Förfrågningsunderlag Upphandling enligt LOV Lagen om Valfrihet i hemtjänst Gällande personlig omvårdnad & serviceinsatser Revidering 2013-03-28 Tina Mansson och Monica Embretsen
Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare av hemtjänst Socialnämnden i Bollnäs kommun beslutade den 25 mars 2010 att införa valfrihetssystem inom hemtjänsten. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstkundernas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att invånare i Bollnäs kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja företag som ska utföra hemtjänstinsatserna. Denna upphandling genomförs enligt Lagen om valfrihetssystem LOV (SFS 2008: 962). Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade utförare kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på www.kammarkollegiet.se. Det innebär också att den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är kopplade till kommunala beslut samt att samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. Så här söker du om att bli godkänd som utförare av hemtjänst Du ansöker genom att fylla i ansökningsformuläret och skicka in det tillsammans med de efterfrågade bilagorna. I förfrågningsunderlaget finner du all information om hur val av utförare av hemtjänst kommer att fungera och vilka krav som ställs på utföraren. Du kan ansöka när du vill. Godkännande av utförare kommer att ske löpande. Inkomna ansökningar granskas regelbundet av kommunen. När ansökan godkänts av socialnämnden tecknas avtal. Kommunen kommer därefter att komplettera informationsmaterialet som riktas till hemtjänstkunderna med information om de nya utförarna. Kunderna kan då börja välja den nya utföraren. Godkända utförare kommer att publiceras på kommunens hemsida. Välkommen med Er ansökan! 2
Innehållsförteckning Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare av hemtjänst... 2 Så här söker du om att bli godkänd som utförare av hemtjänst... 2 1. AFFÄRSFÖRUTSÄTTNINGAR... 6 1.1 Huvudman... 6 1.2 Avtalets parter... 6 1.3 Definitioner... 6 1.4 Information om Bollnäs kommun... 6 1.5 Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystemet... 6 1.6 Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystemet... 7 1.7 Geografiskt etableringsområde... 7 1.8 Utförarens åtagande... 8 1.9 Ickevalsalternativ... 8 1.10 Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet... 8 1.11 Tilläggstjänster... 8 2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER... 9 2.1 Förfrågningsförfarande... 9 2.2 Frågor och svar, samt kompletteringar... 9 2.3 Ansökan och handläggning... 9 2.4 Kompletterande uppgifter... 10 2.5 Ansökan om rättelse... 10 3. KVALIFICERING AV UTFÖRARE... 11 3.1 Underlag för kvalificering... 11 3.2 Finansiell och ekonomisk förmåga... 11 3.3 Teknisk förmåga... 12 3.4 Godkännande av utförare... 12 4. SÄRSKILDA KRAV PÅ TJÄNSTENS INNEHÅLL... 13 4.1 Krav för Utförare inom Omvårdnad... 13 4.1.1 Hemtjänst - omvårdnad... 13 4.1.2 Kontaktmannaskap... 13 4.1.3 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal... 13 4.1.4 Hälso- och sjukvårdsinsatser enligt HSL... 13 4.2 Krav för Utförare inom Service... 14 4.2.1 Hemtjänst - service... 14 4.2.2 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal... 14 5. ALLMÄNNA KONTRAKTSVILLKOR... 15 5.1 Allmänt för utföraren... 15 5.2 Arbetsgivaransvar... 15 5.3 Kommunens ansvar... 15 5.4 Huvudmannaskap... 16 5.5 Grundläggande principer för valfrihetssystem... 16 5.6 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten... 16 5.7 Kvalitetsmål... 16 5.8 Jämställdhetskrav... 16 5.9 Uppföljning och rätt till insyn i verksamheten... 16 5.10 Tystnadsplikt... 17 5.11 Matdistribution... 17 5.12 Statistik... 17 3
5.13 Samrådsorgan/ Samarbete/ Samverkan... 17 5.14 Kris och beredskap... 17 5.15 Extraordinär händelse... 18 6. SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR... 19 6.1 Presentation av utföraren... 19 6.2 Utförarens marknadsföring... 19 6.3 Kundens val av utförare... 19 6.4 Kundens möjlighet till byte av utförare och omval... 19 6.5 Om kundens hjälpbehov förändras... 19 6.6 Kontaktmannaskap och anhöriga... 20 6.7 Genomförandeplan... 20 6.8 Utförarens skyldigheter... 20 6.8.1 Utförarens skyldigheter att ta uppdrag... 20 6.8.2 Övergripande kvalitetskrav och mål... Fel! Bokmärket är inte definierat. 6.8.3 Kompetensutveckling... 20 6.8.4 Miljö... 20 6.8.5 Lokaler... 20 6.8.6 Nyckelhantering / Nyckelfria lås... 21 6.8.7 Hemsida... 21 6.8.8 Datorer och datasystem... 21 6.8.9 IT-utrustning, telefoni samt teknikutrustning... 21 6.8.10 Dokumentation och förvaring av inkomna handlingar... 22 6.8.11 Bilar... 22 6.8.12 Arbetskläder... 22 6.9 Hjälpmedel... 22 6.10 Rutiner för anmälan av missförhållanden... 22 6.11 Klagomålshantering och synpunkter... 23 6.12 Allmänhetens rätt till insyn... 23 6.13 Lag om kollektivavtal... 23 6.14 Meddelarfrihet... 23 6.15 Gåvor till personal... 23 6.16 Privata medel... 23 7. KOMMERSIELLA KONTRAKTSVILLKOR... 24 7.1 Avgifter... 24 7.2 Avtalstid... 24 7.3 Avtalshandlingars inbördes rangordning... 24 7.4 Ersättning... 24 7.5 Moms... 25 7.6 Utbetalning av ersättning... 25 7.7 Fakturering... 25 7.8 Reglering efter avtalsslut... 26 7.9 Underleverantör... 26 7.10 Ändring av villkor på grund av politiska beslut... 26 7.11 Andra förändringar av villkor... 26 7.12 Avbrytande/upphörande av valfrihetssystem... 27 7.13 Omförhandling av avtalsvillkor... 27 7.14 Förändring av kapacitetstak... 27 7.15 Rättning och hävning av avtal... 27 4
7.15.1 Rättning... 27 7.15.2 Hävning... 27 7.16 Tillfälligt beställningsstopp... 28 7.17 Vite... 29 7.18 Avtalets upphörande i vissa fall... 29 7.19 Överlåtelse av avtal eller uppdrag... 29 7.20 Skadeståndsskyldighet... 29 7.21 Försäkringar... 29 7.22 Skatter och avgiftskontroll... 29 7.23 Befrielsegrunder (force majeure)... 29 7.24 Tvist... 30 Bilagor Vad ingår i insatserna Timersättning i Bollnäs kommun Månadskostnad för hyra av IT-system i Bollnäs kommun Blanketter Ansökan om godkännande att bedriva hemtjänst i Bollnäs kommun Val av hemtjänstutförare i Bollnäs kommun Uppsägning av hemtjänstutförare i Bollnäs kommun 5
