Regler för ersättning av utförd tid

Regler för ersättning av utförd tid Tillämpningsregler för hur tid hos den enskilde ska registreras avseende hemtjänst, boendestöd, avlösarservice, avlösning och ledsagning enligt Socialtjänstlagen (SoL), delegerad HSL samt avlösarservice och ledsagarservice enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Sociala nämndernas förvaltning 2013-12-20

Innehåll 1 INLEDNING... 1 2 IT-SYSTEM... 1 2.1 Registrering av tid hos den enskilde... 2 2.2 Leverantörens IT-stöd... 2 2.3 Ansöka om tillgång till IT-system... 2 3 ERSÄTTNINGSPROCESS... 2 3.1 Beslut och beställning av insats... 2 3.2 Leverantör verkställer insats... 3 3.3 Registrering av insats... 3 3.3.1 Obligatoriska insatser... 3 3.3.2 Tillfällig registrering... 3 3.3.3 Efterregistrering... 3 3.3.4 Registrering vid makepar... 4 3.4 Överföra tid... 4 3.5 Kontroll av utförd tid... 4 3.6 Ersättning... 4 3.7 Avgift till den enskilde... 4 4 INSATSER ORDINÄRT BOENDE... 4 4.1 Hemtjänst SoL... 4 4.2 Delegerade HSL-insatser... 5 4.3 Avlösning anhörig SoL... 5 4.4 Ledsagning SoL... 5 4.5 Motiverande ledsagning SoL... 5 4.6 Boendestöd SoL... 5 4.7 Anhöriganställning... 5 4.8 Avlösarservice SoL... 6 4.9 Ledsagarservice LSS... 6 4.10 Avlösarservice LSS... 6 5 ERSÄTTNING... 6 5.1 Detta ingår i ersättningen... 6 5.2 Ersättningsnivåer... 7 5.3 Utförd mertid... 7 5.4 Ej utförda besök... 7 6 KONTAKTA OSS... 8

1 Inledning Västerås stad ersätter leverantörer för utförd tid. Leverantörer av hemtjänst, delegerad HSL, boendestöd, avlösarservice, avlösning och ledsagning enligt SoL samt avlösarservice och ledsagarservice enligt LSS ska använda ett IT-stöd för att registrera utförd tid. Det är viktigt att den utförda tiden blir korrekt registrerad och överförd till Västerås stad. Den utförda tiden ligger till grund för att: säkerställa att den enskilde får den hjälp han/hon har rätt till den enskilde ska få rätt avgift leverantör ska få rätt ersättning fatta strategiska beslut och följa utvecklingen Regler för ersättning av utförd tid beskriver ersättningsprocessen, vilka regler som finns och hur registrering av utförd tid går till. 2 IT-system Processen med att registrera tid hos den enskilde, rapportera in den utförda tiden och sedan få ersättning är helt digitaliserad inom Västerås stad. Det innebär att leverantör måste ha IT-stöd som kan hantera denna process. Information som skickas mellan de olika IT-systemen kan i stora drag beskrivas enligt nedan: TELEFON 2. REGISTRERING LEVERANTÖRENS IT-STÖD 1. BESTÄLLNING 3. RAPPORTERING VÄSTERÅS STADS VERKSAMHETS- SYSTEM 4. ERSÄTTNING 1. Från Västerås stads verksamhetssystem går en beställning av till exempel hemtjänst till leverantörens IT-stöd. 2. Leverantören använder telefon eller motsvarande hos den enskilde för att registrera utförd tid, som sedan förs över till leverantörens IT-stöd. 3. Löpande under månaden överför leverantören utförd tid från sitt IT-stöd till Västerås stads verksamhetssystem. 4. Efter kontroll av utförd tid i stadens verksamhetssystem kan ersättning utbetalas. 1

