Inspektionsrapport 1 (5) Inspektion av arkivlokal för Småföretagarnas Arbetslöshetskassa Riksarkivet har den 19 januari 2010 genomfört en inspektion av en tilltänkt arkivlokal för Småföretagarnas Arbetslöshetskassa (SmåA) på Drottninggatan 87-93, Kv Barnhusväderkvarnen 36, Rum 03.302 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6 ändr RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Närvarande vid inspektionen: Föreningsjurist, Småföretagarnas arbetslöshetskassa Fabege Stockholm AB (fastighetsägare) Nora Liljeholm, arkivarie, Riksarkivet Sebastian Grette, avdelningsdirektör, Riksarkivet Riksarkivet konstaterar att vissa åtgärder är nödvändiga att vidta om lokalen ska användas som arkivlokal för SmåA. Åtgärderna rubriceras som förelägganden/ anmärkningar enligt nedan och ska redovisas skriftligt till Riksarkivet innan arkivlokalen kan tas i bruk. Därefter kan Riksarkivet utfärda ett medgivande enligt RA-FS 1994:6 ändr. RA-FS 1997:3, 5 kap, 2. Förelägganden/Anmärkningar Klimatet Klimatet i arkivlokalen skall hållas konstant (RA-FS 1997:3, 11 kap. 2 ). Uppgifter om klimatet avseende lufttemperatur och relativ luftfuktighet i lokalen saknas. SmåA ska därför i lokalen placera ett mätinstrument som kontinuerligt under en årscykel loggar mätdata avseende lufttemperatur och relativ luftfuktighet. Mätresultaten ska dokumenteras och regelbundet följas upp, med avsikt att vidta omedelbara åtgärder om de visar att klimatet är skadligt för arkivhandlingarna. Om mätresultaten visar att klimatet inte uppfyller kraven enligt 11 kap. 2 ska lokalens klimat regleras genom en klimatoch/eller luftbehandlingsanläggning. Riksarkivet vill tillägga att även om temperatur och relativ fuktighet ligger inom godtagbara intervall så kan luftkvaliteten vara sådan att utrymmet behöver ventileras för att föra bort för arkivhandlingarna skadliga föroreningar.
Inspektionsrapport 2 (5) Belysningen Arkivlokalen ska utformas så att risken för uppkomst av brand inne i arkivlokalen minimeras (10 kap. 1 ). De äldre lysrörsarmaturerna bör bytas till moderna lysrörsarmaturer med lägst kapslingsklass IP 43 (10 kap, 5 ). Övrig belysning med glödlampor ska demonteras (10 kap. 5 ). Belysningen bör manövreras med en låsbar strömbrytare så att obehöriga inte ska kunna tända belysningen från utsidan, alternativt att belysningen manövreras via mikrobrytare i arkivlokalsdörrens lås (10 kap, 2a ). Dörren till arkivlokalen Arkivlokalen ska utföras så att den vid brand i angränsande utrymmen under 120 minuter ger skydd mot skadlig upphettning, brandgas, öppen låga m.m. (10 kap. 8 ). Dörrar till arkivlokaler bör därför normalt utföras i den brandtekniska klassen EI 120, såvida det inte genom beräkning kan visas att en lägre klass kan väljas. Dörren befinner sig i en undanskymd miljö. Risken för inbrott måste beaktas (4 kap, 1 ). Den nuvarande dörrens mekaniska inbrottsskydd (klass 2, SS 817345) är enligt Riksarkivets bedömning för lågt. Vidare bör dörren förses med inbrottslarm (12 kap.). Dörren till garaget Stängningsfunktionen fungerade ej tillfredsställande vid inspektionstillfället, dörren gick inte igen. Detta ska åtgärdas så att risken för att dörren står öppen minimeras (brandtekniska skäl, 10 kap. 6 ). Rökdetektor och handbrandsläckare Myndigheten ska försäkra sig om att en brand i arkivlokalen eller i dess närhet kan upptäckas på ett tidigt stadium (10 kap. 6a ). Rökdetektorer ska därför installeras i arkivlokalen så att rökutveckling ska kunna upptäckas i ett tidigt skede. Dessa ska vidare anslutas till ett automatiskt brandlarm med signal som vidarebefordras till ständigt bemannad plats där åtgärder kan vidtas till följd av larm. Även en handbrandsläckare ska monteras (10 kap. 14 ).
