Tid: Onsdagen den 20 maj 2015, klockan Plats: Sammanträdesrummet KS-salen, Katrinedalsgatan 2-4

Transkript

1 Myndighetsnämnden 2 maj

2 Kallelse/föredragningslista 1 (2) Myndighetsnämnden sammanträder Tid: Onsdagen den 2 maj, klockan 9. Plats: Sammanträdesrummet KS-salen, Katrinedalsgatan 2-4 Ersättarna underrättas om sammanträdet. Handlingarna publiceras också på webbplatsen: under Kommun & politik/ Demokrati Myndighetsutövning från punkten 4 Upprop Jäv Fastställande av dagordning Val av justerare Förslag: Lars Erik Carlsson, ersättare Erika Eriksson (S) Justeringsdatum: Torsdagen den 28 maj, klockan 7.3 Ärenden Handlingar Föredragande Beslutsärenden 1. Delårsrapport 1 - X Omedelbar justering Stefan Larsson Ulla Lindqvist Martin Lindström 2. Reviderad attestlista På sammanträdet Ulla Lindqvist 3. Verksamhetsrapport X Stefan Larsson Ulla Lindqvist 4. Byggsanktionsavgift för att ha tagit byggnad i bruk innan slutbesked. 5. Ansökan om utökat tillstånd alkoholservering, Gastro 6. Ansökan om bostadsanpassningsbidrag BAB Ansökan om bostadsanpassningsbidrag BAB.44 X X X X Therese Tivehag Pernilla Andersson Wiss Katarina Leidström Katarina Leidström Anmälningsärenden 8. Delegationsärenden X Pärmen 9. Inkomna handlingar X Pärmen

3 Kallelse/föredragningslista 2 (2) Ärenden Handlingar Föredragande 1. Avslutade lantmäteriförrättningar Pärmen Informationsärenden 11. Information Handikapprådet På sammanträdet 12. Samhällsbyggnadsinformation Utredning verksamhetsområden VA Ladugård Blinäs Överklagade beslut Tillsynsprojekt Förskolor Obemannade bensinstationer Planeringsförutsättningar M&B Personal och övriga frågor På sammanträdet Susanne Jarl Håkan Blomquist Miljökontoret Karlskoga den 7 maj Göran Pettersson (S) Ordförande Presskonferens klockan den 2 maj. Kommunstyrelsens hus Katrinedalsgatan 2-4

4 Ärende 1 Delårsrapport 1-

5 Tjänsteskrivelse MYN.6 Handläggare: Lotta Björkman Myndighetsnämnden Delårsrapport 1 Sammanfattning markerade det första året för den nya gemensamma myndighetsnämnden för Karlskoga och Storfors kommuner. Uppstarten har varit intensiv för såväl förtroendevalda och tjänstemän men trots detta har goda resultat uppnåtts. Till exempel kan nämnas att antal bygglovsansökningar har slagit rekord samt att det är ett stort tryck gällande ansökningar om utskänkningstillstånd. Möjligheterna att nå nämndens mål bedöms som goda till mycket goda och den ekonomiska prognosen pekar mot ett nollresultat. Kostnadsutfallet för bostadanpassningsbidrag ligger högre än förväntat med bedöms ändå kunna rymmas inom tilldelad ram. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Myndighetsnämndens förslag till beslut Myndighetsnämnden godkänner delårsrapport 1 för enligt bilaga 1. Stefan Larsson Förvaltningschef g:\stab\verksamhetsområden\sekreterare\aa-mhn\-5\ärende 1 - delårsrapport 1\tjänsteskrivelse intern sbf.doc

6 Bilaga 1 Delårsrapport jan-apr Myndighetsnämnden Sammanfattning markerade det första året för den nya gemensamma myndighetsnämnden för Karlskoga och Storfors kommuner. Uppstarten har varit intensiv för såväl förtroendevalda och tjänstemän men trots detta har goda resultat uppnåtts. Till exempel kan nämnas att antal bygglovsansökningar har slagit rekord samt att det är ett stort tryck gällande ansökningar om utskänkningstillstånd. Möjligheterna att nå nämndens mål bedöms som goda till mycket goda och den ekonomiska prognosen pekar mot ett nollresultat. Kostnadsutfallet för bostadanpassningsbidrag ligger högre än förväntat med bedöms ändå kunna rymmas inom tilldelad ram.

