Samhällsbyggnadsförvaltningen

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (22) Plats och tid Beslutande Torsdagen den 8 februari 218 i Sammanträdesrummet Möckeln, Skrantahöjdsvägen 35, klockan Sammanträdet ajournerades klockan Göran Pettersson (S), ordförande Thomas Backelin (S), 1:e vice ordförande Linda Brunzell (M), 2:e vice ordförande Sören Karlsson (S), tjänstgörande ersättare för Erika Eriksson (S) Jon Fredriksson (V) Per-Olof Södergren (C) Lars-Eric Carlsson (V) Övriga deltagande Se nästa sida Utses att justera Thomas Backelin (S) Ersättare Lars-Erik Carlsson (V) Justeringens plats och tid Samhällsbyggnadsförvaltningen, fredag den 16 februari 218 klockan 8. Under- skrifter Sekreterare... Paragrafer 1-15 Agne Adolfsson Ordförande... Göran Pettersson (S)... Thomas Backelin (S) ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Myndighetsnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samhällsbyggnadsförvaltningen Underskrift... Agne Adolfsson

2 Sammanträdesprotokoll 2 (22) Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Torbjörn Svensson (KD) Eleonore Åkerlund, förvaltningschef Helena Nerbring Lisell, bygg och miljöchef Agne Adolfsson, sekreterare Sandra Andersson, ekonom Karin Thålin Höök, byggnadsinspektör Thomas Nilsson, byggnadsinspektör Håkan Blomquist, byggnadsinspektör Dan Eriksson, byggnadsinspektör Izabel Majoros byggnadsinspektör Kristoffer Eklund, miljöinspektör Helena Israelsson, miljöinspektör

3 Sammanträdesprotokoll 3 (22) Innehållsförteckning MYN 1 Ändring i föredragningslistan... 4 MYN 2 MYN Beskrivning av årets processer... 5 MYN 3 MYN Årsberättelse... 6 MYN 4 MYN Informationshanteringsplan MYN 5 MYN Ansökan om utdömande av vite, tobakstillsyn... 8 MYN 6 MYN XXXX - Förhandsbesked för nybyggnad av ett fritidshus... 9 MYN 7 MYN XXXX - Uttagande av sanktionsavgift MYN 8 MYN XXXX. Ansökan om anmälningspliktig åtgärd för tillbyggnad av enbostadshus MYN 9 MYN XXXX - Nybyggnad av mobilmast och teknikbod MYN MYN XXXX - Förhandsbesked för nybyggnad av fritidshus MYN 11 MYN Politikerluncher MYN 12 MYN Delegationsärenden MYN 13 MYN Inkomna handlingar... 2 MYN 14 MYN Avslutade lantmäteriförrättningar MYN 15 MYN Samhällsbyggnadsinformation... 22

4 Sammanträdesprotokoll 4 (22) MYN 1 Ändring i föredragningslistan Sammanfattning Ärendepunkt 1. Årsberättelse och 2. Beskrivning av årets processer, byter ordning. Nytt ärende läggs till; 11. Politikerluncher 218. Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden godkände ändringen i föredragningslistan.

5 Sammanträdesprotokoll 5 (22) MYN 2 MYN Beskrivning av årets processer Sammanfattning Vid Myndighetsnämndens beredning, den 24 jan 218, framkom önskemål om någon form av överblick över årets olika processer. Förvaltningsstaben har tagit fram en tidslinje som tydligare visar de olika processerna som löper under året och ofta då parallellt. Det handlar om de ekonomiska processerna, seminarium, samråd mm. Tidslinjer är inte statisk utan vissa datum eller aktiviteter kan komma att förändras. Dock ger det en övergripande bild som förhoppningsvis kan vara ett stöd i vårt gemensamma arbete. Förvaltningens förslag till beslut Bygg- och miljökontoret föreslår att Myndighetsnämnden godkänner redovisningen av förvaltningens tidslinje. Yrkande Göran Pettersson (S) yrkade på återremiss av ärendet till förvaltningen för ett förtydligande av politikens roll i processen. Beslutsgång Ordförande ställde Göran Petterssons (S) yrkande under proposition och fann att nämnden beslutade enligt Göran Petterssons (S) yrkande. Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för att förtydliga politikens roll i processen.

