Attestordning Revision 01

Transkript

1 Attestordning Revision 01 SVENSKT AMBULANSFLYG ORG.NR DATUM DNR KSA

2 Innehållsförteckning 1 Attestordning Omfattning Syfte Målsättning Ansvar Definitioner attesträtt Beställare Granskare Slutattestant Kontraattestant Beviljade attesträtter Kontraattestant Kontrollernas utförande samt jävsprövning Ställföreträdare Beloppsbegränsningar Utanordning Allmänt Hantering av likvida medel Utanordningsberättigade personers skyldigheter Begränsningar Namn och signaturlista Policy för representation och hantering av kontokort Syftet Omfattning Beslutsprocess Vilka får kontokort? Ansvarsförbindelse Beloppsgränser Underlag Övriga riktlinjer Anställnings upphörande Förlust av kontokort Otillåten användning Innehavare av giltiga kontokort Mall ansvarsförbindelse för kontokort DATUM SIDA 2 (12)

3 1 Attestordning 1.1. Omfattning Attestordning gäller för Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflygs (KSA) organisationsnummer samtliga ekonomiska transaktioner Syfte KSA:s attestordning har till syfte att skapa effektiva och säkra rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering, utanordning samt löneutbetalningar. Utgångspunkten för attestordningen är den av styrelsen beslutade delegationsordningen KSA Genom attestordningen ges förutsättningar för att god intern kontroll upprätthålls vad gäller affärshändelser som leder till in- och utbetalningar av pengar Målsättning Säkerställande sker genom att de definierade rollerna under rubrik 1.4 medverkar till att: o beslut fattats av behörig beslutsfattare, o beslut är förenligt med förbundsordning, delegationsordning samt verksamhetsplan och budget, o prestationen utförts i form av att varan eller tjänsten har levererats, o bokföringsunderlag i form av kvitton, fakturor och beslut uppfyller kraven på god redovisningssed (RKR samt BFN) samt kommunala redovisningslagen (KRL), o rätt villkor tillämpas vad gäller exempelvis betalningsvillkor, o bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod, o konteringen är korrekt enligt gällande rekommendationer (RKR, L-bas) o Om fel uppstår ska rutinerna säkerställa att dessa upptäcks och åtgärdas direkt. Innan behörighet tilldelas ska person inom respektive roll erhålla genomgång och utbildning Ansvar Förbundsstyrelsen fastställer delegationsordningen. Förbundsstyrelsen beslutar om attestordningen. Förbundsstyrelsens ordförande utser attestanter. ansvarar för att attestanter förstår innebörden vad gäller innehållet i attestordningen. genomför övergripande uppföljning och vid behov tar initiativ till förändring. DATUM SIDA 3 (12)

4 1.5. Definitioner attesträtt Beställare Beställaren har befogenheter att upphandla och beställa varor och tjänster inom ramen för gällande attesträtt. Beställning av personliga tjänster/varor som utrustning, kurser och utbildningar skall alltid, oavsett beställningsrätt, godkännas av överordnad befattningshavare (kontraattestant) innan tjänst eller vara beställs. Beställare kan inte vara granskare om beställaren är slutattestant. Fyra-ögon principen gäller Granskare Granskaren godkänner och kontrollera att varan eller tjänsten har utförts enligt överenskommelse. Det innebär bland annat att se till att gällande villkor vad gäller exempelvis kvalitet-, pris-, leverans- och betalningsvillkor är uppfyllda. Granskaren ska även kontrollerar att tillräckligt underlag finns för att styrka transaktionen, att dokument är formellt riktiga samt att kontering är korrekt enligt god redovisningssed samt konteringsplan. Granskningsattesten sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokumentet eller liknande underlag. Granskaren kan inte vara slutattestant men beställare. Fyra-ögon principen gäller Slutattestant Slutattestant ska kontrollera att transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet. Slutattest sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokument eller liknande underlag Kontraattestant Överordnad befattningshavare godkänner köp av exempelvis personlig utrustning, kurser och utbildningar innan tjänst eller vara beställs. Kontraattest sker med en signatur av elektronisk typ eller namnteckning på bokföringsdokument eller liknande sker innan utbetalning. DATUM SIDA 4 (12)

