VARA REDO ATT MÖTA FRAMTIDEN Verksamhetsutveckling 2005 Om förändringskraft & effektivitet
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Innehållsförteckning Inledning... 2 Inför verksamhets-utvecklingen 2005... 2 LÄGESBESKRIVNING... 2 VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER... 3 Grundläggande värderingar... 3 Grunden för ett gott arbete... 5 Principer för utveckling... 5 EN TITT I BACKSPEGELN... 6 Arbetslagsutveckling 2001... 7 FÖRÄNDRINGSKRAFT & EFFEKTIVITET... 8 Vision... 9 Utgångspunkter... 9 Innehåll... 11 Uppföljning/värdering... 15 KUNSKAPSSPRIDNING... 15 Efter verksamhets-utveckling 2005... 16 SAMMANFATTNING... 16 INLEDNING... 16 Bakgrund... 17 Utgångspunkter... 18 UTVÄRDERING 1... 19 Sammanfattning... 19 Bakgrund... 21 Måluppfyllnad... 21 Om... 21 Skriftliga kommentarer... 22 UTVÄRDERING 2... 25 Bakgrund... 25 ARS rapport... 26 Kontaktpersoner... 28 1
Inledning Vara redo att möta framtiden blev arbetsnamnet för vår verksamhetsutveckling 2005. Namnet ger både en association på individnivå att om att genom kompetensutveckling vara redo att möta den framtid som jag som medarbetare kommer att möta. Men namnet ger oss i Vara kommun också ett organisationsperspektiv att Vara (kommun) är redo att möta framtiden. Det tror vi att vi är, men vi har också insikten att vi kommer aldrig att vara så rustade inför framtiden att vi kan sätta oss ner och vänta. Detta dokument är ett försök att knyta samman inledande intentioner kring verksamhetsutvecklingen 2005 med det resultat som blev av satsningen. Upplägget med Verksamhetsutvecklingen 2005 följde den struktur som var tänkt och kröntes i oktober 2006 med en mässa tillsammans med företagare i kommunen i Sparbankshallen, Vara. Sidorna framöver i kapitlet Inför verksamhetsutvecklingen är hämtade från den beskrivning av de olika delarna som gjordes innan verksamhetsutvecklingen startade. De har dock kompletterats med bilder från hur det blev i efterhand. Men texten är skriven med hänvisning till framtiden. I kapitlet Efter verksamhetsutvecklingen återfinns resultatet av den tvåstegsutvärdering som har genomförts. Inför verksamhetsutvecklingen 2005 Lägesbeskrivning Hotbilderna runt den kommunala sektorns framtid är många, utredningar på nationell nivå visar en tydlig och dyster framtidsbild. Antalet äldre ökar, antalet medborgare i arbetsför ålder minskar. Sjukskrivningarna går längre ner i åldrarna, långtidssjukskrivningarna ökar och andelen arbetad tid hos medborgare i arbetsför ålder sjunker. Skatteintäkterna minskar samtidigt som brukarnas krav på offentlig verksamhet ökar. Hur vi än ser på våra förutsättningar i framtiden så förefaller det som den framtiden inte går att möta Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 2
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 med dagens lösningar, att våra gamla tankebanor och tidigare sätt att arbeta på inte passar in. Den framtidsbild som vi ser idag innebär att vi har behov av att tänka nytt, att skapa nya sätt att arbeta på som innebär att samordna resurser bättre, öka kompetensen hos medarbetarna, skapa hälsofrämjande arbeten och att göra mer med färre resurser. I Vara kommun har vi ett gott utgångsläge, trots allt. Vi har arbetat målmedvetet med utveckling under många år, vi har kompetenta ledare och medarbetare, en utvecklingstradition och en kultur som ger oss möjligheter att hantera framtiden bättre än många andra kommuner. Där till har vi en stabil ekonomi och har så haft under det senaste decenniet. Värderingar och principer Vara kommun har ett flertal styrdokument vilka styr kommunens verksamhet. Styrdokumenten anger politiska viljeinriktningar och tydliggör inom vilka ramar och med vilka mål kommunens verksamheter ska bedrivas. I allt som görs är det viktigt att vi ser över vad uppdraget egentligen handlade om och säkerställer att de aktiviter som sker också sker i linje med politiska beslut. GRUNDLÄGGANDE VÄRDERINGAR I kvalitetsdokumentet anges 14 grundläggande värderingar (sidan 4). Den utveckling som nu behövs för arbetslagen måste följa dessa värderingar och i de diskussioner som förekommit detta förslag lyftes behovet av ett avsnitt kring vilken värdegrund som kommunen som organisation har. Brukarorientering Så långt som det är möjligt ska kommunen inom sitt ansvarsområde tillfredsställa de behov av service och tjänster som våra medborgare har. Varje medarbetare ska vid varje tidpunkt och i varje situation verka för ett gott och kompetent bemötande gentemot våra brukare och kommuninvånare. Våra brukares uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar skall vara vägledande för kommunen, våra medarbetare och verksamhet. Engagerat ledarskap För att skapa en kultur som sätter medborgaren/brukaren i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgifter är att ange riktningen för verksamheten, ta till vara potentialen i varje individs olikheter och erfarenheter, skapa förutsättningar för medarbetaren samt att i dialog med dem definiera och följa upp målen. 3 Allas delaktighet och engagemang En förutsättning för en framgångsrik kommun är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför se sin roll i helheten, ha klara mål, de medel som krävs samt kunskap om de resultat som ska uppnås.
