ARRANGÖRSMANUAL. Prov och tävling NOSE WORK

Transkript

1 ARRANGÖRSMANUAL Prov och tävling NOSE WORK Uppdaterad Svenska Nose Work Klubben, 2015

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING VÄLKOMMEN ARRANGÖR... 2 Samarrangemang... 2 FÖRE TÄVLING... 3 Avtal med funktionärer... 3 Inbjudan till tävling... 3 Anmälningsblankett... 3 Hantering av anmälningar... 4 Färdigställande av sökområden... 4 Uppvärmningsområde... 4 Blanketter... 5 TÄVLINGSFUNKTIONÄRER Tävlingsarrangör... 5 Domare... 5 Tävlingsledare... 5 Biträdande tävlingsledare... 6 Tävlingssekreterare... 6 Domarassistent/skrivare... 6 Tidtagare... 6 Lots/Gruppledare... 7 Löpare... 7 Filmare... 7 Parkeringsvakt/väntområdesansvarig... 7 GENOMFÖRANDE AV TÄVLING... 7 Anmälan... 7 Gemensam information av tävlingsledaren... 7 Banvandring... 7 Information till publik... 8 EFTER TÄVLING... 8 Återställande av tävlingsområdet... 8 Resultatredovisning och arkivering... 8 Reseräkning från domare... 8 Svenska Nose Work Klubben,

3 VÄLKOMMEN ARRANGÖR Denna manual är tänkt att vara ett stöd för dig som arrangerar prov och tävling i samarbete med Svenska Nose Work Klubben, SNWK. Syftet med dokumentet är att underlätta arrangemang av doftprov och tävling genom att beskriva vad du som arrangör bör tänka på innan, under och efter tävling. Dokumentet innehåller även en beskrivning av olika ansvarsområden och tävlingsfunktionärer. Vid samarrangemang får prov- eller tävlingsarrangören tillgång till protokoll, resultatlistor, kontaktuppgifter till sponsorer knutna till SNWK samt möjlighet att annonsera på SNWK:s hemsida. Doftprovskalender och tävlingskalender finns på hemsidan. Samarrangemang Doftprov Doftprov som genomförs i samband med en tävling ses som ett separat samarrangemang. Ansökan av doftprov ska vara inne 2 månader i förväg och om inte ansökningsavgiften är betald inom 10 dagar makuleras ansökan. Tävling Ansökan kan avse tävling i samtliga moment, TSM, eller tävling i enskilda moment, TEM. En förutsättning för att genomförande av tävling är att lämpliga lokaler och områden finns att tillgå. TEM gör det möjligt för arrangör att anordna tävling även om denna inte har tillgång till områden för alla typerna av moment. Genomförs olika tävlingar under samma dag ska separata ansökningar om samarrangemang inkomma för varje enskild tävling. Om arrangör inte betalar sin faktura till SNWK kommer denne inte att beviljas att arrangera fler arrangemang förrän fakturan är betald. De arrangemang som redan är beviljade kommer att kunna genomföras. Ansökan av tävlingsarrangemang ska vara inne tre månader i förväg och om inte ansökningsavgiften är betald inom 10 dagar makuleras ansökan. För att kunna ansöka om en tävling måste arrangören ha klart med minst en domare. En domare får döma 25 ekipage. Det går bra att sedan komplettera med fler domare. Kontaktuppgifter till domare finns på hemsidan. Om arrangören av någon anledning inte genomför tävlingen återbetalas inte ansökningsavgiften. Får man information på tävlingsdagen om att domare eller annan certifierad funktionär råkat ut för akut sjukdom ska det lösas av arrangör med hjälp av tävlingsledare. I första hand ska man fråga om det finns någon med kompetens på plats som kan hjälpa till och i andra hand ringa SNWK:s tävlingskommitté för att eventuellt få dispens. Det är möjligt att arrangera en tävling i en klass på förmiddagen och en tävling i samma klass på eftermiddagen med samma sökområde och gömmors placering. Detta är alltså ett alternativ till att ha en tävling med en förmiddagsgrupp och en eftermiddagsgrupp i samma tävling. Viktigt att även tänka på att det råder 30 dagar karens för sökområde. Detta gäller även fordon som ska användas på tävlingen. SNWK välkomnar förslag och synpunkter på denna manual. Vänligen mejla frågor, förbättringsförslag eller andra synpunkter till arbetsgruppen för tävling, tavling@snwk.se, skriv ARRANGÖRSMANUAL i ämnesraden. Svenska Nose Work Klubben,

