Förfrågningsunderlag LOV Lagen om Valfrihet Serviceinsatser inom Hemtjänsten i Sala kommun
Innehåll Förfrågningsunderlag... 1 LOV... 1 Lagen om Valfrihet... 1 Serviceinsatser inom Hemtjänsten... 1 i Sala kommun... 1 1. Affärsförutsättningar... 5 1.1 Avtalets Parter... 5 1.2 Information om Sala kommun... 5 1.3 Bakgrund... 5 1.4 Omfattning... 5 2. Utförarens åtagande... 6 2.1 Geografiskt område... 6 2.2 Tid för tjänsternas utförande... 6 2.3 Åtagandetider... 6 2.4 Åtagande av uppdrag... 6 2.5 Förändring av kapacitetstak... 6 2.6 Ickevalsalternativ... 7 2.7 Tilläggstjänster... 7 2.8 Hushållsnära tjänster... 7 2.9 Samarbete... 7 3 Administrativa föreskrifter... 7 3.1 Förfrågningsförfarande... 7 3.2 Frågor och svar kontaktman... 8 3.3 Adress... 8 3.4 Ansökan och handläggning... 8 3.6 Ansökan om rättelse... 9 4 Kvalificering av Utförare... 9 4.1 Underlag för kvalificering... 9 4.2 Allmänna krav på leverantören... 9 4.3 Uteslutning av sökande... 9 4.4 Underleverantörer... 10 4.5 Information om förändringar hos leverantören... 10 2
4.6 Godkännande... 10 5. Särskilda krav på tjänstens innehåll... 10 5.1 Kompetenskrav och erfarenhet... 10 5.2 Kontaktmannaskap... 11 5.3 Kundens önskemål... 11 6 Allmänna Kontraktsvillkor... 11 6.1 Arbetsgivaransvar... 11 6.2 Huvudmannaskap... 11 6.3 Myndighetsutövning... 11 6.4 Tillsyn av socialtjänst... 12 6.5 Grundläggande principer för valfrihetssystem... 12 6.6 Kvalitet... 12 Vård- och omsorgsnämndens värdegrund:... 12 6.7 Uppföljning och rätt till insyn i verksamheten... 12 6.8 Personalfrågor... 13 6.9 Lag och kollektivavtal... 13 6.10 Meddelarfrihet... 13 6.11 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten... 14 6.12 Tystnadsplikt... 14 6.13 Kris och beredskapsplan... 14 6.14 Skyldighet att tillhandahålla praktikplatser... 14 7. Särskilda kontraktsvillkor... 15 7.1 Presentation av utförare... 15 7.2 Kundens val och möjlighet till byte av utförare... 15 7.3 IT-system... 15 7.4 Skyldighet att verkställa uppdrag... 15 7.5 Förändring av kundens behov... 16 7.6 När kund inte är anträffbar... 16 7.7 Nyckelhantering... 16 7.8 Hantering av personliga medel och juridik mellan utförare och kund... 16 7.9 Namnskylt/Identifikation... 16 7.10 Dokumentation... 16 7.11 Avvikelsehantering... 17 3
7.12 Rutiner för inrapportering av utförda tjänster... 17 7.13 Genomförandeplan... 17 7.14 Klagomålshantering och synpunkter... 18 8. Kommersiella kontraktsvillkor... 18 8.1 Avtalstid... 18 8.2 Ersättning... 18 8.3 Moms... 18 8.4 Utbetalning av ersättning... 19 8.5 Ändring av villkor på grund av politiska beslut... 19 8.6 Avbrytande/upphörande av valfrihetssystem... 19 8.7 Omförhandling av avtalsvillkor... 19 8.8 Rättning och hävning av avtal... 20 8.9 Skadeståndsskyldighet... 20 8.10 Tillfälligt beställningsstopp... 20 8.11 Vite... 21 8.12 Avtalets upphörande i vissa fall... 21 8.13 Överlåtelse av avtal och uppdrag... 21 8.14 Försäkringar... 21 8.15 Skatter och avgiftskontroll... 21 8.16 Befrielsegrunder (force majeure)... 21 8.17 Tvist... 22 4
1. Affärsförutsättningar 1.1 Avtalets Parter Uppdragsgivare Beställare Utförare Avtalsparter Sala kommun Vård- och omsorgsnämnden, Sala kommun Part som erhåller avtal Uppdragsgivare och Utförare 1.2 Information om Sala kommun Sala är en trivsam småstad med en väl bevarad charm och en tillväxtkommun med ett bra geografiskt läge. Nära hälften av Salas cirka 22 000 invånare lever på landsbygden och i tätorterna runt Sala stad. Bondgårdar med ekologisk inriktning, lanthandlare och små gårdsbutiker som gör Sala till en levande och spännande landsbygdskommun. Sala är till ytan Västmanlands största kommun. Sala präglas av småföretagaranda och är nu precis som i forna tider en genuin handelsstad. Sala kommun omsätter drygt 1 miljard kr och har 2000 anställda. För mer information: http://www.sala.se/ 1.3 Bakgrund Lagen om valfrihet (LOV) trädde i kraft den 1:a januari 2009. Den är avsedd att fungera som ett frivilligt verktyg för de kommuner och landsting som vill överlåta valet av utförare av hälsovård och socialtjänster till invånarna. Syftet med kundval i Sala är att ge brukaren möjlighet att välja utförare av serviceinsatser (tvätt, städning och