JOKKMOKKS KOMMUN. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Socialnämnden

Transkript

1 Plats och tid: Sammanträdesrum 3, kommunhuset, Jokkmokk, klockan Ajournering: Beslutande ledamöter: Kerstin Hellgren Tobiasson (S), ordf, deltar ej 45 Jan Sjöberg (S), ordf 45 Eva Näslund (S) Tord Larsson (S) Andreas Lindqvist (V) Catharina Holmbom (Mp), deltar ej 47 Katrin Bagge (L) Bitte Nygård (Sv) Harriet Nordqvist (M) Övriga Kaisa Björnström, socialchef Ylva Stenman, soc.sekr närvarande: Carola Hansson, sekreterare Maria Larsson, Tf socialchef Sonja Malm, MAS, Margareta Rask, chef HSL, 56 Ingela Östlund, verksamhetschef, 71 Lars Bergqvist, soc.sekr Thomas Bäckman, Enh.chef, 43-51, 72 Anna Köhler, Enh.chef, 43-51, 72 Tid och plats för justering: Torsdagen den 23 juni 2016 kl , i kommunhuset, Jokkmokk Paragrafer: (sekr 45-51) Underskrifter: Sekreterare... Carola Hansson Ordförande... Kerstin Hellgren Tobiasson (s) Jan Sjöberg (S) 43-44, Justerande... Tord Larsson (S) Bitte Nygård (Sv) ANSLAG / BEVIS Organ: Socialnämnden : Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Carola Hansson

2 2 43 Val av justerare att utse ledamöterna Tord Larsson (S) och Bitte Nygård (Sv) att justera dagens protokoll. Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum torsdag den 23 juni 2016 klockan

3 3 44 Godkännande av föredragningslistan att godkänna den upprättade föredragningslistan tillsammans med nedanstående extra ärende. Överläggningar i socialnämnden Ordföranden föreslår att följande extra ärende får behandlas som sista punkt på dagens föredragningslista. 26. Delegation - Bostadsanpassningshandläggare

4 4 52 Dnr 2015:734 Avvikelser inom socialtjänsten juli december 2015 att lägga avvikelserapporteringen till handlingarna. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården är vårdgivaren ålagd att ha rutiner för avvikelse och riskhantering i syfte att förbättra patientsäkerheten. En del i detta är rapporter om avvikelser som kan hitta systemfel i verksamheten och därmed utgöra ett viktigt underlag för kvalitetsförbättringar i verksamheten. Socialnämnden i Jokkmokks kommun har tagit beslut om att avvikelser ska redovisas varje halvår. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 47 Rapporter avseende avvikelser inom socialtjänsten juli december 2015, upprättad av Sonja Malm, MAS Kopia till Sonja Malm, MAS

5 5 53 Dnr 2016:552 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 2015 att lägga patientsäkerhetsberättelsen till handlingarna. Jokkmokks kommun bedriver hälso- och sjukvård i vård- och omsorgsboende, inom enheten funktionsnedsättning samt för patienter inom hemsjukvården. Vårdgivare ska varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet har bedrivits föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har överlämnat patientsäkerhetsberättelsen för år 2015 (bilaga). s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 48 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare avser år 2015, upprättad av Sonja Malm, MAS Kopia till Sonja Malm, MAS

6 6 54 Dnr 2016:553, 2014:978 Riktlinje och rutin vid avvikelsehantering med risk- och händelseanalyser och hur inkomna synpunkter skall tas tillvara att anta den reviderade versionen av Riktlinje och rutin vid avvikelsehantering med risk- och händelseanalys samt hur inkomna synpunkter skall tas tillvara. Socialtjänsten har ett enhetligt system för hantering av avvikelser. En gemensam riktlinje och rutin vid avvikelsehantering och hur inkomna synpunkter ska tas tillvara upprättades och beslutades om av socialnämnden Avvikelserapporter inkommer till MAS för sammanställning och återrapportering till socialnämnden. Det man kan se är att det saknas riskoch händelseanalyser. Revisorerna har efterfrågat riktlinjer vid läkemedelsavvikelser. Materialet har nu reviderats, blanketter har ändrats och Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska, MAS, har tagit fram en riktlinjer vid läkemedelshantering och rutin vid läkemedelsavvikelser. Socialtjänsten har provat använda materialet från och det har reviderats en del. Man kan redan nu se att avvikelser bedöms i ett tidigare skede och att återkoppling till de som skriver avvikelser har förbättrats. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 49 Tjänsteskrivelse från socialchef Kaisa Björnström Riktlinje och rutin vid avvikelsehantering med risk och händelseanalys, reviderad av Sonja Malm, MAS Kopia till Sonja Malm, MAS

