsamhälle och näring i regionen. Det ekonomiska resultatet för 2016 är +1,0 mnkr (0,7% av omslutningen) vilket överensstämmer med prognosen i augusti. Även omslutningen är högre än budget men i paritet med augustiprognosen. Inför Bohusläns museums verksamhetsövergång var Västarvet mycket återhållsamt med rekryteringar för att ha utrymme att hantera konsekvenserna om många medarbetare på Bohusläns museum skulle valt att stanna i Västarvet. Därför motsvarade personalvolym och personalstruktur vid ingången av 2016 inte verksamhetsbehoven. Rekryteringar har skett successivt under året vilket bidrar till lägre personalkostnader än budgeterat.

41 Sida 2(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 2. En starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken 2.2 Fokusområden Göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land Västarvet deltar aktivt i samarbetsgruppen för fokusområdet " Göra VGR till modell för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land". Västarvet arbetar med frågan på flera sätt, bland annat: LAB190 är en långsiktig samverkansplattform för att skapa ett modellområde för hållbar utveckling i området utmed Riksväg 190. Området sträcker sig omkring sju mil från nordöstra Göteborg genom Lerum och Alingsås upp till Essunga. Parter i LAB190 är Göteborg/SDF Angered, Lerums kommun, Alingsås kommun, Essunga kommun, Göteborgsregionens kommunalförbund, Skaraborgs kommunalförbund, Västarvet/VGR, Business Region Göteborg och Länsstyrelsen. Arbetet sker kring tre teman: mat (livsmedelsproduktion och förädling), turism och infrastruktur. Processen skall fånga upp och samla pågående initiativ bland kommuner, region, näringsliv, föreningsliv och enskilda. Under 2016 har Västarvet tillsammans med Kultur i Väst, koncernavdelning kultur och kommunalförbunden planerat fyra platsutvecklingskonferenser som genomförs i januarifebruari Målgruppen är beslutsfattare i kommunerna. Under våren 2016 har Västarvet och Turistrådet Västsverige fått en ansökan om medel för produktutveckling beviljad av Tillväxtverket. Västarvet är projektägare och är tillsammans med Turistrådet medfinansiär. Projektet som kommer att löpa fram till och med 2019 ska resultera i skapande av turistiska produkter för ett urval av leder i Västra Götaland. En av dessa leder är Pilgrimsleden. Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv Västarvet arbetar utifrån plan för Mänskliga Rättigheter, en plan för rättighetsbaserat arbetssätt, för att inkludera fler i arbetet med natur- och kulturarvet. MR är en stående punkt på Västarvets chefsgruppsmöten och enheternas APT. Under 2016 har bl.a. två utställningar utvärderats utifrån MR-perspektiv och har med utgångspunkt i detta utformat ett förslag till stöd i människorättsbaserad projektplanering. Spektrum. Västarvet har skapat konceptet Spektrum mötesplats för kultur, demokrati och mänskliga rättigheter i Västra Götaland. Spektrum fungerar som en plattform för dialog av och med invånarna kring mänskliga rättigheter i relation till våra nationella minoriteter. Under 2016 har en turnerande upplevelse skapats utifrån aktiviteter som ägde rum 2014 och 2015,

42 Sida 3(22) Datum Diarienummer VA Västarvet där unga och konstnärer samverkade. Turnén genomförs i samverkan med kommuner och civilsamhälle. Turnén invigdes i Tibro 5 september och kommer att fortsätta till ytterligare 6 kommuner under Under våren erbjöd vi, genom Borås kommun, utställningen Romer i Sjuhärad, till kommunerna i Sjuhärad och Boråsregionen. Den visades i Svenljunga, Tranemo, Mark, Ulricehamn, Vårgårda och Bollebygd. Praktikanter Västarvet tar årligen emot ett tiotal praktikanter från utbildningar som ligger nära kärnverksamheten för att stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv. Vi tar också emot praktikanter och feriearbetare för att ge dem en inblick i verksamheten och stimulera dem att söka utbildningar inom natur- och kulturarvssektorn. Hemslöjdskonsulenterna har under året haft PILA-studentmedarbetare från institutionen för Kulturvård. 3. Ett kraftfullt miljöarbete 3.3 Verksamhetens miljöarbete Under 2016 har en utredning färdigställts för att förebygga eller minska klimatförändringarnas negativa påverkan på kulturarvet. Projektet Klimat och kulturarv har avslutats under hösten och arbetet övergår i löpande verksamhet. Planering för fortsatt arbete med frågan inleds under våren 2017 i dialog med Länsstyrelsen. Projektets resultat kommer att vara en del av Länsstyrelsernas klimatanpassningsplaner. Uppdateringar av miljöarbetet med plan, miljöombud och inplanerade åtgärder har genomförts under Arbetet med miljödiplomering av verksamheten har inletts. Planen är att Studio Västsvensk Konservering blir den första enheten att bli miljödiplomerad under Inom transportområdet identifierades elcykel som ett alternativ i tätort, möjligheten att köpa in cyklar genom klimatväxlingsprogrammet undersöktes men fick avslag. Arbetet med reseoch mötesmönster och att lägga fler möten via Skype sker kontinuerligt. För att få bättre kontroll över in- och utflödet av varor, avfall och tjänster har fortsatt översyn av våra inköpsrutiner gjorts under 2016.

43 Sida 4(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 4. Ett kulturliv som engagerar 4.1 Prioriterade mål Deltagandet i kulturlivet ska öka Besök till Västarvets besöksmål. Utfall 2016: (Utfall 2015: ). Elever i pedagogisk verksamhet. Utfall 2016: (Utfall 2015: ). Deltagare i programaktiviteter. Utfall 2016: (Utfall 2015: ). 4.2 Fokusområden Utveckla samverkan mellan regionens kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet Västarvet har en långtgående samverkan med civilsamhället - hembygds- och hemslöjdsföreningar, natur- och biologiska föreningar, studieförbund med flera. Västarvet genomför ARENA-dagar i olika kommuner, 2016 i Dals Ed och Svenljunga/Tranemo. Dagarna arrangerades i nära samverkan med värdkommunen, föreningsliv och andra lokala aktörer. Kultur och folkbildning, ett samarbete i ett nätverk mellan folkhögskolor och kulturoch kulturarvsverksamheter som byggts upp under fortsätter. Inom ramen av samverkan har Västarvet under 2016 bl.a. erbjudit programmet Upptäck dina kvarter för folkhögskoleelever. En fortbildning i landskapskonventionen för hembygdsföreningar som efterfrågats är planerad och ska genomföras I projektet Industrimuseum Västra Götaland samverkar Västarvet tillsammans med andra offentliga aktörer med bland annat NAV industrihistoria och arbetslivsmuseer i Väst, hembygdsrörelsen och Maritimt i Väst. Under 2016 har samverkan fördjupats och konkretiserats. Arbetsgrupper har bemannats med representanter för parterna och hittat sina arbetsformer. Prismavg.se har publicerats, utvecklats och fyllts med berättelser om industrisamhället. Inom projektet har flera seminarier genomförts med ideella och offentliga aktörer som deltagare. Det treåriga utvecklingsprojektet IMVG avslutades vid årsskiftet då parterna skrev på en överenskommelse om samverkan i ytterligare tre år. Samverkan med hemslöjds- och hembygdsrörelsen pågår kontinuerligt. Under året har bland annat två planerade regionmöten med de tre länshemslöjdsföreningarna hållits. Västarvet deltog på Hembygd Väst mässa på Tånga Hed september. Kursverksamheten på Slöjd&Byggnadsvård i samverkan med Studieförbundet Vuxenskolan fortsätter, ca 100 kurser inom slöjd, hantverk och byggnadsvård erbjöds 2016.

44 Sida 5(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Stärka barns och ungas möjligheter att delta i kulturlivet Västarvet söker ständigt nya arenor, fysiska och digitala, för att nå ut till barn och unga. Under 2016 har Västarvet: Deltagit på Göteborgs kulturkalas. Flertalet av Västarvets verksamheter deltog och vi höll till på Slöjdklubben i Trädgårdsföreningen som är kulturkalasets samlingsplats för slöjd, konsthantverk och arkitektur. Västarvet ställde upp en mängd aktiviteter för barn, vilket var ett mycket välbesökt bidrag till Göteborg och Barnens kulturkalas. Även utställningen Kan Själv som vänder sig till barn 0-2 år visades under kalaset. Jämlik kultur ett metodprojekt som ska göra det möjligt för barn och unga med neuropsykiatriska funktionsvariationer att delta i Västarvets verksamhet, främst på museerna. Det ställer krav såväl på pedagogiken som på den fysiska miljöns utformning. Projektet utgår från Lödöse museum och fortsätter under En attraktivare arbetsgivare 6.1 Prioriterade mål Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Friskvårdsbidraget höjdes inför 2016 från kronor till kr per medarbetare och år för att stimulera ökad fysisk aktivitet. Alternativt kan medarbetarna välja att istället träna 1 timma/vecka på betald arbetstid. En klar ökning av uttaget av friskvårdsbidrag märks jämfört med 2015, vilket är positivt och kan tyda på att fler tränar regelbundet. Samtliga enheter har upprättat handlingsplaner utifrån sina resultat av medarbetarenkäten som gjordes 2015 och som man nu genomför. Under hösten har tre utbildningstillfällen om stress och stresshantering genomförts vilka var obligatoriska för all personal. Temana för dagarna var Stress och stresshantering, Personlig effektivitet och Konsten att påverka. Innehållet utgick från utfallet i enkäten som visade höga värden på arbetsrelaterad stress, samt en något sjunkande upplevelse av delaktighet bland medarbetarna. En utbildning i Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) genomfördes under hösten för alla chefer och skyddsombud. Till utbildningen inbjöds även chefer och skyddsombud från Göteborgs Operan, Göteborgs Symfoniker, Kultur i Väst och Göteborgs Botaniska trädgård.