inköp)inom hemtjänst som beviljats utifrån socialtjänstlagen i hela eller delar av Sala kommun. Med valfrihetssystem avses ett förfarande där den enskilde har rätt att välja den leverantör som ska utföra tjänsten och som en upphandlande myndighet godkänt och tecknat avtal med. Lagen bygger på att det inte är någon priskonkurrens mellan leverantörerna. Den enskilde ges i stället möjlighet att välja den leverantör som hon eller han uppfattar tillhandahåller den bästa kvaliteten. Vård- och omsorgsnämnden erbjuder härmed utförare som önskar bedriva hemtjänst i form av serviceinsatser att ansöka om att få delta i ett valfrihetssystem. Annonsering sker löpande på http://www.valfrihetswebben.se/startsidan.aspx som är den nationella databasen samt på kommunens hemsida http://www.sala.se/ 1.4 Omfattning Fritt val omfattar alla kunder som har ett biståndsbeslut på en eller flera av serviceinsatserna. 5
Det är biståndshandläggaren som fattar beslut på delegation av Vård- och omsorgsnämnden och besluten grundas alltid på vad som gäller i socialtjänstlagen. Omfattningen av timmar varierar från tid till annan. Det totala beviljade timantalet för städ, tvätt, och inköp uppskattas till ca 25 000 timmar per år. Beskrivning av tjänsterna finns under bilagan Innehåll i servicetjänster. Observera att tecknande av avtal inte innebär någon garanti om tilldelning av volym. Utförare som ansöker om godkännande att utföra serviceinsatser i enlighet med detta förfrågningsunderlag skall ange eventuellt kapacitetstak. 2. Utförarens åtagande 2.1 Geografiskt område Den som ansöker om att bli utförare åtar sig att bedriva serviceinsatser i hela Sala Kommun, se bilaga Ansökan om godkännande för deltagande i valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). 2.2 Tid för tjänsternas utförande Serviceinsatserna ska utföras mellan 08.00-17.00 måndag till fredag. 2.3 Åtagandetider När utföraren får en beställning på ett uppdrag ska insatsen kunna påbörjas inom tre arbetsdagar. 2.4 Åtagande av uppdrag Den som ansöker om att bli privat utförare anger antalet timmar i sitt eventuella kapacitetstak i bilaga Ansökan om godkännande för deltagande i valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). 2.5 Förändring av kapacitetstak Utföraren kan om så önskas välja att höja eller sänka sitt kapacitetstak. Detta ska meddelas förvaltningens kontaktpersoner senast 30 dagar innan ikraftträdande. Kunden ska inte drabbas om utföraren väljer att sänka sitt kapacitetstak. Utföraren ska fortsätta att utföra serviceinsatser till de kunder som valt denne som utförare. 6
2.6 Ickevalsalternativ För den kund som inte önskar välja utförare ska kommunen tillhandahålla ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet i Sala kommun är den kommunala hemtjänsten. Kund som innan införandet av LOV har serviceinsatser beviljade stannar kvar i den kommunala hemtjänsten om inget aktivt val görs. 2.7 Tilläggstjänster Förutom de tjänster som ingår i upphandlingen har utföraren rätt att erbjuda tilläggstjänster. Med tilläggstjänster avses tjänster som ligger utanför biståndsbeslutet samt tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där kunden vill utöka volymen och antalet tillfällen som tjänsten utförs. När tilläggstjänster erbjuds ska det tydligt i basinformationen till kunden framgå att det är tjänster som inte innefattas i biståndsbeslutet. Det ska även framgå att tjänsten betalas direkt av kunden. En tydlig prisinformation ska finnas och det ska också framgå att kund ej behöver nyttja tilläggstjänst bara för att denne valt utförare med tilläggstjänst. 2.8 Hushållsnära tjänster Utföraren ska informera kunden om möjlighet till skatteavdrag för hushållsnära tjänster, s.k. Rutavdrag. 2.9 Samarbete Utförare ska, om samtycke ges, underrätta biståndshandläggare om kunden visar tecken på behov av andra hemtjänstinsatser (omvårdnad) som inte omfattas av utförarens uppdrag. Utförare ska också samarbeta med övriga berörda personer eller organisationer i den utsträckning som krävs för en god service till kunden. 3 Administrativa föreskrifter 3.1 Förfrågningsförfarande Förfrågningsförfarandet genomförs enligt LOV (Lagen om valfrihetssystem). Ansökan sker enligt blankett bilaga Ansökan om godkännande för deltagande i valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Svara genom att kryssa de rutor som, förutom skallkraven i detta underlag, finns redovisade. Fyll i de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. Fyll i svarsfälten elektroniskt men skriv sedan ut och underteckna ansökan. 7
