Användarhandbok B.R.A

Transkript

1 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Förrådsbeteckning: M Förrådsbenämning: ANVHDB BRA Diarienr: 18FMV3382-1:2 Utgåva: 7

2 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 1 INNEHÅLL ANVÄNDARHANDBOK B.R.A 1 INLEDNING Allmänt B.R.A-systemets uppbyggnad och placering B.R.A-systemets filer Hantering av arvet Flöden i B.R.A-systemet HANTERING AV HEMLIGA DOKUMENT Allmänt Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar Sekretessbedömning av anläggningsdokumentation Märkning av lagringsmedia samt filstruktur vid leverans Överföring till krigsarkivet FMV/FM SOM BESTÄLLARE AV ANLÄGGNINGSDOKUMENTATION Allmänt FMV dokumentationsansvarige eller motsvarande Uppdragsledare eller motsvarande PRODUCENTEN Allmänt Lån av ritningar Produktion av ritningar Allmänt Beställning och återlämning av ritningsnummer Ansvarsförhållanden Nyproducerade ritningar Åtgärder vid revidering/komplettering av befintlig dokumentation Godkända program Utformning av anläggningsdokumentation... 17

3 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Utgallring Leverans av ritningar Allmänt Leverans Rödändring ANVÄNDAREN Leveranser från B.R.A Allmänt Försändningsdirektiv Vid produktion av ny anläggning Vid om-/tillbyggnad av anläggning Beställning av kopior KONTAKTA B.R.A Allmänt Blanketter som används i B.R.A Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A Strukturer i B.R.A med fiktiva nummer FB-kod som skall skrivas före vissa ritningsnummerserier... 22

4 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 3 1 Inledning ANVÄNDARHANDBOK B.R.A 1.1 Allmänt B.R.A (Bild och Ritningshantering för Anläggningsdokumentation) är ett dokumentadministrativt system för försvarets anläggningsdokumentation. Anläggningsdokumentationen behandlar försvarets fasta anläggningar och utgörs av en mängd olika dokumenttyper, allt från rena textdokument och tabeller till ritningar. Gemensamt för anläggningsdokumenten är att de försetts med ritningsnummer, oavsett dokumentens informationsinnehåll. Vid nyanläggning och komplettering i anläggningar ska anläggningsdokumentation tas fram enligt SS Som stöd ska designregler och mallar som återfinns i POINT informationsportal användas. Om andra regler används ska detta beslut fattas av dokumentationsansvarig och beslutet ska dokumenteras. Karaktäristiskt för anläggningsdokumentationen är att: den samlade dokumentationen för en anläggning är sekretessbelagd ritningar o.dyl. är inte kopplade till förnödenheter registrerade i GoF. Strukturen för en anläggningsdokumentation framgår av bilden nedan. Bild 1. Dokumentstruktur för anläggningsritningar Innehållslistan för en anläggning är alltid hemlig, om anläggningen inte är civil. Även underliggande ritningar kan vara hemliga, så därför är B.R.Asystemet uppbyggt för att hantera sekretessbelagd digital information.

5 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 4 För närvarande sker all in- och utleverans ur systemet via CD. 1.2 B.R.A-systemets uppbyggnad och placering B.R.A-systemet är placerat vid FMV. Systemet utgörs av ett antal arbetsstationer med skrivare, terminalserver, administrativ server och en databasserver där all data och dokumentation lagras, utrustningen är sammankopplad via ett lokalt fibernätverk. Inloggning på terminalservern sker med säker inloggning via kryptoapparater. RÖS-PC Windows 7 Comex kortläsare TAK 1 Kort KRAPI, CUPAP PDC, TS, AS CUPAP TAK Server Cert Comex kortläsare Bild 2. B.R.A-systemets uppbyggnad Vid in- och utleverans av digitala filer till och från systemet medföljer ett antal administrativa data (metadata) för dokumentfilerna. Databasen behöver dessa metadata för att möjliggöra sökning och annan ritningsadministration av systemet, som t.ex. versionshantering. För att underlätta att rätt metadata tas fram för leverans till och från B.R.Asystemet används hjälpapplikationen TransDoc. Applikationen skapar en s.k. transfil (följefil) som innehåller all nödvändig data för att filen ska kunna lagras i databasen. Alternativt kan hjälpprogrammet ERIT användas.

