Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmot- tagandet

Revisionsrapport Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmot- tagandet Linköpings kommun Jukka Törrö Annika Hansson Certifierad kommunal revisor

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 2 2. Inledning 4 2.1. Uppdrag och revisionsfråga 4 2.2. Avgränsning och metod 4 2.3. Bakgrund statliga ersättningar 5 3. Resultat av granskningen 6 3.1. Övergripande ansvarsfördelning 6 3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning 7 3.2.1. Ordinarie flyktingmottagande (BIN) 7 3.2.2. Ensamkommande flyktingbarn (SN) 8 3.2.3. Vår analys och bedömning 9 3.3. Rutiner för ansökning av återsökningsbara ersättningar 10 3.3.1. Jobb- och kunskapstorget (BIN, ON, ÄN, BOU) 10 3.3.2. Socialkontoret (SN, ON) 11 3.3.3. Överförmyndarenheten (ÖN) 12 3.3.4. Vår analys och bedömning 13 3.4. Nämndernas interna kontroll 14 3.4.1. Vår analys och bedömning 14 BILAGA. Ersättningsförordningar Linköpings kommun 1 av 15

1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Linköpings kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen avser Bildningsnämnden, Socialnämnden, Äldrenämnden, Omsorgsnämnden, Barn- och ungdomsnämnden, samt Överförmyndarnämnden. Revisionsfråga: Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Vår samlade revisionella bedömning är att ansvariga nämnder inte fullt ut säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Ändamålsenliga rutiner finns inom Bildningsavdelningen/Jobb- och kunskapstorget för att kontrollera att kommunen får grund- och schablonersättning för mottagna före 1 december 2010. Samma rutiner tillämpas för mottagna efter 2010 dec (etableringsreformen) men är inte längre fullt ändamålsenliga. Detta beror främst på bristande extern information från Migrationsverket och Arbetsförmedlingen som innebär att kommunen inte alltid underrättas om nyanlända som flyttar in. Bildningsnämnden bör säkerställa att det utvecklas ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för samtliga kommunmottagna. Socialkontoret har ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får grundersättning för ensamkommande barn inkl. engångsschablon för barn som beviljats uppehållstillstånd. Bildningsnämnden och Socialnämnden som ansvarar för ordinarie flyktingmottagande respektive ensamkommande flyktingbarn och förfogar över medlen i sin helhet har inte fastställt hur stor andel som ska fördelas till andra nämnder/verksamheter som berörs. Frågan hanteras på tjänstemannanivå och det råder olika syn t ex om under hur lång period BIN ska ersätta SN kostnader för ekonomiskt bistånd till målgruppen. Det är positivt att kommundirektören uppdragit Utbildningsförvaltningen att utarbeta ett gemensamt förslag till fördelning. BIN och SN bör besluta om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Det saknas ett helhetsgrepp och fullt ändamålsenliga rutiner inom kommunen för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader kopplat till flyktingmottagandet. Linköpings kommun 2 av 15

Hur ansvaret för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader är fördelat mellan olika nämnder och verksamheter är inte tydliggjort. Detta är en brist då verksamheter under Bildningsnämnden och Socialnämnden samordnar ansökningar även inom andra nämnders verksamhetsområden. Därmed uppstår en risk att saker faller mellan stolarna. Att Barnoch utbildningsnämnden och Bildningsnämnden förbisett att söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barn i för-, grund- och gymnasieskola utgör ett sådant exempel. De egna rutiner som tillämpas av assistenter inom Jobb- och kunskapstorget och Socialkontoret är ändamålsenliga så tillvida att de bidrar till att i stor utsträckning fånga återsökningsbara ärenden/kostnader. För att fullt ut säkerställa att ansökning görs för alla kostnader samt adekvat uppföljning av beviljade ersättningar bör verksamhetsövergripande rutiner utvecklas, där myndighetsutövande funktioner involveras på ett tydligare sätt. Generellt behöver kunskapen om olika ersättningar spridas inom organisationerna. Positivt är att det nyligen bildats ett nätverk för administratörer som arbetar med återsökningsfrågor. Åtgärder bör vidtas för att ersättningar som förs över till respektive nämnd/verksamhet från kommunens bankgiro hamnar rätt från början. De muntliga överenskommelser som finns om fördelning av ersättningar mellan olika verksamheter, t ex gällande ensamkommande barn, behöver dokumenteras och fastställas av berörda nämnder. Vi uppmärksammar kommunen på möjligheten att söka ersättning för vissa extraordinära strukturella kostnader för flyktingmottagande och asylsökande Omfattas statliga ersättningar av nämndernas interna kontroll? Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas inte av nämndernas arbete med intern kontroll. Nämnderna behöver stärka den interna kontrollen för att se till att det finns rutiner som säkerställer att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till inom respektive verksamhetsområde. Linköpings kommun 3 av 15

