Användarhandbok B.R.A

Transkript

1 FÖRSVARETS MATERIELVERK Omslagsbild: Bilden på användarhandbokens omslag föreställer Karlsborgs fästning belägen på Vanäsudden i Vättern. Fästningen hette från början Vanäs fästning och var en tidig försvarsanläggning ingående i Centralförsvarsplanen Fästningen började byggas 1820 och stod klar Bilden är skapad av konstnären Horst Eckhardt, Växjö Användarhandbok B.R.A FÖRRÅDSBETECKNING: M FÖRRÅDSBENÄMNING: ANVHDB BRA Faställd jämlikt: AK Logistik 37178:27054/2007 Utgåva: 5 Distribution via: CD-POINT samt FMV MS 587

2 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 1 INNEHÅLL ANVÄNDARHANDBOK B.R.A 1 INLEDNING Allmänt B.R.A-systemets uppbyggnad och placering B.R.A-systemets filer Hantering av arvet Flöden i B.R.A-systemet HANTERING AV HEMLIGA DOKUMENT Allmänt Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar Sekretessbedömning av anläggningsdokumentation Märkning av disketter och CD samt filstruktur vid leverans Överföring till krigsarkivet FMV/FM SOM BESTÄLLARE AV ANLÄGGNINGSDOKUMENTATION Allmänt FMV dokumentationsansvarige eller motsvarande MS-ledare eller motsvarande PRODUCENTEN Allmänt Lån av ritningar Utlåningstid Produktion av ritningar Allmänt Beställning och återlämning av ritningsnummer Ansvarsförhållanden Nyproducerade ritningar...17

3 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Åtgärder vid revidering/komplettering av befintlig dokumentation Enligt ANLDOK-D godkända program Utformning av anläggningsdokumenatation Utgallring Leverans av ritningar Allmänt Leverans Rödändring ANVÄNDAREN Leveranser från B.R.A Allmänt Försändningsdirektiv Vid produktion av ny anläggning Vid om-/tillbyggnad av anläggning Beställning av kopior KONTAKTA B.R.A Allmänt Blanketter som används i B.R.A Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A Strukturer i B.R.A. med fiktiva nummer FB-kod som skall skrivas före vissa ritningsnummerserier...24

4 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 3 ANVÄNDARHANDBOK B.R.A 1 Inledning 1.1 Allmänt B.R.A (Bild och Ritningshantering för Anläggningsdokumentation) är ett dokumentadministrativt system för försvarets anläggningsdokumentation. Anläggningsdokumentationen behandlar försvarets fasta anläggningar och utgörs av en mängd olika dokumenttyper, allt ifrån rena textdokument och tabeller till ritningar. Gemensamt för anläggningsdokumenten är att de åsatts ritningsnummer, oavsett dokumentens informationsinnehåll. Anläggningsdokumentationen tas fram enligt ANLDOK regler och rutiner. Karaktäristiskt för anläggningsdokumentationen är att: den samlade dokumentationen för en anläggning är sekretessbelagd ritningar etc inte är kopplade till förnödenheter registrerade i FREJ Strukturen för en anläggningsdokumentation framgår av bilden nedan. Bild 1. Dokumentstruktur för anläggningsritningar Innehållslistan för en anläggning är alltid hemlig, utom för civila anläggningar, men även underritningar kan vara hemliga. Därför är B.R.Asystemet uppbyggt för att hantera sekretessbelagd digital information. För tillfället sker all in- och utleverans ur systemet via CD-skiva.

5 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida B.R.A-systemets uppbyggnad och placering B.R.A-systemet är placerat vid FMV AK Logistik MS 587. Systemet utgörs av ett antal arbetsstationer, skrivare, terminalserver, administrativ server samt en databasserver sammankopplade via ett lokalt fibernätverk. All data och dokumentation lagras i Oracledatabas. Inloggning på terminalservern sker med säker inloggning via kryptoapparater. Bild 2. B.R.A-systemets uppbyggnad Tillsammans med all in- och utleverans av digitala filer till och från systemet följer också med ett antal administrativa data (metadata) för dokumentfilerna. Databasen behöver dessa metadata för att möjliggöra sökning och ritningsadministration så som t.ex. versionshantering. För att underlätta en korrekt framtagning av metadata för leveranser till och från B.R.A-systemet används en hjälpapplikation kallad TrasnDoc, en applikation för att skapa en så kallad transfil (följefil) innehållande all för databasen nödvändig metadata. I förekommande fall kan även det tidigare användt hjälpprogramm, ERIT användas.

