1 (17) Plats och tid Kommunkontoret Sunne kl 09.00-12 Paragrafer Beslutande Åsa Rådhström (M) ordförande Ida Nilsson (C) 1:e v.ordförande Toleif Högberg (C) ej 42 Anna Greta O Berggren (C) Kerstin Sundén Bergqvist (M) Artur Hulu (M) Lars Jonsson (S) 2:e vice ordförande Linda Johansson (S) Magnus Bergqvist (S) Lars-Gunnar Johnsson (V) Tomas Ögren (C) ersättare för Camilla Forslund (C) 33-46 Sekretess Övriga närvarande Ulf S Olsson förvaltningschef Birgitta Friberg utbildningschef Gun-Britt Granholm förvaltningssekreterare Linn Sohl förvaltningsekonom Utses att justera Ida Nilsson Justeringens plats och tid s kansli, 2013-04-08, kl 12.00 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Gun-Britt Granholm Åsa Rådhström Ida Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande 2013-04-08 Datum för anslags nedtagande 2013-04-30 Förvaringsplats för protokoll Underskrift s kansli Gun-Britt Granholm Postadress Besöksadress / E-post Telefon / Fax Sunne kommun Kvarngatan 4 0565 160 00 växel 4. 0565 164 10 fax 686 80 SUNNE Bildning.kansli@sunne.se
2 (17) Innehållsförteckning Årsredovisning 2012.3 Budgetuppföljning tom mars 2013...4 Översyn av den ekonomiska fördelningsmodellen av kommunala bidrag till idrottsföreningar.. 5 Strukturförslag för en långsiktig lösning av förskoleverksamheten i kommunen.7 Regelverk gällande familjehemsplacerade barn 8 Riktlinjer för investeringsprocessen..9 Strategi för sociala medier 10 Kommunikationspolicy för Sunne kommun.11 Information elevärende Skäggebergsskolan..12 Byte av bibliotekssystem..13 Karriärtjänster Lektorstjänst och förstelärartjänster..14 Nulägesrapport / Förvaltningen 15 Redovisning delegeringsbeslut.16 Informations- och anmälningsärenden. 17
3 (17) Bin 33 Bin2011/111/03 Årsredovisning 2012 s beslut godkänner redovisningen. Årsredovisning 2012 är utskickad till dagens sammanträde. Nedanstående områden redovisas; Nämndens ansvarsområden - Förskolesituationen - Den samlade elevhälsan - Betyg, bedömning och skriftliga omdömen - Vandringsleder - Sommarläger - Stora arrangemang - Megafon - Projekt Fast Track beviljades - Ekonomiskt resultat - Internkontroll - Investeringar Framtidsspaning - Barnomsorg och nattis - Behörighet och kompetensförsörjning - IUP, betyg och obligatorisk förskoleklass - Metodutveckling - Gymnasiet - Satsning på högre utbildningsnivå - Fritid och kultur stödjer kommunutveckling - Kvalitetsarbete - Skolmiljö och IT-utveckling. Årsredovisning 2012 Arbetsutskottet 2013-03-18 31
4 (17) Bin 34 Bin2012/92/01 Budgetuppföljning tom mars 2013 s beslut godkänner redovisningen. Ansvarsområde Avvikelse tom mars Avvikelse % tom mars Central administration 595 084 30% Kulturverksamhet -488 958-14% Fritidsverksamhet 29 843 1% Barnomsorg -209 175-1% Fritids & förskoleklass 257 810 5% Grundskola -1 121 117-3% Gymnasiet & komvux -1 998 328-11% Uppdragsutbildning, -540 323-167% YH-utbildning, Lärcenter, Fast Track totalt -3 475 208-4% Budgetuppföljning per 31 mars 2013
5 (17) Bin 35 Bin2013/33/03 Översyn av den ekonomiska fördelningsmodellen av kommunala bidrag till idrottsföreningar s beslut 1. Nämnden beslutar uppdra till arenaansvarig, förvaltningsekonom och förvaltningschef att presentera en fördjupad, heltäckande sammanställning av samtliga bidrag som utgår till föreningar i form av ekonomiska bidrag, lokal- och personalresurser. Översikten ska ge ett fördjupat genusperspektiv på kommunens samlade bidrag. 2. Nämnden beslutar uppdra till arenaansvarig, förvaltningsekonom och förvaltningschef att presentera ny fördelningsmodell för bidrag till evenemang och föreningar. 3. Nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att samla alla evenemangsoch föreningsbidrag till bildningsnämnden, då bildningsförvaltningen har utföraransvar för kommunens del av arrangemanget eller utger andra bidrag till berörd förening eller intressegrupp. Tobias Eriksson och Mikael Lilja har i motion föreslagit framtagande av fördelningsmodell till föreningar som beaktar genusperspektivet. Fullmäktige beslutade uppdra till bildningsnämnden att ta fram en fördelningsmodell i samband med budgetarbetet inför 2014. Förvaltningschef Ulf S Olsson framhåller, i skrivelse 2013-03-10, att uppdraget till förvaltningen att ta fram en fördelningsmodell bör avgränsas. Syfte och önskad effekt behöver klargöras, förutom att bättre tillgodose gensperspektivet. Inom bildningsförvaltningen hanteras föreningsbidrag och mindre evenemangsbidrag. Större bidrag beslutas av kommunstyrelse och fullmäktige, medan genomförandet faller på arenaansvarig, oftast i samarbete med tekniska kontoret. I bildningsnämndens budget och ansvar finns också driften av sport- och fritidsanläggningar. En översyn av kostnadsfördelningen mellan skola och område fritid har nyligen gjorts. Hallars och anläggningars kostnader belastar skola respektive område fritid i proportion till hur de kan nyttjas. För mindre hallar som är belägna vid skolorna läggs 43 procent på skolan och 57 procent på område fritid. Stora anläggningar har en annan fördelning i överensstämmelse med användningen. Till dessa hör bland andra ishallen, sporthallen och ridhuset. De här anläggningarna ägs av kommunen men används i olika stor omfattning av en dominant förening eller av flera föreningar. Till dessa anläggningar ska fogas alla utomhusanläggningar som med olika stor hjälp från kommunen sköts av föreningarna. För en samlad bedömning av rimligheten i beviljade bidrag, krävs en omfattande datasammanställning och fastställda bedömningsparametrar. Dessa kan vara målgruppernas kön, ålder, strävan efter lika ekonomiska resurser, önskan att engagera så många som möjligt eller stödja möjligheten till cuper och evenemang med tillresta aktiva och gäster. Forts.
6 (17) Forts Bin 35 Motion från Tobias Eriksson och Mikael Lilja Kommunchefens skrivelse 2012-12-27 Kommunfullmäktige 2013-10-28 5 Förvaltningschefens förslag Arbetsutskottet 2013-03-18 21 Beslut till: Kommunkansliet
7 (17) Bin 36 Bin2013-03-18 Strukturförslag för en långsiktig lösning av förskoleverksamheten i kommunen s beslut Förvaltningen får i uppdrag att, senast till bildningsnämndens sammanträde i juni, göra en översyn av nutida och framtida lokalbehov för hela kommunens förskoleverksamhet. Utbildningschef Birgitta Friberg framför, i skrivelse 2013-03-11, att bristen på förskoleplatser i kommunen fortsätter. För närvarande har kommunens 13 förskolor totalt 28 barns överinskrivning. Ingen positiv situation för varken inskrivna barn eller personal. I kommunens 9 familjedaghem finns 32 barn inskrivna. De allra flesta familjer väljer förskola och senaste lagändringen gör också att kommunen inte kan ge plats i familjedaghem som ersättningsalternativ vid placering. En stor kull lämnar i sommar förskolan för att börja förskoleklass. Höstens förskoleplatser är redan belagda med barn som står i kö. Lediga platser kommer att finnas i familjedaghem om någon önskar denna verksamhetsform. En översyn av platser görs just nu också i familjedaghem och detta kan innebära att någon tjänst behöver avvecklas. Gruppen dagbarnvårdare har varit anställda så länge att uppsägningstiden är ett år. Förvaltningschef och utbildningschef har gjort en första översyn av situationen och konstaterat att platserna inte räcker till. Nya förskolan Hasselbol är en välbehövlig satsning i kommunen, men kommer inte att täcka behovet fullt ut. Byggprocessen har dessutom försenats men imorgon tas första spadtaget för bygget. Tillfällig förskola har därför startats på Östra förskolan plan 2. 