ÅRSRAPPORT Stadsbyggnadsnämnden. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad ÅRSRAPPORT 2013 Stadsbyggnadsnämnden Revisorskollegiet ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING STADSBYGGNADSNÄMNDENS UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelsegrad Mål och uppdrag Mål- och uppdragsuppföljning Mål- och uppdragsuppfyllelse s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Stadsbyggnadsnämndens kommentar (utdrag ur årsanalys 2013): Balansräkning s bedömning PERSONAL Nyckeltal INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen s bedömning KRITIK FRÅN MYNDIGHETER ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN Löpande granskning Fördjupade granskningar Stadens arbete med uppdrag som rör hemlöshet Stadens miljöarbete Tillämpning av nya Plan- och bygglagen ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 2 av 20

3 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1, 2 och 3 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Stadsbyggnadsnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Stadsbyggnadsnämndens effektmål och tillhörande åtgärder har tydlig koppling till såväl kommunfullmäktiges inriktningsmål som Stadsbyggnadskontorets inriktningsmål, är i huvudsak uppföljningsbara och förefaller realistiska. Stadsbyggnadsnämndens uppföljning i årsanalys 2013 omfattar samtliga kommunfullmäktigemål och samtliga av Stadsbyggnadsnämndens egna mål. Måluppfyllelsegraden framgår genom att Stadsbyggnadsnämnden fr.o.m. årsanalys 2013 tar ställning till denna för respektive mål (0-100 %). Uppföljningen är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden redovisar för flera kommunfullmäktigemål och egna nämndsmål goda exempel, vilka konkretiserar målet. Generellt är redovisning av goda exempel som mått på framgång/måluppfyllelse inte tillräckligt. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen beslutade av kommunfullmäktige 2009 anges inte tydligt i lägesrapporten , vilket inte är helt tillräckligt. Vid uppföljningen av kommunfullmäktiges mål i årsanalys 2013 anser Stadsbyggnadsnämnden att måluppfyllelsegraden, inom ramen för vad nämnden kan påverka, är 100 % för samtliga mål som de har tilldelat prioritet 1 eller 2. Måluppfyllelsegraden för nämndsmålen är ca 96 %. Målen för kundnöjdhet har uppnåtts, med några undantag. Sammantaget blir bedömningen att måluppfyllelsegraden är tillräcklig, enligt revisionskontorets kriterier. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen framgår inte tydligt i lägesrapporten 2013, vilket inte är helt tillräckligt. I lägesrapporten för 2014 anges måluppfyllelsegraden genom att Malmö stad bedöms ha fullgjort sina åtaganden till 100 % för samtliga mål utom ett, där andelen bedöms vara 90 %. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Stadsbyggnadsnämnden följt upp anser nämnden att 14 av 15 uppdrag är uppfyllda i sin helhet och att ett är uppfyllt till 25 %. Enligt revisionskontorets kriterier är graden av uppdragsuppfyllelse tillräcklig. 1 Årlig uppföljning och analys av bostadsförsörjningen; Stadsbyggnadskontoret. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 3 av 20

4 Ekonomisk styrning Stadsbyggnadsnämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2013 innehåller kommentarer till budgetavvikelser och nettokostnadsutvecklingen. Nämnden har också i internbudget 2013 fattat beslut om periodisering av kommunbidraget och om interna anvisningar för budgetuppföljning. Utfallet för Stadsbyggnadsnämnden exkl. bostadsanpassning och BoPlats Syd är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Utfallet för bostadsanpassning är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Utfallet för BoPlats Syd är 188 tkr; helårsprognosen vid DR3 var 0 tkr. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Stadsbyggnadsnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms vara i huvudsak tillräcklig. Den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler men inte rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den nio kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Samtliga kontrollmoment har behandlats av nämnden. Uppföljningen har skett vid två tillfällen. Metodik och resultat är väl dokumenterade i rapporteringen. Genomförandet av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 4 av 20

