Tjänsteskrivelse 2014-10-15 BUN 2013.0438 Handläggare: Per Blom Barn- och utbildningsnämnden Yttrande om översyn av barn- och utbildningsnämnden Sammanfattning Konsultföretaget KPMG fick av kommunstyrelsen i Karlskoga kommun i uppdrag att granska ledning, styrning och verksamhet av verksamhetsområdet skola och barnomsorg. Uppdraget skulle behandla frågor om politiska förväntningar på verksamheten, resurs- och ansvarsfördelning, styrning och uppföljning, IT-stöd, ledarskap och kultur. Konsultuppdraget genomfördes under hösten 2013. Rapporten presenterades för kommunstyrelsen i februari 2014 (KS 28). Kommunstyrelsen beslutade i april 2014 att uppdra till barn- och utbildningsnämnden att före den 30 november 2014 yttra sig över vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta med anledning av KPMG:s rapport Översyn av barn- och utbildningsnämndens verksamhet. (KS 77). KPMG:s rapport innehöll 14 olika rekommendationer. Dessa har kommenterats av barn- och utbildningsförvaltningen. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämndens tjänsteskrivelse den 15 oktober 2014 Kommunstyrelsens protokoll 8 april 2014 77 Översyn av Barn- och utbildningsnämnden konsultrapport från KPMG den 5 februari 2014. Bakgrund Konsultföretaget KPMG fick av kommunstyrelsen i Karlskoga kommun i uppdrag att granska ledning, styrning och verksamhet av verksamhetsområdet skola och barnomsorg. Översynen var en del i den totala översyn som genomförs i Karlskoga kommun av samtliga nämnders verksamhet. Syftet med översynen var att skapa ett tillförlitligt beslutsunderlag så att kommunstyrelsen ska kunna besluta hur kommunens medel ska kunna användas på bästa sätt för medborgare och medarbetare. c:\temp\pblm9pwa8f.doc
2 (8) Uppdraget skulle behandla frågor om politiska förväntningar på verksamheten, resurs- och ansvarsfördelning, styrning och uppföljning, IT-stöd, ledarskap och kultur. Översynen omfattade följande områden; 1) Politiska förväntningar på verksamheten 2) Resurs- och ansvarsfördelning 3) Styrning och uppföljning 4) IT-stöd 5) Ledarskap 6) Kultur Sammanfattningsvis var syftet att skapa ett adekvat underlag för nulägesbeskrivning och därmed kunna översiktligt men ändå konkret beskriva verksamhetens situation inom ett antal relaterade relevanta områden. Konsultuppdraget genomfördes under hösten 2013. Rapporten presenterades för kommunstyrelsen i februari 2014 (KS 28). Kommunstyrelsen beslutade i april 2014 att uppdra till barn- och utbildningsnämnden att före den 30 november 2014 yttra sig över vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta med anledning av KPMG:s rapport Översyn av barn- och utbildningsnämndens verksamhet. (KS 77). Resultatet I rapporten relateras till offentlig statistik och nyckeltal. Det finns anledning uppmärksamma, med tanke på den snabba förändring av barn och elevantalet i förskola och skola i Karlskoga, att den statistik och de kostandsberäkningar som görs i rapporten har sin grund i material som samlades in under läsåret 2011/2012. Detta gör att de resultat och jämförelser som beskrivs i rapporten får ses som en historisk beskrivning av hur det såg ut hösten 2012. Det innebär att några direkta jämförelser med dagens situation i förskola, skola och rapportens slutsatser inte kan göras. De rekommendationer som lämnas får ses i ljuset av detta faktum. Nedan följer en sammanfattning av rapportens rekommendationer samt kortfattade kommentarer utifrån de utvecklingsarbeten som pågår inom barn- och utbildningsförvaltningen. KPMG sammanfattar sin översyn av BUN:s verksamhet med följande rekommendationer: (numreringen innebär inte någon prioritering av rekommendationerna) 1. överväg ett gemensamt utvecklingsarbete för hela kommunförvaltningen avseende både kommunens strategiska ledningsgrupp och BUNs förvaltningsövergripande ledningsgrupp 2. se över förvaltningens ledningsstruktur och det administrativa stödet till enheterna
