Revisionsrapport Näringslivskontoret Östersunds kommun 2009-11-27 Kjell Pettersson, certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Revisionsfrågor...2 2.3 Metod...2 2.4 Avgränsning...2 3 Resultat...3 3.1 Formell hantering av näringslivsfrågor...3 3.2 Organisation, ekonomi och personal...3 3.2.1 Revisionell bedömning...3 3.3 Mål och riktlinjer...4 3.3.1 Revisionell bedömning...4 3.4 Företagsutvecklande åtgärder...4 3.4.1 Revisionell bedömning...6 3.5 Näringslivsutveckling och nyetablering resultat?...6 3.5.1 Revisionell bedömning...7 4 Sammanfattande revisionell bedömning...7 4.1 Komrevs revisionella bedömning...7
1 Sammanfattning På uppdrag av kommunens valda revisorer har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers övergripande granskat näringslivskontorets verksamhet. Revisionsfrågorna har varit följande: Vilka mål och riktlinjer finns för verksamheten? Hur är verksamheten organiserad? Vilka åtgärder görs från kommunen för att stimulera och aktivera näringslivet? Ger satsningarna några mätbara effekter på exempelvis arbetstillfällen och företagande? Vår sammanfattande revisionella bedömning är att verksamheten externt och utåtriktat bedrivs på ett strukturerat och professionellt sätt. Tillsammans med bland annat EUprojekt och andra insatser inom Utveckling och tillväxt som bedrivits och bedrivs skapar detta förutsättningar för en positiv utveckling för Östersund kommun både kort och långsiktigt. Vi har följande förslag till förbättringar i det interna uppföljningsarbetet: Följ upp olika satsningar som skett, exempelvis starta eget bidrag, och vad dessa resulterat i efter exempelvis 3 år. Hur många finns kvar som helt eller delvis försörjer sig på företagande? Vilka har återgått till anställningar? Följ upp satsningen på LOTS. Utöka antalet företagsbesök från näringslivskontoret. Det finns möjlighet att förbättra kontorets interna arbetsplan kommunikationsplan och aktivitetsplan så att prioriterade aktiviteter framgår tydligt. Tidigare bedrevs samverkan i projektform bland länets kommuner för att öka antalet företagsetableringar i länet, Midscand. Numera samverkar Strömsunds och Härjedalens kommuner under varumärket Midscand. Är det inte dags att återuppta denna samverkan för att gemensamt öka länets attraktionskraft? 1
2 Inledning 2.1 Bakgrund Konkurrensen om arbetstillfällena hårdnar kommuner emellan och det är viktigt för sysselsättningen att behålla och ordna nya jobb. Formellt ansvarig för denna fråga är kommunstyrelsen och inom utvecklingsenheten, näringslivskontoret. I kommunens budget för 2009 finns ca 4,1 Mkr budgeterade för näringslivskontoret. Motsvarande siffra 2008 var ca 4,3 Mkr. 2.2 Revisionsfrågor Följande revisionsfrågor är aktuella: Vilka mål och riktlinjer finns för verksamheten? Hur är verksamheten organiserad? Vilka åtgärder görs från kommunen för att stimulera och aktivera näringslivet? Ger satsningarna några mätbara effekter på exempelvis arbetstillfällen och företagande? 2.3 Metod Granskningen har skett utifrån intervjuer med bland annat kommundirektör, näringslivschef och näringslivssekreterare samt genomgång av dokumentation och redovisning. Utvecklingschefen har informerat kring uppbyggnad av organisationen. Vi har även intervjuat tre representanter från näringslivet varav två från näringslivsrådet för att få en uppfattning om hur dessa ser på kommunens näringslivsorganisation. 2.4 Avgränsning Granskningen behandlar näringslivskontorets verksamhet och inte utvecklingsenhetens insatser inom exempelvis deltagande i EU- projekt med mera. Granskningen avser 2009. 2