6 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida B.R.A-systemets filer Systemet tar emot sk. arkivfiler och bearbetningsbara (produktions) filer. Som arkivformat i B.R.A gäller normalt datafiler i rasterformat enligt CALS MIL 28002B Typ 1 untiled raster (CCITT gr4), med suffixet.cal. Men även PDF-formatet (Adobe Acrobat) används som arkivformat då ritningama är skapade i dataformat som inte medger direkt konvertering till CAL-formatet. Cals-filer och pdf-filer skapas genom utskrift från respektive program (CAL från tex AutoCad, och pdf från Word/Excel, Visio.) Som undantag kan äldre originalritningar scannas till CAL-formatet. Bearbetningsbara filformat som för närvarande är godkända är dwg, dxf, drw, vsd, doc och xls. 1.4 Hantering av arvet Eftersom B.R.A-systemet är ett ganska ungt system, har all äldre anläggningsdokumentation ännu ej lagts in i systemet som digitala filer. Pappersritningar som varit lagrade vid deponeringsinstanser har scannats och överförts som rasterbilder för lagring i B.R.A. Alla ritningar som är lagrade i systemet har inte en korresponderande bearbetningsbar fil. Vid revidering kan det därför ibland vara nödvändigt att revidera en cals-fil eller om det är omfattande ändringar så bör den ritas om till dwg-format. Ritningsfiler som hittills varit arkiverade hos handläggare eller leverantörer skall levereras till B.R.A. För dessa ritningsfiler gäller att handläggaren garanterar att innehållet har samma eller senare revision än de tidigare scannade pappersoriginalen. Om status på ritningsfilema är osäker skall en särskild utredning genomföras i samråd med MS 587 och ansvarigt MS. 1.5 Flöden i B.R.A-systemet Aktörer som berörs av rutinerna dokumentflöden i B.R.A är: FMV/FM (MS-ledare/projektledare vid FMV eller exempelvis markteleenhet eller motsvarande inom Försvarsmakten.) Producent (entreprenör/konsult som svarar för produktion av anläggningsdokumentation) Dokumentationsansvarig (person utsedd av FMV/FM att ansvara för dokumentationsframtagningen för aktuell anläggning) Handläggare vid FMV MS 587 Anläggningsdokumentation B.R.A.

7 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 6 Producenten får sitt uppdrag av FMV eller från den lokala organisationen inom FM. I båda fallen ska producenten söka behörighet om att få låna senaste utgåva av för uppdraget nödvändiga ritningar/ritningsoriginal från B.R.A. Behörighetsanmälan ger också möjlighet för leverantören att få ta ut ritningsnummer. Bild 3. Aktörerna kring B.RA. Efter det att uppdraget är slutfört och godkänt ska leverantören återlämna samtliga lånade ritningar samt lägga till nya ritningar. Leveransen till B.R.A skall omfatta all metadata, digitala arkiv- och produktionsfiler samt ett ex papperskopior för samtliga förändrade och nya ritningar utskrivet på arkivbeständigt papper. De nya (reviderade och nya) ritningar som tagits fram och levererats in till B.R.A. distribueras från systemet till den dokumentationsansvariga hos FMTM. Det åligger sedan dokumentationsansvariga att fördela ritningarna enligt fördelningslistan inom FMTM organisation. Vid nyanläggning åligger det leverantören att ta fram fördelningslista och leverera tillsammans med dokumentation till B.R.A. Fördelningslistor till redan existerande anläggningar bör ses över och uppdateras i samband med lån från B.R.A.