5 2 Stadsbyggnadsnämndens uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Verksamheten består av: administrativ avdelning med stab, personal- och ekonomienhet respektive informationsenhet. Dessutom finns här enheten för bostadsanpassning. planavdelning med tre planenheter för bl.a. detaljplaner, geografiska fördjupningar av översiktsplaner, program till detaljplaner och detaljplaner av strategisk och strukturell karaktär. stadsarkitektavdelning med tre bygglovenheter och en gemensam kunddisk som är avsedd att förbättra medborgarservicen på framförallt områdena bygglov och bygganmälan. stadsmätningsavdelningen, som svarar för stadens mätningsväsende och grundläggande kartläggning. Bland uppgifterna märks geografisk informationsteknik (GIT), administration av kart- och ritningsarkivet samt namnsättning av gator, allmänna platser och kvarter. Sedan 2003 finns här även det kommunala lantmäteriet med ansvar för fastighetsbildning och fastighetsregistrering (tidigare delat mellan de två f.d. stadsbyggnadsdistrikten). BoPlats Syd, som förmedlar lägenheter samt kommunala tomter och senior- och studentbostäder. strategiavdelning, med ansvar för bl.a. regionala stadsbyggnadsfrågor, översiktsplanering och EU-frågor. 2.2 Rättslig ram Plan- och bygglagen (PBL) är den rättsliga ramen för stadsbyggnadsprocessen. PBLs mål framgår av portalparagrafen som säger att lagen ska: främja en samhällsutveckling med jämlika och goda sociala levnadsförhållanden och en långsiktigt hållbar miljö samt att en avvägning av allmänna och enskilda intressen ska göras vid tillämpningen av lagen. För att uppnå portalparagrafens mål reglerar lagen dessa principiella stadier i myndighetsutövningen under byggprocessen: planläggning tillstånds- och anmälningsplikt tillsyn påföljder och ingripanden. Enligt PBLs 2 kap. om allmänna intressen ska Miljöbalken 3 och 4 kap. (hushållningsprinciperna) och 5 kap. (miljökvalitetsnormer 2 ) tillämpas vid planläggning, bygglov m.m. Lagen om kommunernas ansvar för bostadsförsörjningen gäller från 1 januari 2 Meddelas normalt av regeringen. Exempel är högsta värde för buller eller flöde/nivå för vatten. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 5 av 20

6 2001 och innebär bl.a. att kommunen ska planera för bostadsförsörjningen så att alla i kommunen kan leva i goda bostäder och i en bra boendemiljö. Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod besluta om riktlinjer för bostadsförsörjningen. Fastighetsbildningslagen reglerar åtgärder som bl.a. ändrar fastighetsindelningen (t.ex. klyvning), bildar servitut och samfälligheter, m.m. Boverkets byggregler utgör närmare föreskrifter. 2.3 Organisation Stadsbyggnadskontoret planerar och utvecklar staden samt är myndighet för byggfrågor. Ordförande i Stadsbyggnadsnämnden är Carina Svensson; 1:e vice ordförande är Elisabeth Hellman; 2:e vice ordförande är Stefan Lindhe; stadsbyggnadsdirektör är Christer Larsson. Tabell 1 Stadsbyggnadskontorets organisation 2013 Källa: Strategienheten bröts ut ur planavdelningen och blev strategiavdelningen, enligt Stadsbyggnadsnämndens beslut 15 november Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret 2013 I budgetskrivelse 2013 resp redogörs för väsentliga förändringar inför 2013 och framöver (utdrag): ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 6 av 20

7 Stadsbyggnadskontoret kommer att genomföra ett projekt som utvecklar verksamheten och organisationen på kontoret. Syftet är att skapa ett nytt förhållningssätt inom process-, lednings- och kulturorganisationen. Stadsområdes- och skolomorganisationen kommer att påverka Stadsbyggnadskontorets verksamhet på olika sätt. Det behövs samordning i skol- och förskoleplaneringen och det behövs kontaktytor i pågående planeringsuppdrag och bygglov. Det är i dagsläget svårt att överblicka konsekvenserna. Det pågår just nu ett antal statliga utredningar som kan komma att påverka nämndens verksamhetsområde: Den s.k. Byggkravutredningen (SOU2012:86). Lagförslaget föreslås träda ikraft Den s.k. Plangenomförandeutredningen (SOU2012:91). Det föreslås inget datum för ikraftträdande av de lagar som berörs av ändringar. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Malmö stads budget 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. (Kommunfullmäktiges budget 2013, s 20-26). Dessutom beslutade kommunfullmäktige i budget 2013 om ett antal särskilda uppdrag Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 7 av 20