För att underlätta utvärdering och intern hantering tänk på följande: Fullständig ansökan lämnas på svenska Samtliga handlingar ska vara sidnumrerade Undvik inbundna eller häftade handlingar Ansökan lämnas som ett undertecknat original och det är önskvärt med digital kopia på allt material Sökanden ska ange om ansökan avser visst kapacitetstak och om sökanden avser att tillhandahålla tilläggstjänster samt redovisning av dessa. Under upphandlingen råder sekretess. Efter upphandlingen blir samtliga handlingar offentliga. Om anbudsgivaren önskar att viss information fortsättningsvis behandlas under sekretess ska framgå: Vad som ska sekretessbeläggas Vilken skada anbudsgivaren kan lida om uppgifterna offentliggörs Domstol prövar slutligen huruvida beslut om sekretess är lagenligt. Sala kommun kan således inte garantera att uppgifter som anbudsgivare begärt ska sekretessbeläggas kommer att omfattas av sekretess. Sala kommun tar ej ansvar för skada som leverantör lider på grund av detta. 3.2 Frågor och svar kontaktman Vid eventuella frågor om förfrågningsunderlaget kontaktas: Klas-Göran Gidlöf 0224 55 395. Skulle ytterligare kompletterande information behövas, publiceras denna på kommunens hemsida http://www.sala.se/ 3.3 Adress Ansökan med bilagor, om att bli privat utförare i kommunen ska skickas i ett kuvert märkt med Ansökan LOV, alternativt via e-post till följande adress: Sala Kommun Vård- och omsorgsförvaltningen Box 304 733 25 Sala E-post: vard.och.omsorgsforvaltningen@sala.se 3.4 Ansökan och handläggning Inkommen ansökan öppnas och registreras snarast möjligt. Uppfyller sökanden samtliga krav, kallas denne till ett samtal. Efter det att berörda parter inom kommunen fattat beslut får sökanden besked om 8
godkännande och avtal tecknas. Ansökan om LOV sker kontinuerligt. Avtalsstart sker enligt överenskommelse. 3.6 Ansökan om rättelse En sökande får ansöka om rättelse, om beslutet går denne emot, det vill säga att sökande inte godkänns i systemet. I kommunens beslut ska det framgå hur en ansökan om rättelse sker. 4 Kvalificering av Utförare 4.1 Underlag för kvalificering Till ansökan ska bifogas: Registreringsbevis från Bolagsverket Kopia på giltig ansvarsförsäkring/utfästelse på att teckna sådan Presentation av företaget innehållande beskrivning av företaget, företagets ledning, målsättning samt företagets kompetens. Uppgifter om eventuell underleverantör Referenser från liknande uppdrag 4.2 Allmänna krav på leverantören För att en utförare ska bli godkänd i kommunens valfrihetssystem och bibehålla godkännandet under kontraktstiden ska nedanstående grundkrav och villkor uppfyllas och följas. Utföraren ska vid godkännande eller senast vid start: ha egen firma eller vara en juridisk person, d.v.s. AB, HB eller ekonomisk förening. ha lämnat kommunen en kopia av giltiga registreringsbevis respektive F skattsedel eller FAskattsedel. vara momsregistrerad. ha lämnat kommunen en kopia av giltig ansvarsförsäkring. inte ha några skatteskulder eller kronofogdeskulder. erbjuda serviceinsatser till personer boende inom hela kommunen. 4.3 Uteslutning av sökande Utföraren får inte vara föremål för några omständigheter som anges i 7 kap. 1 LOV. Utföraren kan uteslutas och kommunen har rätt att häva ingånget avtal om utföraren: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastade näringsförbud inte uppnår nivå tre enligt Upplysningscentralen s rating eller att företaget på annat vis inte kan styrka ekonomisk stabilitet 9