8 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 7 2 Hantering av hemliga dokument 2.1 Allmänt Med dokument avses här och i det följande alla dokument lagrad på datamedia eller papper. För utformning och hantering av hemliga dokument gäller: Handbok för Försvarsmaktens Säkerhetsskyddstjänst Säkerhetsskyddstjänst (H Säk Skydd, M ) Handbok för Försvarsmaktens Säkerhetsskyddstjänst Informationsteknik Hotbeskrivning (H Säk IT Hot, M ) Handbok för säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (H SÄK SUA, M ) Handbok för Försvarsmaktens Säkerhetsskyddstjänst Sekretessbedömning (H Säk Sekrbed, M ) Handbok Totalförsvarets Signalskyddstjänst (HTST Grunder, M ) Försvarsmaktens informationstekniska katalog (FM ITK 06:3, M ) FMV Tjänsteföreskrift Säkerhetsskydd TjF- FMV -2005:02 Observera att även en samling av var för sig öppna dokument i vissa fall kan göra att dokumentationen som helhet skall betraktas som hemlig. 2.2 Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar OBS All dokumenthantering måste föregås av en noggrann sekretessbedömning. Behörigheten kan, helt eller delvis, innefatta följande: Behörighet till hemlig information Tillgång till (titta på) administrativ information Uppläggning och/eller ändring av administrativ information Tillgång till (titta på) ritningsfiler Uppläggning av och/eller ändring av ritningsfiler Utgallring av ritningsfiler Behörighet ges av materielsystemledare inom FMV genom insändning av blanketten Anmälan behörighet i B.R.A. (M ) till AK Logistik MS 587 Anläggningsdokumentation. Blanketten kan beställas hos FBF, skrivas ut från CD POINT eller på FMV hemsida/insida. Ifylld blankett med godkänd behörighet skall i god tid före lån/leverans till/från B.R.A skickas till AK Logistik MS 587 Anläggningsdokumentation.

9 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 8 För att entreprenörer ska få behörighet till sekretessbelagd information krävs att ifrågavarande företag/entreprenör tecknar säkerhetsskyddsavtal enligt SUA och följer däri angivna regler och rutiner. 2.3 Sekretessbedömning av anläggningsdokumentation På grund av olika sekretessklass på anläggningar som skall dokumenteras kan några bestämda regler inte anges angående sekretessen hos varje enskild dokumentation. Med dokument avses här och i det följande alla dokument lagrad på datamedia eller papper. Information som kan göra dokument/dokumenten hemliga är bl a anläggningens: Hemliga beteckning, som finns på innehållslistan. Kapacitet Geografiska läge Operativa/taktiska eller tekniska funktion Bedömning av de enskilda dokumentens och den samlade dokumentationens sekretessgrad skall göras av utbyggnadsansvarig instans i samverkan med berörd säkerhetsansvarig myndighet. Öppen information skall eftersträvas i anläggningsdokumentationen. Innehållslistan är det enda dokument där anläggningens hemliga beteckning eller geografiskt läge får anges. 2.4 Märkning av disketter och CD samt filstruktur vid leverans En dokumentsamling, som består av såväl öppna som hemliga handlingar skall i sin helhet förvaras och hanteras som hemlig handling. Vid distribution av anläggningsdokumentation från B.R.A förses därför varje försändelse med texten Hemliga handlingar. Detsamma gäller för CDskivor e.d. med en komplett anläggningsdokumentation. Disketter med röd färg skall alltid användas för hemlig information. Såväl disketter som CD-skivor m.m. skall märkas med HEMLIGT ARBETSMATERIAL i röd färg. Insändning av hemligt material till B.R.A skall göras i form av en registrerad hemlig skrivelse. Varje diskett/cd ska märkas med innehålslistans/dokumentlistans nummer. Disketter/CD med hemligt innehåll ska märkas med hemligstämpel i relevant klassning. Alla i leveransen ingående ritnings- och arkivfiler ska vara struktureradel i doktyper enligt ANLDOK-T, se följande tabell. För att underlätta en korrekt strukturering av ritningsfiler tillsammans med en korrekt transfil tillhandahålls en hjälpapplikation kallad TransDoc. Applikationen kan anropas från AK Logistik MS 587 Anläggningsdokumentation.

10 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 9 Flygbaser och StriC har en något djupare struktur än övriga anläggningar, se bild 4 och bild 5. Tabell 1. Exempel på benämning av underbibliotek ANLDOK-T-dokumentför anläggningar Kapitel i ANLDOK-T Avsnitt i ANLDOK-T Doktyp 1. Allmänna dokument 2. Funktionsdokument 3. Placeringsdokument 4. Förbindningsdokument 0. Rubrikförteckning (Flikregister 1. Innehållslistor 2. Dokumentlistor 3. Allmänn orientering 4. Igångsättningsåtgärder 5. Åtgärder vid mobilisering 6. publikationsförteckning 7. Instruktioner 1. Översiktsscheman nivå 1(Blocksch) 2. Översiktsscheman nivå 2 3. Trafikvägsscheman 4. Funktionsschema 5. Funktionsbeskrivning 1. Stycklistor 2. Situationsritningar 3. Plan- och sektionsritningar 4. Uppställningsritningar 5. Monteringsritningar 6. Anordning för kabelförläggning 7. Kabelförläggningsritningar 8. Placeringslistor/Placeringsritningar 1. Kabellistor 2. Kabeltabeller/Distributionstabeller 3. Kabelscheman 4. Förbindningstabeller 5. Förbindningsscheman 6. Disponeringsritningar 7. Signeringsritningar T 01 T 11 T 12 T 13 T 14 T15 T16 T 17 T 21 T 22 T 23 T 24 T 25 T 31 T 32 T 33 T 34 T 35 T 36 T 37 T 38 T41 T42 T43 T44 T45 T46 T47

