IndTA. Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline. Manual: Administrera evenemang - Tävling

Transkript

1 IndTA Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline Manual: Administrera evenemang - Tävling

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Om IndTA...3 Krav... 3 Logga in i IndTA... 3 Administrera evenemang... 4 Skapa nytt evenemang... 4 Lägg till tävlingstillval... 6 Ändra anmälningsavgifter...8 Lägg till tekniska funktionärer... 8 Lägg till fler tävlingar i ett evenemang... 8 Godkännande av evenemang och tävlingar... 8 Öppna tävlingar för anmälan... 9 Ändra godkänt evenemang eller tävling...9 Administrera anmälningar...9 Ändra tidsfrist för anmälningar Hämta Excel-fil med alla evenemang och funktionärer Om evenemang, tävlingar och tävlingsklasser Hur ska man lägga upp evenemang/tävlingar/tävlingsklasser? Evenemang Tävling Tävlingsklass Förklaring till fält Evenemangsinformation Kontaktinformation Tävlingsinformation Om geografisk nivå, tävlingstyp och tävlingskategori...17 Geografisk nivå Tävlingstyp Tävlingskategori IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 2 av 17

3 Inledning Denna manual beskriver hur man administrerar evenemang och tävlingar i den administrativa delen av IndTA. Om IndTA IndTA är ett webbaserat tävlingsadministrativt system på IdrottOnline. Det är baserat på Svenska Skidförbundets TA-system och anpassat för individuella idrotter. IndTA består av en publik del och en administrativ del: Den publika delen innehåller Tävlingskalender, Evenemangsinformation, Tävlingsanmälan, Anmälningslistor, Resultatlistor, Serier och Ranking. Den administrativa delen innehåller administration av Evenemang, Anmälningar, Dataöverföringar, Inställningar och Serier. Den innehåller även ytterligare funktioner på förbundsnivå. Krav IndTA kräver någon av webbläsarna Internet Explorer eller Firefox. Notera att IndTA inte har full funktionalitet i Chrome. Logga in i IndTA För att logga in i den administrativa delen av IndTA måste du ha fått behörighet till det. Se manualen om behörighet till IndTA. 1. Gå till klubbens sida på IdrottOnline. 2. Klicka på hänglåset och logga in. 3. Välj fliken IndTA i IdrottOnlines toppbar. 4. I IndTA-systemets toppmeny ser du de flikar som du har behörighet till. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 3 av 17

4 Administrera evenemang Under fliken Evenemang skapas och administreras klubbens evenemang och tävlingar. Ett evenemang består av en eller flera tävlingar och en tävling innehåller en eller flera tävlingsklasser. Här kan man som arrangör även lägga till och ta bort anmälningar. Skapa nytt evenemang 1. Logga in i IndTA via den förening som ska arrangera evenemanget. 2. Välj fliken Evenemang. 3. Klicka på Skapa evenemang under Funktioner i högra kolumnen. 4. Fyll i information om evenemanget. Fält markerade med * är obligatoriska. a) Under anmärkningar kan du till exempel ange om någon klass enbart kommer att vara med i mån av plats. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 4 av 17

5 5. Klicka på Nästa. 6. Fyll i information om arrangören och kontaktperson. 7. Klicka på Nästa. 8. Skapa tillval för evenemanget. Evenemangstillval gäller för alla tävlingar som ingår i evenemanget. Ska det vara olika tillval för tävlingarna i evenemanget, lägg då till dessa som tävlingstillval. a) Tillval för till exempel lunch och middag eller transporter kan läggas in här. b) Det finns tillval som är obligatoriska att lägga upp på tävlingsnivå - för mer information om dessa se instruktionerna nedan. 9. Klicka på Slutför. 10. Fyll i information om tävlingen. Generellt är det inte aktuellt med flera tävlingar i ett evenemang, men detta kan förekomma till exempel under SM-veckan, eller om ett evenemang innehåller till exempel både en klubbtävling och en stjärntävling eller om ett distriktsmästerskap är öppet och även innehåller en vanlig A-tävling. För att lägga till fler tävlingar, se instruktionerna nedan. 11. Glöm inte att ange senaste datum för anmälan. Om detta inte anges kommer inte möjlighet att ange anmälningsavgifter visas senare. Notera att sista anmälningsdag inte får vara tidigare än 19 dagar före tävlingsstart. 12. Lägg upp klasser och discipliner i tävlingen genom att markera en eller flera klasser, välj en disciplin och en tävlingskategori och klicka på Lägg till. 13. Om en klass som normalt har två program enbart åker med ett ska detta anges under Program. Förkortningarna som anges är KP för kortprogram och FÅ för friåkning. Om inget anges i denna ruta antas att klasserna åker båda programmen. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 5 av 17