Kompetensutveckling Den samlade kompetensen är avgörande för kommunens framgång och konkurrenskraft. Kompetensutveckling i Vara kommun har till syfte att utveckla och tillföra kompetens på ett sätt som stärker såväl individen som organisationen i sin helhet. Långsiktighet Vara kommuns verksamheter värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete i det dagliga arbetet leder till ökande produktivitet och effektivitet, bättre miljö och nöjdare kunder. Samhällsansvar Vara kommun och dess medarbetare ska, utöver vad lagar och förordningar föreskriver, i sitt dagliga arbete aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö. Processorientering De olika arbetsuppgifter som medarbetarna utför i våra verksamheter, kan beskrivas som processer (arbetsflöden) som skapar värde för kommuninvånarna. Att fokusera på att analysera och förbättra våra processer samt arbetsorganisation lägger grunden för en verksamhetsutveckling med brukaren i centrum. Förebyggande åtgärder Det är alltid lönsamt att förebygga fel, ta bort risker, tröghet i rutiner eller tjänster. Det är en stor fördel att även engagera brukarna i detta arbete. Kontinuerliga förbättringar Långsiktig framgång kräver kontinuerliga förbättringar och förnyelse av verksamhetens alla delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar hela kommunens organisation och en kultur som stimulerar till kreativa förslag och nya idéer. Lära av andra För att kunna vidareutvecklas måste Vara kommun på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som bedöms vara långt framme, vara skickligast, mest nytänkande osv. inom ett viss process eller arbetsmoment oavsett vilket verksamhetsområde detta gäller. Snabba reaktioner I alla verksamheter är korta svarstider, korta handläggningstider och snabba reaktioner på kommuninvånarnas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling och tillhandahållande av kommunal service och tjänster, som för interna administrativa processer. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Faktabaserade beslut Beslut måste bygga på fakta. Varje medarbetare skall inom sitt arbetsområde få möjlighet att ta till sig, mäta och analysera fakta som är av betydelse för att nå uppsatta mål. 4
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Samverkan Samverkan är ett nyckelbegrepp i Vara kommun. Det är väsentligt att genom samverkan kombinera och ta tillvara många kompetenser och erfarenheter såväl hos medarbetare som hos politiker, brukare och andra intressenter. Rättssäkra beslut Beslut i ärenden som innebär myndighetsutövning mot enskild, måste alltid grunda sig på en juridisk prövning. Varje medarbetare, som medverkar i myndighetsutövning, måste inom sitt arbetsområde väl känna till och följa de lagar och andra författningar som tillämpas. GRUNDEN FÖR ETT GOTT ARBETE Vara kommuns personalidé bygger på hörnstenarna kompetens, delaktighet och ledarskap. Kompetens ger medarbetarna ökat självförtroende att kunna möta och agera i nya situationer. Kompetens är förmågan att tillämpa sina kunskaper, erfarenheter och färdigheter på ett rationellt och effektivt sätt som ger kvalitet. Medarbetare med hög kompetens är tryggare i sin arbetssituation och har förutsättningar att göra en bättre insats. Vi tror att en positiv utveckling av verksamheten endast kan åstadkommas genom en samverkan av varje enskild medarbetares kompetens, arbetslagens förmåga att arbeta effektivt tillsammans och en engagerad chef som stöttar och styr verksamheten mot uppsatta mål. Kommunens utvecklingsinsatser utgår från det systemteoretiska synsättet med insatser på organisationsnivå, gentemot chefer och i form av styrprinciper, gruppnivå, i form av arbetslagsutveckling och insatser på individnivå, i form av individuella kompetensutvecklingsinsatser och hälsa/friskvård. PRINCIPER FÖR UTVECKLING Med åren har ett antal principer för utveckling utkristalliserats vilka är vår drivkraft och vår utgångspunkt i det centralt initierade utvecklingsarbete som sker. Systemteorin Kommunens utvecklingsinsatser har utgått från det systemteoretiska synsättet med insatser på - organisationsnivå gentemot chefer och i form av styrprinciper - gruppnivå i form av arbetslagsutveckling - individnivå i form av individuella kompetensutvecklingsinsatser och hälsa/friskvård Organisation Grupp Individ 5
Lokalt centralt Lokalt Centralt Lokalt Lokalt Mervärde för alla Vi tycker att det är viktigt att de insatser som sker ger positiva effekter och skapar mervärde på fler håll. Ägarna, hos oss i form av medborgare är intresserade av att vår verksamhet bedrivs effektiv. Våra kunder, brukarna, vill ha kvalitetshöjande effekter av utvecklingsinsatserna och våra medarbetare vill att arbetet ska ge arbetstillfredsställelse. Därför har vi med dessa tre delar då vi tänker utvecklingsinsatser hos oss. En titt i backspegeln Vi tror att det krävs såväl centrala insatser som lokala initiativ för att hålla utvecklingsarbetet vid liv. Därför har strategin varit att varva insatser som initieras från centralt håll och som är lika för alla med lokalt anpassad utveckling för vilken respektive resultatenhetschef ansvarar. Kunderna Ägarna Vara kommun har sedan 1992 arbetat systematisk med utvecklingsfrågor. Vi har prövat olika former av utvecklingsinsatser och riktat oss gentemot enskilda individer, grupper av individer men också gjort utvecklingsinsatser för samtliga anställda i kommunen. Vi har legat i frontlinjen i många fall, uppmärksammats från många håll och till och med erhållit ett antal utmärkelser för vårt arbete. 1992 infördes resultatenheter. Dessa innebär att enhetschefen har ansvar för sin enhets, verksamhet, personal och ekonomi. För att cheferna skulle klara detta genomfördes en 10 veckor lång ledarutbildning i samverkan med Högskolan i Skövde. Medarbetarna Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Begreppet arbetslag infördes 1993, då inledningsvis i samband med ett studiecirkelmaterial kring kommunens inre arbete. I detta material gick arbetslagen igenom områden som den kommunala organisationen, politikernas roll, budget, mål och visioner, kultur och omgivningar i kommunen. Den första centralt initierade arbetslagsutvecklingen i Vara kommun gick av stapeln 1994. Då handlade det om 40 timmar utvecklingsarbete med ett internat förlagt till Flämslätts kursgård utanför Axevalla. 6