8 Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäkerhetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. 2.6 Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelsegrad Mål och uppdrag Stadsbyggnadskontorets verksamhetsplan för 2013 innehåller dels kommunfullmäktiges inriktningsmål 2013, dels Stadsbyggnadskontorets vision med tillhörande strategier samt Stadsbyggnadsnämndens egna effektmål med tillhörande åtgärder. Stadsbyggnadsnämnden har dessutom två inriktningsmål i form av leveransmål 3. Effektmålen är kopplade till kommunfullmäktiges inriktningsmål och Stadsbyggnadskontorets uppdrag. Uppföljningsbarheten tillgodoses genom att alla mål är tidsatta med slutdatum, i de flesta fall gäller , och är utformade i form av specifika aktiviteter som ska vara genomförda. Målen förefaller realistiska och påverkbara, men i några fall inte mätbara i meningen att de åsatts indikatorer. Det finns även nyckeltal som avser kundnöjdhet resp. handläggningstider; båda har åsatts mätbara mål. Vidare har stadsbyggnadsdirektören givit Stadsbyggnadskontoret i uppdrag att utarbeta ett verksamhetsledningssystem som innefattar kvalitets-, miljölednings- och arbetsmiljösystem och som har en väl fungerande och definierad mål- och uppföljningsstruktur. Stadsbyggnadskontoret driver tillsammans andra förvaltningar ett utvecklings- och förbättringsprojekt inom Malmö stads planerings-, uppföljnings- och rapporteringssystem Stratsys, med syfte att all planering, uppföljning och rapportering av såväl kommuncentrala som nämndsspecifika mål ska göras i Stratsys. Mål av direkt betydelse för Stadsbyggnadsnämnden finns också bl.a. i det bostadspolitiska programmet och i översiktsplanen. Malmö kommunfullmäktige antog i april 2009 bostadspolitiska mål 4, till vilka indikatorer knutits för uppföljning och utvärdering av måluppfyllelse, liksom en handlingsplan som bl.a. klargör var ansvaret ligger för att målen uppnås. Målen och handlingsplanen ska följas upp årligen i en lägesrapport 5 ; tre gånger per år presenteras statistik över bostadsbyggande m.m. i tertialrapporter. En planlägesrapport görs två gånger per år där pågående detaljplaner med bostadsändamål 3 Stadsbyggnadskontoret ska under 2013 leverera 1) förslag till ny översiktsplan och 2) förslag till nytt bostadsförsörjningsprogram. 4 Malmö kommunfullmäktige antog nya bostadspolitiska mål Årlig uppföljning och analys av bostadsförsörjningen; Stadsbyggnadskontoret. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 8 av 20

9 redovisas i respektive skede i detaljplaneprocessen. Malmö kommunfullmäktige antog nya bostadspolitiska mål Dessa kommer att följas upp på i princip samma sätt som de föregående målen. Stadsbyggnadsnämnden utarbetade på Malmö kommunstyrelses uppdrag under 2009 dessutom en handlingsplan för att öka bostadsbyggandet: Handlingsplan för väsentligt ökat bostadsbyggande i Malmö. I Stadsbyggnadsnämndens Uppdragsuppföljning budget 2013 beskrivs de uppdrag som ska genomföras av Stadsbyggnadsnämnden utifrån vad kommunfullmäktige har beslutat Mål- och uppdragsuppföljning Enligt bokslutsanvisningarna ska ett urval av kommunfullmäktiges inriktningsmål redovisas och kommenteras, vanligen utifrån dessa frågor: Hur blev det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet nämndens fortsatta arbete med att uppnå måluppfyllelse? Vid Stadsbyggnadsnämndens sammanträde i mars 2013 angavs vid behandling av Stadsrevisionens årsrapport 2012 hur måluppföljning 2013 ska göras. Stadsbyggnadsnämnden tar ställning till måluppfyllelsegraden på en skala från % för mål med påverkansgrad 1 och 2. Samtliga Malmö kommunfullmäktiges mål följs upp i Stadsbyggnadsnämndens årsanalys 2013, indelade i prioritet från 1-3 med avseende på inflytandegrad för nämnd/kontor och med angivande av metodik respektive åtgärder (uppföljning). Stadsbyggnadsnämnden redovisar för flera mål goda exempel, vilka konkretiserar målet. Stadsbyggnadsnämndens effektmål i verksamhetsplan 2013 följs upp i årsanalys 2013 via systemet Stratsys. Uppföljningen av effektmålen indelas i åtgärder som är klara, i vänteläge, pågående respektive ej påbörjade. Måluppfyllelsegraden anges genom status på genomförande av åtgärder. Uppföljningen av nämndsmålen är i huvudsak identisk med uppföljningen av kommunfullmäktigemålen, men mer detaljerad. Även nyckeltal för kundnöjdhet följs upp. Eftersom målen följs upp även i delårsrapporterna är uppföljningsfrekvensen (normalt) 3 gånger/år. Stadsbyggnadsnämndens uppföljning av uppdragen i kommunfullmäktiges budget 2013 anger i vilken grad Stadsbyggnadsnämnden anser att uppdraget är uppfyllt, och vilka eventuella hinder som nämnden stött på i utförandet av uppdragen. Uppföljning av Malmö kommunfullmäktiges bostadspolitiska mål , antagna i november 2012, redovisas i lägesrapporten i mars Enligt beslut i Revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av Stadsbyggnadsnämndens årsanalys framgår att förvaltning- ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 9 av 20