6 14. Klicka på Nästa. 15. Fyll i anmälningsavgifter. För info om vilka anmälningsavgifter som ska tas, se Svenska Konståkningsförbundets tävlingsregler. 16. Klicka på Nästa. 17. Ange funktionärer om ni har rekryterat några. Funktionärer ska senare anges allt eftersom de rekryteras. Se info nedan. 18. Klicka på Nästa. 19. Skapa tävlingstillval. För info om vilka tävlingstillval som ska finnas med, se sektionen Lägg till tävlingstillval nedan. 20. Klicka på Slutför. Tävlingen sparas. 21. För att ändra tävlingstillval (se mer info nedan) eller funktionärer måste du gå in och ändra tävlingen genom att i IndTA välja tävlingen och klicka på Ändra i kolumnen till höger. Lägg till tävlingstillval Tre olika tillval måste läggas till för några tävlingskategorier: Reserv för A-tävlingar, Prioritering för klubb- och stjärntävling, samt Kontaktperson för alla tävlingar. Hoppa till punkt 5 om du håller på att lägga till ett evenemang. Hoppa till punkt 3 om du precis har skapat ett nytt evenemang. 1. Sök fram evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar. 3. Klicka på Ändra bredvid den tävling du vill lägga till tillval för. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 6 av 17

7 4. Här kan du ändra informationen för tävlingen. Klicka på Nästa tre gånger för att komma till sidan där du lägger till tillval. 5. Ange tillvalsnamnet Kontaktuppgifter anmälare, av typen Fritext. Detta för att den anmälande föreningen ska ange vem som är kontaktansvarig vid eventuella frågor om anmälningarna. Den anmälande föreningen ska sedan fylla i föreningsnamn, följt av kontaktpersonens namn, och telefonnummer. Tillvalet kontaktuppgifter ska finnas med på alla tävlingar. 6. Klicka på Lägg till tillval för att skapa tillvalet. 7. Beroende på vilken typ av tävling det är ska även något av följande tillval läggas till: h. För klubb- och stjärntävlingar ska tillvalet Prioritering, av typen Listval. Ange listvärden mellan minst 1 till 10. Till stjärntävlingar bör det vara en högre siffra. Prioritering är inte obligatoriskt. Den anmälande föreningen ska här ange i vilken ordning deras åkare ska prioriteras (där 1 är högst prioritering etc.). i. Är det en A-tävling ska tillvalet Reserv skapas, av typen Enval. Tillvalet är inte obligatoriskt. Den anmälande föreningen ska bara ange detta tillval om åkaren är antagen som reserv. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 7 av 17

