Klimat-DÅM Viktiga papper

Transkript

1 Klimat-DÅM 2015 Viktiga papper

2 Innehållsförteckning Välkommen på DÅM 2015!... 3 Förklaring av viktiga ord... 7 Förslag till mötesordning... 9 Verksamhetsberättelse 2014/ Resultatrapport Balansrapport Revisionsberättelse PM från revisorerna Motioner Verksamhetsplan för Fältbiologerna Stockholm-Uppland-Gotland Budget Stadgar för Fältbiologerna Stockholm Uppland - Gotland

3 Välkommen på DÅM 2015! Vi är jätteglada att du vill komma på Fältbiologerna Stockholm - Uppland - Gotlands DistriktsÅrsMöte i Södertälje. Där kommer det bli exkursioner, god mat, föreläsningar, lite formalia och en DÅM-show att minnas! Men innan vi ses i Södertälje kommer här lite praktisk info och mötesdokument som det kan vara bra att ha koll på. Var händer det? Årets DÅM äger rum i IOGT-NTO:s vackra lokal i Södertälje, på Övre Torekällgatan 29. Så här fint är det i årets DÅM-lokal 3

4 När händer det? Fredag 16/10 DÅM-helgen börjar på fredagkvällen med vegansk middag och skönt häng med fältbiologer från hela distriktet. Vi lär känna varandra, dricker te och går igenom helgen. Lördag 17/10 På lördagen kommer själva mötet igång på allvar! Vi kommer gå igenom verksamhetsåret som har varit och det som har hänt då. Sen blickar vi framåt, väljer ny styrelse och beslutar om vad vi ska göra under verksamhetsåret Dessutom får vi höra om Sjundavargarna och en föreläsning om klimattoppmöten. Kvällen avslutas sedan med den beryktade DÅM-showen Söndag 18/10 På söndagen har vi exkursion för att sedan ha städfest! Sen beger vi oss hemåt och börjar ladda inför DÅM Hur kommer en dit? För att komma till vår lokal från T-centralen tar du pendeltåg 36 mot Södertälje C och kliver av vid Södertälje Centrum. Därifrån är det ungefär 10 minuters promenad till själva lokalen, som ligger på Övre Torekällgatan 29. Om du vill möta upp med oss andra och gå till lokalen tillsammans kan du ta tåget som går kl 16:31 från Stockholms Central och kommer fram till Södertälje C kl 17:18, så samlas vi vid pendeltågsstationen kl 17:30. Preliminärt schema Fredag: Samling på Södertäljes pendeltågsstation Middag Kvällsmys, tedrickande och lära känna varandra 4

5 Lördag: Frukost Mötet öppnas Lunch Sjundavargarna Möte Middag Klimatföreläsning DÅM show Söndag: 9.00 Frukost Exkursion Städa och packa DÅM-showen Varje distriktsårsmöte innehåller också en spektakulär DÅM-show. Den äger rum lördag kväll och då är alla välkomna att bidra med precis vad som helst som är roligt, spännande, läskigt, intressant eller bara konstigt. Ju fler bidrag desto roligare - tveka inte att visa upp något! Antingen så börjar du planera redan nu eller gör något spontant där och då. Packlista Bra att ha med sig (om du saknar exempelvis sovsäck eller liggunderlag, kontakta någon av oss i styrelsen så försöker vi ordna det): Sovsäck eller reselakan Liggunderlag (det finns inga sängar i lokalen) Anteckningsblock och penna Biljetter eller kvitton till reseersättning Kul att ha med sig: Kamera DÅM-showrekvisita 5

6 Kontakt Har du fler frågor är det bara att höra av dig men det kan också vara bra att ha med sig nummer till oss om du skulle komma bort någonstans på vägen. Klara Mårtens Rodriguez: Sture Mittermaier: Haris Hussain: Olivia Teghararian: Måns Zamore: Alva Markelius: Om du har frågor innan DÅM kan du även mejla någon i styrelsen, exempelvis Måns eller Alva som är extra ansvariga för DÅM: mans.zamore@faltbiologerna.se eller alva.markelius@faltbiologerna.se 6

7 Förklaring av viktiga ord Verksamhetsberättelse Bokslut Verksamhetsplan Budget Revisionsberättelse Stadgar En berättelse om vad distriktet gjort under förra verksamhetsåret. En ekonomisk berättelse om vad distriktet lagt pengar på och fått pengar från förra verksamhetsåret. Styrelsens förslag på vad distriktet ska göra nästa verksamhetsår. Styrelsens förslag på vad distriktet ska lägga pengar på nästa verksamhetsår. Distriktet har tre revisorer som granskar styrelsen under året och ser till att de följer stadgar och beslut som tagits på DistriktsÅrsMötet. De avlämnar vid varje årsmöte en revisionsberättelse där de kommenterar styrelsens arbete. De rekommenderar också årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Detta kommer att förklaras mer under årsmötet. De regler som styr hur distriktet ska fungera på olika sätt. 7