95% av kommunens barn har barnomsorg och vi ser det som en fördel om vi kan ha en beredskap för att kunna ge fler barn förskola. Trycket i tätorten är fortfarande stort, men det finnas även utbyggnadsbehov på östra sidan, företrädelsevis i Lysvik. Förvaltningen kommer att presentera en plan på var och när man anser fler platser ska tillskapas. Det man redan vet är att ytterligare en tillfällig förskola måste startas i tätorten för att klara höstens placeringar. Arbetsutskottet 2013-02-18 12 Utbildningschefens förslag Inskrivna barn/platser i förskolan Arbetsutskottet 2013-03-18 22 Beslut till: Utbildningschef B.Friberg
8 (17) Bin 37 Bin2013/71/01 Regelverk gällande familjehemsplacerade barn s beslut beslutar att arbetet med att få till stånd gemensamma lösningar med placeringskommunerna skall fortsätta. Utbildningschef Birgitta Friberg meddelar, i skrivelse 2013-03-11, att Sunne kommun tar emot ett antal familjehemsplacerade barn och ungdomar. En del får jourplacering, men stora flertalet får sin familjehemsplacering för en bestämd tid som sedan kan förlängas. Så fort ett barn får sin placering i familjehemmet, skrivs barnet i vår kommun. Ansvaret för placeringen ligger kvar i den placerade kommunens socialtjänst, men omsorgen i övrigt ligger på Sunne kommun. Ett fåtal kommuner väljer att stötta oss ekonomiskt för eventuell resursförstärkning. Olika åsikter råder kring vilken av kommunerna som ska stå för kostnaden för eventuella assistenter. Är det assistent för svårigheter av pedagogisk art, brukar det vara skolan som står för kostnaden men om det är assistentförstärkning av sociala skäl kan man i vissa fall få ersättning från barnets hemkommun. Socialstyrelsen har tillsammans med Skolverket gjort gemensam skrift - Placerade barns hälsa och skolgång. Socialstyrelsen ger i dagarna ut skriften Vård och omsorg om placerade barn och Region Värmland har givit ut en vägledning Regional samverkan vid familjehemsplacering. Regionens skrift ger en bra vägledning vid mottagande av familjehemsplacerade barn och är främst riktad till Socialtjänst och Skolans elevhälsa och ingår som en del i nya perspektiv. Socialstyrelsen och Skolverket menar att kommunerna måste gör ekonomiska uppgörelser i samråd. Trots att jurister jobbat i frågan har ingen lösning framkommit och därför blir lösningarna olika från kommun till kommun. 2013-03-04 19 Utbildningschefens förslag Arbetsutskottet 2013-03-18 23 Beslut till: Utbildningschef B.Friberg
9 (17) Bin 38 Bin2013/54/03 Riktlinjer för investeringsprocessen s beslut beslutar avge remissvar enligt nedan: 1. Investeringsansökan Ansökan ska innehålla nödvändiga bilagor och beräkningar som krävs för att bedöma investeringens rimlighet. Den ska kunna vägas och prioriteras mot kommunens övriga investeringar. 2. Beslut enligt förslag. 3. Genomförande Huvudansvarig för byggprojekt ska alltid utses på tekniska kontoret, där kompetens att projektera finns. Huvudansvarig säkerställer att nödvändiga samråds- och projekteringsmöten genomförs. 4. Kapitalkostnader Kapitalkostnaden betalas av den som använder tillgången från och med att den färdigställts enligt plan. Investeringar som löper över flera år betalas i enlighet med utnyttjat investeringskapital. På uppdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott och med anledning av kommunrevisionens granskning av rutiner kring större investeringar har ekonomiavdelningen tagit fram riktlinjer för investeringsprocessen. Riktlinjerna ska förtydliga ansvarsförhållandet i investeringsprocessen. Förvaltningschef Ulf S Olsson framhåller, i skrivelse 2013-03-10, att för större investeringsprojekt krävs ofta samråd med flera aktörer. Huvudansvariga ska alltid utses så att den som får uppdraget kan förväntas ha nödvändiga insikter och kunskaper att ansvara för projektet. Synpunkter på riktlinjerna ska inlämnas till kommunkansliet senast 22 april. Förvaltningschefen föreslår att ovan nämnda punkter avges som remissvar. Remiss Riktlinjer investeringsprocessen Förvaltningschefens förslag Arbetsutskottet 2013-03-18 25 Beslut till: Kommunkansliet
