dnr ^^/^/^3^. 53 2008-10-15

dnr ^^/^/^3^. 53 2008-10-15 ICLD Riktlinjer för Kommunalt Partnerskap 1. Kommunalt Partnerskap Kommunalt Partnerskap är en Sidafinansierad samarbetsform som genom resultatinriktade projekt ska bidraga till utveckling av kommunal' verksamhet i prioriterade samarbetsländeroch isverige till nytta för både parter. Till grund för programmet ligger den av regering och riksdag antagna policyn Politik för Global Utveckling (PGU), där vikten av ett brett deltagande och nya aktörer i Sveriges internationella samarbete betonas. PGU framhåller partnerskap, t ex i form av kommunala partnerskap, som ett strategiskt sätt att dra nytta av den svenska resursbasen och svenskt kunnande för att skapa ömsesidigt givande relationer med andra länder. Ett första steg i ett kommunalt partnerskap är att ledningarna i respektive kommun skriver ett övergripande avtal där kommunerna förbinder sig att samarbeta under en viss tid. Samarbetet kanske inom något eller några kommunala områden och bör ha väl avgränsade målsättningar. Samarbetsprojekt kan t ex syfta till att öka kommunernas kunskap och beredskap för att hantera klimatförändringar, att förbättra sophantering, att öka medborgarnas deltagande och inflytande vad gäller stadsplanering eller att utveckla kommunernas sociala verksamhet. Partnerskapet ska bidra till en ökad kapacitet att hitta lösningar på problem och en förbättrad service för kommuninvånare. Ilikhet med alla biståndsinsatser är det övergripande målet för kommunalt partnerskap att motverka och minska fattigdom2. Kommunalt partnerskap syftar också till att stärka lokalt självstyre och lokal demokrati. I Europa syftar samarbetet särskilt till att underlätta EU-integrationen och därmed även stärka reformansträngningarna isveriges närområde. Stöd för decentralisering och utveckling av väl fungerande och demokratiska lokala myndigheter har blivit en allt. viktigare delidet svenska utvecklingssamarbetet. Sverige har en lång tradition av lokalt självstyre och de svenska kommunerna har ansvar för en stor del av samhällsservicen. Svenska kommuner har därmed värdefulla kunskaper och erfarenheter att dela med sig av till kommuner i utvecklingsländer. Genom samarbetet kan de svenska kommunerna även få nya verktyg och erfarenheter för att utveckla den egna verksamheten. I riktlinjerna används begreppet kommuner. I programmet inkluderas kommuner, landsting, regioner och kommunalförbund. z Fattigdom har här betydelsen brist på resurser, inflytande, valmöjligheter och trygghet. 1

2. Mål för Kommunalt Partnerskap Programmets övergripande mål är att bidra till att minska fattigdomen och stärka lokalt självstyre och lokal demokratiide länder som valts utför kommunalt pa rtnerskapssamarbete. Programmets mål är att: Underlätta möten och resultatinriktadesarnarbeten mellankommuner i Sverige och de utvalda samarbetsländerna. Bidra till att skapa långsiktiga relationer mellan samhället i Sverige och i samarbetsländerna. I Europa särskilt stärka demokrati, rättvis och hållbar utveckling samt närmande till EU och dess värdegrunder. Regeringens tre tematiska prioriteringar för Sveriges utvecklingssamarbete ska särskilt beaktas inom. programmet: demokrati och mänskliga rättigheter främjande av jämställdhet och kvinnors roll i utveckling miljö. och klimat 3. Barnarbetsområden Programmet omfattar projekt inom kommunernas ansvarsområden såsom: lokal demokrati, styrning och administration kommunaltekniska tjänster (t.ex. avfallshantering, vatten och avlopp, energi) uthållig stadsutveckling miljö/klimat lokal ekonomisk utveckling (näringslivsutveckling, turism, landsbygdsutveckling) social verksamhet utbildning hälso- och sjukvård kultur och fritid De kommunala parterna skall tillsammans identifiera och bestämma vilka områden och projekt som är lämpliga för ett ömsesidigt givande samarbete. Det är väsentligt att det mervärde man väntar sig från det avsedda partnerskapsförhållandet ligger väl i linje med respektive deltagande kommuns egna prioriteringar. 2

Projekten syftar till utbyte av kunskap och erfarenheter och ska inte innebära någon form av hjälpsändning eller investering. 4. Samarbetsländer Följande länder är aktuella för kommunalt partnerskap: Europa -Albanien, Bosnien och Hercegovina, Georgien, Kosovo, Makedonien, Moldavien, Serbien, Turkiet, Ukraina och Vitryssland. Asien - Indien ; Indonesien, Kina och Vietnam Afrika - Botswana, Kenya, Namibia, Sydafrika, Tanzania och Uganda 5: Vem kan ansöka om finansiering från Kommunalt Partnerskap? Medlemmar i Sveriges Kommuner och Landsting och svenska regionala kommunalförbund kan lämna in ansökningar, det vill säga: svenska kommuner svehska landsting svenska regioner svenska regionala kommunalförbund En avdelning på en kommun, ett kommunalt bolag eller liknande kan inte ansöka om stöd för ett enskilt projekt då alla ansökningar måste inkomma från en av ovan nämnda organ. Det är möjligt för flera svenska och/eller utländska kommuner att delta i ett och samma samarbete under förutsättning att en av de svenska parterna är ansvarig. 3

6. Vilka kan delta? Kommunalt partnerskap är en samverkansform som syftar till kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan tjänstemän och politiker på den lokala och regionala politiska nivån i de länder som är med i programmet. Det innebär att de svenska parterna (som räknas upp i kapitel 5) ska samarbeta med motsvarande lokal eller regional myndighet i det aktuella samarbetslandet. Det kan vara värdefullt om också Icke-kommunala aktörer. som är verksamma inom en enskild kommun på alika sätt medverkar inom ramen för ett kommunalt partnerskap. Det är kommunernas roll att värdera eventuellt deltagande från sådana aktörer, t ex det lokala näringslivet, akademiska institutioner, föreningar och även representanter för statlig verksamhet, t ex den lokala polisen eller högskoleväsendet. Ersättning för icke-kommunala aktörers resa och uppehälle (men ej lön) kan i vissa fall täckas av programmet under förutsättning att projektet är en integrerad del av det övergripande kommunala partnerskapet, atfdet av ansökan framgår att alternativa finansieringsvägar undersökts och att det är en icke-vinstdrivande aktör. Det kommunala partnerskapsprogrammet är inte tänkt som ett stöd för elevutbyte. Det kan emellertid i vissa projekt rörande utbildnings- och skolfrågor vara möjligt att låta ett maximum på 2 elever från respektive land delta. 7. Ansökningsförfarande Ansökningarna ska tas fram av den sökande svenska kommunen tillsammans med samarbetsparten. För att ansökningarna ska kunna behandlas ska de följa ansökningsmallarna för kommunalt partnerskap (se bilaga 2-4). Varje år kommer det att finnas tre ansökningstillfällen som i god tid annonseras på ICLD: s hemsida. 8. Språk Ansökningar, redovisningar och budgetförslag kan skrivas på svenska eller engelska. Det är upp till deltagande kommuner att välja vilket alternativ som passar bäst. En sammanfattning av ansökan och redovisningen måste dock skickas in elektroniskt till ICLD på båda svenska och engelska. 4