2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Linköpings kommun har ett åtagande om årligt mottagande av 500 flyktingar och andra skyddsbehövande. Det faktiska mottagandet har under de senaste åren dock varit lägre. Kommunen har även en överenskommelse att tillhandahålla 15 boendeplatser för ensamkommande flyktingbarn fr o m augusti 2011. Därutöver bor många asylsökande inskrivna hos Migrationsverket i kommunen. 1 Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. 2.1.Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Linköpings kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara följande revisionfråga: Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Följande kontroll-/granskningsmål har varit vägledande för granskningen: Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Omfattas statliga ersättningar inom flyktingmottagandet av nämndernas interna kontroll? 2.2. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till Bildningsnämnden, Socialnämnden, Äldrenämnden, Omsorgsnämnden, Barn- och ungdomsnämnden, samt Överförmyndarnämnden. Granskningen omfattar även statlig ersättning för asylsökande barn och ungdomar. Arbetet har genomförts genom intervjuer, dokumentgranskning av rutiner för hantering och ansökning av statbidrag, samt utdrag ur ekonomisystem. Följande funktioner har intervjuats: 1 I juni 2012 fanns 271 asylsökande, varav 217 vuxna och 54 barn, boende i Linköpings kommun inskrivna hos Migrationsverket. www.migrationsverket.se Linköpings kommun 4 av 15

Bitr. förvaltningschef, sakkunnig, ekonomichef och ekonom inom Utbildningskontorets bildningsavdelning; enhetschef, verksamhetsledare och assistenter inom Jobb- och kunskapstorget, samt sektionschef och sakkunnig inom barn- och ungdomsavdelningen. Socialchef, avdelningschef försörjningsinsatser, avdelningschef individ- och familjeomsorg, ekonom, socialsekreterare, samt assistenter inom Socialkontoret. Ekonomichef och planeringsledare inom Omsorgskontoret. Gruppchef inom Överförmyndarenheten, samt ekonom på ekonomiservice kopplad till Överförmyndarenheten. Samtliga intervjuade har fått ta del av rapportutkast för sakavstämning. 2.3. Bakgrund statliga ersättningar Samtliga statliga ersättningar inom flyktingmottagandet handläggs och utbetalas av Migrationsverket i enlighet med följande förordningar som gäller för olika målgrupper: Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 december 2010 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 december 2010 Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) avser asylsökande Därutöver finns i vissa fall även andra tidsbegränsade förordningar såsom stimulansbidrag för arbetsmarknadsetablering under år 2010. 2 En översikt över ersättningar som tillfaller kommunen automatiskt eller efter ansökan återfinns i bilaga. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Av bilagan framgår också underlag som behöver bifogas ansökan. Kommunen kan också i viss mån enligt förordningarna ovan söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. 2 Förordning (2009:1561) om extra ersättning till kommuner 2010 för att påskynda utlänningars etablering på arbetsmarknaden. Linköpings kommun 5 av 15

3. Resultat av granskningen 3.1.Övergripande ansvarsfördelning I Linköpings kommun berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Medan vissa nämnder har ett uttalat ansvar inom själva mottagandet, tillhandahåller andra nämnder t ex skola och välfärdsinsatser som kan omfatta asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Det innebär att alla nämnder i denna granskning på ett eller annat sätt har möjlighet att få del av statliga ersättningar för vissa kostnader. Till Bildningsnämnden (BIN) ansvarsområden hör kommunens ordinarie flyktingmottagande, arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning inkl. sfi, samt gymnasieskola inkl. gymnasiesärskola. 3 Verksamheterna bedrivs på uppdrag av nämnden av Utbildningsförvaltningen/Bildningsavdelningen och de underliggande verksamheterna Jobb- och kunskapstorget och Gymnasieskolor. Nämnden ansvarar för kommunens avtal med Migrationsverket om ordinarie flyktingmottagande. Således tillfaller årlig grundersättning och schablonersättningar nämnden. Det finns även möjlighet att söka andra ersättningar. Gymnasieskolan omfattas av de ersättningar som kommunen kan söka för asylsökande barn och ungdomars skolgång. Socialnämnden (SN) ansvarar för myndighetsutövning inom bl a Socialtjänstlagens område, LVU/LVM, och för äldre och funktionsnedsatta. 4 Myndighetsutövningen bedrivs av Social- och omsorgsförvaltningen/socialkontoret på uppdrag av nämnden. Ärenden som dessa kan ge upphov till kostnader möjliga att återsöka ersättning för. Nämnden har även på uppdrag av KS tecknat kommunens avtal om mottagande av ensamkommande flyktingbarn och ansvarar för mottagandet i sin helhet. 5 Det innebär att grund- och schablonersättningar som rör ensamkommande flyktingbarn tillfaller nämnden. Därutöver finns en rad ersättningar för målgruppen som är sökbara i efterhand. Bortsett från myndighetsutövning ansvarar Omsorgsnämnden (ON) för insatser inom individ- och familjeomsorg och för personer med funktionshinder. 6 Nämnden tillhandahåller insatser genom avtal med såväl kommunala som externa utförare. Social- och omsorgsförvaltningen/omsorgskontoret arbetar på uppdrag av nämnden. Nämnden har även på uppdrag av KS upphandlat och tecknat avtal om boendeplatser för ensamkommande barn. 7 De kostnader som uppstår hos nämnden är möjliga att söka ersättning för. Äldrenämnden (ÄN) ansvarar på motsvarande sätt för att tillhandahålla särskilda boendeformer och hemtjänst för äldre, rehabiliteringsinsatser med mera, där det 3 Reglemente för Bildningsnämnden, KF 2006 229. 4 Reglemente för Socialnämnden, KF 2006 229, 2009 193. 5 KS 10 dnr 2009-522, 2010-01-19; SN 171 dnr 2008-187, 2010-12-15. 6 Reglemente för Omsorgsnämnden, KF 2006 229. 7 KS 225, dnr KS 2009-522, 2010-05-25. Linköpings kommun 6 av 15

