DELEGATIONSORDNING för Riksorganisationen Ungdom Mot Rasism Fastställd på styrelsens möte 2011-05-21
Inledning Bakgrund Detta är delegationsordningen för Riksorganisationen Ungdom Mot Rasism (hädanefter kallad UMR). Denna delegationsordning reglerar organisationens olika delar, vem eller vilka som fattar beslut om vad samt vilket ansvar varje del har inom UMR. Delegationsordningen är underordnad UMR:s stadgar, och är ett komplement till densamma för att tydliggöra ansvarsfördelningen inom UMR. Organisationens ansvarsfördelning är i huvudsak uppdelad på fyra övergripande organ kongress, styrelse, kansli och arbetsgrupper. Inom varje övergripande organ kan ett obegränsat antal underorgan finnas, vilka regleras för i denna delegationsordning. Delegationsordningen reglerar även lokalgruppernas organisering. Användningsområde Delegationsordningen är primärt ett arbetsdokument för UMR:s styrelse, anställda och arbetsgrupper, men även för andra aktiva organ inom riksorganisationen. Delegationsordningen fastställs av styrelsen och är underställd UMR:s stadgar som fastställs av kongressen. Den är tänkt att fungera dels som fastställda riktlinjer, men även som en guide för anställda, förtroendevalda och andra som den kan tänkas beröra. Delegationsordningen reglerar ansvarsfördelningen för UMR:s verksamhet och förvaltning i det dagliga arbetet. Styrelsen är ytterst ansvarig att informera om delegationsordningens existens och dess innehåll, samt att delegationsordningen efterlevs av de organ som den reglerar. Allmänt om delegering Med delegering avses att ett beslutsansvar och beslutsfattandet flyttar från ett högre organ till ett lägre, inom organisationen. Det lägre organet ges därmed rätt att fatta beslut med samma befogenhet som det högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos det högre organet, som genom ett nytt beslut kan återkalla delegationen och/eller underkänna ett fattat beslut, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes beredning. Den som delegerats beslutanderätt får i sin tur överlåta denna, såvida sådan vidaredelegering inte uttryckligen förbjudits. Om den som mottagit en delegation inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen återlämnas. Det åligger den som mottagit delegationen att själv anmäla detta till närmast högre organ. Om den som mottagit en delegation känner att det faller utanför dennes egentliga ansvarsområden, kan denne föreslå att återkalla delegationen eller vidaredelegera i samråd med det närmast högre organet.
Delegerings- och organisationsschema Schemat som finns här nedanför illustrerar UMR:s övergripande delegationsordning och organisation. Makten utgår från organisationens medlemmar som delegerar sin beslutanderätt till kongressen, via valda ombud. Kongressen väljer sedan en styrelse. Underliggande styrelsen finns ett kansli som delegeras olika verksamhetsansvar. Kansliet är under ledning av en generalsekreterare, som styrelsen anställer och arbetsleder. Övriga anställda arbetsleds av generalsekreteraren. Styrelsen tillsätter också arbetsgrupper efter behov, som ligger under styrelsen i organisationen. Kansliet har också, vid särskild delegering från styrelsen, rätt att delegera uppdrag och ansvar till en arbetsgrupp. Varje led kan delegera beslut nedåt och åt höger i bilden, men endast om det ledet som mottar delegationen anser sig ha resurser och kompetens att klara det. Medlemmar Kongressen Styrelsen Styrelsens arbetsutskott Kansliet Arbetsgrupper