10 (17) Bin 39 Bin2013/55/01 Strategi för sociala medier s beslut ställer sig bakom förslaget till strategi för Sociala medier Kommunens informationsstrateg har tillsammans med kommunens styrgrupp för webben gjort ett förslag till gemensam strategi avseende sociala medier. Kommunens mål är att starta en officiell Facebooksida under 2013. Sunne kommun har en strävan att vara en öppen och tillgänglig kommun. Sociala medier blir ett nytt sätt att finnas där dagens människor finns och vi kan på så sätt enklare kommunicera med kommunens medborgare. Kommunen vill främja nätverkande och vara goda lyssnare. I krissituationer kan de sociala medierna med fördel användas för att snabbt nå ut med information. Sunne kommun syns redan idag på Sunnebloggen med Faceboksida, bloggverktyg inom skolan, YouTube, Twitter och Wikipedia där alla som vill kan hjälpa till att beskriva Sunne. SKL har gjort en juridisk genomgång av vad som gäller för sociala medier och handlingsoffentligheten. Alla inlägg som görs på ett socialt medium är att betrakta som allmän handling om det sker inom ramen för myndighetens verksamhet. Det kostar ingenting att använda sociala medier, däremot krävs det arbetstid och närvaro med snabb hantering. Vinsten blir att vi kommer närmare de vi är till för, och därmed förbättras medborgardialogen. Varje anställd som använder sociala medier i tjänsten för Sunne kommuns räkning ska ha klartecken från närmaste chef och informationsstrateg. Eftersom mediet måste skötas regelbundet måste ställföreträdare utses. Det som skrivs i de sociala medierna diarieförs i de fall där det som skrivs behandlar en fråga som är eller bedöms kunna bli ett ärende. Ett generellt gallringsbeslut, om att handlingar som är av tillfällig karaktär får gallras när de inte är aktuella, ska fattas av Sunne kommun. Det gör att inläggen kan tas bort av ansvarig redaktör. Eventuella synpunkter på förslaget skall inlämnas till kommunkansliet senast 22 april. Utbildningschef Birgitta Friberg föreslår att bildningsnämnden ställer sig bakom förslaget till strategi för sociala medier. Remiss Strategi för sociala medier Utbildningschefens förslag Arbetsutskottet 2013-03-18 26 Beslut till: Kommunkansliet
11 (17) Bin 40 Bin2013/56/01 Kommunikationspolicy för Sunne kommun s beslut ställer sig bakom förslaget till kommunikationspolicy i syfte att förbättra dialogen såväl internt som externt. Kommunens informationsstrateg har upprättat ett förslag till kommunikationspolicy för Sunne kommun. Syftet med policyn är att förbättra dialogen mellan kommunen och våra målgrupper. I första hand ska kommunikationspolicyn vara ett verktyg i arbetet med att utveckla demokratin. Öppenhet, tydlighet och dialog ska vara basen för all kommunikation i Sunne kommun. Informationen ska vara saklig, korrekt, väl underbyggd och ge en så komplett och allsidig bild som möjligt. Arbetet ska grundas på gällande lagar och förordningar. De värden som Sunne kommun i sin strategi och övriga policydokument står för är öppenhet, tydlighet, trovärdighet, ärlighet, igenkänning, hög kvalitet, tillgänglighet och effektivitet. Medborgare, företagare och besökare ska behandlas som välkomna gäster och kommunikationsverksamheten i kommunen ska präglas av ett gott