Code of Conduct UPPFÖRANDEKOD

Transkript

1 Code of Conduct UPPFÖRANDEKOD

2 INNEHÅLL 1 VD HAR ORDET VAD STYR VÅRT UPPFÖRANDE UPPFÖRANDE MÄNNISKOR EMELLAN AFFÄRSETIK ATT SKYDDA FÖRETAGETS TILLGÅNGAR KOMMUNIKATION INTRESSEKONFLIKT ATT FÖLJA VÅR KOD... 24

3 1 VD HAR ORDET 4 Vårt uppdrag på Fortum är att skapa energi som gör livet bättre idag och för kommande generationer. Kärnan i vår strategi är en hållbar affärsverksamhet och vi tror att vi kan skapa konkurrensfördelar genom att arbeta med miljömässiga, ekonomiska och sociala förväntningar på ett balanserat sätt. En säker arbetsmiljö har hög prioritet på alla nivåer i vår verksamhet. På Fortum har våra medarbetare en stor frihet att utföra sitt arbete. Denna frihet innebär också ett stort personligt ansvar. Det är viktigt att vi alla har samma höga etik oavsett var vi är verksamma. Det är här vår Uppförandekod kommer in i bilden. Vår uppdaterade Uppförandekod är djupt rotad i våra gemensamma företagsvärderingar: ansvarstagande, kreativitet, hänsyn och ärlighet. Dessa värderingar utgör den etiska grunden för allt vårt arbete på Fortum. Det räcker inte med att vi strikt följer lagar och bestämmelser, vi måste även ansvara för att våra värderingar genomsyrar allt vi gör. Vi kommer dagligen i kontakt med samhällen världen över. Det innebär att vi möter olika kulturer och olika sätt att göra affärer. Därför är det viktigt att vi alla är överens om hur vi gör affärer. Vår Uppförandekod har omsorgsfullt uppdaterats för att förenkla beslutsfattande genom att ge vägledning i etiska frågor som kan dyka upp. Den beskriver vad vi menar med att uppträda med integritet, ärlighet och ansvar. Det är absolut nödvändigt att omedelbart och på ett öppet sätt ta itu med beteende som strider mot vår Uppförandekod. Vi får inte låta någonting äventyra vår trovärdighet och absoluta engagemang för god affärsetik. Genom att följa Uppförandekoden ger vi våra intressenter en försäkran om att de kan lita på vår integritet. Att bygga ett förtroende på detta sätt skapar ett gynnsamt klimat för långsiktig framgång. Jag har personligen åtagit mig att följa vår Uppförandekod och uppmanar alla som arbetar på Fortum att göra detsamma. 5 Tapio Kuula Vd Mars 2012

4 2 VAD STYR VÅRT UPPFÖRANDE 6 7 Fortums Uppförandekod fastställer allmänna principer för hur vi behandlar andra, hur vi gör affärer och hur vi skyddar våra företagstillgångar. Fortum verkar globalt och våra medarbetare är medborgare i många länder. Därför påverkas vår verksamhet av olika nationella och internationella lagar och bestämmelser. Som ett branschledande företag gör vi mer än att bara följa lagstiftningen: vi strävar efter hög integritet och tillämpar en mycket strikt affärsetik. Vi respekterar de mänskliga rättigheterna, medarbetarnas rättigheter och de internationella arbetsrättsliga reglerna, enligt FN:s allmänna deklaration om de mänskliga rättigheterna, och Internationella arbetsorganisationens (ILO) grundläggande konventioner. Fortums Uppförandekod tydliggör detta genom att fastställa de allmänna principerna för hur vi behandlar andra, hur vi gör affärer och hur vi skyddar företagets tillgångar. Våra värderingar utgör grundvalen för Uppförandekoden. Alla medarbetare på Fortum, styrelsemedlemmar och andra som representerar bolag inom Fortum förväntas agera enligt Uppförandekoden. Dessutom ska lokala regler och bestämmelser vederbörligen följas men de strider inte mot den här Uppförandekoden. Vi tror att det nns ett tydligt samband mellan en hög affärsetik i vår Uppförandekod och ett gott ekonomiskt resultat.