2.1 Registrering av tid hos den enskilde Tiden registreras hos den enskilde med hjälp av telefon eller motsvarande. Om det finns behov av tonvalstelefon lånar sociala nämndernas förvaltning, Västerås stad, ut sådan telefon. Leverantören beställer telefon åt den enskilde på e-postadress sociala.namndernas.forvaltning@vasteras.se. 2.2 Leverantörens IT-stöd Leverantören väljer, förvaltar och bekostar själv det IT-stöd som ska användas för att registrera utförd tid hos den enskilde. IT-stödet ska kunna integreras med Västerås stads verksamhetssystem. Varje leverantör måste säkerställa anpassningar i sitt system, i samverkan med verksamhetssystemet. Lösningarnas utformning kommer att bero av leverantörernas överenskommelser med verksamhetssystemet. För att få en integration ska leverantör kontakta VIS-enheten (Verksamhetsinriktad systemförvaltning) inom Västerås stad, se avsnitt 6 Kontakta oss 2.3 Ansöka om tillgång till IT-system En leverantör måste ha tillgång till Västerås stads verksamhetssystem. Detta krävs för att kunna verkställa beslut om insatser, det vill säga acceptera beställningar från biståndshandläggare att utföra insatser hos den enskilde. Leverantör ansöker om behörighet till Västerås stads verksamhetssystem genom Västerås stads hemsida www.vasteras.se. Blanketten som ska fyllas i heter Behörighetsansökan för IT-system SoL LSS. Det finns även en instruktion på hur blanketten ska fyllas i. När alla behörigheter är klara får leverantören genomgå en utbildning i verksamhetssystemet hos VIS-enheten, för kontaktuppgifter se avsnitt 6 Kontakta oss. 3 Ersättningsprocess För att processen med ersättning och avgifter ska fungera är det av största vikt att samtliga inblandade gör rätt och gör det i rätt tid. Vi är alla beroende av att samtliga steg fungerar, se bild nedan. Biståndsh. beslutar och beställer Leverantör verkställer insats Leverantör registrerar insats Utförd tid förs över till VHTsystem Kontroll av utförd tid kontra beställd tid Ersättning betalas till leverantör Avgift skickas till den enskilde 3.1 Beslut och beställning av insats Biståndshandläggare fattar beslut om insats och omfattning i form av tid. Den enskilde måste ha ett beslut för att tid ska kunna registreras i leverantörens IT-stöd och gälla som 2

underlag för ersättning och avgift. Om ett nytt beslut saknas eller ett befintligt inte längre är giltigt ska dialog ske med biståndshandläggare. Leverantören har ansvar att påtala för biståndshandläggaren om det uppstår förändrade behov hos den enskilde. Biståndshandläggare gör en beställning av insats i verksamhetssystemet. Det är den biståndsbedömda tiden per månad som blir den beställda tiden till leverantören. Den tiden utgör ramen för hur mycket tid den enskilde ska få utfört, denna tid får inte överstigas. 3.2 Leverantör verkställer insats Leverantören verkställer beställning i systemet. En automatisk överföring sker därefter av information om uppdraget till leverantörens IT-stöd. 3.3 Registrering av insats All utförd tid ska registreras i samband med leverantörens insats hemma hos den enskilde i leverantörens IT-stöd. Varje personal registrerar den utförda tiden och vilken typ av insats som utförts. Leverantören ska ha god internkontroll så att all registrering sker korrekt av personal. 3.3.1 Obligatoriska insatser Västerås stad har ett antal obligatoriska insatser som ska registreras. Hemtjänst SoL Delegerade HSL-insatser Avlösning anhörig SoL Ledsagning SoL Motiverande ledsagning SoL Boendestöd SoL Anhöriganställning Avlösarservice SoL Ledsagarservice LSS Avlösarservice LSS 3.3.2 Tillfällig registrering Om den enskilde saknar beslut eller om beslutet inte längre är giltigt ska biståndshandläggare kontaktas. Möjligheter till att tillfälligt registrera tid för den enskilde utan beslut och beställning finns och registreras då manuellt. Den utförda tiden kan dock inte överföras till verksamhetssystemet innan ett giltigt beslut finns och beställningen är verkställd. 3.3.3 Efterregistrering I vissa situationer måste leverantören efterregistrera utförda insatser då det inte är möjligt att registrera dem hos den enskilde. Det gäller endast för: Kollektiva insatser Vissa insatser sker åt flera personer samtidigt. Det kan t ex gälla inköp och apoteksärenden. Underleverantörer Leverantör kan använda underleverantörer för t ex inköp. Underleverantörer rapporterar då utförd tid till leverantören. 3

