Samverkan och samordning. Vägledning för samverkan kring och samordning av energieffektivisering i flerbostadshus

Samverkan och samordning Vägledning för samverkan kring och samordning av energieffektivisering i flerbostadshus Februari 2015

1 Inledning... 3 2 Renoveringsprocessen från förberedelse till utvärdering... 4 3 Samla information... 5 4 Engagera gruppen... 7 5 Preliminärt beslut... 8 6 Detaljerad planering... 9 7 Slutgiltigt beslut... 11 8 Genomförande... 12 9 Uppföljning... 14 The sole responsibility for the content of this publication lies with the authors. It does not necessarily reflect the opinion of the European Union. Neither EASME nor the European Commission are responsible for any use that may be made of the information contained therein.

1 Inledning Denna vägledning riktar sig till alla som arbetar med eller verkar för att samordna energieffektiviserande renoveringsprojekt av flerbostadshus. Den kan därför vara till intresse för allt från fastighetsskötare till styrelsemedlemmar och enskilda boende. Målet med dokumentet är att det ska fungera som en kortfattad handbok för dem som vill engagera grannar och styrelse att jobba med energifrågor. Vägledningen sammanfattar därför de viktigaste stegen vad gäller förberedelser, beslutsfattande och genomförade genom att redovisa vilken kunskap och dokumentation som behövs i de olika skeendena. De gröna rutorna i dokumentet innehåller information och länkar till andra projekt som handlar om energieffektivisering av flerbostadshus. Varför energieffektivisera? Det är bra att kunna kommunicera de fördelar som energieffektivisering innebär. Dessa fördelar kan användas i kommunikationen med de boende, för att skapa engagemang och underlätta själva beslutsfattandet: Sänkta uppvärmningskostnader: Äldre byggnader har mycket stor potential att bli mer energieffektiva! Ökad känsla av komfort och trygghet: Problem med fönster med kallras och drag, kalla väggar och svåruppvärmda bostäder förekommer ofta i äldre hus. Likaså gör störande bullernivåer, för höga inomhustemperaturer och fuktrelaterade problem som i värsta fall leder till mögel. Alla dessa komfort- och hygienaspekter går att åtgärda med förhållandevis små medel och ingrepp. Bättre koll på energin: Byter man till exempel värmepanna eller uppvärmningssystem får man även fördelen att ha bättre kontroll och löper således mindre risk för läckage och andra skador. Ökat fastighetsvärde: Lägre underhålls- och uppvärmningskostnader leder till att byggnaden och lägenheterna får en relativt bättre ekonomisk gångbarhet på marknaden. En förhojd tillfällig månadsavgift kan således komma att bli en god investering. Dessutom kan väl genomförda energieffektiviserande renoveringsprojekt öka fastighetens tekniska livslängd. Klimatsmart: Lägre energibehov går ofta hand i hand med sänkta koldioxidutsläpp. Energieffektivisering är således inte bara till ekonomisk nytta för de boende, men även för miljön. Dessa hållbarhetsaspekter är också av stor vikt när det kommer till nya lagförslag gällande renovering och minimumkrav i byggnader. 3

2 Renoveringsprocessen från förberedelse till utvärdering Det vanliga är att man låter energieffektivisera byggnader på grund av att de tekniska systemen är i underhållsbehov eller att arbetet kan göras i samband med att andra delar av byggnaden, t.ex. taket, ändå måste repareras. Vissa större åtgärder är nämligen inte kostnadseffektiva om de inte genomförs tillsammans med andra. På grund av att alla byggnader har olika förutsättningar är det svårt att på förhand veta vilka utmaningar som kan komma att uppstå i samband med renovering. Det går dock att minimera riskerna genom att veta ungefär vilken typ av kunskap som kan komma att behövas under arbetets gång. Vilka olika aktörer och sakkunniga som kan komma att behövas i samband med renovering tas upp senare i detta dokument. Något som är lika viktigt är att läsa på och se sig om efter andra som redan genomfört liknande projekt. Det finns till exempel säkert en bostadsrättsförening eller organisation i närheten med erfarenheter av beslutsfattande, upphandling, tillståndsbegäran eller uppföljning som gärna förmedlar vidare. Samla information Preliminärt beslut Slutigiltigt beslut Utvärdering Diskussion med samfällighet Behov? Mål? Detaljerad planering Genomförande Fig. 1: De olika stegen i besluts- och genomförandeprocessen. Nedan följer mer detaljerad information om varje steg i processen. Det är viktigt att tänka på att man måste låta processen ta tid - har man tänkt efter ordentligt före vinner man alltid på det i förlängningen. Det är också viktigt att ta hjälp av kunniga experter. 4