kan uppstå återsökningsbara kostnader. 8 Social- och omsorgsförvaltningen/omsorgskontoret arbetar på uppdrag av nämnden. Överförmyndarnämnden (ÖN) berörs så tillvida att nämnden ansvarar för att förordna och arvodera gode män till asylsökande ensamkommande flyktingbarn, kostnader som är möjliga att återsöka ersättning för. 9 Verksamheten utförs av Överförmyndarenheten inom Kommunstyrelsens förvaltning på uppdrag av nämnden. Vidare ansvarar Barn- och ungdomsnämnden (BOU) för områden som förskola, grundskola inkl. särskola, där det är möjligt att återsöka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång. 10 Verksamheten bedrivs inom Utbildningsförvaltningen/Barn- och ungdomsavdelningen på uppdrag av nämnden. 3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning 3.2.1. Ordinarie flyktingmottagande (BIN) Den årliga grundersättning och schablonersättning för kommunmottagna flyktingar (ErsF, NyErsF) utbetalas av Migrationsverket per automatik. Ersättningen sätts in centralt på kommunens bankgirokonto och bokförs på balanskonto hos Bildningsnämnden som ansvarar för kommunens ordinarie flyktingmottagande. Under 2011 har 52,6 mnkr bokförts som grund- och schablonersättning, samt 11,1 mnkr t o m april 2012. 11 Ersättningarna avser att täcka kommunens kostnader för ordinarie flyktingmottagande. För mottagna för 1 december 2010 gäller en högre schablon för att kommunen ska bedriva ett introduktionsprogram med ersättning till deltagare i upp till 3,5 år. För mottagna efter 1 december 2010 är schablonen lägre, eftersom Arbetsförmedlingen tagit över ansvaret för etableringsinsatser under de första 24 månaderna. Schablonen ska dock finansiera kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion inom skolan, sfi/samhällsorientering och kvarstående kostnader för ekonomiskt bistånd mm. Bildningsnämnden förfogar över medlen i sin helhet. Det sker även fördelning till andra nämnder/verksamheter. Av intervjuer med Bildningsavdelningen framgår att det finns en praxis att en viss procentuell andel av schabloner fördelas till Barn- och ungdomsnämnden för insatser inom för- och grundskola. En annan praxis är att Socialnämnden fakturerar Bildningsnämnden för faktiska kostnader för ekonomiskt bistånd upp till 3,5 år efter mottagandet. Enligt uppgift har det inte fattats några politiska beslut om fördelningen av schablonersättning mellan olika nämnder/verksamheter. Frågan hanteras på tjänstemannanivå. I samband med etableringsreformen och övergången mellan den nya och gamla ersättningsförordningen har det uppstått en diskussion mellan Socialkontoret och Bildningsavdelningen om i vilken utsträckning Socialnämndens kost- 8 Reglemente för Äldrenämnden, KF 2006 229, 2008 8. 9 Reglemente för Överförmyndarnämnden, KF 2006 229. 10 Reglemente för Barn- och ungdomsnämnden. 11 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 123600, 2012-05-03. Linköpings kommun 7 av 15