värdskap. Kommunikationspolicyn innehåller mål både för intern och extern kommunikation. Både politiker och tjänstemän har ett stort ansvar för att kommunikationen blir tydlig och att inga missförstånd ska uppstå. Kommunikation innefattar både tal och skrift och alla måste göra sitt yttersta för att kommunikationen är aktuell och korrekt. Eventuella synpunkter på förslaget skall inlämnas till kommunkansliet senast 22 april. Utbildningschef Birgitta Friberg föreslår att bildningsnämnden ställer sig bakom förslaget till kommunikationspolicy. Informationsstrategens förslag till kommunikationspolicy. Utbildningschefens förslag. Arbetsutskottet 2013-03-18 Beslut till: Kommunkansliet
12 (17) Bin 41 Bin2013/50/07 Information Elevärende Skäggebergsskolan s beslut godkänner informationen. Rektor Lars Olsson meddelar, i skrivelse 2013-02-14, att Skäggebergsskolan startat en utredning om mobbing. Rektor och elevhälsan går vidare med arbetet. Underlag Rektors skrivelse Arbetsutskottet 2013-03-18 28
13 (17) Bin 42 Bin2013/45/09 Byte av bibliotekssystem Bildningsnämnens beslut avsätter resurser i investeringsbudget 2014 för investering av nytt bibliotekssystem. Toleif Högberg (C) deltar ej i beslutet. Utbildningschef Birgitta Friberg framför, i skrivelse 2013-03-06, att man inom biblioteksväsendet använder sig av olika system. Sunnes nuvarande bibliotekssystem heter Libra. Detta system används också av tre andra Värmlandskommuner. Övriga bibliotek i Värmland har ett system som heter Bookit. Dessa bibliotek ingår i Selmabiblioteken i Värmland. Selmabiblioteken har också en egen webbsida där Sunne kommun idag inte får delta eftersom kommunen har annat system. Servern till nuvarande system finns idag i Hagfors. Hagfors kommun kommer att ändra system och därmed tvingas Sunne att göra en förändring. I 2013 års investering finns inga pengar avsatta för byte av bibliotekssystem utan detta måste beaktas i 2014 års investeringsplan. IT chefen håller på att undersöka möjligheten om Sunne kan ta över ansvaret för servern i Hagfors till årets slut. Det är en stor fördel att ingå i samma system som flertalet kommuner i Värmland tillhör och där den gemensamma servern finns i Karlstad. Flera påtryckningar har tidigare gjorts både via Länsbibliotek och via Region Värmland för att Sunne ska tillhöra Selmabiblioteken. En del besparingar och effektiviseringar kan göras genom att tillhöra Bookit. Utbildningschefen föreslår att bildningsnämnden avsätter resurser i investeringsbudget 2014 för nytt bibliotekssystem. Beslutunderlag Kulturchefens skrivelse 2013-02-12 Utbildningschefens förslag 2013-03-06 Arbetsutskottet 2013-03-18 29 Beslut till: Kulturchefen Utbildningschefen
14 (17) Bin 43 Bin2013/69/02 Karriärtjänster Lektorstjänst och förstelärartjänster s beslut 1.Förstelärartjänster inrättas under förutsättning att ansökan om bidrag beviljas. 2.Lektorstjänst inrättas om tjänsten ryms inom budget. Utbildningschef Birgitta Friberg meddelar, enligt skrivelse 2013-03-01, att regeringen inför två nya karriärtjänster för lärare från och med 1 juli 2013. Den ena kallas förstelärare och den andra kallas särskilt yrkesskicklig lärare med forskarutbildning (lektor). Huvudman kan söka bidrag för lönetillägg till dessa tjänster. Syftet med bidraget är att underlätta reformen och göra läraryrket mer attraktivt och att säkra god undervisning för elever. Skickliga lärare är enligt forskning en viktig faktor för att eleverna ska nå goda studieresultat. Tanken är att lärare med karriärtjänster huvudsakligen ska undervisa, men kan också innebära handledning till kollegor. På så sätt ska reformen trygga god undervisning för elever samtidigt som skickliga lärare får en möjlighet att