är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande är dömd för brott som avser yrkesutövningen har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och kommunen kan visa detta inte fullgjort sina förpliktelser avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller i en annan stat inom EES-området i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som har begärts med stöd av 7 kap. 1 LOV 4.4 Underleverantörer Eventuella underleverantörer ska i alla hänseenden uppfylla samtliga krav som ställs på utföraren i detta förfrågningsunderlag och ansökan, vilket utföraren ansvarar för att kontrollera. Vård- och omsorgsnämnden ska informeras om och godkänna eventuella underleverantörer innan dessa anlitas. 4.5 Information om förändringar hos leverantören Förändringar i verksamhetens omfattning och inriktning ska omgående meddelas Vård- och omsorgsnämnden. Om företaget byter ägare ska ny ansökan lämnas in. Samtliga företag ska styrka ekonomisk och finansiell stabilitet. 4.6 Godkännande Leverantören måste ansöka om godkännande för att utföra samtliga serviceinsatser städning, tvätt och inköp inom hemtjänsten. Vård- och omsorgsnämnden prövar ansökan mot kraven i förfrågningsunderlaget och lämnar skriftlig underrättelse om beslut inom sex veckor. Endast leverantörer som är godkända av Vård- och omsorgsnämnden får utföra biståndsbedömda serviceinsatser. Godkännandet blir bindande när avtalet är undertecknat. 5. Särskilda krav på tjänstens innehåll 5.1 Kompetenskrav och erfarenhet Utföraren svarar för att det finns en ansvarig chef/kontaktperson. Personalen ska ha för arbetsuppgifterna och verksamhetens inriktning lämplig utbildning och/eller erforderliga kunskaper på området samt kunna kommunicera både i tal och skrift på det svenska språket. Utföraren är skyldig att delta i Vård och omsorgsförvaltningens introduktion angående socialtjänstlagen, tystnadsplikt och andra lagstiftningar inom verksamhetsområdet. Ersättning utgår ej för detta. 10
5.2 Kontaktmannaskap Utföraren utser en kontaktman vars syfte är att ha extra god kontakt med kunden. Denne ska också se till att genomförandeplan upprättas tillsammans med kunden och att den hålls aktuell. Denne ska också ha kontakt med kundens anhöriga eller gode män när behov uppstår. Utsedd kontaktman ska meddelas biståndshandläggare. 5.3 Kundens önskemål Hemtjänsten ska genomsyras av grundtanken att kunden har förmåga att själv välja hur han eller hon vill leva sitt liv. Kundens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. 6 Allmänna Kontraktsvillkor 6.1 Arbetsgivaransvar Utföraren är arbetsgivare och helt ansvarig för drift och skötsel av verksamheten, inkluderat arbetsmarknadsförsäkring. 6.2 Huvudmannaskap Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning. 6.3 Myndighetsutövning Alla insatser utreds och beslutas utifrån kundens ansökan. Biståndshandläggare beslutar om vilka insatser kunden ska erhålla utifrån socialtjänstlagen. I Sala tillämpas möjlighet till så kallad Förenklad biståndshandläggning för serviceinsatserna städning, tvätt och inköp. Det innebär att enskild som fyllt 75 år kan erhålla upp till 9 timmar servicetjänster/hushåll i månaden av Sala kommun. Den förenklade biståndshandläggningen sker genom att den enskilde tar kontakt med en utförare av servicetjänster. Med utföraren görs en överenskommelse om vilka insatser som ska utföras. Överenskommelsen dokumenteras och skickas till biståndshandläggare för godkännande och beslutsfattande. ( se bilaga) Beslutet kan överklagas om den enskilde inte är nöjd med beslutet i sin helhet eller delar av det. För makar eller sammanboende som delar hushåll räcker att den ena parten uppnått 75 års ålder. Den som har rätt till förenklad handläggning kan fritt utnyttja upp till 9 timmar/mån per hushåll till servicetjänster utifrån egna önskemål. 11
6.4 Tillsyn av socialtjänst Socialstyrelsen är sedan 2010-01-01 ansvarig tillsynsmyndighet med uppgift att kontrollera de utförare som ingår avtal med kommuner att utföra socialtjänstuppgifter, uppfyllande av krav som ställs i gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom socialtjänstlagen. Detta följer av 13 kap 3 andra punkten socialtjänstlagen. Vård- och omsorgsnämnden kommer också att regelbundet utföra kontroller av de utförare som ingår avtal med kommunen. 