3 Samla information När man överväger att genomföra energibesparande åtgärder behöver byggnaden ses ur ett helhetsperspektiv eftersom olika typer av åtgärder påverkar varandra. Ett välplanerat energieffektiviseringsprojekt kan innebära att såväl inomhuskomfort som fastighetsvärde ökar. Omvänt kan dålig förberedelse leda till att åtgärderna inte får den effekt man önskat. Förarbetet bör se till mer än bara energibesparingar. Förutsättningar Ett första steg för att kunna nå ett genomarbetat förslag och i förlängningen beslut är att involvera alla som på något sätt använder byggnaden dagligen. Dessa bör få möjlighet att diskutera och förstå sammanhanget mellan förväntningar, kostnader, eventuella hinder och inte minst behov. Följande frågeställningar bör beaktas: Finns det tekniska problem som kan påverka arbetet? Det kan exempelvis vara problem med husgrunder, takstolar, stigande fukt eller läckor i taket m.m. Kanske finns det möjlighet att åtgärda problemen i samband med övriga insatser. Hur ser den finansiella ägandestrukturen ut? Finns det en gemensam underhållsfond eller liknande medel ämnade för renoveringsarbeten? Finns det möjlighet att lägga en del av kostnaden på hyra eller avgift, och var går i så fall smärtgränsen för de boende? Finns det detaljplaner eller myndigheter som begränsar möjligheter till eller innebär merkostnader för eventuella ingrepp i byggnaden (ex. Kulturminnesmärkning)? Hur ser tidsramen ut? Stora beslut kräver mindre förarbete än små. Ibland har de boende såväl intresse som kompetens nog för att delta i planeringen. Om inte är det kanske nödvändigt att ta in utomstående konsulter. Vilka förändringar och åtgärder har byggnaden varit föremål för under senare år? Ifall det nyligen genomförts fasadarbeten kan det bli svårt att argumentera för en ny runda av utdragna ställningsarbeten. Vad ligger driftskostnaderna på idag? Samla in och bedöm byggnadens fördelade uppvärmnings- och driftskostnader. När dessa är kartlagda kan de jämföras med andra liknande byggnader (för vidare information, besök www.energimyndigheten.se) och orsaken till eventuella skillnader utredas, vilket i sin tur gör det betydligt lättare att fatta beslut. Nuvarande kostnader blir också en referenspunkt när framtida resultat utvärderas. Går det att få ekonomiska bidrag? Kartlägg alla bidrag och avdrag som eventuellt kan användas. 5

De boendes åsikter och behov När beslutsansvaret delas av flera intressenter är det ofta mycket svårt att hitta en lösning som passar alla. Kartlägg och utvärdera därför de boendes behov och åsikter om byggnaden (t.ex. drag, svårreglerade radiatorer, fuktproblem, hög energiförbrukning m.m.). LEAF erbjuder enkäter som kan användas till detta. Mot bakgrund av den återkopplingen samt från information om byggnadens tekniska förutsättningar kan en gemensam renoveringsstrategi börja ta form. Skriften BRF Energieffektiv Handbok för bostadsrättsföreningar ger handfasta råd kring energieffektivisering och upphandling. Den är framtagen av Energi- och klimatrådgivningen i och går att ladda ner som pdf på Energimyndighetens hemsida. http://www.energimyndigheten.se/ 6