Insats som inte kan utföras hemma hos den enskilde Kontakt med sjukvård, myndigheter eller där den enskilde enbart träffar personal utanför bostaden. 3.3.4 Registrering vid makepar När insatser utförs hos personer som bor tillsammans, så kallade makepar, ska beviljad tid registreras på respektive person. Vid insatser som utförs för bådas räkning samtidigt, som städning, är det viktigt att tiden fördelas lika. Detta ska inte blandas ihop med dubbelbemanning. Tid hos makepar innebär att det är en personal som utför beviljad insats för båda personerna samtidigt. Dubbelbemanning är två personal som under samma tidpunkt utför omvårdnad hos den enskilde. 3.4 Överföra tid Överföring av den registrerade tiden ska ske löpande under månaden till Västerås stads verksamhetssystem. Brytdatum för när överföring senast ska ske finns på Västerås stads hemsida. Innan överföring av den utförda tiden kan ske ska den samlade tiden godkännas av leverantörens verksamhetsansvarige. Det ska göras löpande innan fastställt datum för inrapportering. Leverantören ska ha en fungerande internkontroll så att överföring sker i tid. Efter datum för inrapportering får inte leverantören göra några förändringar eller korrigeringar. Om det finns behov av korrigeringar efter detta datum måste ersättningshandläggare på SNF kontaktas. Efterrapportering av tid från tidigare månader ska vara högst tillfälliga. Retroaktiv ersättning kan enbart utgå för efterrapportering av utförd tid en månad bakåt i tiden. 3.5 Kontroll av utförd tid Ersättningshandläggare på SNF kontrollerar den utförda tiden mot beställd tid. Även biståndshandläggare följer upp utförd tid med fokus på den enskildes behov. Om felaktigheter upptäcks sker korrigeringar både för innevarande månad samt retroaktivt. 3.6 Ersättning Utförd tid ligger till grund för leverantörernas ersättning. När den utförda tiden är kontrollerad publiceras statistiken på Västerås stads hemsida, under stöd & omvårdnad /utförare och leverantörer. Därefter sker utbetalning till leverantören för utförd tid 30 dagar efter datum för godkännande. 3.7 Avgift till den enskilde Den enskildes avgift grundas bland annat på utförd registrerad tid. Därför är det viktigt att den utförda tiden registreras korrekt. Fakturor till personer med beviljat bistånd skickas en gång per månad efter det att kontroller av den utförda tiden genomförts. 4 Insatser ordinärt boende Nedan följer en kort beskrivning av de insatser som är ersättningsbara. 4.1 Hemtjänst SoL 4

Hemtjänst innebär bistånd i form av service och personlig omvårdnad i den enskildes bostad eller motsvarande. Med service avses praktiskt hjälp med bostadens skötsel, hjälp med inköp samt post- och bankärenden. Personlig omvårdnad avser de insatser som därutöver behövs för att tillgodose fysiska, psykiska, sociala och existentiella behov. Det kan innebära hjälp med att värma eller tillaga mat, äta och dricka, klä sig, sköta personlig hygien, ledsagning mm. 4.2 Delegerade HSL-insatser Hemsjukvårdens sjuksköterska/arbetsterapeut/sjukgymnast kan delegera hälso- och sjukvårdsinsatser till hemtjänsten. Tid för utförande av hälso- och sjukvårdsinsatser ingår inte i den beviljade tidsramen (SoL). Tiden för delegerade HSL-insatser ska registreras och ersätts på samma sätt som hemtjänst. 4.3 Avlösning anhörig SoL Avlösning av anhörig som vårdar en närstående innebär tillfälligt övertagande av anhörigs vård och omsorg. Avlösning av närståendevårdare i hemmet upp till högst 12 timmar per månad är avgiftsfri för den enskilde. Om avlösningen överstiger 12 timmar per månad är den överstigande delen av tiden avgiftsbelagd. 4.4 Ledsagning SoL Om den enskilde inte självständigt klarar att ta sig till och från en aktivitet beviljas hemtjänst i form av ledsagning. Ledsagning innebär inte hjälp och stöd under själva aktiviteten. Finns det behov av hjälp och stöd under aktiviteten beviljas hemtjänst. 4.5 Motiverande ledsagning SoL Motiverande ledsagning beviljas den som har behov utöver den ledsagning som kan ingå i avgiftsbelagd hemtjänst. Motiverande ledsagning innebär stöd av följeslagare ute i samhället med syfte att bryta isolering. Motiverande ledsagning är avgiftsfritt för den enskilde. 4.6 Boendestöd SoL Boendestöd riktas till personer med psykisk funktionsnedsättning, utvecklingsstörning, missbruksproblem eller till personer som av andra skäl har behov av stöd för att kunna hantera tillvaron och leva ett självständigt liv i vardagliga situationer. Stödet utformas genom att uppmuntra, vägleda, stödja och motivera den enskilde. Boendestöd är avgiftsfritt för den enskilde. 4.7 Anhöriganställning Leverantören kan välja att utföra beviljade hemtjänstinsatser med hjälp av personal som är anhörig till den enskilde, så kallad anhöriganställd. Anhöriga som saknar adekvat utbildning och enbart arbetar hos en eller flera närstående får enbart anställas för serviceinsatser och egenvård. När anhöriga utan adekvat utbildning anställs betraktas det ur ersättningssynpunkt inte som hemtjänst utan som anhöriganställning och ersätts med en annan taxa, se Västerås stads hemsida. 5