11 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 10 Kap 1 Gemensamma handlingar Kap 1A Hemliga handlingar Kap 1B Öppna handlingar 1A.1 Allmänna dokument 1A.2 Funktionsdokument 1A.3 Placeringsdokument 1A.4 Förbindningsdokument 1B.1 Allmänna dokument 1B.2 Funktionsdokument 1B.3 Placeringsdokument 1B.4 Förbindningsdokument Kap 2 KC (Med sändarstation FFS) 2.1 Allmänna dokument 2.2 Funktionsdokument 2.3 Placeringsdokument 2.4 Förbindningsdokument Kap 3 Bascentral Som ovan Kap 4 I-Värn Som ovan Kap 5 Radiolänk Som ovan Kap6 TLF Som ovan Kap 7A Ledningsnät Innehålls- Lista Kap 7 Yttre el- och telelednnät Kap 7B Baskabel Kap 7C Bankabel Som ovan HEMLIG Kap 7D Baskraft Kap 7E Områdesnät Kap 8A Manöverutr Kap 8 Flygplatsljus Kap 8B Trafikljus Som ovan Kap 8C Övrigt Kap 9 Utrullningshinde, Fält Som ovan Kap 10 Landningshjälpmedel, Fält Kap 11 Meteorologiska hjälpm, Fält Kap 12 Tom Kap 20 Alternativ fält Som ovan Kap 20 Övrigt Bas Kap 21 Kontrolltorn Kap 22 Tom Kap 23 Vaktbyggnad/Larmcentral Kap 24 Hangarområde Kap 25 Tom Kap 29 Tom Som ovan Kap 31 Räddningsstation Kap 32 Verkstäder Kap 35 Övriga byggnader Bild 4. Exempel på strukturering av pärmsats för flygbas

12 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 11 Kap 1 Allmän dokumentation Kap 1A Hemliga handlingar Kap 1B Öppna handlingar 1A.1 Allmänna dokument 1A.2 Funktionsdokument 1A.3 Placeringsdokument 1A.4 Förbindningsdokument 1B.1 Allmänna dokument 1B.2 Funktionsdokument 1B.3 Placeringsdokument 1B.4 Förbindningsdokument Kap 2 Infrastruktur 2.1 Allmänna dokument 2.2 Funktionsdokument 2.3 Placeringsdokument 2.4 Förbindningsdokument Kap 3 Anläggnings gemensam VX Som ovan Kap 4StriC/F1 F5 Som ovan Innehålls- Lista HEMLIG Kap 5 FTN Kap 5A Hemliga handlingar Kap 5B Öppna handlingar 5A.1 Allmänna dokument 5A.2 Funktionsdokument 5A.3 Placeringsdokument 5A.4 Förbindningsdokument 5B.1 Allmänna dokument 5B.2 Funktionsdokument 5B.3 Placeringsdokument 5B.4 Förbindningsdokument Kap 6 Väder Kap 7 Interfon Kap8 Sendnet Kap 9 Tast Kap10 UH-nät Kap 11 GPS Kap 12 Apostel Som ovan Bild 5. Exempel på strukturering av pärmsats för StriC

13 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Överföring till krigsarkivet Enligt krigsarkivets anvisningar (se Riksarkivets föreskrift, Gallringsbeslut 1991:30, eller senare) ska dokumentation för typanläggningar översändas till Krigsarkivet via FMV Kansli Arkiv.