4 Engagera gruppen Även om det finns de som till fullo stödjer renoveringsidén kommer det troligtvis också finns de som antingen är mindre positiva eller helt enkelt inte intresserade. Processen att övertyga och engagera dessa kan naturligtvis uppfattas som motig. Nyckeln i sammanhanget är information. Kan man förse de boende med lättbegripliga och sakliga fakta om ekonomiska och miljömässiga effekter har man etablerat en viktig förutsättning för vidare arbete. I övrigt kan det vara värt att tänka på följande: Genom att samla en första arbetsgrupp underlättar man arbetet med att engagera andra. Det innebär också att det bildas en informell arbetsgrupp som i sin tur kan dela på ansvaret. Genom att dela ut informationsmaterial och produktbeskrivningar till andra boende höjs deras uppmärksamhet på vilka möjligheter som finns. Besök andra byggnader eller bjud in andra föreningar som redan utfört energieffektiviserande åtgärder. Diskutera erfarenheter av problem och lösningar. Subventioner och bidrag som kan användas för att minska den ekonomiska belastningen fungerar ofta som morot. Energimyndigheten, Boverket och Naturvårdsverket driver kampanjen RenoveraEnergismart som ger kunskap och visar på möjligheter till energieffektivisering av flerbostadshus i Sverige. Kampanjen riktar sig främst till ägare och förvaltare av miljonprogrammets byggnader, men informationen och systemtänket kan med fördel tillämpas på andra typer av byggnader. http://www.renoveraenergismart.se/ 7

5 Preliminärt beslut Att ta fram tekniska och ekonomiska projekthandlingar för byggnaden kräver vanligen särskild sakkunskap. Av denna anledning är det därför också en bra idé att fatta ett gemensamt preliminärt beslut, t.ex. mot bakgrund av det tidigare nämnda informationsmaterialet, innan ett sådant förlopp sätts igång. För att undvika förhastade slutsatser bör ett preliminärt beslut vara av generell snarare än detaljerad art. Kanske tas det beslut om att göra en så pass omfattande renovering att huset behöver evakueras under arbetet. I så fall bör man överväga att genomföra fler av de åtgärder som underlättas av att huset är tomt. Beroende på storlek kan till exempel stambyten, badrumsrenoveringar och förbättrat ventilationssystem bli aktuellt. Missar man att göra en åtgärd vid detta tillfälle kan det ta lång tid innan man får nästa chans. Med detta förhandsbesked ger också gruppen en representant tillfälle att inleda den detaljerade planeringen och spåna på olika koncept. Allmännyttans energisparkampanj ger bra energispartips för boende i lägenhet. Den riktar sig till bostadsföretag och hyresgäster, men tipsen är lika användbara för dem bor i bostadsrätt. http://www.allmannyttan.se/ 8