7 Resultatredovisning Uppnått av målvärdet Måttet är Målnivå inte mätt Efter en större översyn av mål och styrmått antogs nya den 12 september. Därmed finns inga resultat eller målnivåer för tidigare år än. I fall där det lämpar sig har målnivåerna periodiserats för delår jan-apr för att ge en rättvisare bild av nuläget. Nämndmål 1.1 Myndighetsnämndens ärenden beslutas på ett rättssäkert sätt och utifrån likartade bedömningskriterier. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår Styrmått fastställda handläggningsrutiner inom miljöbalkens område (stycken) Styrmått fastställda handläggningsrutiner på trafikenheten (stycken) Styrmått fastställda handläggningsrutiner inom livsmedelslagens område (stycken) Styrmått överklagade beslut som vinner i högre instans (ej beslut där syftet är att få prejudikat) (stycken) Styrmått fastställda handläggningsrutiner inom plan- och bygglagens område (stycken) Analys och åtgärder Flertalet mått mäts på årsbasis. Inga beslut som överklagats under året har vunnit i högre instans.

8 Nämndmål 1.2 Karlskoga kommun har en effektiv myndighetsutövning. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår 1 Styrmått tillsynsbesök inom livsmedelslagstiftningens område (stycken) Styrmått Handläggningstid för bygglov utan avvikelser från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor) Styrmått tillsynsbesök inom miljöbalkens område (stycken) Styrmått Andel anmälningar av värmepump där handläggningstiden är 5 dagar eller mindre (ej luftvärmepump) () Styrmått dagar från anmälan till bedömning av ovårdad tomt (antal dagar) Styrmått Handläggningstid för parkeringstillstånd för rörelsehindrad (antal dagar) Analys och åtgärder Målvärdena har periodiserats vid behov för att ge en rättvisare bild av nuläget. Målvärdena nås till stor under delåret och förväntas göra så även efter års utgång. Livsmedelstillsynen har dock fått styrka på foten med anledning av det nya området alkoholtillsyn som tagit mer resurser än förväntat under delåret. Detta räknar vi med att jobba ifatt under resterande delar av året. I övrigt visar verksamheterna goda resultat på snabb och effektiv handläggning.

9 Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår 1 Styrmått dagar från anmälan av nedskräpning till åtgärd (ej åtalsanmälan) (antal dagar) Styrmått dagar från anmälningstillfälle till fordonsvrak flyttas (antal dagar) Analys och åtgärder Flyttning av fordonsvrak visar på fortsatt snabb handläggning och det är mycket bra för Karlskogas helhetsintryck. Det är viktigt att få bort ett fordonsvrak så snabbt som möjligt annars finns det risk att det eskalerar. System för att mäta tiden från anmälan av nedskräpning till borttagning har visat sig vara problematisk och styrmåttet löper egentligen över både myndighetsnämndens och samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden. Styrmåttet har därför arbetats om till perioden och resultat kommer inte att kunna redovisas i nuvarande form under.

10 Nämndmål 2.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med myndighetsnämndens verksamheter och man ska mötas av ett korrekt och trevligt bemötande. uppnått av målvärdet Delår 1 Prognos Delår 2 Styrmått Hur nöjda brukarna är med service och tillgänglighet via telefon. (miljökontoret) () Styrmått Andel brukare som får svar på e-post inom 2 dygn. (stadsbyggnadskontoret) () Styrmått Andel brukare som är nöjda med trafikenhetens verksamhet () Styrmått Hur nöjda brukarna är med service och tillgänglighet via telefon. (stadsbyggnadskontoret) () Styrmått Andel brukare som är nöjda med miljökontorets verksamhet () Styrmått Öppettider i kundtjänst miljökontoret (antal timmar/ vecka) Styrmått Andel brukare som får svar på e-post inom 2 dygn. (miljökontoret) () Styrmått Andel brukare som är nöjda med stadsbyggnadskontorets verksamhet () Styrmått Öppettider i kundtjänst stadsbyggnadskontoret (antal timmar/vecka)

