KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [3] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-05-23 Tid 2013-06-03, Kl 18:30 Plats Tumba Bruksmuseum, Sven Palmes väg 2, Tumba OBS! Ärenden Justering 1 Medborgarförslag - Grillplats m m vid pulkabacken i Parkhem 2 Medborgarförslag - Bygg en crossbana i Norsborg 3 Medborgarförslag - Lekpark vid förskolan Violen 4 Medborgarförslag - Asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge 5 Medborgarförslag - Rusta upp Flaggplan 6 Medborgarförslag - Dikning av skogsväg 7 Medborgarförslag - Belysning på Gamla Göta landsväg 8 Medborgarförslag - Förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge 9 Medborgarförslag - Byt ut alla infarts- och utfartsskyltar vid kommungränsen
BOTKYRKA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2[3] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-05-23 10 Medborgarförslag - Förbättra belysningen vid övergångsstället över Huddingevägen utanför DeLaval 11 Delårsrapport I Senare utskick 12 Internkontroll 2012-2013 13 Information om förvaltningens förslag till remissvar på ny översiktsplan Inga handlingar 14 Godkännande av detaljplan för Familjeparken Hågelby Senare utskick 15 Förslag till detaljplan för Frigg 2 16 Förslag till samråd för detaljplan för del av Tumba Centrum Senare utskick 17 Presentation av planläget Inga handlingar 18 Svar på remiss av Regional cykelplan 2013 19 Parkprogram för Botkyrka kommun 20 Åtgärder Alby Strand 21 Mindre kompletteringsåtgärder vid Tullinge station 22 Informationsärende Beläggningsplan Inga handlingar 23 Yttrande över revisionsskrivelse - Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden 24 Yttrande över revisionsskrivelse - Detaljplaneprocessen 25 Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsförvaltningen 26 Inbjudan till FSBS utbildningsdagar
BOTKYRKA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 3[3] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-05-23 27 Förvaltningschefen informerar 28 Delegationsbeslut 29 Anmälningsärenden 30 31-40 41 Namnärenden Bygglov Ev. övriga frågor Peter Nyberg Ordförande Ann-Britt Karlsson Nämndsekreterare
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2013:42 1 Medborgarförslag - Grillplats m m vid pulkabacken i Parkhem (sbf/2013:42) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden anser att kommunen enbart ska ansvara för grillning och andra aktiviteter vid officiella platser. Den grillplats som detta medborgarförslag handlar om är ingen officiell plats, som t ex en park eller en lekplats, där kommunen har ett särskilt ansvar för städning m m. Nämnden har däremot i detta sammanhang ingenting emot spontana aktiviteter och egna initiativ hos kommuninvånarna, givet att de allmänna regler som finns för grillning följs. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Elin Törnqvist om att anlägga en grillplats m.m. vid en pulkabacke i Tullinge Parkhem. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2013-01-01 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-02-04. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-08.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-08 Dnr sbf/2013:42 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Grillplats m m vid pulkabacken i Parkhem Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Elin Törnqvist om att anlägga en grillplats m.m. vid en pulkabacke i Tullinge Parkhem. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2013-01-01 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-02-04. Yttrande anser att kommunen enbart ska ansvara för grillning och andra aktiviteter vid officiella platser. Den grillplats som detta medborgarförslag handlar om är ingen officiell plats, som t ex en park eller en lekplats, där kommunen har ett särskilt ansvar för städning m m. Kommunen har däremot i detta sammanhang ingenting emot spontana aktiviteter och egna initiativ hos kommuninvånarna, givet att de allmänna regler som finns för grillning följs. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Elin Törnqvist Elin Törnqvist Jag önskar grillplats, sittplatser, bord och vindskydd vid pulkabacken i parkhem (mellan Nibblevägen och Parkhem) Många familjer, skolor och förskolor går hit och åker pulka. Det skulle vara trevligt med möjlighet att grilla och kunna sitta och äta matsäck här.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2013:43 2 Medborgarförslag - Bygg en crossbana i Norsborg (sbf/2013:43) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämndens förslag till kommunfullmäktige: Medborgarförslagen anses besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden är i grunden positivt inställd till anläggande av en crossbana i Norsborg men kan dock se hinder för en sådan etablering. Exempelvis finns restriktioner för vattenskyddsområden och en etablering förutsätter också att kommunen finner lämplig mark för ändamålet. Det är också viktigt att verksamheten inte stör den omgivande bebyggelsen. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över ett medborgarförslag av Markus Khalaf om att bygga en crossbana i Norsborg. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2013-01-03 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-02-04. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-15.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-15 Dnr sbf/2013:43 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Bygg en crossbana i Norsborg Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämndens förslag till kommunfullmäktige: Medborgarförslagen anses besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över ett medborgarförslag av Markus Khalaf om att bygga en crossbana i Norsborg. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2013-01-03 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-02-04. Yttrande är i grunden positivt inställd till anläggande av en crossbana i Norsborg. Förvaltningen kan dock se hinder för en sådan etablering. Exempelvis finns restriktioner för vattenskyddsområden och en etablering förutsätter också att kommunen finner lämplig mark för ändamålet. Det är givetvis också viktigt att verksamheten inte stör den omgivande bebyggelsen. Därför är sannolikheten för en etablering av en crossbana i Norsborg tämligen liten. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:300 3 Medborgarförslag - Lekpark vid förskolan Violen (sbf/2012:300) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Storgården Violen finns med i det parkprogram som håller på att tas fram av samhällsbyggnadsnämnden. Vilken av platserna i Hallunda/Norsborg som hamnar överst i detta program vet vi inte i dagsläget. Det finns ett antal platser som alla har liknande behov av upprustning som Violen, men storgårdarna är generellt intressanta, eftersom de används av många människor. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över ett medborgarförslag av Lollo Saginer om att förbättra lekparken utanför förskolan Violen. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-04-23 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-05-07. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-26.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-26 Dnr sbf/2012:300 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Lekpark vid förskolan Violen Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över ett medborgarförslag av Lollo Saginer om att förbättra lekparken utanför förskolan Violen. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-04-23 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-05-07. Yttrande Storgården Violen finns med i det parkprogram som håller på att tas fram av samhällsbyggnadsförvaltningen. Vilken av platserna i Hallunda/Norsborg som hamnar överst i detta program vet vi inte i dagsläget. Det finns ett antal platser som alla har liknande behov av upprustning som Violen, men storgårdarna är generellt intressanta, eftersom de används av många människor. Även om Violen skulle komma att prioriteras högt upp på listan så tar det ändå ganska lång tid innan en upprustning kan komma till stånd. Med planering, projektering och byggnation beräknas denna tid till ca två år. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Förnamn: Efternamn: Namn: Lollo saginer Lollo saginer Gatuadress: Postadress: E- postadress: Förslag: Motivering: Utanför förskolan Violen så finns det stort område som kan användas till att ha en bra lekpark för Hallunda barnen. Utrymmet är så stort och som inte utnyttjas mer än att alkolister som hänger runt,man fräscha upp med bättre belysning också för det är mörkt när det är höst och vinter. En trevlig lekpark med bra sittbänkar för föräldrar som kan sitta och kolla på barnen medans de leker.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:543 4 Medborgarförslag - Asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge (sbf/2012:543) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Sammanfattning Fagerlidsvägen är en liten tvärgata till Nyängsvägen i Tullinge. Den beskrivning av vägen som görs av förslagsställaren är riktig, 150 m av vägen är inte asfalterad. För att erhålla en beständig asfaltyta längs den aktuella sträckan, så krävs ett ganska stort förarbete. Detta beror på att vägkroppen innehåller tjälfarligt organiskt material. Därtill saknas ordentliga diken och vägtrummor. Detta gör att den totala kostnaden då blir ganska hög, ca 400 000 500 000 kr. Som en alternativ åtgärd kan istället enbart diken grävas. Men för att få en bra avrinning av vatten, så måste det då också läggas i dräneringsrör i diket samt en fiberduk ovanpå rören. Därefter måste dränerande grus läggas i och avslutningsvis måste vägen justeras, så att doseringen blir mot dräneringsdiket. Allt detta till en kostnad av ca 120 000 kr. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Marina Repo om att asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-09-27 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-11-08. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-18.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-18 Dnr sbf/2012:543 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Marina Repo om att asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-09-27 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-11-08. Yttrande Fagerlidsvägen är en liten tvärgata till Nyängsvägen i Tullinge. Den beskrivning av vägen som görs av förslagsställaren är riktig, 150 m av vägen är inte asfalterad. För att erhålla en beständig asfaltyta längs den aktuella sträckan, så krävs ett ganska stort förarbete. Detta beror på att vägkroppen innehåller tjälfarligt organiskt material, (d.v.s. material som är från växtriket, t ex mull, jord och torv), som måste bytas ut. Därtill saknas ordentliga diken och vägtrummor. Detta gör att den totala kostnaden då blir ganska hög, ca 400 000 500 000 kr. Som en alternativ åtgärd kan istället enbart diken grävas. Men för att få en bra avrinning av vatten, så måste det då också läggas i dräneringsrör i diket samt en fiberduk ovanpå rören. Därefter måste dränerande grus (grovt singel) läggas i och avslutningsvis måste vägen justeras, så att doseringen blir mot dräneringsdiket. Allt detta till en kostnad av ca 120 000 kr. Det finns en hel del vägar i Tullinge som inte är asfalterade och Fagerlidsvägen kan i detta fall inte ses som prioriterad. Vägen är liten och samhällsbyggnadsförvaltningen avstyrker båda ovanstående förslag till åtgärder, eftersom åtgärderna berör alltför få personer till en relativt hög kostnad. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Marina Repo Marina Repo Bäste Kommunledning, Vänligen asfaltera återstoden av Fagerlidsvägen i Tullinge. Sträckan är 150 m och går från nummer 25 in till nummer 31. Orsaken är att vägen idag är en grusväg som saknar diken. Det gör att allt vatten rinner till mitten av vägen och en lervälling uppstår sommartid samt på vintertid fryser vägen till is och ett islager på 10 cm är vanligt under vintermånaderna. Detta hindrar vår säkerhet, jag har personligen ramlat på isen och skadat mig. Vi vågar inte gå med barnvagn på vintern på vägen utan måste köra bil då isen ligger. NCC har asfalterat delar av Fagerlidsvägen i bygget av Tullingedal. Men de kommer inte asfaltera hela sträckan ända in till oss. Vi är 4 hus som ligger på gatan längs grusvägen. De 150 m vägen som nu återstår behöver alltså asfalteras och ett dike behöver grävas. Samtidigt vore i tacksamma om kommunen kan klippa bort den sly som växer på båda sidor om vägen. Sly som består av meterhöga brännässlor som lägger sig ut över vägen och som breder ut sig och gör att vägen nu är så smal att man inte kan mötas två bilar på den. -Personlig säkerhet. Jag vill på ett säkert sätt kunna promenera ut från mitt hus på den kommunala gata jag bor på. Detta utan att fastna i lervälling eller ramla på ett istäcke vintertid. -Möjligheten att köra på vägen utan att brännässlor skrapar i bilrutan. Vägen behöver därför breddas.