14 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 13 3 FMV/FM som beställare av anläggningsdokumentation 3.1 Allmänt Här beskrivs de krav som B.R.A ställer på beställare av anläggningsdokumentation för att leverans av anläggningsdokumentation till/från B.R.A ska fungera optimalt och problemfritt. 3.2 FMV dokumentationsansvarige eller motsvarande Som beställare av anläggningsdokumentation får man ej glömma bort att dokumentationen tas fram för en användare som behöver korrekt dokumentation i samband med att anläggningen tas i drift. För att B.R.A ska kunna tillgodose detta behov är det viktigt att B.R.A får vara med i och påverka dokumentationsprocessen från början så att processer för tillgängliggörandet kan planeras i god tid. Kontakta i förekommande fall B.R.A för synpunkter på hur leveransen och beställningen ska utformas OBS När ett dokumentationsarbete beställs från en tilltänkt leverantör bör även en kopia av beställningen skickas till B.R.A. Från beställningen ska B.R.A få vetskap om vilken anläggning som berörs, vilken leverantör som valts, samt när inleveranser till B.R.A kan förväntas. Dokumentansvarig ska kontakta B.R.A. för att delge förslag på/uppdatera försändningsdirektivet (M ) för anläggningen. Försändningsdirektivet skickas till MS-ledare eller motsvarande för godkännande. 3.3 MS-ledare eller motsvarande För att dokumentflödet till och från B.R.A ska ske smidigt är det av yttersta vikt att MS-ledaren eller motsvarande ser till att B.R.A i god tid har försetts med Försändningsdirektiv (M ) och Anmälan behörighet i B.R.A. (M ) för respektive anläggning och entreprenör. B.R.A. har säkerhetsmässiga krav på sig som gör att dokumentflöden för lån, in- och utleveranser styrs av behörigheter och försändningsdirektiv. Behörigheter för lån av anläggningsdokumentation ur B.R.A är tidsbegränsad och på personnivå vid aktuell leverantör. Eftersom Försändningsdirektiv och Anmälan behörighet i B.R.A. är så väsentligt för B.R.A och dess dokumentflöden önskar B.R.A bli kontaktad närhelst tveksamheter uppstår.

15 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 14 4 Producenten 4.1 Allmänt För att få behörighet till sekretessbelagd information krävs att ifrågavarande företag tecknat säkerhetsskyddsavtal enligt SUA och följer däri angivna rutiner. 4.2 Lån av ritningar För att låna information ur eller leverera in information till B.R.A fordras särskild behörighet, se avsnitt 2.2 Behörighet för åtkomst av sekretessbelagda ritningar. Behörighet ges av materielsystemledare inom FMV genom att sända in blanketten Anmälan behörighet i B.RA. (M ) till FMV MS 587 AK Logistik. (Blanketten kan beställas hos FBF eller skrivas ut från CD POINT eller laddas ned från B.R.A arbetar med lån i två steg, intressentlån och produktionslån. I första steget (intressentlån) lånas enbart ritningsfiler i arkivformat ut. Intressentlån är tänkt att användas för verifiering, besiktning mm i samband med offertframtagning. De lånade ritningarna låses inte för utlåning i systemet och behöver således inte återlämnas. I steg två (produktionslån) lånas ritningar i produktionsformat. I samband med lånet ställs låntagaren som innehavare av produktionsfilerna. Produktionslån är tänkt att användas enbart under en kortare lånetid, den tid det tar att rätta/förändra de lånade ritningarna vilka låses för utlåning i systemet och ska återlämnas så fort rättningen/förändringen är utförd. Beställning för lån av ritningar skall ställas skriftligt till FMV MS 587 i Arboga på blanketten Lån av anläggningsdokumentation från B.R.A. (M ). Blanketten kan beställas hos FBF eller skrivas ut från På beställningen ska ritningsbeteckningen samt önskad lånetyp och lånetid anges för den/de ritning(ar) som önskas för lån. Efter behörighetsprövning upprättar FMV MS 587 en lånehandling för ritningarna. Lånehandlingen tillsammans med transfil, ritningsfiler och/eller ritningskopior översänds till respektive hemlig-expedition om försendelsen innehåller hemlig ritning. Öppna ritningar sänds direkt till handläggaren. Därefter håller B.R.A-systemet reda på vilka ritningar och ritningsfiler som är utlånade och till vem. Utlåning av originalfil görs endast till en producent åt gången.

16 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 15 Bild 6. Kontakter mellan B.R.As intressenter 4.3 Utlåningstid B.R.A systemet håller reda på av vem och för hur lång tid en ritning lånats. Det åligger underleverantören att i god tid före utlåningstidens slut begära förlängning av lånetiden. 4.4 Produktion av ritningar Allmänt Anläggningsdokument skall produceras och lagras så att de utan bearbetning och utan förändring av fastställt utseende kan återvinnas med av FMV fastställda program och programversioner enligt handboken ANLDOK-D. Handboken är tillgänglig på CD POINT (M ) som kan beställas från FBF. Beträffande utformning av ritningar hänvisas till Norm för konstruktionsritningar inom FMV AK Led ansvarsområde, som finns på CD POINT (M ).