7 7 55 Dnr 2014:112 Riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning att anta riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning enligt bilaga. Översyn av riktlinjerna för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning görs årligen med den gemensamma värdegrunden och hjälpmedelspolicyn som underlag för eventuella förslag till. förändringar. Förslag till ändringar av riktlinjer för hjälpmedelsverksamheten för år 2016 har utarbetats i samverkan mellan länets kommuner och landstinget. Kommunförbundet Norrbottens socialberedning ställer sig bakom förslaget och rekommenderar medlemskommunerna att anta riktlinjerna. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 50 Protokoll från Kommunförbundet Norrbottens socialberedning , 44, inklusive bilagan Ändringar per ISO-kod upprättad Kopia till Norrbottens kommuner Sonja Malm, MAS Margareta Rask, verksamhetchef HSL

8 8 56 Handlingsplan för HSL-team att lägga informationen till handlingarna, samt att uppdra till socialchefen att följa upp ärendet. Age Management i Sverige AB., Barbro Skoglund, har fått uppdraget att utföra en nulägesanalys i fyra faser med fokus på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inom hälso- och sjukvårdsenheten vid socialtjänsten i Jokkmokks kommun. Analysen tar sin utgångspunkt i AFS 2014:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö och ska särskilt belysa; krav i arbetet, ohälsosam arbetsbelastning och arbetstid. Enligt uppdraget ska analysen även ge förslag på eventuella förändringar som kan förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 51 Nulägesanalys upprättad av Barbro Skoglund, AMSAB Överläggningar i socialnämnden Margareta Rask, verksamhetschef för HSL-teamet, redogör muntligt för bakgrunden till att konsultstöd kopplades in samt en genomgång av den nulägesanalys som har utförts av Barbro Skoglund AMSAB. Uppföljning skall göras under mars/april månad Kopia till Socialchef

9 9 57 Dnr 2016:449 Tertialbokslut för perioden januari april 2016 att Biståndsenheten skall se över sina rutiner i det förebyggande arbetet och om uppföljiningen av personer som varit på behandling kan förändras för att minska placeringskostnaderna, samt att i övrigt lägga tertialrapporten till handlingarna. Enligt tertialrapport för perioden januari april 2016 är placeringskostnaderna inom Biståndsenheten fortsatt höga. Verksamheten har dock kunnat återsöka motsvarande ca 53% av första kvartalets totala placeringskostnader från Migrationsverket. Verksamheterna ordinärt boende, vård- och omsorgsboende för äldre och funktionshinder driver sina uppdrag enligt ram. Intäkterna backar på boendesidan inom vård- och omsorgsboende eftersom det varit ett antal lediga lägenheter under året. Lönerevisionen och satsningen på undersköterskor i år blir en ökad kostnad motsvarande ca 300 tkr. Prognosen för helåret 2016 är ett underskott på tkr. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 52 Tertialbokslut januari April 2016 för socialtjänsten, upprättat av ekonomifunktionen Överläggningar i socialnämnden Ledamoten Tord Larsson (S) yrkar att Biståndsenheten ser över sina rutiner i förebyggande arbetet och uppföljiningen av personer som varit på behandling kan förändras för att minska placeringskostnaderna. Kopia till Maria Larsson, verksamhetschef Biståndsenheten Anna Köhler, enhetschef Biståndsenheten Thomas Bäckman, enhetschef Biståndsenheten Kommunstyrelsen

10 10 58 Dnr 2016:554 Delfinansiering för skyddat boende i Norrbotten att anta överenskommelse om skyddat boende, att avsätta kronor för finansiering av gemensamt skyddat boende i Norrbotten fr o m 1 januari 2017, samt att utreda vidare om bidrag till kvinnojouren lokalt skall delfinansiera stödet till gemensamt skyddat boende. Kvinnor i Norrbottens län som är utsatta för våld i nära relation och deras medföljande barn, ska vid behov erbjudas skyddat boende som har hög säkerhet, kvalitet och tillgänglighet och insatser som motsvarar målgruppens behov. Den politiska samverkansberedningen har i maj 2014 gett uppdrag till länsstyrgruppen att utreda förutsättningarna för ett skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och barn i Norrbotten. Detta har utmynnat i ett förslag till överenskommelse om skyddat boende från Norrbottens kommuner (se bilaga). Överenskommelsen visar på fördelar med att hantera skyddat boende gemensamt för samtliga Norrbottens kommuner och årlig kostnadsbild för driften av verksamheten. Kostnaderna fördelas på deltagande kommuner utifrån kommunens storlek. För Jokkmokks kommun motsvarar detta ca kr/år. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 53 Tjänsteskrivelse från socialchef Kaisa Björnström Överenskommelse om skyddat boende från Norrbottens kommuner Kopia till Norrbottens kommuner Maria Larsson, t f socialchef Ekonomi