6 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida B.R.A-systemets filer 1.4 Hantering av arvet 1.5 Flöden i B.R.A-systemet Systemet tar emot arkivfiler (pdf) och bearbetningsbara filer (produktionsfiler). Som arkivformat i B.R.A (databasen) gäller normalt datafiler i pdf-format. För äldre originalritningar som inte kan konverteras till pdf-format kan rasterformat enligt CALS MIL 28002B Typ 1 untiled raster användas. Detta möjliggör även en eventuell konvertering av vissa arkivfiler till produktionsfiler. Bearbetningsbara filformat som för närvarande är godkända är dwg, doc,vsd och xls. Saknar en befintlig cals-fil korresponderande bearbetningsbar fil så bör den revideras eller ritas om till dwg-format. Ritningsfiler som tidigare arkiverats hos handläggare eller leverantör skall inlevereras till B.R.A. För dessa ritningsfiler gäller att innehållet är av samma eller senare revision än tidigare scannade pappersoriginal. Om status på ritningsfilema är osäker skall en särskild utredning genomföras i samråd med B.R.A-administrationen och ansvarig produktledare/projektledare. Aktörer som berörs av dokumentflödesrutinerna i B.R.A är: FMV/FM (produktledare/projektledare vid FMV eller motsvarande inom Försvarsmakten, exempelvis FMTIS.) Producent/Leverantör (FMV/FM projektledare eller av denne kontrakterad entreprenör/konsult som svarar för produktion av anläggningsdokumentation) Dokumentationsansvarig (person utsedd av FMV/FM att ansvara för dokumentationsframtagningen för aktuell anläggning, vanligtvis projektledaren) Distributionsansvarig (Ansvarig för dokumentdistribueringen för en specifik militärregion). B.R.A-administrationen vid FMV. Produktföreträdare. Producenten får sitt uppdrag av FMV eller från den lokala organisationen inom FM. I båda fallen ska producenten söka behörighet att arbeta med B.R.A-systemet. Behörighet krävs för att låna den senaste utgåvan av nödvändiga ritningar eller ritningsoriginal för uppdraget. Behörighetsanmälan ger också möjlighet för leverantören att begära ut ritningsnummer från systemet.

7 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 6 FM FMV Lokal organisation inom FM B.R.A. Anl 1..n B.R.A.-administration Uppdrag från FMV Distributionsansvarig Produktföreträdare/ Dokumentationsansvarig Uppdrag från FM Producent/Leverantör Bild 3. Aktörerna kring B.R.A Efter slutfört och godkänt uppdrag (antingen som slutleverans eller som delleverans) ska leverantören återlämna samtliga lånade ritningar och lägga till de nyproducerade. Leveransen till B.R.A skall omfatta all metadata, digitala arkiv- och produktionsfiler samt papperskopior på samtliga förändrade och nya ritningar. Reviderade och nya ritningar som tas fram ska inlevereras till B.R.A för vidarebefordran till distributionsansvarig enhet. Det åligger sedan distributionsansvariga att fördela ritningarna inom organisationen enligt försändningsdirektivet.

8 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 7 2 Hantering av hemliga dokument 2.1 Allmänt Med dokument avses alla dokument lagrade på datamedia eller papper. För utformning och hantering av hemliga dokument gäller: Handbok för Försvarsmaktens Säkerhetsskyddstjänst Säkerhetsskyddstjänst (M H Säk Skydd Utg 2007) H Säk Infosäk M (utg. 2013, ändring 2) Handbok för Försvarsmaktens Säkerhetsskyddstjänst Informationsteknik Hotbeskrivning (H Säk IT Hot, M ) Handbok för säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (M H SÄK SUA Utg 2010) Handbok Totalförsvarets Signalskyddstjänst (Utgåva 2007 M ) Försvarsmaktens informationstekniska katalog (FM ITK 06:3, M ) FMV Tjänsteföreskrift Säkerhetsskydd TjF- FMV -2005:02 Observera! En dokumentsamling där de enskilda dokumenten var för sig är öppna, kan i vissa fall göra att dokumentationen som helhet måste betraktas som hemlig. 2.2 Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar OBS All dokumenthantering måste föregås av en noggrann sekretessbedömning. Behörigheten kan, helt eller delvis innefatta följande: Behörighet till hemlig information. Tillgång till (titta på) administrativ information och ritningsfiler. Uppläggning och/eller ändring av administrativ information. Uppläggning av och/eller ändring av ritningsfiler. Utgallring av ritningsfiler. Behörighet ges av produktledare/projektledare inom FMV genom att fylla i och skicka in blanketten Anmälan behörighet i B.R.A (M ) till fmv@bra.se i god tid före lån/leverans till/från B.R.A Blanketten kan beställas hos Försvarets Bok- och blankettförråd (FBF) eller skrivas ut från FMV:s portal för stödlogistik För att få behörighet till sekretessbelagd information krävs att det producerande företaget tecknat säkerhetsskyddsavtal enligt SUA och tillämpar de angivna rutinerna i sin verksamhet.