nader för ekonomiskt bistånd ska kunna faktureras. Det råder ingen samsyn huruvida Socialnämnden ska kunna fakturera Bildningsnämnden i upp till 3,5 år eller i 2 år efter övergång till det nya systemet. I det tidigare systemet har det i regel funnits balanserade medel kvar från föregående år hos Bildningsnämnden som räckt till att täcka Socialnämndens kostnader upp till 3,5 år. Eftersom schablonen är lägre i det nya systemet räcker medlen inte till. Detta innebar att Bildningsnämnden under våren 2011 inte längre kunnat ersätta Socialnämnden för fakturerade kostnader. I slutet av 2011 begärde Bildningsnämnden således tilläggsanslag från Kommunstyrelsen med 13,2 mnkr för 2011 och 16,5 mnkr under 2012 för utfasning av kostnader som är relaterade till flyktingmottagande, vilket beviljades. 12 Enligt Socialkontoret och Bildningsavdelningen har kommundirektören nyligen uppdragit utbildningsdirektören att fram ett förslag för framtida fördelning av schablonersättning. Det framkommer av intervjuer att det finns rutiner för att kontrollera att kommunen fått schablonersättning för samtliga kommunmottagna. Förutsättningarna för denna avstämning har emellertid förändrats i och med etableringsreformen. För mottagna före dec 2010 har assistenter inom Jobb- och kunskapstorget som rutin att stämma av underlag (bosättningsunderlag/schablonlistor) från Migrationsverket med inskrivna flyktingar. Flyktingar mottagna efter 1 dec 2010 registreras på motsvarande sätt i verksamhetssystem efter att kommunen fått kännedom om personen via Migrationsverket eller Arbetsförmedlingen. Det har dock uppstått brister i informationen från Migrationsverket och Arbetsförmedlingen som innebär att kommunen inte alltid underrättas om nyanlända som flyttar till kommunen. Det innebär att det uppstår svårigheter att kontrollera att kommunen fått schablonersättning för samtliga nyanlända när kommunen inte har ett fullständigt grepp över inflödet. 3.2.2. Ensamkommande flyktingbarn (SN) Den årliga grundersättning som tillfaller kommunen för mottagande av ensamkommande flyktingbarn, samt den schablonersättning som utbetalas som ett engångsbelopp för barn som beviljats uppehållstillstånd (AsylErsF, NyErsF) bokförs på motsvarande hos Socialnämnden efter att det inkommit centralt. Dessa ersättningar utgör en mindre andel av kommunens intäkter på området medan majoriteten utgörs av ansökningsbara ersättningar, t ex för boendedygn (se 3.3.2 för uppgifter om intäkter totalt). Socialnämnden förfogar över medlen i sin helhet, men det sker även en viss fördelning till andra nämnder som gjorts upp på tjänstemannanivå. Enligt uppgift finns en muntlig överenskommelse mellan Socialkontoret och Överförmyndarenheten att en del av engångsschablonen ska gå till att täcka Överförmyndarnämndens kostnader för gode män för ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd före 18 års ålder. Detta eftersom det inte är möjligt att söka ersättning från Migrationsverket för gode män för barn med uppehållstillstånd, då den gode mannen egentligen ska ersättas av en särskild förordnad vårdnadshavare. I praktiken har det dock varit 12 Tjänsteskrivelse Utbildningskontoret: Flyktingmedel, tilläggsanslag och hantering 2011-11-09/21, dnr BIN 2011-265; KS 2011 430. Linköpings kommun 8 av 15

svårt att utse särskilt förordnade vårdnadshavare i rimlig tid, varför många gode män kvarstår i uppdraget. I dessa fall ansöker Överförmyndarenheten om medel hos Socialkontoret som beviljar ersättning i mån av utrymme. 13 Socialkontoret har som rutin att stämma av gentemot Migrationsverkets utbetalningslistor att schabloner kommer in för barnen. Det sker också en löpande uppföljning av hur mycket schablonmedel som återstår för respektive barn, bl a för att kunna bedöma i vilken utsträckning som Överförmyndarnämndens kostnader kan ersättas. Överförmyndarenheten framhåller att nämnden fått full kostnadstäckning under 2011. Det finns emellertid en farhåga att engångsschablonen inte kommer att räcka för alla kostnader under 2012, då Socialkontoret begärt att få avvakta med besked om ansökt ersättning för första kvartalet 2012. Vi har vidare uppfattat en muntlig överenskommelse mellan Socialkontoret och Omsorgskontoret som innebär att Socialnämnden ska täcka Omsorgsnämndens faktiska kostnader för boendeplatser för ensamkommande barn inkl. interna administrationskostnader för upphandling/uppföljning av avtalet. Detta berörs närmare i avsnitt 3.3.2 som rör rutiner för återsökning. 3.2.3. Vår analys och bedömning När det gäller grund- och schablonersättning inom ordinarie flyktingmottagandet bedömer vi att det inom Bildningsavdelningen/Jobb- och kunskapstorget finns ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för mottagna före 1 december 2010. Rutinerna är emellertid inte fullt ändamålsenliga för att kontrollera att kommunen år ersättning för samtliga mottagna efter 1 dec 2010. Detta beror främst på bristande extern information från Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Bildningsnämnden bör säkerställa att det utvecklas ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för samtliga kommunmottagna. När det gäller grundersättning avseende ensamkommande flyktingbarn inkl. engångsschablon som utgår för barn som beviljats uppehållstillstånd bedömer vi att Socialkontoret har ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för samtliga barn. Vi ser det som en brist att Bildningsnämnden och Socialnämnden, vilka förfogar över grund- och schablonersättningar i sin helhet inom ordinarie mottagandet och ensamkommande flyktingbarn, inte har fastställt hur stor andel av medel som ska fördelas till övriga nämnder/verksamheter. Vi konstaterar att frågan hanteras på tjänstemanna nivå. Vi ser positivt på att utbildningsdirektören uppdragits av kommundirektören att ta fram ett gemensamt förslag för framtida fördelning. Detta mot bakgrund av att det råder olika syn om i vilken utsträckning som Bildningsnämnden ska täcka Socialnämndens kostnader för ekonomiskt bistånd i och med att schablonbeloppet är lägre för mottagna efter 1 december 2010. Vi anser emellertid att Bildningsnämnden och Socialnämnden bör besluta om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. 13 Engångsschablonen avser mottagna efter 1 december 2010. För barn som tagits emot tidigare har Överförmyndarenheten istället fakturerat Bildningsnämnden som fått ordinarie schablonersättning. Linköpings kommun 9 av 15