8 Dagordning 1. Mötets öppnade 2. Val av mötesordförande, mötessekreterare, mötesjusterare och rösträknare 3. Fråga om mötets stadgeenliga utlysande 4. Fastställande av röstlängd 5. Godkännande av dagordningen 6. Godkännande av mötesordning 7. Redogörelse för verksamhetsberättelse och bokslut 8. Revisorsberättelse 9. Fråga om ansvarsfrihet för föregående års förvaltning 10. Behandling av propositioner 11. Behandling av motioner 12. Val av ordförande 13. Val av styrelsens övriga poster 14. Val av revisorer 15. Val av valberedning 16. Övriga frågor 17. Mötets avslutande 8

9 Förslag till mötesordning Det är viktigt att alla som kommer på årsmötet är överens om hur diskussionerna ska föras och hur besluten ska fattas. Detta är ett förslag till mötesordning, alltså ett förslag på hur mötet går till och vilka regler som ska gälla. Vi kommer att gå igenom allt som kan verka krångligt på mötet och det är enklare än det kan verka. Dock är det bra att ha läst igenom detta innan för att ha ett hum om vad det handlar om. Beslut Beslut fattas genom acklamation så länge ingen begär votering. Alla som är med på mötet får delta i beslutet. Acklamationsbeslut fattas genom att mötesordföranden lägger fram förslagen till beslut. Man ropar då ja till det beslut man är för. Man ropar aldrig nej. Om man är mot förslaget säger man ja då mötesordföranden uttalar orden någon däremot?. Mötesordföranden talar sedan om ifall hen tolkar årsmötet så att förslaget bifalls (majoriteten för) eller avslås (majoriteten mot). Tycker man att ordföranden tolkar årsmötets vilja fel kan man begära votering. Då räcker man upp handen för det beslut man stödjer. Talarordning Talarordningen är en lista över alla som vill säga något om den fråga man pratar om på årsmötet. När man vill säga något räcker man upp handen och håller den uppe tills man är viss om att mötesordföranden eller sekreteraren sett en. Då skriver hen upp en på en talarlista så att folk får tala i tur och ordning. Övriga frågor Årsmötet kan inte fatta bindande beslut i ärenden som tas upp under punkten övriga frågor. Detta är ett kuppskydd, då ingen skall utan förvarning kunna driva igenom ett beslut i en viktig fråga. Övriga frågor ska lämnas in till mötesordföranden eller mötessekreteraren före en viss tid som bestäms när årsmötet startar. Handtecken Nedan förklaras de olika tecken som gäller på mötet för att visa vad man vill. 9

10 Hattifnattande Ett mycket användbart tecken som är en tyst applåd. Man viftar med båda händerna för att visa uppskattning över något som sägs eller sker. Bra för den som pratar som slipper känna sig ensam om sin åsikt och bra för mötesordföranden som lättare kan märka vad mötet vill och när det är dags att gå till beslut i en fråga. Ordningsfråga En ordningsfråga är en fråga som berör mötesordningen. Ex kan vi öppna fönstret eller jag förstår inte vad vi beslutar om. Ordningsfrågor bryter talarordningen, man kan alltså ställa den när som helst men givetvis helst utan att avbryta någon. För att ställa en ordningsfråga formar man armarna i ett O över huvudet. Sakupplysning Om en talare använder direkta sakfel i sin argumentation eller om det har ställts en fråga som ingen vet svaret på och du kan tillföra debatten en upplysning om detta kan du begära sakupplysning. Och om någon använder ett konstigt ord eller om du tycker att viktig information saknas för att man ska förstå debatten kan du begära sakfråga. Sakupplysning och sakfråga har samma tecken: sträck upp en knuten hand med lill- och långfinger uträtade, ungefär som på metal- konsert. Halshuggning Om man satt upp sig på talarlistan men inser att någon annan har hunnit säga det man själv skulle säga innan det blir ens egen tur kan man stryka sig från listan genom att hugga halsen av sig dvs. dra handen över halsen. Bra för att inte göra debatter onödigt långa. Replik Om man är direkt angripen i debatten har man rätt att ta replik. Repliker bryter talarordningen och måste vara mycket korta. Man begär replik genom att forma ett R på teckenspråk (vi visar på årsmötet). Streck i debatten Om någon på mötet tycker att en debatt börjar gå på tomgång kan han eller hon begära streck i debatten. Det gör man genom att dra ett streck snett över bröstkorgen. Mötesordföranden 10

11 frågar sedan mötet om mötet vill sätta streck i debatten. Vill man det får alla som vill chans att skriva upp sig på talarlistan med en gång, men då den talarlistan tar slut får ingen yttra sig mer utan då går man till beslut. Man får begära replik även om det är streck i debatten. Ute Om mötesordföranen tycker att debatten går för långsamt eller har blivit för utdragen kan hen säga ute vilket innebär att årsmötet fortsätter debattera frågan utomhus. 11

12 Verksamhetsberättelse för Fältbiologerna Stockholm Uppland - Gotland På verksamhetsårets sista dag kom beslutet att regeringen skyddar Ojnareskogen som Natura område! Distriktets medlemmar har under flera år arbetat för att området ska skyddas. INLEDNING Det här är verksamhetsberättelsen för distriktet Fältbiologerna Stockholm Uppland Gotland. Här kan du läsa om vad som har hänt i distriktet under verksamhetsåret. Distriktet har under verksamhetsåret bland annat anordnat två fjällvandringar, en resa till Fältstation Öland och påbörjat uppstarten av två nya klubbar i distriktet.