Mvh Marina Repo
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:547 5 Medborgarförslag - Rusta upp Flaggplan (sbf/2012:547) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden anser i likhet med förslagsställaren att en upprustning av Flaggplan ska genomföras. Flaggplan är en tydlig entré till Botkyrka kommun och till sommaren kommer det att göras en inventering av olika typer av sådana entréer i Botkyrka. Flaggorna vid Flaggplan är redan utbytta och gräset kommer att klippas under säsongen. Sedan en tid tillbaka finns även en stor informationsskylt uppsatt. Men det behövs ytterligare åtgärder för att platsen ska kännas än mer välkomnande. Exakt vilka dessa är får inventeringen utvisa. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Karl-Evert Mårtensson om att göra en upprustning av Flaggplan i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-16 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-11-08.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-17 Dnr sbf/2012:547 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Rusta upp Flaggplan Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Karl-Evert Mårtensson om att göra en upprustning av Flaggplan i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-16 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-11-08. Yttrande anser i likhet med förslagsställaren att en upprustning av Flaggplan ska genomföras. Flaggplan är en tydlig entré till Botkyrka kommun och till sommaren kommer det att göras en inventering av olika typer av sådana entréer i Botkyrka. Flaggorna vid Flaggplan är redan utbytta och gräset kommer att klippas under säsongen. Sedan en tid tillbaka finns även en stor informationsskylt uppsatt. Men det behövs ytterligare åtgärder för att platsen ska kännas än mer välkomnande. Exakt vilka dessa är får inventeringen utvisa. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Förnamn: Efternamn: Namn: Karl-Evert Mårtensson Karl-Evert Mårtensson Gatuadress: Postadress: Telefonnummer: E-postadress: Förslag: Motivering: Avser upprustning av Flaggplan Tullinge. Trafiksituationen har genom Vägverket förbättrats avsevärt. Flaggplan är ju inkörsporten till Botkyrka på 226. I många städer som jag besökt välkomnas man av planteringar som gör att man blir positivt inställd till den plats man besöker. Förstår att man tidigare inte gjort något med tanke på ombyggnad. Nu är det dax att göra något, Flaggplan ser förskräcklig ut. Urblekta, fransiga flaggor. Sandupplag för sandning vintertid. Ofta okilippta gräsytor. Nu MÅSTE man ändra på detta. Plantera buskar/blommor, byt flaggor, ta bort sandupplaget. Flaggplan skall vara en prydnad för Botkyrka. Besökare samt nya och gamla innevånare skall känna sig stolta över sin kommun. Görs INGET förstår jag att Tullingpartiet når framgångar med att Tullinge får bestämma över sin närmiljö
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:594 6 Medborgarförslag - Dikning av skogsväg (sbf/2012:594) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har redan konstaterat att den väg som nämns i medborgarförslaget håller på att förstöras. Därför kommer förvaltningen att genomföra åtgärder i enlighet med medborgarförslaget, på den del av vägen som ägs av kommunen. Dessa arbeten kommer att inledas nu under våren till en kostnad motsvarande ca 120 000 kr. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Gunnar Nyström om att genomföra en dikning av en skogsväg från södra delen av fälten vid Elvesta till Lilla Dalen. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-30 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-06.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-15 Dnr sbf/2012:594 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnd Medborgarförslag - Dikning av skogsväg Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Gunnar Nyström om att genomföra en dikning av en skogsväg från södra delen av fälten vid Elvesta till Lilla Dalen. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-30 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-06. Yttrande har redan konstaterat att den väg som nämns i medborgarförslaget håller på att förstöras. Därför kommer förvaltningen att genomföra åtgärder i enlighet med medborgarförslaget, på den del av vägen som ägs av kommunen. Dessa arbeten kommer att inledas nu under våren till en kostnad motsvarande ca 120 000 kr. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Gunnar Nyström Gunnar Nyström Dikning av skogsväg från södra delen av fälten vid Elvesta till Lilla dalen. Genomförs genom att en grävare rensar dikena längs vägen från högsta punkten mitt emot Lilla dalens kyrkogård ner till åkerkanten vid Elvesta. Detta är en sträcka av kanske 500 m. Från södra delen av fälten vid Elvesta till torpet Lilla dalen går en mindre väg, enda bilvägen till torpet. Vägen håller dock på att förstöras genom att regnvatten söker sig ner och orsakar stora fåror i vägen. Kan åtgärdas genom att dikena längs vägen grävs ur.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:595 7 Medborgarförslag - Belysning på Gamla Göta landsväg (sbf/2012:595) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har under de senaste åren ägnat Alby som stadsdel mycket uppmärksamhet både genom ett antal investeringar och genom det omfattande arbetet med Alby stadsbyggnadsidé, som nämnden, efter flera omgångar av dialog med boende och verksamma, godkände tidigare under våren. I stadsbyggnadsidén lyfts både naturen och vattnet i Alby fram som stora tillgångar att värna om och utveckla. Nämnden vill gärna även medverka till att fler boende tar sig ut i naturen. Att sätta upp belysning i enlighet med medborgarförslaget har dock visat sig vara ganska kostsamt, uppskattningsvis mellan 350 400 tkr. Nämnden bedömer därför at investeringen i nuläget tyvärr inte är möjlig att prioritera. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Siw Flodqvist om att sätta upp belysning på Gamla Göta landsväg, mellan Rågången och Klyvningsvägen i Alby. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-30 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-06. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-25.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-25 Dnr sbf/2012:595 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Belysning på Gamla Göta landsväg Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden avslår medborgarförslaget. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Siw Flodqvist om att sätta upp belysning på Gamla Göta landsväg, mellan Rågången och Klyvningsvägen i Alby. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-10-30 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-06. Yttrande Att sätta upp belysning i enlighet med medborgarförslaget är kostsamt, uppskattningsvis mellan 350 000 400 000 kr. Eftersom utnyttjandet av vägen inte heller är så hög, anser samhällsbyggnadsförvaltningen att en sådan investering inte kan anses vara motiverad. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Siw Flodqvist Siw Flodqvist Belysning Gamla Götalandsväg i Alby. Från Rågången t.o.m Klyvningsvägen. Mer trygghet för boende och alla övriga medborgare som motionärer,orienterare,hundägare,cyklister m.m. Under den mörka årstiden är det totalmörker med skog på ena sidan och mörka tomter på andra sidan denna gång-cykelväg. Nyttjande av ovanstående har radikalt förändrats mot när området projekterades för ca 40 år sedan. Med belysning blir det tryggare för boende och minskad risk för inbrott.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:614 8 Medborgarförslag - Förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge (sbf/2012:614) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har redan åtgärdat det som föreslås i medborgarförslaget. För ca tre veckor sedan bytte förvaltningen ut både stolpar och armaturer vid den aktuella gångvägen. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Kurt Trogen om att förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-12-22 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-04 Dnr sbf/2012:614 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Kurt Trogen om att förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-12-22 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27. Yttrande har redan åtgärdat det som föreslås i medborgarförslaget. För ca tre veckor sedan byttes både stolpar och armaturer ut vid den aktuella gångvägen. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Förbättra belysningen på gångvägen mellan Solskensvägen och Nyängsvägen i Tullinge Kurt Trogen Kurt Trogen Belysning till gångvägen mellan Solsensvägen och Nyängsvägen i Tulligne Jag bor på Solskensvägen och går ofta till och från Tullinge Centrum och Tullinge Station. Då går jag från Solskensvägen och en gångväg ner till Nyängsvägen. Det är fruktansvärt mörkt på gångvägen och under vintern kommer det att bli svårt att gå den vägen. Jag hoppas och tror att man från Botkyrka kommun kan se till att gångvägen blir belyst.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:615 9 Medborgarförslag - Byt ut alla infarts- och utfartsskyltar vid kommungränsen (sbf/2012:615) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden anser att detta medborgarförslag ligger i linje med det som planeras i kommunen. Vi genomför för närvarande ett arbete med ett skyltprogram och i detta ingår en inventering av potentiella entréer. Programmet beräknas vara färdigt i slutet av augusti. Därefter ska platser väljas ut och prioriteras, dialoger genomföras och slutligen ska en upphandling ske innan skyltar kan sättas upp. Detta tar lång tid, men i slutänden kommer ändå denna process att leda till att medborgarförslagets intentioner uppfylls. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Jerry Hultman om att byta ut alla infarts- och utfartsskyltar vid kommungränsen till mer personliga skyltar som ger en ökad medvetenhet om att i vår kommun bryr vi oss om alla som besöker oss. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-11-28 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-18 Dnr sbf/2012:615 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Byt ut alla infarts- och utfartsskyltar vid kommungränsen Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Jerry Hultman om att byta ut alla infarts- och utfartsskyltar vid kommungränsen till mer personliga skyltar som ger en ökad medvetenhet om att i vår kommun bryr vi oss om alla som besöker oss. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-11-28 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27. Yttrande anser att detta medborgarförslag ligger i linje med det som planeras i kommunen. Vi genomför för närvarande ett arbete med ett skyltprogram och i detta ingår en inventering av potentiella entréer. Programmet beräknas vara färdigt i slutet av augusti. Därefter ska platser väljas ut och prioriteras, dialoger genomföras och slutligen ska en upphandling ske innan skyltar kan sättas upp. Detta tar lång tid, men i slutänden kommer ändå denna process att leda till att medborgarförslagets intentioner uppfylls. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