3 Resultat 3.1 Formell hantering av näringslivsfrågor I Kommunallagen (KL 2 kap 7 och 8) framgår att kommunen får genomföra åtgärder för att allmänt främja näringslivet i kommunen. Individuellt riktat stöd får lämnas bara om det finns synnerliga skäl för det. I kommunstyrelsens reglemente (KF 112, 2008) 2 framgår att styrelsen skall leda och samordna åtgärder för att främja sysselsättning och näringslivet i kommunen. Enligt delegationsordningen har näringslivschef och kommundirektör delegation att ge bidrag till förening, företag och branschorganisation med högst 25 000 inom antagen budget. Beredningsorgan för sysselsättnings - och näringslivsfrågor är utvecklingsutskottet, som kan bevilja finansiering för olika aktiviteter/projekt med högst 6 basbelopp inom gällande budget. För aktiviteter överstigande 6 basbelopp beslutar kommunstyrelsen. Näringslivschefen medverkar regelmässigt och informerar styrelse och utskott löpande under året angående pågående verksamhet vid kontoret. 3.2 Organisation, ekonomi och personal Näringslivskontoret ingår i kommunledningsförvaltningen under område Utveckling och tillväxt, se bilaga 1. Vid kontoret är 5,5 årsarbetare anställda, som arbetar specifikt med näringslivsfrågor och landsbygdsutveckling. Medel som är budgeterat för näringslivsaktiviteter är ca 1 Mkr av total budget om ca 4,1 Mkr samt ca 6,9 Mkr för utvecklingsmedel som kommunstyrelsen ansvarar för. Beslut om fördelning av riktade bidrags till företag/organisation tas enligt beskriven delegation under avsnitt 2.1. Beträffande fördelning av medel för utvecklings/näringslivsändamål för 2008 se bilaga 2, där ca 5,5 Mkr betalts ut av budgeterade 9 Mkr. 3.2.1 Revisionell bedömning Vi anser att det är bra att näringslivsfrågorna samlats upp under en särskild avdelning inom kommunledningsförvaltningen och området utveckling/tillväxt. Det skapar förutsättningar att leda och styra verksamheten konkret samt tydliggör näringslivsfrågornas betydelse för kommunen. Ur reglemente och delegationsordning samt attestförteckningar framgår tydligt var det politiska ansvaret och tjänstemannaansvaret för dessa frågor ligger. 3
3.3 Mål och riktlinjer Övergripande inriktningsmål för kommunstyrelsen, enligt budget 2009 (antaget av fullmäktige i december 2007 201) är bland annat att arbeta för en ekonomisk hållbar utveckling med ett starkt och växande näringsliv, en stark social ekonomi samt en ökande befolkning. Konkret för näringslivskontoret innebär detta bland annat följande: företag i kommunen skall uppleva ett positivare företagsklimat positiv utveckling beträffande nya och fler arbetstillfällen antal företagsbesök skall uppgå till minst 150 antal företagsetableringar skall uppgå till minst 2. Kontoret har en kommunikationsplan, som är ett sammanfattande dokument för att på ett mer strukturerat sätt informera näringslivskontorets intressenter om vilka aktiviteter som är på gång. Ett Tillväxtprogram har utarbetats, vilket fullmäktige antog i juni 2009. 3.3.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att det finns en tydlig struktur i uppbyggnaden av olika styrdokument. Inriktningsmålen har utmynnat i nyckeltal och verksamhetsplaner som i sin tur resulterat i en kommunikationsplan för att tydliggöra kontorets uppgift både externt och internt. Vi bedömer att det finns möjligheter att utveckla kommunikationsplanen, vilken vi uppfattar mer som ett internt dokument för kontoret än externt. Inriktningsmålen utvärderas årligen av kommunledningsförvaltningen. Tillväxtprogrammet, som antogs av fullmäktige under juni 2009, kan påverka inriktningen av näringslivskontorets arbete. Vår bedömning är att en tydligare och utökad satsning mot exempelvis företagsetableringar är en viktig del för att kommunens ska kunna öka antalet invånare. Aktivitetsplanen/ arbetsplanen för kontorets interna arbetsfördelning, kan utvecklas och förtydligas. 3.4 Företagsutvecklande åtgärder De företagsutvecklande åtgärderna kan indelas i löpande företagskontakter med befintliga företag, vilket är högst prioriterad från näringslivskontoret. Åtgärder för att främja nya företagsetableringar kommer som god tvåa. Kommunen bidrar inte med kommunala pengar till företagare (förbjudet enligt kommunallagen) utan hjälper till med generella insatser, exempelvis med att hitta rätt på olika regionalekonomiska stöd som finns och som tillhandahålls av staten via olika regionala organ. 4