45 Sida 6(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 6.2 Fokusområden Satsa på ledarskap Två utbildningar har genomförts för samtliga chefer under 2016: under våren en seminariedag om samlingar och storytelling och i september en halvdag om organisatorisk och social arbetsmiljö. Under året har chefsgruppens roll, där samtliga chefer deltar, utvecklats och fått en mer strategisk karaktär. Syftet är att utveckla ledarskapet genom att enhetscheferna blir mer delaktiga i förvaltningens utveckling på kort och lång sikt. Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt En stor del av utvecklingsarbetet inom natur- och kulturarvsområdet sker i projektform. Vi ser en ökning av stora projekt med extern finansiering. Behovet av att öka kompetensen inom projektledning och projektarbete hos många medarbetare har blivit tydligare i och med att fler blir engagerade i projekt. Under 2016 har vi skapat tydliga rutiner och arbetssätt för projektarbetet. Utbildningar ska genomföras Under 2016 har två stora Interreg Europeprojekt beviljats där Västarvet är partner, CHRISTA och CultRiNG. Personal från den gemensamma administrationen har fortbildats i de regelverk och rapporteringsrutiner som gäller, vilket är en förutsättning för att framgångsrikt kunna delta i den typen av samarbeten. Västarvet har från och med 1 januari 2016 använt Public 360 för sin ärendehantering. Handläggarna har utbildats under året och de flesta är nu bekväma med det nya arbetssättet. Två medarbetare har deltagit i utbildningen European Diploma in Cultural Project Management, ett paneuropeiskt utbildningsprogram som ger övning och lärande i att främja kulturell mångfald och interregionalt utbyte. Utbildningens mål är att ge deltagarna den kapacitet och de verktyg som behövs för kultursamverkan i Europa och övriga världen. Utbildningen slutförs under Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Västarvets kompetensförsörjningsplan ligger som grund för de kompetensutvecklingsinsatser som görs. Viss kompetensväxling sker också i samband med avgångar utifrån de överväganden som gjorts kring framtida kompetensbehov. Där är ledarskap, i synnerhet projektledarskap, och kommunikation i digitala medier som behöver stärkas, samtidigt som kompetensen inom Västarvets kärnområden ska vara tillgodosedd. Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Västarvet bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete på samtliga enheter. Arbetsmiljö finns som en stående punkt på alla enhetsmöten (APT). Ett underlag för lokalt avtal om årsarbetstid är framtaget, men inte slutbehandlat.

46 Sida 7(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro Västarvet strävar ständigt efter att förbättra arbetsmiljön. Exempel på insatser 2016 finns under punkterna ovan. 6.4 Chefsförutsättningar 1. Frågor om lön, ersättningar och löneöversynsprocessen har diskuterats i chefsgruppen vid sex tillfällen under Det har handlat om att skapa en gemensam syn på hur flex, mertid och övertid ska hanteras, om lönekriterier och om löneöversynsprocessen inför En tidplan för löneöversyn 2017 har tagits fram och beslutats av förvaltningschefen. Lönekartläggning har gjorts inför kommande löneöversyn. Den har gåtts igenom och analyserats i ledningsgruppen och tas vidare till chefsgruppen i början av Eventuella prioriteringar i lönerevisionen har diskuterats i såväl lednings- som i chefsgrupp. Västarvets chefer ligger inom normtalet underställda medarbetare per chef. Ett par enhetschefer har enheter med färre än tio medarbetare. Dessa chefer tar en större del i den operativa verksamheten vid sidan av sitt chefskap. 6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har minskat något jämfört med föregående år, från 5,30 % till 5,23 %. Det har skett en ökning med 0,33 % för männen och en minskning med 0,29 % för kvinnorna. Av den totala sjukfrånvaron för perioden januari till december 2016 så är 61,28 % långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer). Det är en minskning med 1,91 % jämfört med samma period föregående år, då den låg på 63,19 %. Andelen långtidssjukfrånvaro har minskat både för män och för kvinnor. I siffrorna för 2015 ingår Bohusläns museum, vilket försvårar analysen. Men vi vet att de fall av långtidssjukfrånvaro som fanns vid verksamhetsövergången 1 januari 2016 var det ingen som gick över till Bohusläns museum. Minskningen av långtidssjukfrånvaro är därför reell och beror inte på att någon långtidssjuk gått över till annan arbetsgivare.

47 Sida 8(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Kvinnor 6,13 % 6,42 % Män 3,80 % 3,47 % Totalt 5,23 % 5,30 % Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Kvinnor 66,43 % 66,65 % Män 48,07 % 52,79 % Totalt 61,28 % 63,19 % 6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Utdraget ur personalsystemet, se tabell nedan, visar att antal nettoårsarbetare har minskat med 45,48 från 189,89 i december 2015 till 144,41 i december Från och med januari 2016 är inte längre Bohusläns museum en del av Västarvet. Om vi undantar Bohusläns museum har antalet nettoårsarbetare i Västarvet ökat från 126,27 till 144,41, en ökning med drygt 18 nettoårsarbetare. Innan verksamhetsövergången var Västarvet mycket återhållsamt med rekryteringar för att ha utrymme att hantera konsekvenserna om många medarbetare på Bohusläns museum skulle valt att stanna i Västarvet. Därför motsvarade personalvolym och personalstruktur vid ingången av 2016 inte verksamhetsbehoven. Under 2016 har vi fyllt vakanser som uppstått under 2014/2015, till exempel områdeschef Publik och enhetschef Lödöse museum. I några fall har en kompetensväxling skett. Exempel på det senare är kommunikatör sociala medier och utvecklare kulturturism. Detta, tillsammans med en ökad volym och därmed ökat antal visstidsanställda i uppdragsverksamheten, förklarar ökningen av antalet nettoårsarbetare. Nettoårsarbetare per personalgrupp Etikett/Kategori Dec 2016 Dec 2015 I Utbildning, kultur och fritid 70,83 102,64 J Teknik, hantverkare 10,80 13,29 K Kök, städ, tvätt 6,12 3,50 L Administration 56,66 70,46 Summa 144,41 189,89

48 Sida 9(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Personalkostnadsanalys Personalkostnaderna har minskat med 29,3 mnkr, från 106,3 mnkr (2015) till 77 mnkr (2016). Minskningen förklaras i allt väsentligt av att verksamhetsövergången för Bohusläns museum innebar en volymminskning. Se 6.6. År Utfall Budget ,3-106, ,9 De främsta orsakerna till differensen mellan budget och utfall 2016 är att vissa rekryteringar inte kunde ske så att anställningarna startade i januari utan drog ut över året och att några medarbetare varit tjänstlediga på del av tjänst främst föräldraledigheter och personer som trappat ner inför pension. Även VGRs ändrade redovisningsprincip för PILA-bidrag minskar årets lönekostnader. Analys av utvecklingen av mertid och övertid samt OB-tillägg jämfört med motsvarande period föregående år. Samtliga ersättningsformer har minskat kraftigt och har totalt nästan halverats jämfört med föregående år. I siffrorna för 2015 ingår Bohusläns museum, vilket förklarar största delen av minskningen. En annan förklaring kan vara att Västarvet fortsatt att arbeta för en likartad tillämpning av ersättningsreglerna för mertid, övertid och flex. En del av medarbetarna har arbete som kräver tjänstgöring kvällar och helger, men inte med regelbundenhet så att de kan schemaläggas. Det handlar främst om konsulenterna i deras samarbete med civilsamhället och medverkan i publika evenemang på kvällar och helger. För dessa används numera, efter överenskommelse med medarbetaren, en annan arbetstidsregel. Detta stödjer en likabehandling kring ersättningen och underlättar hanteringen. Därtill kvarstår en strikt behandling av övertidsuttag, där grundregeln är att övertid alltid ska vara beordrad i förväg av chef. Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Förändring OB-tillägg Mertid,komp, fyllnadstidsersättning Enkel övertidsers Kvalificerad övertidsersättning Övrig övertid Summa

49 Sida 10(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 7. Goda förutsättningar för verksamheterna 7.4 Systematiskt förbättringsarbete Västarvet arbetar med kvalitetsutveckling utifrån resultaten av Swedish Welcomes rapporter. Två gemensamma förbättringsområden har identifierats och prioriteras de närmsta åren. Ett är skyltning där skyltprogram ska tas fram. Ett annat är att bättre synliggöra vårt miljöarbete. En översyn och analys av befintligt skyltsystem på Lödöse museum, Vitlycke museum, Vänersborgs museum och Forsviks bruk har genomförts under Arbetet färdigställs Regionens framtagna mallar för miljödiplomering har setts över. Arbetet med miljödiplomering av verksamheten har inletts. Miljöarbetet har synliggjorts på webben externt, och uppdateringar har gjorts på intranätet. Löpande förbättringsarbete sker också utifrån de övriga uppföljningsverktyg vi använder, t ex publikundersökningar och kännedomsmätningar. 8. Rättigheter och folkhälsa 8.1 Mänskliga rättigheter och jämlik vård Västarvets arbete med mänskliga rättigheter utgår från fastställd MR-plan. Som stöd för arbetet har förvaltningschefen tillsatt en MR-grupp. Publikundersökningarna ger information om publikens sammansättning och utgör underlag för analys av skillnader utifrån kön, ålder, m m. Västarvets barnrättsombud har slutfört en utbildning till Ombud för barnets mänskliga rättigheter. Västarvets besöksmål har under 2016 uppdaterat sin information i Tillgänglighetsdatabasen. 8.2 Folkhälsa En stor del av Västarvets verksamhet har sannolikt en positiv påverkan på folkhälsan. Under 2016 har samarbetet med Närhälsan fortsatt med syfte att ge Närhälsans patienter/besökare upplevelser av vårt gemensamma natur- och kulturarv i väntrummen. En stomme till ett barnkoncept är utarbetat under 2016 och kommer att utvecklas under Ett annat projekt är det tidigare nämnda Jämlik kultur som ska göra det möjligt för barn och unga med neuropsykiatriska funktionsvariationer att delta i Västarvets verksamheter.

