Code of Conduct. Uppförandekod

Transkript

1 Code of Conduct Uppförandekod

2 1

3 INNEHÅLL 1 VD HAR ORDET VAD STYR VÅRT UPPFÖRANDE UPPFÖRANDE MÄNNISKOR EMELLAN AFFÄRSETIK ATT SKYDDA FÖRETAGETS TILLGÅNGAR KOMMUNIKATION INTRESSEKONFLIKT ATT FÖLJA VÅR KOD

4 1 En hälsning från Fortums VD och koncernchef 3 Bästa kollega, Jag är stolt över att kunna presentera den nya versionen av Fortums uppförandekod. I vår internationella företagsmiljö är etiskt ledarskap inte ett val, utan en nödvändighet. Dagens affärsmiljö är komplex och föränderlig, och även Fortum förändras. Under de senaste åren har vi gjort betydande förvärv och tagit del av nya affärsverksamheter och marknader. Vi har gått från handel med energi till cirkulär ekonomi. Vi har vuxit och blivit Nordens ledande elhandelsbolag, och vi har introducerat helt nya, smarta energilösningar för våra kunder. Och vår förändringsresa fortsätter. Men en sak som måste bevaras är vårt engagemang för ärlighet och integritet i allt vi gör. Genom att följa tydliga etiska principer har vi skapat en framgångsrik affärsverksamhet, en bra arbetsplats och en tillförlitlig investering. Vi tror att vårt uppförande spelar roll. Det är viktigt att göra det som är rätt. Var och en av oss ansvarar för att skydda Fortums affärsverksamhet och rykte. Vi måste vara noggranna med att följa nolltoleranspolicyn mot korruption och bedrägeri. Vår uppförandekod omfattar våra grundläggande etiska principer och de centrala värderingar som gäller var och en av oss, alltid. Dessa etiska riktlinjer påminner oss om hur vi ska bemöta varandra internt och hur vi ska bemöta kunder, leverantörer, samarbetspartner, samhällen och regeringar.

5 Var och en av oss förväntas naturligtvis följa gällande lagar och regler, men vi måste också följa denna uppförandekod. Vår uppförandekod bygger på våra grundläggande etiska principer och våra centrala värderingar nyfikenhet, ansvar, integritet och respekt. Vår uppförandekod är utformad för att leda oss i vårt arbete och våra uppgifter. Den vägleder oss och ger oss en grund att stå på. Uppförandekoden kan naturligtvis inte ge svar på alla frågor eller lösningar på alla situationer. Om du är osäker på vad du ska göra i en viss situation, eller om du tror att ett brott mot uppförandekoden eller våra övriga policyer och regler kan ha skett, berätta det kontakta din chef, juridiska avdelningen, de interna granskarna eller företagsledningen, eller använd vår anonyma rapporteringskanal. Ett problem kan inte lösas om det inte först har identifierats och rapporterats. Alla misstänkta regelbrott granskas genom en fastställd process som även skyddar anställda som rapporterar incidenter från negativa konsekvenser. 4 Jag är övertygad om att vår kompetenta personal och vårt engagemang för gott uppförande inom affärslivet möjliggör hållbara framgångar nu och framöver. Jag tror att om vi arbetar tillsammans i enlighet med denna uppförandekod, kommer vi inte bara att nå våra mål utan också att fortsätta vara stolta över våra framgångar. Läs igenom denna broschyr och diskutera med dina arbetskamrater vad Fortums uppförandekod betyder för er. Tack! Pekka Lundmark VD och koncernchef

6 5 Fortums Uppförandekod fastställer allmänna principer för hur vi behandlar andra, hur vi gör affärer och hur vi skyddar våra företagstillgångar.