1. Kongressen Kongressen är riksorganisationens högsta beslutande organ. / / UMR:s stadga, 4.1 Kongressen samlas till möte en gång per år för att avlägga ett gånget verksamhetsår samt besluta i frågor om kommande verksamhetsår. Som högsta beslutande organ är det kongressens uppgift att behandla och fastställa UMR:s centrala och övergripande frågor. Det är kongressen som fastställer UMR:s åsikter, väljer styrelse samt beslutar om organisationens prioriteringar och verksamhetsinriktningar. Kongressens uppdrag behandlas i stadgarnas 4 Kongress. Representation Kongressen väljer styrelse, därav ordföranden och vice ordföranden valberedning ekonomiska revisorer, samt verksamhetsrevisorer Kongressen kan vid enstaka möten även åläggas välja personer till andra förtroendevalda uppdrag, såsom varit fallet vid tidigare tillfällen, enligt enskilt fattade beslut av densamma. Verksamhet och organisation Kongressen beslutar om verksamhetsplan för UMR att bifalla och/eller avslå propositioner/motioner från styrelsen/medlemmarna om medlemsavgift för UMR:s medlemmar om UMR:s stadgar om övergripande riktlinjer, prioriteringar och avgränsningar i verksamheten, samt övriga organisatoriska frågor av principiell natur Kongressen ansvarar särskilt för att granska och stödja styrelsen i dess uppdrag, samt att besluta om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 2. Styrelsen Styrelsen för UMR handhar den löpande ledningen av UMR och dess verksamhet mellan två ordinarie kongresser. Styrelsen ska / / verkställa kongressens fattade beslut. UMR:s stadga 5.1 Styrelsen utses årligen av kongressen och är UMR:s verkställande organ mellan två ordinarie kongresser. Styrelsen är UMR:s högsta beslutande organ mellan två kongresser, och åläggs att styra och leda UMR utifrån av kongressen fattade beslut. Styrelsen ansvarar även för att ta fram vägledande riktlinjer och policies, samt har ett samordnande ansvar för verksamheten och det kommunikativa arbetet. Styrelsens uppdrag behandlas i stadgarnas 5 - Styrelse
Representation Styrelsen väljer en generalsekreterare att anställa en nätverksgrupp en mediagrupp vid tidpunkten eventuella andra aktuella arbetsgrupper, samt representation till UMR:s samarbetsorgan, exempelvis LSU och Föreningen Gemensam Framtid Styrelsen är också ytterst ansvarig för att representera UMR gentemot bidragsgivare, potentiella samarbetspartners, media, beslutsfattare och andra relevanta aktörer. Ekonomi Styrelsen beslutar om UMR:s budget om UMR:s firmateckning om arvodesnivå för ordföranden om lönenivå för generalsekreteraren om tecknande av avtal av strategisk vikt för UMR, samt om alla UMR:s övriga ekonomiska angelägenheter Styrelsen har det fulla ansvaret och ska därför handla varligt och ansvarsfullt med UMR:s ekonomi. Firmatecknarna har rätt att teckna avtal i UMR:s namn, utifrån det beslut om firmateckning som styrelsen fattar ingen annan har rätt att teckna avtal i UMR:s namn. Organisation Styrelsen beslutar om UMR:s delegationsordning om UMR:s kommunikatonsplattform om policies och riktlinjer för UMR om styrelsens arbetssätt om riktlinjer och direktiv till arbetsgrupperna, samt eventuella övriga organisatoriska ålägganden, däribland från kongressen Styrelsen har arbetsgivaransvar gentemot generalsekreteraren, samt ett övergripande ledningsoch kommunikationsansvar gentemot UMR:s arbetsgrupper. Styrelsen ansvarar för det kontinuerliga strategiska arbetet med organisationsutveckling. Verksamhet Styrelsen beslutar i frågor som rör UMR:s löpande verksamhet om särskilda satsningar inom ramen för kongressens fattade beslut, samt om övergripande verksamhetsinriktningar i UMR:s projekt Styrelsen har det yttersta ansvaret för all central verksamhet inom UMR och ansvarar för att kongressens beslut verkställs. Styrelsen fattar övergripande inriktningsbeslut för UMR:s projekt.