Rubrik Förnamn Efternamn Namn Gatuadress Postadress Postnummer Telefonnummer Mobilnummer E-postadress Förslag Motivering Jerry Hultman Jerry Hultman Byta ut alla väg infarts och utfarts skyltar på kommungränsen i vår kommun till att välkomna alla till och från vår kommun. Så det blir mer "personliga skyltar " som ger ökad medvetenhet om att i vår kommun bryr man sig om alla som besöker vår kommun och reser ifrån vår kommun. Skyltarna bör ha text som: "Välkommen till vår vackra och gröna kommun Botkyrka" samt när man reser ifrån kommunen: "Välkommen tillbaka till vår gröna och vackra kommun Botkyrka". Öka medvetenheten samt påminna människor om hur vi har det i vår vackra kommun.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:616 10 Medborgarförslag - Förbättra belysningen vid övergångsstället över Huddingevägen utanför DeLaval (sbf/2012:616) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden instämmer med förslagsställaren om att belysningen vid det aktuella övergångsstället behöver förbättras. Eftersom Huddingevägen ägs av Trafikverket är det de som måste byta ut belysningen. Vi kommer därför att ta upp frågan med Trafikverket vid något av våra kommande möten. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Sven-Olov Nyberg om att förbättra belysningen vid övergångsstället över Huddingevägen utanför DeLaval. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-11-28 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[1] 2013-04-19 Dnr sbf/2012:616 Referens Olov Lindquist Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Medborgarförslag - Förbättra belysningen vid övergångsstället över Huddingevägen utanför DeLaval Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden anser medborgarförslaget besvarat. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Sven-Olov Nyberg om att förbättra belysningen vid övergångsstället över Huddingevägen utanför DeLaval. Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2012-11-28 och till samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-12-27. Yttrande instämmer med förslagsställaren om att belysningen vid det aktuella övergångsstället behöver förbättras. Eftersom Huddingevägen ägs av Trafikverket är det de som måste byta ut belysningen. Förvaltningen kommer därför att ta upp frågan med Trafikverket vid något av våra kommande möten. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Ulrika Persson Gata/Parkchef Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 61 000 Sms /HandläggareMobilTelefon/ E-post olov.lindquist@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2013:188, sbf/2012:35 12 Internkontroll 2012-2013 (sbf/2013:188, sbf/2012:35) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden har tagit del av återrapporteringen av interkontrollplan 2012 och godkänner den föreslagna internkontrollplanen 2013 för samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och internkontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll. Arbetet pågår med att fullfölja planen och flertalet av kontrollerna från 2012 kvarstår till 2013. Kontrollpunkter 2012; Lokalanskaffningsprocessen, Rationell VAverksamhet, Upphandling/inköp och Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt över beloppsgräns oavsett om det är investeringar inom bygg, VA eller gata/park. Kontrollpunkter 2013; Lokalanskaffningsprocessen, Upphandling/inköp, Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt och Underhåll av gator och parker. redogör för ärendet i de två tjänsteskrivelserna daterade 2013-05-07.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 Referens Gunilla Melkersson Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Återrapportering av internkontroll 2012 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden har tagit del av återrapporteringen av interkontrollplan 2012. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll. Denna har endast till vissa delar genomförts. Arbete pågår med att fullfölja planen och flertalet av kontrollerna kvarstår till 2013. Bakgrund I reglementet för budgetansvar och intern kontroll framgår även att nämnderna ansvarar för utformning och utförande av den interna kontrollen inom respektive nämnds verksamhetsområde, samt att det är förvaltningschefens ansvar att ta initiativ till att en god internkontroll upprättas och genomförs. Den är en del i ansvarssystemet. Utformningen av den måste ske utifrån respektive nämnds behov och förutsättningar. 1. Lokalanskaffningsprocessen Kontrollåtgärd: Uppföljning av beslutade åtgärder vid tidigare internkontroll. Beslutad åtgärd 1: kommer att, i samråd med berörda förvaltningar, se över rutinerna för projektering och byggande, samt genomföra utbildningar på området. I detta arbete ingår att ta fram en mall för hur ett lokalprogram skall se ut. Uppföljning av åtgärd 1: Under tiden som denna uppföljning pågått har nya Bygg- och projekteringsanvisningarna tagits fram. De finns i en första version. Mallar för lokalprogram har tagits fram i detta arbete. Underlagen används i projekten för att erhålla ett bra underlag för både uppdragsbeställning och projektering vid nya och förändrade lokalbehov eller arbetssätt i de Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 613 81 Sms 0761 15 01 92 E-post gunilla.melkersson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 kommunala verksamheterna. Information har getts till nämnd. Underlag för beslut om ny lokalförsörjningsprocess har lämnats (2010) till kommunledningsförvaltningen, men beslut har ännu inte fattats. När det är gjort kommer fastighetsenhetens rutiner (se vidare analys och slutsatser under upphandling) ses över så att det finns de mallar och instruktioner som behövs för en enhetlig hantering. I samband med det arbetet kommer utbildningar att hållas. Beslutad åtgärd 2: Tillämpningen av den nya lokalanskaffningsprocessen kommer att stramas upp ytterligare. Det innebär bland annat att de beslutsunderlag som inte hanteras på föreskrivet sätt, eller inte uppfyller de krav som ställs, skall kompletteras eller omarbetas tills de är fullständiga. Alla avvikelser från lokalanskaffningsprocessens tidiga skeden skall noteras i investeringsbeslutet. Uppföljning av åtgärd 2: Lokalförsörjningsprocessens arbetsgång, som beskrivs i förslaget till ny lokalförsörjningsprocess, innebär tydligare krav på bra och genomtänkta underlag i de tidiga skedena av en lokalförändring eller ett lokalbehov. Bra underlag i det tidiga skedet