50 Sida 11(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Resultaträkning (mnkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall utfall % Statsbidrag 2,0 2,0 3,8 0,0-47,7% Erhållna bidrag 99,5 93,2 126,7 6,3-21,5% Övriga intäkter 33,2 33,6 51,5-0,5-35,6% Verksamhetens intäkter 134,6 128,9 182,1 5,8-26,0% Personalkostnader -77,0-80,9-106,3 3,9-27,6% Övriga kostnader -54,7-45,8-72,1-8,9-24,2% Avskrivningar -1,8-2,1-2,5 0,3-29,2% Verksamhetens kostnader -133,5-128,7-181,0-4,7-26,3% Finansiella intäkter/kostnader m.m. -0,1-0,2-0,2 0,0 Obeskattade reserver 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 1,0 0,0 0,9 1,0 Den minskade volymen mot förra året beror på att driften av Bohusläns museum övergått till stiftelsen. Utfall jämfört med budget Årets resultat jämfört med budget är +1,0 mnkr (0,7% av omslutningen) vilket överensstämmer med prognosen i augusti. Även omslutningen är i paritet med augustiprognosen. Intäkterna ligger 5,8 mnkr över budget och kostnaderna totalt 4,8 mnkr över budget. I samband med att Bohusläns museum övergått till stiftelsen har utrangering/nedskrivning av inventarier skett med 1,5 mnkr. Detta påverkar både intäkts- och kostnadsvolymen och har således ingen resultatpåverkan. Intäkternas positiva avvikelse mot budget beror på att uppdrags- och projektverksamheten samt försäljning i butik ligger över budget. Detta innebär samtidigt en högre volym på kostnadssidan.

51 Sida 12(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Fördelningen i projektverksamheten mellan erhållna bidrag och övriga intäkter skiljer sig mot budget och skall ses sammantaget då det i budgeten lagts mer på övriga intäkter. Personalkostnaderna ligger 3,9 mnkr under budget. De främsta orsakerna är ett antal vakanser som tillsatts sent på året, tjänstledigheter på del av tjänst och föräldraledigheter. Se punkt 6.6 ovan. En förändring av redovisningen i regionen när det gäller bidrag för PILA (praktik, introduktion, lärande, arbete) har skett genom att bidraget reducerat personalkostnaden. Tidigare och i budget låg bidraget på intäktssidan. Detta har påverkat personalkostnaderna med en minskning på ca 400 tkr jämfört med budget. Övriga kostnader har ökat med 8,9 mnkr främst beroende på uppdrags- och projektverksamheten, inköp till butik samt ovan nämnda utrangering/nedskrivning på 1,5 mnkr av inventarier i samband med att Bohusläns museum övergått till stiftelsen. Årets avskrivningar är 0,3 mnkr lägre än budget beroende på en något lägre investeringsnivå än plan. 9.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Verksamheten är i balans. 9.3 Eget kapital Utgående Utgående Differens exkl balans balans årets resultat och Eget kapital ev bokslutsdisp Eget kapital, region Eget kapital, VG Primärvård 0 0 Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt Årets resultat, bolag och region Summa eget kapital

52 Sida 13(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 9.4 Investeringar Årets investeringar uppgår till 2,9 mnkr jämfört med planerat 3,8 mkr. Den lägre investeringsnivån beror på att larmanläggningarna vid Kulturlagret och Vitlycke museum i samråd med Västfastigheter framskjutits till Större investeringar som genomförts är digital röntgen till Studio Västsvensk konservering samt larm- och säkerhetsanläggningar på Lödöse museum och Vänersborgs museum. 10. Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Årets resultat

53 Sida 14(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar 8, Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 0 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 0 Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten

54 Sida 15(22) Datum Diarienummer VA Västarvet ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens -2 0 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder

55 Sida 16(22) Datum Diarienummer VA Västarvet Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter Statsbidrag Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Övriga intäkter, internt 3 57 Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Bemanningsföretag 0 0 Lämnade bidrag, internt 84 0 Lämnade bidrag, externt Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt 0 1 Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Totalt

56 Sida 17(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 4. Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Finansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Totalt Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier 0 0 Totalt 0 0 Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 3 Ränteintäkter, externt 22 2 Övriga finansiella intäkter, internt 0 0 Övriga finansiella intäkter, externt 1 7 Totalt Finansiella kostnader Räntekostnader, internt 0 8 Räntekostnader, externt 3 11 Övriga finansiella kostnader, internt 6 6 Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Investering i anläggningstillgångar Årets investering i immateriella anläggningstillgångar 0 0 Årets investering i byggnader och mark 0 0 Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Årets pågående investering 0 9 Totalt

57 Sida 18(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 7. Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicintekniska informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde Byggnader och mark Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde 71 87

58 Sida 19(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 9. Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0-9 Nyanskaffningar 0 9 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar 0 0 Långfristiga fordringar, internt 0 0 Långfristiga fordringar, externt 0 0 Totalt 0 0

59 Sida 20(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 12. Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt 0 0 Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt 85 0 Övriga fordringar, externt Totalt Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar Totalt Långfristiga skulder Långfristig skuld, investeringsbidrag 0 0 Övriga långfristiga skulder, internt Övriga långfristiga skulder, externt 0 0 Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt 0 0 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Analyslänkar (Länkar saknas)

60 Sida 21(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Flera enheter inom Västarvet har erbjudit särskilda program och aktiviteter för flyktingar. Västarvets personal medverkar också i skolintroduktionen för barn. Aktiviteterna har bedrivits inom ramen för lagd budget Verksamheternas säkerhetsarbete Nya inbrottslarmanläggningar har installerats på Lödöse museum och Kulturlagret i Vänersborg. Uppgradering har skett av larm på Västarvets kansli, Vänersborg. Larmet på Vänersborgs museum har byggts till för att även omfatta den nya tillbyggnaden. Krishanteringsorganisationen har reviderats och Västarvets styrelse har beslutat om den. Ett inbrott har skett under året. Det gäller inbrott i ett förråd på Vitlycke museum. En fyrhjuling stals och en del brytskador uppstod på dörrarna. Händelsen är polisanmäld och en översyn av säkerheten kring fastigheten har gjorts. I övrigt har inga större säkerhetsincidenter förekommit. I samband med den skärpta säkerhetsnivån i landet i slutet av 2015 och första delen av 2016 skärptes uppmärksamheten i Västarvets publika lokaler. Vi säkerställde att aktuella larmlistor fanns på plats och att frontpersonalen var särskilt uppmärksamma, till exempel på personer med avvikande beteende. Den utsända webbenkäten om säkerhet är besvarad Uppföljning av intern kontroll under 2016 Uppföljningar enligt internkontrollplan 2016 har gjorts i enlighet med planen. Under 2016 har vi bland annat tittat på efterlevnaden av delegeringsordningen, att det finns aktuella förteckningar på vem som har inpassering till lokalerna, att utanordningslistorna är korrekta och att samverkansavtalet följs. Enstaka avvikelser i utanordningslistorna för lön har upptäckts och korrigerats. Under hösten arbetade Västarvets styrelse med riskanalys och riskvärdering, åtgärdsplan samt internkontrollplan för Beslut om internkontrollplanen fattades av styrelsen den 25 november. Hela materialet är insänt till regionstyrelsen enligt anvisning.

61 Sida 22(22) Datum Diarienummer VA Västarvet 11.4 Särskild återrapportering enligt beslut i regionfullmäktige 12. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Fördjupad rapport till styrelsen görs i separat dokument - Uppföljning av Västarvets verksamhetsplan Analyslänkar

62 Ärende 3

63 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Gunilla Eliasson Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Säkerhetsredovisning 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Fastställa upprättad säkerhetsredovisning för Sammanfattning av ärendet En säkerhetsredovisning för Västarvet 2016 har upprättats. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Gunilla Eliasson Administrativ chef Besluten skickas till Regionstyrelsen, Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post:

64 Webbenkät säkerhetsredovisning 2016 Svarsjournal Publikationsnamn Säkerhetsredovisning 2016 Namn Datum :20:30 1. Ange förvaltning eller bolag Västarvet 2. Ansvarig tjänsteman för svar i denna enkät Gunilla Eliasson är: 3. Svar i denna enkät har tagits fram: Nej, inte i samråd med andra förvaltningar 4. Antal personer som har medverkat och 2-4 personer påverkat svar i denna enkät är: 5. Mål 1 - Regionövergripande och Följande behöver hanteras: regiongemensamma risker som behöver * IT-säkerhetsrisker hanteras över förvaltnings- och bolagsgränser * Kontinuitetsplanering * Information och erfarenhetsutbyte: Det behövs forum inom VGR - Följande behöver hanteras: där man möts kring säkerhetsfrågor över förvaltningsgränserna. Kanske särskilt viktigt för oss i de små förvaltningarna, där en person har säkerhetsfrågor som en av många uppgifter. 6. Mål 1 - Avvikelser hanteras på ett 4 systematiskt sätt. 7. Mål 1 - Verksamhetens lokaler är 4 säkerhetsklassificerade 8. Mål 2 - Ledningen har regelbunden 4 genomgång av säkerhetsfrågor 9. Mål 3 - Västfastigheter har ansvar för 3 fastighetsbundna säkerhetsanläggningar 10. Mål 5 - Handlingsplan för säkerhetsarbetet 5 finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse. 11. Mål 5 - Krishanterings- och Ja och kommentaren är: beredskapsplan finns och är fastställd av nämnd eller styrelse och uppfyller krav i Västra Götalandsregionens krishanteringsplan, se i bilaga 2 i planen. 12. Mål 5 - Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) genomförts under året i syfte att förbättra krishanteringsförmågan? - Ja och antalet RSA vs krishanteringsförmåga som har genomförts är: 13. Mål 5 - Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under året som påverkat krishanteringsförmågan? - Ja och exempel på åtgärder är: 14. Mål 5 - Verksamheten genomför övningar inklusive utvärderingar inom området krisoch katastrofledning 15. Mål 6 - Anställda i verksamheten erbjuds utbildning i personsäkerhet 16. Mål 7 - Förvaltningens skyddsvärda information är identifierad 17. Mål 7 - Det finns rutiner som kan tillämpas vid IT-avbrott Ja och antalet RSA vs krishanteringsförmåga som har genomförts är: En riskanalys har gjorts i samband med styrelsens upprättande av plan för intern kontroll. Säkerhetsfrågorna fanns med som en del. Ja och exempel på åtgärder är: Uppdateringar i och utbyte av inbrottslarmanläggningar i två av Västarvets hus. 18. Förvaltningar inom hälso- och sjukvård Nej, min verksamhet är inte inom hälso- och sjukvård

65 Ärende 4

66 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Gunilla Eliasson Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Miljöredovisning 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Fastställa upprättad miljöredovisning för Sammanfattning av ärendet En miljöredovisning för Västarvet 2016 har upprättats. Flera av de aspekter som följs upp i miljöredovisningen visar på kraftigt minskade värden jämfört med 2015, till exempel mängd fjärrvärme och mängd el för uppvärmning. Dessa minskningar beror på att Bohusläns museum ingår i redovisningen för Mängden biobränsle har minskat från 205 MWh till 0, beroende på att Karlsborgs kommun från och med 2016 tagit över ansvaret för uppvärmningen på Forsviks bruk som värms med pellets. En särskilt positiv förändring är att andelen inköpta ekologiska livsmedel till våra kaféer har ökat med 5%, från knappt 21% 2015 till 26% Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Gunilla Eliasson Administrativ chef Besluten skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

67 Verksamhetsdata till års och miljöredovisning 2016 Västarvet Nr Område Data Förtydligande Enhet Svar Klar? 1 Energi Mängd fjärrvärme Klimatkorrigerade värden MWh Energi Mängd olja för uppvärmning Klimatkorrigerade värden MWh 0 3 Energi Mängd el för uppvärmning Klimatkorrigerade värden MWh 52 4 Energi Mängd biobränsle (inkl biogas) för Klimatkorrigerade värden MWh uppvärmning 0 5 Energi Mängd naturgas/gasol för uppvärmning Klimatkorrigerade värden MWh 0 6 Energi Mängd el för allmänna ändamål Ej för uppvärmning MWh Energi Mängd inköpt fjärrkyla MWh 0 8 Livsmedel Total inköpskostnad för livsmedel Enbart förvaltningar och bolag med egna produktionskök och kr restauranger omfattas Livsmedel Inköpskostnad för ekologiska livsmedel Enbart förvaltningar och bolag med egna produktionskök och kr restauranger omfattas Miljöledning Antal årsarbetare som omfattas av miljöledningssystem 11 Utbildning Har nämnden/styrelsen genomfört grundläggande miljöutbildning under innevarande mandatperiod? Om hela förvaltningen/bolaget har miljöledningssystem enligt anvisningar, ange totala antalet årsarbetare. Om enskilda avdelningar har miljöledningssystem, ange antalet årsarbetare vid dessa avdelningar. I övrigt ange 0. Avser både miljödiplomering och miljöledningssystem enligt ISO För definition se filen krav på miljöledningssystem.xls i tidigare utsända anvisningar för miljöredovisning. Minst hälften av ledamöterna och ersättarna bör ha varit närvarande/genomfört utbildning. st ja/nej 144,41 nej Kommentar Karlsborgs kommun har tagit över uppvärmningen av Forsvik och en massa utrymmen som vi haft tidigare Strul med inloggning? 12 Verksamhetsfrågor Antal årsarbetare vid årets slut Samtliga anställda summeras till heltider. st 144,41 13 Verksamhetsfrågor Lokalyta Totalsiffra som bygger på månadsmässig statistik för regionens egna lokaler kvm BRA Verksamhetsfrågor Antal miljöombud Kallas i vissa verksamheter för miljöinformatörer. Avser personer som är utsedda på enhets- eller verksamhetsnivå att vara stöd för chefen i miljöarbetet. st 8 Åtgärder Nr Område Åtgärd Förtydligande Uppföljning

68 Å1 Livsmedel åtgärder Samtliga nämnder och styrelser ska Uppföljning av konverterade varor. fortsätta med att välja ut och byta konventionella råvaror mot ekologiska där man åstadkommer så stor miljönytta och så liten merkostnad som möjligt. Fortsatt översyn av inköpen kaffe, te, bananer, mjölk och potatis 2 Svaren är nu kompletta, spara filen och skicka till: lars.olov.karlsson@vgregion.se

69 Ärende 5

70 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Marianne Dahlquist Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Delegeringsordning 2017 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Fastställa upprättad delegeringsordning Sammanfattning av ärendet Ett förslag till delegeringsordning 2017, för Västarvet, har upprättats. Styrelsen för Västarvet ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Västarvet Marianne Dahlquist förvaltningschef Bilaga Delegeringsordning för Västarvet Besluten skickas till Regionstyrelsen Intranätet Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post:

71 1 (2) Skrivelse Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Marianne Dahlquist Telefon: E-post: Delegeringsordning för Västarvet 2017 Fastställd av styrelsen för Västarvet Ärendet Beslut som tas inom styrelsens organisation kan delas in i beslut som fattas av styrelsen i sin helhet eller på delegation av styrelsen, dels sådana beslut som brukar betecknas som ren verkställighet. Exempel på det sistnämnda är beslut som tas inom ramen för utförandet av den direkta verksamheten och beslut som är en del i verkställandet av politiska beslut. Det är bara beslut som fattas av styrelsen eller på delegation av denna som går att överklaga. Delegeringsbeslut innebär att den politiska ledningen har gett förvaltningschefen rätten att fatta beslut i ärenden den själv skulle ha beslutat. Beslutet är därmed i formell mening styrelsens eget. Förvaltningschefen kan vidaredelegera i ett led på de punkter där så anges. Delegeringsbeslut ska rapporteras till styrelsen genom upprättad förteckning. Samtliga beslut fattade genom delegation skall bevaras i förvaltningens diarium. Den som beslutar enligt vidaredelegering från förvaltningschefen skall anmäla besluten till förvaltningschefen som delegerat beslutanderätten. Förvaltningschefen skall i sin tur anmäla besluten till styrelsen, utom när sådan anmälan uppenbarligen inte behövs. Återrapportering av delegeringsbeslut till styrelsen ska ske kontinuerligt. Beslutanderätten får inte delegeras i följande ärenden: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Framställning eller yttrande till fullmäktige, liksom yttrande med anledning av att beslut av styrelsen har överklagats. Ärende som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

72 Delegeringsordning för Västarvet (2) Följande principer gäller för delegerade beslut: Beslutanderätt får inte utövas i ärenden som är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. Beslutanderätt får inte utövas i ärende som berör beslutsfattarens personliga förhållanden eller där jäv enligt kommunallagens eller förvaltningslagens mening föreligger. Beslutanderätten får endast utövas inom ramen för de resurser som berörd verksamhet disponerar och med strikt iakttagande av gällande reglemente för attest- och utanordning och föreskrifter för intern kontroll. Bilaga: Delegeringsordning för Västarvet

73 DELEGERINGSORDNING - Västra Götalandsregionen Status Fastställd av styrelsen för Västarvet Västarvet Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del.Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan vänta till nästa sammanträde nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordförande är ersättare Kommunallagen 6 kap, 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordförande är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp avtal om varor och tjänster (exklusive leasingavtal och IT-avtal) när detta inte är en uppgift för regionstyrelsen ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja till ett i anläggningsregistret bokfört värde eller marknadsvärde som överstiger 0,5 basbelopp, dock högst 10 basbelopp motsvarande högst 2 basbelopp per ärende om värdet överstiger kronor ska avtalet godkännas av styrelsen Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller > 3 basbelopp Inom regler för inköp- och upphandling Attest och utanordningsreglemente SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 Besluten avser avtal med extern part med en årshyra på högst Samråd ska ske med Västfastigheter kronor eller med en För administrativa lokaler gäller kontraktstid på högst 2 år, annars särskilda regler. RS 19 juni 2012, 137 ska avtalet godkännas av styrelsen Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut OSL 6 Kap Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef nej Utse personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej Anmäls till Datainspektionen Personuppgiftslagen (PUL) 3 Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja Till exempel biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej Utse arkivansvarig och arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente Anställning av personal HR/personal förvaltningschef ja 1 / 2

74 Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del.Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal förvaltningschef ja ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Disciplinär åtgärd HR/personal förvaltningschef ja 11 AB Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR/personal förvaltningschef nej Arbetsmiljölagen (1977:1160) Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet förvaltningschef nej Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen / 2