6 Sammanträdesprotokoll 6 (22) MYN 3 MYN Årsberättelse Sammanfattning Myndighetsnämndens årsberättelse för redovisas i bilaga 1. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 31 januari Bilaga 1; Årsberättelse Förvaltningens förslag till beslut Myndighetsnämnden godkänner årsberättelsen för enligt bilaga 1. Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden beslutade att godkänna årsberättelsen för enligt bilaga 1. Expedieras till Kommunstyrelsen

7 Sammanträdesprotokoll 7 (22) MYN 4 MYN Informationshanteringsplan 218 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 1/ ) ska varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut. Informationshanteringsplanen är ett: - hjälpmedel vid gallring - hjälpmedel för kontoret - styrmedel för kontoret - kontrollmedel för kommunarkivet Myndighetsnämndens informationshanteringsplan är uppdelad i dokument områdesvis; Allmänt, Bygglov och BAB, Miljö och Teknik. 218 har miljödelen reviderats med hantering av e-cigaretter, radon och polishandräckning. I BAB delen har ansökningar och beslut av enklare åtgärder, lagts till. Myndighetsnämnden är en gemensam nämnd för Karlskoga och Storfors kommuner. Värdkommun är Karlskoga. Informationshanteringsplanens del Teknik är inte tillämplig i Storfors kommun, förutom trafikärenden rörande skymmande växtlighet. Alla avdelningar inom Samhällsbyggnadsförvaltningen har reviderat och förtydligat sin del av Informationshanteringsplanen. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 25 januari 218 Riksarkivets gallringsråd Förvaltningens förslag till beslut Myndighetsnämnden fastställer informationshanteringsplanen för 218. Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden beslutade att fastställa informationshanteringsplanen för 218. Expedieras till Myndighetsnämnden Karlskoga Storfors Kommunarkivet

8 Sammanträdesprotokoll 8 (22) MYN 5 MYN Ansökan om utdömande av vite, tobakstillsyn

9 Sammanträdesprotokoll 9 (22) MYN 6 MYN XXXXXXXX XXX - Förhandsbesked för nybyggnad av ett fritidshus

10 Sammanträdesprotokoll (22) forts. MYN 6 MYN

11 Sammanträdesprotokoll 11 (22) MYN 7 MYN XXXXXXXX X - Uttagande av sanktionsavgift

12 Sammanträdesprotokoll 12 (22) MYN 8 MYN XXXXX X - XXXXXX XX. Ansökan om anmälningspliktig åtgärd för tillbyggnad av enbostadshus

13 Sammanträdesprotokoll 13 (22) MYN 9 MYN XXXX XXX - Nybyggnad av mobilmast och teknikbod

14 Sammanträdesprotokoll 14 (22) fors. MYN 9 MYN

15 Sammanträdesprotokoll 15 (22) MYN MYN XXXXXXX XXX - Förhandsbesked för nybyggnad av fritidshus

16 Sammanträdesprotokoll 16 (22) forts. MYN MYN

17 Sammanträdesprotokoll 17 (22) MYN 11 MYN Politikerluncher 218 Sammanfattning Folkhälsonämnden beslutade den 17 november om datum för politikerluncher 218. Syftet med politikerluncherna är att skapa dialog mellan förtroendevalda och barn/unga genom ett informellt möte. Dialogen ska fokusera på demokrati och möjligheten till politisk påverkan, verksamhetsnära frågor är inte fokus för detta dialogforum. Varje nämnd/styrelse utser en representant till respektive politikerlunch i den kommun som myndigheten tillhör. Detta innebär att det är kommuntillhörigheten som avgör vilka lunchtillfällen en viss nämnd/styrelse ska utse representanter till. Beslut om valda representanter meddelas folkhälsonämndens diarium senast 2 veckor innan lunchtillfället. Varje nämnd/styrelse står för kostnaderna för sin valda representant. Den enskilde förtroendevalde ansvarar själv för att arvode utbetalas genom inlämnande av aktuell blankett till berörd nämnd/styrelse. Representanten ansvarar för att vid lunchen föra dialog med ungdomarna och dokumentera vad som framkommit, samt återkoppla till sin respektive nämnd. Varje nämnd/förvaltning ansvarar för att förvalta det som framkommer under dialogen inom deras område. Beslutsunderlag Folkhälsonämndens beslut FHN 121 Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 8 februari 218 Förvaltningens förslag till beslut Myndighetsnämnden beslutar utse representanter för nämnden till politikerluncherna vid nedanstående tidpunkter och skolor: - Tisdag 13 februari, Möckelngymnasiet Karlskoga - Tisdag 13 mars, Österledskolan - Tisdag april, Bregårdsskolan - Måndag 17 september, Skrantaskolan - Torsdag 25 oktober, Österledsskolan