9 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Sekretessbedömning av anläggningsdokumentation På grund av att det är olika sekretessklasser på anläggningar som skall dokumenteras kan bestämda regler inte anges, angående sekretessen hos varje enskild dokumentation. Information som kan göra dokument hemliga är bl a anläggningens: Hemliga beteckning, som finns på innehållslistan. Kapacitet Geografiska läge Operativa, taktiska eller tekniska funktion Bedömning av de enskilda dokumentens och den samlade dokumentationens sekretessgrad skall göras av utbyggnadsansvarig instans i samverkan med berörd säkerhetsansvarig myndighet. Öppen information skall eftersträvas i anläggningsdokumentationen. Innehållslistan är det enda dokument där anläggningens hemliga beteckning eller geografiska läge får anges. 2.4 Märkning av lagringsmedia samt filstruktur vid leverans En dokumentsamling, som består av såväl öppna som hemliga handlingar skall i sin helhet förvaras och hanteras som hemlig handling. Vid distribution av anläggningsdokumentation från B.R.A förses därför varje försändelse med texten Hemliga handlingar. Detsamma gäller för CDskivor eller motsvarande, innehållande komplett anläggningsdokumentation. Lagringsmedia skall märkas med HEMLIGT ARBETSMATERIAL i röd färg. Distribution av hemligt material till B.R.A skall göras i form av registrerad hemlig skrivelse. Varje CD (el.motsv.) ska märkas med innehållslistans/dokumentlistans nummer. Vid hemligt innehåll ska den även märkas med hemligstämpel i relevant klassning. Alla ritnings- och arkivfiler som ingår i leveransen ska vara strukturerade i dokumenttyper enligt nedanstående tabell. För att underlätta en korrekt strukturering av ritningsfiler tillsammans med en korrekt transfil tillhandahålls en hjälpapplikation kallad TransDoc. Applikationen kan anropas från FMV:B.R.A (myndigheten FMV) Flygbaser och StriC har en något djupare struktur än övriga anläggningar, se bild 4 och bild 5.

10 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 9 Tabell 1. Exempel på benämning av underbibliotek Kapitel Avsnitt Doktyp 1. Allmänna dokument 2. Funktionsdokument 3. Placeringsdokument 4.Förbindningsdokument 0. Rubrikförteckning (Flikregister 1. Innehållslistor 2. Dokumentlistor 3. Allmän orientering 4. Igångsättningsåtgärder 5. Åtgärder vid mobilisering 6. publikationsförteckning 7. Instruktioner 1. Översiktsscheman nivå 1(Blocksch) 2. Översiktsscheman nivå 2 3. Trafikvägsscheman 4. Funktionsschema 5. Funktionsbeskrivning 1. Stycklistor 2. Situationsritningar 3. Plan- och sektionsritningar 4. Uppställningsritningar 5. Monteringsritningar 6. Anordning för kabelförläggning 7. Kabelförläggningsritningar 8. Placeringslistor/Placeringsritningar 1. Kabellistor 2. Kabeltabeller/Distributionstabeller 3. Kabelscheman 4. Förbindningstabeller 5. Förbindningsscheman 6. Disponeringsritningar 7. Signeringsritningar T 01 T 11 T 12 T 13 T 14 T15 T16 T 17 T 21 T 22 T 23 T 24 T 25 T 31 T 32 T 33 T 34 T 35 T 36 T 37 T 38 T41 T42 T43 T44 T45 T46 T47