5 VÅRA VÄRDERINGAR RÄTTSLIG EFTERLEVNAD Det nns ett ertal nationella och internationella lagar och bestämmelser som styr Fortums verksamhet och medarbetarnas agerande. Många av reglerna som fastslås i den här Uppförandekoden utgår från rättsliga krav. 8 ANSVARSTAGANDE Vi känner till våra kunders och andra intressenters behov. Vi tar ansvar för våra handlingar och eftersträvar den bästa prestationen. KREATIVITET Vi tar egna initiativ och uppmuntrar varandra att nna innovativa lösningar. Vi utvecklar oss ständigt och är öppna för förändring. Fortums medarbetare förväntas agera i enlighet med de relevanta lagar och bestämmelser som tillämpas i deras land och som gäller deras befattning. Vi måste ha klart för oss att brott mot lagar och bestämmelser kan få allvarliga konsekvenser, både rättsliga och relaterade till vårt anseende. Fortums medarbetare måste alltid följa lagar och bestämmelser som rör, till e empel: Hälsa och arbetsmiljö Anställning Miljö Konkurrens och kartellbildning Korruption Värdepappers- och energimarknader 9 HÄNSYN ÄRLIGHET Vi uppskattar och stödjer varandra. Vi agerar med hög etik och integritet. Vi delar med oss av kunskap, samarbetar och diskuterar på ett öppet sätt. Vi är pålitliga och levererar det vi lovar.

6 3 UPPFÖRANDE MÄNNISKOR EMELLAN HUR VI BEHANDLAR ANDRA MED RESPEKT OCH VÄRDIGHET Fortum tillämpar rättvisa anställningsprinciper och respekterar de internationella mänskliga rättigheterna, medarbetarnas rättigheter och de arbetsrättsliga reglerna. Vi värdesätter mångfald och främjar rättvist bemötande och lika rättigheter vid rekrytering, lönesättning, utveckling och befordran av medarbetare, oavsett etnisk tillhörighet, religion, politiska åsikter, kön, ålder, nationell härkomst, språk, sexuell läggning, civilstånd eller handikapp. Vi är förpliktigade att följa all lagstiftning om föreningsfrihet, sekretess, kollektivavtal, arbetstider, löner och arbetstimmar samt lagstiftning som förbjuder tvångsarbete, barnarbete och diskriminering i arbetslivet. Fortum strävar efter att erbjuda sina medarbetare en säker och hälsosam arbetsplats. Fortum är en drogfri arbetsplats. Vi ska tillämpa jämlikhet i alla rutiner, policies och procedurer som rör medarbetarnas anställning. Vi satsar fortlöpande på att utbilda vår personal och få dem att växa både på det personliga och på det yrkesmässiga planet. Vi uppmuntrar våra medarbetare till ett balanserat privatliv och yrkesliv.

7 12 Vi respekterar våra medarbetares rätt till personuppgifter. Fortum hanterar alla sekretess. För att säkerställa att affärsinformation säkerställa affärsverksamhetens kontinuitet, eller övervaka användningen av affärsinformation Vi värdesätter mångfald, främjar rättvist bemötande och lika rättigheter samt strävar efter att erbjuda en säker och hälsosam arbetsplats. 13 TRAKASSERIER OCH MOBBNING Vi tillämpar nolltolerans mot alla former av medarbetare, entreprenörer, leverantörer, Alla slags sexuella trakasserier är förbjudna på Fortum. Det omfattar även alla former av så kallade passiva trakasserier på arbetsplatsen som uppfattas som stötande enligt gängse anstötliga skämt. Vi förstår att trakasserier i de upplevelsen för personen som känner sig trakasserad. ATT UTTRYCKA PERSONLIGA ÅSIKTER OFFENTLIGT Fortum erkänner den grundläggande rätten till att som individer på ett lämpligt sätt delta i den medarbetare på Fortum förstår vi att de åsikter av medarbetare kan skada den allmänna ansvar att undvika situationer som skadar den allmänna bilden av Fortum. När vi som individer deltar i politiska aktiviteter förstår vi Detsamma gäller för andra personliga åsikter

8 4 AFFÄRSETIK HUR VI BEMÖTER VÅRA SAMARBETSPARTNERS, KUNDER OCH SAMHÄLLET Fortum följer god affärsetik i all affärsverksamhet. Vi konkurrerar på rättvisa villkor och undviker situationer där våra privata intressen kan strida mot Fortums intressen. Fortum förbjuder olämpliga betalningar och alla former av utpressning och korruption, vilket omfattar mutor och betalningsanspråk till eller från Fortum, Fortums medarbetare eller styrelsemedlemmar. Fortum är förpliktigat att följa lagar som förebygger penningtvätt, att förhindra skattesmitning och endast göra affärer med leverantörer och affärspartners som följer gällande lagstiftning och rättar sig efter Fortums formella krav på motparter. Förfaranden för att kontrollera och godkänna affärspartners genomförs för att minska riskerna. Vi utvecklar verksamhetens transparens och undviker att använda förmedlare om inte affärerna kräver det. Alla affärer som Fortum är delaktigt i ska vara transparenta och ekonomiskt sunda.