1. AFFÄRSFÖRUTSÄTTNINGAR 1.1 Huvudman Bollnäs kommun Socialförvaltningen 821 80 BOLLNÄS Organisationsnummer: 212000-2361 E-post: social.forv@bollnas.se Kontaktperson: Socialchef 1.2 Avtalets parter Uppdragsgivare: Socialnämnden Bollnäs kommun Beställare: Socialnämnden Bollnäs kommun Utförare: Part som erhåller avtal Avtalspartner: Uppdragsgivare och utförare 1.3 Definitioner LOV HSL SoL AML KL SOSFS SN MAS Lag om valfrihetssystem Hälso- och sjukvårdslagen Socialtjänstlagen Arbetsmiljölagen Kommunallagen Socialstyrelsens författningssamling Socialnämnden Medicinskt ansvarig sjuksköterska, som har ett övergripande ansvar för den kommunala hälso- och sjukvården 1.4 Information om Bollnäs kommun Bollnäs kommun är beläget i södra Hälsingland, i hjärtat av Gävleborgs län. Kommunen har en folkmängd på ca 26 200 personer, varav 13 000 invånare finns i centralorten Bollnäs. Andra orter i kommunen är Arbrå, Kilafors samt Rengsjö. Med en yta på 1 827 kvadratkilometer ger det en befolkningstäthet på 15 invånare per kvadratkilometer. För ytterligare information om Bollnäs kommun och socialförvaltningens verksamhet hänvisas till www.bollnas.se 1.5 Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystemet Socialnämnden i Bollnäs kommun beslutade den 25 mars 2010 att införa valfrihetssystem inom hemtjänst. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstkundernas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att de invånare i Bollnäs kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja utförare av hemtjänstinsatserna. Valet kan göras bland de hemtjänstutförare som socialnämnden har godkänt och tecknat avtal med eller kommunens egen hemtjänst. Socialtjänstlagen reglerar kommunernas ansvar för insatser inom socialförvaltningen för bl.a. äldre och personer med funktionsnedsättning. I Bollnäs kommun har socialnämnden det 6
yttersta ansvaret för att de personer som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Socialnämndens uppgift är att godkänna utförare, d v s ange de krav gällande insatser inom socialförvaltningen för äldre som utföraren ska uppfylla för att kvalificera sig. Vidare ansvarar socialnämnden för att kontrollera och följa upp att kraven är uppfyllda, detta gäller även Bollnäs kommuns hemtjänst som idag tillgodoser hela kommunens behov. Inom socialförvaltningen finns en handläggarenhet där biståndshandläggare har delegation att besluta om omvårdnads- och serviceinsatser till enskilda. Alla utförare som önskar delta i valfrihetssystemet ska ha rätt att ansöka om godkännande som utförare. Samtliga sökanden som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, ska godkännas av kommunen. Kommunen ska lämna information till allmänheten om samtliga utförare som kontrakterats enligt LOV. Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Lagen bygger på att det inte är någon priskonkurrens mellan utförarna, då syftet är att ge den enskilde möjlighet att välja den utförare som kunden uppfattar tillhandahåller den bästa servicen. 1.6 Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystemet Hemtjänst är samlingsnamnet för alla insatser som beviljas den enskilde enligt SoL i dennes hem. Hemtjänst omfattar omvårdnad och insatser av servicekaraktär. LOV omfattar alla kunder som har ett biståndsbeslut om beviljad hemtjänst enligt SoL för omvårdnad och/eller service. De tjänster som en privat utförare kan utföra är; Kategori A Omvårdnad Personlig omvårdnad, insatser som avser att stötta individen med den hjälp han/hon behöver kring sin person som personlig omvårdnad, hygien, av- och påklädning, toalettbesök, matdistribution eller stöd i måltidssituation. Kategori B Service Serviceinsatser innebär hjälp med t ex inköp, städ, tvätt och sopsortering. En utförare kan välja att utföra enbart kategori A (omvårdnad) eller B (service) alternativt både A och B (omvårdnad och service). 1.7 Geografiskt etableringsområde Bollnäs kommun indelas i fyra hemtjänstområden Bollnäs, Arbrå, Kilafors och Rengsjö. Ansökande utförare ska ange vilket eller vilka geografiska områden som denne önskar bedriva verksamhet inom. Utföraren kan genom en förenklad anmälan till socialnämnden förändra sitt val av geografiskt område. Förändringen träder i kraft vid första månadsskifte efter beslut. Utföraren ska fortsätta att utföra insatserna till de kunder som valt dem, oavsett om brukaren hamnar utanför det geografiska området vid en eventuell minskning. 7
1.8 Utförarens åtagande Utförarens åtagande följer av det avtal som kommunen slutit med respektive utförare. En utförare av omvårdnad förbinder sig att leverera mellan klockan 07:00 och 21:30 under årets alla dagar. Detta gäller även att åtgärda trygghetslarm under angiven tid. Utföraren lämnar utifrån fastställd rutin rapporter till kommunens nattpatrull om kund som erhållit omvårdnad. Utförare av service förbinder sig att leverera måndag-fredag 08.00-17.00 eller enligt överenskommelse med kunden. Utföraren kan lägga ett kapacitetstak på max antal timmar per månad. Utföraren kan inte välja kunder. Kommunen garanterar inte någon volym men utföraren ska kunna ta emot minst fem kunder. Det är kundens val utifrån biståndsbeslut och utförda timmar som avgör den volym utföraren får. 1.9 Ickevalsalternativ För den kund som inte önskar välja utförare ska kommunen tillhandahålla ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet i Bollnäs kommun är kommunens hemtjänst. Den kund som innan införandet av LOV har bistånd för hemtjänst blir kvar i den kommunala verksamheten om inget aktivt val görs. 1.10 Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet Tjänster som inte ingår i det fria valet och som utförs av kommunens egen regi är: nattillsyn installation av trygghetslarm åtgärd av trygghetslarm för de kunder som enbart har service och /eller trygghetslarm 1.11 Tilläggstjänster Utföraren kan, utöver de tjänster som biståndshandläggaren beslutat att kunden har rätt till, erbjuda tilläggstjänster. Utförarna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsten får inte vara del av biståndsbeslutet. Tilläggstjänsterna får inte vara obligatoriska för att kunna välja en utförare. Vilka tilläggstjänster en utförare erbjuder ska finnas med i basinformationen till kunden. Tilläggstjänster faktureras direkt till kunden från utföraren. Om kunden väljer att nyttja tilläggstjänsterna får kunden betala detta utöver de beslutande insatserna. Tilläggstjänsterna ingår inte i maxtaxan. Det ska tydligt framgå att kunden inte har någon skyldighet att köpa några tilläggstjänster. 8