11 Styrmått Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan () Analys och åtgärder Miljökontoret visar fantastiska siffror i deras enkät som går ut kontinuerligt till deras brukare. I princip alla har svarat att de är Mycket nöjda eller Ganska nöjda. Stadsbyggnadskontoret har en något svag öppning på delåret som är svår att avgöra vad det beror på då inget förändrats i verksamheten. Vi följer upp resultat i delår 2 för att se om det är en tillfällig svacka. Övriga styrmått mäts i huvudsak på årsbasis via kommunövergripande undersökning. Nämndmål 2.2 Genomförande av projekt och handläggning av ärenden karakteriseras av god kvalitet genom att kvalitetssäkrade rutiner och normer följs. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår 1 Styrmått Andel avslutade ärenden i diarieföringssystemen (KAISA, ECOS och ByggR) () Styrmått Andel projekt som avslutas med kvalitetsuppföljning () Analys och åtgärder Styrmåtten redovisas på årsbasis och redovisas i årsrapporten.

12 Nämndmål 2.3 Samhällsbyggnadsnämndens verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår 1 Styrmått förbättringsförslag (MUDA) (stycken) Styrmått avslutade verksamhetsutvecklingsprojekt (Kaizen) (stycken) Analys och åtgärder Målvärdena har periodiserats för att ge en rättvisare bild av nuläget. Resultaten är strålande och visar att förvaltningens kvalitetsarbete ständigt utvecklar verksamheten. Det bör inte vara några problem att nå målet även för helåret.

13 Nämndmål 5.1 Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens verksamhet. uppnått av målvärdet Prognos Delår 2 Delår 1 Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av bygglov (index). Index Styrmått Hur nöjda företagare är med handläggningen av miljöärenden (index). Index Analys och åtgärder Styrmåtten mäts vartannat år. Nästa gång är och det redovisas i årsrapporten.

14 Driftredovisning Redovisning (tkr) Delår jan-aug Bokslut Utfall jan-apr Prognos Budget Avvikelse Kostnader * varav personal Intäkter Nettokostnader Nettobudget Resultat i förhållande till budget Nettokostnader per verksamhet Nämnd Ledning och stab Bygglovssektionen Bostadsanpassning Tillsyn miljö Trafik Summa nettokostnder Kommentarer till driftredovisning Myndighetsnämnden bildades tillsammans med Storfors kommun vid årsskiftet / därför finns inte jämförande siffror från tidigare år. Bostadsanpassningen har förbrukat över riktpunkten efter årets fyra första månader. Troligen planar kostnaderna ut under året. Prognosen för året är ett nollresultat. Uppföljning av treårsbudget Period 216 Redovisning (tkr) Ingående balans Utfall Prognos Prognos Resultat i förhållande till budget -5 5 Kommentarer till treårsbudget Nämnden i gick in i med ett nollresultat för att underlätta det nya samarbetet med Storfors kommun. Prognosen för treårs perioden är ett nollresultat.

15 Investeringskostnader Investeringar/inventarier (tkr) Utfall jan-april Prognos Budget Avvikelse Varav överförs till nästa år Nämnden har inga investeringar Summa investeringsutgifter Kommentarer till investeringar Nämnden har ingen investerinsbudget under. Internkontroll Redovisning av resultat för internkontrollpunkterna sker i årsberättelsen. - Att livsmedelsverksamheter får tillsyn i enlighet med beslutad tillsynstid. - Att rapporteringskedjan till myndighetsnämnden för anmälan om delegationsbeslut för bygglov följs.