11 11 59 Dnr 2016:555 Ändring av högkostnadsskyddet för avgifter inom äldre- och handikappomsorgen föreslå kommunfullmäktige besluta att Jokkmokks kommun antar den nya nivån gällande högkostnadsskyddet för avgifter inom äldre- och handikappomsorgen, samt att Jokkmokks kommun med automatik reglerar framtida förändringar som staten genomför gällande högkostnadsskyddet. I 8 kap. socialtjänstlagen (2001:453) finns bestämmelser om beräkning av avgifter inom äldre- och handikappomsorgen. Flera av avgifterna är knutna till prisbasbeloppet. Socialstyrelsen redovisar ändringar i bestämmelserna om högkostnadsskydd (8 kap 5 socialtjänstlagen). För år 2016 är prisbasbeloppet kronor. Enligt Socialstyrelsen får avgiften för hemtjänst i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet samt kommunal hälso- och sjukvård från och med den 1 juli 2016 uppgå till högst en tolftedel av 0,5392 gånger prisbasbeloppet. Från och med den 1 juli 2016 motsvarar det 1 990,54 kronor, avrundat till kronor per månad. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 54 Tjänsteskrivelse från socialchef Kaisa Björnström Meddelandeblad nr 5/2016 från Socialstyrelsen, april 2016 Kopia till Kommunfullmäktige Avgiftshandläggare Britt-Marie Parfa

12 12 60 Dnr 2016:313 Revisionsrapport Styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2015 att lägga revisionsrapporten till handlingarna. De förtroendevalda revisorerna i Jokkmokks kommun har under verksamhetsåret 2015 genomfört den årliga granskningen av samtliga nämnders ansvarsutövande dels genom att löpande under året följa nämndernas verksamhet via protokollen och dels genom att en enkät har tillställts de ordinarie ledamöterna. Avslutningsvis har revisorerna haft överläggningar med alla nämnder. Träffarna har genomförts utifrån ett i förväg utskickat underlag baserat på de genomförda enkäterna. För socialnämndens del hölls överläggningarna vid ordinarie sammanträde den 15 december Revisorernas synpunkter efter genomförd granskning redovisas i den bilagda revisionsrapporten. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 44 Revisionsrapporten: Styrelsens och nämndernas ansvarsutövande, upprättad

13 13 61 Dnr 2016:314 Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamheten att lägga revisionsrapporten till handlingarna. De förtroendevalda revisorerna i Jokkmokks kommun har granskat om kommunstyrelsen, socialnämnden, samhällsbyggarnämnden samt kultur- och fritidsnämnden bedriver upphandlingsverksamheten ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll. I granskningen har revisorerna biträtts av sakkunniga från PwC. Revisorernas bedömning och rekommendationer framgår av bifogad revisionsrapport. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 45 Revisorernas slutdokument daterat Revisionsrapporten Upphandlingsverksamheten Jokkmokk kommun, upprättad i mars 2016 av Hans Forsström och Jonas Wallin, PwC

14 14 62 Dnr 2016:312 Revisionsrapport Kommunala taxor och avgifter att lägga revisionsrapporten till handlingarna. De förtroendevalda revisorerna i Jokkmokks kommun har granskat om system och rutiner är tillräckliga i samband med fakturering av taxor och avgifter. Revisorerna har biträtts av sakkunniga från PwC. Revisorernas synpunkter framgår av bifogad revisonsrapport och slutdokument. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 46 Revisorernas slutdokument daterat Revisionsrapporten Kommunala taxor och avgifter Jokkmokks kommun, upprättad i mars 2016 av Anna Carlénius, PwC

15 15 63 Delegation Enhetschef/Alkoholhandläggare att bevilja Thomas Bäckman delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning under perioden till och med anställningens avslut. Från och med är Thomas Bäckman anställd som enhetschef/alkoholhandläggare på Biståndsenheten. I tjänsteskrivelse från verksamhetschefen föreslås Thomas Bäckman beviljas delegation enligt gällande delegationsordning. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 55 Tjänsteskrivelse från verksamhetschef Maria Larsson Kopia till Thomas Bäckman Maria Larsson, verksamhetschef