4.8 Avlösarservice SoL Föräldrar/motsvarande som har barn under 18 år med funktionsnedsättning och inte tillhör personkretsen för LSS kan beviljas avlösarservice SoL. Med insatsen avses avlösning i det egna hemmet, det vill säga att personal tillfälligt övertar omvårdnaden från föräldrarna /motsvarande. 4.9 Ledsagarservice LSS Ledsagarservice LSS syftar till att underlätta för den enskilde att ha kontakter med andra och bryta isolering. Insatsen är avsedd för aktiviteter av vardaglig karaktär i närmiljön. 4.10 Avlösarservice LSS Med avlösarservice LSS avses avlösning i det egna hemmet, det vill säga att en personal tillfälligt övertar omvårdnaden från anhörig. 5 Ersättning Ersättning ges för tid som utförts och registrerats hos den enskilde som sedan förs över till Västerås stads verksamhetssystem. 5.1 Detta ingår i ersättningen I ersättningen ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande som till exempel personalkostnader, ob-tillägg, dubbelbemanning, kostnader för kringtid, resor, administration, dokumentation, lokaler, transporter, material, personalens utlägg i samband med ledsagning, utrustning för tjänstens utförande och fortbildning. Dubbelbemanning Dubbelbemanning ingår i ersättningen och avser tid då två personal utför insatsen personlig omvårdnad under samma eller överlappande tidpunkt hos den enskilde. Vid registrering loggar den ena personalen insatsen personlig omvårdnad och den andra personalen dubbelbemanning. Ersättningen beräknas på den tid som finns registrerad för personlig omvårdad. Tiden som finns registrerad för dubbelbemanning används endast för uppföljning av hur mycket tid som utförts, då själva ersättningen redan finns inräknad i grundersättningen. Det räknas inte som dubbelbemanning då två personal utför olika insatser, till exempel serviceinsatser och personlig omvårdnad, under samma eller överlappande tidpunkt hos den enskilde. serviceinsats under samma eller överlappande tidpunkt hos den enskilde. Hälsningstid De leverantörer som inte använder sig av QR-kod eller liknande får ersättning i form av schablontid för hälsning med tre minuter per utfört besök. Dokumentation av genomförandeplan När genomförandeplanen upprättas tillsammans med den enskilde i dennes hem ingår det i den beviljade tiden och ersättning utgår. Administrativ tid på kontoret för att upprätta genomförandeplanen ingår i administrativ tid och ersätts redan i timersättningen. Därför ska inte den tiden registreras separat. 6