16 Ärende 3 Verksamhetsrapport

17 Verksamhetsrapport för Myndighetsnämnden Ekonomisk rapport för MHN efter april månad RIKTPUNKT ÅRSBUDGET BUDGET UTFALL PROCENT INTÄKTER KOSTNADER ÅRSPROGNOS Bygg och Bostadsanpassning: Byggsektionen har haft en strid ström av inkommande ärenden och kundtjänstkontakter. April månad, liksom mars månad, hamnar på samma nivå som rekordåret 211. Orsaken till det stora antalet ärenden är okänt, men man kan spekulera i om det beror på eventuella förändringar i ROT-avdraget. Flera pågående ärenden med tekniskt samråd som är i olika faser av byggprocessen innebär insatser från bygglovhandläggare i forma av arbetsplatsbesök, tekniskt samråd och slutsamråd. Värt att notera är att trots att man varit en personal kort lyckats hålla handläggningstiderna på en bra nivå. Bemanning sker i Storfors varje torsdag. Då inhämtas material för att kunna handlägga Storforsärenden då det saknas vissa funktioner i handläggningsprogrammen för att kunna komma åt uppgifter från Storfors, t.ex. adresskontroll, fastighetsägare, grannar, vilken bestämmelse gäller för fastigheten, etc. Detta kommer lösas under året. I övrigt så fortsätter bygg med sitt kontinuerliga kvalitetsarbete med rutiner, mallar, checklistor. Miljötillsyn: Den planerade tillsynen inom miljöområdet löper enligt planering. Ett projekt under april har varit tillsyn på fordonstvättar, åtta tvätthallar har besökts där verksamhetens egenkontroll har granskats samt förekomst och funktion av oljeavskiljare. Större verksamheter som har tillstånd ska varje år senast sista mars lämna in en miljörapport för föregående år. Arbetet med att granska dessa miljörapporter har påbörjats. På Mosseruds industriområde finns tre verksamheter som riskerar att orsaka luktolägenhet (Avfallsanläggning, biogas, Konvex) och projekt med inriktning på verksamheternas riskhantering och förebyggande rutiner pågår. Ett aktivt arbete med att inventera enskilda avlopp har pågått några år och det resulterar i att många utifrån krav eller på eget initiativ ansöker om tillstånd att anlägga enskilt avlopp. Under perioden januari-april har 2 ansökningar inkommit, under samma period inkom 18 ansökningar. Förväntat antal ansökningar under är ca 8, under hela inkom 59. Hälsoskydd, Alkohol, Livsmedel, Tobak: Den planerade tillsynen inom hälsoskyddet har under perioden inriktas mot omsorgsboenden där man kontrollerar städning och rengöring, både faktiska förhållanden och rutiner för städning. Tillsynen sker tillsammans med livsmedelkontrollen och beroende på vårdboendets storlek kan 1-4 inspektörer besöka samma boende. Vid kontrollbesök på de större vårdboendena delar inspektörerna upp sig så att några pratat med verksamhetsansvarig om

18 egenkontroll och rutiner avseende både inomhusmiljö och livsmedelshygien och några kontrollerar faktiska förhållanden och rutinernas tillämpning på avdelningarna. Inom alkohollagens område har det hitintills inkommit 32 ansökningar om nytt eller ändrat tillstånd och 24 tillsynsbesök har gjorts. Inflödet av ärenden är större än vad vi räknat med och tar därmed mer tid än beräknat vilket får konsekvenser på den planerade tillsynen inom livsmedelsområdet. Ansökningar om serveringstillstånd prioriteras och den planerade livsmedelskontrollen är för närvarande lite efter i förhållanden till planering. Under året kommer dock det som planerats att utföras. Stab/Ledning: Arbetet med mål & budget har avslutats under april månad och nu inväntas beslut från kommunfullmäktige i juni månad. En omorganisation har skett på förvaltningen avseende planering, myndighetsutövning och stöd, detta medför uppdatering av formella dokument såsom attestförteckningar, internbudget etc. Förvaltningens verksamhetsplan för är klar och information till nämnd samt medarbetare sker kontinuerligt, den är anpassad utifrån den nya organisationen. Lantmäteri Lantmäterimyndigheten rapporterar att arbete pågår med en komplicerad förrättning i Valåsen. Förrättning berörande Kalkonen och Rävåsens naturreservat är återkallad i väntan på utredning av reservatets gräns. Länsstyrelsen har överklagat 2 avstyckningar i Våtsjötorp men mark- och miljödomstolen har avvisat överklagandet då länsstyrelsen inte har rätt att överklaga inom områdesbestämmelser. En ny storrförrättning har inkommit som gäller avstyckning av 15 tomter i Skråmmen. Även förrättningar i Granbergsdal och Villingsberg har inkommit. Personal: Sjukfrånvaron efter fyra månader ligger på 4,. Ekonomi: Bostadsanpassningen har förbrukat över riktpunkten efter årets fyra första månader. Troligen planar kostnaderna ut under året. Prognosen för året är ett nollresultat.