2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Förfrågningsförfarande Förfrågningsförfarandet genomförs enligt LOV, Lag om valfrihetssystem. Ansökan ska ske enligt blankett Ansökan om godkännande att bedriva hemtjänst i Bollnäs kommun. Svara genom att kryssa i de rutor som finns under varje krav samt fyll i de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. För att underlätta utvärderingen och intern hantering tänk på följande: Fullständig ansökan lämnas på svenska Ange företagsnamn och organisationsnummer Samtliga handlingar ska vara sidnumrerade Insändes som ett undertecknat original Sökande ska ange om; ansökan avser hemtjänst omvårdnad, kategori A ansökan avser hemtjänst service, kategori B ansökan avser visst kapacitetstak per månad (max/min antal timmar) sökanden avser att tillhandahålla tilläggstjänster och redogöra för vilka dessa är 2.2 Frågor och svar, samt kompletteringar Vid eventuella frågor om förfrågningsunderlaget ber vi sökanden att skicka sin frågeställning via social.forv@bollnas.se, märk ämnet med LOV. Svar på frågor som kompletterar förfrågningsunderlaget eller av någon annan anledning behöver förtydligas publiceras på www.bollnas.se 2.3 Ansökan och handläggning Inkommen ansökan ska öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter kommer en kontroll att göras om sökande uppfyller samtliga krav i ansökningsformuläret, se blankett Ansökan om godkännande att bedriva hemtjänst i Bollnäs kommun. Sökande kommer inom en månade efter inkommen komplett ansökan att få besked om de godkänts som utförare. Inom 10 dagar efter underrättelse om beslut om godkännande skrivs avtal för en tid av tre år med leverantören. Avtalsstart sker enligt överenskommelse. Ansökan om att bli privat utförare av hemtjänstinsatser i kommunen ska skickas i ett kuvert märkt LOV, Bollnäs kommun till följande adress: Bollnäs Kommun Socialförvaltningen 821 80 BOLLNÄS 9
2.4 Kompletterande uppgifter Kommunen tillåter att sökanden rättar felskrivningar eller andra uppenbara fel. Kommunen får även begära att en ansökan förtydligas och kompletteras. Ansökan får dock endast rättas och kompletteras på kommunens begäran. Alla kompletteringar ska ske skriftligt. 2.5 Ansökan om rättelse En sökande får ansöka om rättelse, om beslutet går denna emot, det vill säga att sökande inte godkänns i LOV-systemet. I kommunens beslut ska det framgå hur en ansökan om rättelse sker. 10
3. KRAV PÅ UTFÖRARE För att vara godkänd som utförare inom beställarens valfrihetssystem ska utföraren vid varje tidpunkt uppfylla kraven för kvalificeringsvillkor enligt nedan. 3.1 Kvalificeringsvillkor Utföraren får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastade näringsförbud. Utföraren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande. Utföraren och/eller ansvarig för verksamheten får inte genom lagakraftvunnen dom vara dömd för brott som avser yrkesutövningen. Utföraren och/eller ansvarig för verksamheten får inte ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Utföraren ska visa att den fullgör sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Utföraren ska senast när verksamheten startar vara registrerad hos bolagsverket och uppvisa registreringsbevis. Utföraren ska senast när verksamheten startar inneha F-skattesedel. Samtliga företag ska skicka in en affärsplan och en finansiellplan som inkluderar en budgetoch resultatredovisning. Aktuell årsredovisning, delårsrapport alternativt ekonomisk uppföljning ska även det bifogas i ansökan. Utföraren ska uppvisa utdrag från kreditupplysningsföretag, som har tillstånd att bedriva kreditupplysning, eller på annat sätt om leverantörens verksamhet är nystartad, visa att den har erforderlig kapacitet. Kontraktet får inte överlåtas till annan fysisk eller juridisk person. Om utföraren är en juridisk person och denne byter ägare ska ny ansökan ges in och kontraktet omprövas. Leverantören ska inneha ansvarsförsäkring och patientskadeförsäkring som säkerställer att den enskilde och kommunen hålls skadelös för skada orsakad genom fel eller försummelse av personal anställd hos leverantören. Nybildade företag eller företag under bildande ska till ansökan bifoga en affärsplan inkluderande en finansiell plan. Kommunen kommer att göra bedömningen om startkapitalet räcker för att tillgodose kravet på att sökande har tillräckligt med resurser för att bedriva verksamheten i ett långsiktigt perspektiv. I osäkra fall kan krav på bankgaranti ställas. 11
3.2 Referenser Beställaren använder referenser i kvalificeringsfasen, syftande till att fastställa att en utförare har tillräcklig förmåga och kapacitet att genomföra uppdraget. Alla referenser dokumenteras. För redan verksamma utförare inom kommunen och beställarens ansvarsområde gäller, avseende referenser, att sådana inte ska uppges. Beställaren gör en bedömning av utförarens lämplighet, vilken utgår från dennes förmåga att utföra uppdrag inom beställarens ansvarsområde i kommunen de senaste två åren. Två kriterier utgör grund för bedömningen: resultat av brukarenkäter och resultat av avtalsuppföljningar. Om utföraren under de senaste två åren inte har uppnått beställarens mål och indikatorer, samt haft fler än tre områden att förbättra och inte visat förmåga att förbättra dessa, bedöms inte utföraren vara lämplig att fortsätta bedriva former av verksamhet inom beställarens valfrihetssystem. För icke verksamma utförare inom beställarens valfrihetssystem eller de som inte har varit det de senaste två åren, ska leverantören lämna tre referenser. Beställaren gör en bedömning av utförarens lämplighet, vilken utgår från dennes förmåga att utföra uppdrag inom beställarens ansvarsområde i staden 3.3 Teknisk förmåga Bollnäs kommun kommer att göra en trovärdighetsbedömning om utföraren uppfyller genomförandet av systematiskt arbetsmiljöarbete och kvalitetsledningssystem. 3.4 Godkännande av utförare Den som bedöms uppfylla kraven under särskilda krav på tjänstens innehåll, allmänna kontraktsvillkor, särskilda kontraktsvillkor och kommersiella kontraktsvillkor, samt klarat kvalificeringen med finansiell-, ekonomisk- och teknisk förmågan är godkänd. 12
