N 1 REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE JÄMTE LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR Antaget av kommunfullmäktige 1988-06-14, 119 Komplettering i anvisningarna av kommunstyrelsen 1998-06-02, 201 REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE 1 Kommunens inköpsdelegerade utses av kommunstyrelsen. 2 Inköpsdelegerade har i egenskap av kommunens centrala upphandlingsorgan till uppgift att - vara inköpsmyndighet för all varu- och tjänsteupphandling för kommunens räkning, med undantag av punkt 3 om ej annat beslutas av fullmäktige - handlägga upphandlingsfrågorna i samråd med berörda nämnder - tillämpa det av fullmäktige antagna upphandlingsreglementet - verka för samordning av upphandlingsverksamheten så att denna bedrivs på för kommunen fördelaktigaste sätt - upphandla byggentreprenader. Därvid åligger det inköpsdelegerade särskilt att - fatta inköpsbeslut, d v s välja leverantör och träffa avtal med denne - där så finnes lämpligt taga interkommunala eller andra externa samköpskontakter - leda och kontrollera inköpsverksamheten så att kommunens ekonomiska och övriga intressen tillvaratages - eftersträva fri konkurrens mellan och lika behandling av anbudsgivare och leverantörer - utfärda erforderliga anvisningar för den kommunala upphandlingsverksamheten - följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade för att åstadkomma en rationell försörjning av varor och tjänster. 3 Konsulttjänster upphandlas av berörd nämnd.
N 2 LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER För all upphandling gäller det av kommunfullmäktige antagna "Reglemente för inköpsdelegerade" samt "Kommunalt upphandlingsreglemente jämte anvisningar". 2 INKÖPSVERKSTÄLLANDE ORGAN Inköpsavdelningen, som organisatoriskt ligger under ekonomikontoret är inköpsverkställande organ för inköpsdelegerade. Inköpsavdelningen äger rätt att enligt särskilt delegationsbeslut underteckna inköpsorder samt teckna avtal för inköpsdelegerades räkning. Inköpsavdelningen är skyldig att hålla inköpsdelegerade underrättad om inköpsarbetets bedrivande. Inköpsavdelningen skall hålla sig väl underrättad om marknadsläget och ha god kännedom om varor och tjänster samt om leverantörer och distributionsvägar. 3 ANSVARSFÖRDELNING INKÖPSAVDELNING - FÖRVALTNING 3.1 Inköpsavdelningen ansvarar för att kommunens inköp samordnas och verkställs på det mest fördelaktiga sättet och att gällande regler och anvisningar följs fastställer och tillhandahåller de blanketter som erfordras för kommunens inköpsverksamhet ansvarar för att förvaltningarna via dess kontaktmän informeras om avtal, inköpsbeslut, förhandlingar och rutiner som berör deras inköpsarbete. 3.2 Förvaltningarna ansvarar för att anskaffningsbeslut fattas i god tid och inom ramen för anslagna medel ansvarar för att eventuellt erforderlig förhandling, information eller samråd med berörd fackförening eller skyddsombud ägt rum i enlighet med gällande författning eller avtal innan anskaffningsbeslut fattas skall kontinuerligt hålla sig väl underrättade om utvecklingen i såväl tekniskt som ekonomiskt hänseende inom sina verksamhetsområden.
N 3 4 INKÖPSPLANERING Inköpsplaneringen skall ske på grundval av befintliga planer för större kostnadskrävande anskaffningar så att en effektiv inköpsplanering kan åstadkommas. Förvaltningarna skall i god tid delge inköpsavdelningen sina planer för större kostnadskrävande anskaffningar så att en effektiv inköpsplanering kan åstadkommas. Förvaltningarna skall också meddela sina andra behov till inköpsavdelningen så att tillräckligt med tid finns för en eventuell anbudsinfordran. En effektiv planering av inköpsverksamheten ger stora möjligheter att påverka kostnaden i sitt rätta skede d v s innan kommunen ådragit sig den. 5 SAMORDNING För att få effektiva kontakt- och distributionsvägar skall på varje förvaltning finnas en kontaktman för inköpsfrågor. Denne skall bl a ha till uppgift att distribuera meddelanden från inköpsavdelningen till berörd personal samt samordna förvaltningens kontakter med inköpsavdelningen. 6 AVTAL För regelbundet återkommande behov av varor och tjänster infordrar inköpsavdelningen anbud. Efter samråd med förbrukade förvaltningar tillställs anbudsunderlaget inköpsdelegerade för beslut om tecknande av avtal med viss/ vissa leverantör/er. De varor som omfattas av sådant avtal får inte beställas från annan leverantör utan särskilda skäl och efter samråd med inköpsavdelningen. Varor och tjänster som omfattas av sådant avtal avropas direkt hos leverantör med hjälp av rekvisitionsblankett underskriven av kontoansvarig rekvirent.