avancera. Reformen gäller inte för förskolan men alla andra skolformer. En förstelärare ; - är legitimerad (gäller från 1 januari 2014) - kan genom dokumentation redovisa minst fyra års väl vitsordat arbete med undervisning inom ramen för en eller flera anställningar inom skolväsendet - har visat en särskilt god förmåga att förbättra elevernas studieresultat och har ett starkt intresse för att utveckla undervisningen. En särskilt yrkesskicklig lärare med forskarutbildning Lektor; - är legitimerad (gäller från 1 januari 2014) - har avlagt en examen på forskarnivå - har minst fyra års tjänstgöring som lärare i skolväsendet visat pedagogisk skicklighet (lärare som har undervisat på universitet eller högskola undantas) Beräkningen av bidragsramarna kommer att utgå från det antal elever som en huvudman har i skolformerna: förskoleklass, grundskola, specialskola, sameskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Utbildningschefen föreslår att sju förstelärartjänster samt en lektorstjänst inrättas i Sunne kommun under förutsättning att ansökan om bidrag beviljas. Utbildningschefens förslag Arbetsutskottet 2013-03-18 30 Beslut till: Utbildningschefen
15 (17) Bin 44 Nulägesrapport / Förvaltningen Skolinspektionens beslut i elevärende(2012/263/07) Uppföljning av Barn- och elevombudets beslut i elevärende. Skolinspektionen bedömer att Sunne kommun vidtagit sådana åtgärder att uppföljningen av ärendet kan avslutas. Skolinspektionens begäran om yttrande i elevärende (2013/97/07) Sunne kommun ombeds att yttra sig över uppgifter och besvara ett antal frågor i en anmälan avseende ett elevärende. Nya förskolan Hasselbol (2010/12/07) I morgon förmiddag tas första spadtaget för nya förskolan Hasselbol. Gymnasiesituationen i Värmland Det finns en stor övertygelse om att gymnasiesamverkan skall finnas kvar. Finns förslag att även gymnasiesärskolan ska ingå i avtalet. Utbildningschefens tjänst (2013/98/02) Birgitta Friberg meddelar att hon slutar sin tjänstgöring som utbildningschef från årsskiftet 2013-2014. Vikarierande rektor Fryxellska skolan (Bin2013/61/02) Johan Ekström är anställd som vikarierande rektor på Fryxellska skolan under tiden 18 mars tom 20 juni 2013. Inkluderingskonferens den 28-29 oktober 2013 (2012/217/01) Den 28-29 oktober kommer en inkluderingskonferens som utgår från projektet ett öppnare Värmland att förläggas i Sunne. Det är den första i Sverige. 200-300 deltagare beräknas. Önskan är att många politiker deltar.
16 (17) Bin 45 Redovisning delegeringsbeslut s beslut Redovisningen godkänns. Redovisning på dagens sammanträde Arbetsutskottet 2013-03-18. Anställningsbeslut (2013/60/02) Tf rektor Johan Ekström/Beslut förvaltningschef Ulf S Olsson. Naturbruksgymnasiet Södra Viken/Beslut rektor Morgan Andersson. Sunne Gymnasieskola Broby mars/beslut rektor Margaretha Kvarnström. Ifous medlemsavtal för att stödja, bevaka och påverka/beslut förvaltningschef Ulf S Olsson.(2013/72/01) Inackorderingsbidrag mars månad/beslut förvaltningssekreteraer Gun-Britt Granholm. (2013/52/03) Samarbetsavtal mellan Sunne kommun bildningsnämnden och Svenska kyrkans församling i Sunne/Beslut rektor Monica Olofson.(2013/41/01) Förlängning av beslut gällande anpassad studiegång/beslut rektor Lars Olsson.(2013/59/07) Avstängning av elev/beslut rektor Ulf Blomqvist.(2013/94/07) Avtal mellan SKL Kommentur och Sunne kommun/beslut förvaltningschef Ulf S Olsson.(2013/76/01)
17 (17) Bin 46 Informations- och anmälningsärenden Skrivelse (mail) angående Sunne gymnasieskola/ordförande Åsa Rådhström.(2013/75/07) Namnunderskrifter för bygge av nya förskolan Hasselbol.(2013/78/07) Mbn 13 Brårud 3:1 Ansökan om bygglov för förskola.(2010/12/07) Miljö- och byggnadsnämndens beslut.