10 en arbetat med att implementera utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering, tagit fram och redovisat könsuppdelad statistik och genomfört jämställdhetsanalys Mål- och uppdragsuppfyllelse I måluppföljningen i årsanalys 2013 bedömer Stadsbyggnadsnämnden att måluppfyllelsegraden avseende det nämnden kan påverka 6 är 100 % för samtliga kommunfullmäktiges inriktningsmål. Uppföljningen av Stadsbyggnadskontorets 53 effekt- och leveransmål, d.v.s. nämndsmålen, visar att samtliga har status Klar. Enligt Stadsbyggnadsnämndens uppföljning av de egna nämndsmålen har 2 av 53 mål bristande måluppfyllelsegrad per Enligt revisionskontorets tolkning innebär 0-50 % bristande måluppfyllelsegrad. Den bristande måluppfyllelsen berör en åtgärd: Andelen hårdgjord yta skall minska/malmöborna ska uppleva Malmö som parkernas stad och Antalet döda och skadade i trafiken ska minska redovisa data med hjälp av geografiska informationssystem för intressenter: (0 %). Hinder för att upprätta temakarta utgörs av teknikens krav på geografisk relation till tillgängliga data. Måluppfyllelsegraden för Stadsbyggnadsnämndens två inriktningsmål är 100 % (leverans av översiktsplan) resp. 50 % (leverans av bostadsförsörjningsprogram). Målen för kundnöjdhet har uppnåtts, med undantag för dessa: handläggningstider för detaljplaner; snittbetyget är 3 (målvärde: 4 av 5) handläggningstider för detaljplaner; snittbetyget är 3 (målvärde: 4 av 5) leveranstid för grundkarta utan ledningsredovisning; 20 % inom två veckor (målvärde: 80 %). Grundkartor till större detaljplaner har prioriterats. Förslag till åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen framgår. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Stadsbyggnadsnämnden följt upp anser nämnden att 14 av 15 uppdrag är uppfyllda i sin helhet och att ett är uppfyllt till 25 %. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen framgår inte tydligt i lägesrapporten I lägesrapporten för 2014 anges måluppfyllelsegraden genom att Malmö stad bedöms ha fullgjort sina åtaganden till 100 % för samtliga mål utom ett, där andelen bedöms vara 90 %. Antalet bostäder i detaljplaner som Stadsbyggnadsnämnden antagit/godkänt under 2013 uppgick till 3 303; målet är att besluta om minst bostäder/år i detaljplaner. Snittet åren är bostäder/år i detaljplaner som antagits/godkänts av Stadsbyggnadsnämnden. Bostadsbyggandet i Malmö under 2013 uppgick enligt stadens statistik till färdigställda bostäder (se Tabell 2 nedan). Antalet byggstarter av bostäder uppgick 2013 till 1 150, jämfört med i snitt åren D.v.s. mål som Stadsbyggnadsnämnden har tilldelat prioritet 1 och 2. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 10 av 20