11 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 10 Kap 1 Gemensamma handlingar Kap 1A Hemliga handlingar Kap 1B Öppna handlingar 1A.1 Allmänna dokument 1A.2 Funktionsdokument 1A.3 Placeringsdokument 1A.4 Förbindningsdokument 1B.1 Allmänna dokument 1B.2 Funktionsdokument 1B.3 Placeringsdokument 1B.4 Förbindningsdokument Kap 2 KC (Med sändarstation FFS) 2.1 Allmänna dokument 2.2 Funktionsdokument 2.3 Placeringsdokument 2.4 Förbindningsdokument Kap 3 Bascentral Kap 4 I-Värn Kap 5 Radiolänk Kap6 TLF Kap 7A Ledningsnät Innehålls- Lista Kap 7 Yttre el- och telelednnät Kap 7B Baskabel Kap 7C Bankabel HEMLIG Kap 7D Baskraft Kap 7E Områdesnät Kap 8A Manöverutr Kap 8 Flygplatsljus Kap 8B Trafikljus Kap 8C Övrigt Kap 9 Utrullningshinde, Fält Kap 10 Landningshjälpmedel, Fält Kap 11 Meteorologiska hjälpm, Fält Kap 12 Tom Kap 20 Alternativ fält Kap 20 Övrigt Bas Kap 21 Kontrolltorn Kap 22 Tom Kap 23 Vaktbyggnad/Larmcentral Kap 24 Hangarområde Kap 25 Tom Kap 29 Tom Kap 31 Räddningsstation Kap 32 Verkstäder Kap 35 Övriga byggnader

12 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 11 Bild 4 (ovan). Exempel på strukturering av pärmsats för flygbas Kap 1 Allmän dokumentation Kap 1A Hemliga handlingar Kap 1B Öppna handlingar 1A.1 Allmänna dokument 1A.2 Funktionsdokument 1A.3 Placeringsdokument 1A.4 Förbindningsdokument 1B.1 Allmänna dokument 1B.2 Funktionsdokument 1B.3 Placeringsdokument 1B.4 Förbindningsdokument Kap 2 Infrastruktur 2.1 Allmänna dokument 2.2 Funktionsdokument 2.3 Placeringsdokument 2.4 Förbindningsdokument Kap 3 Anläggnings gemensam VX Kap 4StriC/F1 F5 Innehålls- Lista HEMLIG Kap 5 FTN Kap 5A Hemliga handlingar Kap 5B Öppna handlingar 5A.1 Allmänna dokument 5A.2 Funktionsdokument 5A.3 Placeringsdokument 5A.4 Förbindningsdokument 5B.1 Allmänna dokument 5B.2 Funktionsdokument 5B.3 Placeringsdokument 5B.4 Förbindningsdokument Kap 6 Väder Kap 7 Interfon Kap8 Sendnet Kap 9 Tast Kap10 UH-nät Kap 11 GPS Kap 12 Apostel Bild 5 (ovan). Exempel på strukturering av pärmsats för StriC 2.5 Överföring till krigsarkivet Enligt krigsarkivets anvisningar (se Riksarkivets föreskrift, Gallringsbeslut 1991:30, eller senare) ska dokumentation för typanläggningar överlämnas till Krigsarkivet via FMV Kansli Arkiv.

13 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 12 3 FMV/FM som beställare av anläggningsdokumentation 3.1 Allmänt Här anges vilka krav som B.R.A-administrationen har på beställare av anläggningsdokumentation för att leverans av anläggningsdokumentation till och från B.R.A (Databasen) ska fungera optimalt. 3.2 FMV dokumentationsansvarige eller motsvarande Vid beställning av anläggningsdokumentation ansvarar man för att korrekt dokumentation tillgängliggörs för användare i samband med att en anläggning tas i drift. För att system B.R.A ska kunna tillgodose detta behov rekommenderas att B.R.A-administrationen är med och kan påverka dokumentationsprocessen i tidiga faser. Detta för att tillgängliggörandeprocessen ska kunna planeras i god tid. Kontakta gärna B.R.A-administrationen för synpunkter på leverans- och beställningsförfarandet OBS När ett dokumentationsarbete beställs från en tilltänkt leverantör bör även en kopia av beställningen levereras till B.R.A. Från beställningen ska B.R.A få vetskap om vilken anläggning som berörs, vilken leverantör som valts, samt när inleveranser till B.R.A kan förväntas. Finns det förslag på nytt försändningsdirektiv (M ) för anläggningen eller om det krävs en uppdatering av befintligt direktiv, ska dokumentansvarig kontakta B.R.A-administrationen för att delge detta. Försändningsdirektivet lämnas till FM Produktföreträdare eller FMV dokumentationsansvarige för godkännande. 3.3 Uppdragsledare eller motsvarande B.R.A-systemet har säkerhetsmässiga krav på sig som gör att dokumentflöden för lån samt in- och utleveranser styrs av behörigheter och försändningsdirektiv. För att dokumentflödet till och från B.R.A ska vara optimalt krävs att uppdragsledare eller motsvarande i god tid fyller i och förser B.R.Aadministrationen med blanketterna Försändningsdirektiv (M ) och Anmälan behörighet i B.R.A (M ) för respektive anläggning och entreprenör. Behörigheter för lån av anläggningsdokumentation ur B.R.A är tidsbegränsad och på personnivå vid aktuell leverantör. Eftersom försändningsdirektivet och behörighetsanmälan är så centrala för B.R.A-verksamheten och dess dokumentflöden rekommenderas att B.R.A-administrationen blir kontaktad vid eventuella tveksamheter.