6.5 Grundläggande principer för valfrihetssystem Enligt 1 kap 2 LOV ska uppdragsgivaren behandla utförare på ett likvärdigt och icke diskriminerande sätt. 6.6 Kvalitet Insatserna inom servicetjänsterna ska vara av god kvalitet. Utföraren ska följa de riktlinjer och bestämmelser som anges inom kommunen. Utföraren ska vara förtrogen med de mål och riktlinjer som anges i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Kontakter mellan utförare och dess kunder och deras närstående ska präglas av Vård- och omsorgsnämndens värdegrund: Inom Vård och Omsorg utgår vi ifrån den enskildes rätt och vilja till självbestämmande och integritet inom ramen för de lagar som styr vår verksamhet. Vi arbetar med individen och dennes sammanhang i fokus. Vi ska medverka till att skapa förutsättningar för att människor ska kunna leva ett meningsfullt, hanterbart och begripligt liv. Detta ska uppnås genom: Delaktighet Engagemang Ansvar Tydlighet Kompetens Tillit 6.7 Uppföljning och rätt till insyn i verksamheten Utföraren är skyldig att utan extra ersättning ta fram och tillhandahålla uppgifter som Vård- och omsorgsnämnden kan komma att begära för att informera sig om, följa upp och utvärdera utförda servicetjänster. Utföraren ska vid begäran lämna muntlig 12
redovisning till nämnden. Uppföljning och utvärdering ska ske när nämnden kallar och kan t ex ske genom: gemensamt samrådsorgan uppföljning av avvikelsehantering uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål kontinuerlig uppföljning av beslutade insatser och tider kontra utförda insatser och tider medverkan i Vård-och omsorgsnämndens kvalitets och kundundersökningar kontakter med samarbetspartners, ex biståndshandläggare avtalsuppföljning uppföljning av utförarens kvalitetssystem/rutiner leverera statistiska uppgifter till Statistiska Centralbyrån, andra myndigheter och Sveriges Kommuner och Landsting. Vård-och omsorgsnämnden förbehåller sig rätten att göra stickprovskontroller. Utföraren är skyldig att delta i möten som nämnden kallar till. 6.8 Personalfrågor Utföraren är arbetsgivare för sin personal och är ansvarig för att: gällande lagar och föreskrifter efterföljs anställa, avlöna och säga upp personal skatter och sociala avgifter inbetalas förebygga skador som kan drabba personal, kunder, anhöriga samt utomstående personalen efterlever lagstiftningen gällande tystnadsplikt 6.9 Lag och kollektivavtal Utföraren får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. 6.10 Meddelarfrihet Personal anställd hos utförare har rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet som gäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap 1 samt offentlighets- och sekretesslagen 13 kap. 13
6.11 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten För att säkra verksamhetens kvalitet ska utförare ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet i enlighet med gällande lagstiftning. Se socialstyrelsens föreskrifter ( SOSFS 2011:9 eller senare ) systematiskt arbetsmiljöarbete ( AFS 2001:1 samt AFS 2003 ) Det innebär bland annat att utföraren ska: undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet för kunderna beskriva vad som ska göras och i vilken ordning det ska utföras för att uppnå målen om god kvalitet för kunden fortlöpande dokumentera genomförandet av ett beslut om en insats genom egenkontroll säkerställa att rutinerna följs så att god kvalitet för kunden och en tillfredställande arbetsmiljö för medarbetarna uppnås 6.12 Tystnadsplikt Utföraren ska underteckna ett dokument om sekretess och tystnadsplikt enligt gällande lagstiftning. 6.13 Kris och beredskapsplan Utförare ska vara medveten om lagen om kommuners och landstingets åtgärder inför och vid extra ordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544). 6.14 Skyldighet att tillhandahålla praktikplatser Utförare är skyldig att tillhandahålla praktikplatser till praktikanter som är under utbildning. 14