Inspektionsrapport 3 (5) Observationer Följande uppgifter har noterats om arkivlokalen och byggnaden arkivlokalen befinner sig i. Förklaringar: A = uppgift som avser arkivlokalen, B = uppgift som avser byggnaden, X = uppgift som meddelats skriftligen eller muntligen av myndigheten / fastighetsägaren. Fastighetsbeteckning Barnhusväderkvarnen B X 36 Gatuadress Drottninggata n 87- B X 91, Rådmansgatan 65 Byggår 1963 B X Antal plan 15 B X Byggnadsstomme Betong A B X Platsgjuten. Verksamhet Kontor, butiker, B X garage Arkivhandlingar, Pappershandlingar A X media Byggår, valv 1963 A X Rummet har utgjort valv för Posten. Placering Plan 3 A Planet under markplan. Parkeringsgarage och trapphus angränsar till valvet. Rumsnummer 03.302 A Storlek, area Ca 55 m 2 A X Rumshöjd 2,1-2,4 m A Stomme, Enligt norm B bärande avseende Väggar, avskiljande avseende > EI 240 A Platsgjuten betong, tjocklek 50 cm. Bjälklag, avskiljande avseende Tilläggsisolering (skydd mot skadlig upphettning) > EI 240 A Platsgjuten betong, tjocklek antas vara minst 35 cm, sannolikt 50 cm.. --- A Oklart. Betongens tjocklek bör medföra skydd mot skadlig upphettning.
Inspektionsrapport 4 (5) Arkivlokalsdörr Daloc, typ S40/42. Brandklass A60. Bakkantssäkringar. Klass 2. Cylinderlås. Anslagströskel. Dörrstängare finns ej. Fönster Finns ej A Sprinkler Ja, garageplan och plan upp till markplan. A Rosengrens valvdörr på utsidan - nyckel saknas, dörren står i öppet läge. B X Vattensprinkler. Löser ut på värme. Släckutrustning --- Handbrandsläckare finns ej invid valvet. Automatiskt brandlarm Ja B X Rökdetektorer i trapphus. Hyresgästerna svarar själva för larmsystem i hyrda lokaler. Utrymningslarm? Räddninsgtjänstens < 10 minuter B insatstid Belysning Ly srörsarmaturer, kåpa. Glödljusarmaturer utan kåpa. A Hög ålder. Monterade dikt tak. Säkerhetsglimtändare (ett stickprov). Manövrering från rummets utsida, ej låsbar strömbrytare. Vägg- och lamputtag Vägguttag A Ström till uttag bryts då belysning släcks. Annan elkraft Nej A Rör Finns ej A Ventilation Oventilerat rum. A Lufttemperatur (T) och relativ luftfuktighet (RF) Ytskikt, vägg (V), golv (G), tak (T) T: ca 20 C RF: ca 43%. V: målad betong G: limmade plattor T: målad betong A Uppmätt vid inspektionstillfället. Ingen speciell utrustning svarar för klimatisering av arkivlokalen. A Hög ålder på golvplattor, skador förekommer. Hyllsystem Ej installerat. A Inbrottslarm Nej A Har förekommit, vibrationsdetektorer.
Inspektionsrapport 5 (5) Övrigt 1 Övrigt 2 Telefonjack. Infälld slits/lucka i vägg troligen för f d larmutrustning. Garage ventileras dagtid med frånluft från kontor. Nattetid med uteluft. CO2- styrning. A B X Under 4 kap. 1 Allmänna råd framgår att arkivlokalen inte bör placeras i anslutning till exempelvis ett garage. I det här fallet finns lokalen i princip mitt i garaget. Angränsningen till garaget bedömer vi ändå inte som en särskilt stor riskfaktor eftersom väggarnas tjocklek uppnår 50 cm (platsgjuten betong) vilket ska kunna motstå både brand och eventuella fysiska skador (krock mot väggen etc.). Nora Liljeholm Arkivarie Avdelningsdirektör Sebastian Grette