Stipendieregler vid Karolinska Institutet Revidering av Dnr 4913/04-200 Dnr 1434/2009-200 Gäller från och med 2009-06-01 2013-08-20 Uppdatering av lägsta nivå för postdocstipendier vid KI, dnr 2-2948/2013 Tillägg av lägsta nivå för doktorander med externa stipendier, Dnr 5160/10-500 & 3743/11-500
Beslut Dnr: 1434/2009-200 2009-02-17 Sid: 1 / 1 Universitetsdirektören Revidering av stipendieregler vid Karolinska Institutet, KI De stipendieregler som trädde i kraft den 1 januari 2005 har varit underlag för en revidering. Framförallt har en översyn skett mot bakgrund av KIs mycket strikta hållning med att ej utge stipendium till student som erhållit lön från KI under de senaste 24 månaderna. Undantagsmöjligheten har varit mycket liten. Reglerna har varit hårdare än skattereglerna och har därför ifrågasatts om de främjat studenternas bästa vad gäller möjligheten till att arbeta extra vid Karolinska Institutet då de har äventyrat deras möjligheter till framtida stipendier. En allmän översyn har även gjorts vad gäller beloppsgränser och formuleringar. Dokumentet har reviderats av en arbetsgrupp bestående av representanter från olika institutioner. I gruppen har det funnits en prefekt, administrativ chefer samt representanter från Utbildningsavdelningen, UA, och Forsknings- och Forskarutbildningsavdelningen, FFU. Dokumentet har remitterats till ett urval av administrativa chefer och personalhandläggare. Därutöver har advokat Gustaf Dyrssen konsulterats. Reglerna framgår av bilagan. Reglerna fastställs att gälla från och med 2009-06- 01. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Karin Röding efter föredragning av lönechef Katarina Tillgren. Karin Röding Katarina Tillgren Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet Lönechef 08-524 800 00, vx Katarina.Tillgren@ki.se SE-171 77 STOCKHOLM Katarina Tillgren 08-524 866 16, dir Webb Fax ki.se Org. Nummer 202100 2973 08-32 70 09
Stipendieregler vid Karolinska Institutet Dnr 1434/2009-200 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 Grundläggande bestämmelser... 1 3 Rektors delegation till prefekt angående stipendieutdelning... 1 4 Stipendier... 2 4.1 Grund eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte... 2 4.2 Postdocstipendier... 2 5 Stipendiat som får stipendium av annan utbetalare än KI... 2 6 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut... 3 7 Regler och rutiner för handläggning... 3 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen
Karolinska Institutet Ersättningsformer för arbete vid KI 1 (5) Fastställt av universitetsdirektör med tillämpning från och med 2009-05-01. 1 Inledning Stipendiereglerna omfattar de stipendier som Karolinska Institutet utger för mottagarens utbildning på grund och avancerad nivå nivå samt på postdoc nivå. Stipendier inom Erasmus, Linnaeus-Palme och Nordplus samt stipendier av Marie Curie-typ omfattas inte av dessa stipendieregler. Ej heller resebidrag för utlandsstudier (in- och utresande). För vidare information, se Policy för administrativa rutiner i samband med utlandsstudier vid Karolinska Institutets grundutbildningar. http://intra.ki.se/education_research/international/dokument/policy_admin_rutin er_2004.pdf Regler och rutiner för handläggning av stipendieärenden på institutionsnivå finns i slutet av dokumentet. 2 Grundläggande bestämmelser Vid KI ska det endast finnas stipendier som utges för mottagarens utbildning. Utbildningsstipendier är skattefria under förutsättning att de inte utgör direkt ersättning för utfört arbete eller utgår periodiskt (8 kap, 5 i Inkomstskattelagen). Se vidare: http://intra.ki.se/staff/stipends/skatteregler.pdf Utbildningsstipendier får from 2005-01-01 bara inrättas för: Utbildning på grund eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte under maximalt 12 månader. Postdocstudier under maximalt 2 år. Vid doktorandregistrering utgår utbildningsbidrag (+ ev asstjänst) eller doktorandlön. 3 Rektors delegation till prefekt angående stipendieutdelning Beslut om stipendium fattas av prefekt och får ej delegeras. Beslutet får inte avse stipendium för annat ändamål än utbildning. Stipendium får endast inrättas av medel från externa finansiärer som skriftligen godkänt medlens användning för utbetalning av stipendium. Stipendium får ej ges till person som inom en tvåårsperiod före det tilltänkta stipendieinrättandet har mottagit lön eller arvode från KI med följande undantag: o Mindre belopp (= belopp som sammanlagt under året understiger 5000 kr) är dock inget hinder för stipendieinrättande, o Ersättningar för försöksperson, studentrepresentant och KIambassadör, eller liknande om arbetet skiljer sig markant från det som sker i utbildningssyfte.