N 4 7 INKÖP VIA INKÖPSAVDELNINGEN Utöver avtalsreglerad upphandling enligt punkt 6 redovisas vissa varor/varugrupper i särskild förteckning. Förteckningen omfattar, efter beslut av inköpsdelegerade, varor/varugruppen inom vilken ram inköpsavdelningen har att fatta inköpsbeslut efter anmodan från kontoansvarig rekvirent. Punkterna 7.1--7.3 redovisar den administrativa gången. 7.1 Inköpsanmodan På inköpsanmodan beskrivs och konteras det önskade köpet av inköpsanmodaren. Efter påskrift av kontaktansvarig rekvirent skickas ett exemplar till inköpsavdelningen som verkställer inköp. En inköpsanmodan bör ej omfatta artskilda varuslag som kräver flera olika leverantörer. 7.2 Förfrågan/offert/anbud Med underlag från inköpsanmodan skall inköpsavdelningen oftast infordra anbud för att kunna fatta ett inköpsbeslut. När det gäller att avgöra om ett anbud skall inhämtas eller ej skall inköpssumman i princip vara avgörande. Undantaget är varor vars pris inte är påverkbart samt då det gäller att snabbt få fram en vara och då således en eventuell prisreducering inte rimligtvis svarar mot de kostnader den genom anbudsförfarandet förlorade tiden skulle medföra. 7.3 Beställning/order Efter eventuellt anbudsförfarande och samråd med rekvirent fattas inköpsbeslut av inköpsavdelningen. Inköpsbeslutet fastställs genom en "Inköpsorder" som skickas till leverantören efter underskrift av inköpsavdelningen. 8 ÖVRIGA INKÖP För varor/varugrupper som ej omfattas av avtal enligt punkt 6 samt saknas i förteckning enligt punkt 7 får inköpsbeslut fattas av kontoansvarig rekvirent. Beställningen sker med hjälp av rekvisitionsblankett underskriven av kontoansvarig rekvirent. Inköpsavdelningen ger råd och service även i dessa fall om så önskas.
N 5 9 LEVERANSBEVAKNING Generellt åligger det den ansvarige leveransmottagaren att bevaka att beställda varor eller tjänster blir levererade i rätt tid och på rätt sätt. Underlaget för denna bevakning är "Leveransrapporten". Leveransrapporten erhålls som kopia vid utskrift av inköpsorder och rekvisition. Person som verkställer inköpsbeslut skall ombesörja att ansvarig leveransmottagare får leveransrapport. 10 LEVERANSKONTROLL Leveranskontrollen görs av leveransmottagaren. Med utgångspunkt från följesedel och leveransrapport sker kvantitets- och kvalitetskontroll. Kvalitetskontrollen skall omfatta kontroll av att beställd kvalitet levererats och att beskaffenhet är fullgod. Beträffande små partier granskas om möjligt hela leveransen, i övriga fall görs stickprov. Kontrollen bör i första hand inriktas på varor där eventuella fel kan medföra stora följdkostnader. Avvikelser mellan beställning (leveransrapport), följesedel och leverans, såsom felaktig eller dålig kvalitet, felaktig kvantitet eller eventuella skador noteras. Den som noterar avvikelsen skall också bekräfta detta med datum och signatur. När avvikelser och felaktigheter på gods upptäcks redan vid mottagandet skall notering göras om detta på fraktsedel (följesedel) innan godsmottagningen godkänns (även distributörens kopia). Sedan leveransen kontrollerats sänds den påtecknade leveransrapporten till ansvarig rekvirent. Kan ej leveransen godkännas kontaktas omedelbart den inköpsansvarige som åtgärdar. 11 AVYTTRING AV LÖS EGENDOM Avyttring av lös egendom sker vid behov i samverkan med inköpsavdelningen. Vid avyttring till högre värden eller då försäljningssättet avviker från anbudsförfarandet skall inköpsdelegerade fatta beslut enligt reglerna i Reglemente för inköpsdelegerade, "Anvisning för registrering av inventarier, avyttring och utlåning".