9. Programkomponenter Syftet med indelningen i olika komponenter är dels att garantera att de kommunala partnerskapen som ingås har de nödvändiga förutsättningarna för att uppnå fruktbara och hållbara resultat som är till nytta för båda parter och dels att koppla samman finansieringen av individuella projekt med de övergripande kommunala samarbetsavtalen. -För samtliga komponenter finns särskilda ansökningshandlingarmed detaljerad information över vad som skall finnas med för att en ansökan ska kunna behandlas (se bilaga 2-4) Komponent1: Förberedelsefas Förberedelsefas (inception phase) används som introduktion till det kommunala parfnerskapet. Bidraget för denna fas finansierar ömsesidiga besök till båda kommunerna. I det här stadiet ska de första kontakterna redan ha etablerats mellan de tilltänkta potentiella parterna och man bör ha utbytt förberedande ideer om eventuellt samarbete. Syftet med förberedelsefasen är att etablera goda arbetsförhållanden och förankra samarbetet i båda kommuners ledningar. Besöken planeras normalt för upp till fyra personer: den som utsetts till samordnare för partnerskapet samt ledande tjänstemän och politiker (företrädesvis från såväl majoritet som opposition). Under förberedelsefasen ska, om parterna kommer överens, samarbetsavtal undertecknas, projektplan sammanställas och lednings- och samordningsfunktion inrättas. Det är viktigt att välja en arbetsmetod som underlättar båda parters aktiva deltagande i framtagandet av projektplaner och dess mål och förväntade resultat. När parterna anser det nödvändigt kan personal från ICLD följa med under förberedelsefasen. ICLDs medverkan finansieras då separat. En förberedelsefas är inom programmet på sex månader. Komponent 2: Lednings - och samordningsfunktion Inom ramen för kommunernas lednings- och samordningsfunktion ska en samordnare utses i respektive kommun. Denna person har huvudansvar för partnerskapet, har kontakt med ICLD, ser till att projekten fullföljs enligt projektplanerna, förankrar partnerskapet i kommunen, gör uppföljningar, skriver rapporter och sprider resultaten vidare. När en svensk kommun samarbetar med kommuner i flera länder kan de med fördel ha samma samordnare som därigenom kan överföra kunskap och erfarenhet mellan de olika partnerskapen. Förutom en samordnare i varje kommun så kräver lednings- och samordningsfunktionen att kommunerna i båda länderna bildar en ledningskommittå. I ledningskommitten som fungerar som styrgrupp för 5

samordnarna och olika projektaktiviteter ska företrädare för majoritet och opposition (där så är möjligt) liksom ledande tjänstemän ingå. Genom ledningskommitten förankras partnerskapen i kommunerna och kvaliten säkras genom att kornmitten till exempel kan och vara med och bedöma projektplaner och göra uppföljningar av projekt. Lednings- och samordningsfunktionen är obligatorisk under tiden projekten pågår. När ett samarbete är etablerat är det inom ramen för lednings- och.samordningsfunktionen som kommunerna utvecklar nya projekt vilket innebär att medlen även ska kunna.täcka resor för kommunernas sakkunniga. Alla parter som söker bidrag för ett partnerskapssamarbete måste ingå ett s.k. samarbetsavtal som sträcker sig minst ett år utöver den tid som ett projekt ska bedrivas. På detta sätt förvissar sig parterna om en viss nivå av engagemang, samordning och uppföljning av resultat som varar längre än projekttiden. Stödet till lednings- och samordningsinsatser äravsett att överbrygga det geografiska avståndet mellan parterna genom att täcka kostnader för möten för samordnare och ledningskommitteer. Det beviljade bidraget ska täcka resekostnader och kostnader för kost och logi för båda kommunala parter vid besök i det andra landet samt lönekompensation för den svenska partens representanter. Två möten per år bör hållas, ett i Sverige och ett i samarbetslandet, och minnesanteckningar måste föras under mötena. I vissa undantagsfall kan man ansöka om stöd till lednings- och samordningsinsatserför en sexmånadersperiod med ett maxbidrag på 150 000 kr. Detta kan vara tillämpligt t ex när ett partnerskap varit inaktivt under några år och kommunerna som är involverade i projektet behöver mötas och fiirbereda åtgärder för att planera ett återupptagande av samarbetet och söka medel för verksamheten. Komponent 3a: Bilaterala projekt Förberedelsefasen ska leda till en eller flera projektansökningar som finansieras separat från Lednings- och samordningsfunktionen. Projektförslagen skall utarbetas gemensamt av partnerna och utgå från kommunal verksamhet, syfta till kunskaps- och erfarenhetsutbyte och ge konkreta resultat. Inom programmet går det att söka för projekt som är ett, två eller tre år långa. Projekten ska utgå från en problemställning eller utmaning inom den kommunala verksamheten. Även om projekten främst ska utgå från samarbetspartens behov är det viktigt att även den svenska kommunen har nytta av samarbetet. Utifrån det som parterna avser att uppnå i projektet utarbetas en aktivitetsplan för att nå det avsedda resultatet. När projektet sedan redovisas genom en lägesrapport 6