3.3. Rutiner för ansökning av återsökningsbara ersättningar Som tidigare nämnts kan det uppstå återsökningsbara kostnader inom alla nämnders verksamhetsområden som ingår i granskningen. Vi har förstått att det under tidigare år funnits en central administrativ funktion inom Bildningsavdelningen/Jobb- och kunskapstorget som hanterat ansökningar för samtliga verksamheter. Denna funktion finns fortfarande kvar, men Socialkontoret, Överförmyndarenheten hanterar också ansökningar på egen hand. Det finns emellertid ingen samlad dokumenterad beskrivning över hur ansvarsfördelningen och arbetsrutinerna ser ut mellan olika nämnder och verksamheter när det gäller återsökningar, eller översikt över alla ersättningsformer. Nyligen har dock ett nätverk bildats inom kommunen för personer som arbetar med återsökningar. 3.3.1. Jobb- och kunskapstorget (BIN, ON, ÄN, BOU) En assistent inom Jobb- och kunskapstorget fungerar som samordnare av ansökning av återsökningsbara kostnader för verksamheter inom Bildningsnämnden, Omsorgsnämnden, Äldrenämnden, Barn- och ungdomsnämnden. Aktuella kostnader uppstår inom Omsorgsnämnden och Äldrenämnden dels genom myndighetsutövning inom Socialnämnden/-kontoret eller i form av serviceinsatser. Det är främst insatser för äldre, sjuka och funktionshindrade, men även andra vårdinsatser för t ex barn som är möjliga att återsöka för aktuella målgrupper. Av intervjuer med Omsorgskontoret framgår att det inte finns någon gemensam dokumenterad rutin för hur samordningen av ansökningar ska ske. Däremot finns en praxis att Omsorgskontoret informerar Jobb- och kunskapstorget om aktuella ärendelistor, samt kostnadsunderlag för enskilda bistånds- och serviceinsatser. Enligt såväl Omsorgs- som Socialkontoret ska Socialkontorets handläggare meddelas Jobb- och kunskapstorget när det inkommer nya ärenden med utländsktklingande namn. Samordnaren inom Jobb- och kunskapstorget har upprättat rutiner som stöd i det egna arbetet med återsökningar. Dessa omfattar ansökningar för insatser inom LSS/LASS, stöd & hjälp i boendet respektive varaktig vård. Kortfattat innebär rutinerna att samordnaren med hjälp av underlag och Socialkontorets journalsystem försöker identifiera återsökningsbara ärenden. Vid behov av kompletterande underlag kontaktas berörda handläggare. Kopia på beviljade ersättningsbeslut skickas till ekonom inom Jobb- och kunskapstorget, samt berörda ekonomer inom Social- och omsorgsförvaltningen. Ekonomiservice underrättas om kommande inbetalningar. Enligt ekonomen är det vanligt att medel som ska till andra nämnder sätts in på Bildningsnämndens balanskonto. Detta eftersom Ekonomiservice inte alltid kan utläsa av inbetalningen vilken ansökan det avser. I dessa fall försöker ekonomen härleda inbetalningen till rätt ansökan för att sedan föra över medlen till rätt nämnd/verksamhet. Linköpings kommun 10 av 15