75 Ärende 6

76 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Gunilla Eliasson Telefon: E-post: Till Styrelsen för Västarvet Drift av kaféverksamheten på Göteborgs Naturhistoriska museum Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Driften av kaféverksamhet på Naturhistoriska museet, Malmska valen Kök & Kafé, ska läggas ut på en extern entreprenör. 2. Uppdra åt förvaltningschefen att genomföra upphandling av entreprenör för driften av kaféet på Naturhistoriska museet. Sammanfattning av ärendet Västarvets kärnverksamhet handlar om natur och kulturarv i Västra Götaland. Det är på den verksamheten Västarvet ska lägga fokus och hålla en hög kompetens. Kaféverksamheten är inte en av kärnverksamheterna. För närvarande drivs kaféet i Västarvets regi. Det är väsentligt för Naturhistoriska museet som besöksmål att ha ett kafé med hög kvalitet för besökarna. Avsikten är nu att söka en entreprenör som kan driva och utveckla kaféet på ett professionellt sätt, både vad gäller kvalitet, utbud och ekonomi. Ett utkast till kravspecifikation för kaféverksamheten har tagits fram och ska ligga till grund för upphandlingen av entreprenör. Kravspecifikationen definierar öppettider, utbud, estetiskt uttryck och bemötande. Där lyfts även behovet av nära dialog och samverkan mellan kaféverksamheten och museet fram som viktiga komponenter. Genomförande av beslut Upphandling av entreprenör kommer att ske i samverkan med Västra Götalandsregionen Koncerninköp. För att stötta processen har Koncerninköp anlitat en extern konsult med lång erfarenhet av upphandlingar inom restaurangbranschen. Från Västarvet deltar Pernilla Schedin, områdeschef Publik och Gunilla Eliasson, administrativ chef. Konsulten arbetar under januari 2017 med att bedöma de ekonomiska Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

77 Datum Diarienummer VA (2) förutsättningarna för verksamheten. Målsättningen är att upphandlingen ska vara genomförd 30 juni Beredning Västarvets samverkansgrupp har fört en löpande dialog om den kommande upphandlingen av extern entreprenör för kaféverksamheten: 14 mars, 15 september, 17 oktober, 18 november 2016, samt 23 januari Medarbetarna på enheten Naturhistoriska museet har informerats vid flera tillfällen under En arbetsgrupp på museet har under hösten arbetat fram en risk- och konsekvensanalys inför en tänkt organisationsförändring där kaféet drivs av extern entreprenör. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Gunilla Eliasson Administrativ chef Bilaga Kravspecifikation, Kaféverksamheten i Naturhistoriska museet Malmska valen Kök & Kafé utkast. Besluten skickas till För kännedom: Valter Ceraolo, Koncerninköp valter.ceraolo@vgregion.se Sören Alfvegren, ARA Konsult AB info@arakonsult.se

78 Kravspecifikation Kaféverksamheten i Naturhistoriska museet Malmska valen Kök & Kafé 1 Inledning 1.1 Bakgrund Västarvet är en förvaltning inom Västra Götalandsregionen, där Naturhistoriska museet i Göteborg ingår som en av enheterna. Naturhistoriska museet är Göteborgs äldsta museum. Samlingarna omfattar ca 10 miljoner djur och den permanenta utställningen uppvisar ett brett urval av jordens fauna - från encelliga amöbor till den stolta afrikanska elefant som tronar i däggdjursalens mitt. Och världens enda monterade blåval som strandade utanför Göteborg för ungefär 150 år sedan - den Malmska valen. Unikt för museet är Olof Gyllings välbevarade dioramor som förblivit orörda sedan 20-talet. Museets permanenta utställning rymmer också ett antal förklaringsmodeller till olika naturvetenskapliga skeenden. Därtill arrangeras föredrag inom relevanta områden, med såväl interna som externa föreläsare. Naturhistoriska museet är ett viktigt och känt besöksmål i Göteborg med mer än besök varje år. Den primära målgrupperna är barnfamiljer, skolklasser, barn och unga vuxna. Västarvet förväntar sig en öppen och transparent relation med vald kaféentreprenör samt att denne med sin erfarenhet, yrkesskicklighet och kreativitet, aktivt deltar i utvecklingen av Naturhistoriska som besöksmål. 1.2 Naturhistoriska museets uppdrag Naturhistoriska museet har flera olika uppgifter. Vår bas är våra samlingar och utställningar om natur och djur från hela världen. Vi ska öka kunskapen och intresset för det här området och arbeta aktivt med kunskapsutbyte och upplevelser inom vårt expertområde. Vi ska också göra våra samlingar, vår fysiska miljö och våra aktiviteter tillgängliga för så många människor som möjligt. Mat är en viktig del av upplevelsen av ett besöksmål. Kaféet upplevs av besökarna som en del av Naturhistoriska museet och kaféet ska därför drivas på ett sätt som till innehåll och utseende speglar Västarvets och Västra Götalandsregionens ambitionsnivå vad gäller miljöoch kvalitetsmedvetenhet. Detta gäller allt från mat och dryck till inredning, porslin, bemötande och personalpolitik.

79 1.3 Allmänna förutsättningar Naturhistoriska museets ordinarie besökare är den viktigaste målgruppen. Men kaféet ska aktivt tillsammans med Västarvet arbeta för att nå nya målgrupper och därigenom stärka Naturhistoriska som besöksmål. Varumärket Naturhistoriska museet i Göteborg vilar på tre kärnvärden: ENGAGEMANG KUNSKAP RELEVANS I kaféet ska man hitta bra exempel på mat med en stark miljö- och kvalitetsmedvetenhet i allt från råvaror, tillagning och presentation. Naturhistoriska museet bidrar med ett intressant innehåll och ett programutbud med möjligheter att samverka. Exempel på detta kan vara att erbjuda paket till grupper med guidning och förtäring och andra event i samarbete. 1.4 Västra Götalandsregionens policydokument m m Regionens vision om Den Goda Måltiden Den goda måltiden består av hälsosam och god mat som producerats på ett miljömässigt skonsamt sätt, och där kravet på rättvis ersättning och bra arbetsvillkor längs livsmedelskedjan uppfylls. En positiv måltidsupplevelse är en viktig grund. Västarvets miljöledningssystem och plan för rättighetsbaserat arbetssätt gäller i alla tillämpliga delar även för kaféverksamheten, liksom riktlinjer för säkerhet och personsäkerhet och det systematiska brandskyddsarbetet på Naturhistoriska museet. Ytterligare policydokument kan komma att utarbetas och dessa förutses gälla inom uppdraget i tillämpliga delar. Om sådana tillkommande policydokument påverkar kostnadsbilden för kaféverksamheten är Västarvet berett att förhandla om kompensation för detta. 1.5 Omfattning och huvuduppgift Förväntningarna på den nya kaféverksamheten är höga, dels vad gäller omfattning och variation i utbudet, dels på en hög kvalitetsnivå. Kaféet ska: bidra med en hög kunskap om kvalitet inom sitt område både vad gäller dryck, bakverk eller mat, bemötande, estetik och marknadsföring, vara en inspirationskälla till hur man lagar god, vacker och hälsosam mat/bakverk, ha miljö och hållbarhet i fokus, vara tillgängligt och välkomnande för alla, vara en besöksanledning året runt, ha personal som ger ett gott bemötande och är insatt i verksamheten på Naturhistoriska museet, kan upprätthålla en hög servicenivå, även när det är många gäster, tydliggöra och stärka relationen mellan museet, butiken och kaféet.

80 2 Krav Besökaren ska uppleva samma höga kvalitet i kaféet som i museet. För att möjliggöra detta är det av yttersta vikt att ett konstruktivt samarbete som kännetecknas av proaktivitet från båda parter med fortlöpande nära kommunikation och full insyn i kaféverksamheten. 2.1 Öppettider Malmska valen Kök & Kafé skall vara öppet under museets öppettider, samt i förekommande fall för konferensservice i form av enklare måltider, smörgåsar, kaffebröd etc i samband med möten och konferenser såväl under som utanför ordinarie öppettider. Entreprenören kan i samråd med Västarvet komma överens om öppettider som avviker från museets öppettider. 2.2 Mat Malmska valen Kök & Kafé skall: tillhandahålla ett varierat utbud som vänder sig till alla besökskategorier, främst den primära målgruppen bestående av barnfamiljer. Vegetariska alternativ ska vara en självklarhet. använda råvaror av god kvalitet i form av ekologiska, närproducerade och rättvisemärkta produkter så långt det är möjligt. Västra Götalandsregionens miljöprogram ska tillämpas. Besökare ska göras medvetna om att sådana varor används. erbjuda egenproducerat bröd och bakverk i största möjliga mån 2.3 Estetiskt uttryck Miljön i kaféet ska förstärka det faktum att det är beläget i den natursköna Slottsskogen, Göteborgs stora park. En känsla av natur skall aldrig vara långt borta. Val av möbler och inredning, ute och inne, skall ske i samråd med Västarvet och avspegla en hög kvalitetsnivå. Detta gäller även markiser och andra solskydd. 2.4 Bemötande Malmska valen Kök & Kafé skall uppfattas av besökarna som en välkomnande del av Naturhistoriska museet. Personalen skall alltid hjälpa besökare tillrätta genom att svara på frågor. Besökare skall ha fri tillgång till toaletter och vatten. Kaféet skall vara tillgänglighetsanpassat enligt Västra Götalandsregionens riktlinjer.