6 Detaljerad planering När gruppen har enats om huvudlinjerna följer arbetet med den detaljerade planeringen. I denna fas är det viktigt att involvera en expert, för ju noggrannare förberedelserna är desto smidigare löper genomförandet. Expertmedverkan Experten bör ses som ett beslutsstöd. Denna kan förtydliga vilka åtgärder som är mest lämpliga och fungera som rådgivare när slutgiltigt beslut ska fattas. Beroende på vilken typ av åtgärd och omfattning man planerar kan det finnas olika sakkunniga att knyta till sig: Teknisk: För den tekniska bedömningen behövs en kvalificerad expert, t.ex. arkitekt, ingenjör eller energiexpert. Antikvarisk medverkan: För att vårda byggnadens historiska delar och i största möjliga utsträckning kunna följa varsamhetsbestämmelser är det ofta nödvändigt att ta hjälp av en kulturhistoriskt sakkunnig expert. Antikvarier kan normalt kontaktas genom länsmuseer eller privata konsultbolag. Projektledning: Komplexa projekt kan kräva specialkompetens för förvärv av t.ex. myndighetstillstånd, tidssamordning, upprättande av avtal och tekniska revisionen. I många fall erbjuder dock någon av ovan nämnda experter en sådan totallösning. Tekniska lösningar Den detaljerade planeringen av arbetet bör alltid föregås av en noggrann besiktning där såväl energisystem som byggnadstekniska aspekter ses över. Finns det en giltig energideklaration för byggnaden redovisar den byggnadens nuvarande energibehov, vilket gör att det också kommer finnas referensvärden tillgängliga när arbetet är utfört. Energideklarationen ska enligt lag även ge förslag på kostnadseffektiva energieffektiviseringsåtgärder. Finns det inga enskilda åtgärder som är kostnadseffektiva bör man dock komma ihåg att många åtgärder lönar sig om de utförs i samband med underhållsarbete, exempelvis tilläggsisolering samtidigt som fasaden omputsas. Efter att byggnaden har besiktigats kan respektive sakkunnig hjälpa till med att undersöka och rangordna vilka åtgärder som är lämpliga att genomföra. En sådan lista bör även ge information om hur energibehov och besparingkostnad påverkas av de olika åtgärderna. Vidare rekommenderar Energimyndigheten att en LCC (livscykelkostnad)-kalkyl används. Det innebär att man kan få fram en mer rättvisande bild av åtgärdens eller produktens totala kostnad under sin användningstid. För mer information och verktyg för att räkna ut LCC, besök: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/hallbar-upphandling/stallhallbarhetskrav/livscykelkostnader-lcc/ 9

Finansiering I denna fas är det nödvändigt att göra en grundläggade bedömning av vilka resurser som kan användas för arbetena. Följande frågor bör beaktas noga under planeringen: Finns det avsatt kapital för renoverings- eller underhållsarbete? Finns det några statliga eller kommunala stöd att söka? Om ja, under vilka villkor kan de sökas? Hur kan banktjänster användas? Hur ser ränteläget ut? Finns det förmånliga lån för långsiktiga investeringar? Går det att beräkna besparingskostnader/återbetalningstid på de olika åtgärderna? Tidsram Det är alltid bra att få en ungefärlig uppfattning av vilken tid som kommer krävas för planering och utförande. Tidsramen skiljer sig naturligtvis från projekt till projekt men kan också påverkas av myndighetstillstånd och oförutsedda tekniska eller ekonomiska händelser. 10

7 Slutgiltigt beslut När styrelsen eller de ansvariga har bekantat sig med möjliga lösningar, räkenskaper och tidsramar kan den närma sig ett slutligt röstförfarande. Samtidigt kan det vara bra att sammanfatta och sprida information om de planer som tagits fram till de boende. Ju fler som förstår konceptet, desto större stöd kan man räkna med. Detta gäller oavsett storlek på projektet. När styrelsen eller motsvarande inledningsvis beskriver upplägget bör den således fokusera på att på ett pedagogiskt sätt sammanfatta kärnan av upplägget så att informationen når ut till så många som möjligt: Vilka ekonomiska besparingar kan den minskade energiförbrukningen komma att betyda på kort och lång sikt? Vilka ekonomiska konsekvenser innebär detta för de boende? Förutsätter beräkningen att de boende anpassar sina vanor? Vilka ytterligare finansieringsalternativ, t.ex. bidrag eller avdrag, är aktuella? Förutom dessa huvudpunkter bör även andra positiva konsekvenser biläggas sammanfattningen (se kapitel 3). Frågor, funderingar och kritik från boende samlas sedan in på förhand så att de kan besvaras i detalj innan själva beslutsfattandet. Stämma Det kan också vara bra att låta en utomstående sakkunnig eller expert få presentera planerna under en informationsträff. Då kan boende få möjlighet att förusättningslöst ställa frågor och själva förbereda sig inför stämman. Under stämman bör även, om det finns behov, ett antal representanter från boendegruppen väljas ut som får ansvar att följa och utvärdera projektets utveckling. 11