3 (8) 3. skapa utrymme för s.k. buffertar i den interna resursfördelningen 4. kommunen bör eftersträva balans mellan ambitioner/förväntningar och givna resurser 5. se över resursfördelningssystemet för säkerställande av att resurserna fördelas på ett likvärdigt sätt utifrån objektiva behovskriterier 6. utveckla olika former för dialog mellan politiken och de professionella om mål och prioriteringar 7. förbättra planeringsförutsättningarna genom ökade insatser i ett gemensamt arbete att ta fram aktuella och utförligare befolkningsprognoser med fokus på barn- och elevutvecklingen 8. utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet bör ges fortsatt hög prioritet 9. arbeta vidare med en strategi för att uppnå Vision Framtida mål och likvärdig tillgång till digitala lärverktyg i utvecklingen av ITstödets funktion 10. olika uppdrag och funktioner i organisationens styrkedja behöver förtydligas 11. överväg att utforma uppdragsbeskrivningar för alla linjens chefer 12. fortsatt fokus föreslås i det komplexa uppdraget att ge adekvat stöd till elever med särskilda behov 13. eftersträva ökad koncentration av mål och måltal och ökad delaktighet i målarbete och budgetprocess bör eftersträvas, och 14. fortsatta ansträngningar bör ske för att behålla och förbättra betygsnivåer och måluppfyllelsegraden - den måste sättas i verksamhetens absoluta fokus och prioriteras såväl på politisk som ledningsnivån som ute i organisationen. Barn- och utbildningsförvaltningens kommentarer till KPMG:s rekommendationer 1. överväg ett gemensamt utvecklingsarbete för hela kommunförvaltningen avseende både kommunens strategiska ledningsgrupp och BUNs förvaltningsövergripande ledningsgrupp. Inom punkt 1 förväntas en dialog mellan den kommungemensamma strategiska ledningsgruppen och BUN:s förvaltningsövergripande ledningsgrupp. Förvaltningschef finns i den kommungemensamma strategiska ledningsgruppen. Den nytillträdde kommundirektören har inledningsvis poängterat vikten av gemensamma strategier för utveckling av det kommungemensamma arbetet. Inom detta område kan utvecklingsarbete förväntas under ledning av kommundirektören.
4 (8) 2. se över förvaltningens ledningsstruktur och det administrativa stödet till enheterna Förvaltningschefen kommer att genomföra en organisationsförändring under första kvartalet 2015 som har till syfte att stärka förvaltningens ledningsstruktur. En verksamhetschef som har fokus på förskolefrågor införs. Det betyder att förvaltningsledningen kommer att bestå av förvaltningschef, en verksamhetschefer med inriktning grundskola och tillhörande verksamheter och en verksamhetschef för förskolan. En översyn av biträdande rektor inom grundskolan görs inför varje läsår. En tydlig målsättning, utifrån givna ekonomiska ramar, är att kunna förstärka denna funktion. Det administrativa stöd till rektorer och förskolechefer som finns i form av skolassistenter kommer att finnas kvar. 3. skapa utrymme för s.k. buffertar i den interna resursfördelningen Under rådande ekonomiska förhållanden finns mycket små, eller inga, möjligheter att inom förvaltningen skapa buffertar. Denna rekommendation är önskvärd, men är inte möjlig att realisera. 4. kommunen bör eftersträva balans mellan ambitioner/förväntningar och givna resurser Rapporten syftar här på att kommunens målbeskrivningar och förväntningar anger en hög ambition samtidigt som de faktiska kostnaderna för utbildning är mycket låga i Karlskoga. Rapporten konstaterar Vi ställer oss tveksamma till om resurserna som ställs till verksamhetens förfogande hittills ligger i paritet med dessa uttalade ambitioner. (KPMG:s rapport s 14). Kopplingen ambitioner, förvätningar och givna resurser har påpekas i budgetskrivningar och äskanden av nämnden inför budgetberedningar under flera år. 5. se över resursfördelningssystemet för säkerställande av att resurserna fördelas på ett likvärdigt sätt utifrån objektiva behovskriterier Inför internbudget 2015 planerar barn- och utbildningsnämnden att införa ett tydligare system med så kallade socioekonomiska fördelningsparametrar. Detta som ett komplement till de fördelningsnycklar som tidigare tillämpas i internbudgetarbetet. 6. utveckla olika former för dialog mellan politiken och de professionella om mål och prioriteringar Under en följd av år har nämndens presidium mött
