KALLELSE Till ordinarie årsstämma i Settra Samfällighetsförening Tisdag den 28 april 2015 kl: 19.00 I Bredängs Pingstkyrka (Bredängs Allé 54) Dagordningen och förvaltningsberättelsen bifogas. Inkomst- & utgiftsstat (budget) för 2015, underhålls- & förnyelseplan, debiteringslängd samt revisionsberättelse finns tillgängliga på föreningens hemsida under Loggin för medlemmar och hos kvartersrepresentanterna. Efter mötet serveras fika, passa på att umgås med Era grannar samt gamla och nya styrelsen. Styrelsen önskar samtliga medlemmar Välkomna
Dagordning För ordinarie föreningsstämma den 28 april 2015, klockan 19.00 i Bredängs Pingstkyrka. Lokalen disponeras till klockan 21.00. Medlemmarna prickas av vid entrén för upprättande av röstlängd. 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Val av två justeringsmän 4. Styrelsens och revisorernas berättelser 5. Ansvarsfrihet för styrelsena 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna a) Proposition: Ändring av 18 i stadgarna. b) Inga motioner har inkommit. 7. Ersättning till styrelsen och revisorerna 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 9. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter a) Val av kvartersledamot i Bredsätra. Endast boende i Bredsätra röstar b) Val av kvartersledamot i Långsätra. Endast boende i Långsätra röstar c) Val av kvartersledamot i Finnsätra. Endast boende i Finnsätra röstar d) Val av kvartersledamot i Brosätra. Endast boende i Brosätra röstar e) Val av resterande styrelse och suppleanter f) Val av styrelseordförande 10. Val av revisorer och suppleanter 11. Fråga om val av valberedning 12. Övriga frågor 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt
FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE FÖR 2014 Styrelsen för Settra Samfällighetsförening berättelse rörande verksamheten för den 1 januari till den 31 december 2014. Styrelse, revisorer och valberedning Styrelsens sammansättning från den 21 maj 2014 31 december 2014 Ordförande Jan-Olof Lönnblom S119 Sekreterare Anne-Marie Johansson S5 Kassör Serife Köse A24 Ledamöter Staffan Hedlund S115 Edvard Ekberg S141 Pia Falkenstedt S203 Petros Tesfu A48 Carola Mertner S47 Styrelsens sammansättning från den 1 januari 2014 21 maj 2014 Ordförande Jan-Olof Lönnblom S119 Sekreterare Anne-Marie Johansson S5 Kassör Serife Köse A24 Ledamöter Staffan Hedlund S115 Anders Holmlund A10 Pia Falkenstedt S203 Ali Hosseini A102 Edvard Ekberg S141 Petros Tesfu A48 Suppleant Carola Mertner S47 Revisorer valda fram till årsstämma 2015 var: Som yrkesrevisor: Lena Gustafsson, Allegretto Revision AB, och som internrevisor: Krister Svensson S199. Som suppleanter: Kjell Kroon S215 internrevisorsuppleant och som yrkesrevisorssuppleant Hans Gustavsson, Allegretto Revision AB. Revisorer valda fram till årsstämma 2014 var: Som yrkesrevisor: Lena Gustafsson, Allegretto Revision AB, och som internrevisor: Krister Svensson S199. Kjell Kroon S215 internrevisorsuppleant och som yrkes-revisorssuppleant Hans Gustavsson, Allegretto Revision AB. Valberedning Till valberedning inför ordinarie årsstämma 2014 valdes: Martin Reidevall A64 (sammankallande), Maria Hedman S64 och Jan Bäckström S191 Till valberedning inför ordinarie årsstämma 2015 valdes: Ali Hosseini A102 (sammankallande) och Anders Holmlund A10. Styrelsen har under 2014 haft 11 protokollförda sammanträden.
Rapporter från ansvarsområden: Ekonomi 2014 var ett, ur ekonomisk synvinkel, bra år för Settra Samfällighetsföreningen. Föreningen fick ett överskott på cirka 130 000 kr. I slutet av 2013 bytte vi snöröjningsleverantör vilket har tillsammans med mild vinter, gjort att snöröjningskostnaden blivit mycket lägre (240 000 kr) än budgeterat. Värmekostnaderna blev lägre än beräknat vilket medför att medlemmarna får tillbaka ca 325 000 kr i samband med avräkningen på Q2 2015 fakturan. Trädgårdskostnaderna blev högre än planerat på grund av att flera fakturor har släpat från tidigare år. Trädgårdsfirman har nu bytt bokföringsbyrå så att problemet inte upprepas. Vi har haft kostnader på fibernätet och värmeanläggningen som beror på leverantören av lekplatserna men vi hoppas att vi får tillbaka pengarna genom leverantörens försäkring. OBS! Räntan på lån i en samfällighetsförening får dras av i respektive fastighetsägares inkomstdeklaration. Årets ränta på 146 305 kr ger ett avdrag på 782 kr/medlem i inkomstdeklarationen för 2014. Pannhuset Vårt staket utanför pannhuset som var rejält nedgånget har bytts ut. Fjärrvärme och vattenförsörjning Vattenförsörjningen har fungerat bra. För fjärrvärmen däremot hade vi ett mindre vattenläckage vid en av våra lekplatser i Bredsätra. Vid lagningsarbetet skadades en internetkabel vilket orsakade några dagars avbrott för några hushåll. Ett filter till fjärrvärmeanläggningen har också bytts ut. Arkiv Vi har skapat ett molnbaserat arkiv. Leverantör Storegate. Tanken är att göra styrelsearbetet mer effektivt. En annan positiv effekt är att överlämnandet till nästa styrelse förenklas. Snöröjning Vi hade ett lugnt år med snöröjningen och vi klarade av att hålla budgeten med god marginal i år. Snöröjningen fungerar väldigt bra med denna entreprenör och vi fortsätter att anlita honom. Han kommer när vi behöver honom och han gör ett bra jobb för oss i området. El och belysning Vår gatubelysning börjar bli till åren. Vi har bytt armatur i ett par belysningsstolpar. Övrigt underhåll har varit att byta lampor i området. Internet och kabel-tv Vi har fått in några felanmälningar på basutbudet. Vid ett arbete på lekplatsen Sätragårdsvägen grävdes en kabel av vilket orsakade ett avbrott för några hushåll.