18 Sammanträdesprotokoll 18 (22) forts. MYN 11 MYN Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden beslutade att utse följande personer att representera nämnden vid politikerluncherna vid nedanstående tidpunkter och skolor: Sören Karlsson (S) Per-Olof Södergren (C) Tisdag 13 februari, Möckelngymnasiet Karlskoga Tisdag 13 mars, Österledskolan Nämndens representanter vid övriga tillfällen beslutas vid Myndighetsnämndens sammanträde den 15 mars 218. Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Folkhälsonämnden

19 Sammanträdesprotokoll 19 (22) MYN 12 MYN Delegationsärenden Myndighetsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt gällande delegeringsordning. Dessa beslut redovisas månatligen för nämnden. Redovisningen innebär inte att myndighetsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det myndighetsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Delegationsbeslut för december - januari 218 anmäls dnr MYN Delegationsbeslut avseende tillfällig ändring av stadigvarande serveringstillstånd XXXXXXXX Delegationsbeslut Alkohol, Tobak, Receptfria läkemedel december Delegationsbeslut Alkohol, Tobak, Receptfria läkemedel januari 218 Delegationsbeslut BAB Karlskoga december Delegationsbeslut BAB Karlskoga januari 218 Delegationsbeslut BAB Storfors januari 218 Delegationsbeslut Miljö Karlskoga januari 218 Delegationsbeslut Miljö Karlskoga december Delegationsbeslut Miljö Storfors december Delegationsbeslut Miljö Storfors januari 218 Delegationsbeslut PBL december Delegationsbeslut PBL januari 218 Delegationsbeslut Teknik- och fastighetsavdelningen december Delegationsbeslut Teknik- och fastighetsavdelningen januari 218 Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden godkände redovisningen av delegeringsbeslut Vid Myndighetsnämndens sammanträde önskar nämnden få en fördjupad information om följande delegationsbeslut: - MI -987 Anmälan miljöfarlig verksamhet, XXXXXXXX XXXXXX. Ändring av stadigvarande serveringstillstånd.

20 Sammanträdesprotokoll 2 (22) MYN 13 MYN Inkomna handlingar Inkomna december Planerade samråd 218 Gemensamma nämnder Protokollsutdrag KSAU Revidering av Arvodesbestämmelser och ekonomiska kompensationer till förtroendevalda i Karlskoga kommun Tjänsteskrivelse KS Revidering av Arvodesbestämmelser och ekonomiska kompensationer till förtroendevalda i Karlskoga kommun KS.446 Beloppsbilaga 218 års utbetalningar Protokollsutdrag KS AU Jämställdhetspris KS.155 Protokollsutdrag KF Motion om införande av Rättviksmodellen Protokollsutdrag KF Lokal digital agenda KS.429 Program Lokal digital agenda Protokollsutdrag KF Internkontrollplan kommunövergripande 218 Interkontrollplan kommunövergripande 218_CW --19 Inkomna januari 218 Bilaga. Riskanalys övergripande internkontrollområde 218 Ekonomisk rapport januari-oktober Karlskoga kommun Protokollsutdrag KS Strategiskt bostadsutvecklings-projekt Tjänsteskrivelse KS Strategiskt bostadsutvecklings-projekt Protokollsutdrag KS Svar på begäran om extra resurser till socialnämnden Protokollsutdrag KS Svar på begäran om att tillfälligt kommunbidrag tilldelas socialnämnden Protokollsutdrag KS Svar på förslag om hantering bidrag till XXXXXX Strandskyddsdispens för reparation av gång- och cykelbro över Timsälven på fastigheterna XXXX och XXXX i Karlskoga kommun. Direktiv inför KSAU_26 feb 218

21 Sammanträdesprotokoll 21 (22) MYN 14 MYN Avslutade lantmäteriförrättningar Sammanfattning Sammanställning har upprättats över avslutade lantmäteriförrättningar under perioden december - januari 218. S171 Fastighetsreglering berörande XXXX och XXX S17147 Avstyckning från XXXX T1772 Fastighetsreglering berörande XXX, XXXX och X. S16949 Fastighetsreglering mellan XXXXX och XXX S17147 Avstyckning från XXXX Myndighetsnämndens beslut Myndighetsnämnden godkände redovisningen av avslutade lantmäteriförrättningar.