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 7 Organisation Grupp Individ Kompetensutveckling på individuellt plan satsades det ordentligt på från centralt håll med start 1993 då vårdbiträden fick utbildning till undersköterskor och outbildade till barnskötare, barnskötare till förskolelärare. De centralt initierade utvecklingsinsatserna finns beskrivna i bilden på nästa sida, parallellt med detta sker utvecklingsinsatser på lokalnivå, både inom resultatenheten själv och i förvaltningarna. Som synes sker utvecklingsinsatserna i cykler, de centralt initierade insatserna sker med, olika, men jämna mellanrum. Där det är svårare att genomföra utvecklingsinsatser på lokal nivå är den centrala nivån mycket viktig. Här kan nämnas ledarutveckling och arbetslagsutveckling. Den individuella utvecklingen är lättare att matcha på lokalnivå i form av kurser, konferenser och liknande. 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Resultatenheter infördes Antalet enheter minskade Resultatenhetsöversun Ledarutveckling Uppföljning GMI 8 Ledardagar i Ledardagar i Ledardagar i Ledardagar i Ledardagar i 2 veckor personer Hirshals Aahlborg 55 Hjörring 55 Skagen Roskilde 10 veckor ekonomi 55 personer personer personer Högskolan i Skövde 100 personer 100 personer Coachutveckling 6 dagar 75 personer Kommunen s inre arbete. Studiecirkel 1200 personer Friskvårdsinspiratörsut bildning 100 inspiratörer Barnsötare - förskolleläare. Vårdbioträden - undersköterskor Kompetensutveckling utbildningsvikariat Arbetslagsutveckling 5 dagar inkl internat 1200 personer Hälsa på arbetsplatse n 2 dgr konferens 100 personer Föreläsning Stresshantering Föreläsning ARBETSLAGSUTVECKLING 2001 Totalkvalitet för alla handledarutbildning 100 personer Ledningsutvecklingsprogram Ledningsutvecklingsprogram Ledarutveckling 5 veckor 55 personer Totalkvalitet för alla studiecirkel 1200 personer Att leda laget 3 dagar 55 personer Arbetslagsutveckling 60 timmar, varav en vecka internat 1200 personer Senaste arbetslagsutvecklingen genomfördes 2001. Då användes 80 timmar till utvecklingsarbete under ett par månader. Ett internat ingick på 40 timmar. Internatet var förlagt till Cala Bona, Mallorca. Kanske var det valet av konferensort som gjorde att pressen följde vårt arbete med stort intresse. Fokus då var det vinnande laget och den goda arbetsplatsen. Resultatet blev gott och vi kommer fortfarande på oss att tala om vår vecka, om tuppen som väckte oss, om hur krokodilerna tog över och hur broarna rasade. Effekterna som resultatenhetscheferna ser idag, mars 2004 är bland annat följande: - Arbetslaget känner varandras olikheter bättre - Mer förståelse för varandras personligheter - Ökat samarbete och mycket glädje i arbetsgrupperna - Bättre samman hållning, - Öppet klimat, vågar prata - Acceptans i grupperna - Kunskaper om hur personligheten berikar och styr Introduktion nya chefer Introduktion nya chefer Föreläsning Föreläsning Föreläsning Föreläsning Försök med motion på arbetstid
- Helhetslösningar - Bättre självinsikt - Ökad trygghet - Utvecklad verksamhet - Metoderna används i verksamheten - Förståelsen mellan olika verksamheter har ökat - Resan i sig positiv, skapade ökad sammanhållning - Lärt känna varandra bättre (internatets förtjänst) - Positiva minnen och gemensamma upplevelser - Några långtidssjukskrivningar i bakvattnet - Klarare arbetsfördelningar - Positivt att göra uppgifter med andra arbetsgrupper - Statusen att arbeta i Vara kommun har ökat - En visad uppskattning för arbetet från arbetsgivaren Förändringskraft & effektivitet Med erfarenheterna av utvecklingsarbete och vetskapen om framtidens förutsättningar ställs nya krav på chefer och medarbetare, på politiker och organisationsstrukturer. För att den kommunala verksamhetens ska fortsätta att hålla hög kvalitet måste vi tillåta oss att tänka nytt, ta tillvara på varandras styrkor, hitta arbetssätt som innebär att varje aktivitet som görs har en tydlig koppling till servicens kvalitet och innebär ett värde för brukarna. Verksamhetsutveckling 2005 är en fortsättning på den arbetslagsutveckling som startade 2001, fokus då var den goda arbetsplatsen och det vinnande laget. Nu fyra år senare handlar det om effektivitet och förändringskraft. Framtidens förutsättningar ställer nya krav på chefer och medarbetare, på politiker och organisationsstrukturer, det handlar om att planera och utveckla verksamheten så att vi även i framtiden kan ge våra brukare en kommunal service av hög kvalitet levererad av stolta och kompetenta medarbetare. En service som på ett effektiv sätt hanterar medborgarnas skattemedel. För att den kommunala verksamheten ska fortsätta att hålla hög kvalitet måste vi tillåta oss att tänka nytt, ta tillvara på varandras styrkor, hitta arbetssätt som innebär att varje aktivitet som görs har en tydlig koppling till servicens kvalitet och innebär ett värde för brukarna. Samsyn Den verksamhetsutveckling som vi nu planerar har arbetats fram genom diskussioner med såväl politiker, fackliga organisationer och kommunens förvaltnings-, resultatenhets- och avdelningschefer. Satsningen sker utifrån en samsyn på medarbetarnas betydelse för och förmåga att påverka verksamheternas kvalitet. Utgångspunkten är övertygelsen om ett vinna-vinna koncept där nöjda medarbetare med en god arbetsmiljö och skapar en effektiv verksamhet med hög kvalitet för våra brukare och medborgare. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 8
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 9 VISION Den övergripande visionen med kommunens Verksamhetsutveckling 2005 är att tillhandahålla bästa möjliga service till våra kommuninvånare genom en verksamhet som ständigt förbättras och medarbetare som ständigt utvecklas. Mål - Medarbetarna är medvetna om de förändrade förutsättningar som finns inför framtidens kommunala service. - En större del av arbetstiden används för direkt värdeskapande insatser för brukarna. - Bättre resurseffektivitet i verksamheterna. - Brukarna är delaktiga och medskapande i verksamheten - Gemensam organisationskultur där medarbetarna är trygga i förändring - Kompetensen kring förändringsarbete och metoder har ökat - Medarbetarna är medvetna om sitt eget ansvar för verksamhetens kvalitet. - Förbättrat samarbetsklimat i och mellan arbetsgrupperna - Ökad kännedom om sig själv och varandra i arbetsgrupperna - Ökad samverkan över förvaltningsgränser - Processerna i verksamheten är identifierade - Alla enheter har minst en process/arbetsflöde beskrivet inom sin/sina verksamhet/er. - Alla arbetsgrupper har en problemställning/förbättringsområde nedskrivet och påbörjat ett förbättringsarbete - Alla arbetslag har en plan över sin fortsatta verksamhetsutveckling Förväntade effekter Utöver mätbara mål tror vi att organisationen kommer att nå många positiva sidoeffekter, några av dem är; - ökad insikt hos medarbetarna om hur man hanterar sin stress - ökad ork bland våra medarbetare - ökad hälsa bland våra medarbetare - god marknadsföring av Vara kommun som servicegivare och arbetsgivare - förbättrade relationer mellan medarbetare - lättare att rekrytera nya och behålla gamla medarbetare - initiativ till att starta personalkooperativ bland medarbetarna har tagits UTGÅNGSPUNKTER Målgrupp Vara kommuns verksamhetsutveckling vänder sig till samtliga anställda i kommunen. På internatet deltar medarbetare med fast anställning med mer än 40% sysselsättningsgrad, samt långtidsvikarier som ingår i arbetslag och som förväntas kunna beredas tillsvidareanställning senast under 2006, övriga vikarier med förordnande som sträcker sig över hela första halvåret 2006 eller för lärare hela vårterminen 2006, tjänstlediga t.ex föräldralediga och långtidssjukskrivna samt projektanställda enligt särskild lista.