påverkar hela projektets kostnadsbild i en positiv riktning. Även här kommer en översyn av fastighetsenhetens rutinbeskrivningar att omsätta lokalanskaffningsprocessen i praktiska instruktioner med syfte att bal a få fram bra och tydliga beslutsunderlag. Beslutad åtgärd 3: Ökad vikt kommer att läggas på kvalitetsuppföljningen av lokalanskaffningsprocessen vid slutredovisningar av byggprojekt. Uppföljning av åtgärd 3: Fastighetsenheten ska efter varje lokalförändring utvärdera projektets genomförande vilket finns med i rutinerna kring Bygg- och projekteringsanvisningarna. Erfarenheten ska ingå i de revideringar som görs av både Lokalförsörjningsprocesserna och Bygg- och projekteringsanvisningarna. En slutredovisningsmall och instruktioner för hur slutredovisningarna är under framtagande i samband med översynen av fastighetsenhetens rutiner och mallar. Analys och slutsatser: Vid tidigare internkontroll påpekades brister i lokalanskaffningsprocessen. Det konstaterades att de regler och riktlinjer som finns för lokalanskaffnings- och fastighetsinvesteringsprocessen har tagits fram för att få en rationell och enhetlig hantering av denna typ av ärenden, samt komma tillrätta med tidigare konstaterade brister. Detta regelverk har, vid hanteringen av detta ärende, inte följts på ett tillfredsställande sätt. De då gjorda iakttagelserna analyserades och bedömdes bero på att lokalanskaffningsprocessen inte var helt implementerad. Till stor del kan det
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 förklaras av att avsikten varit att lösa de aktuella problemen i samband med att en ny lokalanskaffningsprocess tagits fram och det arbetet har dragit ut på tiden. Kontrollen kvarstår 2013. 2 Rationell VA-verksamhet Kontrollåtgärd: Uppföljning att upprättad överenskommelse mellan parterna VA-drift (serviceförvaltningen) och VA enheten fungerar. Uppföljning av åtgärd VA-kostnaderna utföll nästan enligt budget. Avtalet för drift och underhåll mellan serviceförvaltningen numera kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har i stort sett hållits. Det har varit svårt att få VA-drift att hålla sig till avtalet avseende ekonomin eftersom man har velat fakturera mer än vad avtalet har medgivit. Vi ser däremot att viljan finns att följa avtalet i sin helhet och att man arbetar aktivt med att hitta effektiviseringar och att alla arbetar för VA-verksamhetens bästa så att våra kunder får en bra service. Kontrollen avslutas. 3 Upphandling/inköp Bakgrund: Vid 2010 år kontroll bedömdes det finnas behov av en fördjupa utredningen på detta område. Sedan dess görs årliga mer ingående genomgång av ett antal investeringsprojekt. Kontrollåtgärd 1: Är förvaltningens upphandlingar rätt dokumenterade? Metod: Registrator går igenom dokumentationen av 4 st investeringsprojekt som plockas ut med stickprov. Projekten som tas ut ska ha en investeringsbudget på minst 1 mnkr. Projekten som kontrollerats är 2 st. gata och park projekt och 2 st. fastighetsprojekt. Kontrollåtgärd 2: Överensstämmer upphandlingen med fattade politiska beslut och följs LOU? Metod: Urvalet är samma investeringsprojekt som ovan. Här kontrollerar vi huvudsakligen tre saker: Är upphandlingen gjord inom ramen för ett investeringsbeslut? Är upphandlingen kopplad till ett ramavtal? Om upphandlingen inte är kopplad till ett ramavtal, har ett riktigt upphandlingsförfarande tillämpats? Iakttagelser 2012: Dokumentationen finns och ligger vanligtvis hos upphandlaren på upphandlingsenheten, men ibland hos beställaren på samhälls-
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 byggnadsförvaltningen. Hos samhällsbyggnadsförvaltningens registrator saknas ofta dokumentationen liksom hänvisningar. Avseende om upphandlingen överensstämmer med fattade politiska beslut och om LOU följs är svaret att de politiska besluten huvudsakligen följts avseende de projekt som nu följts upp och att projekten följer LOU. Ibland råder osäkerhet om vad som görs på upphandlingsenheten och vad som görs på samhällsbyggnadsförvaltningen, respektive om det finns ett tillämpligt ramavtal eller inte. Analys och slutsatser: Den övergripande bedömningen är att gällande regler och riktlinjer följs, men att det finns förbättringsområden och frågor som bör utredas ytterligare. Hanteringen av upphandlingen är inte kvalitetssäkrad. Tekniska nämndens fastighetsenhet har sett över rutinerna för projektering och byggande. Avsikten med detta är att knyta ihop den nya övergripande lokalanskaffningsprocessen med projekteringsanvisningarna och med organisationens löpande arbete, samt klargöra vem som ansvarar för respektive moment. Beskrivningen skall styra fastighetsenhetens arbete på detta område och är särskilt inriktat på hur byggruppen bedriver sin verksamhet gentemot kunder, konsulter och entreprenörer. Slutsatser 2012: Ett förbättringsarbete är påbörjat på förvaltningen och samarbetet mellan förvaltningen och upphandlingsenheten har utökats. Idag har man kontinuerliga möten på enheterna fastighet, gata och park och VA. Dock återstår en hel del att arbeta med. Denna kontrollåtgärd bör kvarstå 2013. Förvaltningen behöver rikta särskilda insatser i form av information och utbildning samt ytterligare öka samarbetet med upphandlingsenheten. Kontrollen kvarstår. 4 Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt över beloppsgräns oavsett om det är investeringar inom bygg, VA, eller gata och park. Kontrollåtgärd: Har det fastställts rutiner för slutredovisningar inom de olika verksamheterna. Bakgrund: Idag hanteras olika typer av investeringar ekonomiskt på flera sätt. Bygginvesteringar balanseras tills byggnaden/anläggningen tas i drift. Under byggtiden belastas byggnaden med internränta. Vid tidpunkten när byggnaden tas i bruk påbörjar avskrivningarna löpa. Varje färdigställd byggnad (över ett visst belopp) stutredovisas och redovisas i nämnden.