17 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Beställning och återlämning av ritningsnummer MS 587 B.R.A. tillhandahåller ritningsnummer för ritningsproduktion. Varje ritning skall ha en ritningsbeteckning, som består av en firmabokstavskod (FB-kod), se avsnitt 6.5 FB-kod som skall skrivas före vissa ritningsnummerserier, och ett ritningsnummer (se M CD POINT). För FMVs/FMs ritningar används FB-koden ANL, följd av en sexsiffrig nummerserie, exempelvis en ritning i formatet A1 med ritningsbeteckning ANL Ritningsnummer Bokstavskod Första siffran i Ritningsnumret Övriga siffror i ritningsnumret ANL-X25430 Bild 7. Ritningsbeteckningens uppbyggnad Formatet på en ritning registreras i B.R.A i ett särskilt fält för formatkod. Ritningsformatet skall också framgå av första siffran i ritningsnumret. Vid uttag av ritningsnummer skall man därför begära nummer med en första siffra som svarar mot ritningsformatet enligt tabellen nedan. Tabell 2. Formatkod för ritningsnummer Ritningsformat A1 A2 A3 A4 3D ritningar Speciellt för innehållslistor Dokumentlistor och Ritningsförteckning Ritningsnumrets Första siffra Var och en som har behörighet att lägga upp ritningsfiler har också rätt att ta ut ANL-ritningsnummer från B.R.A. I de fall man inte säkert vet vilka ritningar som kommer att produceras finns möjlighet att reservera en nummerserie som bedöms täcka behovet. Ritningsnummer beställs från MS 587 B.R.A. på blanketten Begäran om ritningsnummer från B.R.A. (M ). Blanketten kan beställas hos FBF eller skrivas ut från eller via mail.

18 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 17 Leverantören skall upprätta och vidmakthålla ett register över uttagna ritningsnummer och där ange benämningen för nyttjade ritningsnummer samt tillhörighet/hierarki ( ingår i ). Använda ritningsnummer ska efter avslutad entreprenad, utan kostnad och anmodan, återlämnas till FMV MS 587 B.R.A. med införda korresponderande benämningar Ansvarsförhållanden Då flera leverantörer arbetar samtidigt med ett objekt, skall ansvarig för dokumentationsframtagningen (dokumentationsansvarig) vid FMV/FM leda och samordna dokumentationsverksamheten. Det är alltid den dokumentansvarige som ansvarar för dokumentationens riktighet. B.R.A. ska inte och kan inte ta något ansvar för konstruktionen eller utformningen av inlevererad information. B.R.A. arkiverar inlevererade dokument, samt levererar dessa till mottagaren enligt hos B.R.A. gällande försändningsdirektiv Nyproducerade ritningar Vid nyproduktion av dokumentation för en anläggning, åligger det leverantören att upprätta den pärm eller den pärmsats, som skall bli slutprodukten, enligt ANLDOK. Flik- och kapitelindelningen måste matas in i inleveransapplikationen TransDoc för att åstadkomma en korrekt indatering i BRA-systemet. MS 587 tillhandahåller utbildning i indatering med TransDoc och dokumentstruktur som krävs av databasen Åtgärder vid revidering/komplettering av befintlig dokumentation Vid revidering/komplettering av dokumentation för en anläggning, åligger det leverantören att uppdatera innehållslista och berörda dokumentlistor avseende de ändringar som är aktuella för den anläggningen Obs Upprättas det nya dokumentlistor för en befintlig anläggning skall den utgående dokumentlistans aktuella ritningar överföras till den nya dokumentlistan och ritningarna revideras samt utgående ritningar skall indateras. Flikindelningen enligt aktuellt flikregister får inte ändras men väl kompletteras efter behov. Nytt flikregister skall levereras till B.R.A vid justering av detta. Metadata för kapitel, flikar och rubriker ska matas in till BRA-systemet med hjälp av inleveransapplikationen TransDoc. Omkastning av dokumentens ordningsföljd sinsemellan i dokumentlistan får inte förekomma. Endast komplettering och borttagning får göras. Dessutom får dokumentlistan inte kompletteras med annan kompletterande textinformation än vad som förekommer i mallama, t.ex. får man inte skriva direkt att dokumentet utgår detta revideras genom borttagning av hela raden.