Upplägg Verksamhetsutvecklingen 2005 fördelas på ett inledningsseminarie kring kommunernas framtid, information om internatet och upplägget kring verksamhetsutveckling, samt en första beskrivning av arbetsflödet. Internatet pågår under fem dagar och följs av ett antal hel och halvdagar på hemmaplan. TID Utvecklingsinsatsen omfattar sammanlagt 80 timmar och sträcker sig från våren 2005 och fram till och med våren 2006. Allas delaktighet Upplägget av verksamhetsutvecklingen bygger på att alla medarbetare är delaktiga i utvecklingen. Verksamhetsutvecklingen 2005 har fokus på utveckling av det dagliga arbetet, det är viktigt att alla medarbetare är med i det utvecklingsarbete som sker på enheten. Därför är det obligatoriskt att delta i arbetet och även att åka med på internatet. Medarbetare som av olika personliga skäl inte kan följa med ska skriftligen ange dessa till förvaltningschefen som beslutar i varje enskilt fall. UTBILDNINGSMATERIAL Utbildningsmaterialet är utformat så att det ger möjlighet till spridning till andra kommuner och intresserade organisationer. Vi har mycket positiva erfarenheter av det upplägg som fanns 2001 och kommer att använda oss av samma metod. Materialet utgörs av ett enkelt utformat handledarmaterial med tydligt beskrivet kring grupparbeten, tidsangivelser, redovisning och inläsningsmaterial. Internat ger mervärde Seminarie Hemmaplan Reseinfo & uppdraget halvdag Utvecklingsområde Problemställning Internat dag1 dag2 dag3 dag4 halvdag heldag Hemmaplan halvdag halvdag Mässa Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 dag5 Hälften av tiden för verksamhetsutvecklingen kommer att förläggas till ett internat under hösten 2005. Vi har valt internatsform för att vi anser att det ger 10
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 ett så högt mervärde både för individen och gruppen och då vi tror att effekterna av insatsen blir högre. - Ett internat skapar mervärde för utvecklingsinsatsen då man umgås och pratar om sin verksamhet med sina kollegor ganska intensivt under några dagar. - Dessutom innebär ett internat möjligheter att tillsammans med kollegorna uppleva något annorlunda, internatet ger gemensamma positiva upplevelser som lever kvar länge. - Förutom att ett internat utomlands är en belöning till våra medarbetare för gott utfört arbete, så visar det att Vara kommun är en arbetsgivare som gör ord till handling; hos oss är medarbetarna den viktigaste resursen, en resurs värd att utveckla och uppmuntra. INNEHÅLL Inför Verksamhetsutvecklingen NYA CHEFER OM 2001 Den 10 11 mars genomfördes en ledarutveckling för nya chefer som inte var med vid utbildningen 2001; att leda laget. Tanken var att ge en samlad bild av vad som gjordes då samt förmedla kunskaper och färdigheter kring utbildningsmaterialet som användes vid arbetslagsutvecklingen. LEDARUTVECKLING Under tre dagar går cheferna igenom materialet i sin helhet. Föreläsningar varvas med spel och konversationskort, teorier varvas med praktiska övningar. INTERNKONSULTER Utvecklingsinsatsens innebär inga externa konsulter i varje arbetsgrupp utan det är cheferna som är sina egna konsulter. Det finns dock ett par internkonsulter varje internatsvecka som dels håller i avsnittet kring kreativitet och dels stämmer av med cheferna varje kväll så att allt fungerar som det ska. Om någon chef blir dålig eller om man behöver dela arbetsgrupperna finns internkonsulterna tillgängliga för detta. Insatser före internatet SEMINARIE Vilken framtid kommer vi att möta? Hur ser det ekonomiska läget ut för kommunen, hur ser kundunderlaget ut och kommer vi att ha personal så det räcker till år 2020? Verksamhetsutvecklingen 2005 startar med att skapa en gemensam utgångspunkt för medarbetare och politiker kring framtidens kommunala service. Björn Sundström, Sveriges kommuner och landsting föreläser vid sex stycken tvåtimmars pass. Samtliga medarbetare och kommunens politiker är inbjudna till detta. 11 BACKSPEGEL & NÄSTA UPPDRAG Inledningsvis samlas arbetsgrupperna och går igenom erfarenheter från 2001, tittar på vad som finns framför dem i form av verksamhetsutveckling 2005. Varje resultatenhet ser över de aktiviteter som skedde vid arbetslagsutvecklingen 2001. Arbetsgrupperna tar fram gammalt material och ser över sina handlingsplaner samt diskuterar lärdomar och erfarenheter.