9 RELATIONER MED LEVERANTÖRER 16 ATT ARBETA MED STATSTJÄNSTEMÄN OCH POLITISKA BESLUTSFATTARE Vi följer till fullo alla lagar och bestämmelser om samverkan med statstjänstemän och politiska beslutsfattare på kommunal, regional, nationell och internationell (t.ex. Europeiska unionen) nivå, inklusive lobbyverksamhet. Vi tar hänsyn till de principer och den vägledning som enskilda institutioner kan ha infört för samarbete med företag. Vid interaktion med statliga myndigheter tillämpas landsspeci ka anvisningar. Grundvalen för allt samarbete är en transparent verksamhet och god affärsetik. Fortums relationer med leverantörer baseras på ärlighet och förtroende. Den här Uppförandekoden och vår Uppförandekod för leverantörer ligger till grund för allt samarbete. Vi förväntar oss att våra leverantörer tillämpar samma goda affärsetik som vi gör och följer gällande lagar och bestämmelser. I vår leverantörskedja kräver vi att leverantörerna följer de tio principerna för FN:s Global Compact. Vi förväntar oss att våra leverantörer förbjuder alla former av korruption, respekterar de mänskliga rättigheterna och de internationella arbetsrättsliga reglerna och främjar miljömässigt ansvar. GÅVOR OCH REPRESENTATION Vi tar aldrig emot och ger inte gåvor för mer än ett symboliskt värde eller gåvor som kan anses vara mer än rimlig gästfrihet inom den vanliga affärsverksamheten. Landsspeci ka regler och bestämmelser för gåvor kan vara tillämpliga och ska även de beaktas. Vi tar aldrig emot och ger inte penninggåvor, vilket även omfattar gåvor i form av kontanter eller värdepapper. Vi tar aldrig emot och ger inte gåvor som skulle kunna skada anseendet hos och förtroendet för Fortum eller Fortums medarbetare och affärspartners. Vi tar inte heller emot gåvor som fortlöpande överlämnas av samma personer eller organisationer. Det är godtagbart att delta i ett externt evenemang som organiseras av en leverantör eller annan affärspartner under förutsättning att det nns en välgrundad och dokumenterad affärsrelaterad orsak till deltagandet. I sådana fall rekommenderas att Fortum står för kostnaderna för resor och boende. 17

10 5 ATT SKYDDA FÖRETAGETS TILLGÅNGAR 18 Det är vårt ansvar att skydda Fortums tillgångar och resurser samt att garantera att all affärsinformation Fortums tillgångar och resurser är avsatta för Fortums affärsmål och för att säkerställa framgång på lång sikt. Som medarbetare på Fortum skyddar vi dessa tillgångar och resurser och förstår att Fortums tillgångar, inklusive immateriella rättigheter, resurser, anläggningar, byggnader och kontorsutrustning, är avsedda för affärsändamål. Vi förstår också att vi aldrig använder företagets tillgångar eller resurser i olagliga, olämpliga eller oetiska syften eller för att stödja en politisk aktivitet. Samma gäller för fastigheter som har överlämnats till oss att förvalta av våra affärspartners. Vidare respekterar Fortum andras rättigheter och tolererar inte otillåten användning av en annan parts tillgångar eller immateriella rättigheter som en del av Fortums affärsverksamhet. KONFIDENTIELL INFORMATION Fortum är förpliktigat att hantera sin egen och sina affärspartners affärshemligheter kon dentiellt. Detsamma gäller all annan kon dentiell och företagsrelaterad information som kommer till vår kännedom inom ramen för verksamheten. Om kon dentiella handlingar med företagsrelaterad information och affärshemligheter hamnar i fel händer är vi medvetna om att de kan skada Fortums konkurrenssituation och orsaka ekonomiska förluster samt minskat förtroende från våra samarbetspartners och allmänheten. DONATIONER OCH SPONSRING Fortum har ett sponsringsprogram som omfattar hela koncernen och som sköts av funktionen Corporate Relations and Strategy. Avtal godkänns endast med en skriftlig ansökan som grund. Vi beaktar och fattar beslut om donationer en gång per år inom ramen för bolagslagen. Fortum som företag stödjer inte politiska partier, enskilda politiker eller andra politiska organisationer, vare sig direkt eller indirekt. Fortum nansierar inte heller valkampanjer för partier eller kandidater. Fortum stödjer inte frågor som är religiösa eller radikala till sin natur, som är av personligt intresse för medarbetare eller deras familjemedlemmar eller aktiviteter som äventyrar miljön eller säkerheten. 19