81 3 Marknadsföring Med gemensamma aktiviteter ska kaféet och Västarvet/Naturhistoriska museet stärka museet som besöksmål och öka antalet besökare, till både museet och kaféet. Malmska valen Kök & Kafé skall tillhandahålla professionell skyltning för sin verksamhet i museet och utanför i samråd med Västarvet, som en del av Västarvets verksamhet lyftas i relevanta kommunikationskanaler som Västarvet har, samråda med Västarvet kring information och bildmaterial där verksamheten i Malmska valen Kök & Kafé marknadsförs. Varumärket/namnet Malmska valen Kök & Kafé ska användas för kaféverksamheten under hela avtalstiden. Malmska valen Kök & Kafé får inte användas som benämning för annan verksamhet som hyresgästen bedriver, utan endast för verksamheten i Naturhistoriska museet i Göteborg.

82 Ärende 7

83 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Paula Sunnevång Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Arkivbeskrivning för Västarvet Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Fastställa upprättad arkivbeskrivning för Västarvet. Sammanfattning av ärendet Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Västra Götalandsregionen har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen uppfyller även kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen ersätter tidigare arkivbeskrivning daterad Regionarkivet har godkänt arkivbeskrivningen Styrelsen har fastställt arkivbeskrivningen Arkivbeskrivningen ska vid behov revideras, exempelvis vid organisationsförändringar. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Bilaga Arkivbeskrivning för Västarvet Klassificeringsstruktur för Västarvet Besluten skickas till Regionarkivet för kännedom, arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Intranätet Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

84 1 (9) Arkivbeskrivning Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Paula Sunnevång Telefon: E-post: Arkivbeskrivning för Västarvet Godkänd av Regionarkivet Fastställd av Styrelsen Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post:

85 Arkivbeskrivning, (9) Innehållsförteckning Inledning Myndighetens namn Myndighetens tillkomst Myndighetens organisation, verksamhet och historik Organisation och verksamhet Historik Bestämmelser för myndighetens verksamhet Sambandet mellan myndigheternas arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag Planering och styrning av arkivbildningen Sökingångar till arkivet och myndighetens handlingsbestånd Bevarande och gallring Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar Uppgifter som Västarvet regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Arkiv som Västarvet förvarar Arkiv som överlämnas till arkivmyndighet eller till annan myndighet Arkivverksamhetens organisation och ansvar Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Bilagor... 9

86 Arkivbeskrivning, (9) Arkivbeskrivning för Västarvet Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Västra Götalandsregionen har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen uppfyller även kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen ersätter tidigare arkivbeskrivning daterad Regionarkivet har godkänt arkivbeskrivningen Styrelsen har fastställt arkivbeskrivningen Arkivbeskrivningen ska vid behov revideras, exempelvis vid organisationsförändringar. 1. Myndighetens namn Västarvet. 2. Myndighetens tillkomst Natur- och kulturarvsförvaltningen, NOK, i Västra Götaland bildades den 1 januari Natur- och kulturarvsförvaltningen, NOK, ändrade namn till Västarvet den 1 januari Myndighetens organisation, verksamhet och historik 3.1 Organisation och verksamhet Västarvet är Västra Götalandsregionens natur- och kulturarvsförvaltning. Västarvets uppgift är att tillgängliggöra, levandegöra och förvalta natur- och kulturarvet i regionen. Uppgiften innebär att tillsammans med samhällets övriga aktörer definiera, genomföra och utveckla arbetet utifrån ett brukarperspektiv och på ett långsiktigt hållbart sätt. Västarvet bedriver verksamheten på Göteborgs Naturhistoriska museum, Lödöse museum, Vänersborgs museum och Kulturlagret, Vitlycke museum, Slöjd & Byggnadsvård, Slöjd i Väst, Studio Västsvensk Konservering och Forsviks Bruk. Utöver den publika verksamheten på besöksmålen, bedriver Västarvet regional verksamhet inom arkeologi, byggnadsvård, natur- och kulturmiljö, slöjd, konservering, utvecklings- och processtöd samt pedagogik och utställningar. Förvaltningsorganisationen i sin helhet framgår av figuren nedan.

87 Arkivbeskrivning, (9) 3.2 Historik Regionen bildades 1 januari 1999 av Landstinget i Skaraborg, Landstinget i Älvsborg, Bohuslandstinget samt delar av verksamheten i Göteborgs Stad bestående av hälso- och sjukvården, folkhögskola och kultur. Som natur- och kulturarvsinstitutioner inom regionen räknades Göteborgs Naturhistoriska museum, Botaniska trädgården, Stiftelsen Västsvensk konservatorsateljé, Hemslöjd Västra Götaland och de tre länsmuseistiftelserna Västergötland i Skara, Älvsborg i Vänersborg och Bohuslän i Uddevalla. Behovet av en regional natur- och kulturarvsförvaltning med syfte att stärka och utveckla regionens naturoch kulturarvsverksamhet resulterade i att Natur- och kulturarvsförvaltningen (NOK) bildades 1 januari byter Natur- och kulturarvsförvaltningen namn till Västarvet. De ingående verksamheterna 2003 var: Göteborgs Naturhistoriska Museum, GNM Hemslöjd Västra Götaland, HVG Studio Västsvensk Konservering, SVK 2004 anslöts: Regionmuseum Västra Götaland, RMVG Forsviks Industriminne, FIM 2005 anslöts: Stiftelsen Västergötlands museum, VGM Vitlycke museum, VM 2006 anslöts: Stiftelsen Bohusläns museum, BM Från 2006 fanns följande natur- och kulturarvsverksamheter samlade inom Västarvet: Stiftelsen Bohusläns museum, BM Forsviks Bruk, FIM

88 Arkivbeskrivning, (9) Göteborgs naturhistoriska museum, GNM Hemslöjd Västra Götaland, HVG Regionmuseum Västra Götaland, RMVG, som utgjordes av: Lödöse museum, LM Vänersborgs museum, VM Medicinhistoriska museet Vänersborg Kulturlagret Vänersborg, KL Byggnadsvård Nääs, BVN Studio Västsvensk Konservering, SVK Vitlycke museum, VIM Stiftelsen Västergötlands museum, VGM Medicinhistoriska museet upphörde 2008 enligt beslut från Västarvets styrelse Samlingar, arkiv och böcker fördes över till Regionmuseum Västra Götaland och Kulturlagret. Avtal om driftentreprenad från 1 januari 2010 med stiftelserna för Bohusläns museum och Västergötlands museum. Enligt avtalet uppdrar respektive stiftelse åt Västarvet som regionens utförarenhet att med i huvudsak avdelad personal, inklusive museichef, bedriva verksamheten vid Bohusläns museum respektive Västergötlands museum. Verksamheten ska bedrivas i enlighet med den träffade överenskommelsen mellan parterna efter förhandling som utgår från den ekonomiska ramen för respektive stiftelses verksamhet och respektive stiftelses kvalitetskrav fastslår styrelsen för Västarvet en ny organisation. Regionmuseum Västra Götaland, RMVG, upphör som namn och ersätts av Västarvet som överordnat organisationsbegrepp. Hemslöjd Västra Götaland byter namn till Slöjd i Väst och Byggnadsvård Nääs blir Slöjd & Byggnadsvård. 1 juli 2014 återgår driften av Västergötlands museum till Stiftelsen Västergötlands museum, VGM. 1 januari 2016 återgår driften av Bohusläns museum till Stiftelsen Bohusläns museum, BM. 4. Bestämmelser för myndighetens verksamhet Utöver regiongemensamma och förvaltningsspecifika styrdokument i form av - policys, strategier, program, planer och budget - styrs Västarvets arkivbildning och arkivvård i första hand av Arkivlagen (1990:782), Arkivförordningen (1991:446) och i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. Av dessa framgår att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov av information. Utöver Arkivlagen, Arkivförordningen och Arkivreglementet finns ett flertal lagstiftningar med bestämmelser som rör Västarvets arkivbildning och arkivvård. I första hand kan nämnas: Tryckfrihetsförordningen, 2 kap (1949:105) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Personuppgiftslag (1998:204) Lag om offentlig upphandling (2007:1091) Förvaltningslag (1986:223)

89 Arkivbeskrivning, (9) Kommunallag (1991:900) Diskrimineringslag (2008:567) Övriga bestämmelserna för Västarvets verksamhet hittas i: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lagen om offentlig anställning (1994:260) Arbetsmiljölagen, SFS 1977:1160 Bibliotekslagen (1996:1596) Diskrimineringslagen (2008:567) Kulturminneslagen (1988:950) Plan- och bygglagen (2010:900) Lagen om upphovsrätt (1960:729) 5. Sambandet mellan myndigheternas arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag Se bilaga 1 Klassificeringsstruktur för Västarvet. Västarvets klassificeringsstruktur är godkänd av Regionarkivet och beslutad av Västarvet styrelse att tillämpas i verksamheten från den 1 januari Planering och styrning av arkivbildningen Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun har fattat beslut om generella dokumenthanteringsplaner som gäller för nämnder, förvaltningar och bolag inom regionen. Dokumenthanteringsplaner som är tillämpliga för Västarvets del är: Generell dokumenthanteringsplan för handlingar tillkomna i lednings- och stödprocesser För handlingar tillkomna i kärnprocesserna tillämpas Dokumenthanteringsplan för Västarvet Ovanstående dokumenthanteringsplaner är endast tillämpliga på dokument tillkomna senast Arbete pågår med att ta fram en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan. Enligt regionarkivets riktlinjer till arkivreglemente ska Västarvet senast vid utgången av 2017 ha en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan. 7. Sökingångar till arkivet och myndighetens handlingsbestånd För att få en överblick över myndighetens handlingsbestånd hänvisas utöver denna arkivbeskrivning, till Klassificeringsstruktur för Västarvet (Se bilaga) och de dokumenthanteringsplaner som nämns i avsnitt 6. Diariet, 1, fungerar som sökväg till Västarvets allmänna handlingar. Bland de viktigare IT-systemen som omfattar allmänna handlingar hör följande: Public diarie- och ärendehanteringssystemet som utgör ett sökmedel efter diarieförda handlingar från och med Raindance Västra götalandsregionens ekonomisystem för leverantörs- och kundfakturor