13 MEDLEMMAR & KLUBBAR Distriktet hade vid verksamhetsåret slut 605 medlemmar, varav 405 mellan 7-26 år. I distriktet ingår följande klubbar: Gotland, Lidingö, Kungsholmen, Stockholm City, Stockholm minifältisar, Södertälje och Uppsala. STYRELSEN Styrelsen är de som har hand om distriktet mellan årsmötena. Distriktet har ett verksamhetsår som går mellan första september och sista augusti, och DÅM (distriktsårsmötet) ligger oftast i oktober. Eftersom den nya styrelsen väljs på DÅM sitter alltid den tidigare styrelsen kvar efter verksamhetsårets slut, tills det har blivit ett nytt årsmöte. Därför har vi under verksamhetsåret haft två styrelser, dels den gamla som satt föregående år och den nya, som valdes på DÅM. Styrelse Ordförande Vice ordförande Kassör Vice kassör Sekreterare Ansvarig för anställda Ansvarig för kansli Ansvarig för aktiviteter Klubbkontakt till Tove Lexén Tove Ortman Matilda Bjurner Alva Markelius Anna-Katarina Jonsson Olga Günter [Olga Günter] till Anna-Katarina Jonsson [t.o.m *] Haris Hussain [fr.o.m ] Lucia Mårtens Olivia Teghararian Måns Zamore Alva Markelius Haris Hussain Sture Mittermaier Haris Hussain *Anna-Katarina Jonsson avgick officiellt från styrelsen

14 REVISORER En revisor har till uppgift att gå igenom protokoll och bokföring och se att allting har gått rätt till. Eftersom revisorn inte sitter med i styrelsen blir det en mer opartisk bedömning. Alla medlemmar har nämligen inte tid att titta igenom allt, och då gör revisorerna det jobbet åt dem. En lekmannarevisor är en person som inte har en utbildning som revisor, men som har bra koll på föreningen och på hur ekonomi fungerar. En godkänd revisor har en utbildning och arbetar på ett företag. Alla dessa kan också hjälpa styrelsen och ha löpande insikt i arbetet. Revisorer Lekmannarevisor verksamhet: Lekmannarevisor ekonomi: Godkänd revisor: till Olof Olterman Linn Andersson Håkan Ohlson, PWC till Olof Olterman Linn Andersson Håkan Ohlson, PWC STYRELSEMÖTEN Konstituerande styrelsemöte i Rocksta. Styrelsemedlemmarnas positioner bestämdes Kansliet. Styrelsen beslutade bland annat om att riva upp tidigare beslut och välja Haris Hussain till ordförande. Intervjuer för DISI-tjänsten diskuterades och styrelsen beslutade att leta efter fler personer till GråSUGgan redaktionen Jönköping. Beslut om att anställa Viggo Stahle och Rebecka Andersson som DISI Uppsala. På mötet diskuterades distriktets ekonomi, kommande aktiviteter och vad de anställda skulle arbeta med Kansliet. En ny budget antogs av styrelsen Kansliet. Styrelsen beslutade att göra en ny budget, för ytterligare nedskärningar. Två fjällvandringar planeras Kansliet. Styrelsen gick igenom en ny budget, läget för klubbårsmöten och beslutar att Anna-Katarina Jonsson officiellt avgått från styrelsen.

15 Rocksta. Styrelsen diskuterade möjligheten att starta upp en ny klubb i Stockholms län. Det beslutades också om att anta den nya budgeten. Styrelsen planerade också resan till Fältstation Öland och de två fjällvandringarna Kansliet. Styrelsen diskuterade möjligheten att ha faddrar till de olika klubbarna i distriktet. De beslutar att de anställda tar ett sommaruppehåll och anställs igen till hösten Kansliet. Styrelsen beslutade om att ansöka om om medlemsskap i Arbetsgivaralliansen Kansliet. På mötet planerades distriktsårsmötet och arbetsuppgifter fördelades. DISTRIKTSÅRSMÖTE Under verksamhetsåret hölls årsmötet den oktober 2014 på Barnens Ö. ANSTÄLLDA DISI står för distriktsinspiratör och skolinformatör, och är den titel som distriktets anställda har. Under verksamhetsåret har distriktet haft tre DISIs: Johan Berg, Rebecka Andersson och Viggo Stahle. Johan jobbade under hösten och från januari tog Rebecka och Viggo över. De har varit på fritidsgårdar och skolor i Stockholm (City, Söderort och Lidingö), Norrtälje, och Visby för att värva medlemmar och informera om Fältbiologerna. De anställda har också kunnat avlasta styrelsen och hjälpt till med utskick och bokföring. De har också haft infobord på mässor och hjälpt klubbar att fixa aktiviteter, bland annat en introkurs speciellt riktad till 13-18åringar. De anställda har under året jobbat mycket med klubbuppstart i Stockholmsområdet. EKONOMI Den ekonomiska situationen i distriktet har varit svår under verksamhetsåret. Den budget som antogs på DÅM 2014 har inte kunnat följas, eftersom intäkterna blev mycket lägre än planerat. Detta beror framför allt på att någon ansökan för landstingsbidrag för 2015 aldrig skickades in av förra styrelsen. Landstingsbidraget är distriktets största intäktskälla och brukar vara runt kronor. Som en följd av det uteblivna landstingsbidraget har stora nedskärningar behövts göras i budgeten.