4. SÄRSKILDA KRAV PÅ TJÄNSTENS INNEHÅLL 4.1 Krav för Utförare inom Omvårdnad 4.1.1 Hemtjänst - omvårdnad Hemtjänst i ordinärt boende ska ha sin utgångspunkt i att kundens funktioner för den dagliga livsföringen upprätthålls samt att social isolering motverkas. Hemtjänsten ska genomsyras av grundtanken att kunden har förmåga att själv välja hur hon eller han vill leva sitt liv. Kundens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Utföraren ska ha ett rehabiliterande och aktiverande förhållningssätt till kunderna och ge hjälp till självhjälp. Med omvårdnad avses stöd för klara fysiska, psykiska och sociala behov. Kunden ska ges kontinuitet när det gäller personal. Samverkan mellan kunden och personalen ska framför allt bygga på kontaktmannaskap. 4.1.2 Kontaktmannaskap En kontaktman i arbetsgruppen ska utses som är den som har ett extra ansvar för att hålla god kontakt med kunden. Kontaktmannen ska delta vid omvårdnadsplaneringen och se till att genomförandeplanen är aktuell samt att kundens behov är väl kända av alla i arbetsgruppen. Kontaktmannen kan också ha kontakt med anhöriga eller gode män om behov finns. 4.1.3 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal Det ska finnas en eller två personer som är ansvarig för verksamheten. Kravet för den/de som är ansvarig är att den/de minst ska ha relevant högskoleutbildning eller ha arbetat minst fem år inom omvårdnadsarbete. Den/de sökande ska bifoga CV, samt betyg som styrker detta. Utföraren ska ha ett framtaget introduktionsprogram som tillämpas vid nyanställning. Övrig personal ska ha relevant gymnasieutbildning/kunskap för arbetet. 4.1.4 Hälso- och sjukvårdsinsatser enligt HSL Utförarens personal ska enbart ta på sig ansvaret för hälso- och sjukvårdsinsatser om detta görs på delegation från hälso- och sjukvården. När kunden själv inte kan ansvara för sina läkemedel och sitt läkemedelsintag ska utföraren vara behjälplig om denne är delegerad att utföra den insatsen. Hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs på delegation ingår i nivåersättningen. Om kunden däremot behöver praktisk hjälp kan det bli aktuellt för personalen att exempelvis öppna medicinburkar. Insatsen betraktas då som del av egenvård och kan ingå i beslut om biståndsinsatser. Egenvård är åtgärder som en person själv utför för att upprätthålla hälsa och välbefinnande. I egenvården innefattas åtgärder som en person utför på rekommendation av hälso- och sjukvårdspersonal och i så fall inte initierar själv. Det är utförandet och inte initierandet som är kännetecken på egenvård. 13
Primärvården kan via enhetschefen delegera sjukvårdsinsatser så som medicindelning, ge insulin etc. till hemtjänstens personal. Men hemtjänsten utför endast detta i samband med att de är på hembesök till kunden vid ett biståndsbeviljat besök. I samband med att LOV införs i kommunen kommer primärvården att få fler utförare att ha kontakt med. Om kunden har kontakt med primärvården är det varje utförares ansvar att meddela primärvården om att de valts som utförare till denna person. Detta för att primärvården ska veta vem de ska ha kontakt med gällande kunden. Det är också viktigt att utföraren meddelar primärvården om kunden avslutar sin hjälp hos dem. 4.2 Krav för Utförare inom Service 4.2.1 Hemtjänst - service Med service menas praktisk hjälp med hemmets skötsel. Hemtjänsten ska genomsyras av grundtanken att kunden har förmåga att själv välja hur hon eller han vill leva sitt liv. Kundens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. 4.2.2 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal Det ska finnas en eller två personer som är ansvarig för verksamheten. Kravet för den/de som är ansvarig är att den/de minst ska ha relevant utbildning samt ha arbetat minst två år inom servicetjänster. Den/de sökande ska bifoga CV, samt betyg som styrker detta. Övrig personal ska ha relevant utbildning/kunskap för arbetet. 14
5. ALLMÄNNA KONTRAKTSVILLKOR 5.1 Allmänt för utföraren Insatser inom socialförvaltningen ska vara av god kvalitet. Utföraren ska bedriva verksamhet i enlighet med SoL samt övriga lagar och författningar som gäller inom verksamhetsområdet, se bilaga. Vidare ska verksamheten utgå från de grundläggande värderingar och den inriktning som socialnämnden beslutat om. Detta finns att läsa om i aktuell Socialtjänstplan. Det är utförarens ansvar att inhämta information samt skaffa kunskap om ovanstående. Det är utförarens ansvar att se till att alla i verksamheten har all relevant utbildning och kunskap som krävs för att kunna bli utförare inom hemtjänst. Utföraren ska iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Verksamheten ska bedrivas religiöst och politiskt obundet. Kundens behov av önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska i möjligaste mån respekteras. Utförarens personal ska behärska svenska språket i tal och skrift, i förekommande fall ska SFI (svenska för invandrare) vara godkänd. Dessutom ska utföraren sträva efter att erbjuda kunden hjälp av personal som talar kundens modersmål. Om tolk måste anlitas står utföraren för dessa kostnader. Utförare som Bollnäs kommun skrivit avtal med ska bära giltig identifikation/legitimation synlig för kunden. Om kommunen ändrar kraven måste även utförarna göra det. 5.2 Arbetsgivaransvar Utföraren är arbetsgivare för sin personal och är ansvarig för att; gällande lagar och föreskrifter efterföljs anställa och avlöna personal betala in skatter och sociala avgifter förebygga skador personalens tystnadsplikt efterlevs teckna kollektivavtal bedriver systematiskt arbetsmiljöarbete 5.3 Kommunens ansvar Kommunernas ansvar för vård, omsorg och övriga stödinsatser regleras i SoL, HSL samt LSS till vissa funktionshindrade. Kommunallagen ger kommunen rätt att efter beslut i fullmäktige, lämna över vården av en kommunal angelägenhet, som inte reglerats i särskild ordning, till ett aktiebolag, ett handelsbolag, en ekonomisk förening, en ideell förening eller en enskild individ. Kommunen är skyldig att kontrollera och följa upp verksamheten. Kommunen måste garantera att medborgarna får insyn och blir informerade om de utförare som kommunen skriver avtal med. 15