Hyressubventioner eller andra subventioner till företag förekommer inte, enligt näringslivschefen. Det finns få kommunala industrihus i kommunen, främst beroende på att det finns en fungerande marknad för detta. F d AMU-centret på Frösön är ett exempel på industrilokaler i kommunens ägo. Kommunen har via olika externa organ och samverkanspartners ett omfattande kontaktnät, se bilaga 3, samt deltar även i olika projekt, för att främja utveckling av befintliga företag samt nyetableringar inom kommunen, exempelvis Starta eget via Almi Företagspartner Mitt AB. Vid akuta situationer, exempelvis varsel vid företag, fungerar kontoret tillsammans med bland annat kommunledning, arbetsförmedling och länsstyrelse, som en sammanhållande länk för att tillsammans hitta bra lösningar för att mildra effekter av uppsägningar och eventuella nedläggningar. Internt i kommunen har ett näringslivsråd inrättats från mars 2009 bestående av representanter från olika näringslivsgrupper. Olika informationsmateriel distribueras ut till företagarna, exempelvis nyhetsbrev, och lunchmöten genomförs, där kortfattad information ges om pågående och kommande aktiviteter. Kontoret har under våren 2009 i SCB:s regi gått ut med en enkät till företagarna i kommunen för att få en uppfattning om hur företagsklimatet upplevs bland företagarna i kommunen, vilket inte gjorts tidigare. Enkäten kommer även att skickas ut 2010 och 2011. Svenskt näringsliv gör egna enkäter och där rankas kommunen som nr 143 bland landets kommuner. Utifrån genomförda intervjuer med representanter från näringslivet finns följande sammanfattande kommentarer om kontoret: Bra med ett näringslivskontor, de gör ett bra jobb och har en hög ambitionsnivå. Hög tillgänglighet kännetecknar kontoret. Önskvärt är att kontoret förbättrar och kompletterar hemsidan med information om exempelvis de företagsbesök som görs. Företagsbesöken ses som oerhört positiva från företagens sida och borde utökas. Synpunkter på att näringslivsrådet borde utökas med en representant från handeln finns också. För att skapa en bild av Östersund som en företagarstad är det oerhört viktigt att förtroendevalda och anställda kommunicerar med media på ett diplomatiskt sätt vid exempelvis etableringar eller avveckling av verksamhet. Det finns ca 4500 aktiva företag i Östersund kommun med mellan 0 och 450 anställda varav ca 80 företag med mer än 25 anställda. Under 2008 har ca 170 av dessa företag fått besök av näringslivskontoret. Under en treårsperiod har ca 440 företag besökts. Medvetet har besöken inriktats mot företag med en marknad utanför länet samt företag med en nationell och internationell marknad. Många av dessa besök leder även till återbesök, där kontoret hjälper till med exempelvis: rådgivning (ekonomiskt bollplank ), hjälp med 5
stödansökningar, bygga nätverk och stimulera samverkan mellan företag, erfarenhetsutbyte företagare emellan med mera. Under 2009 satsar kommunen på LOTS, som är en satsning för att ge en ingång till kommunen som snabbt kan hjälpa en företagare att hitta rätt handläggare i kommunen, få råd och upplysningar med mera. Satsningen på LOTS ska bredda kontorets målgrupp bland företagen till exempelvis yngre företagare och nystartade företag. Information om LOTS finns på kommunens hemsida. Fördelar med Östersund som etableringsort är, enligt näringslivskontoret, placeringen strategisk mitt i Sverige regionhuvudstad, lojal och kompetent arbetskraft, bra flygförbindelser, bra och billiga lokaler, diversifierat näringsliv, närhet till Norge samt att turismnäringen skapar höga rekreationsmöjligheter för alla boenden i och omkring Östersund. 