16 16 64 Delegation Enhetschef/Familjehemssekreterare att bevilja Anna Köhler delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning under perioden till och med anställningens avslut. Från och med är Anna Köhler anställd som enhetschef/familjehemssekreterare på Biståndsenheten. I tjänsteskrivelse från verksamhetschefen föreslås Anna Köhler beviljas delegation enligt gällande delegationsordning. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 56 Tjänsteskrivelse från verksamhetschef Maria Larsson Kopia till Anna Köhler Maria Larsson, verksamhetschef

17 17 65 Tillsättandet av arbetsgrupp vid utformande av ny verksamhetsplan för socialnämnden att tillsätta följande arbetsgrupp inför arbetet med utformandet av en ny verksamhetsplan för socialnämnden: Kerstin Hellgren Tobiasson, ordförande socialnämnden Jan Sjöberg, vice ordförande socialnämnden Catharina Holmbom, ledamot socialnämnden Maria Larsson, tf socialchef Christina Hellsén, verksamhetschef hemtjänst Anna Köhler, enhetschef/familjehemssekreterare. Nuvarande verksamhetsplan för socialnämnden antogs att gälla för perioden Den 19 april i år tog socialnämnden beslutet att utgå från denna verksamhetsplan även under år Detta med anledning av att den politiska ledningen i kommunen har påbörjat upprättandet av ett nytt visions- och måldokument Jokkmokk En ny verksamhetsplan för socialnämnden kommer att upprättas så snart det nya måldokumentet för Jokkmokks kommun har antagits av kommunfullmäktige. Vid socialnämndens arbetstutskott den 7 juni uppstod en diskussion om att redan nu tillsätta en arbetsgrupp som kan börja arbeta med grunderna i den nya verksamhetsplanen för socialnämnden. Enligt arbetsutskottets förslag bör arbetsgruppen bestå av tre politiker och tre tjänstemän. Kopia till Kerstin Hellgren Tobiasson, ordförande socialnämnden Jan Sjöberg, vice ordförande socialnämnden Catharina Holmbom, ledamot socialnämnden Maria Larsson, tf socialchef Christina Hellsén, verksamhetschef hemtjänst Anna Köhler, enhetschef/familjehemssekreterare.

18 18 66 Fråga om skadegörelse på Bjärkagården att lägga informationen till handlingarna. Ledamoten/vice ordförande Jan Sjöberg (S) har initierat frågan om den skadegörelse som skedde på Bjärkagården i Vuollerim under år Enligt uppgift omfattade skadorna söderslagna rutor på fastigheten samt skadegörelse på leasingbil parkerad utanför byggnaden. Arbetsutskottet uppdrar till socialchefen att lämna ytterligare information i detta ärende vid socialnämndens möte den 21 juni. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 57 Överläggningar i socialnämnden Enligt information av tf socialchef Maria Larsson är skadegörelsen på Bjärkagården polisanmäld. är dock nedlagt av polisen varför socialtjänsten har fått ansvara för kostnaderna.

19 19 67 Fråga om extra kostnader för leasingbilar att lägga informationen till handlingarna. Ledamoten/vice ordförande Jan Sjöberg (S) har initierat frågan om kostnader för skador på de leasingbilar som används inom äldre- och handikappomsorgen som ej täcks av försäkringen. Syftet med frågan är att ta reda på hur stora kostnader det handlar om och vem som i så fall betalar dessa. Socialchefen får i uppdrag att redovisa kostnaderna vid socialnämndens sammaträde 21 juni. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 58 Överläggningar i socialnämnden kr/bil/år är de extra kostnader som socialtjänsten har haft för leasingbilarna under år 2015 enligt tf socialchef Maria Larsson. Detta innefattar allt från krockskador, parkeringsskador, trasiga lampor med mera.

20 20 68 Upphandling av leasingbilar att inbjuda inköpschef Anna-Lena Löfbom till socialnämndens möte i september för att informera om kommande upphandling av bilavtal inom äldre- och handikappomsorgen. Ledamoten/vice ordförande Jan Sjöberg (S) har initierat frågan om upphandlingen av leasingbilar inom äldre- och handikappomsorgen. Han föreslår att politikerna i socialnämnden bör få vara med vid upprättandet av kravspecifikationen vid upphandlingen för att ange vilken typ av bilar som skall användas och vilken utrustning bilarna skall ha. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 59 Kopia till Anna-Lena Löfbom, inköpschef

21 21 69 Anmälan delegationsbeslut att lägga delegationsbesluten till handlingarna. Nedanstående delegationsbeslut har anmälts till sammanträdet: 1. Biståndsenheten, individ- och familjeomsorg Delegationsbeslut fattade under perioden enligt särskild bilaga A (sekretess). 2. Biståndsenheten, äldre- och handikappomsorg Delegationsbeslut fattade under perioden enligt särskild bilaga B (sekretess).