19 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Enligt ANLDOK-D godkända program De program som är godkända, och skall användas för produktion av anläggningsdokumentation är: AutoCad som kan generera/läsa filformat dwg år 2005 eller tidigare MS Excel eller likvärdigt som kan generera/läsa filformat xls MS Word eller likvärdigt som kan generera/läsa filformat doc MS Office Visio som kan generera/läsa revidera filformat vsd Dokument som tidigare producerats i Designer skall vid revidering göras om till dwg format OBS All dokumentation som produceras med ovan angivna program ska vara redigerbara dokument I sin helhet. Man ska alltså inte klippa ut delar ur äldre dokumentation för att sedan klistra in i ovan angivna program Utformning av anläggningsdokumenatation Ritningsblanketter, ritningsstämplar, typsnitt mm skall utföras enligt Norm för konstruktionsritningar inom FMV AK Led ansvarsområde. Vid framtagning av arkivfiler i PDF-formatet skall typsnitten alltid inkluderas i PDF-filen. 4.5 Utgallring När en anläggning eller del därav utgår skall berörd dokumentation revideras och/eller utgallras, se avsnitt 2.5 ; Överföring till krigsarkivet. Som underlag för detta skall finnas ett utgallringsbeslut, som sakhandläggare vid FMV/FM tar fram och översänder till FMV MS 587 AK Logistikstöd. Beslutshandlingen skall vara undertecknad av beslutande MS ledare/chef vid FMV/FM. Handlingen skall redovisa ritningsbeteckning, antal blad och ritningsbenämning.

20 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Leverans av ritningar Allmänt Nyproducerade och ändrade ritningar skall levereras till B.R.A i digitalt format. För AutoCAD gäller att varje ritningsblad skall lagras i en egen fil. Undantag från denna regel görs för flerblads tabelldokument som framställs i MS Word eller MS Excel eller Visio, då samtliga blad tillhörande samma ritning kan lagras i samma fil. Vid revidering av äldre ritningar, som är lagrade i CALS-format (inscannade i B.R.A.), skall den mest kostnadseffektiva arbetsmetoden väljas. Härvid finns följande altemativ: Vid större ändringar skall ritningarna ritas om och lagras i de format som anges i CD POINT, dokumentation, ANLDOK-D, Lagringsformat och programversioner. Vid ändringar i anläggningsdokumentation (ritningssatser) som bedöms bli föremål för fortsatt revidering skall man rita om samtliga dokument, dvs även de som för tillfället inte är aktuella för revidering. Vektorisering av ritningen (kan göras exempelvis med AutoCAD eller Visio) och därefter införande av ändring Leverans Efter avslutat uppdrag ska leverantörens dokumentansvarige översända samtliga ritningar (lånade och nyproducerade) till B.R.A. Ritningama skall levereras både som datafiler och papperskopior. Varje fil skall lagras i produktionsformat (dwg, doc etc) och i arkivformat (pdf eller cal) för leverans till B.R.A. I leveransen skall alltid ingå en transfil, som genereras med hjälp av applikationen TransDoc. På ett bifogat följebrev skall den ansvarige hos leverantören eller FMV sakhandläggare underteckna med sin namnteckning och därmed godkänna dokument avseende på riktighet i dokumentens informationsinnehåll och att de är utförda enligt kraven i CD POINT. Följebrevet ska bifogas leveransen till B.R.A. OBS Vederbörandes signatur skall också återfinnas i godkännanderutan på överlämnade ritningar. I de fall leverans görs direkt från leverantören till B.R.A skall den ansvarige sakhandläggaren vid FMV/FM ha en kopia av följebrevet.

21 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 20 Ritningar och datamedia med hemlig information skall sändas till FMV MS 587 genom respektive Hemlig-expedition eller motsvarande. Ritningar och datamedia med enbart öppen information får sändas direkt till FMV MS OBS Felaktigheter i leveranser, enligt avsnitt 4.4 Produktion av ritningar och avsnitt 4.6 Leverans av ritningar, återsänds till leverantören för åtgärd utan kostnad för FMV Rödändring Rödändringar hos förband ska skickas till B.R.A för införande och revidering av dokument. Dokumentationsansvarig vid anläggningen skall konfirmera ändringen med datum och signatur, enligt blankett Begäran och rev. Anläggningsdok (M ). Rödändring hos leverantör utförs av leverantören själv.