och/eller slutredovisning ska alltid fokus vara på det resultat som har uppnåtts i projektet i förhållande till de uppsatta målen, och hur detta resultat ska kunna bibehållas efter projekttidens slut. Vid ett och samma ansökningstillfälle kan samarbetsparterna ansöka om stöd för flera projekt. Det kommer dock att finnas en naturlig begränsning för antalet projekt som godkänns med hänvisning till den budgetram som finns för programmet Kommunalt Partnerskap. Komponent 3b: Trepartssamarbeten Trepartssamarbete innebär att en svensk kommun har samarbete med två utländska kommuner för att driva gemensamma projekt. Det tredje landet kan fungera som en bro mellan Sverige och samarbetslandet både när det gäller språk, kultur och kommunal verksamhet. Enförutsättning är att det finns samarbetsavtal mellan alla parter. De länder som är aktuella för treparfssamarbete icentral- och Östeuropa (den tredje- parten) är de nya EUlähderna Estland, Lettland, Litauen, Polen, Slovakien, Slovenien, Tjeckien; Ungern, Rumänien och Bulgarieh. Dessa kan ha aktuell erfarenhet som kan vara av värde för länder som vill närma sig EU. I särskilda fall kan ryska kommuners erfarenhet av kommunsamarbete med svenska kommuner vara en metodiskt värdefull erfarenhet som motiverar att en rysk kommun deltar som tredje part. Dessutom kan stöd till treparfssamarbete sökas för samarbete mellan svenska, och sydafrikanska kommuner tillsammans med kommuner från Namibia eller Botswana. 10. Finansiering av partnerskapen Beviljade medel betalas till den svenska parten närde ettåriga projekten slutredovisas och när de fleråriga projekten inlämnat årlig redovisning eller är slutredovisade. Därmed blir den svenska parten ansvarig för den ekonomiska fördelningen av medel mellan parterna och för den ekonomiska redovisningen. Aktiviteter som påbörjats eller genomförts innan medlen beviljats kommer inte att ersättas. 50 % av beviljade medel kan utbetalas på förhand till den svenska kommunen om totalsumman överskrider 1 000 000 kr per år. Förberedelsefas: Europa: Max 200 000 kr Afrika/Asien: Max 250 000 kr. Förberedelsefas trepartsamarbeten: Europa: Max 250 000 kr Afrika/Asien: Max 300 000 kr. 7

2008.10-15 Lednings- och samordningsinsatser: Max 300 000 kr per år varav max 150 000 till arbetsinsatser Bilaterala projekt: Europa: Max 450 000 kr per år Afrika/Asien: Max 500 000 kr per år Projekt Trepartssamarbeten: Europa: Max 600 000 kr per år Afrika/Asien: Max 650 000 kr per år Budgeten ska följa budgetanvisningarna (bilaga 2) och upprättas enligt budgetmallen (bilaga 5). 11. Rapportering Efter det att förberedelsefas eller projekt och lednings- och samordningsinsats slutförts ska den svenska parten som fått projektfinansieringen lämna in en resultatorienterad och en ekonomisk slutredovisning till ICLD. Rapporteringen ska följa mallenför rapportering av Kommunalt Partnerskap (bilaga 6). Fleråriga projekt ska dessutom inkomma med en lägesrapport och en ekonomisk redovisning efter varje år enligt särskilda anvisningar (se bilaga 6). En årlig revisionsrapport utförd av certifierad kommunalrevisor eller kommunal revisionskonsult alt. auktoriserad eller godkänd revisor ska biläggas till redovisningarna av förberedelsefaserna, projekten och lednings- och samordningsinsatserna. När rapporterna tagits emot och godkänts kommer ersättning för faktiska kostnader upp till det beslutade maxbeloppet att betalas ut av ICLD. Anvisningarna för rapportering av Kommunalt Partnerskap bör läsas innan förberedelsefasen, lednings- och samordningsfunktion eller projekt inleds för att ha kännedom av vad som efterfrågas i form av resultatuppföljning, dokumentation o.s.v. OBS! Ansökningar från kommuner som inte inkommit med slutredovisningar för tidigare beviljade projekt kan endast bedömas under förutsättning att kommunen bifogar en rapport som redovisar hur långt man kommit och vad man uppnått i de icke avslutade projekten samt när dessa projekt kommer att avslutas och slutredovisas. Som regel kommer inga formella beslut att tas om finansiering av 8

2008-10-75 aktiviteter i den nya ansökan förrän lägesrapporter/slutrapporter har inkommit och godkänts. 12. Bedömnings - och beslutsprocess Ansökningarna kommer att handläggas enligt följande: Ansökningen bedöms i ett första stadium av ICLD:s programansvarige och handläggare för att se till att alla tekniska krav är uppfyllda. Är ansökningarna inte kompletta har programansvarig och handläggare möjlighet att efterfråga kompletteringar för att kunna godkänna ansökningarna till nästa stadium. Alla kompletta ansökningar fåren innehållsmässig bedömning av partnerskapsavdelningen på ICLD. De utarbetar,ett beslutsunderlag som i första instanstillställs ICLDs partnerskapsråd. Partnerskapsråd^t har fyra representanter varav ICLD tillsätter ordförande och en ledamot och SKL tillsätter två ledamöter. Beslutsunderlaget utgår från aspekter som är av vikt för partnerskapet. Nedanstående utgör viktiga bedömningskritierier: Relevant i ett fattigdomsperspektiv Relaterar projektförslaget till en tydlig problembild Realistiskt och genomförbart inom projekttiden Resultat har aktiviteter kopplade till sig Konkret och bestående resultat (uthållighet) Uppföljning och spridning Ömsesidighet De tre perspektiven -demokrati och mänskliga rättigheter -främjande av jämställdhet och kvinnors roll i utveckling -miljö och klimat Partnerskapsrådet beslutarom att rekommendera till Sida att godkänna eller avslå ansökningarna om stöd för förberedelsefas, lednings- och samordning och projekt med en motivering för varje enskilt fall. ICLD tillställer sin rekommendation till beslut till Sida. På basis av detta underlag fattar Sida beslut om godkännande eller avslag av inkomna ansökningar. Sida meddelar sitt beslut till ICLD som skriftligt informerar samordnarna i de ansökande svenska kommunerna. Dessa ansvarar sedan för att delge. besluten till samarbetsparterna. Samtidigt som Sidas beslut meddelas de 9

kommuner som ansökt om stöd skickas kopia av beslut tillsammans med sammanfattningar av ansökningarna, till berörda svenska ambassader för kännedom. För frågor om ansökningsprocessen Marie Wiktorsson E-post: marie. wiktorssonta'^.icid.se Telefon : 0498-29 91 51 Lina Pennlett E-post : lina.oennlertanicld.se Telefon: 0498-29 91 52 Anna Hedlund E-post: anna. hedlund a(^icld.se Telefon: 0703-29 91 51 Fax: 0498-29 91 60 Var vänlig skicka ansökningarna till: ICLD Box 1125 621 22 Visby OBS! Följande ska även skickas via mail till: o Sammanfattning på svenska och engelska för respektive ansökan o Budget i excelmall Bilagor : 1. Budgetanvisningar 2. Ansökningsformulär förberedelsefas 3. Ansökningsformulär ledning- och samordningsinsats 4. Ansökningsformulär projekt 5. Budgetmall 6. Anvisningar och mallar för redovisning 10