16 Vad var det som hände? Styrelsen fick den 4 februari 2015 ett mejl från en handläggare på Kulturförvaltningen på Stockholms läns landsting. I mejlet framgick att Kulturförvaltningen inte har fått in någon ansökan om landstingsbidrag från distriktet för Ansökan skulle ha skickats in till landstinget i oktober 2014, senast ett par dagar efter vårt DÅM Ansvaret för detta låg på förra styrelsen. Styrelsen kollade med förra styrelsen och det visade sig stämma att ingen ansökan om bidrag hade skickats in. Missen kan sägas bero bland annat på missförstånd om vilken styrelse som skulle söka bidraget och väldigt hög arbetsbelastning hos kassörerna inför DÅM Konsekvenser På grund av det missade landstingsbidraget har nedskärningar gjorts i budgeten och andra möjligheter till bidrag har undersökts. Till en början verkade det som att rixstyrelsen inte heller tänker ge distriktet något bidrag, vilket vi har budgeterat för. Som tur är ändrade sig rixstyrelsen efter att ha fått höra om vår ekonomiska situation och en överenskommelse nås, där distriktet ska få totalt ca kr under verksamhetsåret. Cirka hälften av detta bidrag är öronmärkt för fjällvandringarna (ca kr) samt kostnaderna för när kontrabussen används på Fältstation Öland (ca kr). De nedskärningar som beslutades om finns beskrivna i budgeten och innebär bland annat att distriktet inte kunde ordna så många aktiviteter och ej heller erbjuda klubbstöd eller reseersättning till aktiviteter. Den nya budgeten för verksamhetsåret utformades i samråd med bland andra våra lekmannarevisorer och rixstyrelsen och klubbades igenom på ett styrelsemöte i Rockstastugan den 2 maj. Varför skära ner? Inför verksamhetsåret 2014/2015 var det budgeterat för totalt kr i utgifter, och det var räknat med intäkter på kr. Vi skulle alltså gå kr minus, men hade tillgångar på över kr, och då det inte är meningen att vi ska gå med vinst var det sagt att det är bra att så mycket som möjligt av pengarna går till aktivitet. När vi upptäcker situationen med de förlorade intäkterna inser vi att även om vårt sparade kapital möjliggör för oss att följa den ursprungliga budgeten är det viktigt att ha en del tillgångar just för situationer som denna. Vi kommer alltså fram till att det inte är klokt att följa den ursprungliga budgeten, och gör stora nedskärningar.

17 LOKALER Distriktet hyr sedan flera år en lokal i Solidaritetshuset på Tegelviksgatan 40 på östra delen av Södermalm i Stockholm. Lokalen fungerar som mötesplats för aktiviteter, plats där utrustning förvaras och även arbetsplats för anställda och styrelse. Distriktet hyr också sedan många år övervåningen på Rockstastugan ute på Järvafältet i Järfälla kommun. Där anordnas helgmöten och kurser och andra fältbiologaktiviteter. Stugan håller på att renoveras och under verksamhetsåret har vardagsrummets renovering fortsatt. Lister och eluttag har satts upp och gamla golvet i vardagsrummet och hallen har slipats.

18 VERKSAMHET Mestadelen av verksamheten i distriktet finns i klubbarna, medan distriktet är ansvarig för större läger och aktiviteter. Under verksamhetsåret har distriktet varit ansvarig för följande aktiviteter. DÅM oktober Distriktsårsmötet på Barnens ö, i Stockholms skärgård. Det valdes en ny styrelse och gav ansvarsfrihet åt den gamla. SKOL- OCH FRITIDSGÅRDSBESÖK våren De anställda åkte runt till skolor och fritidsgårdar och höll klimatworkshops och värvade medlemmar. ORGANISERINGSMÄSSAN februari Vi informerade om Fältbiologerna och värvade nya medlemmar. INTROKURS PÅ VÅFFELDAGEN mars En introkväll speciellt riktad till 13-18åringar arrangerades. Skogskamp, klimat och olika sätt att engagera sig diskuterades. UTFLYKT TILL SÖDRA HÄLLARNA mars För att få igång aktiviteten på Gotland arrangerades en utflykt till Södra Hällarna utanför Visby. VEGOFORUM mars Vi informerade om Fältbiologerna och värvade nya medlemmar. GRILLKVÄLL I ROCKSTA maj Distriktsstyrelsen bjöd in till grillkväll vid Rockstastugan FÄLTSTATION ÖLAND maj Distriktet ordnade en bussresa för medlemmar till Öland från Stockholm. På lägret träffades över 100 fältbiologer från hela Sverige.