Parkering och skyltar Parkeringarna har fungerat bra under året tack vare Q-Parks övervakning. Hemsidan/Kommunikation Hemsidan har fungerat utan problem och där finns mycket matnyttig information för medlemmarna. Styrelsen har gett ut 9 olika cirkulär med information under året. Alla cirkulär, årsmöteshandlingar mm finns tillgängliga på hemsidan, www.settra.se. Trädgård Förutom löpande underhåll såsom klippning av gräsmattor och häckar, har arbetet med att renovera och modernisera våra gemensamma grönområden fortsatt. Bl a har marken vid gaveln utmed S111 belagts med grovt grus samt tunnor med växter placerats ut. En liknande installation har gjorts vid infarten till Finnsätra. Trädplantering och gräsmatta vid parkeringen S1-13 har färdigställts. Vi har genomfört några akuta beskärningar av buskage, bl a vid gaveln S85, där buskar växte för nära fasaden, samt lönnar vid gaveln S45. Under senhösten har även lönnarna kring lekplatsen Bredsätra beskurits och några sjuka träd tagits ned. Vi har också genomfört två städdagar - en höst och en vår. Sopor Under året har vi haft problem med några sopbehållare. Det har varit några trasiga lås som fått bytas ut. Vidare har behållare inte gått att sätta tillbaka efter tömning, varför vi fått tillkalla reparatör, som åtgärdat. Råttbekämpning Råttbekämpningen fortsätter. Vi har inte haft några större problem med råttor under året. Rapport lekplatser Sedan 2013 då upprustningen av våra lekplatser skedde så kan vi bara konstatera att det är många barn som leker i, på och kring lekplatserna. Under 2014 har inga ytterligare investeringar behövts. Lekplatsen vid Brosätra 1 har under året haft oturen med vattenläckage som orsakat grävarbeten runt lekplatsen. I tillägg till det så har även nyponbuskar tagits bort då barn har skadats och fastnat i dessa. Dessa ytor kommer att ersättas av gräs. Lekplatsen vid Långsätra har fått en nytt längre och säkrare staket under hösten. Investeringen av lekplatserna som samfälligheten har gjort skrivs av på 10 år. Garage Inga större reparationer har gjorts under året men ett antal portar måste bytas under 2015. Nyinflyttade Välkomstinformation till nyinflyttade har delats ut till 8 nyinflyttade fastighetsägare, informationen finns även för nedladdning på föreningens hemsida. Nyinflyttade under 2014 är: Elvira Berg-Ashby och David Ashby A154, Hiba och Mufid Ohan S39, Katarina Sakka och Ishak Ghadar S69, Deniz och Elif Topcu S95, Gashan Al-Beny S129, Isabella och Nils Alwall S147, Eva Hanna Elias och Bafil Betros S169, Anna Olsson och Roger Isby S193. Vi hälsar alla nya grannar välkomna till vårt område! Styrelsen tackar för det gångna året!
Proposition 6a, ändring av 18 i stadgarna 18 Stämmobeslut ändras och den understrukna texten läggs till: Beslut fattas med acklamation om inte omröstning begärs. Ifråga om omröstning mm gäller 48,49, 51 och 52 lagen om förvaltning av samfälligheter med undantag för att en medlem utöver sin egen rösträtt också har rätt att som ombud företräda en (1) övrig medlem vid omröstningar. När omröstning företas skall till protokollet antecknas de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud, mm som har betydelse för bedömande av röstresultatet. Val skall ske med slutna sedlar om någon begär det. Vid förra årsstämman beslöts att ändra 18 Stämmobeslut men det krävs två stämmobeslut för att genomföra ändringen. Detta är andra beslutet.
Fullmakt Härmed ge vi/jag fullmakt till: namn på den som går på stämman, behöver inte vara medlem i föreningen Att föra vår/min talan vid ordinarie stämma för Settra samfällighetsförening den 28 april 2015 vid: (kryssa i ett alternativ) Specifik fråga: (vilken fråga) Hela stämman den 28 april 2015 Underskrift av samtliga fastighetsägare i (A2 alt S231) Namnförtydligande: OBS! Innehavaren av fullmakten måste närvara på hela stämman. Enligt samfällighetens stadgar som hänvisar till Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter 49 2:a stycket: Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem Detta innebär att en deltagare på stämman endast kan ha EN fullmakt.