Information om verksamhetsutvecklingen 2005 och internatet gås igenom. Varje medarbetare skriver ett personligt brev till sig själv om kring vad man hoppas uppnå och tillsammans i arbetsgrupperna diskuteras innehåll och upplägg. VÅR VERKSAMHET Vår verksamhet heter det avsnitt som fokuserar verksamhetens aktiviteter, där varje arbetslag inventerar vad de gör och sammanställer detta i en karta. I de enheter som består av flera arbetslag sammanställer resultatenhetschefen en föreställningskarta/tankekarta över hela enhetens aktiviteter. Insatser under internatet Grundschemat för internatsveckan ser ut så här; Klockan Lördag Söndag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag 07.00 Frukost serveras mellan 6.30 8.00 Utresa Frukost Frukost Frukost Frukost Frukost Frukost Frukost 8.00 12.00 12.00 13.00 Lunch serveras mellan kl. 12.00 13.30 13.00 17.00 alt 1 16.00 20.00 alt 2 20.00 Middag serveras fram till 21.30 Avresa från kommunhuset klockan 06.00 Vår verksamhet Enhetens Egen tid Våra normer & värderingar LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH Kommunikation & feedback Enhetens Egen tid Studiebesök Kreativitet Förändringskraft Förändringskraft Förbättringsarbete MIDDAG MIDDAG MIDDAG MIDDAG MIDDAG MIDDAG MIDDAG Hemresa Lunch intas på flyget Ankommer till kommunhuset ca kl.18.00 VÅR VERKSAMHET Inför internatet har resultatenhetschefen sammanställt arbetslagens olika aktiviteter i en föreställningskarta/tankekarta för hela enheten. Tillsammans går man igenom helhetsbilden, förändrar eller förtydligar, därefter värderar vilka aktiviteter som fungerar bra och vilka som går att förbättra. Avsnittet resulterar i en handlingsplan för det som kan förbättras. KOMMUNIKATION Avsnittet utgår från arbetslagsutveckling 2001 och startar med en påminnelse om hur vi talar med varandra. Sedan går man in på hur man kommunicerar om sin egen verksamhet med brukare och med kollegor - vad säger vi och hur säger vi. Hur ser den skriftliga informationen ut som vi skickar till våra brukare? Hur får vi reda på vad brukarna tycker om vår verksamhet? Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 12
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Området innehåller även genomgång av Bättre Vara, Kommunens synpunktsoch klagomålshantering. KREATIVITET Hur kan vi komma på lösningar på områden som behöver förbättras? Finns det tekniker som gör oss mer kreativa? Hur tar vi tillvara på goda idéer? Avsnittet fokuserar på att göra kreativitet och förbättringsarbete till något seriöst, där roliga inslag blandar sig med verklighetens förbättringar. FÖRÄNDRINGSKRAFT Verksamhetsutveckling 2005 Utvecklingsområde: Datum: Mål Vem gör vad? Hur gick det? Datum för värdering Deltagare: Hur ser vi att vi nått målet? Hur ska vi göra? Kriterier för god kvalitet inom utvecklingsområdet Hur utvärderar vi? Utvärderingsmetod Tidplan Hur agerar vi vid förändringar? Hur kan vi förbereda oss så att vi ser rationellt på det som sker, så att vi kan möta förändringar som något positivt. Med hjälp av ett förändringsspel skapas dialog och insikt kring förändringsklimat och inställningar till utveckling hos oss. NORMER OCH VÄRDERINGAR Vilka normer finns hos oss, i vår organisation och i vår arbetsgrupp. En halvdag är tänkt att fungera som en tankeväckare kring de normer som styr oss. Vi kommer att ha fokus på vår egen arbetsplats, där alla har samma utgångspunkt. Till sin hjälp har arbetsgrupperna konversationskort om vardagsetik för arbetslivet: ex. En arbetsplats att vara stolt över. FÖRBÄTTRINGSARBETE Under internatets avslutningsdag finns ett avsnitt där medarbetarna tillsammans med chefen samlar ihop och prioriterar enhetens alla förbättringsförslag som hittills har uppkommit. I samband med detta tas ansvariga och tidplaner fram för de insatser som enheten anser som extra viktiga att arbeta vidare med på hemmaplan. STUDIEBESÖK Under internatet finns ett studiebesök inplanerat. Studiebesöket är mer än att bara titta på lokalerna och fika tillsammans, här handlar det om att studera något område som man valt att förbättra, för att se hur andra hanterar samma område. 13 Insatser efter internatet FÖRBÄTTRING AV VÅR VERKSAMHET Identifiering av vad vi gör och förbättringsarbete av detta är något som aldrig är tänkt att avstanna. Som en första avstämning efter internatet kommer
enheterna att arbeta vidare med det förbättringsområde/-en de valde att prioritera under internatet. STUDIEBESÖK Under internatet har man träffat andra enheter, några hade man kontakt med redan innan, andra kanske man lärde känna där. Tanken är att vidga vyerna och att någon eller några passar på att låta någon eller några av medarbetarna att byta arbetsplats för en dag, gärna över verksamhetsgränserna. SAMVERKANSAVTALET Vara kommun har ett flertal styrdokument som styr kommunens verksamheter och reglerar aktiviter som sker. När vi hade arbetslagsutvecklingen 2001 gick vi igenom Rehabiliteringspolicyn. Nu är tanken att arbetsgrupperna ägnar sig lite extra åt ett dokument som styr och reglerar samverkan mellan medarbetare och arbetsgivare, nämligen samverkansavtalet. MÄSSFÖRBEREDELSER & MÄSSA Vår utvecklingsinsats om 80 timmar påverkar många, inte bara medarbetare och brukare utan även medborgare som idag inte är brukare men potentiella sådana, dessutom kan den utveckling som vi gör också innebära att fler ser fördelarna med att arbeta inom en kommunal verksamhet. Under en mässa öppen för allmänheten kommer enheterna att beskriva sin verksamhet och berätta om sitt utvecklingsarbete som pågått under 2005. Villa Vara Byggd av Byggprogrammet, Lagmansgymnasiet Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 14
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 UPPFÖLJNING/VÄRDERING Efter Verksamhetsutvecklingens slut kommer en värdering av insatsen att ske från centralt håll. Denna ska fokusera måluppfyllnad, följa det ekonomiska utfallet och beskriva tillvägagångssätt. Vi väljer att kalla den uppföljning/värdering med anledning av att den sker internt och kan ses som partisk. På samma sätt som vid tidigare arbetslagsutveckling kommer inte resurser att läggas på en extern utvärderare, däremot hoppas vi att studenter kommer att bistå med utvärderingsinsatser. Uppföljning En tydligare uppföljning av lärdomar och reflektion om lärande på individnivå kommer att ske i Verksamhetsutvecklingen 2005 än vad som skedde kring arbetslagens utveckling 2001. Syftet är att var och en ska uppmuntras att reflektera över sitt eget lärande och att dessa kan användas i varje individs utvecklingsplan. Exempel på hur detta lärande kan struktureras lämnas nedan. - Ett par månader innan verksamhetsutvecklingen startar får varje medarbetare i uppgift att skriva lite kring