4 FÖRE TÄVLING Avtal med funktionärer I god tid före tävling bokas samtliga funktionärer såsom domare, tävlingsledare och tävlingssekreterare. Avtala reseersättning med funktionärer, skattefri del av bilersättning eller full kostnadstäckning för allmänna färdmedel. Arrangören bekostar frukost och lunch samt förmiddags- och eftermiddagskaffe i samband med tävling. Vid resa överstigande 2 timmar per resväg ska även logi i eget rum med dusch/toa och TV som bekostas av arrangören. Arrangören skriver ut reseräkning och domaren/domarna fyller i, skriver under och lämnar till tävlingsledaren eller tävlingssekreteraren som attesterar. Domarnas reseräkning skickas till kassören i SNWK, antingen scannar man och mailar eller postar i kuvert. Adressen finns på hemsidan. Inbjudan till tävling I inbjudan till tävlande informerar arrangören lämpligtvis om följande: datum, plats och tider tävlingsavgifter, sista anmälningsdag samt inbetalningsinformation klasser och moment som ingår maximalt antal ekipage i varje klass krav på medlemskap och vilka om startordningen lottas eller om det är först till kvarn som gäller om arrangerande klubbs medlemmar har företräde om det förekommer skjutbana eller höga ljud i anslutning till tävlingsplatsen sökområdenas tillgänglighet, till exempel trappor eller långa avstånd att det inte är tillåtet att träna på tävlingsplatsen efter att den blivit känd att godkänt doftprov för aktuell tävlingsklass, registreringsbevis alternativt tävlingslicens, vaccinationsintyg samt medlemskapsbevis skall medtas till tävlingsplatsen. Anmälningsblankett Anmälningsblanketten ska innehålla fält för följande uppgifter: Förare Namn Födelsedatum Telefonnummer, postadress och e-postadress Eventuell funktionsnedsättning hos den tävlande Medlemskap i SNWK eller annan SKK ansluten klubb/förening Att tävlingen kan komma att filmas samt om den tävlande godkänner detta Hund Ras Registrerat namn Födelsedatum Chipnummer, registreringsnummer/tävlingslicens Mankhöjd Om hunden behöver gult band Om tik förväntas löpa Svenska Nose Work Klubben,

5 Hantering av anmälningar För att få starta på tävlingen ska samtliga meriter vara uppfyllda senast 21 dagar innan tävlingsstart. Uppgifterna från anmälningsblanketten skrivs in i tävlingsprotokollet av arrangören. Generösa avbokningsregler ska gälla, om reserver finns återbetalas hela anmälningsavgiften med avdrag av faktiska kostnader för återbetalning (max 10% av anmälningsavgiften). Detta gäller för avbokningar till 14 dagar före tävlingsdatum. Saknas reserver eller avbokning sker senare än 14 dagar före tävling behandlas avbokning enligt regelverket. Anmälningsavgiften betalas inte tillbaka om meriterna inte är uppfyllda 21 dagar innan tävlingsstart och det anmälda ekipaget får inte tävla. Startordning Vid doftprov ska startordning bestämmas innan prov genomförs. Vid tävling bestäms startordningen genom lottning av tävlingsledaren. Lottning sker endast mellan tävlande med fullständiga anmälningar. Den lottade startordningen kan justeras manuellt för att flytta tikar som löper till slutet. Efteranmälan kan få göras om arrangören tillåter det. PM Senast en vecka innan tävling skickas PM till tävlande, domare och övriga funktionärer. PM lägges förslagsvis även ut på arrangörens hemsida. Ett PM innehåller bland annat: vägbeskrivning tid när sekretariatet öppnar och anmälan ska göras startordning tid för banvandring Färdigställande av sökområden Arrangören ser till att samtliga sökområden är utom synhåll för tävlande från parkeringsplats, väntområde, rastningsområde samt på väg till och från moment. Minsta mått på behållare vid behållarsök är 10 x 10 cm. Vid fordonssök ska någon av följande fordon användas på en officiell tävling: Bil Lastare Buss Lastbil Båt Långtradare Dragbil Motordriven trehjuling Flygplan Scooter Fyrhjulig gräsklippare (åkgräsklippare) Släpkärra Golfbil Spårvagn Grävare Trailer Helikopter Traktor Husbil Truck Husvagn Tåg Hästkärra Övriga anläggningsfordon Hästtransport Uppvärmningsområde Arrangören kan erbjuda möjlighet till ett uppvärmningsområde med känd doftgömma. Doftgömman får enbart flyttas av arrangören. Området får endast beträdas av ett ekipage i taget. Ekipage på väg till start har företräde. Uppvärmningsområdet kan användas av ekipage som har genomfört sök. Svenska Nose Work Klubben,