ICLD Riktlinjer för Kommunalt Partnerskap 1. Kommunalt Partnerskap Kommunalt Partnerskap är en Sidafinansierad samarbetsform som genom resultatinriktade projekt ska bidraga till utveckling av kommunal' verksamhet i prioriterade samarbetsländeroch isverige till nytta för både parter. Till grund för programmet ligger den av regering och riksdag antagna policyn Politik för Global Utveckling (PGU), där vikten av ett brett deltagande och nya åktörer i Sveriges internationella samarbete betonas. PGU framhåller partnerskap, t ex i form av kommunala partnerskap, som ett strategiskt sätt att dra nytta av den svenska resursbasen och svenskt kunnande för att skapa ömsesidigt givande relationer med andra länder. Ett första steg i ett kommunalt partnerskap är att ledningarna i respektive kommun skriver ett övergripande avtal där kommunerna förbinder sig att samarbeta under en viss tid. Samarbetet kan ske inom något eller några kommunala områden och bör ha väl avgränsade målsättningar. Samarbetsprojekt kan t ex syfta till att öka kommunernas kunskap och beredskap för att hantera klimatförändringar, att förbättra sophantering, att öka medborgarnas deltagande och inflytande vad gäller stadsplanering eller att utveckla kommunernas sociala verksamhet. Partnerskapet ska bidra till en ökad kapacitet att hitta lösningar på problem och en förbättrad service för kommuninvånare. Ilikhet med alla biståndsinsatser är det övergripande målet för kommunalt partnerskap att motverka och minska fattigdom2. Kommunalt partnerskap syftar också till att stärka lokalt självstyre och lokal demokrati. I Europa syftar samarbetet särskilt till att underlätta EU-integrationen och därmed även stärka reformansträngningarna isveriges närområde. Stöd för decentralisering och utveckling av väl fungerande och demokratiska lokala myndigheter har blivit en allt viktigare delidet svenska utvecklingssamarbetet. Sverige har en lång tradition av lokalt självstyre och de svenska kommunerna har ansvar fören stor del av samhällsservicen. Svenska kommuner har därmed värdefulla kunskaper och erfarenheter att dela med sig av till kommuner i utvecklingsländer. Genom samarbetet kan de svenska kommunerna även få nya verktyg och erfarenheter för att utveckla den egna verksamheten. ^ I riktlinjerna används begreppet kommuner. I programmet inkluderas kommuner, landsting, regioner och kommunalförbund. z Fattigdom haz här betydelsen brist på resurser, inflytande, valmöjligheter och trygghet.

2. Mål för Kommunalt Partnerskap Programmets övergripande mål är att bidra till att minska fattigdomen och stärka lokalt självstyre och lokal demokratiide länder som valts ut för kommunalt partnerskapssamarbete. Programmets mål är att: Underlätta möten och resultatinriktade samarbeten mellan kommuner i Sverige och de utvalda samarbetsländerna. Bidra till att skapa långsiktiga relationer mellan samhället i Sverige och i samarbetsländerna. I Europa särskilt stärka demokrati, rättvis och hållbar utveckling samt närmande till EU och dess värdegrunder. Regeringens tre tematiska prioriteringar för Sveriges utvecklingssamarbete ska särskilt beaktas inom programmet: demokrati och. mänskliga rättigheter främjande av jämställdhet och kvinnors roll i utveckling miljö och klimat 3. Samarbetsområden Programmet omfattar projekt inom kommunernas ansvarsområden såsom: lokal demokrati, styrning och administration kommunaltekniska tjänster (t.ex. avfallshantering, vatten och avlopp, energi) uthållig stadsutveckling miljö/klimat lokal ekonomisk utveckling (näringslivsutveckling, turism, landsbygdsutveckling) social verksamhet utbildning hälso- och sjukvård kultur och fritid De kommunala parterna skall tillsammans identifiera och bestämma vilka områden och projekt som är lämpliga för ett ömsesidigt givande samarbete. Det är väsentligt att det mervärde man väntar sig från det avsedda partnerskapsförhållandet ligger väl i linje med respektive deltagande kommuns egna prioriteringar. 2

Projekten syftar till utbyte av kunskap och erfarenheter och ska inte innebära någon form äv hjälpsändning eller investering. 4. Samarbetsländer Följande länder är aktuella för kommunalt partnerskap: Europa - Albanien, Bosnien och Hercegovina, Georgien, Kosovo, Makedonien, Moldavien, Serbien, Turkiet, Ukraina och Vitryssland. Asien - Indien, Indonesien, Kina och Vietnam Afrika - Botswana, Kenya, Namibia, Sydafrika, Tanzania och Uganda 5. Vem kan ansöka om finansiering från Kommunalt Partnerskap? Medlemmar i Sveriges Kommuner och Landsting och svenska regionala kommunalförbund kan lämna in ansökningar, det vill säga: svenska kommuner svenska landsting svenska regioner svenska regionala kommunalförbund En avdelning på en kommun, ett kommunalt bolag eller liknande kan inte ansöka om stöd för ett enskilt projekt då alla ansökningar måste inkomma från en av ovan nämnda organ. Det är möjligt för flera svenska och/eller utländska kommuner att delta i ett och samma samarbete under förutsättning att en av de svenska parterna är ansvarig. 3

2008-10.15 6. Vilka kan delta? Kommunalt partnerskap är en samverkansform som syftar till kunskaps- och. erfarenhetsutbyte mellan tjänstemän och politiker på den lokala och regionala politiska nivån i de länder som är med i programmet. Det innebär att de svenska parterna (söm räknas upp i kapitel 5) ska samarbeta med motsvarande. lokal eller regional myndighet i det aktuella samarbetslandet. Det kan vara värdefullt om också Icke-kommunala aktörer som är verksamma inom en enskild kommun på olika sätt medverkar inom ramen för ett kommunalt partnerskap. Det är kommunernas roll att värdera eventuellt deltagande från sådana aktörer, t ex det lokala näringslivet, akademiska institutioner, föreningar och även representanter för statlig verksamhet, t ex den lokala polisen eller högskoleväsendet. Ersättning för icke-kommunala aktörers resa och uppehälle (men ej lön) kan i vissa fall täckas av programmet under förutsättning att projektet är en integrerad del av det övergripande kommunala partnerskapet, att det av ansökan framgår att alternativa finansieringsvägar undersökts och att det är en icke-vihstdrivande aktör. Det kommunala partnerskapsprogrammet ärinte tänkt som ett stöd för elevutbyte. Det kan emellertid i vissa projekt rörande utbildnings- och skolfrågor vara möjligt att låta ett maximum på 2 elever från respektive land delta. 7. Ansökningsförfarande Ansökningarna ska tas fram av den sökande svenska kommunen tillsammans med samarbetsparten. För att ansökningarna ska kunna behandlas ska de följa ansökningsmallarna för kommunalt partnerskap (se bilaga 2-4). Varje år kommer det att finnas tre ansökningstillfällen som i god tid annonseras på ICLD:s hemsida. 8. Språk Ansökningar, redovisningar och budgetförslag kan skrivas på svenska eller engelska. Det är upp till deltagande kommuner att välja vilket alternativ som passar bäst. En sammanfattning av ansökan och redovisningen måste dock skickas in elektroniskt till ICLD på båda svenska och engelska. 4