7. Särskilda kontraktsvillkor 7.1 Presentation av utförare För att kunden ska kunna göra ett aktivt val ska utförare sammanställa ett informationsmaterial om sin verksamhet. Här ska uppgifter om eventuella tilläggstjänster presenteras. Här kan utföraren även beskriva eventuellt kapacitetstak. Detta material läggs ut på kommunens hemsida i samband med avtalstecknande, och lämnas också i lämpligt format till biståndshandläggare. Övrig marknadsföring sker i enlighet med god marknadsföringssed, med respekt för kunder och övriga utförare. 7.2 Kundens val och möjlighet till byte av utförare En av grundpelarna i valfrihetssystemet är kundens rätt att välja och byta utförare. Kund behöver inte ange orsak till bytet. Kund kontaktar biståndshandläggare som meddelar utförare om bytet. Samma tillvägagångssätt sker vid val av utförare. När kund gjort sitt val ska denne skriftligen till biståndshandläggare bekräfta med hjälp av blanketten Val och omval av utförare av serviceinsatser inom hemtjänsten. Kund ska meddela biståndshandläggare om att denne vill byta utförare. Bytet sker vid närmsta månadsskifte men med minst 2 veckors uppsägningstid. Fram till det att byte sker är det den ursprunglige utföraren som utför insatserna och erhåller ersättning. Det förutsätts att utföraren underlättar kundens byte och säkerställer att god kvalitet och säkerhet bibehålls i samband med bytet. 7.3 IT-system Beställning av verksamhet av utförare kan i en framtid, om så beslutas, komma att ske via ett IT- baserat verksamhetssystem. Kravet på utföraren kommer i så fall att bli att tillhandahålla dator som kan utrustas med erforderlig programvara. 7.4 Skyldighet att verkställa uppdrag En utförare får inte, inom ramen för angivet kapacitetstak tacka nej till uppdrag. När utföraren får en beställning på uppdrag hos kund ska detta kunna verkställas inom tre arbetsdagar, vilket innebär att kund ska ha kontaktats och överenskommelse om tid för utförande gjorts. 15
7.5 Förändring av kundens behov Om kundens behov förändras i den grad att bedömt beslut bör utökas kontaktas biståndshandläggare omgående. Detta ska även bekräftas i dokumentation. Om kunden omfattas av den förenklade biståndshandläggningen, d v s att kunden är 75 år eller äldre, kan kund och utförare själva komma överens om tid upp till nio timmar i månaden. Ny genomförandeplan skickas till Vård- och omsorgsnämnden för godkännande. 7.6 När kund inte är anträffbar I genomförandeplanen ska det finnas noterat hur utförare ska agera om kund inte är anträffbar på överenskommen tid. 7.7 Nyckelhantering Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av kundens nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Vid förlust av nycklar ska utföraren ombesörja och bekosta låsbyte. 7.8 Hantering av personliga medel och juridik mellan utförare och kund Huvudregeln är att hantering av kontanter undviks så långt det är möjligt. Kunderna bör Rekommenderas av utföraren att införskaffa betalkort där tillgängligt belopp är begränsat. Utförare eller av denne anställd personal ska ej åta sig att vara god man/förvaltare för hos utförare aktuella kunder. Det är heller inte tillåtet att utföraren eller hos denne anställd personal ingår ekonomiska eller juridiska förbindelser med den som mottager insatser. Utföraren eller anställda som utför insatser får inte heller ta emot pengar eller gåvor, låna eller låna ut tillhörigheter, köpa fastigheter, lägenheter eller lös egendom av brukaren eller medverka till att upprätta testamente eller annan juridisk handling. 7.9 Namnskylt/Identifikation Utföraren ska alltid bära identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för kunden. Av identifikationen ska framgå utförarens namn och dess företag. 7.10 Dokumentation Dokumentation sker i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5 eller senare), samt i enlighet med kommunens riktlinjer. Dokumentation och rapportering kan komma att datoriseras och Sala Kommun kommer i 16
sådana fall att tillhandahålla programvara. 7.11 Avvikelsehantering Utföraren ska se till att missförhållanden enligt 14 kap 2 Socialtjänstlagen anmäls. Missförhållanden avser både aktiva handlingar och försummelser som innebär eller har inneburit allvarligt hot eller allvarliga konsekvenser mot den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Övergrepp kan vara: fysiska (t.ex. slag, nypningar och hårda tag) psykiska (t.ex. hot, bestraffningar, trakasserier, skrämsel och kränkningar) sexuella och ekonomiska (t ex stöld av pengar eller ägodelar, utpressning och förskingring). Brister i omsorgerna kan röra: personlig hygien mathållning tand- och munhygien och brister i den tillsyn som den enskilde får Återkommande brister i omsorgerna som t ex beror på bristande arbetsrutiner kan sammantaget utgöra allvarliga missförhållanden, även om bristerna var för sig inte kan anses vara det. Utförare ska följa kommunens rutiner vid Lex Sarah anmälningar. 