vad de hoppas utveckla och förbättra hos sig själv, i sin arbetsgrupp och i sin verksamhet. - Vad lärde jag mig under veckan? Reflektion efter verksamhetsutvecklingen utifrån de förhoppningar som var och en angetts innan utvecklingsinsatsens start. - Beskrivning och reflektion av varje arbetsområde kring hur jag kan använda kunskaperna för egen del och i mitt arbetslag. Kunskapsspridning Vara kommun har arbetat med systematiskt och långsiktigt med utvecklingsfrågor under nästan hela 1990 talet och fortsatt arbetet under 2000- talets inledning. Vi har ingen tanke på att sluta vår bana med ständiga förbättringar den närmaste tiden heller. Att utvecklas innebär för oss en naturlig del av vår vardag. Här sker stora och små förändringar dagligen. En del förändringar ger stora positiva genomslag, direkt eller på längre sikt, andra visar sig vara mindre bra - att misslyckas är en del av utvecklingsarbetet. I Vara kommun har vi lärt oss att dra nytta av andra organisationers kunskaper och lärdomar, vi kopierar och förändrar givna modeller utifrån vårt perspektiv. Dessutom delar vi mer än gärna av oss av egna erfarenheter och hoppas att delar av det vi gjort kan bidra till en positiv utveckling hos andra. Det är av den anledning som det alltid ingår en öppen och positiv ansats från vår sida vad gäller spridning av erfarenheter, material och utvärderingsresultat som en grund i vårt utvecklingsarbete. För att ytterligare förstärka detta planeras en mässa kring kommunens förändringsarbete, öppen för allmänheten. 15
Efter verksamhetsutveckling 2005 Sammanfattning Utvärdering av verksamhetsutvecklingen har skett i två steg direkt efter genomfört internat samt efter ca 6 8 månader. Båda sammanställningarna har gjorts och analyserat av utomstående personer och finns att läsa i denna rapport. Skillnaderna mellan de olika mättillfällena är inte så stor, dock är det senare mättillfällets resultat mer att se som vindriktningar för hur medarbetarna uppfattar verksamhetsutvecklingen då endast 485 av medarbetarna har besvarat denna. Vid det senare mättillfället ligger andelen positiva svar vanligen runt 80%, vilket är något lägre än det första mättillfället. Sammanfattningsvis kan konstateras att Vara kommuns verksamhetsutveckling 2005 har fallit väl ut. Med det menas att övervägande delen (mer än ¾) av medarbetarna är mycket nöjda och vi har en hög måluppfyllelse. Det mål som vi hittills inte har lyckats att nå är målet om en ökad samverkan över förvaltningsgränserna. Trots detta finns många medarbetare som valt att lyfta den ökade samverkan som något positivt i sina kommentarer. Utvecklingsinsatsen har för många medarbetare inneburit ett bättre samarbete mellan medarbetarna inom enheterna, mellan arbetslagen och över förvaltningsgränserna. Det leder till en bättre samsyn, gemenskap och enighet hos medarbetarna. Medarbetarna har, genom kartläggning av områden som kräver förbättring, fått redskap för det fortsatta förbättringsarbetet. Detta tror man i förlängningen leder till effektivare medarbetare, som är duktiga på att effektivisera tiden och arbetsuppgifterna. Medarbetarna upplever att deras egna idéer, kompetens och professionalism tas tillvara i framtagandet av handlingsplaner som ligger till grund för det goda arbetet, man ser utbildningsinsatsen som en inspiration och ett led i detta arbete. Det är tydligt att medarbetarna har fått en större känsla och engagemang för förändringsarbete och att man tagit med sig detta hem i det vardagliga arbetet. Inledning Vara kommun har under hösten 2005 genomfört en kommunövergripande verksamhets-utveckling för kommunens samtliga medarbetare, 1350 personer. Fokus har varit förändringskraft och effektivitet. Utvecklingsinsatsen omfattar 80 timmar och fördelas över perioden mars 2005 hösten 2006. 40 timmar av utvecklingsinsatsen genomförs på internat. Sju internatsveckor genomfördes hösten 2005, en uppföljningsvecka skedde under våren 2006 och ett internat för en av enheterna genomförs hösten 2006. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 16
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 Verksamhetsutveckling 2005 är en fortsättning på den arbetslagsutveckling som startade 2001, fokus då var den goda arbetsplatsen och det vinnande laget. Nu fyra år senare handlar det om effektivitet och förändringskraft. Framtidens förutsättningar ställer nya krav på chefer och medarbetare, på politiker och organisationsstrukturer, det handlar om att planera och utveckla verksamheten så att vi även i framtiden kan ge våra brukare en kommunal service av hög kvalitet levererad av stolta och kompetenta medarbetare. En service som på ett effektiv sätt hanterar medborgarnas skattemedel. För att den kommunala verksamheten ska fortsätta att hålla hög kvalitet måste vi tillåta oss att tänka nytt, ta tillvara på varandras styrkor, hitta arbetssätt som innebär att varje aktivitet som görs har en tydlig koppling till servicens kvalitet och innebär ett direkt värde för brukarna. Internatet Vara kommuns internat vid Verksamhetsutveckling 2005 genomfördes på Island. Kommunens medarbetare bodde och konfererade huvudsakligen på Hotel Örk som ligger i byn Hveragerdi, 36 km från Reykjavik. Hveragerdi är mer känt som växthusbyn här finns mängder av växthus som bl a odlar bananer. Dessutom finns fina promenadstigar alldeles i närheten, en varm bäck och heta källor som ångar finns runt omkring. Vi bodde i trippelrum och i internatet ingick helpension. Vara kommun har haft 1 169 medarbetare på Island under åtta veckor fördelat på följande vis; Vecka Antal medarbetare 40 113 41 105 42 98 43 92 44 Örk 215 44 Eldhestar 61 44 Selfoss 248 45 88 46 96 13 53 TOTALT 1169 BAKGRUND Den övergripande visionen med kommunens Verksamhetsutveckling 2005 är att tillhandahålla bästa möjliga service till våra kommuninvånare genom en verksamhet som ständigt förbättras och medarbetare som ständigt utvecklas. 17