22 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 21 5 Användaren 5.1 Leveranser från B.R.A Allmänt B.R.A distribuerar dokumentationen i enlighet med erhållna försändningsdirektiv. För utskicket görs en missivskrivelse med sändlista, vilken också anger antalet exemplar. Ritningar distribueras normalt i pappersformat. Hemliga ritningar är försedda med kopienummer för spårbarhetens skull Försändningsdirektiv Dokumentation för en anläggning distribueras enligt respektive anläggnings gällande försändningsdirektiv vilket skall upprättas av sakhandläggare för anläggningsdokument och i god tid före leverans skickas till FMV MS 587 B.R.A. Försändningsdirektivet skall innehålla uppgift om dokumentmottagare och antal exemplar till varje mottagare. Försändningsdirektivet kan liknas vid ett abonnemang, och innebär att B.R.A påtager sig ansvaret att distribuera såväl nyproducerade som ändrade ritningar till FMTM dokumentationsansvariga vilka ansvarar för vidaresänding till angivna mottagare. Generellt fördelas dokumentationen till Lokal produktionsledare Underhållsinstans Anläggning (via myndighet eller underhållsinstans) Önskas annan fördelning eller annat antal kopior skall detta meddelas till B.R.A Vid produktion av ny anläggning Papperskopior insatta i pärmar distribueras till mottagama från B.R.A, som även förser pärmarna med ryggetiketter, fliksystem och försättsblad. Distribution från B.R.A görs enligt fastställda försändningsdirektiv Vid om-/tillbyggnad av anläggning Vid om-/tillbyggnad av anläggning kontrollerar FMV/FM aktuellt försändningsdirektiv (=abonnemang på ändringar) och lämnar i förekommande fall ändrade försändningsdirektiv till B.R.A. Vid utsändning av reviderade eller nya ritningar ingående i en anläggningsdokumentation medsänder B.R.A ett ändringsmeddelande, där det framgår vilka ritningar som skall bytas ut och var eventuella nya ritningar skall sättas in. Vid större om-/tillbyggnad av anläggning där ändringama är så stora att befintlig dokumentation behöver redigeras om helt, exempelvis genom nytt pärmsystem, tillämpas liknande rutin för utsändning som vid nyproduktion av anläggning.

23 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Beställning av kopior Vid beställning av kopior måste beställningen ske via anläggningens dokumentansvarige som efter sedvanlig behörighetskontroll kan få registrerade kopior.

24 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida 23 6 Kontakta B.R.A 6.1 Allmänt FMV MS 587 ansvarar för att skapa förutsättningar att erbjuda Försvarsmakten behovsanpassad tillgång till teknisk dokumentation. I detta sammanhang ansvarar FMV MS 587 AK Logistik för B.R.A-systemets utveckling, drift och underhåll. Vid upptäckt avvikelse önskar B.R.A. snarast få vetskap om dessa för att vidta lämplig åtgärd. Adress: Telefon FMV MS 587/B.R.A Växel: AK Logistik Box 1002 Kontaktperson: Arboga Klara Lak Uppdragsledare Klara.lak@fmv.se Fax: Mail: bra@fmv.se 6.2 Blanketter som används i B.R.A. Samtliga blanketter som används i B.R.A. kan beställas hos FBF eller skrivas ut från CD POINT eller skrivas ut från FMV MS 587 hemsida ( Anmälan behörighet i B.R.A. (M ) Lån av anläggningsdokumentation från B.R.A (M ) Begäran om ritningsnummer från B.R.A. (M ) Försändningsdirektiv (M ) Begäran om rev. Anläggningsdok (M ) 6.3 Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A. Hjälpprogram som används i anslutning till B.R.A. kan hämtas från FMV hemsida TransDoc ERIT används i vissa fall i samband med tidigare icke återsent lån.

25 FÖRSVARETS MATERIELVERK Användarhandbok B.R.A Sida Strukturer i B.R.A. med fiktiva nummer M Anläggningar M Flygbaser M Marina anläggningar M Internationella insatsstyrka M Civila anläggningar Flygbaser är registrerade som F till F FB-kod som skall skrivas före vissa ritningsnummerserier Förrådsbenämningskod (FB-kod) Förrådsstrukturkod (FS-kod) CVA CVÖ FF FF FF FF FF FF SRA TF TF TF TF TF F1250 F1257 F1280 F1281 FR L P S R F1041 F1042 F1043 F1044 F1045

26 B.R.A Bild och Ritningshantering för Anläggningsdokumentation Klicka på bokmärke till vänster för att öppna ÖNSKAT dokument!