11 Tabell 2 Antal resp. andel färdigställda bostäder i Malmö per upplåtelseform Upplåtelseform Antal Andel Antal Andel Antal Andel Antal Andel Antal Andel Småhus (ägda) ,0% ,4% ,5% 117 8,6% 37 3,4% Hyresrätt ,1% ,9% ,4% ,9% ,4% Brf ,9% ,7% ,1% ,5% ,2% Totalt ,0% ,0% ,0% ,0% ,0% Källa: Stadskontoret. Äldreboende ingår fr.o.m i övriga upplåtelseformer. 2.7 s bedömning Stadsbyggnadsnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Stadsbyggnadsnämndens effektmål och tillhörande åtgärder har tydlig koppling till såväl kommunfullmäktiges inriktningsmål som Stadsbyggnadskontorets inriktningsmål, är i huvudsak uppföljningsbara och förefaller realistiska. Stadsbyggnadsnämndens uppföljning i årsanalys 2013 omfattar samtliga kommunfullmäktigemål och samtliga av Stadsbyggnadsnämndens egna mål. Måluppfyllelsegraden framgår genom att Stadsbyggnadsnämnden fr.o.m. årsanalys 2013 tar ställning till denna för respektive mål (0-100 %). Uppföljningen är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden redovisar för flera kommunfullmäktigemål och egna nämndsmål goda exempel, vilka konkretiserar målet. Generellt är redovisning av goda exempel som mått på framgång/måluppfyllelse inte tillräckligt. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen beslutade av kommunfullmäktige 2009 anges inte tydligt i lägesrapporten , vilket inte är helt tillräckligt. Vid uppföljningen av kommunfullmäktiges mål i årsanalys 2013 anser Stadsbyggnadsnämnden att måluppfyllelsegraden, inom ramen för vad nämnden kan påverka, är 100 % för samtliga mål som de har tilldelat prioritet 1 eller 2. Måluppfyllelsegraden för nämndsmålen är ca 96 %. Målen för kundnöjdhet har uppnåtts, med några undantag. Sammantaget blir bedömningen att måluppfyllelsegraden är tillräcklig, enligt revisionskontorets kriterier. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen framgår inte tydligt i lägesrapporten 2013, vilket inte är helt tillräckligt. I lägesrapporten för 2014 anges måluppfyllelsegraden genom att Malmö stad bedöms ha fullgjort sina åtaganden till 100 % för samtliga mål utom ett, där andelen bedöms vara 90 %. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Stadsbyggnadsnämnden följt upp anser nämnden att 14 av 15 uppdrag är uppfyllda i sin helhet och att ett är uppfyllt till 25 %. Enligt revisionskontorets kriterier är graden av uppdragsuppfyllelse tillräcklig. 7 Årlig uppföljning och analys av bostadsförsörjningen; Stadsbyggnadskontoret. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 11 av 20

12 3 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 3.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell 3 Totala kostnader/intäkter SBK exkl bostadsanpassning och BoPlats Syd, tkr Utfall Utfall Budget Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. 0 *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 3.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell 4 Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Utfall Källa: SBNs internbudget och bokslut 3.3 Ekonomisk styrning Stadsbyggnadsnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Enligt Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning ska varje nämnd upprätta interna anvisningar för budgetuppföljning. Varje nämnd ska också enligt Malmö stads anvisningar för delårsbokslut fatta beslut om periodisering av kommunbidraget. Nämnden har i internbudget 2013 fattat beslut om periodisering av kommunbidraget och om interna anvisningar för budgetuppföljning. Periodisering av budget har beslutats av nämnden Budgeten är periodiserad på de tre ansvarsområdena Stadsbyggnadskontoret, Boplats Syd och bostadsanpassningsbidrag. Den periodiserade budgeten avseende intäkter, övriga kostnader och finansiella kostnader bygger på procentuell fördelning utifrån utfall Personalkostnader är periodiserade utifrån prognos för året. Detta innebär en ny periodisering fr.o.m och denna har påverkat utfall jämfört med budget 8. 8 Periodisering av internbudgeten gjordes tidigare genom att budgeterade kostnader och intäkter fördelades i jämna tolftedelar, med undantag för personalkostnader och motsvarande kommunbidrag som periodiserades efter uppskattad verklig fördelning per månad; detsamma gällde vissa av stadsmätningsavdelningens intäkter. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 12 av 20

13 3.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Tabell 5 Resultaträkning SBK exkl bostadsanpassning och BoPlats Syd, tkr Tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-Pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter 0 44 Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad Källa: Stadsbyggnadskontoret/Raindance Tabell 6 Resultaträkning BoPlats Syd, tkr Tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-Pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 13 av 20