14 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 13 4 Producenten 4.1 Allmänt För att få behörighet till sekretessbelagd information krävs att det producerande företaget tecknat säkerhetsskyddsavtal enligt SUA och tillämpar de angivna rutinerna i sin verksamhet. 4.2 Lån av ritningar För att låna information ur B.R.A(Databasen) eller att leverera in den, krävs att man har särskild behörighet enligt kap 2.2 Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar. B.R.A arbetar med lån i två steg: intressentlån och produktionslån. I första steget (intressentlån) lämnar man ut ritningsfiler i arkivformat för bl.a. verifiering och besiktning i samband med offertframtagning. Ritningarna låses inte för utlåning i systemet så de behöver inte återlämnas. I steg två (produktionslån) lånar man ritningar i produktionsformat. I samband med lånet blir låntagaren innehavare av produktionsfilerna. Produktionslånet är tänkt att enbart användas under en kortare lånetid, d.v.s en rimlig tid för att rätta eller förändra de lånade ritningarna och slutföra projektet fram till del- eller slutleverans. Om inget annat anges sätts lånetiden till ett defaultvärde av 6 månader. Ritningarna låses för utlåning i systemet och ska återlämnas så fort rättningen/förändringen är utförd. Beställning för lån av ritningar ställs skriftligt till B.R.A-administrationen via funktionsbrevlådan bra@fmv.se. Blanketten Lån av anläggningsdokumentation från B.R.A (M ) ska användas. Den finns på FMV:s portal för stödlogistik och kan beställas hos FBF. På beställningen ska ritningsbeteckning samt önskad lånetyp och lånetid anges för de ritningar som vill lånas, enligt definitionen ovan. (intressentoch produktionslån) Efter behörighetsprövning upprättar B.R.A-administrationen en lånehandling för ritningarna. Om försändelsen innehåller hemlig ritning översänds lånehandlingen tillsammans med transfil, ritningsfiler och/eller ritningskopior till respektive hemlig-expedition. Öppna ritningar sänds direkt till handläggaren. Efter detta håller B.R.A-systemet reda på vilka ritningar och ritningsfiler som är utlånade och till vem. Utlåning av originalfil görs endast till en producent åt gången. Det åligger underleverantören att i god tid före utlåningstidens slut begära förlängning av lånetiden. Efter att lånetiden löpt ut riskerar lånet att återlämnas till B.R.A utan att innehavaren av produktionsfilerna aviseras. Dokument som ej färdigställts måste då lånas om för att erhålla giltigt revisionsläge.

15 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 14 FMV:BRA Leverantör Begäran om lån av dokument Leverans av metadata och dokument Registrera uppdrag TransDoc Inleverans av metadata samt nya och reviderade dokument Registrera leverans Utleverans av ändringsmeddelande samt nya och reviderade dokument Anl 1..n Meddelande om godkänd inleverans FMV Produktföreträdare/ Dokumentationsansvarig Kopia på beställning till leverantören BRA Bild 6. Beskrivning av rekommenderat produktionsflöde, Producent B.R.A-administration Användare. 4.3 Produktion av ritningar Allmänt Anläggningsdokument skall produceras och lagras så att de utan bearbetning och utan förändring av fastställt utseende kan återvinnas med gällande program och programversioner enligt kapitel Godkända program. Beträffande utformning av ritningar hänvisas till designregler och mallar som återfinns i POINT informationsportal Beställning och återlämning av ritningsnummer B.R.A-administrationen tillhandahåller ritningsnummer för ritningsproduktion. Varje ritning skall ha en ritningsbeteckning, som består av en firmabokstavskod (se avsnitt 6.5 FB-kod) och ett ritningsnummer. För FMV- och FM-ritningar används FB-koden ANL, följd av en sexsiffrig nummerserie.