5 1.6. Beviljade attesträtter Följande roller har attesträtt. Innehavare av befattningen återfinns i namntecknings- och signaturlista. Den person som inte finns angiven har inte attesträtt. En attesträtt är aldrig muntlig utan attesträtt godkänns när attestförteckning är beslutad av styrelsens ordförande. Budgetansvaret ska alltid kopplas till ett specifikt konto eller avtal. Avtal avrop Direkt köp Personligt köp Beställare (En av nedanstående) Direktörsassistent Direktörsassistent Direktörsassistent Granskare (En av nedanstående) Direktörsassistent Direktörsassistent Direktörsassistent Slutattestant (En av nedanstående) Löner Redovisningsbyrå Redovisningsbyrå Medlemsfakturering Redovisningsbyrå Skattedeklarationer Redovisningsbyrå Redovisningsbyrå Kontraattest Överordnad chef Överordnad chef Överordnad chef Överordnad chef Kommunmoms Redovisningsbyrå Redovisningsbyrå Överordnad chef Kontraattestant o o o o o för samt direktörsassistent, Styrelsens ordförande för förbundsdirektör, Vice ordförande för förbundsdirektör och styrelsens ordförande, Styrelsemedlem i det fall Styrelsens ordförande alternativt vice ordförande deltar, I det fall samtliga styrelsemedlemmar deltar Förbundsfullmäktiges ordförande DATUM SIDA 5 (12)

6 1.7. Kontrollernas utförande samt jävsprövning Kontrollmomenten ska utföras i enlighet med attestansvaret samt anpassas till transaktionernas art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid slutattest ska den som utför kontrollen ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Det innebär att den som utför slutattest inte får attestera köp som avser den egna personen eller närstående. Detta innefattar även transaktioner där närstående eller anställd har ägarintresse eller ingår i leverantörens ledningsgrupp. Försiktighetsprincipen ska iakttas så snart jävsfrågan är aktuell. Kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett varaktigt och ändamålsenligt sätt och ske inom rimlig tid Ställföreträdare Om förbundsdirektören är frånvarande ska i brådskande ärenden ställföreträdare utses med samma behörigheter som förbundsdirektören. Om sådant beslut saknas inträder Styrelsens ordförande Beloppsbegränsningar Vid attest av faktura som kan hänföras till avtal finns inga beloppsgränser mer än den budget som fastställts. Vid attest av faktura som kan hänföras till den av fullmäktige fastställda budgeten finns inga beloppsgränser. Attest av konsulttjänster på löpande räkning, vilket inte omfattas av punkterna ovan, ska alltid attesteras av förbundsdirektören. Inköp eller upphandling får inte delas upp på flera fakturor, så att attestberättigad ska kunna attestera fakturor inom sin attestram. Om delfakturering sker ska attest alltid göras av den som har attesträtt för hela inköpsbeloppet. DATUM SIDA 6 (12)

7 2 Utanordning 2.1. Allmänt Behörigheten att beordra utbetalning från bank och att belasta konton med kostnader ska separeras. Med utanordning menas en handling där en person med sin namnteckning eller digitala signatur bekräftar att en attesterad utgiftsverifikation eller annat utbetalningsunderlag får betalas Hantering av likvida medel en har inom ramen för Svenskt Ambulansflygs tillgängliga medel rätt att tillsammans med Styrelsens ordförande utanordna för de medel som förvaltas av Svenskt Ambulansflyg. Vilka befattningshavare som ensamt eller i kombination med förbundsdirektören ska ha rätt att teckna utbetalningsbesked fastställs av Styrelsens ordförande i separat beslut Utanordningsberättigade personers skyldigheter Före utanordnandet ska rimlighetskontroller av betalning ske så att belopp är attesterad av behörig samt att verifikationen och underlagen är korrekta Begränsningar Utanordningsberättigad får inte godkänna utbetalning till sig själv eller närstående. DATUM SIDA 7 (12)

8 3 Namn och signaturlista För de fall attest sker manuellt redovisas nedan namn- och signaturlista omfattande underskrifter och signaturer för de personer som beviljats attesträtt och/eller rätt att teckna utbetalningsbesked för Svenskt Ambulansflyg. Roll Namn Namnteckning Signatur Styrelsens ordförande Börje Wennberg Vice ordförande Annika Tännström Andreas Eriksson Direktörsassistent Carina Arndt Helena Ericson DATUM SIDA 8 (12)