22 Sammanträdesprotokoll 22 (22) MYN 15 MYN Samhällsbyggnadsinformation Samhällsbyggnadsförvaltningen informerade om följande: Utökade VA-områden Bygg- och miljöchef Helena Nerbring Lisell informerade om utökade VAområden. Tillsynsärende Kilsta Bygg- och miljöchef Helena Nerbring Lisell informerade om pågående miljöärende på Kilsta industriområde. Presentation av nyanställda inspektörer Följande nyanställa inspektörer presenterade sig för nämnden: byggnadsinspektör Thomas Nilsson, miljöinspektörerna Kristoffer Eklund, och Helena Israelsson. Utvecklingsarbete Bullermätare Miljöinspektör Kristoffer Eklund redogjorde för inköpet av en bullermätare som används för att få en rättssäkrare och tydligare tillsynsverksamhet. Kontinuerlig granskning av utvalda ärendetyper Bygg- och miljöchef Helena Nerbring Lisell informerade om redovisning av delegeringsbeslut, som myndighetsnämnden vill ha djupare kunskap om. Byggs veckoplaneringsverktyg Bygg- och miljöchef Helena Nerbring Lisell informerade övergripande om veckoplaneringsverktyget. En mer detaljerad information ges på Myndighetsnämndens sammanträde Överklagade beslut Tillsynsärende Skällande hundar Bygg- och miljöchef Helena Nerbring Lisell informerade om ärendet. Bygglov; XXXXXX Byggnadsinspektör Izabel Majoros informerade om ärendet. Råd och nätverk Göran Pettersson (S) rapporterade från mötet med Rådet För Funktionshindersfrågor (RFF) och från mötet med Tvärsektoriellt råd för folkhälsa och barnkonvention (TväR) Övriga frågor Inga övriga frågor togs upp.

23

24 Innehåll Syfte med årsberättelsen...1 Verksamhetsåret...1 Året som gått...2 Verksamhetsutveckling...2 Personal...2 Framtidsbedömning...3 Resultatredovisning...4 Driftredovisning...11 Uppföljning av treårsbudget...12 Investeringskostnader...12 Internkontroll...13 Nyckeltal

25 Syfte med årsberättelsen Årsberättelsen ska knyta ihop verksamhetsplaneringen med hur det faktiskt gick under året. Målgruppen för årsberättelsen är myndighetsnämnden, förvaltningens medarbetare samt övriga inom koncernen som berörs av förvaltningens verksamhet. Årsberättelsen är uppbyggd med en allmän inledning, sedan en redogörelse av förvaltningens verksamhet under och därefter har förvaltningschef och avdelningschefen för bygg- och miljökontoret ordet om året som kommer, avslutningsvis redovisas verksamhetsresultat samt det ekonomiska utfallet. Verksamhetsåret Ännu ett händelserikt år har gått i ett expansivt Karlskoga! En stor inströmning av bygglovsärenden under hela året är tecken på detta. Jämfört med 213 har ansökningarna ökat med 65%! Bland annat har vi beslutat om bygglov för 65 nya bostadsenheter, som i sin tur genererat ca 2,5 miljoner i statlig byggbonus till kommunen. Inom livsmedelstillsynen har vi återhämtat den eftersläpning som rådde vid delåret och genomfört all planerad tillsyn. Bra jobbat! Inom miljö- och hälsoskydd kan konstateras att vi på grund av omsättning i personalstyrkan och vakanser inte kunnat genomföra hela den planerade miljötillsynen. Året har, av ovan angivna anledningar, präglats mer av en upprätthållande än av en utvecklande verksamhet jämfört med tidigare år. Det är dock gott att konstatera att de upparbetade rutiner som finns har stor betydelse när det är hårt tryck på verksamheten. Värt att nämna är också att det inkom 188 bygg- och miljöärenden via Servicecenter av vilka 1496 har besvarats av kontoret eller genererat ett ärende. I samband med årsskiftet 216/ var avsikten att börja med nytt verksamhetstöd, Ecos2. Vi insåg dock tidigt att det inte gick att använda som tänkt så vi har fortsatt med föregångaren. Under tiden har vi avvaktat andra kommuners arbete vi ser en ljusning framför oss. Kontoret har också påbörjat ett spännande arbete med att skapa gemensamma arbetsplatser i delade rum eftersom vi börjar bli trångbodda. Medarbetarna får själva arbeta fram förslag på hur det ska lösas och ett inspirerande studiebesök har gjorts i Örebro. Den fysiska miljön är en viktig del i den totala arbetsmiljön. Myndighetsnämndens redovisar efter ett överskott om 122 tkr. 1