9. Programkomponenter Syftet med indelningen i olika komponenter är dels att garantera att de kommunala parfnerskapen som ingås har de nödvändiga förutsättningarna för att uppnå fruktbara och hållbara resultat som är till nytta för båda parter och dels att koppla samman finansieringen av individuella projekt med de övergripande kommunala såmarbetsavtalen. För samtliga kompönenter finns särskilda ansökningshandlingar med detaljerad information övervad som skall finnas med för att en ansökan ska kunna behandlas (se bilaga 2-4) Komponent 1: Förberedelsefas Förberedelsefas (inception phase) används som introduktion till det kommunala partnerskapet. Bidraget för denna fas finansierar ömsesidiga besök till båda kommunerna. I det här stadiet ska de första kontakterna redan ha etablerats mellan de tilltänkta potentiella parterna och man bör ha utbytt förberedande ideer om eventuellt samarbete. Syftet med förberedelsefasen är att etablera goda arbetsförhållanden och förankra samarbetet i båda kommuners ledningar. Besöken planeras normalt för upp till fyra personer: den som utsetts till samordnare för partnerskapet samt ledande tjänstemän och politiker (företrädesvis från såväl majoritet som opposition). Under förberedelsefasen ska, om parterna kommer överens, samarbetsavtal undertecknas, projektplan sammanställas och lednings- och samordningsfunktion inrättas: Det är viktigt att välja en arbetsmetod som underlättar båda parters aktiva deltagande i framtagandet av projektplaner och dess mål och förväntade resultat. När parterna anser det nödvändigt kan personal från ICLD följa med under förberedelsefasen. ICLDs medverkan finansieras då separat. En förberedelsefas är inom programmet på sex månader. Komponent 2: Lednings- och samordningsfunktion Inom ramen för kommunernas lednings- och samordningsfunktion ska en samordnare utses i respektive kommun. Denna person har huvudansvar för partnerskapet, har kontakt med ICLD, ser till att projekten fullföljs enligt projektplanerna, förankrar partnerskapet i kommunen, gör uppföljningar, skriver rapporter och sprider resultaten vidare. När en svensk kommun samarbetar med kommuner i flera länder kan de med fördel ha samma samordnare som därigenom kan överföra kunskap och erfarenhet mellan de olika partnerskapen. Förutom en samordnare i varje kommun så kräver lednings- och samordningsfunktionen att kommunerna i båda länderna bildar en ledningskommittå. I ledningskommitten som fungerar som styrgrupp för 5

samordnarna och olika projektaktiviteter ska företrädare för majoritet och opposition (där så är möjligt) liksom ledande tjänstemän ingå. Genom ledningskömmitten förankras partnerskapen i kommunerna och kvaliten säkras genom att kornmitten till exempel kan och vara med och bedöma projektplaner - och göra uppföljningar av projekt. Lednings- och samordningsfunktionen är obligatorisk under tiden projekten pågår. När ett samarbete är etablerat är det inom ramen för lednings- och samordningsfunktionen som kommunerna utvecklar nya projekt vilket innebär att medlen även ska kunna täcka resor för kommunernas sakkunniga. Alla parter som söker bidrag för ett partnerskapssamarbete måste ingå ett s.k. samarbetsavtal som sträcker sig minst ett år utöver den tid som ett projekt ska bedrivas. På detta sätt förvissar sig parterna om en viss nivå av engagemang, samordning och. uppföljning av resultat som varar längre än projekttiden. Stödet till lednings- och samordningsinsatser äravsett att överbrygga det geografiska avståndet mellan parterna genom att täcka kostnader för möten för samordnare och ledningskommitteer. Det beviljade bidraget ska täcka resekostnader och kostnader för kost och logi för båda kommunala parter vid besök i det andra landet samt lönekompensation för den svenska partens representanter. Två möten per år bör hållas, ett i Sverige och ett i samarbetslandet, och minnesanteckningar måste föras under mötena. I vissa undantagsfall kan man ansöka om stöd till lednings- och samordningsinsatserför en sexmånadersperiod med ett maxbidrag på 150 000 kr. Detta kan vara tillämpligt t ex när ett partnerskap varit inaktivt under några år och kommunerna som är involverade i projektet behöver mötas och förbereda åtgärder för att planera ett återupptagande av samarbetet och söka medel för verksamheten. Komponent 3a: Bilaterala projekt Förberedelsefasen ska leda till en eller flera projektansökningar som finansieras separat från Lednings- och samordningsfunktionen. Projektförslagen skall utarbetas gemensamt av partnerna och utgå från kommunal verksamhet, syfta till kunskaps- och erfarenhetsutbyte och ge konkreta resultat. Inom programmet går det att söka för projekt som är ett, två eller tre år långa. Projekten ska utgå från en problemställning eller utmaning inom den kommunala verksamheten. Även om projekten främst ska utgå från samarbetspartens behov är det viktigt att även den svenska kommunen har nytta av samarbetet. Utifrån det som parterna avser att uppnå i projektet utarbetas en aktivitetsplan för att nå det avsedda resultatet. När projektet sedan redovisas genom en lägesrapport 6

och/eller slutredovisning ska alltid fokus vara på det resultat som har uppnåtts i projektet i förhållande till de uppsatta målen, och hur detta resultat ska kunna bibehållas efter projekttidens slut. Vid ett och samma ansökningstillfälle kan samarbetsparferna ansöka om stöd för flera projekt. Det kommer dock att finnas en naturlig begränsning för antalet projekt som godkänns med hänvisning till den budgetram som finns för programmet Kommunalt Partnerskap. Komponent 3b: Trepartssamarbeten Trepartssamarbete innebär att en svensk kommun har samarbete med två utländska kommuner för att driva gemensamma projekt. Det tredje landet kan fungera som en bro mellan Sverige och samarbetslandet både när det gäller språk, kultur och kommunal verksamhet. En förutsättning är att det finns samarbetsavtal mellan alla parter. De länder som är aktuella för treparfssamarbete icentral- och Östeuropa (den tredje parten) är de nya EU- Iänderna Estland, Lettland, Litauen, Polen, Slovakien, Slovenien, Tjeckien, Ungern, Rumänien och Bulgarien. Dessa kan ha aktuell erfarenhet som kan vara av värde för länder som vill närma sig EU. I särskilda fall kan ryska kommuners erfarenhet av kommunsamarbete med svenska kommuner vara en metodiskt värdefull erfarenhet som motiverar att en rysk kommun deltar som tredje part. Dessutom kan stöd till trepartssamarbete sökas för samarbete mellan svenska, och sydafrikanska kommuner tillsammans med kommuner från Namibia eller Botswana. 10. Finansiering av partnerskapen Beviljade medel betalas till den svenska parten närde ettåriga projekten slutredovisas och när de fleråriga projekten inlämnat årlig redovisning eller är slutredovisade. Därmed blir den svenska parten ansvarig för den ekonomiska fördelningen av medel mellan parterna och för den ekonomiska redovisningen. Aktiviteter som påbörjats eller genomförts innan medlen beviljats kommer inte att ersättas : 50 % av beviljade medel kan utbetalas på förhand till den svenska kommunen om totalsumman överskrider 1 000 000 kr per år. Förberedelsefas: Europa: Max 200 000 kr Afrika/Asien: Max 250 000 kr. Förberedelsefas trepartsamarbeten: Europa: Max 250 000 kr Afrika/Asien: Max 300 000 kr. 7