8 8. Övriga tillval är frivilliga. 9. När alla tillval är skapade, klicka på Slutför. Ändra anmälningsavgifter När ett evenemang/en tävling är upplagd ska du trycka på ändra för att komma åt evenemanget/tävlingen igen. Här kan t.ex. anmälningsavgifterna för varje klass ändras. Avgifterna ska följa det som anges i regelverket för aktuell säsong. Lägg till tekniska funktionärer Sök fram evenemanget och klicka på tävlingar. Här anges funktionärskrav (dvs lägsta licenskrav på tekniska funktionärer för tävlingen). Detta som ett stöd för arrangören. Arrangören ska fylla i namnen på de funktionärer som anlitats för tävlingen. Observera att ett autogenererat skickas till de funktionärer som lagts till. Funktionärer läggs till allt eftersom de rekryteras. Lägg till fler tävlingar i ett evenemang I vissa fall kan det vara nödvändigt att ha mer än en tävling i ett evenemang, t.ex. om ett evenemang innehåller både en klubb- och stjärntävling eller ett DM som även innehåller en miniortävling. Hoppa till punkt 3 om du precis har skapat ett nytt evenemang. 1. Sök fram evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Ny tävling under Funktioner i högra kolumnen. 4. Fyll i information om tävlingen. Följ de riktlinjer för tävlingar som beskrivs i sektionen Skapa nytt evenemang. 5. Klicka på Slutför. Godkännande av evenemang och tävlingar För att evenemang och tävlingar ska visas i tävlingskalendern måste de godkännas. Detta görs av distriktsförbunden eller SF. Lokala föreningstävlingar, som inte sanktioneras av SDF eller SF, behöver inte godkännas och visas endast i klubbens egen tävlingskalender. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 8 av 17

9 Öppna tävlingar för anmälan En tävling ska öppnas för anmälan senast 4 veckor före tävlingsstart. För att tävlande ska kunna anmälas till en tävling måste denna öppnas för anmälan. Innan en tävling kan öppnas för anmälan måste den godkännas (se ovan). 1. Vänta tills evenemanget/tävlingen blivit godkänd. 2. Välj fliken Evenemang och sök fram evenemanget. 3. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 4. Klicka på Ändra i raden för respektive tävling. 5. Ange sista anmälningsdag om det inte redan är angivet och klicka i kryssrutan Anmälan öppen. Kryssa inte i rutan Visa anmälningslista. 6. Klicka på Nästa och Slutför. 7. Upprepa punkt 4-6 för varje tävling i evenemanget. Ändra godkänt evenemang eller tävling När ett evenemang eller en tävling blivit godkänt blir vissa fält låsta och det går inte lägga till tävlingsklasser i en tävling. Om du behöver ändra något av detta, kontakta ditt distriktsförbund och be dem låsa upp evenemanget och/eller tävlingen genom att ändra status tillbaka till ansökt. När ändringarna är gjorda godkänner distriktsförbundet evenemanget och/eller tävlingen på nytt. För lokala föreningstävlingar som inte sanktioneras av SF/SDF kan arrangören själv ändra evenemangets eller tävlingens status för att låsa upp fälten. Administrera anmälningar Som arrangör är det möjligt att lägga till och ta bort deltagare till en tävling. Detta kan behövas om man vill hjälpa någon annan förening att ta bort eller lägga till en anmälan, eller vill göra en ändring efter att anmälningstiden gått ut. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 9 av 17

10 1. Välj fliken Evenemang och sök fram evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Anmälningar i raden för tävlingen. 4. För att ta bort en anmäld deltagare, klicka på Ta bort i raden för åkaren. 5. För att lägga till en anmälan, klicka på Ny anmälan under Funktioner i högra kolumnen. 6. Välj ett SDF, en klubb och sök fram åkaren som ska läggas till. 7. Anmäl åkaren genom att markera denne i vänstra listan, välj en klass och klicka på knappen. 8. Klicka på Slutför för att spara anmälan. Om utländska deltagare som inte finns i ett föreningsregister för en svensk förening önskar delta måste dessa tills vidare läggas in manuellt i ClubComp av arrangören. Ändra tidsfrist för anmälningar Vid behov av efteranmälan kan det bli nödvändigt att förlänga tidsfristen för anmälan, och låta en förening själv anmäla åkare även efter att anmälningstiden gått ut. 1. Välj fliken Evenemang och sök fram Evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Ändra i kolumnen till höger. 4. Klicka på Ny tidsfrist under rubriken Sista anmälningsdag. 5. Välj ett nytt datum för den nya tidsfristen. 6. Klicka på Nästa. 7. Nu har du möjlighet att lägga till en extra anmälningsavgift för de som anmäler sig sent. Ange de nya anmälningsavgifterna i kolumnen under den nya tidsfristen. 8. Klicka på Nästa. 9. Fortsätt genom de följande sidorna fram till du kan klicka på Slutför. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 10 av 17