26 Året som gått Här redovisas 5 av de viktigaste händelserna som skett under året. Aktivitet Nedan redovisas årets viktigaste händelser Kilsta industriområde Extra insats inom OVK (obligatorisk ventilations kontroll) och tillsyn enligt PBL Bakslag vad gäller Ecos2 Beviljat bygglov för 67 nya bostadsenheter. Påbörjat samtal kring omflyttning och framförallt delning av våra kontor. Effekt Nedan redovisas vad aktiviteterna har haft för effekt alternativt vilken effekt som förväntas. Stort tillsynsärende som gäller bland annat klagomål på utsläpp med potentiellt stor miljöpåverkan. Detta har varit tidskrävande men prioriterat. Tack vare extern konsult har vi haft möjlighet att göra en fokuserad insats inom OVK men också tillsyn över ovårdade tomter och andra klagomål inom PBL. Efter noggranna förberedelser under sista månaderna 216 och med syfte att gå i skarpt läge 216/, visade sig systemet inte tillräckligt utvecklat för att tas i bruk. Detta har möjliggjort ny bostadsbebyggelse. Delade kontor med bra och stimulerande arbetsmiljö skapar bättre förutsättningar för att attrahera fler kollegor. Verksamhetsutveckling Året som gått har präglats mer av upprätthållande verksamhet än av utvecklande verksamhet. Det som vi har prioriterat är utvecklingsdagar med hela kontoret för att lära känna varandras personligheter med fokus på hur vi kommunicerar med varandra. Arbetet med utvecklingstavlorna har fortsatt till största delen, dock inte fullt ut så som hoppats. En nytillsatt kvalitetsledare kommer att förbättra detta arbete framöver. Det har också handlat om avslut av gamla ärenden i ärendehanteringsystemet Kaisa, bakslag när det gällde införandet av nytt verksamhetsstöd till miljösektionen, personal som har slutat och nyrekryterats. Personal Inom personalgruppen har omsättningen på personal varit relativt stor, även frånvaro i form av föräldraledighet och sjukdom har påverkat verksamheten. Detta gäller även trafikenheten. Flera rekryteringar pågår. En byggnadsinspektör har fått del av sin tjänst omvandlad till kvalitetsledare, vilket kommer innebära ett lyft för kontorets gemensamma kvalitets- och utvecklingsarbete. Förstärkning har också gjorts inom administration. Intern annonsering för sektionsledare till en av bygg- och miljöavdelningens sektioner pågår. Avsikten är primärt att avlasta den dagliga verksamhetsstyrningen, men det ger också medarbetare möjlighet till utveckling. Generellt kan sägas att nyrekryteringarna fungerar mycket bra och vi har stor framtidstro vad gäller utvecklingen och framtida samarbete på kontoret. 2