19 FJÄLLVANDRINGAR augusti Två grupper fjällvandrade även i år. Sarekgruppen på åtta personer vandrade mellan 8-18 augusti och Abiskogruppen, sex personer, vandrade 2-10 augusti.

20 Fältbiologerna SUG Sida: 1(2) Resultatrapport Utskrivet: :13 Räkenskapsår: Senaste vernr: 154 Resultatenhet: Hela föreningen Period: Perioden Ackumulerat Rörelsens intäkter mm Aktiverat arbete för egen räkning 3810 Landstingsbidrag , ,67 S:a Aktiverat arbete för egen räkning , ,67 Övriga rörelseintäkter 3990 Övriga intäkter , ,63 S:a Övriga rörelseintäkter , ,63 S:a Rörelseintäkter mm , ,30 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 4220 Reseers. för aktiviteter (ej förtr.valda) , , Fältstation Öland , , Fjällvandring , , DistriktÅrsMöte , , Övriga aktiviteter -835,00-835, Aktivism -518,00-518, Styrelsemöten (ej erseersättningar) , , PR -300,00-300, Medlemskap i andra föreningar , , Interntidningar och utskick , ,50 S:a Råvaror och förnödenheter mm , ,81 Bruttovinst 916,49 916,49 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra kansli , , Kostnader Rocksta , , Kansliets övriga kostnader -955,00-955, Förtroendevaldas porto, telefon, internet -557,00-557, Förtroendevaldas resor , , Bokföringskostnader , , Plusgirokostnader , , Revision , , Förtroendevaldas övriga kostnader -226,00-226,00 S:a Övriga externa kostnader , ,64 Personalkostnader 7010 Anställdas löner + skatt , , Anställdas resor -300,00-300, Anställdas försäkringar , , Övriga anställdakostnader , , Arbetsgivaravgifter , ,00 S:a Personalkostnader , ,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm , ,45 Rörelseresultat före avskrivningar , ,15 Avskrivningar 7800 Avskrivning inventarier 30% , ,78 S:a Avskrivningar , ,78 Rörelseresultat efter avskrivningar , ,93 Övriga rörelsekostnader mm 7950 Övriga administrationskostnader -500,00-500, Övriga kostnader -5,88-5,88 S:a Övriga rörelsekostnader mm -505,88-505,88 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader , ,81

21 Fältbiologerna SUG Sida: 2(2) Resultatrapport Utskrivet: :13 Räkenskapsår: Senaste vernr: 154 Resultatenhet: Hela föreningen Period: Perioden Ackumulerat Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8300 Ränteintäkter 869,13 869,13 S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 869,13 869,13 S:a Resultat från finansiella investeringar 869,13 869,13 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader , ,68 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt , ,68 Resultat före skatt , ,68 Beräknat resultat , , Årets resultat , ,68

22 Fältbiologerna SUG Sida: 1(1) Balansrapport Utskrivet: :13 Räkenskapsår: Senaste vernr: 154 Resultatenhet: Hela föreningen Period: Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1220 Inventarier 3 715,59-773, ,81 S:a Materiella anläggningstillgångar 3 715,59-773, ,81 Finansiella anläggningstillgångar 1300 Förutbetalda kostnader 5 081, ,00 0, Upplupna intäkter , ,33 0,00 S:a Finansiella anläggningstillgångar , ,33 0,00 S:a Anläggningstillgångar , , ,81 Omsättningstillgångar Fordringar 1619 Fordringar 5 929, ,00 0, Skattekonto 8 155, ,00 0,00 S:a Fordringar , ,00 0,00 Kassa och bank 1920 Plusgiro, , , , Norrortsklubben pg , , , Nordea Sparkonto Företag, ,83 869, ,96 S:a Kassa och bank , , ,14 S:a Omsättningstillgångar , , ,14 S:A TILLGÅNGAR , , ,95 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2010 Eget kapital , , , Redovisat resultat , , ,68 S:a Eget kapital , , ,10 Avsättningar 2232 Klubbhjälpsfond ,85 0, ,85 S:a Avsättningar ,85 0, ,85 Kortfristiga skulder 2510 Personalens källskatt , ,00 0, ArbetsGivarAvgifter , ,00 0, Övr kortfri skulder 760,00-760,00 0, Upplupna kostnader , ,00 0, Inbetalt till Skattekonto 50,00-50,00 0, Övriga skulder -814,00-86,00-900, Interim -50,00 50,00 0,00 S:a Kortfristiga skulder , ,00-900,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,95 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00