Karolinska Institutet Ersättningsformer för arbete vid KI 2 (5) Det är viktigt att det finns tydlig dokumentation om vad för arbetsuppgifter stipendiaten har utfört för att fastställa att det inte skett i utbildningssyfte. 4 Stipendier 4.1 Grund eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte Stipendier får bara ges till o personer som är antagna (och registrerade i Ladok) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå vid KI o personer som är antagna (och registrerade) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå vid ett universitet som KI har samarbete med. Stipendier får inrättas för maximalt 12 månader fördelat på maximalt fyra kurser. Stipendiebeloppet rekommenderas vara 9000 kr/mån. Stipendiebeloppet beslutas för maximalt ett halvår i taget och betalas ut månadsvis. 4.2 Postdocstipendier Stipendium för bedrivande av postdocstudier får ges till personer som kommer från andra länder med avsikt att endast stanna i Sverige under sin utbildning eller del av utbildning. Prefekten bedömer om utbildning och vetenskaplig meritering kan anses motsvara minst svensk doktorsgrad. Grunden för prefektens bedömning ska klart framgå av stipendiebeslutet. Stipendium för bedrivande av postdocstudier kan utdelas under högst två år inom en femårsperiod efter disputationen/motsvarande. En förutsättning för tilldelning av postdocstipendium är att stipendiaten centralt postdocregistreras. Stipendiebeloppet för postdocstudier rekommenderas vara lägst 20 000 kr/mån och högst 30 000 kr/mån (2013-10-01). Högre belopp kan utbetalas undantagsvis, orsak måste dokumenteras i beslut. Stipendiebeloppet beslutas för maximalt ett halvår i taget och betalas ut månadsvis. 5 Stipendiat som får stipendium av annan utbetalare än KI Transfereringar av externt beslutade stipendier är inte tillåtna. Utbetalning av sådana stipendier skall ombesörjas direkt av stipendieutgivaren.
Karolinska Institutet Ersättningsformer för arbete vid KI 3 (5) Observera att KI har arbetsmiljöansvar också för dessa stipendiater. Det krävs därför att stipendiat på utbildning på grund- eller avancerad nivå är registrerad i Ladok och att postdocstipendiat är centralt registrerad. En doktorand, oavsett om han/hon är anställd eller har UBB från KI, som avser att söka stipendier från extern finansiär för finansiering av sin försörjning under pågående doktorandutbildning, måste först diskutera de eventuella konsekvenser som ett stipendium kan innebära med både handledare och administrativ chef. Denna diskussion ska dokumenteras samt skriftligen godkännas av samtliga parter och utgöra underlag för ev. ändringar i finansieringsplanen i den individuella studieplanen. Lägsta nivå för doktorander med externa stipendier (2013-10-01) Miniminivå år 1: 12 700 SEK/månad Miniminivå år 2: 19 600 SEK/månad Miniminivå år 3: 21 100 SEK/månad Miniminivå år 4: 21 100 SEK/månad Samma nivå alla 4 åren: 18 600 SEK/månad Postdocs som kommer till KI med egna medel som ger lägre ersättning än KIs lägsta nivå ska erhålla mellanskillnaden som KI-stipendium eller erbjudas en deltidsanställning (2013-10-01). 6 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut I Rättsutredning om stipendier och skatteregler utvecklas frågan om gränsdragningen mellan arbete och utbildning. Utredningen finns på intranätet. Som framgår av rättsutredningen är det vanskligt att närmare beskriva gränsdragningen mellan arbete och utbildning. KI:s regler är dessutom en generell tolkning av lagstiftningen. Beslut i enskilda ärenden, som baseras på KI:s regler innebär därför ingen garanti för att inte granskare från skattemyndigheten eller Riksrevisionsverket kan komma till andra ståndpunkter. De ekonomiska konsekvenserna som - efter felaktigt stipendiebeslut enligt skattemyndighetens bedömning - åsamkas KI och/eller stipendiater, skall bäras av institutionen (såväl skatt som sociala avgifter mm). Detta innebär att institutionen förutom sociala avgifter skall ersätta stipendiaten för den uppkomna skatten. Denna ersättning betraktas i sin tur som en lön till stipendiaten. 7 Regler och rutiner för handläggning Beslut om inrättande av stipendium fattas av prefekt efter förslag av stipendiatens kursansvariga lärare (GU)/handledare (postdoc). Kursansvariga läraren/handledaren ansvarar för att:
Karolinska Institutet Ersättningsformer för arbete vid KI 4 (5) stipendiat inom grund eller avancerad nivå är antagen av antagningsenheten och registrerad vid KI eller annat universitet med vilket KI har samarbete registreringsbevis bifogas (Ladokutdrag). Samarbetets art universiteten emellan ska klart framgå av stipendiebeslutet. postdocstipendiat är registrerad och att prefektens bedömning av utbildning/vetenskaplig meritering tillsammans med registreringsbeviset bifogas stipendiebeslutet. kursplan inom utbildning på grund eller avancerad nivå bifogas. en individuell plan över metoder som skall studeras bifogas för postdockstipendier. stipendiets ändamål är utbildning. prefekten kontinuerligt informeras om utbildningens fortskridande och om orsaker som kan göra att stipendiet bör omprövas. Den som handlägger stipendieärenden skall kontrollera att följande krav har uppfyllts: att extern finansiär skriftligt medgivit att medlen får disponeras för ändamålet. att stipendiaten inte erhållit lön eller arvode från KI under den senaste tvåårsperioden. Om lön erhållits ska o tydlig dokumentation om arbetsuppgifternas art så att det tydligt framgår att ej smitta föreligger samt storlek på ersättning. att stipendiebeloppet överensstämmer med KIs rekommendationer att beslut upprättats på särskilt fastställd blankett samt att alla till blanketten fastställda bilagor finns http://intra.ki.se/staff/stipends/stipblan.pdf att beslutet diarieförs att ett originalbeslut jämte bilagor/dokumentation arkiveras vid institutionen och att en kopia lämnas till stipendiaten. Vid behov ska dock ett originalbeslut lämnas till stipendiaten att kopia av originalbeslutet men med den nedersta delen - utbetalningsorder - undertecknad i original - tillsvidare skall insändas till personalavdelningen för utbetalning att alla stipendier utbetalas via personalsystemet Primula, även stipendier till personer med ofullständigt personnummer Personer med ofullständigt personnummer tilldelas ett fiktivt personnummer bestående av födelsedatum plus institutionsbeteckning plus KK för kvinna och MM för man. Ex. 720428-C6KK (kvinnlig stipendiat vid IMM) att stipendiaten är sjuk- och olycksfallsförsäkrad antingen genom egen försäkring eller genom försäkring från sitt hemland eller genom de försäkringar som KI tecknar Det bör observeras att stipendiater inte omfattas av några förmåner enligt kollektivavtal ej heller av några socialförsäkringsförmåner - ett stipendium genererar ingen pension och stipendiaten kan inte erhålla sjuk- eller föräldrapenning från Försäkringskassan. Post-doc stipendiater har ofta familj med sig till Sverige och avsaknaden av skyddsnät gäller också familjen.
Karolinska Institutet Ersättningsformer för arbete vid KI 5 (5) KI har som policy att stipendiater får behålla stipendiet vid sjukdom och föräldraledighet. Dock får de maximala perioderna för tilldelning av stipendier, 12 månader på utbildning på grund eller avancerad nivå respektive 2 år vid postdocstudier, inte förlängas pga. sjuk- eller föräldraledighet. Upplysningar i stipendieärenden ges i första hand av respektive institutions löneadministratör eller av lönechef Katarina Tillgren, tel: 524 86616.