För Omsorgsnämnden har det bokförts ca 7,8 mnkr under 2011 och ca 1,6 mnkr t o m april 2012 som statlig ersättning för insatser inom LASS/LSS, samt för utvecklingsstörda. Motsvarande intäkter för Äldrenämnden avseende hemtjänst/äldreomsorg uppgår till ca 4,9 mnkr under 2011 och 1,6 mnkr t o m april 2012. 14 De insatser som Jobb- och kunskapstorget återsöker för Barn- och ungdomsnämnden rör ersättning för läsår för asylsökande barn i förskola och skola. Motsvarande återsökning sker även inom gymnasiet för Bildningsnämndens del. Samordnaren har en särskild rutin för detta. Där framgår att Barn- och ungdomsavdelningens sektion för resurs- och stödverksamhet kontaktas för aktuella uppgifter om asylsökande barn i berörda verksamheter. När det gäller gymnasieskolan sker kontakten med gymnasieskolans språkintroduktion. Kopia på beviljade ersättningsbeslut skickas till berörda ekonomer och Ekonomiservice underrättas om kommande inbetalningar. De läsårsersättningar som bokförts för Barn- och ungdomsnämnden uppgår till ca 58 tkr inom förskola och ca 212 tkr inom grundskola under 2011. För gymnasieskola har det för Bildningsnämndens del bokförts ca 410 tkr under samma period. 15 Utöver ersättning för läsår är det möjligt för kommunen att även söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång, såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller extra skollokaler. Det framgår emellertid av intervjuer att Jobb- och kunskapstorget inte hanterar den typen av ansökningar. Enligt Barn- och ungdomsavdelningen finns inga rutiner för detta i dagsläget och det framgår att man inte känner till möjligheten att söka andra ersättningar utöver läsårsersättning. Vi har efterfrågat motsvarande rutiner inom gymnasiet och blivit hänvisade till Jobb- och kunskapstorget fastän de inte hanterar dessa ersättningar. Det har således inte vad vi erfar inte ansökts eller bokförts någon ersättning för extraordinära kostnader. 3.3.2. Socialkontoret (SN, ON) Inom Socialkontoret finns två assistenter med uppgift att samordna ansökning av återsökningsbara kostnader för Socialnämndens del. Den ena assistenten sköter ansökningar inom ekonomiskt bistånd och vissa s k extraordinära kostnader för stöd- och vårdinsatser exempelvis för barn. Den andra assistenten samordnar ansökning av ersättningar avseende ensamkommande barn, förutom kostnader för gode män. Assistenterna har skapat egna dokumenterade rutiner för arbetet. När det gäller ekonomiskt bistånd och extraordinära kostnader har assistenten försökt att få till en rutin att handläggare löpande redovisar ärenden med återsökningsbara kostnader. Det har dock inte implementerats i praktiken, med visst undantag för ekonomiskt bistånd. Det är främst upp till assistenten att på egen hand bevaka ärenden via journalsystem mm och se till att ansökningar görs. Ibland saknas relevanta underlag för ansökan då handläggare inte känner till vilka intyg som kan krävas. Det händer även att ansökningar uteblir om ärenden upptäcks för sent. 14 Prognos per 30 april 2012 intäkter Omsorgsnämnden, LASS, LSS, insatser för utvecklingsstörda, samt Äldrenämnden hemtjänst, 2012-05-03. 15 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 12200; 122500; 123 600, 2012-08-17. Linköpings kommun 11 av 15

Socialnämndens bokförda intäkter för ekonomiskt bistånd till äldre, sjuka, och funktionsnedsatta flyktingar uppgick under 2011 till ca 50 tkr. 16 Därutöver har vi tagit del av ett utbetalningsbesked från Migrationsverket avseende ekonomiskt bistånd som uppgår till ca 1 mnkr under 2011 som har bokförts på fel konto utan att ha rättats. Detta ger svårigheter att följa upp respektive verksamhet korrekt. 17 När det gäller extraordinära kostnader inkl. placering/vård av barn finns ca 6 mnkr bokförda under 2011. 18 När det gäller ensamkommande flyktingbarn får assistenten däremot underlag från handläggare för kostnader såsom transport och utredning, familjehemsplacering, belagda platser på det boende som kommunen upphandlat. Under 2011 har det inom Socialnämnden bokförts ca 9 mnkr som ersättningar från Migrationsverket avseende ensamkommande barn, samt ca 6 mnkr t o m april 2012. 19 Assistenterna meddelar ekonomen på Socialkontoret om beviljade ersättningar för uppföljning och bokföring av inkomna medel. Som nämndes i avsnitt 3.2.2 att det finns en muntlig överenskommelse mellan Socialkontoret och Omsorgskontoret som innebär att Socialnämnden ska täcka Omsorgsnämndens faktiska kostnader för boendeplatser för ensamkommande barn inkl. interna administrationskostnader för upphandling/uppföljning av avtalet. Enligt Omsorgskontoret fick nämnden i bokslutet 2011 boka upp intäkter till kommande år eftersom Socialnämnden ännu inte hade fått medel från Migrationsverket. Under våren 2012 ska medel ha inkommit till Socialnämnden för perioden okt/dec 2011, men inte för aug/sep. En farhåga finns enligt Omsorgskontoret att nämnden ska göra ett underskott om ersättningar för aug/sep 2011 inte kommer in. Omsorgskontoret har vidare tagit fram en beräkning av sina interna kostnader sedan upphandlingen/verksamheten startade som underlag för fakturering från Socialnämnden, för avstämning med Socialkontoret. Huruvida Omsorgsnämnden/kontoret ska få full ersättning för administrativa kostnader av upphandling/avtal gällande ensamkommande barn är ännu inte klargjort. 3.3.3. Överförmyndarenheten (ÖN) Som tidigare nämnts är det för Överförmyndarnämndens del möjligt att söka ersättning för gode män för ensamkommande asylsökande barn. Överförmyndarenheten har tidigare hanterat dessa ansökningar på egen hand, vilket också utgjort en del av enhetens dokumenterade handläggningsrutiner på området. Inför att kommunens mottagande av ensamkommande barn skulle utökas under 2011 tecknade Överförmyndarenheten och Ekonomiservice ett avtal som innebär att Ekonomiservice tagit över den praktiska hanteringen av ansökan och uppföljning. 16 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 150215, 2012-04-26. 17 Ersättningsunderlag fr Migrationsverket (dnr 535-2011-1411), särskilda kostnader socialbidrag, konto 75301, belopp 995 942 kr, 2011-05-26; Utdrag ur ekonomisystem, Ver.nr. 110161, konto 3514, ID 150215 (Ensamkommande flyktingbarn), 2011-05-31. 18 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 150215; 150102; 150301; 150105, 2012-04-26. 19 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 150215, 2012-04-26. Linköpings kommun 12 av 15