7 2 Vad styr vårt uppförande 6 Fortum verkar globalt och våra medarbetare är medborgare i många länder. Därför påverkas vår verksamhet av olika nationella och internationella lagar och bestämmelser. Som ett branschledande företag gör vi mer än att bara följa lagstiftningen: vi strävar efter hög integritet och tillämpar en mycket strikt affärsetik. Vi respekterar de mänskliga rättigheterna, medarbetarnas rättigheter och de internationella arbetsrättsliga reglerna, enligt FN:s allmänna deklaration om de mänskliga rättigheterna, och Internationella arbetsorganisationens (ILO) grundläggande konventioner. Fortums Uppförandekod tydliggör detta genom att fastställa de allmänna principerna för hur vi behandlar andra, hur vi gör affärer och hur vi skyddar företagets tillgångar. Våra värderingar utgör grundvalen för Uppförandekoden. Alla medarbetare på Fortum, styrelsemedlemmar och andra som representerar bolag inom Fortum förväntas agera enligt Uppförandekoden. Dessutom ska lokala regler och bestämmelser vederbörligen följas men de strider inte mot den här Uppförandekoden. Vi tror att det finns ett tydligt samband mellan en hög affärsetik i vår Uppförandekod och ett gott ekonomiskt resultat.

8 Våra värderingar Nyfikenhet Vi ifrågasätter nuvarande förhållanden och har mod att utforska. I den pågående förändringen av energisektorn fortsätter vi att lära oss mer och att samarbeta för att skapa lösningar för en renare värld. Ansvar 7 Vi har en stark ansvarskänsla. Vi tar ansvar för både vårt eget arbete och för vår påverkan på samhället omkring oss. Vi skapar hållbara lösningar tilsammans med våra partners. Vi kompromissar aldrig med säkerhet. Integritet Vi tror på transparens. Vi bedriver verksamheten på ett etiskt sätt, så att varje utmaning, framgång och milstolpe syns. Vi har inga dolda agendor, och vi följer vår uppförandekod i både rutiner och i det dagliga arbetet. Respekt Vi sätter stort värde på varandra, våra kunder och samarbetspartners.vår framgång är resultatet av en mångsidig och inkluderande företagskultur där alla känner att de har möjlighet att utvecklas och nå sin fulla potential.

9 RÄTTSLIG EFTERLEVNAD Det finns ett flertal nationella och internationella lagar och bestämmelser som styr Fortums verksamhet och medarbetarnas agerande. Många av reglerna som fastslås i den här Uppförandekoden utgår från rättsliga krav. Fortums medarbetare förväntas agera i enlighet med de relevanta lagar och bestämmelser som tillämpas i deras land och som gäller deras befattning. Vi måste ha klart för oss att brott mot lagar och bestämmelser kan få allvarliga konsekvenser, både rättsliga och relaterade till vårt anseende. Fortums medarbetare måste alltid följa lagar och bestämmelser som rör, till exempel: Hälsa och arbetsmiljö Anställning Miljö Konkurrens och kartellbildning Korruption Värdepappers- och energimarknader 8

10 9

11 3 Uppförande människor emellan hur vi behandlar andra med respekt och värdighet Fortum tillämpar rättvisa anställningsprinciper och respekterar de internationella mänskliga rättigheterna, medarbetarnas rättigheter och de arbetsrättsliga reglerna. Vi värdesätter mångfald och främjar rättvist bemötande och lika rättigheter vid rekrytering, lönesättning, utveckling och befordran av medarbetare, oavsett etnisk tillhörighet, religion, politiska åsikter, kön, ålder, nationell härkomst, språk, sexuell läggning, civilstånd eller eventuell funktionsnedsättning. Vi är förpliktigade att följa all lagstiftning om föreningsfrihet, sekretess, kollektivavtal, arbetstider, löner och arbetstimmar samt lagstiftning som förbjuder tvångsarbete, barnarbete och diskriminering i arbetslivet. Fortum strävar efter att erbjuda sina medarbetare en säker och hälsosam arbetsplats. Fortum är en drogfri arbetsplats. Vi ska tillämpa jämlikhet i alla rutiner, policies och procedurer som rör medarbetarnas anställning. Vi satsar fortlöpande på att utbilda vår personal och få dem att växa både på det personliga och på det yrkesmässiga planet. Vi uppmuntrar våra medarbetare till ett balanserat privatliv och yrkesliv. Vi respekterar våra medarbetares rätt till sekretess med hänsyn till konfidentiella personuppgifter. Fortum hanterar alla personuppgifter konfidentiellt och i enlighet med gällande lagar och bestämmelser om sekretess. För att säkerställa att affärsinformation är tillgänglig, korrekt och konfidentiell samt att säkerställa affärsverksamhetens kontinuitet, förbehåller sig Fortum rätten att begränsa och/eller övervaka användningen av affärsinformation och affärssystem i enlighet med gällande lagar och bestämmelser om sekretess. 10