8 Genomförande När projektet har godkänts av både arbetsgrupp och boende har planeringen nått sin andra fas. Nu blir arbetet projektsatt i meningen att tid, budget och mål specificeras. Det innebär även att arbetet med att identifiera och lyfta in relevanta aktörer börjar. Under genomförandet fattar den utvalda styrgruppen de löpande besluten. De är också ansvariga för administration och att kommunicera med de boende vilket förutsätter kontinuerliga sammanträdanden och diskussioner. Offerter efterfrågas mot bakgrund av de övergripande planer som tagits fram efter gemensamt beslut. Med utgångspunkt i anbuden kan en slutgiltig budget för projektet sättas. Det är viktigt att efterlysa så detaljerade och uttömmande offerter som möjligt. Samtidigt bör de inte avvika till innehåll och form. Ett enhetligt upplägg underlättar jämförelsen. I mindre projekt kan styrgruppen (t.ex. bostadsrättsföreningen) själva välja offert och entreprenör baserat direkt de jämförbara uppgifterna. Men i större projekt, och kanske även med hänsyn till stadgar och regler, kan varje sådant beslut komma att bli en fråga för samtliga involverade, varför en gemensam omröstning ofta är nödvändigt. Kontraket är en bindande handling som hanterar juridiska entreprenadfrågor, varför det också bör upprättas och hanteras fackmannamässigt. På ett mer övergripande plan är det dock viktigt att följande uppgifter finns med: Pris Exakt tekniskt innehåll En lista med ytterligare arbete som ska ingå (t.ex. bygganmälan, förvärv av myndighetstillstånd, avlägsnande av byggavfall, sanering) Start och slutdatum Kvalitetskontroll Betalningsvillkor Garantivillkor Tillståndspliktiga åtgärder Arbetet med att söka tillstånd för olika typer av åtgärder bör inledas i ett tidigt skede. Börja med att kontakta kommunens bygglovsenhet för att kontrollera om det råder speciella omständigheter för byggnaden. Är byggnaden skyddad som byggnadsminne behöver man även tidigt starta dialog med länsstyrelsen. Exempel på tillståndspliktiga bygg-, rivnings- och markåtgärder hittas också på Boverkets hemsida. http://www.boverket.se/sv/pbl-kunskapsbanken/lov--byggande/lov--anmalan/ 12

Start och utförande Ett väl planerat arbetsförfarande underlättar själva arbetet avservärt. Oförutsedda händelser kan dock självfallet uppstå. När så är fallet är det viktigt att hela tiden låta informera de boende om vad som händer och om det t.ex. påverkar kostnad eller tidsram, samtidigt som frågor eller klagomål tas om hand systematiskt. Slutförande I samband med att hela eller delar av projektet officiellt slutförs bör kontraktshandlingar granskas samtidigt som åtgärderna kontrollbesiktigas av respektive sakkunnig eller ansvarig. Teknisk garanti och klagomål I de fall tekniska brister uppstår och ligger till grund för klagomål är det viktigt att ha en tydlig dialog med entreprenören som beläggs skriftligt. 13

9 Uppföljning När det praktiska arbetet är slutfört börjar uppföljningen som på sätt och vis är lika viktig som planeringsförfarandet. Nu handlar det om att förvalta de investeringar som gjorts, att informera alla berörda parter om ändringar och nya rutiner. Det är också lämpligt att jämföra före-och-efter-scenarion, dokumentera arbetet och förmedla erfarenheter vidare till andra osv. För att att optimera de besparingsmöjligheter som renoveringsarbetet innebär är det först och främst nödvändigt att de boende fortsätter reflektera över sina vanor och sin egen energiförbrukning. Ett sätt att uppmärksamma detta är att samordna ett informationsmöte där praktiskta aspekter (t.ex. nya kontrollsystem för radiatorer, vädringstekniker) förklaras och diskuteras. Hur klimatsmart byggnaden än blir så ligger fortfarande det stora ansvaret och möjligheten att påverka den framtida energiförbrukningen på de boende. 14