Under 2011 har 0,4 mnkr bokförts hos Överförmyndarnämnden som intäkter för gode män, samt 0,2 mnkr t o m april 2012. 20 3.3.4. Vår analys och bedömning Vi bedömer att det saknas ett helhetsgrepp och fullt ändamålsenliga rutiner inom kommunen för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader kopplat till flyktingmottagandet. Det är en brist att det inte finns någon samlad beskrivning som tydliggör hur ansvaret för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader är fördelat mellan olika nämnder och verksamheter. Detta inte minst mot bakgrund av att verksamheter inom Bildningsnämnden och Socialnämnden samordnar ansökningar även inom andra nämnders verksamhetsområden. Därmed uppstår en risk för att saker och ting kan falla mellan stolarna. Att Barn- och ungdomsnämnden (och ev. Bildningsnämnden) förbisett att söka ersättning för extraordinära kostnader för skolverksamhet för asylsökande barn i för- grund och gymnasieskola utgör ett sådant exempel. De rutiner som tagits fram och tillämpas av assistenter inom Jobb- och kunskapstorget och Socialkontoret är ändamålsenliga så tillvida att de bidrar till att i stor utsträckning fånga upp aktuella ärenden/kostnader, samt för att underlätta den egna samordningen och uppföljningen av ansökningar. Enligt uppgift har dock hänt att ansökningar uteblivit p g a att ärenden upptäckts för sent eller att det brustit i underlagen. För att fullt ut säkerställa att ansökningar görs för alla kostnader och adekvat uppföljning av beviljade ersättningar, anser vi att det bör utvecklas gemensamma verksamhetsövergripande rutiner som innehåller en tydlig översikt över samtliga ersättningsformer, ansvarfördelning och gemensamma rutinbeskrivningar. De funktioner som arbetar med myndighetsutövning inom berörda verksamheter bör enligt vår mening involveras på ett tydligare sätt. Också kunskapen om olika målgrupper och ersättningsformer behöver generellt sett spridas inom organisationerna. De gemensamma rutiner som finns inom Överförmyndarenheten och Ekonomiservice är enligt vår bedömning ändamålsenliga. Vidare anser vi att åtgärder bör vidtas för att ersättningar som förs över till respektive nämnd/verksamhet från kommunens bankgiro hamnar rätt från början. Detta eftersom det ofta krävs insatser för att härleda olika intäkter innan de kan föras över till rätt nämnd/verksamhet. Vidare anser vi att de muntliga överenskommelser som finns om fördelning av ersättningar mellan olika verksamheter, exempelvis när det gäller ensamkommande flyktingbarn, behöver dokumenteras och fastställas av berörda nämnder. 20 Utdrag ur ekonomisystem, konto 3517, ID 155500, 2012-05-04. Linköpings kommun 13 av 15

Vi vill även uppmärksamma kommunen på möjligheterna att söka ersättning för vissa extraordinära strukturella kostnader för flyktingmottagande och asylsökande, något som enligt uppgift ännu inte övervägts. 3.4. Nämndernas interna kontroll Enligt reglemente för intern kontroll fastställd av Kommunstyrelsen ska nämnderna senast i november månad anta kontrollplaner för kommande år. Det framgår vidare att syftet med den interna kontrollen är primärt att säkerställa att politiska mål uppfylls, men också att rutiner, processer och styrsystem är tillförlitliga och effektiva. Vi har tagit del av internkontrollplaner för år 2011 och 2012 för de nämnder som omfattas av denna granskning. Ingen av nämnderna har fastställt några kontrollmoment som avser rutiner för att ansöka och följa upp statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. 3.4.1. Vår analys och bedömning Det är en brist att statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inte omfattas av nämndernas arbete med intern kontroll. Enligt vår bedömning behöver nämnderna stärka sin interna kontroll för att se till att det finns rutiner som säkerställer att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till inom respektive verksamhetsområde. Linköpings kommun 14 av 15

2012- Jukka Törrö Projektledare Anders Larson Uppdragsledare Linköpings kommun 15 av 15