5.4 Huvudmannaskap Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor gällande myndighetsutövning. Socialstyrelsen är ansvarig tillsynsmyndighet. 5.5 Grundläggande principer för valfrihetssystem Uppdragsgivaren ska behandla utförarna på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Uppdragsgivaren ska också ta hänsyn till principerna om öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet samt jämställdhet när den tillämpar valfrihetssystem. 5.6 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska utföraren ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet som uppfyller kraven i gällande lagstiftning. 5.7 Kvalitetsmål Följande gäller för samtliga utförare av hjälp i hemmet, de skall: Utföra verksamheten i enlighet med SoL samt övriga lagar och författningar som gäller inom verksamhetsområdet Att följa socialnämndens styrdokument och planer Ha ett bra bemötande och en god tillgänglighet Ha respekt för människors självbestämmande och integritet Skapa tydlig delaktighet för både kunder och närstående Medverka till att skapa trygghet för kunden Ha ett rehabiliterande förhållningssätt Ha rättssäker ärendegång och dokumentation 5.8 Jämställdhetskrav För att kunna ingå avtal med socialnämnden ska utföraren följa socialnämndens jämställdhetspolicy, i vilken man bland annat fastslår att jämställdhetsarbetet inom socialnämnden är en del av ett pågående kvalitetsarbete och att det är viktigt att kvinnor och män får en likvärdig behandling. 5.9 Uppföljning och rätt till insyn i verksamheten Utföraren ska bistå kommunen med det underlag som krävs för att kommunen ska kunna följa upp kraven i förfrågningsunderlaget. Utföraren förbinder sig att utan oskäliga dröjsmål lämna uppgifter/information som kommunen i övrigt efterfrågar, till exempel dokumentation som rör kunden, information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. 16
Utföraren ska redovisa uppföljning enligt de kvalitetssystem/rutiner som utföraren tillämpar. Utföraren förbinder sig också att medverka i de kvalitets- och kundundersökningar som socialförvaltningen genomför och som kommer att redovisas på kommunens hemsida. Utföraren ska snarast lämna in sin årsredovisning till socialförvaltningen efter att årsredovisningen är godkänd, dock senast i april månad. För utförare med brutet räkenskapsår gäller motsvarande tid efter årsslut. Kommunen förbehåller sig rätten till stickprovskontroller i form av genomförda insatser. Kommunen kommer att lämna ut enkäter samt intervjua de kunder som är beviljad hemtjänst hos respektive utförare och därigenom följa upp verksamheten. Utföraren är skyldig att delta i de möten som socialförvaltningen inbjuder till, utan särskild ersättning. 5.10 Tystnadsplikt Alla anställda inom socialförvaltningen och hälso- och sjukvården ska läsa igenom och underteckna en sekretessförbindelse. Sekretessen gäller allt som rör den enskilde kunden exempelvis hälsotillstånd, personliga tillstånd eller personliga förhållanden. Utföraren skall se till att all personal som är verksam inom den aktuella verksamheten undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt och se till att den efterlevs. 5.11 Matdistribution Utföraren ansvarar för kundens matdistribution. Utföraren ansvarar för att den kost som kunden behöver tar hänsyn till enskild kunds specifika nutritionsbehov samt följer kommunens kvalitetskrav, baserat på Livsmedelsverkets rekommendationer. 5.12 Statistik Utföraren är skyldig att utan ersättning leverera statistiska uppgifter till Statistiska Centralbyrån, andra statliga myndigheter och Sveriges kommuner och landsting. 5.13 Samrådsorgan/ Samarbete/ Samverkan Utföraren och Bollnäs kommun ska samverka för att skapa bästa möjliga förutsättningar för uppdragets genomförande och för en god personlig omvårdnad respektive service inom hemtjänsten. Båda parter är skyldiga att informera varandra om förändringar som kan påverka förutsättningar för vardera partens åtagande och ansvar. Utföraren är skyldig att delta i nödvändiga samverkansformer för hemtjänst tillsammans med kommunen och eventuellt andra utförare, utan särskild ersättning. 5.14 Kris och beredskap Utföraren ska vara insatt i lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Utföraren ska utifrån sin verksamhet: Göra en riskanalys för verksamheten, så att säkerhet erhålls för kunderna. Upprätta en skriftlig plan över hur man ska agera i en allvarlig händelse eller kris, såsom brand, längre tids-, el- eller vattenavbrott eller om personal eller kund skadas allvarligt i 17
bostaden. Denna plan ska vara känd av personalen. Utföraren ska också känna till kommunens kris- och beredskapsplan, vilket erhålls på begäran. Riskanalys och skriftlig plan utformas efter verksamhetens omfattning. 5.15 Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en större händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Utföraren kan vid allvarlig kris och extraordinär händelse, där insatser behövs till skydd för människor och egendom av stort värde, använda resurserna på annat sätt än vad som här avtalats. 18
6. SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 6.1 Presentation av utföraren För att kunden ska kunna göra ett aktivt val ska varje utförare sammanställa ett informationsmaterial om den verksamhet som denne bedriver. I materialet ska eventuellt kapacitetstak och geografiskt område finnas med. Utföraren ska senast i samband med avtalstecknande lämna över information om sig själv och sin verksamhet enligt de riktlinjer som kommunen bestämt. 6.2 Utförarens marknadsföring Utförarens marknadsföring får inte ske aggressivt utan ska ske i enlighet med god marknadsföringssed, med stor respekt för kunden och övriga utförare. Utförare som inte respekterar detta kan komma att nekas fortsatt uppdrag i kommunen. Kommunen har tolkningsföreträde. 6.3 Kundens val av utförare En av grundpelarna i ett valfrihetssystem är kundens rätt att välja och byta utförare av tjänsten. En kund har alltid rätt men ingen skyldighet att välja och byta utförare. 6.4 Kundens möjlighet till byte av utförare och omval Kunden har alltid rätt att byta utförare om denne exempelvis inte är nöjd med hjälpen den får, eller vill prova en annan utförare. Om kunden önskar byta utförare eller vill säga upp sina hemtjänstinsatser ska denne kontakta biståndshandläggaren. Vid byte av utförare eller uppsägning av hjälpinsatser meddelar biståndshandläggaren den utförare som ska avsluta hemtjänstinsatserna hos kunden, samt den nya utföraren om att denne fått en ny kund. Meddelande till verkställande enhet ska ske omgående då kunden gjort sitt val. Det ska även bekräftas skriftligt, se blankett Val av hemtjänstutförare och Uppsägning av hemtjänstutförare. Kunden ska meddela biståndshandläggaren senast den 20:e aktuell månad om denne vill byta utförare. Bytet kommer då att träda i kraft så snart som möjligt men som längst 14 dagar. Fram till att bytet är genomfört är det den ursprungliga utföraren som utför insatserna och erhåller ersättning. Utföraren ska underlätta för kunden och säkerställa att god kvalitet och säkerhet i samband med bytet bibehålls. Utföraren ska också bidra till att bytet inte upplevs som negativ för kunden och andra berörda. 