11 Hämta Excel-fil med alla evenemang och funktionärer Som arrangör är det möjligt att ladda hem en Excel-fil med en sammanfattning av alla valda evenemang och funktionärer från en sökning. 1. Välj fliken Evenemang och sök fram de evenemang du vill ha med på listan. 2. Klicka på Exportera till Excel i kolumnen till höger. 3. Om du vill ha med alla funktionärer i excel-arket, kryssa i rutan för Inkludera funktionärer. Klicka på Generera. 4. Filen laddas hem. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 11 av 17

12 Om evenemang, tävlingar och tävlingsklasser En stor skillnad mot tidigare system är att det i detta nya system finns en nivå för evenemang. Ett evenemang innehåller en eller flera tävlingar som i sin tur innehåller en eller flera tävlingsklasser. I tävlingskalendern visas evenemang och klickar man på ett evenemang ser man vilka tävlingar och tävlingsklasser evenemanget innehåller. Anledningen till denna förändring är att det ska vara lätt att hitta alla tävlingar som ingår i ett evenemang, till exempel ett SM. Det underlättar också för arrangören att slippa fylla i samma gemensamma information flera gånger när tävlingarna läggs in i systemet. Hur ska man lägga upp evenemang/tävlingar/tävlingsklasser? Evenemang Ett evenemang är till exempel en SM-vecka med flera tävlingar under samma namn som arrangeras av samma arrangör. I de fall ett evenemang har endast en tävling så skapar man ett evenemang med en tävling. Det blir inte mer information att fylla i utan endast en extra strukturell nivå. Tävling En tävling består av en eller flera tävlingsklasser. Man kan välja att lägga alla klasser i en tävling eller dela upp klasserna i flera tävlingar. Hur man bör välja att lägga upp det beror på hur man vill köra tävlingen. Man bör lägga upp tävlingarna och klasserna på det sätt som de ska köras i arenaprogrammet. Tävlingsklass För varje klass anger man vilken disciplin som ska köras samt en tävlingskategori. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 12 av 17

13 Förklaring till fält Evenemangsinformation Evenemangets namn: Text som visas i tävlingskalendern, till exempel SM Status: Ansökt, Godkänt, Genomfört eller Inställt. När man skapat ett evenemang får det status Ansökt. SDF eller SF går sedan in och godkänner evenemanget, varvid det får status Godkänt. När man laddat upp resultat får evenemanget status Genomfört. Har man inga resultat kan man manuellt ändra status till Genomfört, eller Inställt. Gren: Till exempel Singel eller Synkroniserad konståkning. Säsong: Till exempel Geografisk nivå: Se beskrivning längre ner i detta dokument Startdatum: Första datumet för evenemanget Slutdatum: Sista datumet för evenemanget. Om evenemanget pågår under endast en dag så behöver slutdatum inte anges Plats: Plats där tävlingarna genomförs. Länk till inbjudan: Webbadress (URL) till inbjudan och annan information. Det går inte skapa en inbjudan i detta system, utan istället kan man skapa en sida på klubbens webbplats med inbjudan och information om tävlingarna. Skapa en sida på klubbens webbplats på till exempel IdrottOnline Klubb IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 13 av 17

14 och kopiera in länken till sidan i detta fält. Vill man hellre ha inbjudan i ett dokument, till exempel en PDF, kan man ladda upp dokumentet till klubbens webbplats och klistra in länken till dokumentet i detta fält. Anmärkning: Fritext som visas på sidan om evenemanget i tävlingskalendern. Används för upplysningar som inte anges på annan plats. Om det görs någon förändring i evenemanget eller tävlingarna, till exempel ändring av datum eller disciplin, kan det vara bra att ange det i detta fält. Här anges även om det är någon tävlingsklasserna, som bara erbjuds i mån av plats. Om man har mycket information bör det istället anges i inbjudan som man länkar till. Betalningsinformation: Fritext som visas i anmälningsfilen med information angående betalning. Det kan till exempel vara att all betalning ska ske till ett visst PlusGiro-konto. OBS! Detta är en planerad funktionalitet som ännu inte är implementerad. Kontaktinformation Fyll i uppgifter om hur man ska kontakta arrangören för frågor om evenemanget/tävlingarna. När man lägger upp ett evenemang hämtas kontaktuppgifter från föreningen. Dessa kan med fördel ändras till en utsedd kontaktperson för det aktuella evenemanget. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 14 av 17