14 Tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Resultat Nettokostnad Källa: Stadsbyggnadskontoret/Raindance Tabell 7 Resultaträkning Bostadsanpassningsbidrag, tkr Tkr Budget 2013 Prognos 2013 Utfall 2013 Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-Pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad Källa: Stadsbyggnadskontoret/Raindance Stadsbyggnadsnämndens kommentar (utdrag ur årsanalys 2013): Stadsbyggnadskontorets verksamhet: Intäkterna är tkr högre än budgeterat. Intäktsöverskottet är högre än prognostiserat, det beror på förbättrad konjunktur för bygglov och detaljplaner. Det har inkommit fler ärenden jämfört med tidigare år. Budget för övriga personalkostnader finns på övriga kostnader. Överskott på lönekostnader inklusive PO-pålägg med tkr beror bland annat på vakanser och föräldraledigheter. Arbetet med utveckling av arbetsprocesser som har lett till ombyggnad på kontoret har bidragit till kostnadsunderskottet på övriga kostnader. Kostnadsunderskottet beror även på att nya datorer köpts in för att det var dags för ett byte på ett flertal datorer. Bytet har även inneburit att de fungerar bättre i den nya plattformen. Vidare har det funnits icke budgeterade kostnader för "Forever young" som är en vidareutveckling av UngBo12. Boplats Syd: Verksamheten finansieras av den årliga avgiften (300 kr) som betalas av de bostadssökande samt medel från Malmö stad. På sikt förväntas dock verksamheten bli helt självfinansierad. Intäkterna har ökat med tkr jämfört med budget. Vid bokslutet för 2012 kunde konstateras att Boplats Syd uppvisat ett underskott gentemot budget på tkr. Under året vidtogs ett antal åtgärder för att komma tillrätta med ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 14 av 20

15 underskottet. Med dessa åtgärder genomförda kunde Boplats Syd vid bokslutet för 2013 uppvisa ett överskott gentemot budget på 188 tkr. Bostadsanpassningsbidrag: visar ett överskott på tkr till följd av icke handlagda ärenden. Från januari till december 2013 har pågående ärenden och ärenden i väntelista ökat med 11,4 %. Förändrad rättspraxis med mer komplexitet i ärenden har bidragit till förlängd handläggningstid. 3.5 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser har konstaterats i granskningen. 3.6 s bedömning Stadsbyggnadsnämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2013 innehåller kommentarer till budgetavvikelser och nettokostnadsutvecklingen. Nämnden har också i internbudget 2013 fattat beslut om periodisering av kommunbidraget och om interna anvisningar för budgetuppföljning. Utfallet för Stadsbyggnadsnämnden exkl. bostadsanpassning och BoPlats Syd är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Utfallet för bostadsanpassning är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Utfallet för BoPlats Syd är 188 tkr; helårsprognosen vid DR3 var 0 tkr. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 15 av 20

16 4 Personal 4.1 Nyckeltal Tabell 8 Personalstatistik SBK Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel 52,4% 54,9% 54,3% 56,3% 57,7% 60,3% 63,3% Personal med utländsk bakgrund, andel 11,3% 14,3% 16,1% 16,4% 18,5% 18,9% 19,6% Sjukfrånvaro, andel 3,1% 2,6% 2,8% 2,4% 3,5% 4,0% 3,6% Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering. För utländsk bakgrund avses SCBs definition: en person som antingen är född i utlandet eller är född i Sverige av föräldrar som båda är födda i utlandet. 5 Intern kontroll 5.1 Nämndens interna kontrollplan Stadsbyggnadsnämndens interna kontrollplan för 2013 omfattar nio kontrollmoment som huvudsakligen avser verksamhet och personal. De fyra första kontrollmomenten är kommungemensamma, beslutade av Malmö kommunstyrelse. Övriga kontrollmoment är beslutade av Stadsbyggnadsnämnden. Planen är kopplad till en skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten. Riskanalysen uppdateras och godkänns av Stadsbyggnadsnämnden en gång per år. Vid varje ny mandatperiod görs en helt ny risk- och sårbarhetsplan. Riskanalysen anger bl.a. hur risker som inte blir föremål för årets interna kontrollplan ska behandlas. Det framgår inga kommentarer till riskvärderingen i den version som bifogats den interna kontrollplanen. Av planen framgår vilka rutiner som ska kontrolleras, hur, vem som är kontrollansvarig samt när och till vem rapportering ska ske. Rapport ska enligt planen göras till Stadsbyggnadsnämnden vid halvårsuppföljningen resp. årsbokslut. 5.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen I samband med halvårsskiftet/dr2 hade samtliga nio kontrollmoment genomförts i sin helhet eller delvis och rapporterats till nämnden. Samtliga kontrollmoment var genomförda och rapporterade till nämnden i februari Metodik och resultat är dokumenterade. Avvikelser konstaterades för dessa kontrollmoment: 1 Kommungemensamt kontrollmål - Rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning: 20 % av frånvaron har inte beviljats inom rätt tid. Vikten av att bevilja frånvaro så snart den är registrerad kommer att tydliggöras. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 16 av 20