16 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 15 Ex: Format A1 med ritningsbeteckning ANL Ritningsnummer Bokstavskod Första siffran i Ritningsnumret Övriga siffror i ritningsnumret ANL-X25430 Bild 7. Ritningsbeteckningens uppbyggnad Formatet på en ritning registreras i B.R.A i ett särskilt fält för formatkod. Ritningsformatet skall också framgå av första siffran i ritningsnumret. Vid uttag av ritningsnummer skall man därför begära nummer med en första siffra som svarar mot ritningsformatet enligt tabellen nedan. Tabell 2. Formatkod för ritningsnummer Ritningsformat A1 A2 A3 A4 3D ritningar Speciellt för innehållslistor Dokumentlistor och Ritningsförteckning Ritningsnumrets Första siffra (X enl ovan) Var och en som har behörighet att lägga upp ritningsfiler har också rätt att få ut ANL-ritningsnummer från B.R.A. I de fall man inte säkert vet vilka ritningar som kommer att produceras finns möjlighet att reservera en nummerserie som bedöms täcka behovet. Ritningsnummer beställs via e- post till funktionsbrevlåda bra@fmv.se Blanketten Begäran om ritningsnummer från B.R.A (M ) kan beställas hos FBF eller skrivas ut från FMV:s portal för stödlogistik: Leverantören skall upprätta och vidmakthålla ett register över uttagna ritningsnummer och där ange benämningen för nyttjade ritningsnummer samt tillhörighet och hierarki ( ingår i ). Uttagna ritningsnummer ska efter avslutad entreprenad, utan kostnad och anmodan, återlämnas till FMV:B.R.A (Myndigheten FMV) med korresponderande benämningar angivna.

17 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Ansvarsförhållanden Då flera leverantörer arbetar samtidigt med ett objekt, skall ansvarig för dokumentationsframtagningen (dokumentationsansvarig) vid FMV/FM leda och samordna dokumentationsverksamheten. Det är alltid den dokumentansvarige som ansvarar för dokumentationens riktighet. B.R.A ska inte och kan inte ta något ansvar för konstruktionen eller utformningen av inlevererad information. B.R.A arkiverar inlevererade dokument, samt levererar dessa till mottagaren enligt gällande försändningsdirektiv Nyproducerade ritningar Vid nyproduktion av anläggningsdokumentation åligger det leverantören att enligt avtal upprätta den pärm eller pärmsats som skall bli slutprodukten. Flik- och kapitelindelningen måste struktureras i inleveransapplikationen TransDoc för att åstadkomma en korrekt indatering i B.R.A-systemet. Alternativt kan applikationen ERIT användas. Vid behov av utbildning för indatering med TransDoc och databasens krav på struktur kontaktas FMV:B.R.A Åtgärder vid revidering/komplettering av befintlig dokumentation Vid revidering eller komplettering av dokumentation för en anläggning, åligger det leverantören att uppdatera innehållslista och berörda dokumentlistor avseende aktuella ändringar för anläggningen OBS Upprättas nya dokumentlistor för en befintlig anläggning skall den utgående dokumentlistans aktuella ritningar överföras till den nya dokumentlistan och ritningarna revideras. Utgående ritningar skall indateras. Flikindelningen enligt aktuellt flikregister får inte ändras men väl kompletteras efter behov. Nytt flikregister skall levereras till B.R.A vid justering av detta. Metadata för kapitel, flikar och rubriker ska matas in till B.R.A-systemet med hjälp av inleveransapplikationen TransDoc, alternativt ERIT. Förändring av dokumentens inbördes ordningsföljd i dokumentlistan får inte förekomma, endast komplettering och borttagning får göras. Dokumentlistan får inte heller kompletteras med annan textinformation än den som förekommer i mallama. Ex: Man får inte skriva direkt i dok-listan att dokumentet utgår detta revideras genom borttagning av hela raden Godkända program De program som är godkända, och skall användas för produktion av anläggningsdokumentation är: AutoCad som kan generera/läsa filformat dwg år 2005 eller tidigare MS Excel eller likvärdigt som kan generera/läsa filformat xls MS Word eller likvärdigt som kan generera/läsa filformat doc MS Office Visio som kan generera/läsa revidera filformat vsd Dokument som tidigare producerats i Designer skall vid revidering göras om till dwg format OBS