6.5 Om kundens hjälpbehov förändras Om utföraren eller kundens anhöriga uppmärksammar att kunden anser sig behöva utökad hemtjänst, ska utföraren kontakta biståndshandläggaren. Detta gäller också om kundens hjälpbehov minskar. Utföraren ansvarar för att omgående meddela biståndshandläggaren om det har inträffat något som medfört att insatsen inte kan genomföras som planerat. Vid akuta situationer, till exempel vid behov av tillfälligt utökad hjälp kan utföraren sätta in extra hemtjänst under en veckas tid. Om man i slutet av den tiden ser att kunden kommer att behöva fortsatt utökad hjälp under en längre tid ska biståndshandläggaren kontaktas. 19
6.6 Kontaktmannaskap och anhöriga När utföraren får uppdraget att utföra hemtjänstinsatser av biståndshandläggaren ska utföraren utse en kontaktman till kunden. Kunden ska ha en kontaktman inom en vecka från att utföraren meddelats om uppdraget. Om kunden inte är nöjd med sin kontaktman har denne rätt att byta. Kontaktmannen är den person i personalgruppen som kunden i första hand vänder sig till om denne har synpunkter eller klagomål. Kontaktmannen är oftast med vid uppföljningar samt har kontakt med anhöriga. Allt samarbete mellan personal och anhöriga måste bygga på samtycke från kunden. 6.7 Genomförandeplan En genomförandeplan utifrån biståndsbeslutet ska upprättas av utföraren inom två veckor efter att beställning inkommit samt dokumenteras i verksamhetssystemet. Kunden och utföraren kommer tillsammans överens om hur den/de beviljade insatserna ska utföras och vilken tid de ska utföras på. Genomförandeplanen ska kontinuerligt följas upp vid förändringar samt minst en gång per år. 6.8 Utförarens skyldigheter 6.8.1 Utförarens skyldigheter att ta uppdrag Utföraren förbinder sig att ta emot de uppdrag som kommer från kommunen för hemtjänstinsatser inom ramen för eventuellt kapacitetstak och/eller geografiskt område. Om en kund får utökade hemtjänstinsatser ska detta inte begränsas av eventuellt kapacitetstak. Om en kund flyttar utanför det geografiska området som utföraren är verksam inom upphör utförarens skyldighet att ta uppdraget. Kunden ska i god tid före flytt få information om detta. 6.8.2 Kompetensutveckling Det är chefen för verksamheten som ser till att personalen kontinuerligt ges kompetensutveckling. Utförarens personal har rätt att delta i sådana utbildningar som socialförvaltningen anordnar, om utbildningen anses lämplig för utförarens verksamhet. Om utförarens personal deltar i någon utbildning debiteras utföraren samma kostnad som socialförvaltningen betalar för sina medarbetare. 6.8.3 Miljö Utföraren ska arbeta för uthållig resursanvändning. Miljöfrågorna ska integreras som en naturlig del av arbetet. Utföraren ska sträva efter att minimera faktorer i verksamheten som påverkar miljön negativt bl a genom att göra så miljömedvetna köp som möjligt. 6.8.4 Lokaler De som blir utförare i Bollnäs kommun ska beskriva vilka lokaler denne tänker använda. Sökande som önskar hyra lokal av kommunen kan få tillgång till dessa i mån av ledig lokal. 20
6.8.6 Nyckelhantering / Nyckelfria lås Utföraren ska ha säkra rutiner för hanteringen av kundens nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Vid förlust av nycklar ska utföraren ombesörja och bekosta låsbyte så snart det kan ske. Kostnader vid låsbyte förorsakat av utföraren, bärs av utföraren. Nyckelfria lås är infört i kommunen. 6.8.7 Hemsida Utförarens telefonnummer ska finnas hos kommunens växel. På Bollnäs kommuns webbplats, www.bollnas.se, presenteras utförarna, deras verksamhet, geografiskt verksamhetsområde samt kvalitetsarbete. Har utförarna egen webbplats skall länkning till Bollnäs kommuns webbplats ske. 6.8.8 Datorer och datasystem Bollnäs kommun använder sig av flera datasystemet för att styra och följa upp verksamheten. Dessa system ska även de privata utförarna använda sig av för att kunna ta emot uppdrag/beställningar från biståndshandläggare, meddela biståndshandläggaren när det sker förändringar samt verkställa beslut. För aktuella IT-system betalar utföraren ett självkostnadspris per månad. Se bilaga om kostnad. 6.8.9 IT-utrustning, telefoni samt teknikutrustning IT-utrustning och uppgradering enligt standard, för att tillgodose uppdragsgivaren krav på datakommunikation bekostas av socialförvaltningen. Kommunens IT-avdelning svarar, på uppdrag av socialförvaltningen för driften av datasystemet. Om utföraren önskar nyttja dator i annat syfte erfordras godkännande av kommunens ITavdelning och socialförvaltningen. Nyanskaffning av utrustning, som kommer att vara ansluten till kommunens datanät, förutsätter ett godkännande från kommunens IT-avdelning. Övrig förnyelse och utökning av IT-utrustning, utöver standard, ombesörjes av utföraren. För internetuppkoppling, förbrukningsvaror m.m. t.ex. batterier ansvarar utföraren för kostnaderna. Vid grundutbildning/planerade utbildningstillfällen och support i verksamhetssystem står socialförvaltningen för utbildningskostnader för kursledning, lokaler och utrustning. Utföraren står för samtliga personalkostnader för sin personal. Utföraren ska ombesörja anskaffning av telefoner, faxar, kopiatorutrustning mm. Utföraren ansvarar själv för anskaffning av mobiltelefon, vilken ska vara kompatibel med socialförvaltningens IT-system och står själv för abonnemang mm. IT-utrustningen ska återlämnas i fungerande skick till socialförvaltningen vid avtalets upphörande. Utföraren ska följa kommunens upprättade rutiner som finns för IT-system inklusive en påskrift av blankett för IT-säkerheten. 21