23

24 Fältbiologerna Stockholm-Uppland-Gotland Tegelviksvägen 40 Box STOCKHOLM 15 oktober 2015 Revisions pm för räkenskapsåret 2014/2015 Vi har avgett en revisionsberättelse utan anmärkning men med en upplysning angående bidraget från SLL och vill med detta pm fästa er uppmärksamhet på nedanstående: Skatter och sociala avgifter I likhet med fg år så har ni inte redovisat och betalt i rätt tid, vilket lett till en förseningsavgift på 500:- men vi noterar att detta skedde i början av året och att det numera finns rutiner för att undvika felet kom ihåg överföra denna rutin vid byte av ansvarig person så att avgifter kan undvikas. Fjällvandringen Vi noterar att en del av kostnaden avser helikoptertransport för 4.200:-. Orsaken till kostnaden är enligt det besked vi fått, ett behov som uppstod till följd av att en deltagare blev sjuk. Vi rekommenderar att ni i styrelsen fattar beslut så att det finns regler att förhålla sig till när det gäller denna typ av oförutsedda kostnader samt huruvida de skall täckas av personliga försäkringar och var gränsen går för föreningens åtagande. Kontrabuss Vi kan notera att ni betalat till Kontrabuss totalt :- varav utgör en medlemsavgift. Vi rekommenderar att ni kontrollerar med föreningen om det är en medlemsavgift och ev isåfall skall bokföras som en tillgång dvs en andel i den ekonomiska föreningen. Reseräkningar /utlägg Vi kan inte se att styrelsens reseräkningar är attesterade. PwC, Box 3145, UMEÅ, Besöksadress: V Kyrkogatan 11, UMEÅ V: , Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, Säte Stockholm, Organisationsnummer

25 Vi rekommenderar att ni funderar om det kan vara lämpligt att de, på samma sätt som för andra räkningar/fakturor, attesteras innan utbetalning sker. Håkan Ohlson Godkänd revisor D: of 2

26 Motioner Det har inkommit en motion till styrelsen: Motion om Kanot-/Kajakutflykt! Motion om Kanot-/Kajakutflykt! Jag skulle vilja att SUG anordnade en Kajak- eller kanotutflykt någon gång på våren! Det är roligt och spännande att paddla, men många har inte fått chansen att prova då få har den utrustning som krävs. Lätt att lära sig grunderna, speciellt bra att en erfaren kan paddla med en nybörjare - främjar samarbete! Att tyst glida fram i vattnet gör att en verkligen känner sig nära naturen på ett sätt som en sällan kan känna annars, och dessutom brukar en få goda chanser att spana in intressant djur eller växtliv, om inte annat ser en alltid vacker natur i ett ovanligare perspektiv :-) Jag föreslår antingen en dag eller en helg med övernattning. Beroende på uthyrare, plats, tidpunkt, typ av kanot och antal personer samt hur länge vi vill hyra, varierar kostnaderna, men enligt uppgifter från en båtklubb i stockholmsregionen kostar det 200 kr per dag för en canadensare med plats för tre personer. Då ingår flytväst. Om 12 personer skulle paddla en dag skulle kanotkostnaden alltså bli ca 800 kr + reseersättning och mat :-) Jag föreslår därför Distriktsårsmötet besluta att: Anordna en kanotutflykt på våren i Stockholmstrakten. Med vänlig hälsning Signe Propst 26

27 Verksamhetsplan för Fältbiologerna Stockholm-Uppland- Gotland Organisation Klubbarna står i centrum för distriktets aktiviteter. Distriktet ska ha som målsättning att förlägga så mycket som möjligt av verksamheten till klubbarna. Styrelsen och de anställda ska stödja och hjälpa klubbarna. De ska också underlätta kontakten mellan klubbarna, bland annat genom att erbjuda reseersättning till personer som deltar i aktiviteter ordnade av andra klubbar än deras egen. De ska även hjälpa klubblösa fältbiologer som vill starta upp en klubb. Distriktet ska även hålla åtminstone en nybörjarkurs under året för att få nya medlemmar i föreningen aktiva. Fältbiologer utanför styrelsen är välkomna på alla styrelsemöten. Målsättningen är att aktivera medlemmar och få dem delaktiga i klubbar och i distriktet, samt att få de aktiva klubbar som finns att fungera bra. Kurser, läger och aktioner Den mesta aktiviteten ska förstås ske på klubbnivå, men ett antal större aktiviteter kan göras på distriktsnivå under året. Bland dessa ska minst en fjällvandring och resor till fältstation Öland ingå. PR Distriktet bör arbeta för att nå ut till potentiella medlemmar med information om föreningen och våra aktiviteter. Exempelvis kan de anställda distriktsinformatörerna informera i skolor, affischer kan tryckas upp och info ges ut om enskilda aktiviteter. Vi kommer även att fortsätta använda oss av sociala medier. Interninformation Distriktet ska, om intresse och möjlighet finns, ge ut distriktstidningen med underhållning, program för klubbar och distrikt med mera. Alla klubbar och andra intresserade medlemmar uppmanas att bidra med texter, bilder och annat såväl till distriktstidningen som till hemsidan. En förenings-/lokalavdelningsguide ska tas fram för allt som har med klubbverksamheten att göra. 27