15 Tävlingsinformation Tävlingsnamn: Namn på tävlingen, exempelvis SM 2012 Damer. Om man endast har en tävling i evenemanget kan evenemanget och tävlingen ha samma namn. Då man har flera tävlingar i ett evenemang bör man kunna skilja dem åt med hjälp av tävlingsnamnet. Tävlingsstatus: Ansökt, Godkänd, Genomförd eller Inställd. När man skapat en tävling får den status Ansökt. SDF eller SF går sedan in och godkänner tävlingar, varvid de får status Godkänd. När man laddat upp resultat får tävlingen status Genomförd. Har man inga resultat kan man manuellt ändra status till Genomförd, eller Inställd. Startdatum: Första datumet för tävlingen. Slutdatum: Sista datumet för tävlingen. Om tävlingen pågår under endast en dag så behöver slutdatum inte anges. Anläggning: Anläggning där tävlingen genomförs. Anmälan öppen: Syns endast när tävlingen har blivit godkänd. Kryssa i denna kryssruta för att öppna anmälan till tävlingen. Anmälan stängs när sista anmälningsdag passerat. Visa anmälningslista: Om denna kryssruta är ikryssad visas alla anmälningar till tävlingen i en publik anmälningslista som nås från tävlingskalendern. Detta rekommenderas inte, speciellt när inte alla anmälda kan garanteras deltagande. Denna funktion kommer enbart att användas på förbundstävlingar. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 15 av 17

16 Tävlingstyp: Se beskrivning längre ner i detta dokument. Sista anmälningsdag: Anger vilken dag anmälan till tävlingen stänger. Sista anm älningsdag är alltid 19 dagar före tävlingsstart (en måndag för tävling som börjar på lördag) Anmälan stängs vid midnatt, dvs kl 23:59:59. Det är möjligt att förlänga tidsfristen för efteranmälan efter anmälningstidens utgång. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 16 av 17

17 Om geografisk nivå, tävlingstyp och tävlingskategori Se separat lathund för hjälp med vilka geografiska nivåer, tävlingstyper och tävlingskategorier som bör användas för olika tävlingsformer. Geografisk nivå Geografisk nivå anges i evenemanget. För att avgöra vilken geografisk nivå evenemanget har ska Svenska Konståkningsförbundets lathund för nivåerna användas. Om man har ett evenemang med flera olika tävlingar ska den tävling som kräver sanktion från förbundet avgöra nivån. Geografisk nivå används huvudsakligen för sökning i tävlingskalendern, men den styr också vem som sanktionerar/får godkänna evenemanget och ingående tävlingar: SF eller SDF eller alternativt lokala föreningstävlingar som inte behöver godkännas. Lokala föreningstävlingar kan t.ex. vara ett klubbmästerskap. Dessa tävlingar syns inte på den gemensamma kalendern utan är enbart synlig i aktuell förenings kalender. Denna typ av tävlingar behöver ingen sanktion. Tävlingstyp Tävlingstyp anges i tävlingen. Om flera olika tävlingstyper ska genomföras inom samma evenemang måste olika tävlingar skapas för dessa. Tävlingstyp används för sökning i tävlingskalendern, men den styr också eventuella krav på funktionärer. Tävlingskategori Tävlingskategori anges per tävlingsklass i tävlingarna. Tävlingskategori används huvudsakligen för sökning i tävlingskalendern. IndTA Manual Administrera evenemang - Tävling ( ) Sida 17 av 17