Styrelsen ansvarar särskilt för att kalla till och arrangera en kongress, enligt stadgarnas föreskrifter beredandet av alla ärenden inför kongressen tillgänglighets- och mångfaldsarbetet inom UMR UMR:s kommunikativa arbete och informationsflödet till UMR:s medlemmar att ha god kunskap om organisationens organisering och verksamhet att bevaka media och svensk politik att de antagna styrdokumenten informeras om och efterlevs, samt att UMR:s samtliga organ fungerar på stadgeenligt och demokratiskt sätt 2.1. Styrelsens arbetsutskott Underställt styrelsens beslut delegeras visst ansvar till styrelsens arbetsutskott (hädanefter kallad AU). AU består av ordföranden, vice ordföranden och generalsekreteraren och är delvis ett avlastande organ för ordföranden i dennes arbete. Ordföranden är också sammankallande i AU. AU:s primära uppdrag är att processa och förbereda styrelsens handlingar, samt att vid behov fatta snabba beslut å styrelsens vägnar. AU har också ett organisations- och verksamhetsutvecklande ansvar. Representation AU ansvarar för att föra fram styrelsens, och därmed UMR:s talan gentemot bidragsgivare, beslutsfattare och media. AU är UMR:s primära politiska talespersoner (ej generalsekreteraren), utifrån antagna åsiktsförklaringar och policys samt fattade beslut av styrelsen och kongressen. Ekonomi AU ansvarar för att UMR:s fastställda budget informeras om för de som den berör, samt att den efterlevs i den löpande verksamheten. Organisation AU ansvarar för att processa och förbereda styrelsens möteshandlingar, enligt den av styrelsen fastslagna mötes- och kommunikationsplanen. AU ansvarar för att leda UMR:s övergripande strategiska arbete med organisationsutveckling. Verksamhet AU beslutar i frågor som rör den löpande verksamheten, där beslut krävs inom 24 timmar och inte är av någon ekonomisk belastning för UMR AU har ett verksamhetsutvecklande ansvar i att leda arbetet med projektutveckling, inom ramen för de beslut som kongressen och styrelsen fattar. AU ansvarar särskilt för att UMR:s centrala styrdokument informeras om och efterlevs att ha en överblick över hur styrelsearbetet fortgår att de antagna andemeningarna kring styrelsens arbetssätt efterlevs att ha kontinuerliga samtal om UMR:s situation och lyfta frågor för diskussion i styrelsen att involvera styrelsen och verka för god insyn i AU:s arbete, samt att stödja generalsekreteraren i dennes arbete med arbetsledning av UMR:s kansli
Att ansvara för organisationens rekryteringsprocesser, och inom ramen för detta genomföra intervjuer och gemensamt diskutera och resonera kring rekryteringarna. 2.2. Ordföranden UMR:s ordförande väljs av kongressen som organisationens främsta externa talesperson. Ordföranden jobbar, om ekonomin tillåter, del- eller heltid med en arvodering på en nivå som styrelsen avgör. Ordföranden har framför allt ett arbetsledande- och verksamhetsutvecklande ansvar i UMR. Representation Ordföranden har det yttersta ansvaret att externt representera styrelsen, AU och därmed UMR, och är talesperson gentemot media och press när det gäller UMR:s politiska innehåll i verksamheten. Ordföranden är också styrelsens primärt ansvariga kontaktperson gentemot bidragsgivare. Ordföranden ansvarar för att inkommande e-post och brev till styrelsen besvaras. Ekonomi Ordföranden är en av totalt minst två firmatecknare för UMR och har därmed rätt att ingå avtal för UMR:s räkning, enligt det beslut om firmateckning som styrelsen fattar. Ordföranden ansvarar gemensamt med generalsekreteraren, ytterst för att UMR:s ekonomiska situation regelbundet utvärderas. Ordföranden har det yttersta ansvaret för att arbeta med nyfinansiering för UMR. Organisation Ordföranden har det yttersta ansvaret att informera om UMR:s centrala styrdokument för de som dessa berör. Ordföranden ansvarar även för att de centrala styrdokumenten lyfts upp och utvärderas årligen. Verksamhet Ordföranden har det yttersta ansvaret för UMR:s verksamhetsutveckling, såsom projektutveckling och att kartlägga olika möjligheter för UMR:s verksamhet att utvecklas. Ordföranden ansvarar särskilt för att de beslut och åtaganden som styrelsen gör, följs upp och verkställs att ha övergripande insyn i styrelsens, kansliets och arbetsgruppernas arbete kommunikationen med kansliet kommunikationen med arbetsgrupperna, tillsammans med eventuell huvudansvarig styrelseledamot att vägleda vice ordföranden i dennes arbete att leda styrelsen i deras arbete att involvera vice ordföranden och verka för god insyn i ordförandens arbete att verkställa styrelsens arbetsgivaransvar gentemot generalsekreteraren, samt arbetsleda denne i sitt arbete, samt att arbetsmiljön i organisationen är optimal Ordföranden är även styrelsens talesperson och arbetsledare gentemot generalsekreteraren och arvoderade.