90 Arkivbeskrivning, (9) Cognos uppföljnings- och analysverktyg för ekonomi-, personal- och verksamhetsdata. Outlook e-posthantering. Västarvet har även flera digitala informationskanaler webbplatser (bl. a sociala medier (bl. a. Facebook, Twitter och Youtube) där allmänna handlingar publiceras. Också Västarvets protokoll och föredragningslistor, tillgängliga på vgregion.se/politik/protokoll och handlingar/styrelsen för Västarvet, kan användas vid sökning av Västarvets allmänna handlingar. 8. Bevarande och gallring Inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten för gallring av allmänna handlingar delegerad till Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun (Arkivnämnden). Arkivnämnden har beslutat om ett antal generella dokumenthanteringsplaner vilka anger om och i så fall när allmänna handlingar får gallras (se avsnitt 6). Utöver dokumenthanteringsplanerna har Arkivnämnden fattat följande gallringbeslut som berör Västarvet: För handlingar inkomna/upprättade före : Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ( ) Gallring av patientjournaler efter skanning alternativt mikrofilmning ( ) Beslut om gallring av leverantörsfakturor efter skanning ( ) Tilläggsbeslut rörande gallring av handlingstyper som saknas i Västra Götalandsregionens gemensamma dokumenthanteringsplaner ( ) För handlingar inkomna/upprättade från och med : Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ( ) Gallring av pappershandlingar efter skanning ( ) Generellt gallringsbeslut för e-postlogar i Outlook i Microsoft Exchange ( ) Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation ( ) 9. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Vissa av Västarvets handlingar omfattas av sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Särskilt kan nämnas: 19 kap om sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse, 3 Upphandling m.m. 31 kap om sekretess till skydd för enskild i annan verksamhet med anknytning till näringslivet, 16 Enskildas affärsförbindelser med myndigheter, m.m., Affärsförbindelse med myndighet. 39 kap om sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet, 1-2

91 Arkivbeskrivning, (9) 10. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar Västarvets diarieförda allmänna handlingar finns sökbara för allmänheten via regionens dynamiska diarium, Hitta i diariet, Uppgifter som Västarvet regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Regelbunden inhämtning eller inlämning av uppgifter från/till andra myndigheter förekommer inte. 12. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Försäljning av personuppgifter förekommer inte. 13. Arkiv som Västarvet förvarar Västarvet förvarar i första hand sitt eget arkiv som tillkommit sedan förvaltningen bildades den 1 januari Arkivet finns utspritt på följande enheter: Forsviks Bruk, Forsvik Lödöse museum, Lödöse Slöjd & Byggnadsvård, Nääs Slöjd i Väst, Borås och Skövde Göteborgs Naturhistoriska museum, Göteborg Studio Västsvensk konservering, Göteborg Vitlycke museum, Tanumshede Stiftelsen Bohusläns museum, Uddevalla Vänersborgs museum & Kulturlagret, Vänersborg Västarvet, Vänersborg Västarvet hyr även arkivlokaler på Regionarkivet, Vänersborg. Västarvet förvarar även arkivbestånd från sina föregångare: Naturhistoriska museet/göteborgs kommun. Museinämnden ( ) Göteborgs Naturhistoriska Museum ( ) Vänersborgs museum ( ) Kulturminnesrådet för Älvsborgs län ( ) Norra Älvsborgs museiförening ( ) Älvsborgs Läns Museiförening ( ) Älvsborgs Läns Museum ( ) Regionmuseum Västra Götaland, RMVG ( ) Forsviks Industriminnen ( ) Stiftelsen Västsvensk Konservatorsateljé, SVK ( )

92 Arkivbeskrivning, (9) 14. Arkiv som överlämnas till arkivmyndighet eller till annan myndighet Västarvet har inte överlämnat arkivhandlingar till Regionarkivet, då merparten av handlingarna i hög grad fortfarande används regelbundet. De allmänna handlingar som producerats under till på Västergötlands museum, då Västarvet bedrev driften på Västergötlands museum, har överlämnas till Stiftelsen Västergötlands museum (se Regionfullmäktigebeslut beslut 136, ). Västarvet inväntar beslut från Bohusläns museum om ett överlämnande av handlingar enligt ovan ska ske. 15. Arkivverksamhetens organisation och ansvar Arkivansvarig för Västarvet är Gunilla Eliasson, administrativ chef. Arkivredogörare för Västarvet är Katarina Jannesson, chefssekreterare och Paula Sunnevång, arkivarie. Arkivredogörare ansvarar för att lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, i enlighet med offentlighetsprincipen. 16. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Arkivredogörare Katarina Jannesson, chefssekreterare, och Paula Sunnevång, arkivarie. 17. Bilagor Bilaga 1 Klassificeringsstruktur för Västarvet

93 Klassificeringsstruktur för Västarvet 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: VA VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings- eller enhets nivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris- och Likabehandlings-planer), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

94 Klassificeringsstruktur för Västarvet 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: VA VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBLprotokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personal-utbildningar. Klinisk utbildning hanteras under 5.1. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende. PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Ekonomisk uppförljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran

95 Klassificeringsstruktur för Västarvet 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: VA P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten).

96 Klassificeringsstruktur för Västarvet 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: VA P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT-system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm Investeringar hanteras under Hantera löpande ekonomiredovisning P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt. VO 3 Främja regionalt natur och kulturarv P 3.1 Ta fram utvecklingsplaner för natur- och kulturarvet 3.2 Verka som remissinstans i natur- och kulturarvsfrågor Processen omfattar att utifrån direktiven utreda, ta fram och besluta långsiktiga utvecklingsplaner för de verksamheter som ingår i Västarvets uppdrag kring natur- och kulturarvet. Exempel på handlingar: Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Förvaltarplan, Regler för besök i samlingarna, Manual för bildhantering, Riktlinjer för insamling/gallring/insamlingspolicy, Utlåningspolicy/Lånerutiner, Medieplan, Handlingsplaner, Utredningar, Långsiktiga utvecklingsplaner, Enkäter, Utvärderingar, Profileringsplattform, Kommunikationsplaner Processen omfattar Västarvets uppdrag att till kommunerna verka som remissinstans. Från T.ex. Samrådshandlingar från kommunerna om bygglov att remiss inkommer, utredning och svar. Exempel på handlingar: Remiss, Remissvar