7.12 Rutiner för inrapportering av utförda tjänster Utfört antal timmar per kund redovisas månadsvis på därför avsedd blankett. Ersättning utgår maximalt för beslutad tid. För tid som avbokats av kund eller för kunds räkning, utgår ersättning om avbokningen skett senare än tre arbetsdagar före inplanerat besök. 7.13 Genomförandeplan Utförare ska tillsammans med kund upprätta en genomförandeplan utifrån bedömt bistånd eller utifrån önskemål upp till nio timmar i månaden om kunden har fyllt 75 år (se blankett Genomförandeplan). Planen ska undertecknas av kund eller kundens företrädare, och utförare för att stärka inflytande och delaktighet för kund. Genomförandeplanen ska upprättas inom 14 dagar från det 17
att insats påbörjats. 7.14 Klagomålshantering och synpunkter Utförare ska följa kommunens riktlinjer för klagomåls - och synpunktshantering. Utförare ska erbjuda Vård- och omsorgsnämnden blankett angående synpunkter och klagomål till kund och dessutom hjälpa till med inlämnande av blanketten. 8. Kommersiella kontraktsvillkor 8.1 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtal. Avtal tecknas för ett år i taget. Detta förlängs med automatik, under förutsättning att utförare erhållit kunder under innevarande år. Avtal kan sägas upp vid avtalsbrott (hävning). För övrigt är uppsägningstiden för utförare tre månader och för kommunen sex månader från att skriftligt meddelande om uppsägning skett. 8.2 Ersättning Ersättning till utförare baseras på ett av kommunen fastställt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande inklusive personalkostnader, kostnader för kringtid, resor, administration, lokaler, transporter och materiel. Timersättning beräknas utifrån utförd tid. Tid utöver beviljad ramtid ersätts ej. Ersättningsnivån framgår av bilaga. Om kund oplanerat och tillfälligt inte kan ta emot hjälp, som t.ex. akuta sjukhusbesök, akut vistelse på kommunens korttidsboende, erhåller utförare full ersättning för planerade besök som skulle ha utförts under påföljande tre arbetsdagar. Därefter utgår ingen ersättning. Ersättning utgår inte om kund i förväg planerat annat och kommunicerat det med utförare senast tre arbetsdagar före inplanerat besök. Kund ska omgående meddela utförare om annan planering. 8.3 Moms Serviceinsatser är momspliktiga. Utförare anger moms enligt gängse bestämmelser på fakturan. 18
8.4 Utbetalning av ersättning Ersättning utbetalas per timme (se bilaga). Sammanställning över avstämda insatser kommuniceras med utförare. Fakturan utställs månadsvis i efterskott, senast den 10:e dagen i varje månad, och ska innehålla uppgifter om företaget med angivande av plus-/bankgironummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis, adress och telefonnummer, samt kopia av månadsunderlag. Fakturerings- eller annan administrativ kostnad får ej debiteras. Betalning till leverantören sker månadsvis i efterskott. Betalningsvillkor: Godkänd faktura betalas 30 dagar netto efter ankomstdagen. Fakturan skickas till: Vård- och omsorgsförvaltningen Fakturahanteringen Box 75 733 21 Sala 8.5 Ändring av villkor på grund av politiska beslut Sala kommun har rätt att, genom politiska beslut, ändra villkoren i de riktlinjer, policys och priser som ska tillämpas enligt detta kontrakt. Om utförare inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska utföraren inom tre månader från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligt meddela Vård- och omsorgsnämnden att de ändrade villkoren inte accepteras, i så fall betraktas avtalet som uppsagt och upphör att gälla tre månader efter det att meddelandet inkommit. 8.6 Avbrytande/upphörande av valfrihetssystem Även om Sala kommun beslutat att införa valfrihetssystem enligt LOV kan kommunen besluta att ändra beslutet eller att avbryta/upphöra med valfrihetssystemet. Om parterna ingått avtal kommer kommunen att säga upp avtalet med befintlig/a utförare. Uppsägningstiden är sex månader från att uppsägning av avtal skett. 8.7 Omförhandling av avtalsvillkor Part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopande förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Det befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess en ev överenskommelse om ändring träffats. 19