Mål Numren på målen anger inte en värdering i viktighetsgrad utan utgör en hänvisning till den grafiska bild som återfinns längre fram i dokumentet. 1. Medarbetarna är medvetna om de förändrade förutsättningar som finns inför framtidens kommunala service. 2. En större del av arbetstiden används för direkt värdeskapande insatser för brukarna. 3. Bättre resurseffektivitet i verksamheterna. 4. Brukarna är delaktiga och medskapande i verksamheten 5. Gemensam organisationskultur där medarbetarna är trygga i förändring 6. Kompetensen kring förändringsarbete och metoder har ökat 7. Medarbetarna är medvetna om sitt eget ansvar för verksamhetens kvalitet. 8. Förbättrat samarbetsklimat i och mellan arbetsgrupperna 9. Ökad kännedom om sig själv och varandra i arbetsgrupperna 10. Ökad samverkan över förvaltningsgränser 11. Processerna i verksamheten är identifierade 12. Alla enheter har minst en process/arbetsflöde beskrivet inom sin/sina verksamhet/er. 13. Alla arbetsgrupper har en problemställning/förbättringsområde nedskrivet och påbörjat ett förbättringsarbete 14. Alla arbetslag har en plan över sin fortsatta verksamhetsutveckling Förväntade effekter Utöver mätbara mål tror vi att organisationen kommer att nå många positiva sidoeffekter, några av dem är; - ökad insikt hos medarbetarna om hur man hanterar sin stress - ökad ork bland våra medarbetare - ökad hälsa bland våra medarbetare - god marknadsföring av Vara kommun som servicegivare och arbetsgivare - förbättrade relationer mellan medarbetare - lättare att rekrytera nya och behålla gamla medarbetare - initiativ till att starta personalkooperativ bland medarbetarna har tagits UTGÅNGSPUNKTER Målgrupp Vara kommuns verksamhetsutveckling vänder sig till samtliga anställda i kommunen. På internatet deltar medarbetare med fast anställning med mer än 40% sysselsättningsgrad, samt långtidsvikarier som ingår i arbetslag och som förväntas kunna beredas tillsvidareanställning senast under 2006, övriga vikarier med förordnande som sträcker sig över hela första halvåret 2006 eller för lärare hela vårterminen 2006, tjänstlediga t.ex föräldralediga och långtidssjukskrivna samt projektanställda enligt särskild lista. För vårens internat gällde, av förklarliga skäl, andra tidsperspektiv. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 18
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 19 Allas delaktighet Upplägget av verksamhetsutvecklingen bygger på att alla medarbetare är delaktiga i utvecklingen. Verksamhetsutvecklingen 2005 har fokus på utveckling av det dagliga arbetet, det är viktigt att alla medarbetare är med i det utvecklingsarbete som sker på enheten. Därför är det obligatoriskt att delta i arbetet och även att åka med på internatet. Medarbetare som av olika personliga skäl inte kan följa med ska skriftligen ange dessa till förvaltningschefen som beslutar i varje enskilt fall. Internat ger mervärde Hälften av tiden för verksamhetsutvecklingen förläggs till på internat. Vara kommun har valt internatsform för att vi anser att det ger ett så högt mervärde både för individen och gruppen och då vi tror att effekterna av insatsen blir högre. - Ett internat skapar mervärde för utvecklingsinsatsen då man umgås och pratar om sin verksamhet med sina kollegor ganska intensivt under några dagar. - Dessutom innebär ett internat möjligheter att tillsammans med kollegorna uppleva något annorlunda, internatet ger gemensamma positiva upplevelser som lever kvar länge. - Förutom att ett internat utomlands är en belöning till våra medarbetare för gott utfört arbete, så visar det att Vara kommun är en arbetsgivare som gör ord till handling; hos oss är medarbetarna den viktigaste resursen, en resurs värd att utveckla och uppmuntra. Utvärderingens olika steg Insatsens effekter följs upp i olika steg från kommunens sida: 1. Utvärdering i samband med avslutat internat som besvaras av samtliga medarbetare 2. Utvärdering i samband med kommunens regelbundna arbetsklimatundersökning, maj 2006 som besvaras av samtliga medarbetare 3. Särskild enkät till kommunens chefer ca ett år efter internatets genomförande. Utvärdering 1 Malin Andersson, student på Programmet i Hälsopromotion på Högskolan Väst har bistått i analys- och utvärderingsarbetet av enkäterna. SAMMANFATTNING Denna utvärdering avser måluppfyllnaden av verksamhetsutvecklingen och har gjorts i samband med medarbetarnas sista dag på internatet, mitt i utvecklingens 18 månader. Redan efter halva tiden upplever 97 % att kompetensen kring förändringsarbete och metoder har ökat helt eller delvis. Endast 1 % av medarbetarna saknar ett nedskrivet förbättringsområde och en plan över sin fortsatta verksamhetsutveckling. Sammanfattningsvis kan konstateras att Vara kommuns verksamhetsutveckling 2005 har fallit väl ut. Med det menas att övervägande delen (mer än ¾) av
medarbetarna är mycket nöjda och vi har en hög måluppfyllelse (endast ett mål har fler än 7 % som angett att målet inte alls har uppnåtts). Det mål som vi hittills inte har lyckats att nå är målet om en ökad samverkan över förvaltningsgränserna, hela 36 % anser att vi inte nått det målet. Trots detta finns många medarbetare som valt att lyfta den ökade samverkan som något positivt i sina kommentarer. Den respons som erhållts hittills från medarbetarna är oerhört positiv och handlar både om förbättringar i verksamheten, om känslan av att vara värdefull, kunskaper kring nya metoder och sätt att hantera utveckling på och förbättrat samarbetsklimat. De allra flesta av de deltagande medarbetarna är överens om att utbildningsinsatsen kommer att få positiva effekter för kommunen och dess invånare. Utåt sett innebär det att kommunen ses som en nytänkande och attraktiv kommun. Många av dem menar att det är bra PR, kommunen får en starkare position gentemot andra kommuner vilket innebär att det blir attraktivare att bo och arbeta här. Utvecklingsinsatsen har för många medarbetare inneburit ett bättre samarbete mellan medarbetarna inom enheterna, mellan arbetslagen och över förvaltningsgränserna. Det leder till en bättre samsyn, gemenskap och enighet hos medarbetarna. Medarbetarna har, genom kartläggning av områden som kräver förbättring, fått redskap för det fortsatta förbättringsarbetet. Detta tror man i förlängningen leder till effektivare medarbetare, som är duktiga på att effektivisera tiden och arbetsuppgifterna. Medarbetarna upplever att deras egna idéer, kompetens och professionalism tas tillvara i framtagandet av handlingsplaner som ligger till grund för det goda arbetet, man ser utbildningsinsatsen som en inspiration och ett led i detta arbete. En tydlig effekt som medarbetarna redan känner av är att insatsen har inneburit en öppnare och rakare kommunikation dem emellan och med cheferna. Cheferna blir i sin tur starkare och bättre beslutsfattare. Bättre kommunikation ser man som en förutsättning för snabbare och effektivare problemlösningar. Medarbetarna upplever ökad glädje och trygghet i sitt arbete tillsammans med brukare, medarbetare och chefer. De känner sig betydelsefulla och har bättre kännedom om den verksamhet de arbetar i. Effekten tros även bli ökad trivsel, ett förbättrat arbetsklimat och en förstärkt vi-känsla. Något som är mycket tydligt är känslan av ökad kreativitet, både individuellt och tillsammans med arbetslaget. Medarbetarnas kompetens ökar vilket i förlängningen leder till ökad effektivitet och medarbetare som är väl förberedda inför framtiden. Man uttrycker en känsla av att vara betydelsefull och känner sig uppskattad i sitt arbete. Det ökar medarbetarnas motivation och förmåga att göra det lilla extra. Många tror att utvecklingsinsatsen kommer att innebära minskade sjukskrivningar för kommunens medarbetare. Man uttrycker en positiv framtidstro med gladare och nöjdare medarbetare som har mer ork i vardagen och som känner en lojalitet mot arbetsgivare och brukare. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 20