97 Klassificeringsstruktur för Västarvet 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: VA P 3.3 Vara rådgivande och stödjande i natur- och kulturarvsfrågor Processen omfattar rådgivning och stöd till kommuner och till civilsamhället i VGR inom natur- och kulturarvsfrågor. Främst verksamheterna slöjd, utveckling och processstöd. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Svar på förfrågningar, Dokumentation av rådgivning, Synpunkter, Tjänsteanteckningar, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Utredningar P 3.4 Vara remissinstans vid bidragsärenden Processen omfattar att från Länsstyrelsen ta emot remiss rörande bidragsärenden, utreda och besvara densamma. Exempel på handlingar: Remiss, Remissvar P 3.5 Genomföra utbildningar och kurser Processen omfattar att anordna utbildningar och kurser i egen regi eller med samarrangör inom natur- och kulturarvssektorn. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Svar på förfrågningar, Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Planeringsunderlag, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Program, Kursinbjudningar, Anmälningar, Deltagarlistor, Presentationsmaterial, Egenproducerat utbildningsmaterial, Kursintyg, Utvärderingar VO 4. Hantera samlingar P 4.1 Förvärva samlingar Processen omfattar att samla in föremål och arkiv. Biblioteksverksamheten redovisas i P Exempel på handlingar: Avtal/Överenskommelse/Kontrakt, Gåvohandling, Inköpshandling P 4.2 Dokumentera och vårda samlingar Processen omfattar att att dokumentera och vårda föremål och arkiv. Att inventera, ordna, Biblioteksverksamheten redovisas i P förteckna och registrera. Tillstånd i form av t.ex. fyndfördelningstillstånd (ansökan o beslut). Exempel på handlingar: Tillstånd, Polisrapporter om döda djur "Kronans vilt, Hällristningsdokumentation, Slöjddokumentation, Dokumentationsunderlag, Hällristningsdokumentation i form av Text, Bild, Fältdagböcker, Skadedokumentation, Foton, Anteckningar med recept och metoder, Anhållan om gallring Kalkeleringar/Frottage. ur samling, Register, Accessionskataloger, Förteckningar, Inventeringslistor, Vägledningar Slöjddokumentation i form av Mönster, Arbetsbeskrivningar, Ritningar, Modeller, Foton (endast arkivbilder), Film. Dokumentationsunderlag i form av Fältdagböcker, Fältkartor m. anteckningar, Uppteckningar, Observationer, Förteckningar, Intervjuer, Intervjuutskrifter, Bandprotokoll, Situationsbeskrivningar, Manus. P 4.3 Administrera in- och utlån ur samlingarna Processen omfattar att administrera in- och utlån av föremål och arkiv. Exempel på handlingar: Lånehandlingar P 4.4 Digitalisera samlingarna Processen omfattar att skapa tillgång till samlingarna genom att digitalisera föremål och arkiv. Från urval till publicering. Lånehandlingar i form av Lånekvitton/Inlån o utlån av samlingar, Depositionsinstrument. Biblioteksverksamheten redovisas i P Biblioteksverksamheten redovisas i P Exempel på handlingar: Databaser, Avtal, Handledningar, Riktlinjer, Checklistor VO 5. Tillgängliggöra natur- och kulturavet P 5.1 Producera utställningar, programverksamhet och Processen omfattar att planera och genomföra utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet pedagogisk verksamhet. Utställningsdokumentation i form av Skisser, Ritningar, Modeller, Manus och utställningstexter. Enbart primärmaterial till utställningen (ursprungligt material, som inte är tolkat eller bearbetat). Exempel på handlingar: Beställning, Ansökan om medel, Beslut om medel, Avtal/Överenskommelse/Kontrakt, Tillstånd, Bokning/Bokningsbekräftelse, Tillstånd i form av t.ex. publiceringstillstånd från BUS. Program/Programblad, Utställningsdokumentation, Rapporter, Handledningar, Läroplaner, Läromedel, Utvärderingar Program/Programblad i form av egenproducerade månadsprogram, skolprogram, etc. Läromedel i form av egenproducerat läromedel. VO 6. Hantera publik verksamhet P 6.1 Driva besöksmål Processen omfattar arbetet med att driva besöksmål. Exempel på handlingar: Bokningar, Tillstånd P 6.2 Driva caféverksamhet Processen omfattar arbetet med att driva caféverksamhet. Exempel på handlingar: Serveringstillstånd, Matsedlar, Menyer, Recept P 6.3 Driva museibutik Processen omfattar arbetet med att driva museibutik. Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet se PG 2.9 Gäller i det fall som Västarvet själva äger verksamheten dvs. inte om man t.ex. köper tjänsten av Eurest eller Amica. Exempel på handlingar: Inköpslistor, Inventering av varulager, Tillstånd VO 7. Bedriva uppdragsverksamhet P 7.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi Processen omfattar Västarvets uppdrag att bedriva uppdragsverksamhet inom arkeologi. Från att uppdraget inkommer, utredning och svar. Utredningar i form av: Undersökningar, Rapporter, Inventeringar, Projekteringar, Besiktningar, Förstudier, Analyser. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Förfrågningsunderlag, Svar på förfrågningar, Anbud/Offert, Undersökningsplan, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Beställning, Tillstånd, LFA, Utredningar, Intyg, Synpunkter, Tjänsteutlåtanden, Minnesanteckningar/PM, Tjänsteanteckningar, Dokumentation av beslut, Slutanmälan, Meddelande om slutförd undersökning, Redovisning, Utvärderingar P 7.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård Processen omfattar Västarvets uppdrag att bedriva uppdragsverksamhet inom byggnadsvård. Från att uppdraget inkommer, utredning och svar. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Förfrågningsunderlag, Svar på förfrågningar, Anbud/Offert, Undersökningsplan, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Beställning, Tillstånd, LFA, Utredningar, Intyg, Synpunkter, Tjänsteutlåtanden, Minnesanteckningar/PM, Tjänsteanteckningar, Dokumentation av beslut, Redovisning, Utvärderingar P 7.3 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering Processen omfattar Västarvets uppdrag att bedriva uppdragsverksamhet inom konservering. Från att uppdraget inkommer, utredning och svar. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Förfrågningsunderlag, Svar på förfrågningar, Anbud/Offert, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Beställning, Mottagningskvitto, Tillstånd, LFA, Utredningar, Synpunkter, Tjänsteutlåtanden, Minnesanteckningar/PM, Tjänsteanteckningar, Dokumentation av beslut, Redovisning, Utvärderingar LFA omfattar Projektorganisation, Planläggning (projektplaner, förstudier, timplaner och projektbudget). Utvärdering - del- och slutrapport (projekt). Utredningar i form av: Undersökningar, Rapporter, Inventeringar, Projekteringar, Vård- o underhållsplaner, Besiktningar, Förstudier, Kulturmiljövårdsprogram. LFA omfattar Projektorganisation, Planläggning (projektplaner, förstudier, timplaner och projektbudget). Utvärdering - del- och slutrapport (projekt). Utredningar i form av: Undersökningar, Rapporter, Inventeringar, Vård- o underhållsplaner, Förstudier, Analyser, Åtgärdsförslag, Åtgärdsprogram. LFA omfattar Projektorganisation, Planläggning (projektplaner, förstudier, timplaner och projektbudget). Utvärdering - del- och slutrapport (projekt). P 7.4 Utföra uppdragsverksamhet inom natur- och kulturmiljö Processen omfattar Västarvets uppdrag att bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturmiljö. Från att uppdraget inkommer, utredning och svar, samt att hantera frågor rörande artbestämning, inventering av artbestånd och genomförande av provtagningar. Exempel på handlingar: Förfrågningar, Uppdraghandling/Uppdragsbeskrivning/Direktiv, Förfrågningsunderlag, Svar på förfrågningar, Anbud/Offert, Avtal/Överenskommelser/Kontrakt, Beställning, Tillstånd, LFA, Utredningar, Synpunkter, Tjänsteutlåtanden, Minnesanteckningar/PM, Tjänsteanteckningar, Dokumentation av beslut, Slutanmälan, Meddelande om slutförd undersökning, Redovisning, Utvärderingar Utredningar i form av: Undersökningar, Rapporter, Inventeringar, Projekteringar, Besiktningar, Förstudier, Analyser, Katastrofplaner, Miljökonsekvensbeskrivningar. LFA omfattar Projektorganisation, Planläggning (projektplaner, förstudier, timplaner och projektbudget). Utvärdering - del- och slutrapport (projekt).

98 Ärende 8

99 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Marianne Dahlquist Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Rapport om Plan för intern kontroll Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Godkänna avlämnad rapport. Sammanfattning av ärendet Västarvets styrelse har fastställt Plan för intern kontroll för Planen innehåller ett antal kontrollmoment som ska utföras och rapporteras. Förvaltningschefen rapporterar om utförda kontroller, mellan oktober till december, i enlighet med planen. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

100 Ärende 9

101 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Marianne Dahlquist Telefon: E-post: Till Styrelsen för Västarvet Utvecklingsplan 2017 för LAB190 Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar 1. Anta utvecklingsplan 2017 för LAB190. Sammanfattning av ärendet LAB190 är en långsiktig samverkansplattform för att skapa ett modellområde för hållbar utveckling. Parter i LAB190 är Göteborg/SDF Angered, Lerums kommun, Alingsås kommun, Essunga kommun, Göteborgsregionens kommunalförbund, Skaraborgs kommunalförbund, Västarvet/VGR, Business Region Göteborg och Länsstyrelsen. Arbetet leds av en styrgrupp med förtroendevalda representanter från de berörda kommunerna och Västarvet. Västarvet representeras i styrgruppen av styrelsens ordförande. Ett förslag till interkommunal utvecklingsplan 2017 har behandlats av styrgruppen som rekommenderar huvudmännen att anta upprättat förslag. Västarvet Marianne Dahlquist Förvaltningschef Bilaga Protokoll från styrgrupp LAB Förslag Interkommunal utvecklingsplan LAB Beslutet skickas till Parterna i samverkansplattformen, för kännedom Postadress: Vänerparken Vänersborg Besöksadress: Vänerparken 13 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

102 Styrgrupp LAB november Nossebro Närvarande: Perallan Orrbeck, Daniel Andersson, Anna Ericson, Novak Vasic (ersättare för Lena Klevenås) Lill Jansson förhinder, GR vakant Föredragande: Anders Nilsson, Björn Ohlén 1. Presentation av ledamöter Novak Vasic ersätter Lena Klevenås vid detta möte. Ledamöterna presenterar sig. Anders och Björn gör en kort introduktion till LAB Val av justerare och godkännande av föredragningslistan Anna E valdes till justerare. Föredragningslistan godkändes. 3. Föregående möte och uppföljningspunkter Björn går igenom uppföljningspunkter från föregående möte. Projekt Gröna näringar skjuts fram till 2017 Projekt ekosystemtjänster skjuts fram till Rapport 2016 Anders går igenom rapporten av aktiviteterna Björn ombeds skicka lista på lokala utvecklingsgrupper till styrgruppen. Anna väcker tanken på att Strömma skulle kunna vara intressant samverkanspart om HS blir projektägare. Styrgruppen konstaterar att det finns ett brett kontaktnät och många aktiviteter inom LAB190. Redovisningen av aktiviteterna noteras. 5. Kommunikationsplan Björn går igenom förslaget till kommunikationsplan. Styrgruppen beslutar att fastställa reviderat förslag till kommunikationsplan. 6. Interkommunal utvecklingsplan 2017 Anders och Björn redogör för de föreslagna insatserna Samordningsgruppen gör justeringar 29 november och skickar sedan ut en slutlig version till styrgruppen. Styrgruppen rekommenderar huvudmännen att anta upprättat förslag till utvecklingsplan. 7. Koppling mellan LAB190 och parternas övriga strategiska insatser Styrgruppen förankrar handlingsplan 2017 i sina respektive organisationer och kopplar i detta sammanhang till andra 8. Nästa möte 30 maj på Bergums Fritidslantgård Göteborg. Anders bokar lokal och lunch.

103 9. Övriga frågor För att inte få vakanser från på styrgruppsmötena vore det önskvärt att parterna utser ersättare om ordinarie ledamot är förhindrad att delta. Justeras: Anna Ericson Perallan Orrbeck

104 LAB190 Vi kopplar samman stad och land LAB190 är en samverkansplattform för att skapa ett modellområde för hållbar utveckling. Vi fokuserar på gröna näringar, hållbar besöksnäring och infrastruktur för att binda ihop landskapet mellan Hjällbo och Nossebro. Interkommunal utvecklingsplan LAB