6.8.10 Dokumentation och förvaring av inkomna handlingar Utföraren skall tillse att dokumentation av sociala insatser sker enligt 11 kap 5-6 SoL. Omvårdnadsdokumentationen är databaserad och skall ske i kommunens verksamhetssystem. Utföraren ansvarar för att alla handlingar som rör kundens personliga förhållanden förvaras så, att den som är obehörig inte får tillgång till dem. Om kunden väljer att avsluta hjälpen eller om kunden avlider ska utföraren se till att samtliga journalhandlingar och arbetsmaterial överlämnas till socialförvaltningen. Alla handlingar ska vid ett avslut förvaras i kundens personakt hos socialförvaltningen. 6.8.11 Bilar Utföraren ansvarar själv för transporten till sina kunder. 6.8.12 Arbetskläder Utföraren skall ansvara för att tillhandahålla och tvätta kläder som personalen behöver i verksamheten. 6.9 Hjälpmedel Hjälpmedel som innefattas av egenvård, det vill säga rollatorer, toalettförhöjningar, badbrädor mm, betalas av kunden själv. Hjälpmedel som kunden behöver, men som inte ryms inom egenvård betalas av Landstinget eller Kommunen, beroende på vilken huvudman som har hälso- och sjukvårdsansvaret. 6.10 Rutiner för anmälan av missförhållanden Enligt SOSFS 2011:5 Lex Sarah ska den som yrkesmässigt bedriver enskild verksamhet fastställa rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Rutiner ska även fastställas för hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden ska fullgöras. Rutinerna ska dokumenteras. Av rutinerna ska även framgå hur socialnämnden ska informeras. Förutom anmälan om missförhållanden ska utföraren ha en rutin när det gäller avvikelser. Alla avvikelser ska skrivas ner i en speciell rapport och därefter skickas in till Medicinskt ansvarig sjuksköterska ( MAS) i socialförvaltningen för behandling. Berörs arbetsledaren av anmälan ska den lämnas till socialförvaltningen. Det finns också möjlighet att anmäla direkt till socialnämnd eller Socialstyrelsen. I riktlinjerna för Lex Sarah hänvisas det även till hur man som personal ska hantera kundens ekonomiska medel. Utföraren ska vid ansökan redovisa en rutin för missförhållanden. Om det handlar om en medicinsk avvikelse kontaktar personalen själva ansvarig sjuksköterska. Personalen lämnar in avvikelsen till sin närmaste chef som undertecknar och skickar det vidare till Medicinskt ansvarig sjuksköterska ( MAS) inom socialförvaltningen. 22
6.11 Klagomålshantering och synpunkter Oavsett vilken utförare det är som mottar klagomålet ska detta noteras och skickas vidare till socialförvaltningen för diarieföring av handlingen. Klagomål ska följa Bollnäs kommuns klagomålshantering. Utföraren ska vid ansökan redovisa en rutin för klagomålshantering. Utföraren ska när som helst kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit samt redovisa för vilka åtgärder som vidtagits. Detta ska ske till socialnämnden samt till Socialstyrelsen när de gör tillsyn. 6.12 Allmänhetens rätt till insyn Socialnämnden har skyldighet att se till att allmänheten får insyn i socialnämndens verksamhet. Socialnämnden äger därför rätt att, från utföraren, på begäran få sådan information som kan göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten utförs, i enlighet med 3 kap 19a Kommunallagen. Se även punkt 6.15 Meddelarfrihet. 6.13 Lag om kollektivavtal Utföraren får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar och kollektivavtal eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. 6.14 Meddelarfrihet Personal anställd hos utföraren har rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet som gäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap 1 samt sekretesslagen 16 kap 1. 6.15 Gåvor till personal Utföraren får inte ta emot gåvor från kund. Den enskilde kunden ska ha tryggheten att inte behöva känna ett krav att också själv belöna utföraren även om denna visat gott bemötande och gjort ett bra jobb. Utföraren får under inga förhållanden låta sig bli inblandad i tillkomsten av kundernas eventuella testamenten. Även bevittnande av testamente ska undvikas. 6.16 Privata medel Kunden har ansvar för att själv ta hand om sina privata medel och besluta om sina inköp. I de fall personen av olika skäl har svårt att hantera privata medel kan en god man eller förvaltare ha det ekonomiska ansvaret. I det fall utföraren behöver hjälpa till med inköp ska överenskommelse finnas med kunden eller dennes företrädare. 23
7. KOMMERSIELLA KONTRAKTSVILLKOR 7.1 Avgifter Kommunen ansvarar för och debiterar avgifter för personlig omvårdnad och service. Avgifterna tillfaller kommunen. Utföraren ansvarar för att debitera kund för matkostnaden. I det fall kunden köper mat från kommunen så debiteras utföraren för detta. För avgifternas beräkning ska utföraren i samband med månatlig fakturering vara behjälplig och lämna skriftlig rapport om eventuella avvikelser. 7.2 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet. Avtal tecknas för 3 år i taget. Avtalet förlängs automatiskt och kan sägas upp enligt nedanstående eller vid avtalsbrott (hävning). Uppsägningstiden för utföraren är 90 dagar och för kommunen 180 dagar från att skriftligt meddelande om uppsägning skett. 7.3 Avtalshandlingars inbördes rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtalet 2. avtalet med bilagor 3. förfrågningsunderlaget med bilagor och kompletteringar 4. ansökan med bilagor och kompletteringar Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för uppdragsgivaren och utföraren. 7.4 Ersättning Ersättningen till utföraren baseras på ett av kommunen fastställt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande inkl. personalkostnader, OB-tillägg, kostnader för kringtid, resor, administration, lokaler, transporter och materiel. Inga övriga kostnader får tillkomma. - Timersättningen beräknas utifrån utförd tid. - Timersättningarna framgår av bilaga. Generellt gäller vid kunds uppsägning eller minskning av uppdrag en uppsägningstid om två dagar. Ersättning utgår under hela uppsägningstiden. Om kunden vet att denne inte kommer att vara hemma när insatserna är planerade att utföras, ska det anmälas till utföraren senast två vardagar i förväg. Ersättning betalas då inte till utföraren. 24