11 6 KOMMUNIKATION 20 Fortum strävar efter att bidra till samhällsutvecklingen i en mer hållbar riktning. Därför deltar Fortum aktivt i den offentliga debatten, samarbetar med ett ertal intressenter i initiativ som är fördelaktiga för samhället och tillhandahåller sin expertis vid förberedelse av politiskt och lagstiftande beslutsfattande när det är tillämpligt. Enligt övergripande principer för Fortums kommunikation, inklusive lobbyverksamhet, är företagets budskap proaktiva, transparenta, innehållsmässigt sakliga och aktuella samt meningsfulla och relevanta för alla målgrupper. Med den här inställningen strävar Fortum efter att skapa trovärdighet och förtroende samt att betraktas som ansvarstagande av sina intressenter och se till att företagets mission och strategi genomförs på ett effektivt sätt. Fortum presenterar sina produkter och tjänster sanningsenligt i allt marknadsförings- och kommunikationsmaterial. Vi kommer inte med falska påståenden och vi följer noga riktlinjerna för ansvarsfull marknadskommunikation. Miljörelaterade påståenden följer gällande lagstiftning om marknadsföring rörande miljö. Eftersom Fortums aktier nns noterade på Helsingforsbörsen (NASDAQ OMX Helsinki) måste vår kommunikation och våra ekonomiska rapporter följa nländsk lagstiftning som gäller börsnoterade företag, börsmarknadens regler och bestämmelser samt andra tillämpliga EU-förordningar. Företagsinformation publiceras samtidigt för alla intressenter. Vidare kommenterar vi inte våra konkurrenters affärer, vi spekulerar inte heller i eller kommenterar rykten på marknaden. Endast speciellt utsedda talespersoner får göra offentliga uttalanden om Fortum. Vi strävar efter att skapa trovärdighet och förtroende samt att vi ska betraktas som ansvarstagande av våra intressenter. 21

12 7 INTRESSE- KONFLIKT Vi ska undvika där personliga intressen står i strid med företagets intressen. En intressekon ikt är förhållanden eller en situation där direkta eller indirekta intressen av personlig karaktär strider mot företagets affärsintressen. En intressekon ikt uppstår när en medarbetare eller en familjemedlem till honom eller henne har ekonomiska intressen i ett företag som direkt eller indirekt fungerar som leverantör, kund eller entreprenör till Fortum eller som får fördelar vid samverkan med ett sådant företag. Som medarbetare på Fortum förstår vi att allt arbete vi åtar oss för Fortum måste utföras enbart för Fortums bästa och på ett sätt som inte innebär en intressekon ikt. Vi inser att en intressekon ikt även kan uppstå på grund av personliga relationer med våra affärspartners eller medarbetare. I sådana fall ser vi till att undanta oss själva rätten att fatta beslut i det aktuella ärendet och förklara situationen för våra överordnade. En överordnad måste därför informeras om en personlig relation mellan en chef och en underordnad, om en intressekon ikt kan komma att uppstå. Vi förstår att en intressekon ikt även kan påverka vår förmåga att skydda företagets tillgångar. Som en allmän regel ska vi undvika allt som kan orsaka potentiella kon ikter. Information om bisysslor och sekundära tjänstemanna- eller styrelseuppdrag vid ett utomstående företag och styrelseuppdrag utan vinstintresse ska lämnas till överordnade om det nns en potentiell koppling till Fortums verksamhet. Dessutom ska lokala regler och bestämmelser vederbörligen följas men de strider inte mot den här Uppförandekoden.

13 8 ATT FÖLJA VÅR KOD 24 Alla medarbetare på Fortum ska följa vår Uppförandekod. Dessutom ansvarar vi alla för att i god tid förhindra och rapportera om eventuella överträdelser via de tillgängliga kanalerna. Det är chefernas ansvar att se till att alla medarbetare känner till dessa kanaler väl. Kanalerna får dock inte användas för oriktig rapportering. Alla anmälningar som Fortum får in angående efterlevnaden av koden granskas enligt en fastslagen process. Anmälan av misstänkta överträdelser av affärsetiken får inga negativa arbetsrelaterade konsekvenser för den som anmäler. När anmälningar utreds sker det garanterat kon dentiellt och vi vidtar inte disciplinära åtgärder mot personen som anklagas för dåligt uppförande eller för att inte följa koden förrän utredningen är färdig. Lämpliga disciplinära åtgärder vidtas mot personer som bryter mot Uppförandekoden. Det är enklare att förhindra en överträdelse än att hantera konsekvenserna av den. Därför ska alla medarbetare på Fortum göra sitt bästa för att främja en kultur där koden efterlevs. 25 Alla ansvarar för att förhindra och rapportera eventuella överträdelser.

14 26 ÖVERTRÄDELSE AV UPPFÖRANDEKODEN 27 Om du har en fråga om vad som är lämpligt uppförande eller om du misstänker överträdelse av Uppförandekoden ska du kontakta din närmaste chef, en annan högre chef eller Fortums internrevision, Internal Audit. Du hittar information om kontaktvägar via vår hemsida.fortum.com: Corporation Corporate governance Code of Conduct Dessa kanaler får inte missbrukas. Mer material och information om

15 Fortum Abp Keilaniementie 1, Espoo OX FORTUM FINLAND Tfn fax 10 2.fortum.com 2012 SWE