Lednings- och samordningsinsatser: Max 300 000 kr per år varav max 150 000 till arbetsinsatser Bilaterala projekt: Europa: Max 450 000 kr per år Afrika/Asien: Max 500 000 kr per år Projekt Trepartssamarbeten: Europa: Max 600 000 kr per år Afrika/Asien: Max 650 000 kr per år Budgeten ska följa budgetanvisningarna (bilaga 2) och upprättas enligt budgetmallen (bilaga 5). 11. Rapportering Efter det att förberedelsefas eller projekt och lednings- och samordningsinsats slutförts ska den svenska parten som fått projektfinansieringen lämna in en resultatorienterad och en ekonomisk slutredovisning till ICLD. Rapporteringen ska följa mallen för rapportering av Kommunalt Partnerskap (bilaga 6). Fleråriga projekt ska dessutom inkomma med en lägesrapport och en ekonomisk redovisning efter varje år enligt särskilda anvisningar (se bilaga 6). En årlig revisionsrapport utförd av certifierad kommunalrevisor eller kommunal revisionskonsult alt. auktoriserad eller godkänd revisor ska biläggas till redovisningarna av förberedelsefaserna, projekten och lednings- och samordningsinsatserna. När rapporterna tagits emot och godkänts kommer ersättning för faktiska kostnader upp till det beslutade maxbeloppet att betalas ut av ICLD. Anvisningarna för rapportering av Kommunalt Partnerskap bör läsas innan förberedelsefasen, lednings- och samordningsfunktion eller projekt inleds för att ha kännedom av vad som efterfrågas i form av resultatuppföljning, dokumentation o.s.v. OBS! Ansökningar från kommuner som inte inkommit med slutredovisningar för tidigare beviljade projekt kan endast bedömas under förutsättning att kommunen bifogar en rapport som redovisar hur långt man kommit och vad man uppnått i de icke avslutade projekten samt när dessa projekt kommer att avslutas och slutredovisas. Som regel kommer inga formella beslut att tas om finansiering av 8

aktiviteter i den nya ansökän förrän lägesrapporter/slutrapporter har inkommit och godkänts. 12. Bedömnings- och beslutsprocess Ansökningarna kommer att handläggas enligt följande:.ansökningen bedöms i ett första stadium av ICLD:s programansvarige och handläggare för att se till att alla tekniska krav är uppfyllda. Är ansökningarna inte kompletta har programansvarig och handläggare möjlighet att efterfråga kompletteringar för att kunna godkänna ansökningarna till nästa stadium. Alla kompletta ansökningar fåren innehållsmässig bedömning av partnerskapsavdelningen på ICLD. De utarbetar ett beslutsunderlag som i första instans tillställs ICLDs partnerskapsråd. Partnerskapsrådef har fyra representanter varav ICLD tillsätter ordförande och en ledamot och SKL tillsätter två ledåmöter. Beslutsunderlaget utgår från aspekter som är av vikt för partnerskapet. Nedanstående utgör viktiga bedömningskritierier: Relevant i ett fattigdomsperspektiv Relaterar projektförslaget till en tydlig problembild Realistiskt och genomförbart inom projekttiden Resultat har aktiviteter kopplade till sig Konkret och bestående resultat (uthållighet) Uppföljning och spridning Ömsesidighet De treperspektiven -demokrati och mänskliga rättigheter - främjånde avjämställdhet och kvinnors roll i utveckling -miljö och klimåt Partnerskapsrådet beslutar öm att rekommendera till Sida att godkänna eller avslå ansökningarna om stöd för förberedelsefas, lednings- och samordning och projekt med en motivering för varje enskilt fall. ICLD tillställer sin rekommendation till beslut till Sida. På basis av detta underlag fattar Sida beslut om godkännande eller avslag av inkomna ansökningar. Sida meddelar sitt beslut till ICLD som skriftligt informerar samordnarna i de ansökande svenska kommunerna. Dessa ansvarar sedan för att delge besluten till samarbetsparterna. Samtidigt som Sidas beslut meddelas de 9

kommuner som ansökt om stöd skickas kopia av beslut tillsammans med sammanfattningar av ansökningarna, till berörda svenska ambassader för kännedom. För frågor om ansökningsprocessen Marie Wiktorsson E-post: marie.wiktorssonca^icld.se Telefon: 0498-29 91 51 Lina Pennlert E-post: lina.oennlertanicldse Telefon: 0498-29 91 52 Anna Hedlund E-post: anna.hedlund(c^icld.se Telefon: 0703-29 91 51 Fax: 0498-29 91 60 Var vänlig skicka ansökningarna till: ICLD Box 1125 621 22 Visby OBS! Följande ska även skickas via mail till: o Sammanfattning på svenska och engelska för respektive ansökan o Budget i excelmall Bilagor : 1. Budgetanvisningar 2. Ansökningsformulär förberedelsefas 3. Ansökningsformulär ledning- och samordningsinsats 4. Ansökningsformulär projekt 5. Budgetmall 6. Anvisningar och mallar för redovisning 10