Om kunden oplanerat och tillfälligt inte kan ta emot hjälp enstaka dag utbetalas ersättning för insatser trots att insatserna inte utförts. Om detta upprepas hos samma kund ska biståndshandläggaren kontaktas och orsaken utredas. Vid oplanerad längre frånvaro exempelvis om kunden blir inlagd på sjukhus, gäller att ersättning för insatserna utbetalas under max två dagar trots att de planerade insatser inte utförts. Därefter utbetalas ingen ersättning förrän kunden återkommit till hemmet. 7.5 Moms Hemtjänst i form av omvårdnad är undantagen från skatteplikt. Utförarens kostnader för moms är då kopplade enbart till material, transporter etc. Moms tillförs timpriset för utförare på den del de är momspliktiga (ej löner). Kompensationen beror på att kommunen till skillnad mot utföraren får lyfta momsen även inom vård och omvårdnad. Om kunden har enbart serviceinsatser är insatserna momspliktiga. Kommunen ersätter då med 25% moms på hela timpriset. 7.6 Utbetalning av ersättning Inom hemtjänst utbetalas en ersättning för kunder enligt gällande biståndsbeslut. Ersättningen utbetalas per utförd timme. Utföraren registrerar tiden av utförda insatser genom systemet Intraphone så att kommunen kan följa upp att alla beslutade insatser blir utförda, samt ge underlag för avgiftsdebitering. Kommunens handläggare gör en avstämning av beviljade timmar månadsvis. Nästkommande månad görs reglering av avvikelser, tillägg och avdrag utifrån nya eller avslutade uppdrag utifrån de regler som gäller när beslutade insatser av olika skäl inte utförs. 7.7 Fakturering Följande krav på innehåll och form gäller vid fakturering: Hemtjänst samt Bollnäs kommun Referensnummer/märkning; ZZSOC Fakturanummer Fakturadatum Fakturabelopp Bilagan till fakturan ska innehålla lista på kunder, beslutade insatser och utförda timmar samt uppgifter om avvikelser. Postgiro/Bankgiro Utförarens organisationsnummer (F-skattesedel) Företagets namn och adress Fakturan ska skickas i ett exemplar och får inte vara handskriven Samlingsfakturor accepteras inte Fakturas ska helst vara vit med svart tryck utan raster och skuggor. Utföraren ska lämna bevis på betalda försäkringspremier innan första fakturering får ske. 25
Fakturering ska ske löpande efter varje kalendermånad och inte avse längre än 2 månader bakåt i tiden. Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag. Fakturan ska vara i SEK. Fakturering sker enligt kommunens önskemål och instruktioner. Fakturerings-, uppläggnings-, expeditionsavgift, påminnelse- eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras. Fakturor ska skickas i ett exemplar och utställas på: Bollnäs kommun Box 1020 821 11 BOLLNÄS Ange referensnummer ZZSOC Faktura med ofullständiga uppgifter returneras till utföraren för rättelse. Förfallodag räknas från den dag fakturan återkommit i rättat skick. Dröjsmålsränta påförs enligt räntelagen. 7.8 Reglering efter avtalsslut Utföraren ska inom 2 månader efter avtalstidens utgång till uppdragsgivaren översända faktura med återstående fordringar avseende utförda tjänster. 7.9 Underleverantör Eventuellt anlitande av underleverantör ska godkännas av kommunen. Kommunen kan godkänna att utföraren hänvisar till kapacitet hos annan leverantör. Utföraren ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör under avtalstiden är det utförarens ansvar att informera alla berörda, inklusive de enskilda kunderna, om den nye underleverantören. 7.10 Ändring av villkor på grund av politiska beslut Bollnäs kommun har rätt att, genom politiska beslut, ändra villkoren i de riktlinjer, policys och priser som ska tillämpas enligt detta kontrakt. Om utföraren inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska utföraren inom 90 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligt meddela Bollnäs kommun att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av Bollnäs kommun inom den angivna tidsfristen blir utföraren bunden av de ändrade villkoren från och med den dag Bollnäs kommun angivit i ändringsmeddelande, dock tidigast efter det att meddelandet avsänts. Om utföraren inte accepterat ändringen inom sagd tid betraktas avtalet som uppsagt och upphör att gälla 90 dagar efter det att tidsfristen löpt ut. 7.11 Andra förändringar av villkor Uppdragsgivaren förbehåller sig rätten att utveckla/ändra förutsättningar över tid. Ändrat innehåll i förfrågningsunderlaget innebär att nya kontrakt upprättas för alla utförare, 26
oberoende av kontraktstid. Om förfrågningsunderlaget eller ersättning förändras och utföraren ej accepterar de nya villkoren upphör avtalet efter 90 dagar, från tidpunkten då detta meddelats uppdragsgivaren. 7.12 Avbrytande/upphörande av valfrihetssystem Även om Bollnäs kommun beslutat sig för att införa ett valfrihetssystem enligt LOV, kan kommunen besluta att ändra beslutet eller att avbryta/upphöra med valfrihetssystemet. Om kommunen ännu inte godkänt sökanden kommer sökanden att få information om att systemet avbrutits. Om parterna har ingått avtal kommer kommunen att säga upp avtalet med befintliga utförare. Uppsägningstiden är då 180 dagar från att uppsägning av avtal skett. 7.13 Omförhandling av avtalsvillkor Part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Det befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess en eventuell överenskommelse om ändring träffats. 7.14 Förändring av kapacitetstak Om utförare önskar öka sitt kapacitetstak ska kommunen meddelas 30 dagar före förändringen och 90 dagar vid sänkning av kapacitetstaket. Utföraren är alltid skyldig att fortsätta utföra insatser för befintliga kunder även om kapacitetstaket sänks. 7.15 Rättning och hävning av avtal 7.15.1 Rättning Utföraren ska skyndsamt rätta fel eller brister som framkommit i kvalitetsrevisionen, eller vid tillsyn av tillsynsmyndighet. Om rättning av fel och brister inte har skett inom överenskommen tidsplan kommer det att skickas ut en påminnelse. Påminnelsen kommer att skickas ut två gånger och utföraren har 15 dagar på sig att rätta fel och brister på varje påminnelse. Vidtas ingen rättelse får drabbad part antingen avhjälpa bristen på motpartens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen/motsvarande. Om inte rättning skett enligt ovan, se hävning nedan. 7.15.2 Hävning Om utföraren efter upprepade påminnelser inte åtgärdat fel eller brister, äger Bollnäs kommun rätt att häva avtalet. Vid avtalsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Hävande part är berättigad till skadestånd. Grundläggande krav är att kvalitetsmålen efterlevs. Brister i kvalitetsmålen kan vara ett väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. 27