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 5[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 Dock saknas tydliga riktlinjer och rutiner för vad som ingå i en slutredovisning. Övriga investeringar inom VA verksamheten och gata och park hanteras med att objekten under hela upparbetningstiden skrivs av. D v s avskrivning påbörjas omedelbart ett investeringsprojekt startar. Under 2012 har dock ett undantag gjorts avseende VA verksamheten. Det omfattande projektet Dagvatten Norra kommer att hanteras som ett byggprojekt. Det kommer att tas i drift etappvis under projekttiden. Investeringar inom VA och gata-park verksamheterna slutredovisas inte idag. Slutsats: Åtgärden bör kvarstå under 2013. Dels bör riktlinjer och rutiner fastställas inom fastighetsenheten och dels bör förvaltningen besluta hur övriga investeringar ska behandlas ekonomiskt. Riktlinjer och mallar måste tas fram så att samtliga investeringar kan slutredovisas. Kontrollpunkten bör kvarstå 2013. 5 Skogsförvaltningen Kontrollåtgärd: Klarlägga om den ekonomiska målsättningen i skogsbruksplanen inte överensstämmer med kostnaden för planerade insatser. Under 2011 granskades skogsförvaltningen och denna åtgärd avsåg klarlägga och åtgärda påpekandena i rapporten Slutsats och resultat: Under 2012 har 1 mnkr tillförts miljö och hälsoskyddsnämnden. Medlen är avsedda för naturvård och har resulterat i att en tjänst har tillsatts på miljöenheten. Någon särskild redovisning eller ekonomisk uppföljning har inte gjorts löpande. Skogen är en del av Botkyrkas gröna värden och ses som en stor tillgång för medborgare. Skogen ger kommunens medborgare möjlighet till rekreation. För Botkyrka är det av värde att bevara och sköta skogen. Bostadsnära skog ses som en tillgång. I och med strukturen och de stora behoven av skötsel sär det svårt att kunna avverka tillräckligt med skog, så att full finansiering uppnås. Vi kommer tydligare berätta vad som genomförs inom området skog och naturreservat i årsredovisningen samt redogöra för dess ekonomi. Kontrollen anses avslutad. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Gunilla Melkersson Chef ekonomienheten
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 6[6] 2013-05-07 Dnr sbf/2012:35 Övrig rubrik Text Expedieras till Text
TJÄNSTESKRIVELSE 1[2] 2013-05-07 Dnr sbf/2013:188 Referens Gunilla Melkersson Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll 2013 - Samhällsbyggnadsnämnden Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner den föreslagna internkontrollplanen 2013 för samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll (bilaga 1). Flera av kontrollpunkterna kvarstår från 2012. Valet av kontrollområden grundar sig på följande överväganden: 1. Lokalanskaffningsprocessen - Det är ett centralt område där tidigare års kontroller visat att det återstår att genomföra utlovade förbättringar. Kontrollen kvarstår. 2. Upphandling/inköp Den övergripande bedömningen är att gällande regler och riktlinjer följs, men att det finns förbättringsområden och frågor som bör utredas ytterligare. Kontrollen kvarstår. 3. Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt Under verksamhetsåret 2011 gjordes en revision av om slutredovisning av investeringsprojekt på ett ändamålsenligt sätt utifrån gällande regelverk. Internkontrollen kommer att följa upp att ovan beskrivna förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt tagits fram. 4. Underhåll av gator och parker Under 2012 genomfördes en revision avseende underhåll av gator och parker. Revisionen påpekar att de medel som avsätts varje år i kommunen inte motsvarar det underhållsbehov som finns. Medlen motsvarar inte heller den volymökning som har skett med nya gator, parker och grönområden. Vid en jämförelse med andra kommuner bedöms Botkyrka kommunen avsätta förhållandevis små resurser. Kontrollen syftar till att förklara hur de stora investeringar som genomförts de senaste åren tärt på budgeten. Ett eftersatt underhåll urholkar också budge- Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 613 81 Sms 0761 15 01 92 E-post gunilla.melkersson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2] 2013-05-07 Dnr sbf/2013:188 ten. Kontrollen ska även genomlysa hur de extra budgettillskott som verksamheten fått de senaste åren använts. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Gunilla Melkersson Chef ekonomienheten Bilaga 1: Sammanställning intern kontrollplan 2013 Sammanfattning Text Övrig rubrik Text Expedieras till Text