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 BAKGRUND Utvärdering i samband med avslutat internat, består av ett frågeformulär där medarbetarna fick ta ställning till om de mål som satts för verksamhetsutvecklingen hade uppnåtts eller ej, dessutom fanns frågor om vilka tänkbara effekter som de såg av verksamhetsutvecklingen samt möjlighet att lämna fria kommentarer. Enkäten fylls i på arbetstid, under sista passet på internatet. Enkäterna samlas in och lämnas till kommunens internkonsulter för sammanställning. MÅLUPPFYLLNAD Hur väl tycker Du, så här långt, att vi uppnått målen? Sammanfattningsvis är medarbetarnas uppfattning om måluppfyllelse oerhört positiv. Med endast några enstaka procents avvikelse har alla mål utom ett uppnåtts. Bevisligen är både de mål som bygger på medarbetarnas egen känsla som t ex medvetenheten om sitt eget ansvar för verksamhetens kvalitet samt ökad kännedom om sig själva och varandra i arbetsgruppen uppnådda. Mer konkreta mål som att arbetsgruppen har en problemställning nedskriven och att ett förbättringsarbete har påbörjats samt att alla arbetslag har en plan över sin fortsatta verksamhetsutveckling har även de uppnåtts med bravur. Här nedan finns en sammanställning av hur samtliga medarbetare under internatsveckorna besvarat enkäten. Vad man kan arbeta mer på i framtiden är en ökad samverkan över förvaltningsgränserna. Där har man inte lyckats nå ett tillfredställande resultat. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Måluppfyllnad Uppnåtts helt Uppnåtts delvis Inte alls uppnåtts 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Av utrymmesskäl har vi valt att inte ta med hela målformuleringen utan istället ange siffror i grafen. Varje siffra har en målformulering kopplad till sig, den hittar Du på sidan 3 i detta dokument. 21 OM Medarbetarna fick ta ställning till vilket omdöme som de uppfattar passar in på varje område; mat, logi, aktiviteter på fritiden, innehåll och upplägg.
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Observera att denna utvärderingsdel berör tre hotell; Hotel Örk där merparten av alla internat förlagts, Hotel Selfoss som haft 248 internatsgäster och Hotel Eldhestar med 61 internatsgäster. Om. Mycket bra Bra Dåligt Mycket dåligt Konferensutrymmen Maten Boendet SKRIFTLIGA KOMMENTARER Tidsplan med varierade tider Utbildningsmaterial Internkonsultens insats Chefens/kursledn. Insats Medarbetarna har varit flitiga att lämna kommentarer. Kommentarerna finns i sin helhet som bilaga. En kortare sammanfattning och några representativa utdrag ur dessa finns nedan. Vi ställde två frågor och hade en öppen möjlighet för fria kommentarer. Vilka effekter tror Du att denna utvecklingsinsats kan få för ditt arbete och Dina brukare? Utvecklingsinsatsen har för många inneburit ett bättre samarbete mellan medarbetarna inom enheterna, mellan arbetslagen och över förvaltningsgränserna. Det leder till en bättre samsyn, gemenskap och enighet hos medarbetarna. Medarbetarn har, genom kartläggning av områden som kräver förbättring, fått redskap för det fortsatta förbättringsarbetet. Detta tror man i förlängningen leder till effektivare medarbetare, som är duktiga på att effektivisera tiden och arbetsuppgifterna. Man upplever att medarbetarnas egna idéer, kompetens och professionalism tas tillvara i framtagandet av handlingsplaner som ligger till grund för det goda arbetet, man ser utbildningsinsatsen som en inspiration och ett led i detta arbete. Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 En tydlig effekt som medarbetarna redan känner av är att insatsen har inneburit en öppnare och rakare kommunikation dem emellan och med cheferna. Cheferna blir i sin tur starkare och bättre beslutsfattare. Bättre kommunikation ser man som en förutsättning för snabbare och effektivare problemlösningar. 22
Fakta om Verksamhetsutveckling 2005 23 Medarbetarna upplever ökad glädje och trygghet i sitt arbete tillsammans med brukare, medarbetare och chefer. De känner sig betydelsefulla och har bättre kännedom om den verksamhet de arbetar i. Effekten tros även bli ökad trivsel, ett förbättrat arbetsklimat och en förstärkt vi-känsla. Något som är mycket tydligt är känslan av ökad kreativitet, både individuellt och tillsammans med arbetslaget. Att en ökad förståelse om verksamheten leder till gladare och mer tillfredställda medarbetare är en samstämd uppfattning. Detta och de övriga redan nämnda positiva erfarenheterna från utbildningsinsatsen tror många kommer att leda till ökad jämlikhet mellan brukare och medarbetare. Brukaren möter positivare medarbetare och tillåts stå i centrum och få sina behov tillgodosedda. - Att vi blir bättre på att kommunicera, lära av varandra, tillvarata allas kompetenser i vår enhet. - Vi har blivit mer sammansvetsade genom arbetsövningar och gemensamma fina upplevelser, vilket vi kan ta fram i vårt dagliga arbete och orka mer positivt. - Barnen får en glad personal, som vet att det är mycket de är bra på. Har fått bekräftat att man gör ett gott jobb. Glad och positiv personal ger glada och positiva barn. - Ökad kunskap som kommer brukarna till gagn. Ökad kvalitet genom förbättrade arbetsmoment. - Att vi känner gemenskap och har en vi-känsla, skapar en trygghetskänsla hos personalen som smittar av sig på våra brukare. - Mer gemenskap i arbetsgruppen ger mer ork och energi att klara upp eventuella problem och viljan att göra en bra arbetsinsats ökar. - Vet att det kommer att leda till förändring/förbättring. Många goda idéer har kommit fram och att vi strävar mot ett gemensamt mål. Gjort arbetsplaner som vi ska jobba efter. - Det startas en process för fortsatt utveckling inom verksamheten. Viktigt att utgå från mind-mappen samt vidareutveckla den hela tiden i arbetet. Via metoderna ges det möjlighet och förutsättningar till brukarnas stora vinster och utveckling. Vilka effekter tror du att denna utvecklingsinsats kan få för Vara kommun, våra invånare och för Vara kommun som arbetsgivare? De allra flesta är överens om att utbildningsinsatsen kommer att få positiva effekter för kommunen och dess invånare. Utåt sett innebär det att kommunen ses som en nytänkande och attraktiv kommun. Många menar att det är bra PR, kommunen får en starkare position gentemot andra kommuner vilket innebär att det blir attraktivare att bo och arbeta här.