18 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 17 All dokumentation som produceras med ovan angivna program ska vara redigerbara dokument I sin helhet. Man ska alltså inte klippa ut delar ur äldre dokumentation för att sedan klistra in i ovan angivna program Utformning av anläggningsdokumentation Ritningsblanketter, ritningsstämplar, typsnitt mm skall utföras enligt SS , med stöd av designregler och mallar som återfinns i POINT informationsportal. Vid framtagning av arkivfiler i PDF-formatet skall typsnitten alltid inkluderas i PDF-filen. 4.4 Utgallring När en anläggning eller del därav utgår skall berörd dokumentation revideras och/eller utgallras, se avsnitt 2.5: Överföring till krigsarkivet. Som underlag för detta skall finnas ett utgallringsbeslut, som produktföreträdare vid FMV/FM tar fram och överlämnar till FMV:B.R.A. Beslutshandlingen skall vara undertecknad av beslutande projektledare/produktledare vid FMV/FM. Handlingen skall redovisa ritningsbeteckning, antal blad och ritningsbenämning. 4.5 Leverans av ritningar Allmänt Nyproducerade och ändrade ritningar skall levereras till B.R.A i digitalt format. Varje ritningsblad skall lagras i en egen fil, med undantag för flerblads tabelldokument som framställs i MS Word, MS Excel eller MS Visio, då samtliga blad på en ritning kan lagras i samma fil. Vid revidering av äldre ritningar, som är lagrade i CALS-format (inscannade i B.R.A), skall den mest kostnadseffektiva arbetsmetoden väljas. Följande altemativ är valbara: Vid större ändringar omarbetas ritningarna och lagras i format enligt kapitel Godkända program. Vid ändringar i anläggningsdokumentation (ritningssatser) som bedöms bli föremål för fortsatt revidering skall samtliga dokument ritas om, även de som för tillfället inte är aktuella för revidering. Vektorisering av ritningen (kan göras exempelvis med AutoCAD eller Visio) och därefter införande av ändring Leverans Efter slutfört och godkänt uppdrag (antingen som slutleverans eller som delleverans) ska leverantörens dokumentansvarige överlämna samtliga nya och ändrade ritningar till B.R.A. Ritningama skall levereras både som datafiler och papperskopior. Varje fil skall lagras i produktionsformat (dwg, doc etc) och i arkivformat (pdf). I leveransen skall det tillsammans med övrigt ritningsunderlag alltid ingå en ny transfil som innehåller nya och ändrade metadata. Den kan genereras med hjälp av applikationen TransDoc, alternativt ERIT. På ett bifogat följebrev skall leverantörens ansvarige eller FMV produktföreträdare underteckna och därmed godkänna dokumentet,

19 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 18 avseende informationsinnehållets riktighet och att de är utförda enligt kraven från FMV:B.R.A. Följebrevet ska bifogas leveransen till B.R.Aadministrationen OBS Leveransansvarigs signatur skall också återfinnas i godkännanderutan på överlämnade ritningar. Ritningar och datamedia med hemlig information skall sändas till FMV:B.R.A genom respektive Hemlig-expedition eller motsvarande. Ritningar och datamedia med enbart öppen information får sändas direkt till B.R.A-administrationen OBS Felaktigheter i leveranser, enligt avsnitt 4.3 Produktion av ritningar och avsnitt 4.5 Leverans av ritningar, återsänds till leverantören för åtgärd utan kostnad för FMV Rödändring Rödändringar hos förband ska levereras till B.R.A för införande och revidering av dokument. Anläggningens dokumentationsansvarige skall konfirmera ändringen med datum och signatur, enligt blankett Begäran och rev. Anläggningsdok (M ). I de fall rödändring hos leverantör krävs så ombesörjs detta av leverantören själv.