12 Vi värdesätter mångfald, främjar rättvist bemötande och lika rättigheter samt strävar efter att erbjuda en säker och hälsosam arbetsplats. 11 TRAKASSERIER OCH MOBBNING Vi tillämpar nolltolerans mot alla former av ofredande, trakasserier och mobbning mot medarbetare, entreprenörer, leverantörer, kunder och andra aktörer, oavsett arbetsplats. Alla slags sexuella trakasserier är förbjudna på Fortum. Det omfattar även alla former av så kallade passiva trakasserier på arbetsplatsen som uppfattas som stötande enligt gängse normer, till exempel oanständiga bilder och vulgärt språk, förolämpande texter och anstötliga skämt. Vi förstår att trakasserier i de flesta fall är subjektiva, personliga upplevelser och därför respekterar vi i allra högsta grad upplevelsen för personen som känner sig trakasserad. ATT UTTRYCKA PERSONLIGA ÅSIK- TER OFFENTLIGT Fortum erkänner den grundläggande rätten till yttrandefrihet och medarbetarnas rättigheter att som individer på ett lämpligt sätt delta i den politiska processen i respektive land i enlighet med lokala lagar och bestämmelser. Som medarbetare på Fortum förstår vi att de åsikter och uttalanden vi ger uttryck för i egenskap av medarbetare kan skada den allmänna uppfattningen om Fortum och att det är vårt ansvar att undvika situationer som skadar den allmänna bilden av Fortum. När vi som individer deltar i politiska aktiviteter förstår vi att det måste framgå att åsikterna som uttrycks är personliga och inte representerar Fortum. Detsamma gäller för andra personliga åsikter som uttrycks offentligt.

13 12

14 13

15 4 Affärsetik hur vi bemöter våra samarbetspartners, kunder och samhället 14 Fortum följer god affärsetik i all affärsverksamhet. Vi konkurrerar på rättvisa villkor och undviker situationer där våra privata intressen kan strida mot Fortums intressen. Fortum förbjuder olämpliga betalningar och alla former av utpressning och korruption, vilket omfattar mutor och betalningsanspråk till eller från Fortum, Fortums medarbetare eller styrelsemedlemmar. Fortum är förpliktigat att följa lagar som förebygger penningtvätt, att förhindra skattesmitning och endast göra affärer med leverantörer och affärspartners som följer gällande lagstiftning och rättar sig efter Fortums formella krav på motparter. Förfaranden för att kontrollera och godkänna affärspartners genomförs för att minska riskerna. Vi utvecklar verksamhetens transparens och undviker att använda förmedlare om inte affärerna kräver det. Alla affärer som Fortum är delaktigt i ska vara transparenta och ekonomiskt sunda.

16 ATT ARBETA MED STATSTJÄN- STEMÄN OCH POLITISKA BESLUTS- FATTARE Vi följer till fullo alla lagar och bestämmelser om samverkan med statstjänstemän och politiska beslutsfattare på kommunal, regional, nationell och internationell (t.ex. Europeiska unionen) nivå, inklusive lobbyverksamhet. Vi tar hänsyn till de principer och den vägledning som enskilda institutioner kan ha infört för samarbete med företag. Vid interaktion med statliga myndigheter tillämpas landsspecifika anvisningar. RELATIONER MED LEVERANTÖRER 15 Fortums relationer med leverantörer baseras på ärlighet och förtroende. Den här Uppförandekoden och vår Uppförandekod för leverantörer ligger till grund för allt samarbete. Vi förväntar oss att våra leverantörer tillämpar samma goda affärsetik som vi gör och följer Grundvalen för allt samarbete är en transparent verksamhet och god affärsetik.