9 4 Med budgetansvar menas att funktion tilldelats ett ansvar för att genomföra aktiviteter som planerats i budget. Om budget under- eller överskrids ska en meddelas snarast eller senast i samband med prognosarbete. Om beloppet är väsentligt ska riskanalys bifogas som tar hänsyn till budgeten i sin helhet. Budget helår kr Delegationsordning Avtal Delegationsordning Reseservice och reseadministration KSA Lokalvård veckovis KSA Elleverans KSA , Inbrottslarm/brandlarm KSA Hyresavtal kontorslokal KSA Konton Samtliga konton 6810,6640, 6830, , 6310, Konferenslokaler direkt köp IT/telekommunikation Telia Internetuppkoppling KSA ,7210, Kontorsutrustning/förbrukningsvaror 6410,6450, Postbefordran Konsult redovisning KSA Internrevision KSA DATUM SIDA 9 (12)

10 5 Policy för representation och hantering av kontokort 5.1. Syftet Anledningen till att kontokort finns inom KSA är att förenkla betalningar och inköp samt minska behovet av förskottsbetalningar och privata utlägg i samband t.ex resor eller representation Omfattning Betalningsansvaret för de inköp som görs på kortet är ställt på KSA och fakturan skickas till KSA Beslutsprocess Styrelsens ordförande har delegerat till förbundsdirektören att besluta om vilka personer som inom KSA:s ansvarsområde ska ha rätt till kontokort. Beslut som fattas på delegation ska redovisas till styrelsen. en godkänner och beställer kontokort med hänsyn tagen till tjänsteuppdraget och beslutar om återkallelse. Kontrasignering sker av Vilka får kontokort? Tjänsteuppdraget avgör vilka som får kontokortet. Kortinnehavaren har ett personligt ansvar för kontokortet och ska behandla detta som en värdehandling där förvaring ska ske på ett betryggande sätt Ansvarsförbindelse För varje kontokort ska ansvarsförbindelse finnas. Av ansvarsförbindelsen framgår att kortet ska användas i tjänsten och inte användas för privat bruk. Ansvarsförbindelsen ska diarieföras Beloppsgränser Beloppsgränser för inköp styrs dels av budgetansvar och dels av kortinnehavarens behov i tjänsten. Inköp med VISA kort ska godkännas av förbundsdirektör, eller controller. DATUM SIDA 10 (12)

11 5.7. Underlag Alla inköp ska snarast skannas och skickas till redovisningsbyrå samt KSA:s controller. Av handlingarna ska framgå vad inköpet avser. Kvittot sparas digitalt och finns tillgängligt via förbundets portal. Originalet förvaras i pärm på KSA:s Kansli. För kvitton i samband med representation ska syftet anges, antal deltagare och om det inte klart framgår av annat underlag vad som avser tex mat, dryck och logi. Kortinnehavaren redovisar sedan kvitton på gjorda utlägg och erhåller efter attest ersättning i samband med löneutbetalningen Övriga riktlinjer För all representation vid KSA ska riktlinjer kring mutor och representation beaktas. All representation ska ske med omdöme och måttfullhet där riktlinjer framgår i policy tagen av styrelsen KSA 36:2017. Vid attestering av fakturan för kortköp ska samtliga kvitton kontrolleras mot fakturans specifikation. Se vidare information i attestordning Anställnings upphörande Vid anställnings upphörande ska kortet klippas av den anställde och lämnas till eller. Kvittens ska lämnas på att kortet återlämnats Förlust av kontokort Vid förlust av kontokort ska kortet omedelbart spärras hos kortutgivaren. Ändras namn eller tillhörighet ska omedelbart meddelas för att kunna uppdatera nedanstående lista Otillåten användning Vid otillåten användning ska kortinnehavaren underrättas samt överordnad chef. Om policyn inte följs kan kortet komma att dras in omedelbart. Vid otillåten användning kan kortinnehavaren bli personligt betalningsansvarig Innehavare av giltiga kontokort Roll Kredit Namn VISA Direktörsassistent Carina Arndt DATUM SIDA 11 (12)

12 5.13. Mall ansvarsförbindelse för kontokort Ansvarsförbindelse för kontokort: VISA Den anställdes för och efternamn Personnummer Organisation Beloppsgräns per inköp Överordnad chef Beloppsgräns Som kortinnehavare tilldelas jag behörigheter att göra inköp som avser verksamheten efter godkännande av slutattestant. Policy för kontokort och övriga riktlinjer vad gäller tex representation ska följas. Om riktlinjerna inte efterlevs kan kortet komma att dras in med omedelbar verkan. Otillåten användning kan leda till personligt betalningsansvar. Jag har tagit del av gällande policys och riktlinjer och förbinder mig härmed att följa dessa: Datum: Kortinnehavarens namn: Kortinnehavarens namnteckning DATUM SIDA 12 (12)