20 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 19 5 Användaren 5.1 Leveranser från B.R.A Allmänt B.R.A administrationen distribuerar dokumentationen i enlighet med erhållna försändningsdirektiv. För utskicket görs en missivskrivelse med sändlista, vilken också anger antalet exemplar. Öppna ritningar distribueras normalt på CD, hemliga i pappersformat. Hemliga ritningar är dessutom försedda med kopienummer för spårbarhetens skull Försändningsdirektiv Dokumentation för en anläggning distribueras enligt respektive anläggnings gällande försändningsdirektiv, vilket skall upprättas av produktföreträdare för anläggningsdokument och i god tid före leverans överlämnas till FMV:B.R.A. Försändningsdirektivet skall innehålla uppgift om dokumentmottagare och antal exemplar till varje mottagare. Försändningsdirektivet kan liknas vid ett abonnemang som innebär att B.R.A-administrationen tar ansvar för distribution av såväl nyproducerade som ändrade ritningar till FM distributionsansvarig, som i sin tur ansvarar för vidarebefordran till angivna mottagare. Generellt fördelas dokumentationen till: Lokal produktionsledare Underhållsinstans Anläggning (via myndighet eller underhållsinstans) Önskas annan fördelning eller annat antal kopior skall detta meddelas B.R.A Vid produktion av ny anläggning Papperskopior insatta i pärmar distribueras till mottagama från B.R.Aadministrationen, som även förser pärmarna med ryggetiketter, fliksystem och försättsblad. Distribution från B.R.A görs enligt fastställda försändningsdirektiv Vid om-/tillbyggnad av anläggning Vid om-/tillbyggnad av anläggning kontrollerar FMV/FM aktuellt försändningsdirektiv (abonnemang på ändringar) och lämnar i förekommande fall ändrade försändningsdirektiv till B.R.Aadministrationen. Vid utsändning av reviderade eller nya ritningar som ingår i en anläggningsdokumentation bifogar B.R.A-administrationen ett ändringsmeddelande, där det framgår vilka ritningar som skall bytas ut och var i dokumentstrukturen som eventuella nya ritningar skall sättas in. Vid större om- och tillbyggnad av anläggning, där ändringama är så stora att befintlig dokumentation behöver omarbetas helt, tillämpas samma distributionsrutin som vid nyproduktion av anläggning.

21 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Beställning av kopior I förekommande fall, då kopior på dokument av någon anledning behöver lånas från B.R.A-systemet kan kopior lämnas ut efter särskild utredning. Sådan beställning av kopior måste den ske via anläggningens dokumentansvarige som efter sedvanlig behörighetskontroll kan få ut registrerade kopior.

22 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 21 6 Kontakta B.R.A 6.1 Allmänt Förutsättningsskapande verksamhet för att erbjuda Försvarsmakten behovsanpassad tillgång till teknisk dokumentation ligger inom FMV:s ansvarsområde. I detta sammanhang ansvarar FMV för B.R.A-systemets utveckling, drift och underhåll genom att vidmakthålla en effektiv B.R.Aadministration. För att kunna vidta lämpliga åtgärder behöver B.R.A-administrationen snarast möjligt informeras om eventuella avvikelser. Adress: FMV: B.R.A AL MK VSP Box 1002 Telefon Växel: Epost: bra@fmv.se Hemsida: Blanketter som används i B.R.A Samtliga blanketter som används i B.R.A kan hämtas från FMV:s portal för stödlogistik: eller beställas hos FBF (Försvarets Bok- och blankettförråd). Anmälan behörighet i B.R.A (M ) Lån av anläggningsdokumentation från B.R.A (M ) Begäran om ritningsnummer från B.R.A (M ) Försändningsdirektiv (M ) Begäran om rev. Anläggningsdok (M ) 6.3 Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A kan hämtas från FMV:s portal för stödlogistik: eller beställas hos FBF (Försvarets Bok- och blankettförråd). TransDoc (Uppdatering beräknas vara genomförd under 2018 / 2019) ERIT (M )

23 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Strukturer i B.R.A med fiktiva nummer M Anläggningar M Flygbaser M Marina anläggningar M Internationella insatsstyrka M Civila anläggningar Flygbaser är registrerade som F till F FB-kod som skall skrivas före vissa ritningsnummerserier Förrådsbenämningskod (FB-kod) Förrådsstrukturkod (FS-kod) CVA CVÖ FF FF FF FF FF FF SRA TF TF TF TF TF F1250 F1257 F1280 F1281 FR L P S R F1041 F1042 F1043 F1044 F1045