28 Anställda Den anställda ska finnas där för att stötta distriktets aktiva medlemmar, försöka få de inaktiva mer aktiva och underlätta för styrelsen. En del av arbetstiden kan tillbringas på distriktets kansli. Styrelsen anser att de anställda ger god utdelning i aktivitet och möjliggör för fler att engagera sig i Fältbiologerna. Distriktet ska därför fortsätta att ha anställda i den utsträckning ekonomin tillåter. Rocksta Under verksamhetsåret är planen att fortsätta rusta upp den lite nedgångna Rockstastugan. Bokföring Styrelsen ges möjlighet att under året lägga ut bokföringsarbetet på en anställd för att avlasta kassören och styrelsen, alternativt att i den mån ekonomin tillåter arvodera en styrelseledamot för att sköta bokföringen. Strävansmål Distriktet är ingenting utan sina medlemmar och vi vill därför bli fler. En målsättning är att ha minst 600 medlemmar i åldern 6-25 år den 31 december Fältbiologerna strävar efter att fler ungdomar ska bli aktiva inom miljö och naturfrågor. Att ta debatten om miljön och klimatet och möjligheten att få vistas i naturen med andra ungdomar med samma intresse. Distriktet ska även verka för att ungdomar med olika kulturell, social bakgrund engagerar sig och att fler deltar trots funktionsnedsättning. Detta kan göras på många olika sätt, bland annat genom skolbesök, aktiviteter förlagda i andra områden, tillgänglighetsinformation angiven i program och en anpassning av hemsidan. 28

29 Budget Intäkter Budget antagen på DÅM Ny budget Utfall budget för Föreslagen Landstingsbidrag kr 0 kr kr * kr Bidrag från rixföreningen kr kr 0 kr kr Ränteintäkter kr kr 869 kr kr Övriga intäkter 0 0 kr kr kr Summa intäkter kr kr kr Utgifter Aktiviteter kr kr kr kr Fjällvandring kr kr kr kr Fältstation Öland kr kr kr kr Klubbstöd kr 0 kr 0 kr 0 kr Interntidningar och medlemsinformation kr kr kr kr Rocksta kr kr kr kr Kanslihyra kr kr kr kr Anställda kr kr kr kr DistriktsÅrsMöte kr kr kr kr Styrelsemöten kr kr kr kr Förtroendevaldas kostnader kr kr kr kr Administration kr kr kr Revision kr kr kr kr Kontokostnader kr kr kr kr Anställdas försäkring kr kr kr Övriga kostnader kr kr kr kr Summa kostnader innan avskrivningar Avskrivning av inventarier kr kr kr kr kr Resultat kr kr kr kr * Landstingsbidraget räknar vi med att det ligger på ca kr, men det betalas ut per kalenderår, och vårt verksamhetsår löper mellan 1 september - 31 september. Pengar för 4 månader räknas in på nästa verksamhetsår. 29

30 Stadgar för Fältbiologerna Stockholm Uppland - Gotland Med organisationsnummer Organisationen mom 1 Föreningens juridiska namn är Fältbiologerna Stockholm Uppland Gotland mom 2 Fältbologerna Stockholm Uppland Gotland är en sammanslutning av Fältbiologernas lokalklubbar i Stockholm, Uppland och Gotland. mom 3 Fältbiologerna Stockholm - Uppland - Gotlands högsta beslutande organ är årsmötet och därefter styrelsen. mom 4 Fältbiologerna Stockholm - Uppland - Gotland är partipolitiskt och religiöst obundet. mom 5 Fältbiologerna Stockholm - Uppland - Gotland är en ideell förening. Hädanefter kommer Fältbiologerna Stockholm - Uppland - Gotland i dessa stadgar refereras som Distriktet. 2 Organisationens syfte mom 1 Distriktets syfte är att fullgöra rixföreningens syfte genom att - Stödja, stärka och aktivera klubbarna - Stimulera kontakten mellan klubbarna - Arbeta för startandet av nya klubbar 3 Organisationens medlemmar mom 1 Medlem i distrikt är varje klubb inom distriktets verksamhetsområde mom 2 Distriktet får inte uppta medlemsavgift. 4 Organisationens redovisningsår mom 1 Distriktets verksamhetsår är mellan 1 september och 31 augusti. mom 2 Verksamhetsberättelsen omfattar det gångna verksamhetsåret. mom 3 Distriktets bokföringsår följer verksamhetsåret. mom 4 Distriktets bokföring skall överlämnas till revisorerna senast 14 dagar före årsmötet. 5 Distriktets årsmöte mom 1 Årsmötet skall hållas under oktober månad mom 2 Kallelse till årsmöte skall kungöras distriktets medlemmar samt rixstyrelsen senast trettio dagar innan utsatt mötesdatum. mom 3 Alla Fältbiologernas medlemmar inom distriktet har närvaro-, yttrande- och yrkanderätt på årsmötet. mom 4 Alla Fältbiologernas medlemmar inom distriktet har en individuell röst på årsmötet. mom 5 Propositionerna till årsmötet ska finnas tillgängliga för Fältbiologernas medlemmar inom distriktet minst två (2) veckor innan årsmötet ska hållas. mom 6 Motioner till årsmötet ska lämnas till styrelsen minst två (2) veckor före årsmötet. mom 7 Årsmöteshandlingarna ska finnas tillgängliga för Fältbiologernas medlemmar inom distriktet minst en (1) vecka före årsmötet mom 8 På årsmötet måste minst följande punkter behandlas: Mötets öppnade Val av mötesordförande, mötessekretare, mötesjusterare och rösträknare Fastställande av röstlängd Fråga om mötets stadgeenliga utlysande Godkännande av dagordningen Redogörelse för verksamhetsberättelse och bokslut Behandling av propositioner 30