17 9 Nämndens kontrollmål - reseräkning skrivs inom en månad efter utförd resa: efter revisionskontorets granskning av reseräkningar 2012 gavs ledningsgruppen i juli i uppdrag att informera sina medarbetare samt att ny kontroll utförs till hösten. Alla de som inte hade lämnat in en reseräkning har kontaktas personligen. Inom 3 månader har de som inte tidigare inlämnat reseräkning inkommit med en sådan. Åtgärder framgår för de konstaterade bristerna. Genomförande av åtgärdsförslag i föregående års interna kontrollplan följs upp genom att Stadsbyggnadskontoret enligt uppgift har bevakning på åtgärderna i olika forum. Det kontrollmoment som rör mutor kommer att ingå även i interna kontrollplanen för s bedömning Stadsbyggnadsnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms vara i huvudsak tillräcklig. Den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler men inte rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den nio kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Samtliga kontrollmoment har behandlats av nämnden. Uppföljningen har skett vid två tillfällen. Metodik och resultat är väl dokumenterade i rapporteringen. Genomförandet av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. 6 Kritik från myndigheter För Stadsbyggnadsnämndens del rör kritik från statliga myndigheter främst planer och lov m.m. som överklagats till länsstyrelsen och i denna eller senare instans upphävts. Upphävda planer och lov vad gäller Stadsbyggnadsnämnden i Malmö är, i förhållande till mängden beslut, enligt uppgift av låg omfattning. Detta har revisionskontoret också kunnat konstatera vid tidigare granskning. Utdrag ur Stadsbyggnadsnämndens uppföljning av interna kontrollplanen 2013: Överinstanserna (länsstyrelsen, mark-och miljödomstolen och Mark-och miljööverdomstolen) har under 2013 avgjort 137 ärenden och mål som rör Stadsbyggnadsnämndens ärenden. Av dessa har en (1) detaljplan upphävts delvis, fem (5) bygglov har upphävts, ett (1) bygglov har upphävts delvis, tre (3) bostadsanpassningsbeslut har upphävts, ett (1) bostadsanpassningsbeslut har upphävts delvis, ett (1) beslut om förhandsbesked har upphävts, fem (5) beslut om sanktionsavgifter har upphävts, ett (1) beslut om sanktionsavgifter har upphävts delvis. Totalt har upphävanade skett i 18 beslut (av 137). En ändringsfrekvens om drygt 14 procent. Nämndens slutsats är att beslut står sig väl vid överprövning och bedöms hålla en god kvalitet. Avgöranden som gått nämnden emot tas upp för kunskapsåterföring vid tvärmöten där stadsarkitektsavdelningen, planavdelningen och en jurist deltar. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 17 av 20

18 7 Andra granskningar som berör nämnden 7.1 Löpande granskning Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet Kommunfullmäktige i Malmö stad antog 2009 ett miljöprogram för perioden Utöver detta finns en rad sektorprogram inom klimat- och miljöarbetet som beskriver mål och åtgärder för sina respektive ämnesområden. För att ta ett samlat grepp och konkretisera stadens klimat- och miljöarbete har Miljöförvaltningen tagit fram en handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad. Handlingsplanen antogs av kommunstyrelsen Samtliga styrelser och nämnder har, enligt miljöprogrammet, ansvar för genomförandet av miljömålen och ska förhålla sig till samtliga miljömål genom att arbeta in dem i sina respektive verksamhetsplaner. Detsamma gäller för genomförandet av åtgärderna i handlingsplanen. Handlingsplanen pekar ut 26 prioriterade åtgärder som behöver genomföras under mandatperioden för att de långsiktiga målen i miljöprogrammet ska kunna uppfyllas. Varje åtgärd har en eller flera förvaltningar som ansvariga. På uppdrag av kommunfullmäktige sammanställer Miljöförvaltningen varje år en miljöredovisning för Malmö stad baserat på enkäter ställda till de kommunala förvaltningarna. Stadsbyggnadskontoret har ansvar för åtgärderna 2, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 17, 18, 19, 24, 26 och av dessa är samtliga rapporterade till Miljöförvaltningen. Åtgärderna beskrivs närmre i Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad Fördjupade granskningar I revisionsplan 2013 finns dessa fördjupade granskningar (flertalet berör inte SBN direkt): Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet Stadens arbete med arbetsmarknadsinsatser Finansfunktion och internbanken Uppföljning IT-granskning Eurovision Song Contest Stadens miljöarbete Skolornas arbete mot kränkande behandling Framgångsrikt genomförda gymnasiestudier Kompetensförsörjning inom förskolan Tillämpning av nya Plan- och bygglagen Områdesprogrammen (uppskjuten till 2014) ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 18 av 20