6 Blanketter Följande blanketter skall finnas tillgängliga vid prov och tävling: Oacceptabelt beteende Protestblankett för Nose Work Reseräkning till domare TÄVLINGSFUNKTIONÄRER Antalet funktionärer och antalet funktionärsuppgifter kan variera beroende på arrangemangets storlek. En person kan lösa flera av uppgifterna och en uppgift kan ibland behöva lösas av flera personer. Tävlingsledare, domare, tävlingssekreterare, domarskrivare samt tidtagare ska alltid finnas vid tävling. En person som tävlar får inte tjänstgöra som funktionär där man på något vis kan påverka resultatet såsom tävlingsledare, tävlingssekreterare, tidtagare, skrivare m.m. Tävlingsmoment döms av en eller flera domare. Samtliga domare och domaraspiranter ska vara godkända av SNWK. Doftprov döms antingen av en SNWK godkänd doftprovsdomare eller av en SNWK godkänd tävlingsdomare. Domarna kan döma egna elevers doftprov, men för att undvika jäv ska man använda en oberoende tidtagare, om man inte vill använda sig av 6-månadersregeln. Övriga tävlingsfunktionärer ska känna till regler och bestämmelser för det egna ansvarsområdet. Nedan beskrivs de olika funktionärsuppgifter som kan behövas vid tävling. Tävlingsarrangör Arrangör tar i god tid kontakt med domaren/domarna före tävlingsdagen och det är bra om arrangören kan fotografera de tänkta sökområdena och skicka till domaren/domarna. Arrangören ansvarar för att blanketter som finns beskrivna i regelverket finns tillgängliga. Arrangören ska även se till att det finns ett ekipage som är utom tävlan tillgängligt för att valla av samt kontrollera respektive sökområde innan tävlingens start. Domare Domaren ansvarar för eventuell störningsdoft, vilket betyder att domaren bestämmer vilken störningsdoft som ska användas och tar även med sig denna. Tävlingsledare Tävlingsledaren är ansvarig för att ett arrangemang genomförs enligt SNWK:s regler samt ansvarar för materialet till doftgömmor och sökområden. Viktigt att det finns material så att det är möjligt att hantera doft/negativa bärare på ett säkert sätt. Det ska finnas plasthandskar, rengjorda pincetter, doftflaska (gärna lagrad i t ex ståltermos), doftbärare, dofthållare samt att negativ bärare ej förvarats i samma väska som doft. Hydrolatet som används på tävlingen ska ha samma batchnummer (komma från samma leverans). Tävlingsledaren ansvarar för att samtliga funktionärer har vetskap om och kan sitt ansvarsområde. Tävlingsledaren håller en inledande information för tävlande i samband med banvandringen. Svenska Nose Work Klubben,

7 Biträdande tävlingsledare Biträdande tävlingsledare hjälper tävlingsledaren kontrollera att tävlingen genomförs enligt SNWK:s regler. En biträdande tävlingsledare är behjälplig vid omfattande tävlingar när många funktionärer behöver handledas. Tävlingssekreterare Tävlingssekreteraren ansvarar för anmälningar och eventuella efteranmälningar. Denne funktionär är även ansvarig för: Sekretariatet Kontroll av vaccinationsintyg och ID-märkning etc. Ta emot och kontrollera att domarprotokollen är korrekt ifyllda Sammanställa resultat Skapa en resultatlista med placeringar för de olika momenten Fylla i placeringar på domarprotokollet Kopiera domarprotokollen som överlämnas till respektive förare. Alternativt kan den tävlande få tillgång att fotografera sina protokoll eller lämna ett frankerat kuvert med sin adress på och protokollen skickas senare Förbereda och genomföra prisutdelning. Är SNWK arrangerande klubb ska platserna 1-3 i varje enskilt moment samt totalen erhålla ett pris i form av medalj, rosett eller liknande. På priset ska tävlingsdatum finnas angivet. Är arrangören annan klubb inom SKK beslutar arrangören själv vilka priser som ska delas ut. Arrangören bör uppmärksamma de ekipage som uppnår 100 poäng och har max 3 fel antingen genom att skriva ut diplom och dela ut eller omnämna dessa vid prisutdelningen. Resultatlistor och protokoll arkiveras av anordnare. De ska således inte skickas in till SNWK. Domarassistent/skrivare Domarassistenten/skrivare har till uppgift att underlätta för domaren och de tävlande ekipagen genom att: Kontrollera att nödvändigt material finns på plats Se till att domarprotokoll är framme för aktuellt ekipage Visa in tävlande till det aktuella sökområdet Svara på frågor från tävlande Fylla i domarprotokollet Visa ut tävlande från sökområdet efter genomfört sök Se till att protokollet är korrekt ifyllt innan det lämnas till sekretariatet/löpare Tidtagare Tidtagningen ska ske med ett digitalt tidtagarur. Det är viktigt att det är samma tidtagare för samma moment under hela tävlingen. Tidtagaren är ansvarig för att: Starta och stoppa tidtagningen Förvarna tävlande när det är 30 sekunder kvar av söktiden Meddela den officiella tiden till skrivaren Återställa sökområdet vid behov Svenska Nose Work Klubben,