ICLD Riktlinjer för Kommunalt Partnerskap 1. Kommunalt Partnerskap Kommunalt Partnerskap är en Sidafinansierad samarbetsform som genom resultatinriktade projekt ska bidraga till utveckling av kommunal' verksamhet i prioriterade sämarbetsländeroch isverige till nytta för både parter. Till grund för programmet ligger den av regering och riksdag antagna policyn Politik för Global Utveckling (PGU), där vikten av ett brett deltagande och nya aktörer i Sveriges internationella samarbete betonas. PGU framhåller partnerskap, t ex i form av kommunala partnerskap, som ett strategiskt sätt att dra nytta av-den svenska resursbasen och svenskt kunnande för att skapa ömsesidigt givande relationer med andra länder. Ett första steg i ett kommunalt partnerskap är att ledningarna i respektive kommun skriver ett övergripande avtal där kommunerna förbinder sig att samarbeta under en viss tid. Samarbetet kan ske inom något eller några kommunala områden och bör ha väl avgränsade målsättningar. Samarbetsprojekt kan t ex syfta till att öka kommunernas kunskap och beredskap för att hantera klimatförändringar, att förbättra sophantering, att öka medborgarnas deltagande och inflytande vad gäller stadsplanering eller att utveckla kommunernas sociala verksamhet. Partnerskapet ska bidra till en ökad kapacitet att hitta lösningar på problem och en förbättrad service för kommuninvånare. Ilikhet med alla biståndsinsatser är det övergripande målet för kommunalt partnerskap att motverka och minska fattigdom2. Kommunalt partnerskap syftar också till att stärka lokalt självstyre och lokal demokrati. Europa syftar samarbetet särskilt till att underlätta EU-integrationen och därmed även stärka reformansträngningarna isveriges närområde. Stöd för decentralisering och utveckling av väl fungerande och demokratiska lokala myndigheter har blivit en allt viktigare delidet svenska utvecklingssamarbetet. Sverige haren lång tradition av lokalt självstyre och de svenska kommunerna har ansvar fören stor del av samhällsservicen. Svenska kommuner har därmed värdefulla kunskaper och erfarenheter att dela med sig av till kommuner i utvecklingsländer. Genom samarbetet kan de svenska kommunerna även få nya verktyg och erfarenheter för att utveckla den egna verksamheten. ' I riktlinjerna används begreppet kommuner. I programmet inkluderas kommuner, landsting, regioner och kommunalförbund. ^ Fattigdom har här betydelsen brist på resurser, inflytande, valmöjligheter och trygghet. >

2.,Mål för Kommunalt Partnerskap Programmets övergripande mål är att bidra till att minska fattigdomen och stärka lokalt självstyre och lokal demokratiide länder som valts ut för kommunalt partnerskapssamavbete. Programmets mål är att: Underlätta möten och resultatinriktade samarbeten mellan kommuner i.sverige och de utvalda samarbetsländerna. Bidra till att skapa långsiktiga relationer mellan samhället i Sverige och i samarbetsländerna. I Europa särskilt stärka demokrati, rättvis och hållbar utveckling samt närmande till EU och dess värdegrunder. Regeringens tre tematiska prioriteringar för Sveriges utvecklingssamarbete ska särskilt beaktas inom programmet: demokrati och mänskliga rättigheter främjande av jämställdhet och kvinnors roll i utveckling miljö och klimat. 3. Samarbetsområden Programmet omfattar projekt inom kommunernas ansvarsområden såsom: lokal demokrati, styrning och administration kommunaltekniska tjänster (t.ex. avfallshantering, vatten och avlopp, energi) uthållig stadsutveckling miljö/klimat lokal ekonomisk utveckling (näringslivsutveckling, turism, landsbygdsutveckling) social verksamhet utbildning hälso- och sjukvård kultur och fritid De kommunala parterna skall tillsammans identifiera och bestämma vilka områden och projekt som är lämpliga för ett ömsesidigt givande samarbete. Det är väsentligt att det mervärde man väntar sig från det avsedda partnerskapsförhållandet ligger väl i linje med respektive deltagande kommuns egna prioriteringar. 2

2008-70-15 Projekten syftar till utbyte av kunskap och erfarenheter och ska inte innebära. någon form av hjälpsändning eller investering. 4. Samarbetsländer Följande länder är aktuella för kommunalt partnerskap: Europa - Albanien, Bosnien och Hercegovina, Georgien, Kosovo, Makedonien, Moldavien ; Serbien, Turkiet, Ukraina och Vitryssland. Asien - Indien, Afrika - Botswana, Kenya, Indonesien, Kina och Vietnam Namibia, Sydafrika, Tanzania och Uganda 5. Vem kan ansöka om finansiering från Kommunalt Partnerskap? Medlemmar i Sveriges Kommuner och Landsting och svenska regionala kommunalförbund kan lämna in ansökningar, det vill säga: svenska kommuner svenska landsting svenska regioner svenska regionala kommunalförbund En avdelning på en kommun, ett kommunalt bolag eller liknande kan inte ansöka om stöd för ett enskilt projekt då alla ansökningar måste inkomma från en av ovan nämnda organ. Det är möjligt för flera svenska och/eller utländska kommuner att delta i ett och samma samarbete under förutsättning att en av de svenska parterna är ansvarig. 3

6. Vilka kan delta? Kommunalt partnerskap är en samverkansform som syftar till kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan tjänstemän och politiker på den lokala och regionala politiska nivån i de länder som är med i programmet. Det innebär att de svenska parterna (som räknas upp i kapitel 5) ska samarbeta med motsvarande lokal eller regional myndighet i det aktuella samarbetslandet. Det kan vara värdefullt.om också Icke-kommunala aktörer som är verksamma inom en enskild kommun på olika sätt medverkar inom ramen för ett kommunalt partnerskap. Det är kommunernas roll att värdera eventuellt deltagande från sådana aktörer, t ex det lokala näringslivet, akademiska institutioner, föreningar och även representanter för statlig verksamhet, t ex den lokala polisen eller högskoleväsendet. Ersättning för icke-kommunala aktörers resa och uppehälle (men ej lön) kan i vissa fall täckas av programmet under förutsättning att projektet är en integrerad del av det övergripande kommunala partnerskapet, att det av ansökan framgår att alternativa finansieringsvägar undersökts och att det är en icke-vinstdrivande aktör. Det kommunala partnerskapsprogrammet är inte tänkt som ett stöd för elevutbyte. Det kan emellertid i vissa projekt rörande utbildnings- och skolfrågor vara möjligt att låta ett maximum på 2 elever från respektive land delta. 7. Ansökningsförfarande Ansökningarna ska tas fram av den sökande svenska kommunen tillsammans med samarbetsparten. För att ansökningarna ska kunna behandlas ska de följa ansökningsmallarna för kommunalt partnerskap (se bilaga 2-4). Varje år kommer det att finnas tre ansökningstillfällen som i god tid annonseras på ICLD:s hemsida. 8. Språk Ansökningar, redovisningar och budgetförslag kan skrivas på svenska eller engelska. Det är upp till deltagande kommuner att välja vilket alternativ som passar bäst. En sammanfattning av ansökan och redovisningen måste dock skickas in elektroniskt till ICLD på båda svenska och engelska. 4