27 Framtidsbedömning Myndighetsnämndens verksamhet är av avgörande betydelse för samhällsutvecklingen. Att säkerställa en god byggnation av bostäder och verksamheter likväl som att ha kontroll över att lagar och regler efterlevs inom miljö- och hälsoskydd är några viktiga exempel. I det expansiva skede som Karlskoga är i skapar detta möjligheter och utmaningar för verksamheten. Det är viktigt att vi fortsätter utveckla kontorets digitalisering och inför E-tjänster. Detta ger en effektivare handläggningsprocess vilket ska leda till att sökande och medborgare får en enklare, mer lättillgänglig och smidigare process. Det kräver dock resurser i form av arbetstimmar och kompetens i inledningsskedet men även löpande i drift och utveckling. Målet under 218 är att Ecos2 ska vara i drift för att möjliggöra exempelvis e-tjänster enligt ovan och en effektivare tillsyn. Succesivt vill vi också bygga på med moduler som finns både inom ByggR och Ecos2 för att förbättra processen gentemot kund. Arbetet med samverkan för fler kommuner pågår det diskussioner kring. Positivt är att Miljösamverkan Värmland kan komma att utöka sin verksamhet och då även involvera Örebro län. Mycket positivt för verksamheten med en samlad samverkan. En prioriterad fråga är att hitta en lösning på behovet av stadsarkitektkompetens liksom antikvarisk kompetens som stöd i bygglovsärenden för att säkerställa en god stadsmiljö. Eleonore Åkerlund Chef för samhällsbyggnadsförvaltningen Helena Nerbring Lisell Avdelningschef för bygg- och miljökontoret 3

28 Resultatredovisning Uppnått av målvärdet 96-% 65-95% -64% Måttet är Målnivå inte mätt Medborgar-/brukarperspektiv (nämndmål ) Antalet tillsynsbesök kommer under året inte att nå den målnivå som planerades för innevarande år. Detta på grund av omprioriteringar med framförallt införande av nytt verksamhetssystem, samtidigt som flera föräldraledigheter och vakanta tjänster påverkat resultatet. Resultaten i medborgarundersökningar visar en nedgång som behöver följas under kommande verksamhetsår för att stävja eventuella försämringar. Nämndmål 1.1 Myndighetsnämndens ärenden beslutas på ett rättssäkert sätt och utifrån likartade bedömningskriterier. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Andel korrekt handläggning enligt fastställda rutiner vid internrevision. % Analys och åtgärder Någon internrevision är inte gjord under. Utanför en regelrätt revision finns en rutin att granska rutiner. Nämnden väljer utifrån rapporteringen av delegeringsbeslut ut ärenden som de vill ha djupare kunskap om handläggningsrutinen. Detta bidrar till granskning av rutiner, om de är korrekta, om de följs och om personalen har kunskap om dem. 4

29 Nämndmål 1.2 Karlskoga kommun har en effektiv myndighetsutövning. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Handläggningstid för bygglov utan avvikelser från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor). Antal Styrmått Handläggningstid för parkeringstillstånd för rörelsehindrad (antal dagar). Antal Styrmått Handläggningstid för bygglov med liten avvikelse (krävs grannhörande) från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor Antal Styrmått Andel genomförd planerad miljötillsyn (%). % Styrmått Andel anmälningar av värmepump där handläggningstiden är 5 dagar eller mindre (ej luftvärmepump) (%). % % Styrmått Andel genomförd planerad livsmedelstillsyn (%) Styrmått Andel inventerade avlopp av de som har slamtömning och är kända av bygg- och miljökontoret (%). % Styrmått Handläggningstid för stadigvarande serveringstillstånd (veckor). Antal Styrmått Handläggningstid för tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap (veckor). Antal Analys och åtgärder till Nämndmål 1.2 finns på nästa sida

30 Analys och åtgärder nämndmål 1.2 Handläggningstiden för bygglov, både med och utan avvikelse från detaljplan minskar stadigt vilket också är förväntat då personalstyrkan återigen har ökat med avslutade föräldrarledigheter och en extra projektanställning. Gällande värmepumpar har handläggningstiden ökat något i snitt beroende på ett fåtal krångligare ärenden som ökat på en annars mycket effektiv handläggning. Handläggningstiden för parkeringstillstånd är fortsatt låg och kundnöjdheten är också mycket hög. Gällande planerad miljötillsyn har hög andel icke arbetsrelaterad sjukdomsfrånvaro, vakanta tjänster och upplärning av nya kollegor tagit tid från handläggningen varvid målnivån inte kan nås under året. Inventeringen av avlopp har varit effektiv tidigare år och miljökontoret har legat före den långsiktiga planeringen. Med anledning av detta har andra områden prioriterats under. Resultatet av handläggning av serveringstillstånd visar på en effektiv handläggning. Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Antal dagar från anmälan till platsbesök av nedskräpning (dagar) Styrmått Antal dagar från anmälningstillfälle till fordonsvrak flyttas (dagar) Styrmått Antal arbetsdagar från anmälan till platsbesök av ovårdad tomt (dagar) Antal Antal Antal Analys och åtgärder Resultaten gällande flytt av fordonsvrak och nedskräpning visar på goda rutiner och det märks också ute i vår kommun då det oftast är rent och fritt från fordonsvrak eller annan nedskräpning. Lagstiftningen styr hur snabbt ett fordsonvrak får flyttas och där ligger vi precis i linje med lagstiftningen. 6