2.3. Vice ordföranden Vice ordföranden ansvarar för att föra en nära kommunikation med ordföranden för att bli uppdaterad i och stödja denne i sitt arbete. Då ordföranden på grund av förhinder inte kan fullgöra ett uppdrag eller ett åtagande, har vice ordföranden det yttersta ansvaret att ta över och slutföra dessa. Vice ordföranden ska även vara ett kommunikativt stöd för ordföranden i det dagliga arbetet. 3. Kansliet När den ekonomiska situationen tillåter ska UMR ha ett kansli. / / UMR:s stadga 8.1 UMR handhar ett kansli som leds av en generalsekreterare. Kansliet ansvarar för UMR:s övergripande administration och hanterar ärenden som rör organisatoriska frågor inom UMR. Kansliet är UMR:s nav och är även styrelsens viktigaste verkställande element i organisationens löpande verksamhet. Kansliet är en dynamisk arbetsplats och samlar UMR:s reguljärt anställda och projektanställda, samt är en mötesplats för UMR:s olika förtroendevalda organ. Kansliets roll behandlas i stadgarnas 8 Kansli Kansliet ansvarar särskilt för UMR:s kontinuerliga arkivering, dokumentation och inventering UMR:s medlemshantering, såsom behandling av medlemsansökningar och arbetet med organisationens medlemsregister lokalgruppsadministration att utskick görs när det anses angeläget, såsom utskick till lokalgrupperna eller gällande beställningar från UMR-shopen att administrera UMR:s representativa åtaganden, såsom föreläsningsverksamheten och organisationens deltagande på mässor etc., samt att verkställa aktuella beslut som fattats av styrelsen 3.1 Generalsekreterare UMR:s högsta tjänsteman är generalsekreteraren (GS). GS är kansliets chef och styrelsens utsedda arbetsgivare gentemot UMR:s personal. GS har det övergripande ansvaret för att upprätthålla en god arbetsmiljö för UMR:s personal, samt att i samråd med dessa kontinuerligt utvärdera och utveckla densamma. Representation GS samordnar och administrerar UMR:s externa utbildningsverksamhet. I det arbetet ingår att uppdra personer med relevant kompetens att verkställa en beställning av utbildning, utifrån den aktuella utbildningens tema. Ekonomi GS ansvarar för UMR:s bokföring och övriga ekonomiadministrativa arbete att UMR:s fastställda budget efterlevs och utvärderas att bereda underlag och föreslå beslut av ekonomisk karaktär, till styrelsen kontakten med UMR:s ekonomiska revisorer att informera om UMR:s ekonomiska situation till de som den berör, samt att regelbundet diskutera projektens ekonomiska situation med respektive projektanställd
GS är också en av totalt minst två firmatecknare för UMR och har därmed rätt att ingå avtal för UMR:s räkning, enligt det beslut om firmateckning som styrelsen fattar. GS ansvarar gemensamt med ordföranden, ytterst för att UMR:s ekonomiska situation regelbundet utvärderas. GS är också ytterst ansvarig för att UMR:s ansökan om statsbidrag görs i enlighet med gällande regler och förordningar. Organisation GS ansvarar för all bokning av resor inom UMR det praktiska kring arrangerandet av UMR:s kongress, såsom lokal- och matbokning samt kontakt med medarrangerande lokalgrupp det praktiska kring styrelsens möten, såsom bokning av lokaler och inköp av mat, samt övergripande dokumentation och arkivering i UMR GS ansvarar särskilt för att vara styrelsens utsedda arbetsledare gentemot ordföranden den praktiska hanteringen av UMR:s hemsida det övergripande arbetet med UMR:s interna kommunikation arbetet med UMR:s webbshop, samt att vid behov göra utskick till UMR:s medlemmar Att fatta beslut om person vid rekrytering av ny personal GS är även navet i den centrala administrationen i UMR och anställs av styrelsen för att vara UMR:s högsta tjänsteman. GS representerar organisationen som arbetsgivare mot UMR:s övriga personal och är den som inrättar anställningsavtal för UMR.s anställda, samt har god kunskap och insyn i arbetsrättsliga frågor. 3.2 Lokalgruppsombud Lokalgruppsombudet ansvarar för det centrala arbetet med UMR:s lokala verksamhet. I nära samråd med nätverksgruppen, leder lokalgruppsombudet arbetet med att stötta, initiera och nyetablera i den lokala verksamheten. Lokalgruppsombudet arbetar under ledning av GS. Lokalgruppsombudet ansvarar särskilt för att arbetsleda UMR:s nätverksgrupp samt att leda arbetet med UMR:s medlemsregister I övrigt fastställs lokalgruppsombudets uppdrag i en särskild arbetsbeskrivning som fastställs av GS, i samråd med ordföranden. 