Bilaga Personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 dec 2010 Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning 440 000 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller ny överenskommelse Schablonersättning (10-13 ) 194 700 kr/år (16-64 år) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år 119 600 kr/år (under 16 år) 71 900 kr/år (65 år -) Äldre, sjuka, funktionshindrade (17-20 ) - Ek. bistånd (SoL) from 20 mån efter mottagande (ej över 65 år) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - Färdtjänst Faktisk kostnad 75 % av kostnad Ansökan (4476/4477) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag - Varaktig hälso-/sjukvård(minst tre år) Ensamkommande barn (21-22 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) - Boendeplatser Betydande extraordinära kostnader (strukturella/individbaserade) (26, 38 ) - T ex kvotflyktingar, LVU/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL) 65 % av kostnad Faktisk kostnad vid minsta totalkostad 60 000 kr/pers/år Faktisk kostnad 1600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser insatser under mottagningsår + tre år) Ansökan (4475) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (ej särskild blankett) I efterskott varje år, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut färdtjänst, hemtjänst m.m. Läkarutlåtande att sjukdom/funktionshinder medför att personen inte kan försörja sig och att situationen förelåg vid ankomst till Sverige eller har direkt samband med flyktingsituationen, samt att ev vårdbehov kvarstår i minst tre år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag Linköpings kommun 1 av 4

Personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 dec 2010 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning (9 ) 440 000 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller vid ny överenskommelse Schablonersättning (10-14 ) 82 200 kr (0-64 år) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år 51 400 kr (65 år -) Initiala kostnader för ekonomiskt bistånd (15-17 ) 3 000 kr (under 20 år) 7 500 kr (20-64 år fr EBO) 4 000 kr (20-64 år fr ABO eller anknytning) Automatisk Utbetalas en månad efter mottagandet Ekonomiskt bistånd (19-21 ) - Mottagna ej rätt till etableringsplan (ej över 65 år), el pga sjukdom, nedsatt prestationsförmåga förhindrad delta på heltid el av samma orsak ej kan försörja sig efter avslutad etableringsplan - Ensamkommande ungdomar 18-20 år i eget boende som går i gymnasiet Äldre, sjuka, funktionshindrade (22-27 ) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag - Varaktig hälso-/ sjukvård (minst tre år) Ensamkommande barn (28-31 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) Faktisk kostnad 75 % av kostnad Faktisk kostnad vid minsta tot kostnad 60 000 kr/pers/år Faktisk kostnad Ansökan (4488) Ansökan (4488/4477) Ansökan (4473) Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Intyg att personen uppfyller krav, kostnadsunderlag Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut om hemtjänst, LSS/LASS mm. Läkarutlåtande att sjukdom/ funktionshinder förelåg vid mottagandet, samt att ev vårdbehov kvarstår i minst tre år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, kostnadsunderlag - Boendeplatser 1600 kr/dygn avtalad plats + Automatisk/ansökan Kvartalsvis, inom ett år efter utgången peri- Linköpings kommun 2 av 4

- Schablonersättning engångsbelopp Vissa betydande särskilda kostnader (strukturella/individbaserade) (32 ) - Ex kvotflyktingar, underlätta anvisning av personer/och familjer med särskilda behov, LVU-/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL) 300 kr/dygn belagd plats 30 000 kr Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser mottagningsår + tre år) (4482) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) od. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret 2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag Asylsökande Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Utbildning (5-6 ) - Förskola - Förskoleklass - Grundskola, grundsärskola eller specialskola - Gymnasieskola eller gymnasiesärskola Extraordinära kostnader skolverksamhet (5 ) - Särskilda stödinsatser (individbaserade), t ex elevassistent - Extra (särskild anordnade) skollokaler, skolskjuts särskolebarn Ensamkommande asylsökande barn (1, 4, 7, 8, 11 ) - Grundersättning - Trasport till kommun 37 900 kr/år 31 000 kr/år 60 700 kr/år 68 900 kr/år Faktisk kostnad 500 000 kr/år Faktisk kostnad Ansökan (blankett) Ansökan (4472) Ansökan (ej särskild blankett) Automatisk Ansökan (4489) Ansökan & underlag Kvartalsvis per undervisningsform, inom ett från utgången period Kvartalsvis, inom ett år från utgången period. Utlåtande om behov och beskrivning av stödinsatser, kostnadsunderlag Utbetalas vid året början eller ny överenskommelse Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) Faktisk kostnad Ansökan (4473) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, del av utredning/vårdplan, beslut om fortsatt vård för Linköpings kommun 3 av 4

- Utredning (SoL) - Boendeplatser 39 000 kr familjehem 31 000 kr HVB-hem 1 600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats - God man Faktisk kostnad Vård av barn (7 ) - Vårdinsatser (SoL, LVU) Faktisk kostnad Förebyggande stödinsatser för barn ( 11 a) Extraordinära (strukturella) kostnader för asylsökande inkl. ensamkommande barn (11 ) Ersättning efter tillgång (Under 2011 fördelas 5 mkr till berörda kommuner och 45 mkr utifrån antal barn) Faktisk kostnad Ansökan (4490) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (4480) Ansökan (4473) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) den som fyllt 18 år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utredning, placeringsbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Arvodesbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, utredning/ vårdplan, kostnadsunderlag Utbetalas i maj I efterskott, inom ett år från utgången period. Linköpings kommun 4 av 4