19 7.2.1 Stadens arbete med uppdrag som rör hemlöshet har på uppdrag av Revisorskollegiet granskat ansvariga nämnders arbete med hemlöshet och hur samordningen mellan stadens nämnder sker. Granskningen visar att stadens kostnader för hemlösheten fortsätter att öka, men att ökningen av antalet hemlösa f.n. i huvudsak beror på bostadsbrist. Den socialt betingade hemlösheten har under senare år minskat något. Ansvariga nämnder uppvisar återkommande ekonomiska underskott avseende hemlösheten. De ekonomiska resurser som tilldelas stadsområdesnämnderna avseende hemlösheten motsvarar inte de förväntade kostnaderna. Revisorerna anser att en översyn av resurstilldelningen bör ske. Stadsbyggnadsnämnden fick rapporten för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. Stadsbyggnadsnämnden anför i sitt yttrande att de påverkar den strukturella hemlösheten genom att arbeta för ett ökat bostadsbyggande. Vidare påpekar de att hemlöshetskompetens ingår i bostadsförsörjningsorganisationen och att hemlöshet avhandlas i den årliga lägesrapporten över bostadsförsörjningen Stadens miljöarbete Ernst & Young har på uppdrag av Revisorskollegiet granskat Mamö kommunstyrelses, Tekniska nämndens, Stadsbyggnadsnämndens och Miljönämndens former för styrning och uppföljning mot stadens miljömål med utgångspunkt i Malmö stads miljöprogram. Den sammantagna bedömningen är att de granskade nämndernas förvaltningar arbetar i den dagliga verksamheten utifrån miljöprogrammets målbild. De granskade förvaltningarna arbetar dock på mycket olika sätt med miljöprogrammet och handlingsplanen och den samlade målbilden som omfattar bl.a. kommunfullmäktiges mål, miljöprogrammets mål samt mål kopplade till andra styrdokument upplevs som komplex att förhålla sig till. Granskningen konstaterar att Stadsbyggnadskontoret i en särskild excel-fil gjort en tydlig koppling mellan KF-målen, miljöprogrammet, handlingsplanen och förvaltningens åtgärder för att adressera dessa. Däremot saknas denna tydlighet i förvaltningens verksamhetsplan. Bedömning är excelfilen behöver utvecklas så att den kan bidra som input till nämndens vidare miljöarbete. I Stadsbyggnadsnämndens yttrande framgår bl.a. att strukturen för nämndens miljöarbete kommer att ses över 2014, med ambitionen att inkorporera miljöprogrammets mål i verksamhetsplanen och verksamheten på ett tydligare sätt Tillämpning av nya Plan- och bygglagen har under april-juni 2013 på uppdrag av Revisorskollegiet granskat implementeringen av den nya Plan- och bygglagen som trädde ikraft 2 maj Den har medfört ett stort antal förändringar, främst avseende bygglovsverksamheten. Granskningen visar att Stadsbyggnadsnämnden på ett tillfredsställande sätt implementerat förändringarna i Plan- och bygglagen samt följer upp efterlevnaden genom avgöranden i överinstanser och genom uppföljning av handläggningstider. Granskningen visar även att uppföljningen av de ärenden där handläggningstiden för bygglov överskrider ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 19 av 20

20 den lagstadgade tiden 10 veckor kan förbättras. Revisionen rekommenderar att orsakerna till handläggningstider som överskrider den lagstadgade handläggningstiden dokumenteras och analyseras i syfte att finna åtgärder för att uppfylla lagens krav på handläggningstid. I Stadsbyggnadsnämndens yttrande framgår bl.a. att bevakningsrutinerna för uppföljning av bygglovsärenden har förändrats. Avdelningsledningen får via särskild epostadress uppgifter om avvikelser för bedömning av nödvändiga åtgärder. ÅRSRAPP 2013 SBN.doc Sidan 20 av 20