9. Programkomponenter Syftet med indelningen i olika komponenter är dels att garantera att de kommunala partnerskapen som ingås har de nödvändiga förutsättningarna för att uppnå fruktbara och hållbara resultat som är till nytta för båda parter och dels att koppla samman finansieringen av individuella projekt med de övergripande kommunala samarbetsavtalen. För samtliga komponenter finns särskilda ansökningshandlingar med detaljerad information över vad som skall finnas med för att en ansökan ska kunna behandlas (se bilaga 2-4) Komponent 1: Förberedelsefas Förberedelsefas (inception phase) används som introduktion till det kommunala partnerskapet. Bidraget för denna fas finansierar ömsesidiga besök till båda kommunerna. I det här stadiet ska de första kontakterna redan ha etablerats mellan de tilltänkta potentiella parterna och man bör ha utbytt förberedande idåer om eventuellt samarbete. Syftet med förberedelsefasen är att etablera goda arbetsförhållanden och förankra samarbetet i båda kommuners ledningar. Besöken planeras normalt för upp till fyra personer: den som utsetts till samordnare för parfnerskapet samt ledande tjänstemän och politiker (företrädesvis från såväl majoritet som opposition). Under förberedelsefasen ska, om parterna kommer överens, samarbetsavtal undertecknas, projektplan sammanställas och lednings- och samordningsfunktion inrättas. Det är viktigt att välja en arbetsmetod som underlättar båda parters aktiva deltagande i framtagandet av projektplaner och dess mål och förväntade resultat. När parterna anser det nödvändigt kan personal från ICLD följa med under förberedelsefasen. ICLDs medverkan finansieras då separat. En förberedelsefas är inom programmet på sex månader. Komponent 2: Lednings- och samordningsfunktion Inom ramen för kommunernas lednings- och samordningsfunktion ska en samordnare utses i respektive kommun. Denna person har huvudansvar för parfnerskapet, har kontakt med ICLD, ser till att projekten fullföljs enligt projektplanerna, förankrar partnerskapet i kommunen, gör uppföljningar, skriver rapporter och sprider resultaten vidare. När en svensk kommun samarbetar med kommuner i flera länder kan de med fördel ha samma samordnare som därigenom-kan överföra kunskap och erfarenhet mellan de olika parfnerskapen. Förutom en samordnare i varje kommun så kräver lednings- och samordningsfunktionen att kommunerna i båda länderna bildar en ledningskommittå. I ledningskommitten som fungerar som styrgrupp för 5

samordnarna och olika projektaktiviteter ska företrädare för majoritet och opposition (där så är möjligt) liksom ledande tjänstemän ingå. Genom ledningskommitten förankras partnerskapen i kommunerna och kvaliten säkras genom att kornmitten till exempel kan och vara med och bedöma projektplaner och göra uppföljningar av projekt. Lednings- och samordningsfunktionen är obligatorisk under tiden projekten pågår. När ett samarbete är etablerat är det inom ramen för lednings- och samordningsfunktionen som kommunerna utvecklar nya projekt vilket innebär att medlen även ska kunna täcka resor för kommunernas sakkunniga. Alla parter som söker bidrag för ett partnerskapssamarbete måste ingå ett s.k. samarbetsavtal som sträcker sig minst ett år utöver den tid som ett projekt ska bedrivas. På detta sätt förvissar sig parterna om en viss nivå av engagemang, samordning och uppföljning av resultat som varar längre än projekttiden. Stödet till lednings-och samordningsinsatser äravsett att överbrygga det geografiska avståndet mellan parterna genom att täcka kostnader för möten för samordnare och ledningskommitteer. Det beviljade bidraget ska täcka resekostnader och kostnader för kost och logi för båda kommunala parter vid besök i det andra landet samt lönekompensation för den svenska partens representanter. Två möten per år bör hållas, ett i Sverige och ett i samarbetslandet, och minnesanteckningar måste föras under mötena. I vissa undantagsfall kan mani ansöka om stöd till lednings- och samordningsinsatserför en sexmånadersperiod med ett maxbidrag på 150 000 kr. Detta kan vara tillämpligt t ex när ett partnerskap varit inaktivt under några år och kommunerna som är involverade i projektet behöver mötas och förbereda åtgärder för att planera ett återupptagande av samarbetet och söka medel för verksamheten. Komponent 3a: Bilaterala projekt Förberedelsefasen ska leda till en eller flera projektansökningar som finansieras separat från Lednings- och samordningsfunktionen. Projektförslagen skall utarbetas gemensamt av partnerna och utgå från kommunal verksamhet, syfta till kunskaps- och erfarenhetsutbyte och ge konkreta resultat. Inom programmet går det att söka för projekt som är ett, två eller tre år långa. Projekten ska utgå från en problemställning eller utmaning inom den kommunala verksamheten. Åven om projekten främst ska utgå från samarbetspartens behov är det viktigt att även den svenska kommunen har nytta av samarbetet. Utifrån det som parterna avser att uppnå i projektet utarbetas en aktivitetsplan för att nå det avsedda resultatet. När projektet sedan redovisas genom en lägesrapport 6

och/eller slutredovisning ska alltid fokus vara på det resultat som har uppnåtts i projektet i förhållande till de uppsatta målen, och hur detta resultat ska kunna bibehållas efter projekttidens slut. Vid ett och samma ansökningstillfälle kan samarbetsparterna ansöka om stöd för flera projekt. Det kommer dock att finnas en naturlig begränsning för antalet projekt som godkänns med hänvisning till den budgetram som finns för programmet Kommunalt Partnerskap. Komponent 3b: Treparfssamarbefen Trepartssamarbete innebär att en svensk kommun har samarbete med två utländska kommuner för att driva gemensamma projekt. Det tredje landet kan fungera som en bro mellan Sverige och samarbetslandet både när det gäller språk, kultur och kommunal verksamhet. Enförutsättning är att det finns samarbetsavtal mellan alla parter. De länder som är aktuella för trepartssamarbete icentral- och Östeuropa (den tredje parten) är de nya EUländerna Estland, Lettland, Litauen, Polen, Slovakien, Slovenien, Tjeckien, Ungern, Rumänien och Bulgarien. Dessa kan ha aktuell erfarenhet som kan vara av värde för länder som vill närma sig EU. I särskilda fall kan ryska kommuners erfarenhet av kommunsamarbete med svenska kommuner vara en metodiskt värdefull erfarenhet som motiverar att en rysk kommun deltar som tredje part. Dessutom kan stöd till trepartssamarbete sökas för samarbete mellan svenska, och sydafrikanska kommuner tillsammans med kommuner från Namibia eller Botswana. 10. Finansiering av partnerskapen Beviljade medel betalas till den svenska parten närde ettåriga projekten slutredovisas och när de fleråriga projekten inlämnat årlig redovisning eller är slutredovisade. Därmed blir den svenska parten ansvarig för den ekonomiska fördelningen av medel mellan parterna och för den ekonomiska redovisningen. Aktiviteter som påbörjats eller genomförts innan medlen beviljats kommer inte att ersättas. 50 % av beviljade medel kan utbetalas på förhand till den svenska kommunen om totalsumman överskrider 1 000 000 kr per år. Förberedelsefas: Europa: Max 200 000 kr Afrika/Asien: Max 250 000 kr. Förberedelsefas trepartsamarbeten: Europa: Max 250 000 kr Afrika/Asien: Max 300 000 kr. 7