22 22 70 Övriga anmälningsärenden att lägga delgivningarna till handlingarna. Nedanstående delgivningar har anmälts till sammanträdet: 1. Från kommunfullmäktige Beslut , 21, att bevilja enskilda förtroendevalda i styrelser och nämnder ansvarsfrihet för år 2015, detta då inga allvarliga anmärkningar riktas från revisorernas sida (dnr 2016:351). 2. Från kommunfullmäktige Beslut , 30 att välja Harriet Nordqvist (M) som ny ledamot i socialnämnden efter Emma Karlsson (M), samt att ånyo bordlägga valen av ny ersättare i socialnämnden efter Catharina Holmbom (Mp) och Birgitta Elmqvist (S). 3. Från kommunstyrelsen Beslut , 80, att anta överenskommelse om samverkan och prioriteringar verksamhetsåret mellan polisen i Jokkmokk och Jokkmokks kommun samt att kommunstyrelsen ser positivt på en ökad polisnärvaro i Jokkmokks samhälle (dnr 2016:453).

23 23 71 Information Särskilt boende att lägga informationen till handlingarna. På initiativ av nuvarande socialchef har nämnden infört en rutin för återrapportering från de olika verksamheterna inom socialnämndens ansvarsområde. Inledningsvis har lämnats information från hemtjänst i ordinärt boende. Till dagens sammanträde har Ingela Östlund, verksamhetschef för särskilt boende i Jokkmokk, Vuollerim och Porjus inbjudits. Överläggningar i socialnämnden Inledningsvis informerar Ingela Östlund om nuläget inom verksamheten och pekar särskilt på följande: - Ökning av sjukfrånvaron med 4,11%, varav 2% utgör långtidssjukskrivningar - Avslutade anställningar - Svårigheter med kompetensförsörjningen. Det pågår en översyn av arbetsmiljön inom vård- och omsorgsboendet. Följande insatser planeras inom detta arbete: - Tidigarelagd medarbetarenkät på vård- och omsorgsboenden - Intervjuer av medarbetare på Kaitumgården - Tillsättandet av två enhetschefer - Verksamhetsanalys ska göras med hjälp av konsult bemanning genom Time Care Till sist redogör Ingela för arbetsuppgifter som tillkommit eller ökat i omfattning sedan beslutet om personalbemanning på 0,65 åa. Akkatsgården/Linnégården är de enda grupperna med något högre personalbemanning. Även natten har en extra resurs. Detta finansieras via stimulansmedel.

24 24 72 Återrapport från Biståndsenheten att lägga informationen till handlingarna. Sedan oktober månad 2014 är Återrapport från Biståndsenheten en stående punkt på socialnämndens dagordning. Tanken är att nämnden skall delges aktuell information om det pågående arbetet på enheten samt eventuell uppföljning av tidigare enskilda ärenden. Överläggningar i socialnämnden Verksamhetschef Maria Larsson inleder med att presentera de båda nya enhetscheferna på Biståndsenheten, Anna Köhler och Thomas Bäckman. För vidare information gällande personalsituationen meddelas att följande fem tjänster på Biståndsenheten står tomma just nu; två socialsekreterare, en fältarbetare, en biståndsbedömare och en administratör. Från juli månad finns endast två barnhandläggare. Detta kan innebära att om inga sökande finns till de utannonserade tjänsterna måste socialtjänsten använda sig av konsulter. Maria redovisar vidare den aktuella situationen gällande placeringar. Inga fler ensamkommande barn placeras i Jokkmokk just nu. Totalt har Jokkmokks kommun 70 ensamkommande barn att ansvara för, varav 52 st är placerade på våra egna kommunala boenden.

25 25 73 Socialchefen informerar att lägga informationen till handlingarna. Socialchef Kaisa Björnström har valt att till dagens sammanträde delge nämnden aktuell information både muntlig och skriftligt om det senaste som har hänt inom nämndens ansvarsområde (bilaga). Samtidigt riktas ett tack till nämndens ledamöter då Kaisa Björnström i och med dagens möte lämnar sitt uppdrag som socialchef i Jokkmokks kommun.

26 26 74 Delegation Bostadsanpassningshandläggare att bevilja Britt-Marie Parfa delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning under perioden till och med anställningens slut. Från och med är Britt-Marie Parfa anställd som bostadsanpassningshandläggare på Biståndsenheten. I tjänsteskrivelse från verksamhetschefen föreslås att hon skall beviljas delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning. s beredning Tjänsteskrivelse från t f socialchef Maria Larsson Kopia till Britt-Marie Parfa Maria Larsson, verksamhetschef