3.4.1 Revisionell bedömning Utifrån genomförda intervjuer med tjänstemän vid kontoret och representanter från näringslivet samt efter att ha tagit del av mål och planeringsunderlag samt annat skriftligt material är vår bedömning att det finns en bra struktur på det arbete som görs samt bra kunskap kring företagande och företagandets villkor. Som tidigare redovisats i rapporten under avsnitt 2.3.1 saknar vi en preciserad årlig arbetsplanering för kontoret, som tydliggör prioriterade arbetsinsatser under året. Vi anser, liksom intervjuade företagare, även att antalet företagsbesök borde prioriteras högre och utökas från kontorets sida. Det är noterbart att det finns ca 4500 aktiva företag i kommunen men att endast ca 1200 företag finns registrerade med e-postadresser i näringslivskontorets register. 3.5 Näringslivsutveckling och nyetablering resultat? Almi Företagspartner Mitt AB är huvudman för Starta eget. I projektet deltar alla länets kommuner och arbetsförmedlingen både som deltagare och finansiärer. Östersund bidrar med ca 560 kkr för år 2009. Starta eget bidraget togs bort under 2007, men har återuppstått under 2009. Någon statistik eller uppföljning från kontoret över antalet startade företag med anledning av Starta eget satsningen finns inte att tillgå utan Almi har plockat fram generella siffror som säger att ca 60 % av företagen upphör under projekttiden. Av resterande 40 % har ca 70 % aktiv verksamhet efter 3 år. Forex och Wipro är exempel på lyckade etableringar som tillsammans gett ca 80 arbetstillfällen under 2008. 6
3.5.1 Revisionell bedömning Parallellt med EU projekt, andra projekt, upp och nedgångar i konjunktur, finanskriser med mera, pågår aktiviteter, som beskrivits under avsnitt 2.4 av tjänstemännen vid näringslivskontoret. Det är oerhört svårt att finna orsak verkan samband mellan exempelvis uppsökande verksamhet från näringslivskontoret till ökade antal arbetstillfällen. Kanske hade arbetstillfällena tillkommit utan kontorets insatser? Det är ändå marknaden som ytterst styr! Vi tror ändå att kontorets strukturerade arbete, tillsammans med övriga enheter inom utveckling och tillväxt och kommunledningsförvaltningens arbete, bidragit till och ökat kommunens attraktionskraft och möjligheter till en positiv utveckling i framtiden. Önskvärt är att kontoret följer upp olika insatser, exempelvis Starta eget bidrag och vad de resulterat i. 4 Sammanfattande revisionell bedömning 4.1 Komrevs revisionella bedömning Vår sammanfattande revisionella bedömning är att verksamheten externt och utåtriktat bedrivs på ett strukturerat och professionellt sätt. Tillsammans med bland annat EUprojekt och andra insatser inom Utveckling och tillväxt som bedrivits och bedrivs skapar detta förutsättningar för en positiv utveckling för Östersund kommun både kort och långsiktigt. Vi har följande förslag till förbättringar i det interna uppföljningsarbetet: Följ upp olika satsningar som skett, exempelvis starta eget bidrag, och vad dessa resulterat i efter exempelvis 3 år. Hur många finns kvar som helt eller delvis försörjer sig på företagande? Vilka har återgått till anställningar? Följ upp satsningen på LOTS. Utöka antalet företagsbesök från näringslivskontoret. Det finns möjlighet att förbättra kontorets interna arbetsplan kommunikationsplan och aktivitetsplan så att prioriterade aktiviteter framgår tydligt. Tidigare bedrevs samverkan i projektform bland länets kommuner för att öka antalet företagsetableringar i länet, Midscand. Numera samverkar Strömsunds och 7
Härjedalens kommuner under varumärket Midscand. Är det inte dags att återuppta denna samverkan för att gemensamt öka länets attraktionskraft? 8