5 (8) förvaltningsledning, rektorer och förskolechefer för att i så kallade verksamhetsuppföljningar gå igenom mål och prioriteringar och följa upp de olika uppdragen. Utformningen har skiftat mellan åren men generellt kan sägas att dessa möten varit konstruktiva och framåtsyftande. Denna arbetsform fortsätter. Nämndens politiker finns i en kontaktpolitikerorganisation. Det innebär att samtliga ordinarie ledamöter är knutna till olika skoloch förskoleområden. Vid två tillfällen per år bjuds kontaktpolitier in av enheterna för dialog och information. 7. förbättra planeringsförutsättningarna genom ökade insatser i ett gemensamt arbete att ta fram aktuella och utförligare befolkningsprognoser med fokus på barn- och elevutvecklingen Denna rekommendation är mycket angelägen. Uppdraget är ett av de utvecklingsområden som prioriterats av kommunledningen. Förvaltningen följer och deltar i det arbetet. 8. utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet bör ges fortsatt hög prioritet Nämnden har en hög ambition kring utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet för att man ska kunna ta en aktiv del och diskutera skolans resultat. I september 2014 fattade nämnden beslut om återrapportering av kvalitetsarbetet under verksamhetsåret 2014-15, (BUN 83). Den planen indikerar en fortsatt hög prioritetering av frågan. I det pågående kvalitetsarbete finns uppföljning av såväl kunskapsresultat som andra mer "mjuka" värden. De genomförda uppföljningarna och utvärderingarna används som ett verktyg för förskole- och skolutveckling. 9. arbeta vidare med en strategi för att uppnå Vision Framtida mål och likvärdig tillgång till digitala lärverktyg i utvecklingen av IT-stödets funktion Under våren 2014 fattade kommunstyrelsen beslut att ställa resurser till förfogande som möjliggjorde en satsning på digitala lärverktyg inom förskolan och grundskolan. Projektet, som ska genomföras fram till augusti 2016, kommer att innebära en markant förbättring av antalet digitala lärverktyg i förskola och grundskola. Nämndens stora utmaning är att säkerställa att resurser finns avsatta för en fortsatt utbyggnad av de digitala lärverktygen så att
6 (8) de kommer att kunna omfatta hela grundskolan även efter hösten 2016. 10. olika uppdrag och funktioner i organisationens styrkedja behöver förtydligas Det är viktigt att det finns en tydlig ansvars- och rollfördelning mellan politiker, tjänstemän och förskolechefer/rektorer. Inom förvaltningen finns en tydlig delegationsordning som anger vilket ansvar och befogenheter som olika befattningshavare har. En tydlighet i organisationens styrkedja är viktigt. Det kan finnas anledning att fortsättningen beakta denna rekommendation i det fortsatta utvecklingsarbetet. 11. överväg att utforma uppdragsbeskrivningar för alla linjens chefer Hittills har uppdragsbeskrivningar givits av mer generell karaktär för rektor och förskolechefer. Förvaltningschefen kommer att uppdra åt verksamhetschef/er att påbörja ett arbete som syftar till att varje förskolechef och rektor har en uppdragsbeskrivning som består av en generell del som kompletteras med specifika uppdrag för respektive chef med utgångspunkt i uppdraget att stärka barnen utveckling i förskolan och elevernas resultat i skolan. Uppdragsbeskrivningar för verksamhetschef/er kommer att utarbetas. 12. fortsatt fokus föreslås i det komplexa uppdraget att ge adekvat stöd till elever med särskilda behov Det komplexa uppdraget att ge adekvat stöd till elever med särskilda behov är ett av barn- och utbildningsnämndens viktigaste uppdrag. Detta uppdrag återfinns i de styrdokument som nämnden som huvudmannens representant har att fullgöra. Detta arbete är pågående och ett stort fokus läggs på detta både från nämnd, förvaltning och i verksamheten. 13. eftersträva ökad koncentration av mål och måltal och ökad delaktighet i målarbete och budgetprocess bör eftersträvas Barn- och utbildningsnämnden har minskat antalet mål och anpassat målnivåerna (måltal) till resultatet inför budget 2015.