31 Behandling av motioner Revisorsberättelse Fråga om ansvarsfrihet för föregående års förvaltning Val av ordförande Val av styrelsens övriga poster Val av revisorer Val av valberedning Övriga frågor Mötets avslutande mom 9 mom 10 Årsmötet ska protokollföras. På styrelsens, revisorernas eller en majoritet av Fältbiologernas medlemmar inom distriktet begäran kan ett extra årsmöte kallas. Det extra årsmötet ska kallas till tio dagar innan utsatt mötesdatum. 6 Omröstning mom 1 Om inte annat skrivits i stadgan gäller enkel majoritet vid omröstning. mom 2 Sluten omröstning ska användas vid personval om någon begär det. mom 3 Vid personval gäller att: - om flera personer fått lika många röster ska man genomföra en skiljeomröstning mellan dem - vid lika röstetal i skiljeomröstningen ska man lotta 7 Styrelse mom 1 mom 2 mom 3 mom 4 mom 5 mom 6 mom 7 mom 8 mom 9 Styrelsen är ansvarig för förvaltandet av Distriktet under ett verksamhetsår Styrelsens syfte är att - verka efter den verksamhetsplan som årsmötet beslutar om - tillvarata sina medlemmars intressen - sköta den löpande verksamheten i Distriktet Styrelsen skall kontinuerligt hålla distriktets klubbar och riksstyrelsen underrättade om sin verksamhet bokföra distriktets ekonomi Styrelsen väljs av Årsmötet. Styrelsen består av minst 7 och högst 9 personer samt de suppleanter som årsmötet väljer Styrelsen ska till årsmötet lägga fram en verksamhetsberättelse och en ekonomisk berättelse där de redogör för året som gått. Rätt att ställa upp i val till Styrelsen tillfaller de som är medlemmar i någon av distriktets klubbar och I Styrelsen skall ingå ordförande, sekreterare samt kassör. 8 Valberedning mom 1 Valberedningen väljs av årsmötet. mom 2 Valberedningen ska bestå av minst en (1) och högst fem (5) personer. mom 3 Valberedningens ledamöter får ej inneha annat förtroendeuppdrag inom Distriktet. mom 4 Valberedningen har till uppgift att lägga fram underlag till årsmötet inför val av styrelse, revisorer och ny valberedning för Distriktet. 9 Revision mom 1 mom 2 mom 3 mom 4 mom 5 Revisorer väljs av Årsmötet till en period av ett år. Revisorerna ska vara minst två (2) och högst fyra (4) till antalet. Revisorerna har rätt att ta del av all verksamhet som Distriktet utövar. Revisorernas har till uppgift att: - ha insyn i Distriktets räkenskaper, verksamhet och bokslut - avlämna en revisionsberättelse senast fem dagar före Årsmötets öppnande I sin revisionsberättelse ska revisorerna: 31

32 mom 6 - beskriva hur revisionen gått till - i de eventuella fall då Styrelsens beslut inte överensstämmer med Årsmötets beslut eller Distriktets stadgar, påvisa det för Årsmötet - i de eventuella fall då Distriktet grovt missköts i annat avseende, påvisa det för Årsmötet - uttala sig om huruvida styrelsen bör beviljas ansvarsfrihet Revisorerna skall vara myndiga 10 Styrelsemöten mom 1 Alla styrelsemöten skall protokollföras. mom 2 Distriktets samtliga protokoll skall arkiveras och ligga till grund för Distriktets verksamhetsberättelse vid verksamhetsårets slut. mom 3 Alla beslut tas, med enkel majoritet av de närvarande styrelsemedlemmarna. mom 4 Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna är närvarande mom 5 Alla Fältbiologernas medlemmar inom distriktet har närvaro- och yttranderätt på styrelsemöten 11 Tecknande av firma mom 1 Styrelsen äger rätt att utse person att teckna Distriktets firma. 12 Upplösning mom 1 Förslag om distriktets upplösning kan endast framläggas vid årsmöte efter samråd med rixstyrelsen. Om distriktet upplöses, skall alla dess tillgångar tillfalla rixföreningen att användas till distriktsverksamhet. mom 2 Upplösning kan endast ske med kvalificerad majoritet vid omröstning 13 Ändring av stadgarna mom 1 För ändring av dessa stadgar krävs beslut vid två på varandra följande årsmöten med minst tre månaders mellanrum och att ändring godkänts av rixstyrelsen. mom 2 Ändringar i stadgarna börjar gälla när årsmötesprotokollet är justerat om inte årsmötet beslutar annat. 32