17 gällande lagar och bestämmelser. I vår leverantörskedja kräver vi att leverantörerna följer de tio principerna för FN:s Global Compact. Vi förväntar oss att våra leverantörer förbjuder alla former av korruption, respekterar de mänskliga rättigheterna och de internationella arbetsrättsliga reglerna och främjar miljömässigt ansvar. GÅVOR OCH REPRESENTATION Vi tar aldrig emot och ger inte gåvor för mer än ett symboliskt värde eller gåvor som kan anses vara mer än rimlig gästfrihet inom den vanliga affärsverksamheten. Landsspecifika regler och bestämmelser för gåvor kan vara tillämpliga och ska även de beaktas. Vi tar aldrig emot och ger inte penninggåvor, vilket även omfattar gåvor i form av kontanter eller värdepapper. Vi tar aldrig emot och ger inte gåvor som skulle kunna skada anseendet hos och förtroendet för Fortum eller Fortums medarbetare och affärspartners. Vi tar inte heller emot gåvor som fortlöpande överlämnas av samma personer eller organisationer. Man kan få delta i externa evenemang som anordnas av en leverantör eller affärspartner förutsatt att det finns ett rimligt och dokumenterat affärsmässigt skäl att delta, att kostnaderna är rimliga i förhållande till nyttan och att deltagandet inte innebär ett brott mot Fortumkoncernens riktlinjer för att förhindra mutor och korruption eller eventuella lokala instruktioner. I så fall står Fortum för kostnader för resor och uppehälle. Det krävs alltid godkännande från en överordnad för att delta och för att resekostnaderna ska täckas. Om du har frågor eller funderingar om detta, kontakta enheten för rättsliga frågor. 16

18 17 Det är vårt ansvar att skydda Fortums tillgångar och resurser samt att garantera att all affärsinformation hålls konfidentiell.

19 5 Att skydda företagets tillgångar Fortums tillgångar och resurser är avsatta för Fortums affärsmål och för att säkerställa framgång på lång sikt. Som medarbetare på Fortum skyddar vi dessa tillgångar och resurser och förstår att Fortums tillgångar, inklusive immateriella rättigheter, resurser, anläggningar, byggnader och kontorsutrustning, är avsedda för affärsändamål. Vi förstår också att vi aldrig använder företagets tillgångar eller resurser i olagliga, olämpliga eller oetiska syften eller för att stödja en politisk aktivitet. Samma gäller för fastigheter som har överlämnats till oss att förvalta av våra affärspartners. Vidare respekterar Fortum andras rättigheter och tolererar inte otillåten användning av en annan parts tillgångar eller immateriella rättigheter som en del av Fortums affärsverksamhet. KONFIDENTIELL INFORMATION Fortum är förpliktigat att hantera sin egen och sina affärspartners affärshemligheter konfidentiellt. Detsamma gäller all annan konfidentiell och företagsrelaterad information som kommer till vår kännedom inom ramen för verksamheten. Om konfidentiella handlingar med företagsrelaterad information och affärshemligheter hamnar i fel händer är vi medvetna om att de kan skada Fortums konkurrenssituation och orsaka ekonomiska förluster samt minskat förtroende från våra samarbetspartners och allmänheten. DONATIONER OCH SPONSRING Fortum har ett sponsringsprogram som omfattar hela koncernen. Avtal godkänns endast med en skriftlig ansökan som grund. Vi beaktar och fattar beslut om donationer en gång per år inom ramen för bolagslagen. Fortum som företag stödjer inte politiska partier, enskilda politiker eller andra politiska organisationer, vare sig direkt eller indirekt. Fortum finansierar inte heller valkampanjer för partier eller kandidater. Fortum stödjer inte frågor som är religiösa eller radikala till sin natur, som är av personligt intresse för medarbetare eller deras familjemedlemmar eller aktiviteter som äventyrar miljön eller säkerheten. 18

20 6 Kommunikation 19 Fortum strävar efter att bidra till samhällsutvecklingen i en mer hållbar riktning. Därför deltar Fortum aktivt i den offentliga debatten, samarbetar med ett flertal intressenter i initiativ som är fördelaktiga för samhället och tillhandahåller sin expertis vid förberedelse av politiskt och lagstiftande beslutsfattande när det är tillämpligt. Enligt övergripande principer för Fortums kommunikation, inklusive lobbyverksamhet, är företagets budskap proaktiva, transparenta, innehållsmässigt sakliga och aktuella samt meningsfulla och relevanta för alla målgrupper. Med den här inställningen strävar Fortum efter att skapa trovärdighet och förtroende samt att betraktas som ansvarstagande av sina intressenter och se till att företagets mission och strategi genomförs på ett effektivt sätt. Fortum presenterar sina produkter och tjänster sanningsenligt i allt marknadsförings- och kommunikationsmaterial. Vi kommer inte med falska påståenden och vi följer noga riktlinjerna för ansvarsfull marknadskommunikation. Miljörelaterade påståenden följer gällande lagstiftning om marknadsföring rörande miljö. Eftersom Fortums aktier finns noterade på Helsingforsbörsen (Nasdaq Helsinki) måste vår kommunikation och våra ekonomiska rapporter följa finländsk lagstiftning som gäller börsnoterade företag, börsmarknadens regler och bestämmelser samt andra tillämpliga EUförordningar. Företagsinformation publiceras samtidigt för alla intressenter. Vidare kommenterar vi inte våra konkurrenters affärer, vi spekulerar inte heller i eller kommenterar rykten på marknaden. Endast speciellt utsedda talespersoner får göra offentliga uttalanden om Fortum. Vi strävar efter att skapa trovärdighet och förtroende samt att vi ska betraktas som ansvarstagande av våra intressenter.