31 Nämndmål 2.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med myndighetsnämndens verksamheter och man ska mötas av ett korrekt och trevligt bemötande. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Andel brukare som är nöjda med myndighetsnämndens verksamhet som helhet (%). % Styrmått Andel brukare sin upplever ett gott bemötande vid kontakt med myndighetsnämndens verksamhet (%). % Styrmått Andel brukare som får svar från Bygg- och miljökotoret på frågor via ServiceCenter inom 2 arbetsdagar. % Styrmått Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan (%). % Analys och åtgärder Efter en stadigt uppåtgående trend kan vi nu se en nedgång i resultaten för kundnöjdhet både vad gäller helhet och bemötande. Denna utveckling är något vi kommer följa i de enkäter som skickas ut under året för att vidta åtgärder om det ser ut att vara något annat än tillfälligt. SKLs webbgranskning har övergått till att göras av kommunerna själva. Men då granskningen sker efter samma princip kan jämförelser mellan åren ändå göras. Vi kan se att resultatet sjunkit något samtidigt som våra egna målnivåer ökar. Med en kommunikatör på plats på heltid sedan hösten ser vi att detta ska kunna åtgärdas och att resultatet bör kunna förbättras markant till delåret

32 Nämndmål 2.2 Myndighetsnämndens verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar. Styrmått Antal avslutade verksamhetsutvecklingsprojekt (kaizen) (st) Antal % uppnått av målvärdet Analys och åtgärder Under 218 räknar vi med att nämndens uppföljning av projekt kommer utvecklas då en kvalitetsledare på bygg- och miljöavdelningen har tillsatts. 8

33 Nämndmål 3.1 Främjande och förebyggande insatser bidrar till att barn och ungas livsvillkor och levnadsvanor förbättras. Styrmått Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig druckit alkohol % uppnått av målvärdet Styrmått Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig använt tobaksvaror Analys och åtgärder Nollmätning. Delår % % Nämndmål 3.2 Ökning av kontrollköp för att försvåra för ungdomar att få tillgång till öl, tobak och receptfria läkemedel. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Andel kontrollköp av öl, tobak och receptfria läkemedel som uppfyller kraven på ålderskontroll (%) Analys och åtgärder Nollmätning. %

34 Utvecklingsperspektiv (nämndmål 5.1) Myndighetsnämnden har tidigare år haft goda resultat gällande nöjdhet hos företagare. Inget resultat för året. Nämndmål 5.1 Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens kvalitet och service. % uppnått av målvärdet Delår Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av bygglov (index). Index Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av miljöärenden (index). Index Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av ärenden enligt livsmedelslagen (index). Index Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av serveringstillstånd (index). Index Analys och åtgärder Resultaten från helåret kan redvisas i delårsrapporten 218 då ingen sammanställning görs förrän april

35 Driftredovisning DRIFTREDOVISNING (tkr) RESULTAT 215 RESULTAT 216 RESULTAT BUDGET AVVIKELSE Kostnader *varav personal Intäkter Nettokostnader Nettobudget Resultat i förhållande till budget Nettokostnad per verksamhet Nämnd Ledning och Stab Trafik Bygglovssektionen Bostadsanpassning Tillsyn Summa nettokostnader Kommentarer till driftredovisning Myndighetsnämndens redovisar efter ett överskott om 122 tkr. Inom sektionen bygglov har det under året funnits vakanser och tjänstledigheter, för att täcka upp dessa har en konsult anlitats. Även sektion tillsyn har under året haft vakanta tjänster samt tjänstledigheter. Låg bemanning har också inneburit att intäkterna varit låga jämfört med budget och föregående år inom tillsyn miljö samt hälsoskydd. Karlskogas budget för bostadsanpassning om 2 8 tkr förbrukades under året, totalt har 2 84 tkr betalats ut. Storfors budget för bostadsanpassning om 45 tkr har inte förbrukats fullt ut, bidrag för 121 tkr betalades ut under året. Överskottet har reglerats i bokslutet. Inom trafik myndighetsnämnden finns ett överskott efter, vilket beror på att en tillfällig tjänstledighet funnits under året. Sjukfrånvaron har under året varit 5,2 %. 11