Om det går åt mer tid än beviljat i samband med upprättande av genomförandeplan hemma hos den enskilde påverkar det den enskildes avgift eftersom den utförda registrerade tiden ligger till grund för avgiften. Rimligen bör en uppgörelse med den enskilde göras om att antingen Måltider planen upprättas inom ramen för beviljad tid och andra insatser utförs i mindre omfattning, eller extra tid registreras för ändamålet och den enskilde betalar för det. Hjälp vid måltider registreras som hemtjänst och ersätts enligt taxan för hemtjänst. Leverantör får inte ersättning för utförd tid som avser leverans av matlåda. Detta gäller oavsett om leverantören levererar kall eller varm mat. 5.2 Ersättningsnivåer Ersättning utgår för faktisk utförd tid inom ramen för beviljad tid. Leverantör får olika ersättning beroende på insats, under eller över 140 timmar, om insatsen utförs i tätort eller landsbygd samt om insatsen sker under dag eller natt. Definition av tätort och landsbygd finns på Västerås stads hemsida. Där framgår alla nyckelkodsområden och vilka av dessa som räknas som tätort och landsbygd. Om den enskilde sammantaget får mindre än 140 timmar utfört utgår en högre ersättning än om den enskilde får 140 timmar eller mer. Den lägre ersättningen gäller från första timmen. Den enskilde kan få en eller flera av insatserna hemtjänst, ledsagning SoL, delegerad HSL och avlösning SoL utförda under månaden av samma leverantör. Dessa insatser kan sammantaget uppgå till mer än 140 timmar per månad vilket innebär att den lägre ersättningen för dessa insatser gäller från första timmen. Definitionen av dag respektive natt är: Dag: kl 07:00-21:59 Natt: kl 22:00-06:59 Ersättningsnivåerna omräknas varje år och beslutas av äldrenämnden och nämnden för funktionshindrade. Beslutet fattas i oktober året innan ersättningen ska börja gälla. Nya ersättningar gäller från och med den 1 januari respektive år. För gällande ersättningsnivåer se Västerås stads hemsida. 5.3 Utförd mertid Om utförd tid överstiger biståndsbedömd tid utgår ingen ersättning för mertiden i normalfallet. Dock kan leverantör få ersättning för mer tid än vad som finns i beslutet under en kortare period, t ex om den enskilde behöver mer tid på grund av akut sjukdom. Leverantören måste kontakta biståndshandläggaren för att få ett godkännande av det utökade tillfälliga behovet. Biståndshandläggaren och leverantören ska dokumentera den tillfälliga utökningen av tid i journalanteckningen. Det är viktigt att leverantören och biståndshandläggarna har ett bra samarbete för att kontinuerligt följa upp ärendet hos den enskilde. 5.4 Ej utförda besök Besök hos den enskilde kan innehålla en eller flera insatser. Insats kan exempelvis vara dusch eller städning som utförs hos den enskilde. Ett besök kan innehålla en eller flera insatser. 7

Orsak Avböjt besök Ingen hemma Besök som inte kan utföras ersätts olika beroende på situation, se tabell nedan. Ersättning till leverantör Planerad tid innevarande dygn registreras och ersätts om den enskilde inte hört av sig senast kl 12:00 dagen innan. Planerad tid innevarande dygn registreras och ersätts om den enskilde inte hört av sig senast kl 12:00 dagen innan. Avgift till den enskilde Tas ut för första besöket och baseras på planerad tid. Tas ut baserad på planerad tid. Kommentar Avböjt besök kan avse olika situationer: Den enskilde öppnar hemma men vill inte ha besök Den enskilde avbokar för sent Då den enskilde inte öppnar går det åt tid att eftersöka den enskilde. Då denna tid är svår att registrera exakt utgår ersättning för planerad tid. Avbokat besök Ingen ersättning. Ingen avgift. Den enskilde har avbokat i tid. Avböjda insatser under pågående besök Det är endast när ett helt besök med dess planerade insatser inte kan genomföras som informationen i ovanstående tabell gäller. Om den enskilde avböjer enstaka insatser under besöket, ska dessa avböjda insatser inte registreras och därmed inte ersättas. Exempel: Den enskilde tar emot ett besök som innehåller städning och dusch. Den enskilde avböjer dusch. Ersättning utgår för städningen. 6 Kontakta oss Tveka inte att höra av dig om du har frågor! Frågor som handlar om Biståndsbeslut, den enskildes förändring av behov Ersättning, överförd tid, regler för ersättning Kontakta Biståndshandläggare Kontaktuppgifter 021-39 27 25 Se www.vasteras.se under Politik & demokrati/stadens organinsation/ Förvaltningar/ Sociala nämndernas förvaltning Ersättningshandläggare ersattningvoo@vasteras.se IT-stöd, tekniskt hur man gör överföring, behörigheter, integrationer Allmänna frågor, övrigt Objektspecialist VIS-enheten Sociala nämndernas förvaltning supportvoo@vasteras.se 021-39 20 63 sociala.namndernas.forvaltning@vasteras.se 8