21 20

22 21 Vi ska undvika potentiella konflikter där personliga intressen står i strid med företagets intressen.

23 7 Intressekonflikt En intressekonflikt är förhållanden eller en situation där direkta eller indirekta intressen av personlig karaktär strider mot företagets affärsintressen. En intressekonflikt uppstår när en medarbetare eller en familjemedlem till honom eller henne har ekonomiska intressen i ett företag som direkt eller indirekt fungerar som leverantör, kund eller entreprenör till Fortum eller som får fördelar vid samverkan med ett sådant företag. Som medarbetare på Fortum förstår vi att allt arbete vi åtar oss för Fortum måste utföras enbart för Fortums bästa och på ett sätt som inte innebär en intressekonflikt. Vi inser att en intressekonflikt även kan uppstå på grund av personliga relationer med våra affärspartners eller medarbetare. I sådana fall ser vi till att undanta oss själva rätten att fatta beslut i det aktuella ärendet och förklara situationen för våra överordnade. En överordnad måste därför informeras om en personlig relation mellan en chef och en underordnad, om en intressekonflikt kan komma att uppstå. Vi förstår att en intressekonflikt även kan påverka vår förmåga att skydda företagets tillgångar. Som en allmän regel ska vi undvika allt som kan orsaka potentiella konflikter. Information om bisysslor och sekundära tjänstemanna- eller styrelseuppdrag vid ett utomstående företag och styrelseuppdrag utan vinstintresse ska lämnas till överordnade om det finns en potentiell koppling till Fortums verksamhet. Dessutom ska lokala regler och bestämmelser vederbörligen följas men de strider inte mot den här Uppförandekoden. 22

24 8 Att följa vår kod 23 Alla medarbetare på Fortum ska följa vår Uppförandekod. Dessutom ansvarar vi alla för att i god tid förhindra och rapportera om eventuella överträdelser via de tillgängliga kanalerna. Det är chefernas ansvar att se till att alla medarbetare känner till dessa kanaler väl. Kanalerna får dock inte användas för oriktig rapportering. Alla anmälningar som Fortum får in angående efterlevnaden av koden granskas enligt en fastslagen process. Anmälan av misstänkta överträdelser av affärsetiken får inga negativa arbetsrelaterade konsekvenser för den som anmäler. När anmälningar utreds sker det garanterat konfidentiellt och vi vidtar inte disciplinära åtgärder mot personen som anklagas för dåligt uppförande eller för att inte följa koden förrän utredningen är färdig. Lämpliga disciplinära åtgärder vidtas mot personer som bryter mot Uppförandekoden. Det är enklare att förhindra en överträdelse än att hantera konsekvenserna av den. Därför ska alla medarbetare på Fortum göra sitt bästa för att främja en kultur där koden efterlevs. Alla ansvarar för att förhindra och rapportera eventuella överträdelser.

25 24

26 25 ÖVERTRÄDELSE AV UPPFÖRANDEKODEN Om du har en fråga om vad som är lämpligt uppförande eller om du misstänker överträdelse av Uppförandekoden ska du kontakta din chef, den juridiska avdelningen, den interna granskningsenheten eller företagsledningen. Du hittar information om kontaktvägar via vår hemsida Corporation > Corporate governance > Code of Conduct Dessa kanaler får inte missbrukas. Mer material och information om kontaktvägar finns även på vårt intranät: Företag > Uppförandekod

27 26

28 Fortum Corporation SWE