8.8 Rättning och hävning av avtal Utföraren ska skyndsamt rätta fel eller brister som framkommit i kvalitetsrevision. Om rättning av fel och brister inte har skett inom överenskommen tidsplan, skickas påminnelse. Utförare har då 15 dagar på sig att rätta fel och brister. Om utföraren inte har gjort rättningar så hävs avtalet. I övrigt äger Sala kommun rätt att häva avtalet enligt följande: om kommunens uppföljning visar allvarliga brister. brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. om utföraren försätts i konkurs eller i övrigt bryter mot bestämmelserna i LOV om utföraren inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar utföraren utföraren har personer i ledande ställning som under avtalstiden blir dömd för olaga diskriminering enligt gällande diskrimineringslagar. utföraren har personer i ledande ställning som under avtalstiden blir dömd för allvarlig brottslighet. allvarlig kritik riktat mot verksamheten av tillsynsmyndighet ger uppdragsgivaren rätt att med omedelbar verkan häva avtalet med leverantören. om fungerande rutiner och system saknas för kvalitetssäkring, avvikelsehantering eller klagomålshantering samt om utföraren i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna avtalspunkt. om oegentligheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatteskulder uppdagas. om tystnadsplikt bryts. 8.9 Skadeståndsskyldighet Kommunen har rätt till ersättning för skada som kommunen lidit på grund av utförarens kontraktsbrott om skadan är en följd av att utföraren åsidosatt eller inte visat den yrkesskicklighet som förutsätts vara allmän inom branschen. Kommunen har även rätt till full ersättning för ev. skadestånd som givits till tredje man för skada som orsakats av utföraren. 8.10 Tillfälligt beställningsstopp Uppdragsgivaren har rätt att införa tillfälligt beställningsstopp gentemot utförare som står under utredning av olika typer av brister och missförhållanden i avvaktande 20
på ett klargörande. 8.11 Vite Vid påtalade brister som ej korrigerats av enligt rättning, se 8.8, efter skriftlig anmodan, har uppdragsgivaren rätt att hålla inne utbetalningar till utföraren. 8.12 Avtalets upphörande i vissa fall Om utföraren saknar uppdrag under en period av 12 månader upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Utförare har därefter möjlighet att göra en ny ansökan om godkännande som utförare. 8.13 Överlåtelse av avtal och uppdrag Avtalet får inte överlåtas fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga medgivande. 8.14 Försäkringar Utföraren ska teckna och under hela avtalsperioden inneha ansvarsförsäkring som innebär att kommunen och kunden hålls skadeslösa för skada orsakad genom fel eller försummelse av utförare. Denne ska innan avtalstecknande lämna bevis till Vård- och och omsorgsnämnden om att ansvarsförsäkring har tecknats. 8.15 Skatter och avgiftskontroll Utföraren förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Utföraren och eventuell underentreprenör ska inneha F-skattesedel samt om de har anställda ska dessa vara registrerade. Utföraren garanterar att dess ev underentreprenör uppfyller motsvarande krav. Kommunen kommer löpande kontrollera att utföraren fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. 8.16 Befrielsegrunder (force majeure) Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal, ska han i nödvändig omfattning vara befriad från densamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har kommunen rätt att så länge de består, själv 21
utföra utförarens åtagande. Ersättning till utförare reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetsplikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 8.17 Tvist Tvist ska avgöras av Västmanlands tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Utförare får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarandet inletts eller pågår. 22