8 Lots/gruppledare En lots guidar de tävlande till aktuellt sökområde enligt aktuell startordning samt dirigerar tävlande mellan olika tävlingsområden. Löpare Samlar in och levererar ifyllda domarprotokoll till sekretariatet. Filmare Filmar tävlande ekipage. Får förflytta sig i sökområdet under pågående sök om det inte distraherar domare eller tävlande ekipage. Parkeringsvakt/väntområdesansvarig Hjälper tävlande och publik att parkera sina bilar. Håller ordning i väntområdet till exempel genom att skicka iväg rätt ekipage till start i respektive sök. GENOMFÖRANDE AV TÄVLING Anmälan Vid ankomst anmäler sig tävlande ekipage i sekretariatet. Vid registrering informeras tävlande om startordning. Arrangören/tävlingssekreteraren kontrollerar följande: Vaccinationsintyg Ålder på hund samt förare Registreringsnummer/tävlingslicens ID-märkning Doftprov och övriga meriter för att få tävla i aktuell klass Medlemskap i SNWK eller annan SKK ansluten klubb Gemensam information av tävlingsledaren Innan start informerar tävlingsledaren förarna om gällande bestämmelser för tävlingsområdet. Tävlingsledaren informerar även de tävlande om eventuella regeländringar som gäller på den aktuella platsen samt när prisutdelningen beräknas ske och, om tävlingen arrangeras av en annan SKK-klubb än SNWK, vilka priser som kommer att delas ut. Banvandring En banvandring genomförs av samtliga sökområden. Banvandring sker utan hund. Syftet med banvandring är att informerar de tävlande om startlinje, sökområdets storlek samt eventuella säkerhetsaspekter. Arrangören är ansvarig för att avlägsna uppenbara faror och säkerhetsrisker. Sökområdena kan dock innehålla miljömässiga utmaningar. Arrangören är ansvarig för att informera om kända miljömässiga utmaningar såsom till exempel höga trösklar, hala underlag och gallertrappor. Svenska Nose Work Klubben,

9 Information till publik Arrangören bestämmer om publik är tillåten vid de olika momenten. Åskådare ska vara på ett sådant avstånd att det inte stör tävlingsekipagen. Om möjligt bör området där publik tillåts avgränsas med banderoll eller liknande. Domaren informerar publiken inför respektive moment om följande: Publiken ska vara tyst och får inte applådera innan domaren givit klartecken Mobiltelefoner ska vara inställda på ljudlöst Mobiltelefoner får endast användas för filmning efter tillstånd av tävlingsledare eller arrangör Fotografering får enbart ske efter tillstånd från tävlingsledare eller arrangör Förflyttningar till och från momenten sker mellan sök Åskådare får inte berätta om sökområde eller doftplacering för tävlanden Åskådare får inte ta med hundar EFTER TÄVLING Återställande av tävlingsområdet Tävlingsarrangören ansvarar för återställande av tävlingsområdet till ursprungligt skick. Då prov och tävling i Nose Work genomförs i verklighetstrogna miljöer är det viktigt för främjandet av sporten att lämna använda områden och lokaler i gott skick. Resultatredovisning och arkivering Arrangören ska skicka in resultatlistor till SNWK genom aktuellt system. Dessa resultatfiler skickas direkt till SKK. Resultatlistor, domarprotokoll samt listor med tävlingsdeltagarnas adressuppgifter ska arkiveras av arrangören i minst två år. Reseräkningar från domare Arrangören skriver ut reseräkning och domaren/domarna fyller i, skriver under och lämnar till TL eller TS som attesterar. Domarnas reseräkning skickas till kassören i SNWK, antingen scannar man och mailar eller postar i kuvert. Adressen finns på hemsidan. Svenska Nose Work Klubben,