36 Uppföljning av treårsbudget Period 219 Redovisning (tkr) Resultat i förhållande till budget (inkl bostadsanpassningsbidrag) Ingående balans Utfall Prognos Redovisning (tkr) Resultat i förhållande till budget (exkl bostadsanpassningsbidrag) Ingående balans Utfall Prognos Kommentarer treårsbudget Ingående balans från föregående år är 135 tkr, resultatet för året är ett överskott om 122 tkr. Överskott kommer användas till personalförstärkningar under kommande år. Karlskogas budget för bostadsanpassning har förbrukats och totalt har bidrag om 2 84 tkr betalats ut. Budget för Storfors hade inte förbrukats efter års utgång, vilket har reglerats vid bokslutet. Investeringskostnader Investeringar (tkr) Resultat 216 Resultat Budget Avvikelse Överförs till nästa år Teknisk utrustning Möbler, inredning 5 5 Datorer, IT-utrustning Summa investeringar Kommentarer till investeringar Myndighetsnämndens har förbrukat del av sin investeringsram under året. Satsning har gjorts för att köpa in utrustning för bullerskyddsutredningar samt datorer. 12

37 Internkontroll Myndighetsnämnden har beslutat att tre av verksamhetens förbättringsprojekt ska redovisas för nämnden under året. Redovisningen av de tre utvalda projekten görs i år i samband med redovisningen av årsberättelsen. Följande tre projekt har valts ut: 1. Inköp av bullermätare samt utbildning. Syftet är att genom en indikationsmätning vid tillsynsbesök i verksamheter få en bild av om det finns skäl för myndigheten att begära att verksamheten göra en bullerutredning. Detta göra att tillsynsverksamheten blir mer rättsäker och tydlig. 2. Utveckling av veckoplaneringsverktyg på bygglovssektionen. Bygglovssektionen har under hösten arbetat fram en ny tavla som visualiserar veckans planering och ger överblick över ärenden och arbetsbelastning. Tidigare fanns en översikt där vissa typer av ärenden visades, men den tavlan saknade alternativa ärendetyper och även andra arbetsuppgifter som finns inom sektionen, tex förbättringsarbete, utskick av listor, granskning av detaljplaner med mera. Det som efterfrågades var en tavla som skulle visa alla de uppgifter och ärenden vi har samtidigt som den är ett stöd för den enskilda handläggaren att planera sin arbetsvecka. Det förslag som togs fram visar vad varje handläggare planerar att hinna med under sin arbetsvecka. På fredagarna har bygglovssektionen en veckoavstämning där var och en får återkoppla av hur den gångna veckan har varit samt berätta om kommande veckas uppgifter. Tavlan ska hjälpa handläggaren med att göra en rimlig bedömning av hur mycket som hinns med under en vecka. 3. Kontinuerlig granskning av utvalda ärendetyper. På nämndsammanträdet väljer myndighetsnämnden utifrån rapporteringen av delegeringsbeslut ut ärenden där de vill ha djupare kunskap om handläggningsrutinen. Denna rapportering sker på nästkommande sammanträde. Detta bidrar till granskning av rutiner, om de är korrekta, om de följs och om personalen har kunskap om dem. Svag Tillfredställande God Mycket god x 13

38 Nyckeltal Nyckeltal antal inkomna lovärenden (bygg) antal inkomna anmälan/ansökan (miljö) Antal bygglov som genererat nya bostäder (nytt ) Kundtjänst- antal kontakter inkomna till bygg och miljökontoret andel avslutade ärenden i diarieföringssystemen (KAISA, ECOS, ByggR) andel projekt som avslutas med kvalitetsuppföljning (%) Antal tillsynsbesök inom livsmedelslagstiftningens område Antal tillsynsbesök inom miljöbalkens områden förutom avlopp Antal inventerade avlopp Sjukfrånvaro samhällsbyggnadsförvaltningen 5, Sjukfrånvaro bygg- och miljökontoret Andel beviljade ansökningar (BAB) varav 1-18 år varav år varav 65 - år