Intern kontrollplan för 2013 Bilaga 1 Granskningen avser Kontrollåtgärd Kontrollansvar Frekvens Metod Rappportering till Styrs av Lokalanskaffnings- Uppföljning av beslutade Fastighets- 4 st besluta- Utredning Förvaltnings- Internkontroll processen åtgärder vid tidigare chefen de åtgärder chef 2010,2011,20 internkontroller Kvarstår från 2012. Upphandling/inköp Är upphandlingen rätt 5 st inve- Chef personal- Riktlinjer för dokumenterad? Registrator sterings- Stickprov och administra- i dokumentsty Kvarstår från 2012. projekt från tion och arkivvård Upphandlings- FE, GAPA Förvaltnings- LOU samordnare och VA chef Förvaltningsgemen- Har förvaltningsgemensamma rut- Chefen för 5 st projekt Stickprov Förvaltnings- Svar på revisi samma rutiner för tiner för slutredovisningar av inve- ekonomienheten från FE, VA chef skrivelse date slutredovisningar steringsprojekt över beloppsgrän- och Gapa Stickprov 2011-03-24 av investeringsprojekt serna oavsett om det är invest. Kvarstår från 2012 Underhåll av gator Kontroll av underhållsplaner Gata och park Utredning Förvaltningschef Svar på revisi och parker och hur ekonomi följs upp. chefen skrivelse date Hur volymer påverkar ekonomin 2012-06-01 inom verksamheten
l 012 rutiner yrning d ionserad ionserad
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Samhällsbyggnadsnämnden 2013-06-03 Dnr sbf/2012:420 15 Förslag till detaljplan för Frigg 2 (sbf/2012:420) Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden uppdrar åt samhällsbyggnadsförvaltningen att upprätta förslag till detaljplan för Frigg 2 (54-55). Sammanfattning Detaljplanen syftar till att på fastigheten Frigg 2 möjliggöra för ett äldreboende i kombination med eventuella studentbostäder. Byggnaden anpassas till platsen, intilliggande bostadshus och naturmark. För området gäller Ändring av stadsplan för delar av planområdet Norsborg I som vann laga kraft 1970. Genomförandetiden för detaljplanen har gått ut. Ekonomi Detaljplanearbetet innebär inte några kommunala kostnader. Ett plankostnadsavtal upprättades mellan Botkyrka kommun och den sökande (exploatören) 2013-04-29. Parallellt med detaljplanearbetet ska ett exploateringsavtal utarbetas. Ärendet Kommunstyrelsen beviljade 2012-08-04, 126, positivt planbesked för rubricerad plan. Samtidigt gav Kommunstyrelsen samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att upprätta detaljplanen och att träffa överenskommelse med sökande om tidplan och hantering av kostnader. Ärendet hanteras med normalt förfarande. Planområdet är beläget i Norsborg där fastigheten varit bebyggd tidigare. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-05-02.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[3] 2013-05-02 Dnr sbf/2012:420 Referens Anna Ahlstrand Mottagare Samhällsbyggnadsnämnden Förslag till detaljplan för Frigg 2 Uppdrag Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden uppdrar åt samhällsbyggnadsförvaltningen att upprätta förslag till detaljplan för Frigg 2 (54-55). Sammanfattning Detaljplanen syftar till att på fastigheten Frigg 2 möjliggöra för ett äldreboende i kombination med eventuella studentbostäder. Byggnaden anpassas till platsen, intilliggande bostadshus och naturmark. Kommunstyrelsen beviljade 2012-08-04 ( 126) positivt planbesked för rubricerad plan. Samtidigt gav Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att upprätta detaljplanen och att träffa överenskommelse med sökande om tidplan och hantering av kostnader. Ärendet hanteras med normalt förfarande. Planområdet är beläget i Norsborg där fastigheten varit bebyggd tidigare. Bakgrund Platsen ligger i Norsborg i kommunens norra delar. Området består framförallt av flerbostadshus i åtta våningar. Söder om fastigheten ligger en förskola i en våning och en skogsdunge med ekar. Väster om finns en lekplats samt en parkeringsyta. Fastigheten har varit bebyggd tidigare. För området gäller Ändring av stadsplan för delar av planområdet Norsborg I som vann laga kraft 1970. Genomförandetiden för detaljplanen har gått ut. Botkyrkabyggen har tomträtt för fastigheten Frigg 2 och har kontaktats av sökande för att se på möjligheten till utveckling av fastigheten för att möjliggöra för ett äldreboende eventuellt i kombination studentbostäder. I Botkyrka råder det brist på äldreboenden samt studentboenden. Parkeringsbehovet löses på Botkyrkabyggens mark. Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 614 02 Sms 0734 21 88 87 E-post anna.ahlstrand@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se