3.3 Projektanställda UMR:s projektanställda ansvarar för det verkställande arbetet inom ramen för det projekt som dessa är anställda. De projektanställda ansvarar för att de inriktningsbeslut som fattas av styrelsen efterlevs, samt att arbetet kontinuerligt återrapporteras till styrelsen och till GS. Konkreta arbetsuppgifter för respektive projektanställd, anges i en arbetsbeskrivning som denne får tilldelad sig under inledningen av sin anställning. Arbetsbeskrivningen ligger till grund för
utvecklingssamtal och för återrapportering, och kan också komma att utvärderas och förändras under anställningens gång. 4. Arbetsgrupper Inom UMR finns det ett antal arbetsgrupper, varav en är ett krav enligt stadgarna. Arbetsgrupperna arbetar under styrelsens ledning och direktiv, med aktuella frågor och utmaningar för UMR. 4.1 Nätverksgruppen Nätverksgruppens ledamöter ska komma från olika lokalgrupper. Antalet ledamöter bestäms av styrelsen. / / Styrelsen utser under verksamhetsårets första månad en ny nätverksgrupp. / / UMR:s stadga 9.1 Nätverksgruppen (nvg) har enligt UMR:s stadgar som huvuduppgift att sköta den kontinuerliga kontakten med lokalgrupperna och finnas som stöd samt inspirationskälla för desamma. Nvg arbetar utifrån direktiv från styrelsen, men leds av lokalgruppsombudet. I samråd med lokalgruppsombudet ansvarar nvg särskilt för: att en nära dialog förs mellan UMR och lokalgrupperna att stödja och hjälpa lokalgrupperna i deras arbete att fastställa nya lokalgrupper vid intresse att lägga ner lokalgrupper vid behov att vid behov finnas tillgänglig för UMR:s lokalgrupper, samt att ta fram nya stödmetoder för UMR gentemot sina lokalgrupper Nvg kan också få särskilda uppdrag från styrelsen, som behandlar kontakten eller stödet till lokalgrupperna i någon form. Nvg har rätt att besluta i frågor som rör deras egen verksamhet, som inte strider mot antagna riktlinjer i UMR. 4.2 Mediagruppen UMR:s styrelse kan i början av varje verksamhetsår tillsätta en mediagrupp. Mediagruppen arbetar självständigt men under ledning av styrelsen och ansvarar primärt för att vara UMR:s megafon på Internet. Mediagruppens aktuella arbetsuppgifter fastställs av styrelsen i särskilda direktiv. 4.3 Övriga arbetsgrupper Styrelsen ska vid behov och intresse, tillsätta eventuella andra arbetsgrupper som jobbar med enskilda sakfrågor. Det åligger styrelsen att kontinuerligt utreda behovet av särskild avlastning i arbetet kring vissa frågor, där arbetsgrupper kan vara en metod för den avlastningen. Arbetsgrupper är också en bra metod för att öka engagemanget centralt inom UMR. Arbetsgrupperna arbetar under ledning av styrelsen och deras aktuella arbetsuppgifter fastställs av styrelsen i särskilda arbetsbeskrivningar. 4.4 Projektgrupper Inom ramen för UMR:s projekt kan det förekomma särskilda projektgrupper. Projektgruppernas huvudsakliga uppdrag är att vara ett operativt bollplank gentemot UMR:s projektanställda, samt vara en idéspruta i styrelsens arbete med projektets utveckling. Projektgruppernas arbetar under ledning av styrelsen eller UMR:s personal och deras aktuella arbetsuppgifter fastställs av styrelsen i särskilda arbetsbeskrivningar.
5. Lokalgrupper UMR består av lokalgrupper. Dessa samlas årligen på en kongress. UMR:s stadga 2.1 Enligt UMR:s stadgar så ska en lokalgrupp bestå av minst fem (5) medlemmar. UMR:s lokalgrupper är självständigt organiserade delar av UMR, som själva beslutar om sin verksamhet utifrån antagna riktlinjer inom UMR. Varje lokalgrupp måste ha en styrelse, samt minst en kontaktperson. Lokalgruppen ska hålla ett årsmöte och anta egna stadgar, som redogör för lokalgruppens verksamhet och regler. Lokalgruppen ska också redovisa sin verksamhet en gång per år. Verksamhetsredovisningen ska innehålla en verksamhetsberättelse, ett årsmötesprotokoll, en medlemsförteckning och en kopia på lokalgruppens stadgar. Redovisningen ska göras för gånget kalenderår senast 31 januari.