7 (8) Målet att alla elever ska lyckas är viktigt och finns kvar, samtidigt som det är angeläget att målnivåerna upplevs som rimliga att uppnå. Nämnden har ansvar för sina politiska mål. De mål som finns på verksamhets- och enhetsnivå är direkt knutna till chefsområden. Dessa mål processas på enheten men också i den lokala samverkansorganisationen. Kommunens budgetprocess är under revidering. En tidigareläggning av budgetprocessen är beslutad inför 2016. Detta påverkar även nämnder och förvaltningar som får nya förutsättningar för arbetet mål och budget. Delaktighet säkerställs genom förvaltningens chefer samt samverkansorganisationen. 14. fortsatta ansträngningar bör ske för att behålla och förbättra betygsnivåer och måluppfyllelsegraden - den måste sättas i verksamhetens absoluta fokus och prioriteras såväl på politisk som ledningsnivån som ute i organisationen. Det absolut mest prioriterade målet för skola och förskola i Karlskoga är att barn och elever utvecklas på bästa sätt så att de när de slutar grundskolans årskurs nio har de färdigheter och kunskaper som anges i läroplan och kursplaner. Fokus på detta arbete ska finnas i hela organisationen. Erfarenheten visar att i de kommuner där man från högsta politiska kommunledningsnivå, via nämnder, förvaltning, chefsled till lärare, föräldrar och elever driver ett gemensamt arbete för att nå detta mål har man bättre förutsättningar än andra. Det ska finnas höga krav på att alla elever ska lyckas. Höga förväntningar ska finnas på alla i organisationen - elever, lärare, tjänstemän och politiker. Genom att hävda höga ambitioner med förskola och skolan som helhet visar en kommun att förskola och skolan är viktig. Genom en kommungemensam kraftsamling kan betygsnivåer och måluppfyllelsegraden förbättras.
8 (8) Överväganden I de rekommendationer som ges av KPMG återfinns delar som berör den centrala kommunledningen. Där har vare sig nämnd eller förvaltningen någon beslutanderätt. Det är viktigt att den positiva trend som finns mellan förvaltning, nämnd och kommunledning fortsätter. Möjligheten för nämnden att inför kommunledningen tydliggöra såväl ekonomiska som verksamhetsmässiga behov är nödvändig. KPMG:s rapport pekar på att nämnden bedriver sin verksamhet under snäva ekonomiska ramar. Något absolut samband mellan tilldelade resurser och resultat kan inte påvisas genom forskning. Trots det finns det anledning att påpeka att rapporten vid flera tillfällen uppmärksammar den genomsnittligt låga tilldelningen av resurser som finns i förskola och skola i Karlskoga. Rapporten antyder sambandet ekonomi och resultat genom att man skriver Vår slutsats blir att effektiviteten kan anses hög i grundskoleverksamheten i kommunen. Som en av våra intervjupersoner utrycker det: Vi får nog ut en mycket bra verksamhet med tanke på vilka resurser vi ger skolan! (KPMG:s rapport sid 14) Det är barn- och utbildningsnämnden som blivit granskad av kommunstyrelsen. Nämnden kan enbart kommentera rekommendationerna utifrån förvaltning och nämndperspektivet. Av de rekommendationer som ges har flera verkställts och andra är under utarbetande. I det utvecklingsarbete som pågår har rapporten varit en del i underlaget för förvaltningens bedömningar och ställningstaganden. Det kan konstateras att uppföljningar av detta slag har förhållandevis kort aktualitet beträffande bakgrund och underlag. Detta gäller i synnerhet när organisationer står under ett så stort förändringstryck som varit aktuellt för barn- och utbildningsnämndens verksamhet under de senaste åren. Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden antar föreliggande skrivelse som eget yttrande och överlämnar skrivelsen till kommunstyrelsen. Per Blom Förvaltningschef Expedieras till kommunstyreslen